Unidad 7

Administracin de inventarios

Objetivos especficos de aprendizaje

Al terminar de estudiar este captulo, el estudiante ser capaz de:

Explicar el concepto de inventarios.
Explicar el concepto de administracin de inventarios.
Explicar la importancia de la administracin de inventarios.
Mencionar y explicar la clasificacin de inventarios.
Mencionar y explicar los costos de inventarios.
Mencionar y explicar las polticas ABC.
Explicar el concepto de cantidad econmica de pedido (CEP).
Calcular la cantidad econmica de pedido, dada la informacin
necesaria.
Explicar el concepto de punto de renovacin de pedido.
Calcular el punto de renovacin de pedido, dada la informacin
necesaria.
Explicar el concepto de inventario de seguridad.
INTRODUCCIN
Dentro de las empresas industriales existen pocos elementos que jueguen un
papel tan importante como los inventarios. Adems de ser esenciales para todo proceso
productivo, representan un gran porcentaje de la inversin en dichas empresas; por lo
que la eficiencia con que sean manejados es un factor determinante en el xito o
fracaso de la misma.

Este captulo est enfocado hacia las frmulas, sistemas y herramientas en

general que permitan a la direccin de la empresa obtener un mayor aprovechamiento
de sus recursos, tomando decisiones que basadas en dichas herramientas, sean ms
adecuadas a las necesidades especficas del negocio.

Concepto de inventarios
La palabra inventario en trminos generales, se usa para designar la relacin o
lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad,
hecha con orden y claridad.

Desde el punto de vista de la empresa industrial, inventarios son los bienes de

una empresa destinados a la produccin de artculos para su posterior venta, tales
como materias primas, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales
que se utilicen en el empaque o las refacciones.

Concepto de administracin de inventarios

La administracin de inventarios es la aplicacin de procedimientos y tcnicas
que tienen por objeto establecer, poner en efecto y mantener las cantidades ms ven-
tajosas de materias primas, produccin en proceso, artculos terminados y otros
inventarios, minimizando los costos a que den lugar, para contribuir a lograr los fines de
la empresa.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
La importancia de tener un control efectivo sobre los inventarios se basa en las
siguientes premisas:

l. El manejo efectivo de los inventarios es esencial a fin de proporcionar el mejor

servicio a los clientes. Si la situacin de pedidos atrasados o falta de artculos en
bodega se convierte en una situacin constante, se invita a la competencia a
llevarse el negocio sobre la base de un servicio ms completo.

2. Sin un manejo y control de existencias operantes, una compaa no puede

producir con el mximo de eficiencia. Si las materias primas, las piezas o
subensambles no se tienen al momento en que deben emplearse, el objetivo de
la produccin, que es fabricar oportunamente el producto deseado, de una ca-
lidad especifica, en cantidades apropiadas y al menor costo posible, no se logra.

La fabricacin es, en el fondo, un proceso de convertir dinero en dinero, y si tiene

xito significa el incremento de ste para quienes arriesguen los recursos
iniciales.

3. El costo de mantener los inventarios est afectado directamente por la pericia

con que se controlen los diversos niveles establecidos para los mismos.

Se ha estimado que el costo de mantenimiento flucta entre un 10 y un 25% del

valor de los propios inventarios, dependiendo de la rama industrial de que se
trate y de las condiciones peculiares de la empresa. Este costo incluye renglones
tales como: intereses sobre capital invertido, equipo de almacenaje, espacio
sobre bodegas, seguros, etctera. Si la empresa es una industria cuya evolucin
tcnica est avanzando rpidamente, el factor obsolescencia se vuelve
sumamente importante.

Clasificacin de inventados
La clasificacin de inventarios en las industrias de transformacin se hace gene-
ralmente de la siguiente forma:

Materias primas. El trmino materias primas comprende toda clase de mate-

riales comprados por el fabricante y que sern sometidos a operaciones de trans-
formacin o manufactura para su cambio fsico y/o qumico antes de que puedan
venderse como productos terminados.

Produccin en proceso. Son todos los materiales en los cuales se han

ejecutado operaciones de transformacin en un periodo de costos, pero que todava
requieren de otras operaciones para quedar terminados.

