GENERALIDADES
Los documentos en general constituyen un soporte material que contienen
informacin, cuyo objeto es el de transmitir conocimientos o ideas,
permitiendo la comunicacin humana, adems de ser un importante medio de
formacin y enseanza.
Tradicionalmente, la forma ms habitual de un documento era el documento
impreso. Sin embargo y principalmente a lo largo del siglo XX, han ido
apareciendo nuevas formas de transmitir la informacin y por lo tanto, nuevos
tipos de documentos (fotografas, discos, pelculas, soportes magnticos).
Finalmente, la gran revolucin ha llegado de la mano de la informtica mediante
la aparicin de los documentos electrnicos.
Para efecto del presente trabajo, nos ocuparemos de dos tipos de
documentos: el MEMORIAL y el OFICIO.
I. EL MEMORIAL
A) CONCEPTO
El memorial es el documento mediante el cual se formulan peticiones de
orden colectivo o pblico, es usado por los miembros de la comunidad para
solicitar algo en bien de la colectividad y nicamente se dirige a los organismos
estales o privados, jams a las personas naturales, en tal razn es que lo firman
todas las personas interesadas en el pedido.
Ejemplo: solicitar la apertura de una calle, asfaltado de un parque, solicitar
servicio de agua potable o fluido elctrico para una comunidad, gestionar una
partida econmica para mejoramiento de una carretera, etc.
B) PARTES DE UN MEMORIAL
1. Sumilla: sntesis de lo que se pide
2. Destinatario: Cargo del Funcionario al que se dirige el pedido.
3. Datos generales de los solicitantes o identificacin de los
peticionantes.
4. Cuerpo o contenido: exposicin de los motivos (exponiendo necesidades,
sustentando razones de hecho y dispositivos legales si fuere el caso)
5. Remate o frase final: Es justicia que esperamos alcanzar o Por
estar conforme a ley
6. Lugar y fecha: de redaccin de lo solicitado.
7. Firma de los solicitantes y en caso de no saber firmar se imprime la
huella digital del dedo ndice derecho o el que corresponda segn el caso.
C) Notas importantes de la redaccin de un memorial:
1. Tambin puede iniciar el memorial con el nombre del ao, o lugar y la
fecha.
2. El cuerpo o exposicin de motivos puede dividirse en prrafos
numerados.
3. Los firmantes de un memorial deben ser ciudadanos mayores de
edad, hombres y mujeres.
4. El memorial es un documento cuya extensin depende de los asuntos,
motivos, argumentos de las peticiones que se formulan.
5. El memorial es firmado por varias personas.
EJEMPLO DE MEMORIAL
AO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU
Sumilla:SOLICITAMOS
PAVIMENTACION DE CALLE
MEMORIAL AL SEOR ALCALDE de la PROVINCIA de TRUJILLO
Los recurrentes, vecinos y habitantes del Barrio 29 de Diciembre del
Distrito de Trujillo, Provincia de Trujillo, Regin La Libertad, a Usted, Seor
Alcalde, con el debido respeto, nos presentamos y exponemos lo siguiente:
1. De acuerdo a la Ley Orgnica de Municipalidades, el Gobierno Municipal
es el encargado de velar por el desarrollo de la ciudad y bienestar de los
vecinos, cuidar del ornato y la seguridad de la poblacin en general.
2. Que como es de conocimiento pblico, el Barrio 29 de Diciembre
constituye un polo de expansin urbana en nuestro distrito, habindonos
encargado los vecinos y moradores que nuestras calles guarden la
armona que manda el Reglamento de Construcciones y Edificaciones as
como las Normas de Defensa Civil, siendo que la Calle Santa Mara se
encuentra sin pavimentar, circunstancia que ocasiona malestar en los
moradores y sobre todo es motivo de enfermedades de nuestros nios y
ancianos, por lo que es de urgente necesidad que su Comuna disponga lo
conveniente a efecto de que se pavimente la mencionada Calle Santa
Mara, la misma que tiene 8 cuadras de largo.
