Editor de Formatos.

Elementos de la pantalla del Editor de Formatos

En este documento se explican los conceptos básicos para el Manejo del Editor de
Formatos. Una vez familiarizado con dichos conceptos podrá realizar las modificaciones a
los formatos para adaptarlos a sus necesidades.

Al igual que la mayoría de los programas basados en Windows®, el Editor de formatos de

Valery® posee una barra de herramienta que muestra una serie de botones que tienen una
función especifica. A continuación mostramos la barra de herramientas y la función de cada
botón.

Etiqueta (Label): Este elemento permite colocar un texto en cualquier parte del
editor, con la finalidad de identificar otro elemento como un campo de datos o para
agregar un titulo o una nota.

Por ejemplo: Se necesita colocar la frase, “Favor emitir cheque a nombre de

Cybernetix de Venezuela, C.A.” haga lo siguiente:

1. Haga clic en el botón “Etiqueta”,

2. Luego haga clic en el sitio donde desea colocar el Texto.
3. Para cambiar el texto ubique debajo de la barra de herramienta la zona para
cambiar el texto.

4. Al igual que otras aplicaciones Windows® como por ejemplo, Word® o

PowerPoint® usted puede seleccionar este elemento y ampliarlo, cambiarle
el color, cambiar el tipo de letra, etc.

Memo: Este elemento permite colocar un párrafo en múltiples lineas.

Texto RTF: Este elemento permite escribir un texto con formato enriquecido.
Puede abrir el editor de este elemento haciendo clic con el botón derecho y
seleccionando la opción editar.

Variable: Este elemento permite crear Cálculos Simples ó Avanzados e incluso

rutinas de programación. Para crear variables se requiere conocimientos básicos de
programación. Para más información lease el capitulo de programación: Diseños de
Formulas y Programación de Variables.

Imagen: Es el que permite agregar una imagen o mapa de bits de cualquiera de los
formatos conocidos, ya sea jpg, bmp, gif, etc.

Figura: Le permite colocar figuras geométricas en el reporte, ya sea para realizar

una separación o para decorar el formato.

Código de Barra: Es el que permite crear códigos de barra en sus distintos

formatos; los cuales se clasificarían en: EAN - 13 u 8, Interleaved 2 of 5, Code 128,
Code 39 etc.

La manera de insertar los códigos de barra es la siguiente:

1. Haga clic en el botón Código de Barra.

2. Luego con el botón derecho del ratón presione en el código y seleccione
Configurar.
3. Especifique el estándar de código que usted desea utilizar, por ejemplo
EAN-13, EAN-8, CODE39, etc.
4. Posteriormente Guarde el formato y continúe.

Rotated Label: Es el que permite rotar las etiquetas ya insertadas por el usuario.

Simpled Grid: Es el que permite insertar tablas y columnas sin formato

predefinido.
DB Texto: Es el que le permite insertar campos de una tabla especifica. Por
ejemplo: Si usted desea que aparezca el correo electrónico de un cliente realice lo
siguiente;

1. Haga clic en el botón DB Texto.

2. Luego colóquelo en la parte donde desea que aparezca.
5. Para cambiar el texto ubique debajo de la barra de herramienta la zona para
cambiar el texto.

Luego grabe y verifique si su campo esta habilitado.

Menú Principal

La barra del menú principal del Editor de Reportes está compuesta por cinco (5) sub-
menús:

Archivo: Este sub - menú maneja las siguientes funciones:

Nuevo...: Es el que permite crear un reporte o formato personalizado,

también es conocido Asistente de Creación de Reportes.
Nuevo Informe: A diferencia del anterior este coloca un documento Nuevo
en blanco listo para editar.
Abrir: Es el que permite buscar un archivo con formato para el editor.
Guardar: Es el que permite salvar o guardar cada cambio realizado en el
formato o reporte.
Guardar Como: Es el que permite salvar o guardar un archivo de reporte
con un nombre distinto.
Configurar Página: Es la opción que permite personalizar el formato, y el
modo de impresión.

Editar: Este sub - menú maneja las siguientes nueve (9) funciones:

Deshacer: Es el que permite revertir una acción especifica.

Rehacer: Es el que permite reiniciar una acción especifica.
Traer al Frente: Es el que permite extraer un objeto o marco hacia el
frente.
Enviar al fondo: Al igual que Word®, Excel® y Powerpoint®, sirve para
enviar un objeto atrás.

