Documento Nomina
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1 INTRODUCCION
Las empresas deben hacer efectivo el pago de los salarios de sus empleados bien sea semanal,
quincenal o mensualmente, como retribucin a la actividad laboral realizada por ellos.
8.2 CONCEPTO
Lista de nombres de personas o relacin nominal de individuos que han de recibir haberes o
jornales,
Una regla bsica en la mayora de las organizaciones comerciales es que todo empleado debe
recibir cumplidamente su sueldo, y que el pago debe ir acompaado de un detalle de los clculos
utilizados para llegar al valor neto que debe recibir el trabajador. El procedimiento de la nmina
debe, Por lo tanto, tener capacidad para procesar los datos alimentados al sistema *tales como
nombre de trabajador, cdula, Nit o nmero de EPS, horas normales trabajadas, jornal diario o por
horas, sobretiempo trabajado e impuestos deducidos, y producir de manera rpida y exacta los
documentos requeridos tales como cheques de pago, registros de nmina en el procedimiento de
consignacin electrnica a las cuentas bancarias de los empleados, estados de retenciones e
informes para las diferentes entidades oficiales, adems de lo anterior el sistema de nmina debe
contar con las suficientes protecciones que impidan excesos de pagos a los empleados, doble
expedicin de cheques, pagos a empleados ficticios y el mantenimiento de aquellas personas que
han terminado su contrato como empleados
8.3 OBJETIVOS
Est constituido por todo lo que recibe el trabajador, tanto en dinero como en especie (alojamiento,
alimentacin vestuario para l o su familia) y que implique retribucin por el trabajo que a porta,
sea cual fuese la forma o denominacin que se d a la relacin laboral entre el patrono y el
trabajador. Sueldo o salario, bonificaciones, comisiones, primas habituales, horas extras, recargo
Nocturno, participaciones, retribucin de dominicales o festivos, viticos, etc.
Es el Valor que realmente obtiene el trabajador de acuerdo con la cantidad de das laborados. Para
su liquidacin se aplica la siguiente formula.
30
Es un auxilio que se otorga mensualmente a trabajadores cuyo salario no sea superior al doble del
salario mnimo legal.
El valor del Subsidio y del salario mnimo se incrementa cada ao por disposicin gubernamental.
Para la liquidacin del subsidio de transporte de los trabajadores cuyo sueldo se paga
quincenalmente se puede optar por dos alternativas; liquidar la totalidad del subsidio en la primera
quincena o liquidar quincenalmente la fraccin correspondiente. Para el segundo caso se aplica la
siguiente frmula.
Subsidio de Transporte X 15
30
De acuerdo con lo anterior, si un trabajador, por alguna circunstancia, debe laborar un domingo o
festivo, se hace acreedor al descanso compensatorio en otro da hbil y al recargo correspondiente
al salario de un da. Si no se le otorga descanso compensatorio, se hace acreedor a un recargo
equivalente al salario de dos das. Para cada caso se aplican las siguientes reglas.
30
30
El trabajo Nocturno se realiza entre las 6 de la maana y las 6 de la tarde. A la actividad laboral
que se lleva a cabo entre las 6 de la tarde y las 6 de la maana se denomina trabajo Nocturno.
Los trabajadores que por cualquier razn tienen una jornada de trabajo que incluye un horario
nocturno, tienen derecho a que cada hora nocturna se le pague con un recargo del 35% sobre el
salario bsico. P ara su Liquidacin se aplica la siguiente Formula.
240
La hora extra Diurna debe liquidarse de acuerdo con el valor de una diurna ms el
25% de recargo, es decir, con un valor equivalente al 125% de la hora diurna. Para
la liquidacin puede aplicarse la siguiente Frmula.
240
La hora extra Nocturna debe liquidarse de acuerdo con el valor de una diurna ms
el 75% de recargo; es decir, con un valor equivalente al 175% de la hora diurna.
Para su liquidacin puede aplicarse la siguiente frmula.
240
8.5.6.1 Comisiones
Algunas empresas dedicadas a las ventas, con el objeto de movilizar a sus vendedores, les
ofrecen un porcentaje sobre el valor total de las ventas logradas. Por este concepto, las empresas
deben liquidar y pagar las comisiones a sus empleados.
8.5.6.2 Viticos
8.5.6.3 Bonificaciones
Corresponden a las sumas que algunas empresas pagan peridicamente a sus trabajadores, por
simple liberalidad de un acuerdo con ciertos pactos laborales; por esta misma razn no se puede
establecer una frmula fija para su liquidacin.
8.5.6.4 Participaciones
Algunas empresas hacen participes a sus trabajadores de las utilidades obtenidas en cada
ejercicio; el monto de la participacin puede variar de acuerdo con la antigedad del trabajador y
otros criterios.
Son las disminuciones obligatorias que el patrono debe hacer al sueldo de sus trabajadores, por
diferentes conceptos estipulados por la Ley, como retencin en la fuente y Seguro Social y EPS
actualmente.
8.6.1 Seguro Social y/o Otras entidades prestadoras del servicio (EPS)
Reglamentados por la ley 100 de 1993 para regular el servicio pblico esencial en salud y crear
condiciones de acceso de toda la poblacin al servicio, en todos los niveles de atencin.
Los servicios de salud los puede administrar el ISS o entidades particulares vigiladas por el Estado.
