Manual de Contabilidad Bsica

Presentacin
Considerando que la Contabilidad tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos
administrativos y econmicos dentro de una organizacin, su enseanza requiere de
objetivos claramete definidos y prcticos, factibles de aplicar con exacta precision.
Por tal motivo que el presente modulo centrar su enseanza en la participacin activa
del alumno que se materializar a travez del desarrollo de situaciones y casos prcticos
los que estaran coordinados con los contenidos expresados en el programa de estudio.
Los contenidos que se trataran y seran evaluados son los siguientes:

Concepto y Fundamentos de la Contabilidad

Alcances de la Contabilidad
Importacia de la Contabilidad
Tipos de Contabilidad
Identificar las Cuentas Contables (Activo, Pasivo y Capital)
Ecuacion Contable.
Teoria de la Partida Doble
Proceso Contable
Mayorizacion
Balance de Situacion y Estado de Resultados
Control Interno
Practica de aplicacin del Proceso Contable.

Objetivos
Este manual tiene los siguientes objetivos:
1. Sealar la normativa que rige las labores contables.
2. Establecer las reglas y procedimientos contables para registrar en forma clara y
precisa las operaciones que realiza una entidad econmica.
3. Determianar el resultado de la operacin de una entidad econmica en un
periodo determiando.
4. Establecer la informacion financiera minima requerida para las operaciones de
planeacin, evaluacin y control de una compaa.
Para el cumplimiento de los objetivos del curso se recomienda dedicar las horas de
estudio suficientes, de tal manera que le permita adquirir los conocimientos tecnicos y
practicos necesarios para asi aprobar las pruebas practicas del modulo.

Se recomienda seguir las siguientes orientaciones para una mejor comprension:

1. Estudie en forma secuencial para una mayor y mejor comprensin.

2. Una vez que estudie los contenidos, repselos nuevamente hasta estar
seguro que domina los aspectos fundamentales.
3. Una vez que concluya el estudio sugerido responda las preguntas y
practicas asociadas al modulo

Al finalizar el estudio de este modulo usted deber dominar los siguientes temas:

Principios de Contabilidad
Etapas de Ciclo Contable
Clasificacion y Tipos de Cuentas
Tratamiento de las Cuentas Contables
Libros Contables utilizados el el proceso Contable
Registros Contables Basicos
Elaboracion de Balances y Estados de Resultados Basicos
Importancia del Control Interno como herramienta Gerencial

A continuacion se presentan los objetivos funcion, y finalidad de la Contabilidad para

luego hacer un breve paso por la documentacion mercantil y bancaria que son los los
documentos que sirven de base para registrar los hechos economicos y constituyen los
respaldos de los registros contables elaborados posteriormente en los sitemas de
contabilidad que lleva la compaa. Seguidamente analizaremos el Proceso Contable
hasta finalizar con la presentacin de Informes Financieros.
Conceptos y Fundamentos de la Contabilidad
Definicin de Contabilidad
Deacuerdo con la NIF A-1, la contabilidad es una tecnica que se utiliza para el registro
de las operaciones que afectan econmicamente a una entidad y que produce
sistematicamente y estructuralmente informacion financiera. Las operaciones que
afectan economicamente una entidad incluyen transacciones, transformacione
sinternas y otros eventos.
Actualmente la contabilidad no esta centrada solamente en el registro contable de las
operaciones, ni tampoco en la obtencion de Estados Financieros, sino en la calidad de
la Informacin Finanaciera. En la actualidad se requiere que la informacion contenida
en los Estados Financieros represente razonablemente las transacciones y eventos en

un tiempo determiando convirtiendose en una herramienta de gestion empresarial para

la toma de deciones.
Por consiguiente a travez de la contabilidad es posible orientarse sobre el curso que
siguen los negocios de un ente econmico mediante datos estadisticos y contables.
Estos datos permiten conocer la estabilidad y liquidez, ademas de su correinte de
pagos y cobros, las tendecias de costos, ventas y gastos para conocer la capidad
financiera real de una empresa.
Objetivos de la Contabilidad
1. Generar informacion util y oportuna para la toma de decisiones de los diferentes
usuarios.
2. Proporcionar una imagen numrica de los acontecimientos que suceden en la
vida y en la actividad de la empresa.
3. Controlar todas las operaciones financieras.
4. Informar sobre los efectos que las operaciones prcticas han producido en las
finanzas de la organizacin.
5. La
informacin
suministrada
deber
cumplir
con
un
objetivo
Administrativo(ofrecer informacin a los usuarios internos para facilitar la
planificacin, toma de daciones y control interno de y Financiero (proporcionar
informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas)
Para poder satisfacer sus objetivos adecuadamente la informacin contable debe de
ser til y comprensible y en algunos casos comprables.
Funciones