Ver: Este sub - menú maneja las siguiente opciones:

Barra de Herramientas: Está conformado por los sub - menú:

a) Componentes Estándar
b) Componentes de Datos
c) Componentes Avanzados
d) Árbol de Informe
e)Árbol de Datos
f) Estándar
g) Formato
h) Edición
i) Dibujo
j) Alinear o Espaciar
k) Tamaño
l) Empujar
Reglas: Es el que permite ver o eliminar de la pantalla las reglas de medidas.
i) Mostrar Datos: Es el que permite ver u ocultar los datos de los campos en el
formato.

ii) Informe: Está dividido en doce (12) sub - menú que son los siguientes:

Datos: Es el que permite ver las tablas utilizadas en los formatos.

Títulos: Permite ver u ocultar la banda de titulo del formato.
Sumario: Permite ver u ocultar la banda de sumario del formato.
Encabezado: Permite ver u ocultar los campos ubicados en la banda del
encabezado.
Pie: Permite ver u ocultar los campos ubicados en la banda del Pie de
página.
Vertical: Permite girar la hoja de manera vertical.
Horizontal: Permite girar la hoja de manera horizontal.
Pasadas: Este se divide en dos (2) sub - menús que son:
• Una Pasadas
• Dos Pasadas

Unidades: Es el que permite establecer un sistema de medida especifica, por

ejemplo: Píxeles de Pantalla, Pulgadas, Milímetros, etc.
División de un formato

Encabezado: en esta parte se encuentran los datos principales de un formato. Por ejemplo
en el formato de factura de venta, en el encabezado se encuentra los datos del cliente como
lo son:

Cliente (Código del Cliente).

Nombre.
Dirección.
Contacto.
Datos fiscales (R.I.F. y N.I.T.).
Vendedor.

Renglones: Esta banda está relacionada al Sub Report1:RENGLONES. Para acceder a este
Sub Report, haga clic en la carpeta que se encuentra en la parte inferior izquierda llamada
Sub Report1:RENGLONES. Luego al entrar en RENGLONES se encuentran ubicados los
campos de:

- Código.
- Descripción .
- Cant. (Cantidad)
- Unid. (Unidad)
- Precio
- Dcto. (Descuento)
- I.V.A.
- Total.
Recomendaciones para Configurar un Formato de Valery®

Verifique el Tamaño de su Factura

Si el tamaño del formato de su factura es diferente al tamaño carta debe hacer lo siguiente:

1. Mida con una regla el formato de su factura. Tome el alto y ancho de su formato.
2. Asegurese de tener seleccionada la unidad de medida milimetros, haciendo clic en
la opción de menú informe / Unidades.
3. Haga clic en la opción de menú: Archivo / Configurar Página
4. Seleccione la Carpeta: Tamaño del Papel
5. Seleccione en la lista de Tamños de Papel la Opción “CUSTOM”
6. Ingrese los valores Ancho y Alto en MILIMETROS, generalmente las reglas dan
los valores en centimetros si ese es su caso divida los valores por 100.
7. Presione ACEPTAR
8. Guarde el reporte en Archivo / Guardar.

Si desea cambiar el nombre de alguna etiqueta:

1. Seleccione la etiqueta (Label) que desea modificar.

2. Luego ubique el texto que va a modificar.

3. Escriba el texto en la banda.

4. Posteriormente Guarde y verifique.

Si desea cambiar el tipo ó tamaño de letra de una etiqueta

Para cambiar el tipo de letra, seleccione la etiqueta luego haga lo siguiente:

1. Después de seleccionar la etiqueta haga clic en el campo Tipo de Letra.

2. Luego guarde y continúe.
Si desea cambiar el tipo ó tamaño de letra de un campo de datos:

Siga los siguentes pasos:

1. Haga clic en el campo que desea modificar.

2. Despues de selecionarlo, haga clic en la banda tipo de letra y seleccione la fuente de
su preferencia.
3. Luego guarde y continúe.

Si desea ampliar algún campo de datos, porque no se muestra completa la

información:

Para realizar esto debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione el campo de datos con el ratón y presione el botón derecho y selecciones

la opción posición.

2. Cambie el tamaño del campo de datos modificando el ancho y presione el botón

aceptar..

3. Guarde el formato haciendo clic en Archivo / Guardar.

Si desea cambiar el formato de visualización de los campos númericos.

Por ejemplo necesita cambiar el formato de visualización a la fecha de emisión a un nota de

entrega.

Para realizar esto debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione el campo “FECHA_EMISION”.

2. Haga clic con el botón derecho en el recuadro.
3. Posteriomente seleccione “Formato de Visualización”.
4. Luego escoja o edite el formato de visualización requerido.
5. Guarde y continúe.

Si desea Agregar una línea

Debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione el botón “Línea”.

