CDIGO MINFRA-MN-IN-2

INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PBLICA VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE OBRA PGINA 1 DE 6

I. OBJETIVO

Establecer el procedimiento a seguir para el trmite, manejo, control, seguimiento y amortizacin del anticipo
otorgado al contrato de obra, relacionado con el diligenciamiento de los siguientes formatos:

MINFRA-MN-IN-2-FR-1: Plan de Inversin del anticipo mensualizado contrato de obra.

MINFRA-MN-IN-2-FR-2: Informe de Inversin y buen manejo del Anticipo contrato de obra.

II. ALCANCE

El presente instructivo aplica a las actividades para el trmite, manejo, control, seguimiento del anticipo,
desde su desembolso por parte de la Entidad hasta su amortizacin.

III. GENERALIDADES

1. La informacin solicitada en los formatos que hacen parte del presente instructivo debe ser diligenciada
en su totalidad por el Interventor. Cuando la informacin no aplique se indicar con N/A.

2. Las notas contenidas en los formatos del presente instructivo deben ser tenidas en cuenta para todos
los efectos contractuales correspondientes.

3. El Interventor y el Contratista asumen plena responsabilidad por la veracidad de la informacin

contenida.

4. Corresponde al Contratista de obra iniciar el trmite de la solicitud para el desembolso del anticipo por
parte del Instituto y la presentacin de los documentos soporte.

5. El Instituto Nacional de Vas de acuerdo con la Disponibilidad de PAC y previa solicitud escrita del
Contratista de obra podr conceder anticipo hasta el monto mximo legal permitido y segn lo
establezca el Pliego de Condiciones.

6. El Contratista debe elaborar el Plan de Inversin del anticipo mensualizado (Formato MINFRA-MN-IN-2-
FR-1) y presentarlo para revisin y aprobacin de la Interventora. El original del plan de inversin del
anticipo debe ser remitido a la Unidad Ejecutora para el trmite de autorizacin del desembolso del
anticipo. Una vez tramitado el anticipo este documento ser remitido al archivo de gestin del contrato.

7. La iniciacin de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no est

supeditada en ningn caso al giro del anticipo por parte del Instituto Nacional de Vas.

8. Los dineros provenientes del anticipo slo podrn ser invertidos de acuerdo al Plan de inversin del
anticipo mensualizado debidamente aprobado por la Interventora y estos no podrn destinarse a fines
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

EQUIPO DE TRABAJO CARLOS ALBERTO GARCA MONTES

MULTIDISCIPLINARIO INVIAS ERNESTO CORREA VALDERRAMA Director General
Director Operativo 30 de diciembre de 2016
 CDIGO MINFRA-MN-IN-2
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS
PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PBLICA VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE OBRA PGINA 2 DE 6

distintos a los relacionados con la ejecucin y cumplimiento del contrato. Tienen la condicin de fondos
pblicos hasta el momento en que sean amortizados mediante la facturacin de las obras ejecutadas;
su mal manejo, el cambio de destinacin o su indebida apropiacin darn lugar a las responsabilidades
penales, disciplinarias y fiscales correspondientes.

9. El manejo del anticipo se debe hacer de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente y el
respectivo pliego de condiciones. Los costos financieros y tributarios que genere el anticipo en las
cuentas bancarias o patrimonios autnomos deben ser considerados por el Contratista en el clculo de
administracin del AIU.

ANTICIPO MANEJADO EN CUENTA BANCARIA CONJUNTA. El Contratista junto con el Interventor

del contrato abrirn una cuenta bancaria que genere rendimientos a nombre del contrato para manejar
los fondos del anticipo, de tal forma que los recursos que se giren con cargo a ella necesiten para ser
pagados las firmas de los representantes legales del Contratista de obra y del Interventor o sus
apoderados. Dicha cuenta ser vigilada por el Interventor.

Rendimientos Financieros. Los rendimientos financieros que genere el anticipo entregado por el
Instituto al Contratista, sern reintegrados por el Contratista mensualmente a la Tesorera del Instituto
cuando se trate de recursos propios o a la Direccin del Tesoro Pblico cuando se trate de recursos
nacin, en la forma prevista por el artculo 33 del Decreto 4730 de 2005 y el Decreto 1853 de 2015 y
sern consignados en la cuenta que para el efecto indique la Subdireccin Financiera. Copia de la
consignacin debe ser remitida a la Subdireccin Financiera y a la Unidad ejecutora indicando con
precisin que se trata de recursos por concepto de rendimientos financieros del anticipo otorgado, el
nmero, ao del contrato y el nombre del Contratista. Es responsabilidad de la interventora verificar el
cumplimiento de esta obligacin.

