1

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestin de la Calidad

MANUAL PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL

SISTEMA DE BIBLIOTECAS

Versin 2.0

Cdigo: I02- 6063 - 001/09-06

Direccin de Formacin Profesional Integral

Marzo de 2013

Control del Documento

Autores

Revisin

Nombre
Betty Orejuela
Carvajal
Martha Luz
Gutirrez Ortega

Cargo
Profesional

Ana Elizabeth
Palencia ngel

Profesional

Alcides Osorio

Profesional

Lady Vicenta
Hinestroza

Profesional

Gloria Ins Osorio

Profesional

Ana Julia Alfonso

Contratista

Sonia Amparo
Duque Ros
Martha Luca
Tabarez Villa
Mara Yanneth
Castao Agudelo
Ana Judith Grajales
Hernndez
Leandro Hincapi
Marn
Isabel Girn

Profesional

Elsa Pinto

Profesional

Mara Elena
Echavarra
Alvaro Surez
Wilmer Moyano

Contratista

Omar Valderrama

Contratista

Alma Elvira Novoa

Lelin

Profesional

Profesional

Contratista
Auxiliar
Contratista
Contratista
Contratista

Profesional
Contratista

Dependencia
Bibliotecloga Regional
Antioquia
Grupo Administracin
Educativa Direccin de
Formacin Profesional
Bibliotecloga del Centro de
Gestin Comercial y
Mercadeo. Regional D.C..
Bibliotecloga. Regional
Atlntico
Bibliotecloga del Centro de
de Servicios Financieros.
Regional Distrito Capital
Bibliotecloga. Regional
Caldas
Bibliotecloga Regional
Bogot
Bibliotecloga Regional
Risaralda
Bibliotecloga Regional
Risaralda
Bibliotecloga Regional
Antioquia
Bibliotecloga Regional
Antioquia
Biblioteclogo Regional
Risaralda
Bibliotecloga Regional
Cundinamarca
Bibliotecloga Regional
Santander
Bibliotecloga Regional Valle

Fecha
2007

Biblioteclogo Regional Valle

Biblioteclogo Regional
Distrito Capital
Grupo Administracin
Educativa Direccin de
Formacin Profesional
Grupo Administracin
Educativa Direccin de
Formacin Profesional

2011
2011

2007
2007
2007
2007
2007
2007
2007
2011
2011
2011
2011
2011
2011
2011

2011
Octubre
2007

Adriana Lizeth
Buitrago Martn
Aprobaci
n

John Jairo Daz

Londoo

Coordinador Grupo Administracin

a
Educativa Direccin de
Formacin Profesional
Director
Direccin de Formacin
Profesional

Diciembr
e 2007
Diciembr
e 2007

Control de los Cambios

Versin
No.
2

Fecha de
Aprobacin

Descripcin de los Cambios

Solicit
Martha Luz
Gutierrez

CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................ 6
2. ALCANCE ............................................................................................................. 6
3. NORMATIVIDAD .................................................................................................. 6
3.1 Nacionales.......................................................................................................... 6
3.2 Institucionales ................................................................................................... 6
3.3 Bibliotecolgicas ............................................................................................... 6
Estndares de alfabetizacin informacional de la ALA ......................................... 7
4. MARCO TERICO ............................................................................................... 7
5. DEFINICIONES ................................................................................................... 10
6. SISTEMA DE BIBLIOTECAS ............................................................................. 13
6.1. Funciones del Sistema de Bibliotecas ......................................................... 14
7. PROCESAMIENTO TCNICO DE LAS COLECCIONES .................................... 15
7.1. Responsabilidad ............................................................................................... 15
7.2. Normalizacin ................................................................................................... 15
7.3. Descripcin bibliogrfica ................................................................................. 16
7.4. Anlisis de informacin ................................................................................... 16
8. DESARROLLO Y GESTIN DE COLECCIONES ............................................. 17
9. INVENTARIO DE COLECCIONES ..................................................................... 27
10. REGLAMENTO DE LOS SERVICIOS .............................................................. 28
10.1 Responsabilidad ............................................................................................ 28
10.2 Clasificacin de los servicios....................................................................... 28
10.3 Horarios .......................................................................................................... 29
10.4 Clasificacin de usuarios ............................................................................. 29
10.5 Derechos y deberes de los usuarios ........................................................... 29
10.6 Procedimientos .............................................................................................. 30
ANEXOS ................................................................................................................... 38

INTRODUCCIN
Que el Plan estratgico 2011-2014 SENA de clase mundial formula la aplicacin de
un modelo de formacin profesional integral medible por estndares nacionales e
internacionales a travs la obtencin de registros calificados, acreditacin
institucional y la participacin de aprendices en las Pruebas Saber Pro. Lo cual
implica que la Institucin debe contar con un Sistema de Bibliotecas que cumpla con
estndares de calidad para su gestin y funcionamiento, cuente con diversidad de
programas para el desarrollo de competencias lectoras, escritoras e informacionales,
entendiendo estas como habilidades que deben hacer parte de los trabajadores del
siglo XXI y aplique estrategias para la gestin de colecciones pertinentes como
apoyo a la calidad de la formacin.
Que el Sistema de Bibliotecas se constituye as, en un apoyo transversales para el
desarrollo de competencias tcnicas y sociales de la Comunidad Educativa.
Como todo sistema, el Sistema de Bibliotecas cuenta con unas polticas
institucionales estructuradas mediante unos lineamientos tcnicos que dan identidad
a la organizacin de la informacin y la unidad lgica y racional de sus servicios, lo
que garantiza la efectividad en la utilizacin de los materiales impresos,
audiovisuales y digitales.
El presente documento normaliza los procesos y procedimientos de las bibliotecas
ubicadas en los Centros de Formacin, evitando la duplicidad de esfuerzos y
optimizando los recursos tanto humanos como econmicos y la gestin aislada de
las bibliotecas.

1. OBJETIVO
Establecer polticas que normalicen los procesos de organizacin de la informacin y
los servicios del Sistema de Bibliotecas, para apoyar la ejecucin de la formacin
utilizando las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin.
2. ALCANCE
El Manual establece los requisitos para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas
que incluye las Bibliotecas ubicadas en los Centros de Formacin, en el orden
nacional.
3. NORMATIVIDAD
El Sistema de Bibliotecas opera bajo el siguiente marco normativo:
3.1 Nacionales
Constitucin Poltica de Colombia
Ley 115 del 8 de febrero de 1994, Por el cual se expide la Ley General de
Educacin y sus Decretos Reglamentarios.
Estructura del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa
Estndares e indicadores de calidad para Bibliotecas de Instituciones de Educacin
Superior, 2005.
Ley 11 del 5 de marzo de 1979, Por la cual se reconoce la profesin del
biblioteclogo y se reglamenta su ejercicio
Decreto 865 del 5 de mayo de 1988 Por el cual se reglamenta la Ley 11 de 1979
sobre el ejercicio de la profesin de biblioteclogo
Decreto 1295 de 2010 Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la
Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas acadmicos de educacin
superior
Ley 98 de 1993 Por medio de la cual se dictan normas sobre democratizacin y
fomento del libro colombiano
Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor
Ley 1379 de 2010 Por la cual se organiza la Red Nacional de Bibliotecas Pblicas y
se dictan otras disposiciones
3.2 Institucionales
Plan Estratgico 2011-2020 SENA: SENA de clase mundial
Estatuto de la Formacin Profesional Integral del SENA, 1997.
3.3 Bibliotecolgicas
Manifiesto de la UNESCO-IFLA para las Bibliotecas Pblicas, 1994.
Reglas Angloamericanas de Catalogacin (RCAA), 2. Edicin
Sistema de Clasificacin Decimal Dewey, 22 edicin

Formato MARC 21
Tabla de Cutter - Sanborn
Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC (ARMARC)
Tesauros
Manifiesto de la IFLA para el servicio de Internet
Estndares de alfabetizacin informacional de la ALA
Directrices para una poltica de desarrollo de las colecciones sobre la base del
modelo Conspectus de la IFLA
IFLA Manifesto for digital libraries
4. MARCO TERICO
Para brindar mayor claridad sobre la clasificacin de las bibliotecas del SENA es
necesario acudir a las definiciones que ofrece la IFLA (Federacin Internacional de
Asociaciones de Bibliotecarios), el Online Dictionary for Library and Information
Science de Joan M. Reitz y la ALA (Asociacin de Bibliotecas Estadounidenses),
fuentes que ofrecen suficiente detalle sobre la misin y deber ser de cada una de las
bibliotecas en el mundo.
IFLA

Biblioteca
de
educacin
superior

Biblioteca
pblica

Define
las
siguientes
funciones
principales:
proveer textos y
fuentes
relacionados con
los
programas
impartidos,
proveer los medios
bsicos para la
investigacin,
formar
a
los
usuarios para la
investigacin,
difusin
de
la
catalogacin
y
proporcionar
acceso
a
las
fuentes externas
como repertorios,
bases de datos,
catlogos de otras
bibliotecas.
Biblioteca
fundada
y

ODLIS

ALA

A library or library
system established,
administered,
and
funded
by
a
university to meet
the information, resea
rch, and curriculum
needs of its students,
faculty, and staff.
Some
large
universities maintain
separate undergradu
ate and
graduate
libraries.
Large
university
libraries
with comprehensive c
ollections
are
considered research
libraries.

