N Documento:

DP-P-834
CONTROL DE PROYECTOS
Revisin: 0
Desarrollo y Proyectos
Procedimiento para Controlar el
Progreso de Proyectos Fecha:
16-Abr-2008

Distribuir al
Contratista

CA MINERA MILPO S.A.A.

GERENCIA DE DESARROLLO Y PROYECTOS

AREA: Control de Proyectos

TTULO: PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR EL PROGRESO DE

PROYECTOS

Revisin: Fecha : Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

A 11-dic-07 CV/OB ELV ELV
0 16-abr-08 CV/OB ELV ELV

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CONTENIDO

1.0 OBJETIVO.......................................................................................................... 3
2.0 ALCANCE .......................................................................................................... 3
3.0 DEFINICIONES .................................................................................................. 3
3.1 Proyecto ..................................................................................... 3
3.2 Producto Entregable................................................................... 3
3.3 Actividad..................................................................................... 3
3.4 Estructura de Descomposicin del Trabajo (Work Breakdown
Structure o WBS) ....................................................................... 3
3.5 Monitoreo ................................................................................... 3
3.6 Curva S ...................................................................................... 3
3.7 Lnea Base ................................................................................. 4
4.0 REFERENCIAS .................................................................................................. 4
5.0 RESPONSABILIDADES .................................................................................... 4
5.1 Personal de Control de Proyectos (Sede Corporativa)............... 4
5.2 Personal de Control de Proyectos (Construccin) ..................... 4
5.3 Contratista.................................................................................. 4
6.0 EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO ............................................................... 4
6.1 Preliminares ............................................................................... 4
6.2 Desarrollo del Programa de Ejecucin ....................................... 5
6.2.1 Programa Contractual ................................................................ 5
6.2.2 Programa de Ejecucin .............................................................. 5
6.2.3 Revisin del Programa de Ejecucin.......................................... 6
6.3 Informes de Progreso................................................................. 6
6.3.1 Reporte Diario ............................................................................ 6
6.3.2 Informe Semanal ........................................................................ 7
6.4 Reuniones Semanales ............................................................... 7
7.0 REGISTROS / APNDICES............................................................................... 7

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1.0 OBJETIVO

Este documento establece las responsabilidades de MILPO y sus empresas contratistas, en

relacin al monitoreo del Progreso y Performance de proyectos durante el progreso de los
mismos, as como la documentacin necesaria a generar.

2.0 ALCANCE

Aplica a todos los proyectos de MILPO conducidos por el rea de Desarrollo y Proyectos, bajo
la modalidad de EPCM (Ingeniera, Procura y Gerencia de la Construccin, por sus siglas en
ingls).

3.0 DEFINICIONES

3.1 Proyecto

Conjunto de actividades destinadas a alcanzar una meta especfica para crear productos
entregables nicos. Necesariamente deben tener un inicio y un trmino, y debe involucrar la
utilizacin de recursos y tiempo.

3.2 Producto Entregable

Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, cuya naturaleza nica y

verificable debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. Est sujeto a la
aprobacin por parte del patrocinador del proyecto o el cliente.

3.3 Actividad

Componente del trabajo realizado durante el curso de un proyecto. Implica tiempo, costo o
utilizacin de recursos.

3.4 Estructura de Descomposicin del Trabajo (Work Breakdown Structure o WBS)

Descomposicin jerrquica del trabajo a ser ejecutado, con orientacin hacia los productos
entregables necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Tiene la particularidad de
organizar y definir el alcance del trabajo, por lo que cada nivel inferior del WBS representa un
grado mayor de definicin del alcance del trabajo.

3.5 Monitoreo

Procedimiento sistemtico empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de

ejecucin de un proyecto, con el fin de identificar los logros y debilidades, y recomendar
medidas correctivas para optimizar los resultados deseados.

3.6 Curva S

Representacin grfica del progreso acumulativo del proyecto, trazado en relacin al tiempo.

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3.7 Lnea Base

Es el plan aprobado para el trabajo del proyecto, contra el que se compara la ejecucin del
proyecto y se miden las desviaciones con el fin de hacer un control de la gestin. Por lo
general incluye los parmetros de alcance, cronograma y costo de un proyecto, pero tambin
puede incluir los parmetros tcnicos y de calidad.

