V.

RECURSOS FINANCIEROS

A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

1. Independientemente de cul sea la procedencia de los recursos financieros de un

proyecto, la operacin del mismo se regir por este Manual. Adems de los recursos
regulares del PNUD (TRAC) el financiamiento de las actividades acordadas en el
Documento de Proyecto puede provenir de otras fuentes, tales cmo:

a. Recursos especiales administrados por el PNUD: Estos recursos pueden provenir

de fuentes como: Capacidad 21, Fondo del Protocolo de Montreal, Fondo
Mundial para el Medio Ambiente (GEF), Fondos de Fideicomiso (Trust Funds).

b. Fondos de Agencias del sistema de Naciones Unidas: Estos fondos pueden ser
administrados por el PNUD, tales como Fondo de Poblacin de las NNUU (UNFPA),
Fondos de las NNUU contra la Droga y el Delito (UNODC), ONUSIDA, etc.

c. Costos compartidos: En los presupuestos de los proyectos que administra el

PNUD pueden coincidir recursos financieros provenientes de diferentes fuentes
(gobierno; sector privado; organismos bilaterales, regionales y multilaterales
como el Banco Interamericano de Desarrollo, el Banco Mundial, la Unin
Europea entre otros). Bajo esta modalidad, llamada costos compartidos, los
recursos son depositados en las cuentas bancarias del PNUD destinadas a la
financiacin de las actividades acordadas en el Documento de Proyecto.

B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la

ejecucin nacional son las siguientes:

2. El manejo de los recursos financieros de un proyecto de ejecucin nacional puede

realizarse a travs de cuatro modalidades de transferencia de fondos:

a. Transferencia directa de fondos anticipos de fondos El proyecto solicita

trimestralmente anticipos de fondos para la implementacin de actividades
previstas en el AWP y reporta gastos realizados.

b. Reembolsos El proyecto realiza gastos previstos en el AWP y solicita posterior

reembolso al PNUD.

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 c. Pagos directos El proyecto solicita al PNUD realizar los pagos de insumos que
gestion previamente.

d. Implementacin directa por Agencia cuando se le solicita al PNUD o a otra

Agencia del Sistema de Naciones Unidas que implemente algunas actividades de
los proyectos. En este caso, el PNUD o la Agencia, implementa todo el proceso
requerido y realiza los pagos, sin transferir fondos al proyecto.

3. Todas las transacciones financieras, tanto ingresos como egresos (inclusive los
anticipos solicitados al PNUD), que se realicen en los proyectos, se registrarn en la
moneda en que se efectuaron y se contabilizarn en dlares estadounidenses,
utilizando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente en la fecha
del registro de la transaccin.

4. Como resultado de las fluctuaciones de la moneda local con relacin al dlar

estadounidense, se podrn calcular las prdidas/ganancias sobre los siguientes
rubros:

a. Costos compartidos: En el momento que se produzca una modificacin en el tipo de

cambio operacional de Naciones Unidas como resultado de una devaluacin o
revaluacin monetaria, los saldos remanentes en moneda local no utilizados por la
Tesorera del PNUD estn sujetos a ser revaluados. Las prdidas/ganancias
resultantes de dicha revaluacin se distribuirn entre los Proyectos que hayan
depositado sus contribuciones en el periodo de corte de tasas de cambio de
Naciones Unidas, considerando los saldos remanentes entre los fondos depositados
y los anticipos de fondos pagos directos efectuados durante el periodo. En todos
los casos, este procedimiento est sujeto a disposiciones de la Tesorera Central del
PNUD.

b. Saldos remanentes de Anticipos de Fondos: Los saldos remanentes no utilizados al

momento de modificarse el tipo de cambio operacional de Naciones Unidas
vigente se revalan. De dicho revalo se originan las prdidas/ganancias por
diferencias de cambio.

c. Pagos efectivamente realizados por el PNUD, a un tipo de cambio operacional de

NU diferente al de la contabilizacin del gasto (conocido en Atlas como
ganancias/perdidas efectuadas).

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5. A menos que el Documento de Proyecto indique otro procedimiento acordado
entre las partes, los costos compartidos se debern depositar o transferir en las
cuentas del PNUD utilizadas a tales efectos:

Podra haber cuentas especficas para monedas especficas (i.e. una cuenta exclusiva
para operaciones en dlares Americanos, otra para moneda local, etc.)

