Manejo herramientas Microsoft Office:

MICROSOFT WORD

Material de formacin 3
COMBINACIN DE
CORRESPONDENCIA
 Combinacin de Correspondencia
MATERIAL DE FORMACIN 3

Contenidos Pg.
INTRODUCCIN 2

MAPA CONCEPTUAL 3
Qu es la combinacin de correspondencia? 4
Elementos necesarios para combinar correspondencia 4
a.Documento Principal 4
b.Origen de Datos 4
Procedimiento general para combinar correspondencia 4
Procedimiento para combinar una carta 5
Procedimiento para combinar un sobre o etiqueta con un
origen de datos existente 10

Glosario 13
BIBLIOGRAFA 14
CREATIVE COMMONS 15
CRDITOS DEL PROGRAMA 16

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 INTRODUCCIN elemental, realizar el documento copiar y
pegar este mismo 100 veces e ir haciendo
Cuando se desea enviar informacin cambios de informacin copia tras copia
idntica a mltiples destinatarios, 100 veces, a este nivel el proceso es
usualmente esta informacin se un poco dispendioso, ahora smele
copia y se pega n-veces en un mismo consultar algn destinatario especifico y
documento, esta situacin hace que el por ltimo hacer los respectivos sobres,
documento se vuelva pesado, adems en este momento cuando se complica
es ms complicado al momento de la situacin. Revisando este caso, los
buscar destinatarios especficos. creadores de Word integraron el proceso
ms sencillo de manejo de bases de
Ahora se contextualizar este evento, datos y consultas especficas a Word,
imagine una carta para 100 destinatarios logrando hacer ms verstil y productiva
con sus respectivos sobres debidamente esta herramienta.
diligenciados; el procedimiento

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 Combinacin de correspondencia
Contiene

El La
Qu es la combinacin Combinar
de correspondencia? correspondencia

Y Para
Elementos necesarios para
combinar correspondencia
Cartas Sobres Etiquetas Crear masivos

Documento principal Origen de datos

 Qu es la combinacin de a. Abrir o crear un documento principal
correspondencia? Este parte se refiere a la construccin de combinacin, el original de trabajo
o ubicacin en los archivos de la carta, puede ser carta, etiqueta, sobre y/o
La combinacin de correspondencia sobre o correo masivo que se utilizar correo.
es el procedimiento que le permite al para combinar, este documento se b. Identificar los campos o textos del
usuario de Word, agilizar los procesos llamar Documento Principal, parte documento que se desean modificar
documentales que giran en torno a una fundamental, base del procedimiento. al momento de combinar.
oficina cuando se maneja volumen de c. Colocar nombres representativos
informacin relacionada con cartas, b. Origen de Datos: a estas palabras dentro de una
etiquetas y correos masivos idnticos. lista, que se denominar lista de
Consiste en crear una lista o seleccionar destinatarios.
Se habla de documento idnticos en su de una preexistente, atributos que d. Crear la lista de destinatarios es
estructura, pues los cambios textuales almacenen informacin del documento equivalente a tener un archivo
se realizan de manera automtica y susceptible a cambios en el momento contenedor donde se guardan todos
precisa utilizando la integracin de las momento de combinar el documento los datos identificados por Nombre
bases de datos. principal y el origen de datos, tales como: de campos que se utilizarn para
(Nombre, Apellido, Titulo, Profesin), modificar el documento principal
entre otros, estos campos se ubican en tantas veces como registros
Elementos necesarios para diferentes partes del documento que almacenados se tengan, un ejemplo
combinar correspondencia se pretenden cambiar al momento de es el siguiente: El campo se llama
ejecutar el procedimiento, a esta lista se Nombre y los datos son (Pedro,
Todo procedimiento ofimtico requiere le denomina Origen de Datos o Lista de Juan, Camilo), otro campo puede ser
unos protocolos, que garantizan el buen destinatarios. Apellido y sus datos (Prez, Ortiz,
funcionamiento de su requerimiento, Campos), como Nombre y Apellido
la combinacin de correspondencia no son los campos, estos se almacenan
es la excepcin, por eso se recomienda Procedimiento General para en un archivo que se identificar
realizarlo de forma atenta y precisa. como el Origen de datos o lista de
A continuacin, se identificarn combinar correspondencia destinatario. Este origen que se
los elementos fundamentales del tiene como ejemplo contiene tres
protocolo de creacin de un documento El procedimiento de combinar es idntico
registros, que equivale a las veces
combinado. para cada uno de los documentos que
que se combinar y cambiar el
se pretendan combinar como: cartas,
documento principal.
a. Documento Principal: sobres, etiquetas o correos masivos.
e. Insertar los campos de combinacin

