Formacin y organizacin de una biblioteca teolgica

un manual para la capacitacin

lvaro Prez
M aricarm en Laureano

Form acin y organizacin de

una biblioteca teolgica:
un manual para la capacitacin

lvaro Prez
M aricarm en Laureano

Form acin y organizacin de

una biblioteca teolgica:
un manual para la capacitacin

Red Latinoamericana de Informacin Teolgica

Revisin y correccin: Irene de Foulkes, lvaro Prez y Maricarrnen Laureano.

Diagramacin: lvaro Prez
Portada: lvaro Prez

026.26
P438f
Prez, Alvaro
Formacin y organizacin de una biblioteca teolgica :
un manual para la capacitacin / lvaro Prez, Maricarmen
Laureano. San Jo s, C.R. : Red Latinoam ericana de Informacin Teolgica, 2000.
190 p. ; il. ; 28 cm.
1. BIBLIO TEC AS TE OLO GICA S - MA NUA LES. I.
Laureano, Maricarmen. II. Ttulo.

Red Latinoamericana de Informacin Teolgica

San Jos, Costa Rica
Ao 2000
Re d Lat i n o a m e r i c an a d e In f o r m ac i n Te o l g i ca
p er q uir @sol.r acsa.co.cr
Ap d o . 901-1000
San Jos, Costa Rica

Sobre los autores:

Alvaro Prez es el Coordinador General de la Red Latinoamericana de Informacin Teolgica
(RLIT). Posee una maestra en el campo de la Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. Bajo
su liderato esta asociacin ha celebrado varios encuentros en diferentes pases. Es bibliotecario
profesional en la Universidad Bblica Latinoamericana en Costa Rica desde 1982. Con los auspicios
de la ALIET, Alvaro ha llevado a cabo varios talleres internacionales para encargados de bibliotecas
teolgicas. Adems ha ofrecido otros talleres para iglesias e instituciones.

Maricarmen Laureano es directora de la Biblioteca Juan de Valds del Seminario Evanglico

de Puerto Rico. Posee una maestra en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. Fue galardonada
con el premio Frederick Kidder por su liderazgo y compromiso con la profesin bibliotecaria.
Maricarrnen es profesora recurso de la Asociacin para la Educacin Teolgica Hispana para quien
ha trabajado llevando talleres y conferencias sobre la formacin y organizacin de bibliotecas
teolgicas. Tambin es miembro de la directiva de la Red Latinoamericana de Bibliotecas
Teolgicas.

Reconocimiento de los autores

Alvaro...
Deseo agradecer la colaboracin de mi esposa, Lic. Ana Lorena Queirs. Ella como
bibliotecaria revis con paciencia el contenido bibliotecolgico de este Manual. Ana Lorena estuvo
ms que dispuesta a sacrificar mucho de su tiempo libre para que este servidor pudiera trabajar en
la redaccin de esta obra.
Tambin deseo destacar la decidida participacin de la Dra. Irene de Foulkes, quien se
ofreci a probar la comprensin del contenido del Manual. Desde su perspectiva de alguien ajena
al campo bibliotecolgico, hizo contribuciones significativas.

Maricarmen
A todas las personas que conocen y ejercen el don de dar sin esperar recibir, por eso a ...
Mis compaeros y compaeras de la Red Latinoamericana de Bibliotecas Teolgicas,
mi excelente equipo de trabajo en el Seminario Evanglico de Puerto Rico, Velma Leticia
Sosa Orozco, Lyda E. Alvarado Cardona y Julio R. Vargas Vidal.
Tambin a ti Mara Torres... a todos y todas Gracias!

Dedicatoria de los autores

Dedico este trabajo a mis hijos Alvaro Jos y Miguel Gerardo.

Alvaro

A mi fiel compaero Billy, ante todo

mi mejor amigo quien siempre cree en
mi y me alienta seguir... te amo!

Maricarmen

TABLA DE CONTENIDO
Pg
CAPITULO 1: INTRODUCCION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
CAPITULO 2: DEFINICION DE BIBLIOTECA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
CAPITULO 3: LA BIBLIOTECA HISTORICAMENTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
CAPITULO 4: PLANTA FISICA, MOBILIARIO Y EQUIPO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1. Planta fsica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2. Mobiliario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3. Equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
CAPITULO 5: ADMINISTRACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2. Definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3. Planeacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4. Presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
5. Organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
6. Ejecucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
7. Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
8. Coordinacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
CAPITULO 6: PERSONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1. El trabajo en equipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2. Categoras y funciones del personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
CAPITULO 7: COMITE DE BIBLIOTECA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
CAPITULO 8: EL REGLAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
1. Usuarios y usuarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2. Horario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3. Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4. Sanciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5. Ejemplo de un reglamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
CAPITULO 9: LOS USUARIOS Y SUS NECESIDADES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
1. Importancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
9

2. Modelo de Cuestionario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
CAPITULO 10: LA SELECCION Y LA ADQUISICION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
1. La Seleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
2. Aspectos metodolgicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3. Uso de otras colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4. Descarte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5. Adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
6. El proceso de la adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
7. Contabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
8. Casas editoriales y distribuidoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
CAPITULO 11: LA NORMALIZACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
CAPITULO 12: LA CATALOGACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
1. Definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
2. Aspectos metodolgicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
3. Proceso de verificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4. Catalogacin de copias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
5. Catalogacin original . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
6. La ficha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
7. Areas y elementos de la ficha catalogrfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
8. Asiento principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
9. Ficha de autoridad de autor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
10. Ficha de referencia de autor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
11. Recursos mnimos para el trabajo catalogrfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
CAPITULO 13: LA INDIZACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
1. Definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
2. El tesauro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3. Las listas de encabezamientos de materia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
4. Religion Indexes: thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5. Listas de encabezamientos de materia para teologa (LEMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
6. Consejos para la indizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
7. Algunos mtodos para la indizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
CAPITULO 14: LA CLASIFICACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
1. Definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
2. Caractersticas de la clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
10

3. Sistemas de clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
4. Sistema de la Biblioteca del Congreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
5. Esquema Pettee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
6. Clasificacin Decimal Dewey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
7. Principios para la clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
8. Aplicacin prctica de clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
9. Recursos mnimos para la clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
10.Valor de los sistemas de clasificacin existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
CAPITULO 15: LA NOTACION INTERNA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
2. Tablas de dos dgitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
3. Tablas de tres dgitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
CAPITULO 16: LAS FICHAS SECUNDARIAS Y SU ORDENAMIENTO . . . . . . . . . . . . . 100
1. Las fichas secundarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
2. Algunas reglas de alfabetizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
3. Alfabetizacin en la prctica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
CAPITULO 17 MARBETEO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
CAPITULO 18: LAS PUBLICACIONES PERIDICAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
1. Beneficios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
2. Desventajas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
3. Algunos criterios para la seleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
4. Indices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
5. Las tareas en la hemeroteca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
6. Registro de las revistas en las fichas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
7. La encuadernacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
8. Adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
CAPITULO 19: LOS SERVICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
CAPITULO 20: TRABAJO DE CIRCULACION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
1. Prstamo de materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
2. Recibo de materiales que devuelve el usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
3. Multas y cobros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
4. Devolviendo material al estante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
5. Area de reserva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
11

6. Lectura de estantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

7. Incorporacin de nuevos usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
8. Procedimientos para materiales perdido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
9. Polticas de circulacin para materiales especficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
CAPITULO 21: EL CUIDADO DE LA COLECCION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
1. Sustraccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
2. Ambiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
CAPITULO 22: LOS INFORMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
CAPITULO 23: DISEO DE PROYECTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
CREDITOS DE LAS ILUSTRACIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
APENDICES:
A. Ejemplo de un plan de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
B. Apellidos con partcula . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
C. Ejemplos de fichas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
D. Cuestionario para un perfil de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
E. Lugares donde adquirir herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
F. Editoriales y distribuidoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
G. Evaluacin-reas de estudio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
H. Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
LITERATURA CITADA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
LITERATURA CONSULTADA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
LITERATURA RECOMENDADA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

12

CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente trabajo tiene como objetivo ser una herramienta de capacitacin para el personal
bibliotecario. Est dirigido a aquellas personas que no tienen formacin profesional en este campo,
pero que a pesar de ello trabajan en las distintas bibliotecas teolgicas en Amrica Latina. Diversos
factores hacen que se produzca la situacin anterior, por ejemplo: ausencia de bibliotecarios
profesionales en determinadas reas geogrficas; personas que aunque desean formarse en el campo,
se lo impiden circunstancias muy adversas; lo difcil y econmicamente costoso que resulta ingresar
en algunas universidades de algunos pases; la idea que tienen algunas instituciones de que para
ejercer en el campo bibliotecolgico no se necesita formacin profesional, entre otras. Entonces, si
la institucin no tiene acceso a un bibliotecario o bibliotecaria profesional, se deben buscar otros
medios para capacitar a las personas que desean trabajar en este campo y as proveer a la comunidad
circundante los beneficios que brinda una biblioteca.
El campo de la bibliotecologa es muy amplio, por lo que los temas aqu expuestos se
presentan de forma resumida, algunos menos que otros. Se abordan aquellos temas que se consideran
ms pertinentes para las bibliotecas teolgicas en vas de formarse, organizarse y desarrollarse. Se
han incluido las reas que seran de ms utilidad en una biblioteca1 que funcione tradicionalmente.
El enfoque de este trabajo se da en el estilo "hgalo usted mismo" y representa la labor diaria,
considerando primeramente las bibliotecas que no estn automatizadas, o sea que trabajan sin la
ayuda de una computadora. Muchas veces la informacin expuesta est acompaada por
ilustraciones para mejorar su comprensin. Tambin, con el mismo fin, se han agregado apndices
que complementan su contenido. La presentacin de los temas se da en un nivel sencillo y enfocado
en la prctica, sin dejar de sustentar la teora con la presencia de una bibliografa consultada y citada.
Todo ello significa que el labor que usted realice, dentro de los parmetros establecidos por
este trabajo y siguiendo sus instrucciones, resultar ser de buena calidad.
La bibliografa presente, utilizada para la preparacin de esta obra, puede adems ser til para
todas aquellas personas que deseen profundizar en algunos de los temas expuestos someramente. La
misma podra ser consultada en las bibliotecas grandes, nacionales o universitarias en los distintos
pases dnde usted se encuentre. Inclusive, la misma podra ampliarse, actualizarse o especificarse
ms, segn las necesidades del lector o de la lectora.
Mucho del presente material es el producto de las experiencias que los autores ha obtenido
en aos de estudio y trabajo. Otra parte del contenido se debe al trabajo de otros colegas, los cuales
se han plasmado en forma de libros y artculos.
En el presente trabajo se toma muy en cuenta la naturaleza de la biblioteca teolgica. El
trabajo en este tipo de biblioteca es parecido al de otras bibliotecas, pero tambin tiene sus
diferencias. Algunas de estas pueden ser: herramientas utilizadas para los procesos tcnicos, tales
como: sistemas de clasificacin y lenguajes controlados; la especificidad temtica de la coleccin
y la especializacin de los usuarios y usuarias.
1

NOTA para el lector: En este trabajo los conceptos biblioteca y unidad de informacin;
bibliotecologa y ciencias de la informacin, son utilizados como equivalentes. Para ms detalles
informacin consultar el glosario.
13

Este trabajo est organizado de manera lgica con respecto al trabajo bibliotecario. Es decir,
comienza con temas que asisten a aquellas personas que desean montar un proyecto de biblioteca.
Por ejemplo, se planea primero y se organiza despus. Igualmente tiene sentido el siguiente orden:
seleccin, adquisicin, inscripcin, clasificacin, catalogacin e indizacin ya que dichas actividades
deben realizarse en esa secuencia. Por supuesto, existen excepciones en algunos temas, que bien
pueden abordarse en un orden diferente.
La obra, aunque est enfocada en la biblioteca teolgica, tambin puede ser til para otro tipo
de biblioteca ya que, por la naturaleza del trabajo bibliotecario, en todas se hace lo mismo.
Para que ste manual sea til en una coleccin con otra especialidad, usted debe cambiar,
entre muy pocas cosas, los ejemplos, algunas de las herramientas de trabajo y las editoriales.
Aunque la obra est dirigida a bibliotecas que funcionan manualmente, tambin es til para
aquellas que consideran incorporar la herramienta tecnolgica. Despus de todo, la tecnologa es
solamente una herramienta de trabajo. El recurso humano contina, y seguir siendo, el elemento
determinante en la biblioteca. Esto significa que un recurso humano ms preparado ser un recurso
ms efectivo. Muchos de los conceptos y prcticas contemplados en esta obra se pueden trasladar
del ambiente manual al automatizado. En este sentido, esta obra es til para aquellos que deseen
automatizar sus bibliotecas, como por ejemplo, caractersticas que debe tener el programa para la
biblioteca. Este libro aborda un conjunto de actividades que se realizan en este departamento,
muchas de las cuales debe realizar los programas de automatizacin.

14

CAPITULO 2
DEFINICION DE BIBLIOTECA
En el sentido etimolgico, la palabra biblioteca es de origen griego y est compuesta por dos
vocablos: biblios que significa libro y theke que se refiere al lugar donde se guarda una cosa. Dentro
de esta definicin, biblioteca puede referirse a una coleccin de libros o de material escrito e impreso
debidamente organizada para su uso. En la actualidad este concepto se ampla a material no impreso,
a saber: recursos audiovisuales como: videos, pelculas, msica reproducida en grabaciones,
dapositivas, microformas, filminas, transparencias; material computadorizado o electrnico; objetos
tridimensionales; revistas; material voltil como: recortes de peridicos, folletos, hojas sueltas;
material cartogrficos y grficos; documentos del gobierno o histricos; objetos de valor cultural,
entre otros.
En trminos muy
amplios y breves, la biblioteca
puede ser desde un slo saln
hasta un edificio que se divide en
varios depsitos. Tambin puede
ser una seccin de un centro
bibliogrfico, centro de
documentacin o de
investigacin que brinda
informacin sobre diversos
temas. Su organizacin permite
las facilidades y los servicios
(Harrods librarians glossary of
terms used in librarianship,
documentation and the book
crafts, 1984). Sin embargo, el
trmino biblioteca no se reduce a
un lugar donde se guardan
materiales, ya que slo la
formacin, organizacin y
disponibilidad de su coleccin
Ilustracin 2.1
para con el usuario o usuaria le
dan sentido a su existencia (Carrin, 1988, p. 23). De esta manera, la biblioteca cumple con una
funcin social indispensable pues con su organizacin hace accesible la informacin a la comunidad,
la disponibilidad de su coleccin hace a esa comunidad partcipe y de esta manera logra que se
difunda la informacin, tal como se puede ver en la ilustracin 2.1.
La funcin bsica de toda biblioteca es la conservacin de los libros (u otros materiales) y
el satisfacer la consulta que efectuar el lector o lectora (Amat, 1979, p. 349) para ello es
indispensable que se actualice el fondo bibliogrfico de su especialidad (Brunet, 1985, p. 66).
Un concepto ms amplio de biblioteca es un conjunto de servicios de informacin. El mismo
se puede visualizar en la segunda ilustracin del captulo 9.
15

La Biblioteca especializada es aquella que tiene una coleccin sobre un tema concreto o un
grupo de temas particulares. En trminos especficos, se puede decir lo siguiente de este tipo de
biblioteca: tiene su origen en Bretton Woods, New Hampshire, Estados Unidos. Su nacimiento se
dio el 2 de julio de 1909 con motivo de una reunin de bibliotecarios para considerar un nuevo tipo
de biblioteca que haba surgido en ese pas del norte. (Strable, 1968, p. 1) .
La misin de este tipo de biblioteca estar directamente relacionada con los objetivos de la
institucin a la que pertenece, normalmente estn ubicadas en diferentes tipos de organizaciones,
tales como: centros de enseanza superior, cooperativas, hospitales, museos, seminarios, etc.
En el caso nuestro, estn ubicadas en las instituciones de formacin teolgica, por lo que se
les conoce como bibliotecas teolgicas.
La biblioteca teolgica tiene adems otras caractersticas: su pblico es restringido y
selectivo. Atiende principalmente a sus usuarios y usuarias, los que estn vinculados a la institucin
donde est ubicada. Por lo general no tienen grandes colecciones ni su personal es numeroso.

LITERATURA CONSULTADA
Amat Noguera, Nuria. Tcnicas documentales y fuentes de informacin. Barcelona: Biblograf,
1979.
Brunet, R y M. Cmo organizar una biblioteca. 2. ed. Per: Ediciones CEAC. 1985.
Carrin Gtiez, Manuel. Manual de bibliotecas. 1. ed., corregida. Salamanca; Madrid: Fundacin
Germn Snchez Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1988.
Harrod's librarian's glossary of terms used in librarianship, documentation and the book crafts. 5.
ed. Vermont: Gower, 1984.
Prez, lvaro. La biblioteca teolgica: modelo funcional. Asamblea de Asociacin Latinoamericana
de Instituciones de Educacin Teolgica, Cali, Colombia, 30 - 31de Mayo, 2000.
Strable, Edward G., Ed. Bibliotecas especializadas: volmen 1: sus funciones y administracin.
Washington, D.C.: Unin Panamericana, Organizacin de los Estados Americanos, 1968.
(Estudios Bibliotecarios No. 11).

16

CAPITULO 3
LA BIBLIOTECA HISTRICAMENTE
Una caracterstica esencial del ser humano es la creacin de instrumentos o herramientas que
le permiten ampliar sus facultades naturales, llegando de este modo a ser la criatura que se destaca
en la creacin.
Uno de estos instrumentos es la creacin de registros de sus bienes y transacciones, de su
creencia en Dios, y tambin como una alternativa ms de comunicacin con sus semejantes. Estos
consistan de grabados o dibujos en piedra, metal y hueso, o en materiales ms perecederos, como
las hojas o cortezas de rboles. El ser humano ha escrito, o al menos expresado, formas, ideas o
smbolos (pictogramas, ideogramas) en las rocas de las cavernas.
Desde tiempos muy remotos, en Babilonia y Asiria particularmente, sus gobernantes
intentaban preservar y coleccionar las crnicas sobre sus dominios, las que estaban escritas en tablas
de barro. Una vez que se da la produccin de registros, ah mismo surge la necesidad de qu hacer
con ellos, cmo ordenarlos y preservarlos.
Ms adelante en el tiempo se encuentra el papiro. A Plinio el Viejo se le atribuyen los
primeros conocimientos del papiro. Este tipo de material tuvo una gran importancia en este perodo.
"Tres mil aos antes de la era cristiana, los templos egipcios rebosaban ya de papiros cientficos y
teolgicos y hacia el ao 650 a.C. la biblioteca del rey asirio Asurbanipal contena unas 25000
tabletas2 con documentos literarios, jurdicos e histricos" (Enciclopedia Hispnica, 1991-1992, p.
11). Se ha considerado como el papiro ms antiguo (2000 a ms a.C.) el llamado "Prisse", por el
nombre del donante que lo cedi a la Biblioteca Nacional de Pars.
Otro gran paso fue la aparicin de la escritura. Su desarrollo en Grecia, permiti la
secularizacin de la lectura y la difusin del libro, fuera de los templos y moradas palatinas, a partir
del siglo V a.C., fenmeno que coincidi con la transcripcin generalizada de las obras literarias.
El pergamino apareci en el siglo V. a.C, y dos siglos ms tarde fue sometido a una
preparacin adecuada para la escritura. A lo largo del Imperio Romano, lenta pero progresivamente,
el pergamino y el cdice le van ganando terreno al papiro y al volumen, al extremo de que al
iniciarse la Edad Media el pergamino como materia y el cdice como forma se impusieron. La
quema de la Biblioteca de Alejandra en tiempos del Emperador Teodosio (379-395) puede tomarse
como smbolo de la muerte del volumen o rollo y el triunfo del cdice.
De la China vino el papel. Lai Tsung descubre en el Siglo I de nuestra era el procedimiento
para su fabricacin. Entre lo ms viejo que se haya escrito en papel est un cdice, llamado "Hadit"
(886), perteneciente a la Biblioteca de la Universidad de Leiden, Holanda (Prez-Rioja, 1952, p. 89).
El mundo ha conocido una variedad de civilizaciones. Algunos de los elementos en comn
que tienen estas civilizaciones son sus bibliotecas. Estas sociedades que nos han heredado mucho
de su conocimiento, han utilizado bibliotecas en sus luchas por la continuidad de la cultura y contra
la decadencia. Las bibliotecas han florecido mejor cuando estas civilizaciones estaban en su apogeo.
Con la fundacin del Museo de Alejandra, en el siglo III a.C., empezaron a aparecer otros

. Estas tablillas fueron encontradas a finales del siglo pasado y se conservan en el Museo
Britnico.
17

criterios, adems de la funcin de custodia de la biblioteca. La Biblioteca de Alejandra fue la ms

grande de la antigedad, reteniendo su importancia durante la Era Helenstica y a travs del siglo III
de la Era Cristiana. Esta Biblioteca posea cerca de 700.000 volmenes de papiro. El emperador
romano Julio Csar la quem. En los aos iniciales, la principal actividad de la biblioteca era la
adquisicin de manuscritos. Para este propsito se enviaban agentes a todas partes del mundo
conocido en aquella poca. Miles de materiales fueron recogidos de esta manera. Adems de esa
preocupacin, se aadieron las tareas de colacin, revisin y edicin de las obras de los escritores3.
La traduccin fue otro aspecto considerado dentro del quehacer bibliotecario. El Torah hebreo, junto
con otros libros del Antiguo Testamento fueron traducidos al griego en el Museo. Una vez
coleccionados, los manuscritos tenan que ser catalogados, corregidos y en algunos casos
restaurados.
Con respecto a la historia primitiva de los cristianos,
se estima que ellos disponan de literatura hebrea producida
durante 1000 aos, no slo por los grupos que regan la fe
israelita -como los sacerdotes o maestros de la sabidura- sino
por grupos ms marginales y sectarios. Por ejemplo, en 1947,
se descubri en las cuevas junto al Mar Muerto toda una
biblioteca de rollos que perteneca a los esenios (Wallerstein,
1978, p. 4). Esta coleccin conservaba, junto con copias de
libros bblicos, rollos de salmos propios y reglamentos para
la comunidad que viva en el desierto. Una literatura as, que
data del siglo I a.C. arroja preciosa luz sobre las ideas
mesinicas de la poca de Jess y de los primeros cristianos.
Para el ao 250 d.C. haba grandes bibliotecas cristianas en
Jerusaln y Alejandra. Alrededor del ao 232, Orgenes
(184-254) haba fundado su biblioteca y seminario en
Cesarea (Wallerstein, 1978, p. 4). Los ms grandes de los
Ilustracin 3.1
pensadores patrsticos, San Jernimo y San Agustn, haban
reunido bibliotecas privadas para ayudarse en sus trabajos teolgicos.
Posteriormente las bibliotecas se vieron sumidas en un perodo de destruccin, y se dio una
declinacin cultural en Europa. Cuando Casiodoro vio la imposibilidad de crear un instituto cristiano
para estudios avanzados en Roma, fund un gran monasterio en Vivarium en el Sur de Italia para
perpetuar la herencia cristiana. Los monasterios contribuyeron significativamente en la preservacin
de la literatura4. En ellos se hacan copias de los manuscritos considerados muy valiosos. En la
ilustracin 3.2 se puede ver a un monje ocupado en estos menesteres. Las colecciones en los

Dentro de la poca clsica algunas bibliotecas, como la de Trajano contaban con un

sistema de catlogos o ndices.
4

Durante la poca medieval las bibliotecas de Europa eran particularmente eclesisticas.

Todo el saber perteneca a los monasterios en dnde se guardaba no slo los escritos cristianos
sino tambin la literatura profana de la poca. La labor en estos monasterios estaba centrada en
los talleres de sus copistas (Brunet, 1985, p. 62)
18

monasterios estaban constituidas

mayormente por cdices, cuyos temas eran
sobre las escrituras y las obras de los
padres de la iglesia. Durante los siglos
XIV y XV los libros estaban encadenados
a los pupitres, mas ya para el siglo
siguiente fueron colocados verticalmente
en anaqueles. La adaptacin del papel
como materia libraria y la invencin de la
imprenta incidi significativamente en la
produccin literaria. Los libros se
abarataron, y las colecciones de las
bibliotecas crecieron an ms. Las
bibliotecas universitarias y acadmicas se
Ilustracin 3.2
dedicaron a fomentar y apoyar los estudios
histricos, la investigacin cientfica y la filosofa experimental. Despus de la Revolucin Francesa
las bibliotecas eclesisticas vinieron a ser parte de las universitarias u otras nuevas de carcter
popular y cultural. El desarrollo de las bibliotecas en el siglo XIX fue lento en comparacin con su
creciente expansin actual5. Como hemos visto, despus de un perodo de obscurantismo para las
bibliotecas, stas han vuelto a florecer y continan trabajando no slo en la preservacin sino
tambin brindando servicios de informacin con todo ese material informativo que almacenan. En
un sentido, la biblioteca es la memoria colectiva de la humanidad y a travs de los tiempos, la
preservadora del conocimiento para generaciones futuras.
LITERATURA CITADA
Brunet R. y M. Manad. Cmo organizar una biblioteca. 2. ed. Per: Ediciones CEAC, 1985.
Enciclopedia hispnica. Barcelona: Encyclopedia Britannica Publishers, 1991-1992. v 3.
Prez-Rioja, Jos Antonio. El libro y la biblioteca. Barcelona: Salvat, 1952.
LITERATURA CONSULTADA
Escolar, Hiplito. Historia del libro en cinco mil palabras. Madrid: Asociacin Nacional de
Bibliotecarios, Archiveros y Arquelogos, 1972.
Wallerstein, Immanuel y Stephens, John Frank. Libraries and our civilizations. New York:
Governor's Conference on Libraries, 1978.
5

Hoy da las bibliotecas ms importantes de Europa se encuentran en Rusia. La

Biblioteca de Lenin en Mosc cuenta con 30 millones de volmenes y 225.000 manuscritos
(Brunet, 1985, p. 62).
19

LITERATURA RECOMENDADA
*Para los que tengan ms inters sobre el tema, particularmente la historia antigua y medieval,
pueden consultar los siguientes ttulos en los que se incluyen obras clsicas de la historia de la
biblioteca:
Bushnell, George Herbert. The world's earliest libraries. London: Grafton & Co., 1931, 58 p.
Christ, Karl. The handbook of medieval library history. Metuchen, N.J.: Scarecrow Press, 1984, xvi,
492 p.
Clark, John Willis. The care of books; an essay of the development of libraries and their fittings,
from the earliest times to the end of the eighteenth centutry. Norwood, Pa.: Norwood
Editions, 1975, xviii, 330p., ilus.
Clark, John Willis. Libraries in the medieval and renaissance periods. Chicago: Argonaut, 1968,
61 p., ilus.
Dunlap, Leslie W. Readings in the library history. New York: R. R. Bowker, 1972, xiv, 137 p., ilus.
Feather, John and David McKitterick. The history of books and libraries: two views. Washington:
Library of Congress, 1986, 32 p.
Gliozzo, Charles A. A bibliography of ecclesiastical history of the French Revolution. Bibliographia
Tripotamopolitana. Pittsburg, Pennsylvania: The Clifford E. Barbour Library, Pittsburg
Theological Seminary, 1972, 98 p.
Marx, Antje. International directory of experts in library history. IFLA professional reports; no. 32.
The Hague: IFLA Headquarters, 1992, 707 p.
Oll^, James Gordon. Library history. A Examination guidebook. 2 ed. London: Bingley, 1971, 131
p.
Richardson, Ernest Cushing. Biblical libraries: a sketch of library history from 3400 B.C. to A. D.
150. Hamden, Conn.: Archon Books, 1963, 252 p., ilus.
Vervliet, Hendrik D. L. The book through five thousand years. A survey of Fernand Baudin... et al.
London: Phaidon [1972], 496 p.; ilus. (part col.), facsims.
Wiegand, Wayne A. and Donald G. Davis, Jr. Encyclopedia of library history. Garland reference
library of social science. New York: Garland Pub., 1994, 51 p.

20

CAPITULO 4
LA PLANTA FISICA, MOBIBLIARIO Y EQUIPO
Para que la biblioteca logre funcionar adecuadamente debe reunir una serie de elementos,
algunos de ellos son: la planta fsica, el mobiliario, y el equipo. Otros elementos sern discutidos
oportunamente en otros captulos.
1. Planta Fsica
La biblioteca debe contar con un edificio estable, limpio, fuerte y seguro para albergar su
coleccin, mobiliario, equipo, etc. Este debe prever el espacio6 para sus necesidades bsicas de entre
10 a 20 aos. La ventilacin es un factor importante que se debe tomar en cuenta. Las condiciones
lumnicas deben ser las ideales, para que no se afecte negativamente la consulta del usuario. La
necesidad de estabilizar la temperatura resulta esencial para evitar cambios drsticos que afecten los
recursos de la coleccin. Lo ideal sera adquirir deshumificadores que controlen la humedad. Se
debe tener presente que el ruido es un elemento que distrae al lector o lectora. Este puede
controlarse, dentro de las facilidades, si se reserva un espacio para el estudio grupal. De no ser
posible, se deben establecer normas claras que enfaticen la necesidad de guardar silencio. Por lo
dems, se debe procurar que la biblioteca est alejada del ruido de la calle o de las actividades de la
propia institucin. La ubicacin de la biblioteca debe ser los ms cntrica posible, de manera que el
usuario y usuaria lleguen a ella fcilmente. Su construccin debe ser de forma tal que se evite que
los rayos del sol den directamente en los materiales bibliogrficos, lo que podra daarlos o afectar
su preservacin y conservacin.
La decoracin debe ser agradable, de modo que el usuario y la usuaria sientan que la
biblioteca es acogedora. Los colores de las paredes deben ser claros de manera que produzcan la
relajacin que el lector y la lectora necesitan para el estudio eficaz.
La biblioteca debe tener adems reas designadas y sealadas adecuadamente para la lectura
y estudio. Algunas colecciones necesitarn un espacio razonable entre ellas para su fcil
identificacin y la separacin de los recursos.
El catlogo de libros y el mostrador de Circulacin deben estar visibles, as como el escritorio
de informacin, donde se encuentra el o la referencista o la persona que consultarn los usuarios y
usuarias.
Existen normas que se refieren a una serie de elementos que deben estar presentes en la
biblioteca para su eficiente desempeo. En este trabajo no se discutirn dichas normas. Los y las que
deseen conocerlas, pueden leer la obra Standards for college libraries o cualquier otra similar. Las
normas utilizan frmulas matemticas para determinar las caractersticas numricas de las mismas,
de manera interrelacionadas. Algunos de estos elementos son: el tamao de la coleccin, nmero de
usuarios, el espacio fsico, y nmero de personal. Por supuesto, lo anterior es lo ideal. En algunas
instituciones, este ideal cede ante el campo de la realidad. Es posible que las condiciones econmicas
6

El espacio general de una biblioteca lo determinarn varios factores, entre ellos: nmero
de usuarios y usuarias, a los que se pretende servir, materiales contenidos en las colecciones, el
personal con el que se cuenta, adems de los servicios que se ofrecern.
21

sean el factor determinante del estado de la biblioteca. Pero a pesar de esto, se debe procurar por
todos los medios el bienestar del usuario y la usuaria y del personal del centro de recursos. Ambos
grupos deben contar con reas de trabajo y de estudio apropiadas para su buen desempeo.
Dentro del espacio fsico de la biblioteca se debern dejar reas para: los catlogos, la
circulacin, (ver captulo 19, punto 2.) la coleccin general, la coleccin de referencia, la sala de
lectura y de estudio. Estas ltimas pueden estar aparte, dentro de la misma unidad de informacin,
o bien rodeada de estantes.
A continuacin se muestra una forma sencilla para el ordenamiento fsico de una biblioteca.
Por supuesto, las posibilidades son numerosas, y muchas de ellas dependen de la disponibilidad del
mobiliario y de la creatividad del personal de la biblioteca.

Ilustracin 4.1
( - Silla, T - mesa, W - ventana, C - Catlogos (ficheros), B - Estante, D = Escritorio.
2. Mobiliario
Este elemento es tan importante como el anterior. El mobiliario de la biblioteca debe ser
atractivo y fuerte. Adems debe llenar las necesidades de la unidad de informacin. El mobiliario
es el siguiente:
2.1. Sillas - Aunque estas vienen en una gran variedad de formas y tamaos, las de mayor uso o
preferencia son las giratorias. El formato de algunas es determinado por su uso, como por ejemplo
la del mostrador de circulacin o la de servicios tcnicos. La altura sobre el suelo debe ser de 45 cm.
22

La ilustracin brinda una idea en cuanto a sillas.

Ilustracin 4.2
2.2. Mesas para la lectura - Las mesas pueden ser rectangulares, redondas o en forma de
trapezoide. La altura debe ser de 76 cm, la anchura de 75 a 90 cm y la longitud de 65 a 90 cm. Estas
pueden ser de uso colectivo o individual. Las que son acomodadas de forma continua pueden ayudar
para un mejor uso del espacio. Recordemos que el acomodo del mobiliario debe estar determinado,
ms que por lo tradicional o acostumbrado por las necesidades de los usuarios y usuarias, y el
personal bibliotecario.

Ilustracin 4.3
2.3. Estantes para libros
Los estantes pueden ser de madera o de metal, este ltimo parece ganar la batalla de la
preferencia hoy da. Sirven a dos propsitos principales: para contener libros o exhibir revistas o
como divisiones de las mismas colecciones. Ajustados a ciertos tamaos tambin pueden guardar
otro tipos de materiales, especialmente los de un tamaos ms grandes logrando conservarlos en
forma horizontal.
Los estantes se colocan alrededor de la sala, en ocasiones abiertos, en otras cerrados por la
necesidad de preservar y asegurar los materiales que contienen. Esto es particularmente necesario
en colecciones especiales o nicas, como lo son los documentos histricos, por ejemplo. Los
estantes no deben ser tan altos que el usuario tenga dificultades para llegar al material. Un alto de
2 metros es recomendable. El largo puede ir de 1 a 2 metros. Pueden tener unos 0.30 metros de
fondo. El espacio entre una divisin y otra puede ser de 0.28 metros. Para la parte inferior se dejar
23

un zcalo de 10 cm que permitir la limpieza, sin dejar de facilitar la consulta de la ltima tablilla.
Se puede ir construyendo los estantes en la medida que se vayan necesitando. La prxima ilustracin
es un modelo de estante.

Ilustracin 4.4
2.4. Exhibidores de revistas
El exhibidor que se muestra en la ilustracin 4.6 es muy prctico para las revistas. Este
acomoda un buen nmero de revistas y permite, a la vez, que las portadas sean vistas con facilidad.
Por supuesto, no es el nico modelo. Las revistas o peridicos pueden ser ordenadas en el exhibidor
siguiendo el orden alfabtico.

Ilustracin 4.5

24

2.5. Escritorios - Pueden ser varios en su clase y su clasificacin depender de su uso. Por los
general se encuentran cerca de la sala de lectura para facilitar su control.
Para prstamos
Un mueble importante es el escritorio para el trabajo de circulacin. La ilustracin 4.6 da una
idea de como podra ser. Este mueble es indispensable para las bibliotecas grandes o medianas en
cuanto al servicio de prstamo se refiere. Se recomienda la forma de "u" o alguna otra que permita
el uso de ambos lados del escritorio para facilitar tanto la recepcin de libros devueltos como la
entrega de los que se solicitan o para cualquier otro servicio de prstamo, como podra ser el
interbibliotecario.
Para informacin
El tambin llamado escritorio del o la referencista o bibliotecario. Es el lugar a donde llegar
el usuario o la usuaria en busca de informacin sobre los recursos de la coleccin. Este escritorio
facilita el continuo contacto entre el lector y el profesional de la informacin por medio de la
consulta.

Ilustracin 4.6
2.6. Muebles para catlogos -Existe otro mobiliario igualmente importante por ser imprescindible,
tanto para el trabajo como para el servicio. Este es el caso del fichero o catlogo manual de tarjetas.
Es en este mueble donde guardamos las fichas que representan los materiales contenidos en nuestra
coleccin. El ms comn es el de varillas sujetadoras, las que permiten que las tarjetas perforadas
permanezcan en orden, sin el peligro de que se altere dicho orden. Ms adelante en el captulo 16
discutiremos componentes internos del catlogo o fichero.
En la mayora de las bibliotecas existen lo que llamamos el fichero, archivo principal o
topogrfico. En l guardamos una copia de la informacin que lleva nuestro catlogo de tarjetas con
25

propsitos de inventario e informes sobre los recursos bibliogrficos de la biblioteca.

Hoy da, ambos ficheros son sustituidos en ocasiones por el catlogo electrnico. Este
catlogo permite la inclusin de datos de la coleccin en una base de datos. Estos comenzaron a ser
de uso interno pero la creacin de la Internet y de otros productos electrnico ha permitido la
consulta externa de la informacin contenida en el mismo.

Ilustracin 4.7
2.7. Armarios o archivadores7 - Tienen la funcin de contener y conservar otros materiales con un
formato fsico diferente a los libros, por ejemplo: mapas, artculos de peridicos, fotos, lminas,
documentos, carteles, folletos, otros audiovisuales, materiales electrnicos, etc. Otra funcin esencial
es la ordenacin, la mayora de las veces alfabtica de los materiales que contiene, lo que traer
como resultado la localizacin o el acceso ms rpido de los recursos y por ende, un servicio ms
eficiente. Las ilustraciones 4.8 y 4.9 muestra dos formatos de archivos.

Ilustracin 4.8

Ilustracin 4.9

2.8. Vitrinas - Ideales para la exhibicin de recursos que requieren de cierto grado de seguridad
como pueden ser los de valor cultural o histricos. Las vitrinas aaden adems el beneficio de
conservar y preservar los materiales del deterioro que pueden causar el polvo, la humedad y el
7

Estos pueden ser sustituidos por cajas tipo archivo, los que permitirn el mismo
beneficio de ordenacin.
26

constante uso, entre otros.

3. Equipo - Entre los ms esenciales para una biblioteca no automatizada estn: mquinas de
escribir, calculadoras, fotocopiadoras, lectores de microformas, material complementario de
imprenta, de encuadernacin rpida, de preparacin fsica de los materiales, de circulacin, equipos
para los materiales audiovisuales como: proyectores de transparencias, diapositivas o filminas,
tocadiscos, radios, cmaras, televisores y videos, etc. Otros materiales de uso prctico pueden ser:
los sujetadores de libros, como en la ilustracin 4.10, el escaln para alcanzar materiales en el
anaquel, ilustracin 4.12, los carros para transportar libros, ilustracin 4.11. Estos ltimos son
sumamente necesarios en bibliotecas medianas y grandes, no slo para el movimiento de recursos
sino tambin para facilitar el flujo normal de los servicios. Existen carros en todos los tamaos y
forma de manera que se puede adquirir el que rena las cualidades necesarias para facilitar nuestro
trabajo sin que reste mayor espacio fsico en la biblioteca.

Ilustracin 4.10

Ilustracin 4.11

Ilustracin 4.12

Los materiales que se han mencionado anteriormente no son los nicos que se necesitan. En
la medida que se vaya leyendo este manual, se descubrirn otras cosas igualmente indispensables.
Todo el material se puede conseguir en las casas especializadas que venden equipo y
mobiliario para bibliotecas. Dos de estas casas es la Gaylord y Highsmith, con sede en los Estados
Unidos de Amrica. Para ms detalles, ver el apndice E.
LITERATURA CONSULTADA
Brunet R. y M. Manad. Como organizar una biblioteca. 2. ed. Per: Ediciones CEAC, 1985.
Carrin Gtiez, Manuel. Manual de Bibliotecas. 1 ed. corregida. Salamanca; Madrid: Fundacin
Germn Snchez Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1988.
Newhall, Jannette E. A Theological Library Manual. London: Theological Education Fund, 1970.
Standards for College Libraries. Chicago: Association of College and Research Libraries, [1975].

27

LITERATURA RECOMENDADA
Bright, Franklyn F. Planinig for a movable compact shelving system. Chicago: American Library
Association, 1991, ix, 69 p., ilus.
Cohen Aaron and Elaine. Designing and space planning for libraries: a behavioral guide. New
York; Londres: Bowker, 1979.
Fraley, Ruth A. Library space planning: a how-to-do-it manual for assessing, allocating and
reorganizing colletions, resources, and facilities. 2 ed. New York: Neal Shuman, 1990, 194
p., ilus.
Freifeld, Roberta. Space planning. Washigton, D.C.: Special Libraries Association, 1991, 150 p.,
ilus.
Jones, William G. Transforming libraries: issues and innovations in library building: renovation
and reconfiguration. Washington, DC: Association of Research Libraries, Office of
Leadership and Management Services, 1999, 31 p.
Weingand, Darlene E. Marketing/planinig library and information services. 2 ed. Englewood, Colo.:
Libraries Unlimited, 1999, xvii, 187 p., ilus.