Productos terminados. Son todos aquellos artculos que fueron sometidos a las
operaciones de transformacin necesarias para poderlos destinar preferentemente a las
ventas.

Otros inventarios. Son todos los artculos necesarios para el funcionamiento y

conservacin tanto de la fbrica como de las oficinas. En general son los artculos que
no entran en el producto transformado en forma directa, pero que son necesarios para
la empresa.

COSTOS DE INVENTARIOS
Decisin es la accin que implica la seleccin de una alternativa entre varias. Las
decisiones que se tomen en relacin con la afectacin de los inventarios de la empresa,
tienen consecuencia sobre el desarrollo de la misma, ya que una de ellas puede
conducir a la empresa a problemas financieros por sobreinversin de inventarios o bien,
lo contrario, a prdidas de mercado por carecer de los mismos.

Los costos en que puede incurrir una empresa a consecuencia de las decisiones
para establecer los niveles de inventarios se pueden agrupar en:

a) Costos de mantener.

b) Costos de ordenar.

c) Costos de carecer.

Costos de mantener
stos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre y que corresponden
a la inversin, guarda y manejo que se tienen de los inventarios. E s un costo variable
que se expresa en porcentajes y comprende principalmente los siguientes elementos:

El costo del capital invertido

Los problemas de planteamiento de inventarios requieren considerar el uso del
capital. El costo del capital no es la prdida de ste, sino el costo necesario para
obtenerlo, con el fin de utilizarlo para soportar o financiar operaciones. Dicho costo
puede basarse en alguno de los factores siguientes o en ambos: el costo de desviar
capital de otros usos posibles, es decir, el de las oportunidades prdidas para usos
redituables, o el de conseguir fondos bancarios. Estos son los principales factores que
intervienen en el costo del capital, el cual ser evaluado de acuerdo con el rendimiento
esperado y con la tasa de prstamos bancarios.

Costo de obsolescencia
Este costo se determinar con base en los datos histricos de la empresa e
incluye la parte de la inversin en inventarios que no se utiliza, ya sea porque no
satisface los requerimientos actuales de los artculos producidos porque hayan sufrido
cambios o, en el caso de los productos terminados, artculos que ya han pasado de mo-
da. Esta situacin se presenta a menudo con los productos altamente estacionales.

Los seguros
Dentro de las empresas es una prctica comn y adecuada asegurar las distintas
inversiones que se tienen en ellas. Los inventarios no son una excepcin en este caso y
en una administracin sana, son asegurados de acuerdo con el valor de la inversin en
stos; es decir, de acuerdo con el valor de la cantidad de materiales o productos que se
tengan. A eso se debe que el costo de estos seguros debe aadirse al costo de
mantener inventarios. Estos costos por seguros tambin se determinan con base en
datos histricos de la empresa.

Almacenaje
Los locales en que se tienen almacenados los inventarios pueden encontrarse en
una de las dos siguientes situaciones:

Que sean rentados por la empresa.

Que sean propiedad de la empresa.

En el primer caso, los inventarios absorbern la parte proporcional de la renta

que les corresponde de acuerdo con la superficie que ocupen. En el segundo, absor-
bern dentro de su costo de almacenaje, la parte proporcional de la depreciacin del
local, de acuerdo tambin con la superficie que ocupen.

El costo de mantener los inventarios, como se dijo anteriormente, se expresa en

porcentajes que irn en relacin con la inversin que la empresa tenga en los mismos,
estos porcentajes fluctan entre un 10 y un 25% del valor de los propios inventarios,
dependiendo de la rama industrial de que se trate y de las condiciones peculiares de la
empresa. Por lo tanto, se puede decir que a medida que aumenta nuestra inversin en
inventarios, aumentar nuestro costo de mantenerlos. El costo de mantener se puede
representar con la grfica de la figura 12.1.

Es una recta porque a un aumento en la inversin de inventarios corresponder

un aumento proporcional en su costo de mantener.

Costos de ordenar
Este costo comprende todos aquellos gastos necesarios para expedir una orden
de compra u orden de produccin y se expresa en importes.