4.0 REFERENCIAS

Ninguna.

5.0 RESPONSABILIDADES

5.1 Personal de Control de Proyectos (Sede Corporativa)

Es responsabilidad del personal de Control de Proyectos consolidar y evaluar los diferentes

sub proyectos en que ha sido dividido el Proyecto Integral, y realizar la revisin y/o aprobacin
de los documentos presentados por el contratista, segn se indica en el presente
procedimiento.

5.2 Personal de Control de Proyectos (Construccin)

Es responsabilidad del personal de Control de Proyectos destacado al proyecto realizar el

monitoreo y verificacin de lo reportado por el Contratista, as como la revisin de los
documentos presentados por el Contratista, segn se indica en el presente procedimiento.

5.3 Contratista

El Contratista es el responsable, entre otras cosas, de lo siguiente:

Detallar el Programa Contractual contenido en su oferta, con el que se le adjudic el

contrato. El programa detallado se convertir en el Programa de Ejecucin, una vez lo
haya aprobado MILPO.
Elaborar una Curva S de Progreso del proyecto, basado en el Programa de Ejecucin.
Elaborar oportunamente los programas de detalle que se requieran, en concordancia
con el Programa de Ejecucin aprobado.
Elaboracin y presentacin diaria del Reporte Diario
Elaboracin y presentacin semanal del Informe Semanal
Cumplir oportunamente con este procedimiento

6.0 EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Preliminares

El progreso de los trabajos, los informes de avance del contratista, y los programas
complementarios de detalle elaborados por el Contratista, forman parte esencial del sistema
de control de proyectos necesario para administrar el Contrato y para monitorear el avance de
los trabajos contemplados en el mismo.

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6.2 Desarrollo del Programa de Ejecucin

6.2.1 Programa Contractual

El programa presentado por el Contratista durante el proceso de licitacin o de

invitacin a cotizar, en base al cual MILPO le adjudic el contrato, se convierte en el
Programa Contractual por lo que forma parte del Contrato entre MILPO y el
Contratista.

El Programa Contractual se utilizar como la base para evaluar el desempeo real

del Contratista durante el transcurso del proyecto, y para evaluar todas las
desviaciones, prrrogas de plazo y cambios en los mtodos de ejecucin y entrega,
cuando ello ocurra.

Cuando se identifiquen desviaciones respecto al Programa Contractual, el Contratista

deber plantear un curso de accin para remediar la desviacin.

6.2.2 Programa de Ejecucin

Una vez adjudicado el Contrato, el Contratista desarrollar el Programa de Ejecucin

en conformidad con el Programa Contractual. El Programa de Ejecucin deber ser
entregado en formato MS-Project o Primavera Project Planner (P3) en fsico y en
digital; as mismo, debe estar estructurado de la forma siguiente:

a. Proyecto. Ejemplo: Cerro Lindo, Hilarin, El Porvenir

b. Proceso (de aplicar). Ejemplo: Carretera, Plta. de Procesos
c. Producto Entregable. Ejemplo: Carretera Tramo1, Molienda
d. Actividades. Ejemplo: Excavacin, Relleno, Concreto

Todas las actividades debern describir el trabajo dentro de los lmites del Contrato y
debern ser iguales o poder ser resumidas de manera tal que correspondan a las
partidas del Presupuesto Contractual.

El Programa de Ejecucin indicar claramente la lgica y secuencia de las actividades

necesarias para terminar el trabajo dentro de los lmites del Contrato e incluir lo
siguiente:

a. Nmero de identificacin de la actividad

b. Descripcin de la actividad
c. Duracin de cada actividad en das calendario
d. Fecha de Inicio de cada actividad
e. Fecha de Trmino de cada actividad
f. El perodo de fabricacin y entrega de los equipos y materiales
proporcionados por el Contratista, vinculados a las actividades de
instalacin.
g. El perodo de fabricacin y entrega de los equipos y materiales
proporcionados por MILPO, vinculados a las actividades de instalacin.
h. La duracin de las actividades ser estipulada en das calendario. El
calendario del programa indicar los das hbiles, feriados, das libres u
otros das en que no se trabaje, slo para efectos de control, sin que ello
genere algn derecho para el Contratista.
i. Las fechas de Terminacin del Proyecto, Procesos y/o Entregables
debern estar de acuerdo con las fechas dispuestas en el Programa
Contractual.