28

CAPITULO 5
ADMINISTRACION
1. Introduccin
El tema de la administracin es campo muy amplio, subdividido en diversas especialidades,
sobre las cuales se han escrito numerosas obras. Este captulo rescata algunos de los elementos
considerados relevantes y prcticos para las bibliotecas de instituciones teolgicas. Para profundizar
ms en el tema ser necesario consultar obras propias del campo de la administracin, y de sus
especialidades.
2. Definicin
Para entender de que trata este campo se recurrir a la siguiente definicin: "la administracin
es un proceso muy particular, consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin,
y control, desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres
humanos y otros recursos" (Terry, 1985, p. 22).
Dice Terry que "en todo tipo de organizacin humana existe alguna forma de administracin"
(Ibid., p.23). Esta es una actividad que convierte los recursos humanos y fsicos desorganizados en
agentes y resultados tiles y efectivos. La administracin lleva orden a los esfuerzos combinando los
sucesos aislados y la informacin desarticulada en relaciones significativas. Estas relaciones operan
despus para solucionar problemas y alcanzar los objetivos (Ibid., p.23).
A continuacin se tratan, a nivel general, las cuatro actividades mencionadas en la definicin
de administracin, a saber: planeacin, organizacin, ejecucin y control. Estas actividades
especficas se definirn, y en algunos casos se acompaarn de ejemplos.
3. Planeacin
Es la funcin administrativa ms importante. "La planeacin es seleccionar informacin y
hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los
objetivos organizacionales" (Ibid., p. 195). En otras palabras, es la fijacin de premisas claras del
planeamiento. Se decide de antemano lo que se va a hacer para llegar a donde se desea ir. Lo anterior
se traduce en ventajas, siendo algunas de estas las siguientes:
3.1 Ventajas
3.1.1 Contribuye a ser ordenados.
3.1.2 Seala los cambios futuros que sern necesarios realizar.
3.1.3 Permite prever consecuencias funestas.
3.1.4 Proporciona una base para el control, para la elaboracin de informes, comparar lo planeado
con lo realizado.
3.1.5 Estimula la realizacin, es decir, llegar a la meta.
3.1.6 Obliga a la visualizacin de conjunto.
29

3.1.7

Aumenta y equilibra la utilizacin de la infraestructura.

3.2 Objetivos
Estos se fijan en la etapa de la planeacin. Pueden ser de distintos tipos, dependiendo del
estilo de administracin. En esta obra slo se presentarn dos divisiones: objetivos generales, y
especficos, sin entrar en subcategoras. Estos se discutirn del siguiente prrafo en adelante.
"Un objetivo es un fin, un resultado, no slo una tarea o funcin a desempear. Es un
emplazamiento en el espacio y en el tiempo que describe la situacin que se desea lograr" (Luna,
1981, p. 41).
3.2.1 Objetivos generales
Tal como su nombre lo indica, el objetivo general es un conjunto de directrices que se dan
en trminos amplios. Ejemplos de estos son los siguientes:
a.
b.
c.
d.

Hacer de la biblioteca un centro de servicios de informacin a la comunidad.

Proporcionar los servicios necesarios para el desarrollo de los programas de la institucin.
Orientar a los usuarios en el uso racional de los recursos que ofrece la biblioteca.
Fomentar el hbito de la lectura en el usuario.

3.2.2 Objetivos especficos

Estos objetivos deben ser medibles, fijados en trminos cuantificables, por eso se denominan
especficos. De no ser as, sera difcil controlar el progreso del plan de trabajo. Ejemplos de estos
son los siguientes:
a.
b.
c.

Catalogar y clasificar 500 libros al ao.

Atraer 50 nuevos usuarios durante el primer semestre.
Realizar un certamen de lectura en el mes de agosto.

Los objetivos generales deben ir acompaados de sus correspondientes objetivos especficos,

ya que como se indic anteriormente, estos permiten el logro de los primeros. Para ms detalles
sobre los objetivos, se debe consultar el captulo sobre la planeacin en el libro de Terry y Franklin,
Principios de administracin, o bien, cualquier otra obra relacionada.
3.2.3 Objetivos de la Biblioteca
Las ciencias de la informacin han evolucionado significativamente, y en algunos lugares sus
profesionales la estn convirtiendo en una profesin liberal. Sin embargo, para efectos de este libro,
se considerar la biblioteca como una entidad subordinada a una organizacin.
De este modo, los objetivos de la biblioteca estn directamente en funcin con los objetivos
de la institucin a la cual pertenece. Como bien lo seala Doris Bolef en The how-to-do-it manual
30

for small libraries, "El director de biblioteca o responsable debe investigar la mejor manera de que
la biblioteca apoye y promueva los objetivos de la institucin madre, que es el ncleo de la actividad
bibliotecaria" (1988, p. 54). Por lo tanto, es muy importante que se establezcan, en primer lugar los
objetivos. Esto permitir que todos los esfuerzos que realicen en el desarrollo del proyecto
bibliotecario queden bien canalizados. Para que los objetivos a seguir en la biblioteca estn
relacionados con la institucin a la que sta responde y sirve, es necesario estar bien relacionados
con la misin y los objetivos de la misma. Ambos elementos deben estar contenidos y especificados
en los documentos oficales de la institucin. Estos pueden ser traducidos en el plan de trabajo de la
biblioteca, expresando especficamente cmo el centro de recursos ser parte de la realizacin de las
metas trazadas. Las metas, que en muchas ocasiones son declaradas en una forma ms general, se
convierten en algo operacional por medio de los objetivos. Los objetivos a su vez son traducidos en
acciones, las que en el proceso de planificacin son las que harn realidad la misin de la institucin.
Como hemos visto sucede como un ciclo (misin - metas - objetivos - acciones). En dicho ciclo unas
metas u objetivos pueden llevar a otros u otras. Segn Robert D. Stueart en su libro, Library and
information center management: " La planificacin estratgica identifica la jerarqua de metas
interactivas, as como objetivos y actividades" (1993, p. 43).
3.2.4 Jerarqua de objetivos.
Se toman en consideracin varios elementos:
a.
b.
c.
d.
e.

Los clientes - quines son.

Los servicios - cules son los servicios que se necesitan y cules deben apoyarse.
Los recursos humanos - tanto profesionales como de apoyo.
Los recursos financieros - de dnde vienen y cmo mantenerlos.
Responsabilidades con la comunidad - las obligaciones de la biblioteca como una institucin
social (Ibid., p. 49).

Stueart enfatiza la importancia de que toda institucin debe tener su misin y objetivos en
documentos y no slo de palabra. Si tales objetivos se comparten con el resto de la institucin, todos
y todas pueden trabajar en comn hacia una misma meta.
3.2.5. Objetivos de trabajo
Para establecerlos hay que:
a.
b.
c.

Identificar factores externos e internos - que pueden estar afectando la institucin si dejar de
considerar las fortalezas y debilidades de la misma.
Hay que saber qu quiere lograr la institucin.
Despus de considerar sus propsitos proceder a planificar basados en ellos (Ibid., p. 44).

La mayora de las veces, como las bibliotecas estn subordinadas a una institucin, sus
objetivos estarn delimitados por los servicios. Considerando esto hay que ver con qu recursos
31

cuenta la biblioteca para responder a las necesidades de sus usuarios y usuarias.

Sabemos que estamos respondiendo a los objetivos si las actividades, y las polticas que las
rigen, estn dirigidas hacia el cumplimiento de los primeros. Por eso, los objetivos y la claridad con
que se expresen ser la clave para el cumplimiento de los mismos. Por ello, Stueart describe los
objetivos como, "accin orientada" (Ibid., 45). Para este autor la planificacin en una biblioteca se
da de la siguiente manera: misin general - metas a largo plazo - objetivos especficos - actividades
(Ibid., p. 45).
La misin es definida por este autor como "El credo, la declaracin de valores o propsitos
de la organizacin" (Ibid., p. 45).
En cuanto a las metas a largo alcance estas deben traducirse en objetivos operacionales,
medibles, que luego pueden evaluarse y en actividades propiamente.
Ya que estas van a proporcionar direccin a la estructura organizacional deben ser flexibles.
Esto puede dar paso a nuevos objetivos, los que deben ser evaluados antes de establecerce.
3.2.6 Evaluacin de nuevos objetivos
Hay que preguntarse:
a.
b.
c.
d.
e.

Van stos hacia dnde quiere ir la institucin?

Apoyan la misin global de la biblioteca?
Son stos compatibles o complementarios con otros?
Resultan econmicamente factibles?
Van a poder medirse o lograrse?

Finalmente, las actividades son las ms operacionales y ms fciles de medir o evaluar. Las
actividades pueden ser variadas, repetibles y cortas (en trminos de tiempo). Estas se convertirn
concretamente en esfuerzos individuales en las unidades subordinadas.
Resumamos, para que haya un planificacin eficaz es necesario que est presente una misin
que seguir la institucin, la cual se expresar en forma clara, en metas y objetivos los cuales puden
ser generales o especficos. Se debe propiciar que estos sean evaluados para ver si responden a las
metas por medio de las actividades realizadas y lograr as la misin.
4. Presupuesto
4.1 Definicin:
"Un presupuesto es un plan de ingresos, de egresos, o de ambos, de dinero...que el
administrador crea que al determinar el futuro curso de accin ayudar en los esfuerzos
administrativos" (Terry, 1985, p. 234).
El presupuesto es el elemento financiero que har posible la realizacin del trabajo planeado.
Este se debe preparar con sumo cuidado, en forma realista, de manera que permita el logro de las
distintas actividades planificadas. Como tal, es un mecanismo de control de la ejecucin del plan de
trabajo.
32

Una actividad determinada podr realizarse hasta donde lo permita el monto presupuestado;
ms all de ese lmite se incurre en dficit.
Generalmente el presupuesto de la biblioteca puede estar entre el 8 y el 12% del presupuesto
global de la institucin. Newhall (1970, p. 9) brinda una directriz en cuanto a su distribucin en los
gastos:
a.
b.
c.
d.

50 a 60% en salarios del personal.

20 a 30% en compra de materiales bibliogrficos.
5% en encuadernacin y mantenimiento de la coleccin.
El porcentaje restante se gasta en otros asuntos como puede ser el equipo.

Davis (1988, p. 71) seala, que de acuerdo a frmulas aceptadas, de un 40 a un 60% del
presupuesto debe destinarse la partida de salarios.
El presupuesto debe ser todo un proceso, el que se debe iniciar con el plan de trabajo. Este
es preparado por el bibliotecario o asignado directamente por la administracin de la institucin. La
propuesta presupuestaria posteriormente deber ser conocida por el Comit de biblioteca (ver
captulo 7). Por ltimo, deber ser tramitada o diligenciada por la instancia superior que dar el aval
final. El proceso puede variar de institucin a institucin, debido a polticas internas. Si el caso es
que la institucin es la que asigna el presupuesto, lo ideal sera que lo asigne despus de haber
consultado directamente con el bibliotecario o bibliotecaria de manera que dicho presupuesto se
ajuste a la necesidades reales del centro de informacin.
En la definicin de presupuesto se mencionan los trminos ingresos y egresos. Estos ltimos
son en realidad una lista de gastos; corresponden a los montos que se deben gastar en la realizacin
de las distintas actividades planeadas. Los ingresos, son los fondos que se deben tener u obtener para
cubrir los egresos.
4.2 Ingresos
Los ingresos de las bibliotecas subordinadas a instituciones reciben de stas los fondos para
sus gastos de operacin. Hay que admitir la realidad; estos fondos pueden ser muy limitados, por lo
que algunas partes del plan de trabajo pueden no quedar cubiertas. En tal caso, el bibliotecario deber
encontrar algunas formas que le permitan, en la medida en que sea posible, solventar esa situacin.
En el captulo 23 de este manual se discutirn ampliamente estas formas.
4.3 Egresos
Ya se ha mencionado anteriormente qu son los egresos. Pueden verse ejemplos de estos en
el presupuesto del plan de trabajo que se presenta en el apndice A.
5. Organizacin
"Organizar es establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las personas de manera
que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfaccin personal al hacer tareas
33

preseleccionadas bajo condiciones ambientales dadas para el propsito de realizar alguna meta u
objetivo" (Terry, 1985, p. 250). De manera ms resumida, sta definicin sugiere la integracin de
todos los recursos, incluyendo los humanos para el logro de los objetivos propuestos.
5.1 Elementos esenciales de la organizacin
5.1.1 Divisin del trabajo
Se divide el conjunto total del trabajo en pequeas tareas y stas se distribuyen entre el
personal. En otras palabras se divide el plan anual de trabajo en partes, stas se distribuyen entre el
personal que compone la biblioteca.
5.1.2 Departamentalizacin
Se refiere a la estructura formal que tiene la biblioteca y sus puestos administrativos,
mostrando la relacin de stos entre s. Por ejemplo: procesos tcnicos, servicios y administracin.
Esta estructura no ser la misma en todas las bibliotecas, ya que en la medida que las
bibliotecas crecen tienden a sofisticarse administrativamente y por ende su estructura es ms
compleja. En una biblioteca donde slo trabaja una persona, sta tendr que hacerlo todo. Si hay ms
de un bibliotecario o bibliotecaria, probablemente opere un sistema jerrquico. En la Ilustracin 5.1
se muestra un modelo de departamentalizacin, que como dijimos puede variar de institucin a
institucin.

Ilustracin 5.1
El modelo
de la departamentalizacin puede variar pues puede construirse por funcin, por ejemplo,
departamento de catalogacin; o por tipo de usuario, por ejemplo, infantil, etc.
34

6. Ejecucin
Esta palabra significa poner en accin. Es llevar a la prctica lo que se plane y organiz en
el plan de trabajo.
7. Control
Es el mecanismo que permite verificar el cumplimiento de las etapas del trabajo con
referencia a los planes. Este mecanismo tiene que permitir la medicin y correccin del desempeo
de las actividades de los subordinados y subordinadas, de manera que asegure que los objetivos y
planes de la biblioteca se llevan a cabo. El plan de trabajo va a ser la gua. Existen mecanismos que
ayudan en la tarea de control. Algunos de estos son:
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5

Presupuestacin: Ingresos y egresos. Toma en cuenta elementos tales como los balances
generales.
Supervisin de personal, realizado por los responsables de que el plan de trabajo se lleve a
cabo. Basado en la observacin se puede constatar lo que se est logrando.
Informacin estadstica.
Informes (pueden ser anuales o semestrales) y anlisis especiales.
Revisin interna por asesores. Para que los controles sean eficaces, deben lograr algunos de
los siguientes requisitos:
-.
-.
-.
-.
-.
-.

Reportar prontamente las desviaciones.

Ser objetivos.
Ser flexibles.
Ser econmicos.
Comprenderse con facilidad.
Conducir a la accin correctiva.

Una aplicacin sencilla de lo que se ha mencionado en este punto puede ser: preparar una
lista de las actividades que se deben realizar, seleccionar el personal que las debe llevar a cabo, y
sealar las fechas en que se deben ejecutar. El control sera verificar que efectivamente el trabajo se
est realizando, tal como se haba planeado.
8. Coordinacin
La coordinacin es el mecanismo que coadyuva al logro de las metas propuestas. Esta viene
a ser un facilitador, un enlace de acciones hacia la consecucin de las metas fijadas en la etapa de
planeamiento. El coordinador ser la persona responsable de asegurar que el plan de trabajo
propuesto se lleve a cabo. Ser la persona que organice el equipo de trabajo. En conjunto con el
equipo, seleccionar cules miembros llevarn a cabo determinadas actividades especficas y las
fechas en que habrn de realizarse. Se asegurar adems de disponer del material indispensable para

35

este propsito. Tambin estar a cargo del control del desarrollo del plan de trabajo. Para ver
funciones especficas, consltese el captulo en este manual sobre el personal.
En el apndice A se muestra un pequeo plan de trabajo. Tiene una nota al final que explica
que las actividades incluidas ah son parciales. Tambin enfatiza el hecho de que el plan responde
a necesidades especficas ya determinadas en investigaciones para tal fin.
LITERATURA CITADA
Davis, Marlys F. Cresap. "Staff and personnel". En: The how-to-do-it manual for small libraries.
Katz, William A., ed. New York: Neal-Schuman, 1988.
Doris Bolef. "The special library". En: The how-to-do-it manual for small libraries. Katz, William
A., ed. New York: Neal-Schuman, 1988.
Newhall, Jannette E. A theological library manual. London: Theological Education Fund, 1970.
Stueart, Robert D. and Barbara B. Moran. Library and information center management. Library
Science Text Series. 4 ed. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 1993.
Terry, George R. y Franklin, Stephen G. Principios de administracin. Mxico: Compaa Editorial
Continental, 1985.
LITERATURA CONSULTADA
Evans, Edward. Tcnicas de administracin para bibliotecarios. Mxico: UNAM, 1988.
Thompson, Ronelle K. H., comp. Friends of college libraries. Chicago, Ill.: American Library
Association, 1987. Clip note no. 9.
Library development and fund raising capabilities8. Washington, D.C.: Systems and Procedures
Exchange Center, Office of Management Services, Association of Research Libraries, JulAug, 1988. Es una publicacin peridica. Kit 146.
Luna A, Guillermo. Introduccin a la administracion cristiana. Morelos: S.l., 1981.
Webster, Duane E. Library policies: analysis, formulation and use in academic institutions.
Washington, D.C.: Association of Research Libraries, Office of Management Studies.
Occasional Papers, no. 2, November, 1972.
8

Este material proviene de una organizacin que recoge y comparte las experiencias del
quehacer bibliotecario. Entre las experiencias est la de cmo levantar fondos para bibliotecas,
basandse en cmo lo han hecho otras bibliotecas.
36

LITERATURA RECOMENDADA
Asantewa, Doris. Strategic planinig basics for special libraries. Washington, DC: Special Libraries
Association, 1992, vii, 57 p., ilus.
Hendrickson, Kent. Creative planning for library administration: leadership for the future. New
York: Haworth Press, 1991, 113 p.

37

CAPITULO 6
PERSONAL
Es el recurso ms importante de todo el conjunto. Sin l, no est completa la estructura de
la biblioteca. Se puede tener una numerosa y excelente coleccin de materiales bibliogrficos, pero
si estos no estn debidamente procesados, de que sirven? An, si estuvieran procesados, quin va
a brindar los servicios? Esto hace indispensable el recurso humano.
La persona que trabaja en la biblioteca debe "estar hecha" para el trabajo bibliotecario, ya que
este es muy particular. Le debe agradar la relacin constante con los usuarios y usuarias y tener
buena disposicin para contestar las inquietudes que stos le planteen con respecto a sus necesidades
de informacin. Esta actividad no debe ser vista como una alternativa ms en el mercado de trabajo
bibliotecario, sino que sta debe ser la alternativa. El bibliotecario o bibliotecaria debe esmerarse por
hacerse de una cultura amplia, requisito indispensable en el quehacer bibliotecario, particularmente
considerando que va a tratar directamente con personas deseosas del saber. En cualquier biblioteca
este tipo de encuentro es constante.
El o la profesional de la informacin debe contar con un conjunto de elementos que lo
incentiven a un mejor desempeo. A continuacin se enumeran algunos de estos:
a.

b.
c.
d.

Debe contar con una rea de trabajo ptima, es decir, con buena iluminacin, bien ventilada,
un mobiliario apropiado para este tipo de trabajo y un salario de acuerdo con el puesto que
desempea.
Debe contar con una descripcin del trabajo a realizar, as como un manual de procedimientos.
Estas son herramientas que contribuyen significativamente al logro con eficiencia de su labor.
Debe responsabilizarse por su mejoramiento y desarrollo profesional.
Debe sentirse parte integral del proyecto institucional. Para ello debe ser informado de todo lo
concerniente al quehacer de la institucin para la que trabaja.

1. El trabajo de equipo
Si hay ms de un empleado o empleada en la biblioteca, estos deben trabajar en equipo. Esto
significa:
a.
b.
c.
d.
e.

Reunirse con frecuencia.

Planear en conjunto.
Evaluar el desarrollo del trabajo.
Discutir las incidencias del trabajo.
Sugerir nuevas modalidades de trabajo, servicios, etc.

Para poder realizar un trabajo en equipo ser necesario que todos los empleados y empleadas
conozcan con claridad los objetivos que persigue el centro de informacin para el que trabaja.
Dijimos en el captulo anterior que estos deben ir de acuerdo a los objetivos trazados por la
institucin a la que la biblioteca est subscrita. Si los empleados y empleadas no tienen claros los
objetivos institucionales se les deben aclarar. Si estos estn expresados en forma muy general se les
38

deben traducir en unos ms especficos de manera que el personal bibliotecario se vea a si mismo
y a su trabajo como parte importante en la realizacin de la metas de la institucin. Esto facilitar
por supuesto motivarlos hacia la excelencia y el progreso. Por ejemplo, si a ciertos empleados y
empleadas les asignamos ciertos objetivos especficos y le mencionamos lo importante de sus logros
para la meta comn, seguro que eso le incentivar a realizar con presteza y eficiencia su trabajo.
La comunicacin es fundamental en el trabajo en equipo, adems de la confianza que se
deposita en el empleado y empleada para que ejerza con libertad su trabajo. Otro elemento
importante del trabajo en equipo es el sentido de responsabilidad por lo que se hace, ya sea a nivel
personal como colectivo.
Robert D. Stueart nos dice que esa es la clave para la realizacin de los objetivos especficos,
ya que permite que los supervisores y empleados hagan su trabajo con resultados positivos (1993,
p. 51). Si se desea iniciar un trabajo en equipo en la biblioteca debemos seguir el siguiente plan:
a.

b.
c.
d.

Encontrar los objetivos - expresados por la institucin y traducidos como propios en la

biblioteca. Se encuentran respondiendo: Cmo podemos nosotros y nosotras, con nuestro
trabajo ayudar a la realizacin de estas metas institucionales?
Validando los objetivos - dndolos a conocer y diciendo porque son importantes.
Llevando a cabo los objetivos - traducindolos en tareas.
Controlando e informando el estado de los objetivos - evaluado el progreso (Ibid., p.52)

Para Stueart este proceso es ampliamente recomendable porque el mismo: mejora la

comunicacin, aumenta la comprensin mutua, mejora la planificacin, crea actitudes positivas hacia
el sistema de la evaluacin, mejora las habilidades de direccin y promueve la innovacin dentro de
organizaciones que lo han usado (Ibid., p.52). La mejora que ofrece este estilo de administracin
de personal por objetivos para la administracin son las siguientes:
a.
b.

c.

d.
e.
f.
g.
h.

Provee medios para medir las verdaderas contribuciones del personal directivo y profesional.
Al apoyarse en metas comunes, tanto de las personas como de las organizaciones, y al valorizar
las contribuciones individuales de ellos, logra reforzar la posibilidad de obtener esfuerzos
coordinados del trabajo en equipo sin que estos signifiquen riesgos personales.
Aumenta la posibilidad de soluciones a conflictos existentes pues se pone la responsabilidad
sobre cada miembro del equipo pero sin que este se encuentre slo en la realizacin de su
trabajo pues las responsabilidades son compartidas.
Los procesos se disean con el propsito de lograr los resultados deseados.
Se elimina la necesidad de querer cambiar las personalidades de las personas, as como
valorarlas por ello.
Propicia medios, an para los supervisores para determinar logros.
Permite la identificacin de personas que tienen potencial para ciertos objetivos.
Finalmente, si el progreso puede medirse, entonces facilitar los incentivos de la administracin
a sus empleados y empleadas.

Este tipo de direccin por objetivos ha sido probado por muchas bibliotecas y centro de
informacin. Lo ms importante es ver que con su prctica no violente las polticas instituciones o
39

de las bibliotecas propiamente. Como por ejemplo, poner responsabilidades en una persona ms all
sus capacidades, posicin o deberes (Ibid., p. 52-53).
Por otro lado, es importante que el bibliotecario o bibliotecaria este en contacto con los otros
departamentos de la organizacin. Este se puede visualizar por medio del organigrama de la
ilustracin 10.1 en el captulo de la seleccin y adquisicin.
2. Categoras y funciones del personal
No todas las bibliotecas tienen sistemas idnticos de trabajo, ni similitud en la nomenclatura
de los puestos. Tambin algunas unidades de informacin podran introducir variantes que eliminen
algunas actividades e incluyan otras. Por ejemplo, en una biblioteca automatizada no se
alfabetizaran las fichas; no sera necesario llevar un libro de inscripciones, ni tampoco llevar
registros manuales del trabajo de adquisiciones. Entonces, lo que este captulo intenta dar son
directrices en cuanto a categoras de puestos y algunas funciones relacionadas con estos. Es
conveniente que cada biblioteca cuente con manuales de funciones y procedimientos, para efectos
de normalizar tipos y estilos de trabajo. Este documento incluye las categoras de asistente,
bibliotecario o bibliotecaria y director o directora, y las funciones respectivas de cada categora.
2.1 Asistente
Funciones especficas:
-

Ofrecer instruccin bibliogrfica a los usuarios y usuarias, adems de responder a preguntas

sencillas de referencia.
Atender el servicio de prstamo de materiales (ver el captulo 19 sobre servicios).
Proceso fsico de los recursos como: etiquetar materiales bibliogrficos, audiovisuales y
especiales (procedentes de donativos, compras, canjes, empaste, reparacin y correccin).
Colaborar con el proceso que se sigue con materiales bibliogrficos o retirados del servicio
(ver seccin sobre descarte en el captulo 10).
Anaquelar y hacer lectura de estantes peridicamente.
Localizar diferentes materiales y sus respectivos registros para revisin o correccin, y
realizar dichas correcciones.
Realizar catalogacin simple, comercial9 o de recursos que por el momento no pueden ser
procesados en forma completa.
Mantener el orden y el control de la coleccin de materiales pendientes a ser procesados.
Mantener en orden los distintos ficheros.
Revisar listas de materiales que ingresan a la Biblioteca para ser procesados.
Separar de la coleccin de Circulacin aquellos materiales que se utilizarn en los cursos
y organizarlos bajo la coleccin de Reserva. Una vez finalizado el curso deber devolverlos

S
S
S
S
S
S
S
S
S
S

Se refiere a cuando el recurso impreso trae consigo, mayormente en sus pginas

iniciales, algn tipo de catalogacin hecha por alguna casa dedicada a ello, como por ejemplo, la
Biblioteca del Congreso.
40

S
S
S
S
S

al depsito de materiales correspondiente.

Organizar y actualizar el Archivo Vertical (ver seccin 1.11 del captulo 19).
Coordinar y gestionar el uso de materiales audiovisuales en los salones de clases y el uso
de reas para el estudio grupal.
Preparar la lista de deudores y gestionar la recuperacin de materiales prestados, as como
los prestamos especiales a estudiantes de otras instituciones educativas.
Buscar y distribuir la correspondencia a las diferentes unidades.
Realizar otras labores relacionadas con el puesto y asignadas por su supervisor o
supervisora.

2.2. Bibliotecario
Funcin general: Ejecucin de labores tcnico-profesionales de bibliotecologa.
Funciones especficas:

S
S
S
S
S
S
S
S
S
S
S

Brindar la referencia profesional a los usuarios e usuarias.

Catalogar debidamente los distintos tipos de materiales bibliogrficos, que ingresan a la
unidad de informacin (ver captulo 12).
Asignar los descriptores requeridos de cada recurso de acuerdo a los tesauros que se utilicen
(ver captulo 13).
Clasificar, asignando el nmero correspondiente al recurso, de acuerdo al sistema de
clasificacin utilizado (ver captulo 14).
Asignar nmero de autor a cada recurso de acuerdo con la tabla de notacin interna de
Cutter, 3 dgitos (ver captulo 15).
Recatalogar y reclasificar los materiales bibliogrficos, audiovisuales y especiales que as
lo requieran.
Investigar e indicar correcciones en la catalogacin y clasificacin de los materiales.
Confeccionar bibliografas e ndices sobre diversas materias (ver captulo 19).
Adiestrar personal de menor nivel en tcnicas y prcticas aplicadas a la bibliotecologa.
Procesar la adquisicin de recursos de las colecciones especiales y los seriados.
Realizar otras labores relacionadas con el puesto, asignadas por sus supervisores.

2.3. Director de biblioteca

Funciones especficas:

S Planear en equipo, con el personal de la biblioteca, las actividades educativas, culturales,

S
S
S

sociales que se deseen realizar, como exhibiciones, Semana de Biblioteca, presentaciones

de libros, etc.
Elaborar plan anual de trabajo y presentarlo a las instancias pertinentes para su aprobacin.
Elaborar o llevar acabo el presupuesto anual de la biblioteca.
Presentar informes anuales, semestrales, etc., tanto a las entidades internas como externas
41

(si son requeridos), sobre el progreso de la biblioteca.

S Velar por el mantenimiento y desarrollo de la coleccin, as como los equipos y materiales
de trabajo.
S Convocar y presidir las reuniones de la comisin de biblioteca y ejecutar sus acuerdos.
S Aprobar, en consulta con sus supervisores, las adquisiciones de materiales bibliogrficos
requeridos para la comunidad.
S Realizar trabajo de descarte.
S Representar la biblioteca en los diferentes trabajos de comits institucional.
S Planear e impulsar los cambios que sean necesarios para el mejoramiento de la biblioteca.
S Planear y proyectar el desarrollo de la biblioteca dentro de la especialidad de una biblioteca
teolgica.
S Desarrollar las polticas y los procedimientos de los servicios bibliotecarios.
S Recibir visitas y atender a los vendedores.
S Asistir, y si es posible ofrecer conferencias y talleres relacionados al campo de la
bibliotecologa.
S Cultivar las buenas relaciones con otras bibliotecas, centros educativos y profesionales de
la informacin.
S Recibir y contestar correspondencia.
Evidentemente, los requisitos para casi todas stas categoras es contar con los conocimientos
y la preparacin necesarios para que la persona desempee debidamente las tareas antes
mencionadas. Una biblioteca mediana deber contar con suficiente personal como para hacer una
distribucin adecuada de tareas. En una biblioteca pequea un bibliotecario o bibliotecaria tendr
que hacerlo todo slo.
LITERATURA CONSULTADA
Evans, Edward. Tcnicas de administracin para bibliotecarios. Mxico: UNAM, 1988.
Stueart, Robert D. y Barbara B. Moran. Library and information center management. Libraries
Science Text Series. 4 ed. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 1993.

LITERATURA RECOMENDADA
Dragich, Martha J. Law library staff organization and administration. Littleton, CO: F.B. Rothman,
1990, 237 p., ilus.
Lipow, Anne Grodzins and Deborah A. Carver., eds. Staff development: a practice guide. 2 ed.,
Chicago: American Library Association, 1992, vii, 104 p., ilus.
Rubin, Richard. Human resorce management in libraries: theory and practice. New York: NealShuman Publishers, 1991, vii, 430 p., ilus.
42

CAPITULO 7
COMITE DE BIBLIOTECA
Este comit, en la mayora de los casos, est integrado por el director o directora de la
biblioteca, quien por lo general toma la iniciativa en formar el comit, el bibliotecario profesional,
el director de la institucin o el decano acadmico, personal docente, personal administrativo y
estudiantes. En ocasiones el mismo director o bibliotecario, o algn cuerpo facultativo eligen a estas
personas. La presencia del director o directora de la biblioteca, as como el de su asistente o
bibliotecario profesional, debe ser constante. El nmero de personas en las otras categoras puede
variar, ya que es una cuestin de poltica interna de la institucin.
El requisito ms importante para ser miembro de este comit es el inters que se pueda sentir
por el mejoramiento del centro de informacin. Otros requisitos importantes pueden ser: tiempo
disponible para dedicarle a las reuniones y actividades propias de la biblioteca, estar dispuesto a
colaborar en las labores de mejoramiento de la biblioteca e incentivar a otros a hacer lo mismo, poder
trabajar en equipo, sentirse libre para hacer recomendaciones, ser promotores constantes para que
otros y otras usen la biblioteca, especialmente dentro del grupo que representan, etc. Por lo general,
los miembros del Comit de Biblioteca, quienes representan varios sectores, son los que establecen
las relaciones entre la biblioteca y el director o directora con dichos grupos.
Uno de los mayores beneficios de este comit es que mediante sus miembros se puede aadir
el conocimiento y la experiencia de cada uno en la solucin de conflictos. Trabajar en comits, por
otro lado, puede ser lento en cuanto a las acciones que hay que tomar. Si tiene que decidir formar
un comit de biblioteca o no sera recomendable que consulte el captulo 2 del libro de Robert D.
Stueart, Library and information center management.
Por otro lado, debe existir una constante en el nmero de miembros en el comit y el tiempo
que estos permanecen en el mismo. El que los diferentes sectores estn representados puede ayudar
a que los intereses de esos grupos y sus necesidades sean cubiertas. De especial inters a este
respecto es el estudiantado. Si la mayora de los miembros permanecen por bastante tiempo en el
mismo, esto ahorrar el esfuerzo y el tiempo que toma orientar a personas nuevas. No estamos
negando con ello la necesidad de traer personas nuevas, lo que es valioso, sino que expresamos con
el ello el deseo de que miembros con experiencia permanezcan en dicho comit y se pueda trabajar
en direccin a las soluciones (Newhall, 1970, p. 10). La funcin del comit de biblioteca,
generalmente, es la de asesorar o aconsejar al director o bibliotecario en su quehacer, particularmente
en polticas y programas. Algunas veces, el bibliotecario debe tomar decisiones de trascendencia y
no es conveniente que ste tenga todo el peso de la responsabilidad. El apoyo del comit es valioso
en la recomendacin, seleccin y descarte de materiales, crecimiento balanceado de la coleccin
general, cambios fsicos del plantel, nuevos servicios, personal adicional, aspectos presupuestarios,
entre otros. Sin embargo, esto no significa que el comit asumir la funcin administrativa del
bibliotecario o director. Este ltimo debe sentirse libre de acudir al comit cuando necesite ser
asesorado sobre algo. El comit mismo determinar la frecuencia de sus reuniones, velar por la
ejecucin de los acuerdos tomados y por el progreso general de la biblioteca. Situaciones muy
particulares pueden hacer que las reuniones sean ms frecuentes, como por ejemplo, el proceso de
acreditacin de una institucin. En algunas partes de este manual se podr notar la mencin del
Comit de Biblioteca, y su participacin en determinadas actividades, por ejemplo en la preparacin
43

del reglamento (captulo 8), y en la seleccin y adquisicin (captulos 20 y 21).

LITERATURA CITADA
Newhall, Jannette. A theological library manual. London: The Theological Education Fund, 1970.
Stueart, Robert D. and Barbara B. Moran. Library and information center management. Library
Science Text Series. 4 ed. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 1993.

44

CAPITULO 8
EL REGLAMENTO
El reglamento a que se alude en sta seccin se refiere a las polticas que definen a los
usuarios regulares de la unidad de informacin y regulan los servicios brindados, entre otros. El
reglamento es una herramienta importante en la prestacin de servicios, adems de normalizar el
trabajo. Con este recurso se pueden aplicar polticas correspondientes, dependiendo de la situacin,
o evitar que deliberadamente se discrimine a un usuario o usuaria que tienen derecho a beneficios
especficos. Algunos de los elementos que puede abordar el reglamento son los siguientes:
1. Usuarios o usuarias
El reglamento debe definir el tipo de usuario que podr hacer uso de la coleccin. Puede
incluir personas de la comunidad interna o externa, as como usuarios a nivel institucional, etc. En
el reglamento hay que enumerar los requisitos que se deben cumplir para ser usuarios regulares de
la biblioteca. Estos requisitos pueden ser: cartas de recomendacin, fotografas, pago de una cuota,
carnet al da. A la vez este documento sealar el procedimiento necesario para el cumplimiento de
los requisitos. Puede incluir un apartado que se refiera al comportamiento que deber mantener el
usuario dentro de la unidad de informacin.
2. Horario
Se debe indicar el horario en que la biblioteca est abierta. Puede incluir los das feriados.
3. Servicios
Es bueno especificar el tipo de servicio que se van a brindar. Es posible que por limitaciones
de personal, de coleccin u otra razn vlida, no se puedan brindar todos los servicios que el usuario
necesita. Cada uno de estos servicios puede verse afectado por polticas particulares, por ejemplo,
duracin de los prstamos, accesibilidad del material, documentos antiguos y obras de referencia (ver
captulo sobre servicios).
4. Sanciones
Ocasionalmente puede suceder que por negligencia del usuario, el material que le ha sido
prestado se pierda o resulte daado. Qu hacer? El reglamento debe tener una respuesta. Es o no
responsable el usuario por el material en su poder? Deber cubrir el usuario el costo de restauracin
o reposicin del material? El reglamento debe tener sanciones especficas para aquellos usuarios y
usuarias que no siguen las normas estipuladas en el mismo. La sanciones pueden darse de diferentes
formas: multa de dinero en efectivo, negar al usuario el uso parcial o total de la biblioteca, o sea por
un perodo o indefinidamente. Algo muy comn es que al usuario o usuaria se le olvide devolver
a tiempo el material que se llev prestado. En estos casos, por lo general, se cobra un monto fijo por
da. Si las obras corresponden a la coleccin de reserva, entonces el cobro podra ser por hora.
45

Los montos de las multas y otras sanciones, generalmente, son fijadas por el Comit de
Biblioteca.
El reglamento, como todo lo dems, debe revisarse peridicamente, de modo que se ajuste
a la cambiante realidad. El captulo 20 de esta obra, justifica considerablemente la elaboracin de
un reglamento.
5. Ejemplo de un reglamento
A continuacin se muestra un reglamento de biblioteca de un seminario teolgico en el
estado de Madras, India:
BIBLIOTECA MARTIN LUTERO
REGLAS Y REGULACIONES
Horario:
Lunes a Viernes

Sbado

9:30 a.m. a 1:00 p.m.

2:00 p.m. a 5:30 p.m.
8:00 p.m. a 10:00 p.m.
9:30 a.m. a 1:30 p.m.

REGULACIONES GENERALES:
1.

Esta Biblioteca es, principalmente, para el uso de los estudiantes de teologa de nuestro
Seminario. Como tal, les dar preferencia, a los estudiantes de teologa de nuestra institucin,
en los servicios de referencia y prstamo.

2.

Las personas que deseen usar la Biblioteca, debern registrar sus nombres y direcciones, de
manera legible, en el libro que se tiene para este propsito. Con dicha firma se considerar
que la persona est de acuerdo con el reglamento de la Biblioteca.

3.

Se mantendr estrictamente el silencio dentro de la Biblioteca.

4.

Se prohbe, estrictamente, marcar, subrayar cualquier libro o revista propiedad de la

biblioteca.

5.

Se puede tomar del estante cualquier libro o revista, pero al devolverlo, este deber de
colocarse en la mesa de los libros que deben ser intercalados en el estante.

6.

El rea de prstamo deber cerrar media hora antes del cierre final diario de la Biblioteca.

7.

Cada estudiante recibir un carnet, y podr llevar, en prstamo, dos libros cada vez. La
duracin del prstamo ser de 15 das, con el privilegio de una nica renovacin, que permite
el prstamo de material por quince das adicionales. Los atrasos en la devolucin sern
multados a razn de 0.05 centavos de Rupia cada da.

8.

Los materiales no debern ser prestados a terceros.

46

9.

En caso de prdida o dao de un libro, el estudiante deber reemplazarlo, de su propio

bolsillo, con la ltima edicin; o deber pagar el costo del libro, si el mismo est agotado. El
no reemplazo del libro conllevar una seria accin disciplinaria.

10. No se prestarn a domicilio los libros raros y caros, tampoco las revistas, ni el material de
referencia.
11. Los estudiantes que repetidamente fallen en entregar el material en la fecha debida perdern
el privilegio de ser miembros de la Biblioteca.
12. Los carnets de Biblioteca no son transferibles.
13. Los libros que tengan demanda especial sern prestados por un perodo ms corto de tiempo,
segn lo decida el bibliotecario.
Cualquier violacin a las reglas anteriores har que le sea eliminado el privilegio de
admisin a la Biblioteca y propenso a perder el derecho del servicio de prstamo de libros. Se
pueden hacer excepcin a estas reglas solo con la recomendacin del Consejo de Profesores10 .

Quisiramos en este momento compartir las ventajas de crear un reglamento que regule las
acciones en la biblioteca. Establecer un reglamento puede resultar para algunos tedioso, pero se debe
pensar que el mismo nos evitarn muchos dolores de cabeza a la hora de manejar situaciones. Para
redactar e implementar un reglamento eficaz debemos:
a.
b.

c.
d.

e.
f.

Escribir el reglamento. Un reglamento claro y bien escrito promueve el orden.

Reflexionar, en el momento de redactar el reglamento, en las metas y los objetivos de la
institucin. Muy importante, adems el tener en cuenta las necesidades de nuestros usuarios y
usuarias.
Ser consistentes. Esto le provee eficacia al reglamento. Recordemos adems que el reglamento
debe ser aplicado a todos y a todas por igual.
Ser flexibles. Como dijimos, los reglamentos y sus normas deben cambiar segn pasa el tiempo
para que este responda a las nuevas tendencias y necesidades. No se trata de no ser estables, sino
de ser conscientes de esta realidad. Para ello, una buena prctica puede ser la revisin cuidadosa
y peridica del reglamento.
El reglamento debe estar en consonancia con los procedimientos para que estos no entren en
discrepancia y crear una situacin difcil.
Recordemos dar a conocer el reglamento a aquellos que van a ser afectados por el mismo, sea
en forma positiva o negativa, segn el caso. Un buen paso sera discutir los cambios necesarios
con el comit de biblioteca o con el consejo de estudiantes. Debe haber una copia del
reglamento en un lugar visible de la biblioteca para todos los que quieran consultarlo.
10

El modelo del reglamento utilizado en este captulo fue tomado del: Handbook and
calendar 1988-1989. Kilpauk, Madras, India: Gurukul Lutheran Theological College & Research
Institute, 198?.
47

CAPITULO 9
LOS USUARIOS Y SUS NECESIDADES
1. Importancia
Un elemento importante para determinar objetivos en el quehacer bibliotecario es el conjunto
de necesidades de los usuarios. Entindase por usuario o usuaria como la persona, la comunidad, la
institucin, etc. Dicen los entendidos en la materia que los usuarios son la razn de ser de la
biblioteca. Saracevic y Wood sealan que "los usuarios son el comienzo y el final de todos los
sistemas de informacin". Adems agregan que "se debe estudiar sistemticamente a los usuarios
y que los resultados deben ser la base para el diseo y disposicin de los servicios de informacin"
(1982, p. 7). Podemos llegar a la conclusin entonces, que si lo anterior se realiza, el trabajo
bibliotecario definitivamente tendr que ser ptimo y efectivo.
Partiendo de lo anterior, entonces, el usuario o usuaria es una constante en el quehacer
bibliotecario. Es el elemento central. Tanto as que la biblioteca trabaja en funcin de sus
necesidades. Las ilustraciones 9.1 y 9.2 dan una visin general de sta realidad.
Los estudios de usuarios son investigaciones que se hacen, las cuales ayudan a determinar
las necesidades especficas de informacin, as como tambin las necesidades de informacin de
naturaleza general. Una investigacin de usuarios puede ser tan amplia o detallada a como la desee
el bibliotecario. Se pueden hacer estudios de usuarios slo para evaluar: a) el rea de servicios, b)
la calidad de la coleccin, c) una categora de usuarios, d) la posibilidad de introducir un nuevo
servicio, etc. Y cmo se hacen los estudios de usuarios?
Las modalidades de la investigacin pueden ser variadas, por ejemplo: por medio de
observacin, en contacto informal con el usuario, entrevistas formales, y tambin con la ayuda de
cuestionarios.

