GWSARIO DE ThRMINOWGIA ARCHIVISTICA COSTARRICENSE

Licda. Ana Virginia Garca De BenedicLis

S u bd irectora del Archivo Nacional de Costa Rica
Profesora en la Carrera de Archivo Administrativo
de la Universidad de Costa Rica.

Presentacin
El glosario de terminologa archivstica costarricense que presentamos, tiene
como finalidad el constituir un aporte para el desarrollo de la archivstica nacional,
de manera que existan acuerdos uniformes, que nos permitan llegar a una
normalizacin de los trminos que se utilizan, evitando las ambigedades y aquellos
trminos que no responden a nuestra realidad archivstica y que generan confusin.
Se revis bibliografia de prestigiosos archivistas, en la cual encontramos trminos
cuyo uso se ha generalizado en nuestro pas, lo que realmente constituye un avance
muy importante, en el campo de la archivstica.
Hemos considerado conveniente no incluir, en este trabajo la mayora de los
trminos que se usan en conservacin documental, ya que a nuestro criterio,
corresponde a los especialistas en esta materia elaborar su glosario.

A
ABREVIATURA: Representacin de las palabras en la escritura con una o varias de sus letras.

ACCESIBILIDAD: Que se pueda accesar a los documentos y a la informacin que contienen con
rapidez y facilidad.
ACCESO RESTRINGIDO: Limitacin en la consulta de ciertos documentos, que por su confidencialidad, antigedad o gran valor, no se ponen al servicio de cualquier persona sino slo
de los estudiosos que prueban la seriedad de su investigacin o estn debidamente acreditados por una universidad u otra entidad.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en una institucin.
ACIDEZ DEL PAPEL : Fenmeno que se produce cuando los documentos se encuentran en el
depsito a merced de altas temperaturas, con incidencia de la luz solar o artificial lo que hace
que el papel pierda la humedad propia por lo que se reseca, se quiebra y se torna amarillento.
ACTIVIDADES FACILITATIVAS: Son las actividades administrativas y de apoyo que realizan las instituciones para cumplir con sus objetivos. A estas actividades tambin se les llama actividades administrativas.
ACTIVIDADES SUSTANTIVAS: Son las que se refieren a las principales actividades de la
institucin. Tambin se les llama actividades tcnicas.

ALCALINIDAD DEL PAPEL: Fenmeno que se produce cuando el documento se encuentra

en el depsito a merced de bajas temperaturas, y de malas condiciones del local (goteras, derrames de agua) por lo que el documento absorbe humedad por lo que se debilita, pulveriza y aparecen bacterias y hongos.
ADMINISTRACION: Ciencia social compuesta de principios, tcnicas y prcticas y cuya
aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no es
fcil lograr.
AMPLIAR: Reproducir una fotografa, en mayor tamao que la original.
ANAQUEL: Tabla horizontal que se encuentra entre los paraJes verticales de una estantera
donde se colocan los documentos de archivo.
ANTEDATA: Fecha falsa o anterior a la verdadera, que se encuentra en un documento.
ARCHIVADOR: Muebles metlicos o de madera de una o ms gavetas para archivar documentos.
ARCHIV ALIA: Documentacin que ha sido producida en funcin de las actividades de una
entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa, y se conserva para fines de investigacin
histrica-cultural.
ARCHIVISTA: Profesional que tiene a su cargo un archivo o sirve como tcnico en l.
ARCHIVISTICA : La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, su formacin, los principios de su conservacin y organizacin y los medios de su utilizacin.
ARCHIVO: Son las entidades o secciones de entidades que renen, conservan, clasifican,
ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, grficos,
audiovisuales y legibles por mquina, producidos por los individuos y las instituciones como
resu ltado de sus actividades y que son !.-ilizados por parte de la Administracin y para la
investigacin.
ARCHIVO CENTRAL: Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad.
ARCHIVO DE GESTION: Son los archivos de las divisiones, departamentos o secciones de
los poderes Legislativo, Judicial, Ejecutivo, Consejo de Gobierno, instituciones descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y otros entes pblicos y privados.
ARCHIVO ECLESIASTICO: El que conserva los documentos producidos por la Iglesia.
ARCHIVO FINAL: Archivo que conserva en forma permanente la documentacin de valor

JO

cientfico-cultural, que constituye el patrimonio documental de la Nacin.