2. Luego estire el cursor hasta donde necesite la línea.
3. Guarde y continúe.

Si desea agregar una forma geometrica

Esto es muy utilizado para decorar su formato.

Para hacer esto debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione la opción Figura.

2. Luego coloque la figuara que desea utilizar ya sea un rectangulo, un cuadrado, un
rectangulo redondeado, un cuadro redondeado, un elipse o un círculo.
3. Coloquelo en el lugar de su preferencia y estirelo hasta donde desee.
4. Guarde y continúe.
Diseños de Formulas y Programación de Variables

Para entender mejor los aspectos de programacion en los formatos, estudiaremos

varios ejemplos aplicando dicha programación con la finalidad de lograr distintos
resultados, tales como sumar dos campos numericos, cambiar colores de textos
dependiendo a condiciones establecidas y otros ejemplos de gran utilidad.

Para incluir una formula o cálculo usted debe incluir en el formato un campo tipo
"Variable" (ubicada en la barra de botones, identificado con el icono ). Una vez colocado
este campo, haga clic en dicho campo con el botón derecho del ratón y elija la opción
"cálculo..." del menú que alli se desplega. Luego, aparece una pantalla dividida en tres
areas la cual denominaremos:
1. Área de Cálculo: Este recuadro esta ubicado en la parte izquierda y ocupa la
mitad de la pantalla. En esta área se debe escribir la formula deseada.
2. Área de Datos : Recuadro ubicado en la parte derecha superior de la pantalla,
identificado con el titulo Code Toolbox: Data. Esta area contiene todas las tablas de datos
disponibles para el formato de reporte. Mas adelante se explicará mejor para que se utiliza
cada tabla del sistema.
3. Área de Campos/Utilidades: Recuadro ubicado en la parte inferior derecha de la
pantalla y contiene una lista de campos que contiene cada tabla disponible en el reporte. En
esta área también se encuentran diversas funciones que se puede utilizar en la formula que
se va a realizar.

Area de campos/utilidades Area de Datos

Area de Cálculo
Para explicar mejor como hacer una formula, hagamos un analisis de la siguiente formula
que escribiremos en el Area de Cálculo, tomando como ejemplo el formato de Factura de
Venta:

Value := DOCUMENTO['TOTAL_NETO'] + DOCUMENTO['IMPUESTO'];

Veamos los elementos de la formula:

Value Se denomina variable. En esta variable se guarda el resultado del

cálculo que se está efectuando.
DOCUMENTO['TOTAL_NETO'] Se denomina campo de datos. Esta es la manera de obtener un valor
de la base datos. En este caso se está obteniendo de la tabla
DOCUMENTO el campo TOTAL_NETO.
Importante: El nombre del campo debe estar encerrado entre
comillas simple.
DOCUMENTO['IMPUESTO'] Parecido al caso anterior pero obteniendo el campo IMPUESTO de
la misma tabla DOCUMENTO
* Note que al final de la linea existe un simbolo punto y coma (;) . Este simbolo le indica al
sistema que alli termina esa linea de comando. Mas adelante usted verá otros casos donde
se utiliza este simbolo. Es importante tomar en cuenta estos simbolos ya que por la ausencia
o precencia indebida de estos simbolos especiales, la formula no funcionará.

Ahora bien, la formula anteriormente planteada realiza una suma (+) de dos campos
de la tabla DOCUMENTO. Se suma el campo TOTAL_NETO y el campo IMPUESTO.
Debido a que estamos modificando el formato de factura de venta, la tabla DOCUMENTO
hace referencia a los datos de la factura como tal. Esta formula debe escribirla en el área de
cálculo y luego debe hacer clic en el botón "Aceptar".

Básicamente una formula consiste en efectuar un cálculo a partir de valores y

asignar dicho resultado en la variable "Value". Ahora veamos el siguiente ejemplo un poco
mas complejo y observemos los cambios que alli se describen.

Value := DOCUMENTO['TOTAL_NETO'] +
((DOCUMENTO['TOTAL_NETO'] * 16.0) / 100);

En este ejemplo se efectua otro cálculo mas complejo, la suma del campo
TOTAL_NETO de la factura mas el 16% adicional aplicado al mismo campo
TOTAL_NETO.

Supongamos que :

DOCUMENTO['TOTAL_NETO'] = 18500

Entonces, sustituyendo valores, tenemos que:

Value := 18500 + ((18500 * 16.0) / 100);
Condiciones

Si queremos efectuar un calculo u otro dependiendo de una condicion, entonces

debemos aplicar el comand IF ... THEN .... ELSE . Analizemos el siguiente ejemplo.