En el caso de las rdenes de compra, el costo de ordenar incluye en forma

general los siguientes conceptos:

Trmites con proveedores.

 Preparacin de las requisiciones de compra.

Recepcin de los materiales.

Figura 12.1. Grfica del costo de mantener.

Anlisis e inspeccin de los materiales recibidos.

Muestras para control de calidad.

Costeo de la orden de compra.

Pago de las facturas correspondientes.

Registros de control de inventarios, compras, almacn, control de calidad,

costos, contabilidad, etctera.

En el caso de las rdenes de produccin, el costo de ordenar incluye:

Programacin y control de la produccin.

Preparacin de la orden de produccin.

Recibo y devolucin de los materiales del y al almacn.

Preparacin y/o limpieza de maquinaria.

Envo de los productos al almacn.

Costeo de la orden de produccin.

Registro de control de inventarios, almacn, costos, etctera.

Costos de carecer
Este costo es sumamente difcil de medir, ya que intervienen muchos factores en
su determinacin. En s, consiste en medir el riesgo de quedarse sin existencias en un
momento determinado y tratar de cuantificar el efecto de dicho riesgo en la empresa.

En el caso de las materias primas, la falta de existencias en un momento

determinado podra provocar, entre otras cosas: esfuerzos administrativos especiales,
tiempo ocioso de personal, tiempo ocioso de equipo y maquinaria, tiempo extra,
etctera.

En el casa de los productos terminados, el carecer de existencias puede signi-

ficar prdidas de ventas para la empresa y, por lo tanto, la utilidad adicional, que se
habra realizado si se hubiese vendido en el momento de la demanda. En conse-
cuencia, un cliente cuyo pedido no se satisface, puede en el futuro reducir su demanda
con la consiguiente mala reputacin de la empresa.

Como puede apreciarse, los tres tipos de costos tienen un carcter eminente-
mente subjetivo por lo que podrn variar de una empresa a otra.

De lo expuesto anteriormente, se puede concluir que los costos de inventarios

dependen directamente de la inversin que la empresa tenga en dichos inventarios.

Si la inversin en inventarios aumenta:

Los costos totales de mantener aumentan, ya que son un porcentaje de la

inversin en dichos inventarios.

Los costos totales de ordenar disminuyen, ya que a la decisin de aumentar el

nivel de inventarios para un consumo determinado de artculos, se pedirn
cantidades mayores en cada orden de compra o de produccin.

Los costos totales de carecer disminuirn, puesto que el riesgo de quedarse sin
existencias es menor.

Si la inversin disminuye, el comportamiento de los tres costos mencionados ser el

contrario al explicado.

Grficamente se puede ver el comportamiento de los costos de mantener, de

ordenar y carecer en la figura 12.2.
Concepto de inventario promedio
Hay que hacer ciertas suposiciones con respecto a la compra de un solo artculo:

La demanda del artculo es de una tasa constante.

Se conoce tambin el tiempo transcurrido entre la colocacin del pedido y su

recibo en el almacn.

Aunque estas suposiciones rara vez son vlidas en los problemas de inventarios,
permiten desarrollar un modelo simplificado en el que pueden introducirse factores de
complicacin ms reales, como se ver ms adelante.

De acuerdo con las suposiciones anteriores, el nmero de unidades en inventario en

cualquier tiempo dado se muestra en la grfica 12.3.

Si hacemos que Q sea el tamao del pedido, habr que notar que el nmero de las
unidades en inventario sea igual a Q, cuando cada nuevo pedido se reciba fsicamente
en el almacn y que el inventario se agote gradualmente hasta que llegue a cero,
precisamente en el punto en que se recibe el nuevo pedido. Puede observarse que el
inventario promedio (Q12), es igual a la mitad del nmero de unidades del tamao del
lote. Adems, cada nuevo pedido se recibe en el almacn exactamente en el momento
en que se agota el pedido anterior, lo que da por resultado que no falten las existencias.

POLTICAS ABC
Esta clasificacin est orientada hacia la separacin de los artculos
componentes del inventario atendiendo su importancia, ya sea en relacin con su costo,
su consu

Figura 12.2. Comportamiento de los costos.

