Introduccin

La gestin empresarial base de toda empresa, si se realiza una buena

gestin la empresa crece, por el contrario si se realiza una mala gestin la
empresa decaer.
La gestin implica un sinfn de requerimientos que necesita cumplir la empresa,
para lograr sus objetivos organizacionales. Aunque la gestin a simple vista
parece sencilla y que cualquier persona puede hacer una correcta gestin, en
el mundo real de la empresa sucede todo lo contrario, se necesita una persona
(gestor) que est completamente capacitado y sepa hacer correctamente
su trabajo.
Una correcta y buena gestin no solo se enfoca a la empresa y a lo que sucede
dentro de esta, si no por el contrario, trata de
encontrar problemas organizacionales que estn afectando su desempeo,
trata de mantener a un cliente satisfecho, pero sobretodo, se encarga de
aprovechar al mximo todos los recursos con los que cuenta la empresa, para
maximizar sus ganancias y reducir costos, sin dejar de lado la calidad y el
cliente.
La comunicacin es la base de las relaciones humanas, al igual que en
la sociedad una buena, correcta y clara comunicacin nos puede ahorrar
muchos malentendidos, en una empresa sucede lo mismo, un clima de
cordialidad y de buena comunicacin, nos permitir desarrollarnos ms y mejor
en nuestro ambiente de trabajo, haciendo ms y mejores cosas, pero si en
lugar de llevar una cordial y buena comunicacin, el trabajo se ver mermado
por los problemas ms comunes y mas importantes dentro de
cualquier organizacin, la incorrecta comunicacin.
Aunque existan diferentes tipos de empresas y cada una tenga una manera de
administrar sus recursos de manera diferente, todos a final de cuentas buscan
una sola cosa, vender ms y mejor y en consecuencia obtener ms ganancias,
y solo hay una manera de hacerlo, a travs de la gestin, que nos ayudar y
nos impulsara a poder realizar nuestros sueos realidad. Hay que recordar que
nunca es demasiado tarde para llevar a la prctica la gestin empresarial, que
siempre va haber algo que podamos mejorar, pero sobretodo, que debemos
buscar a las personas adecuadas para que realicen este delicado estudio.
 LA ADMINISTRACION

DEFINICION:

La administracin es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones y la tcnica encargada de la planificacin, organizacin,
direccin y control de los recursos
(humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de
una organizacin, con el fin de obtener eficiencia o mximo beneficio posible;
este beneficio puede ser social, econmico o estratgico, dependiendo de los
fines perseguidos por dicha organizacin.

La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el

esfuerzo ajeno. (George R. Terry).

La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de

objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo
humano coordinado. (Jos A. Fernndez Arenas).

La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
mxima productividad. (Lourdes Mnch Galindo y Jos Garca Martnez).

Andreas Kaplan especficamente describe la administracin europea como

"una gestin intercultural y social, basada en un enfoque interdisciplinario". 1

La Administracin es la gestin que desarrolla el talento humano para facilitar

las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organizacin. Con el
objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como personales,
regularmente va de la mano con la aplicacin de tcnicas y principios del
proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante en su
desarrollo ptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera
certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicacin de los diferentes
recursos.
La administracin es un conjunto de conocimientos sistematizados (terico-
prctico), cuya doctrina se sustenta en la transformacin de los recursos en
base a la cooperacin humana, adems, es un mecanismo de proceso entre
(pensar-hacer-ser)y tiene una aplicacin multidisciplinaria.(Bladimir
Barrenechea Vargas).

Podemos decir entonces que la ADMINISTRACION es un proceso que

consiste en las actividades de planeacin, organizacin, direccin y control
para alcanzar los objetivos establecidos utilizando para ellos recursos
econmicos, humanos, materiales y tcnicos a travs de herramientas y
tcnicas sistematizadas.

IMPORTANCIA:

La importancia de la administracin, est en que imparte efectividad a los

esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales,
dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones
cambiantes y proporciona previsin y creatividad. El mejoramiento es su
consigna constante.

ELEMENTOS:

Elementos de la administracin

Eficiencia

Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados para

alcanzar los objetivos o fines de la organizacin, es decir, hacer correctamente
las cosas. Es un concepto que se refiere a insumo-productos.