Ilustracin 9.1
48

Es importante saber por estos medios, entre otras cosas, para qu utiliza el usuario la
biblioteca. Puede que slo llegue a retirar materiales, pero que no se quede a leer. Si no se queda,
averiguar porque no lo hace. Le molestar el ruido en la sala de lectura? Qu tipo de materiales
utiliza con mayor frecuencia? Puede ser que le interesen ms las revistas que los libros. Como en
cualquier comunidad, sus integrantes tiene gustos temticos diversos, an en el campo de la teologa.
Esas preferencias deben ser tomadas en cuenta. Cubre la coleccin esas necesidades temticas?
LA BIBLIOTECA COMO CONJUNTO DE SERVICIOS
EN FUNCION DEL USUARIO

Ilustracin 9.2
Tiene material suficiente y actualizado de manera que el usuario llene sus necesidades? No
slo es importante que la biblioteca tenga el material necesario, sino tambin que el usuario o la
usuaria pueda llegar a l. No debemos olvidar tampoco el aspecto de los idiomas. Si hay material
relevante, pero el usuario no puede usarlo porque no domina el idioma en el que est escrito, es
como si no estuviera. Es de mucha utilidad saber cuales de los servicios son los ms utilizados. En
caso de detectarse deficiencias en estos, habr que solventarlos.
No se debe olvidar la planta fsica de la biblioteca. Es agradable el ambiente? Es adecuado
el aspecto lumnico? Hay suficiente espacio, o el usuario se siente muy "encerrado"? Ha recibido
49

el usuario orientacin en el uso de la biblioteca? En caso de que no la haya recibido, muy

posiblemente tenga limitaciones en su uso, y muchas frustraciones.
Una vez recopilada la informacin, sta se analiza. A partir de esto ya es posible disear los
servicios de informacin, e introducir correcciones en los ya establecidos. Parte de la informacin
deber ser enviada al grupo que trabaja en la seleccin de recursos, otra podra llegar a la
administracin de la institucin, etc.
Como conclusin se puede decir que los estudios de usuarios pueden hacer la diferencia entre
un buen o mal servicio; entre un usuario contento u otro insatisfecho. Definitivamente, los usuarios
y usuarias son parte integral de la actividad bibliotecaria.
A continuacin se muestra un modelo de cuestionario que se utiliza para la recopilacin de
informacin en la investigacin de usuarios.
2. Modelo de Cuestionario (ver la siguiente pgina)
LITERATURA CITADA
Seracevic, Tefko y Wood, Judith B. "Los usuarios y los estudios sobre usuarios". Ridecab. 3(6):7,
1982.
LITERATURA CONSULTADA
Buonocore, Domingo. Diccionario de bibliotecologa. 2. ed. aum. Buenos Aires: Marymar, 1976.
Harrod's librarian's glossary of terms used in librarianship, documentation and the book crafts. 5.
ed. Vermont: Gower, 1984.

50

CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES

DE INFORMACION DE LOS USUARIOS DEL INSTITUTO
Estimado usuario, el presente cuestionario tiene como objetivo recoger datos sobre las
necesidades de informacin de los usuarios de nuestra Biblioteca, con el fin de ofrecerles un mejor
servicio. La informacin que usted nos brinde ser tratada de manera confidencial. Le
agradecemos profundamente su colaboracin.
DATOS PERSONALES:
Nombre_______________________________
Edad____ Sexo: M___ F___
Area de estudio:________________________
1. Cuntas veces visita Ud la Biblioteca?

GUna vez al da
G Cada 15 das
G De una a tres veces por semana G Una vez al mes
G Otra (mencione) _______________
2. Para qu utiliza Ud la Biblioteca?

G Para realizar tareas

G Para esparcimiento

G Para investigacin
G Otros (mencione)_______________________

3. Qu tipo de materiales utiliza con mayor frecuencia? Seale en orden de prioridad del 1-10.

G Libros
G Casetes
G Archivo vertical

G Revistas
G Videocasetes
G Tesis

G Peridicos
G Diapositivas
G Otros

4. Cmo considera el servicio bibliotecario?

G Malo
G Regular

G Bueno
G Muy bueno

G Excelente

5. De las siguientes reas cul(es) son de su inters?

G Teologa
G Biblia
G Pastoral
G Otros (mencione) ______________________________________
6. Considera Ud que encuentra el material que necesita?

G Nunca

G Pocas veces

51

G Siempre

7. Cul o cules servicios utiliza con mayor frecuencia?

G Prstamo a domicilio
G Prstamo de reserva
G Bibliografas

G Prstamo en sala
G Diseminacin selectiva de informacin
G Archivo vertical

8. De los siguientes servicios cules deseara recibir?

G Fotocopiado
G Traducciones
GPrstamo interbibliotecario G Reseas
G Otros (mencione) ____________________________________________
9. Por qu medios le gustara recibir la informacin?

G Notas

G Telfono

G Personalmente

10. Ud como usuario est satisfecho de la informacin obtenida de la Biblioteca?

G No mucho

G Bastante

G Mucho

11. Idiomas que lee?

G Ingls

G Francs

G Portugus G Alemn

12. Considera Ud que es suficiente el espacio fsico? Si G

G Otros_______
No G

13. Como podramos mejorar el espacio fsico? ______________________________________

14. Ha recibido orientacin en el uso de la Biblioteca? Si G
NoG
Que orientacin adicional necesita?_________________________________________
15. Por qu medios llega Ud a la informacin?

G Ficheros
G Compaeros

G Bibliotecario
G Otros (mencione)______________________

16. Considera Ud que hay suficiente personal? S G

No G Explique

17. Si desea hacer una sugerencia en cuanto a recursos, personal, servicios u otros est invitado
_______________________________________________________________________
18. Estara dispuesto a participar en un plan de instruccin en el uso de los catlogos, repertorios
bibliogrficos, etc., si la Biblioteca lo ofreciera?
Si G No G
19. Indique a continuacin temas y subtemas de reas en que Ud considera que la Biblioteca debe
adquirir material.
_____________
_____________

_____________
_____________

______________
______________

52

CAPITULO 10
LA SELECCION Y LA ADQUISICION
1. La seleccin
La biblioteca debe funcionar como un mecanismo en que todas sus partes se integren
debidamente. El proceso de seleccin no debe escapar de este principio, para que el proyecto
bibliotecario tenga unidad.
El desarrollo de la coleccin exige de un planeamiento cuidadoso. No se debe empezar a
comprar documentos por el simple hecho de contar con dinero para este propsito, ni porque se
tengan catlogos provenientes de casas que publican material religioso. Es necesario, primero, hacer
un buen proyecto de seleccin. Los principios de la bibliotecologa exigen que se comprendan las
necesidades los usuarios. Tambin es necesario conocer la coleccin, y los recursos que deben
aadirse a ella. Ya se vio en el captulo anterior el tema de los estudios de usuarios. Por lo tanto, se
asume que cuando se llega a la etapa de seleccin, que ya se conoce la coleccin, sus reas dbiles
y fuertes, y que tambin se conocen al usuario y sus necesidades. Con base en ese conocimiento, se
llega a una idea clara de las adiciones que debern hacerse a la coleccin. El desarrollo de la
coleccin es un proceso colectivo que utiliza la experiencia e intervencin de tantas personas como
sea posible (ver captulo 7 sobre comit de biblioteca).
Toda biblioteca debe tener una poltica concreta de seleccin de materiales bibliogrficos
para su coleccin, tanto para la inclusin como la exclusin (descarte) de las obras. El objetivo de
esta poltica es el de establecer los criterios que ayuden a determinar la calidad y la utilidad del
material por adquirir. El tenerla por escrito facilita la seleccin de los documentos. El criterio
selectivo que forzosamente deber imperar en este proceso pone de manifiesto dos caractersticas
del material que se va a reunir: a) por una parte se intenta suministrar al usuario todo lo que necesita
para su trabajo de investigacin, b) por otro lado se trata de que los documentos suministrados
respondan en la mejor forma posible a la demanda que ha sido formulada.
En reiteradas ocasiones se han mencionado como criterios de seleccin: las necesidades de
la coleccin, el aspecto econmico, la autoridad e imparcialidad del autor o autora, la exactitud y la
actualidad de la informacin, el nivel y el inters de lo tratado en el contenido, la relevancia o
fidelidad del tema y la organizacin del mismo, la exposicin al tema y el idioma del usuario o
usuaria, el estilo, la presencia de materiales complementarios como: mapas, ilustraciones,
bibliografas, etc., la calidad de los aspectos fsicos como el papel, la impresin, la encuadernacin,
etc. (Carrin 1987, p.77)
Uno de los mayores problemas que afectan a los centros de informacin es el de mantener
una cuidadosa delimitacin del alcance temtico de sus materiales (ver el apndice G para la
evaluacin de las reas de estudio). Esto en el caso de que el desarrollo de la coleccin y las
funciones de anlisis de contenido y recuperacin no se limiten a tratar las necesidades directas de
informacin de los programas y proyectos de la institucin.
2. Aspectos metodolgicos
Algunas bibliotecas utilizan la siguiente metodologa para el trabajo de seleccin: a) utilizan
53

un sistema de clasificacin. Para este fin se agregan las divisiones principales de los sistemas de
clasificacin Dewey y de la Biblioteca del Congreso. (ver el punto 2.1 de este captulo); b) definen
los niveles en los cuales se seleccionarn materiales bibliogrficos; (ver punto 2.2 de este captulo),
c) incluyen una seccin donde se consideran los idiomas; y, d) mencionan las polticas especficas
para campos determinados, dentro de la teologa y las reas complementarias.
Con la metodologa sugerida, el resultado que se obtiene es de la siguiente manera:
2.1. Divisiones principales de los sistemas de clasificacin
Clasificacin Dewey:
000 Obras generales
100 Filosofa
200 Religin
300 Ciencias sociales
400 Lingstica
500 Ciencia puras
600 Ciencias aplicadas
700 Arte y recreacin
800 Literatura
900 Geografa e historia
Subdivisiones en el rea 200:
200 Religin
210 Religin natural
220 Biblia
230 Teologa cristiana
240 Moral y prctica cristiana
250 Iglesia local y rdenes religiosas
260 Teologa social y eclesiologa
270 Historia y geografa de la iglesia
280 Credos de la iglesia cristiana
290 Otras religiones
De la subdivisin del 220:
220 Biblia
221 Antiguo Testamento
222 Libros histricos del A.T.
223 Libros poticos del A.T.
224 Libros profticos del A.T.
54

225 Nuevo Testamento

226 Evangelios y Hechos
227 Epstolas
228 Apocalipsis de San Juan
229 Otros libros
Biblioteca del Congreso:
A Obras generales
B Filosofa, psicologa, religin
C Ciencias auxiliares de la historia
D Historia general y del mundo oriental
E-F Historia de la Amricas
G Geografa
H Ciencias sociales
J Ciencias polticas
K Leyes
L Educacin
M Msica
N Artes
P Lenguas y literatura
Q Ciencia
R Medicina
S Agricultura
T Tecnologa
U-V Ciencia militar
Z Bibliografa, Bibliotecologa
Subdivisiones en Bl - BX (rea de la religin)
BL Religin y religiones mundiales
BM Judasmo
BP Islam, teosofa, etc.
BQ Budismo
BR Cristianismo
BS Biblia
BT Teologa
BV Teologa prctica
BX Denominaciones, sectas
Como se puede ver, en ambas clasificaciones se presentan los temas sobre los cuales se
adquirirn materiales, as como sus clasificaciones bajo las que estn ordenados. Con esta
metodologa se puede sistematizar de una forma ptima parte del esquema de seleccin.
55

2.2. Definicin de niveles de seleccin

Una institucin puede tener distintos programas, por ejemplo: un seminario puede ofrecer
cursos para diplomado, bachillerato, licenciatura, maestra y doctorado. Evidentemente la
bibliografa teolgica, requerida para apoyar esos distintos programas, es de naturaleza distinta.
La primera ser ms general y de poca profundidad, mientras que la segunda ser ms
especfica y de mayor profundidad. Por lo tanto, los niveles a que se refiere sta seccin tienen que
ver precisamente con el nivel de profundidad requerida para la bibliografa que se necesita para
apoyar el currculo de la institucin y por ende a sus usuarios e usuarias.
Veamos ahora la definicin de cada uno de estos niveles:
(NOTA: los nmeros en el margen izquierdo corresponden a la seccin 2.2., y no forman parte de
las subdivisiones del captulo).
O.

Area fuera del alcance de los programas de la institucin. Es decir, en este nivel no se
adquiere nada.

1.

Nivel mnimo: una rea temtica en la biblioteca cuyas obras tienen slo material bsico.
Este material es de naturaleza introductoria y no necesariamente dentro del campo de la
religin. Por ejemplo, una enciclopedia de alcance general, la Enciclopedia hispnica.

2.

Nivel de informacin bsica: Los libros y otros materiales de este nivel contienen
informacin general acerca de un tema. Ejemplos: un diccionario de teologa, un compendio
de historia de la iglesia, una enciclopedia de la Biblia, una seleccin de extractos de una obra
importante, una bibliografa de obras pertinentes a una tema y algunas publicaciones
peridicas. En este tipo de material los temas no se presentan con suficiente profundidad o
amplitud, como para responder a todas las necesidades de un curso o un programa de estudio,
pero sin son tiles para la consulta rpida de temas. La cantidad de material de este tipo que
adquiere la biblioteca debe alcanzar al menos el mnimo necesario para cubrir las
necesidades bsicas de los programas de estudio de la institucin.

3.

Nivel de apoyo instruccional: El material de este nivel es el que se emplea en el desarrollo

de cursos de bachillerato (universitario). Representa la bibliografa fundamental relacionada
con los temas que se tocan en el programa de estudio. Ejemplos: obras sobre varios aspectos
de la teologa; documentos que tratan diferentes aspectos de la pastoral; bibliografa sobre
aspectos de la realidad nacional e internacional, que tienen ingerencia en el quehacer
teolgico, bblico y pastoral. Se incluyen en esta categora todas las publicaciones peridicas
necesarias, adems de las obras de referencia indispensables. Tambin en esta parte de la
coleccin, el tamao estar determinado por las necesidades de los programas de estudio.

4.

Nivel de investigacin: Esta coleccin incluye las fuentes de materiales de envergadura ms

crtica que han sido publicados, y que son requeridas para el trabajo de tesis y de
investigacin independiente. Incluye materiales que contienen informes sobre
investigaciones, nuevos hallazgos, fuentes primarias y otra informacin til para los
56

investigadores. Debe contener todas las obras de referencia importantes y una amplia
seleccin de monografas especializadas, como tambin una coleccin extensa de
publicaciones peridicas, ndices y resmenes de las mismas. El material antiguo en esta
coleccin se conserva para efectos de investigacin histrica.
5.

Nivel comprensivo: Esta categora abarca los materiales que ayudan a conocer a fondo una
serie de temas especficos, determinados por la institucin. Incluye todas las obras relevantes
del conocimiento registrado (publicaciones, manuscritos y material efmero, incluyendo
folletos, hojas impresas, informes, etc.) en todos los idiomas utilizados por la comunidad.
Este nivel de intensidad en la recuperacin documental es el que forma una coleccin
especial. Como ver el objetivo que se persigue es la exhaustividad. Como en la coleccin
anterior, el material antiguo que conserva es para efectos de investigacin histrica.

2.3 Idiomas
El idioma es otro aspecto importante. Se debe adquirir material en los idiomas que los
usuarios y usuarias puedan leer. De otra manera, se incrementarn los costos en los servicios,
especficamente de traduccin. Aqu como en el caso de los niveles, se seleccionan los idiomas para
programas especficos y sus tipos de usuarios, etc. Con el propsito de resumir la informacin de la
mejor manera posible, se ha optado por codificar esta parte de los idiomas.
C.
E.
A.

En cuanto a idiomas, se puede pensar en el espaol. Esto significa que no se estarian

adquiriendo materiales en otros idiomas.
Se selecciona material moderadamente en idiomas Extranjeros (ingls, portugus, francs,
italiano).
Se selecciona material Abundantemente en idiomas extranjeros (ingls, portugus, francs,
italiano).

La informacin anterior, una vez organizada en columnas, queda de la forma como se ve en

el punto 2.4. Es fcil ver el tipo de materiales que se est adquiriendo para cada nivel, ya sea en el
aspecto idiomtico, o por la profundidad en que se tratan los temas. Este es un trabajo, que en su
etapa final deber ser elaborado en conjunto con la comisin de biblioteca.
2.4 Polticas especficas de seleccin:
CODIGO
000
220
221
222
223
224
225

AREA TEMATICA
Generalidades
Biblia
Antiguo Testamento
Libros histricos del A.T.
Libros poticos del A.T.
Libros profticos del A.T.
Nuevo Testamento
57

NIVELES
0
3C/3E/4C/4E
3C/3E/4A/4E
3C/3E/4C/4E
3C/3E/4C/4E
3C/3E/4C/4E
3C/3A/4C/4E

226
227
228
229

Evangelios y Hechos
Epstolas
Apocalpsis de San Juan
Otros libros

3C/3E/4C/4E
3C/3E/4C/4E
3C/3E/4C/4E
3C/3E/4C/4E

Que quiere decir la lnea 225 Nuevo Testamento 3C/3A/4C/4E? Que se estar comprando
material de Nuevo Testamento, en el nivel de apoyo instruccional, abundantemente en otros idiomas,
adems del espaol. Tambin se estar adquiriendo material que llene los requerimientos del nivel
de investigacin. Pero sern moderados en cuanto al aspecto de los idiomas extranjeros.
De igual manera se puede proceder para el resto de los temas que se deseen adquirir. Es
posible que alguna biblioteca quiere ir an ms all de lo propuesto en esta seccin, y agregue
cantidades, o porcentajes, del material que se debe adquirir para cada una de las reas. Este tipo de
polticas debe revisarse peridicamente, en la medida en que varen las necesidades de informacin
de los usuarios, o que cambien los programas de la institucin, etc.
3. Uso de otras colecciones
Las bibliotecas pueden verse limitadas en su capacidad de responder a las demandas de sus
usuarios y usuarias, por una serie de razones vlidas, tales como: el valor de los materiales, el tiempo
y el personal requeridos para su procesamiento, el espacio fsico, y su mantenimiento, o porque en
un momento dado un usuario pide material que no es la especialidad de la biblioteca.
Por lo tanto, debe considerar el uso de colecciones de otras bibliotecas mediante referidos.
Para este fin, el responsable de la biblioteca deber establecer los contactos necesarios para localizar
colecciones complementarias, conocer las especialidades de estas colecciones y los requisitos para
su uso. Es bueno que tenga toda sta informacin en un tipo de registro o directorio. De esta forma
podr referir, con facilidad, a sus usuarios a otras unidades de informacin.
4. Descarte
El proceso del descarte es tambin parte del trabajo de seleccin. Aqu la seleccin tiene un
sentido negativo. La pregunta es qu materiales habrn de quedarse y cules tendrn que ser
desechados. La coleccin debe ser cuidadosamente revisada como parte de este proceso, para no
retirar material valioso.
Se descarta material por varias razones, entre ellas: a) para lograr ms espacio, cuando ste
se ha agotado y no se puede conseguirlo por ningn otro medio; b) para retirar el material en mal
estado, totalmente inservible, ms all del punto de restauracin; c) para tener la coleccin
actualizada, y especializada en el tema; d) para brindar un mejor servicio, ya que una coleccin llena
con materiales de otros temas hace ms lento el proceso de recuperacin de la informacin; e) para
retirar material, que aunque sea de la especialidad, tiene escasa relevancia o resulta con cierto grado
de mediocridad; f) y para eliminar material no utilizado por largo tiempo (dcadas).

58

4.1 Quin debe descartar?

En primer lugar, el director o bibliotecario debe ser parte del equipo responsable del descarte.
Se deben tomar en cuenta a los expertos en los distintos subcampos de la teologa, como pueden ser
los profesores y profesoras de la institucin. El material que se seleccione para descartar deber tener
el aval de la comisin de biblioteca.
No es recomendable que el bibliotecario cargue con toda la responsabilidad del descarte. Esto
se debe a varias razones: a) reclamos posteriores de algn usuario; b) a las personas que donan
dinero y materiales, muy posiblemente no les llamar la atencin hacer sus donativos en una
biblioteca que descarte materiales sin razones justificadas. De manera que un equipo de personas
tendr ms representatividad, en este proceso, que el bibliotecario slo.
4.2. Como hacer el descarte?:
Una vez que se tenga el material que se descarta se debe hacer lo siguiente:
4.2.1 Identificarlo con un sello que indique "material descartado".
4.2.2 Sealar en el libro de inscripcin, en la columna de "OBSERVACIONES", que el material
ha sido "DESCARTADO", y anotar la fecha del descarte, y la razn para el mismo (material
irrelevante, deteriorado, etc.). En el punto 6.1.3.j de ste mismo captulo aparece un pequea
ilustracin de un libro de inscripcin.
4.3 Qu hacer con el material descartado?
No es una buena idea destruir el material por las razones expuestas en el punto 4.1 de ste
captulo. Un buen procedimiento es el "reciclaje". Esto lo que significa es que el material no se
destruye, sino que se procura su utilizacin, especialmente cuando el deterioro no ha sido la causa
del descarte. Algunas formas de reciclaje son:
4.3.1

Colocarlo en una seccin de la biblioteca, con el mensaje "material descartado, puede

llevrselo".
4.3.2 Canjearlo con otra biblioteca.
4.3.3 Venderlo a bajo precio.
5. Adquisicin
5.1. Importancia de la adquisicin
Es muy importante ser responsables y conscientes en lo que al proceso de adquisicin de
materiales se refiere. Esta tarea viene como resultado del proceso de seleccin. Ya que el
bibliotecario o la bibliotecaria debe saber responder por los materiales que le son confiados, la
informacin que sigue ser muy til.
Existen ciertos principios que todas las bibliotecas siguen en relacin a sus adquisiciones.
59

Los detalles de la forma en que siguen estos principios varan de biblioteca en biblioteca, debido a
que las polticas de adquisicin dependen de la organizacin interna del centro de informacin, de
las reglas y restricciones de la oficina compradora y de los procedimientos generales de dicha
organizacin. Por eso, es muy importante para el funcionamiento adecuado de la unidad de
adquisiciones, conocer la manera en que se relaciona con los otros departamentos de la biblioteca.
Generalmente las bibliotecas constan de tres departamentos bsicos: administracin, procesos
tcnicos y servicios. En algunas bibliotecas la seccin de referencia ha sido creada como
departamento, al mismo nivel que los anteriores. En otras bibliotecas han considerado necesario que
la seleccin se constituya en un departamento. Son decisiones de poltica interna.
En el captulo 5 se present una manera de departamentalizar la biblioteca. A dicho modelo
se le pueden agregar unos elementos adicionales, especficamente los siguientes: el departamento
de contabilidad y las unidades de seleccin y adquisicin. Una vez agregados estos nuevos
componentes, el modelo pueda quedar tal como aparece en la figura 10.1. As se puede visualizar
mejor las relaciones del departamento de adquisicin con los otros. La importancia de estas
relaciones se ver en la medida en que se discutan los distintos pasos del proceso de la adquisicin.

Ilustracin 10.1
En el modelo organizacional propuesto se ve con claridad las relaciones del departamento
de adquisicin con otros departamentos. Se puede ver que seleccin y adquisicin forman dos
unidades separadas, pero vinculadas entre si. El departamento de contabilidad tambin se relaciona
con la biblioteca ya que tiene que girar los pagos de la adquisicin.

60

5.2 Objetivos de la adquisicin

La adquisicin es la parte administrativa que complementa la tarea del desarrollo de la
coleccin. El objetivo del proceso de adquisicin es conseguir el material deseado y enviarlo al
departamento de catalogacin para que ste, posteriormente llegue a los estantes y sirva a los
usuarios y usuarias.
6. El proceso de la adquisicin
El proceso puede variar de biblioteca a biblioteca. Puede ser sencillo o sofisticado. Todo
depende de su funcionamiento interno. En este trabajo se sugiere un procedimiento que incluya los
pasos dentro de una rutina general.
Las bibliotecas disponen de tres modalidades para la adquisicin de sus materiales: la
compra, el canje y la donacin. Al final del captulo se muestran los formularios o matrices que se
mencionan en los distintos pasos que se dan en dicho procedimiento.
6.1 Pasos en la adquisicin por compra
Si la compra se realiza dentro del mismo pas, o mejor an, en la ciudad misma donde est
ubicada la institucin, el procedimiento sugerido ser ms corto. Lo mismo se puede decir si la
compra se realiza en una librera local. De no ser as, los materiales debern adquirirse en el exterior,
lo cual implica una espera de semanas y an meses.
Los pasos recomendados son los siguientes:
6.1.1 Verificacin
a.

Revisar la SOLICITUD DE COMPRA DE LIBROS (o bien la lista entregada por la unidad de

seleccin). Se recomienda que se complete la informacin bibliogrfica solicitada en la tarjeta
para que se facilite el proceso de localizacin del recurso. Esto se puede hacer con la ayuda de
los catlogos de compra
que se encuentran en la
SOLICITUD DE COMPRA
biblioteca y que envan
Autor:___________________________________________
las editoriales.
Otra
Ttulo:___________________________________________
alternativa es utilizar la
Lugar de Publ.: ___________________________________
informacin provista por
Editorial: ______________________________________
el catlogo pblico de la
Precio: _______ No. de copias ________
biblioteca, en caso de
Usuario/ Dpto. que lo recomienda: ____________________
que ya existan otros
ttulos por el mismo
autor.
Ilustracin 10.2

61

b.
c.

d.

e.
f.
g.

Ordenar alfabticamente la informacin (por autor y ttulo) y completar la informacin

bibliogrfica en caso necesario.
Buscar en el catlogo de la biblioteca para ver si el libro ya est en la coleccin. En caso de ser
as, anotar la informacin correspondiente y hacer llegar sta a la persona que hizo la
recomendacin del recurso.
Revisar el fichero de rdenes de compras en proceso para averiguar si el libro ya ha sido pedido.
Este puede estar ordenado por cdigo numrico, por editorial, o cualquier otro mecanismo
funcional.
Revisar los libros que todava no han sido catalogados ni clasificados. Es necesario asegurarse
de que no se est adquiriendo material que ya est en la biblioteca, o en camino.
Revisar los catlogos de las casas publicadoras en busca de la informacin adicional pertinente
(precios, direcciones, ISBN, etc.).
Conseguir el aval del supervisor inmediato, o el de la comisin de biblioteca, si los
procedimientos as lo exigen.

6.1.2 Colocacin de rdenes

a.
b.

Ordenar las solicitudes de compras por medio de casas editoriales, y dentro de estas por autor.
Preparar una hoja de pedido con los siguientes datos: cantidad, ISBN, autor, ttulo, y el nmero
de pedido en el extremo superior derecho. Dejar una copia para el archivo.
HERDER S.A, Editorial
Provenza, 388,
Barcelona 08025, Espaa
PEDIDO No. _____
Autor

Thsing

Fecha: ____________
ISBN

TITULO

84-254-0792-3

Las cartas de Juan

PREC IO

$9.24

Ilustracin 10.3
c.

d.

e.
f.

Enviar el pedido, solicitando factura proforma (si la biblioteca es un cliente conocido puede que
la editorial le permita comprar a base de crdito. (Ver muestra en el apndice). Muchos de estos
trmites son realizados por casas distribuidoras. Ver el apndice F, con su listado de editoriales
y de casas distribuidoras.
Archivar la copia de la HOJA DE PEDIDO bajo el nombre de la casa editora en archivo de
COMPRAS EN PROCESO (u otro nombre que satisfaga ste propsito). En este perodo debe
llegar la factura proforma. Dependiendo de la ubicacin geogrfica de la editorial, puede que
requiera unas dos semanas. Si urge se puede recurrir al fax o al correo electrnico.
Solicitud de cheque al departamento de contabilidad de la institucin.
Envo de cheque a la editorial, acompaado de un formulario que d detalles como el nmero
del pedido, el numero del cheque y tambin el nmero de la proforma.
62

g.

Archivar copias de factura proforma, solicitud de cheque, y envo, en fichero de rdenes de

compras en proceso.
Una vez realizados los pasos anteriores, ser necesario esperar la llegada del pedido.

6.1.3 Recibo de pedidos

a.

b.
c.

d.

e.
f.
g.
h.

i.

j.

Llega notificacin de la Aduana (dependencia gubernamental que maneja el asunto de las

importaciones, y cobra los impuestos correspondientes) de llegada del paquete. Puede que
algunos pases tengan mecanismos y polticas diferentes con respecto a la importacin de
material bibliogrfico.
Se debe llenar la hoja de importacin y pagar los impuestos correspondientes (una persona
designada por la institucin podra realizar el trmite).
Desempacar y verificar. Es importante el desempaque y la verificacin pronta de los contenidos
de cada paquete, una vez que se hayan recibido. Si hubiera errores en el envo, este es el
momento de encontrarlos.
Abrir un paquete a la vez y guardar la lista de envo con los libros hasta que hayan sido
revisados contra la lista, para ver si falta algn material, o si han enviado otro por error. Es
conveniente tomar nota de las anomalas que se detecten con el propsito corregirlas
posteriormente. Incluya en los datos el nmero de envo o factura.
Revisar este envo contra la HOJA DE PEDIDO realizado a la correspondiente casa editora o
distribuidora, con el objetivo de verificar que ste es el material deseado.
Completar, si fuera necesario, en la SOLICITUD DE COMPRA cualquier informacin valiosa
que se haya omitido.
Devolver a su lugar de procedencia cualquier material enviado que no fue solicitado (la
contabilidad debe tomarse en cuenta en este proceso).
Revisar bien el libro con el propsito de ver que est en buen estado, con impresin clara y
completa, y que est bien compaginado. De no ser as, se proceder a informarle a la agencia
distribuidora para efectos de devolucin. Por lo tanto, no es conveniente en esta etapa marcar
el material recibido en ninguna parte.
Anote en la SOLICITUD DE COMPRA la fecha en que lleg el material, corrobore el precio
de ste y archive en el fichero de MATERIALES BIBLIOGRAFICOS COMPRADOS Y
RECIBIDOS. La tarjeta permanecer en este fichero hasta que el libro sea registrado, catalogado
y clasificado.
Una vez realizados los pasos anteriores, proceda a poner el sello de la biblioteca en el material,
y a registrarlo como propiedad de la biblioteca, sellando e inscribiendo debidamente el material.
Esta ltima actividad se realiza en el libro de inscripcin. El primer libro que se ingresa se le
asigna el nmero 1, al siguiente el nmero 2, y as sucesivamente. Los datos que debe tener la
hoja de inscripcin son los que aparecen en la ilustracin 10.4, en la siguiente pgina. Este tipo
de registro puede realizarse digital o manualmente, dependiendo de los recursos a disposicin
de la biblioteca.

63

Fecha:
No.

AUTOR

TITULO

EDITORIAL

AO

FUENTE

PRECIO

Thsing

Las cartas de Juan

Herder

1991

Compra

9.24

OBSERV.

Ilustracin 10.4
k.

Traslade la documentacin del punto 2.d. del archivo de COMPRAS EN PROCESO al archivo
de Materiales bibliogrficos adquiridos. En este punto se puede pensar que esta informacin no
es valiosa, pero puede servir, para la elaboracin de informes o para inventario, entre otras
cosas.
l. Coloque el material en un estante para su debido procesamiento.
m. Si el libro se pidi a solicitud de un usuario determinado, entonces hay que informarle que ya
est disponible.
6.2 Pasos en la adquisicin por donacin
Evidentemente el procedimiento en la adquisicin por donacin sufre algunas variantes. No se
van a incluir todos los pasos de la adquisicin por compra. Lo importante es seguir estrictamente las
polticas de seleccin establecidas por el comit de seleccin. Los siguientes seran algunos de los
puntos que se deben tomar en cuenta:
6.2.1 Recibo de materiales
a.

b.

c.
d.
e.
f.

Revisar bien el material con el propsito de ver que est en buen estado. De no ser as, se
proceder a reparar o desechar el material segn sea el caso. Por lo tanto, no es conveniente en
esta etapa marcar el material recibido en ninguna parte.
Asegurarse de que el material rene las condiciones (los criterios fijados por el grupo de
seleccin) para pasar a formar parte de la coleccin de la unidad de informacin. De no ser as,
reciclarlo.
Una vez realizados los pasos anteriores proceda a poner el sello de la biblioteca en el material,
y a registrarlo como propiedad de la biblioteca y pngale los sellos de la biblioteca.
Colocar el material en el estante correspondiente para su debido procesamiento.
Enviar carta de agradecimiento al donante.
Enviar informacin al departamento de contabilidad (si as lo exigen las polticas de la
institucin), ya que el material pasar a ser propiedad de la institucin y debe figurar en el
inventario general.

6.3 Pasos en la adquisicin por canje

En esta modalidad, al igual que en los dos casos anteriores, rigen las polticas de seleccin.
64

Una manera de empezar puede ser elaborando una lista de duplicados de materiales existentes en la
biblioteca. Tambin, en algunas instituciones se publican materiales, por ejemplo una revista, que
se pueden usar para canjear. La enumeracin de los pasos puede darse de la siguiente forma:
6.3.1 Elementos preliminares
a.
b.

c.
d.
e.

Confeccionar listas de materiales duplicados, separando libros, revistas, audiovisuales, etc. La

lista puede ser por autor y ttulo.
Organizarlos en forma temtica. Esto ahorrar trabajo en papelera. De esta manera no tiene que
reproducir la totalidad de la informacin para las unidades de informacin interesadas. Tambin
le permite enviar la informacin de manera selectiva.
Enviar notas de ofrecimiento de canje a las instituciones que considera pertinentes.
Abrir un expediente para cada organizacin que acceda a participar en el canje. Ah ubicar el
convenio formal, con su respectiva fecha de inicio, y el tipo de materiales que se intercambiarn.
Elaborar mecanismos de control efectivos para el canje (de material recibido y enviado). Incluir
las referencias cruzadas necesarias. Estos pueden ser por medio de ficheros, el libro de registro,
etc. El ordenamiento se puede hacer por institucin u organizacin y de manera alfabtica.

6.3.2 Recibo de materiales

a.

b.
c.
d.
e.

Una vez llegado el paquete, revisar el envo contra la lista de materiales (temas, publicaciones
peridicas, ttulo de revista, etc.) que se ha solicitado a determinada organizacin, con el
objetivo de verificar que este es el material deseado.
Revisar bien el material con el propsito de ver que est en buen estado. Por lo tanto, no es
conveniente en sta etapa marcar el material recibido en ninguna parte.
Una vez realizados los pasos anteriores proceder a poner el sello de la biblioteca en el material,
y a registrarlo como propiedad de la biblioteca.
Archivar debidamente la documentacin (cartas, notas de envo, etc.) en los archivos
correspondientes.
Colocar el material en un estante para su debido procesamiento. Las revistas y materiales para
el archivo vertical, por ejemplo, pueden tener distintos procedimientos.

7. Contabilidad
Las solicitudes de cheque y las facturas que se reciban sern tramitadas por el departamento de
contabilidad o finanzas de la institucin. La biblioteca conservar copias de las mismas. Estas podrn
ser utilizadas como fuente de informacin para el control presupuestario, los informes anuales y para
otros procedimientos propios de la unidad de informacin. Estos documentos se pueden archivar en
las carpetas que correspondan a la editorial.
8. Casas editoriales y distribuidoras
Esta seccin les brindar informacin sobre algunas casas editoriales y distribuidoras que
65

venden material en el campo de la religin. Las editoriales venden el material que publican. Las
distribuidoras venden materiales que han sido publicados por distintas casas editoriales. El trabajar
con estas ltimas ahorra un poco de papeleo, pero esto pudiera incrementar el costo. Ver lista de
editoriales y distribuidoras en el apndice F.
Se puede ver que en realidad el trabajo de adquisicin es un trabajo de continuo papeleo. Se
deduce de las pginas anteriores que se tendrn que confeccionar mecanismos que permitan un
control efectivo del trabajo que se realiza. Un mecanismo funcional es el uso de ficheros o archivos.
Entre ellos se pueden mencionar algunos como: solicitud de compra, rdenes de compra en proceso,
direccin de editoriales, de registro (puede ser en forma de libro), materiales bibliogrficos
adquiridos, archivo de correspondencia, y fichero desiderata.
LITERATURA CONSULTADA
Byrnes, Paul A. A conservation policy statement for the Library of Union Theological Seminary in
New York. New York: Union Theological Seminary, 1977. (mimeografiado)
Carrin, Gutiz, Manuel. Manual de bibliotecas. Salamanca; Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1987.
Carter, Mary Duncan and Bonk, Wallace John. Building library collections. 3. ed. Metuchen, N.J.:
Scarecrow, 1969.
Ford, Stephen. The acquisition of library materials. Chicago: American Library Association, 1973.
Manual de canje internacional de publicaciones. 3ra. ed. [Washington, D.C.]: Organizacin de las
Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura. , 1964.
Newhall, Jannette E. A theological library manual. London: Theological Education Fund, 1970.
Owens, Charlotte G. "Adquisicin de material para bibliotecas". En: West, William C. y West,
Martha W., comp. Tcnicas del bibliotecario. Mxico: Pax-Mxico, 1973.
Pennington, Jerry. "Collection development:. En: Katz, William A., ed., The how-to-do-it manual
for small libraries. New York: Neal-Schuman, 1988.
Pealosa, Fernando. La seleccin y adquisicin de libros: Manual para bibliotecas. Washington,
D.C.: Secretara General, Organizacin de los Estados Americanos, 1961.
Union Theological Seminary. Collection development policy. New York: Union Theological
Seminary, 1982. (mimeografiado)
Wufekoetter, Gertrude. Acquisition work: processes involved in building library collections. Seatle:
University of Washington Press, 1961.
66

CAPITULO 11
LA NORMALIZACION
1. Definicin
"Es la actividad realizada para establecer normas y se dedica a definir colectivamente las gamas
correspondientes de productos o mtodos propicios para su satisfaccin, eliminando las
complicaciones y las variaciones superfluas con el fin de permitir una produccin y utilizacin
racional de las tcnicas vlidas en ese momento" (Amat, 1979, p. 76).
En este documento, la definicin anterior, est dirigida hacia el tratamiento de la informacin,
especficamente lo que tiene que ver con catalogacin, clasificacin, y lenguajes documentales.
Es conveniente, para entender mejor la definicin anterior, brindar dos ejemplos: el metro es una
norma en las unidades de longitud, y el kilogramo en las unidades de pesos. El metro y el kilogramo
facilitan el comercio, el intercambio de datos, etc., debido al uso extendido a nivel universal. Un
metro es un metro en cualquier parte del mundo. El uso de distintas unidades de medicin obligara
a los usuarios a la conversin constante de stas, a fin de realizar sus transacciones. La
normalizacin, tambin llamada uniformidad, es un proceso que se aplica en las industrias qumicas,
obras de ingeniera y a la aeronutica, entre otros. No hay razn para que la biblioteca se prive de
ste beneficio.
Dentro del trabajo bibliotecario tambin se dan las transacciones propias del campo, por
ejemplo: el prstamo interbibliotecario y la catalogacin compartida, los que entre otros, se
benefician de facilitar sus procesos por medio de la normalizacin. La uniformidad en el trabajo
bibliotecario es til tambin para el usuario, ya que por medio de ella los catlogos de distintas
bibliotecas presentan la menor cantidad de diferencias posibles, lo que evita que se afecte
significativamente la bsqueda bibliogrfica.
Lo anterior implica que las herramientas que se utilicen deben contribuir al logro de un trabajo
uniforme. Algunas de stas herramientas son: reglas de catalogacin, lenguajes controlados y el
sistema de clasificacin (en ste ltimo se puede ser ms flexible, ya que existen varios que son
funcionales). En el punto 8.1 del captulo 12 se puede ver, en la prctica la utilidad de la
normalizacin, evitando la dispersin de registros de un mismo autor. En la medida en que se
desarrollen los temas, se irn explicando las herramientas necesarias para el trabajo uniforme.
La normalizacin es un proceso imprescindible a la hora de automatizar una biblioteca. Se deben
normalizar los campos, las etiquetas de los campos y los nombres de los mismos. Como se puede
ver, el trabajo de normalizacin es sumamente importante. Aquellas bibliotecas que estn
considerando eventualmente utilizar la computadora en sus quehaceres deben poner mucha atencin
a la uniformidad.
LITERATURA CITADA
Amat Noguera, Nuria. Tcnicas documentales y fuentes de informacin. Barcelona: Biblograf, 1979.