IF DOCUMENTO['CREDITO'] > 0.0 THEN

Value := 'CREDITO'
ELSE
Value := 'CONTADO';

Veamos la Explicación:

Despues del comando IF se debe escribir la condicion, el cual debe ser una comparacion
lógica, en este caso la comparacion indica si el valor del campo CREDITO de la tabla
DOCUMENTO es mayor a 0.0. Luego se debe escribir el comando THEN. En la siguiente
linea, debemos escribir la formula que el sistema debe calcular en caso que la condición sea
verdadera, luego escribimos el comando ELSE el cual identifica que en la siguiente linea
debe estar la formula que se debe calcular en caso que el campo CREDITO de la tabla
DOCUMENTO no sea mayor que 0.0.

Linea de comando... Se entiende asi...

IF DOCUMENTO['CREDITO'] > 0.0 THEN SI el campo CREDITO de la tabla DOCUMENTO
es mayor que cero ENTONCES
Value := 'CREDITO' Value es igual a la palabra CREDITO
ELSE DE LO CONTRARIO
Value := 'CONTADO'; Value es igual a la palabra CONTADO

De esta manera podemos utilizar operaciones matemáticas utilizando valores fijos (como el
valor fijo 16.0 del ejemplo anterior) y también podemos hacer uso de los valores de los
campos de la base de datos del sistema.

¿Como utilizar facilmente el editor de formulas?

Para diseñar facilmente el editor de formulas, podemos utilizar las herramientas ubicadas
en la parte derecha de la pantalla (recuerde el area de datos y el area de campos/utilidades).
En el area de datos se encuentran todas las tablas de datos disponibles para utilizar en la
formula. Al seleccionar una tabla de datos, en el area de campos/utilidades aparecerán los
campos que contiene dicha tabla. Con la ayuda del ratón, arrastre el campo de datos
deseado y coloquelo en el area izquierda donde desea escribirlo. Asi mismo, usted puede
utilizar comandos y funciones ubicados en el area de campos/utilidades. Un ejemplo clave
de estas funciones, es la denominada NumeroEnLetras el cual le permite convertir un
numero en su correspondiente en letras.
Lista de Tablas de datos disponibles para los formatos:

A continuación se muestra lista de las tablas utilizadas en los formatos y el significado de

cada uno:

Para los formatos utilizados en Ventas (Prespuesto, Orden de despacho, Notas de Entrega,
Factura de Venta, Factura de Punto de Venta, Devolución de Venta) encuentran disponibles
las siguientes tablas de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa
en todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información principal y totales de cada
presupuesto, orden de despacho, nota de entrega, factura y
devolución de venta.
RENGLONES Contiene una lista de renglones del documento que se esté
procesando.
DETALLES_RENGLONES Contiene el texto por cada renglon ingresado cuando se
procesó el documento (opcion F8 del modulo de ventas)
PARTES_COMPUESTO Contiene una lista de las partes de cada producto
compuesto por cada renglón.
SERIALES_RENGLONES Contiene los seriales por cada renglón (recuerde que el
sistema permite vender productos con seriales)
SERIALES_PARTES Contiene los seriales por cada parte de compuesto de cada
renglón. (recuerde que el sistema permite vender
productos compuesto y que las partes de ese producto
compuesto puede contener seriales).
COMENTARIOS Contiene los comentarios del documento.
CLIENTE Contiene todos los datos del cliente relacionado con el
documento.
VENDEDOR Contiene todos los datos del vendedor principal
relacionado con el documento.
PAGO_CONTADO Contiene los datos de la forma de pago. Solo totales.
DETALLES_PAGO_CONTADO Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y
débito.
DOCUMENTOS_RELACIONADOS Contiene los documentos que estan realcionados con el
documento principal. Ejemplo: Si el documento principal
es una Devolución, la tabla contendrá la factura o la nota
de entrega relacionada con la devolución.
PRODUCTO_RENGLON Contiene toda la informacion del producto por
cada renglón. Esta información refiere a los
datos originales que estan registrado en la ficha
de productos.
Para los formatos utilizados en Compras (Orden de compra, Recepcion de Notas de entrega
de Compra, Factura de compra, Devoluciones de compra), se encuentran disponibles las
siguientes tablas de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa
en todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información principal y totales de cada orden
de compra, recepcion de nota de entrega, factura y
devolución de compra.
RENGLONES Contiene una lista de renglones del documento que se esté
procesando.
SERIALES_RENGLONES Contiene los seriales por cada renglón (recuerde que el
sistema permite comprar productos con seriales)
COMENTARIOS Contiene los comentarios del documento.
PROVEEDOR Contiene todos los datos del cliente relacionado con el
documento.
DOCUMENTOS_RELACIONADOS Contiene los documentos que estan realcionados con el
documento principal. Ejemplo: Si el documento principal
es una Devolución, la tabla contendrá la factura o la nota
de entrega relacionada con la devolución.
PRODUCTO_RENGLON Contiene toda la informacion del producto por cada
renglón. Esta información refiere a los datos originales
que estan registrado en la ficha de productos.
DIRECCION_ENTREGA Contiene los datos de la dirección de entrega del
documento actual.