Luego de que se realiza un depsito / transferencia a las cuentas del PNUD, el

Asociado en la Implementacin debe enviar, a la brevedad, una copia del
comprobante al PNUD para lograr una rpida identificacin del monto y proceder con
la debida acreditacin al proyecto correspondiente.

El Proyecto deber informar al PNUD, la planificacin trimestral de los posibles

depsitos que efectuar el Asociado en la Implementacin segn lo establecido en el
calendario de pagos del Documento de Proyecto.

Las contribuciones de costos compartidos estarn sujetas a estas reglas financieras y

condiciones, para mitigacin del riesgo financiero, y sern depositadas en las cuentas
del PNUD siguiendo el acuerdo firmado entre las partes.

El Asociado en la Implementacin debe asegurarse que los riesgos sean mitigados en

todo lo posible.

6. Se deben planificar los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo y el

documento de Proyecto e instituir mecanismos de control presupuestario, a fin de
asegurar que todas las solicitudes de pagos, anticipos de fondos y pagos directos
sean tramitadas nicamente si hay disponibilidad financiera y presupuestaria.

7. El Asociado en la Implementacin es responsable de mantener un sistema contable

actualizado que contenga libros, registros y el control suficiente que asegure la
confiabilidad y exactitud en la rendicin de cuentas y en la informacin financiera de
los proyectos.

El sistema contable se deber mantener al da con el respectivo cierre de libros. Es

necesario instituir mecanismos de control para asegurar que todas las solicitudes de
pago directo y adelanto de fondos se tramiten con base en las actividades y cuentas
aprobadas en el presupuesto vigente y en la disponibilidad real de recursos.

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8. En los casos que el Asociado en la Implementacin realice los pagos directamente
mediante anticipos de fondos, ste debe mantener en archivos separados toda la
documentacin que respalde los pagos que efecte a cargo del Proyecto.

En los casos que el Asociado en la Implementacin le solicite al PNUD que efectu los
pagos directamente, el PNUD podr requerir que entregue copia de la documentacin
sustentatoria para el pago con el fin que la oficina monitoree actividades del proyecto
sobre una base transaccional. En cualquier caso, los documentos originales deben
estar disponibles en la oficina del Asociado en la Implementacin para la auditora.
Para solicitar pagos directos, anticipos de fondos, revisiones presupuestales y/o
cualquier otro trmite con el PNUD, se requiere completar y entregar al PNUD el
formulario de control de firmas autorizadas. Cabe sealar que las solicitudes de
contratacin slo pueden ser solicitadas por el Director del Proyecto (Anexo 5 A)

C. ANTICIPO DE FONDOS - TRANSFERENCIA DIRECTA DE FONDOS

9. La modalidad de anticipo de fondos o transferencia directa de fondos consiste en

solicitar al PNUD un monto de fondos para que el Asociado en la implementacin lo
ejecute directamente, con la posterior rendicin de cuentas sobre los fondos
solicitados y ejecutados.

10. El adelanto de fondos se otorga por un periodo mximo de un trimestre, con cierres
en marzo, junio, septiembre y diciembre, debiendo reportar por lo menos a la
finalizacin de cada trimestre los gastos efectuados en el periodo anterior.

11. El PNUD requiere que el Asociado en la Implementacin utilice el formulario de

Autorizacin de Financiacin y Certificacin de Gastos, conocido por su sigla en ingls:
FACE (Funding Authorization and Certificate of Expenditures) para solicitar anticipos y
reportar gastos efectuados (Anexo 5 B). Este formulario es igualmente aplicable para
programas conjuntos con otras Agencias de Naciones Unidas.

12. Para recibir y desembolsar los fondos de anticipos solicitados a PNUD, el Asociado
en la Implementacin debe abrir una cuenta bancaria (Cuenta Corriente o Caja de
Ahorros) en un banco de plaza, bajo la denominacin PNUD - Nmero del Proyecto -
Nombre del proyecto. Dicha cuenta se deber utilizar exclusivamente para dichos
fondos. Adems, no podr tener acceso a ninguna opcin de crdito, tal como
sobregiros, depsitos a plazo fijo, etc. Al finalizar el proyecto es responsabilidad del
Director Nacional el cierre de la cuenta bancaria y reintegro del saldo remanente al
PNUD.
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 En el caso de generar intereses en dicha cuenta, stos debern ser acreditados al
proyecto registrndolos como un crdito en la cuenta "varios" al momento de reportar
el formulario FACE.

