Contabilidad electrnica con Excel

Mediante esa aplicacin los contribuyentes pueden cumplir con el envo de su catlogo de
cuentas, balanza, plizas y sus auxiliares al SAT, sin invertir en un software especializado

Con la herramienta electrnica convertidor de Excel a XML (convertidor) dada a conocer por
el SAT en su pgina en Internet, los contribuyentes personas fsicas y morales obligados a
enviar por medios electrnicos su contabilidad, pueden capturar en el programa Excel la
informacin que deben enviar a la autoridad (archivos XML, de su catlogo de plizas,
balanza y plizas cuando la autoridad las requiera).

Dicho software permite cumplir los requerimientos informticos de los archivos, apegndose a
la estructura sealada en el Anexo 24, de la RMISC publicado el 5 de enero de 2015 en el
DOF, pero el contenido de estos solo es responsabilidad del contribuyente, por lo que deber
estar a lo previsto en la regla 2.8.1.4., de la RMISC para cada archivo conforme a lo siguiente:

Catlogo de cuentas

A cada cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel, se le agregar el cdigo agrupador
de cuentas del SAT contenido en el apartado B, del anexo 24 de la RMISC, para lo que se
atender a la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta.

Quienes en su catlogo de cuentas generen nicamente cuentas de nivel mayor, el cdigo

agrupador se asociar a nivel de subcuenta de primer nivel.

Es imprescindible realizar una captura y clasificacin correcta de las cuentas del catlogo,
pues este ser la base para obtener la descripcin en la balanza de comprobacin.

Balanza

Deben incluirse de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y cuentas de
orden los:

saldos iniciales

movimientos del periodo y

saldos finales

Los saldos de las cuentas deben permitir identificar los impuestos:

por cobrar y pagar

trasladados efectivamente cobrados

 acreditables efectivamente pagados

Las cuentas de ingresos deben distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las
que no se deba pagar el impuesto.

La balanza de cierre del ejercicio incluir la informacin de los ajustes que para efectos
fiscales se registren.

En la siguiente tabla se hace algunas recomendaciones sobre las cuentas contables ms

comunes que en la prctica pueden encontrarse.

Cuenta Observaciones

Caja Si todas las actividades estn gravadas con IVA, los movimientos reportados deben reflejar el flujo de
efectivo que sirve de base para determinar dicho impuesto

Clientes Los cargos de esta cuenta deben guardar proporcin con los ingresos acumulables manifestados para
el ISR en el mismo periodo

IVA acreditable El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser de cero. El IVA acreditable se salda al momento
pagado de determinar el impuesto del mes, que puede ser a cargo o a favor

IVA pendiente de El monto registrado representa el IVA trasladado por la compra de mercancas o gastos y que no se
pago puede acreditar, ya que no ha sido efectivamente pagado

Activos fijos como Conforme a las NIFs, el costo de adquisicin de los activos incluso su depreciacin deben presentarse
edificios, de forma separada. El saldo de la cuenta de activo variar de un mes a otro, solo si se compra o se
maquinaria, vende un bien.
equipo de Para efectos contables, la depreciacin debe reflejarse cada mes, aun cuando fiscalmente se aplique
transporte, de por ejercicios.
cmputo, etc. As
como las cuentas En caso de que se enajene un activo, podr manifestarse el movimiento respectivo en el saldo
de depreciacin pendiente por depreciar en el mes que se venda.

Toda vez que el valor contable del costo de adquisicin y la depreciacin difieren del valor fiscal,
algunas empresas optan por manejar este ltimo en cuentas de orden

IVA trasladado El saldo inicial y final de la cuenta siempre debe ser cero, pues el total del IVA trasladado cobrado se
cobrado lleva a la cuenta de IVA por pagar o a favor al cierre del mes

IVA trasladado no El importe registrado representa el IVA trasladado en las ventas que no se considera en el periodo por
cobrado no haberse cobrado efectivamente. El IVA trasladado no cobrado se salda al momento de realizar su
cobro

ISR por pagar El saldo inicial debiera ser igual a los cargos del mes, pues corresponden al pago provisional de ISR
del mes anterior y los abonos al impuesto determinado en el periodo

