Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por

escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compaa o
empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica

entre las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin
ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el
elemento fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas

por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de
contabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

conforme surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que

intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la

realizacin de los actos de comercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de

dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones realizadas.
Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Clasificacin:
Externos
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego

recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de
pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de
ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los

instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una
registracin contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locacin de bienes.
Conservacin:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados
desde la fecha de emisin del documento.
Comprobantes que intervienen en:
CONCERTACIN DE LA OPERACIN
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERA
Remito
Factura
Ticket
CIRCULACIN DE VALORES
Contado: Cheque
Crdito: Recibo
Nota de dbito
Nota de crdito
Resumen de cuenta
Pagar
Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido

de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operacin.
Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en poder del
que lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o enva al
vendedor.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla

las mercaderas que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio,
fecha de entrega, forma de pago y dems condiciones de la operacin.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por
la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadera que se
detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento
comercial obliga a ambas partes a realizar la operacin en los trminos
establecidos.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes

vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y
la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la
factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se

entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los
efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala
seccin facturacin para que proceda ala emisin de la factura. Por ltimo el
triplicado permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas
salidas.
Factura
Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las

mercancas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y
dems condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a

favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y
con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.
Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en

poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se
contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella

queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad
y medio de prueba legal
Requisitos:
Respecto del vendedor:
Nombre y apellido, o razn social.
Domicilio legal.
Clave nica de identificacin tributaria (C.U.I.T.).
Nmero de inscripcin en el Impuesto a los Ingresos Brutos.
Condicin respecto al Impuesto al Valor agregado.
Fecha de emisin
Numeracin preimpresa, consecutiva y progresiva.
Cdigo de identificacin del documento (A, B o C).
Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.
Respecto del comprador:
Domicilio.
Condicin respecto del IVA.

Clave nica de identificacin tributaria.
Nmero de inscripcin en los ingresos brutos.
Respecto de la mercadera vendida:
Cantidad y descripcin.
Precio unitario.
Importe total.
Condiciones de venta.
Nmero de remito.
Respecto de la imprenta:
Clave nica de identificacin tributaria.
Fecha en la que se realiz la impresin.
Primero y ltimo nmeros de los documentos impresos.
Nmero de C.A.I. (Cdigo de Autorizacin de Impresin).
Fecha de vencimiento.
Nota de dbito
Llmase as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que

le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la
deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino,
etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los
siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se

aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando
se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Nota de crdito
Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de

comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de

precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de
facturacin.
Cheque
Llmase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en
el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorizacin para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago
como el caso del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco
a la presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas
para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin

ella".
c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u

otra equivalente".
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga

siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin
parcial o total de la deuda.
Pagar
Llamase pagar al documento por el cual una persona se compromete a para a

otra, o a quien sta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha
establecida y en un domicilio estipulado.
Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con
la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el
resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.

BIBLIOGRAFA
http://www.monografias.com/trabajos11/docucom/docucom.shtml

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Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por

Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la

Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

Son una constancia de las operaciones realizadas.

Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los

Obligados a emitir documentos comerciales:

Quienes comercializan cosas muebles.

Quienes comercializan o prestan servicios.

Quienes se dedican a la locacin de bienes.

Comprobantes que intervienen en:

Orden de compra o Nota de pedido

Nota de pedido o de compra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se

Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a

Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella

Respecto del vendedor:

Nombre y apellido, o razn social.

Clave nica de identificacin tributaria (C.U.I.T.).

Nmero de inscripcin en el Impuesto a los Ingresos Brutos.

Condicin respecto al Impuesto al Valor agregado.

Numeracin preimpresa, consecutiva y progresiva.

Cdigo de identificacin del documento (A, B o C).

Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.

Respecto del comprador:

Nombre y apellido, o razn social.

Condicin respecto del IVA.

Nmero de inscripcin en los ingresos brutos.

Respecto de la mercadera vendida:

Nombre y apellido, o razn social.

Clave nica de identificacin tributaria.

Fecha en la que se realiz la impresin.

Primero y ltimo nmeros de los documentos impresos.

Nmero de C.A.I. (Cdigo de Autorizacin de Impresin).

Llmase as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que

En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se

Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de

Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de

b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin

c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u

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