Para los formatos utilizados en las Operaciones de Inventario( Cargos de inventario,

Descargos de Inventario, Traslados entre depositos, Ajustes de inventario), se encuentran
disponibles las siguientes tablas de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa
en todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información principal y totales de cada cargo,
descargo, traslado y ajuste de inventario.
RENGLONES Contiene una lista de renglones del documento que se esté
procesando.
SERIALES_RENGLONES Contiene los seriales por cada renglón (recuerde que el
sistema permite comprar productos con seriales)
COMENTARIOS Contiene los comentarios del documento.
Para el formato de "Recibo de Caja", se encuentran disponibles las siguientes tablas de
datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en
todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información principal y totales de cada cargo,
descargo, traslado y ajuste de inventario.
DETALLES Contiene el datalle de pago contenida en el recibo.

Para el formatos "Cheque en Factura de Venta", se encuentran disponibles las siguientes

tablas de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en
todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información de los cheques de clientes (forma de
pago) a imprimirse en una factura.

Para el los formatos de las Cuentas por Cobrar (nota de debito, nota de credito, pago,
cheque devuelto, anticipos, factura manual), se encuentran disponibles las siguientes tablas
de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa
en todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información de la nota de débito, nota de
crédito, pago, cheque devuelto, anticipo y factura manual.
DOCUMENTOS_CANCELADOS Contiene una lista de los documentos que se estan
cancelando en la nota de crédito o pago.
PAGO_CONTADO Contiene los datos de la forma de pago. Solo totales.
DETALLES_PAGO_CONTADO Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y
débito.
COMENTARIOS Contiene los comentarios del documento.
CLIENTE Contiene todos los datos del cliente relacionado con el
documento.
VENDEDOR Contiene todos los datos del vendedor principal
relacionado con el documento.
Para el los formatos de las Cuentas por Pagar (nota de débito, nota de crédito, pago, cheque
devuelto, anticipos, factura manual), se encuentran disponibles las siguientes tablas de
datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa
en todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información de la nota de débito, nota de
crédito, pago, cheque devuelto, anticipo y factura manual.
DOCUMENTOS_CANCELADOS Contiene una lista de los documentos que se estan
cancelando en la nota de débito o pago.
PAGO_CONTADO Contiene los datos de la forma de pago. Solo totales.
DETALLES_PAGO_CONTADO Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y
débito.
COMENTARIOS Contiene los comentarios del documento.
PROVEEDOR Contiene todos los datos del proveedor relacionado con el
documento.

Para el los formatos de los Ingreso y Egreso de Caja, se encuentran disponibles las
siguientes tablas de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en
todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información del registro en caja.
DETALLES Contiene cada uno de los cheques, las tarjetas de crédito y
débito.

Para el formatos "Cheque en Banco", se encuentran disponibles las siguientes tablas de

datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en
todos los formatos y reportes.
DOCUMENTO Contiene la información del movimiento bancario.
DETALLES Contiene las cuentas contables relacionadas con el
movimiento bancario.
CUENTA_BANCARIA Contiene toda la información de la cuenta bancaria
relacionada con el movimiento bancario.
BANCO Contiene toda la informacion del banco relacionada con la
cuenta.
Para los seis formatos de Etiqueta de Inventario, se encuentran disponibles las siguientes
tablas de datos:

EMPRESA Contiene la información de la empresa registrada en el

sistema. De aquí se debe extraer el nombre de la empresa en
todos los formatos y reportes.
PRODUCTO Contiene la información del producto (código, nombre,
precio, unidad, etc).
Ejemplos
Formula para colocar el monto en letras.

Si desea colocar en su formato de factura el monto del total en letras usted debe hacer lo
siguiente:

1. Haga clic en el botón “Variable”.

2. Luego haga clic en el recuadro con el botón derecho del mouse y seleccione
“Cálculos”.

3. Al aparecer la pantalla “Cálculos”, escriba lo siguiente:

Value := NumeroEnLetras(DOCUMENTO['TOTAL_OPERACION']);

4. IMPORTANTE:

Luego haga clic en la pantalla con el botón derecho del mouse y presione
“Compile”. Posteriormente presione Aceptar. Guarde su formato y continúe.