Retenciones El saldo inicial y los cargos, deben equivaler a las retenciones a pagar del mes anterior y los abonos a
salarios y las retenciones a cargo en el periodo de la balanza, las discrepancias seran, una alerta de que no se
asimilados est cumpliendo lo previsto en el artculo 27 fracciones V y XVIII de la LISR.
Retenciones IVA
El saldo inicial debiera ser igual a los cargos del mes, pues corresponden a los pagos del mes anterior
Retenciones y los abonos a las retenciones efectuadas en el periodo
arrendamiento ISR

Retenciones
servicios
profesionales ISR

Retenciones Los pagos de dividendos de utilidades generadas a partir del 2014, sin importar de que cuenta
dividendos provengan, causan un ISR a cargo de la persona fsica que los perciba del 10 %, el cual deber
retener la empresa segn lo establece el artculo 140, segundo prrafo de la LISR. Por lo tanto, si
existe algn cargo en el periodo en la cuenta de utilidades de ejercicios de 2014 en adelante, se
efectuar un abono a esta cuenta

Aportaciones para Las aportaciones para futuros aumentos de capital solo pueden clasificarse como tal, cuando se
futuros aumentos hubieran acordado en asamblea de socios (Boletn C-11 de las NIFs), de lo contrario deben
a capital contabilizarse como un pasivo a cargo de la empresa, as como una deuda para efectos del ajuste
anual por inflacin

Reserva legal El artculo 20 de la Ley General de Sociedades Mercantiles determina que el fondo de reserva ser
constituido a partir de las utilidades netas de la sociedad, debiendo separarse de forma anual en un
mnimo de 5 %, hasta conformar la quinta parte del capital social

Resultado de Este dato debe coincidir con el estado de resultados y con la declaracin anual del ejercicio.
ejercicios
anteriores Generalmente hay una discrepancia entre el saldo contable y el fiscal, por lo que algunos
contribuyentes acostumbran llevar estos ltimos en cuentas de orden

Ventas Su saldo debera corresponder a los ingresos acumulables que se manifiestan para el pago del ISR

CUFIN Es una cuenta eminentemente fiscal y solo se lleva en cuentas de orden

Plizas y auxiliares de cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel

En cada pliza se distinguirn los folios fiscales de los comprobantes fiscales que soporten la
operacin, permitiendo identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y
cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar
contribuciones, de acuerdo con la operacin, acto o actividad de que se trate, y deber
incluirse su RFC en las operaciones relacionadas con un tercero.

Cuando no sea posible identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes dentro de las
plizas, se relacionar a travs de un reporte auxiliar adems de la clave del RFC y el monto
contenido en los comprobantes que amparen la pliza.

Los auxiliares de la cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel debern permitir
la identificacin de cada operacin, acto o actividad.

Convertidor

Descarga

El archivo del convertidor, as como sus manuales de instalacin y usuario pueden obtenerse
en la siguiente direccin electrnica.

Para descargar el archivo se presentan dos opciones:

 complemento bsico (requiere conexin a Internet para concluir la instalacin)

componente completo

Una vez instalada la herramienta, se abre Excel y se selecciona el complemento Contabilidad

Electrnica.

Se pulsa el botn Abrir Plantilla.

En el campo Nombre se introduce la plantilla que se va a crear y posteriormente se guarda.

Con ello se muestra el libro con las distintas hojas donde se pueden capturar:

Catlogo

Balanza

Pliza, atendiendo a la operacin se complementar su informacin con alguno(s) de

los siguientes registros:

o Transaccin (obligatorio)

o Compra nacional

o Otra compra nacional

o Compra extranjera

o Cheque

o Transferencia

o Otro mtodo de pago

 o Auxiliar cuentas

o Detalla aux

o Auxiliar folios

o Comprobante nacional

o Otro comprobante nacional

o Comprobante extranjero

Catlogo

En la hoja para capturar la informacin de la plantilla Catlogo de cuentas, primero se

ingresa el RFC del contribuyente, mes al que corresponde y el ao. Pueden generarse
archivos a partir de enero 2015 y hasta el mes inmediato anterior al presente.

En su apartado nmero dos, se comenzar a introducir los datos del catlogo del
contribuyente.

Para agregar ms filas basta con activar la celda inmediata posterior de la ltima cuenta
capturada y pulsar el botn Insertar fila.

