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    Taller Combinación de Correspondencia

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    Älejändro Viña T'
    Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word para generar cartas personalizadas automáticamente a partir de datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel. Se describe el proceso paso a paso, incluyendo la creación de un documento principal con texto fijo y campos variables, la creación de una base de datos con los datos de los destinatarios en Excel, y la asignación y combinación de los datos para generar copias personalizadas de la carta para cada destinatario.

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    Taller Combinación de Correspondencia

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    Älejändro Viña T'
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    Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word para generar cartas personalizadas automáticamente a partir de datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel. Se describe el proceso paso a paso, incluyendo la creación de un documento principal con texto fijo y campos variables, la creación de una base de datos con los datos de los destinatarios en Excel, y la asignación y combinación de los datos para generar copias personalizadas de la carta para cada destinatario.

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    Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word para generar cartas personalizadas automáticamente a partir de datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel. Se describe el proceso paso a paso, incluyendo la creación de un documento principal con texto fijo y campos variables, la creación de una base de datos con los datos de los destinatarios en Excel, y la asignación y combinación de los datos para generar copias personalizadas de la carta para cada destinatario.

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    Este documento explica cómo usar la función de combinación de correspondencia en Word para generar cartas personalizadas automáticamente a partir de datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel. Se describe el proceso paso a paso, incluyendo la creación de un documento principal con texto fijo y campos variables, la creación de una base de datos con los datos de los destinatarios en Excel, y la asignación y combinación de los datos para generar copias personalizadas de la carta para cada destinatario.

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    COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

    WORD

    Preparado por: Consuelo Arce G.

    Docente UT

    La combinacin de correspondencia es una funcin que tiene Word para facilitar el envo de
    cartas o circulares a diferentes personas, sin que tenga que realizar esta tarea uno por uno.
    Esta funcin consiste en poder automatizar el asignar ciertos datos a un documento,
    dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los
    servicios bsicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian segn el
    cliente.

    Esta opcin permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio, y de esta
    forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
    distintas.

    Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo
    (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos
    variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar
    automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn
    almacenados los datos.

    Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas o


    recibos, la impresin de sobres, etc.

    Cuando se combina correspondencia, se utilizan dos elementos fundamentales: el


    documento principal y el origen de datos. El documento principal, es el documento Word que
    contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos y el
    Origen de datos es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
    documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de
    Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
    pueden introducir en el mismo momento de combinar.

    En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
    por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por
    ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente
    a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir
    cada uno de los datos de ese cliente.

    1
    A continuacin se ilustrar paso a paso el procedimiento en la que debemos tener redactada
    la carta y un archivo o base de datos en Excel con la informacin requerida de cada cliente

    1. Carta redactada en Word (Documento principal)

    2. Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, con la informacin


    requerida. (Origen de datos)

    El ejemplo consiste en el envo de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de
    confeccin de uniformes, y lo que haremos es personalizar la carta con los datos de los
    destinatarios. La carta est redactada y lo que deben hacer es copiarla y pegarla en nuevo
    documento de Word:

    Ibagu, marzo 11 de 2015

    Doctor(a)

    Nos permitimos informarle que nuestra empresa se especializa en la confeccin de uniformes


    de dotacin para los diferentes cargos que requieran en su empresa. Contamos con una gran
    experiencia y un personal altamente calificado para ofrecerle a usted un producto de calidad.

    Esperamos poder tenerlo entre nuestros clientes

    Cordialmente,

    Juana Mara Lozano Cuenca

    Gerente Confecciones y Dotaciones Lozano S.A.

    Tel: 2652390 3004512586

    [email protected]

    Vistanos en nuestro sitio web: www.confeccionesydotacioneslozano.com

    2
    Una vez se tenga redactada la carta, se procede a ingresar los datos que se requieren, en
    este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin, los cuales se introducen en
    una hoja de Excel, como se ilustra a continuacin: En este caso tambin pueden seleccionar
    la tabla, copiarla y pegarla en EXCEL.

    Nombre Direccin Empresa Cargo


    Repuestos para
    Carlos Castro Calle 8 # 20-13 Autos Gerente
    Subgeren
    Pedro Ros Cra. 3 # 4-A- 56 Artculos de lujo te
    Ruth Mery Lpez Calle 5 # 25-46 Surtifrutas Asistente
    Mara Jimena Manz. 8 casa 25 El
    Prez Laurel Accesorios Gutty Gerente
    Juan Pablo
    Buenda Cra. 12 # 5 - 12 Colegio Buenda Gerente
    Una vez se hayan introducido los datos, se procede a guardar el documento, mediante la
    pestaa Archivo, Guardar como; pueden grabarlo en la carpeta Mis Documentos con el
    nombre CLIENTES. (Favor tener presente la ubicacin de este archivo). Seguidamente
    vamos al editor de Texto Word, donde hemos copiado la carta que se va a enviar a estas
    personas.

    Una vez se tenga lista la carta, realiza los siguientes pasos:

    1. Pulse en la pestaa Correspondencia

    2. Pulse en el botn Iniciar Combinacin de Correspondencia.

    3. Selecciona la opcin Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia

    Comienza con el asistente de correspondencia que aparece en el lateral derecho de su


    documento

    Pulse en tipo de documento: Carta y luego pulsa en el botn Siguiente, inicie el


    documento

    Pulse Utilizar el documento actual y luego pulsa en el botn Siguiente, seleccione los
    destinatarios

    En Seleccione los destinatarios, pulse Utilizar una lista existente,

    3
    Pulse el botn Examinar (que est ms abajo). Ac es donde se busca el archivo Excel,
    que se guard con la lista de destinatarios.

    Despus al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldr una ventana como la que
    aparece a continuacin:

    Si el archivo de Excel tiene varias hojas, se debe seleccionar la hoja donde est la lista de
    destinatarios y pulsar Aceptar. Seguidamente, aparece una para editar qu registros
    colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo se desea enviar la carta a algunos
    destinatarios y no a todos.

    Luego, vamos a la ventana donde est la carta escrita, para asignar los campos (Nombre,
    direccin etc.). Para hacerlo se pulsa el botn Ms Elementos, aparece una ventana que
    muestra los campos para asignar, lo cuales se colocan en el documento justo donde se
    quiera que se inserte el campo y luego se pulsa Insertar, despus Cerrar y as
    sucesivamente hasta insertarlos todos. Si el campo no est donde debe aparecer en el
    documento, lo puede mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en
    el cual quiere colocar el campo por ejemplo debajo de Doctor(a), se inserta el nombre, luego
    bajo el nombre se inserta el cargo, luego la empresa y por ltimo la direccin.

    Al asignar un campo, en el archivo Word queda por ejemplo el campo de nombre asi:
    <<Nombre>>, es solo el nombre del campo, y es all donde se insertar el nombre del
    destinatario que se cre en la base de datos, quedando de esta manera en el documento:

    4
    Para ver los resultados de la combinacin, se debe ir al paso 4 de 6 y seleccionar Vista
    previa de las cartas y all puede revisar uno a uno los destinatarios o ir al paso 5 de 6
    Seleccione complete la combinacin y luego puede editar todas las cartas y ver cmo se ha
    combinado la correspondencia.

    Las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que dice Finalizar y Combinar se
    puede seleccionar la opcin que se desee:

    1. Editar Documentos Individualmente: Con esta opcin se abre un Archivo Word con la carta
    y los datos correspondientes al nmero de registro que tenga en el cuadro de control.

    2. Imprimir: Se pueden imprimir si tiene una impresora conectada

    3. Enviar por Correo: Esta opcin funciona si tiene configurado el Outlook de Microsoft Office

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