ARCHIVO INTERMEDIO: Ente de descongestionamiento de los documentos que produce
la administracin y se constituye en una institucin intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final.
ARCHIVO NOTARIAL: Archivos que su rgen como resultado de las actividades de los
rios. Tambin se les conoce como Archivos de Protocolos.

ota-

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: Son archivos administrativos, los archivos de gestin y los

archivos centrales de las instituciones.
ARCHIVOS PARTICULARES: Son aquellos archivos que conservan documentos producidos por una persona o familia.
ARCHIVOS PRIVADOS: Son los archivos que custodian documentos producidos por
organizaciones de carcter privado.
ARCHIVOS PUBLICOS: Son los archivos formados en las instituciones del Estado.
ASESORIA: Lineamientos que se dan a los Archivos pertenecientes al sistema, en cuanto a la
conservacin, organizacin y facilitacin de sus documentos.
ASUNTO: Tema sobre el cual trata un documento.
ATRIL: Mueble en forma de plano inclinado que sirve para poner los documentos y que permite leerlos con mayor comodidad. Puede ser de madera, metal o acrlico.
AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS: Consiste en la utilizacin de equipos y sistemas automticos para procesar la informacin contenida en los documentos o bien sus auxiliares e
instrumentos descriptivos.
B

BASE DE DATOS: Coleccin de informacin organizada y presentada para servir un propsito

especfico.
BLANQUEAR: Parte del proceso de restauracin de documentos cuyo soporte es el papel, y en
el que se lo trata con productos qumicos para eliminar manchas y el color amarillento que adquiere el papel con el paso del tiempo.

e
CAJA: Se utiliza para guardar documentos, con la finalidad de conservarlos en buen estado fsico.

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CANTIDAD: Se refiere al nmero de unidades o de folios que conforman la seccin o serie y pieza documental respectivamente y el nmero de metros lineales que ocupan en la estantera. Forma parte de los caracteres externos de la documentacin.
CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS: Atributos de los documentos que permitirn
organizarlos adecuadamente.
CARACTERES EXTERNOS: Los que se refieren a la materialidad del documento y pueden
distinguirse: 1) clase y tipo, 2) formato (volmenes, unidades archivables, sistemas de ordenacin, 3) forma (original, copias) y cantidad.
CARACTERES INTERNOS: Son aquellos que corresponden a: 1) entidad productora, 2) origen funcional (funciones, actividad y trmite), 3) fecha y lugar de produccin (data crnica y
tpica) y 4) contenido (fechas, personas, lugares, cosas, fenmenos) .
CARATULA : Cubierta de papel o de cartulina que protege a un documento.
CARPETA: Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y darle unidad
(separndolo de otros).
CASSETTE: Cinta magntica compacta que se utiliza en los equipos de grabacin de sonidos.
CATALOGO: Instrumento que describe en forma individualizada y pormenorizada, las piezas o unidades archivsticas de un conj unto documen tal, incluyendo caracteres internos y externos de los documentos.
CENSO-GUIA: Documento de control que recoge la mayor cantidad de datos de los fondos
documentales, sus locales y del personal de archivos.
CINTA: Pelcula de celuloide que contiene imgene .
CINTA MAGNETICA: Pelcula tlexible con revestimiento ferromagntico que sirve para la
grabac in magntica.
CLASE AUDIOVISUAL: Es aquella clase en la cual se enc uen tran los documentos audiovisuales, tales como fotos, filmes, diapositivas. cassettes. etc.
CLASE DOCUMENTAL: Es el medio o soporte por el cual e transm ite el mensaje. Podemos distinguir por su clase los documentos textuales. grficos. audiovisuales y legibles por
mquina
CLASE GRAFICA: Es aquella clase documental en la cual se encuentran los mapas, planos y
croquis.

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CLASE TEXTUAL: Es aquella clase en la cual se encuentran los documentos textuales tanto manuscritos como mecanografiados.
CLASIFICACION: Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de acuer-do
con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la estructura orgnica de la institucin.
CLASIFICACION POR ACCIONES: Es el sistema de clasificacin donde los elementos
primordiales a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facilitativas.
CLASIFICACION POR ASUNTOS O MATERIAS: Es el sistema de clasificacin donde el
elemento primordial ser el asunto al que obedece el contenido sustantivo del documento.
CLASIFICACION POR ESTRUCTURA ORGANICA: Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y como fueron producidos, reflejando claramente la organizacin de
las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o unidades administrativas, respetando as el principio de procedencia.
CODIFICACION: Nmero que se asigna a los documentos para identificarlos y localizarlos
en los depsitos.
CODIGO: Signos convencionales a los que se les asigna una determinada materia o asunto y
que se utilizan para la clasificacin, identificacin y localizacin de documentos.
COLECCION: Reunin artificial de documentos formada por un individuo, familia o institucin.
COMISION NACIONAL DE SELECCION Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS: Organo
asesor de la Direccin General de Archivo Nacional, instituido por la Ley W 7202 del 24 de octubre de 1990, para emitir criterios de valoracin en cuanto a los documentos de conservacin
permanente.
COMPETENCIA: Se refiere a las atribuciones de las entidades y sus unidades administrativas.
Importantes de conocer para la clasificacin de un fondo documental.
CONFIDENCIAL: Documentos que no pueden ser divulgados a todos los usuarios (por motivos polticos, morales, de seguridad, etc.).
CON SER VACION: El mantenimtento de los documentos en buenas condiciones fsicas, a fin
de que puedan cumplir las funciones para las que fueron creados.
CONSULTA: Accin de buscar la informacin contenida en los documentos.
CONTENIDO SUSTANTIVO: Es el asunto o tema central de la informacin contenida en el
documento.
COPIA: Todo lo que no es original.