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo

constante el volumen de recursos empleados.

Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la

cantidad de recurso empleado.

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado,

medido en relacin a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados
para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mnimo los costos de los
recursos que se necesitan para alcanzar las metas estn actuando
eficientemente.
Aun siendo una caracterstica prioritaria la eficiencia en la administracin y de
los administradores, no es una cualidad suficiente. La administracin y los
administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino
que, adems tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que
ser eficaces.

Eficacia

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se

consiguen las metas que se haban definido.

Estos dos conceptos estn muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que

la eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estar ntimamente unidad
a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeo debe
centrarse en ser eficaces de la forma mas eficiente posible.

Nos preguntbamos si podramos ser eficientes sin ser eficaces. La respuesta

es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los
recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es
eficiente con metas equivocadas.

Productividad

Es la relacin resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida

consideracin de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

La formula seala que se puede mejorar la productividad :

al acrecentar la produccin (resultados) con los mismo insumo.

al disminuir los insumos manteniendo la misma produccin.

al aumentar la produccin y disminuir los insumo para cambiar la razn de un

modo favorable.

Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el

capital, sin embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la
productividad se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en
especial, en la administracin.

La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeo individual y

organizacional.

Coordinacin de recursos
La organizacin, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos,
estos son elementos que, administrados correctamente, le permitirn o le
facilitarn alcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos:

Recursos materiales. Aqu quedan comprendidos el dinero, las instalaciones

fsicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.

Recursos tcnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos,

organigramas, instructivos, etc.

Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan

comprendidos en este grupo, sino tambin otros factores que dan diversas
modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivacin,
intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades,
salud, etc.

Los recursos humanos se han dejado al ltimo no por ser los menos
importantes, sino porque, requieren de una explicacin ms amplia. Los
recursos humanos son ms importantes que los otros dos, pueden mejorar y
perfeccionar el empleo y diseo de los recursos materiales y tcnicos, lo cual
no sucede a la inversa.

Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos

de recursos que interviene en el logro de un fin comn.

Grupo social

Este elemento es de gran importancia porque sin el no se puede dar la

administracin. La administracin siempre se da dentro de un grupo social,
entendindose por grupo social, grupo de personas, empresas, instituciones,
Que de alguna forma comparten los mismos objetivos.

Objetivo

La administracin siempre est enfocada a lograr fines o resultados. En

ocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el
objetivo de los administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades o
beneficios. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es el
aumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un sentido muy
real, en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativa o no, el objetivo lgico y
pblicamente deseable de los administradores deben ser obtener un supervit:
tienen que establecer un ambiente en el que las personas puedan alcanzar
metas de un grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e
insatisfaccin personal, o en el que puedan lograr al mximo posibles una meta
deseada con los recursos disponibles.

En una organizacin no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto

a las utilidades totales del negocio, los administradores tambin tienen metas y
deben esforzarse por lograrlas con el mnimo de recursos o alcanzarlas hasta
donde sea posible con los recursos disponibles.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

Las funciones bsicas de la administracin son cinco:

-Planeacin.

-Organizacin

-Direccin.

-Coordinacin.

-Control.

-Evaluacin.

1 PLANEACION

Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer,

esto incluye el establecimiento de objetivos, programas, polticas y
procedimientos.

OBJETIVO

Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone alcanzar.

LOS PROGRAMAS

Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el
objetivo propuesto.

LAS POLTICAS
Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para
alcanzar el objetivo.

LOS PROCEDIMIENTOS

Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se deben realizar
las actividades.

NECESIDAD DE LA PLANEACIN

La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente por tres

razones:

-Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de
la empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas,
evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias
religiosas.

-Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas
sean concientes de qu es lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con
las funciones asignadas.

-Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por anticipado una

planeacin, los riesgos de prdidas se aumentan y lo ms seguro es que la
empresa fracase.

Esto no significa" que la planeacin es la frmula para que una empresa nunca
fracase, simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades
tiene ms probabilidades de triunfar.

En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya

que mediante la misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse
irn en beneficio de los socios.

Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin

solicitarn; sus directivos programas y ejecuciones muy concretas que deben
ser tenidas en cuenta durante la planeacin.