Biblioteca (o sistema
de stas) establecida,
mantenida
y
administrada por una
universidad para cubrir
las necesidades de
informacin de sus
estudiantes y apoyar
sus
programas
educativos,
de
investigacin y dems
servicios.

A library or library
A public library is an
system that provides entity
that

sostenida por un
rgano
de
la
administracin
local -o, en algn
caso, central- o
por algn otro
organismo
autorizado
para
actuar
en
su
nombre,
y
accesible,
sin
prejuicios
ni
discriminacin
alguna a cuantos
deseen utilizarla

Se
trata
de
bibliotecas que se
concentran en una
disciplina o grupo
de
disciplinas
particulares o que
ofrecen servicios a
usuarios
Biblioteca
interesados en una
especializa
determinada
da
profesin,
actividad
o
proyecto. Ofrecen
servicios
de
informacin
especializada
a
usuarios
especializados.

unrestricted access to
library resources and
services
free
of
charge
to all the
residents of a given
community, district, or
geographic
region,
supported wholly or in
part by public funds.
Because
public
libraries
have
a
broader
mandate
than academic
libraries and
most special libraries,
they
must develop their col
lections
to
reflect diversity.

A library established
and funded by a
commercial
firm,
private association, g
overnment
agency,
nonprofit
organization,
or
special interest group
to
meet
the information needs
of its employees,
members, or staff in
accordance with the
organization's missio
n and goals.
The scope of
the collection is
usually limited to the
interests
of
the
hostorganization.
Special librarians are
organized
in
the Special Libraries

is established
under
state enabling laws or
regulators to serve a
community, district, or
region,
and
that
provides at least the
following:
1)
an
organized collection of
printed or other library
materials,
or
a
combination thereof; 2)
paid staff; 3) an
established schedule
in which services of the
staff are available to
the public; 4) the
facilities necessary to
support
such
a
collection, staff, and
schedule; and 5) is
supported in whole or
in part with public
funds.
Biblioteca establecida,
mantenida
y
administrada por una
firma comercial, una
corporacin
privada,
una asociacin, un
organismo estatal u
otro grupo o entidad
que tienen inters por
una materia especfica
para
atender
las
necesidades
de
informacin de sus
miembros o personal y
alcanzar los objetivos
de la organizacin.
El mbito de las
colecciones y de los
servicios se limita al
inters en la materia
de la organizacin que
mantiene la biblioteca.

Association.
Cuadro 1. Clasificacin de bibliotecas
A partir de la clasificacin anterior se puede decir que las bibliotecas del SENA
cuentan con varias de las caractersticas mencionadas, no obstante sus servicios y
recursos de informacin deben dar respuesta a las necesidades informacionales de
la Comunidad.
Sin embargo, para ilustrar detalladamente los componentes de las bibliotecas SENA
se presenta el siguiente cuadro:
Componentes
Personal

Servicios

Gestin
cultural

Observaciones
Los bibliotecarios del SENA deben contar con los perfiles idneos
para cumplir las siguientes funciones: gestin de biblioteca,
prestacin de servicios de informacin, procesos de catalogacin,
extensin cultural y promocin de lectura.
Teniendo en cuenta las necesidades informacionales de la
Comunidad SENA y el tipo de formacin que imparte la Entidad
los servicios bsicos que todas las bibliotecas SENA deben
prestar son:
-Prstamo de material (En sala, a domicilio e interbibliotecario).
-Diseminacin selectiva de informacin y/o alertas bibliogrficas.
-Asesora y orientacin a usuarios en bsqueda y acceso a
informacin.
-Acceso a herramientas tecnolgicas para el apoyo de la
formacin.
En el marco del modelo pedaggico institucional y diferentes
documentos como el Estatuto de la Formacin profesional
integral, se sostiene que la integralidad de la formacin se da en
cuanto haya un componente social que posibilite que el egresado
SENA cuente con el perfil esperado que incluye ser:
Libre
Respetuoso
Responsable
Justo
Autnomo
Crtico
Tolerante
Solidario
Colaborativo
Investigativo
Creativo
Gestor de su proyecto de vida
Innovador

10

Emprendedor
Polticamente participativo en un marco de democracia.
Por esto las bibliotecas SENA como espacios de conocimiento,
creatividad, cultura, autoformacin, formacin, investigacin y
lectura debe disear estrategias que impacten significativamente
el desarrollo del ser humano de manera integral a travs de
programas y proyectos que incluyan el acceso a la cultura local,
regional, nacional y mundial, la produccin y socializacin de
conocimiento para el desarrollo igualitario del Pas, el fomento de
la investigacin como herramienta para el desarrollo profesional y
de la sociedad, la promocin de lectura como una prctica
individual y grupal que facilita a los seres humanos a conocer
diferentes puntos de vista, y dems actividades que aporten a
ese ser humano integral.
Hoy en da las bibliotecas deben ofrecer formacin para el
acceso, evaluacin y uso de la informacin en todos sus soportes
y formas. Por esto, las bibliotecas del SENA deben ofrecer los
siguientes aspectos:

Formacin

Recursos de
informacin
(Colecciones)
Recursos
financieros
Comunidad

-Induccin (Uso general de la biblioteca fsica y digital, horario,

servicios).
-Formacin de usuarios (Capacitacin ms exhaustiva sobre el
uso de los componentes de la biblioteca incluyendo uso de bases
de datos, libros, revistas y varios tipos de publicaciones, as
como instruccin sobre el uso de todos los servicios que ofrece la
biblioteca).
-Alfabetizacin informacional (Formacin en el acceso,
evaluacin y uso crtico y eficiente de la informacin).
De acuerdo con la clasificacin del cuadro 1 es de resaltar que
las colecciones deben dar respuesta a las necesidades reflejadas
en los diseos curriculares y guas de aprendizaje de los
programas de formacin que ofrezca el(los) Centro(s), as como
colecciones de literatura que apoyen los programas de
promocin de lectura y extensin cultural.
Recursos pblicos lo que implica que tenga un carcter pblico y
sus dems componentes contengan esa caracterstica.
Si bien el pblico objetivo de las bibliotecas es la Comunidad
Educativa SENA, la comunidad en general puede acceder a los
espacios fsicos de stas y hacer uso de las colecciones. As
mismo, los programas culturales pueden ser diseados e
implementados con la Comunidad de la zona.

5. DEFINICIONES

11

Alfabetizacin informacional: El proceso de enseanza-aprendizaje que busca

que un individuo y colectivo, gracias al acompaamiento profesional y de una
institucin educativa o bibliotecolgica, utilizando diferentes estrategias didcticas y
ambientes de aprendizaje (modalidad presencial, virtual o mixta -blend learning-),
alcance las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) en lo informtico,
comunicativo e informativo, que le permitan, tras identificar sus necesidades de
informacin, y utilizando diferentes formatos, medios y recursos fsicos, electrnicos
o digitales (E-ALFIN), poder localizar, seleccionar, recuperar, organizar, evaluar,
producir, compartir y divulgar (Comportamiento Informacional) en forma adecuada y
eficiente esa informacin, con una posicin crtica y tica, a partir de sus
potencialidades (cognoscitivas, prcticas y afectivas) y conocimientos previos (otras
alfabetizaciones), y lograr una InterAccin apropiada con otros individuos y
colectivos (prctica cultural-inclusin social), segn los diferentes roles y contextos
que asume (niveles educativos, investigacin, desempeo laboral o
profesional), para finalmente con todo ese proceso, alcanzar y compartir nuevos
conocimientos y tener las bases de un aprendizaje permanente para beneficio
personal, organizacional, comunitario y social ante las exigencias de la actual
sociedad de la informacin.
Anlisis de informacin: Anlisis temtico de la obra de acuerdo al contenido,
asignndole las palabras claves para facilitar su recuperacin
Biblioteca: Conjunto de servicios y recursos especializados de atencin a usuarios
que utilizan diversas tecnologas y estndares de calidad en la captacin,
organizacin y difusin de informacin, basados en los conocimientos de sus
profesionales, y que apoyan el logro de los objetivos y metas de la organizacin a la
que pertenecen, a travs de la creacin permanente de espacios de comunicacin y
aprendizaje de dicha organizacin y de su entorno inmediato.
Biblioteca virtual: es aquella que est constituida totalmente por documentos
electrnicos, se encuentra disponible en red e incorpora los avances de la realidad
virtual, constituye una nueva forma de realizar las tareas bsicas de una biblioteca al
utilizar los avances de las nuevas tecnologas; las que jams han tenido una
coleccin impresa ni un edificio, sino que desde un inicio fueron creadas a partir de
documentos digitalizados o publicaciones disponibles en las bibliotecas o diferentes
sitios en Internet y a las que el usuario accede mediante la computadora.
Biblioteca SENA: Ambiente de aprendizaje que adquieren, procesan y difunden
informacin, para apoyar los Programas de Formacin Profesional enmarcados en la
misin institucional.
Catalogacin:
identificacin.

Descripcin

bibliogrfica,

siguiendo

normas

especficas

de

Catlogo pblico en lnea (OPAC): es un catlogo automatizado de acceso pblico

en lnea de los materiales de una biblioteca.