El Contratista debe solicitar al banco la respectiva certificacin de apertura de la cuenta en la que

conste que es para el manejo conjunto del anticipo del contrato y especificando que para los giros
electrnicos o con cheque con cargo al anticipo, requerirn de las autorizaciones firmas conjuntas.
Debe indicarse el nmero del contrato, objeto, NIT del Contratista, nombre del Contratista e Interventor
y sus representantes. Adems debe indicar que dicha cuenta genera rendimientos a las tasas del
mercado. Esta certificacin debe ser remitida a la Unidad Ejecutora y servir de soporte para el giro del
anticipo.

Invertida la totalidad del anticipo o terminado el contrato, el Contratista y el Interventor deben cancelar
la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harn el reintegro al Instituto del saldo si lo hay,
en la cuenta que indique la Subdireccin Financiera. Copia de la consignacin debe ser remitida a la
Subdireccin Financiera y a la Unidad ejecutora indicando con precisin el valor correspondiente a
rendimientos y el valor correspondiente a saldo de capital, el nmero, ao del contrato y el nombre del
Contratista. Es responsabilidad de la interventora verificar el cumplimiento de esta obligacin.

ANTICIPO MANEJADO A TRAVS DE PATRIMONIO AUTNOMO. Para el manejo de los recursos

que reciba a ttulo de anticipo, el Contratista constituir un patrimonio autnomo irrevocable a nombre
del objeto del contrato, cuyo beneficiario sea el Instituto Nacional De Vas - INVIAS, el cual ser vigilado
por el Interventor del contrato. Por consiguiente, ningn pago o gravamen que afecte el anticipo podr
ser efectuado sin la autorizacin expresa y escrita del Interventor, quien velar as porque todo
 CDIGO MINFRA-MN-IN-2
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS
PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PBLICA VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE OBRA PGINA 3 DE 6

desembolso del anticipo corresponda a gastos del contrato y que estn de acuerdo con el plan de
inversin del anticipo aprobado por el Interventor. El costo de la comisin fiduciaria es asumido
directamente por el Contratista. El Contratista presentar la respectiva minuta del contrato de fiducia
para aprobacin previa del Interventor. Una vez revisado y aprobado el contrato de fiducia mercantil por
parte del Interventor, este remitir copia del mismo a la Unidad Ejecutora manifestando de manera
expresa su aprobacin.

Rendimientos Financieros. Los rendimientos financieros que genere el anticipo entregado por el
Instituto al Contratista, sern reintegrados mensualmente por la Entidad Fiduciaria a la Tesorera del
Instituto cuando se trate de recursos propios o a la Direccin del Tesoro Pblico cuando se trate de
recursos Nacin, en la forma prevista por el artculo 33 del Decreto 4730 de 2005 y el Decreto 1853 de
2015 y sern consignados en la cuenta que para el efecto indique la Subdireccin Financiera. Copia de
la consignacin debe ser remitida a la Subdireccin Financiera y a la Unidad Ejecutora indicando con
precisin que se trata de recursos por concepto de rendimientos financieros del anticipo otorgado, el
nmero, ao del contrato y el nombre del Contratista. Es responsabilidad de la interventora verificar el
cumplimiento de esta obligacin.

Excedentes de Recursos. Si al momento de liquidarse el patrimonio autnomo se presentan

excedentes de recursos en la cuenta de anticipo del citado patrimonio, la entidad fiduciaria consignar
el valor de los mismos a la Tesorera del Instituto, en la cuenta que para tal efecto disponga el Grupo
de Ingresos de la Subdireccin Financiera, informando el nmero y ao del contrato de obra, el nombre
del Contratista y el concepto de la consignacin especificando el valor por rendimientos y el valor por
saldos de capital.

Certificacin de la Fiduciaria. El Contratista presentar al Grupo de Tesorera de la Subdireccin

Financiera una certificacin expedida por la entidad fiduciaria con la informacin necesaria sobre el
patrimonio autnomo para el giro del anticipo.

Trminos y Condiciones de la Administracin del Anticipo. Para la buena administracin del

anticipo se tendrn en cuenta como mnimo las siguientes reglas:

o El contrato de fiducia mercantil debe ser suscrito con una sociedad fiduciaria autorizada por la
Superintendencia Financiera para crear patrimonios autnomos.
o El plazo del contrato de fiducia mercantil debe extenderse como mnimo hasta la utilizacin de la
totalidad del recurso entregado a ttulo de anticipo.
o Los recursos del anticipo depositados en el patrimonio autnomo deben ser invertidos en
CUENTAS DE AHORRO y/o CORRIENTES REMUNERADAS, mientras se destinan al
cumplimiento del plan de inversin del mismo aprobado por el Interventor.
o Tanto los rendimientos que genere la cuenta de anticipo del patrimonio autnomo, como los
excedentes de esta misma cuenta, si los hubiere, deben ser reintegrados al Instituto como se
establece en el presente instructivo, lo cual debe ser verificado por el Interventor.
o El cambio de entidad fiduciaria solo proceder por causas justificadas aprobadas por la Unidad
Ejecutora, previo concepto de la Interventora.
o La Unidad Ejecutora remitir a la entidad fiduciaria el plan de inversin del anticipo aprobado y le
informar sobre la persona natural o jurdica que actuar como Interventor. As mismo, la Unidad
Ejecutora informar a la fiduciaria sobre las suspensiones y reanudaciones en la ejecucin del
contrato.
 CDIGO MINFRA-MN-IN-2
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS
PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PBLICA VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE OBRA PGINA 4 DE 6