En la siguiente imagen se ejemplifica una parte de la captura del catlogo de cuentas de la

empresa Satlites de Mxico, S.A., que se reportar por el periodo de abril de 2015.
Los campos en color blanco son campos opcionales. Los campos que se presentan en rojo
son campos requeridos, que cambian a color azul una vez que se han requisitado
correctamente.
Para eliminar un registro, se selecciona y se da un clic en el botn eliminar fila.

Una vez capturado el catlogo, podrn vaciarse los datos de la balanza del contribuyente para
el mismo periodo.

Balanza

Podrn agregarse o eliminarse filas siguiendo el mismo procedimiento que para el catlogo de
cuentas.

La columna Cuenta contable, muestra un men desplegable de las cuentas que se

capturaron en el catlogo, por lo que cualquier dato que no se encuentre en este ser
rechazado por el sistema.

A pesar de ser un libro de Excel, no se permiten realizar operaciones en las celdas de

saldos, por lo que todos los valores deben ser capturados.

Deben incluirse todas y cada una de las cuentas con sus saldos y movimientos, Por
cuestiones prcticas, a continuacin se muestra una parte de la balanza del contribuyente de
abril de 2015.
Plizas

Generalidades

Una pliza de contabilidad para efectos fiscales es el documento que contiene el registro
contable de las operaciones desarrolladas por una empresa. Estos registros deben cumplir
ciertos requisitos, por ejemplo (art. 33, RCFF):

ser analtico y efectuarse a ms tardar el ltimo da natural del mes siguiente a la

realizacin de la operacin, acto o actividad (regla 2.8.1.17, fracc. II, RMISC)

permitir la identificacin de cada operacin relacionndola con los folios asignados a

los comprobantes fiscales o con la documentacin comprobatoria, de tal modo que
pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas.
Cuando no se logre identificar el folio fiscal dentro de las plizas se podr elaborar un
reporte auxiliar en el cual se relacionen todos los folios fiscales, el RFC y el monto de
cada comprobante que est amparado en cada pliza (regla 2.8.1.4, fracc. III y anexo
24, apartado E, RMISC)

sealar la fecha de realizacin de la operacin, su descripcin, la cantidad o unidad de

medida, la forma de pago especificando si fue de contado, a crdito, a plazos o en
parcialidades, y el medio de pago. Registrar el monto del pago, precisando si se
efecta en efectivo, transferencia interbancaria de fondos, cheque nominativo para
abono en cuenta, tarjeta de dbito, crdito o de servicios, monedero electrnico o por
cualquier otro medio. Cuando el pago se realice en especie o permuta, deber
indicarse el tipo de bien o servicio otorgado como contraprestacin y su valor. Cuando
no se cuente con la informacin que permita identificar el medio de pago, se podr
incorporar la expresin NA (regla 2.8.1.17, fracc. III, RMISC)

realizarse en idioma espaol y consignar los valores en moneda nacional. Podr

llevarse la documentacin que integra la contabilidad, incluida la comprobatoria, en
idioma diferente al espaol. El SAT podr solicitar su traduccin mediante un perito
traductor autorizado. Tratndose de solicitudes de devolucin y avisos de
compensacin, la documentacin comprobatoria que ampare las transacciones se
acompaar de su traduccin al espaol (regla 2.8.1.19., ante proyecto de la tercera
modificacin a la RMISC)

permitir la identificacin de los depsitos y retiros en las cuentas bancarias

En ocasiones es necesario contar con informacin detallada de una cuenta en particular, lo

cual se obtiene de los auxiliares de cuentas. Para efectos fiscales, se precisa que los
auxiliares deben ser a nivel de cuenta de mayor o subcuenta de primer nivel y que
debern permitir la identificacin de las operaciones. Los requisitos para generar este
archivo se contienen en el Anexo 24, apartado F, RMISC.

Las plizas, los auxiliares de cuentas y los auxiliares de folios fiscales nicamente se
envan a requerimiento de la autoridad, ya sea para que sta verifique la informacin
contable o valide la procedencia de devoluciones y compensaciones.
 El envo de las plizas a solicitud de la autoridad fiscal se realizar a partir del 3 de
septiembre de 2015, de la informacin correspondiente a julio de 2015 (art. Dcimo
transitorio, Primera Modificacin a la RMISC 2015, publicada el 14 de mayo de 2015 en el
DOF).

