CURSO DE EXCEL

AVANZADO APLICADO A
INGENIERA

TEMARIO
1. Formatos de Celdas, frmulas matemticas, fecha y hora, bsquedas y
referencias, configuracin de pginas aplicables para elaborar un clculo en
ingeniera.
2. Tablas, rangos, rangos dinmicos, validacin de datos.
3. Reportes con formatos condicionales
4. Tablas y grficos dinmicos.
5. Desarrollo de funciones y macros en Visual Basic enfocadas a clculos en
Ingeniera.
6. Aplicacin prctica desarrollando una memoria de clculo y un reporte con los
conocimientos adquiridos en los temas anteriores.

PANTALLA INICIAL
Barra de Acceso Rpido Pestaas Principales Barra de Ttulo

Fichas Principales

Cinta de Opciones

FORMATO DE CELDAS
Cada celda tiene un formato que nosotros podemos definir, existen varios tipos de
formato y se pueden cambiar, como se muestra:
Pestaa->Inicio, Ficha->Nmero

FORMATO DE CELDAS
Pestaa->Inicio, Ficha->Nmero
Esta es otra forma de cambiar el Formato de celdas.

FORMATO DE CELDAS
CAMBIAREMOS UN FORMATO DE CELDA EN FECHA
En la celda B3 escribimos la fecha 26-10-14, en la celda aparecer el formato de la
fecha como se muestra.
Si queremos cambiar el formato de esa fecha,
seleccionamos la celda B3 y
Pestaa->Inicio, Ficha->Nmero
Podemos seleccionar una Fecha corta o una Fecha
Larga.

FORMATO DE CELDAS
Tambin podemos personalizar el formato de la celda, por ejemplo queremos un
nmero (mil) que tenga un formato con un punto decimal y que cada 3 cifras se
separe por un espacio. Y siempre que escribamos un nmero en esta celda tenga
este formato:
1 000.0
Procedimiento
Pestaa->Inicio, Ficha->Nmero
Hasta la parte de debajo de este men de opciones tenemos la
opcin Ms formatos de nmero, lo seleccionamos

FORMATO DE CELDAS
Aparecer la caja de dilogo de Formato de celdas y en la pestaa nmero,
Aparecer la caja de dilogo de
Formato de celdas y en la pestaa
nmero, hasta abajo seleccionamos
Personalizada, del lado derecho en
Tipo escribimos el siguiente
formato:
# ##0.0

FORMATO DE CELDAS
Y si deseamos que nuestro formato para este nmero sea 1 000.0 mm (al final
aparezca mm), escribimos el siguiente formato:
# ##0.0 mm

FRMULAS MATEMTICAS
Las operaciones bsicas aritmticas como la suma, resta, multiplicacin y divisin
son las ms comunes y en Excel estas operaciones las podemos realizar
directamente en una celda o referenciadas, veamos el siguiente ejemplo

Excel interpretar que introduciremos una frmula iniciando con el smbolo = o

+

FRMULAS
Ahora revisaremos las comparaciones lgicas. Iniciaremos con la funcin Si, cuya
estructura es:
=SI(prueba_lgica,valor_verdadero,valor_falso)
Como ejemplo, escribiremos en la celda B2
Positivo si lo que est en la celda B1 es
mayor a cero y Negativo si es menor de cero

Nota: en este caso, si B1 = 0, escribir en B2 Negativo

FRMULAS
Siguiendo este mismo ejemplo, vamos a escribir una frmula la cual si es menor de
cero, escriba Negativo, si es mayor de cero Positivo y si es cero escriba Cero.
Para este caso anidaremos dos funciones SI:
=+SI(B1=0,"Cero",SI(B1>0,"Positivo","Negativo"))

FRMULAS
Ahora utilizaremos frmulas con fecha, para lo cual las funciones mas comunes son
las que se muestran en la caja de dilogo Insertar funcin seleccionando en O
seleccionar una categora Fecha y hora
Un ejemplo, pensemos que un proveedor nos
debi haber entregado un documento el 2oct-2014 y queremos saber cuntos das han
transcurrido desde esa fecha hasta el 25-oct2014.
Para esto escribimos en la ceda B1 1-10-14 y
en la celda B2 la segunda fecha 25-oct-2014 y
en la celda B3 haremos la resta para
determinar los das transcurridos. Daremos
formato de nmero sin decimales a B3

