Universidad Nacional de Crdoba

Departamento Universitario de Informtica

Manual
de
CALC
1' Edicion

Ao 2011
Director del Departamento de Informtica
Ing. Daniel Britos

Coordinacin
Ana Gabriela Llims

Autora
Lic Natalia Garayalde

Ao 2011
 Curso de Calc

INTRODUCCIN

Calc es el programa de hojas de clculo de OpenOffice.org, similar a Microsoft Excel.

Debido a que se trata de un programa con licencia libre para modificarlo, constantemente se
renueva con nuevas versiones.

El programa Calc est diseado como un libro con distintas hojas donde usted puede
introducir datos, realizar clculos con frmulas matemticas y/o estadsticas y generar grficos.
En este curso trabajaremos con la descripcin de las caractersticas y las
funcionalidades bsicas de una hoja de clculo. Simultneamente, abordaremos operaciones
con Calc, desarrollando actividades prcticas de aprendizaje a partir de las cuales usted podr

realizar una autoevaluacin de los conocimientos aprendidos. Nuestra meta es que usted
adquiera destrezas en forma autnoma en el uso de Calc.
Esta gua est organizada en cinco captulos, segn objetivos de aprendizaje a alcanzar:
Captulo 1: Entorno Calc: Reconocer y explorar los elementos ms importantes del
entorno de Calc. Guardar un archivo de Calc.

Captulo 2: Introducir datos: Ingresar datos en las hojas de clculo, desde las
celdas o la Barra de Frmulas. Reconocer los tipos de datos que se utilizan en Calc.
Aplicar comandos y tcnicas bsicas de edicin para dinamizar el ingreso de datos.

Captulo 3: Formato: Modificar el formato o diseo a los diferentes componentes

de la hoja de clculo (celdas, columnas, filas, pgina) a travs del Men Formato.

Captulo 4: Funciones: Aplicar sus conocimientos previos a la construccin de

frmulas que relacionen distintos valores numricos de una hoja. Explorar los
procedimientos que permiten optimizar el uso de frmulas, minimizando la posibilidad de
cometer errores. Copiar y pegar frmulas, teniendo en cuenta las referencias relativas,
absolutas y mixtas. Realizar una aproximacin a las opciones de ordenamiento y filtrado de
datos a travs del Men Datos.

Captulo 5: Insertar grficos: Crear y editar un diagrama o grfico con los datos
ingresados en la hoja de clculo.

Para lograr estas metas deber leer atentamente los conceptos expuestos y resolver las
actividades de aprendizaje. Ante cualquier dificultad, repase los temas que no le queden claros
y no dude en consultar al docente. Asimismo, puede consultar en la pgina web oficial de
OpenOffice: http://es.openoffice.org/. Es importante que encuentre respuestas a todas sus
inquietudes.

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CAPTULO 1

Entorno Calc
 Curso de Calc

INICIO DE CALC

Para ejecutar Calc en Windows vaya al Men Inicio y active el submen Todos los
programas. El programa Calc se encuentra dentro del submen OpenOffice.org.

Inicio > Todos los programas.> OpenOffice.org > Calc

Para ejecutar Calc en Linux vaya a Aplicaciones y active el Men Oficina .

Aplicaciones > Oficina > OpenOffice.org Hojas de clculo

Al abrir el programa Calc, observar una plantilla de bienvenida que le permite

seleccionar el tipo de documento que desea abrir. Haga click sobre la opcin hoja de clculo,
que es un documento de trabajo.

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 Curso de Calc

Una vez que haya ingresado a Calc, en su pantalla aparecer la ventana de aplicacin.

En la figura de la siguiente pgina puede identificar cada uno de los elementos de la

ventana de Calc:

Barra de Ttulo Barra de Men Barra de Herramientas Barra de Botones de

Estndar Herramientas Control de
de Formato Ventana

Barra de
Frmulas

Celdas

Barras de
Hojas Desplazamiento
Barra
Estado

Barra de Ttulo
Contiene el smbolo del programa, el nombre del archivo que se est editando y, en el
extremo derecho, los botones de control que se utilizan para minimizar, maximizar o restaurar y
cerrar una aplicacin, respectivamente.

Barra de Men
Contiene las entradas a cada uno de los menes de tareas del programa, organizados
por tema o campo de aplicacin. Los componentes de la Barra de Men en OpenOffice Calc
son: Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana y Ayuda.
Es importante destacar que en esta Barra de Men se encuentran todas las
herramientas y acciones posibles de efectuar en Calc. Sin importar la versin del programa que
se instale (en las que puede variar considerablemente el entorno visual) podremos buscar las
herramientas que estn disponibles explorando los menes desplegables de la Barra de Men.
Haciendo click en cada entrada de la Barra de Men se despliega el men

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 Curso de Calc

correspondiente. Para desactivar un men, haga click en cualquier lugar de la pantalla.

Las opciones que se ven en color gris son opciones que no estn habilitadas en ese
momento. Por ejemplo, si no ha introducido ningn dato al archivo, la opcin Deshacer estar
inhabilitada. Esto sucede para todos los menes de la Barra de Men.
A su vez, dentro de los menes podemos encontrar submenes; estos se identifican con
una pequea flecha en la lista de opciones. Haciendo click sobre esta flecha accedemos a las
opciones que posee el submen. Ejemplo: El submen Fila del Men Formato contiene los
siguientes submenes: Alto, Ancho ptimo, Ocultar, Mostrar.

Como puede observar, en los menes desplegables de la Barra de Men, algunas

opciones tienen tres puntos suspensivos (ejemplo: Celdas...). Esto significa que si
seleccionamos esa opcin se abrir un cuadro de dilogo, donde deber seleccionar algunas
alternativas o completar con ciertos datos.

Barras de Herramientas
Existen diferentes Barras de Herramientas que se pueden activar/desactivar desde el
Men Ver > Barra de Herramientas. Las ms utilizadas son: Estndar, Formato y Frmulas.

La Barra de Herramientas Estndar contiene los smbolos de las funciones ms

habituales de uso; la Barra de Herramientas Formato permite modificar rpidamente el texto
en los documentos, la Barra de Funciones permite realizar distintos tipos de clculos.

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Curso de Calc

Cuando elige una Barra de Herramientas, la misma aparece flotando sobre el rea del
documento a modo de ventana flotante. Arrastrndola desde la Barra de Ttulos con el botn
izquierdo del mouse se puede trasladar hasta un sector que no le moleste para trabajar. Puede
tambin adosarla a los bordes de la ventana de Calc; para esto debe arrastrarla hacia algn
lateral y un marco gris le indicar cual ser la ubicacin de la barra si la suelta en ese
momento.

Barra de
Titulo

Men rea de
desplegable Arrastre

Para elegir los botones que desea dejar visibles en la Barra de Herramientas, debe
acceder a la flecha negra de men desplegable, elegir la opcin Botones Visibles y
seleccionar con un click sobre los botones que desea mostrar u ocultar. La opcin Personalizar
le permite modificar cada una de las Barras de Herramientas para adecuarlas a su gusto o
necesidad.

Menes Emergentes
Los Menes Emergentes se activan con el botn derecho del mouse sobre el elemento
seleccionado. Se trata de una forma ms rpida de acceder a las opciones de la Barra de
Men.
Estas funciones u opciones de men dependen del lugar en donde haga click, de manera
que tendr a la vista slo las funciones que son aplicables en ese lugar/elemento/seleccin. Por
esto, es importante recordar que antes de activar un men, debe seleccionar primero el dato a
modificar. Por ejemplo, haciendo click con el botn derecho del mouse sobre el texto, obtiene
un Men Emergente que le ofrece herramientas del Men Formato, adicionando algunas
opciones de otros menes, como la opcin Pegar, que se encuentra en el Men Editar.

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 Curso de Calc

Barra de Estado
Proporciona informacin sobre el documento activo, como el nmero de la hoja donde
est ubicado actualmente, el nmero total de hojas, el estilo de hoja, la funcin con la que est
trabajando, datos de la escala en la que est trabajando, etc.

Barras de Desplazamiento
Permiten desplazar el campo de visin del documento cuando sus dimensiones exceden
la ventana de trabajo. Hay dos Barras de Desplazamiento: Inferior (desplazamiento
horizontal), Derecha (desplazamiento vertical).

Hojas
Una hoja de clculo contiene por defecto tres hojas, que son las tres pestaas que
aparecen arriba de la Barra de Estado. Si se requiere, se pueden agregar ms hojas. Para
pasar de una hoja de clculo a otra, slo debe pulsar sobre la pestaa que presenta cada hoja.

Celdas
La interseccin de una fila y una columna recibe el nombre de celda, y se identifica por la
combinacin de letra y nmero correspondientes a la columna y fila a las que pertenece. Las
filas, se disponen en forma horizontal y se identifican por un nmero. Las columnas se ubican
verticalmente y se referencian con una letra. La Referencia es el nombre de la/s celda/s.

Barra de Frmulas
En la Barra de Frmulas se puede observar la Referencia de la celda en la que nos
encontramos. Desde aqu tambin se puede modificar el contenido de la celda. La Barra de
Frmulas contiene los elementos que se sealan en la siguiente figura:

Botones: Funcin, Eliminar, Validar.

Celda Contenido de la
activa celda activa

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Curso de Calc

DESPLAZARSE DENTRO DEL DOCUMENTO

Dentro de la hoja de clculo podemos desplazarnos de distintas maneras.

Puede trasladarse de una hoja a otra dentro de un libro, haciendo click en la pestaa que
lleva su nombre.

Para desplazarse dentro de cada hoja del libro Calc, puede utilizar las Barras de
Desplazamiento.

Adems, puede moverse utilizando el teclado. En este caso, no slo se desplaza por el
documento, adems selecciona o activa una celda diferente a su paso.

<Re-Pg> Retrocede una pgina

<Av-Pg> Avanza una pgina
<Control> + Flecha Izquierda Primera celda que contenga datos
<Control> + Flecha Derecha ltima celda que contenga datos
<Inicio> Primera celda de la lnea
<Control> + <Inicio> Principio de la hoja
<Control> + <Fin> Fin de la hoja

Las teclas de direccin, avanzan en los sentidos especificados

Seleccionar celdas

Un paso bsico antes de comenzar a realizar operaciones es conocer las posibles

formas que tenemos de seleccionar las celdas.

Para introducir o modificar datos, primero debe seleccionar las celdas que contienen los
datos. Las celdas seleccionadas se denominan celdas activas y se remarcan con un borde de
mayor grosor. Adems, la Barra de Frmulas exponen el contenido de las celdas
seleccionadas.

Seleccionar una celda

Para seleccionar una celda slo debe hacer un click sobre la misma.

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 Curso de Calc

Seleccionar un grupo de celdas

Generalmente a un grupo de celdas se las denomina Rango o Bloque de celdas. Un
rango es un conjunto de valores que pertenecen a un determinado intervalo y que se expresa
con dos puntos entre las celdas que lo contienen. Por ejemplo el rango C10:C12 contiene las
celdas C10, C11 y C12. Los dos puntos (:) simbolizan las celdas intermedias restantes del
bloque o rango. Ms adelante, cuando opere con funciones sobre un rango deber expresar el
rango entre parntesis para que la funcin acte sobre l. El rango contenido entre parntesis
pasa a ser el Argumento de la funcin; es decir, sobre lo que tiene que actuar. Cabe aclarar
que una nica celda seleccionada tambin constituye un rango o bloque y se expresa, por
ejemplo, D5:D5. A los fines de unificar conceptos, en esta gua denominaremos Rango o
Bloque" a un conjunto de dos o ms celdas. Existen varias formas de seleccionar un rango:

Activar la primera celda del rango y, sin soltar el botn del mouse, arrastrar el cursor
hasta la ltima celda.

Seleccionar la primera celda del rango y, manteniendo presionada la tecla <Shift>,

seleccionar la ltima celda del rango.