o En los casos de caducidad del contrato o terminacin unilateral o anticipada del mismo, la entidad
fiduciaria reintegrar a la Tesorera del Instituto el saldo existente en la cuenta de anticipo y sus
rendimientos en la forma indicada por el Grupo de Ingresos de la Entidad, una vez esta comunique
a la fiduciaria el acto administrativo debidamente ejecutoriado.
o La entidad fiduciaria debe remitir mensualmente a la Unidad Ejecutora, al Interventor y al
Contratista, dentro de los primeros quince (15) das hbiles de cada mes, un informe de gestin
sobre el manejo del anticipo en el patrimonio autnomo, el cual contendr como mnimo la siguiente
informacin: el nmero y ao del contrato de obra, el nombre del Contratista, las inversiones
realizadas, el saldo por capital, los rendimientos con corte al ltimo da del ejercicio anterior, los
giros y/o traslados realizados.

10. Cumplidos los requisitos anteriores, el Gestor Tcnico de Proyecto diligencia el formato AFINCO-FR-14
de autorizacin del pago del anticipo, el cual debe ser suscrito por el ordenador del pago. Este
documento debe ser radicado de manera oportuna por el Contratista en la ventanilla de radicacin de
cuentas del Instituto, junto con la documentacin requerida en la Resolucin vigente:

Original de la Autorizacin de Pago (Formato AFINCO-FR-14).

Copia del contrato.
Copia del registro presupuestal.
Copia del documento de aprobacin de la garanta.
Original de la Afectacin Presupuestal de Obligaciones (Formato AFINCO-FR-12).
Original de la Identificacin de Ejecucin Contractual (Formato AFINCO-FR-13).
RUT.
Copia del documento con el radicado correspondiente, debe ser entregado al Gestor Tcnico de
Proyecto.

11. El anticipo debe ser amortizado mediante deducciones de las actas de recibo parcial de obra de manera
mensual. La cuota de amortizacin se determina multiplicando el valor de la respectiva acta por la
relacin que exista entre el saldo del anticipo y el saldo del contrato. No obstante la amortizacin total
debe realizarse un (1) mes antes del vencimiento del plazo contractual (siempre y cuando el plazo inicial
del contrato supere los seis (6) meses), situacin que debe ser controlada por la interventora. Sin
embargo el Contratista podr amortizar un porcentaje mayor al acordado.

La amortizacin del anticipo se registra en las actas de recibo parcial de obra y se realiza a travs de la
facturacin correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el contrato.

12. El Interventor del contrato debe solicitar peridicamente al Gestor Tcnico de Proyecto el reporte de
pagos obtenido del Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF NACION-II) del contrato de obra,
con el fin de verificar los pagos efectuados contra el registro presupuestal del contrato y su
correspondiente amortizacin del anticipo.

13. Cuando el movimiento de recursos del anticipo se realice mediante giro de cheques, estos deben ir
firmados por el Contratista de obra y el Interventor y cruzados a nombre del primer beneficiario. En el
evento en que se realice mediante manejo electrnico, se requerir de las autorizaciones o firmas
conjuntas.
 CDIGO MINFRA-MN-IN-2
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS
PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PBLICA VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE OBRA PGINA 5 DE 6

14. Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de recursos a otra cuenta, persona o entidad (notas
dbito) ni ingresos por ningn concepto (notas crdito), que no sean inherentes a la inversin del
anticipo.
IV. PLAN DE INVERSIN DEL ANTICIPO MENSUALIZADO CONTRATO DE OBRA FORMATO
MINFRA-MN-IN-2-FR-1

1. El Contratista deber elaborar el Plan de Inversin del anticipo mensualizado acorde con los programas
de obra e Inversiones que le permita mantener un flujo de caja adecuado para el cumplimiento del
objeto contractual, el cual debe ser aprobado por el Interventor.

2. Se indican en los datos generales, si el plan corresponde a un plan de inversin inicial del anticipo u
obedece a una modificacin del mismo, llevando en este ltimo caso una numeracin consecutiva.