12

Clasificacin: Asignacin de cdigo de ubicacin fsica de la documentacin dentro

de las colecciones (Sistema de clasificacin Dewey).
Clave de autor: Cdigo compuesto por la primer letra de una palabra (Primer del
apellido del autor o primera del ttulo) seguida por tres (3) nmeros segn la
combinacin dada por las Tablas de Cutter Sanborn Four-Figure Table.
Depuracin: Remocin de documentos de las colecciones activas de la biblioteca,
para garantizar la actualizacin de la informacin en dichas colecciones.
Descarte: Proceso administrativo mediante el cual se desincorporan los materiales
obsoletos, en mal estado y de contenidos no pertinentes de las bibliotecas.
Documento: Coleccin de informaciones de naturaleza uniforme o diversa
recopiladas en virtud de sus afinidades temticas y funcionales, dirigidas a un cierto
modelo de destinatario o usuario.
Documento impreso: Todo registro informativo presentado en forma impresa visual
auditiva, tctil o combinada, que pueda conservarse a travs del tiempo y el espacio.
Documento digital: Informacin presentada en lenguaje binario legible escrito en
formato hipertexto o hipermedial al que puede accederse en el contexto de la World
Wide Web.
Ejemplar: cada una de las copias impresas de una edicin.
Hidrfugo: Dicho de una sustancia: Que evita la humedad o las filtraciones
Inventario: Existencias de todos documentos que posee una biblioteca.
Memoria Tcnica Institucional: Considerado como todo documento tcnico
producido en las acciones involucrada en el proceso de formacin en sus etapas de
planeacin, diseo y desarrollo tcnico pedaggico, operacin y evaluacin. La
memoria tcnica tendr criterio de selectividad en el sentido de que se acopiara
aquella informacin de alto contenido tcnico que sea potencial de experiencias para
el proceso tcnico operativo institucional.
Recuperacin de informacin: Obtencin de datos e informacin que responden a
estrategias de bsqueda.
Redes de Informacin: Organizacin de dos o ms bibliotecas, dedicadas a un tipo
comn de intercambio de informacin a travs de comunicaciones que favorezcan
su funcionalidad.

13

Referencia: conjunto de fuentes tanto impresas como en formato electrnico cuyo

objetivo es referir a consultas puntuales antes que ser ledas en su totalidad. Los
documentos que se deben incluir en esta coleccin son: diccionarios, enciclopedias,
fuentes bibliogrficas, fuentes geogrficas, anuarios, manuales, almanaques,
fuentes estadsticas.
Signatura topogrfica: Cdigo alfanumrico que determina la ubicacin fsica del
material bibliogrfico. Se porcura ubicarlo en partes visible como en el lomo de los
libros. Este cdigo agrupa el nmero de clasificacin Dewey y la clave de autor
asignados por el catalogador en el software bibliogrfico.
Sistema de Bibliotecas: Conjunto organizado de Bibliotecas que interactan en
forma dinmica para responder al objetivo de suministrar informacin en apoyo al
desarrollo de las diferentes acciones de una entidad, en cumplimiento de su misin
institucional.
Soportes documentales: Formatos fsicos y digitales, donde se registra la
informacin.
Tesauros: Conjunto sistematizado de palabras que definen las relaciones
semnticas del lenguaje controlado en un rea del conocimiento, para la
recuperacin de la informacin.
Titulo: Breve frase o palabra que sirve de presentacin de un libro, un documento,
un captulo, etc. dando a conocer su contenido. En creaciones interactivas
(multimedia), nombre del producto final terminado.
SIGLAS
ALA: American Library Association.
ARMARC: Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC.
IFLA: International Federation of Library Associations and Institutions.
LEMB: Listas de encabezamientos de materia para bibliotecas universitarias.
MARC: Catalogacin legible por mquina.
OIT: Organizacin Internacional del Trabajo.
RCAA: Reglas de Catalogacin Angloamericanas.
UNESCO: Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la
Cultura.
6. SISTEMA DE BIBLIOTECAS
El Sistema de Bibliotecas est conformado por la Biblioteca digital SENA
(http://biblioteca.sena.edu.co) y todas las Bibliotecas fsicas que ofrecen sus
servicios a la Comunidad Educativa en los Centros de Formacin, tiene cobertura
nacional e internacional y ofrece acceso a la informacin por medios fsicos y

14

digitales que responden a la demanda de informacin de los programas de

formacin profesional, en cumplimiento de la misin institucional.
6.1. Misin
El Sistema de Bibliotecas ofrece servicios y recursos de informacin fsicos y
digitales que apoyan la ejecucin de la formacin en los Centros, disponiendo de
bibliotecas hbridas que articulan el talento humano, los recursos de informacin, la
infraestructura fsica y los recursos tecnolgicos.
6.2. Visin
Posicionarse como un Sistema Bibliotecario que apoya la formacin profesional
integral, el emprendimiento innovador y el empresarismo, brindando recursos de
informacin pertinentes, por medio de las colecciones fsicas y digitales, soportados
en las nuevas tecnologas e interconectados con redes nacionales e internacionales
de informacin.
6.3. Funciones del Sistema de Bibliotecas
Garantizar el acceso a recursos de informacin pertinentes y de calidad como
apoyo al desarrollo de los programas de formacin que imparte la entidad mediante
la disponibilidad de redes de informacin, bases de datos nacionales e
internacionales y publicaciones electrnicas y digitales.
Disear y ejecutar programas de alfabetizacin informacional (ALFIN) que
incluyan actividades y estrategias pedaggicas, para el desarrollo de competencias
lectoras, escritoras e informacionales en la Comunidad Educativa SENA.
Liderar
la
recuperacin,
organizacin,
digitalizacin,
sistematizacin,
conservacin, preservacin y divulgacin del material bibliogrfico producto del
quehacer de la entidad con el fin de recuperar la memoria tcnica institucional y
conformar la Coleccin digital de autora SENA.
Mantener la unidad tcnica en los procesos y la prestacin de los servicios de
informacin de las Bibliotecas, promoviendo la automatizacin de los mismos.
Establecer acuerdos y convenios que permitan el intercambio permanente de
servicios de informacin para la Comunidad SENA.
6.4. Tipologa de las bibliotecas del SENA
Las Bibliotecas fsicas son ambientes de recursos de informacin para el
aprendizaje, que apoyan la cualificacin de la formacin profesional de la
Comunidad Educativa SENA.
De acuerdo al grado de desarrollo y a los recursos con que cuentan, se clasifican en
tres (3) tipos:

15

Tipologa

No. de usuarios
potenciales

Ms de 11.000

Entre 3.500 y
10.900

Hasta 3.499

Personal

Entre 5 y 8*

Entre 4 y 6*

Entre 1 y 4

Colecciones

Mnimo 10.000
volmenes

Mnimo 4.500
volmenes

Mnimo 1.500
volmenes

Infraestructura
fsica

Mnimo 700 M2

Mnimo 300 M2

Mnimo 100 M2

Capacidad
instalada

170 puestos de
lectura

90 puestos de
lectura

30 puestos de lectura

Infraestructura
tecnolgica

90 puestos de
cmputo, 1 escaner
y 1 impresoray 3
lectores de cdigos
de barras

36 puestos de
cmputo, 1
impresora, 2
lectores de cdigos
de barras

15 puestos de
cmputo, 1 impresora
y un lector de cdigos
barras.

7. PROCESAMIENTO TCNICO DE LAS COLECCIONES

El procesamiento tcnico y el anlisis de informacin es una actividad intelectual
soportada en las tecnologas de la informacin y la comunicacin, dirigida a la
gestin de las colecciones como apoyo a los servicios de bsqueda y recuperacin
de informacin, siendo la construccin del catalogo pblico el punto de partida para
el diseo de dichos servicios.
Para ello, el Sistema de Bibliotecas cuenta con un software bibliogrfico y con el fin
de mantener la unidad tcnica en sus procesos y procedimientos, se fijan los
siguientes fundamentos:
7.1. Responsabilidad
La responsabilidad global del procesamiento tcnico recae en los Profesionales de
Bibliotecologa, y de los bibliotecarios de acuerdo a los niveles establecidos por el
Equipo Tcnico (Ver Anexo 8).
7.2. Normalizacin
Se utilizan las siguientes herramientas basadas en normas internacionales para el
tratamiento de la informacin:
Reglas Angloamericanas de Catalogacin (RCAA), ltima edicin.
Sistema de Clasificacin Decimal Dewey, ltima edicin.
Formato MARC21.

16

Tablas de cuatro figuras de Cutter Sanborn.

Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC (ARMARC).
Listas de encabezamientos de materia (LEMB), ltima edicin.
Tesauros.
Requisitos funcionales de los registros bibliogrficos (FRBR por sus siglas en
ingls).
Metadatos.
7.3. Descripcin bibliogrfica
La catalogacin descriptiva se realizar cindose a lo establecido en la ltima
edicin de las Reglas Angloamericanas de Catalogacin, segundo nivel de
descripcin (1.0.D2.).
7.4. Anlisis de informacin
Se asignarn encabezamientos temticos especficos para ofrecer mayor precisin
en la recuperacin de informacin, que sinteticen apropiadamente el contenido del
tem.
Se tomar como base el Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC
(ARMARC).
Para los encabezamientos de reas tcnicas que requieran mayor especificidad a
los consignados en ARMARC, se utilizarn tesauros de cada sector y/o especialidad
y se registrarn en la etiqueta 653.
7.5. Clasificacin de la informacin
7.5.1. Nmero de clasificacin
El Sistema de Bibliotecas organiza sus colecciones de acuerdo con la ltima edicin
del Sistema de Clasificacin Decimal Dewey, a excepcin de:
Publicaciones peridicas: las cuales se organizan en orden alfabtico de ttulo (sin
tener en cuenta los artculos iniciales) y dentro de este orden se sigue la
organizacin numrica y/o cronolgica
Equipos: los cuales sern organizados por formato y tendrn un consecutivo
numrico en cada biblioteca.
7.5.2. Clave de Autor
Para la asignacin de clave de autor se usarn las tablas de cuatro figuras de
Cutter-Sanborn del OCLC Dewey Cutter Program v.1.10.6 (Versin digital).
7.6. Organizacin de colecciones

17

Las diferentes colecciones de la biblioteca se ubicaran fsicamente de acuerdo al

sistema de clasificacin utilizado en cada una de ellas.
A continuacin se mencionan los tipos de colecciones que deben existir en cada
biblioteca:
General: Organizada por Sistema de Clasificacin Dewey.
Audiovisuales: sern organizados por formato (VHS, CD, Blue-Ray, DVD, Beta) y
luego tendr en cuenta el Sistema de Clasificacin Decimal Dewey.
Recursos electrnicos: sern organizados por formato (CD, DVD, Blue-Ray) y
luego tendr en cuenta el Sistema de Clasificacin Decimal Dewey.
Hemeroteca: Organizada en orden alfabtico por ttulo de publicacin (sin tener
en cuenta los artculos iniciales) y dentro de este orden se sigue la organizacin
numrica y/o cronolgica de la misma.
Equipos: sern organizados por formato y tendrn un consecutivo numrico en
cada biblioteca.
Referencia: Organizada por Sistema de Clasificacin Dewey.
Publicaciones SENA: Organizada por Sistema de Clasificacin Dewey.
Recursos especiales: sern organizados por formato y luego se tendr en cuenta
el Sistema de Clasificacin Decimal Dewey.
8. DESARROLLO Y GESTIN DE COLECCIONES
8.1. Alcances
Esta poltica rige el desarrollo de las colecciones en el Sistema de Bibliotecas y
establece los parmetros para la toma de decisiones en la gestin de los recursos
informativos. El documento es una gua para los bibliotecarios, instructores,
aprendices y cualquier otra persona que participa y colabora en las distintas
actividades relacionadas al desarrollo de las colecciones de las diferentes
Bibliotecas.
8.2. Generalidades
El desarrollo de colecciones en el Sistema de Bibliotecas es uno de los procesos
fundamentales en el cumplimiento de la misin institucional, como soporte a la
demanda de informacin, al proceso de formacin integral de la comunidad de
usuarios y la investigacin.
Este proceso se aplica una vez identificadas las necesidades de informacin de los
usuarios y el desarrollo de los programas de formacin para:
Creacin de una nueva biblioteca.
Mantenimiento y/o actualizacin de las bibliotecas y sus colecciones segn la
tipologa estipulada por el Sistema de Bibliotecas.

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Suscripcin o renovacin de la suscripcin a bases de datos especializadas o

multidisciplinarias.
Adquirir colecciones en sus diferentes temticas, soportes y formatos.
Gestionar y organizar las colecciones bibliogrficas, independiente de su formato,
soporte y medio de acceso.
Dar respuesta a la acreditacin de los Programas de Formacin profesional bajo
los lineamientos de Registro Calificado.
Estas polticas sern aplicadas tanto a las colecciones en sus diferentes formatos,
soportes y forma de acceso, y se reflejarn en el Sistema Bibliogrfico automatizado
que posee el Sistema de Bibliotecas.
La Poltica de Desarrollo de Colecciones se revisar peridicamente y se actualizar
segn cambien las metas y objetivos del Sistema de Bibliotecas, los diseos de los
programas de formacin y las necesidades de informacin de los usuarios.
8.3. Objetivos
Establecer criterios y pautas de seleccin, adquisicin, mantenimiento, gestin,
organizacin y descarte de recursos de informacin, que sirven de apoyo a la
formacin integral de la comunidad SENA.
8.4. Responsabilidad
El desarrollo de colecciones deber ser liderado por el Biblioteclogo o persona
encargada de la Biblioteca que conozca la coleccin, con el acompaamiento de
instructores y especialistas en cada rea del conocimiento. Adicional a esto, es
responsabilidad de los Grupos de aseguramiento de la calidad y Redes de
Conocimiento incluir dentro de los diseos de cada programa de formacin la
bibliografa mnima requerida, responsabilidad que debe ser compartida con el
biblioteclogo, quien ser el puente de comunicacin y asesor en dicho proceso. En
cualquier caso, la decisin final de la seleccin, adquisicin y descarte, deber ser
tomada por un comit con personal tanto de la Biblioteca como de quienes disean
los programas y proyectos de formacin.
8.5. Subprocesos del Desarrollo de Colecciones
Los siguientes sern los subprocesos que componen el Desarrollo de las
colecciones:
8.5.1. Seleccin
Consiste en determinar la informacin, el formato y el soporte de la bibliografa
requerida en la Biblioteca para el cumplimiento de sus objetivos.

19

Con el fin de determinar cules reas de la coleccin necesitan ser reforzadas y/o
renovadas, se tendrn en cuenta los siguientes elementos:
Contenido temtico: si hace parte del plan de estudio, si es de apoyo a la
docencia, o si es relevante para la formacin integral de la comunidad. Esta temtica
incluir obras con contenidos imparciales y con diferentes puntos de vista ante
asuntos controversiales.
Calidad: tanto de contenido temtico, autora, edicin y encuadernacin.
Previsin de uso: de acuerdo a las peticiones de los instructores y aprendices, o si
son obras recomendadas por ellos, siempre y cuando no se encuentre otro ejemplar
ya en la coleccin.
Pertinencia y relevancia de la coleccin: las obras adquiridas sern adecuadas y
coherentes con los Programas de Formacin y con la razn de ser de la institucin.
Nivel de uso de los recursos: si algn ttulo es altamente consultado, se evaluar
la posibilidad de adquirir ms ejemplares (Ver punto 8.5.1.8)
Crticas o reseas favorables del recurso.
Organizacin del contenido: obra incluye ndices, glosarios, referencias
bibliogrficas, entre otros.
Igualmente, los comits de seleccin debern tener en cuenta los siguientes
criterios:
8.5.1.1. Necesidades de informacin de la comunidad de usuarios
La coleccin estar orientada a atender las necesidades de consulta de los usuarios
tanto en temas referentes a la formacin, como en temas de informacin general,
cultura y uso del tiempo libre. Se darn prioridad a las solicitudes de parte de los
instructores y/o de los aprendices del SENA.
8.5.1.2. Fuentes de recursos de informacin
Para la seleccin, se tendr en cuenta las siguientes fuentes de recursos:
Bases de Datos comerciales donde aparecen reseas de recursos.
Pginas Web de las editoriales o de las empresas distribuidoras de material
bibliogrfico.
Visitas a editoriales, proveedores de bases de datos y de publicaciones seriadas.
Teniendo en cuenta los descuentos ofrecidos, la calidad del servicio, informes
recibidos y reputacin.
Revistas especializadas dedicadas a resear recursos.
Revistas profesionales representativas de las disciplinas de enseanza.
Reseas publicadas en recursos monogrficos y en la prensa local.
Ferias de libros y libreras locales.
Bibliografas generales y especializadas de colecciones bsicas recomendadas.
Catlogos de otras bibliotecas con colecciones similares.

20

Sugerencias o solicitudes de instructores, aprendices y personal administrativo del

SENA.
Estudios de usuarios y de la coleccin.
Consulta a instructores, asesores de formacin y especialistas temticos.
8.5.1.3. Niveles de la coleccin
Las colecciones de las bibliotecas del SENA, de acuerdo con los lineamientos
propuestos por la IFLA para el desarrollo de colecciones, deben cumplir con un nivel
de enseanza o formacin, las cuales cubren las necesidades de los usuarios
generales de la biblioteca durante todo el ciclo de enseanza. Para ellos, se tomarn
en cuenta los siguientes aspectos:
Extensa coleccin de monografas y obras de referencias generales y una
seleccin de monografas y obras de referencia especializadas.
Extensa coleccin de publicaciones peridicas de carcter general y una
coleccin representativa de publicaciones especializadas.
Una coleccin extensa de obras de autores conocidos y una seleccin de obras
de autores menos conocidos pero relevantes. Se har especial nfasis, en las obras
de carcter institucional o de produccin intelectual del SENA.
Un acceso definido a una coleccin extensa de recursos electrnicos y digitales,
de acceso local o remoto, que debe incluir herramientas bibliogrficas, bases de
datos, textos, publicaciones peridicas, entre otros.
8.5.1.4. reas del conocimiento
Las reas del conocimiento estarn asociadas a los Programas de Formacin
desarrollados por el SENA. Para lo cual se tomar en consideracin los diseos de
los programas de formacin.
Debido a la gran variedad en temticas de acuerdo a los portafolios de los
Programas de formacin, y teniendo en cuenta las caractersticas particulares de
cada Biblioteca y los principios institucionales, las colecciones, independientemente
de su temtica, debern basarse en los siguientes principios:
Autoridad: evaluacin de la idoneidad de autores y editoriales
Relevancia: aporte al desarrollo de nuevos conocimientos al rea
Imparcialidad: en creencias culturales, polticas y religiosas o de cualquier otro
tipo.
Legalidad: Incluir los nmeros normalizados internacionales (ISBN, UPC e ISSN)
Calidad: ttulos que apoyen la formacin integral del usuario de la biblioteca,
incluyendo aquellas obras que, aunque no sean relevantes a las temticas del centro
al que pertenecen, fomenten el desarrollo de la persona humana, los valores, la
cultura o el sano esparcimiento.

