Departamento de Informatica Universidad Tecnica Federico Santa Mara Valparaso, Chile
6 de septiembre de 2006
Resumen El siguiente documento presenta el estado actual de la cadena de suministros, sus dis- tintas etapas del proceso evolutivo y algunos metodos para que las empresas determinen en que posicion se encuentran y como pueden lograr ubicarse en algun nivel evolutivo deseado.
1. Introduccion Todas las companas, de una u otra forma, intentan mejorar sus procesos. Muchas de ellas lo hacen con el fin de reducir costos, otras para mejorar la calidad. Muchas de estas companas se certificaron siguiendo ciertos estandares (ISO 9000, criterios de Baldrige, Six Sigma, etc.). Las empresas mas inteligentes utilizaron la calidad para la reduccion de costos a medida que hacan mejor las cosas. Luego vino la reingeniera de procesos de negocios, donde las operaciones de las companas disminuyeron su tamano al descubrir y eliminar todas las etapas que no agregaban valor al negocio. Lo que las companas aprendieron fue a desafiar el status quo por formas innovadoras de hacer mejor las cosas. Luego se descubrio la cadena de suministros y se noto la presencia de un proceso paraguas 1 bajo el cual las mejores caractersticas de los esfuerzos previos de mejora continua podan unirse al enfoque del procesamiento de principio a fin, lo que resulta en una mejor satisfaccion del cliente. Posteriormente vino el descubrimiento de que el conocimiento era crucial para el exito de las ideas innovadoras de procesamiento. Aquellos en la vanguardia de la cadena de suministros se tornaron hacia la Internet y gracias a la utilizacion de tecnologas como equipos digitales, software, middleware y aplicaciones de procesos de negocios comenzaron a ganar una gran ven- taja. Tambien descubrieron que el uso colaborativo de la ciber-tecnologa 2 poda jugar un rol fundamental si se quera llegar a niveles optimos de efectividad. Unos pocos parametros se volvieron ingredientes necesarios para combinar todas estas ca- pacidades emergentes en una estrategia sensible. La primera mejora necesaria a la cadena de suministros es establecer que significa de principio a fin para alguna empresa especfica, de tal manera de poder determinar los lmites para estos esfuerzos. El proximo paso es determinar quien participara en la comparticion del conocimiento digital y que informacion debieran recibir. 1 Umbrella process. 2 Tecnologa aplicada a los sistemas de control y comunicacion. 1 2. Las dimensiones de la cadena de suministros fijan el escenario para el mejoramiento Al definir el ambito del esfuerzo en la cadena de suministros, se aconseja tomar una decision tan amplia como sea posible. De esta manera se incluiran la mayora de las etapas y se considera la oportunidad mas grande para el mejoramiento. Muchas veces se cae en el error de hacer una lista muy larga de mejoras que se deben hacer, en vez de traer las iniciativas correctas que permitan ser alineadas logicamente con la estrategia.
Figura 1: Cadena de suministros clasica.
La Figura 1 muestra la cadena de suministros clasica. Una de las primeras tareas consiste en disminuir el numero total de proveedores el inicio de la cadena de suministros en pos de identificar el core group del cual la compana depende. Tambien se estudia la manera en que llegan las materias primas logstica interna. Luego estos materiales y servicios se enlazan con los procesos de produccion para luego enlazarse con el proceso de bodegaje. Posteriormente estos productos terminados son distribuidos logstica externa para llegar finalmente al cliente o consumidor final. Esta cadena de suministros puede ser extendida a la cadena de la Figura 2.
Figura 2: Cadena de suministros extendida.
3. La evolucion de la cadena de suministros
Los niveles evolutivos de la cadena de suministros se mueven metodicamente hacia el modelo optimo de negocios que tiene sentido para la compana y sus circunstancias. Estos niveles, junto con sus principales caractersticas, se detallan a continuacion.
Nivel 1: Interno/Funcional Se enfoca en la obtencion de los suministros y/o materias primas y en la logstica.
Concentrado en necesidades internas y en la eficiencia de las unidades de negocios.
No existe sinergia organizacional.
2 Existe casi nula cooperacion entre las distintas unidades internas.
El ahorro proviene al reducir costos de logstica, transporte y bodegaje.
Presencia de Sistemas de Gestion de Transporte (TMS) y Sistemas de Gestion de Bodegaje
(WMS).
Una empresa que se mueve en este nivel puede aumentar su porcentaje de ganancias de 1 a 1.5 %.
Nivel 2: Interno/Funcional-Cruzado Se enfoca en la excelencia interna.
Se rompen las murallas y comienza la integracion intra-empresarial.
La empresa se mantiene concentrada en su interior.
Las distintas unidades de negocios empiezan a comunicarse entre s para dar paso a la colaboracion.
Utilizacion de software para mejorar la planificacion y programacion de ventas y operacio-
nes.
La empresa segmenta sus clientes segun su importancia para esta.