Histrica: Se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos econmicos

que van a pareciendo en la vida de la organizacin.
Estadstica: Es el reflejo de los hechos econmicos expresados numricamente
que dan una visin real de la afectacin de estos hechos en la situacin de la
organizacin.
Econmica: Estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto.
Financiera: Analiza la obtencin de los recursos para hacer frente a los
compromisos de la organizacin.
Tributaria: Como afectan las disposiciones legales relativas en materia tributaria
a la organizacin
Legal: Conocer las disipaciones legales contenidas en el Cdigo de Comercio,
del Trabajo y otras leyes que afecten la organizacin demandando su
cumplimiento el cual debe reflejarse en el proceso contable.

Tipos de Contabilidad
Contabilidad de Costos: Clasifica, contabiliza distribuye y recopila informacion de los
costos. Sirve para determinar el punto de equilibrio.

Contabilidad Administrtiva: Estritamente para uso interno. Se utiliz apor lo gerentes,

propietarios y administradores para juzgar el cumplimiento de las politicas, metas y
objetivos previamnete esteblecidos.
Contabilidad Financiera: Presenta estados contables para terceros (accionistas,
inversores, entes reguladores).
Contabilidad Fiscal: Se encarga del registro y preperacion de informes relacionados
con la declaracion y pago de impuestos.
Principios de Contabilidad
Los Principios de Contabilidad establecen la base teorica y los lineamientos
fundamentales que regulan los criterios para la elaboracion de los Estados Financieros
y los informes contables, los que en su conjunto expresan el universo de transaciones y
eventos que afectan la gestion patromonial, los ingresos y egresos de una entidad
economica. Se crearon para asegurar la confiabilidad y la comparabilidad de la
informacion contable sin importar la nacionalidad de quien los estuviere leyendo o
interpretando
Los principios de contabilidad deben aplicarse de manera conjunta, las bases
conceptuales que los conforman guardan relacion tanto el proceso economicofinanciero como en el flujo continuo de las operaciones, de manera tal que satisfagan la
necesidad de informacion tanto de los usuarios internos como externos.
Existen 3 principios Basicos que son necesarios conocer a cabalidad:

Dualidad La Econmica:
La
Devengado:
contabilidad
contabilidad
reconocey
la
registra
todos los recursos
igualdad
entre
los
recursos
obligaciones en el momento
disponibles
logro de los
que
se para el
generen,
objetivos y las fuentes
de dichos
independientemente
de que
recursos
parasido
cuyo efecto
estos
hayan
o no utiliza
el
mtodo
de
partida
doble
percibidos

Moneda como Unidad de Medida: La

Contabilidad mide las operaciones en
trminos
monetarios,
reduciendo
trminos heterogneos a una expresin
comn
Normas Internacionales de Informacion Financiera (NIIF)

Es el conjunto de Normas e interpretaciones de carcter tecnico, aprobadas, emitidasy

publicadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (conocido por
sus siglas en ingles como IASB).
La IASCF (International Acccounting Standards Committee Fundation)(2008-26-27)
plantea que las NIIF establecen los requisitos de reconocimiento, medidcion,
presentacion e informacion a revelar que se refiere a las transacciones y sucesos
economicos, tanto en sectores comunes como especificos que son importantes en los
Estados Financieros.
En Costa Ricas las NIIF fueron adoptadas mediante oficio 27-2001 publicado en la
Gaceta No.167 del 31 de Agosto de 2001, en siguiente link encontrar la circular 062014 donde se ratifican las NIIF para Costa Rica: http://ccpa.or.cr/wpcontent/themes/maximus/pdf/normativa-vigente/circulares-vigentes/Circular06-2014.pdf

Fuente: http://www.sefin.gob.hn/wp-content/uploads/2012/11/NIC-1-Contaduria.pdf

Etapas del Ciclo Contable

Si se examina el ciclo contable desde el punto de vista cronolgico, es decir desde el

momento que se recopilam los antecedentes sobre las operaciones realizadas hasta el
momento en que la Contabilidad proporciona informacion a los distintos usuarios, es
posible distinguir la siguientes etapas que conforman la estructura de la tecnica
contable.