Introducir en la Barra de Frmulas la Referencia del rango. Es decir, la designacin

de la primera celda seguida por dos puntos y la designacin de la ltima celda. Por ejemplo, en
la siguiente figura se muestra el rango C2:F5.

Seleccionar filas y columnas

Para seleccionar una fila o columna completa se hace un click sobre la letra de la
columna o nmero de la fila. Tambin puede seleccionar varias filas o columnas contiguas.

Seleccionar celdas discontinuas

Para seleccionar varias celdas que no se encuentran todas juntas formando un rango, se
activa la primera celda y, presionando la tecla <Ctrl>, se seleccionan el resto de las celdas. Con
el mismo procedimiento, se pueden seleccionar rangos, filas y columnas discontinuos.

Seleccionar todas las celdas

Para seleccionar todas las celdas, simplemente se hace un click sobre el cuadro de
interseccin entre las columnas y las filas.

Seleccionar rangos extensos

Para seleccionar rangos extensos pulse la tecla <F8> y a continuacin desplace el cursor
con las teclas de direccin. Tambin se pueden utilizar las teclas <Av Pg> o <Re Pg>. Para
finalizar el modo de seleccin extendido, pulse la tecla <Esc>.

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Curso de Calc

ACTIVIDAD N1: Abrir una hoja de clculo

1. Active Calc y explore su entorno

Ejecute el programa Calc e identifique los elementos que conforman el entorno de la ventana
de Calc. Despliegue cada uno de los menes de la Barra de Men y observe sus contenidos.

2. Reconozca las diferentes formas del cursor

Recorra con el mouse la zona de los menes, la zona de las celdas, los nmeros
correspondiente a las filas y las letras que designan las columnas. Observe los cambios que
experimenta el cursor a cada paso.

3. Seleccione una celda

Haga click en una celda. Observe que en el rea de hoja de la Barra de Frmulas figure la
referencia a la celda activa.

4. Seleccione ms de una celda

Seleccione dos columnas discontinuas. Luego seleccione un salpicado de celdas dispersas.
Finalmente, en el rea de hoja de la Barra de Frmulas introduzca el rango A3:E5.

5. Muevse por el documento

Utilizando las teclas de direccin, regrese al comienzo de la hoja con un solo movimiento.
Luego, posicinese al final de la hoja con un solo movimiento. Finalmente cambie de hoja.

6. Cierre el documento
Para cerrar la aplicacin puede presionar sobre el botn Cerrar, en el extremo superior derecho
de la pantalla; o desde el Men Archivo > Terminar. Observe que si usted no ha guardado el
documento en su PC o ha introducido cambios en un archivo preexistente, se abrir una opcin
para guardar el archivo. En la prxima actividad ejercitar cmo guardar un documento. Ahora
pulse la opcin Cancelar para anular la opcin de cerrar y continuar con la aplicacin abierta.

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 Curso de Calc

ACTIVIDAD N2: Guardar un documento

Guardar implica darle un nombre y ubicacin a los documentos para posibilitar su

posterior apertura y modificacin. Es conveniente guardar (grabar) por primera vez los
documentos al poco tiempo de empezar a trabajar para evitar prdidas.

1. Active el cuadro de dilogo Guardar como

Contine trabajando con el documento abierto en la actividad anterior. En la Barra de Men
active el Men Archivo y haga click en el botn Guardar como. Cuando efecte esta
operacin, aparecer en su pantalla un cuadro de dilogo que solicita el nombre y la ruta para
guardar el texto:

Seleccione la unidad
donde guardar
el archivo

Seleccione la
extensin del
Escriba el nombre archivo. La
que desee predeterminada de
asignarle al Calc actualmente
archivo es .ods

Tilde esta casilla para

proteger el documento
con una contrasea

2. Seleccione la ubicacin
Elija la ubicacin Escritorio, para que el archivo se guarde en el escritorio de su PC.

3. Escriba el nombre del documento

En el campo Nombre tipee el nombre que quiere darle al documento. En este caso, podra ser
"Gua UNC.

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Curso de Calc

4. Elija el formato del documento

La extensin predeterminada de las hojas de clculo del programa Calc es .ods. Esto significa
que cada vez que guarde un documento de Calc, a continuacin del nombre se agregar
automticamente .ods.
Sin embargo, se puede seleccionar otro formato del documento que est guardando. Para
acceder a las opciones de formatos disponibles en Calc, haga click en el men desplegable
Tipo de archivo. Una vez desplegado, seleccione el formato deseado con un click del botn
izquierdo del mouse. La extensin que elija para el archivo ser la definitiva.

5. Exporte una versin PDF

Existe en Calc la opcin de exportar el archivo en formato PDF (Portable Document Format:
Formato de Documento Porttil). Es un formato especialmente ideado para documentos
susceptibles de ser impresos. Tiene la caracterstica de no ser modificable y conservar las
proporciones y formatos, evitando as incompatibilidades al abrir los documentos en
computadoras diferentes a la que le dio origen.
Para poder exportar un documento en PDF hay dos caminos posibles: a travs del Men

Archivo/ Exportar en formato PDF, o a travs del botn .de la Barra de Herramientas
Estndar. En este caso, el documento original permanece con la extensin establecida en su
origen y se genera una copia en versin PDF.

5. Proteja su documento
Al guardar un arcivo, puede seleccionar la opcin Guardar con contrasea para proteger el
documento de modo que no pueda ser ledo o modificado sin su permiso. Al Aceptar, se abrir
un cuadro de dilogo con dos campos (Contrasea y Confirmar) en los que deber introducir
la contrasea que desee.

6. Guarde los cambios

Para renovar la grabacin de los cambios introducidos utilice la opcin Guardar del Men

Archivo. Tambin puede pulsar sobre el botn de la Barra de Herramientas Estndar, o

presionar simultneamente las teclas <Ctrl> + <G>.

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 Curso de Calc

7. Active la funcin Guardar automticamente

Existe una opcin para que se guarden automticamente las modificaciones introducidas en el
documento en un lapso determinado de tiempo.
Para activar esta opcin, en el Men Herramientas pulse Opciones.

En el cuadro de dilogo, escoja la opcin Cargar/Guardar y, dentro de sta, seleccione

General. Observe que en la seccin Guardar puede tildar la opcin Guardar
automticamente cada eligiendo la cantidad de minutos dentro de los cuales quiere que el
documento se guarde. Tambin puede elegir ser consultado antes de guardar tildando esta
opcin.

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Curso de Calc

Abrir un documento guardado

Para abrir un documento tiene varias alternativas:

Si Calc no est abierto y el documento que est intentando abrir fue utilizado
recientemente, vaya a la opcin Documentos o Documentos recientes del Men Inicio
(Windows) o de Lugares (Linux).
Si el archivo es uno de los ltimos utilizados, tambin puede abrirlo desde el
programa Calc, desde el Men Archivo. Su nombre se encontrar en una lista de documentos
en el sector inferior.
Si desea localizar la ubicacin del archivo, abra el cuadro de dilogo Abrir desde el
Men Archivo de Calc. El cuadro de dilogo muestra la lista de los archivos dentro de la
ltima carpeta consultada. Si el documento que desea abrir est ubicado en otra carpeta,
incluso contenida en otra unidad de almacenamiento (disco extrable, entorno en red, etc),
puede moverse a travs del rbol de directorios.

Una vez ubicado el documento deseado, se abre haciendo doble click sobre el archivo.
En su pantalla recuperar el documento creado anteriormente.

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 Curso de Calc

MEN AYUDA

Calc ofrece un sistema de ayuda, til para aquellos momentos en que nos preguntamos
acerca del proceder de casos particulares o deseamos saber ms sobre determinada
herramienta. El Men Ayuda permite acceder a las herramientas que se observan en la
siguiente figura:

Ayuda

Cuando activa la opcin Ayuda a travs del Men Ayuda de la Barra de Men o
presionando <F1>, aparece una nueva ventana dividida en dos. A la izquierda posee cuatro
pestaas: Contenidos, ndice, Buscar y Marcadores. Son diferentes maneras de llegar hasta
el tema del cual necesitamos informacin.
Puede resultarle til la bsqueda a travs de la pestaa Buscar, ya que aqu puede
ingresar una palabra relacionada con el tema que necesita y se desplegar una lista con los
resultados de diferentes contenidos en los cuales se encuentra empleada la palabra en
cuestin. Puede acotar la bsqueda seleccionando los casilleros Buscar solo en ttulos y/o
solo Palabras completas.

El botn Qu es esto?

Si tiene alguna duda sobre la funcin o denominacin de alguno de los elementos de

Calc que aparecen en la pantalla, puede recurrir al botn Qu es esto?.
Para acceder a este elemento, pulse al mismo tiempo las teclas <Shift> + <F1> y el
puntero del mouse cambiar su aspecto, aparecer en pantalla el icono mvil Qu es esto?.
Luego lleve el puntero sobre el elemento o botn sobre el que necesita ayuda y aparecer un
cuadro con un mensaje resumiendo la funcin de ese botn o elemento seleccionado.

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CAPTULO 2

Introducir
datos
 Curso de Calc

INTRODUCIR DATOS

Para introducir informacin en Calc primero debe seleccionar la celda donde requiere
ingresar los datos. Una vez introducido el dato, pulse <Enter>.
Al ingresar informacin en una celda, la Barra de Frmulas se activa. Ms adelante
veremos que en la Barra de Frmulas se expresa la funcin o frmula que en la celda se
muestra con el valor correspondiente al resultado final de la frmula.

Modificar contenido
El contenido de la celda se puede modificar desde la misma celda o desde la Barra de
Frmulas. Si la celda no se encuentre activa para modificar los datos, pulse la tecla <F2> o
haga doble click sobre la misma. En caso contrario sobreescribir la celda, eliminando los datos
originales.

Eliminar contenido
Para eliminar contenido, presione la tecla <Supr> o <Del>. Aparecer un cuadro de
dilogo para que indique qu datos desea borrar. Esta misma accin se puede ejecutar desde
el Men Editar.

Departamento Universitario de Informtica UNC 21

Curso de Calc

Tipos de datos

Los tipos de datos que puede introducir en Calc son:

1. Valores: Los valores pueden ser nmeros, fechas, horas, etc. Por ejemplo: 15,
07/07/1954, etc.

2. Texto: En Calc generalmente se utilizan rtulos o ttulos. Los ttulos son leyendas o
etiquetas que colocamos para nombrar o designar una entidad, un tpico o un grupo de datos.
Por ejemplo: Nombre, Telfono, etc.
3. Frmulas o Funciones: Son expresiones aritmticas que relacionan los valores de
las celdas. A travs de ellas se vinculan las distintas celdas de una hoja de clculo. Si tras
haber introducido una frmula, se modificara el contenido de alguna de las celdas
intervinientes, el programa calcular automticamente el nuevo resultado. Las frmulas
comienzan con el signo de igual (=).

La hoja de clculo de la siguiente figura muestra una planilla de inscripcin a un curso.

Algunas celdas contienen nmeros y otras texto. El contenido de la celda activa se muestra en
la Barra de Frmulas. Ms adelante volveremos sobre las funciones o frmulas.

22 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Autocompletado

En Calc es posible completar una secuencia de datos sin necesidad de tipear cada uno
de los elementos de la serie. En este sentido, con slo uno o dos trminos de la serie, Calc
intenta autocompletar la secuencia lgica en las celdas en las que se extienda la seleccin. Por
ejemplo si escribe lunes, en las celdas contiguas se podr autocompletar con el resto de los
das de la semana. Para ello debe arrastrar el mouse desde el vrtice inferior derecho de la
celda donde iniciar la serie (en el ejemplo, desde la celda lunes) hasta la celda donde desee
finalizar la serie. A medida que arrastra el mouse por las celdas, aparecen unos carteles que
indican el elemento de la serie que corresponde a cada una de las celdas (en el ejemplo, el
cartel jueves).