Figura 12.3. Nmero de unidades en inventario en cualquier momento.

mo, sus caractersticas de almacenaje, etctera. As tenemos que un nmero reducido

de artculos constituye la porcin mayor del valor total de inventario.

La utilidad que proporciona esta clasificacin en la administracin de inventarios

es bsica, pues gracias a dicha clasificacin es posible enfocar la atencin en el manejo
y control de las partidas, en forma balanceada, de acuerdo con las necesidades de
control de stas. Por ejemplo;

Las partidas A (de gran importancia) requerirn de un control mximo ya que

representan el 65% del valor total de nuestros inventarios. Este control mximo, con
base en tcnicas refinadas e informacin constante, es posible debido a que estamos
hablando del 10% de nuestras partidas.

Las partidas B (de importancia media) requerirn de un control normal. Se

necesitar hacer revisiones peridicas de estas partidas.
 Las partidas C (de poca importancia) requerirn de un control menor debido a
que representan el 10.0% del valor de nuestros inventarios. Con esto no queremos
decir que no se tomen en cuenta, sino que ser necesario aplicarles un control
adecuado al posible riesgo en que se incurrir en caso de problemas con estas partidas
(figura 12.4).

Figura 12.4. Grfica de polticas ABC.

CANTIDAD ECONMICA DEL PEDIDO (CEP)

Despus de haber visto los mtodos para determinar los costos de inventarios, el
inventario promedio y las polticas ABC, el paso siguiente consiste en desarrollar un
modelo de inventario en los trminos de la cantidad econmica de pedido (CEP). Una
de las caractersticas principales de este modelo es que presenta a la administracin
una serie de costos opuestos y, como se dijo anteriormente, si la inversin en
inventarios aumenta, los costos totales de mantener aumentan y disminuyen los costos
totales de ordenar y de carecer. Por otra parte, si la inversin de inventarios disminuye,
el comportamiento de los tres costos mencionados ser el contrario al mencionado.

La cantidad econmica de pedido es el tamao de la orden que disminuye al

mnimo los costos totales de inventarios. El objetivo de la administracin de inventarios
ser llegar a ese costo mnimo.

Obsrvese el cuadro de la figura 12.5 donde los requerimientos anuales del

producto X son iguales a 10 000 unidades, el costo de mantener es del 16% anual para
el inventario promedio, el costo de ordenar es de $25.00 por pedido y el costo unitario
es de $2.00.
 En estos datos no se estn considerando los costos de carecer, ya que se
supone que se conocen los requisitos anuales y no habr faltantes de existencias.

Como se puede ver, el cuadro de la figura 12.5 indica que 8 pedidos durante el
ao de 1 250 unidades cada uno, dar por resultado el costo total anual ms bajo de las
6 alternativas que se evalan. Hay que hacer notar que el costo total es ms bajo
cuando los costos de mantener son iguales a los costos de ordenar.

Figura 12.5. Requerimientos anuales del producto (cantidad econmica de

pedido, CEP).

Los datos precedentes se pueden expresar grficamente como se ve en la figura

12.6.

La grfica demuestra que los costos totales anuales del inventario, los costos de
mantener y los costos de ordenar, primero disminuyen, llegan a un punto bajo donde los
costos de mantener igualan a los costos de ordenar y luego aumentan a medida que
aumenta la cantidad econmica de los pedidos. Nuestro objetivo bsico consiste en
encontrar un valor numrico para la cantidad econmica de los pedidos, que disminuya
al mnimo los costos totales de la grfica.
Figura 12.6. Representacin grfica de los datos de la figura 12.5.

Ya se ha visto que en trminos de costo total de inventario, el punto ms

econmico es aquel en que el costo de mantener es igual al costo de ordenar y se es
el concepto que se usa en el enfoque algebraico.

Para presentar las frmulas de la cantidad econmica de pedido, se deber partir

de los siguientes datos convencionales:

CEP = Cantidad econmica de pedido.

Da = Demanda anual requerida (en unidades).

Cm = Costo de mantener (expresado como porcentaje del valor del inventario

promedio).

Cu = Costo unitario (valor de una unidad).