21

8.5.1.5. Idioma
El espaol ser la lengua predominante entre las obras seleccionadas. En obras de
carcter tecnolgico, deben adquirirse tambin ttulos editados en idioma ingls
cuando no sea posible la consecucin de la obra traducida. La seleccin en otros
idiomas se har siempre y cuando stos sean los predominantes en la especialidad
y no se encuentre traduccin al espaol o al ingls.
Las bases de datos multidisciplinarias pueden tener contenidos en idioma ingls y
espaol.
8.5.1.6. Cobertura geogrfica
Se adquirirn obras publicadas en cualquier parte del mundo, cuyo alcance, calidad,
idioma y dems criterios correspondan a las necesidades de los usuarios.
8.5.1.7. Fecha de publicacin
La fecha de publicacin de la obra a adquirir podr variar de acuerdo a la temtica
predominante en su contenido, as:
rea temtica

Actualidad
(Aos)
Artes
(Indefinido)
Diseo
10
Ciencias agropecuarias
5
Ciencias bsicas
10
Ciencias de la salud
5
Ciencias econmicas, comercio
5
Administracin,
gestin 5
empresarial, recursos humanos,
logstica,
mercadeo
y
comunicacin
Ciencias humanas y literatura
(Indefinido)
Derecho y ciencias polticas
5
Ingeniera,
tecnologa
y 3
computacin
En el caso de ciencia y tecnologa podrn adquirirse publicaciones de aos
anteriores, siempre y cuando sus contenidos expresen los principios cientficos y/o
filosficos que las conviertan en clsicos en su temtica y sean recomendados por
los docentes y expertos.

22

En literatura, filosofa, biografa, historia, diseo y arte, puede aplicarse flexibilidad

en la fecha de publicacin, pues sus contenidos conservan vigencia a travs del
tiempo.
8.5.1.8. Nmero de ejemplares
El nmero de ejemplares a adquirir ser de uno (1) a tres (3) por cada ttulo,
especialmente asociados con los contenidos de los Programas de Formacin del
centro al que pertenecen, de ser necesario para la consulta se proceder a adquirir
ms. En todo caso, no exceder a diez (10), siendo esta cantidad solo para textos
bsicos de cursos.
En el caso de obras de cultura general, entre las que se incluyen temticas
relacionadas con ciencias sociales, ciencias naturales, literatura y/o arte, y que no
sean representativas de los Programas de Formacin Profesional, se incluirn
mximo dos (2) ejemplares.
En lo posible debe evitarse la adquisicin de colecciones completas cuando stas
incluyan ttulos que no correspondan a las temticas de los Programas de
Formacin.
8.5.2. Adquisicin
Se obtendr material a travs de los procesos de:
Compra: Proceso mediante el cual se adquiere material bibliogrfico y para el cual
se asigna un presupuesto determinado.
Donacin: proceso por el cual se adquiere material de manera gratuita, en la cual
el donante lo hace por criterio propio.
Reposicin: Proceso de adquisicin de material como reemplazo del ya existente,
ya sea por deterioro o por prdida por parte del usuario.
Canje: Adquisicin de material producto del intercambio nacional o internacional
de material bibliogrfico impreso o electrnico producido y editado por el SENA por
publicaciones de temticas similares.
Depsito institucional: Proceso que consiste en la entrega de obras de carcter
bibliogrfico a las colecciones de las bibliotecas del Sistema de Bibliotecas.
La adquisicin de nuevo material bibliogrfico, se har posterior a la seleccin de los
ttulos.
Las Bibliotecas del SENA se acogen a la legislacin sobre proteccin de derechos
de autor, por lo cual no deben tener entre sus colecciones publicaciones no
protegidas por derechos de autor.
En cuanto a la reproduccin de material descatalogado en el mercado, el Sistema de
Bibliotecas se acoge al artculo 38 de la Ley 23 de 1982:

23

Las bibliotecas pblicas pueden reproducir, para el uso exclusivo de sus lectores y
cuando ello sea necesario para su conservacin o para el servicio de prstamos a
otras bibliotecas, tambin pblicas, una copia de obras protegidas depositadas en
sus colecciones o archivos que se encuentren agotadas en el mercado. Estas copias
pueden ser tambin reproducidas, en una sola copia, por la biblioteca que las reciba,
en caso de que ello sea necesario para su conservacin, y con el nico fin de que
ellas sean utilizadas por sus lectores1.
Para la adquisicin de material bajo la modalidad de compra, las Bibliotecas se
ceirn a los procedimientos normalizados por el SENA para la compra de bienes.
El material recibido bajo la modalidad de donacin deber ser evaluado previamente
para considerar su pertinencia en la inclusin en la coleccin.
Para cualquier caso, el Sistema de Bibliotecas aceptar la donacin con la condicin
de poder disponer libremente de dicho material. Las obras que no hayan podido ser
evaluadas antes de su recibo y que una vez evaluado no tenga pertinencia con las
temticas de los programas de formacin, podrn ser ofrecidas a otras Bibliotecas
del SENA que incluyan dicha temtica. En caso de no ser admitido en ninguna de
estas Bibliotecas, se ofrecer a otras externas en calidad de donacin.
Los ttulos que ya se encuentran en las colecciones se rechazarn. Solo se
exceptuarn aquellas obras que puedan servir para reemplazar ejemplares ya
existentes en mal estado fsico, o que por su nivel de consulta ameriten la inclusin
de otro ejemplar. Igualmente, las donaciones que requieran un sobrecosto en su
mantenimiento sern evaluadas antes de su aceptacin y posterior inclusin en las
colecciones. Bajo ninguna circunstancia se recibir material obsoleto y en mal
estado fsico.
La reposicin de materiales extraviados por los usuarios se har con un ejemplar
nuevo, en lo posible con el mismo ttulo y misma edicin, junto con la presentacin
de la correspondiente factura de compra en original. En caso de no encontrar el
ttulo para la reposicin, el usuario deber entregar una obra de valor y temtica
similar al perdido o por la nueva edicin del mismo ttulo, mediante la valoracin e
indicacin previa de la Biblioteca. Para cualquier caso de reposicin se deber
adjuntar la factura original de compra del material.
No se reciben fotocopias bajo ninguna circunstancia.
8.5.3. Evaluacin de la coleccin
Consiste en el anlisis de las diferentes colecciones bibliogrficas por parte de un
comit especializado, y en cada biblioteca, teniendo en cuenta variables cualitativas
y cuantitativas, para determinar su permanencia o retiro de la biblioteca.

http://www.cerlalc.org/documentos/colo23.htm#4_2

24

Esta actividad debe ser realizada en forma regular, teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Contenido obsoleto.
Fecha de publicacin, dependiendo de la materia correspondiente a la obra.
Incluye la adquisicin de una nueva edicin (no se aplica a la literatura).
Deterioro fsico: roto o rayado, prdida de hojas o de encuadernacin,
contaminacin, mala impresin y papel quebradizo y/o resquebrajado, humedad,
entre otros.
Escasa circulacin: El ttulo no ha sido consultado en los ltimos 3 aos. Cuando
se aplica este criterio, y luego del anlisis se determina que el contenido est
vigente, deber darse un margen de tiempo no superior a dos (2) meses para
promocionar el material entre los usuarios.
Nmero de ejemplares: En el caso de aquellas obras que fueron adquiridas en un
momento de alta demanda y cuando sta disminuye, no se hace necesario contar
con la totalidad de ejemplares.
Tamao de la coleccin vs. documentos adquiridos en el ltimo ao.
Colecciones incompletas o nmeros sueltos de suscripciones.
Anlisis de las colecciones por parte de instructores, asesores de red, expertos
temticos y bibliotecarios.
Listas bibliogrficas bsicas comerciales e institucionales
Indicadores de evaluacin:
Cuantitativos
i. Volmenes por ttulo.
ii. Volmenes ingresados por ttulos ingresados.
iii. Tasa de Crecimiento de la coleccin.
iv. Porcentaje de la coleccin para prstamo.
v. Porcentaje de la coleccin no utilizada.
vi. Documentos consultados en sala per cpita.
vii. ndice de circulacin (Promedio de prstamos por usuario potencial) Documentos
en la coleccin por titulacin.
Cualitativos
viii. Encuesta de necesidades informacionales de la comunidad de usuarios
(aprendices e instructores).
ix. Calidad, pertinencia, obsolescencia, imparcialidad, autoridad y estado fsico del
material, con apoyo de los instructores del centro.
8.5.3.1. Mantenimiento fsico de las colecciones
En la evaluacin se debe establecer una valoracin del estado de conservacin de
las colecciones, incluyendo el estado de conservacin, las condiciones fsicas del

25

entorno, los sistemas empleados para su instalacin y manipulacin habitual. En

todo caso, se debern tomar medidas tanto preventivas como reactivas.
Entorno ambiental: se buscarn las condiciones ptimas para su depsito
Debe ocupar siempre las zonas ms protegidas del edificio, con menor oscilacin
de temperatura y humedad.
No ser atravesado por ningn tipo de conduccin de aguas.
Los materiales de construccin ideales son los incombustibles e hidrfugos.
El mobiliario debe ser slido, inoxidable, ignfugo, anticido y antibiblifago.
Iluminacin:
Supresin de iluminacin directa.
Instalacin de vidrios filtrantes de rayos UVA.
Control de la intensidad de luz artificial.
Microclima ptimo:
Control de las condiciones ambientales de cada soporte; aireacin/renovacin de
aire, regulacin artificial del microclima (calefaccin, deshumidificacin, otros); de ser
posible la instalacin de medidores (termmetros, higrmetros, otros).
Control de contaminacin atmosfrica: en lo posible, se instalarn sistemas de
filtrado de aire.
Control bitico: se controlarn los agentes biolgicos que puedan afectar a la
coleccin por medio de las siguientes medidas:
Temperatura y humedad.
Ventilacin.
Vigilancia de ventanas y huecos exteriores.
Incorporacin de documentos no contaminados
donaciones).
Limpieza anual de los documentos del depsito.
Limpieza de suelo con aspiradoras.
Control anual del estado de los documentos.
Tratamientos preventivos.