Si al arrastrar la seleccin mantiene pulsada la tecla <Ctrl> , la serie se autocompletar

realizando una copia textual del mismo dato. Se trata de otro modo de copiar y pegar datos.
Ms adelante profundizaremos sobre esta posibilidad de edicin.

El autocompletado puede realizarse en cualquiera de las cuatro direcciones (arriba,

abajo, izquierda, derecha) y en tantas filas y columnas como desee.

Para configurar el autocompletado, puede utilizar los comandos del cuadro de dilogo
Series del Men Edicin > Rellenar que se muestra a continuacin.

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Curso de Calc

ACTIVIDAD N3: Introducir Datos

Contine trabajando con el archivo Gua UNC guardado en la Actividad N 2.

1. Introduzca datos
En la celda A1 ingrese el texto Gua UNC Confirme el ingreso del dato pulsando <Enter>.

2. Contine ingresando datos

Complete el ingreso de los datos que figuran abajo:

Posiblemente el contenido sea ms extenso que el tamao de la celda y parezca ocupar

otras celdas contiguas. Al pulsar <Enter> observe que la celda muestra slo el contenido que
puede entrar en el tamao predefinido y aparece una punta de flecha dentro de la celda que
indica que la informacin contina. Este inconveniente se soluciona aumentando el tamao de
la columna. En el prximo captulo aprender a modificar el formato de las celdas.

24 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Punta de
Flecha:
Indica que
contina el
contenido de
la celda

3. Modifique los datos

Ubique el cursor en la celda B3 y altere el orden de los datos de las lneas rotativas: cambie
433-2037/2034 por 433-2034/2037.
Luego, desde la Barra de Frmulas cambie los datos de la celda B5 para que el resultado final
de dicha celda sea: 4334176.

4. Elimine contenido de las celdas

Seleccione las celdas A5 y B5. Pulse la tecla <Supr> y en el cuadro de dilogo que se abre elija
la opcin Nmeros. Observe cules son los datos que no se han borrado.

5. Active otra hoja

Para pasar a la Hoja 2, slo debe pulsar sobre la pestaa.

6. Autocomplete
En la Hoja 2 autocomplete una serie de aos. Para ello escriba 2005 en la celda B3 y arrastre
el mouse por la misma fila hasta el ao 2011.

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Curso de Calc

MEN EDITAR

El Men Editar de Calc dispone de comandos de gran utilidad para el trabajo de edicin
de una hoja de clculo: Deshacer, Restaurar, Cortar, Copiar, Pegar, Pegado especial,
Buscar y reemplazar, entre otras.
Adems, estas opciones se pueden activar desde el Men Emergente, desde las
Barras de Herramientas y desde la Barra de Frmulas.

Deshacer y Rehacer

Los comandos Deshacer y Restaurar permiten eliminar o recuperar las ltimas acciones
realizadas. Haciendo click en Deshacer, se borra la ltima modificacin realizada en la hoja de
clculo. Con el botn Restaurar puede recuperar las acciones que previamente anul con el
comando Deshacer. Si desea restaurar o deshacer varias acciones de una vez, puede
seleccionarlas en el men desplegable que se desprende en el borde de cada uno de los
smbolos Deshacer y Restaurar.

26 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Calc guarda en su memoria un nmero limitado de modificaciones que se pueden

deshacer. Desde el Men Herramientas > Opciones > OpenOffice.org > Memoria de
trabajo > Cantidad de pasos, puede configurar la cantidad de acciones que se pueden
deshacer.

Buscar y Reemplazar

El comando Buscar y Reemplazar permite localizar rpidamente un dato en el

documento y, si fuera necesario, reemplazarlo por otra informacin. Se trata de una forma
rpida de moverse hasta una posicin especfica de un documento y tambin de reemplazar un
dato por otro. Al ejecutar esta opcin del Men Editar accede al siguiente cuadro:

En el campo Buscar, indique el dato y pulse el botn Buscar. En el proceso de

bsqueda, Calc seleccionar el dato que encuentre, desde el punto de insercin. Si presiona el
botn Buscar todo seleccionar en todo el documento las veces que se repita esa secuencia o
palabra.

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Curso de Calc

La casilla Slo celdas completas busca el trmino ingresado slo si ste es el nico
dato que contiene la celda. De este modo, si el dato de bsqueda es una parte de la celda el
programa no lo encontrar.

La casilla Coincidencia exacta especifica si el dato est expresado en maysculas o

minsculas.

Calc nos mostrar el resultado de la bsqueda, proporcionndonos la opcin de

Reemplazarlo o continuar con la bsqueda.

Si desea reemplazar un dato por otro, debe llenar el campo Reemplazar por, indicando
el nuevo dato que debe sustituir al encontrado. Aqu tambin, de manera similar a buscar,
puede optar por ver cada reemplazo a travs de Reemplazar o reemplazar todas las
expresiones que se repitan en el documento a travs del botn Reemplazar todo

En la seccin que se activa al pulsar el botn Ms opciones puede establecer una serie
de criterios para concretar o ampliar ms la bsqueda:

Slo seleccin actual: La bsqueda tendr lugar slo dentro del texto seleccionado
previamente a acceder al cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

Retroceder: La bsqueda comienza en la posicin actual del cursor y continuar

hacia el comienzo del documento.

Expresiones regulares: Permite trabajar con comodines en el texto de bsqueda.

Por ejemplo, si indica "4..88 encontrar "47688, 41188 o cualquier dato que tenga como su
primer carcter 4 y como los dos ltimos dgitos "88" y tenga dos nmeros en el medio. Los
puntos (.) reemplazan la cantidad y ubicacin de los caracteres que funcionarn como
comodines.

Buscar estilos: Con esta opcin se buscarn en el documento determinados estilos

de caracteres, que puede reemplazar por otros. Tilde primero la casilla Buscar estilos. Luego
en el campo Buscar escriba el nombre del estilo o seleccione uno de la lista. En el campo
Reemplazar por complete o elija el estilo de reemplazo.

Bsqueda por semejanza: Marque esta casilla para activar la bsqueda por
semejanza y determine las opciones con el botn "...". Ejemplo: si busca por semejanza
la palabra 1999 encontrar, por ejemplo, 1979. El botn ... provee la opcin de indicar si
requiere que la palabra cambie un carcter, dos caracteres, etc..

Para cerrar el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar haga click en el botn Cerrar. Si
desea mantener activo el cuadro de dilogo mientras trabaja en el texto, puede pulsar sobre el
texto y pulsar nuevamente sobre el cuadro para volver a activarlo.

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 Curso de Calc

Cortar, Copiar y Pegar

Las operaciones Cortar, Copiar y Pegar son las ms usadas del Men Editar. Con Calc
podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localizacin de la hoja de clculo a otra/s
celda/s, a otra hoja del mismo libro, a otro libro e incluso a otras aplicaciones. Las operaciones
de copiar y cortar se diferencian bsicamente en que Copiar mantiene los datos en su
localizacin original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opcin Cortar
borra los datos de la ubicacin de origen.

Una vez que ha copiado o cortado, proceder a Pegar los datos en la nueva ubicacin.
Si las celdas de destino tienen contenido, los datos que estaban desaparecern al pegar la
nueva informacin. Por otra parte, para pegar una seleccin de rango no es necesario
seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda.

La informacin que se corta o se copia se guarda en un rea de memoria llamada

Portapapeles (nico para todas las aplicaciones activas) y permanece all hasta que se corta o
copia otra informacin. Esto permite pegar el dato tantas veces como desee, sin necesidad de
copiarlo nuevamente.

Como ya se ha expuesto, estas operaciones tambin se pueden realizar con los botones
de la Barra de Herramientas y a travs del Men Emergente.

Por su parte, desde la Barra de Frmulas se puede utilizar la tcnica denominada

Referenciar que permite copiar sin afectar las frmulas que contengan las celdas. A esta
tcnica, al igual que al comando de Pegado especial lo veremos en el captulo de funciones o
frmulas.
Por ltimo, puede copiar y pegar mediante el mtodo de arrastrar el mouse. Para Copiar,
ubica el cursor en un borde del rango de celdas seleccionado hasta que el puntero aparezca en
forma de flecha norma, hace un click y sin soltar el botn arrastra el bloque seleccionado hasta
dejarlo en la posicin que desea.

Departamento Universitario de Informtica UNC 29

Curso de Calc

ACTIVIDAD N4: Editar

Contine trabajando con el archivo Gua UNC, modificado en la Actividad N 3. .

1. Buscar y Reemplazar
Utilizando el comando Buscar y Reemplazar modifique el dato 433 por 423 de todo el libro.

2. Deshacer
Elimine el cambio realizado en el punto anterior, de modo que el resultado sea igual a 433.

3. Cortar y Pegar
Posicione el cursor sobre la celda A1 y elija la opcin Cortar. Luego ubique el cursor en la
celda B1 y active la opcin Pegar. Observe que el ttulo Gua UNC se ha movido una celda
hacia la derecha.

4. Copiar y Pegar una celda

Copie la celda A6 y pguela al final de la columna A. Luego modifique una parte del contenido
de la nueva celda, de modo que el resultado sea el siguiente: Comedor Universitario | Sede B
Pueyrredn.

5. Copiar y pegar un rango

Copie todo el contenido de la Hoja 1 y pguelo en la Hoja 3.

30 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS

Desde el Men Insertar de Calc puede insertar y borrar celdas. Asimismo, este men
permite realizar otros comandos que veremos ms adelante. Adems, recuerde que la mayora
de las opciones se pueden activar desde el Men Emergente y desde las Barras de
Herramientas.

Insertar celdas

Para insertar celdas, seleccione un rango de celdas equivalente a la cantidad de celdas

que desea insertar y pulse sobre la opcin Celdas del Men Insertar. Se activar el siguiente
cuadro de dilogo:

Las ltimas dos opciones permiten insertar filas o columnas completas, dem a los
submenes Insertar > Filas e Insertar > Columnas

Eliminar celdas

Hemos visto el modo para eliminar el contenido de las celdas utilizando la tecla <Supr>.
La opcin Eliminar Celdas, no slo borrar el contenido sino que, adems, desaparecer por
completo la celda, fila o columna seleccionada.

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Curso de Calc

ACTIVIDAD INTEGRADORA

Abra un nuevo documento y gurdelo con el nombre Censo2010.

1. Introduzca datos
En la nueva hoja de clculo escriba los siguientes datos, sin llenar las celdas correspondientes
a la fila 2.

2. Contine introduciendo datos

Para completar la columna A (Departamento), utilice las tcnicas de Autocompletado o los
comandos Copiar y Pegar.

32 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

3. Modifique los datos

Modifique los datos de algunas celdas correspondientes a la columna A sin sobrescribir las
mismas, es decir sin necesidad de tipear nuevamente la palabra Departamento. El resultado
debe ser similar al que se muestra en la siguiente figura:

4. Elimine contenido
Borre el texto de la celda A4. Luego escriba en esta celda la palabra Departamento.

5. Corte y Pegue
Corte los datos de la celda B1 y pegue en la celda A1.

6. Elimine una columna

Elimine la columna B. El resultado debe ser similar a la figura que se muestra en la siguiente
pgina.

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Curso de Calc

7. Inserte filas
Inserte dos filas debajo de la fila A. Introduzca Pcia. de Crdoba en la celda A3 de modo que
el resultado sea el siguiente:

34 Departamento Universitario de Informtica - UNC

CAPTULO 3

Formato
 Curso de Calc

MEN FORMATO

Para modificar el diseo de las celdas, filas, columnas, pginas, caracteres, prrafos y
hojas (tamao, fuente, tipo de letra, color, etc.) puede utilizar el Men Formato.
A continuacin, se exponen los comandos ms utilizados del Men Formato: Combinar
Celdas, Fila, Columna, Celdas y Pgina. Adems repasaremos las opciones de autoformateo:
Estilo y Formato, Formateado automtico, Formato condicional, y Formato
Predeterminado. A las opciones Grfico, Organizar y Agrupar las veremos en el captulo
destinado a ejercitar el uso de grficos en Calc.