3. As mismo, hacemos de su conocimiento que por gestin vecinal, la
empresa SEDALIB ha cumplido con instalar la tubera de agua y desage
a todos los inmuebles de nuestro barrio, la misma que viene operando sin
ningn inconveniente.
4. Por otro lado, en sesin del da 15 de julio del ao en curso, y de acuerdo
a lo conversado con Usted, se acord que cada vecino es responsable de
la construccin de la vereda de su inmueble, contando a la fecha con el
material a utilizarse y la mano de obra la prestaran los pobladores,
habindose ya organizado los equipos y turnos que le corresponde a cada
vecino.
POR LO EXPUESTO:
Recurrimos a Usted Seor Alcalde Provincial, a efectos de
SOLICITARLE se sirva disponer lo que corresponda y ordene la
PAVIMENTACION de la CALLE SANTA MARIA del Barrio 29 de
Diciembre, es justicia que anhelamos alcanzar.
Trujillo, 12 de octubre del 2016.
Nombre y apellidos DNI firma
1. ----------------------------------- -------------- ---------------
2. ----------------------------------- -------------- ----------------
3. ----------------------------------- -------------- ----------------
4. ----------------------------------- -------------- ----------------
5. ----------------------------------- -------------- ---------------
6. ----------------------------------- -------------- ----------------
7. ----------------------------------- -------------- ----------------
8. ----------------------------------- -------------- ----------------
9. ----------------------------------- -------------- ---------------
10. ----------------------------------- -------------- ----------------
11. ----------------------------------- -------------- ----------------
12. ----------------------------------- -------------- ----------------
13. ----------------------------------- -------------- ---------------
14. ----------------------------------- -------------- ----------------
15. ----------------------------------- -------------- ----------------
16. ----------------------------------- -------------- ----------------
17. ----------------------------------- -------------- ----------------
18. ----------------------------------- -------------- ----------------
II. EL OFICIO
A) CONCEPTO
El oficio es el documento que sirve para comunicar disposiciones,
consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de
agradecimiento, etc.
Este tipo de documento se utiliza en las instituciones como los
ministerios, embajadas, municipios, colegios, sindicatos, poderes del
estado, y en general en las oficinas y reparticiones del estado.
B) CLASES DE OFICIO
b.1) OFICIO SIMPLE
b.2) OFICIO MULTIPLE
b.3) OFICIO de TRANSCRIPCION
OFICIO SIMPLE O DIRECTO
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va
dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una
felicitacin, una
peticin,agradecimiento o informacin de eventos o actividades institucionales,
culturales o deportivas, o para gestionar un servicio.
El OFICIO MULTIPLE
Es el que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de un
destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el
nmero de oficio, dejando en blanco la parte correspondiente para escribir el
nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo al momento de su
remisin.
Este tipo de oficio sirve, adems, para agilizar las labores
administrativas y cuyas rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias
o informaciones debe remitirse en forma simultnea.
El trato que se considera en el oficio mltiple va dirigido a subordinados,
o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.
Su estructura es la misma del oficio simple, pero todos los ejemplares
estn numerados con el mismo nmero.
OFICIO de TRANSCRIPCION
Es el oficio que sirve para transcribir el contenido de un acuerdo,
resolucin, directiva, decisin, informe, etc. Y se plasma el texto tal como se
da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o
prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento
es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro
y fuera de una institucin.
C) PARTES DEL OFICIO
Membrete: de la empresa o de la institucin que remite el documento
Nombre del Ao: es la denominacin que el Gobierno le da al ao actual.
Lugar y fecha: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.
Numeracin: en esta parte se escriben tres datos, la palabra oficio con
maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua
y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas,
separada por una lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se
dirige.
Asunto: que se escribe con maysculas seguida de dos puntos y luego, en
resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el
cuerpo.