COPIA AUTENTICA: Es aquella copia que se autentica legalmente, tambin se conoce como
copia certificada.
CORCHETE: Signo que se usa en la transcripcin de documentos [ ].
CORRESPONDENCIA: Tipo documental. Intercambio escrito de cartas, que pueden ser internas
o externas.
CUADRO DE CLASIFICACION: conjunto de normas o procedimientos integrados por un
manual sobre la clasificacin de un fondo documental.
CUSTODIAR: Guardar y cuidar un bien.
D

DATA: Es la que nos permite colocarnos en un espacio y en un tiempo (La sigla s/d significa
sin data).
DEPOSITO: Local desti nado para conservar y mantener en buen estado fsico los fondos y
colecciones documentales.
DESCRIPCION: La parte de la tarea archivstica que engloba las diversas actividades desplegadas por el archivista para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.
DESCRIPTOR: Palabra clave que sirve para ordenar y localizar documentacin e informacin.
DESINFECCIN: Tratamiento qumico que se hace a los documentos para destruir los grmenes nocivos, evitando su desarrollo.
DESTRUCCION: Eliminacin material de los documentos sin que medie una seleccin previa.
DIAPOSITIVA: Fotografa positiva que se encuentra en un marco que sirve para protegerla.
DIPLOMA: Ttulo Imperial o Real , autorizado con el sello y las armas de un soberano.
DIPLOMA TICA: Ciencia que tiene por objeto el anlisis y estudio de los documentos y sus
caractersticas, tanto internas como externas, para definir su autenticidad.
DISKETTE: Disco magntico flexible de pequea dimensin y cubierto de una proteccin.
DOCUMENTACION: Es el conjunto de documentos, que reunidos orgnicamente, tratan un tema y tienen un fin determinado.
DOCUMENTO: Cualquier cosa material que sea resultado del lenguaje oral o escrito, que d

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testimonio de una poca, una cultura o un acontecimiento, independientemente del soporte en

que se encuentre.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Testimonio material, escrito, grfico, audiovisual o legible por
mquina, que posee una informacin y que ha sido producido o recibido en funcin de las
actividades de una entidad.
DOCUMENTOS LEGIBLES POR MAQUINA: Documento cuya informacin slo puede ser
recuperada por mquina.
DUPLICAR: Consiste en la reproduccin de documentos.
E

EDITAR: Publicacin que se hace de un libro, folleto, peridico, revista, etc., por medio de la
imprenta.
ELIMINAR: Operacin que se realiza con los documentos que no son necesarios para la
Administracin, y que no se conservarn permanentemente en un Archivo Final.
EMPASTAR: Encuadernar los libros o documentos con materiales que permitan su durabilidad y que a la vez los protejan.
ENCUADERNAR: Unir los folios de un documento, en forma manual o mecnica para ponerles
cubiertas que los protejan.
ENTIDAD PRODUCTORA: Es el ente que produce el documento: puede ser de la Administracin Pblica, de la Privada, una familia o una persona.
ESCRIBIENTE: Persona que se dedica a copiar o a poner en limpio lo que se le dicta.
ESCRITURA: Sistema de signos utilizados para escribir.
ESTANTE: Mueble de metal o madera con anaqueles donde se colocan los documentos, para
su conservacin. Pueden ser metlicos o de madera.
ESTANTERIA: Son muebles de estructura metlica o de madera, donde se colocan los documentos. Su longitud y altura es variable de conformidad con el local en donde se encuentran.
ETICA ARCHIVISTICA: Se dedica a tratar los problemas de ndole moral, planteados a los
archivistas en el ejercicio de su profesin.
ETICA DEL TRABAJO: Actitud del empleado de considerar el trabajo como un inters central
en su vida y una meta deseable de obtener en ella.

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ETIQUETA: Tarjeta de un tamao dado, que se utiliza para rotular documentos, cajas, estantes y depsitos, donde se consignan los datos ms importantes referentes al fondo documental y su colocacin en el espacio fsico.
EXPOSICION DE DOCUMENTOS: Exposicin temporal o permanente de documentos de
archivo con fines culturales y educativos.
EXPEDIENTE: Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o
persona.
EXPURGO: Seleccin, anlisis que se hace unidad por unidad para determinar cules documentos se eliminan y cules no.
EXTRACTO: Descripcin sintetizada que se hace del contenido de un documento.
F

FACILITAR: Est en ntima relacin con el acceso a los archivos y su utilizacin, surge en el
momento en que los documentos son puestos al servicio de los usuarios.
FACSIMILE: Reproduccin o imitacin perfecta de una firma o dibujo, de un texto manuscrito o impreso.
FASCICULO: Trmino que se usa para designar un cuaderno.
FECHA: Fecha de creacin de un documento, que se expresa tomando en cuenta el ao, mes y da.
FECHAS EXTREMAS: La fecha ms antigua y la ms reciente dentro de un expediente, serie, o
fondo documental.
FICHA: Tarjeta de papel grueso, cuya forma es rectangular, donde se consignan los datos m
importantes del contenido de un documento, cuyo objetivo es el de servir como instrumento
de registro, control y bsqueda. Las fichas pueden ser de inventario, catlogo, ndice, etc.
FICHERO: Mueble metlico o de madera con una o ms gavetas, en las cuales se colocan
ordenadamente las fichas descriptivas, que ayudan en el proceso de registro, control y localizacin de la informacin.
FIRMA: Corresponde al nombre y apellidos de una persona, que generalmente se pone con rbrica para dar validez y autenticidad a un documento.
FLUJOGRAMA: Grficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trmite de un
formulario , la confeccin o transformacin de un objeto o los pasos de un procedimiento.