67

CAPITULO 12
LA CATALOGACION
1. Definicin
El trmino catalogacin se refiere a la descripcin del material bibliogrfico. Esta descripcin
incluye los siguientes elementos, entre otros: autor, ttulo, materias, edicin, casa editorial, ao de
publicacin, descripcin fsica del recurso. Una definicin ms tcnica es la que nos da Amat
Noguera: "Es la representacin normalizada de los datos documentales para la localizacin fsica de
los documentos ordenados en forma de catlogo segn los criterios alfabticos de autores, ttulos y
materias, sistemtico y de caractersticas" (Amat, 1979, p. 36).
Es importante aadir que el proceso de catalogacin tiene como propsito fundamental proveer
los medios para que los recursos bibliogrficos sean descritos de la forma ms uniforme posible, de
manera que se facilite su acceso y localizacin dentro de la coleccin. Como dijimos, por ello el
trmino normalizacin o uniformidad tiene mucha importancia en el trabajo catalogrfico que se
realiza hoy da.
2. Aspectos metodolgicos
La teora para el trabajo catalogrfico se toma de las Reglas de Catalogacin Angloamericanas,
2 edicin (RCAA2).
Antes de discutir propiamente el tema se deben hacer las siguientes consideraciones. Las
bibliotecas muy grandes generalmente reciben una innumerable variedad de materiales, que van
desde el tradicional libro hasta los productos electrnicos. En las bibliotecas teolgicas del Tercer
Mundo, muchas de ellas muy pequeas, que trabajan en condiciones adversas, de manera que los
materiales que ms estn presentes en sus colecciones son: libros, revistas y material impreso propio
de archivo vertical. En estas bibliotecas, el concepto y la realidad de la informacin continua siendo
muy tradicional.
El tema de la catalogacin es bastante amplio, por lo que no es posible cubrirlo debidamente en
un trabajo de sta naturaleza. Por lo tanto, se han seleccionado elementos que en la opinin de los
autores, son muy comunes en las bibliotecas teolgicas a las cuales va dirigido el mismo. Los
elementos a considerar ms en detalle son los siguientes:
2.1 Asiento principal (ver seccion 8 de ste captulo, donde se define este concepto).
2.1.1 Autor
De estos se considerarn las nacionalidades de los autores que tienen mayor produccin en el
campo de la teologa, y cuyas obras se pueden encontrar traducidas al idioma castellano y al ingls.
Estas nacionalidades son: iberoamericanas, anglosajonas, portuguesas, italianas, alemanas,
holandesas y francesas.
2.1.2 Ttulo (Vase el punto 8.3. "Asiento bajo ttulo", donde se discute este tema).
68

2.1.3 Corporativo. (Vase el punto 8.2. "Asiento bajo entidad", donde se discute este tema)
2.2 Nivel de descripcin bibliogrfica
Existen tres niveles de descripcin bibliogrfica en las RCAA2. El segundo nivel ser el que
se utilice, debido a que es el ms conveniente, ya que no exige gran complejidad, pero tampoco es
tan sencillo que deje por fuera informacin relevante.
En razn de lo anterior, el tema de la catalogacin, en este manual, se aborda partiendo del
punto 2.1, el asiento principal.
3. Proceso de verificacin
Continuando con el orden lgico en que se realiza el trabajo bibliotecario, es un hecho que la
CATALOGACION es el paso siguiente a la ADQUISICION. Por lo tanto, es necesario verificar que
el material recien llegado del departamento de ADQUISICION no sea una copia ms de un ejemplar
ya existente en la coleccin. Se revisar el catlogo pblico, es decir las secciones de autor y ttulo
del fichero. Si el recurso aparece registrado en tal fichero, la nueva copia recibida se coloca en una
seccin aparte, para ser procesado posteriormente. Si no se encuentra en los ficheros mencionados,
entonces es material totalmente original. Colquelo aparte del material que es copia.
4. Catalogacin de copias
La Catalogacin de copias es aquella que se realiza para el recurso, cuya descripcin
bibliogrfica se encuentra presente en el catlogo: ya sea idntica, o de diferentes ediciones,
traducciones, etc. Este proceso es un poco ms fcil, porque ya existe el trabajo previo. La labor
ahora consistir en determinar que nmero de copia es y agregar el nuevo nmero de inscripcin a
la ficha topogrfica (ver seccin sobre fichas secundarias). Una vez concluida esta labor, el material
pasa a otra seccin para efectos de etiquetar (ver capitulo. 16).
5. Catalogacin original
La Catalogacin original es aquella para la que no se encuentra la catalogacin correspondiente.
De ah que el catalogador o catalogadora deba hacer la catalogacin original, es decir, empezar desde
cero.
6. La ficha
Para el trabajo catalogrfico se utilizan fichas de papel ledger blanco mate, con las siguientes
dimensiones: 12.5 cm de largo y 7.5 cm. de ancho. (60 columnas y 17 lneas).

69

Ejemplo de una ficha catalogrfica (construda bajo la clasificacin Dewey):

225.03
C672d2
Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0
1. BIBLIA . N.T. - T EOL OGIA - DICC IONA RIOS . I.
Beyreuther, Erich, 1904- . II. Bietenhard, Hans, 1916III. Ttulo. IV. Serie.

F
Ilustracin 12.1
7. Areas y elementos de la ficha catalogrfica
Se utiliza un formato conveniente extraido de las Reglas de Catalogacin Angloamericanas,
2 edicin (RCAA2). A este se le han suprimido elementos que no proceden para efectos de esta
obra. En el cuadro a continuacin se describen las distintas reas, la informacin que aparece en cada
una, y la puntuacin que se emplea en relacin con cada elemento.
El cuadro est compuesto de tres columnas: rea, puntuacin y elementos. La siete reas
sealadas, son las que configuran la ficha, a saber: 1) ttulo y mencin de responsabilidad, 2) edicin,
3) pie de imprenta, 4) descripcion fsica, 5) serie, 6) de notas y 7) nmero normalizado. Estas reas
se separan segn se ver luego. La segunda columna, puntuacin, se refiere a la puntuacin que se
debe utilizar para separar un elemento de otro. Luego, entre cada rea se brinda la puntuacin que
se debe utilizar para separar los distintos elementos de la reas. Los ejemplos de fichas catalogrficas
del apndice C sern de gran utilidad para ver, en la prctica, la aplicacin de stas reglas. La
puntuacin es un detalle de suma importancia en el trabajo de descripcin bibliogrfica. La tercera
columna detalla los nombres que forman las reas determinadas (ver tabla no. 1).
Para empezar anotar la descripcin bibliogrfica en la ficha se debe empezar de la tercer lnea
(de arriba hacia abajo), en la columna 9 (es decir, a 9 espacios de la orilla izquierda de la tarjeta).
Se puede observar en el formato utilizado que la descripcin bibliogrfica empieza con el asiento
principal. Tambin es evidente que la ficha catalogrfica de la ilustracin 12.1 contiene dos
elementos que no figuran en este formato. El primero de ellos es la signatura, compuesta de la
clasificacin 225.03 y de la notacin interna C672d2. El segundo elemento es el nombre del autor.
La clasificacin y la notacin interna son procesos diferentes al catalogrfico, por lo que se abordan
en otros captulos; el primero en el captulo 14, y el segundo en el captulo 15. La signatura, por
convencin bibliotecaria, se coloca en la parte superior izquierda de la ficha, por ser el lugar ms
visible. En cuanto al segundo elemento, el nombre del autor, existe una diferencia entre la
70

responsabilidad sealada al principio de la ficha y la mencin de responsabilidad del punto 1.5. La

AREAS Y ELEMENTOS DE LA FICHA CATALOGRFICA11
AREAS
1

NOMBRE

PUNT.

ELEMENTOS

Ttulo y mencin de responsabilidad

1.1

Ttulo principal

1.2

Designacin general de material

1.3

Subttulos

1.4

Ttulo paralelos

Mencin de responsabilidad

1.5
2

Edicin

. --

Pie de im prenta

. --

2.1
3

Mencin de la edicin

3.1

Lugar de publicacin, distribucin, etc.

3.2

Lugares subsiguientes

3.3

Editor, distribuidor

3.4

Fecha de publicacin, distribucin, etc.

Descripcin fsica
4.1

Designacin especfica, extensin del material

4.2

Otros detalles fsicos

4.3

Dimensiones

Menc in de m aterial aco mpa ante

4.4
5

Serie
5.1

Ttulo principal de la serie y nmero

5.2

Mencin de sub serie y nmero

Notas

Numero normalizado

Tabla 1
primera es lo que se llama la responsabilidad principal, puede tratarse de un autor personal o un ente
corporativo (institucin, conferencia, entidad gubernamental). De acuerdo a reglas especiales, se ha
determino que el autor, tanto personal como corporativo sea el principal punto de acceso y por lo
tanto se coloca al inicio de la ficha (en un espacio particular, que no corresponde a otras reas
sealadas).
A continuacin se discuten los elementos de la ficha en el orden en que aparecen:
Asiento principal: Antes del ttulo va el nombre del autor, en caso que lo tuviera. De no ser as, el
ttulo sera el asiento principal. (Para ms detalles, vase el punto 8 de ste captulo, sobre asiento
11

Nota: todas las reas menos la primera va precedida por punto, espacio, guin, guin,
espacio (. -- ).
71

principal). Este asiento se escribe en la tercera lnea y columna novena, tal como se puede ver en la
ilustracin 12.1, con autor como asiento principal.

Coenen, Lothar

Ilustracin 12.2
AREA DE TITULO Y MENCION DE RESPONSABILIDAD:
Ttulo: escrbalo en la lnea siguiente al asiento principal, en la columna 12. La lnea siguiente
deber ser escrita empezando en la columna nueve. Cpielo tal como aparece escrito en la fuente
principal de informacin: portada del libro o pgina principal de ttulo. Esta se identifica porque
lleva casi siempre tres elementos: autor, personal o corporativo, ttulo y casa publicadora. Ver
ilustracin 12.3

Coenen, Lothar
Diccion ario teolgic o del Nu evo Te stam ento

Ilustracin 12.3
Designacin general de material (DGM): Las RCAA2 sealan las distintos tipos de material. La
DGM no se utiliza para los libros. En este manual no se abordarn las DGM. Pero si el lector tuviera
necesidad de ver la aplicacin de las DGM, las ilustraciones 8, 9, y 10 del apndice C son ejemplos
de este tipo de materiales.
Subttulo: despus de la puntuacin debida se anota el subttulo de la obra que se describe.
Ttulo paralelo: algunas veces las obras traen el ttulo en varios idiomas. En muchas ocasiones si
el libros estn escrito en estos; por lo tanto, se deben anotar. La ilustracin 3 del apndice C es un
ejemplo de este caso.
Mencin de responsabilidad: escriba el nombre del autor o autora tal y como aparece en la fuente
principal de informacin, empezando con el nombre de pila, y luego el/los apellido(s). Si hay ms
de una mencin de responsabilidad, se deben registrar en el orden en que estn dadas (caso de la
ilustracin 12.1). De existir un nmero mayor de tres, consgnese el primero, seguido de ...[et al.].
Para este caso deber utilizar el formato de prrafo francs (vase la ilustracin 7, apndide C). La
mencin de responsabilidad no slo incluye aquellos autores y autoras que tienen una participacin
relevante en la creacin de la obra, sino tambin a otros, como es el caso de un ilustrador, el artista
72

de los dibujos. El nombre de estos va en el mismo orden que el del autor, nombre primero, apellidos
despus.
AREA DE LA EDICION:
Se indicar que nmero de edicin es, por ejemplo: 1era ed., corr. y aum. (abreviaturas tomadas del
apndice B de las RCAA2).
AREA DE PIE DE IMPRENTA:
Lugar de publicacin, distribucin, etc: escriba el lugar de publicacin. Si se mencionan dos
lugares, escriba el primero. p.e. New York. De no existir la informacin, escriba [s.l.], as entre
corchetes. "S.l." es sine loco, que significa "sin lugar".
Editor, distribuidor, etc: escriba el nombre de la casa editora. Si se mencionan dos casas editoras,
escriba la primera. p.e. Friendship Press. De no existir la informacin, escriba [s.n.]. "S.l." es sine
nomime, que significa "sin nombre".
Fecha de publicacin, distribucin, etc.: registre la fecha de publicacin, p.e. 1981. De no existir
la informacin, aproxime la fecha y regstrela de la siguiente manera: [198?]. Esto asumiendo que
se encuentran datos que sealen ese perodo. Ver ilustraciones 8 y 10 del apndice C. Si hay varias
fechas de publicacin se debe anotar una, considerando el siguiente orden: Fecha de publicacin, sta
aparece en la pgina de ttulo o va acompaa de anotaciones como por ejemplo, "segunda edicin",
fecha de Copyright y colofn, anotacin que aparece en la pgina final del libro, casi siempre de
impresin.
AREA DE LA DESCRIPCION FISICA:
Tal como su nombre lo indica, describe los elementos fsicos del material bibliogrfico, tales
como paginacin, dimensiones de la obra, material complementario, etc.
Ejemplo: xxxi, 995 p. ; 22 cm. + 1 atlas (200 p. : il.(algunas col.) ; 25 cm.)
Esto quiere decir que la obra tiene pginas numeradas del i al xxxi, y tambin tiene otra parte
numerada del 1 al 995. Tiene 22 cm. de alto; adems viene acompaada de un atlas de 200 pginas,
con ilustraciones, algunas en color, y el atlas mide 25 cm. de alto.
AREA DE SERIE:
Muchas obras se publican en forma de serie, algunas de ellas numeradas, otras no; algunas
con subseries y otras no. La forma de incluir la serie en la ficha catalogrfica es la siguiente: entre
parntesis se anota el nombre de la serie. Se muestra ejemplo de series en la ilustracin 4 del
apndice C, por ejemplo: Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26.

73

AREA DE NOTAS:
En sta rea se incluyen las notas. La disponibilidad o contenido del material descrito puede
ser otra nota. Se consideran datos que no han sido nombrados anteriormente en la ficha. Un ejemplo
es la disponibilidad del material. Ejemplo: La biblioteca contiene el v. 4.
En las ilustraciones 3, 4 y 8 se puede ver la aplicacin de lo anteriormente escrito.
AREA DE NUMERO NORMALIZADO:
El ISBN (International Standard Book Number) es el nmero internacional que identifica al libro.
Este nmero tiene relativamente poco tiempo de haberse empezado a utilizar. Ejemplo: ISBN 9977904-34-0.
8. Asiento principal
Es el registro catalogrfico completo de un documento presentado en la forma que deber ser
identificado y citado de manera uniforme. Ejemplos de asiento principal son: el nombre de un autor
o de una organizacin corporativa (entidad).
8.1. Autor personal
Las RCAA2 sealan que se debe hacer un asiento principal bajo el encabezamiento del autor
principal. De existir ms de un autor, entonces se har el asiento principal bajo el primer autor, y se
harn asientos secundarios para los otros autores, siempre que no sean ms de dos. Se empieza con
el/los apellido(s) paterno y materno, y de seguido el nombre de pila. Algunas veces el asiento
principal presenta dificultades, por lo que es necesario recurrir a obras de referencia o a catlogos
de autoridad normativos para determinarlo. Las obras de referencia pueden ser enciclopedias y
diccionarios biogrficos, etc. El siguiente es un ejemplo de un nombre que presenta dificultades:
Ramn Llull fue alguien que naci cerca de 1235 en Mallorca, Espaa, y muri en 1315.
Era un mstico medieval, poeta y misionero entre los musulmanes. Fue autor de varias obras.
Las variantes de su nombre son:
Lulle, Raymond
Lullo, Raimondo
Lullus, Raimundus
Lully, Reymund
Lulio, Raimundo
Lull, Ramn
Lull, Raymond
Para evitar confundir al usuario, slo se debe hacer una entrada por el nombre que se logr
determinar en las obras de referencia: Llull, Ramn. Qu hacer con los otros nombres?, vase la
74

seccin de: ficha de autoridad de autor, ficha de referencia de autoridad de autor, ilustraciones 12.4
y 12.5.
Sera muy til, para un catalogador, que los autores de todas las nacionalidades utilizaran los
mismos elementos y el mismo orden en sus nombres completos, pero la realidad no es esa. Debido
a esto, se hace necesario mencionar las siguientes reglas que se refieren a nombres de distintas
nacionalidades.
8.1.1. Autores hispanos (pases de habla hispana)
Los elementos que estn presentes en los nombre de estos autores son: nombre de pila,
apellido paterno, y apellido materno. En el asiento deber de hacerse de la siguiente manera:
Apellido paterno, apellido materno, y por ltimo el nombre de pila. Por ejemplo, el nombre de:
Elsa Tamez Luna
deber aparecer como:
Tamez Luna, Elsa
8.1.2. Autores alemanes, anglosajones, franceses, holandeses, italianos, y portugueses.
En este caso, el asiento deber hacerse por el ltimo de los elementos del nombre completo,
que es el apellido paterno. Por ejemplo, el nombre alemn de:
Gottfried Wilhem von Leibniz
deber quedar as:
Leibniz, Gottfried Wilhem von
Algunos nombres tambin tienen partculas, tales como: De, von, La, Du, etc. En este caso
es mejor consultar el apndice B de este manual.
8.2. Asiento bajo entidad
El asiento bajo entidad se refieren a las obras que tratan de la naturaleza administrativa de
stas, por ejemplo: polticas internas, operaciones, manuales, personal, informes de comits, actas,
etc. Ver ilustraciones 9 y 10 del apndice C. Si la obra es de una naturaleza distinta a la anterior, el
asiento va bajo ttulo.
8.3. Asiento bajo ttulo
8.3.1 Asiento bajo ttulo aquellas obras que presenten las siguientes caractersticas:
8.3.2 En las que aparecen ms de tres autores en la fuente principal de informacin. En este caso,
haga el asiento principal bajo ttulo, y un asiento secundario para el primer colaborador. Ver
ilustraciones 4, 7 y 8 del apndice C.
8.3.3 Si no se conoce la autora (sus autores) de la obra, ya sean personas o entidades, o
75

simplemente no se puede deducir de la fuente principal de informacin.

8.3.4 Obras cuya autora es una entidad, pero que no reunen los requisitos para asignarles un
asiento bajo entidad. Haga un asiento secundario para la entidad.
8.3.5 Obras que son el producto del trabajo de un editor, director, o compilador. Ver ilustracin
11 del apndice C. Haga un asiento secundario para el editor, director o compilador.
9. Ficha de autoridad de autor
Es una ficha que le sirve al bibliotecario o bibliotecaria para saber cual es la entrada correcta
del nombre de un autor o autora y sus variantes. Estas son ordenadas alfabticamente en una catlogo
de autoridades. Cuando recibe una obra del mismo autor o tiene dudas sobre como va a entrar su
nombre, esta ficha le evita tener que realizar nuevamente la investigacin para saber cual entrada
debe hacer.
Ejemplo de Ficha de autoridad de autor:

Llull, Ramn, 1235?-1315

Misionero
x
x
x
x
x
x
x

Lulle, Raymond, 1235?-1315

Lullo, Raimondo, 1235?-1315
Lullus, Raimundus, 1235?-1315
Lully, Reymund, 1235?-1315
Lulio, Raimundo, 1235?-1315
Lull, Ramn, 1235?-1315
Lull, Raymond, 1235?-1315

F
Ilustracin 12.4
10. Ficha de referencia de autoridad de autor
Este tipo de ficha ayuda al usuario a llegar al nombre del autor que la biblioteca utiliza, no
importando las variantes que tenga un nombre determinado. Como se puede ver, stas salen de la
ficha de autoridad de autor. Si el nombre an no existe en el catlogo de autoridades, pueden
utilizarse otras fuentes como Library Subject Headings o Bilindex.

76

La ficha de referencia tiene el siguiente formato:

Trmino no usado
Vase
Trmino usado

Ilustracin 12.5
Ejemplos:
En relacin al caso de Ramn Llull, ser necesario hacer una referencia de cada uno de los
nombres no usados al nombre usado, por ejemplo:

Lulle, Raymond, 1235?-1315

Vase
Llull, Ramn, 1235?-1315

Ilustracin 12.6
En relacin al caso de Ramn Llull, ser necesario hacer una referencia como la anterior para
cada uno de los nombres no usados.
11. Recursos mnimos para el trabajo catalogrfico
Al nivel de esta obra, y para el catalogador o catalogadora que desee realizar un trabajo ms
profesional, es indispensable que tenga a mano las Reglas de catalogacin angloamericanas,
segunda edicin, o su versin ms reciente. Por supuesto, debe tener adems las tablas de
clasificacin del sistema que su institucin haya adoptado para clasificar sus recursos (Dewey o
Biblioteca del Congreso.) Si va a utilizar el sistema de la Biblioteca del Congreso, es recomendable
que tenga adems las Library of Congress Subject Headings.
LITERATURA CONSULTADA
Fowler, Allan. The Dewey decimal system. New York: Children's Press, 1996.
Espinal Arenas, Luis Eduardo. Anlisis y organizacin de materiales audiovisuales. Armenia, Col.:
Universidad del Quindo, 1989.
77

Library of Congress classification. BR-BX. Christianity. Bible. Washigton, D.C.: Library Congress,
2000.
Library of Congress Rule Interpretation. Washington: Library of Congress, 1989. (LCRI)
Es una herramienta que ayuda a interpretar a las Reglas de catalogacin angloamericanas.
Es necesario decir que las reglas de catalogacin son de naturaleza general. Algunos
materiales bibliogrficos pueden presentar dificultades para su descripcin. Entonces en
situaciones como stas la LCRI ayuda abordar debidamente casos particulares.
Reglas de catalogacin angloamericanas / The American Library Association ...[et al.]. 2da. ed.
Washington, D.C.; Organizacin de los Estados Americanos; San Jos: Universidad de Costa
Rica, 198312.
Wynar, Bohdan S. Introduction to cataloging and classification. Library Science Text Series. 7 ed.
Littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1985.

12

Existe una edicin revisada de este recurso, publicada en 1988. Tambin ya se ha

publicado la edicin de 1998 en idioma castellano.
78

CAPITULO 13
INDIZACION
1. Definicin
"Es una tcnica de tratamiento documental utilizada para la descripcin del contenido de
documentos o demandas documentales que posibilita la elaboracin de estrategias de recuperacin
mediante conceptos o materias" (Garca, 1984, 105).
Segn esta definicin la indizacin es una operacin que consiste en escoger los trminos
apropiados para representar el contenido de un documento. Estos trminos pueden ser descriptores,
encabezamientos de materia, u otro lenguaje documental elegido para el sistema. Estos trminos se
"extraen" de los documentos que se catalogan. Posteriormente, se ordenan de tal manera que puedan
constituir ficheros, o ser ingresados en una base de datos automatizada (computadora), y as servirn
para la bsqueda posterior de informacin. Por lo tanto, esta operacin es muy importante en todo
sistema documental, tanto para el almacenamiento, como para la bsqueda de la informacin.
En este captulo se usarn indistintamente los trminos encabezamientos de materia y
descriptores. Aunque ambos cumplen una funcin similar, su estructura es diferente. Ms adelante
se darn ejemplos de uno y de otro. Tambin se discutirn obras especficas: el tesauro, y listas de
encabezamientos de materia, entre otros.
2. El tesauro
El tesauro es un instrumento terminolgico que permite traducir el lenguaje natural de los
documentos al lenguaje documentario. Por otro lado, el tesauro es un vocabulario controlado y
uniforme donde los trminos se relacionan semntica y genricamente para expresar significados
conceptuales.
2.1 Definicin
La palabra thesaurus tiene su origen en el griego y el latn, y significa "tesoro", y se ha
utilizado por varios siglos para indicar un lxico o tesoro de palabras. Se puede decir que su uso
moderno data de 1852, cuando se public la primera edicin de Thesaurus of English Words and
Phrases, por Peter Mark Roget.
Amat dice que un tesauro es un diccionario que muestra la equivalencia entre los trminos
o expresiones del lenguaje natural y los trminos normalizados y preferentes del lenguaje
documental, as como las relaciones semnticas que existen entre otros trminos.
2.2 Algunos propsitos del tesauro
2.2.1 Brindar un vocabulario normalizado de un determinado campo que asegure a los indizadores
que estn siendo consistentes cuando estn haciendo entradas en un sistema de almacenamiento y
recuperacin de la informacin.

79

2.2.2 Brindar un sistema de referencias entre los trminos, que asegure que slo un trmino entre
un conjunto de sinnimos se utiliza para la indizacin de un concepto. Se les indicar a los
indizadores y usuarios de la informacin cul es el concepto escogido del conjunto. Elaborar guas
de los trminos que estn relacionados, ya sea por estructura de clasificacin o de otra manera.
2.2.3 Brindar una gua a los usuarios del sistema para que seleccionen el trmino correcto del tema
que buscan. Esto enfatiza la importancia de las referencias cruzadas (ver glosario); si un indizador
utiliza ms de un sinnimo del mismo ndice (por ejemplo, judo, hebreo, israelita) e indiz
documentos, bajo todos ellos, un usuario que escoja uno de estos trminos y halle documentos
indizados bajo ese trmino, pensar que ha utilizado el trmino correcto y terminar su bsqueda sin
saber que hay otros documentos tiles indizados bajo otros sinnimos.
2.2.4 Brindar jerarquas clasificadas de tal manera que una bsqueda pueda ser sistemticamente
ampliada, pero delimitada a trminos especficos. Con esta tcnica, si el trmino utilizado no es
adecuado se brindarn referencias, o sea formas adecuadas de localizar la informacin, entre varios
conceptos. Esto se lograr brindndole categoras de prioridad a trminos que son similares entre s.
El resultado ser que unos se preferirn sobre otros, por considerarse ms adecuados para la
bsqueda.
2.3 Tipos de tesauros
Existen diferentes tipos de tesauros. Cuando un tesauro est dedicado a un sector
determinado del saber cientfico, se dice que es un tesauro especializado en ese campo. Existen
tesauros en distintos niveles: institucionales, nacionales e internacionales. Desde el punto de vista
lingstico existen tesauros unilinges, bilinges y polilinges. En relacin con la amplitud de su
contenido est el megatesauro, macrotesauro, tesauro y microtesauro. El megatesauro es muy amplio
en su cobertura temtica, mientras que el ltimo tiene un elevado nivel de especializacin.
El asiento de un tesauro puede tener la forma como el de Macrothesaurus para el
procesamiento de la informacin relativa al desarrollo econmico y social:
CRISTIANISMO ----------------------------> Descriptor
Christianity / Christianisme. 05.04.03 ----> Faceta
---------------------------------> Equivalencia lingstica
TT:
Religin
-----> Encabezamiento de cadena jerrquica
BT: Religin
-----> Trmino genrico
NT: Catolicismo
-----> Trminos especficos
Protestantismo
RT
Cristianos
-----> Trminos relacionados
Iglesia
En este tesauro, los trminos estn ordenados alfabticamente. Para enteder que significa
cada una de las siglas utilizadas conviene darle una mirada al siguiente prrafo.
80

ABREVIATURA

INGLES

ESPAOL

BT
NT
RT
TT
UF
USE

Broader term
Narrower term
Related term
Top term
Used for
Use

Trmino genrico
Trmino especifico
Trmino relacionado
Trmino superior jerrquico
Usado en vez de
Trmino que debe utilizar

Las frases sealadas por las flechas sirven para explicar la naturaleza de esos trminos.
3. Las listas de encabezamientos de materia (LEM)
Esta es una herramienta que tambin est en evolucin. Va mejorndose peridicamente en
la medida que el conocimiento se incrementa. La LEM, al igual que el tesauro, es un instrumento que
est a disposicin del indizador para el proceso de anlisis de la informacin (los documentos). El
dominio que tenga el indizador sobre el tema a analizar ser un factor decisivo para la asignacin
correcta de los epgrafes.
Entre las listas de encabezamientos de materia existentes, estn las de la Biblioteca del
Congreso, Library of Congress Subject Headings, en ingls. Tambin existe la Lista de
encabezamientos de materia para bibliotecas (LEMB), segunda edicin. Ambas son para bibliotecas
de coleccin general, y por eso a veces tienen limitaciones para colecciones teolgicas. La LEMB,
al inicio del primer volumen trae indicaciones en cuanto al uso de las listas de encabezamientos.
La LEMB tiene 4 tablas de subdivisiones, a saber:
Tabla 1: Lista de subdivisiones bajo los nombres geogrficos (continentes, pases, ciudades, etc.)
Tabla 2: Lista de subdivisiones bajo los nombres de idiomas
Tabla 3: Subdivisiones para encabezamientos generales
Tabla 4: Subdivisiones bajo personajes
Estas tablas ayudan a especificar el tema: desde qu perspectiva se presenta, qu rea
geogrfica cubre, qu perodos cronolgicos abarca, etc. Por ejemplo:
MUJERES - SITUACION LEGAL - COLOMBIA - BIBLIOGRAFIAS
MUJERES: es encabezamiento principal
SITUACION LEGAL: es la subdivisin por tpico
COLOMBIA: es la subdivisin geogrfica
BIBLIOGRAFIAS: es subdivisin por forma.
Asumiendo que el encabezamiento de materia anterior describa el contenido de un
documento que la biblioteca posee, entonces ste sera una bibliografa sobre la situacin legal de
81

las mujeres en Colombia. Se puede observar, entonces, que la asignacin de las subdivisiones
depende del contenido del documento que se analice. Por lo que algunas veces bastar con poner
solo "MUJERES", y otras veces ser necesario agregar las subdivisiones necesarias.
El epgrafe cristianismo aparece en la LEMB de la siguiente manera:
Cristianismo (Sub.geo.)
va
Apstoles
Reforma
Civilizacin cristiana
Socialismo cristiano
Concilios y snodos
Tesmo
Desmo
Teologa
Dios
x
Religin cristiana
Ecumenismo
xx
Desmo
Filosofa cristiana
Dios
Iglesia Catlica
Iglesia
Jesucristo
Iglesia Catlica
Milagros
Jesucristo
Misiones
Religiones
Mujeres en el cristianismo
Tesmo
Protestantismo
Teologa
NOTA: La informacin anterior aparece en una sola columna, pero por razones de espacio se utilizan
dos columnas aqu.
En cuanto a la abreviaturas Sub. Geo y las letras va, x, xx.
(Sub. geo): se le puede agregar una regin geogrfica, p.e.
CRISTIANISMO - COLOMBIA.
va:
x:
xx:

indica vase adems. Es decir, adems de ese epgrafe puede ver los epgrafes anotados, que
tambin se relacionan con el tema.
trmino no usado. En el ejemplo "religin cristiana" no se usa, sino CRISTIANISMO.
Otros trminos que hacen referencia al epgrafe utilizado, en este caso, CRISTIANISMO

4. Religion Indexes: thesaurus

Se han mencionado tres herramientas para el trabajo de indizacin. Por ejemplo, el tesauro
de la OCDE est orientado al manejo de la informacin relativa al desarrollo econmico y social.
Este tipo de herramienta es poco til para una biblioteca teolgica. Lo mismo se puede decir de las
listas de encabezamientos de material. Para las bibliotecas especializadas, en este caso las teolgicas,
es recomendable que utilicen un tesauro especializado en religin. Para este propsito existe un
tesauro, en idioma ingls, que sera de mucha utilidad: Religion Indexes: thesaurus, editado por Erica
Treesh y publicado por la American Theological Library Association. Por supuesto, existen otros
82

intentos de elaboracin de lenguajes controlados en religin, pero de ellos el Religion Indexes:

thesaurus es uno muy bueno.
Para ver el formato de este tesauro, se tomar como muestra parte del trmino RELIGION,
el cual luce as:
RELIGION
also
Irreligion
Pantheism
Theology
RELIGION - BIBLIOGRAPHY
RELIGION - CONGRESSES
RELIGION - DEFINITION
Religion - Empirical studies
see
RELIGION - RESEARCH
RELIGION - ESSENCE
also
CHRISTIANITY - ESSENCE
<xx>
ESSENCE
Su estructura tiene similitud con la de los encabezamientos de materia. Tambin tiene
referencias en forma de: x, xx, que tienen la misma funcin de las equis "x" de los encabezamientos
de materia. El trmino also significa: ver adems de este trmino los siguientes. See significa: este
trmino no se usa, sino el siguiente. Al igual que la LEMB, esta obra tiene una seccin para
subdivisiones, slo que sta est formada por una nica tabla. Dicha tabla es para subdivisiones
comunes y se pueden agregar a los trminos, a fin de especificar ms la indizacin. Esta tabla de
subdivisiones est al comienzo de la obra. El tesauro incluye no slo trminos de naturaleza
religiosa, sino tambin de otros campos que le son complementarios. El uso de esta herramienta es
menos complicado que las LEMB.
5. Listas de encabezamientos de materia para teologa (LEMT)
La LEMT ha sido creada por la Red Latinoamericana de Informacin Teolgica. La
83

estructura de esta herramienta es bastante similar a la anterior. Para tener una idea del formato de
la LEMT se tomar una breve seccin de las pginas 33-34, la cual luce de la siguiente forma:
BIBLIA - GEOG RAFIA
USADO POR
Geografa bblica
VEASE ADEMAS
Geografa eclesistica
Nombres geogrficos - Palestina
VEASE ADEMAS DESDE
Palestina - G eografa
BIBLIA - HERMENEUTICA
USE
Biblia - Crtica, interpretacin
BIBLIA - HIMNOS

Los trminos que se utilizan son los que estn en negrita. La LEMT incluye varias secciones:
descripcin y utilizacin, listas de subdivisiones bajo las Sagradas Escrituras, subtemas bblicos, y
subdivisiones bajo cualquier asunto.
6. Consejos para la indizacin
Si bien es cierto que el bibliotecario o bibliotecaria puede utilizar el lenguaje que maneja el
usuario de la biblioteca -el natural-, es un hecho que esta prctica le causar problemas muy pronto.
Le ser necesario controlar y coordinar este lenguaje. Para evitarse dificultades, lo mejor es escoger
entre los lenguajes controlados existentes, aquellos que le sean tiles para el tipo de coleccin con
la que trabaja. Recuerde que algunas especialidades son complementarias para el estudio de la
teologa, por ejemplo, sociologa e historia. Por lo tanto, es necesario disponer de lenguajes
controlados para estos otros campos.
El uso de herramientas, como las anteriores contribuye enormemente a la uniformidad del
trabajo que se realiza en la biblioteca y facilita la colaboracin entre bibliotecas. Es conveniente leer
sobre el tema de la normalizacin, tambin incluido en este manual.
7. Algunos mtodos para la indizacin
Son los procedimientos que debe realizar el bibliotecario para la asignacin de
encabezamientos de materia. Estos deben hacerse, por supuesto con el documento en mano. La tarea
de indizacion debe realizarse en el momento que se clasifica el documento; as se evita tener que
revisar el documento dos veces. Esta actividad incluye examinar la portada y la tabla de contenido,
hojear el prefacio o la introduccin y leer brevemente algunas secciones del documento. Tambin
es til averiguar el propsito que tuvo el autor para escribirlo. Finalmente se debe determinar el
contenido del libro (Karpuk, 1988, 215).
La informacin obtenida del proceso anterior deber ser convertida en encabezamientos de
materia, o bien en descriptores, dependiendo de lo que se est utilizando para indizar. El esfuerzo
84

anterior se escribe en la parte inferior de la ficha catalogrfica, conocida como el trazado.

EJEMPLO DE INDIZACION
Poniendo en prctica lo anteriormente expuesto, se indizar el libro de Esther Arias: El
Clamor de mi pueblo: desde el cautiverio en Amrica Latina. Una vez leda la obra se determina
que: a) se destaca el tema de las condiciones sociales en Amrica Latina; b) igualmente sobresale
el tema de la iglesia y los problemas sociales en dicho continente; y c) se nota que el tema de la
teologa de la liberacin tambin est presente de manera relevante.
Ser necesario traducir la informacin extrada a lenguaje documental. La herramienta a
utilizar es Listas de encabezamientos de materia para teologa (LEMT). Para la parte (a), del prrafo
anterior, se busca en orden alfabtico en la LEMT el trmino AMERICA LATINA CONDICIONES SOCIALES, y ste aparece. Ya se tiene el primer descriptor: AMERICA LATINA
- CONDICIONES SOCIALES. Para la parte (b), se repite el proceso anterior, slo que ahora el
trmino a buscar es IGLESIA Y PROBLEMAS SOCIALES. La LEMT, en el cuerpo de la obra,
contempla el uso de las subdivisiones geogrficas, por ejemplo AMERICA LATINA. Ya se tiene
la segunda parte de este epgrafe, que queda de la siguiente forma: IGLESIA Y PROBLEMAS
SOCIALES - AMERICA LATINA. Para la parte (c) se busca el trmino apropiado, y la LEMT
seala que es TEOLOGIA DE LA LIBERACION. Algunas veces la traduccin no se obtiene
fcilmente.
No se deben utilizar trminos que no aparezcan en las herramientas de indizacin, porque
se perdera el sentido de uniformidad. Tambin los descriptores deben estar en el idioma oficial que
utiliza el pas donde est ubicada la biblioteca. Por ejemplo, si el libro de Esther Arias fuera
ingresado (descrito) en Inglaterra, los descriptores tendrn que ser en idioma ingls.

Arias, Esther, 1923-1984

El clamor de mi pueblo : desde el cautiverio en Amrica
Latina / Esther Arias ; Mortimer Arias ;
ilustraciones de Walter Soln Romero. -- New York :
Friendship Press, 1981.
156 p. ; 21 cm.
ISBN 0-377-0010 5-8
1. AMERICA LATINA - CONDICIONES SOCIALES.
2. IGLESIA Y PROBLEMAS SOCIALES - AMERICA
LATINA. 3 TEOLOGIA DE LA LIBERACION.

F
Ilustracin 13.1
Dnde encajan los descriptores en la ficha catalogrfica? En primer lugar tendrn que
85

mecanografiarse en letras maysculas. El primer descriptor es identificado con el nmero arbigo

1, el segundo con el 2, y as sucesivamente hasta incluir todos los descriptores que se han extrado
del documento analizado. Ver la ilustracin 13.1 que muestra la aplicacin de lo anteriormente
dicho.
Se considera que tres epgrafes por documento es lo conveniente. Si el documento da para
uno slo, se anota solamente ste; por el contrario, si es sumamente importante incluir otros ms,
entonces se hace.
Para formar la ficha de materia (o secundaria), se toma la ficha principal, que es la que tiene
toda la informacin catalogrfica, y se agrega el primer epgrafe en la parte superior de la ficha, si
es que tiene ms de uno. El resultado debe ser el siguiente:

AMERICA LATINA - CONDICIONES SOCIALES

Arias, Esther, 1923-1984
El clamor de mi pueblo : desde el cautiverio en Amrica
Latina / Esther Arias ; Mortimer Arias ;
ilustraciones de Walter Soln Romero. -- New York :
Friendship Press, 1981.
156 p. ; 21 cm.
ISBN 0-377-0010 5-8

F
Ilustracin 13.2
Se debe continuar hasta incluir todos los epgrafes. La ficha secundaria ya no lleva el trazado.
Con las fichas secundarias de materia se confecciona el catlogo alfabtico de materias,
conocido tambin como el "fichero de materia". (Se da ms informacin al respecto en el captulo
16 de esta obra).
LITERATURA CITADA

Garca Gutirrez, Antonio Luis. Lingstica documental. Barcelona: Mitre, 1984.

Karpuk, Deborah J. "Cataloging". En: The how-to-do-it manual for small libraries. New York:
Neal-Schuman, 1988.

86

LITERATURA CONSULTADA
Amat Noguera, Nuria. Tcnicas documentales y fuentes de informacin. Barcelona: Bibliograf, 1978.
Coll-Vinent, Roberto. Teora y prctica de la documentacin. Barcelona: Fingraf, 1978.

Encyclopedia of library and information science. Editors, Allen Kent and Harold Lancour; assistant
editor, William Z. Nasri. New York: Dekker, 1968-.
Guinchat, Claire y Menou, Michel. Introduccin general a las ciencias y tcnicas de la informacin
y de la documentacin. Uruguay: UNESCO, 1983.
Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas. 2a ed. Bogot: PROCULTURA, 1985. 2 v.
ICFES; auspiciada por la OEA.
Religion indexes: Thesaurus, Erica Treesh, editor. 5. ed. Evanston, Illinois: American Theological
Library Association, 1989.
Sabor, Josefa E., et al. Manual de bibliotecologa. Mxico: Kapelusz, 1984.
LITERATURA RECOMENDADA
Borko, Harold y Charles L. Bernier. Indexing concepts and methods. Library and Information
Science Series. New York: Academic Press, 1978.