La cuenta deber tener dos titulares y los fondos debern ser retirados a dos firmas
conjuntas (de acuerdo a las firmas autorizadas), siendo el Director Nacional del
Proyecto el responsable por el adecuado uso de dichos fondos, as como la
contabilizacin y conservacin de los comprobantes de pagos efectuados. Asimismo,
al momento de abrir la cuenta, se deber autorizar al PNUD para consultar los saldos y
movimientos de la misma.

En los casos que el proyecto reciba anticipos en moneda local y dlares americanos, el
proyecto deber abrir dos cuentas separadas en cada moneda.

Es importante notar que esta/s cuenta/s bancarias no ser/n considerada/s cuenta/s

del PNUD, y ste no har arreglos especficos para su apertura o cierre. Dado que no
son cuentas del PNUD, no otorgar ninguna garanta para su apertura. El Asociado en
la Implementacin ser responsable por mantener un estricto control de esta/s
cuenta/s, realizando conciliaciones al menos trimestralmente (aconsejable
mensualmente) y debe conservar en los archivos toda la documentacin de respaldo
de los movimientos de dicha/s cuenta/s. La/s cuenta/s de anticipos, no podrn ser
utilizadas para otro fin que no sea recibir los fondos que el PNUD le adelanta y realizar
los pagos correspondientes al proyecto a realizarse con los fondos adelantados por el
PNUD.

En casos debidamente justificados, se podr solicitar al PNUD por escrito la excepcin

de la apertura de la cuenta bancaria, en cuyo caso el monto del adelanto solicitado
ser entregado mediante cheque a nombre del Director Nacional del Proyecto.

13. Los gastos efectuados contra los saldos de anticipos de fondos debern cumplir
todos los procedimientos establecidos en esta gua.

14. En el caso que se emitan cheques o transferencias bancarias, debern ser emitidos
nicamente a nombre del beneficiario.

15. Adjunto con cada formulario FACE se deber presentar la conciliacin bancaria a la
fecha de cierre del periodo/trimestre y copia del estado de cuenta bancario al cierre
del periodo/trimestre. Asimismo, el PNUD puede requerir en cualquier momento un
Informe de plan de actividades y resultados trimestrales del proyecto.

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16. Los anticipos de fondos son solicitados a travs de montos detallados por Actividad,
Donante, Fondo y Cuenta, utilizando el formulario FACE considerando el plan de
actividades y resultados del periodo/trimestre. Se consideran solo las obligaciones que
sern abonadas con cargo al Proyecto.

Para solicitar anticipos y/o reportar gastos se debe completar y enviar al PNUD el
formulario estndar FACE el cual tiene las siguientes caractersticas:

a. Debe presentarse cada vez que se solicite un adelanto y a fin de cada trimestre.

b. Los gastos deben reportarse en el mes que fueron efectuados y en las actividades y
cuentas del presupuesto aprobado.

c. Se debe presentar, en caso que as lo requiera, un formulario FACE por moneda en

que se realiz el adelanto.

d. En todos los casos los gastos deben realizarse en la misma moneda en que se
realiz el adelanto.

e. Se debe presentar informacin detallada de la cuenta bancaria donde se debe

realizar el/los depsito/s solicitados.

f. Todos los gastos hechos con cargo a cada adelanto en el curso del trimestre se
contabilizarn en dlares estadounidenses equivalentes al tipo de cambio de
Naciones Unidas vigente en el mes del gasto.

g. Al terminar cada trimestre, los saldos mensuales no reportados de los anticipos en

moneda local se revaluarn al tipo de cambio del siguiente mes y se calcularn las
prdidas / ganancias por tipo de cambio, resultantes de dicha revaluacin. Dichas
prdidas / ganancias se imputarn al presupuesto del proyecto. A fin de minimizar
las diferencias de cambio, es importante reportar gastos y solicitar anticipos
ajustando este manejo de fondos a las reales necesidades de desembolso para el
periodo requerido

h. Los intereses que pudieran generarse en la cuenta bancaria utilizada para los
anticipos de fondos, se podrn acreditar al proyecto (reportndose como un
crdito) en el rubro varios al momento de presentar el formulario FACE al PNUD.