FRMULAS

Sabemos que la fecha actual es dinmica, y para tener los das de atraso cualquier
da que veamos esta celda, utilizaremos la funcin hoy(), y sustituiremos la fecha
de la celda B3 por la funcin hoy()

FRMULAS
Y ahora tenemos el caso en el que los das de atraso hbiles. Utilizaremos la funcin
DIAS.LAB(fecha_inicial,fecha_final,[vacaciones])

Escribiremos una funcin la cual identifique si la fecha en que se debe entregar el

documento, est por llegar o si ya se venci. Si no est vencida escribir - y si est
vencida escribir los das vencidos.

FRMULAS
Manejar texto y formatos de texto es lo que ahora revisaremos.
Pensemos tener una celda B1 que almacenar un dato de presin en kg/cm y en la
celda B2 nos dir la equivalencia en psi.
Personalizaremos la celda B1 como se
muestra en la figura de la izquierda.
En la celda B2 escribiremos la siguiente
frmula:

FRMULAS
Uso de 0.000 y 0.0## con la funcin TEXTO

BSQUEDAS
Para las bsquedas emplearemos las siguientes funciones:
BUSCAR, BUSCARV, COINCIDIR e INDICE.
Abrir archivo: 01_TABLA_01.xlsx
Escribimos lo siguiente en las siguientes celdas:
F3 NPS:
F4 D.E. =
En la celda G3 capturaremos un nmero NPS que coincida
con algn nmero escrito en la columna B
En la celda G4 capturaremos la siguiente frmula

BSQUEDAS
En las celdas G5, G6 y G7 escribimos lo siguiente:

FUNCIN
BUSCARV
FUNCIN
COINCIDIR

FUNCIN
INDICE

BSQUEDAS
COMBINACIN DE LAS FUNCIONES COINCIDIR, INDICE
FUNCIN INDICE Y
COINCIDIR EN DIFERENTES
CELDAS

FUNCIN INDICE Y
COINCIDIR COMBINADAS
EN LA MISMA FRMULA

CONFIGURAR HOJAS
BLOQUEO DE HOJAS
Queremos bloquear con contrasea nuestra hoja donde escribimos una tabla y
frmulas, pero hay una celda que queremos poder modificar an cuando est
bloqueada la hoja.
A continuacin el procedimiento para hacer esto
Nos situamos en la celda que queremos
que no est bloqueada.
En este caso todos los valores de esta
tabla son fijos, excepto el NPS que
queremos modificar para ver las
propiedades buscadas anteriormente.

CONFIGURAR HOJAS
BLOQUEO DE HOJAS
Ya que seleccionamos las celda que queremos
desbloquear, seleccionamos, hacemos clic en inicio,
formato y Bloquear celda, cuidando que el cono del
candado est desactivado.
Por default el cono candado de Bloquear celda, est
activado para que al proteger la hoja, esa celda se
bloquee, cuando desactivamos el cono, al bloquear la
hoja, esa celda la vamos a poder modificar.

El cono del candado

no debe estar
seleccionado.

CONFIGURAR HOJAS
BLOQUEO DE HOJAS
Hasta abajo donde est el nombre de la hoja, hacer clic derecho y seleccionar
Proteger hoja, aparecer la caja de dilogo Proteger hoja, capturaremos la
contrasea, damos aceptar, y aparecer otra caja de dilogo pidiendo confirmar la
contrasea, despus de haber escrito nuevamente la contrasea, clic en aceptar

CONFIGURAR HOJAS
BLOQUEO DE HOJAS
Si deseamos modificar cualquier otra celda a la que desprotegimos, nos lo
permitir el Excel, abajo se muestra el mensaje.

ESTILOS DE CELDA
Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar para
aplicar un formato a nuestras celdas de manera rpida y conveniente.
Tambin podemos crear
nuestro propio tipo de celda,
hasta abajo aparece la opcin
Nuevo estilo de celda
Seleccionamos esta opcin
para crear un nuevo tipo de
celda.

ESTILOS DE CELDA
Aparecer la caja de dilogo:
Nombre del estilo: MiEstilo_Entrada
Seleccionamos la casilla en las opciones: Fuente y en Proteccin para que las celdas
estn sin Proteccin.