87

CAPITULO 14
LA CLASIFICACION
Es conocido el hecho de que dentro de las unidades de informacin se coleccionan millones
de documentos. Thelma Eaton dice que esta cantidad inmensa de documentos no tendran valor si
la informacin deseada no se pudiera localizar con prontitud, y en cualquier momento. En una
biblioteca con slo unas decenas de volmenes este elemento no parece tener gran importancia. Pero
en la medida que crece, la importancia surge y se convierte en una necesidad imperiosa.
1. Definicin
Existen varias definiciones para el concepto de clasificacin. Amat Noguera dice que "por
mtodos de clasificacin se entiende un conjunto de reglas empleadas para definir los temas o
subtemas, los grupos o subgrupos en los que se repartirn los documentos, objetos, etc. que se
quieran clasificar" (1979, p. 128). Herdman la define como "un esquema sistemtico para el
ordenamiento de los libros y otros materiales de acuerdo al tema o forma" (1978, p. 2). Otra
definicin: "Es la tcnica o arte de agrupar en clases un conjunto de elementos desordenados. En
bibliotecas y centros de documentacin, clasificar tiene como objetivo poner al alcance de los
usuarios los fondos bibliogrficos y documentales" (Ibid.).
2. Caractersticas de la clasificacin
- Emplea un lenguaje simblico
- Ha de ser sistemtica (de lo general a lo particular)
- Debe ser completa y abarcar cada campo
- Debe ser suficientemente detallada
- Permite la combinacin de ideas y su clasificacin desde diferentes puntos de vista
- Dispone de una notacin fcil de escribir y recordar
3. Sistemas de clasificacin
Afortunadamente, existen varios sistemas de clasificacin. Algunos de estos son muy
conocidos, otros no. Entre los sistemas de clasificacin tenemos: Biblioteca del Congreso (LC), el
Esquema Pettee (EP), Clasificacin Decimal Dewey (CDD), Clasificacin Decimal Universal
(CDU), Sistema de Cutter, Clasificacin Bibliogrfica Bliss (CBB), Clasificacin de los Dos Puntos
(CDP) (este ltimo del bibliotecario Ranganathan, de la India). Estas clasificaciones se pueden
dividir en dos tipos:
3.1 Clasificaciones decimales
Clasificacin Decimal Dewey (CDD)
Clasificacin Decimal Universal (CDU)

88

3.2 Clasificaciones no decimales

Clasificacin Bibliogrfica Bliss (CBB)
Clasificacin de la Biblioteca del Congreso (LC)
Clasificacin de los Dos Puntos (CDP), Ranganathan
Esquema Pettee (EP)
Sistema de Cutter (CEC)
El LC, CDD y CDU son sistemas que se utilizan ampliamente. Para conocer mejor en qu
consisten algunos de estos, se presenta a continuacin las divisiones bsicas del LC, EP, y CDD.
Posteriormente se le dar nfasis al CDD ya que es el ms utilizado en esta regin.
4. Sistema de la Biblioteca del Congreso
Conocido por este nombre porque naci en dicha institucin en 1900 (Washington, DC,
EEUU). Este sistema ha sido desarrollado para una biblioteca grande de coleccin general. Tiene
amplia difusin en los Estados Unidos de Amrica. Tambin es usado por algunas bibliotecas en
Amrica Latina.
Su extensin se debe bsicamente a la influencia que ha tenido la biblioteca norteamericana,
sus productos bibliogrficos y el MARC (Machine-Readable Cataloging). Tiene su origen en la
Clasificacin Expansiva del Cutter. Este sistema de clasificacin se expanda aadindole nuevas
letras. Luego Hanson lo adapt expandiendo cada letra, o par de letras, por medio de nmeros. El
resultado fue un sistema de clasificacin alfanumrico. Su esquema principal es el siguiente:
A
B-BJ
BL-BX
C
D
E-F
G
H
J
KD
KF
L
M
N
P-PA
PB-PH
PG
PJ-PM

Obras generales
Filosofa, psicologa
Religin
Ciencias auxiliares de la historia
Historia: general y Mundo Antiguo (Hemisferio Oriental)
Historia: Amrica (Hemisferio Occidental)
Geografa, antropologa, recreacin
Ciencias sociales
Ciencias polticas
Derecho del Reino Unido e Irlanda
Derecho de los Estados Unidos
Educacin
Msica. Libros de msica
Bellas artes
Filologa general y lingstica
Idiomas clsicos y literatura
Lenguas europeas modernas
Literatura rusa
Idiomas y literatura de Asia, Africa, Oceana, lenguas americanas aborgenes, lenguajes
89

PN-PZ
Q
R
S
T
U
V
Z

artificiales
Literatura general, inglesa y norteamericana. Ficcin en ingls, literatura juvenil
Ciencia
Medicina
Agricultura
Tecnologa
Ciencia militar
Ciencia naval
Bibliografa, bibliotecologa
Las letras I, X, y Y se han dejado libres para posibles ampliaciones del sistema.

5. Esquema Pettee
Este sistema fue diseado por la bibliotecaria Julia Pettee. Lo empez a trabajar en 1907.
En 1937 el esquema ya exista en forma mimeografiada. Posteriormente, en 1939, se public una
edicin revisada y ampliada.
En 1957 se prepar un suplemento del EP (Currie, 1966). El Seminario Teolgico Unin de
Nueva York adquiri los derechos del esquema, que luego fueron cedidos al Seminario Teolgico
Unin de Richmond (Virginia). La primera institucin cambi al sistema LC. La segunda institucin
decidi continuar con el uso del EP, y a la vez, se encarg de actualizarlo. Su esquema principal es
el siguiente:
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
0
P
Q
R
S
T

Obras generales
Literatura e idiomas
Biblia
Antiguo Testamento
Literatura juda y apcrifa
Nuevo Testamento
Literatura cristiana y patrstica
Historia Universal
Historia eclesistica, ms de un pas
Historia general de las doctrinas
Historia general denominacional
Historia por pas, eclesial y poltica
El mundo (exceptuando a Europa)
Misiones, obras comprensivas y generales, teora de las misiones
Religiones comparadas
Ciencias
Filosofa
Teologa Sistemtica
Sociologa
Educacin
90

U
V
W
X
Y
Z

Eclesiologa
Msica, himnologa
Obra eclesial prctica
Vida cristiana
Bellas artes, artes prcticas, medicina
Material miscelneo

El EP est limitado a bibliotecas con colecciones especializadas en teologa. Actualmente

el EP es utilizado en algunas bibliotecas teolgicas en Estados Unidos y en Australia. Tambin es
utilizado por algunas bibliotecas en Amrica Latina.
Lamentablemente, este esquema no tiene la universalidad de los otros, es decir, de LC, CDD,
y CDU.
6. Clasificacin Decimal Dewey
Este esquema es ampliamente usado en el rea latinoamericana, incluyendo las bibliotecas
teolgicas. Por lo tanto, el CDD recibir mayor cobertura en esta obra, debido a esta caracterstica
tan sobresaliente. El CDD fue concebido por Melvin Dewey en 1873 y fue publicado en 1876. La
primera edicin constaba de 44 pginas: 14 pginas de materia propiamente, 12 pginas de sumarios
y esquemas, y 18 pginas de ndices. Actualmente existe una edicin del CDD, en idioma castellano,
que es el resultado de la combinacin de las ediciones 18 y 19 del ingls. Esta obra est compuesta
de tres volmenes: el ndice, el esquema, y las tablas auxiliares. A continuacin se detallan sus
partes:
vol.1

Indice: ordenado alfabticamente. Presenta las palabras claves que pueden identificar un
tema y su respectivo nmero o nmeros de clasificacin.

vol.2

Esquema: en l aparecen todas las clases con sus respectivas divisiones y secciones.

vol.3

Tablas auxiliares: incluyen la introduccin y las tablas de subdivisiones comunes, tales

como reas geogrficas, personas, etc.

La edicin 20, actualmente slo en ingls, consta de 4 volmenes, con la siguiente configuracin:
vol. 1.

vol. 2,3
v.4:

A. Introduccin
B. Tablas (7 tablas)
C. Listas comparativas de edicin 19 y 20
D. Esquemas, el conocimiento organizado de 001 a 999
E. Indice relativo, alfabtico
F. Manual, para ayudar al clasificador

91

Las 10 clases principales del CDD son:

000
100
200
300
400
500
600
700
800
900

Obras generales
Filosofa
Religin
Ciencias sociales
Lingstica
Ciencias puras
Ciencias aplicadas
Arte y recreacin
Literatura
Geografa e historia
Las subdivisiones para el rea 200, de religin, son las siguientes:

200
210
220
230
240
250
260
270
280
290

Religin
Religin natural
Biblia
Teologa cristiana
Moral y prctica cristiana
Iglesia local y rdenes religiosas
Teologa social y eclesiologa
Historia y geografa de la iglesia
Credos de la iglesia cristiana
Otras religiones

Luego, cada una de estas subdivisiones se dividen en 10 grupos. Es por esto que se conoce
como Sistema de Clasificacin "Decimal" Dewey. El CDD es un sistema jerrquico: va de lo general
a lo especfico. Lo siguiente ejemplifica lo que se acaba de decir:
000
200
240
255

Generalidad
Grado ms general de la clase de religin
Un cero indica un grado menor de generalidad que el 200; es subclase de este.
Indica que se est en un mayor nivel de especificidad.6.1

Manera de usar el CDD

Volviendo nuevamente a las partes del CDD (ndice, el esquema, y las tablas auxiliares), se
recomienda trabajar con estas herramientas de la siguiente manera:
Indice: es un listado de temas ordenado alfabticamente. Presenta las palabras claves que pueden
identificar un tema y su respectivo nmero o nmeros de clasificacin. Por ejemplo, si se desea
buscar un/o el nmero para Jueces (como libro del Antiguo Testamento), este aparece con el nmero
92

222.32. Entonces, si la obra que se est clasificando trata sobre Jueces, como libro bblico, se le
asignar dicho nmero.
Esquema: en l aparecen todas las clases con sus respectivas divisiones y secciones. Est ordenado
numricamente. Por ejemplo, se puede ubicar el nmero 222.32. Si fuera necesario, bajo este nmero
se da ms informacin y subdivisiones, si las hubiera, sobre como clasificar Jueces.
Tablas auxiliares: incluyen la introduccin del CDD, as como las tablas mismas. Estas tablas son
las siguientes:
Tabla 1:
Tabla 2:
Tabla 3:
Tabla 4:
Tabla 5:
Tabla 6:
Tabla 7:

Subdivisiones comunes
Regiones geogrficas
Subdivisiones de cada literatura
Subdivisiones de cada lengua
Grupos raciales, tnicos, nacionales
Lenguas
Personas

Bsicamente, la funcin de estas tablas es especificar aun ms la obra que se est

clasificando. No existe nmero formado por menos de tres dgitos, por ejemplo:
200, 210, 240. Despus de estos va punto decimal, p.e.
231.137868
La extensin del nmero vara de acuerdo con las polticas de la biblioteca.
Para una biblioteca pequea se podra trabajar slo con los nmeros que da el esquema, sin tener
que recurrir a las tablas auxiliares. El nmero se debe segmentar segn la premisa:
- 5 dgitos para una biblioteca pequea
- 7 dgitos para una biblioteca mediana
- todo para una biblioteca grande
7. Principios para la clasificacin
Los principios que se dan a continuacin son de ayuda en el momento de tomar una decisin
en cuanto al nmero de clasificacin que se asigna a determinado material.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.

Clasifique el material donde sea ms til.

Clasifique por tema, luego por forma, excepto en la literatura pura, donde la forma es
predominante.
Considere la tendencia predominante o el propsito del libro.
Ubique un libro en el tema ms especfico que lo contenga.
93

7.5.
7.6.

7.7.
7.8.

Cuando aparezca un libro con un tema no contemplado en el esquema de clasificacin,

ubique el libro en el tema que ms se le relaciona.
Cuando un libro trate dos o tres temas, clasifique bajo el tema dominante; si esto no puede
ser determinado, clasifquelo bajo el primero. Si trata de ms tres de divisiones de un tema,
clasifquelo bajo un tema general que los cubra a todos.
Libros a favor o en contra de un tema se clasifican bajo el mismo tema.
Tenga siempre una razn para la clasificacin de un libro. (Herdman, 1978, p. 31)

Para la clasificacin es conveniente familiarizarse con el sistema de clasificacin que se est

utilizando. El conocimiento del sistema se adquiere con la prctica. Para poder clasificar es
necesario determinar el asunto del que trata el material. Las actividades que se realizan para la
determinacin el asunto pueden incluir las siguientes:
7.8.1 Anlisis del ttulo (puede ser engaoso).
7.8.2 Revisin de la tabla de contenido.
7.8.3 Si no hay tabla de contenido, mirar los ttulos de los captulos y notas al margen.
7.8.4 Leer el prefacio y la resea publicitaria.
7.8.5 Analizar el texto.
7.8.6 Si es un tema difcil se puede recurrir a fuentes como bibliografas, reseas de libros, y
diccionarios biogrficos.
7.8.7 Si todo lo anterior falla, se puede recurrir a expertos en la materia o consultar con otros
colegas.
Una vez determinado el asunto y considerada la aplicacin de los principios anteriores, se
puede ir al esquema en forma directa (revisando el esquema), o indirecta (por medio del ndice). Ah
encontrar el nmero de clasificacin correspondiente.
8. Aplicacin prctica de clasificacin
El resultado es el siguiente:

980.3
A631c Arias, Esther, 1923-1984
El clamor de mi pueblo : desde el cautiverio en Amrica
Latina / Es ther Arias ; Mortim er Arias..........

Ilustracin 14.1
9. Recursos mnimos para la clasificacin
El recurso mnimo es contar con uno de los sistemas de clasificacin mencionados: LC, EP,
CDD, CDU. Se puede elaborar uno, pero carecer de las caractersticas universales de los anteriores.
94

Esto puede resultar problemtico a la hora de compartir informacin bibliogrfica o en el futuro, al

querer compartir informacin de nuestro catlogo electrnico con alguna institucin relacionada. Un
sistema de clasificacin requiere actualizacin constante, en la medida que el conocimiento
evoluciona. Esta clase de intento no es recomendable, a menos que se cuente con todos los recursos
y visin necesarios.
10. Valor de los sistemas de clasificacin existentes
El mayor valor que tienen los sistemas de clasificacin es que satisfacen la necesidad
fundamental de los usuarios, entre ellos el catalogador o catalogadora: propicia un mejor acceso a
la informacin deseada.
Es para el bibliotecario o bibliotecaria "el lenguaje de recuperacin, de almacenamiento, de
comunicacin eficaz con el usuario" (Carrin, 1988, p. 247). Entre los beneficios de seleccionar uno
de estos sistemas estn:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Provee formalidad a la ordenacin de nuestra coleccin.

Nos permiten ms opciones a la hora de clasificar nuestros recursos.
Aumenta enormemente la posibilidad de accesar al material en la coleccin.
Sistematiza nuestros principales servicios.
Nos mueve, tanto a la diversidad como a la especialidad.
Al ampliar las opciones, nos permite interactuar con otras ramas del conocimiento ms
fcilmente.

Para que todo ello sea posible, debemos adoptar sistemas de clasificacin que sean simples,
pero con base terica, abiertos a posibilidades de cambio y de crecimiento y con la posibilidad de
acceso mltiple (Carrin, 1988, p. 248).
Si deseamos planificar desde ahora para el futuro, para que nuestro proceso de clasificacin
pueda ser utilizado en sistemas automatizados, debemos trabajar para que el sistema que
seleccionemos o estemos utilizando sea: de fcil uso, que se pueda adaptar a otros sistemas sin
muchas complicaciones, que sea uno de los sistemas de clasificacin ms utilizados, que la
conversin no nos tome mucho tiempo, que provea para la actualizacin constante, y que nuestros
sistema de notacin comparta la mayora de estas caractersticas, que hemos mencionado (Ibid.,
p.248-249).
LITERATURA CITADA
Amat Noguera, Nuria. Tcnicas documentales y fuentes de informacin. Barcelona: Bibliograf,
1979.
Carrin Gtiez, Manuel. Manual de bibliotecas. 1ra. ed. corregida. Salamanca; Madrid: Fundacin
Germn Snchez Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1988.

95

Herdman, Margaret May. Classification: an introductory manual. 3. ed. Chicago: American Library
Association, 1978.
LITERATURA CONSULTADA
Currie, Ruth D. A survey of the faculty of Union Theological Seminary in Virginia to determine their
knowledge of and opinion about the classification scheme of the seminary Library. Chapel
Hill, North Carolina: University of North Carolina, 1966. (Tesis para maestra).
Eaton, Thelma. Introduccin a la catalogacin. Panam: Thelma Eaton, c1954.
Sistema de clasificacin decimal: planeado originalmente por Melvil Dewey. ed. 19. Albany, N.Y.:
Forest Press, 1980. 3 v.
LITERATURA RECOMENDADA13
Manual on use of the Dewey Decimal Classification: edition 19, prep. por John P. Comaromi [et
al.], Albany, N.Y.: Forest Press, 1982.

13

Puede consultar adems la bibliografa sugerida en el captulo 12.

96

CAPITULO 15
LA NOTACION INTERNA
1. Introduccin
El material que se procesa en la biblioteca tiene que ser recuperable. Es decir, el mismo
bibliotecario o bibliotecaria, as como el usuario o la usuaria deben contar con un mecanismo para
ubicarlo en el lugar que le corresponde en la biblioteca. Una vez devuelto el material, es necesario
volver a encontrar su lugar en el estante. En este sentido, es muy til el sistema de clasificacin, ya
que permite el logro de ese propsito.
Pero en la medida que crece la coleccin, se empiezan a repetir nmeros de clasificacin, por
ejemplo, aparecen varios libros que tienen el 225.03. Y cmo sabemos cul es el deseado? Para
averiguarlo habr que revisar cada uno de los documentos. La Tabla de notacin interna es el
complemento ideal del proceso de clasificacin, ya que facilita este proceso. El uso de esta
herramienta permitir asignar una nica signatura a cada libro. De esta manera, se mejorar
notablemente el ordenamiento de los libros en el estante, y a la vez, aumenta la rapidez en la
recuperacin.
Existen varias tablas de notacin interna: la de Charles A. Cutter, de dos dgitos; la de CutterSanborn, una versin de tres dgitos; las de Luis F. Mlaga: de dos dgitos, para bibliotecas pequeas
y medianas; y la de tres dgitos, para bibliotecas grandes y especializadas. Las tablas de Mlaga estn
diseadas para trabajar con nombres hispanos. Las tablas de notacin interna de uso ms extendido
son las de Cutter-Sanborn, de tres dgitos.
2. Tablas de dos dgitos
Las tablas Cutter de dos dgitos estn divididas en tres secciones: a) las consonantes, B-W
(exceptuando las letras Q, X, Z, S); b) las vocales, A, E, I, O, U.
A continuacin se muestra como se ven las partes de la letras B, C, D, F, G, H, J, y K.
B
Bac
Baco
Bad
Bail
Bain
Bak
Bal
Bald

11
12
13
14
15
16
17
18
19

C
Cai
Call
Cam
Camp
Can
Cap
Care
Carf

D
Dad
Dae
Dai
Dal
Dall
Dalt
Dam
Dan

11
12
13
14
15
16
17
18
19

F
Fad
Faf
Fah
Fair
Fairc
Fais
Fal
Fall

G
Gaf
Gal
Gam
Gan
Gar
Gardn
Garf
Garo

11
12
13
14
15
16
17
18
19

H
Hag
Hale
Hall
Halla
Halm
Ham
Hami
Han

J
Jack
J'km
Jacl
Jaco
Jacq
Jad
Jaf
Jah

11
12
13
14
15
16
17
18
19

K
Kah
Kan
Kao
Kas
Kau
Kav
Kay
Ke

Ball
Ban
Bar
Bark
Barm
Barne
Barr

21
22
23
24
25
26
27

Carm
Caro
Carr
Cart
Caru
Cas
Casm

Danf
Dani
Dank
Dar
Darm
Das
Dav

21
22
23
24
25
26
27

Fam
Far
Farn
Farr
Fars
Fas
Fau

Gas
Gat
Gau
Gav
Gay
Ge
Gee

21
22
23
24
25
26
27

Hap
Hardm
Haro
Har ris
Hars
Haru
Has

Jack
Jam
J am e
J am i
Jan
Janm
Jao

21
22
23
24
25
26
27

Kear
Keat
Keb
Kee
Keen
Keh
Kel

97

Bars
Bas

28
29

Cat
Catm

Davi
Dav is

28
29

Faw
Fay

Gel
Ceo

28
29

Hat
Hau

Jar
Jarm

28
29

Kell
Kello

Bat
Batf
Bax
Bay
Be
Beal
Beam
Bear
Bed

31
32
33
34
35
36
37
38
39

Cau
Ce
Cel
Ch
Chal
Chan
Char
Charles
Chat

Davj
Daw
Day
De
Deb
Ded
Del
Dell
Dem

31
32
33
34
35
36
37
38
39

Fe
Fe
Fel
Felt
Fen
Fenn
Fer
Ferg
Fern

Ger
Gerr
Ges
Gf
Gib
Gid
Gil
Gilc
Gile

31
32
33
34
35
36
37
38
39

Haw
Hax
Hayf
He
Hean
Hee
Hem
Hen
Henm

Jas
Jau
Jay
Je
Jef
Jeffery
Jeffrey
Jeffri
Jel

31
32
33
34
35
36
37
38
39

Kem
K em p
Ken
Kende
Kene
Kenna
Kenne
Kennedy
Kennee

3. Tablas de tres dgitos

Las tablas Cutter-Sanborn de tres dgitos son ms extensas, y por eso cubren ms nombres.
Son aptas para bibliotecas grandes y colecciones especializadas. Estn ordenadas alfabticamente.
Una pequea seccin de estas tablas se pueden apreciar de la siguiente manera (ver pgina siguiente):
Codm
Coe
Coes
Cof
Cog
Gogs
Coh
Coig

671
672
673
674
676
677
678
679

3.1. Uso de las tablas de tres dgitos

Cmo se utilizan estas tablas?
3.3.1. Ubique en la tabla las primeras letras del apellido del autor, por ejemplo, el apellido Coenen.
Como se puede ver, en la tabla Cutter-Sanborn de tres dgitos, la porcin de la letra C, se ve "Coe"
(es lo que ms cerca que est a COENEN) y ste tiene el nmero 672. Entonces, ese es el nmero
que deber utilizarse.
3.3.2. Algunas veces no habrn nmeros que se ajusten exactamente al nombre buscado. En este
caso, utilice el nmero que le antecede, por ejemplo: Andrews, Helen estara bajo A566 (Andrews,
E), que es el nmero que le antecede; no bajo A567 (Andrews, J), el nmero siguiente.
3.3.3. Despus del nmero agregue la primera letra del ttulo (siempre que sta no sea un artculo
inicial). Para estos efectos no se toman en cuenta los artculos (el, las los las, etc.). Por ejemplo, la
obra en la que Lothar Coenen es autor, Diccionario teolgico del Nuevo Testamento, queda de la
siguiente manera: C672d (donde "d" representa Diccionario).
3.3.4. Ediciones subsiguientes de la misma obra se diferenciarn de la siguiente forma: si el
98

Diccionario teolgico del Nuevo Testamento de Lothar Coenen, que tiene la biblioteca, es la tercera
edicin, establezca la diferencia as: C672d3 (donde el "3" indica la edicin).

LITERATURA CONSULTADA
Mlaga, Luis F. Tablas de notacin interna para bibliotecas hispnicas (de dos y tres cifras: con
un cdigo de reglas para su aplicacin). Washington, D.C.: Secretara General de la
Organizacin de los Estados Americanos, 1962. Cuadernos Bibliotecarios, no. 7.
Cutter, Charles Ammi. Tabla de tres nmeros para autores: revisin de Swanson-Swift, 1969,
ordenada en alfabeto espaol por Mara Rosa del V. Andreozzi. Montevideo, Uruguay:
Cinterfor, 1977.

99

CAPITULO 16
LAS FICHAS SECUNDARIAS Y SU ORDENAMIENTO
1. Las fichas secundarias
A la hora de elaborar el trazado de la ficha ser necesario anotar unos elementos ms, adems
de los descriptores. Por ejemplo, en la ficha de la ilustracin 16.1, en la mencin de responsabilidad,
aparecen Erich Beyreuther y Hans Bietenhard como coautores. Sus nombres se convertirn en puntos
de acceso adicionales, pero en la forma de asiento secundario, tal como se seala en el punto de autor
personal de la seccin del captulo de catalogacin. El ttulo y las series son considerados como
asientos secundarios. Estos asientos secundarios debern aparecer en el trazado. El resultado final
del trabajo de descripcin bibliogrfica de una obra es la siguiente:
Ficha principal

225.03
C672d2
Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0
1. BIBLIA . N.T. - T EOL OGIA - DICC IONA RIOS . I.
Beyreuther, Erich, 1904- . II. Bietenhard, Hans, 1916III. Ttulo. IV. Serie.

F
Ilustracin 16.1
Lo anterior es la combinacin de las tres actividades principales, a saber: catalogacin,
indizacin, y la clasificacin, en ese orden. Como complemento est la parte de la notacin interna,
o en otras palabras, la clasificacin del nombre del autor.
Como observar en la tarjeta, los asientos secundarios, identificados con nmeros romanos,
van en minscula, a diferencia de los identificados con nmeros arbigos.
Con toda esta informacin, ahora es posible hacer el juego de fichas. Puesto en otras palabras,
ya se tiene la ficha principal completa, y por lo tanto se pueden hacer las fichas secundarias. El
trazado no forma parte del cuerpo de la ficha. Esto es importante, porque a la hora de hacer las fichas
secundarias, slo se incluye lo que forma parte del cuerpo de la ficha. Las fichas secundarias se
hacen de la siguiente manera: se debe empezar a escribir el asiento secundario en la segunda lnea
(de arriba hacia abajo), en la columna 12 de la ficha. Ver ilustracin la ilustracin 16.2.
Se empieza en el orden en que estn dados en el trazado. En el caso de la ilustracin, el 16.1
100

es: BIBLIA. N.T. - TEOLOGIA - DICCIONARIOS. Aqu ya no se debe incluir el nmero arbigo
(ver ilustracin).
Ficha de materia

225.03
C672d2

BIBLIA. N.T. - TEOLOGIA - DICCIONARIOS

Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0

F
Ilustracin 16.2
Si hubiera un segundo descriptor, se agregara en otra ficha aparte. Pero en la ficha principal
del ejemplo lo que sigue es el nombre del primer coautor, Beyreuther.
Ficha de asiento secundario de autor, Beyreuther, Erich, 1904- .

225.03
C672d2

Beyreuther, Erich, 1904- .

Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0

F
Ilustracin 16.3
101

Luego contina el nombre del segundo coautor, Bietenhard, Hans, 1916-.

Ficha de asiento secundario de autor

225.03
C672d2

Bietenhard, Hans, 1916- .

Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0

F
Ilustracin 16.4
Sigue la ficha de ttulo:

225.03
C672d2

Diccion ario teolgic o del Nu evo Te stam ento

Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0

F
Ilustracin 16.5

102

La ficha de serie:
225.03
C672d2

Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26

Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0

F
Ilustracin 16.6
Queda una ficha ms que hacer, y sta no aparece en el trazado. Esta es la llamada ficha
topogrfica. En ella se anota el o los nmeros de inscripcin o de documento que tenga el libro, as
como los nmeros de las copias adicionales del mismo. Estas indicaciones se colocan en la esquina
inferior izquierda de la ficha. Ver ilustracin 16.7.
Ficha topogrfica

225.03
C672d2
Coenen, Lothar
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento / Lothar
Coenen, Erich Beyreuther, Han s Bietenhard. -- 2da. ed. -Salamanc a : Sgueme, 1985 - .
4 v. ; 23 cm. -- (Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26)
ISBN 84-301-081 3-0
1. BIBLIA . N.T. - T EOL OGIA - DICC IONA RIOS . I.
Beyreuther, Erich, 1904- . II. Bietenhard, Hans, 1916III. Ttulo. IV. Serie.

23 c.1
300 c.2

F
Ilustracin 16.7
El fichero topogrfico tiene muchos usos, tales como: herramienta complementaria para el
inventariado de la coleccin, apreciar la distribucin temtica de la coleccin, etc. Generalmente este
103

fichero est en la seccin de catalogacin, porque el bibliotecario lo utilizar constantemente en su

trabajo de procesos tcnicos, entre otros.
La manera en que se han hecho los juegos de la ficha anterior, es la misma que se debe
utilizar para las dems fichas principales.
Donde archivar las fichas? Las de autor irn en el fichero de autor; eso incluye las fichas
de los coautores, editores, etc. Las de ttulo van en el fichero de ttulo, las de materia, en su fichero
respectivo. Las fichas de serie van en el fichero de las series. Todas las fichas anteriores se ordenan
alfabticamente, y las topogrficas en el fichero topogrfico. Estas ltimas fichas se ordenan por
signatura, por ejemplo:
1ra)

225.03
A253c

2da)

225.04
A520d

3ra)

230
F750m4

El bibliotecario puede optar por tener todas las fichas, exceptuando las topogrficas, en un
slo catlogo tipo diccionario. Aqu estarn todas mezcladas, pero ordenadas alfabticamente.
2. Algunas reglas de alfabetizacin
Estas han sido creadas debido a la intencin de crear ordenadores para manejar datos
bibliogrficos y el deseo de intercambiar internacionalmente los mismos datos.
2.1. Reglas generales
Las unidades de ordenacin en la alfabetizacin son las siguientes: signo, palabras, bloques,
campos.
2.1.1

2.1.2

Los signos - Estos pueden ser numricos o alfabticos. Si son numricos se ordenan segn
su acostumbrada secuencia. Si son alfabticos, se tratan segn su palabra equivalente. La
raya, el guin, la barra y el punto equivalen a espacio, slo para efectos de separar palabras.
No tienen valor alfabetizador.
En el caso de las palabras, es importante mencionar que las siglas, ATLA (American
Theological Library Association) constituyen un sola unidad o palabra. En el sentido
alfabtico constituyen nombres y no conceptos por lo tanto, se ordenarn junto con las otras
palabras, por ejemplo:
Alianza Cristiana y Misionera
ALIET
ATLA
ATS

2.1.3

Los bloques, como los que forman un encabezamiento de autor de ttulo, por ejemplo, se
considerar palabra por palabra para su ordenamiento y segn estas aparezcan.
por ejemplo:
104

Rivera Pagn, Luis

Rivera Rodrguez, Luis
Es importante sealar que los indicadores de funcin (tr., comp., ed., etc. no se toman en
cuenta.
2.1.4

Los campos de alfabetizacin que se consideran para la ordenacin de fichas son:

encabezamiento principal o secundario, el ttulo, lugar de edicin (en los asientos de
publicaciones seriadas) el ao o fecha de edicin, por orden cronolgico (en los asientos de
monografas).

2.2. Regla bsica

2.2.1

Ordene todas las entradas de acuerdo al alfabeto castellano.

2.2.2

Ordene palabra por palabra, letra por letra, as hasta al final de cada palabra. Por ejemplo:
Biblioteca Herder. Seccin de Sagrada Escritura ; v. 26
Biblioteca Herder. Seccin de Teologa y Filosofa ; v. 140

2.3. Letras modificadas

Ignrelas y proceda como si no estuvieran modificadas: , , , . Por ejemplo:
Jrgen, Moltmann
Kierkegaard, Sren
Tempo y Presena
2.4. "Ampersand" (&)
Asuma que "&" est escrita en la forma "and". Por ejemplo:
England and Canada
England & Germany
England and the colonies
2.5. Iniciales (ver seccin 2.1.b)
Ordnelas como si fueran palabras. Por ejemplo:
Alabanza
ALIET
CMI
Presbiterios
105

SBL
2.6. Abreviaturas:
Ordene las abreviaturas como si estuvieran escritas en forma completa. Por ejemplo:
Dr.
Dra.
Lic.
Mr.
Sr.
Sra.
2.7. Puntuacin:
Ignore la puntuacin. Por ejemplo:
Vida, mente y espritu
Vida: un libro para el joven
Vida - una taza de arroz
2.8. Nmeros:
Ordene los nmeros como si estuvieran escritos en castellano. Por ejemplo:
1492-1992, la interminable conquista...
1794 el ao en que
Los nmeros que acompaan los nombres de las personas no tienen valor alfabetizador. Slo
se consideran para ordenacin cronolgica.
2.9. Palabras compuestas y con guiones:
Ordnelas como si fueran una sola palabra. Por ejemplo:
Gonzlez-Alvarado, J.
Gonzlez Prez, Z.
2.10. Palabras compuestas (o sea dos palabras).
Ordnelas como palabras separadas.

106

2.11. Ordenamiento general bajo autor:

a. Primero por autor
b. Luego por sus obras
2.12. Entidades (instituciones, organizaciones, sociedades, etc.). Por ejemplo:
Autor y tema
Bautistas. Costa Rica
Bautistas. Costa Rica. Convencin Nacional
2.13. Biblia.
2.13.1 Proceda en el siguiente orden:
a. Biblia. Manuscritos
i. Ordene por idioma, luego pas, y por partes
b. Ordene la Biblia como un todo
i. Alfabticamente por idiomas
Una Biblia polglota puede archivarse antes que un idioma nico o en orden
alfabtico. Haga los siguientes subgrupos:
Idioma, fecha, versin o editor. Por ejemplo:
Biblia. Espaol.
Biblia. Espaol. Ausejo. 1968.
Biblia. Espaol. Bover-Cantera. 1953
Biblia. Espaol. Jerusaln. 1976.
Biblia. Espaol. Latinoamericana. 1972.
Biblia. Espaol. Mieth. 1982.
3. Alfabetizacin en la prctica
El siguiente es un ejemplo de cmo se vera un catlogo diccionario, y cmo debe ser su
ordenamiento alfabtico.
AMERICA LATINA - CONDICIONES SOCIALES
Arias, Esther, 1923-1984
Arias, Mortimer, coautor.
Beyreuther, Erich
BIBLIA - COMENTARIOS
107

BIBLIA. N.T. - TEOLOGIA - DICCIONARIOS

Biblioteca de Estudios Bblicos ; no. 26
Biblioteca Herder. Seccin de Sagrada Escritura ; v. 26
Biblioteca Herder. Seccin de Teologa y Filosofa ; v. 140
Bietenhard, Hans
Bingemer, Mara Clara
Buksan mo ang aming mga labi [grabacin sonora] : a colection of new filipino church anthems
BULTMANN, RUDOLF KARL, 1884El Clamor de mi pueblo : desde el cautiverio en Amrica Latina
Coenen, Lothar
Coleccin Mujer Latinoamericana
Concordance of the prepositions
Concordancia de las preposiciones del Nuevo Testamento griego =
Consejo Mundial de Iglesias. Asamblea (7: 1991: Canberra, Australia)
Consejo Mundial de Iglesias. Comit Central - Anuarios
COSTA RICA - CONDICIONES SOCIALES
Diccionario teolgico del Nuevo Testamento
Duque, Jos
HIMNOS
IGLESIA Y PROBLEMAS SOCIALES - AMERICA LATINA
JESUCRISTO
Macquarrie, John
1492-1992, la interminable conquista...
1794 el ao en que
Movimientos ecumnicos - Conferencias
MUJERES Y RELIGION
Orchard, Bernard, 1910- .
PALESTINA - MAPAS
El Pensamiento religioso en el siglo XX : las fronteras de la filosofa y la teologa 1900-1970
Pequea Biblioteca Herder ; no. 73
RELIGION - FILOSOFIA
Revelacin y mito
El Rostro femenino de la teologa
SECTAS
Las Sectas en Costa Rica [Videograbacin] : pentecostalismo y conflicto social
Selecciones de teologa
TEOLOGIA - HISTORIA - 1900TEOLOGIA - PUBLICACIONES PERIODICAS
Territory of the Israelites
La Tradicin protestante en la teologa latinoamericana : primer intento : lectura de...
Tuggy, Alfred E.
Vancouver to Canberra, 1983-1990: report of the Central Committee of the World Council...
Verbum Dei : comentario a la Sagrada Escritura
108

Vgtle, Anton
World Council of Churches. Central Committee
World Council of Churches. Central Committee (41 : 1990 : Geneva, Switzerland
LITERATURA CONSULTADA
A.L.A. rules for filing catalog cards. Chicago, Illinois: American Library Association, 2nd. ed. 1968.
Carrin Gtiez, Manuel. Manual de bibliotecas. 1 ed. corregida. Salamanca; Madrid: Fundacin
Germn Snchez Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1988.

109

CAPITULO 17
MARBETEO
El marbeteo o etiquetar es un conjunto de actividades que se realizan para marcar
debidamente el libro. Esto se realiza con varios propsitos, entre ellos: a) sealar el libro como
propiedad de la biblioteca, b) anotar la signatura o clasificacin del material en la parte externa, de
manera que el usuario lo pueda identificar fcilmente en la coleccin y c) contar con un mecanismo
para reconocer el libro en caso de que ste sufra daos de consideracin en las partes externas, (tales
como la cubierta y portada). Esta es una actividad que se debe realizarse con esmero y sumo cuidado.
El captulo 21 de este manual destaca la importancia de que el material est bien identificado como
propiedad de la biblioteca. Las actividades pueden incluir las siguientes:
a.
b.
c.

d.

e.

Pegar el logotipo de la biblioteca, si sta lo tuviera, en la parte interior de la cubierta, u otra

parte previamente escogida, como podra ser un mismo nmero de pgina.
Escriba con lpiz la signatura, en algn lugar escogido de la portada.
Mecanografe la signatura del material en una etiqueta engomada. Pguela a 0.038 cms. de alto
en el lomo del libro. Puede que decidan pegar la signatura o el nmero de clasificacin en otro
lugar visible del libro (ver ilustracin 17.1).
Selle con el sello de la biblioteca o de la institucin, una vez en la portada del libro, y una vez
en cada una de las pginas escogidas por el bibliotecario o bibliotecaria. Si se llega a ver un
libro con los sellos externos muy borrosos, de manera que haga dudar al personal de la
biblioteca, stos podrn revisar esas pginas especficas y averiguar si el libro es o no propiedad
del centro de informacin.
Anote en el libro el nmero de inscripcin que le fue asignado en el proceso de adquisicin. Con
este nmero puede proceder igual que con el sello.
Una vez terminada esta labor, coloque el libro en el estante.

Ilustracin 17.1

110

CAPITULO 18
LAS PUBLICACIONES PERIODICAS
Introduccin
En algunas bibliotecas, a las revistas no se les reconoce la importancia que tienen. Esto se
debe a que muchos usuarios todava manejan el concepto tradicional del soporte de la informacin
en forma de libro. Tambin se debe agregar que muchos bibliotecarios refuerzan ese concepto. En
la actualidad, esa perspectiva ha variado significativamente. Actualmente, la informacin que
tradicionalmente ha sido contenida en un libro, lo es igualmente en microficha, disquete de
computadora, disco compacto y en cualquier otro mecanismo, que en el futuro elabore la tecnologa.
A manera de aclaracin, en este manual se usarn como sinnimos los trminos "revista" y
"publicacin peridica".
1. Beneficios
Las revistas son un complemento muy importante de la coleccin de la biblioteca. Esta
afirmacin se puede justificar mencionando algunos elementos relativos a las publicaciones
peridicas: tienen la informacin ms reciente en un campo determinado, son el producto de un
trabajo en equipo (a veces esto tambin se da en los libros), los temas tienen seguimiento en nmeros
posteriores (las revistas generalmente cubren campos especficos), y la coleccin de revistas crece
constantemente.
2. Desventajas
Las revistas en algunos casos, tienen precios muy altos. No es conveniente iniciar una
suscripcin y suspenderla, pues sta representa un tema que se estaba cubriendo y de repente queda
truncado. Se debe definir claramente en el documento de seleccin cules revistas son
imprescindibles para la biblioteca (ver el captulo 10). Los ndices de artculos de revistas son
difciles de elaborar, ya que demandan mucho tiempo y recursos humanos expertos en el campo.
Los "abstracts" (resmenes) son caros, y estos no son muy abundantes en el idioma espaol.
Las revistas se desordenan con facilidad en el estante. A todo lo anterior agregue el costo de
encuadernacin. Se podra continuar mencionado desventajas, pero stas no excederan los
beneficios. En cuanto al costo, para reducirlo, recurra, de ser posible, al canje.
3. Algunos criterios para la seleccin
3.1 Relevancia:
Se refiere a la importancia que tiene el material para la biblioteca, en este caso especializada
en teologa. Si la revista es sobre un campo no teolgico ni complementario, deschela o seprela
para canje. Ahora discutiremos las caractersticas importantes que deben tener las revistas o
publicaciones seriadas.
111

3.1.1 Accesibilidad (si est indizada)

Ya se haba mencionado algo sobre la indizacin en el punto 2 de este captulo. Es muy
importante que la revista est indizada, ya que en esta forma es mucho ms fcil accesarla y por lo
tanto til. Por ejemplo, se desea saber qu se ha publicado sobre el libro de Gnesis. En la
Bibliografa Bblica Latino-Americana se pueden localizar publicaciones sobre el tema de teologa.
El cuadro 10.1 muestra algunas publicaciones indizadas, as como sus respectivos ndices.
3.1.2 Importancia del tema
Se refiere a las revistas que estn dentro del rea temtica de la biblioteca, en este caso la
teologa.
3.1.3 Formato
Se refiere al formato normalizado. Por ejemplo, que tenga ao, volumen, nmero, tabla de
contenido, y que exija requisitos en cuanto a la aceptacin de artculos para ser publicados.
3.2 Uso
Cuntas veces se usa al ao? Esto puede ser tan fcil como difcil de medir; depende del
mecanismo utilizado. Una manera es por medio de estadsticas. Se le pide al usuario que no regrese
al estante la revista que utiliz, sino que la coloque en un lugar aparte. Luego, el bibliotecario o
bibliotecaria agrupar las revistas por ttulo y anotar la informacin en un registro para este fin. Otra
forma es hacerle firmar al usuario o usuaria una forma de uso para estos materiales. La informacin
que se le solicite debe incluir el nmero de revistas utilizadas, el ttulo, volumen y nmero, etc.
Obviamente no hay razn para subscribirnos a una revista que no es utilizada.
3.3 Disponibilidad
Se refiere a la disponibilidad de ttulos especficos en bibliotecas cercanas. Con este criterio
se procura evitar la duplicacin de esfuerzos sobre todo econmicos. Si varias bibliotecas teolgicas
cercanas adquieren ttulos diferentes, esto aumenta las posibilidades de acceso a un mayor nmero
de ttulos, lo que beneficia a los usuarios. Lo anterior sera por medio del prstamo interbibliotecario,
o permitiendo a los usuarios el acceso directo a estas colecciones. Una herramienta til para este fin
es El catlogo colectivo de publicaciones peridicas14.

14

Ver detalles en el apndice E.

112

4. Algunos ndices
4.1 En espaol
Bibliografa Teolgica Comentada15
Stromata
4.2 En portugus
Bibliografa Bblica Latinoamericana
4.3 En ingls
Christian Periodical Index
Religious & Theological Abstracts
4.4

Computadorizado

Religion Data Base - Tiene una versin en espaol dedicada a Latinoamerica. Fue publicado
por la American Theological Library Association en formato de CD-ROM, en 1997. En el Apndice
E se brinda informacin adicional, para la adquisicin de algunos de estos ndices.
Publicaciones peridicas indizadas:
TITULO
Allpa nch is

STR

BTC

Anales Valentinos
Anthropos

BBLA RTA

X
X

Boletn Teolgico

Contact

Cris tiane sim o nella Storia

Cristianismo y Sociedad

Cuad ernos d e Teo loga

Christus

Diako na

Dilogo teolgico

Estudios Teolgicos

Franciscanum

Liturg ia

15

X
X

Este ndice ha dejado de publicarse.