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FOLIAR: Poner el nmero a los folios de un documento.

FOLIO: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos pginas y se
enuncian como folio frente y folio vuelto.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos
por una persona fsica o moral o una institucin dentro del ejercicio de sus actividades.
FONDO ABIERTO: Fondo de archivos susceptible de crecimiento por la transferencia documental.
FONDO CERRADO: Fondo de archivo que no es susceptible de crecimiento, generalmente
por tratarse de competencias que han desaparecido.
FOTOCOPIA: Fotografa especial obtenida directamente sobre el papel y empleada para reproducir pginas manuscritas o impresas.
FORMA: Indica si el documento es original o copia y en este ltimo caso, si es una copia
mecanografiada, fotocopiada, microfilmada, etc. Forma parte de los caracteres externos de la
documentacin.
FORMATO: Es la configuracin fsica del documento. Forma parte de los caracteres externos de
la documentacin.
FOTOGRAFIA: Prueba que se obtiene de la fijacin y reproduccin de objetos, personas y lugares, en una cmara fotogrfica.
FUENTE: Los resultados de la actividad humana, que por su destino o por su propia existencia, origen u otras circunstancias, son particularmente adecuadas para informar sobre hechos
histricos y para comprobarlos.
FUMIGAR: Someter los materiales documentales y sus depsitos a los efectos de productos
qumicos que, bajo ciertas condiciones fsicas, actan contra los agentes biolgicos que los
deterioran.
G

GAVETA: Caja de metal o madera que forma parte de los archivadores y ficheros.
GESTION: Origen o proceso de formacin de los documentos cuando se encuentran en los
archivos de gestin de las oficinas, secciones o departamentos de una institucin, y su utilizacin es constante.
GUIA: Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los

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documentos que se conservan en un archivo.

GUIA DIVISORIA: Especie de ficha de material resistente, con pestaa que sobresale y que
se utiliza para hacer divisiones dentro de las gavetas de ficheros y archivadores.
H

HERALDICA: Disciplina auxiliar de la historia que estudia todo lo relativo a los escudos.
HEURISTICA: Tcnica auxiliar de la historia que permite descubrir, organizar y conservar
las fuentes del conocimiento.
HIGROMETRO: Instrumento para la medicin del grado de humedad del aire en un local cerrado.
HISTORIA ORAL: Conjunto de entrevistas orales provocadas o espontneas, registrada sobre
discos o bandas magnticas para la reconstruccin de los acontecimientos.
HUMEDAD: Cantidad de vapor de agua que se puede encontrar en los depsitos de archivo.
La cual se expresa <"'10 humedad relativa y humedad absoluta.

1
ILEGIBLE: Se refiere al documento original que no puede leerse.
INDICE: Instrumento descriptivo que se basa en un listado. Puede ser de materias, personas, asuntos y lugares donde se especifica su ubicacin y localizacin.
INEDITO: Se refiere a documentos que no han sido publicados.
INFORMATICA: Tratamiento automtico de la informacin por medio de operaciones mecnicas o electrnicas.
INSPECCIN: Examinar, reconocer atentamente una cosa.
INSTRUCTIVO: Obra para la consulta, donde se establecen normas archivsticas para la ejecucin de actividades, dentro de la conservacin, organizacin y facilitacin de los documentos.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCION: Conjunto de elementos que confecciona el archivista
para conocer, controlar y facilitar los documentos.
INVENTARIO: Instrumento que describe series documentales o cada unidad de instalacin
(cajas, volmenes, legajos).
INVESTIGADOR: Persona que consulta los archivos, generalmente dentro de una sala de lectura.

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J
JUICIO DE VALORACION: Anlisis que se hace de los documentos para seleccionarlos.
L

LECTOR: Equipo para realizar la lectura ampliada de los microfilmes.