Fuente: Manual de Contabilidad, Universidad Autonoma del Estado de Hidalgo,2014

Ecuacin Contable
Deacuerdo con el prinicipio de contabilidad denominado Dualidad Economica o Partida
Doble, en toda organizacin se puede reconocer una igualdad entre los recuros
economicos(Activos) y las obligaciones contraidas, sean estas a favor de
terceros(Pasivos) o de los propietarios (Capital o Patrimonio), la cual se expresa de la
siguiente manera:

Esta ecuacion se formula bajo la premisa de que el total de Activos de un ente

economico esta financiado, ya sea por capital de tercreros (Pasivos) o por capital
propio (Capital).
Existe una segunda variacion a la formula cumpliendo con el principio basico de
contabilidad de Partida Doble la cual es:

Esta ecuacion se formula bajo la premisa de que el Patrimonio es la diferencia entre los
recursos economicos (Activo) y las obligaciones a favor de terceros(Pasivos)
Es importante tener en cuenta que cada uno de los elementos de la ecuacion contable
son actualizados permanentemente de acuerdo a las transacciones que realice.
Elementos de la Ecuacion Contable

Activo: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene
propiedad. Trmino contable-financiero con el que se denomina al conjunto de
recursos econmicos con los que cuenta una persona, sociedad, corporacin, entidad,
empresa o cualquier organizacin econmica. (www.definicion.org/activo, 2012)
Clasificacin de los activos
Estn constituidos por LAS COSAS DE VALOR QUE SE POSEEN, como:

Dinero en efectivo

Cuentas y documentos por cobrar

Mercancas

Enseres de oficina

Equipos

Terrenos

Edificios

Se clasifican en:

Activo circulante o corrientes

Activos fijos

Otros activos

Activos circulantes o corrientes:

Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fcilmente a efectivo
en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicacin, en el balance deben
aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:

Caja

Bancos

Cuentas por cobrar

Inventarios

Activos fijos:
Inmuebles, maquinarias y equipos.
En esta categora incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes
caractersticas:

Ser propiedad de la cooperativa

Ser de naturaleza duradera

No estar destinados para la compra/venta

Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la

organizacin.

Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehculos, enseres, equipo, edificios,

etc.
Otros activos:
En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como
circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organizacin tiene y que
utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado,
alquileres, seguros, papelera, etc.
Pasivo: El pasivo es el valor monetario de las deudas, las obligaciones y los
compromisos que gravan a una persona, una empresa o una institucin. El pasivo, al
igual que el activo, aparece reflejado en los balances contables. (www.definicion.de,
2012)
Clasificacin del Pasivo
Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificacin de
acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como:
Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos.
Pasivos circulantes o a corto plazo:
Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un ao. En el
balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:

Obligaciones bancarias

Cuentas por pagar a proveedores

Otras cuentas por pagar

Prestaciones sociales por pagar

Impuestos por pagar

Asignaciones a proyectos

Pasivo fijo o a largo plazo, en esta categora se ubican las obligaciones que deben
cubrirse en un plazo mayor a un ao.

Documentos por pagar

Cuentas por pagar

Asignaciones a proyectos

Otros pasivos
Al igual que los activos, la clasificacin: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no
se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: prstamos sin inters,
ni fecha especfica de cancelacin; y alquileres o arrendamientos cobrados por
anticipado.
Patrimonio o Capital: Constituye la parte que la organizacin ha acumulado como
propio, a travs del tiempo, constituyndose en un capital que ser de utilidad en el
momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.
Este fondo se conforma por:
Resultados positivos o negativos, habidos en un perodo determinado entre los
ingresos y egresos.

Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y

Las cuotas que los socios hacen efectivas.

Dualidad Econmica o Partida Doble

Considerando que toda operacin debe cuidarse el equilibrio entre el Activo y el Pasivo
con el Capital podr entonces comprenderse porque entoda operacin se afectarn por
lo menos dos cuentas.
La cuenta es el instrumento que sirve para registrar los cambios (aumentos o
disminuciones) que por las transacciones efectuadas ocurren en un elemento
financiero.