ESTILOS DE CELDA
Seleccionamos formato, configuramos Borde y Relleno

ESTILOS DE CELDA
Ahora en ya tenemos un estilo de celda personalizada.

RANGOS
Seleccionamos las celdas que conformarn el rango, en el
extremo superior izquierdo escribimos el nombre
TablaTuberiasSTD, damos Enter y ya tenemos nuestro
rango.
Si queremos modificar el rango o el nombre del rango

Administrador de
nombres para
modificar el nombre o
el rango.

RANGOS
El botn Modificar nos permite redefinir las celdas contenidas en el rango, o el
nombre del rango.

RANGOS
Haremos una aplicacin con los rangos. Modificaremos la frmula escrita en G4.

En la frmula escrita en G5, sustituiremos la parte de la fmula matriz_buscar_en,

por el rango TablaTuberiaSTD.

RANGOS
Una desventaja de este tipo de rangos, es que si queremos agregar filas o columnas
a la tabla, el rango solo reconocer las celdas definidas inicialmente.
Para resolver lo descrito en el prrafo anterior, explicaremos la forma para
desarrollar los Rangos Dinmicos, antes explicaremos la forma de usar algunas
funciones.
La funcin CONTARA, cuenta el nmero de celdas no vacas de un rango, por
ejemplo:
En el mismo archivo, contaremos las celdas
no vacas en la columna B, escribiendo la
frmula como se muestra en la figura.

RANGOS DINMICOS
Funcin DESREF, devuelve una referencia a un rango que es un nmero
especificado de filas y columnas de una referencia dada.

Y qu nos dice esta frmula?

Ref Es una referencia, en este caso es $B$3, donde inicia la tabla.
Filas Cuenta a cuntas filas despus de las referencia inicia el rango.
Columnas Cuenta a cuntas columnas despus de la referencia inicia al rango.
Alto es lo alto de la referencia
Ancho es el ancho de la referencia

RANGOS DINAMICOS
CONTARA(B:B) devuelve 25, ya que la tabla tiene 25 renglones.
CONTARA(2:2) devuelve 3, ya que la tabla tiene 3 columnas.

RANGOS DINMICOS
Para entender mejor lo que devuelve la funcin DESREF, anidaremos esta funcin
en la funcin INDICE.

Lo que se escribi devolver 1, si

observamos la referencia
comienza en $B2$, los dos
siguientes nmero son una
especie de offset, pero son cero,
despus est la columna 10,
rengln 1, que es justamente 1.

TABLAS

Para dar un formato de tabla

a un rango, debemos
seleccionarlo, como se
muestra, ir a Formato de
tabla y seleccionar un estilo.

TABLAS
Al seleccionar un estilo de tabla, Excel preguntar si
queremos Dar formato como tabla, y muy importante
seleccionar la casilla en caso que la tabla tenga
encabezados.
Automticamente Excel asignar un nombre a la tabla, en
este caso, asign el nombre Tabla2

TABLAS
Una de las ventajas de las tablas, es que si agregamos o quitamos datos,
automticamente Excel reconocer que se han quitado datos o agregado y no es
necesario redefinir algo en las frmulas.
Hagamos un ejercicio.
Vamos a FORMULAS y Administrador de nombres, aparecer la caja de dilogo
Administrador de nombre, podremos observar que el rango de la tabla es:

VALIDACIN DE DATOS
Para ejemplificar la validacin de datos, abrimos el archivo 01_TABLA_02.xlsx, en la
Hoja BD, se encuentra una tabla cuyo nombre es Tabla_Esfuerzos
Nos ubicamos en la Hoja H1, en la celda C y seleccionamos Validacin de datos

VALIDACIN DE DATOS
En la caja de datos Validacin de datos, seleccionar Permitir: Lista y en Origen:
seleccionar: =BD!$C$5:$C$52

VALIDACIN DE DATOS
Despus de haber hecho el procedimiento anterior, al dar clic en la ceda C2
aparecer una cortina como se muestra.
Al tener referenciada nuestra celda C2 (Caja de
dilogo Validacin de datos, Origen:
=BD!$C$5:$C$52), tenemos una desventaja, al
agregar mas elementos a la tabla, no nos lo
reconocer, para solucionar esto, nuevamente
abriremos nuestra caja de dilogo Validacin de datos
y en Origen escribiremos lo siguiente:
=INDIRECTO("Tabla_Esfuerzos[Especificacion]")