113

Misin
Nuevo Mundo

One W orld

Pginas

Palabra Hoy

Pasos

Pastoral Popular

Pas toralia

Perspectiva Teolgica

Presencia Ecumnica

X
X

Process Studies

Revista Bblica

Revista Espa ola de T eologa

RIBLA

Selecc iones de teologa

Senderos

Taller de teologa

Tempo e Presena
Teocomunicaao

Teologa em dilogo
Teologa en Comunidad

Teologa y Vida

Theologica Xaveriana

Tierra Nueva

Vida y Pen sam iento

X
X

Xilotl

Tabla 10.1
SIGLAS
BBLA Bibliografa Bblica Latinoamericana
BTC Bibliografa Teolgica Comentada
RTA Religious & Theological Abstracts
STR Stromata
5. Las tareas en la Hemeroteca
La palabra hemeroteca viene del concepto griego "hemera" que significa da y de "theke" que
significa depsito. En otras palabras, es el local dnde se guardan los recursos cuya caracterstica
principal es su frecuencia con la que se publican. La hemeroteca constituye mayormente una seccin
complementaria de nuestros centros de informacin, pero lo cierto es que puede llegar a ser una
114

unidad independiente, en cuanto a lugar y administracin.

En esta seccin se abordan algunas de las actividades especficas que se realizan en la
hemeroteca.
S Enviar y recibir correspondencia de las publicaciones peridicas (canje, compra, donacin,
reclamos, etc.).
S Recibir y sellar las publicaciones.
S Llevar el control de las revistas en las fichas de contenido (ver ilustracin 18.1).
S Separar duplicados y llevar control de stos (esto es para efectos de canje).
S Colocar las revistas en el estante para exhibicin (en un mueble como el de la ilustracin 4.5).
S Elaborar y mantener un directorio de revistas.
S Preparar las revistas para la encuadernacin, con los aos completos (Las revistas se mantienen
dentro de un mejor orden, se conservan ms, se reduce el riesgo de prdida, se identifican con
mayor facilidad los nmeros que faltan o que estn duplicados, etc.).
S Mantener el orden de las revistas en los estantes (la manera ms prctica es ordenarlas por ttulo,
en orden alfabtico).
S Llevar el control del canje, envo, recibo, etc.
S LLevar el control de suscripciones, pago, renovaciones, etc.
Es conveniente que los distintos ficheros de control tambin estn ordenados por ttulo y en
orden alfabtico, ya que esto le da cierta uniformidad al trabajo.
Tambin se debe pensar en los servicios que se brindan por medio de esta coleccin. Para este
fin es conveniente leer el captulo 19 que trata, en la primera parte, de los servicios.
El libro de Clara D. Brown, Serials: acquisition & maintenance, presenta en detalle y desde una
perspectiva prctica, el quehacer en la hemeroteca.
6. Registro de las revistas en fichas
Existe una diferencia en la frecuencia en la que se publican los distintos ttulos de las
revistas. Generalmente las frecuencias son: diarias, semanales, quincenales, mensuales, bimensuales,
trimestrales, semestrales, anuales y, en ltimo caso, irregulares. Las fichas de registro para las
publicaciones de mayor frecuencia son diferentes, ya que requieren de ms espacios para registrar
informacin. En otras palabras, se va a necesitar un mayor nmero de fichas de registro al ao. Una
ficha de registro para una publicacin mensual podr registrar ms de 250 nmeros de la revista; lo
que significa ms de 20 aos. En cambio, una publicacin semanal requerir de una ficha para el ao.
Algunas veces la publicacin no tiene los datos necesarios, para su registro, tales como
volumen y nmero. En este caso, prosiga con los dems o haga una anotacin mnima del recurso.
Un ejemplo prctico; se desea registrar el nmero 224 de la revista Concilium, es del mes
de julio de 1989, y el volumen es el XXV. Ver ilustracin 18.1.

115

CONCILIUM
Ediciones Cristiandad
Huesca, 30-32
28020 Madrid, Espaa. Publicacin: Bimensual
Ao

No.

1989

Vol.

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

25

224

Ilustracin 18.1
Otro ejemplo con una publicacin trimestral: Selecciones de Teologa, el nmero 107,
volumen 27, de julio a setiembre de 1988.
SELECCIONES DE TEOLOGIA
Facultad de Teologa de Catalunya
LLaseres, 30
08190 Sant Cugat del Valls
Barcelona, Espaa. Publicacin: trimestral
Ao

No.

1988

Vol.

Jun

27

Jul

Ago

Set

<--

107

-->

Oct

Nov

Ilustracin 18.2
Las flechas (<--/-->) sealan el perodo que cubre.
Ilustracin 18.3
SUSCRIPCION - ADQUISICION
Ao / M es / Da

Vence

Valor Suscrip.

116

Donacin

Canje

...

La ilustracin 18.3 muestra la parte posterior de la ficha de registro de una publicacin

seriada, permitiendo registrar varios tipos de datos.
En cuanto a las publicaciones diarias, semanales y quincenales, se marcar de igual manera
en una ficha apropiada. Por ejemplo, las diarias cada da, y para marcar los perodos de las otras se
pueden utilizar parntesis o flechas.
TITULO DE LA PUBLICACION (Ejemplo para un registro mensual)
Ene

10

..

Feb
Mar
Abr
May
...
Ilustracin 18.4
7. La encuadernacin
La encuadernacin es un proceso que contribuye de varias maneras al buen servicio de esta
coleccin: mejora la apariencia de las revistas, les da ms durabilidad, reduce el riesgo de prdida,
etc. El trabajo a realizarse en este campo puede ser el siguiente:
7.1 Ordene los ttulos primero por ao o volumen, luego por nmero o mes (segn convenga mejor).
7.2 Las colecciones incompletas sern igualmente agrupadas, pero colocadas en su lugar
correspondiente en la hemeroteca. En una etiqueta, que se pegar a este grupo de revistas, se indicar
cuales son los nmeros que faltan.
7.3 Ponga en un lugar aparte el material que est listo para encuadernar. Haga el registro del mismo,
el cul le servir de referencia para cundo un usuario le solicite la publicacin o cmo recibo, si es
que el proceso de encuadernacin se hace fuera de la institucin.
8. Adquisicin
Una obra til, no slo para la seleccin de libros, sino tambin para la de publicaciones
peridicas, es Ulrich's International Periodicals Directory: a classified guide to current periodicals,
foreign and domestic (ms conocido como Ulrich). Incluye publicaciones que actualmente estn
disponibles, que se editan ms de una vez al ao, es decir, publicadas a intervalos regulares. No
incluye los siguientes: peridicos diarios, peridicos de circulacin local, directorios de miembros,
o revistas para el entretenimiento popular. Es una obra muy bien organizada y contiene mltiples
puntos de acceso, e instrucciones para su uso.
117

Otra ayuda con la que se puede disponer es la de la DISTRIBUIDORA RONCAL que vende
publicaciones peridicas de hispanoamericana. Para ms informacin sobre este tema se puede
consultar el captulo 10, la parte de adquisicin y en el apndice E.
LITERATURA CONSULTADA
Brown, Clara D. Serials: acquisition & maintenance. Birmingham, Ala.: Ebsco, 1972.
Manual de canje internacional de publicaciones. 3ra. ed. [Washington, D.C.]: Organizacin de las
Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, 1964.
Peters, Andrew. "Evaluating periodicals". College and Research Libraries. 43(2), mar 1982, p. 149151.
Ulrich's International Periodicals Directory: a classified guide to current periodicals, foreign and
domestic. 25 ed. New York: R.R. Bowker, 1986. 1986-1987. 2 v.
LITERATURA RECOMENDADA
American Theological Library Association: Serials catalogs, Part 2, 1988. Chicago: American
Theological Library Association.
An international publisher and corporate author directory: sources of serials. 1 ed. New York;
London: R.R. Bowker, 1977- . Bower Serials Bibliography.
Cornish, Graham. Religious Periodicals Directory. Santa Barbara, California; Oxford, England:
ABC-Clio, 1986. Clio Periodicals Directors.
Ulrich's International Periodicals Directory: now including irregular serials & Annuals. 29 ed. New
York: R.R. Bowker, 1990-91. 3 v.

118

CAPITULO 19
LOS SERVICIOS
La filosofa bibliotecaria ha sufrido cambios con el transcurso del tiempo. En un momento
histrico se le dio mucho nfasis al aspecto de la preservacin, porque en ese momento la
informacin de la biblioteca no era tan accesible como lo es hoy en da. Actualmente el elemento
preservacin se mantiene, y continuar siendo una preocupacin constante; pero el enfoque de la
accesibilidad de la informacin ha provocado que el concepto de biblioteca y sus propsitos cambien
notablemente. Ahora se considera que la biblioteca debe ser un centro propagador de los
conocimientos humanos. Entonces, desde esta perspectiva, la biblioteca se ha convertido en una
entidad agresiva, que busca por todos los medios posibles atraer al usuario y satisfacer su necesidad
del saber.
La biblioteca como centro de servicios se prepara para enfrentar debidamente nuevas
demandas, se ajusta a realidades distintas, posibilita los cambios necesarios que le permitan brindar
sus servicios a los que los necesiten, sorteando las dificultades que surgen, producto de este esfuerzo.
Se ha mencionado anteriormente en esta obra que el usuario es una constante en el quehacer
bibliotecario, que es el elemento central y que la biblioteca trabaja en funcin de sus necesidades.
Es en el campo de los servicios donde la relacin usuario-biblioteca es ms cercana y por eso es muy
importante que el personal de la biblioteca se esmere en dar el mejor servicio posible. Los servicios
que se mencionan a continuacin no son los nicos. Algunos de ellos sern determinados por el
usuario y usuaria, y otros sern producto de la creatividad del personal.
1. Servicios
La cantidad, variedad, calidad, y sofisticacin de los servicios van a depender de muchas
circunstancias. Algunas de ellas son: el tipo de biblioteca, el usuario atendido, personal, facilidades
fsicas, tecnologa disponible y la calidad de la coleccin. Por qu se dice esto? Por ejemplo, en una
biblioteca donde la mayora de usuarios slo llega para recrearse con la lectura, el servicio va a
orientarse a lograr ese propsito. En una unidad de informacin donde la coleccin permite apoyar
trabajos de investigacin, y los usuarios son precisamente los investigadores, se hace necesario
disear servicios que ayuden al logro de este objetivo, la investigacin.
Los siguientes son algunos de los servicios de informacin que brindan las bibliotecas:
Anuncios
Archivo vertical
Archivos histricos
Colecciones especiales
Confeccin de bibliografas
Difusin de informacin de inters general
Diseminacin selectiva de informacin
Espacios para el estudio individual y grupal
Exhibiciones
Fotocopiado
119

Instruccin bibliogrfica
Materiales audiovisuales
Organizacin de actividades sociales y culturales
Prstamo a domicilio
Prstamo interbibliotecario
Prstamo en sala
Prstamo de reserva
Referencia
y muchos ms
Algunos de estos los discutiremos ms adelante. As que, en qu consisten y cmo se
organizan algunos de estos servicios?
1.1 Prstamo en sala
Es el prstamo de materiales al usuario, para que ste los utilice en la(s) salas(s) de lectura
de la biblioteca. En bibliotecas con estante abierto (ver glosario), el usuario o usuaria localizar l
mismo el material que necesita, de manera que el bibliotecario o bibliotecaria no necesitar llevar
control de ste, excepto si el usuario decide llevarlo a su domicilio. Si la modalidad vigente en la
biblioteca es el estante cerrado (ver glosario), el usuario consultar los ficheros primero, y luego
pedir por medio de una boleta, el material que necesita. La ilustracin 19.1 muestra un modelo de
boleta de prstamo en sala.
Signatura

Biblioteca del
Seminario

Autor:
Ttulo:
No. inscr.
Fecha:
Vence
Nombre del usuario:
Carnet no.

Sala

Domic.

____________________
Firma

Ilustracin 19.1

120

1.2 Prstamo a domicilio

Este es el prstamo por el que el usuario o la usuaria lleva el material a su domicilio. En
realidad, el trmino domicilio significa fuera de la biblioteca, ya que nadie puede obligarlo a que
lleve ese material a su casa. La boleta de prstamo es igual a la anterior, slo que esta vez se marca
en la parte de domicilio.
1.3 Prstamo de reserva
La coleccin de reserva es una coleccin que ha sido extrada de la coleccin general. Las
razones pueden ser varias, por ejemplo: en una institucin educativa un profesor o profesora pide
que determinado material pase a la coleccin de reserva, debido a las pocas copias existentes de
ttulos especficos, que sus alumnos utilizarn frecuentemente. Entonces, la coleccin de reserva es
una manera de racionalizar estos recursos. El reglamento de biblioteca especificar por cuanto
tiempo cada usuario puede utilizar un material de reserva, y si lo puede o no sacar de la biblioteca.
El tipo de boleta es diferente; la ilustracin 19.2 muestra un modelo.

RESERVA
CURSO:__________________________
Autor: Coenen, Lothar
No. inscr. 300
Ttulo: Diccionario teolgico del 225.03
Nuevo Testamento
C672d2
Fecha y hora
06-03-2000, 9 a.m.
06-03-2000, 1 p.m.

Nombre
Jos Gngora
Ana Prez

Ilustracin 19.2

La hora anotada es cuando se debe devolver el material. Estas fichas van en un fichero
exclusivo para reserva.
1.4 Confeccin de bibliografas
Algunas veces un investigador solicitar bibliografa sobre un tema especfico. El
bibliotecario o bibliotecaria buscar el material en el catlogo, ndices, y otras fuentes pertinentes.
Con la informacin a mano le confeccionar la bibliografa solicitada.
Una muestra del resultado de una bsqueda bibliogrfica sobre el tema "los indgenas y los
121

500 aos" es la siguiente:

BIBLIOGRAFIA SOBRE
LOS INDIGENAS Y EL TEMA DE LOS 500 AOS
Beo zzo, Jos Oscar. " Los nativos humillados y explotados" . Concilium. 2 6 ( 2 3 2 ): 4 5 0 -4 6 4 ,
nov., 1990 .
" Co ncl usiones del IV Congreso sobre el descubrimiento" . Estudios Ecumnicos. ( 2 4 ) , oct -dic,
1990.
Comblin, Jos. " La nueva evangelizacin despus de los 50 0 aos" . Iglesias. 7 ( 8 3 ): 2 9 -3 4 ,
dic., 19 90 .
Curivil, Ramn Francisco . " Tall er de teolo ga ind ia" . Pastoral Popular. 41 (20 4):1 4-16 , nov.,
1990.
Dussel, Enr iq ue D. " Las m ot iv acion es real es en l a co nq ui sta" . Concilium. 2 6 ( 2 3 2 ) :4 0 3 -4 1 5 ,
nov., 1990
Glave, Luis M iguel. "Grito de pueblos silenciados" . A llpanchis. 2 2 ( 3 5 -3 6 ) : 4 3 5 -5 1 3 , 1 9 9 0 16 .

1.5 Fotocopiado
Si la biblioteca dispone de una fotocopiadora, el usuario o la bibliotecaria podrn hacer
copias fotostticas de los documentos seleccionados. Ser necesario cobrar por este servicio y
estimar el costo, de manera que este servicio no signifique prdidas para el departamento.
1.6 Organizacin actividades sociales y culturales
Se pueden organizar diferentes tipos de actividades, tales como: la presentacin de un libro,
exposicin de pinturas y proyeccin de pelculas, clnicas de salud. Estas actividades pueden
ocasionar algunos gastos y demandar esfuerzos de organizacin.
1.7 Prstamo interbibliotecario
En cuanto a servicios, es importante tener en mente la existencia de otras unidades de
informacin que estn relativamente cerca de la institucin. En este sentido es conveniente tener un
directorio de estas otras bibliotecas, con datos como los siguientes: tipo de coleccin, servicios que

16

Explicacin de la estructura de la cita:

Comblin, Jos [autor]. "La nueva evangelizacin despus de los 500 aos" [Ttulo del artculo].
Iglesias [Ttulo de la revista]. 7 [Volumen] (83) [Nmero]:29-34[Pginas],dic.[Mes], 1990[Ao].
Si hay citas que no tienen todos los datos mencionados, prosiga sin esos datos.
122

ofrecen, disponibilidad de esas colecciones a otras instituciones, etc. La colaboracin de otros

centros de informacin es fundamental, ya que esto aumenta las posibilidades de brindar la
informacin a nuestros usuarios y usuarias pues crea mejores condiciones para satisfacer sus
necesidades. Adems de esto, ayuda a un mejor uso de los recursos financieros, a un mejor
aprovechamiento del espacio y evita la duplicacin de esfuerzos. Es necesario que las bibliotecas
establezcan vnculos de cooperacin con otras unidades de informacin con colecciones que les
pueden ser tiles. Por todo ello, se deben establecer las medidas necesarias para minimizar las
experiencias negativas en el uso de las colecciones respectivas. Para este tipo de servicio se puede
utilizar un formulario como el siguiente:
BIBLIOTECA DEL INSTITUTO
PRES TAM O INT ERBIB LIOT ECAR IO
Fecha_______________________
De BIBLIOTECA ___________________________

Para_____________________________

Solicitamos a ustedes en calidad de prstamo interbibliotecario:

R
E
V
I
S
T
A

L
I
B
R
O

AUTOR:
TITULO
REVISTA:
Vol.
AUTOR

No.

Ao.

Sign.
Sign.

TITULO

INSTITUCION:

Depa rtame nto

Bibliotecario/a encargado/a:
Informacin de retorno:
__ No lo poseemos

__ En encuadernacin Otros_________

__ Est prestado

__ N o sale

Fecha de devolucin___________

Ilustracin 19.3
1.8 Alerta o nuevas adquisiciones
Tal como su nombre lo dice, es un alerta para el usuario de lo que est llegando a la
coleccin. En algunos casos, los libros vienen con un "forro" (distinto a la cubierta o pasta), en el
que se exalta el valor de la informacin que contiene dicho libro. Este forro se retira de la cubierta,
y junto con otros se hace un mural. As el usuario sabe lo que acaba de ingresar a la coleccin, y
puede solicitarlo si lo desea. Con las revistas, se fotocopia la tabla de contenido y se pone en el mural
123

del servicio de alerta o nuevas adquisiciones.

1.9 Diseminacin selectiva de informacin
Este es un servicio ms sofisticado que el de alerta, y tambin demanda ms esfuerzos. El
trmino "diseminacin selectiva" quiere decir exactamente eso: hacer llegar informacin especfica
al que la necesita. Debido a que los usuarios y usuarias tienen diferentes necesidades de informacin,
esto da como resultado un gran reto, pero con grandes recompensas.
A continuacin se sugiere una variante sencilla para brindar dicho servicio. Primero, es
indispensable individualizar las necesidades de cada uno de los usuarios que desean recibir dicho
servicio. Esto se hace por medio de una entrevista personal, o un cuestionario (ver modelo en
apndice D). Una vez tabulada la informacin, se forma un fichero con los datos recopilados. La
ficha puede quedar de la siguiente manera:
APELLIDO, NOMBRE
ESPECIALIDAD
IDIOMAS
TTULOS DE REVISTAS
TEMAS

Gonzlez, Isabel
Teologa sistemtica
Espaol, ingls, portugus
Selecciones de teologa, Iglesias, Diakona
Jesucristo, soteriologa, sacrificio

Ilustracin 19.4
Se ordenar alfabticamente por el apellido del usuario.
Del mismo fichero, el bibliotecario o bibliotecaria puede crear subdivisiones. Para efectos
del ejemplo, sera conveniente crear las siguientes: especialidad, revistas, y temas.
Entonces, la subdivisin "especialidad" tambin puede figurar en una ficha, con los siguientes
datos:
TEOLOGIA SISTEMATICA
APELLIDO, NOMBRE
IDIOMAS

Teologa sistemtica
Gonzlez, Isabel
Espaol, ingls, portugus

Ilustracin 19.5
As, cuando llega informacin en el campo de Teologa sistemtica, se busca en el fichero
esa especialidad, para ver a quin le sirve la informacin, y qu idiomas lee. Se puede saber, por
ejemplo, que si el documento est en alemn, no le servir al usuario, ya que no lee dicho idioma.
De igual manera se puede proceder con las subdivisiones de TITULOS DE REVISTAS y
124

TEMAS. En una biblioteca especializada y pequea, el nmero de usuarios es tambin bajo, as que
el fichero de perfiles de usuario no ser voluminoso.
1.10 Referencia
En algunas bibliotecas el campo de la referencia se trata como un departamento y no como
un servicio. Y de hecho, as debera ser. En las bibliotecas con severas limitaciones (econmicas,
personal, coleccin, etc.), el departamento de referencia no existe; existe un servicio conocido como
referencia.
1.10.1 Definicin
"La tarea de referencia puede ser definida como el auxilio prestado por el bibliotecario al
usuario con el objeto de encontrar materiales bibliogrficos o datos necesarios para cualquier clase
de investigacin u otro objetivo particular" (McCombs, 1929).
El bibliotecario o bibliotecaria nada tiene que ver con el estudio propiamente dicho. Una vez
localizadas las obras necesarias y puestas al alcance del usuario all termina su intervencin. El
profesional de la informacin tampoco tendr que ver con la interpretacin o utilizacin de los datos.
En consecuencia, la funcin del servicio de referencia es ayudar a los lectores y lectoras en
el uso de los documentos. La finalidad del servicio es velar porque el solicitante obtenga la
informacin, si sta puede ser localizada en libros o por medio de libros.
Tradicionalmente, el servicio de referencia se consideraba como la simple respuesta a
preguntas que fcilmente se encontraban en las obras de referencia de la propia unidad de
informacin; pero la diversidad creciente de las necesidades de los usuarios y el surgimiento de
nuevos sistemas de recuperacin de informacin exigieron un cambio en las formas tradicionales de
prestacin de servicios.
1.10.2 La coleccin
La coleccin de materiales para brindar el servicio de referencia est formada por categoras
de materiales como: las siguientes: catlogos, anuarios, atlas, diccionarios, directorios, enciclopedias,
estadsticas, guas, manuales, repertorios biogrficos, bibliografas, ndices bibliogrficos, resmenes
de revistas (abstracts), entre otros.
Existen obras de referencia para prcticamente cualquier rea dentro del campo de la
teologa. Desafortunadamente, la mayora de ellas estn en idioma ingls. La biblioteca teolgica
debe procurar contar con el mayor nmero de ellas. Por ejemplo, obras de naturaleza bibliogrfica
y muy tiles son las siguientes:
Bibliografa Bblica Latino-Americana
Bibliografa Teolgica Comentada
Christian Periodical Index
Encyclopedia of Religion
Religious and Theological Abstracts
125

Science of Religion
Stromata
Con las obras anteriores es posible confeccionar bibliografas sobre distintos temas. El tener
que empezar directamente desde las mismas revistas sera un trabajo sumamente difcil. En el
captulo 18 se ven los beneficios que stas aportan. En el apndice E se provee informacin para
conseguirlas.
1.11 Archivo vertical
1.11.1 Definicin
Gould y Wolfe dicen que: "En lenguaje bibliotecario, el trmino "coleccin de archivo
vertical" se refiere a materiales impresos que no son libros, los cuales estn ordenados verticalmente
en archivos. La coleccin de archivo vertical puede comprender cualquiera de los siguientes
materiales: fotografas, panfletos, materiales grficos, mapas, carteles, recortes de peridicos y
revistas" (Gould, 1968. p.1) La bibliotecaria Shirley Miller ampla un poco ms la lista de los
materiales del archivo vertical, diciendo que "una pasada de lista a estas ayudas suplementarias
revelara panfletos, volantes, recortes de peridicos, catlogos, reportes anuales, boletines, muestras
de revistas, materiales grficos, carteles, dibujos, tarjetas postales, fotografas, mapas, fotocopias,
ndices especiales, y algunas veces an manuscritos..." (Miller,1971, p. 11).
1.11.2 Importancia
Observando con detenimiento estas descripciones del contenido del archivo vertical, se nota
que esta coleccin tiene una funcin importante dentro de la coleccin general de la biblioteca,
porque representa un complemento necesario especialmente en lo que concierne a material que
actualiza la informacin o a materiales que proveen la oportunidad de ilustrar la informacin.
Frecuentemente llega informacin a la biblioteca en la formas anteriormente mencionadas,
que potencialmente es un aporte para el desarrollo del conocimiento de los usuarios. Es muy posible
que la informacin slo se est acumulando en algn lugar dentro de la unidad de informacin, y que
los usuarios no la estn aprovechando. Una de las razones puede ser la falta de personal que pueda
atender su procesamiento.
Tambin se debe tener presente que hay reas de inters que por razones vlidas no ha sido
posible cubrir debidamente. Entre las razones se pueden mencionar: informacin muy reciente, y
falta de recursos econmicos (Geraldine, 1968. p.9.). El archivo vertical puede solventar en alguna
medida esta deficiencia.
Es necesario agregar que no porque los materiales del archivo vertical tengan formas tan
diferentes dejen de ser documentos serios y con autoridad. Muchas veces la calidad de la
informacin es comparable a la del resto de la coleccin de la biblioteca.

126

1.11.3 Materiales necesarios para su organizacin

Los materiales que aqu se mencionan no son todos los necesarios sino una lista parcial de
ellos, especficamente para efectos de este manual. Si el archivo vertical adquiere un grado de
sofisticacin mayor, indudablemente la lista variar. A continuacin se presenta la lista de
materiales:
a.

Un archivo de metal de tamao legal. No tiene que ser necesariamente de metal; puede ser de
madera, o cajas de cartn apropiadas. Todo depende de las condiciones econmicas.
b. Carpetas colgantes.
c. Carpetas corrientes.
d. Marcos para carpetas colgantes.
e. Pegamento.
f. Tijeras.
g. Cinta adhesiva.
h. Etiquetas engomadas. Son prcticas las que vienen en forma de rollo, para ser usadas en la
mquina de escribir.
i. Papel peridico, tamao legal y oficio.
j. Bolsas.
k. Etiquetas para prstamo.
l. Tarjetas 3" x 5" (12.5 cm x 7.5 cm).
m. Guas para carpetas colgantes con sus etiquetas.
1.11.4 Materiales tcnicos necesarios para el procesamiento
Es necesario contar con una serie de herramientas para el trabajo de procesamiento de los
distintos materiales del archivo vertical. Afortunadamente, son los mismos que se utilizan para el
resto del manual, a saber: las RCAA2, Religious Indexes: Thesaurus, macrothesaurus de la OCDE,
lista de encabezamientos de materia (LEMB), y el catlogo (fichero) pblico de materia.
1.11.5 Pasos a seguir en la ordenacin y procesamiento
En la introduccin de este tema se pudo ver la naturaleza peculiar y la forma que tienen los
materiales del archivo vertical. El manejo de estos recursos debe darse de manera especial.
El procesamiento de este material se enfoca mayormente en la indizacin del documento. La
clasificacin, para esta coleccin, supone la inversin considerable de tiempo, dada la especificidad
del material. Tambin se debe tomar en cuenta que el perodo de vigencia de este material, en
algunos casos, es bastante transitorio. Adems la acumulacin de este tipo de material puede llegar
a ser tal que requiera tiempo tambin para el descarte cuidadoso del mismo. Discutamos ahora la
manera de procesarlos.
a.

Agrpelos por tipo de documento:

127

Dada la naturaleza variada de los documentos, es muy difcil clasificarlos y agruparlos juntos.
Es conveniente formar grupos de materiales homogneos para facilitar su ordenamiento y su
posterior acomodo. Reuniendo las listas de materiales de Gould y Miller, mencionadas
anteriormente, el archivo vertical pueden incluir los siguientes:
boletines
carteles
catlogos
dibujos
fotocopias
fotografas

ndices especiales
informes anuales
manuscritos
mapas
materiales grficos
muestras de revistas

panfletos o folletos
recortes de peridico
revistas
tarjetas postales
volantes

Para efectos de ubicacin del material, se puede decir que no todo lo que estas dos autoras
sealan como material de archivo vertical debe ir en dicha coleccin. Por ejemplo, las revistas y
muestras de revistas pueden ir a la hemeroteca, para darles el procesamiento de las publicaciones
peridicas. Todo lo dems, si tiene el tamao y volumen apropiado, puede ir a la coleccin del
archivo vertical. Si excede el tamao del mueble, se le deber construir uno adecuado. Los recortes
de peridico sern tratados en el punto 1.11.6.
b.
c.
d.
e.
f.

Determine el nombre exacto del autor o los autores, sean estos personas u organizaciones.
Determine el asunto del que trata el documento (esto se hace por medio de rpida lectura al
documento).
Asgnele un descriptor normalizado, utilice las herramientas apropiadas para la indizacin (ver
el captulo 13 sobre indizacin).
Escriba, con lpiz, en la esquina superior derecha del documento el descriptor del mismo.
Escriba en la etiqueta engomada el nombre del descriptor y pguela en la carpeta, por ejemplo:

Ilustracin 19.6
Vase adems el punto 1.11.7.c.
g.

En la etiqueta de la gua escriba "TEOLOGIA PASTORAL", introdzcala en la gua, e insrtela

en la carpeta colgante. Si est preparando una lista particular, de "Temas en el Archivo
Vertical" ingrese el mismo en dicha lista.

h.

Introduzca el documento que trata de "TEOLOGIA PASTORAL" en esta carpeta. Por supuesto,
puede introducir en la misma carpeta ms documentos que traten del mismo tema.
128

i.

Ordene alfabticamente las carpetas y colquelos en las gavetas del archivo. El archivo bien
podra estar dividido entre temas nacionales o internacionales. Los colores utilizados en las
etiquetas de las carpetas colgantes bien podran ayudarnos a identificar divisiones de temas, por
ejemplo, por regiones geogrficas.

1.11.6 Recortes de peridico

Estos son otros documentos importantes. Pueden tener una extensin variable, algunos
pequeos, otros medianos, y los hay bastante extensos. Su procesamiento es como sigue:
a.

Recorte el artculo de inters para la biblioteca

b.

Anote los datos bibliogrficos pertinentes, tales como: nombre del peridico donde fue
recortado, fecha, y pgina del mismo. En ocasiones el mismo recorte provee esta informacin,
de manera que si lo recortamos cuidadosamente podremos conservar esta informacin y nos
ahorraremos el tiempo de tener que copiar la misma.

c.

Engome la parte posterior del documento y colquelo sobre una hoja de papel (tamao oficio
o legal, segn el tamao del documento). Esto facilitar su uso, manejo y conservacin.

d.

Repita los pasos, de los puntos 1.11.5.b al 1.11.5.i.

Es sumamente importante que el usuario sepa qu informacin existe en el archivo vertical. El

usuario es la razn por la cual se procesa toda esa informacin. Por lo tanto, elabore una lista
alfabtica de los temas que contiene el archivo vertical. Haga que el mismo est accesible al pblico.
1.11.7 Otros detalles sobre el procesamiento
Algunos bibliotecarios adoptarn o han adoptado otros mtodos. Ciertamente se debe tomar
en cuenta la situacin particular de cada biblioteca.
a.

Descriptores: Este tiene que reflejar exactamente el contenido del material. De otra manera, el
usuario perder su tiempo buscando algo que aparentemente era, pero al final result ser
informacin no pertinente para su investigacin. Es conveniente indicar el descriptor en la
carpeta colgante y tambin en el documento. Si por alguna circunstancia estos llegaran a estar
separados uno del otro, no habr dificultades en ordenarlos nuevamente.

b.

Referencias: El bibliotecario o bibliotecaria debe emplear numerosas referencias dentro del

archivo vertical para advertir al usuario sobre las divisiones y relaciones entre los temas (Gould,
1968. p.77). Se debe tener presente que "el primer precepto es que una persona debe estar a
cargo de los descriptores. Para lograr un sistema coordinado, es necesario concentrar el control
en una persona, quien pueda trabajar con una visin global del esquema, y proveer la integracin
129

de sus muchas partes" (Miller,1971, p. 57). Estas referencias las puede hacer en el catlogo que
ha propuesto en forma de lista.
c.

Etiquetas engomadas y guas: Para escribir el descriptor en la carpeta y en la gua se puede

utilizar la mquina de escribir. Esta le da uniformidad de presentacin, y es de fcil lectura,
especialmente si es de letra grande. Si no se tiene la mquina de escribir, se puede utilizar un
marcador, y de estos escoger los de colores rojos o brillantes. El problema con las letras
manuscritas es que varan de persona a persona, y an pueden variar con la misma persona,
segn su estado de nimo. El uso de etiquetas engomadas permite utilizar varias veces la misma
carpeta. Si se cambia un descriptor a otro que describe mejor el contenido del documento, slo
habr que colocar la nueva etiqueta sobre la anterior. Se deber tener el cuidado de sustituir este
concepto tambin en la lista de temas del archivo. Una bsqueda productiva en esta coleccin
depender de la actualizacion de la misma. Esto tambin sucede a la hora de hacer descartes.

1.11.8 La seleccin
Al igual que con el resto de la coleccin, aqu rigen los criterios de la seleccin. De otra
manera, el archivo vertical crecera en proporciones alarmantes. Esto tendra serias implicaciones,
tales como: aumento considerable en el procesamiento de los materiales, ms tiempo invertido en
la bsqueda de informacin relevante y en el descarte.
1.11.9 Circulacin
"Una de las primeras decisiones que debe tomarse con respecto a la circulacin de los
materiales del archivo vertical es si, a) debemos tratarlos como materiales de referencia, para usarse
nicamente dentro de la biblioteca, o si b) los ofreceremos en prstamo, como se hace con los libros
(Gould, 1968, p.115). El reglamento de biblioteca deber indicarlo. Normalmente la lectura de este
tipo de materiales no consume mucho tiempo debido a que son cortos. Considerando esto, la lectura
de los mismos bien pudiera hacerse en la sala de lectura, sin que se tengan que ceder el material en
prstamo domiciliario. La decisin en torno al prstamo ser propia de las polticas particulares de
cada biblioteca.
Si se opta por el prstamo, ser necesario establecer mecanismos de control para este fin. Se
puede colocar un bolsillo o bolsa en cada documento, en un lugar previamente sealado, con una
tarjeta que se utilizar a la hora de formalizar el prstamo. En esta tarjeta se puede anotar el nombre
del autor (si lo tuviera), el ttulo del documento, el descriptor, y el nmero de copia, en caso de que
hubiesen varias del mismo documento17. La ilustracin 19.7 muestra como puede hacerse:

17

En el caso de recortes de peridicos, si ha optado por no copiar esta informacin, sino

conservarla en el mismo recorte, bien puede colocar la tarjeta de prstamo en blanco y copiarla
en el momento de la solicitud.
130

Ilustracin 19.7
Bajo esta modalidad se puede hacer doble tarjeta de prstamo. Una que queda en el fichero
de prstamos del archivo vertical, y otra que va en el documento, para que el usuario sepa cundo
debe regresarlo o bien puede utilizar una etiqueta de devolucin de material (Fecha de vencimiento)
como con los libros.
1.11.10 Descarte
"Algunos bibliotecarios obtienen un profundo sentimiento de satisfaccin viendo las carpetas
llenas de material, aun si ste es obsoleto e inapropiado. En realidad, esto puede ser
contraproducente, tanto para ellos o ellas y los usuarios o usuarias. "Se arriesgan a desinformar a los
usuarios por medio de un material que ya no tiene vigencia, y los usuarios pierden su tiempo con
artculos que no tienen utilidad" (Miller, 1971, p. 42).
Para que no se presenten los problemas mencionados en el prrafo anterior, el o la
documentalista puede ayudarse un poco anticipando las posibles fechas de descarte. Tambin se
puede pronosticar aproximadamente el perodo de vida de los documentos del archivo vertical. Por
ejemplo, para los materiales de naturaleza temporal puede emplear una "T", o bien un color; para los
de naturaleza permanente una "P", etc. La letra se puede colocar al final del descriptor en la etiqueta
engomada (ver ilustracin 19.8).

131

Ilustracin 19.8
As, cuando revisa el archivo vertical para efectos de descarte, se preocupar por los que
tienen "T", y no as por los que tienen "P".
Cuando se descarta material, simplemente se extrae este de las carpetas, se borra de la lista
(en caso de que no hayan ms documentos con el mismo tema), y se desecha.
Siendo que esta es una actividad que se debe realizar peridicamente, es conveniente tener
algunos criterios precisos en torno al descarte. Por supuesto, es importante sealar que tambin se
deben considerar para ello los criterios de la seleccin. Algunos criterios de descarte pueden ser los
siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.

Material que ha sobrevivido su utilidad o autoridad.

Material que necesita reparacin debido a su condicin fsica.
Continuaciones tales como: informes anuales, o catlogos, para los cuales hay que solicitar
ediciones nuevas.
Descriptores que necesitan actualizarse, o grupos que deben ser subdivididos.
Carpetas demasiado llenas (Miller, 1971, p. 43).

Cuando se planea la organizacin del archivo vertical, el bibliotecario o la bibliotecaria debe

tener en mente la flexibilidad bsica en la estructura de esta coleccin. As como el catlogo de
cualquier biblioteca, puede inundarse fcilmente con informacin que ha dejado de ser til y se
transforma en un depsito intil de materiales irrelevantes. Cuando se elabora el sistema de
organizacin, este tiene que ser lo suficientemente flexible para que permita la incorporacin y
descarte de materiales.
1.11.11 Conclusin
El archivo vertical es un complemento ideal para las colecciones en los centros de
informacin. Su organizacin debe ser considerada muy seriamente. Al igual que el resto de la
coleccin, se debe promover y facilitar su uso.
LITERATURA CITADA
Gould, Geraldine N; Wolfe, Ithmer C. How to organize and maintain the library picture/pamplet file.
New York: Oceana Publications, 1968.
132

Miller, Shirley. The Vertical file and its satellites: a handbook of acquisition, processing and
organization. Littleton, Colo.: Libraries Unlimited, 1971.
LITERATURA CONSULTADA
Boucher, Virginia. Interlibrary loan practices handbook. Chicago: American Library Association,
1984.
Kolder, Hansjoerg y Simpkims, Iron F. "Selective dissemination and the academic science library".
College Research and Libraries. 28(1):53-57, 1967.
Larson, Signe E. "Reference and information services in special libraries". Library Trends. Winter,
1983, p. 475-493.
McCombs, Charles. The reference department. Chicago: American Library Association, 1929.
Poncelet, J. Pautas para el establecimiento y evaluacin de servicios de difusin selectiva de
informacin. Paris: UNESCO, 1980.
"Los servicios de informacin y referencia en las unidades de informacin de las instituciones de
educacin superior: directrices para su organizacin y desarrollo". Revista Interamericana
de Bibliotecologa. 9(1):67-95, ene-jun., 1986.
LITERATURA RECOMENDADA

Bopp, Richard E. y Linda C. Smith. References and information services: an introduction. 2 ed.
Englewood, Colorado: Libraries Unlimited, 1995. Library Science and Text Series.
Vila, Eliseo. Las obras de referencia y consulta: su utilidad y manejo. Barcelona: CLIE, 1998.

133

CAPITULO 20
TRABAJO DE CIRCULACION
El trabajo de circulacin est vinculado a los servicios. Tiene que ver, en parte con los
procedimientos en la prestacin de dichos servicios, por ejemplo el prstamo y recibo de materiales,
multas e incorporacin de nuevos usuarios.
En este manual el tema de circulacin se refiere a los siguientes aspectos, entre otros: a) la
manera en que se brindan los servicios, b) las actividades que debe realizar la persona que trabaja
en esa rea, tales como la de devolver material al estante, y la lectura de stos; c) y los mtodos del
trabajo que permitan el uso debido de la coleccin.
1. Prstamo de materiales
La coleccin de la biblioteca est compuesta de una variedad de materiales. Para su cuidado
y seguridad, se deben elaborar boletas de prstamo para cada uno de estos materiales. En el punto
1 del captulo anterior aparecen modelos de cuatro tipos de boletas: prstamo en sala y domicilio,
prstamo de reserva, prstamo interbibliotecario y prstamo del archivo vertical. De igual manera,
podran existir polticas sobre el prstamo de stos. Para mayores detalles, vase el punto 8 de este
captulo donde se discuten las polticas especificas de circulacin para varios materiales. Las
actividades a realizar en el momento del prstamo son las siguientes:
a.
b.
c.

d.
e.
f.

Verificar que el material solicitado pueda ser prestado en la modalidad solicitada (sala,
domicilio, etc.).
Asegurarse de que el usuario tenga el derecho de disfrutar del servicio del prstamo. (Debe
mostrar su carnet de biblioteca vigente, en caso de la poltica de la institucin as lo requiera).
Hacer que el usuario llene debidamente la boleta correspondiente. Los datos, entre otros, deben
incluir el nmero del carnet de biblioteca y el nombre del usuario escrito en forma legible, o sea
bien claro.
Verificar la informacin de la boleta de prstamo y la informacin real del material.
Indicar la fecha de devolucin en la boleta, pegada en un lugar apropiado en el material. Anote
tambin la fecha de devolucin en la boleta de prstamo.
Archivar la boleta, siguiendo el ordenamiento topogrfico, en el fichero de prstamos. Por
supuesto, se pueden utilizar otras formas. La ilustracin 20.1 muestra el servicio de prstamo
de libros.

Ilustracin 20.1

134

2. Recibo de materiales que devuelve el usuario

La persona que trabaja en circulacin realiza las siguientes actividades, en la medida que los
libros son devueltos:
a.
b.
c.
d.
e.

Coloca el material sobre el escritorio.

Verifica a cul coleccin pertenecen (general o reserva).
Revisa la fecha de vencimiento en la boleta, colocada en la parte posterior (u otro lugar
seleccionado) del libro. Verificar la informacin con la boleta de prstamo.
Coloca el material de reserva en su coleccin respectiva.
Coloca el material general en un lugar designado como "material para devolver al estante".

3. Multas y cobros
a.

b.

c.

En el reglamento de biblioteca deben estar establecidos distintos perodos de prstamo para

distintas categoras de usuarios. Tambin debera especificar los lmites que se han de establecer
para ciertos recursos o colecciones. Por ejemplo, quizs el material bajo la signatura de "Biblia"
se preste por menos tiempo, o sea una semana en lugar de 30 das, debido a que su uso es
constante.
Igualmente se deben contemplar las sanciones, tales como multas (si esa es la poltica), y el
procedimiento para cobrarlas. Se debe establecer adems qu hacer si la persona no quiere
pagar. Tambin hay que decidir qu hacer si el usuario pierde o mutila el material.
La biblioteca debe preparar un informe mensual sobre el estado de las multas, y entregar el
dinero al departamento de contabilidad de la institucin.