LECTOR-IMPRESOR: Equipo para la lectura ampliada de microfilmes que permite obtener
copias de los mismos.
LEGAJO: Conjunto de documentos que por lo general se encuentran amarrados con un cordel
o cinta. Unidad de instalacin.
LEGIBLE: Que se puede leer.
LEGISLACION: Es el conjunto de leyes de un pas.
LEGISLACION ARCHIVISTICA: Conjunto de leyes que regulan la actividad archivstica
de un pas.
LISTA: Enumeracin del fondo de archivos o series documentales que se utiliza como control o
para informacin.
LISTA DE REMISION: Instrumento en el cual se describen en forma general, las unidades o
series documentales que son transferidas de una oficina a un archivo, o de un archivo a otro.
LOCAL: Se refiere al espacio que ocupa el archivo, tanto en su rea administrativa como de
depsito.
LUGAR Y FECHA: Ubicacin de los documentos en el tiempo y en el espacio.
LUPA: Lente de aumento que se utiliza para la lectura de documentos con carcteres difciles.
M

MANUSCRITO: Documento escrito a mano.

MAPA: Es la representacin en papel de un terreno, construccin, servicios urbanos, extensin
de agua. Forma parte de la clase documental grfica.
MAPOTECA: Mueble especial de madera o metal utilizado para conservar los mapas y planos.
MEMBRETE: Nombre o ttulo puesto en el margen superior izquierdo de una hoja, para

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identificarla.
METO DO: Modo de decir o hacer con orden una cosa.
MICROFICHA: Ficha sobre un soporte transparente de dimensiones estandarizadas, donde se
encuentran en un orden establecido cierto nmero de microcopias.
MICROFILME: Es un material transparente y flexible para la reproduccin fotogrfica de
documentos a escala reducida.
MICROFILMACION DE COMPLEMENTO: Es aquella que se realiza para complementar la
informacin que se encuentra en otros archivos, o bien, en otros lugares.
MICROFILMACION DE REFERENCIA: Tiene como fin primordial proporcionar al administrador y al investigador copias exactas para llevar a cabo sus gestiones o sus trabajos de tipo
cientfico-cultural.
MICROFILMACION DE SEGURIDAD: Es aquella que se realiza con el objeto de proteger
la informacin contenida en los documentos, en caso de que stos sean destruidos por cualquier
ti-po de catstrofe.
MICROFILMACION DE SUSTITUCION: Es la que se realiza con la finalidad de destruir los
documentos despus de microfilmados, con el objeto de economizar espacio.
MUESTRA REPRESENTATIVA: Consiste en la seleccin de las piezas documentales que
reflejan realmente el contenido completo de la informacin de ac uerdo con el conjunto de
los documentos.
MUESTRA SESGADA: Consiste en la seleccin de ciertos elementos de la informacin dada
por la totalidad de unos documentos que se consideran de valor permanente.
MINUTA: Borrador de un documento donde se expresan algunos datos esenciales, que permiten posteriormente elaborar una comunicacin.
N

NEGATIVO: Fotografa original o copia fotogrfica con tonalidades inversas.

NUMERO: Cifra o smbolo que se asigna a los documentos, instrumentos, depsitos y estantera.
NUMERO DE ORDEN: Nmero que se asigna a los instrumentos descriptivos y de esa manera poder controlar la cantidad total de documentos dentro de un fondo.

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o
ORDENACION: Unir los documentos de cada grupo, dndoles un orden cronolgico, alfabtico, numrico, segn sean las necesidades que de los documentos tengan los usuarios.
ORDENACION ALFABETICA: Es el sistema que utiliza la secuencia alfabtica para ordenar
los documentos.
ORDE AClON CRONOLOGICA: Ordenacin que se da a los documentos de acuerdo con las
divisiones del tiempo (ao, mes, da).
ORDENACION GEOGRAFICA: Es el mtodo de ordenacin de documentos que se basa en
la utilizacin de divisiones territoriales existentes.
ORDENACION NUMERICA: Es aquel mtodo de ordenacin en el cual los documentos se
agrupan utilizando la numeracin progresiva consecutiva.
ORDENACION ONOMASTICA: Es el mtodo que se aplica a los nombres de personas y
apellidos.
ORDENACION TOPOGRAFICA: Es el mtodo de ordenacin que trata de ir de lo general a
lo especfico: continentes, estados, provincias, regiones.
ORDENAR: Es la disposicin o colocacin sistemtica de las cosas de modo que cada una ocupe el lugar que le corresponde.
ORDEN ORIGINAL: Concepto archivstico que consiste en respetar la organizacin que se
dio a los documentos en su primera fase de formacin.
ORGANIGRAMA: Dibujo por medio del cual en cajas y lneas se muestra la divisin del trabajo en componentes, llmense estos divisiones, departamentos, unidades o puestos individuales.
ORGANIZACION: Concepto que se emplea en muy diversas formas como: 1) sistema opatrn de cualquier conjunto de relaciones en cualquier tipo de entidad: 2) la empresa en s misma; 3) la cooperacin de dos o ms personas; 4) la estructura intencional de papeles administrativos en una empresa formalmente organizada.
ORGANIZAR: Establecer orden, sujeto a reglas.
ORIGENES FUNCIONALES: Se refiere a la funcin administrativa que genera los documentos, es decir, a la razn por la que se producen.
ORIGINAL: Documento original es el hecho por la directa voluntad de los autores y conservado en la materia y formas genuinas, bajo las cuales fue primordialmente emitido. Es decir
conserva los caracteres internos en que fue documentado. Ejemplar nico.
21

