Manuales administrativos

Haroldo Eduardo Herrera Monterroso

Administracin
Talento
20.02.2007
10 minutos de lectura
cultura organizacional
gestin de la informacin
manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos
trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.

Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la

administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas
que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues
son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han
encomendado.

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Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para
determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier
rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las
exigencias de la administracin.

Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones

peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme
surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las

diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos

destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de
cada rea integrante de la organizacin
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las labores
que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de
trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones
de control y supervisin innecesarias
Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos
necesarios para el desempeo de sus atribuciones
Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal
Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as como de
sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios que se
realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus elementos
componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los dems
integrantes de la organizacin.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita los
conflictos inter-estructurales
Limitantes en la elaboracin de manuales administrativos

Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin

tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas
ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser muy
amplios en su contenido
Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar
confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayora de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est establecido
debidamente en el Manual.
Clasificacin de los manuales administrativos

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos, siendo

los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal para todos
los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido est dirigido
directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen

dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos de
manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin del tema
central objeto de estudio:

De Organizacin
De Normas y Procedimientos
De Puestos y funciones
Manual de organizacin

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de

observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para
ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las

reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el
logro de los objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y

visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de este
contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa
Legislacin o base legal
Estructura de la organizacin (organigrama General)
Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en general
(Organigrama por rea)
Normas y polticas generales
Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin

de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia
lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del
control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin de
las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo,
as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos
que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las

reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno
solo en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea que
sea la organizacin.

Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas que
giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representan
al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre
rea de desempeo
Codificacin
Descripcin Genrica (objetivo)
Normas generales
Responsable de cada una de las actividades que lo integran
Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
Descripcin de cada una de las actividades que lo integran
Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es

decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que
tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de cada
puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.

Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su

relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro
de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable elaborarlo

para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa,
ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy
complejo, por pequea que sea la organizacin.

Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales
para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre
rea de desempeo
Codificacin
Descripcin Genrica (objetivo)
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
Diarias o frecuentes
Semanales
Quincenales
Mensuales
Trimestrales
Semestrales
Anuales
Ocasionales o eventuales
Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
Nivel acadmico
Habilidades y destrezas
Conocimientos tcnicos y/o especficos
Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales,

ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su
conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin
Interpretacin y diseo de la informacin
Elaboracin del manual
Aprobacin y actualizacin del manual
Recopilacin de informacin

La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del manual

que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el
objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a quienes estar
dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos
tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del documento.

La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin,

obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe ser
recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboracin de
los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada directamente de los
responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio.

La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el

personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable
utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una
de ellas.

Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a

la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos.

Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su

importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la informacin no
ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ningn
valor para los usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen
falta algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de
recopilacin de informacin.

Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin recopilada

verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los
cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar

documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.

Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la

metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos
claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de
todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para una
tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo particular

es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y para el fomento
de dicha cultura dentro de la organizacin en general.

El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente General,

el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el efecto,
etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio
de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales sern
consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboracin

ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por medio
de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se comunique
formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar a cabo las
actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las mismas.