Sistema de Inventario Periodico y Mas

1.
SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO:

FACE I planeacin nmero de personas, alistamiento, fefo, ordenamiento,
organizacin, limpieza.
FACE II: genero listados, fechas, lote etc.
Conteo 1: barrido que persona lo hacen
Conteo 2: se intercambian los listados
FACE III: decisiones que se tomen refente a la fase I y II
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema peridico y Sistema
permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control
cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo
fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles
en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede
saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo
de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en
el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un
periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar
lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico.
En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se
contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras
(62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza
el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta
de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el
inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta
se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las
mercancas en transito, ni las mercancas recibidas en consignacin.
En el caso de las mercancas en transito, si se llegare a vender esas mercancas
estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizar
como diferido. La utilidad o prdida por esas ventas, se determinar e incluir en la
renta del ao en que se liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario
peridico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban
presentar la declaracin tributaria firmada por contador publico. (Vea: Declaraciones
tributarias que deben ser firmadas por contador pblico).
Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en un 3%. Esta
disminucin bien puede ser por deterioro o por prdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o
por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algn
valor, no son aceptadas fiscalmente. La nica disminucin permitida es la del
inventario final slo en el 3%.
SISTEMA ABC:
Tambin llamado sistema de costos basado en las actividades por sus siglas en
ingls (Activity Based Costing). Se constituye en la actualidad en uno de los
sistemas de costos ms utilizados por las empresas porque aseguran una gestin
moderna y una revolucin respecto de los procesos obsoletos que se venan
utilizando.
En este artculo hablaremos sobre las principales caractersticas del sistema
de costos ABC, la diferencia entre el sistema de costo tradicional y el sistema de
costos ABC, las ventajas y desventajas del sistema de costos abc y la forma en que
se debe implementar, el sistema de costos ABC en una empresa. Comenzamos.
A continuacin, describimos las principales caractersticas de los sistemas de
costos:
- Es una herramienta clave para el aumento de la competitividad.
- Brinda informacin a la empresa que le permite definir si ante un precio que le
viene dado, le conviene o no participar en este mercado.
- El sistema de costos ABC se basa en el principio de que la actividad es la
generadora de costos y que los productos consumen actividades.
- Los productos generan actividades y las actividades consumen costos.
Adicionalmente se deben entender que, nos referimos a las actividades, cuando
hablamos de aquellas tareas que generan costos y que son necesarias para
satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos.
2. Diferencia entre el sistema de costos tradicional y el sistema de costos
ABC.
Destacaremos cinco diferencias principales entre el sistema de costos tradicional y

el sistema de costos ABC.
- El sistema de costos utiliza medidas tradicionales como el volumen, la mano de
obra, como elemento para asignar costos a los productos. Mientras que el sistema
de costos ABC utiliza la jerarqua de las actividades como base para realizar la
asignacin, utiliza generadores de costos que estn o no relacionados con la
produccin.
- El sistema de costos tradicionales se basa en las unidades producidas para
calcular la asignacin de gastos. En cambio, el sistema de costos ABC, utiliza
diferentes bases en funcin de las actividades relacionadas con los costos
indirectos.
- El sistema de costos tradicionales slo utiliza los costos del producto. Por su parte,
el sistema de costos ABC, se concentra en las actividades que originan esos
recursos.
- En el sistema de costos tradicionales, la asignacin de gastos indirectos se lleva a
cabo en dos etapas: primero se asigna a los departamentos involucrados y luego a
los productos. En el sistema de costos ABC, primero se lleva la asignacin de costos
a las actividades y despus a los productos.
- El sistema de costos tradicional utiliza horas generales como unidades producidas
o bien horas mquina. Por otro lado, el sistema de costos ABC, toma en cuenta la
relacin causa efecto, entre las unidades y los generadores de costos, para
determinar el criterio de asignacin.
Ventajas y desventajas del Sistema de Costos ABC.
En las prximas lneas enumeramos algunas ventajas y desventajas del sistema de
costos ABC.
Dentro de las ventajas que ofrece el sistema de costos ABC, se encuentran: no
afecta a la estructura organizativa, ayuda a entender el comportamiento de los
costos de la organizacin, proporciona informacin sobre las causas que originan la
actividad, y el anlisis de cmo se realizan las tareas, permite tener una visin real
de lo que sucede en la empresa, nos permite conocer medidas de tipo no financiero
dentro de la empresa y el sistema de costos ABC es completamente sencillo y
transparente.
En cuanto a las desventajas podemos decir que: consume una buena parte de
recursos en la fase de diseo e implementacin, la implementacin puede hacerse
dificultosa, resulta costoso identificar las actividades generadoras de gastos y como
cualquier cambio, implica una cierta capacidad de adaptacin de la empresa.
Fases a seguir para implementar un sistema de costos ABC en la empresa.
Lo ms importante para implementar un sistema de costos ABC en la empresa, es
conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio de ellos,
minimizando todos los factores que no aadan valor.
En los estudios realizados sobre el sistema de costos ABC, se mencionan las
actividades y los procesos ms comunes que este sistema incluye.
Actividades.- Entre las actividades ms frecuentes, se encuentran: homologar

