UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

HUMANSTICAS

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL

TESIS DE GRADO
TTULO:
LA MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU
INFLUENCIA EN EL DESEMPEO EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES
EN LOS PRINCIPALES ALMACENES DE LNEA BLANCA EN EL
CANTN SALCEDO, PROVINCIA DE COTOPAXI, EN EL PERIODO
OCTUBRE 2014 FEBRERO 2015
Tesis de grado presentada previo a la obtencin del Ttulo de Licenciada en Secretariado Ejecutivo
Gerencial.

Autora:
Cisneros Balarezo Jessica Estefana
Directora:
LIC. MBA. Falconi Tapia Angelita Azucena

Latacunga - Ecuador
Diciembre - 2015
i

AUTORA

Los criterios emitidos en el presente informe investigativo de tesis, con el tema LA

MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU INFLUENCIA EN EL
DESEMPEO EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES EN LOS PRINCIPALES
ALMACENES

DE

LNEA

BLANCA

EN

EL

CANTN

SALCEDO,

PROVINCIA DE COTOPAXI, EN EL PERIODO OCTUBRE 2014

FEBRERO 2015, son de exclusiva responsabilidad de los autores, as como tambin
los contenidos, anlisis e ideas.

.....
Cisneros Balarezo Jessica Estefana Cisneros
CI: 050363885-0

ii

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS

Latacunga Ecuador

AVAL DEL DIRECTOR DE TESIS

En calidad de director del Trabajo de Investigacin sobre el tema: LA
MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU INFLUENCIA EN EL
DESEMPEO EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES EN LOS PRINCIPALES
ALMACENES

DE

LNEA

BLANCA

EN

EL

CANTN

SALCEDO,

PROVINCIA DE COTOPAXI, EN EL PERIODO OCTUBRE 2014

FEBRERO 2015, de Cisneros Balarezo Jessica Estefana, postulante de la
especializacin de Licenciatura en Secretariado Ejecutivo Gerencial, considero que
dicho informe Investigativo cumple con los requerimientos metodolgicos y aportes
cientfico-tcnicos por parte del autor, para ser sometidos a evaluacin del Tribunal
de Validacin de Tesis que el Honorable Consejo Acadmico de la Unidad
Acadmica de Ciencias Administrativas y Humansticas de la Universidad Tcnica de
Cotopaxi, para su correspondiente estudio y Calificacin.
Latacunga, diciembre 2015

La Directora

________________________________
LIC. MBA. Falconi Tapia Angelita Azucena

iii

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS

Latacunga Ecuador

APROBACIN DEL TRIBUNAL DE GRADO

En calidad de Miembros del Tribunal de Grado aprueban el presente Informe de
Investigacin de acuerdo a las disposiciones reglamentarias emitidas por la
Universidad Tcnica de Cotopaxi, y por la Unidad Acadmica de Ciencias
Administrativas y Humansticas; por cuanto la postulante: Cisneros Balarezo Jessica
Estefana, con el tema de tesis: LA MULTIFUNCIONALIDAD DE LA
SECRETARIA Y SU INFLUENCIA EN EL DESEMPEO EFECTIVO DE
LAS ACTIVIDADES EN LOS PRINCIPALES ALMACENES DE LNEA
BLANCA EN EL CANTN SALCEDO, PROVINCIA DE COTOPAXI, EN EL
PERIODO OCTUBRE 2014 FEBRERO 2015, han considerado las
recomendaciones emitidas oportunamente y renen los mritos suficientes para ser
sometidos al acto de Defensa de Tesis.

Por lo antes expuesto, se autoriza realizar los empastados correspondientes, segn la

normativa institucional.
Latacunga, diciembre del 2015
Para constancia firman:

Ing. Alexandra Alajo

0502210644
Presidente

..
Lic. Mgs. Martha Cueva
1705022448
Miembro
..
Lic. Francisca Zambrano
05000644059
Opositor

iv

DEDICATORIA
La presente Tesis la dedico a m querida
Mamacita Glorita y mi Papacito Wilfrido
quienes

fueron

la

inspiracin

para

superarme.
A mi amado esposo Sebastin Zambrano
quien ha estado conmigo apoyndome en
todo momento sin importar la distancia que
por cuestiones laborables pasamos, siempre
brindndome su amor y paciencia.
A mis queridos sobrinos quienes con su
dulzura

siempre

me

regalan

hermosas

sonrisas que hacen que mi corazn piense en

ellos a cada instante.
Estefana
v

AGRADECIMIENTO
A

Dios

todopoderoso

bendiciones

recibidas,

por
en

todas

las

especial

por

permitirme culminar con mi carrera.