Recuerde que puede encontrar algunas de las opciones para modificar el carcter en las
Barras de Herramientas y el Men Emergente.

Departamento Universitario de Informtica UNC 37

Curso de Calc

Combinar Celdas

El primer comando del Men Formato que presentamos es la opcin Combinar Celdas,
que permite unir las celdas seleccionadas en una nica celda con un slo click sobre esta
opcin. El comando Combinar Celdas es generalmente utilizado para organizar los ttulos de
las tablas.

Formato Fila y Columna

Por defecto, Calc ajusta la altura de las celdas al contenido de la misma. Por el contrario,
el ancho no se ajusta automticamente. Si el contenido no entra en la celda, invadir la celda
contigua o los datos quedarn ocultos.
No obstante, se puede modificar el formato de las filas y columnas desde el Men
Formato, pulsando sobre sus respectivos submenes se despliegan las opciones: Alto, Ancho
ptimo, Ocultar, Mostrar. La imagen que se muestra a continuacin corresponde al submen
Fila. Por su parte, el submen Columna comparte las mismas opciones.

Alto
Al pulsar sobre esta opcin, se abrir un cuadro de dilogo que permite configurar el
valor de altura de la fila. Idntica opcin se activa para el submen Columna.

38 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Otro modo, y de acceso rpido, para modificar el tamao de las celdas es a travs del
cursor. Cuando se posiciona el cursor sobre el borde de la numeracin de las filas y/o
columnas, observar que adopta la forma de una flecha que permite modificar manualmente el
tamao de las celdas que afecta la seleccin.

Ancho ptimo
Al pulsar esta opcin, se abrir un cuadro de dilogo que permite configurar el valor de
ancho de la fila. Idntica opcin se activa para el submen Columna.
El ancho tambin puede modificarse con el cursor del mouse.

Ocultar y Mostrar
Estas opciones de los submenes Fila y Columna permiten exponer la informacin ms
adecuada en cada momento. Cuando se oculta una fila (o una columna), previa seleccin de la
misma, sta deja de mostrarse en la hoja de clculo. A diferencia con la opcin Eliminar la fila
contina existiendo y prueba de esto es que la numeracin de las filas no se reajusta y por lo
tanto el nmero de la fila oculta no aparece.
La opcin Mostrar posibilita volver a visualizar las filas y columnas ocultas. Para ello
debe seleccionar la fila o columna anterior o posterior a las que se intenta mostrar.

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Curso de Calc

Formato de Celdas

Para modificar el formato de las celdas puede elegir la opcin Celdas del Men Formato
que se expone en la siguiente pgina.
Otro modo de acceder a los comandos de formato es a travs del Men Emergente y de
la Barra de herramientas Formato que se muestra a continuacin:

Pulsando sobre la flecha se

despliega una lista de
opciones. Al presionar
sobre la opcin Botones
visibles se puede elegir la
lista de comandos de
Formato.

40 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Volviendo al Men Formato, al pulsar sobre la opcin Celdas se abre un cuadro de

dilogo que contiene las siguientes pestaas: Nmeros, Fuente, Efectos de Fuente,
Alineacin, Borde, Fondo y Proteccin de celda.

Nmeros
Esta pestaa permite configurar el formato de los datos. Al pulsar sobre una opcin de la
seccin Categora, en la seccin Formato se activan los diseos aplicables a cada una. Por
ejemplo y como se muestra en la figura de arriba, para la categora Nmero encuentra los
siguientes formatos disponibles: Estndar; 1234; 1234,12; 1.234; etc.
En las lista Categora puede encontrar los siguientes tipos de datos: Nmero
(presentacin de nmeros en general), Porcentaje (multiplica por 100 el valor de la celda y se
muestra el resultado con un smbolo porcentual), Moneda (muestra el smbolo monetario
usado, por ejemplo 10$), Fecha (contiene diversos formatos que representan fechas), Texto (el
dato es tratado como texto aunque contenga nmeros), Hora, etc. Es importante definir el
formato del dato para que la informacin sea correcta.
Esta pestaa contiene una seccin donde se puede visualizar una muestra de la opcin
seleccionada correspondiente a la celda activa.
La seccin Opciones se activa para algunas categoras y permite especificar el formato,
por ejemplo la cantidad de decimales que contiene el nmero.
En la seccin Formato de cdigo se muestra el cdigo del formato seleccionado. En
este campo se puede aadir diseos creados por los usuarios.

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Curso de Calc

Fuente
La pestaa Fuente permite seleccionar el tipo de letra, tamao, estilo, efectos y color del
texto o nmeros insertados en las celdas seleccionadas.

Efectos de Fuente
En esta pestaa puede escoger diferentes opciones para aadir al formato de la fuente:
Repujado, Grabado
Color de fuente; Relevo (Sin, Repujado, Grabado); las opciones Esquema y Sombra.
En la seccin derecha puede configurar diferentes efectos con lneas: Sobrelineado
(Punto guin, Ondulacin doble, Sin, etc.); Tachado ( Tachado , Doble, Sin, etc.); Subrayado
Simple,Punto guin, Sin, etc.). En esta seccin puede configurar el color de la lnea que
subraye o tache los datos seleccionados.
En el cuadro de visualizacin se puede observar cmo quedara el efecto seleccionado.

Alineacin
En esta pestaa se puede modificar la forma en que se alinean y se orientan los datos
dentro de las celdas seleccionadas. Horizontalmente, los datos pueden estar alineados a la
derecha, a la izquierda, centrados, justificados o llenados. Verticalmente los datos pueden estar
dispuestos arriba, al medio o abajo.
En la seccin Orientacin del texto se puede modificar el grado de inclinacin de los
datos en la celda.
Por ltimo, la seccin Propiedades permite ajustar automticamente el tamao al
contenido de la celda o viceversa, es decir reducir el tamao del contenido para ajustarlo al
tamao de la celda.

42 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Borde
Esta pestaa permite escoger el marco de las celdas seleccionadas: disposicin o
ubicacin de la/s lnea/s que enmarcan las celdas, estilo o tipo de lnea, espacio o distancia
entre el marco y el contenido de la celda, color, etc.
Las figuras de la seccin Disposicin de las lneas representan la posicin que ocupa
la/s lnea/s (contorno de la tabla, en la parte inferior de las celdas, en el interior, etc.). Desde la
figura mayor puede seleccionar la lnea que separa las celdas para configurar un formato
especfico a esta separacin. En la vista previa se puede comprobar el aspecto provisional de
la celda o tabla.

Fondo
Esta pestaa permite elegir un color para el fondo de las celdas seleccionadas.

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ACTIVIDAD N5: Formato Celdas

Abra el archivo censo2010 creado en la Actividad Integradora del Captulo 2.

1. Combine celdas
Seleccione el rango A1:D1 y pulse la opcin Combinar celdas. Observe que el ttulo ocupa
cuatro celdas. Realice idntica operacin para el dato correspondiente a la celda A3 (Pcia. de
Crdoba).

2. Ajuste columnas
Reduzca 0,5cm el ancho de la columna A.

3. Seleccione formato datos

En la pestaa Nmeros del cuadro de dilogo Celdas, en la categora Nmero elija el formato
1.234 para las celdas que tienen nmeros (rango B7:D12).

4. Modifique formato de celdas de los ttulos

Seleccione las celdas que contienen los ttulos Censo 2010. Resultados provisionales y Pcia.
de Crdoba y aplique el siguiente formato: Fuente: Lucyda Bright, tamao 12, cursiva.
Alineacin: centrada. Borde: marco de 4 lneas, estilo 1pt, color verde. Fondo: Gris10%.

5. Configure formato vertical

Seleccione las celdas que contienen los datos Varones y Mujeres y aplique el siguiente
formato: Alineacin: Vertical medio o central, apilados verticalmente y Reducir para ajustar a
tamao de celda.
Si el dato es ilegible, aumente el tamao de las celdas.

6. Contine modificando formato

Contine modificando el formato de la hoja de clculo de modo que el resultado de esta
actividad sea similar a la figura que se muestra en la siguiente pgina.

44 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

7. Oculte columnas
Oculte la columna B de modo de presentar la informacin sin el dato de los totales. Luego de
observar el resultado de la opcin Ocultar, vuelva a mostrar la columna oculta.

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Estilo y Formato

Continuamos repasando los submenes del Men Formato. En la opcin Estilo y

Formato, puede configurar y guardar un estilo de formato disponible para aplicar a las celdas
que desee. Adems de los estilos predefinidos en Calc, que pueden ser modificados e incluso
eliminados, el usuario puede crear otros nuevos.
Al seleccionar este comando se abre la siguiente ventana:

Estilos Estilos de
de Celda Pgina

Lista de
Estilos

En la figura anterior se observa una lista de estilos predeterminados de celda,

disponibles para aplicar. Al activar el Men Emergente sobre uno de estos estilos aparecen las
opciones Nuevo y Modificar estilos. En ambas opciones, se abrir el siguiente cuadro de
dilogo con pestaas, en las cuales usted podr modificar las caractersticas del estilo.

46 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Observe el cuadro de dilogo de la pgina anterior. Las pestaas son idnticas a las
disponibles para modificar el formato de las celdas. Utilizando las opciones de estas pestaas,
puede configurar el estilo. En la pestaa Administrar selecciona el nombre para el estilo
creado. Al pulsar sobre el botn Aceptar el estilo se guarda y se agrega a la lista de estilos
disponibles para aplicar. Las secciones que se observan en la pestaa Administrar son las
siguientes: Nombre (se puede introducir un nuevo nombre del estilo creado); Vinculado con
(se puede seleccionar un estilo que sea parmetro del nuevo estilo, de modo que cualquier
modificacin del estilo vinculado se refleje automticamente en el estilo actual); rea (se
selecciona la categora del estilo actual. Si el estilo es nuevo, debe seleccionar Estilos
personalizados de la lista); Contiene se visualiza los parmetros correspondientes al formato
utilizados en el estilo actual.
Para aplicar un estilo creado, puede utilizar el modo Regadera o seleccionar las celdas y
posteriormente elegir un estilo de la lista haciendo doble click sobre el mismo.

Formateado automtico

Esta opcin se activa cuando se seleccionan como mnimo un rango de 3X3 (tres
columnas por tres filas) y permite asignar un aspecto estndar de forma automtica a las
celdas seleccionadas.

En la seccin Formato puede elegir un diseo predeterminado de formato. En el visor

del centro puede observar una vista preliminar del formato seleccionado.

Departamento Universitario de Informtica UNC 47

Curso de Calc

Por su parte, al pulsar el botn Opciones se ampla el cuadro de dilogo y el botn

cambia el nombre por Ms (como se muestra en la figura). En la nueva seccin aparece una
lista que permite elegir las partes que desea aplicar del diseo elegido: Formato numrico,
Bordes, Fuente, Modelo, Alineacin, Ajustar ancho/alto. Las opciones desactivadas no se
aplicarn y por lo tanto permitir conservar esa caracterstica del formato original de las celdas
seleccionadas.
El botn Aadir permite configurar un formato propio. Al pulsar sobre esta opcin se abre
una ventana para introducir el nombre del nuevo formato.
El botn Eliminar permite borrar un formato que haya sido aplicado.

Formato condicional

En la opcin Formato condicional puede optar por aplicar un estilo de formato a una
determinado dato. Para ello primero selecciona el dato y posteriormente el formato que desea
aplicarle.

Formato predeterminado

Esta opcin permite eliminar el formato aplicado a las celdas seleccionadas. Este
comando elimina tanto el formato por estilos como el formato directo, es decir el que se aplic
sin usar los estilos.