productos, negociar precios, clasificar proveedores, recepcionar materiales,
planificar la produccin, expedir pedidos,facturar, cobrar, disear nuevos productos,
por mencionar algunos.
Procesos.- Los procesos ms importantes dentro de una empresa son: comprar,
vender, finanzas, personal, planeacin, investigacin y desarrollo, etc.
De esta manera, hemos conocido los aspectos ms importantes del sistema de
costos ABC.
Una de las herramientas que se utilizan para determinar el monto ptimo de pedido
para un artculo de inventario es el modelo de la cantidad econmica de pedido
(CEP). Tiene en cuenta los diferentes costos financieros y de operacin y determina
el monto de pedido que minimice los costos de inventario de la empresa.
modelo de la cantidad econmica de pedido se basa en tres supuestos
fundamentales, el primero es que la empresa conoce cul es la utilizacin anual de
los artculos que se encuentran en el inventario, segundo que la frecuencia con la
cual la empresa utiliza el inventario no vara con el tiempo y por ltimo que los
pedidos que se colocan para reemplazar las existencias de inventario se reciben en
el momento exacto en que los inventarios se agotan.
Los costos bsicos
Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementacin de este
modelo estn:
Costos de pedido: Son los que incluyen los costos fijos de oficina para colocar y
recibir un pedido, o sea, el costo de preparacin de una orden de compra,
procesamiento y la verificacin contra entrega. Estos se expresan en trminos de
gastos o costos por pedido.
Costos de mantenimiento del inventario: Son los costos variables unitarios de
mantener un artculo en el inventario por un periodo determinado. Entre los ms
comunes se encuentran los costos de almacenamiento, los costos de seguro, los
costos de deterioro y obsolescencia y el costo de oportunidad. Estos son
expresados en trminos de costos por unidad por periodo.
Costos totales: Es que se determina en la suma del pedido y de los costos de
mantenimiento del inventario. Su objetivo es determinar el monto de pedido que
los minimice.
Mtodos de clculo y aplicacin

La cantidad econmica de pedido puede calcularse por dos mtodos principalmente, uno
de tipo grfico y otro de tipo matemtico, a continuacin se presentan sus fundamentos.
Mtodo grfico: La cantidad econmica de pedido se puede encontrar grficamente
representando montos de pedido sobre el eje x y los costos sobre el eje y
As se aprecian los siguientes aspectos:

1. La funcin de Costo de pedido vara a la inversa con el monto del pedido, esto se
explica por el hecho de que como la utilizacin anual es fija, si se piden cantidades
mayores cantidades, hay menos pedidos y en consecuencia se incurren en menos
costos.
2. Los Costos de mantenimiento de inventario estn directamente relacionados con
los montos de pedido.
3. La funcin de Costo total tiene forma de U, lo cual significa que existe un valor
mnimo de funcin.
4. La lnea de costo total representa la suma de los costos de pedido y costos de
mantenimiento de inventario para cada monto de pedido.
5. La funcin total de costo es de muy poca pendiente, lo cual indica que el costo
total es relativamente indiferente a pequeas desviaciones que se apartan de la
CEP.
Mtodo matemtico: Como se expreso anteriormente la cantidad econmica de pedido
es aquella que minimiza la funcin de costo total, matemticamente este costo mnimo
total se presenta cuando el costo de pedido y el costo de mantenimiento son iguales. La
frmula para calcular la CEP es:
Donde:
R = Cantidad de unidades requeridas por periodo.
S = Costo de pedido.
C = Costo de mantenimiento de inventario por unidad de periodo.
Con el siguiente ejemplo se puede apreciar las bases de su implantacin.
Aplicando la frmula de la cantidad econmica de pedido se tiene:
Cantidad
de pedido
Nmero
de
pedido
Costo
por
pedido
(unidades)
Costo
anual
de
pedido
Inventario
promedio
(2) * (3)
(1) 2
Costo de
mantenimiento de
inventario por
unidad por ao
Costo anual de
mantenimiento
Costo
total
(5) * (6)
(4) +
(7)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
1600
$50
$50
800
$1
$800
$850
800
$50
$100
400
$1
$400
$500
400
$50
$200
200
$1
$200
$400
200
$50
$400
100
$1
$100
$500
100
16
$50
$800
50
$1
$50
$850
CEP = 400 Unidades

Como se muestra en la tabla, el costo total mnimo se presenta en un pedido por una
cantidad de 400 unidades, en consecuencia esta es la cantidad econmica de pedido.
Defectos del modelo CEP
El modelo de cantidad econmica de pedido tiene ciertos defectos que son directamente
atribuibles a las suposiciones en las cuales se basa entre los ms notables se encuentran:
La suposicin de un ritmo constante de utilizacin y renovacin instantnea de

existencias es bastante dudosa.
La mayora de empresas mantienen existencias de proteccin como salvaguarda
para un aumento inesperado en la demanda o entregas lentas.
Es muy complicado conocer con anterioridad la demanda anual de artculos.
Aunque se presentan estos defectos estructurales, el modelo proporciona mejores bases

a quien toma las decisiones dentro de la empresa. Aunque normalmente el administrador
financiero no est directamente relacionado con la utilizacin de esta metodologa, debe
saber sus fundamentos y utilizacin, ya que esta debe presentarse en la informacin
respecto a los costos financieros.
http://www.gestiopolis.com/modelo-cantidad-economica-pedido-cep-eoq/

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SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO:

Destacaremos cinco diferencias principales entre el sistema de costos tradicional y

Actividades.- Entre las actividades ms frecuentes, se encuentran: homologar

Mtodos de clculo y aplicacin

As se aprecian los siguientes aspectos:

CEP = 400 Unidades

La suposicin de un ritmo constante de utilizacin y renovacin instantnea de

Aunque se presentan estos defectos estructurales, el modelo proporciona mejores bases

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