El.HLlC

ORIGINAL MULTIPLE: Un original puede no ser nico es decir que del mismo negocio jurdico se hayan hecho varios ejemplares en un mismo acto cronolgico y bajo las mismas
formalidades.
p

PALEOGRAFIA: Disciplina que estudia las escrituras manuscritas antiguas. Arte de leer la
escritura y signos de los libros y documentos antiguos.
PAPEL: Soporte fabricado a partir de fibras y que sirve para escribir.
PARENTESIS: Signo ortogrfico para encerrar palabras, frases u oraciones ( ).
PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO: Conjunto de documentos archivsticos
que, una vez agotado su valor inmediato o administrativo, son declarados de valor histrico
permanente.
PATRIMONIO NACIONAL: Conjunto de bienes materiales y espirituales, naturales y artificiales de una Nacin, que perteneci a las generaciones anteriores y es dado a la generacin actual como elemento de trabajo o materia prima que ha de ser conservado y enriquecido para
transmitirlo a las generaciones posteriores.
PELICULA: Cinta de soporte plstico tratada qumicamente para hacer un material fotosensible. Los formatos ms utilizados son los de 16 mm y 35 mm.
PESTAA: Borde que se coloca a los documentos o a las fichas par anotar el asunto de que trata o los aos que comprende.
PIEZA DOCUMENTAL: Documento suelto o individual que forma o no parte de una unidad.
PLAZOS DE CONSERVACION: Plazo de conservacin es el que se asigna a los documentos producidos en una institucin o empresa, con la finalidad de cumplir con su vigencia
administrativa y legal, para luego transferir a otra etapa los que se deben conservar por perodos ms amplios o bien de manera permanente.
PORTADA: Primera plana de la cubierta o carpeta que se utiliza para la formacin y proteccin de los documentos.
PRESERV ACION DOCUMENTAL: Condiciones que tienden a evitar el deterioro de los
documentos.
PRESTAMO: Operacin mediante la cual se facilitan los documentos a los usuarios.

,,

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenacin que se da a un fondo documental durante

su etapa de gestin.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es aquel que exige que los documentos se organicen, respetando
la estructura orgnica del ente productor.
PROCEDIMIENTO: Secuencia cronolgica de las acciones requeridas, que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo.
PROCESO DE PLANEACION: Enfoque racional para la determinacin y logro de un objetivo; evaluacin de alternativas a la luz de las metas buscadas y conforme al ambiente de las
premisas de planeacin.
PROTOCOLO: Libro o registro formal en el cual el notario da fe de las escrituras emitidas,
mediante una transaccin legal.
R

REGISTRO: Instrumento de control de los documentos que ingresan o salen de una oficina o
institucin y que contiene datos referentes a los documentos.
REGLAS: Enunciados que indican lo que se debe hacer o no hacer, sin permitir discrecin o
flexibilidad.
REMISION: Envo o transferencia que se hacer de los documentos, de un archivo a otro de acuerdo con plazos establecidos previamente.
REPOSITORIO: Trmino que no se usa en nuestro medio como sinnimo de depsito.
REPROGRAFIA: Cualquier mtodo que no fuera el de la copia a mano, para la reproduccin
de un documento, u otra imagen visual en una o ms copias.
RESTAURAR: Tcnica que permite por medios manuales o mecnicos, devolver al documento, en la medida de lo posible, su estado inicial.
REUNIR: Recoger la documentacin dispersa.
RUBRICA: Rasgos de figura determinada que como parte de la firma pone cada cual, despus
de su nombre o ttulo.
S

SECCION: Aquella unidad que est integrada por los papeles procedentes de una institucin, o

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de divisin administrativa importante, con una organizacin, funciones y fines conocidos y

delimitados.
SELECCIONAR: Es el acto mediante el cual se decide la eliminacin de documentos de menor
valor histrico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.
SELECCION PIEZA POR PIEZA: Consiste en el anlisis de las piezas documentales, que
componen una serie, para determinar su eliminacin o custodia permanente.
SELECCION POR FECHA ABSOLUTA: Es aquel procedimiento que toma como base la
conservacin de todos los documentos, tanto originales como copias, de una fecha o poca
determinada.
SELECCION POR FECHA RELATIVA: Es el procedimiento utilizado por la institucin que
produce los documentos, basado en criterios establecidos por la misma, para determinar la
eliminacin o custodia permanente de los documentos.
SELECCION SERIE POR SERIE: Consiste en el anlisis de una serie completa de documentos, para determinar su eliminacin o custodia permanente.
SELLAR: Poner sello de tinta o blanco a un documento para identificarlo.
SERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de las secciones o subsecciones
de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre s, basados en el tipo
documental.
SIGLA: Letra o letras que se usan como abreviatura de una palabra.
SIGNATURA: Nmero que se pone a los documentos para identificarlos y as facilitar su
localizacin en el espacio fsico.
SISTEMA: Es un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios, doctrinas o cosas
simi lares, en un campo particular del conocimiento o del pensamiento.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjunto de los archivos pblicos de Costa Rica y
los privados y particulares que se integren a l.
SOPORTE: Material donde se encuentra la informacin escrita, audiovisual, grfica, etc,
que puede ser papel, cinta, banda magntica, etc.
SUBSECCION: Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.

