Este documento describe los pasos para la administración documental en una empresa. Explica cómo recibir documentos entrantes, asignarles un número de registro e ingresar datos como el remitente. También cubre cómo registrar documentos salientes, asignarles un número y archivar una copia. Además, habla sobre llevar un registro de la correspondencia interna de la empresa y proporciona ejemplos de formatos para los registros de entrada, salida y correspondencia interna. El objetivo final es recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunic
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Este documento describe los pasos para la administración documental en una empresa. Explica cómo recibir documentos entrantes, asignarles un número de registro e ingresar datos como el remitente. También cubre cómo registrar documentos salientes, asignarles un número y archivar una copia. Además, habla sobre llevar un registro de la correspondencia interna de la empresa y proporciona ejemplos de formatos para los registros de entrada, salida y correspondencia interna. El objetivo final es recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunic
Este documento describe los pasos para la administración documental en una empresa. Explica cómo recibir documentos entrantes, asignarles un número de registro e ingresar datos como el remitente. También cubre cómo registrar documentos salientes, asignarles un número y archivar una copia. Además, habla sobre llevar un registro de la correspondencia interna de la empresa y proporciona ejemplos de formatos para los registros de entrada, salida y correspondencia interna. El objetivo final es recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunic
Este documento describe los pasos para la administración documental en una empresa. Explica cómo recibir documentos entrantes, asignarles un número de registro e ingresar datos como el remitente. También cubre cómo registrar documentos salientes, asignarles un número y archivar una copia. Además, habla sobre llevar un registro de la correspondencia interna de la empresa y proporciona ejemplos de formatos para los registros de entrada, salida y correspondencia interna. El objetivo final es recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunic
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Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe Administracin Documental.
Curso.
Administracin Documental en el Entorno Laboral.
Cdigo.1508272
Martha Liliana Henao Escobar
Aprendiz
Presentado a
Abogada Diana Alejo Sierra
Instructora y compaeros aprendices
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA,
Centro de Comercio y Servicios Regional: Tolima Agosto 2017 2
Introduccin
Toda empresa, aparte de usar tcnicas de comunicacin, tiene personas o departamentos
que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Segn en tamao e importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicar exclusivamente a ello o, por el contrario, realizar adems otras funciones.
El artculo 21 del ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia
sealaque las entidades deberan elaborar programad de gestin de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes en cuyas aplicaciones debern observarse los principios y los procesos archivsticos.
Es por ello que se realiza este informe Administracin Documental para mostrar paso a paso la recepcin o radicacin, registro, distribucin o embalaje de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localizacin; los escritos pueden extraviarse en el envo de una seccin a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia interna (comunicacin interna). 3
Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe Administracin Documental.
Tras la realizacin de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado
reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos ms representativos que permiten reconocer y asimilar la definicin de administracin, los pasos para la administracin documental, principios y normas archivsticas aplicados en los procesos tcnicos de recepcin y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentacin para recepcin y despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, ledo y comprendido el material de estudio presentando en esta gua.
EVIDENCIA DE PRODUCTO EVIDENCIA 3. Informe Administracin Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje Cada aprendiz entregar un informe del paso a paso para la recepcin o radicacin, registro, distribucin o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
Desarrollo
El proceso de recepcin de documentos es el conjunto de operaciones de verificacin y
control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Al radicar se asigna un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definicin de medios de recepcin
Recibo de documentos oficiales Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignacin de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignacin consecutivo de envos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIN DE DOCUMENTOS:
Asignacin de consecutivo, fecha y hora
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Impresin de rtulo de radicacin
Relacin entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicacin y control Elaboracin de estadsticas
1. Registro de entrada carta:
Al recibir las cartas, se registrarn y archivarn aquellas que guarden relacin con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Pblicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen informacin a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un nmero, el cual servir como referencia y ser anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA
N orden Fecha de de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos entrada Da Mes
Adems, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuacin:
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2. Registro de salida carta:
Una vez escrita la carta o comunicacin, hay que comprobar su correccin y prepararla para su emisin.
Operacin: mnimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
el nmero de registro la fecha el destinatario -Original: se enva al correo -Copia: archivado como justificante interno del envo de la correspondiente comunicacin Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
SALIDA
Referencia Fecha N orden Clase Anexos Destinatario Asunto
de salida
3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa adems de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Segn el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, ste puede ser: nico o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida) 6
Ejemplos de registro de correspondencia:
RECEPCIN, ENVO Y REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepcin/envo de correspondencia (carta, hoja de
ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administracin de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepcin
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
informacin, ser recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia est dirigida al Centro de Sistemas de
Informacin. 2. Verificar que el sello de recepcin est con la fecha del da. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). 5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin para su conocimiento, registro y asignacin de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin registrar la correspondencia
recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignar en el sistema el o los responsable(s) de la ejecucin del requerimiento. El nmero correlativo de correspondencia recibida ser anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboracin
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Informacin elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envo de facturas o solicitud de permiso o vacacin, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin. Las cartas deben seguir una numeracin correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. 7
Entrega
La entrega de la correspondencia es tambin funcin y responsabilidad de cada
funcionario del Centro de Sistemas en coordinacin con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregar el documento original en el departamento de destino y har sellar la copia del mismo.
Registro en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de
informacin registrar en el Sistema de Administracin de Correspondencia, el documento enviado anotando el nmero correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolver la
copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente. 8 9 10 11
Conclusin
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o enven entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a travs de los Centros de recepcin y distribucin de Comunicaciones es el objetivo primordial de este informe Administracin Documental