48 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD N6: Estilos y Formatos

Abra el archivo Gua UNC, modificado en la Actividad N 4.

1. Cree un Estilo
Guarde un estilo de formato con el nombre Dependencias que tenga las siguientes
caractersticas: Categora Nmero: Texto. Fuente: Times New Roman, Tamao 9, Negrita.
Efecto de fuente: Repujado. Alineacin: Horizontal Izquierda. Borde: Lineas horizontales (arriba
y abajo), Estilo 2,6pt, modificar el Espacio al contenido de arriba 0,50mm.

2. Aplique el Estilo creado

Seleccione el rango A3:A10 y aplique el estilo Dependencias.

3. Modifique el Estilo creado

En la lista de estilos haga click con el botn derecho del mouse y elija la opcin Modificar. En
la pestaa Efectos de fuente elija la opcin (Sin) Relevo. Pulse Aceptar y observe que
automticamente se modifica el formato de las celdas donde se haya aplicado el estilo.

4. Aplique Formateado automtico

Recuerde que para tener disponible esta opcin debe seleccionar previamente un rango de 3x3
(tres celdas por tres columnas) como mnimo. Seleccione el rango A1:C10. Luego abra la
aplicacin Formateado automtico y elija el formato Marrn.

5. Aplique Formato Predeterminado

Seleccione el rango A2:C2 y pulse la opcin Formato predeterminado de modo que se elimine
el formato aplicado a las celdas seleccionadas.
El resultado de la actividad debe ser el siguiente:

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Curso de Calc

FORMATO PGINA

El formato de pgina permite relacionar su documento directamente con la hoja de papel

a imprimir, siempre que sta sea su destino final.
Por ello, al cierre de este apartado incluimos el comando de Vista previa para que
aprenda a previsualizar el resultado en papel.
Para modificar el formato de las pginas, puede elegir la opcin Pgina del Men
Formato y se abrir un cuadro de dilogo estructurado en pestaas. A continuacin veremos
las pestaas Pgina, Encabezamiento, Pie de pgina y Hoja. Las dems pestaas son
similares a las opciones que se aplican al formato de celda.

Pgina
En la seccin Formato de papel se elige el tamao de papel donde se imprimir el
documento, de modo que el tamao de la pgina se ajuste a dichos mrgenes. Al elegir
distintos formatos de pginas, las dimensiones que se muestran en los campos Ancho y Altura
se van modificando. Desde esta seccin puede elegir tambin la orientacin vertical u
horizontal de la pgina.
En la parte derecha del cuadro de dilogo se puede visualizar una representacin grfica
de cmo quedara el papel.
En Mrgenes se ajusta el tamao de los mrgenes.
En Configuracin de diseo se puede especificar si la configuracin de pgina se debe
aplicar a las pginas impares (izquierda) o pares (derecha), si la configuracin es la misma
para ambas (derecha e izquierda), o si es reflejada (opuesta). Adems, en esta seccin puede
elegir el formato de la numeracin de pginas (1,2,3; A,B,C; etc.).

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 Curso de Calc

Encabezamiento de pgina
El Encabezamiento de pgina es el rtulo que figura en los mrgenes superiores del
documento y se repite en cada pgina, de modo de orientar la lectura.
En la opcin Contenido a la izquierda/derecha igual se puede activar o desactivar el
comando para que las pginas pares e impares compartan el mismo encabezado o sean
diferentes, respectivamente.
El botn Opciones permite configurar el tipo de borde y lnea, su color y el color de
fondo del encabezado y del pie de pgina.
Al pulsar el botn Editar aparece el siguiente cuadro:

Este cuadro est dividido en tres grandes recuadros que se corresponden con las
distintas reas disponibles para introducir diferentes encabezados y pies de pgina: rea
izquierda, central y derecha.
El diseo de los encabezados y pie de pgina pueden configurarse utilizando las
opciones que se muestran a continuacin:

1 2 3 4 5 6 7

1. Fuente 5. Insertar nmero total de pginas

2. Inserta nombre de archivo. 6. Inserta fecha
3. Insertar nombre de hoja 7. Inserta hora
4. Inserta nmero de pgina

Pie de Pgina
Anlogamente al encabezado, puede agregar un pie de pgina.
Tanto en el encabezado como en el pie de pgina, tiene la opcin de insertar campos,
como por ejemplo nmero de pgina, fecha, hora, ttulo, autor, asunto, etc. Puede realizar esta
alternativa ejecutando las opciones del submen Campos del Men Insertar.

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Curso de Calc

Vista preliminar

Para apreciar cul sera el resultado de su trabajo en el papel, puede realizar una
visualizacin previa en la pantalla.
Esta operacin puede ejecutarse desde la opcin Vista preliminar del Men Archivo.
En esta instancia, observar que la cuadrcula correspondiente a las celdas del rea de
trabajo no aparece y por lo tanto no se imprimir. Esto se debe a que la cuadrcula slo se
visualiza en la versin digital para facilitar el trabajo con el entorno de Calc. Si se desea
establecer lneas que separen las celdas, puede crear bordes o tablas.
Para salir de la Vista preliminar, se puede presionar el botn Cerrar la vista preliminar o
volver a seleccionar la misma opcin en el Men Archivo.

Saltos de pgina

Los Saltos de pgina permiten definir cmo separar las pginas. Para ello, primero se
selecciona la fila o la columna donde desea que finalice la pgina y desde el Men Insertar se
activa las opciones de Salto manual > Salto de fila o Salto de columna.
Los saltos de pgina introducidos se pueden observar desde la opcin Previsualizacin
del salto de pgina del Men Ver.
Para eliminar un Salto de pgina introducido previamente, se selecciona el salto de
pgina y se activa el Men Emergente donde se despliega la opcin Eliminar todos los
saltos manuales.

52 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Imprimir

Para imprimir el documento puede activar el Men Archivo, submen Imprimir. Se abre
el siguiente cuadro de dilogo.

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Curso de Calc

ACTIVIDAD N7: Formato Pgina

Abra el documento Censo2010 modificado en la Actividad N 5.

1. Configure los Mrgenes

Elija el diseo de pgina Reflejado. Observe que en la seccin Mrgenes los nombres de los
campos se han modificado. Aumente el margen interior a 3cm.

2. Inserte Encabezado de pgina

Desde el Men Formato, submen Pgina, en la pestaa Encabezamiento pulse la opcin
Activar encabezamiento.
Desde el botn Editar ingrese los siguientes encabezados:
- rea izquierda: Aplicar Nombre archivo, Formato Fuente: Arial, Negrita, Tamao 10.
- rea central: Aplicar Nombre de la Hoja. Formato Fuente: Arial, Cursiva, Tamao 9.
Por ltimo, aplique borde Superior e Inferior de 1,10pt, desde el botn Opciones.
Si quisiera modificarlo, slo debe colocar en el encabezado el punto de insercin y efectuar los
cambios deseados.

3. Active la vista preliminar

Visualice cul sera el resultado en el papel utilizando el comando Vista preliminar.

4. Inserte un Pie de pgina

Desde el botn Editar aplique en el rea derecha: Pgina. Formato Fuente: Arial, Negrita
Cursiva, Tamao 11.

54 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

ACTIVIDAD INTEGRADORA

Contine trabajando con el archivo Censo2010 modificado en la Actividad N 7.

1. Copie y pegue en otra hoja

Copie los datos completos de la Hoja 1 y pegue en la Hoja 2.

2. Modifique los datos

Cambie y borre los datos, excepto las celdas A1, B5, C5, D5 de modo que el resultado sea el
siguiente:

3. Aplique formato a celdas

Seleccione el rango A5:D5. Aplique fondo color rojo y como borde lneas diagonales de 2,5pt.

4. Aplique Formato predeterminado

Seleccione la celda A7 y aplique Formato predeterminado de modo que se eliminen los
formatos por estilo o directos que se hayan aplicado previamente. Observe que desaparece el
formato negrita.

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Curso de Calc

5. Aplique Formateado automtico

Seleccione el rango A7:D12 y elija el formato Lavanda sin aplicar el borde y la fuente del
prediseo. Para esto ltimo recuerde que debe ampliar el cuadro de dilogo con el botn
Opciones y destildar las partes que no desea aplicar del prediseo, en este caso Bordes y
Fuentes. Si es necesario, ajuste el ancho de las columnas para que el resultado sea similar al
siguiente:

6. Cree un Estilo de formato

Guarde un Estilo de formato con el nombre Provincias que tenga las siguientes
caractersticas: Categora Nmero: Texto. Fuente: Arial, Tamao 11, Normal. Efecto de fuente:
color rojo. Alineacin: Horizontal Centrado; Propiedad Envolver texto automticamente. Borde:
Ninguno.
Aplique el estilo Provincias al rango A9:A12.

7. Compruebe formato de pgina

Debido a que la Hoja 2 forma parte del libro Censo2010, en las actividades anteriores usted
ya ha diseado un formato de pgina que afecta tambin a esta hoja. Compruebe que el
formato de pgina utilizando la Vista preliminar. Observe que en lugar de Hoja 1, en este caso
figura Hoja 2.

8. Modifique el Encabezado de pgina

Tenga en cuenta que esto modificar el formato de pgina de todo el libro. En la seccin
Mrgenes cambie la altura del encabezado para que el valor final sea igual a 1,00cm.

56 Departamento Universitario de Informtica - UNC

CAPTULO 5

Funciones
 Curso de Calc

INTRODUCIR FRMULAS

En este captulo nos introducimos en el uso de frmulas o funciones bsicas que permiten
aplicar conocimientos de matemticas, lgica, estadstica, financiera, etc., en un documento de
Calc. Las frmulas o funciones son expresiones aritmticas que relacionan los valores de las
celdas. A travs de los resultados que nos proporcionan se pueden realizar anlisis de los
datos ingresados.
Como se ha expuesto, las frmulas vinculan las distintas celdas de una hoja de clculo.
Por ello, se crean con los nombres de las celdas y no con valores numricos que contiene cada
celda. Esto permite que si, tras haber introducido una frmula, se modifica el contenido de
alguna de las celdas intervinientes, el programa calcular automticamente el nuevo resultado.
Las frmulas comienzan con el signo de igual (=). De este modo se indica al programa
que la informacin que contina es una frmula y no un texto o una cifra.
Al presionar <Enter> se aplica la frmula y se obtiene el resultado.
La siguiente tabla detalla los smbolos operadores matemticos de una hoja de clculo
que se pueden activar desde el teclado:

OPERACIONES BSICAS
Smbolo del operador matemtico Operacin que realiza
+ Suma
- Resta
* Multiplicacin
/ Divisin
Potencia

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores
especficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Calc tiene varias
categoras de funciones: bases de datos, fecha y hora, finanzas, informacin, lgicas,
matemticas, matriz, estadsticas, etc.
Para introducir una frmula o funcin puede ingresar los datos en la Barra de Frmulas
o insertar una funcin desde el Asistente de funcin del Men Funcin. A continuacin
veremos las diferentes posibilidades para trabajar con frmulas en Calc.

Departamento Universitario de Informtica UNC 59

Curso de Calc

BARRA DE FRMULAS

En los primeros captulos hemos presentado a la Barra de Frmulas donde se observa

una referencia de la celda en la que se ubica el cursor y desde donde se puede modificar el
contenido de la celda activa. Como se muestra a continuacin, en la Barra de Frmulas se
expresa la frmula correspondiente a la celda activa; en este caso la SUMA de la celda A1 (1) +
la celda B1 (1) genera el resultado que se expresa en la celda C2 (2).

La Barra de Frmulas contiene los siguientes conos:

Funciones: Al presionar sobre este cono se activa el cuadro de dilogo Funcin. El

mismo se puede abrir desde el Men Insertar de la Barra de Men.
Rechazar: Al presionar sobre este cono se restaura el contenido de la celda a su
valor inicial.
Aplicar: Al presionar sobre este cono se valida el valor para introducirlo en la celda.