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 en el documento original, reemplazando los textos Ahora identifique las palabras dentro del documento que
originales para evitar duplicidad. sirven para el proceso de combinacin o las palabras que al
f. Realizar una vista previa de los resultados de la cambiar la carta de destinatario cambiaran como lo dice el
combinacin. enunciado (b), a cada palabra le coloca un nombre que agrupe
g. Finalizar el proceso, combinando toda la lista de sus contenidos, en este caso se identificar con color rojo. (Ver
destinatarios. Material complementario 2 Modelo de la carta combinacin).

Procedimiento para combinar una carta Figura 2

Parta de este ejemplo para realizar el ejercicio con una

carta; En la institucin educativa donde labora, todos los
estudiantes de ltimo grado deben realizar una pasanta
en alguna empresa de la regin, el modelo de carta es el
mismo para todas las empresas. Con la informacin anterior
proceda a realizar el primer punto identificado como (a) en
el ttulo anterior, que es crear el documento principal para el
caso la carta. (Ver Material complementario 1 Modelo de la
carta).

Figura 1

Fuente: SENA Fuente: SENA

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Las palabras que seleccione las agrupar en nombres de No olvidar que la carta est totalmente creada, pues este
campo o generales as: procedimiento se toma como documento principal el
documento actual que es la carta. Ahora proceda a dar clic en
Nombre de Campo Palabra de la Carta o Dato el elemento Seleccionar Destinatarios y de su lista la opcin
Ttulo Doctor crear una nueva lista, situacin que se muestra en pantalla el
cuadro de dialogo Nueva Lista de Direcciones (ver Imagen 4).
Primer Nombre Juan
Segundo Nombre Camilo
Figura 4
Apellidos Ochoa
Cargo Gerente
Empresa Empresa de Telecomunicaciones de Ibagu
Direccin Calle 76 # 7-14 Barrio La Estancia
Nombre Estudiante Briguitte Beltrn Londoo

Ahora proceda a crear la lista de destinatarios. Para esto,

vaya a la cinta de opciones Correspondencia, ficha iniciar
combinacin de correspondencia, seleccione el elemento
del mismo nombre y de la lista seleccione la primera opcin
Cartas (ver figura 3).

Figura 3
Fuente: SENA

En este punto encontrar, en la parte superior, unos Nombres

que aparecen por defecto como: Tratamiento, Nombre,
Apellidos entre otros, los cuales modificar para dejar los que
hizo en el segundo paso. Para eso d clic en la opcin de la
parte inferior Personalizar Columnas (ver figura 5 ).

Fuente: SENA

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 Figura 5 Se recomienda eliminar los nombres de campo que no se
utilicen y crear los nombres de campo, segn la lista creada
en el punto (b), luego de clic en Aceptar.

Figura 7

Fuente: SENA

Fuente: SENA
Este procedimiento muestra un nuevo cuadro de dilogo
llamado personalizar la lista de direcciones donde encontrar
Verifique los listados y d clic en aceptar, luego Ingrese los
a mano izquierda los nombres de campo que agrupan datos
datos de todos los destinatarios, al finalizar d clic en Guardar,
y a mano derecha las opciones de agregar, eliminar y cambiar
procedimiento que pedir guardar en una ubicacin la lista
nombre.
de direcciones con los datos que utilizar al momento de
combinar.
Figura 6
Figura 8

Fuente: SENA Fuente: SENA

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Ahora vaya a la carta de ejemplo y cambie los datos que utiliz De esta manera inserte los campos de combinacin, para
para combinar por los campos que tienen la informacin finalizar la combinacin de correspondencia de manera
almacenada en la base de datos dando clic en la ficha Escribir e adecuada d clic en la Ficha Vista previa de resultados, en el
insertar campos en el elemento Insertar campos combinados, elemento Vista previa de resultados y utilizando los botones
procedimiento que listar los nombres de los campos creados, de adelantar o retroceder, revise todos los destinatarios.
los cuales reemplazar por los datos escritos inicialmente as:
Figura 11
Figura 9