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El Programa de Ejecucin debe de ser presentado por el Contratista hasta los 14 das
calendario de adjudicado el Contrato, el mismo que ser revisado y aprobado por
MILPO en un tiempo no mayor a los 07 das de su presentacin.

6.2.3 Revisin del Programa de Ejecucin

El Contratista deber revisar el Programa de Ejecucin cuando ocurra cualquiera de

las siguientes eventualidades:

a. Cuando el progreso del trabajo en su conjunto, de conformidad con el

Contrato, se retrase o se desve de lo que muestra el Programa de
Ejecucin en un 10% del avance acumulado planificado a la fecha de
corte.
b. Cuando se emita una variacin al alcance del Contrato que afecte el
Programa Contractual.
c. Cuando MILPO d instrucciones de revisar el Programa de Ejecucin
debido a que, en opinin del rea de Control de Proyectos de MILPO, el
actual Programa de Ejecucin no refleja los esquemas de trabajo actuales
del Contratista.

Si cualquiera de las eventualidades arriba enumeradas ocurriese, MILPO solicitar al

Contratista presentar el Programa de Ejecucin Revisado para su aprobacin, dentro
de los siete (7) das calendarios siguientes a la solicitud.

El Programa de Ejecucin Revisado indicar claramente lo siguiente:

a. El motivo de la revisin
b. La diferencia entre el Programa de Ejecucin Revisado y el Programa de
Ejecucin aprobado previamente
c. El nmero de revisin del Programa de Ejecucin
d. El Contratista mostrar cmo el programa revisado recuperar el avance
perdido y mantendr la (las) Fecha (Fechas) de Terminacin original(es),
a menos que MILPO indique lo contrario. Asimismo, se deber mostrar
claramente los recursos necesarios para lograr la nueva curva de avance,
incluyendo los impactos de productividad.

Todo Programa de Ejecucin deber necesariamente ser acompaado por una Curva
S de Progreso. El Contratista presentar los documentos del clculo para su
revisin por parte de MILPO, al tercer da calendario de la aprobacin del Programa
de Ejecucin. Se debe mantener la misma estructura del Programa Contractual y ser
ponderada en horas hombre (HH). El rea de Control de Proyectos de MILPO se
manifestar al tercer da de presentado el documento. Una vez aprobado, este
documento servir para medir el progreso y performance del Contratista.

6.3 Informes de Progreso

Con la finalidad de demostrar el progreso real del trabajo de conformidad con el Contrato, el
Contratista actualizar y presentar lo siguiente:

6.3.1 Reporte Diario

Este reporte se entregar debidamente llenado, al da siguiente del da que se

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reporta. La falta de entrega oportuna de este reporte se considerar como

incumplimiento de las obligaciones del Contratista, y se penalizar segn se estipule
en el Contrato entre las partes.

Deber usarse el formato DP-P-834-02 Reporte Diario.

6.3.2 Informe Semanal

Este reporte se entregar debidamente llenado, el lunes siguiente a la semana que se

reporta. La falta de entrega oportuna de este reporte se considerar como
incumplimiento de las obligaciones del Contratista, y se penalizar segn se estipule
en el Contrato entre las partes.

Como mnimo incluir:

a. Aspectos de Seguridad y Medio Ambiente

b. Avance del Contrato. Estado del proyecto, descrito por cada Proceso y/o
Producto Entregable, en concordancia con el WBS. Incluir tambin las
principales ocurrencias y/o restricciones del progreso de los trabajos
solicitados.
c. Curva S de Progreso actualizada a la fecha de corte.
d. Programa Tri-Semanal de Actividades.
e. Reporte de Cantidad de Personal Directo e Indirecto. Detallar las
categoras, e indicar la cantidad de personal de Comunidades en cada
categora.
f. Calidad e Ingeniera. Sealar el nmero de NCR y RFI emitidos durante
la semana, y acumulados a la fecha, detallando la cantidad pendiente de
cierre.
g. reas Crticas. Sealar las reas que merecen especial atencin por
parte de MILPO.
h. Archivo Fotogrfico, El Contratista incluir en el Informe Semanal al
menos 2 fotos de cada proceso y/o producto entregable.