Adems, observe que estos iconos pueden modificarse para dar lugar a la siguiente
aplicacin:

SUMA: Se trata de un acceso directo a la funcin SUMA. Al presionar sobre este

cono Calc selecciona por defecto un rango de celdas que se corresponde con los valores
numricos que se encuentran por encima de la celda en la que est ubicada la frmula. En
este sentido, si la celda activa es la ltima de una fila, Calc sumar las celdas anteriores a
dicha fila. Del mismo modo, si la celda activa es la ltima de una columna, Calc seleccionar
por defecto el rango correspondiente a las celdas de la misma columna.
Este rango de celdas se expresa contenido entre parntesis en la Barra de Frmulas.
Por ejemplo (D3:D17). Adems, las celdas seleccionadas se remarcan como se muestra en la
siguiente pgina.

60 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Si bien Calc selecciona aquellos datos numricos que podran intervenir en la SUMA, la
seleccin automtica puede ser diferente a las necesidades que usted requiera. Por ello, se
puede modificar este dato a travs de la seleccin del rango correcto. Como hemos visto, un
rango puede seleccionarse presionando directamente sobre las celdas o desde la Barra de
Frmulas.
Para ingresar la funcin SUMA en la Barra de Frmulas se escribe =SUMA(XX:XX),
donde (XX:XX) es el argumento sobre el que opera la SUMA; es decir el rango de celdas
intervinientes.
Adems, ms adelante veremos en Asistente de Funciones.

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Curso de Calc

ACTIVIDAD N8: Funcin SUMA

Contine trabajando con el archivo Censo2010 modificado en la Actividad Integradora

del Captulo 3.

1. Sume celdas
En primera instancia seleccione la celda donde desea que se exprese el resultado de la
operacin. En este caso, seleccione la celda E7. En la Barra de Frmulas introduzca el signo
igual (=). Seleccione la celda C7, que corresponde al primer trmino de la suma. Ingrese el
smbolo de suma y posteriormente seleccione la celda D7, que corresponde al segundo trmino
de la suma. Recuerde que puede realizar esta operacin introduciendo los datos con el teclado
en la celda E7: =C7+D7. Pulse <Enter>.
Observe el resultado expuesto en la celda E7, en este caso deber ser idntico al nmero
expresado en la celda B7, donde se muestra los valores totales.

2. Modifique el dato de la celda D7

En la celda D7 ingrese el nmero 1697000. Observe que el resultado expresado en la celda
E7 se ha modificado. Por el contrario, el dato expresado en la celda B7 permanece intacto ya
que se trata de un dato que se ha introducido de modo manual, sin haber utilizado las frmulas.
En este caso se puede observar la importancia del uso de frmulas en Calc.

3. Aplique la funcin SUMA de la Barra de Frmulas

Seleccione la celda E9 y pulse sobre el cono de SUMA de la Barra de Frmulas. Observe que
en el rango se incluye los datos de la fila B. Modifique el rango de celdas intervinientes en la
SUMA, de modo que el dato de la celda B10 no participe de la SUMA. Pulse <Enter>.

4. Contine sumando
Realice la suma del resto de las celdas. Para realizar esta operacin se utilizan Referencias
Relativas, ms adelante veremos este tema en detalle. El resultado de este punto debe ser el
que se muestra en la pgina siguiente.

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5. Elimine columna y fila

Elimine la columna B, ya que los datos que exponen se repiten en la columna E. S i
previamente desea comprobar que el dato no es relevante, puede ocultar la columna, vis ualizar
integralmente la hoja de clculo y, entonces, eliminar la columna. Por ltimo, elimine la fila 7.

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INSERTAR FUNCIONES

El cuadro de dilogo Asistente de Funcin se puede abrir desde el cono

correspondiente de la Barra de Frmulas o desde el submen Funcin del Men Insertar.
Antes de abrir el asistente debe seleccionar la celda o conjunto de celdas donde desea que se
exprese el resultado de la operacin.
Al activar el Asistente de funcin, se abrir la siguiente ventana:

Este asistente contiene dos pestaa: Funciones y Estructura.

Funciones
Esta pestaa permite crear las frmulas .En la seccin de la izquierda selecciona la
funcin que quiere aplicar. En el men desplegable Categora puede especificar el tipo de
funcin. Por defecto, en Categora aparece seleccionado Todas que muestra un listado de
todas las funciones existentes independientemente de la categora a la que pertenezcan.
En el sector derecho se ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus
argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual de la
funcin y el resultado actual de toda la frmula.

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Al hacer doble click sobre la funcin o al presionar el botn Siguiente, se activan los
siguientes campos:
En el campo rea se introduce el argumento. Los argumentos se pueden introducir
directamente con el teclado en los campos de argumento o seleccionando las celdas
intervinientes directamente en la hoja de clculo. En algunas funciones se solicitan adems
otros datos, como el criterio aplicado.
En el campo Resultado se muestra el resultado de la frmula. En caso de error,
aparecer el cdigo de error correspondiente.
En el campo Frmula se muestra la frmula que ha creado.

Estructura
En la pestaa Estructura puede comprobar la estructura de las frmulas que ha creado
en la pestaa Frmulas, a travs de la presentacin en rbol de la estructura de la funcin.
Los argumentos se sealan con un punto azul si estn correctamente introducidos y en
rojo si es incorrecto.

Hasta el momento hemos trabajado con la funcin SUMA, a continuacin veremos otras
funciones bsicas que se pueden aplicar desde el Asistente de funcin o desde la Barra de
Frmulas: PROMEDIO, MX-MN, CONTAR (CONTAR, CONTAR.SI, CONTAR.BLANCO) y
funciones lgicas (SI, Y , O).

Funcin PROMEDIO

La funcin PROMEDIO permite calcular la media aritmtica de una serie de nmeros.

En el Asistente de funcin debe ingresar cada uno de los argumentos intervinientes en
los campos nmero 1, nmero 2, etc.
En la Barra de Frmulas se puede introducir del siguiente modo: =PROMEDIO(XX:XX)
=PROMEDIO(XX;XX;XX). Recuerde que entre parntesis se ingresa el rango de celdas
intervinientes en la operacin.

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Funciones MX-MN

La funcin MX calcula el valor mximo dentro de una lista de datos numricos.

En el Asistente de funcin debe ingresar cada uno de los argumentos intervinientes en
los campos nmero 1, nmero 2, etc.
En la Barra de Frmulas se puede introducir del siguiente modo: =MX(XX:XX)
=MX(XX;XX;XX)

En el ejemplo, 29 es el valor mximo de la lista de datos.

El opuesto de esta funcin es MN, que calcula el valor mnimo de una serie de datos
numricos.

Funciones CONTAR

Funcin CONTAR
La funcin CONTAR expresa la cantidad de nmeros que contiene un rango. En esta
funcin, no se tienen en cuenta las celdas que contienen otros tipos de datos que no sean
numricos.
En la Barra de Frmulas se puede introducir del siguiente modo: =CONTAR(XX:XX)
=CONTAR(XX;XX;XX).

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Funcin CONTAR.BLANCO
La funcin CONTAR.BLANCO cuenta el nmero de celdas vacas dentro de un rea.
En la Barra de Frmulas se puede introducir del siguiente modo:
=CONTAR.BLANCO(XX:XX) =CONTAR.BLANCO(XX;XX;XX)

Funcin CONTAR.SI
La funcin CONTAR.SI cuenta los argumentos que cumplen con alguna condicin que
establezca el usuario. Por ejemplo, nmero igual a 20.
En la Barra de Frmulas se expresa del siguiente modo: CONTAR.SI(XX:XX; criterio),
donde XX:XX es el rea o rango afectado por la funcin (ejemplo, D4:F4) y criterio es la
condicin que debe cumplir el dato para ser contado (ejemplo, 20).

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Funciones lgicas

Este tipo de funciones realiza pruebas de verdad o falsedad a partir de una o ms

condiciones establecidas por el usuario. En este sentido, a partir de una condicin (ejemplo,
nmero mayor o igual a 25) o pregunta (ejemplo, el nmero es mayor o igual a 25?), Calc
responde con afirmativo (VERDADERO) o negativo (FALSO).

Funcin SI
En la Barra de Frmulas la funcin SI se expresa del siguiente modo: =SI (condicin,
valor verdadero, valor falso). En esta funcin se pueden especificar las denominaciones de los
parmetros valor verdadero (por ejemplo CLIDO) y del valor falso (por ejemplo FRO)
introduciendo las respectivas denominaciones en la frmula: =SI(B3>=25,CLIDO, FRO).
Esta frmula podra leerse del siguiente modo: Si el dato de la celda es igual o mayor a 25, el
resultado ser CLIDO. De lo contrario, el resultado ser FRO.

Nota

Los datos que tienen formato de texto se deben ingresar entre

comillas () para que Calc devuelva el resultado en palabras, y
entre apstrofes (') para referenciar un texto.

La funcin Y y la funcin O se utilizan cuando se establecen dos o ms condiciones.

Adems, en ninguna de estas funciones se puede modificar el nombre del valor verdadero y del
valor falso, salvo que estas funciones se aniden dentro de la funcin SI, como veremos ms
adelante.

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Funcin Y
La funcin Y expresa VERDADERO slo si todos los valores que se introducen como
parmetros son verdaderos. En la Barra de Frmulas se escribe del siguiente modo:
=Y(condicin1, condicin2, condicin3,...). Por ejemplo, en la frmula =Y(B4>=25; NORTE) el
resultado ser FALSO si al menos una de las dos condiciones (mayor o igual a 25 y viento
Norte) no se cumplen; es decir, si al menos una de las dos condiciones es falsa.

Funcin O
La Funcin O expresa el resultado VERDADERO si al menos uno de los valores
ingresados como parmetros es verdadero. En la Barra de Frmulas se expresa del siguiente
modo: =O(condicin1, condicin2, condicin3,...). Por ejemplo, en la frmula =O(B3>=25;
Norte) el resultado ser VERDADERO si al menos una de las dos condiciones (mayor o igual
a 25 y viento Norte) es verdadera, aunque existan valores falsos. La funcin se expresara del
siguiente modo: Si la temperatura es mayor a 25 o si el tiempo es Norte, el resultado ser
VERDADERO.

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ANIDAR FUNCIONES

Calc ofrece la posibilidad de introducir varias funciones en simultneo, tcnica que se

denomina Anidar funciones. Es decir, podemos introducir una funcin dentro de otra y utilizar
el valor resultante de una funcin como parmetro de otra.
Para organizar esta simultaneidad, el programa prioriza las funciones en un orden: se
comienza de adentro hacia afuera, el ms anidado sera el que primero se calcula.
En el siguiente ejemplo, las funcin Y se resuelve en primer trmino y devuelve
VERDADERO o FALSO. Posteriormente, la funcin SI traduce este resultado a los trminos
CLIDO o FRO: =SI(Y(B3>=25; NORTE), CLIDO, FRO).

En las prximas actividades le proponemos que inserte las funciones que hemos
expuesto. En esta ejercitacin posiblemente cometa errores. A continuacin, detallamos los
errores ms habituales que surgen al introducir frmulas.