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 Al momento de solicitar el adelanto, el Asociado en la Implementacin debe
cerciorarse de que queden recursos disponibles en el proyecto y que la suma
solicitada no exceda el monto razonablemente necesario para efectuar los gastos
correspondientes a los tres prximos meses.

La utilizacin de los fondos como concepto de anticipos transfiera el PNUD a un

Asociado en la Implementacin como concepto de anticipos, sern de entera
responsabilidad del asociado, debiendo utilizar dichos fondos siguiendo las normas y
procedimientos establecidos en esta gua y de acuerdo al Documento del Proyecto.

17. El Asociado en la Implementacin debe necesariamente presentar el formulario

FACE cada trimestre, dentro de los primeros 15 das del trimestre siguiente. En caso
de no recibirse el informe financiero trimestral dentro del plazo establecido y a los
efectos de proceder al cierre financiero trimestral y posterior emisin de los Informes
Combinados de Gastos (CDR) se considerar que no se efectuaron desembolsos en
el periodo en cuestin y se proceder a revaluar los fondos al tipo de cambio vigente
con la consiguiente diferencia de cambio que ser cargada al presupuesto del
proyecto.

Los desembolsos efectuados por el Asociado en la Implementacin correspondiente

al periodo/trimestre que no sean presentados dentro de los plazos establecidos,
debern ser reportados en el siguiente periodo, con la correspondiente justificacin
del incumplimiento de los plazos.

18. El Asociado en la Implementacin deber mantener un estricto control de la cuenta de

anticipos de fondos, realizando conciliaciones bancarias por los menos una vez por
trimestre y manteniendo los comprobantes que respalden cada movimiento de dicha
cuenta.

19. El Asociado en la Implementacin deber presentar, mediante una solicitud del PNUD
o de sus auditores, los registros de los anticipos de fondos, los estados de cuenta
bancarios, las conciliaciones bancarias y todos los comprobantes que respalden los
movimientos del mismo.

20. En el caso que el PNUD considere que el sistema de anticipos de fondos no se est
utilizando correctamente o no se estn realizando los suficientes controles para un
adecuado uso del mismo, puede discontinuar el uso del mismo para dicho proyecto,
debiendo realizarse todos los pagos mediante solicitudes de pagos directos.

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D. PAGOS DIRECTOS

El Asociado en la Implementacin puede solicitar al PNUD que pague a terceros

directamente bienes y servicios que se hayan adquirido y/o contratado de conformidad
con el Documento de Proyecto y su Presupuesto. Para ello, presenta el formulario estndar
Solicitud de Pago, debidamente completado y firmado (Anexo 5 - C).

La solicitud deber ser presentada al PNUD, por lo menos 5 das antes de la fecha
prevista de pago.

21. La Solicitud de Pago puede estar acompaada por copia de la documentacin que
avale dicho pago.

El Asociado en la Implementacin es responsable de la custodia y archivo ordenado

de la documentacin de soporte original a fin de que estn disponibles para consulta
por parte del PNUD y de los auditores cuando sea requerido.

22. Toda la documentacin (facturas y recibos) que un tercero emita a favor de un

Asociado en la Implementacin en el marco de un proyecto PNUD, debern
realizarse bajo la siguiente denominacin: PNUD - Nmero del proyecto - Nombre
del proyecto.

23. Para solicitar pagos al PNUD relativos a contratos de personal del proyectos, ya sean
de obras o servicios, se deben haber cumplido las normas de contratacin de personal,
estipuladas en el Captulo III - Recursos Humanos- de este manual. En dichos casos, el
recibo deber ser conservado por el Asociado en la Implementacin

Para solicitar pagos directos al PNUD se deben haber cumplido las normas de
adquisiciones de bienes y contratacin de servicios, estipuladas en el Captulo IV-
Recursos Fsicos- de este manual.

24. El Asociado en la Implementacin debe cerciorarse que hayan recursos disponibles en

el presupuesto del proyecto y que la suma solicitada no exceda los fondos disponibles
que cuenta el Proyecto.

En caso que la Solicitud de Pago sea recibida por el PNUD y no se cuente con los
fondos suficientes o que no contenga la informacin requerida para procesar el
mismo, el PNUD no realizar el pago e informar al Director Nacional del Proyecto de
la situacin.