Fuente: SENA

Fuente: SENA Termine la combinacin de correspondencia dando clic en la

ficha finalizacin, en el elemento finalizar y combinar, del cual
Inicie con el primer dato de la carta original, el cual borr y elegir la opcin ms acorde al requerimiento, por ejemplo,
reemplaz por el primer campo de la lista ver todos los documentos o imprimir de una vez toda la
combinacin.
Figura 10
Figura 12

Fuente: SENA Fuente: SENA

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De esta manera finaliza el proceso de combinacin. Figura 15
Tambin puede realizar la combinacin de correspondencia
utilizando el asistente paso a paso como se muestra a
continuacin.
Figura 13

Fuente: SENA
Fuente: SENA
Iniciar el documento
Iniciar el documento.
Figura 14 Figura 16

Fuente: SENA
Fuente: SENA

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Crear nueva lista de direcciones. Procedimiento para combinar un sobre o
etiqueta con un origen de datos existente
Figura 17
Un sobre es el contenedor de una carta, para el ejemplo que
se est utilizando, cree los sobres, con el mismo origen de
datos. Para iniciar, cree el sobre modelo, primero vaya a la
cinta correspondencia, seleccione la ficha crear y luego clic
en el elemento Sobres. En los datos del remitente digite
los datos de quien firma la carta y en la opcin direccin se
seleccionarn los datos de los destinatarios de la lista u origen
de datos. (Ver Material complementario 3 Modelo de sobres).

Figura 19

Fuente: SENA

Figura 18

Fuente: SENA

Los datos del destinatario son los datos de quien recibe el

documento o la carta, en este caso los encuentra en la lista de
destinatarios u origen de datos creados cuando cre la carta
de ejemplo, para poder utilizarlos inicie el origen de datos
Fuente: SENA existente as:

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 Figura 20 Ahora utilice los campos que guard en el origen de datos
para el proceso de combinacin de correspondencia en los
sobres.

Nombre de Campo Palabra de la Carta o Dato

Ttulo Doctor
Primer Nombre Juan
Segundo Nombre Camilo
Apellidos Ochoa
Cargo Gerente
Empresa Empresa de Telecomunicaciones de Ibagu
Direccin Calle 76 # 7-14 Barrio La Estancia
Nombre Estudiante Briguitte Beltrn Londoo
Fuente: SENA
Ahora proceda a insertar los nombres de campo de la lista de
Busque el archivo de base de datos creado con anterioridad. destinatarios a el espacio para destinatarios.
Figura 21 Figura 22

Fuente: SENA Fuente: SENA

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Para finalizar, vaya de nuevo a la ficha vista previa de resultados,
en el elemento de su mismo nombre, luego clic en la ficha
Finalizar y clic en el elemento finalizar y combinar, dando por
terminado el proceso de combinacin de sobres utilizando
una lista de direcciones o datos existente.

Figura 23

Fuente: SENA

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 Campo: Conjunto de cdigos
que indican a Word que inserte
automticamente texto, grficos,
nmeros de pgina y otros elementos
en un documento.

Combinar: Unir, mezclar cosas

diversas de forma que compongan una
sola.

Dato: Informacin amplia o concreta

que permite una deduccin o
conocimiento exacto.

Documento: Escrito que ilustra o

informa acerca de un hecho.

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Centro de Capacitacin Informtica. Definicin campo. Consultado el 7 de noviem-
bre de 2016, en http://asp3.anep.edu.uy/capinfO/Material/Word/Wor_cap17.pdf

Wordreference. (2016). Definicin combinar. Consultado el 7 de noviembre de 2016,

en http://www.wordreference.com/definicion/combinar

Wordreference. (2016). Definicin datos. Consultado el 7 de noviembre de 2016, en

http://www.wordreference.com/definicion/datos

Wordreference. (2016). Definicin documento. Consultado el 7 de noviembre de

2016, en http://www.wordreference.com/definicion/documento
 PROGRAMA Manejo Herramientas Microsoft Office:
Microsoft Word
NOMBRE DEL OBJETO Combinacin de correspondencia
EXPERTO TEMTICO Diana Roco Possos Beltrn
DISEADORES GRFICOS Caren Xiomara Carvajal Prez
Luis Guillermo Roberto Bez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barn Lpez
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Ins Camargo Suescn
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzn Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muoz Ramrez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGGICAS Kennia Andrea Pea Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LDER DE L A LNEA DE PRODUCCIN Zulma Yurany Vianch Rodrguez