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MENSAJES DE ERROR

Calc proporciona informacin para ayudarnos a corregir los errores que cometemos al
ingresar una frmula. En este sentido, al introducir un dato errneo pueden aparecer los
siguientes mensajes:

Cdigo de error Mensaje Explicacin Ejemplo

Carcter no Un carcter de una frmula no es
501 =A1+Aa
vlido vlido.
Argumento no
502 Argumento no vlido. =RAZ(-4)
vlido
Operacin en Divisin por 0 u otro clculo cuyo
503 coma flotante no resultado causa un desbordamiento =A1/0
vlida del intervalo de valores definido.
Error en la lista =PROBABILIDAD(
504 Un parmetro de funcin no es vlido.
de parmetros C2;C2;C3;C4;C5
Falta un parntesis; por ejemplo, si se
Error en los ha especificado el parntesis derecho
508 pero no el parntesis izquierdo. =(5+4)*8)
parntesis

Falta un
509 Falta el operador de clculo. =(5+4)8
operador
Falta una Cuando aparecen dos operadores
510 =5+*8
variable juntos.
Falta una La funcin necesita ms variables que =PROMEDIO(C1;C
511
variable las especificadas. 2;)
El valor resultado de la frmula no se
corresponde con la definicin, o una
No hay
#VALOR! celda a la que se hace referencia en =0/0
resultado
la frmula contiene texto en vez de un
nmero.
La frmula hace referencia de forma
Estamos en la A 17
directa o indirecta a s misma y la
Referencia y escribimos la
522 opcin de iteraciones no se ha
circular siguiente frmula:
seleccionado en Herramientas -
=C6+A17
Opciones - Hoja de clculo - Calcular.
Compilador: no se ha podido
determinar un nombre de descripcin
Referencia no de fila o de columna. Intrprete: en
#REF! =1+#REF!$15
vlida una frmula falta la columna, fila u
hoja que contiene una celda a la que
se hace referencia.
Nombre no No se ha podido evaluar un
#NOMBRE? = A1/AA
vlido identificador.
Extrado de una adaptacin de http://www.guadalinex.org/cursos/

Adems, si el nmero no entra en la celda, sta aparecer rellena de los smbolos de

numeral ############

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ACTIVIDAD N9: Insertar funciones

Abra una nueva hoja de clculo y guarde con el nombre Notas cuatrimestre.

1. Introduzca datos
Ingrese los siguientes datos, atendiendo al formato:

2. Inserte funcin CONTAR.BLANCO

Ubicado en una celda fuera de la tabla, inserte la funcin CONTAR.BLANCO para conocer
cuntos inscriptos en la lista no han rendido examen.
En la celda en blanco ingrese el nmero 0.

3. Inserte la funcin PROMEDIO

Ubique el cursor en la celda E3 y calcule el PROMEDIO del primer inscripto en la lista como se
muestra en la figura de la siguiente pgina.

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4. Anide funciones lgicas con el Asistente de Funcin

Si quisiera saber si el primer inscripto ha cumplimentado los requisitos para aprobar el
cuatrimestre, teniendo en cuenta que las condiciones para aprobar sean tener un PROMEDIO
igual o superior a 7 y haber obtenido en cada uno de los exmenes una nota superior a 4,
puede anidar dos funciones lgicas: la funcin Y dentro de la funcin SI.
Ubique el cursor en la celda F3 y active el Asistente de Funcin. Elija la funcin SI y complete
los siguientes campos:
- valor si verdadero: APROBADO
- valor si falso: REPROBADO
Con el cursor situado en el campo Prueba lgica elija la funcin Y que se encuentra en la lista
de la pestaa Funciones del Asistente de funcin. Complete las condiciones que debe
cumplir cada inscripto para aprobar el cuatrimestre: cada nota debe ser mayor que 4 y adems
el PROMEDIO debe ser mayor o igual que 7.

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El resultado debe ser el siguiente:

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COPIAR FRMULAS

Hemos visto el modo para copiar y pegar datos que no contienen frmulas. En adelante,
presentamos tcnicas que se pueden aplicar a cualquier tipo de frmula. Estas tcnicas
permiten reducir esfuerzo y disminuir la posibilidad de cometer errores ya que requiere que la
frmula se introduzca una sola vez en forma correcta y posteriormente se puede copiar y pegar
infinitamente.

Referenciar

La tcnica denominada Referenciar permite copiar frmulas. Las Referencias pueden

ser Relativas, Absolutas o Mixtas.

Referencias Relativas
En las frmulas intervienen posiciones o referencias relativas y no celdas especficas. Es
decir, segn cul sea la celda activa donde se expresen los resultados, las celdas intervinientes
en la frmula irn cambiando mientras que la orden ser la misma.
En el ejemplo de la figura, cuando se introduce en la celda B5: =SUMA(B3:B4), la orden
es sume aqu las dos celdas que estn encima. De este modo, cuando se copia la funcin
SUMA a otra celda, Calc aplica nuevamente la orden y por ello posiblemente las celdas
intervinientes en la SUMA sean diferentes. Como se observa en la figura, en la celda C5 la
funcin SUMA que ha sido copiada tiene otro argumento. Esto se denomina Referencia
Relativa y es lo que provoca que al copiar y pegar una frmula, las referencias se modifiquen
en relacin al desplazamiento.

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Referencias Absolutas
Como ya se ha expuesto, Calc interpreta las frmulas como rdenes que hacen
referencia a posiciones relativas. Si al copiar y pegar se precisa que la referencia a una celda
se mantenga fija y no se actualice con la nueva localizacin, se puede utilizar la tcnica de
Referencia Absoluta.
Las Referencias Absolutas permiten copiar la funcin sin que se actualice el argumento
de la frmula a la ubicacin de la celda de destino. En este caso, se necesita referenciar la
celda completa. Para ello, se agrega el smbolo $ (peso) delante de la letra de la columna y otro
smbolo $ (peso) delante del nmero de fila de la celda de origen.
Continuando con el ejemplo, si se necesita calcular la inflacin del 10% en los alimentos
en el lapso 2010-2011, la frmula para copiar sera la siguiente: =B3+B3*$F$6. Esta frmula se
compone del siguiente modo:
B3 es la celda correspondiente al precio de los alimentos en el 2010 (en este caso
de los lcteos en el 1er trimestre del 2010)
+ es el signo de la suma, que se sucede por el clculo del porcentaje de la inflacin
de los alimentos:
* es el signo de la multiplicacin
$F$6 es la referencia absoluta a la celda F6 que contiene el procentaje de la inflacin
(10%).
De esta manera, al copiar la frmula hacia las columnas y filas vecinas la celda F6 queda
completamente fija, mientras que la celda B3 ser relativa a la localizacin en la que estemos.

Referencias Mixtas
Las Referencias Mixtas son aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o
viceversa. Para ello se utiliza el signo $ delante del elemento que desea conservar fijo: el signo
$ delante del nmero de fila permite inmovilizar la fila y delante del indicador de columna
permite inmovilizar la columna. De acuerdo al problema a resolver, sern las Referencias
Mixtas a considerar.

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Continuando con el ejemplo, si el porcentaje de la inflacin en los precios de los

alimentos ha sido de 20% para lcteos y de 10% para carnes, para copiar la frmula es preciso
aplicar referencias mixtas.

El signo $ delante de la columna F dejar fija esa columna en la frmula original. De esta
forma, la columna donde se sitan los datos correspondientes a los porcentajes de inflacin se
mantendr fija pero las filas que contienen cada uno de los porcentajes se desplazarn,
permitiendo calcular un porcentaje diferente para cada uno de los alimentos.
Como se puede observar, Calc no puede discernir si lo que se ha calculado es correcto,
y los usuarios deben corroborar la informacin y en muchos casos evaluar si es necesario
aplicar este tipo de tcnicas.

Vincular

En el proceso de creacin de frmulas, Calc permite importar datos de otras hojas de

clculo, incluso de distintos libros. Para ello, la frmula incluir los siguientes elementos:
-Ruta de acceso contenida entre el signo apstrofe:
'C:\misdocumentos\Notascuatrimestre.ods'
-Nombre de la hoja, precedido por smbolo # (numeral):
#Hoja2
-Referencia de la celda, precedido por un punto:
.D6.
En el ejemplo, el vnculo a la celda D6 de la Hoja 2 del archivo Notas cuatrimestre
sera:
='C:\misdocumentos\Notascuatrimestre.ods'#Hoja2.D6

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ACTIVIDAD N10: Copiar frmulas

Abra una nueva hoja de clculo y guarde con el nombre IVA.

1. Aplique una Referencia Absoluta

Introduzca los datos que se muestran en la figura. En la columna C tiene que calcular el 21%
del IVA a cada uno de los productos. Para ello, debe dejar relativa las celdas correspondientes
a cada uno de los precios de los alimentos y aplicar Referencia Absoluta a la celda E7,
correspondiente al porcentaje del IVA.
Recuerde que las celdas que contienen datos de porcentajes deben tener el formato de
porcentaje.

2. Aplique una Referencia Mixta

En la celda D1 escriba Otro impuesto y en la celda F7 10%. Aplique Referencia Mixta para
calcular el porcentaje de Otro impuesto. Para ello, en la frmula original debe fijar la fila y
dejar liberada las columna de modo que la referencia pueda desplazarse por los diferentes
porcentajes.

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3. Vincular datos de distintos libros

En un nuevo documento escriba:
- Celda A1: AUMENTO
- Celda B1: 79
Guarde el documento con el nombre IVA Anexo.
En la celda D2 del documento IVA sume el dato correspondiente a la celda B1 del archivo
IVA Anexo: Para ello, al final de la frmula ingrese el signo + y pegue la celda B1. Observe en
la Barra de Frmulas cmo se referencia el vnculo entre datos de diferentes libros.
Luego presione Deshacer para borrar el cambio ingresado en este punto.

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MEN DATOS

Siendo que ya se ha aprendido a introducir datos y frmulas, en adelante se exponen

algunas de las aplicaciones de Calc que permite ordenar y filtrar los datos ingresados, de modo
de poder analizarlos.
Al presionar sobre Men Datos se abre un men desplegable con diferentes opciones,
que se detallan a continuacin:

Definir y seleccionar rango

La opcin Definir rango permite guardar con nombre un rango determinado. Desde la
opcin Seleccionar rango puede acceder a los rangos que haya guardado.

Ordenar datos

La opcin Ordenar del Men Datos permite ordenar datos segn diferentes criterios.
En la seccin Ordenar segn se selecciona la columna que desee utilizar como criterio
de orden principal; es decir, la columna por la que se empezar a ordenar. El campo
Ascendente ordena la seleccin del valor mnimo al mximo (de A a Z de 0 a 9). El campo
Descendente realiza la operacin opuesta.
Las secciones Despus segn permiten seleccionar las columnas que se establecer
como segundo o tercer criterio. Este dato es opcional.
Al pulsar Aceptar se ordenarn los datos del rango seleccionado segn el criterio
establecido.

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Aplicar Filtros

La opcin Filtros permite establecer un criterio para buscar datos. Al pulsar sobre esta
opcin se abre un men desplegable con las diferentes opciones de filtro que se observa en la
siguiente pgina.

Filtro automtico
Permite mostrar dentro de una columna todas las filas que coincidan con un determinado
criterio (condicin igual a).
El Filtro automtico inserta en los encabezados de las columnas seleccionadas un
men desplegable con los diferentes datos que contienen las filas de la columna y permite
seleccionar uno de esos valores como criterio de filtrado para mostrar slo las filas que
coincidan con el valor elegido. Las dems filas quedan ocultas.
Para mostrar nuevamente todas las filas de la columna, debe pulsar sobre la opcin
Todo del men desplegable.
En este men encontramos tambin la opcin Filtro predeterminado que
desarrollaremos a continuacin.
Para salir de la aplicacin de filtro debe seleccionar las columnas y pulsar nuevamente la
opcin Filtro desde el Men Dato o desde la Barra de Herramientas.