4. Devolviendo material al estante

El material en prstamo, que ha sido devuelto, debe regresar al estante. Para esto es
conveniente hacer lo siguiente:
a.
b.
c.

Ordenar previamente el material que deber ser colocado nuevamente en el estante. Esto le
ahorrar tiempo.
Colocarlos luego en el lugar correspondiente del estante.
Para el ordenamiento del material en el estante consulte el punto 6 de este captulo: lectura de
estantes.

5. Area de reserva
5.1 El material de reserva debe estar ubicado en una seccin exclusiva para "Reserva". Se puede
restringir el acceso a la coleccin de reserva, por ejemplo, slo personal autorizado, slo para
usuarios y usuarias matriculados en la institucin.
5.2 Seale en los estantes las distintas secciones de reserva que hay para el semestre. Las divisiones
135

pueden ser por cursos.

5.3 Seale en el fichero de "reserva" las distintas secciones de reserva que hay para el semestre.
5.4 Cuando se ha seleccionado el material que se colocar en reserva, el encargado o encargada debe
procesarlo de la siguiente manera:
5.4.1 Llenar una boleta de reserva con todos los datos pertinentes. (ver ilustracin 19.2 en el
captulo 19).
a.
b.

Colocar la boleta dentro del libro de reserva.

Colocar el libro en su seccin respectiva.

5.5 El prstamo de estos materiales se hace de la siguiente manera:

a.
b.
c.
d.

Retirar la boleta de reserva del libro.

Hacer que el usuario la llene en los espacios correspondientes.
Colocar la boleta en el fichero de reserva, organizado segn los cursos, en el rea que le
corresponde.
Una vez devuelto el material, se extrae su boleta del fichero de reserva, se coloca en el libro y
se devuelve a su lugar correspondiente en la seccin de reserva.

5.6 El tiempo de duracin del prstamo y las multas lo determinan el comit de biblioteca.
6. Lectura de estantes
El propsito de la lectura de estantes es brindar un servicio de calidad a los usuarios de la
biblioteca, asegurndoles que los libros se pueden encontrar en el lugar donde les corresponde, de
acuerdo a su signatura.
Para la lectura de estantes es conveniente estar familiarizado con el sistema de ordenamiento
numrico, y tambin con el alfabtico. El punto de partida es la signatura que est en el lomo del
libro. Como se recordar, la signatura est formada por el nmero de clasificacin, y la notacin
interna. Ver el siguiente ejemplo:

225.03 Nmero de clasificacin

C672d2 Notacin interna

A continuacin se presentan algunas ideas que les sern tiles en esta labor.
6.1 Para diferenciar las obras sobre un mismo tema y de un mismo autor, se utiliza la primera letra
del ttulo (siempre que sta no corresponda a un artculo, como el, la, los, etc.). Proceda en el
136

ordenamiento, primero con la signatura, nmero por nmero, luego por letra, y nuevamente por
nmero, y por ltimo por las letras iniciales del ttulo. Ver siguiente ejemplo:
225.03
G724l

225.03
G724m

225.03
G724p

6.2 Algunas veces hay varias copias de cada volumen, por ejemplo de una enciclopedia. Todas las
copias del v. 1 deben preceder a las copias del v. 2. Ver el siguiente ejemplo:

225.03
G72m
v.1

225.03
G72m
v.1
c.2

225.03
G72n
v.1

225.03
G72n
v.1
c.3

225.03
G72n
v.2

6.3 Actualmente se puede producir una confusin dentro del sistema mismo de clasificacin. Podra
ser que se empiece a utilizar signaturas con el nmero de notacin interna de 2 dgitos, y que luego
se pase a la notacin interna de tres dgitos. En este caso, para efectos de almacenamiento, anaquele
estos casos de dos dgitos como si realmente fueran de tres, imaginando que el ltimo nmero es un
"0", p.e.:
231
N28_

243
N574

250
N816

250
N91_

Suponga que _ equivale a un cero.

7. Incorporacin de nuevos usuarios
Los usuarios y usuarias regulares y particulares debern cumplir con algunos procedimientos
para el disfrute de los servicios de la biblioteca. Esto se hace para asegurar que slo aquellas
personas autorizadas podrn utilizar plenamente la coleccin. En el capitulo 21 se podrn encontrar
ms justificaciones para estas medidas.
7.1 Una vez que el comit de biblioteca apruebe la incorporacin de los usuarios particulares, se
extender el permiso correspondiente por el perodo de tiempo fijado en el reglamento. Los
137

estudiantes de la institucin podran no tener que pasar por este proceso, pero si contar con un carnet
o identificacin personal.
7.2 Cuando se le aprueba a un usuario o usuaria el permiso de uso para la biblioteca, ste deber
llenar una boleta como la siguiente:

No. carnet
Nombre completo:
Direccin domicilio:

No. identificacin

Direccin trabajo:
Tel. Trabajo:
Tel. Habitacin:
Correo electrnico:
_____________________
Firma
Ilustracin 20.2
Es importante contar con la informacin anterior. Si se necesitara urgentemente un material
que un usuario determinado ha llevado en prstamo, con la informacin de esta boleta se podr
localizar al usuario.
7.3 Se archivan las boletas en el fichero de usuarios.
8. Procedimiento para materiales perdidos
Ocasionalmente se extravan materiales. El procedimiento normal para agotar la bsqueda
y asegurarse de que realmente est perdido es el siguiente.
Revisar:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Los ficheros para asegurarse de tener la signatura correcta.

El estante donde debiera estar el material.
Los materiales que deben ser devueltos al estante.
La seccin de reserva.
El fichero de prstamo, para verificar que est prestado.
Los informes de inventario de la coleccin, y el libro mismo de inscripcin, para ver si existen
datos registrados de lo que pudo haber sucedido con el material.
La lista de materiales en encuadernacin.
138

De no aparecer el material, se anota en un registro que incluye la informacin bibliogrfica

pertinente. Se anota tambin la fecha en que se detect extraviado. Esta informacin le ser til para
un futuro inventario, adems de poder informarle al usuario o usuaria que el documento se extravi.
9. Polticas de circulacin para materiales especficos
Las siguientes son sugerencias de polticas que se pueden aplicar a ciertos materiales. Por
ejemplo, en el caso de material de valor histrico, es de alto riesgo sacar dicho material de la unidad
de informacin. Si se llegara a perder, siendo copia nica, nada se puede hacer. Un ejemplo ms: el
caso del material de referencia.
Nadie lee un diccionario de "tapa a tapa", ya que slo se consultan trminos. Lo lgico es que
slo se use en una sala de lectura o de consulta.
9.1.
TIPOS DE RECURSO

POLTICA

archivo vertical
audiovisuales
general
revistas
referencia
valor histrico
exhibiciones
tesis y monografas
colecciones especiales

restringido a sala
restringido a sala
sin restricciones
restringido a sala
restringido a sala
no se presta
restringido a sala
restringido a sala / no se fotocopia
restringido a sala

El comit de biblioteca podr incluir otros materiales, y fijar polticas respecto a ellos.

139

CAPITULO 21
EL CUIDADO DE LA COLECCION
Introduccin
Como se mencion en los captulos anteriores, para tener una biblioteca en condiciones de
uso se requiere de muchos recursos. Por lo tanto, es necesario cuidar de esa fuerte inversin. Este
captulo expone algunos aspectos que afectan negativamente a la biblioteca, y a la vez sugiere
maneras de minimizar los riesgos de esos aspectos, como tambin varias maneras de enfrentar
algunas situaciones concretas.
1. Sustraccin
Uno de los problemas que enfrentan las bibliotecas es la sustraccin y mutilacin de libros.
Esto se elimina cerrando totalmente la biblioteca, pero entonces ya no sera biblioteca, ya que sta
existe para brindar servicios a sus usuarios. Obviamente, la solucin anteriormente mencionada no
tiene sentido. Por otro lado, una vez que una biblioteca empieza a funcionar, est expuesta al
problema de la sustraccin y mutilacin de sus materiales. No hay biblioteca que no sufra esta
situaciones, unas en menor grado que otras.
Existen varias razones para el lento desarrollo en los planes que tienen que ver con el cuidado
de la coleccin. Esto se debe en parte a dos factores. En primer lugar, puede ser que se le da poca
importancia a las substracciones en la biblioteca y su impacto en la integridad de la coleccin y en
los servicios. Otra razn, por la falta de un plan adecuado para el enfrentar el problema; puede ser
que la biblioteca carezca de los medios adecuados para monitorear los porcentajes de prdidas.
Y cules son algunos de los efectos de las substracciones? a) se pierde el valor monetario
de cada obra, b) hay menos materiales disponibles para los usuarios, c) el tiempo invertido en el
procesamiento del material es tiempo perdido, d) an cuando se reponga el material, ste deber
pasar por todo o parte del procesamiento, lo que significa un atraso en otras tareas y adems, e) hay
un costo econmico en procesamiento del material repuesto.
Segn el estudio de Antwi (1989, p. 363-372.), los estudiantes son los que con mayor
probabilidad substraen materiales de las bibliotecas acadmicas. La razn principal es atribuida al
egosmo. El estudiante es el usuario ms presionado en la utilizacin de estos recursos. El personal
bibliotecario, de menor grado, puede ser otra fuente de substracciones, ya que podra abusar del
cargo y del acceso que tiene a los diferentes registros y controles. Una tercera posibilidad son los
usuarios externos que no son monitoreados debidamente. La ausencia de beneficios del prstamo
predispone a los usuarios no autorizados a la sustraccin de materiales.
Algunos bibliotecarios pueden asustarse de que hechos como estos se estn dando en sus
bibliotecas, y quizs piensen que son los nicos que tienen este tipo de clientela. En realidad, la
sustraccin de material bibliogrfico no es algo de hoy da. El prrafo siguiente habla por s solo:
"En el ao 46 a.C. Cicern (Roma 1, pg. 28) le pide ayuda a P.
Sulpicio, Gobernador de Iliria-Dalmacia, para que busque a
Dionisio, un esclavo y ladrn fugitivo. "Te ruego muy
140

insistentemente, en nombre de nuestra amistad y del afecto que

siempre me has mostrado, que te preocupes de otro asunto que me
concierne: mi esclavo Dionisio, encargado de mi biblioteca, persona
muy valiosa, me ha robado muchos libros y luego creyendo que no
podra librarse del castigo, emprendi la huida'" (Comby, 1986, p.
98). Cicern, cartas familiares, pg. 86.1.2
Se ha desarrollado un ingenio para el robo de materiales de las bibliotecas. Estos varan de
acuerdo al sistema de controles que utiliza la biblioteca. Algunas modalidades son las siguientes:
1.2.1 Fabricacin de sellos similares a los utilizados por la biblioteca, y en la mesa de lectura
proceden a "tramitarse" el prstamo, que eventualmente ser indefinido.
1.2.2 Sacar los libros por las ventanas.
1.2.3 En el sistema que utiliza boletas slo con fechas de devolucin, la despegan y la utilizan en
otros libros. Esta modalidad le permite al infractor sustraer tanto material como desee.
1.2.4 Pasar la revisin del guardia, en las bibliotecas que lo tienen, con los libros escondidos entre
la ropa. El material de poco volumen pasa totalmente inadvertido para el guardia.
1.2.5 Si el infractor trabaja en la biblioteca pasa el libro como si hubiera salido debidamente, pero
no deja ningn registro del prstamo.
1.2.6 Sacar los libros durante un apagn.
1.2.7 Si por alguna razn la biblioteca queda sola, aprovechan el descuido del personal para sacar
indebidamente el material.
1.2.8 Desprender las marcas y sellos que indican que el material pertenece a la biblioteca, todo esto
mientras se est en las salas de lectura.
1.3 Algunas maneras de recuperar el material.
Realmente, recuperar el material substrado es una tarea difcil. Para ello se puede recurrir
a algunos medios como los siguientes:
1.3.1 Si es en un internado, recurrir a la bsqueda cuarto por cuarto, procurando localizar:
Material substrado
Material vencido
Material mutilado

141

Se ha descubierto que algunas veces estos materiales son ocultos en el cielo raso de paneles
ajustables. Esta modalidad puede ser muy mal vista y rechazada de plano por los estudiantes,
particularmente aquellos que nada tienen que ver con las substracciones.
1.3.2 Establecer una semana de amnista al final del semestre, donde los libros en situacin anmala
seran devueltos y no se haran preguntas.
1.3.3 Dar una recompensa (en efectivo o algo parecido) a la biblioteca que regrese el mayor nmero
de libros decomisados a la unidad de informacin a la que pertenece el material. Esto significa, que
el personal de bibliotecas vecinas se ayudan mutuamente en la prevencin de substracciones y
recuperacin de material con prstamo vencido.
1.4 Recomendaciones en cuanto a polticas
Existe una gran gama de polticas en torno al tema de la seguridad bibliotecaria. Los
siguientes son algunos ejemplos:
1.4.1 Considerar si los usuarios deben ingresar a las salas de lecturas con sus libros personales.
1.4.2 Disponer de fotografas de los usuarios en la seccin de circulacin con el objeto de verificar
la identidad de las personas que solicitan prstamo de algn material.
1.4.3 Observar la apariencia fsica del usuario por si lleva material oculto entre sus ropas.
1.4.4 Revisar los antecedentes del personal que ocupar posiciones no profesionales dentro de la
biblioteca. Tambin se puede asignar un cdigo a cada uno de los miembros del personal de
la biblioteca con el fin de atribuir responsabilidades.
1.4.5 Recurrir a la educacin de usuarios para minimizar el factor de sustraccin.
1.4.6 Revisar cuidadosamente las boletas de prstamo, verificando toda la informacin.
1.4.7 Obligar al uso del carnet.
1.4.8 Que los profesores y profesoras anuncien en la clase la lista de ttulos substrados que
obviamente se utilizan en sus cursos, con el fin de motivar su devolucin. Que informen a
la biblioteca qu monografas de los estudiantes incluyen ttulos que han sido substrados.
Por supuesto, la biblioteca debe tomar la inicitiativa en esto. Para este fin es conveniente
llevar un registro actualizado del material que se detecta extraviado (ver punto 8 del captulo
20).
1.4.9 Dar a conocer pblicamente los casos demostrados de substracciones y las sanciones
aplicadas.
1.4.10 Cooperacin interbibliotecaria en el decomiso de libros pertenecientes a bibliotecas y que
estn en situacin anmala.
1.5 Sanciones
La biblioteca tiene la obligacin de proteger su coleccin en beneficio de los usuarios y
usuarias. Por eso debe imponer sanciones a las personas que se les sorprende con materiales robados.
Como se mencion en el punto anterior, se puede contar con diferentes opciones, segn la sancin
142

que amerite el caso.

1.5.1

Obligar al usuario y la usuaria a pagar el monto de la multa correspondiente por tiempo que
tuvo el libro en su poder, antes de que se le permita utilizar la biblioteca nuevamente.
1.5.2 Suspender al usuario por tiempo:
- Definido
- Indefinido
- Permanentemente
1.5.3 Si es personal de la biblioteca, el despido debera ser inmediato.
Las bibliotecas funcionan dentro de presupuestos muy ajustados. Algunas publicaciones raras
no son recuperables una vez que se pierden, aun si se dispone del dinero. En otros casos se requerir
de tiempo para reemplazarlas, si se tienen que traer del extranjero. Por eso es necesario estar
conscientes de la importancia que se le debe dar a la sustraccin de libros.
2. Ambiente
Adems de los problemas mencionados en el punto 1 de este captulo, existen otros de
naturaleza ambiental. Algunos de estos elementos que inciden en el deterioro de la coleccin son los
siguientes:
2.1 Ambientales
2.1.1

Humedad. El exceso de sta hace que crezca el moho y los hongos. Como resultado de ello,
al material se le palidecen las letras y le salen manchas en el papel.
Solucin: extraer la humedad con equipo apropiado. Un aparato de estos es conocido como
extractor de humedad o deshumificador y realmente realiza una buena labor.

2.1.2

Luz solar directa. El sol tuesta el papel, luego ste no se puede doblar y termina
desintegrndose.
Solucin: filtrar la luz solar por medio de algn mecanismo apropiado para tal fin, por
ejemplo: un vidrio especial que elimine el efecto nocivo de la luz o la instalacin de papel
ahumado.

2.1.3

Temperatura. La temperatura alta acelera el proceso de deterioro. Los cambios drsticos

pueden crear hongos o alterar la calidad del papel o de su impresin. Esto puede afectar
tambin los audiovisuales haciendo que los componentes de sus materiales se alteren y
terminen daando el recurso.
Solucin: Usar equipo apropiado, tal como un acondicionador de aire, el cul debe estar
prendido el mayor tiempo posible, de manera que se cree una temperatura constante y
143

estable.
2.2 De uso
2.2.1

El papel fabricado antes de 1850 era fuerte y duradero. Las bibliotecas recientes difcilmente
llegarn a tener un nmero considerable de dichas obras, por lo que no gozarn del beneficio
de ese material. El papel posterior a 1850 se rasga fcilmente, y no se puede doblar porque
se quiebra con facilidad. Adems tiene una fuerte concentracin de cido.
Solucin: Reducir la acidez del papel. En una biblioteca de tamao considerable este tipo de
trabajo parece poco prctico.

2.3 Biolgicos
Hay varios enemigos biolgicos que atacan a los distintos materiales bibliogrficos,
particularmente al material impreso como:
Hongos
Roedores: destruyen el papel de manera sistemtica.
Insectos:
Gusanos de libros
Termitas: est la subterrnea, que es muy daina, y tambin la termita de madera.
Cucarachas: se comen el empaste y tela, adems, sus deposiciones manchan el material.
Solucin: fumigar sistemticamente y poner ratoneras. En el caso de los insectos, hay que
hacer varias fumigaciones en perodos cercanos y con insecticidas diferentes para lograr
terminar, por un tiempo considerable, con el problema.
2.4 Fuego
Solucin: tener a mano extintores de incendio.
2.5 Agua: La biblioteca no debe construirse en lugares propensos a inundaciones ni a filtraciones
de agua por lluvia.
2.6 Polvo
Solucin: retirar los libros de todo el mdulo, y luego eliminar el polvo con un trozo de tela
hmeda. Sacudir el polvo de cada libro antes de colocarlo nuevamente en su lugar.

144

LITERATURA CITADA
Antwi, I. K. "The problem of library security: the Bauchi experience". International Library Review.
21(3):363-372, jul., 1989.
Comby, Jean y Jean Pierre Lmonon. Vida y religiones en el Imperio Romano en tiempo de las
primeras comunidades cristianas. Estella, Navarra: Verbo Divino, 1986, p. 98.
LITERATURA CONSULTADA
Study papers of the Seminar of Librarians of Theological Colleges in India. Serampore, India:
Senate of Serampore College, 1980.
LITERATURA RECOMENDADA
Bahr, Alice Harrison. "Library security information and the Educational Resources Information
Center (ERIC)". Cataloging and Classification Quaterly. 10(2), 1990.
Jackanicz, Donald W. "Theft at the National Archives: the Murphy case, 1962-1975. Cataloging and
Classification Quaterly. 10(2), 1990.
Kahn, Miriam B. Disaster response amd planning for libraries. Chicago, London: American Library
Association, 1998.
Ritzenthaler, Mary Lynn. Archives and manuscripts: conservation: a manual on physical care and
management. Chicago: Society of American Archivists, 1983. Basic Manual Series.
Sable, Martin H. The protection of the library and archive: an international bibliography. New
York: The Haworth Press, 1984.
Ungarelli, Donald L. "Are our libraries safe from losses?: National estatistics fire losses for 1988.
Cataloging and Classification Quaterly. 10(2), 1990.

145

CAPITULO 22
LOS INFORMES
En los captulos anteriores se ha podido apreciar los esfuerzos realizados para que la
biblioteca funcione eficazmente dentro de su comunidad, su organizacin, o para el proyecto que fue
creada. Pero la labor del bibliotecario o bibliotecaria no llega slo hasta ah, sino que sus tareas
incluyen los informes. Estos pueden ser de naturaleza distinta, por ejemplo:

S
S
S
S
S
S
S

Informes peridicos que debe brindar el encargado o encargada de la biblioteca a su supervisor

inmediato.
Sobre un viaje de trabajo realizado.
Resultados de un estudio para brindar un nuevo servicio.
Departamentales.
A organismos o personas que aportan fondos.
Participacin en un encuentro.
De naturaleza general que se presentan anualmente, que puede cubrir los anteriores.

Los informes tienen mucho valor. No importa cun pequea sea la biblioteca. Si estos no se
dan, posiblemente no se vaya a apreciar en toda su magnitud la contribucin que la biblioteca hace
a los distintos programas de la institucin. Hay tambin otros efectos positivos. Si el trabajo ha dado
resultados muy favorables, esto motiva a la institucin y a otros sectores contribuyentes a brindar
un mayor apoyo a la biblioteca. Los informes justifican el presupuesto solicitado, as como las
necesidades de personal y la formacin profesional de ste. Por otro lado, los que aportan los fondos
tienen derecho de saber que se hace con sus donativos. Algunas agencias donantes prcticamente
exigen que se les informe sobre sus contribuciones, las cuales han sido destinadas a rubros o partidas
especficas, tales como la adquisicin de materiales bibliogrficos y/o el desarrollo de ciertos
servicios.
Dada la naturaleza variada de los distintos tipos de informes, este captulo abordar
solamente algunos aspectos del informe general anual. No se ha dicho la ltima palabra en lo que
a la elaboracin de informes se refiere, pues hay tantos estilos como personas. Por supuesto, un
informe debe reunir algunas caractersticas uniformes, y estar bien elaborado, para que en pocas
palabras se pueda expresar mucho. No porque haya abundancia de texto, grficos y cuadros
estadsticos, el informe refleja realmente el trabajo bibliotecario realizado o logra que el que lo recibe
lo comprenda.
Para la elaboracin del informe anual van a ser tiles los informes presentados y recibidos
a lo largo de la gestin anual. Estos son: informes peridicos presentados al jefe o jefa inmediata,
los que brinda el responsable de la biblioteca a su jefe o jefa departamental, informes anuales
presentados por el personal (en caso de que la biblioteca tenga ms de una persona), etc. Ser muy
til tener a mano el plan de trabajo anual que prepar al inicio del ao, para ver qu se hizo y qu
no, para darle una ltima revisin. Cuando el trabajo de la biblioteca lo realiza un equipo de trabajo
(dos o ms personas), lo justo sera que ese equipo colaborar en la redaccin de dicho documento.
A continuacin se muestra un modelo de informe. Quizs est ms resumido de lo que sera
un informe real. No tiene elementos que puedan darse en detalle, como por ejemplo, el crecimiento
146

en cada una de las reas temticas de la coleccin. Tambin se podran incluir proyectos del trabajo
que est escribiendo el personal, notas de reconocimiento para algunos miembros del personal que
se hayan destacado por su labor, etc.
MODELO
BIBLIOTECA DEL INSTITUTO
INFORME ANUAL
2000
La actividad sobresaliente del ao, fue la apertura, el 4 de agosto, de una nueva coleccin
en la biblioteca. Un amigo de la biblioteca, un misionero jubilado, don toda su coleccin personal.
Dada la magnitud y calidad de la donacin, el director del instituto realiz los esfuerzos necesarios
para la creacin de una nueva sala, la que lleva el nombre del donante.
ASPECTOS FISICOS
Desde hace mucho tiempo se vea la necesidad de mejorar la apariencia, tanto interna
como externa de la biblioteca. Realizados los estudios, se encontr que slo con un trabajo de
pintura se poda resolver este problema. Por ello, en el mes de marzo se pint toda la planta fsica.
Un hecho significativo que merece ser sealado es que la coleccin ha crecido
notablemente este ao. Por eso fue necesario agregar nuevos estantes y realizar un minucioso
descarte con el objetivo de hacer un poco ms de espacio.
SERVICIOS
Se han logrado realizar tres convenios ms con bibliotecas vecinas. Esto permitir que
nuestros usuarios tengan acceso a otras colecciones teolgicas que complementan la nuestra. El
prstamo interbibliotecario ha aumentado en un 20% este ao.
Se logr hacer un acto de presentacin de un libro escrito por un telogo muy conocido,
con resultados muy alentadores. Un artista exhibi su ltima coleccin de acuarelas, la cual fue
vista tanto por nuestros usuarios y usuarias, como por un gran nmero de personas de la
comunidad.
SERVICIOS TECNICOS
El trabajo de los procesos tcnicos se vio mejorado con la adquisicin de nuevas
herramientas para el trabajo catalogrfico. Como resultado, se ha logrado incrementar en un 15%
el nmero de obras catalogadas. La adquisicin de materiales se est haciendo por medio de una
modalidad distinta a la acostumbrada, que era el contacto directo con las editoriales. El uso de tres
reconocidas distribuidoras ha simplificado mucho el papeleo.
PERSONAL
El bibliotecario tuvo la oportunidad de participar en un Encuentro de Bibliotecarios
Teolgicos. La experiencia ha sido muy fructfera. Esta actividad le permiti refrescar
conocimientos, as como adquirir otros nuevos. Como resultado del encuentro logr establecer
contactos con otras unidades de informacin para el intercambio de revistas.

147

CONCLUSION
Se han concluido los estudios para introducir el uso de una computadora. Se han
considerado los enormes beneficios que sta aportara en todos los niveles del trabajo
bibliotecario. Ahora se est a la espera de conseguir el dinero para comprarla, as como la
asesora necesaria para el desarrollo del proyecto.
Atentamente,
El Director de la Biblioteca

APENDICE I
Estadsticas
Servicios a la comunidad
Prstamos internos:

1999

2000

Libros prestados
Reserva
revistas
otros

1,500
3,000
300
100

1,700
3,250
375
125

Libros solicitados
Revistas solicitadas

25
20

35
15

Libros prestados
revistas prestadas

30
10

40
12

200
35
85

225
56
112

320

393

20

15

Prstamos interbibliotecarios:

APENDICE II
Crecimiento de la coleccin
Volmenes adquiridos por compra
Volmenes adquiridos por canje
Volmenes adquiridos por donacin
TOTAL
Descartes

LITERATURA CONSULTADA
Annual report for college libraries. Kenneth, J. Oberembt, comp. Chicago: American Library
Association, 1988.
148

CAPITULO 23
DISEO DE PROYECTOS18
Disear proyectos para bibliotecas teolgicas no es fcil. De hecho, en muchas ocasiones
disear proyectos para bibliotecas, hablando en trminos generales, tampoco es fcil. El slo hecho
de tener una bibliotecas a cargo puede resultar difcil, si consideramos que muchas bibliotecas no
tienen ni siquiera presupuestos asignados o tienen uno bien ajustado. La realidad es que en la
mayora de los casos somos lo ltimo en lo que se piensa cuando se asignan los fondos de una
institucin o las partidas del presupuesto general de la misma. El sndrome de ser los ltimos es casi
general y no sabemos si se desprende de la antigua creencia de que en las bibliotecas no se hace nada
excepto contar tarjetas y mandar a la gente a callar. Ms de una vez me ha dado la impresin de que
la gente tiene estereotipos, cuando le digo a las personas que soy bibliotecaria profesional y no me
creen. "Usted no parece bibliotecaria", me dicen. Creo que me imaginaban con rostro demacrado,
desgreada y vestida como en pasadas generaciones, huraa y con una regla de doce pulgadas,
dispuesta para ser utilizada con los que se atrevan a violentar alguna norma de la biblioteca. La
verdad es que para lograr u obtener lo que necesitamos para nuestras bibliotecas, es fundamental que
no dejemos de dar la batalla de trabajar cada vez ms en el convencimiento de la importancia que
tienen nuestras bibliotecas. Hoy da debemos presentar nuestros centros de recursos como productos
esenciales, que la gente en nuestras instituciones necesitan para subsistir en sus estudios. En otras
palabras, debemos vendernos. Para ello hay que comenzar demostrndoles que estamos en la mejor
disposicin de servirles en sus necesidades. Se puede crear una gran dificultad cuando existen
medios alternos para que la gente obtenga la informacin que necesita, esto puede hacer que nuestras
bibliotecas mueran o se estanquen. Por eso debemos estar dndole dinamismo constantemente. Las
personas acudirn a nuestra bibliotecas si le damos lo que necesitan. As que para ello, muchas
veces es necesario demostrarles que s lo tenemos y sino haremos el esfuerzo por conseguirlo. Por
lo menos que vean el valor de nuestro esfuerzo. La verdad es que si deseamos avanzar en nuestro
campo, hay que trabajar por cambiar la visin que tienen de nosotros y nosotras.
En la medida en que demostremos que la biblioteca es un lugar dinmico y no slo un
depsito de recursos, ganaremos a nuestros usuarios. Ello facilitar la movilizacin, no slo de
recursos, sino de personas para ayudarnos y apoyarnos. As que la primera recomendacin que les
har ser que presenten a la biblioteca como un lugar atractivo y propicio para interactuar.
Presntese usted mismo como un agente activo de cambio.
No seamos pesimistas, los tiempos han cambiado y algunas cosas han mejorado, aunque lo
cierto es que desearamos que los presupuestos tambin. La mayora de las veces tenemos que hacer
milagros para poder salir adelante. Muchos ya han llegado a la conclusin de que necesitan hacer
algo ms, que subscribirse a lo que les asignan en las instituciones a las que pertenecen. Este es el
caso de la mayora de nuestra bibliotecas, pues por nuestra especialidad, pertenecemos a alguna
entidad acadmica de corte teolgico ya sean seminarios, institutos, etc. La verdad es que para que
nuestras bibliotecas continen hacia a delante deberamos, sino es que ya lo estamos haciendo,
realizar proyectos que nos ayuden a desarrollarnos. Para ello hay varios factores que considerar

18

El contenido de este captulo fue una conferencia dictada por la coautora en el II

Encuentro de Bibliotecarios Teolgicos Latinoamericanos, celebrado en La Paz, Bolivia.
149

como lo son:
1)
2)
3)
4)

Misin de la institucin
Necesidades de los usuarios
La coleccin con la que contamos
Facilidades fsicas, de equipo, el personal y su capacitacin profesional

Nuestros proyectos deben ir en armona con lo que persigue la institucin a la que estn
adscritas nuestras bibliotecas. Eso facilitar y justificar nuestras acciones.
Que persigue la institucin? Cmo la biblioteca contribuye a ser parte de la realizacin
de ese plan de accin a corto y a largo plazo? Cmo espera la institucin que respondamos?
Cmo lo hacemos? Estamos siendo efectivos en lo que hacemos? Cumplimos con la parte que
nos corresponde dentro de esa misin? Estas son algunas de las preguntas que debemos hacernos,
cuando deseamos disear proyectos para el desarrollo de nuestras bibliotecas.
Por otro lado, todo el esfuerzo que pongamos en estos proyectos deben estar dirigidos a
satisfacer las necesidades de nuestros usuarios. Ellos son la razn de por qu existimos. Para ello
se requerir que realicemos un estudio de necesidades. Esto nos permitir indagar con ellos sobre
si lo que estamos haciendo est sirviendo a sus necesidades. Les daremos la oportunidad de opinar.
Ellos, mejor que nadie, nos pueden dar ideas o sugerencias de cmo servirles. A estos efectos, les
recomiendo un estudio de usuario que est basado en un grupo focal. El objetivo principal del
mismo es medir la efectividad de los servicios desde un punto de vista cualitativo y no cuantitativo.
Para desarrollar el mismo debe seguir los siguientes pasos:
1) Prepare un cuestionario que contenga de seis a doce preguntas (no se recomiendan ms de esta
cantidad).
*Dos a tres de estas preguntas sern para crear un ambiente de confianza. Como por ejemplo:
Cmo ha sido tu experiencia en el Seminario?
*Vaya de preguntas generales a especficas:
Qu te gustara que obtuviramos para la coleccin?
*Permita que se propicie una especie de conversacin, donde la persona pueda expresar otras
ideas y luego haga preguntas que profundicen en las mismas, de manera que se pueda obtener
la mayor cantidad de informacin posible.
*En dicha entrevista habr una persona preguntando y otra de apuntador/a.
*Al final de la entrevista se puede puntualizar con el entrevistado sobre sus expresiones, a
manera de repaso, para asegurarse que se obtuvo en la misma toda la informacin necesaria.
*Este grupo focal debe estar compuesto de siete o doce personas solamente. Debe haber
representacin de todos los sectores a los que sirve la biblioteca y guardar la mejor proporcin.
De manera, que si su grupo de usuarios es variado (estudiantes, personas de la comunidad,
150

investigadores) ms heterogneo debe ser su grupo focal.

2) Analice la coleccin y los servicios que brinda la biblioteca, despus de hacer las debidas
anotaciones y de interpretar la data obtenida. Esto le permitir saber cuales deben ser sus
prioridades, pues mediante este estudio sabr con exactitud las necesidades de sus usuarios y
usuarias.
3) Desarrolle un plan de accin conforme a los resultados. Dependiendo de la complejidad de
los mismos, el plan puede dividirse en metas a corto o largo plazo. Esto le permitir organizarse
y a la vez lo documentar para justificar sus peticiones o acciones.
Otro mtodo que puede sealarle la efectividad de su coleccin o sus necesidades ms
apremiantes, puede ser el inventariado de la coleccin. No se asuste, no se trata de contar todos los
libros, sino de ver que hay presente en la misma, observado cada una de las ramas del conocimiento.
(Favor de ver el Apndice G)
Como podr ver, en esta hoja control la coleccin est representada por las distintas ramas
del conocimiento, comprendidas en la Clasificacin de la Biblioteca del Congreso. Si su biblioteca
utiliza otro tipo de clasificacin puede sustituirla. Con la ayuda de profesores, especialistas en el
rea o de estudiantes asistentes, divida la labor por las reas de inters o de especialidad. Se anotar
la cantidad de recursos en cada seccin de la coleccin, tambin tomar en cuenta los aos de
publicacin que ms se repitan y el idioma, en caso de que eso sea importante para su tipo de
biblioteca, para conocer cual es la norma.
Este instrumento nos dir, no slo las reas fuertes y dbiles o ausentes de la coleccin, sino
cuales son las que deben actualizarse.
Existen varias maneras de obtener o aumentar los recursos para nuestra coleccin, una vez
conozcamos lo que tenemos y lo que nos hace falta. Algunas sugerencias son:
1) Establezca relaciones con posibles donantes.

C
C

Acrquese a instituciones como colegios, universidades e iglesias.

Comience ofreciendo sus recursos duplicados o descartados mediante canje o donativo.

Cree un consorcio con bibliotecas o instituciones que puedan interesarse por sus donativos
y en los que usted tambin gane recursos para su biblioteca, envindoles una lista de estos
materiales.
No se deshaga de los recursos que no le sirvan para su biblioteca, puede hacer con ellos
una venta de libros. Recuerde que lo que no pueda interesarle a su biblioteca s puede
interesarle o ser til a otros y otras.
Comparta listas de recursos que recibe recientemente y que sean de inters para otros. As
conoceremos que se est publicando y donde encontrar el material que no tenemos o no
podemos adquirir. Esto es de especial utilidad para los investigadores y para compartir
recursos, mediante prstamos interbibliotecarios por regiones . De esta manera tambin
podemos ir creando unas bibliografas bsicas para las bibliotecas teolgicas. La
bibliografas por temas es algo muy til. Si se crea un consorcio se pueden desarrollar

C
C

151

varias del inters general de los participantes.

2) Busque recibir publicaciones gratis de agencias pblicas o instituciones privadas, como
revistas y peridicos. Por ejemplo, la UNESCO o la American Bible Society. Lo importante
es buscar hasta en los sitios insospechados, como por ejemplo, las embajadas o los centros
tursticos, que tiene informacin sobre la religin del pas.
3) Haga contactos con libreras que le puedan ofrecer descuentos o comprando en sus ventas
en liquidacin.
4) Hgase de una buena coleccin de catlogos y espere sus ofertas de descuentos. Escriba
a las casas editoras para que le enven catlogos. A veces con una o dos que conozcan sobre
usted las dems se interesarn tambin.
5) Prepare una lista de los recursos ms necesarios y distribyala entre agencias
cooperadoras y patrocinadores de bibliotecas. Las personas bien pueden enviar su donativo
o hacer la compra directamente en la librera que los tenga, si acompaa la misma con los
detalles necesarios para su adquisicin. Est actividad puede celebrarse durante la Semana de
la Biblioteca y reconocerse a los donantes durante la misma.
6) Informe a la comunidad, mediante algn medio de comunicacin, la manera que las
personas pueden ayudar a su biblioteca. Se puede promover la biblioteca a travs de
opsculos o material audiovisual como videos caseros, los cuales se pueden presentar en
actividades claves para solicitar donativos.
7) Contacte gente que est haciendo investigaciones en el campo teolgico para que donen
sus libros a la biblioteca.
8) Realice actividades que puedan no slo dar a conocer la biblioteca, sino tambin promover
sus recursos como: exhibiciones, orientaciones, servicios comunitarios (ejemplo: charlas de
salud), tertulias, conferencias, mesas redondas, plenarias, jornadas, congresos, simposios, foros
de discusin, coloquios, ferias de libros, presentaciones de recursos, la hora de la lectura,
talleres, dramas, msica, recitales, etc. Si la institucin se lo permite, haga actividades para
recaudar fondos como: pelculas, competencias de comidas internacionales o carteles alusivos
a algn motivo o evento, pasadas, actividades recreativas, excursiones, etc. Puede lograr
mucho, como por ejemplo, con la hora de la lectura puede incentivar a sus usuarios, no slo para
que asistan a la biblioteca, sino tambin para utilizar los recursos, lo que motivar a la
investigacin y por ende al uso de los mismos. Busque fechas significativas para celebrar estas
actividades.
9) Obtenga recursos mediante consorcios. En relacin a los recursos electrnicos, quizs una
biblioteca no tenga los medios para obtener un sistema de catalogacin, por ejemplo o el dinero
para adquirir y crear un catlogo en lnea, pero si pudiese crear un consorcio con otras
152

bibliotecas lo que le facilitar obtener dicho sistema mediante propuesta o financiamiento y

hacer de este sistema uno colectivo. Muchas veces los consorcios son una excelente manera de
lograr propuestas, pues las agencias cooperadoras pueden ver favorable el beneficiar a ms de
una institucin a la vez y mayormente si sirve a los intereses de varias comunidades.
Es importante saber que para estos proyectos se vayan desarrollando necesitamos trabajar en
la uniformidad de los sistemas de clasificacin.
Existen sistemas electrnicos econmicos que bien pueden servir a las necesidades de
bibliotecas pequeas. Para la redaccin de propuestas, dicho consorcio puede buscar el
asesoramiento de un experto que desee invertir algo de tiempo ayudndoles o haciendo
recomendaciones. Recuerde que redactar propuestas atractivas es todo un arte.
Como ver, la cooperacin para la recuperacin de material es vital.
Los proyectos que desarrollemos nos ayudarn a mejorar las condiciones de nuestras
bibliotecas, aunque no a resolver todos los problemas. Quisiera decirles que hay una varita o pocin
mgica para ello. Sin embargo una de los requisitos fundamentales para el xito de proyectos es
basarlos en la realidad. Claro est, tampoco es que nos desanimemos y lleguemos a un estado de
inercia. Hay cosas que s se pueden hacer, slo es como dice Alvaro, mi compaero en este trabajo:
"soar un poco en lo que puede llegar a ser tu biblioteca". No obstante, es importante que partamos
de esa realidad para poder planificar. Qu espacio fsico tenemos en nuestra biblioteca? Con qu
recursos contamos? Qu cantidad de personas podemos tener disponible? Est ese personal
capacitado acadmicamente para lo que lo necesito?
En cuanto al personal bibliotecario les dir que no creo en un/a "superman" o "superwomen"
bibliotecolgico, aunque muchos de nosotros/as hemos estado muy cerca de convertirnos en uno/a
de ellos/as. Igual de reales pueden ser las consecuencias de ello y enfermos s que no podremos
trabajar.
Tampoco he venido a asustarles. Creo en el elemento multiplicador y cranme funciona. A
mi me ha beneficiado en la biblioteca que dirijo. Desde pequea he aprendido a no subestimar a la
gente y si logro entusiasmarla, muchsimo menos. Es cierto que no podemos convertirnos en veinte,
somos solamente una/o. Pero s podemos multiplicarnos capacitando a otras/os. Saben? Hay una
llave que puede abrir todas las puertas de nuestro desarrollo como bibliotecas teolgicas y esa es la
colaboracin o cooperacin. Esto se logra:
*Creando un consorcio dnde se comparta con otros lo que sabemos.
*Llevando a los que no tienen, la informacin de cmo hacer las cosas, la solucin de
conflictos y la manera de hacer ms efectivos los servicios que brindamos, entre otros.
La magia de efecto multiplicador, de ensear lo que sabemos a los que a su vez ensearn
a otros y otras. Tengo esa experiencia constantemente cuando me comunico con mis compaeros
y compaeras de la Red Latinoamericana de Bibliotecas Teolgicas a travs de la Internet. As que
una manera segura y efectiva de hacer realidad los proyectos relacionados con la capacitacin de
personal, es la cooperacin.
Entre los proyectos estn:

153

1) Celebrar encuentros con colegas.

Hacer contactos con profesionales que estn dispuestos a llevar a cabo talleres o cursos
cortos para la capacitacin a grupos como este o a nivel regional. Pueden ser recursos del
mismo pas, de otros pases en un intercambio de personal facultativo o de las Escuelas
de Bibliotecologa cercanas.