Se representan por una T esquematica que tiene dos partes:

DEBE Y HABER
Ejemplo:

La cuentas pueden ser:

De Activo

De Pasivo

De Patrimonio

A la accion de registrar una operacin en el DEBE se llama CARGAR

A la accion de registrar una operacin en el HABER se llama ABONAR
El saldo de una cuenta es la diferencia entre la suma del DEBE y la suma del HABER
Pueden existir tres tipos de saldos:
1. Saldo Deudor: cuando la suma del DEBE es mayor a la del HABER
2. Saldo Acreedor: cuando la suma del HABER es menor a la del DEBE
3. Saldo Cero: cuando la suma del DEBE y el HABER son iguales

Ejemplo de Elementos de la Ecuacin Contable:

Con el animo de construir una empresa tres socios se reunen y realizan los siguientes
aportes expresados en colones:
Socios
Socio A
Socio B
Socio C

Clase de Aporte
Efectivo
Vehculo
Equipo de
Oficina
Total de
Aportes

Monto
5,000,000
6,000,000
3,000,000
14,000,000

Contablemente los 14.000.000 millones de colones aportados por los socios se veran
reflejandos en la cuenta de Patrimonio, ademas cada uno de los aportes seran
registrados en cada una de las cuentas de Activos (Caja, Flota de Transporte, Equipo
de Oficina).
La ecuacion Contable seria:
Activos =
14,000,000

Pasivos +
0

Capital
14,000,000

Posteriormente la empresa compra maquinaria por un valor total de 10.000.000

millones de colones, del cual l %70 fue adquirido a crdito.
En esta transaccin se genera un egreso de Caja por 3.000.000 millones de colones
(30% pagado de contado) y un aumento en maquinaria y equipo por 10.000.000
millones de colones. Ambos movimientos se realizaron en el Activo.
Adems se registra un Pasivo por 7.000.000 millones de colones correspondiente a la
cuenta por pagar equivalente al 70% que fue financiado; la ecuacin contable seria:
Activos: 14.000.000- 3.000.000+10.000.000= 21.000.000
Activos =
21,000,000

Pasivos +
7,000,000

Capital
14,000,000

Activos: 21.000.000 = Pasivos + Capital: 21.000.000

Ejemplo Partida Doble 1:

Supongamos que la

cooperativa de la que usted es asociado se dedica a la

elaboracin y comercializacin de conservas, debido al crecimiento que han tenido

compraron un edificio para mejorar las condiciones de produccin as como maquinaria
y equipos, para ello tuvieron que recurrir a un financiamiento con el Infocoop, adems
los asociados tuvieron que capitalizar cuando menos un 25% de la inversin total.
Cul sera el asiento, tomando en cuenta que el total de la inversin es: 35,000,000.00
del edificio, 10,000,000.00 de la maquinaria y 5,000,000.00 corresponde a equipo y
herramientas.
Veamos:
Cuenta
Edificio
Maquinaria
Mobiliario y Equipo
Cuentas por pagar Infocoop
Capital asociados
Sumas Iguales

Debe
35.000.000,00
10.000.000,00
5.000.000,00

Haber

37.500.000,00
12.500.000,00
50.000.000,00

50.000.000,00

Ejemplo Partida Doble 2:

Ahora supongamos que esta cooperativa, realiza ventas mensuales por un monto de
30,000,000.00. Cul sera el asiento correspondiente, tomando en cuenta que el 50%
de estas ventas fueron a crdito y el otro 50% de contado?
Veamos:
Cuenta
Efectivo
Cuentas por cobrar
Ingreso por ventas
Sumas Iguales

Debe
15.000.000,00
15.000.000,00

Haber

30.000.000,00
30.000.000,00

30.000.000,00

Ejemplo Partida Doble 3:

Hay que tomar en cuenta que esta venta que se realiz, represent para la cooperativa
una diminucin en sus inventarios por lo que es importante considerar el efecto
contable que produce esta venta. Cul sera el asiento tomando en cuenta que por la
cada venta la cooperativa tiene una ganancia bruta del 30%?

Veamos:
Cuenta
Costo de ventas
Inventario

Debe
21.000.000,00

Sumas Iguales

21.000.000,00

Haber
21.000.000,00
21.000.000,00

Ejemplo Partida Doble 4

Ahora tomemos en cuenta que para poder realizar esas ventas la cooperativa tuvo que
incurrir en ciertos gastos. Cul sera el asiento correspondiente

si incurre en los

siguiente

pagos,

Salarios

1,500,000.00,

Electricidad

750,000.00,

50,000.00.
Veamos:
Cuenta
Salarios
Electricidad
Telfono
Efectivo
Sumas Iguales

**Fin de la Primera Parte**

Debe
1.500.000,00
750.000,00
50.000,00

Haber

2.300.000,00
2.300.000,00

2.300.000,00

Telfono