Se entregarn copias impresas y electrnicas al Representante de MILPO. La Curva

S deber entregarse en formato Excel.

6.4 Reuniones Semanales

Con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del Contrato, se realizarn reuniones
semanales entre MILPO y el Contratista, en las que se revisar, entre otros temas, los
aspectos ms importantes del Reporte Semanal del Contratista. La presencia del Residente
del Contratista es obligatoria.

7.0 REGISTROS / APNDICES

DP-P-834-01 Reporte de Progreso Fsico Curva S.

DP-P-834-02 Reporte Diario.
DP-P-834-03 Reporte de Avance y Programacin Tri Semanal

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 Documento: DP-P-834-01
CURVA DE PROGRESO FSICO Rev: 0
Desarrollo y Proyectos
Proyecto :
Contratista :
Contrato :

% Incidencia
% Fsico - SEMANAS
WORK ITEM HH del Progreso por % Fsico -
Contrato Trabajo Total del Fecha Corte Sem.1 Sem.2 Sem.3 Sem.4 Sem.5 Sem.6 Sem.7 Sem.8 Sem.9 Sem.10 Sem.11 Sem.12 Sem.13 Sem.14 Sem.15 Sem.16 Sem.17 Sem.18 Sem.19 Sem.20
Base Trabajo
No. Item No. Descripcin Prog Real Sem. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1.0 PROYECTO
100%
Entregable No 01
0 1.1 Actividad 1 10,000 7% 55.0% 12.0% 0.83% Sche. 7% 15.0% 25.0% 40.0% 55.0% 70.0% 90.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100%
Act. 0.0% 5.0% 12.0% 90%

For.
1 1.2 Actividad 2 30,000 21% 10.0% 0.0% 0.00% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 25.0% 40.0% 55.0% 65.0% 75.0% 85.0% 95.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100%
80%
Act. 0.0% 0.0% 0.0%
For.
2 1.3 Actividad 3 45,000 31.0% 0.0% 0.0% 0.00% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 2.0% 5.0% 15.0% 30.0% 50.0% 70.0% 90.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100% 70%

Act. 0.0% 0.0% 0.0%

For.
60%
3 1.4 Actividad 4 15,000 10.3% 2.0% 0.0% 0.00% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 2.0% 10.0% 20.0% 35.0% 50.0% 65.0% 80.0% 90.0% 95.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100%
Act. 0.0% 0.0% 0.0%
Entregable No 02 For. 50%

4 1.5 Actividad A 15,000 10.3% 0.0% 0.0% 0.0% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 5.0% 25.0% 50.0% 75.0% 90.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100%
Act. 0.0% 0.0% 0.0%
40%
For.
5 1.6 Actividad B 15,000 10.3% 0.0% 0.0% 0.0% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 5.0% 10.0% 20.0% 35.0% 50.0% 70.0% 90.0% 95.0% 100.0% 100%
Act. 0.0% 0.0% 0.0% 30%

Entregable No 03 For.
6 1.7 Actividad X 10,000 6.9% 0.0% 0.0% 0.0% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.6% 5.0% 15.0% 30.0% 60.0% 95.0% 100.0% 100%
20%
Act. 0.0% 0.0% 0.0%
For.
7 1.8 Actividad Y 5,000 3.4% 0.0% 0.0% 0.00% Sche. 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 5.0% 15.0% 40.0% 70.0% 90.0% 95.0% 100.0% 100.0% 100% 10%

Act. 0.0% 0.0% 0.0%

Real Programado
For.
0%

TOTAL 145,000 100% 0.83%

N Pers. Directas - Programado

N Pers. Directa - Actual

MANPOWER
A Programado - Staff & Supervisin (N Personas) 3 6 15 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 15 15 15 15 15 0
B Programado - Soporte & Mantenimiento (N Personas) 5 5 5 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 5 0
C Programado - Directo 12 13 17 50 55 85 131 204 225 238 250 254 222 166 142 129 129 75 21 0
D Total - Programado (A+B+C) 20 24 37 80 85 115 161 234 255 268 280 284 252 196 167 154 154 100 41 0
H Real - Staff & Supervisin (N Personas) 2 7 10
I Real - Soporte & Mantenimiento (N Personas) 3 2 5
J Real - Directo (N personas) 5 9 10
K Total - Actual (H + I + J) 10 18 25 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