(especialmente

Contra incendios:
Sistemas de extincin automatizados.
Extintores porttiles (de polvo polivalente).
Sealizacin de las rutas de evacuacin.
Elaboracin del plan de actuacin de emergencia de la biblioteca.
Proteccin contra robo y vandalismo:
Vigilancia directa (salas de consulta y salidas).

en

las

26

Implementacin de sistemas antihurto (Radiofrecuencia, bandas magnticas o

cualquier otro sistema de caractersticas similares).
Circuito cerrado de televisin (no en los depsitos para evitar las radiaciones
sobre las obras).
Inventarios anuales o peridicos.
Cerraduras de seguridad en las puertas.
Si a pesar de todas las medidas preventivas la informacin contenida en las obras
corre el riesgo de deteriorarse o perderse, se proceder a usar sistemas que
garanticen su conservacin como lo son el fotocopiado, la digitalizacin o la
microfilmacin, teniendo en cuenta el artculo 38 de la Ley 23 de 1982.
8.5.3.2. Reparacin y encuadernacin de recursos:
Su propsito ser preservar y extender la vida til del material que lo requiera.
La evaluacin de la coleccin se enfocar a la definicin del nivel de dao del
material para as decidir el tipo de intervencin que se har; esto ser de acuerdo a
su estado fsico, su valor documental y su uso.
Las actividades preventivas y de reparacin incluirn actividades tales como:

Limpieza manual y mecnica de los documentos

Eliminacin de manchas superficiales.
Eliminacin de parches y cintas autoadhesivas.
Reparacin de cortes y rasgaduras.
Alisado y secado de documentos arrugados y plegados.

Para la encuadernacin, se tendrn en cuenta los siguientes criterios:

Vida til mayor a 5 aos (o menor, en caso de que se requiera por su uso
frecuente).
Obras con gran expectativa de uso.
Obras que se retendrn indefinidamente, debido a la naturaleza de su contenido.
Obras que requieren de ser fotocopiadas.
Obras argolladas
No se proceder a la encuadernacin en los siguientes casos:
Cuando se pueda perder informacin debido al proceso.
Libros que tengan lminas que se puedan daar durante la encuadernacin.
Libros de fcil adquisicin y bajo costo en el mercado (Ej.: Menos de 30 mil
pesos).
Revistas impresas que tambin tienen disponibilidad electrnica.
Obras con encuadernacin valiosa.

27

8.5.4. Expurgo
Como resultado de la evaluacin, se eliminan de la coleccin, del sistema y del
inventario los ttulos o ejemplares seleccionados.
Este proceso se desarrollar de acuerdo a los siguientes factores:
Obsolescencia: la obra tiene caducidad informativa y por lo tanto carece de
validez. Puede ir desde un nivel nulo, como en el caso de las Ciencias humanas, a
un alto grado de obsolescencia como en las obras de temtica sobre Ciencia y
tecnologa. Igualmente, se tomar como referencia la tabla de actualidad en aos,
usada en el proceso de seleccin por fecha de publicacin.
Espacio fsico: cuando el espacio se vuelva insuficiente para mantener la
coleccin.
Cambio de intereses: cuando se diseen, reestructuren o actualicen los
programas de formacin.
Deterioro fsico: roto o rayado, prdida de hojas o de encuadernacin,
contaminacin, mala impresin y papel quebradizo y/o resquebrajado, humedad,
entre otros.
Otros factores decididos por la propia biblioteca y previamente autorizados por el
Comit de descarte.
El expurgo deber hacerse mediante el examen directo del material y bajo los
criterios de evaluacin e indicadores antes mencionados.
Una vez tomada la decisin de retirar el material de la coleccin por parte del comit
y de la persona encargada del proceso, se presentan los siguientes casos para la
toma de decisin sobre su reubicacin:
Si el material est inventariado se proceder a su reintegro al Almacn General
del Centro de Formacin, siguiendo los lineamientos determinados por la Entidad y
se actualizar el estado del proceso del ejemplar en el software bibliogrfico.
Si por el contrario, no est en el inventario, puede ser ofrecido a otras Bibliotecas
siempre que el motivo del descarte sea falta de pertinencia en la temtica de la
coleccin y/o podr ser desechado como material reciclable si el motivo es
obsolescencia o deterioro fsico.
Si el motivo es gran cantidad de ejemplares del ttulo en circulacin, se conserva
en la coleccin la cantidad necesaria para satisfacer la consulta y los restantes se
podrn almacenar en un lugar diferente. Estos ejemplares podrn reincorporarse a la
coleccin cuando aumente su demanda o se requiera reemplazar ejemplares
deteriorados del mismo ttulo. En ambos casos se debe registrar el estado de
proceso del ejemplar en el software bibliogrfico.
9. INVENTARIO DE COLECCIONES

28

El inventario es el recuento pormenorizado de las existencias del material de la

Biblioteca. Debe ser revisado una vez al ao para detectar prdidas y proceder a la
realizacin de los trmites para la baja administrativa de las mismas de acuerdo a la
normatividad del SENA.
Esta revisin fsica se considera una excelente oportunidad para realizar evaluacin
de la coleccin y tomar decisiones sobre el descarte, as como tambin para
detectar problemas o errores que se presentan en el procesamiento tcnico y
reparacin del material deteriorado.
10. REGLAMENTO DE LOS SERVICIOS
Con el fin de garantizar la eficiencia en la prestacin de los servicios de informacin
en el Sistema de Bibliotecas se determinan las siguientes polticas:
10.1 Responsabilidad
La prestacin de los servicios en las bibliotecas debe ser realizada por personal
competente, en las diferentes actividades inherentes a los mismos. (Ver anexo 7).
10.2 Clasificacin de los servicios
Alfabetizacin informacional: Programa de formacin para el desarrollo de
competencias en la bsqueda, seleccin, recuperacin, uso y manejo de los
recursos de informacin de las Bibliotecas del SENA.
Consulta en sala: Revisin de documentos de las diferentes colecciones (material
impreso, audiovisual y recursos digitales) en el espacio fsico de las Bibliotecas
ubicadas en los Centros de Formacin.
Elaboracin de bibliografas: Listado ordenado de referencias bibliogrficas.
Diseminacin selectiva de la informacin: Listados bibliogrficos diseados para
necesidades especficas de acuerdo al perfil del usuario.
Prstamo externo: Servicio de prstamo de documentos que se pueden llevar
fuera del espacio fsico de la biblioteca.
Prstamo interbibliotecario: Se realiza entre bibliotecas internas del SENA y de
otras Instituciones.
Prstamo de computadores: Para consulta de bases de datos, internet, trabajos
acadmicos, entre otros.
Extensin bibliotecaria: Prstamo de documentos a lugares alejados de la
biblioteca por tiempo solicitado por el instructor teniendo en cuenta la duracin del
curso.
Extensin cultural: Programas regulares de promocin de manifestaciones
artsticas y productos del aprendizaje, propuestos conjuntamente con el Grupo de
Bienestar, instructores y emprendimiento para el desarrollo de la formacin integral
de los aprendices.

29

10.3 Horarios
El horario de la prestacin de los servicios en las Bibliotecas fsicas del SENA, se fija
garantizando la cobertura de acuerdo a las jornadas de las acciones de formacin
desarrolladas por los Centros a los cuales atienden.
Los horarios deben ser actualizados en el mdulo de circulacin del software
bibliogrfico del Sistema de Bibliotecas.
Los servicios de informacin de la Biblioteca Digital son permanentes desde la
direccin: http://biblioteca.sena.edu.co.
10.4 Clasificacin de usuarios
Usuarios internos

Usuarios externos

Aprendices formacin titulada

Instructor de planta

Egresados
Empresa y/o Institucin

Instructor contratista
Administrativo de planta

Pensionados
Estudiantes universitarios

Administrativo contratista
10.5 Derechos y deberes de los usuarios
Derechos

Utilizar los servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas.

Recibir atencin oportuna de acuerdo al turno de solicitud de los servicios.
Gozar de trato amable y corts por parte de los funcionarios de las Bibliotecas.
Disfrutar de un ambiente propicio para la lectura y la investigacin.