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Filtro predeterminado
El Filtro predeterminado permite especificar aun ms los criterios de filtrado. Al
presionar sobre esta opcin, se abre el siguiente cuadro de dilgo:

En la seccin Nombre del campo se introduce el valor de la primera fila como referencia
de la columna donde se debe aplicar el filtro.
En la seccin Condicin se ingresa el el criterio de filtrado: valores iguales a (=), Menor
que (<), Distinto de (<>), Ms frecuente (El mayor %), etc.
En el campo Valor se elige el trmino con el que se har la comparacin establecida en
el campo de Condicin.
La seccin Vnculo permite vincular el criterio de una columna con el criterio de otra. La
opcin Y establece que se deben cumplir ambos criterios de filtrado. La opcin O establece que
slo se deba cumplir con un criterio.
Al pulsar sobre el botn Ms opciones se ampla el cuadro de dilogo y aparecen los
campos que se observan en la figura. El campo El intervalo contiene los ttulos de
columnas se destilda cuando la primera fila contiene un valor a considerar en el filtrado.

Filtro especial
La opcin Filtro especial permite aplicar la seleccin el filtro que ya se ha aplicado a un
rango de celdas.

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ACTIVIDAD N11: Ordenar Datos

Contine ejercitando con el archivo Notas cuatrimestre creado en la Actividad N 9.

1. Definir rango
A travs de la opcin Definir rango guardar el rango correspondiente a la columna de
PROMEDIO final con el nombre PROMEDIO. Desde la opcin Seleccionar rango corroborar
que el rango creado aparezca en la lista de rangos disponibles para seleccionar.

2. Ordenar datos
Ordene de modo ascendente (A- Z) la columna correspondiente a los nombres de los/las
estudiantes.

3. Aplicar filtros
Aplicar filtro automtico para mostrar nicamente la fila de la estudiante Bustos Mayra.
Finalmente, desactivar el filtro.

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CAPTULO 6

Insertar
Grficos
Curso de Calc

INSERTAR GRFICO

A partir de los datos introducidos se puede generar un grfico que represente

visualmente la informacin. Para ello, se seleccionan los datos que se desean graficar y se
activa la opcin Grfico del Men Insertar. Al presionar sobre esta opcin aparece una
muestra del grfico a insertar y el siguiente cuadro de dilogo:

En la seccin de la izquierda del Asistente de grficos se exponen los cuatro pasos a

seguir para la creacin de un grfico. Al pulsar sobre estos pasos, en el sector de la derecha se
exponen las opciones correspondientes a cada paso.

1. Tipo de Grfico
El primer paso para la creacin de un grfico es la eleccin del tipo de diagrama que se
desea insertar.

2. Rango de datos
En este paso se elige el rango de datos a partir del cual se crear el grfico. Si se ha
seleccionado previamente un rango, ste aparecer en el campo. Adems, en este paso se
especifica el orden de las coordenadas, segn las filas o las columnas. Por ltimo, se puede
optar si la primera fila y/o columna se expondrn como etiquetas.

3. Series de datos
En este paso se especifica la Serie de datos que se expresarn en el grfico. Cada
serie se conforma con un rango de datos, generalmente de una misma categora (por ejemplo,
cantidad de inscriptos) y se manifiesta con un color diferente a las otras series.
En la figura de la siguiente pgina se exponen las opciones de este paso.

88 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Muestra lista
de Series de Expone el Rango de datos
datos correspondiente al nombre y a
aplicadas al los valores de la serie de datos
grfico seleccionada en la lista

Agregar y Ordena la Elegir el Rango de datos

Eliminar una lista de la correspondiente al nombre y a
serie de datos a Serie de los valores de la serie de datos
la lista datos seleccionada en la lista

4. Elementos de grficos
En este paso se especifica una denominacin para los diferentes elementos del grfico:
ttulo, subttulo, eje X (horizontal), eje Y (vertical).

Al presionar sobre el botn Finalizar se insertar el grfico en la hoja de clculo.

Departamento Universitario de Informtica UNC 89

Curso de Calc

Editar Grfico

El grfico que se ha insertado puede moverse por la hoja de clculo y puede modificar su
tamao. Para ello, debe seleccionarlo y utilizar las diferentes aplicaciones del cursor con el
mouse.
Adems, al activar el Men Emergente del grfico se abren las siguientes opciones:

Rango de datos
Al presionar sobre esta opcin se abre un cuadro de dilogo que permite editar el rango
y la serie de datos. La pestaa Rango de datos activa las opciones correspondientes al paso 2
en la creacin de un grfico. Por su parte, la pestaa Serie de datos se corresponde con el
paso 3.

Insertar/Eliminar...
Estas opciones permiten eliminar o insertar elementos del grfico.

Formato de...
Esta opcin abre un cuadro de dilogo que permite modificar el formato del elemento del
grfico previamente seleccionado (en el ejemplo, Formato de rea Grfica).
Las opciones para modificar el formato de los textos son similares a las expuestas en los
captulos de formato de carcter y de prrafo (tipo de fuente, color, borde, fondo, alineacin,
rotacin, etc.).

90 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

Observe que, al seleccionar un elemento del grfico (rea grfica, ttulo, leyenda, etc.)
tambin aparece la siguiente Barra de Herramientas:

En el men desplegable de la izquierda se elige el elemento que se desea formatear

(ejemplo Leyenda).
Desde el botn Formato de seleccin se activan cada uno de los cuadros de dilogo
que permiten editar los elementos seleccionados del grfico.
Adems, en la Barra de Herramientas se encuentran los siguientes conos:

Tipo de grfico permite modificar el tipo o estilo de grfico seleccionado en el

paso 1 al crear el grfico.
Datos del grfico permite editar las fuentes de datos externas a Calc. Adems
permite insertar, eliminar y ordenar filas o columnas.
Mostrar/Ocultar leyenda permite ocultar o mostrar la leyenda.
Mostrar/Ocultar cuadrcula horizontal permite que no se muestren las lneas
horizontales, que se corresponden con los datos del eje Y del diagrama.
Escala de texto permite modificar el tamao del texto en proporcin al tamao
del grfico.
Diseo automtico permite posicionar el grfico en la posicin predeterminada.

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ACTIVIDAD N12: Insertar un grfico

Contine ejercitando con el documento Censo2010 modificado en la Actividad N 8.

1. Elija un tipo de grfico

En primer lugar, elimine la fila correspondiente a los totales. Seleccione el rango A5:C12 y
desde el Men Editar elija la opcin Grfico. En el paso 1 elija el grfico Columna.

2. Seleccione el rango de datos

Compruebe que el rango de datos elegido es A9:C12. Elija la opcin Serie de datos en
columna y observe que el grfico permite comparar los datos de las columnas (Varones y
Mujeres) en cada fila (Departamentos). Ahora elija la opcin Serie de datos en fila y observe
que el grfico compara los datos de cada una de las filas (Departamentos) segn los datos de
la columna (sexo). Active las opciones Primera fila como etiqueta y Primera columna como
etiqueta.

3. Elija la serie de datos

Elimine las filas sin nombre (fila 6 y fila 7), correspondientes a las filas en blanco sin datos.

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4. Configure los elementos del grfico

Introduzca los siguientes datos:
-Ttulo: Censo 2010
-Eje X: Sexo
-Eje Y: Departamento
El resultado debe ser el siguiente

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ACTIVIDAD N13: Editar un grfico

Contine trabajando con el archivo Censo2010.

1. Modifique el tamao y la posicin del grfico

Utilizando el mouse, reduzca el tamao del grfico y posteriormente ubique el grfico debajo de
la tabla.

2. Modifique la Serie de datos

Desde el Men Emergente del grfico abra el cuadro de dilogo Rangos de datos.
Modifique el rango que nombra a la serie de datos Departamento Calamuchita por el rango de
celdas A13:C13.
Modifique el orden de la Serie de datos.
Luego elimine la serie Departamentos.

3. Modifique el formato de los elementos del grfico

A travs de los Menes Emergentes o de la Barra de Herramientas, aplique los siguientes
cambios a algunos de los objetos del grfico:
- rea de Grfico: Borde estilo continuo y ancho 0,10cm, rea gris 20%, Transparencia
gradiente.
- Grfico: Borde estilo punteado fino color negro, rea relleno mapa de bits lino.
- Leyenda: Transparencia 30%, Fuente Arial cursiva tamao 7, Posicin derecha.
- Ttulo principal: Borde continuo color negro, Fuente Arial negrita 13, Efecto de fuente color
negro.
- Serie de datos Departamento Colon: Opciones sobreponer 70%, rea color verde claro
El resultado debe ser el siguiente:

94 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

INDICE

INTRODUCCIN........................................................................................................... 1

CAP 1: Entorno Calc

INICIO DE CALC............................................................................................................ 5
DESPLAZARSE DENTRO DEL DOCUMENTO...........................................................10
Seleccionar celdas.......................................................................................................10
ACTIVIDAD N 1: ABRIR UNA HOJA DE CLCULO ..................................................12
ACTIVIDAD N 2: GUARDAR UN DOCUMENTO........................................................13
Abrir un documento guardado......................................................................................16
MEN AYUDA.............................................................................................................. 17

Ayuda........................................................................................................................... 17

Botn Qu es esto?...................................................................................................17

CAP 2: INTRODUCIR DATOS

INTRODUCIR DATOS..................................................................................................21
Tipos de Datos.............................................................................................................22
Autocompletado........................................................................................................... 23
ACTIVIDAD N 3: INTRODUCIR DATOS.....................................................................24
MEN EDITAR.............................................................................................................26
Deshacer y Rehacer....................................................................................................26
Buscar y Reemplazar...................................................................................................27

Cortar, Copiar y Pegar.................................................................................................29

ACTIVIDAD N 4: EDITAR...........................................................................................30

INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS...............................................................................31

Insertar Celdas............................................................................................................. 31

Eliminar Celdas............................................................................................................ 31

ACTIVIDAD INTEGRADORA.......................................................................................32

Departamento Universitario de Informtica UNC 95

Curso de Calc

CAP 3: FORMATO

MEN FORMATO........................................................................................................37

Combinar celdas.......................................................................................................... 38

Formato Fila y Columna ..............................................................................................38

Formato de Celdas.......................................................................................................40

ACTIVIDAD N 5: Formato Celdas...............................................................................44

Estilo y Formato........................................................................................................... 46

Formateado automtico...............................................................................................47

Formato condicional.....................................................................................................48

Formato predeterminado..............................................................................................48

ACTIVIDAD N 6 : Estilos y Formatos..........................................................................49

FORMATO PGINA ....................................................................................................50

Vista Preliminar............................................................................................................ 52

Saltos de pgina.......................................................................................................... 52

Imprimir........................................................................................................................ 53

ACTIVIDAD N 7: Formato Pgina...............................................................................54

ACTIVIDAD INTEGRADORA.......................................................................................55

CAP 4: FUNCIONES

INTRODUCIR FRMULAS..........................................................................................59

BARRA DE FRMULAS..............................................................................................60

ACTIVIDAD N 8: Funcin Suma.................................................................................62

INSERTAR FUNCIONES.............................................................................................64

Funcin Promedio........................................................................................................65

Funciones Max-Min......................................................................................................66

Funciones Contar: Contar, Contar.blanco, Contar.si....................................................66

Funciones lgicas: Si, Y, O...........................................................................................68

ANIDAR FUNCIONES.................................................................................................70

96 Departamento Universitario de Informtica - UNC

 Curso de Calc

MENSAJES DE ERROR..............................................................................................71

ACTIVIDAD N 9: Insertar Funciones...........................................................................72

COPIAR FRMULAS..................................................................................................75

Referenciar..................................................................................................................75

Vincular........................................................................................................................ 77

ACTIVIDAD N10: Copiar frmulas..............................................................................78

MENU DATOS............................................................................................................. 80

Definir y seleccionar un rango......................................................................................80

Ordenar datos..............................................................................................................80

Aplicar Filtros............................................................................................................... 81

ACTIVIDAD N 11: Ordenar datos................................................................................83

CAP 5: INSERTAR GRFICOS

INSERTAR GRFICO..................................................................................................87

Editar Grfico...............................................................................................................89

ACTIVIDAD N12: Insertar un grfico..........................................................................91

ACTIVIDAD N13: Editar un grfico.............................................................................93

Departamento Universitario de Informtica UNC 97