2. ORGANIZACIN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y
responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.

RAZONES PARA ORGANIZAR

Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:

1- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona
y por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas.

2- Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada

departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de
cada persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de
personas que trabajan a su cargo.

La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la nica

forma en que los socios podrn conocer la marcha de la Empresa mediante la
utilizacin de las herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen
rpida, fcilmente comprensible y fiel de la situacin de la sociedad.

3. DIRECCIN

Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se

imparten las rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica
qu es lo que debe hacerse.

Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a

ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una
buena instruccin, la cual debe ser:

-Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para
la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la
recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla
satisfactoriamente.

-Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y

calidad de la actividad a ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de primera, de
segunda y de tercera etc.

-Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la
debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe colocarse
en el lugar del subordinado y considerar lo que ste quiere que se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por
delegacin que hace el Consejo de administracin.

Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe
tener las caractersticas antes anotadas, lo cual permitir no solo una mayor
eficiencia en la administracin, sino tambin una correcta informacin a los
afiliados.

4. COORDINACIN

En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una

estrecha armona entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que
ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.

Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.

Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a

otras, con participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales
pueden conformarse grupos de trabajo uniforme.

. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus
puntos de vista en cualquier caso particular.

5. CONTROL

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o

parecidos a los planes presentados, y permite bsicamente avisar en forma
oportuna si algo est fallando y adems si resulta eficaz en el uso de los
recursos

Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y correccin de

la ejecucin con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo
planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.

Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

-Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos.

-Medicin de lo realizado.
-Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.

-Correccin de las fallas encontradas.

LA EMPRESA

DEFINICION:

Segn Adam Smith una empresa es la organizacin que permite la

"internacionalizacin" de las formas de produccin: por un lado permite que los
factores de produccin (capital, trabajo, recursos) se encuentren y por el otro
permite la divisin del trabajo.

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing" editorial: mc graw hill Colombia,
Edicion: Quinta, Ao 1999, Pgs 17, 18, define la empresa como "el organismo
formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones
comunes para dar satisfacciones a su clientela" .

Julio Garca y Cristobal Casanueva, autores del libro "Prcticas de la Gestin

Empresarial", de, MC Graw Hill, Pagina. 3, ao 2011, definen la empresa como
una "entidad que mediante la organizacin de elementos humanos, materiales,
tcnicos y financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que
le permite la reposicin de los recursos empleados y la consecucin de unos
objetivos determinados" .

Para Simn Andrade, autor del libro "Diccionario de Economa" Andrade Simn,
2005, Tercera Edicin, Diccionario de Economa, Editorial Andrade, la empresa
es "aquella entidad formada con un capital social, y que aparte del propio
trabajo de su promotor puede contratar a un cierto nmero de trabajadores. Su
propsito lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o la
prestacin de servicios".

El Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., define a la empresa como una

"unidad econmica de produccin, transformacin o prestacin de servicios,
cuya razn de ser es satisfacer una necesidad existente en la sociedad".

El Diccionario de la Real Academia Espaola, en una de sus definiciones

menciona que la empresa es una "unidad de organizacin dedicada a
actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines
lucrativos".
Una empresa es una institucin en la cual una persona o un grupo de personas
utilizan una gran cantidad de recursos, desarrollando un conjunto de
actividades encaminadas a la produccin y/o distribucin de bienes y/o
servicios, con el fin de cumplir determinado(s) objetivo(s).

CARACTERISTICAS:

Fin econmico: generar bienes y servicios

Fin mercantil: bienes y servicios destinados a la comercializacin
Fin lucrativo: obtencin de ganancias
Responsabilidad econmica social: de los aportes de los socios solo se
recupera si las empresas marchan bien.

Se puede decir que las empresas exitosas se caracterizan entre algunas de

sus ms relevantes las que cuentan con:

Un alto sentido de pertenencia.

Alto grado de motivacin en todos los niveles.

Gran capacidad de liderazgo en todos los niveles.

Alto sentido de trabajo en equipo.

Creatividad e iniciativa al mximo, especialmente en los puestos claves de la

organizacin.

Alto grado de comunicacin.

Horizontalidad en la organizacin.

Alto grado de empata.

Alta Capacidad tecnolgica.