Deberes
Abstenerse de fumar e ingerir alimentos, para evitar el deterioro de los materiales
de consulta y del ambiente dentro de la Bibliotecas fsicas.
Someter a revisin todo material que entre y salga de la Biblioteca, segn criterio
del personal de seguridad.
Velar por el buen estado de los materiales de consulta, equipos y mobiliario de las
Bibliotecas.
Devolver cumplidamente el material retirado en calidad de prstamo.
Asumir las responsabilidades que se generen por mora en la devolucin del
material obtenido bajo la modalidad de prstamo interbibliotecario.
Brindar trato amable a los usuarios y a los funcionarios que prestan el servicio en
la Biblioteca.

30

Respetar los horarios y polticas adoptadas para el buen funcionamiento de las

Bibliotecas.
Hacer uso adecuado de la informacin, respetando las normas de derechos de
autor de los documentos.
10.6 Procedimientos
10.6.1. Biblioteca Fsica
10.6.1.1. Prstamo externo
Servicio al que tienen derecho:
Aprendices matriculados en programas de formacin titulada, presentando el
carn vigente.
Instructores de planta y de contrato, circunstancia que acreditarn con carn
actualizado o a travs de comunicacin del jefe inmediato del Centro de Formacin o
Dependencia administrativa en la cual ejecuten su contrato y en la que se certifique
la vigencia del mismo.
Personal administrativo de planta y de contrato, circunstancia que acreditarn con
carn actualizado o a travs de comunicacin del jefe inmediato del Centro de
Formacin o Dependencia administrativa en la cual ejecuten su contrato y en la que
se certifique la vigencia del mismo.
Usuario externo: Carta de prstamo interbibliotecario y/o empresarial, incluido el
documento de identidad. Cuando se han establecido convenios debe presentar el
carn vigente y el documento de identidad. En caso de mora en la devolucin,
perdida o deterior del material, el usuario debe asumir la responsabilidad.
Se podr renovar el prstamo del material hasta por dos (2) veces consecutivas
siempre y cuando no est vencida su fecha de entrega.
La renovacin se puede hacer desde el catlogo pblico, telefnicamente o por
medio del correo electrnico.
10.6.1.2. Cantidad de material y tiempo de prstamo

Libros

Revistas

Audiovisuales

Equipos

Aprendices
Instructores
Administrativos

10

Ilimitado

Ilimitado

Coleccin

Tiempo de prstamo

Audiovisuales

Hasta 3 das

Equipos

Hasta 4 horas

General

Hasta 15 das

Hemeroteca

Hasta 3 das

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Recursos electrnicos
Referencia
SENA

Hasta 3 das
Consulta en sala
8 das

Las colecciones de Referencia (diccionarios, enciclopedias anuarios directorios y

catlogos) y software, por sus contenidos y caractersticas especiales de manejo, no
deben ser retirados de las Bibliotecas.
De acuerdo con las condiciones especficas de consulta y tamao de la coleccin y
nmero de estudiantes con matrcula vigente, cada Biblioteca podr variar
temporalmente la cantidad de material y el tiempo de prstamo.
10.6.1.3. Reclamo de material vencido
Si vencida la fecha de devolucin el usuario no ha hecho entrega del material
prestado, se le suspender el servicio de prstamo y se le enviar el formato de
reclamacin.
En caso de prstamo interbibliotecario, se suspender el servicio de prstamo a la
institucin prestataria y se har la reclamacin por va correo tradicional o
electrnico.
Si despus de ocho das de la primera reclamacin, el aprendiz SENA no ha
devuelto el material vencido, se reportar el hecho al Coordinador respectivo, quien
deber iniciar las acciones pertinentes para la recuperacin del material y determinar
si hay lugar a tomar medidas disciplinarias de acuerdo al reglamento del aprendiz
SENA.
Tratndose de empleados que estn en nmina SENA, que se encuentren en
mora de devolucin de material y pasado 1 mes despus de la primera reclamacin,
se enviarn los reportes a la Divisin de Recursos Humanos, acompaados de copia
de la carta(s) de reclamacin con los datos relativos al material demandado y la
autorizacin de descuento firmada por el empleado, para que se efecte el cobro por
nmina del valor comercial actual del libro.
Cuando se trate de empresarios, se enviar carta de reclamo para la devolucin
del material. Si pasado un mes, no se realiza la devolucin se interrumpir el
prstamo de material a dicha empresa, durante un ao y se iniciar el proceso de
baja.
10.6.1.4. Sanciones
a. Por mora en la devolucin del material:
Suspensin del prstamo por el doble del tiempo de mora contados en das
calendario.
El usuario interno que incumpla el trmino de devolucin de material en prstamo
interbibliotecario, ser suspendido en las bibliotecas del SENA, desde el momento
en que se recibe el reporte correspondiente y adems deber asumir las sanciones
que le imponga la biblioteca prestataria. Para levantar la sancin debe presentar a la
biblioteca SENA el paz y salvo de dicho prstamo.

32

b. Por prdida o dao, hurto o mutilacin del material:

El usuario repondr el material perdido o daado, teniendo en cuenta las
siguientes condiciones:
Libros y audiovisuales: ltima edicin del mismo ttulo. Si ste no se consigue en
el mercado editorial, se repondr con otro del mismo tema y con una edicin no
anterior a tres (3) aos de la fecha en que se haga efectiva la reposicin, de acuerdo
a lo estipulado en las normas fiscales de la entidad y previa aprobacin del
encargado de la Biblioteca.
Revistas: Se repondrn con el mismo nmero del ejemplar y en su presentacin
original. De ser imposible su consecucin, concertar con el encargado de la
biblioteca la sustitucin por otro nmero de alta demanda y de temas afines.
El usuario que saque materiales de la Biblioteca, sin legalizar el prstamo, ser
sancionado con la suspensin del prstamo en la totalidad de las bibliotecas del
SENA y se reportar el hecho, as:
Aprendiz SENA: A las directivas del Centro de formacin al cual pertenece
(Subdirector, Coordinador y Trabajador Social), quienes debern aplicar los
correctivos y sanciones necesarias.
Instructores y personal administrativo: al Jefe inmediato y/o al supervisor o
interventor del contrato.
En cada caso se debern efectuar los respectivos trmites de legalizacin de los
materiales en el inventario del SENA.
10.6.1.5. Otras razones de suspensin del servicio de prstamo
Adems de la sancin aplicada por mora en la devolucin del material, el prstamo
se suspender en las siguientes situaciones:
Aprendiz SENA: Cuando se firme el paz y salvo final.
Contratistas por prestacin de servicios: Cuando se firma paz y salvo para
legalizacin del contrato.
Tambin se suspender el servicio de prstamo cuando haya necesidad de cerrar
las Bibliotecas para dar cumplimiento a normas internas de la entidad,
proporcionando aviso oportuno por medio de carteleras y correo electrnico.
10.6.1.6. Prstamo interbibliotecario
El prstamo interbibliotecario es un servicio que se establece a travs de la firma de
acuerdos y/o convenios interinstitucionales, para complementar las colecciones
propias como apoyo a los programas de formacin profesional ofrecidos por la
Institucin y en conformidad con lo establecido en la normatividad nacional donde se
reglamente el registro calificado para instituciones de educacin superior.

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10.6.1.6.1. Usuarios beneficiarios

Aprendices de formacin tcnica y tecnolgica, instructores del SENA y personal
administrativo.
Usuarios pertenecientes a las instituciones con acuerdo y/o convenio de PIB
vigente con el Sistema de Bibliotecas.
10.6.1.6.2. Personal encargado del procedimiento de PIB
Los lderes de biblioteca estarn encargados de la gestin regional y aplicacin de
las polticas del PIB en las Bibliotecas, respondiendo a las necesidades de
informacin de la comunidad educativa del SENA.
El lder de cada biblioteca designar el personal encargado de hacer el
procedimiento indicado, quienes deben tener un manejo apropiado del mdulo de
PIB del sistema de informacin bibliogrfica.
10.6.1.6.3. Caractersticas de las instituciones para realizar acuerdo y/o
convenio
Instituciones de educacin superior, tcnica, tecnolgica y/o profesional cuyas
Bibliotecas dispongan de colecciones que respondan a las necesidades de
informacin asociadas a la formacin profesional de la Comunidad educativa SENA.
Bibliotecas pblicas y Redes de Bibliotecas de Cajas de Compensacin Familiar.
Centros de Documentacin de entidades gubernamentales y no gubernamentales
que realizan investigaciones en reas afines a la formacin del SENA.
10.6.1.6.4. Procedimiento para realizar acuerdo y/o convenio
Los acuerdos y/o convenios de PIB tendrn dos tipos de procedimientos:
Regionales: Beneficiarn a usuarios de bibliotecas SENA de una misma ciudad Ej.
Biblioteca de Servicios Financieros (Bogot) y Cmara de Comercio de Bogot.
Recepcin o envo de solicitud de acuerdo y/o convenio mediante correo
electrnico o carta impresa firmada por los encargados del PIB de la Biblioteca
(Cada Biblioteca manejar sus acuerdos y/o convenios).
Se firmar acuerdo y/o convenio escrito entre las Bibliotecas.
Se anexarn al acuerdo y/o convenio, los formatos de carta de PIB y paz y salvo
de las instituciones, correos electrnicos del personal responsable del PIB y firmas
autorizadas de cada Biblioteca para expedir cartas y paz y salvos.
Se informar al Equipo de Gestin del Sistema de Bibliotecas en la Direccin
General sobre el acuerdo y/o convenio.
Se realizarn y actualizarn acuerdos y/o convenios con perodos mnimos de 1
ao.