Co = Costo de ordenar (costo por orden en pesos).

La frmula para el clculo de la cantidad econmica de pedido es la siguiente:

Ahora se observar ms analticamente para ver cmo se obtuvo.

 Los costos totales de mantener se obtienen del modo siguiente:

Los costos anuales de ordenar se determinan como sigue:

Si se comparan los costos totales anuales de mantener el inventario con los

costos anuales de ordenar, da por resultado la frmula 1.

Puede mostrarse un ejemplo del modelo de cantidad econmica de pedido,

tomando la misma serie de datos que se utiliz anteriormente con los ejemplos de la
figura 12.5, donde:
 Sustituyendo los valores con la formula 1 se obtiene:

Para obtener el nmero ptimo de pedidos al ao se necesitan adems los si-

guientes datos:

Los costos totales de mantener el inventario se obtiene com sigue:

Los costos totales anuales de ordenar se determinan:

Al comparar de nuevo los costos totales de mantener el inventario con los costos
totales de ordenar, la frmula es la siguiente:
 Si empleamos los datos que se han venido usando, el nmero ptimo de pedidos
que deber colocarse cada ao del producto X se calcula como sigue, sustituyendo en
la frmula 6.

PUNTOS DE RENOVACIN DE PEDIDOS (PRP)

Los inventarios de cualquier empresa, en el ciclo normal de operaciones, se
tendrn que ir consumiendo con mayor o menor rapidez hasta agotarse, a menos que
con toda oportunidad se coloque una orden de compra o de produccin, provocando
con esto la llegada de una nueva remesa de inventarios a los almacenes, antes de que
las existencias se agoten.

El punto de renovacin de pedidos, tambin conocido como punto de reorden, es

aquel nivel de existencias en el que se debe colocar un nuevo pedido de mercanca, de
modo que sea el lmite inferior permisible para cada artculo o grupo de artculos.

Grficamente se puede representar como lo muestra la figura 12.7.

Para calcular el punto de renovacin de pedido se utiliza la siguiente frmula:

Donde:

PRP = Punto de renovacin de pedido.

Ce = Consumo de existencias por unidad de tiempo (al da, a la semana,

etctera).

T = Tiempo de reposicin o tiempo transcurrido desde que se determina la

necesidad de inventario hasta que se tiene a disposicin de
produccin o de los clientes.

Is = Inventario de seguridad.

Obsrvese la determinacin del punto de renovacin de pedido con los siguien-

tes datos:

La empresa tiene una tasa de consumo bastante regular del producto X. El pro-
ducto X generalmente requiere de 30 das para obtener un nuevo suministro. Se

Figura 12.7. Punto de renovacin de pedido o punto de reorden.

estima que durante ese periodo sern usadas en produccin 300 piezas. El tiempo de
reposicin es de 10 das y el inventario de seguridad es de 50 piezas.
 Aplicando la frmula 7 se obtiene:

Esto significa que deber programarse una requisicin cuando el inventario

descienda a 150 piezas, 100 para el tiempo de obtencin (10 das por 10 piezas de
consumo diario) ms 50 para contingencias.

INVENTARIOS DE SEGURIDAD
Si todas las demandas o necesidades de produccin se conocieran con exactitud
por anticipado, es decir, cunto comprar o fabricar de un producto y en qu momento, el
clculo de inventarios sera una tarea relativamente sencilla, dificultada slo por los
problemas de costos.

En la prctica, la situacin es distinta ya que se tienen variaciones tanto en la

demanda como en produccin, y para disminuir el efecto de estas variaciones se ha
creado lo que se llama inventario de seguridad, que es la reserva de existencias que
tiene por objeto absorber estos cambios, de modo que se eviten dentro de lo posible y
lo costeabas, las situaciones de agotamiento de existencias.

La funcin del inventario de seguridad se puede apreciar en las grficas de la

figura 12.8.

INVENTARIOS E INCERTIDUMBRE
La toma de decisiones es sin duda la tarea ms difcil y esencial que desarrolla
un directivo. Resulta claro que cada decisin que se tome sobre los inventarios ser
una transaccin, en una forma u otra, que equilibre las ventajas frente a las des-
ventajas, haciendo un trueque de este objetivo por aquel, aceptando los logros
parciales cuando no sea posible alcanzar la meta total.