VALIDACIN DE DATOS
Lo anterior queda como se muestra en la figura:

VALIDACIN DE DATOS
Ahora combinaremos la funcin BUSCARV y nuestra celda que configuramos su
validacin de datos.
Queremos que en la celda C3, al seleccionar la especificacin del material que
seleccionaremos en la celda C2, no aparezca el valor del esfuerzo.
Por ejemplo:
Queremos que al seleccionar SA-285-C en
la celda C3 aparezca el valor de 15.7

VALIDACIN DE DATOS
En la columna C3 escribiremos la siguiente frmula:

La combinacin de la validacin de datos + la funcin BUSCARV + las tablas, son

una herramienta muy potente en la elaboracin de hojas de clculo para la
elaboracin de memorias de clculo. Con esto podemos escoger valores que
tengamos en bases de datos totalmente confiables.

FORMATOS CONDICIONALES
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento
de realizar el anlisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de
celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitir aplicar un tipo de fuente
especfico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y as poder identificarlas fcilmente en pantalla.
Para que esto nos quede claro, abriremos el archivo: 01_TABLA_03.xlsx
En la hoja H1 tenemos precargado una configuracin de celda y validacin de datos
para hacer mas gil nuestros ejemplos

FORMATOS CONDICIONALES
En nuestro primer ejemplo, queremos que la celda C3 nos alarme con un relleno
rojo cuando el valor sea menor que C2, es decir cuando el espesor seleccionado
sea menor que el requerido, debe activarse una alarma visual.

Seguiremos el siguiente procedimiento,

el cual est indicado en la figura del
lado derecho

FORMATOS CONDICIONALES
Aplicamos lo indicado en la figura.

FORMATOS CONDICIONALES
Para modificar o quitar un formato condicional, iremos al Administrador de reglas

FORMATOS CONDICIONALES
Para otro ejemplo, eliminaremos esta regla, en Mostrar reglas de formato para:
seleccionamos Esta hoja, seleccionamos la regla y hacemos clic en Eliminar regla,
y Aceptar.
Nos posicionaremos en la celda D3

FORMATOS CONDICIONALES
Antes de iniciar con el siguiente tipo de formato condicional, nos ayudaremos con
una frmula en la celda D3 que aplicaremos el formato condicional.
Si C3 < C2 entonces D3 = 0
Si C3 = C2 entonces D3 = 1
Si C3 > C2 entonces D3 = 2
Las condiciones anteriores las anidamos con funciones SI, como se muestra a
continuacin.

FORMATOS CONDICIONALES
Posicionados en la celda D3, iremos a
Formato condicional, despus a Conjunto
de iconos y seleccionamos el conjunto
Indicadores, los conos verde, amarillo y
rojo en crculo con una paloma,
admiracin y tache como indica la imagen
de la derecha.

FORMATOS CONDICIONALES
Seleccionamos el Administrador de reglas de formato condicionales y elegimos
Editar regla

FORMATOS CONDICIONALES
Seleccionamos la casilla Mostrar icono nicamente, en tipo seleccionamos Numero
y terminamos de configurar como muestra la figura.

FORMATOS CONDICIONALES
Con lo anterior, tendremos un cono que nos alertar si seleccionamos
adecuadamente nuestro Espesor seleccionado

TABLAS DINMICAS
Clarificaremos la utilidad de estas tablas con un ejemplo. Abriremos el archivo
01_TABLA_03.xlsx, el cual tiene precargada la tabla Tabla_Gastos, nos ubicaremos
en la ceda H3, en insertar insertaremos una Tabla dinmica.

TABLAS DINMICAS
A continuacin dos ejemplos de reportes con tablas dinmicas.

TABLAS DINMICAS
Ejercicio: agregar datos y actualizar la tabla dinmica.

TABLAS DINMICAS RECOMENDADAS

Despus del cono de las tablas dinmicas, encontramos el cono de tablas
recomendadas.

GRFICOS DINMICOS
Al seleccionar una celda de la tabla dinmica, aparecer como se muestra en la
figura, aparecer un Men HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA, en ANALIZAR
encontramos la opcin del grfico dinmico.