Fijan objetivos y responsabilidades para cada uno de los miembros de la

organizacin.

Poseen especializacin de sus puestos operativos.

IMPORTANCIA DE LA EMPRESA

En la empresa se materializan la capacidad intelectual, la responsabilidad y la

Organizacin, condiciones o factores indispensables para la produccin.

a. Favorece el progreso humano como finalidad principal a permitir dentro

de ella la autorrelacion de sus integrantes.
b. Favorece directamente el avance econmico de un Pas.
c. Armoniza los numerosos y divergentes intereses de sus miembros:
accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.

Adems la empresa Promueve el crecimiento o desarrollo, ya que la inversin

es Oferta y es demanda, porque por ejemplo: crear una empresa implica la
compra de terreno, maquinaria, equipo, patentes, materias primas, etc., pero
tambin es oferta porque genera produccin y esta a su vez, promueve el
empleo y el progreso general.

TIPOS DE EMPRESA EN EL PERU

En el Per podemos encontrar estos tipos de empresa:

Empresa Unipersonal

En este tipo de empresa el titular (la persona natural) desarrollar

absolutamente toda la actividad comercial y financiera de la empresa en
cuestin. Es decir (y esta es la dificultad mxima de este tipo de empresa) que
precisamente por no ser una empresa plenamente autnoma, y no de
responsabilidad limitada, la persona titular responder con su patrimonio
personal (propiedades, dinero, etc.) por las deudas que pueda tener su
empresa. Generalmente se opta por una empresa unipersonal cuando se trata
de un proyecto pequeo en el cual se aportar el trabajo y capital. Las micros y
pequeas empresas. Por otro lado, cabe resaltar que, a diferencia del resto de
tipos de empresas, el registro y la documentacin de las empresas
unipersonales son mucho ms sencillos.

Como Persona Jurdica

La persona jurdica puede ser constituida por una o ms personas, resultando
en cuatro tipos de empresas: una individual (EIRL) y tres colectivas (SRL, SAC
y SA).

La principal diferencia con una empresa de persona natural es que la

responsabilidad del titular (EIRL) o de los socios (en el caso colectivo) afectar
nicamente a su participacin dentro del capital y no a sus bienes personales.

EIRL (Empresa Individual de Responsabilidad Limitada): tiene como

ventaja el acceso del pequeo empresario a fuentes de crdito y
financiamiento, tales como bancos y compaas financieras. La empresa
responde con su propio capital frente a deudas, quedando libre de
responsabilidad el titular y su patrimonio.

SRL (Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada): los socios,

personas naturales o jurdicas, pueden ser hasta 20 y no responden con su
patrimonio personal frente a deudas. El capital est constituido por el aporte de
cada socio y la empresa cuenta con lneas de financiacin y crdito.

SAC (Sociedad Annima Cerrada): tiene un lmite mnimo de 2 socios y un

maximo de 20. Es una figura dinmica y la ms recomendable para una
empresa familiar, chica o mediana. Es el tipo de empresa ms comn en Per.
No tiene acciones en el Registro Pblico del Mercado de Valores.

SA (Sociedad Annima): no tiene lmite de socios. Su capital est constituido

por acciones. Los socios no tienen derecho sobre los bienes adquiridos, slo
reciben las utilidades que les corresponden.

MANUALES DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

INTRODUCCION:

Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho

que todas sin excepcin necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir
algunas cosas como los valores, la visin y misin, los cuales son los
conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin
embargo, hay algo tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos
referimos al MOF, en estas lneas tendremos conocimiento de porque es tan
importante tener en cuenta este instrumento en la empresa.

Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no

saben que deben hacer, sobre todo los que recin ingresan, pasan dos o tres
das adivinando cules son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de
organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa el
Manual de Organizacin y Funciones

CONCEPTO:

Franklin Ros Ramos, Director de Perfil (www.eperfil.org), Coach acreditado

por la Internacional Coach Federation, USA, Ingeniero Industrial, El Manual de
Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es un
documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma
de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el
personal. El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional,
comnmente llamada Organigrama, y la descripcin de las funciones de todos
los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada
puesto el perfil y los indicadores de evaluacin. Hoy en da se hace mucho ms
necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las
certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, sino porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades,
divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales

muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo
de carrera y otros.