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Nacionales: Favorecern a los usuarios de las Bibliotecas SENA del orden nacional,
regional y de Centros de diferentes ciudades, donde la Institucin tenga sedes:
Ej. CORPOICA tiene acuerdo de cooperacin nacional con el Sistema de Bibliotecas
que beneficia a las sedes ubicadas en Mosquera, Medelln, Palmira, Espinal,
Montera, Santa Marta y Villavicencio.
Recepcin o envo de solicitud de acuerdo y/o convenio mediante correo
electrnico o carta impresa firmada por el Gestor(a) del Sistema de Bibliotecas.
Se firma acuerdo y/o convenio escrito entre ambas instituciones.
Se anexan al acuerdo y/o convenio los formatos de carta de PIB y paz y salvo de
las 2 instituciones, correos electrnicos del personal responsable del PIB y firmas
autorizadas de cada biblioteca para expedir cartas y paz y salvos.
Se informar al Equipo de Gestin en la Direccin General sobre el acuerdo y/o
convenio.
Se realizarn y actualizarn acuerdos y/o convenios con perodos mnimos de 1
ao.
10.6.1.6.5. Condiciones del prstamo a instituciones con las que se ha
realizado acuerdo y/o convenio
Las colecciones del Sistema de Bibliotecas estarn disponibles para las
Instituciones con las que se ha establecido acuerdo y/o convenio de PIB, a
excepcin de la coleccin de referencia y material que contenga software.
El lmite de prstamos por Institucin ser de 15 documentos por ciudad.
El prstamo por usuario ser mximo de 2 documentos, y podr renovar hasta 2
veces.
Atender los reglamentos de prstamo del Sistema de Bibliotecas. La Biblioteca
solicitante que incumpla las normas establecidas se le suspender el servicio de
prstamo por un mes.
Notificar a las Bibliotecas del SENA con la debida anterioridad, los perodos de
cierre de prstamo por vacaciones o inventarios de su Unidad de Informacin.
Se le notificar por medio de correo electrnico a la Institucin solicitante los
casos de mora, prdida o deterioro del material por parte de sus usuarios.
10.6.1.6.5.1. Procedimiento para solicitud de material bibliogrfico
Presentar documento de identidad y carta institucional de PIB.
El personal del Sistema de Bibliotecas dar a conocer las condiciones del PIB y
asesorar al usuario en la bsqueda del material requerido.
Se realizar el prstamo del material al usuario a travs del sistema de
informacin bibliogrfica.
En caso de no tener sistema de informacin bibliogrfica, la Biblioteca realizar el
prstamo utilizando los formatos impresos propuestos para el PIB.

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10.6.1.6.5.2. Procedimiento para devolucin de material bibliogrfico

El personal del Sistema de Bibliotecas descargar el prstamo del material del
sistema de informacin bibliogrfica.
Se le expedir certificado de paz y salvo.
10.6.1.6.6. Procedimiento para solicitud de PIB por la comunidad SENA
Presentar carn actualizado en la Biblioteca del Centro de Formacin al que
pertenece. En caso de haber perdido el carn, el usuario puede presentar su
documento de identidad acompaado de la carta de PIB que debe indicar el nmero
del documento.
Se verificar en el sistema de informacin bibliogrfico que el usuario est
registrado, no tenga sanciones y/o tems vencidos.
En caso de que la Biblioteca no tenga sistema de informacin bibliogrfica, se
utilizar el formato propuesto por el Equipo de Gestin de la Direccin General.
Se generar la carta de PIB desde el sistema de informacin bibliogrfica, con
vigencia de quince (15) das.
La carta se cargar en el mdulo de PIB del sistema de informacin bibliogrfica.
Se entrega la carta al usuario de manera inmediata, para que haga se desplace
hasta la Biblioteca prestamista y haga uso del servicio.
Una vez devuelto el material en la Biblioteca prestamista, el usuario debe entregar
a la Biblioteca del Centro, el paz y salvo de la biblioteca prestamista.
10.6.1.7. Acceso a herramientas tecnolgicas para el apoyo de la formacin
La comunidad SENA tiene derecho a consultar y manejar informacin por medio del
acceso a internet y herramientas ofimticas como medios para cualificar sus
proyectos de formacin.
El uso de estas herramientas debe ser al interior de la biblioteca y por el tiempo que
esta lo determine, propiciando un uso racional y suficiente para la comunidad que
requiere este servicio.
El prstamo debe realizarse automatizadamente por medio del software de gestin
que use el Sistema de Bibliotecas.
10.6.1.8. Programa de induccin y formacin de usuarios

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Para los aprendices de formacin titulada, cada biblioteca programar de manera

obligatoria como parte de la induccin a la entidad, en coordinacin con las
directivas de los centros de formacin, la presentacin del Sistema de Bibliotecas
con los siguientes contenidos:
Orientacin general sobre el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas: Personal,
objetivos, horario, funciones, estructura y servicios.
Consulta del catlogo pblico: Inicio de sesin, tipos de bsqueda, consulta y
renovacin de prstamos, solicitud de reservas y actualizacin de datos.
Estrategias de bsqueda para la localizacin de informacin en las bases de
datos disponibles en la biblioteca digital.
Uso del servicio de descubrimiento y entrega: inicio de sesin, tipos de bsqueda,
consulta de resultados y filtro de resultados de bsqueda.
Descripcin de la coleccin digital SENA.
Para los funcionarios de planta y por contrato la coordinacin se har con el
Subdirector de Centro o el personal que estos deleguen para tal fin.
Se tendrn en cuenta los lineamientos vigentes en su momento para la ejecucin del
proceso de induccin en los Centros de Formacin.
11. BIBLIOTECA DIGITAL
Infraestructura tecnolgica
Se dispondr de un servicio de ASP para el repositorio, administracin y
conservacin que cumpla con las normas tcnicas y protocolos internacionales para
los objetos digitales.
11.1. Servicios
Los recursos de informacin digitales estn disponibles para la comunidad
educativa SENA, desde la pgina del Sistema de Bibliotecas SENA:
http://biblioteca.sena.edu.co.
Desde el Sistema de Bibliotecas, se ingresa al catlogo pblico, que contiene
informacin de las colecciones fsicas y digitales de las bibliotecas.
El acceso remoto a los recursos de informacin digitales (Bases de datos)
disponibles desde el Sistema de Bibliotecas, se realiza con claves que sern
proporcionadas en las bibliotecas de los Centros de formacin, y deben ser de uso
exclusivo de la Comunidad Educativa SENA.

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11.2. Consulta de recursos digitales en las bibliotecas

La consulta en Internet y en bases de datos se considera una estrategia ms de
bsqueda y recuperacin de informacin al igual que las colecciones de material que
posee la Biblioteca.
Este servicio se presta solamente al usuario interno, quienes debern identificarse
con el carn institucional vigente, cuando solicite el servicio.
El horario del servicio de consulta en Internet es fijado por cada Biblioteca, de
acuerdo a su disponibilidad de recursos.
11.1. De contenido (Desarrollo de coleccin digital)
Pertinente con la formacin profesional integral impartida en el SENA
Evaluado y aprobado por mnimo 2 Instructores expertos en el tema
11.2. Condiciones Tcnicas del Documento
Tipos de Archivos
PDF (Con OCR)
Doc, docx
Xsl,xlsx
Volumen (html, swf, jpg)
Mov, mpeg

Tamao Mximo
5 MB
5 MB
5 MB
4 MB
100 MB

Procedimiento de cargue
El archivo debe subirse al repositorio.
11.3. Legales (Acceso y Uso)
El Sistema de Bibliotecas garantiza la proteccin y respeto de los derechos de autor,
a travs de la aceptacin de la responsabilidad de uso del lector, las caractersticas
tcnicas del archivo y las figuras legales establecidas para este fin, por lo cual se
prohbe la reproduccin total, traduccin, adaptacin, modificacin, publicacin por
cualquier medio o distribucin de la obra.
1. Todos los documentos de autora y titularidad SENA que se dispongan desde la
biblioteca digital, deben citar el ttulo de la obra y la licencia de la siguiente manera:
Este documento est protegido bajo la licencia Compartir igual, de acceso pblico y
uso no comercial http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/co/. Titularidad
SENA.

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2. Cuando el documento es descargado de la web, se solicitar la autorizacin de

publicacin por escrito del autor y/o posibilitar proteger el documento bajo la licencia
CC.
3. De no cumplirse con los aspectos legales mencionados el documento no ser
publicado en la biblioteca digital para evitar inconvenientes legales de autoridad.
ANEXOS (https://www.box.com/s/v3ihyw2qeg16wp0blsj0)
1. Plan Nacional de Alfabetizacin Informacional.
2. Manual de procedimientos para el procesamiento tcnico en el Sistema de
Bibliotecas.
3. Perfiles de catalogacin.
4. Formatos de prstamo interbibliotecario.
5. Formato de prstamo fuera de lnea.
6. Formatos de adquisicin de colecciones.
7. Formato de evaluacin de colecciones.
8. Directrices para edificios y mobiliario de bibliotecas.