Comienzan a aparecer metricas relativas a la satisfaccion de los clientes.
Utilizacion de una intranet destinada a compartir informacion dentro de la organizacion.
Presencia de sistemas ERP3 .
El porcentaje de ganancias puede aumentar nuevamente de 1 a 1.5 % en este nivel.
Nivel 3: Formacion de la Red Externa
Se enfoca en el cliente mediante la colaboracion de partners seleccionados, aunque aun se realizan esfuerzos para mejorar la parte interna.
Se comienza a utilizar una extranet para comunicarse con los partners.
La perspectiva de la empresa cambia al percatarse de que es solo una parte de la red de
empresas que componen el mercado.
Surgen conexiones ERP-to-ERP.
Presencia de sistemas VMI4 y CRP5 .
El porcentaje de ganancias puede aumentar en un 2 %.
3 Nivel 4: Cadena de Valor Externa Se enfoca en el cliente con los partners y se establece sincronizacion inter-empresarial.
Tecnologa usada como una pieza clave para el mejoramiento.
La empreza comienza a moverse a una posicion de liderazgo dentro de la industria donde
se empieza a formar una constelacion de cadenas de valor 6 .
La compana es ahora una parte de una red de companas que representan la cadena de valor de principio a fin.
Se busca la externalizacion de las etapas de la cadena de suministros, a traves de los
componentes mas capaces.
La empresa centra sus esfuerzos en el grupo de consumidores finales.
La cadena de suministros se transforma en una cadena de valor.
En este nivel las empresas trabajan colaborativamente con proveedores, distribuidores y
clientes para construir nuevos modelos de negocios orientados al consumo final.
Nuevamente se logra un aumento de un 2 % en las ganancias al alcanzar este nivel.
Nivel 5: Conectividad Completa de la Red
Se enfoca en la ciber-tecnologa como el facilitador de la cadena de valor para lograr la optimizacion de la red.
Este nivel de progreso es mas teorico debido a que son muy pocas las empresas que alcanzan tal nivel de desarrollo.
Se logra un nivel tal de conectividad que todas las transacciones mas importantes son visibles en forma online.
La informacion vital entre los partners se comparte electronicamente.
Se logra la total visibilidad de la cadena de suministros, los inventarios se pueden consultar
en tiempo real y los errores se reducen a niveles mnimos.
La oportunidad de crear ahorros mientras se generan nuevos ingresos es posible para todas las partes en la cadena de valor.
El aumento en el porcentaje de ganancias puede alcanzar hasta un 8 %.
4. Un modelo de calibracion establece los ciclos de posicion y
de funcionamiento Cuando utilizamos el marco de los cinco niveles como una gua para movernos a traves de la evolucion de la cadena de suministros, es posible verificar que progresos han estado desa- rrollando muchas industrias, y establecer un formato de calibracion. Considerando donde otros han avanzado, una firma puede determinar si un progreso similar es ventajoso o no. Incluso 6 Esta entidad es un conjunto de empresas que colaboran entre s para dominar un mercado especfico. 4 puede crear un orden de magnitud para los ciclos describiendo las diferencias entre las mejores practicas que se realizan y el desempeno de la firma. El analisis de estos ciclos provee una gua para elegir las areas que necesitan mejoras y los modelos que pueden ayudar a terminar cada ciclo. A continuacion se consideran una serie de areas donde se pueden utilizar los 5 niveles para poder comprender el nivel de evolucion que tienen las empresas en la cadena de suministros.
4.1. Las companas realizan mejoramientos progresivos con la cadena de su-
ministros Como se mencionaba anteriormente, la cadena de suministros establece una secuencia de progresos a traves de los cinco niveles. Mientras una firma o unidad de negocios se mueve a traves de estos niveles, se realizan progresos en las funciones o simplemente se disminuye el esfuerzo necesario para desarrollarlas. Considerar cada una de las funciones principales de una firma tpica y los niveles de evolucion provee una oportunidad para poder comenzar un ejercicio de calibracion.
4.2. Los Metodos de Abastecimiento y Compra llevan de la tactica a la es-
trategia Cuando las empresas se encuentran en los niveles uno y dos, el enfasis se concentra tpicamen- te en obtener el mayor volumen de suministros por el menor costo unitario. Esto generalmente se realiza en los negocios unitarios, pero se puede progresar a traves de la firma, especialmente en las categoras indirectas de compra. Para cualquier compana le resulta difcil concentrarse continuamente en disminuir los costos. Unas pocas relaciones estrategicas puede hacer que el numero de suministros disminuya un poco, pero la verdadera colaboracion viene despues. En el tercer nivel se comienza a entender a las compras como una herramienta estrategica y se llevan a un nivel de inter-empresas. Se comienzan a expandir y agregar nuevos proveedores. Inicialmente los proveedores y clientes claves son invitados a tomar ventaja del poder comprador de la firma. Tambien es la oportunidad para realizar un diagnostico de la conducta de algunos de los proveedores mas importantes para poder mejorar las negociaciones. En el cuarto nivel, el rol comprador se expande dramaticamente, esta funcion comienza a jugar un rol principal en el esfuerzo de la formacion de una red de compra, dejando que los proveedores principales tengan un impacto en el diseno, planeamiento y fabricacion. Las firmas tambien comienzan a encontrar nuevos proveedores en lugares remotos, donde tal vez los productos sean de mejor calidad, o la entrega sea mas rapida o mejores precios, etc. Los negocios por Internet juegan tambien un rol importante en la reduccion de costos. Cuando la compana alcanza el nivel 5, el rol de compra esta firmemente relacionado en la estrategia de negocios como la cadena de valor que gua al mejor desempeno de cada uno de los procesos. Esto significa, dejar al miembro mas capaz manejar los bienes y servicios de toda la red.