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TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION: Listado de tipos documentales de una oficina o

entidad, con especificacin de su vigencia administrativa y legal y de su valor histrico para establecer los perodos de conservacin de los documentos.
TECNICA: conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte.
TIPO DOCUMENTAL: El tipo es la manera en que la informacin que corresponde a una
actividad, se distribuye en el soporte. Ej: cartas, cheques, circulares, pagars, etc.
TRAMITE: Se refiere a la utilizacin de un documento, que permite realizar una gestin.
TRANSCRIBIR: Copia que se hace de un documento de archivos, siguiendo normas establecidas de transcripcin.
TRANSFERENCIA: Es la operacin por la cual la documentacin que no se necesita en una oficina
o archivo, se enva a otro archivo para que en l cumpla los cometidos que han sido asig- nados
a su funcin, de forma que su objetivo de proporcionar testimonio e informacin se cum-pla, est
donde sea, pues es el cometido del documento.

u
UNIDAD DOCUMENTAL: Conjunto de piezas comunes integradas fsicamente para formar
una unidad distinta de las dems.
UNIDAD DE CONSERVACION: Se refiere a las cajas que contienen varios documentos.
Tambin se conocen como sinnimos las unidades de instalacin y unidades archivables.
USUARIO: Se refiere a las personas que en general visitan un archivo, en busca de la informacin que contienen sus documentos.
V

VALOR ADMINISTRATIVO: Es el valor que tienen los documentos que estn en plena vigencia administrativa.
VALOR CIENTIFICO-CULTURAL: Es el valor que tienen los documentos textuales, manuscritos o impresos, grficos, audiovisuales y legibles por mquina, que por su contenido, sirven como testimonio y reflejan el desarrollo de una cultura.
VALOR FISCAL: Es el valor que presentan los documentos que tratan de entradas, salidas y
controles de los dineros que se manejan en una institucin.

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VALOR HISTORICO: Permite conocer la situacin social, econmica, poltica y cultural de

una poca o de una regin.
VALOR INFORMATIVO: Es el valor que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de informacin para el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigacin poltica, econmica, social, demogrfica, etc.
VALOR INMEDIATO: Es el valor que tienen aquellos documentos que estn siendo utilizados en forma constante, para llevar a cabo un trmite administrativo.
VALOR JURIDICO: Cuando los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de los gobiernos, de las instituciones y de los individuos en general.
VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la
dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal e informativo.
VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen aquellos documentos utilizados con fines de
investigacin en los diversos campos que abarcan las actividades humanas, y su conservacin
es permanente.

26

BIBLIOGRAFIA
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de Costa Rica, Ponencia. III Jornada para el Desarrollo Archivstico, San Jos, Costa Rica. Julio
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28

CONTENIDO
A

ABREVIATURA
ACCESIBILIDAD
ACCESO RESTRINGIDO
ACERVO DOCUMENTAL
ACIDEZ DEL PAPEL
ACTIVIDADES FACILITATIV AS
ACTIVIDADES SUSTANTIVAS
ALCALINIDAD DEL PAPEL
ADMINISTRACION
AMPLIAR
ANAQUEL
ANTEDATA
ARCHIVADOR
ARCHIVALIA
ARCHIVISTA
ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO DE GESTION
ARCHIVO ECLESIASTICO
ARCHIVO FINAL
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO NOTARIAL
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
ARCHIVOS PRIVADOS
ARCHIVOS PARTICULARES
ARCHIVOS PUBLICOS
ASESORIA
ASUNTO
ATRIL
AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS

9
9
9
9
9
9
9
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
11
11

11
11
11
11
11
11
11

11

B
11
11

BASE DE DA TOS
BLANQUEAR

e
CAJA

11

29

CANTIDAD
CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS
CARACTERES EXTERNOS
CARACTERESINTERNOS
CARATULA
CARPETA
CASSETTE
CATALOGO
CENSO GUIA
CUNTA
CINTA MAGNETICA
CLASE AUDIOVISUAL
CLASE DOCUMENTAL
CLASE GRAFICA
CLASE TEXTUAL
CLASIFICACION
CLASIFICACION POR ACCIONES
CLASIFICACION POR ASUNTOS O MATERIALES
CLASIFICACION POR ESTRUCTURA ORGANICA
CODIFICACION
CODIGO
COLECCION
COMISION NACIONAL DE SELECCION Y ELIMINACION
DE DOCUMENTOS
COMPETENCIA
CONFIDENCIAL
CONSERV ACION
CONSULTA
CONTENIDO SUSTANTIVO
COPIA
COPIA AUTENTICA
CORCHETE
CORRESPONDENCIA
CUADRO DE CLASIFICACION
CUSTODIAR