Captura

Es necesario contar con los datos cargados del catlogo de cuentas para poder capturar las
plizas.

La hoja de Pliza contiene nodos (hojas) que se asocian a ella. Son obligatorias: Pliza y
Transaccin, pues si no se capturan estas, no ser posible generar el archivo XML.

Las dems hojas opcionales son: Compra nacional, otra compra nacional, compra extranjera,
cheque, transferencia, otro mtodo pago. Si se requisitan algunas de las hojas opcionales,
debern capturarse por lo menos los campos obligatorios marcados en color rojo.

Ejemplo

Considrense los siguientes asientos. Las fechas de este supuesto corresponden a abril de
2015, pues el sistema no permite introducir meses posteriores, sin embargo la autoridad solo
podr solicitar las plizas a partir de las operaciones de julio de 2015.

Compras

El 1 de abril se adquieren 30,000 pzas. de barras de aluminio para la elaboracin de ollas, al

proveedor Laminados del Norte, S.A. de C.V., con un costo unitario de $2.00 ms IVA.
Operacin amparada con el CFDI con folio fiscal 65489544-8D7A-4CFF-9862-
4A6A1B8551F3, y pagada mediante transferencia electrnica de fondos en la misma fecha.

Esta operacin se reporta de la siguiente forma:

El nmero nico de identificacin es asignado por cada contribuyente de acuerdo con sus
controles.
El sistema tomar la informacin que se introduzca en el campo Nm. Unico de
Identificacin, para armar la informacin del combo que podr visualizarse en la plantilla
Transaccin de la columna Nmero de pliza.

Las claves del tipo de solicitud son las siguientes:

Tipo de Solicitud Clave

Acto de Fiscalizacin AF

Fiscalizacin Compulsa FC

Devolucin DE

Compensacin CO

En la hoja Transaccin se indicarn las cuentas que se afectan segn la operacin contenida
en la pliza relacionada. Se agrega una fila para capturar cada cuenta.

En la plantilla Compra nacional, se relacionar el CFDI y RFC del proveedor relacionados

con la transaccin.

Primero deben capturarse los nmeros de plizas en la plantilla Plizas y el nmero de

cuenta en la plantilla Transacciones para poder requisitar este registro.

Solo se puede generar el archivo XML en Plizas cuando los Nmeros de plizas y
Nmeros de cuenta estn asociados en cada plantilla que sea utilizada.

En la plantilla Transferencia, se relacionarn los datos del pago. Las claves de los campos
Banco emisor nacional, Banco emisor extranjero, Banco destino nacional y Banco destino
extranjero, son las contenidas en el Anexo 24 de la RMISC, apartado I.
Adquisicin de activos

El 2 de abril se compra un automvil a la agencia automotriz Autos del Futuro, S.A., por un
monto de $95,468.00 ms IVA, contraprestacin que se liquid en un 25 % mediante el
depsito en cheque en la cuenta del beneficiario y el resto fue financiado con un crdito
bancario. Esta operacin se ampara con el CFDI con folio fiscal 075BF8B8-E50F-4B53-91FC-
9DD5C95C0702,

La pliza y sus nodos para esta operacin son:

Toda vez que parte de la operacin se pag mediante cheque y el resto a travs de un crdito
bancario, se efecta cada registro en la hoja correspondiente Cheque y Otro mtodo de
pago.
La clave del mtodo de pago ser la correspondiente al catlogo previsto en el Anexo 24 de la
RMISC, apartado J.

J.- Catlogo de mtodo de pago

Clave Concepto

01 Efectivo

02 Cheque

03 Transferencia

04 Tarjetas de crdito

05 Monederos electrnicos

06 Dinero electrnico

07 Tarjetas digitales

08 Vales de despensa

09 Bienes

10 Servicio

11 Por cuenta de tercero

12 Dacin en pago

13 Pago por subrogacin

14 Pago por consignacin

15 Condonacin

16 Cancelacin

17 Compensacin

98 NA

99 Otros

Pago a un proveedor

El 3 de abril, se pag la factura 321BF8B8-E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0322, de fecha 02 de

marzo de 2015, mediante transferencia electrnica de fondos, al proveedor Botaren, S.A. por
un monto de $9,540,00.
Venta a crdito

El 4 de abril se enajenaron los productos que se enlistan a continuacin, a Comercializadora

General, S.A., con un plazo para pagarlas de 30 das, segn la factura emitida 567BF8B8-
E50F-4B53-91FC-9DD5C95C0568.