HORAS TRABAJADAS - DIRECTAS

E Programado - Perodo 714 786 1,000 3,000 3,300 5,100 7,850 12,250 13,500 14,250 15,000 15,250 13,312 9,938 8,500 7,750 7,750 4,500 1,250 -
F Programado - Acumulado 714 1,500 2,500 5,500 8,800 13,900 21,750 34,000 47,500 61,750 76,750 92,000 105,312 115,250 123,750 131,500 139,250 143,750 145,000 -
G Real - Periodo (Gastado) 300 540 600
H Real - Acumulado (Gastado) 300 840 1,440

% PROGRESO ACUMULADO
I Programado - % Fsico de Avance 0 0.5% 1.0% 1.7% 3.8% 6.1% 9.6% 15.0% 23.4% 32.8% 42.6% 52.9% 63.4% 72.6% 79.5% 85.3% 90.7% 96.0% 99.1% 100.0% 100.0%
J Real - % Fsico de Avance 0.0% 0.0% 0.6% 0.8%
K % ESTADO (J - I) -0.5% -0.4% -0.9%

% PROGRESO SEMANAL
L Programado - % Fisico de Avance 0.5% 0.5% 0.7% 2.1% 2.3% 3.5% 5.4% 8.4% 9.3% 9.8% 10.3% 10.5% 9.2% 6.9% 5.9% 5.3% 5.3% 3.1% 0.9%
M Actual - % Fisico de Avance 0.0% 0.6% 0.2%
 Formato N: DP-P-834-02
Rev : 0
Desarrollo y Proyectos REPORTE DIARIO
Proyecto: Fecha:
Contrato:
Contratista:

TURNO (Da / Noche): HORARIO DE TRABAJO: CLIMA:

Da De: 06:00 a.m. A: 06:00 p.m.

CANT / DA TOTAL TOTAL TOTAL
MANO DE OBRA SITIO DESCANSO HH EQUIPOS N HM HM
SITIO INOPER. OPER.
DIRECTA EQUIPOS
Capataz 10 2 100 Excavadoras 330BL 4 2 38
Operario 24 5 240 Excavadoras 320C 3 6 24
Oficial 26 4 260 Tractor D8 R 4 4 36
Pen 45 5 450 Tractor D6 G 2 2 18
Cargador Frontal L150 2 10 10
Rodillo 10Tn 2 20
Motoniveladora 120H 2 20
Volquetes 15M3 15 5 145

INDIRECTA Grupo Electrogeno 11kv 4 10 30

Gerente de Proyecto 1 0 Torre de Iluminacin
Personal de Ingeniera 3 1 30
Planeamiento y Control 1 1 10 Camioneta 8 80
Control de Calidad 2 20 Coaster 3 30
Seguridad 2 1 20
Medio Ambiente 1 1 10
Supervisores 6 1 60
Administrativo 3 1 30
Topgrafos 3 30
Choferes 6 2 60

TOTAL 132 1320 TOTAL 49 39 451

DESCRIPCIN DE TRABAJOS RELAIZADOS ESTE DA:

NOTAS POR EL CONTRATISTA (Atrasos, Interrupciones, Desviaciones, Trabajos Extra, Temas relevantes del da de trabajo)

FIRMA CONTRATISTA CARGO

RESPUESTA DE LA SUPERVISIN:

FIRMA SUPERVISIN CARGO

 PLAN TRI - SEMANAL
Documento N : DP-P-834-03
Rev : :0

Proyecto
Contratista: Fecha :
Descripcion:

Semana en Evaluacin Semana Actual Semana Siguiente Semana Siguiente

Fecha Fecha
AREA / TRABAJO Unidad 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Observaciones / Acciones
Inicio Final
May-08 May-08 May-08 May-08
ENTREGABLE A
Actividad 1 Plan
Actual
Actividad 2 P
A
Actividad 3 P
A
Actividad 4 P
A
Actividad 5 P
A
ENTREGABLE B
Actividad 1 Plan
Actual
Actividad 2 P
A
Actividad 3 P
A
Actividad 4 P
A
Actividad 5 P
A
ENTREGABLE C
Actividad 1 Plan
Actual
Actividad 2 P
A
Actividad 3 P
A
Actividad 4 P
A
Actividad 5 P
A