La decisin ejecutada deber llegar a la mejor transaccin posible, aquella que

ofrezca resultados mximos al menor costo. A fin de lograrlo, tiene que hacer el mejor
uso posible de la informacin, pero en muchos casos no puede tener la menor idea de
las variaciones que puedan esperarse entre las dos variables de la demanda y el
tiempo de adelanto. Si esto es as, se enfrenta a la toma de decisiones en condiciones
de incertidumbre.
Figura 12.8. Comparacin de inventarios sin o con inventario de seguridad.

Sistemas de control bsicos para manejar la incertidumbre

Bsicamente hay dos tipos de sistemas de control de inventarios planeados para
manejar la incertidumbre:

El sistema de cantidad fij a-ciclo variable.

 El sistema de ciclo fijo-cantidad variable.

Sistema de cantidad fija-cich variable

En este sistema se establece un nivel de reordenamiento, el que permita al nivel
del inventario reducirse hasta el nivel de seguridad, durante el tiempo de compra. Las
compras se efectan en cantidades fijas predeterminadas, mientras que el intervalo
entre las mismas depender de la demanda real. La cantidad fija puede determinarse
con la frmula de la cantidad econmica de pedido o sobre alguna otra base de
acuerdo con las circunstancias. En ambos casos es necesario procurar existencias de
seguridad.

Grficamente se representa como se ve en la figura 12.9.

Sistema de ciclo fijo-cantidad variable

Es el otro sistema que se usa para controlar inventarios en condiciones de riesgo
e incertidumbre. La idea bsica de este sistema consiste en variar el tamao de los
lotes a medida que cambia la demanda, mientras que los intervalos para la colocacin
de pedidos se mantienen constantes. Los intervalos fijos pueden ser bastante
prolongados en algunos casos, mientras que en otros pueden ser diarios, dependiendo
de las condiciones prevalecientes.

Grficamente se representa como se ve en la figura 12.10.

Figura 12.9. Sistema de cantidad fijaciclo variable.

Figura 12.10. Sistema de ciclo

CONCLUSIONES
Los inventarios son importantes dentro de las empresas, tanto por las
necesidades que satisfacen como por la inversin que requiere su adquisicin y
manejo. Las decisiones que pueden tomarse en lo relativo a los mismos son de dos
clases:

1. Saber cundo hay que hacer un pedido.

2. Saber cunto hay que pedir.

La decisin de cundo hay que hacer un pedido puede basarse en un tiempo

constante de revisin o en una cantidad constante de nuevo pedido.

La decisin acerca de la cantidad a pedir es un problema de reduccin de los

costos de mantener, ordenar y carecer, los cuales debern equilibrarse convenien-
temente para lograr el costo total mnimo.
PREGUNTAS
1. Explique el concepto de inventarios.

2. Diga qu entiende por administracin de inventarios,

3. Diga por qu es importante la administracin de inventarios en una empresa.

4. Mencione y explique la clasificacin de los inventarios.

5. Qu entiende por costos de mantener?

6. Qu entiende por costos de ordenar?

7. Qu entiende por costos de carecer?

8. Cul es el comportamiento de los costos de inventarios si la inversin en inventarios

aumenta?

9. Cul es el comportamiento de los costos de inventarios si la inversin en inventarios

disminuye?

10. Qu consideran las polticas ABC para la clasificacin de los artculos com-
ponentes del inventario?

11. Diga qu entiende por cantidad econmica de pedido.

12. Qu entiende por punto de renovacin de pedido?

13. Diga qu entiende por inventario de seguridad.

12.1. La compaa Leo, S.A., utiliza en la fabricacin del artculo X la materia

prima A, cuyo costo de adquisicin por unidad es de $3.00. La compaa
consume 15 000 unidades anuales, el costo de mantener el inventario es del
20% para el inventario promedio y el costo de ordenar es de $45.00 por pedido.

Se pide:

a) Determinar la cantidad econmica de pedido en unidades.

b) Determinar el nmero de pedidos que se necesita hacer por ao.