IMPORTANCIA

Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o

orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido
asignados, as como aplicar programas de capacitacin.

Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos

dentro de la estructura orgnica de cada dependencia

Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones

especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de
sus funciones.

Elaboracin de un MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF

Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con
respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele
implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes
inmediatos.

El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:

Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y

capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin.

Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia

laboral el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

1 PASO

Anlisis de Jerarquizacin

Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para

determinar la dependencia jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas
mantiene una relacin directa de coordinacin.

2 PASO

Anlisis desde los objetivos institucionales

A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado

corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar
el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los
empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

3 PASO

Elaborar la descripcin del puesto:

Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y

especificacin del puesto:

La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo

as como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo

La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para

el desempeo del puesto.

4 PASO

Revisin del anlisis con los participantes:

El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador

Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa

y es fcil de entender para todos los involucrados.

5 PASO

Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:

Nombre del puesto:

rea al que pertenece:

Cargo del jefe directivo:

Nmeros de plazas:

1.2 FUNCION BASICA

Brindar asistencia tcnica y apoyo al rea de presupuesto.

1.3 FUNCIONES ESPECFICAS

ACTIVIDADES Y TAREAS

Organizar el archivote documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de
pagos.

Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios

Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.

FACTORES DE EVALUACION

Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.

Registrar diariamente la informacin de documentos de los gastos e ingresos.

Revisar la afectacin presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.

Controlar permanentemente la enumeracin secuencial de documentos fuente.

Llenar los formatos de ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.

1.4 COORDINCION

Unidad de Tesorera

Unidad de Contabilidad

Unidad de Personal

Unidad de Abastecimiento

1.5 SUPERVISION

SUPERVISA A:

No tiene a quien Supervisar

SUPERVISADO POR:

Gerencia

1.6 CONDICIONES DE TRABAJO

Lugar Fsico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de

planificacin y presupuesto ubicada en establecimiento.

Horario de Trabajo:

1.7 PERFIL DEL PUESTO

Estudios :
 Especialidad:
Experiencia:
Otros estudios

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE GESTION

El MOF se elabora a partir del cuadro de asignacin de personal (CAP) y del

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF).No puede haber un MOF que
no tenga relacin causal con estos instrumentos.

El Organigrama

El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura

orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma
esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva
relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin

Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del

organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como
tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas
partes de un componente organizacional. Por tal razn, se especificaran en el
presente trabajo, diversos tpicos que estn referidos al organigrama y su
funcin en la organizacin de una empresa, lo que permitir conocer la correcta
elaboracin del mismo, para posteriores ocasiones.

Claro est que el organigrama no va solo, se debe acompaar por el Manual de

Organizacin y Funciones (MOF) la necesidad de esto radica en que no
podemos sealar en un pliego todo lo que cada departamento o seccin debe
hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias)
de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones
especficas de dichas generales e incluso los procedimientos ms adecuados y
eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se disean

con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como
informacin accesible a personas no especializadas .Por ello, solo deben
expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y
unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.

Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de
cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja
de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un
presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas
partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento

planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de
su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Annima se
considerar formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
S.A.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado

no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta

determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector
pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en
tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la

organizacin.
Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades

administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems

de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma
general.
De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos
y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Por su presentacin o disposicin grfica: Este grupo se divide en cuatro

tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en
forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por
lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas
dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la
base.
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles
jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor

jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno
de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el
centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, es decir el ms extenso, indica el
menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se
ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por
las lneas que unen las figuras.

VENTAJAS

* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo

en la compaa mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga
descripcin.

* Muestra quien depende de quin.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una

compaa, sus partes. Fuertes y dbiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de

informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.

* Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que
se proponga en la reorganizacin, al hacer planes de corto y largo plazo, y al
formular al plan ideal.

DESVENTAJAS:
* No muestra ms que las relaciones formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las

relaciones reales.

* No muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que
suelen ser numerosas y a menudo ms importante que las relaciones formales
(las relaciones informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga
ms de un superior o que la supervisin no la ejerza al superior, inmediato, sino
de personal Staff del Depto.).