Unidades Concepto Importe IVA Subtotal Neto

100 Ollas de aluminio $100.00 $16.00 $116.00 $11,600.00

20 Ollas de orfebrera de plata 300.00 Tasa 0 % 300.00 6,000.00

50 Revista El Arte de la $70.00 Exentos $70.00 3,500.00

Cocina

Total $21,100.00
Cobro a cliente

El 5 de abril el cliente Cocinas Nacionales, S.A. de C.V. liquid la factura 412BF8B8-E50F-

4B53-91FC-9DD5C95C0413, por un monto de $9,500.00 ms IVA.
Nmina

El 10 de abril se pag la nmina correspondiente a la semana del 6 al 10 de dicho mes, segn

los datos de la siguiente cdula:

CDFI emitido Trabajador Salario Vales de Total

despensa

658BF8B8-E50F-4B53-91FC- Pedro Torres Lpez $954.00 $120.00 $1,074.00

9DD5C95C0659

324BF8B8-E50F-4B53-91FC- Veronica Castillo Prez 1,560.00 150.00 1,710.00

9DD5C95C0325

123BF8B8-E50F-4B53-91FC- Carlos Graciano Snchez 2,450.00 200.00 2,650.00

9DD5C95C0321

Total $4,964.00 $470.00 $5,434.00

Auxiliar de Cuentas

Como este asiento se encuentra relacionado con varios CFDI, se utilizar la plantilla Auxiliar
de Cuentas, la cual contiene nodos (hojas) que se asocian a ellas.

Las hojas obligatorias son: Auxiliarcuentas y Detalleaux.

Auxiliarfolios, Comprobante nacional, Otro comprobante nacional y Comprobante

extranjero son opcionales.
Si no se agregan cuentas contables en la plantilla Catlogo de cuentas no ser posible
comenzar a agregar registros en la plantilla de Auxiliar de cuentas. Las mismas cuentas que
se adicionan en Catlogo de cuentas se reflejan en Auxiliar de cuentas.

Archivo de envo

Concluida la captura de la informacin, se guarda seleccionando el botn Guardar, para

almacenarlo en la ruta que el contribuyente elija.
A continuacin puede generarse el archivo que se enviar al SAT, para lo cual se pulsa el
botn Genera XML.
Si el archivo contiene algn campo en rojo (con error o vaco) se muestra el mensaje que se
encontraron errores, sin que pueda generarse el XML hasta su correccin.

Con todos los datos vlidos (celdas en color azul o blanco) el sistema mostrar la ventana
para seleccionar la ubicacin donde se desea guardar el archivo.

El nombre del archivo es dado por el propio sistema con base en los datos del contribuyente
apegndose a lo dispuesto en la propia RMISC, por lo que no debe modificarse este y solo
guardarse en el destino elegido.

Se presenta un mensaje indicando que fue correctamente generado.

El resultado es el archivo .ZIP con la nomenclatura correcta, que deber enviarse a travs de
la pgina del SAT, siguiendo la ruta desde Buzn tributario, AplicacionesContabilidad
ElectrnicaEnvos, por el portal de Tramites y Servicios en la direccin Tramites
Contabilidad ElectrnicaEnvio.

Conclusin

El convertidor es una prctica herramienta para los contribuyentes que no cuenten con un
sistema comercial o personalizado que permita generar los archivos .XML de su contabilidad
para enviarla al SAT. Si bien es sencillo utilizarlo, presenta los inconvenientes de no poder
copiar y pegar datos, ni tampoco efectuar operaciones aritmticas, adems de que la captura
de la informacin es un proceso lento, por lo que debe hacerse una minuciosa revisin de los
registros para evitar caer en errores.

Comentarios
Comparte esta liga: fiscal/2015/06/23/contabilidad-electrnica-con-excel.html