GRFICOS DINMICOS
Al seleccionar Grfico
dinmico aparecer la
siguiente caja de dilogo.

GRFICOS DINMICOS
Finalmente nuestro grfico dinmico

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

La pestaa Programador no se muestra de forma predeterminada, pero puede
agregarla a la cinta cuando desee.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Para Mostrar la pestaa Programador seguimos los siguientes pasos:
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Opciones .
3. Haga clic en Personalizar cinta de opciones.
4. En Personalizar la cinta de opciones y Fichas principales, active la casilla
Programador.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Es importante que al guardar el archivo en Tipo: Libro de Excel habilitado para
macros (*.xlsm)

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Crearemos una funcin que convierta libras a kilogramos y kilogramos a libras.
Primero vamos a la pestaa DESARROLLADOR, y Visual Basic.

Clic derecho en VBAProject, Insertar, Mdulo.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Escribimos las siguientes funciones:
c_conv_lb_to_kg
c_conv_kg_to_lb

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Ahora una breve introduccin al VBA.
Cuando definimos o declaramos una variable local con la instruccin Dim, la
variable permanece en memoria slo mientras se ejecuta el procedimiento en el
que la hemos declarado, y por tanto, normalmente, cuando termina el
procedimiento de ejecucin, no se conservan los valores de las variables locales del
procedimiento y se libera la memoria asignada a esas variables. La prxima vez que
se ejecute el procedimiento, se reinicializarn todas las variables locales declaradas.
El siguiente mbito interesante para conocer es el de Mdulo.
Una variable que es reconocida en todos los procedimientos en un mdulo se
denomina una variable de Mdulo. Una variable de nivel de mdulo est disponible
para todos los procedimientos de ese mismo mdulo, pero no est disponible para
los procedimientos de otros mdulos.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Mientras VBA se ejecuta, hasta que se modifique el mdulo en el que se declara,
una variable de mdulo sigue existiendo.
Se pueden declarar variables de mbito de mdulo con una instruccin Dim o
Private en la parte superior del mdulo, encima de la primera definicin de
procedimiento.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Finalizaremos con las variables Pblicas (recordemos que eran tres los mbitos).
Las variables pblicas - Public - tienen el mbito ms amplio de todas las variables.
Una variable pblica es reconocida por todos los mdulos del libro de trabajo
activo.
Una variable pblica se declara igual que una variable de mbito de mdulo, es
decir, en la parte superior del mdulo, encima de la primera definicin de
procedimiento. NO se puede declarar una variable pblica dentro de un
procedimiento. Siempre se declara una variable pblica con una instruccin Public
(podremos declarar una variable pblica en cualquier mdulo).
Atencin por que es posible que varios mdulos tengan variables pblicas con el
mismo nombre !!!, por tanto, para evitar confusiones y posibles errores, una buena
prctica sera utilizar nombres nicos.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

Si utilizamos con frecuencia un clculo complejo en Excel, no es necesario que
escribamos una frmula larga y complicada repetidas veces. Podemos crear nuestra
propia funcin de hoja de clculo para realizar los clculos. Despus, puede utilizar
esa funcin para crear frmulas ms sencillas de introducir y mantener.
Para crear nuestras propias funciones personalizadas, debemos trabajar con
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de
programacin integrado en Excel. Este lenguaje de programacin es muy flexible y
puede hacer todo lo que hacen las frmulas de Excel y mucho ms.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

La primera lnea del ejemplo que se muestra abajo, crea una funcin denominada
c_conv_kg_to_lb que realiza los clculos en un nmero o celda de referencia. La
funcin utiliza la variable kg para almacenar el nmero o valor de la celda. La
segunda lnea calcula el valor de la funcin c_conv_kg_to_lb al multiplicar el
nmero o celda de referencia (kg) entre 0.45359237 (una frmula ms compleja
puede tener varias lneas de cdigo para realizar los clculos). La tercera lnea pone
fin al cdigo de la funcin.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

A continuacin aplicamos la funcin que acabamos de crear.

DESARROLLO DE FUNCIONES Y MACROS EN VISUAL BASIC

EJEMPLO PRCTICO QUE SE PRESENTAR EN CURSO.

FIN DEL CURSO

GRACIAS.