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E. INFORME COMBINADO DE GASTOS (CDR)

25. Este informe expresa, en dlares estadounidenses, el monto total de los gastos
cargados en el proyecto. Tambin reflejar los compromisos firmados vigentes a la
fecha de emisin del Informe Combinado de Gastos (en ingls conocido por su sigla
CDR), si stos han sido registrados en el sistema Atlas. Las prdidas/ganancias
generadas en los saldos de anticipos en moneda local y por pagos hechos en fecha
posterior al registro del compromiso, as como los cargos por recuperacin de costos
del PNUD, sern incluidos en el CDR. El PNUD enviar el CDR al Asociado en la
Implementacin quien lo deber verificar y certificar en el plazo de 15 das de recibido.

26. El CDR deber ser controlado y conciliado con los registros del Proyecto y la
informacin final proporcionada por el PNUD. El CDR y su conciliacin sern
confirmados por el Director Nacional del Proyecto y el original ser enviado al PNUD.

27. La frecuencia de emisin de los CDR puede variar entre trimestral, semestral o como
mnimo anual. Tambin se deber emitir un CDR al finalizar el proyecto.

28. La presentacin del CDR debidamente firmado de acuerdo a los plazos establecidos es
un requisito para continuar anticipando fondos al Proyecto y realizar pagos directos y
efectuar pagos relacionados con el normal desembolso del Proyecto. Si el CDR no es
firmado en tiempo y forma por el Asociado en la Implementacin el PNUD podr
detener las actividades del proyecto hasta que dicha situacin sea solucionada.

29. El CDR debe ser considerado como el informe oficial de gastos del proyecto, que ser
tambin la base para el examen de los auditores.

F. INFORMACIN FINANCIERA

30. El PNUD le brindar al Proyecto o al Asociado en la Implementacin toda la

informacin financiera y presupuestal sobre la ejecucin del proyecto que sea
requerida.

31. Existen tres mecanismos que se aplican para mantener un monitoreo de que los
recursos provistos al Asociado en la Implementacin sean recibidos, gastados y
reportados de acuerdo a las actividades acordadas en el Documento de Proyecto
(CPAP+AWP).

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 Revisin peridica del sistema contable del Asociado en la Implementacin,
utilizado para los fondos recibidos (chequeos realizados por el PNUD o por
consultores externos, o auditoras especiales).

Confirmacin de la implementacin de las actividades previstas (visitas al

proyecto por el personal del PNUD, revisiones anuales y evaluaciones).

Auditoras programadas para un anlisis de los controles internos del Asociado en

la Implementacin, asimismo en el manejo de los fondos.

G. HERRAMIENTAS PARA PRODUCIR INFORMES Y ACCESO EXTERNO A LA

INFORMACIN FINANCIERA EN ATLAS

32. El PNUD puede proveer herramientas para producir informes y acceso externo a la
informacin financiera en Atlas para cada proyecto. A tal efecto, se han desarrollado
dos aplicaciones de software con diferentes facilidades:

MAERA: Esta aplicacin de software fue desarrollada en la regin de Amrica

Latina y el Caribe para facilitar informacin presupuestal y transaccional a los
proyectos. Con un dispositivo de seguridad, las oficinas del PNUD estn en
posicin de otorgar permisos de seguridad estructurados para asociados
seleccionados, permitindoles acceso slo a la informacin relacionada con su/s
proyecto/s. Esta aplicacin se ofrece a los proyectos sin costo. (ver Anexo 5 D)

Acceso Externo: el acceso externo al sistema Atlas es como otorgar un permiso

de usuario general al sistema, pero con limitaciones de acceso de acuerdo al
perfil del usuario. Con un dispositivo de seguridad, las oficinas del PNUD estn
en posicin de otorgar permisos de seguridad estructurados para asociados
seleccionados, permitindoles acceso slo a la informacin relacionada con
su/s proyecto/s.

H. MARCO DE CONTROL INTERNO DEL PNUD

33. La Divisin de Contralora de Gestin en la Oficina Finanzas y Administracin publica

el documento, Marco de Control Interno (Anexo 5-E en este Manual), para comunicar
estndares mnimos y ofrecer orientacin respecto al control interno de Finanzas y
Administracin.

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I. ANEXOS REFERIDOS AL CAPTULO V RECURSOS FINANCIEROS

TTULO DEL DOCUMENTO ANEXO

Registros de Firmas 5-A

Formulario FACE 5-B
Solicitud de Pago 5-C
Herramientas para Informes y Acceso Externo 5-D
Marco de Control Interno 5-E

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