2) La creacin de un boletn dnde puedan tratarse los temas de inters entre las bibliotecas
teolgicas participantes.
3) La celebracin de Encuentros regionales para tratar temas de inters general o resolver
a su vez problemas, adoptar soluciones, formas o documentos que agilicen los procesos,
procedimientos o polticas y atender las necesidades de educacin continuada de los
bibliotecarios del rea. Se busca un punto geogrfico central para realizar dichas reuniones.
4) Utilizar los sistemas electrnicos como medios de consulta y de colaboracin para obtener
informacin actualizada, ideas para solucionar problemas, nuevos sistemas, reglas de
catalogacin, maneras para la seleccin y adquisicin de recursos, partes de artculos de
libros y revistas profesionales, etc.
Aqu es dnde debemos convertirnos en misioneros y compartir este material con los que no
tienen los medios para recibirlos.
Siempre hay que buscar capacitarse para capacitar a otros. Quizs colaborar nos reste algo
de nuestro tiempo y esfuerzo, pero hay que pensar en el producto final: el desarrollo de todas
nuestras bibliotecas, que es ms que el desarrollo de una de ellas. Una de las preocupaciones ms
serias es la falta de personal. Quizs ayudara algo el saber que no tenemos que subscribirnos al
personal que tenemos asignado, sino que podemos buscar ayuda de otras personas. Esto se logra
inicialmente anunciando lo que la biblioteca tiene. Usted preguntar, qu relacin tienen estas dos
cosas?
Puede ser que la biblioteca tenga algunos recursos que la comunidad, tanto inmediata como
general, necesite pero no lo saben. Comunique lo que tiene para atraer a otros.
La circulacin apropiada del material har que la gente se interese o se acerque, no slo a
buscar recursos, sino a ofrecer sus servicios. Es la mejor manera de ganarse el respeto.
Algunas sugerencias para conseguir personal adicional son:
1) Involucre a la facultad en proyectos especiales. Recuerde que crear proyectos innovadores
puede atraer a la clientela. Ejemplos: Trabajos investigativos sobre los temas que ensean,
inventario de los recursos presentes en la coleccin de sus reas de especialidad, presentacin
o exposicin de recursos relacionados a sus campos de inters, etc.
2) Reclute estudiantes que deseen brindar horas voluntarias. Una buena idea es conseguir la
participacin de estudiantes de las Escuelas Bibliotecolgicas de su pas, que puedan hacer
154

estudios independientes en proyectos en su biblioteca como: creacin de ndices, catlogos

colectivos de publicaciones seriadas, fichero de documentos histricos, etc.
3) Busque personas de la comunidad inmediata, como recursos externos, que puedan brindar
ayuda, ya sea monetaria o en horas de servicios. Solicite la ayuda de personas voluntarias
mediante algn comunicado: revistas de iglesias, cartas, peridicos o programas radiales de la
comunidad, etc. Estos pueden ser personas con tiempo libre, retirados, extranjeros, cuyos
familiares vienen a trabajar en su pas, pero ellos no tiene en que ocupar su tiempo, misioneros
en su pas o de otros pases, miembros de asociaciones que quieran colaborar, etc. Tambin
pueden ser profesionales en otros campos o gente de negocios que le podran asesorar en
situaciones particulares. Recuerde que la aplicacin a nuestra especializacin la podemos
aportar nosotros y nosotras.
Busque personas de la comunidad que puedan colaborar en:
1) Donar sus colecciones personales. Ofrzcales que stas llevarn sus nombres y que se
mencionarn en las reseas de sus bibliotecas. Adems de que ser comunicado a toda la
comunidad.
2) Apadrinar la biblioteca en la adquisicin de recursos especficos. Para ello debe preparar
una lista de lo que necesita y presentrsela a estas personas para que escojan o asignrsela usted
mismo. Algunas agencias o corporaciones que pueden ayudar, con fondos o asesoras, por
ejemplo pueden ser: UNESCO, IFLA, iglesias, bancos, grandes y pequeos negocios, etc.
Tambin gente de la comunidad que pueda aportar su mano de obra para la construccin o la
reparacin de la estructura fsica.
3) Utilizar la biblioteca como centro para la presentacin de obras. Invite a los autores y a
personas que deseen resear o reaccionar a las mismas. Realice conferencias, dilogos o
tertulias en torno a personalidades donde se destaque su vida y sus obras. El requisito para que
los autores participen ser la donacin de por lo menos dos copias para la biblioteca.
4) Contribuir en la bsqueda, rescate y adquisicin de recursos de valor histrico, lo que
aumentar a su vez el valor de la coleccin. La creacin de archivos histricos puede
incrementar el inters de donantes. Se puede tambin ofrecer un taller de restauracin de libros
a voluntarios interesados con el compromiso de que luego, mediante la prctica y horas
voluntarias, brinden sus servicios a la biblioteca. Una buena exhibicin o preservacin de
recursos histricos hace que la comunidad tome conciencia del papel tan crucial que tienen las
bibliotecas en preservar lo nacional.
4) Crear colecciones sobre personalidades para incentivar a familiares, amigos y a la comunidad
a donar recursos sobre las mismas.

155

5) Formar una asociacin de amigos de la biblioteca, dnde estn representados varios sectores,
as estos reclutarn a otros. Algunas bibliotecas han probado el ofrecer su membresa a la
comunidad a cambio de una cuota.
6) Asciese con otras bibliotecas, hable y comunquele lo que necesita y como pueden ayudarle.
Una buena actividad son las ferias de libros, dnde las bibliotecas grandes donen libros a las
pequeas.
Recuerde que una vez ganada la colaboracin de las personas y entidades participantes
el reconocimiento es clave para que dicha cooperacin contine.
LITERATURA RECOMENDADA
Asociacin de Bibliotecas Nacionales de Iberoamrica. Historia de la bibliotecas nacionales de
Iberoamrica: Pasado y presente. coords. Jos G. Moreno de Alba y Elsa M. Ramrez. 2a
ed. Mxico: Universidad Autnoma de Mxico, 1995.
Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica de Argentina. La Biblioteca y la
informacin en la transformacin social, econmica y cultural: Trabajos presentados., [a
la] XXIX Reunin nacional de bibliotecarios, Buenos Aires, 3-7 de abril de 1995. Buenos
Aires: ABGRA, 1995.
Birgitta, Bergdahl. IFLA'S programme advancement of librarianship in the Third World, ALP: A
proposal for the future. Stockholm: Swedish Library Association; Sveriges Allmnna
Biblioteksfrening, 1990.
Carrin Gtiez, Manuel. Manual de bibliotecas. Salamanca; Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez; Madrid: Pirmide, 1988.
Gassol de Horowitz, Rosario. Librarianship: A Third World perspective. Contributions in
Librarianship and Information Science, 59. New York: Greenwood Press, 1988.
Jackson, William Vernon. Aspects of librarianship in Latin America. Ann Arbor, Michigan:
William Vernon Jackson, 1992.
Jordahl, Gregory and Ann Orwing. Getting equipped and staying equipped, part 2: finding the
funds. Technology and Learning. 15:7 (Apr.) : 28-37, 1995.
Ramrez Leyva, Elsa M., Martha A. Aorve Guilln y Mara del Roco Graniel Parra, compds.
Reunin de investigadores y educadores de Iberoamrica y del Caribe en el rea de la
Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. Mxico: Universidad Autnoma de Mxico,
1996.
Third World Libraries: An International Journal Focusing on Libraries and Socio-economic
Development. Special Issues on Latin American Librarianship. ed. Wiiliam Vernon Jackson.
3:1 (fall), 1992.
156

CRDITOS DE LAS ILUSTRACIONES

Ilustracin 2.1 (Carrin, 1987, p.24)
Ilustracin 3.1 (Wallbank, 1975, p. 124)
Ilustracin 3.2 (Wallbank, 1975, p. 242)
Ilustracin 4.1 (Newhall, 1970, p. 15)
Ilustracin 4.4 (Van Patten, 1978, p. 140)
Ilustracin 4.5 (Van Patten, 1978, p. 140)
Ilustracin 4.6 (C.R. Ministerio de Educacin Pblica, 985, p. 87)
Ilustracin 4.8 (Brunet, 1985)
Ilustracin 4.9 (Brunet, 1985)
Ilustracin 4.10 (Lpez, 1985)
Ilustracin 4.11 (Albani, 1958, p.61)
Ilustracin 4.12 (Newhall, 1970, 137)
Ilustracin 9.1 (Carrin 1987, [p. 26])
Ilustracin 17.1 (Newhall, 1970, p. 65)
Albani, Juan... et al. Manual de bibliotecologa. 2da ed. Madrid: Editorial Kapelusz, 1958.
Coleccin Universitaria. Serie, Bibliotecologa.
Corrigan, John T. Guide for the organization and operation of religious resources center.
Haverford, Pennsylvania: The Catholic Library Association, 1977.
C.R. Ministerio de Educacin Pblica, Unidad de Bibliotecas Escolares. Manual de Normas y
procedimientos para bibliotecas escolares. San Jos, C.R.: Imprenta Trejos, 1980.
Libraries supplies and furniture: 1988-1989 library catalog. Syracuse, New York: Gaylord Bros.,
198?.
Lpez Sancho, Ligia Mara. Manual de procedimientos para bibliotecas teolgicas [manuscrito].
San Jos, C.R.: s.n., 1985. Material indito.
Van Patten de Ocampo, Elia Mara y Lpez Sancho, Ligia Mara. Elementos de bibliotecologa y
bibliotecas escolares: Unidad Didctica, Carrera de Administracin Educativa. San Jos,
C.R.: UNED, 1978.
Wallbank, T. Walter & Alastair M. Taylor, Nels M. Balkey. Civilization: past & present. Glenview,
Illinois: Scott, Foresman and Company, 1975.

157

APENDICE A
EJEMPLO DE UN PLAN DE TRABAJO

I. INTRODUCCION
Desde la dcada de 1950, la Biblioteca del Instituto se ha estado desarrollando de manera
sostenida. La preocupacin principal en sus comienzos fue la de consolidarse como un departamento
til, que apoyara eficazmente los distintos programas del instituto.
Actualmente la Biblioteca es una unidad indispensable para el Instituto, y nadie pone en duda
el valioso aporte que sta brinda. La institucin considera que la biblioteca debe tener una presencia
ms participativa en la vida institucional, debe preocuparse por conocer y satisfacer las necesidades
de la comunidad ms amplia. Por lo tanto, es necesario introducir algunas variantes en el actual estilo
de trabajo, a fin de adaptar la Biblioteca a esta nueva realidad.
La contratacin de nuevo personal, ms la ampliacin reciente de su espacio fsico, son
elementos que incidirn positivamente en el nuevo plan de trabajo. Este est diseado para solventar
las inquietudes expuestas en los prrafos anteriores, durante el ao venidero.
II. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL 1
Aumentar el nmero de usuarios de la Biblioteca.
Objetivos especficos
1.a. Elaborar y distribuir una gua de la biblioteca.
1.b. Crear un ambiente ms agradable en la biblioteca.
1.c. Destacar mensualmente al usuario ms asiduo.
OBJETIVO GENERAL 2
Incrementar la adquisicin de recursos bibliogrficos.
Objetivos especficos
2.a. Solicitar un aumento de un 5% en el presupuesto para el rubro de adquisiciones del
presupuesto.
2.b. Organizar un grupo de usuarios de la biblioteca para que soliciten donaciones de
materiales bibliogrficos.
158

OBJETIVO GENERAL 3
Introducir nuevos servicios.
Objetivos especficos
3.a. Introducir el servicio de investigacin bibliogrfica.
3.b. Realizar actividades culturales:
b.1. Exhibicin de pelculas una vez al mes.
b.2. Un recital de msica al ao.
b.3. Presentacin de libros, uno por semestre.
b.4. Una exposicin de arte.
b.5. Tres conferencias al ao.
III. PRESUPUESTO
INGRESOS
Instituto
Donacin Grupo de Amigos de Biblioteca
Donacin de organizacin filantrpica

25,000.00
2,000.00
959.00

TOTAL DE INGRESOS

27,959.00

EGRESOS
I. SALARIOS
Bibliotecario (coordinador del equipo)
Asistente de biblioteca 1
Asistente de biblioteca 2
Treceavo mes (todo personal)
Cargas sociales (todo personal)

5,000.00
3,500.00
3,500.00
1,000.00
1,080.00

SUBTOTAL

14,080.00

II. GASTOS GENERALES

Papelera y tiles de oficina
Energa elctrica
Telfono
Mantenimiento equipo de oficina
Mantenimiento de la coleccin

1,000.00
500.00
500.00
1,000.00
705.00
159

Adquisicin de libros
Suscripcin de 20 public. peridicas
Gua de biblioteca
Exhibicin de pelculas
Recital de msica
Presentacin de libros
Exposicin de arte
Conferencias
Imprevistos

3,500.00
1,624.00
500.00
400.00
300.00
600.00
250.00
1,000.00
2,000.00

SUBTOTAL

13,879.00

TOTAL GASTOS DE BIBLIOTECA

27,959.00

IV. CRONOGRAMA DE TRABAJO

Nota. El cronograma est organizado en tres columnas: la primera corresponde a la fecha de
realizacin, la segunda es la actividad a realizar, y la tercera corresponde a los responsables. Para
esta ltima se identifica al bibliotecario o bibliotecaria que coordina como BC, y a los bibliotecarios
o bibliotecarias asistentes B1 y B2.
FECHA

ACTIVIDAD

RESP

Elaborar gua de biblioteca

Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
B1
B2

Crear un ambiente ms agradable

Exposicin de arte
Exhibicin de pelcula
Conferencia (tema abierto)
Destacar al usuario del mes

BC
B1
B1
BC
B2

Exhibicin de pelcula
Crear grupo de Amigos de la Biblioteca
Destacar al usuario del mes

B1
BC
B2

ENERO:
14-18
24
31
FEBRERO:
1-5
11-15
21
25
28
MARZO:
21
1-29
31

160

ABRIL:
5-7
18
25
30

Introducir servicio de investigacin bibliogrfica

Presentacin de libro
Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
BC
B1
B2

Estudiar solicitud de incremento en rubro o

partida de adquisiciones bibliogrficas
Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
B1
B2

MAYO:
6
23
30
JUNIO:
11
20
25
28
30

Conferencia
Exhibicin de pelcula
Formalizar solicitud de incrementar el rubro o
de partida de adquisiciones bibliogrficas
Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
B2
BC
B1
B2

JULIO:
8-10
13
18
31

Evaluacin del desarrollo del actual plan de

trabajo
Presentacin de libro
Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
BC
B2
B1

Recital de msica
Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
B2
B1

AGOSTO:
5
22
31

SETIEMBRE:
2
26
30

Evaluacin del desarrollo del actual plan de trabajo

Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

161

BC
B2
B1

OCTUBRE:
11
24
31

Conferencia
Exhibicin de pelcula
Destacar al usuario del mes

BC
B2
B1

NOVIEMBRE:
14
24-28
29-30
31

Exhibicin de pelcula
Preparar plan de trabajo para prximo ao
Preparar informe anual de trabajo
Destacar al usuario del mes

B1
BC
BC
B2

DICIEMBRE:
12
19
20
23

Exhibicin de pelcula
Entregar informe de trabajo
Destacar al usuario del mes
Cierre (vacaciones del todo el personal)

B1
BC
B2

NOTA. El presente plan de trabajo supone que se han realizado los estudios correspondientes a la
comunidad de usuarios. Ya se han determinado las necesidades especficas de informacin como
producto de esta investigacin. Por lo tanto, los objetivos planteados son la respuesta adecuada a las
inquietudes surgidas del estudio. Adems de estas actividades, la biblioteca realizar las tareas
consideradas de naturaleza rutinaria, tales como, procesamiento de materiales y servicios de
informacin.

162

APENDICE B
APELLIDOS CON PARTICULA
1. Alemn
Si la partcula consiste en un artculo o en la contraccin de un artculo y una preposicin,
haga el asiento bajo la partcula. Por ejemplo:
Am Thym, August
Aus'm Weerth, Ernst
Vom Ende, Erich
Zum Busch, Josef Paul
En los dems casos haga el asiento bajo la parte del nombre que sigue a la partcula. Por
ejemplo:
Goethe, Johann Wolfgang von
Mhll, Peter von der
Urff, George von und zu
2. Espaol
Si la partcula consiste en un artculo solamente, haga el asiento bajo l.
Las Heras, Manuel Antonio
Asiente cualquier nombre bajo la parte que sigue a la partcula.
Figueroa, Francisco de
Casas, Bartolom de las
Ro, Antio del
3. Franceses
Si la partcula consiste en un artculo o en la contraccin de un artculo y una preposicin,
haga el asiento bajo la partcula. Por ejemplo:
Le Rouge, Gustave
La Bruyre, Ren
Du Mril, Edelestand Pontas
Des Granges, Charles-marc

163

En los dems casos haga el asiento bajo la parte del nombre que sigue a la preposicin. Por
ejemplo:
Aubign, Thodore Agrippa d'
Musset, Alfred de
La Fontaine, Jean de
4. Holandeses
Haga el asiento bajo la parte que sigue a la partcula, a menos que la partcula sea "ver". En
este caso haga el asiento bajo la partcula. Por ejemplo:
Aa, Pieter van der
Beeck, Leo op de
Braak, Menno ter
Brink, Jan ten
Driessche, Albert van
Hertog, Ary den
Hoff, Jacobus Henricus van't
Wijngaert, Franl van den
Ver Boven, Daisy
5. Ingleses
Haga el asiento bajo la partcula. Por ejemplo:
D'Anvers, Knightley
De Morgan, Augustus
De la mare, Walter
Du Maurier, Daphne
Le Galliene, Richard
Van Buren, Martin
Von Braun, Wernher
6. Italianos:
Asiente los nombres modernos bajo la partcula. Por ejemplo:
A Prato, Giovanni
D'Arienzo, Nicola
Da Ponte, Lorenzo
De Amicis, Pietro Maria
Del Lungo, Isidoro
Della Volpaia, Eufrosino
164

Di Constanzo, Angelo
Li Greci, Gioacchino
Lo Savio, Niccol
7. Portugueses:
Asiente bajo la parte del nombre que sigue a la partcula. Por ejemplo:
Fonseca, Martinho Augusto da
Santos, Joao Adolpho dos
Tomado de las Reglas de catalogacin angloamericanas.

165

APENDICE C
EJEMPLOS DE FICHAS
Ilustracin 1
Ficha de una publicacin peridica:

Selecciones de teologa. -- Vol. 1, no. (1965)- . -Barcelona : Instituto de Teologa Fundamental, Facultad
de Teologa de Ca talunya, 1965- .
v. ; 21 cm.
Publicacin semestral
ISSN 0037-119X
1. TEO LOG IA - PUB LICAC IONE S PER IODIC AS. I.
Ttulo.

F
Ilustracin 1
Ficha secundaria:

TEOLOGIA - PUBLICACIONES PERIODICAS

Selecciones de teologa. -- Vol. 1, no. (1965)- . -Barcelona : Instituto de Teologa Fundamental, Facultad
de Teologa de Ca talunya, 1965- .
v. ; 21 cm.
Publicacin semestral
ISSN 0037-119X
1. TEO LOG IA - PUB LICAC IONE S PER IODIC AS. I.
Ttulo.

F
Ilustracin 2

166

Ficha con ttulo paralelo:

Tuggy, Alfred E.
Concordanc ia de las preposiciones del Nuevo
Testamento griego = Concordance of the prepositions
of the Greek Ne w Testam ent / Alfred E. Tuggy. -Barcelona : CLIE, 1984.
1294 p. ; 32 cm.
Texto tambien en alemn, francs, italiano, portugus,
latn.
1. BIBLIA . N.T. -C ONC ORD ANC IAS. I. Ttulo. II.
Ttulo: Ttulo. II. Ttulo: Concordance of the prepositions of
the Gre ek Ne w Tes tame nt.

F
Ilustracin 3
Para hacer los juegos de fichas correspondientes mirar el captulo 16 : Las fichas secundarias
y su ordenamiento, en el cual aparece la forma para hacer este tipo de fichas.
Ficha catalogrfica con asiento principal bajo ttulo, con serie y subserie:

Verbum Dei : comentario a la Sagrada E scritura / Bernard

Orchard...[et al.]. -- 2da. ed. -- Barcelona : Herder, 19601962.
4 v. : mapas col. ; 21 cm . -- (Biblioteca Herder.
Seccin de Sagrada Escritura ; v. 26)
Contenido: v.1-2. Antiguo Testam ento. -- v.3-4. Nuevo
Testamento.
1. BIBLIA - COMENT ARIOS. I. Orchard,
Bernard,1910- . II. Ttulo. III. Serie.

F
Ilustracin 4
Para las fichas secundarias se debe proceder como en el caso de la ilustracin 3.

167

Ficha catalogrfica de un informe de una entidad:

World Council of Churches. Central Committee.

Vancouver to Canberra, 1983-1990 : report of the CenCentral Committee ot the World Council of Churches to the
Seventh Assembly. -- Geneva : WCC Publications, 1990.
275 p.; 21 cm.
1. MOVIMIENTOS ECUMENICOS - CONFERENCIAS.
I. Consejo Mundial de Iglesias. Asamblea (7 : 1991 : Canberra, Australia). II. Ttulo.

F
Ilustracin 5

Ficha catalogrfica de un informe de un congreso, conferencia, etc.

World Council of Churches. Central Committee (41 : 1990 :

Geneva, Switzerland)
Minutes of the forty first meeting. -- Geneva : The
World, 1990.
v. ; 21 cm.
1. CONSEJO MUNDIAL DE IGLESIAS. COMIT CENTR AL - A NU ARI OS . I. Ttu lo
.

F
Ilustracin 6

168

Ficha catalogrfica de una obra con editor, con ttulo como asiento principal:

La Tradicin protestante en la teologa latinoamericana :

primer intento : lectura de la tradicin metodista /
Editado por Jos Duque. -- San Jos, C.R. : DEI, 1983.
xvi, 362 p. ; 2 1 cm ..
1. PROTESTANTISMO - AMERICA LATINA. 2. IGLESIA METODISTA - AMER ICA LATINA. I. Duque, Jos, ed.
I.Ttulo.

F
Ilustracin 7
En la ficha se anotar la informacin que contenga la obra. No se dejarn espacios en blanco
para los que no aparezcan en el material.
Ficha catalogrfica de una una grabacin sonora (casete), con ttulo como asiento principal. Tambien
tiene nota de contenido:

Buksan mo ang aming mga labi [grabacin sonora] : a colectio n of n ew filip ino ch urch anth em s. Q uezo n City,
Philippines : Asian Institute for Liturgy and Music,
[198-?].
1 casete son. (38 min.) : 37/8, pps, stereo.
Contenido: Purihin si Yahweh / Lucrecia R. Kasilag
(4:32) -- Dinggin mo o Yahw eh / Ram n P. Santos (3:53) -Umaw it sa kagalakan / Francisco F. Fe liciano (5:55).
1. HIMNOS. I. Ttulo.

F
Ilustracin 8

169

Ficha catalogrfica de una videograbacin:

Costas, Orlando E., 1942-1987

Forward in partnership [Videograbacin] : 1987 ABC
Biennial M eeting / O rlando E . Costas . -- Pittsburg , Pa.,
EE.UU. : S.n., 1987.
1 vide oca sete (VH S) (c a. 60 min .) : son ., col.
1. SERMONES. I. Titulo.

F
Ilustracin 9
Ficha catalogrfica de un mapa:

Ter ritory o f the Is raelite s [m ateria l carto grf ico]. -- Esc ala
1:200.00 0. -- Brus sels : Belg ium B ible Society, [19 --?].
1 ma pa : col. ; 80 x 50 cm ..
1.1. PALESTINA - MAPAS. I. ttulo.

F
Ilustracin 10
Nota: en este ejemplo la escala, para ejemplo de sta ilustracin, es inventada, en realidad no es
proporcionada por la entidad responsable. Si la escala no se pudiera ser determinada, registre en ese
espacio la siguiente mencin Escala indeterminable.

170

APENDICE D
CUESTIONARIO PARA UN PERFIL DE USUARIO
FECHA:
NOMBRE:__________________________
=================================================================
1. Indique su especialidad:
2. Anote los idiomas que lee:
a.
b.
c.
d.
e.
3. D cinco temas de inters para su trabajo (en el mnimo de palabras):
a.
b.
c.
d.
e.
4. D el nombre de cinco revistas que usted considere ms importantes en su especialidad:
a.
b.
c.
d.
e.
5. Escriba los nombres de tres autores relevantes en su campo:
a.
b.
c.

171

APENDICE E
LUGARES DONDE ADQUIRIR HERRAMIENTAS
El presente apndice brinda ms informacin sobre las obras mencionadas en los distintos
captulos.
1. INDICES de publicaciones peridicas:
BIBLIOGRAFIA BIBLICA LATINO-AMERICANA
Sao Joao Batista, 223
Apdo. 5150
Sao Bernardo do Campo-SP 09731
Brasil
BIBLIOGRAFIA TEOLOGICO COMENTADA
Instituto Superior Evanglico de Estudios Teolgicos
Camaca 282,
Buenos Aires 1406, Argentina19
CHRISTIAN PERIODICAL INDEX
Association of Christian Librarians
Houghton College, Buffalo Suburban Campus
910 Union Road, West Seneca, N.Y 14224
EE.UU.
ISSN 0069-3871
RELIGIOUS & THEOLOGICAL ABSTRACTS
Religious & Theological Abstracts, Inc
Meyerstown, PA 17067 USA
ISSN 0034-4044
SCIENCE OF RELIGION
Instituut voor Godsdienstwetenschap
Vrije Universiteit,
de Boelelaan 1105, 1081 HV
Amsterdam, The Netherlands
STROMATA
Facultades de Filosofa y Teologa
Universidad del Salvador

19

Aunque ya no se publica, los nmeros publicados son tiles.

172

San Miguel (Pvcia de Buenos Aires)

Argentina
CATALOGO COLECTIVO DE PUBLICACIONES PERIDICAS
Escola Superior de Teologia
Caixa Postal 14
Rua Amadeo Rossi, 467
93030-120, So Leopoldo, RS, Brasil
Tel. 55-51-590-1455
Fax 55-51-590-1603
Correo electrnico: [email protected]
http://www.est.com.br/
2. Material para el trabajo de catalogacin:
Chapman, Liz. How to catalogue: a practical handbook using AACR2 and Library of Congress.
2nda. edicin. London: Clive Bingley, 1990. ISBN 0-85157-427-0. Precio: $17.00
Hunter, Eric J.. London: Library Association, 1989. Distribudo en los EE.UU. por A.L.A.
Publishing Services. ISBN 0-85365-649-5. Precio: $19.00
Library of Congress Rule Interpretation. Washington: Library of Congress, 1989. (LCRI).
Direccin: LIBRARY OF CONGRESS, Customer Services Section, Cataloging Distribution Service,
Washington, DC 20541 USA. FAX 202-707-1334
3. Para la indizacin:
Lista de encabezamientos de materia para teologa (LEMT)
Direccin: RLIT, Apdo. 901-1000, San Jos, Costa Rica
[email protected]
Religion Indexes: thesaurus
Direccin: American Theological Library Association,
250 S. Wacker Drive, Suite 1600
Chicago, IL 60606-5834 USA
Toll-free telephone: (888) 665-ATLA
Chicago area: (312) 454-5100
Fax: (312) 454-5505
E-mail: [email protected] <mailto:[email protected]>
Web site: www.atla.com <http://www.atla.com>

173

4. Material para clasificacin:

Dewey Classification 200 Religion Class Reimpreso de la Clasificacin Decimal Dewey, edicin
20, con un ndice revisado y expandido, y notas del Manual de la edicin 20, 1989. ISBN 0-91060843-1. Direccin: Forest Press, Albany, New York, EE.UU. 12206.
Sistema de clasificacin decimal. Albany, N. Y., EE.UU: Forest Press, 1980. Basado en la edicin
18, con adiciones de la edicin 19. ISBN 0-910608-26-1 (los tres volmenes).20 Direccin: Tambin
la anterior.
Esquemas en el rea de religin del sistema Biblioteca del Congreso:
BL,BM,BP,BQ
BR,BV
BX

Religin: religiones, hindusmo, judasmo, islam, budismo, 3era ed. (1984)

Religin: cristianismo, Biblia (1987)
Religin: denominaciones cristianas (1985)

Direccin: LIBRARY OF CONGRESS, Customer Services Section, Cataloging Distribution Service,

Washington, DC 20541 USA. FAX 202-707-1334
Las secciones anteriores se pueden adquirir por separado o juntas.
5. Para adquirir papelera, equipo y mobiliario de biblioteca;
GAYLORD, The Trusted Source, Box 4901, Syracuse, NY 13221-4901, U.S.A.
Se debe tener presente que existen otras empresas.
6. Para adquirir revistas:
DISTRIBUIDORA RONCAL, Edificio EL CENTRO, Of. 11-20, Zona 11,
01001 Guatemala, C.A. Si se pide un catlogo de las revistas distribudas por RONCAL, esta lo
enva gratuitamente.
SERIALS IN MICROFORM
EMC International Inc.
3518 West Liberty
Ann Arbor, MI 48103 USA
Fax (313) 769-4880.
No son las nicas casas existentes.

20

Este, al igual que otros sistemas, se actualiza peridicamente. Se debe estar pendiente
de estas actualizacions. En el caso del Dewey, la ltima incluye el ambiente windows.
174

7. Ayuda en la adquisicin de libros:

ACTUALIDAD BIBLIOGRFICA DE FILOSOFA Y TEOLOGA.
Instituto de Teologa Fundamental
Facultad de Teologa de Catalunya
Llaseres, 30
08190 Sant Cugat del Valls, Barcelona, Espaa
ISSN 0211-4143
Trae muy buenos resmenes de libros en el campo de la filosofa y la teologa. Obra til para
seleccionar material para bibliotecas.
MISSIOLOGICAL ABSTRACTS
Fuller Theological Seminary
135 North Oakland Avenue, Pasadena CA 91182
ISBN 0-9602638-3-7
Como su nombre lo indica, es una obra de resmenes en el campo de la misionologa.

175

APENDICE F
EDITORIALES Y DISTRIBUIDORAS21
1. Editoriales que publican material religioso
ABINGDON
201 Eight Ave. South
P.O. Box 801
Nashville, TN 37202, USA
AURORA, EDICIONES La
Dean Funes 1823/25
1244 Buenos Aires
Argentina
Tel. 941-8940, Fax 00541-941-8940
BIBLIOTECA DE AUTORES CRISTIANOS
Mateo Inurria, 15,
Madrid 28036
Espaa
BRILL, E. J.
24 Hudson Street,
Kinderhook, N.Y. 12106, USA
USA
Tel. (518) 758-1411, Fax (518) 758-1959
CARIBE, EDITORIAL
404 BNA Drive
Bldg 200 Suite 204
Nashville, TN 37214-1000
Tel. (305) 670-6763, Fax (305) 670-6738
CASA BAUTISTA DE PUBLICACIONES
Apdo. 4255
El Paso Tx. 79914
Estados Unidos

CEP (CENTRO DE
PUBLICACIONES)
Camilo Carrillo #479
Jess Mara
Aptdo. 11-0107
Lima, Per
Tel (51)(1)433-6453
(51)(1)330-6307
Fax (51)(1)433-1078

ESTUDIOS

COKESBURY (Ver Abingdon)

CRISTIANDAD, Ediciones
Huesca 30-32,
Madrid 28020, Espaa
CUPSA (Casa Unidas de Publicaciones)
Apdo. 97-Bis
06000 Mxico, DF
DEI
Apartado 390-2070
Sabanilla, San Jos
Costa Rica
Tel. (506) 53-0229, Fax (506) 53-1541
DOUBLEDAY & CO. INC., DIVISION OF
BANTAM D O U B L E D A Y D ELL
PUBLISHING GROUP
666 Fifth Ave.
New York, New York 10103, USA
EDWIN MELLEN PRESS
415 Ridge Street,
P.O. Box 450
Lewiston, NY 14092-0450, USA

21

Tambin puede consultar la siguiente el sitio de la Red Latinoamericana de Informacin

Teolgica en Internet: http://metalab.unc.edu/rlit/
176

ORBIS BOOKS
Dept. WEB, Box 302
Maryknoll, N.Y. 10545
Tel. (914) 941-7005 X332, Fax (914) 945-0670

EERDMANS PUBLISHING CO.

255 Jefferson Ave. S.E.
Grand Rapids, Michigan 49503-4570, USA
Tel. (616) 459-4591
(Ver adems Nueva Creacin)

PAULINAS, EDICIONES
Lavalle 1981, Piso 1
Buenos Aires 1051, Argentina
Tel. (01)45-6512, Fax (01)34-54375390 AR

FOURSQUARE PUBLICATIONS
(Publicaciones Cuadrangulares)
1100 Glendale BLVD,
Los Angeles,CA 90026, USA
GENERAL BOARD
MINISTRIES
United Methodist Church
New York, NY 10115
USA

OF

G L O B AL

PERPETUO SOCORRO, EDITORIAL

Covarrubias, 19,
28010 Madrid
Espaa
Tel. (91)445-5126

HENDRICKSON PUBLISHERS
P.O. Box 3473
Peabody, MA 01961-3473, USA
HERALD PRESS
615 Walnut, Avenue
Scottdale, Pennsylvania 15683-1999, USA
Pertenece a MENNONITE PUBLISHING
HOUSE, INC.
HERDER S.A, Editorial
Provenza, 388,
Barcelona 08025
INDO AMERICAN PRESS SERVICE.
Librera dialogo
Avda. Caracas, No. 49-07
Apdo. 53274-Chapinero
Bogot, Colombia
Tels. 2454-2547 245-7889 287-3184
NUEVA CREACION
Jos Marmol 1734
(1602) Florida
Buenos Aires, Argentina

PAULINAS, EDICIONES
Carril del Conde, 62
Espaa

SAL TERRAE, EDITORIAL

Apartado 77
39080 Santander (Cantabria)
Espaa
Tel. (942)21-2617, Fax (942)21-5245
SEBILA
Apdo. 901-1000
San Jos, Costa Rica
Tel. (506)22-7555, Fax (506)33-7531
SECRETARIADO TRINITARIO
Filiberto Villalobos, 82
Salamanca 37007, Espaa
Tel 23 56 02
SHEFFIELD ACADEMIC PRESS
Mansion House
19 Kingfield Road
Sheffield S11 9AS
England

177

BLACKWELL NORTH AMERICA

100 University Court
Blackwood, NJ 08012

SHELDON PRESS, MAIL ORDER

36 Steep Hill, Lincoln
United Kingdom LN2 ILU
Tel. 0734-323667,Fax 0734-302474

BRODART COMPANY
500 Arch. St.
Williamsport, PA 17705-9977

SIGUEME, EDICIONES
Francisco Garca Tejado, 23
37080 Salamanca, Espaa
Tel. (923)218203,Fax (923)270563

F.W. FAXON COMPANY

15 Southwest Park
Westwood, MA 02090

SOVEREIGN GRACE TRUST FUND, THE

1274 Meadowbrook Drive,
P.O Box. 4998
Lafayette, Indiana 47905, USA
Tel. (317) 447-7197

FOLLET COLLEGE BOOK CO.

1000 W. Washington Blvd.
Chicago, IL 60607
KEY BOOK SERVICE
425 Asylum St.
Bridgeport, CT 06610

SPCK
B6 Steep Hill, Lincoln
United Kingdom LN2 ILU
Tel. 071-387-5282, Fax 071-388-2352

MIDWEST LIBRARY SERVICE

11443 st. Charles Rock Rd.
Bridgeton, MO 63044

VERBO DIVINO, EDITORIAL

Avda. Pamplona, 41
Estella (Navarra) 31200, Espaa
Tel. (948) 550449, Fax (948) 554506

SCHOOL BOOK SERVICE CO.

2030 SW 71st Terrace Bay C9
Davie, FL 33317

WCC PUBLICATIONS
150 route de Ferney,
PO Box. 2100
1211 Geneva 2, Switzerland

TAYLOR-CARLISLE BOOK CO.

245 Seventh Ave.
New York, NY 10001

WOMEN'S INTERNATIONAL RESOURCE

EXCHANGE SERVICE, INC.
2700 Broadway, Room 7
New York, NY 10025, USA

YANKEE BOOK PEDDLER

999 Maple St.
Contoocook, NH 03229

2. CASAS DISTRIBUIDORAS

2.2 ESPAA

2.1 ESTADOS UNIDOS

DISTRIBUIDORA DEL NORTE

1 - Apart. 69
San Sebastin - 7, Espaa
Tel. 462059

BAKER & TAYLOR COMPANY

1120 Route 22 East
Bridgewater, NJ 08807

178

GRUPO DISTRIBUIDOR EDITORIAL S.A.

Ferrer del Ro, 35,
Madrid 28028, Espaa
Tel. (91) 361-08-09 y 256-45-04, Fax (91)
246-57-02
EDICIONES Y DISTRIBUCIONES ISLA
Bailen 19,
Madrid 28013, Espaa
Tel. 2484121

179

APENDICE G
EVALUACION - AREAS DE ESTUDIO
INVENTARIO DE LOS RECURSOS EN EL AREA DE RELIGION
CLAS IF
B

EPIGRAGE

CL

FP

ESP

ING

COMENTARIOS

Filos ofa ( gen eral)

BC

Lgica

BD

Filosofa especulativa

BF

Psicolog a

BJ

Etica

BL

Religin

BM

J ud a sm o

BP

Islamismo

BQ

Budismo

BR

Cristianismo

BS

Biblia y exg esis

BT

Teologa doctrinal

BV

Teologa prctica

BX

Denominaciones y sectas

Leyenda:
CL - Cantidad de libros

FP - Fecha promedio

ESP - Espaol
180

ING - Otros

O - Otros

EVALUACION - AREAS DE ESTUDIO

INVENTARIO GENERAL DE LOS RECURSOS
CLAS IF
A
B- BJ

EPIGRAGE
Obras generales
Filosofa- Psicolog a

Religin

Cien cias aux. Histo ria

E-F

Hist. general y Viejo Mundo

Historia de Amrica

Geografa, antropologa y recreacin

Ciencias sociales

Ciencias polticas

KF

Leyes

Educacin

Msica

Arte

P - PA
PA
PB - PH
PG

CL

Filologa y lingstica. Lenguaje clsico y literatura

Literatura griega y moderna. Literatura latina medieval
y moderna
Lenguajes europeos modernos
Literatura rusa

181

FP

ESP

ING

COMENTARIOS

PJ - PM

Lenguaje y literatura de Asia, Africa, Oceana.

Lenguaje indio americano

PN, PR
PS, PZ

Literatura general. Ingls y americana. Literatura.

Ficcin. Obras generales.

PQ

Literatura francesa, italiana, espaola y portuguesa.

PT

Ciencia y literatura

Cien cia

Medicina

Agricultura

Tecn ologa

Ciencia militar

Ciencia naval

Bibliotecologa. Ciencia bibliotecaria.

Leyenda:
CL - Cantidad de libros
ING - Otros

FP - Fecha promedio
O - Otros

ESP - Espaol

182

APENDICE H
GLOSARIO
ALMACENAMIENTO
Es la acumulacin de documentos originales o reproducidos en la memoria documental
(coleccin), de modo que permita las operaciones de recuperacin y bsqueda (Amat, 1979, p. 12).
ASIENTO SECUNDARIO
Asiento adicional al asiento principal por medio del cual aparece representado un tem en el
catlogo.
AUTOR PERSONAL
Persona que tiene la responsabilidad principal de la creacin del contenido intelectual o
artstico de una obra.
BIBLIOTECOLOGIA
La profesin del bibliotecario. Vase adems ciencia bibliotecaria
CIENCIA BIBLIOTECARIA
Un trmino genrico para el estudio de bibliotecas y unidades de informacin, el papel que
juega en la sociedad, sus diferentes componentes y rutinas, su historia y futuro desarrollo.
CIENCIAS DE LA INFORMACION
El estudio y uso de la informacin, sus fuentes y desarrollo. Usualmente se refiere al papel
de las bibliotecas cientficas, industriales, especializadas y unidades de informacin en el manejo de
la diseminacin de la informacin.
ENTIDAD
Organismo o grupo de personas conocido por un nombre determinado y que acta, o puede
actuar, como una colectividad considerada como una unidad. Ejemplos tpicos de entidades son: las
asociaciones, instituciones, firmas comerciales, empresas sin fines de lucro, gobiernos, entidades
gubernamentales, instituciones religiosas, iglesias locales y conferencias.
ESTANTE ABIERTO
Es la modalidad (poltica) que le permite al usuario tener acceso a los estantes.
183

ESTANTE CERRADO
Una modalidad (poltica) que restringe el acceso directo del usuario a los estantes.
FICHERO DESIDERATA
Es un fichero donde se archiva informacin sobre material que aunque se ha deseado
adquirir, no se ha logrado conseguir. Las razones pueden ser diversas, como falta de fondos o
publicaciones agotados.
RECUPERACION
Aqu este trmino tiene equivalencia con el de "bsqueda". Es el proceso de disponer de la
informacin contenida en los documentos una vez analizados, y organizados en la memoria
documental. En la operacin de bsqueda documental intervienen la memoria o fondo documental,
las operaciones de seleccin o ecuaciones lgicas de bsqueda, los soportes y equipos documentales,
el usuario documentalista (Amat, 1979, p. 37).
REFERENCIAS CRUZADAS
Desde la perspectiva de indizacin, son las referencias o las direcciones que permiten al
usuario ir de un encabezamiento a otro. Por ejemplo, una instruccin que dirige al usuario a otros
encabezamientos ms especficos.
USUARIO
El que usa ordinariamente una cosa. El usuario, en el campo bibliotecolgico, sera la persona
que hace un aprovechamiento intensivo, activo y asiduo, no slo del servicio de lectura, sino tambin
de otros que suelen proporcionar las bibliotecas, como la fotocopia, bibliografas especializadas,
resmenes, etc. (Buonocore, 1976)
LITERATURA CITADA
Amat Noguera, Nuria. Tcnicas documentales y fuentes de informacin. Barcelona: Bibliograf, 1979.
Buonocore, Domingo. Diccionario de bibliotecologa. 2. e. aum. Buenos Aires: Marymar, 1976.
LITERATURA CONSULTADA
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