12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
13
14
14
14
14
14

DATA
DESCRIPCION
DESCRIPTOR
DESINFECCION
DESTRUCCION
DIAPOSITIVA

14
14
14
14
14
14

30

DIPLOMA
DIPLOMATICO
DISKETTE
DOCUMENTACION
DOCUMENTO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
DOCUMENTO LEGIBLE DE MAQUINA
DUPLICAR

14
14
14
14
14
15
15
15

E
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
16
16
16
16

EDITAR
ELIMINACION
EMPASTAR
ENCUADERNACION
ENTIDAD PRODUCTORA
ESCRIBIENTE
ESCRITURA
ESTANTE
ESTANTERIA
ETICA ARCHIVISTICA
ETICA DEL TRABAJO
ETIQUETA
EXPOSICION DE DOCUMENTOS
EXPEDIENTE
EXPURGO
EXTRACTO

F
16
16
16
16
16
16
16
16
16
17
17
17
17

FACILITAR
FACSIMILE
FASCICULO
FECHA
FECHAS EXTREMAS
FICHA
FICHERO
FIRMA
FLUJOGRAMA
FOLIAR
FOLIO
FONDO DOCUMENTAL
FONDO ABIERTO

JI

FONDO CERRADO
FOTOCOPIA
FORMA
FORMATO
FOTOGRAFIA
FUENTE
FUMIGAR

17
17
17
17
17
17
17
G

GAVETA
GESTION
GUIA DIVISORIA

17
17
18

H
HERALDrCA
HEURISTICA
HIGROMETRO
HISTORIA ORAL
HUMEDAD

18
18
18
18
18

1
18
18
18
18
18
18
18
18
18

ILEGIBLE
INDICE
IN EDITO
INFORMATICA
INSPECCION
INSTRUCTIVO
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN
INVENTARIO
INVESTIGADOR

J
19

JUICIO DE VALORACION

L
LECTOR
LECTOR IMPRESOR
LEGAJO

19
19
19

19
19
19
19
19
19
19
19

LEGIBLE
LEGISLACION
LEGISLACION ARCHIVISTICA
LISTA
LISTA DE REMISION
LOCAL
LUGAR Y FECHA
LUPA

M
19
19
19
19
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20

MANUSCRITO
MAPA
MAPOTECA
MEMBRETE
METO DO
MICROFICHA
MICROFILME
MICROFILMACION DE COMPLEMENTO
MICROFILMACION DE REFERENCIA
MICROFILMACION DE SEGURIDAD
MICROFILMACION DE SUSTANTIVO
MUESTRA REPRESENTATIVA
MUESTRA SESGADA
MINUTA

N
20
20
20

NEGATIVO
NUMERO
NUMERO DE ORDEN

o
21
21
21
21
21
21
21
21
21

ORDENACION
ORDENACION ALFABETICA
ORDENACION CRONOLOGICA
ORDENACION GEOGRAFICA
ORDENACION NUMERICA
ORDENACION ONOMASTICA
ORDENACION TOPOGRAFICA
ORDENAR
ORDEN ORIGINAL

33

ORGANIGRAMA
ORGANIZACION
ORGANIZAR
ORIGENES FUNCIONALES
ORIGINAL
ORIGINAL MULTIPLE

21
21
21
21
21
22

p
PALEOGRAFIA
PAPEL
PARENTISIS
PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVISTICO
PATRIMONIO NACIONAL
PELICULA
PESTAA
PIEZA DOCUMENTAL
PLAZOS DE CONSERV ACION
PORTADA
PRESERVACION DOCUMENTAL
PRESTAMO
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
PROCEDIMIENTO
PROCESO DE PLANEACION
PROTOCOLO

22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
22
23
23
23
23
23

R
23
23
23
23
23
23
23
23

REGISTRO
REGLAS
REMISION
REPOSITORIO
REPROGRAFIA
RESTAURAR
REUNIR
RUBRICA

S
SECCION
SELECCIONAR
SELECCION POR PIEZA POR PIEZA

23
24
24

24
24
24
24
24
24
24
24
24
24
24

SELECCION POR FECHA ABSOLUTA

SELECCION POR FECHA RELATIVA
SELECCION SERIE POR SERIE
SELLAR
SERIE
SIGLA
SIGNATURA
SISTEMA
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SOPORTE
SUBSECCION

T
25
25
25
25
25
25

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACION

TECNICA
TIPO DE DOCUMENTAL
TRAMITE
TRANSCRIBIR
TRANSFERENCIA

u
25
25
25

UNIDAD DOCUMENTAL
UNIDAD DE CONSERVACION
USUARIO

25
25
25
26
26
26
26
26
26

VALOR ADMINISTRATIVO
VALOR CIENTIFICO CULTURAL
VALOR FISCAL
VALOR HISTORICO
VALOR INFORMATIVO
VALOR INMEDIATO
VALOR JURIDICO
VALOR PRIMITIVO
VALOR SECUNDARIO

35