3. El plan de inversin del anticipo se debe elaborar teniendo en cuenta el valor total otorgado por este
concepto.

4. La columna ITEM No. del Formato, corresponde a los grupos en los que ser invertido el anticipo
(materiales, maquinaria y equipo y costos de personal).

5. El anticipo se debe utilizar exclusivamente para la inversin en elementos e insumos bsicos para la
ejecucin del contrato tales como, materiales, maquinaria y equipo, transportes y costos de personal,
dndole prioridad a los que se encuentren dentro de la ruta crtica del programa de obra. En todo caso,
los conceptos de inversin del anticipo deben estar sustentados por el Contratista y revisados y
aprobados por la interventora.

6. Slo se permite hasta el quince por ciento (15%) del valor del anticipo para compra de maquinaria y
equipo; en el evento en que se requiera un mayor porcentaje se debe estudiar y conceptuar por parte
del Interventor, previa solicitud y justificacin del Contratista. La aprobacin definitiva del posible mayor
porcentaje de anticipo se realizar por medio de Resolucin motivada, suscrita por el Director General
para cada caso especfico.

7. No se podr invertir porcentaje alguno del anticipo en alquiler de maquinaria.

8. El Contratista debe programar mes a mes la inversin del anticipo teniendo en cuenta el plazo acordado
con la Interventora para su inversin.

V. INFORME DE INVERSIN Y BUEN MANEJO DEL ANTICIPO CONTRATO DE OBRA FORMATO

MINFRA-MN-IN-2-FR-2

1. El Interventor debe solicitar al Contratista dentro de los primeros cinco (5) das hbiles del mes siguiente
al desembolso del anticipo y hasta su inversin total, la relacin detallada de gastos debidamente
soportada y los siguientes documentos debidamente foliados y legajados:

Original de extractos bancarios.

Original de la certificacin bancaria de rendimientos.
Conciliacin bancaria.
 CDIGO MINFRA-MN-IN-2
INSTITUTO NACIONAL DE VIAS
PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA VIAL
MANUAL DE INTERVENTORA OBRA PBLICA VERSIN 1
INSTRUCTIVO PARA ANTICIPO Y/O PAGO ANTICIPADO
CONTRATO DE OBRA PGINA 6 DE 6

Comprobante de egresos.
Comprobantes de movimiento. (Que contengan el nmero de la cdula de ciudadana o NIT del
beneficiario y concepto de pagos soportados con facturas que cumplan los requisitos de ley).

2. La Interventora debe mantener actualizado y bajo su custodia los documentos soporte generados por el
manejo del anticipo y remitirlos a la Unidad Ejecutora una vez cancelada la cuenta del anticipo o
liquidado el patrimonio autnomo, segn el caso.

3. Con base en la informacin anterior, el Interventor debe diligenciar el formato de Informe de Inversin y
buen manejo del anticipo del contrato de obra (Formato MINFRA-MN-IN-2-FR-2) en el que se detallen
los movimientos y los saldos generados por el manejo del anticipo.

4. Al informe final de Inversin y buen manejo del anticipo, se debe anexar adicionalmente la siguiente
documentacin:

Certificacin expedida por parte de la entidad financiera donde conste la cancelacin de la cuenta.
Certificacin bancaria o de fiducia donde conste el valor de los rendimientos financieros durante la
vigencia de la cuenta.
Constancia de anulacin de cheques sobrantes.
Constancia de cheques anulados por el Contratista.

5. Cuando se compruebe que a los dineros provenientes del anticipo se les dio una destinacin diferente a
la autorizada, el Interventor debe diligenciar los formatos ALEDEJ-FR-5 Lista de chequeo inicio del
procedimiento administrativo sancionatorio -P.A.S.- y ALEDEJ-FR-6 Solicitud de inicio de
procedimiento administrativo sancionatorio y entregar los documentos soportes, con el fin de que la
Entidad haga efectiva la garanta del buen manejo y correcta inversin del anticipo, declarando el
siniestro del mismo antes de la liquidacin del contrato de obra e iniciando las dems acciones
administrativas y judiciales pertinentes.

6. El Interventor debe incluir el formato MINFRA-MN-IN-2-FR-2 en el informe mensual de Interventora.

PAGO ANTICIPADO

Cuando de manera excepcional el Instituto considere necesario y justifique el otorgamiento de un pago

anticipado, el Interventor debe realizar el seguimiento y control de la legalizacin del mismo en las actas de
obra y presenta en el informe mensual de interventora un reporte sobre su inversin.

VI. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA DE MODIFICACIN DESCRIPCIN

Alineacin con el nuevo modelo Integrado de Gestin,
Mapa de procesos, Proceso Gestin de la
1 30 de diciembre de 2016 Infraestructura Vial. Instructivo que reemplaza MSE-IN-
02 y Formatos que reemplazan MSE-FR-05-1 y MSE-
FR-06-1.