Las Entidades Promotoras de Salud son las responsables de la afiliacin y el registro de los
afiliados y del recaudo de sus aportes por delegacin del Fondo de Solidaridad y Garantas. Su
funcin bsica ser organizar y garantizar directa o indirectamente la prestacin del Plan de Salud
Obligatorio a los afiliados y girar, dentro de los trminos previstos en la Ley la diferencia entre los
ingresos por cotizaciones de sus afiliados y el valor de las correspondientes unidades de pago por
captacin al Fondo de Solidaridad y Garanta.
Est constituido por el salario bsico, trabajo extra, comisiones, gastos de representacin y dems
remuneraciones que sean factor salarial; se excluye el auxilio de transporte. En ningn caso de la
base de cotizacin podr ser inferior al salario mnimo legal ni superior a 20 salarios mnimos
legales, salvo para el servicio domstico que no puede ser inferior al 50% del salario mnimo.
El IBC, adems incluye el valor correspondiente a los das de incapacidad que haya presentado el
trabajador en el mes respectivo.
El Sistema General de Pensiones tiene por objeto garantizar a la poblacin el amparo contra las
contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las
pensiones y prestaciones determinadas por la ley (Art. 10 Ley 100 de 1993), y ampliar la cobertura
de proteccin a la poblacin que carece de un sistema de pensiones.
8.6.2.2.1 Pensin.
El aporte a partir del primero de enero de 1996 es el 13.5%, del cual el 25% est a cargo del
trabajador y el 75% a cargo del empleador.
8.6.2.2.3 Salud.
Medicina clsica:
El 8% del ingreso base de cotizacin, del cual un tercio est a cargo del trabajador y dos tercios a
cargo del empleador.
Medicina familiar:
El 12% del ingreso base de cotizacin, del cual un tercio est a cargo del trabajador y dos tercios a
cargo del empleador.
Ejemplo:
INVERCO LTDA, presenta autoliquidacin de sus trabajadores con sistema de salud, medicina
familiar y fondo de pensiones:
Alonso David: sueldo bsico $200.000, comisiones $70.000, extras y recargo nocturno $80.000.
8.6.3 Descuentos.
8.6.4 Prstamos
Algunas empresas, previos trmites legales, hacen prstamos a sus empleados quienes, a su vez,
se comprometen a cancelar su obligacin con cuota de sus futuros ingresos salariales o
prestaciones sociales por ejemplo, frente a una calamidad domstica del trabajador, las empresas
suelen hacer avances de sus futuros salarios o ingresos laborales, de tal manera que pueda
solucionar oportunamente la emergencia.
Los trabajadores sindicalizados, de acuerdo con los estatutos del sindicato, deben aportar un
porcentaje de sus salarios o una cuota fija para administracin. En ambos casos, el patrono se
encarga de hacer la deduccin correspondiente de la nmina para entregarla a la entidad sindical.
Corresponde a la suma de los valores por retencin en la fuente, cuotas de cooperativa, aportes
sindicales, pagos de obligaciones crediticias o anticipos. La diferencia entre el total devengado y el
total deducido constituye el neto por pagar al trabajador.
Para contabilizar la nmina de empleados debe hacerse un cargo a Gastos Operacionales por el
Total devengado, con los registros de los valores parciales de las respectivas subcuentas como
sueldos, auxilio de transporte, dominicales y festivos, recargo nocturno, horas extras, viticos,
bonificaciones, participaciones, primas, etc.
8.7.1 Apropiaciones
Los patronos estn obligados, por ley, a efectuar aportes monetarios con destino a los institutos
descentralizados encargados de prestar servicios sociales a los trabajadores.
Para tal aporte se liquida con base en la nmina y para su contabilizacin se carga a Gastos
Generales.
Las instituciones beneficiarias de los a aportes patronales son: Instituto de Seguros Sociales y las
dems entidades prestadoras de servicio, Caja de compensacin familiar, Instituto de Bienestar
Familiar, e institutos de formacin y capacitacin Laboral como el SENA.
8.7.1.1 Aportes parafiscales.
Ejemplo:
317.575
Total
8.7.1.2 Provisin para prestaciones sociales.
Con el fin de causar los gastos correspondientes a las prestaciones sociales que adeuda a los
trabajadores, el empleador debe calcular las provisiones sobre su nmina mensual.
Frmula Valor
1.200.000*1% 12.000
Intereses sobre cesantas*
1.200.000*1/12 100.000
Prima de servicios
1.200.000*1/24 50.000
Vacaciones
262.000
Total
La empresa Comercial Andina suministra la siguiente informacin para elaborar la nmina del mes
de noviembre de 1998:
1. El gerente Oscar Chaves tiene un sueldo mensual de $1.800.000, descuentos por libranza
$350.000.
2. El contador Alberto Len tiene un sueldo de $960.000 y trabajo 20 horas en jornada nocturna.
3. Claudia Cabrera, sueldo mensual de $240.000, trabajo adems 8 horas nocturnas, 4 horas
extra diurnas y 1 festivo y 4 horas extra nocturnas un da ordinario.
Salud:
Fondo de Pensiones:
TOTAL: 27.600
CONTABILIZACION DE LA NOMINA
La nmina como soporte contable origina dos asientos: uno por lo devengado, deducido y pagado
y otro por los aportes y prestaciones sociales; utilizando la codificacin que reglamenta el Plan
nico de Cuentas PUC-.
Valor devengado, deducido y pagado
* Total devengado
** Total deducido
RETENCIN Y APORTES DE
2370 981.940**
NMINA