4.3. Cambios en los roles de marketing, ventas y consumidores
Las funciones de marketing, ventas y consumidores toman colectivamente nuevos roles. En el primer y segundo nivel, el enfasis se encuentra en desarrollar programas y promociones inter- namente, convencidos que la mejor forma de progresar es dar lo que uno cree que es mejor para los consumidores.
5 En el nivel 3, el enfasis se enfoca en observar las bases de datos de los clientes y empezar a utilizarlas para comprender a los clientes claves y poder darles una mayor satisfaccion. El marketing comienza a desarrollar investigaciones y generar sistemas de planeamiento que creen nuevas demandas, observando habitos de compra, etc. El servicio al Cliente pasa de ser un repositorio a tener un rol activo en el planeamiento. En el nivel 4 las transformaciones continuan, las estrategias de venta forman una parte representativa de la red de negocios, desarrollando continuamente nuevos sets de soluciones para los clientes, las ventas entregan la informacion necesaria para la resolucion de problemas y ofrecen mucha informacion sobre como mejorar la cadena de valor. Finalmente en el nivel 5, el marketing y las ventas son planeadas colaborativamente a traves de la cadena de valor poniendo su principal enfasis en el consumidor final. Las empresas usan todo su conocimiento colectivo para generar los modelos que entreguen el mayor beneficio a cada uno de los socios. El proposito de la cadena de valor es determinar que es lo que el cliente quiere, y mas aun, que es lo que esta dispuesto a comprar.
4.4. Enlazando la Ingeniera, el planeamiento y la fabricacion
En el nivel 1 y 2, estas funciones son discretas, funcionan aparte y cada una trata de optimizar su desempeno,. En el nivel 3, el planeamiento y la fabricacion comienzan a ser menos confusas y expeditos, las especificaciones de ingeniera son estandarizadas, los recursos externos se hacen mas fuertes. En el nivel 4 se ve la introduccion a un proceso colaborativo de planeamiento, con una mirada de equipo, donde se incluye a los proveedores para desarrollar los mejores planes de accion. Solo muy pocas empresas han entrado al nivel 5, donde existe una completa red de optimi- zacion de sistemas de negocios. La colaboracion forma la parte central de la cadena de valores. Cada una de las empresas tiene una completa vision de la cadena de suministros y pueden ver como es que esta producira un impacto en el desempeno.
4.5. La logstica y los sistemas virtuales
En los niveles 1 y 2, las funciones principales de fabricacion se realizan internamente y son orientadas principalmente a maximizar la eficiencia interna, no tan enfocadas en la satisfaccion del cliente. Estas empresas tienden a tener grandes cantidades de inventarios. En el nivel 3, el foco sigue concentrado en la capacidad de fabricacion, existen algunos enlaces con las ordenes de embarque pero siguen sin conocer realmente la demanda. En el nivel 4, se empieza a verificar quien puede realizar cada tarea de mejor forma, se empiezan a externalizar funciones de transporte, etc. Finalmente, en el nivel 5 aparece la idea de logstica virtual, que consiste en que cada miembro de la organizacion busca los menores costos y la mayor satisfaccion.
4.6. Servicio al cliente activo
En los niveles 1 y 2, encontramos que el servicio al cliente consiste solo en entregar productos que satisfagan las necesidades de los clientes, no existe una retroalimentacion. En el tercer nivel las empresas estan mas enfocadas en el cliente creando centros de servicios, centro de llamados, etc. Con esto se le puede dar mas consistencia a los procesos, ya que la informacion que proviene de los clientes indica su nivel de satisfaccion. En el nivel 4, se crean sitios web que permitan que los clientes expresen sus ideas, se responden consultas va e-mail, los clientes se sienten mas comprometidos. 6 En el nivel 5, se crean redes de interaccion con los clientes, se les permite a los clientes dar ideas sobre lo que quieren, o los cambios que proponen, pasan de ser simples compradores a formar parte del planeamiento estrategico de la organizacion.
Bibliografa Charles C. Poirier, Using Models to Improve the Supply Chain, St. Lucie Press, a CRC Press Company, 2004.