Referencia: se usa slo cuando es necesario mencionar la numeracin del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta, se escribe con mayscula y debajo del asunto; en algunos casos esta
parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se da a conocer el
mensaje de la comunicacin, en forma breve, clara y precisa.
Despedida: debe ser amable y cortes.
Firma y posfirma: la firma es lo que se escribe a mano, mientras que la
posfirma es la que contiene el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y el cargo que le distingue, ms el sello de la institucin o
dependencia.
Iniciales: del remitente que se escriben con letras maysculas y en minsculas
las de la persona que escribi el documento.
Anexo: Aqu se indica si se adjunta algn documento, catlogo, revista, tarjeta,
programa, etc., es lo que se agrega o acompaa al oficio.
Distribucin: Se menciona a las dependencias y/o personas a quienes va
dirigido el oficio.
MODELO DE OFICIOS - oficio simple o directo
PODER JUDICIAL
AO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU
Trujillo, 17 octubre 2016
OFICIO N 1007-2016-PJ/CSJLL-1JP
Seor Doctor
ORLANDO RIOS PEREZ
Director de Antecedentes
Presente.-
ASUNTO: Anulacin antecedentes
REFERENCIA: Proceso N 505-2015
De mi consideracin:
Es grato dirigirme a Usted, a fin de comunicarle que mi
Despacho a ORDENADO se ANULEN los antecedentes derivados del proceso de la
referencia seguido contra JUAN LLANOS SANCHEZ por el delito de robo, al
haber sido ABSUELTO de los cargos que se le imputan, mediante sentencia N 150
emitida con fecha 5 de octubre del ao en curso, cuya copia se adjunta.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi
estima personal.
Dios Guarde a Usted,
------------------------------
JAIME HORNA LEON
Juez 1 Juzgado Penal
Trujillo
JHL/rca
Anexo: sentencia N 150
cc. oficina antecedentes
archivo
SERCON PERU (modelo de oficio mltiple)
AO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU
Trujillo, 17 octubre
2016
OFICIO MULTIPLE N 100-2016-SP/GG
Seor
ORLANDO RIOS PEREZ
Jefe de la Unidad de Personal
Presente.-
ASUNTO: Uso de uniforme
REF: acuerdo de directorio N 5-2016
Es grato dirigirme a Usted, a fin de comunicarle que de acuerdo al
documento de la referencia, cuya copia adjunto, la Jefatura a su Cargo, debe de
exigir al personal que labora en la Jefatura a su cargo el USO del UNIFORME que
se les ha entregado, con el carcter de OBLIGATORIO, bajo responsabilidad.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi
estima.
Dios Guarde a Usted,
----------------------------
JAIME HORNA LEON
Gerente General
JHL/rca
Anexo: acuerdo de directorio N 5-2016
cc. Unidad de Personal
Unidad de Tesorera
Unidad de Logstica
Unidad de Estudios y Proyectos
archivo
SERCON PERU (oficio de
transcripcin)
AO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU
Trujillo, 17 agosto
2016
OFICIO N 45-2016-SP/D
Seor Ing.
ORLANDO RIOS PEREZ
Gerente General
SERCON PERU
Presente.-
ASUNTO: Uniforme del Personal
REF: acuerdo de directorio N 5-2016
De mi consideracin:
Me dirijo a Usted, a fin de trascribir la parte pertinente del
Acuerdo de Directorio N 5-2016: con el informe favorable de las jefaturas
correspondientes, SE ACORDO: APROBAR el USO de UNIFORME de todo el
personal de la empresa, cuyo uso ser de carcter OBLIGATORIO, APROBAR el
presupuesto correspondiente para la compra de los uniformes para todo el
personal de la empresa con una periocidad de dos uniformes en temporada de
verano y dos uniformes en temporada de invierno para su respectivo
cumplimiento.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi
estima personal.
Dios Guarde a Usted,
----------------------------
JAIME HORNA LEON
Presidente Directorio
SERCON PERU
JHL/rca
cc. archivo