A mis padres, quienes me cuidaron y me
brindaron todo su apoyo, a la vez me
inculcaron valores que siempre se ven
reflejados en m como persona, a mis
hermanas y hermano que me impulsaron para
que continuara con mis estudios.
A m querida Directora de tesis Lic. Angelita
Falconi,

quien

formo

parte

de

esta

investigacin entre risas y largas horas de

trabajo para culminar con xito mi carrera.
A todos mis docentes que a lo largo de mi
vida universitaria fueron fuente de sabidura
y conocimientos los cuales me ayudaron a
llegar a la culminacin de mi carrera.
A m querida UNIVERSIDAD TCNICA DE
COTOPAXI que me abri las puertas para
continuar con mis estudios y ser una
profesional.
Estefana
vi

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS

Latacunga Ecuador

TEMA: LA MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA Y SU

INFLUENCIA EN EL DESEMPEO EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES EN
LOS PRINCIPALES ALMACENES DE LNEA BLANCA EN EL CANTN
SALCEDO, PROVINCIA DE COTOPAXI, EN EL PERIODO OCTUBRE 2014
FEBRERO 2015
Autora:
Cisneros Balarezo Jessica Estefana
RESUMEN
El presente trabajo de investigacin fue desarrollado en los principales almacenes de
lnea blanca del cantn Salcedo, con el propsito de realizar un anlisis minucioso de
la multifuncionalidad de la secretaria, y plantear estrategias para lograr un trabajo
ms efectivo, quienes actualmente se encuentran prestando sus servicios en las
diferentes instituciones, ante las necesidades de las empresas, esta multifuncin ha
ocasionado bajo rendimiento en las secretarias, por la acumulacin de tareas que no
son cumplidas por falta de tiempo y que no cuentan con un perfil adecuado para los
cargos otorgados. Por ello fue necesario aplicar una metodologa integrada por
encuestas y entrevistas a la parte interna como externa de la empresa como lo son, los
propietarios o gerentes, personal administrativo y clientes fijos, obteniendo resultados
deseados. Esto permiti conocer las actividades que desarrollan las secretarias en los
diferentes departamentos, dentro de las instituciones a las que pertenecen. Con el
avance de la investigacin se logr plantear estrategias, las cuales beneficiaran a las
empresas evitando el bajo rendimiento de las secretarias con un trabajo ms efectivo
en el desarrollo de las actividades secretariales; en este trabajo pretendemos mostrar
la importancia de la secretaria en la empresa sea esta pequea, mediana o grande,
poniendo nfasis en la optimizacin de los recursos materiales y humanos con que
cuenta las empresas para mejorar la eficiencia y eficacia de las secretarias, y se
cumpla con las metas y objetivos planteados.
Palabras clave: Multifuncionalidad, estrategias, bajo rendimiento, optimizacin.

vii

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS

Latacunga Ecuador

TOPIC: LA MULTIFUNCIONALIDAD DE
INFLUENCIA EN EL DESEMPEO EFECTIVO
LOS PRINCIPALES ALMACENES DE LNEA
SALCEDO, PROVINCIA DE COTOPAXI, EN EL
FEBRERO 2015

LA SECRETARIA Y SU
DE LAS ACTIVIDADES EN
BLANCA EN EL CANTN
PERIODO OCTUBRE 2014

Author:
Cisneros Balarezo Jessica Estefania

SUMMARY
This research was developed at main line stores white of Salcedo Canton, in order to
perform a detailed analysis of multifunctionality of the secretary, and propose
strategies for more effective work, who are currently providing services in different
institutions, to the needs of businesses, this multifunction has caused poor
performance on secretaries, by the accumulation of tasks that are not presented by
lack of time and mon have an appropriate profile for the posts granted. It was
necessary to implement integrated by surveys and interviews with internal and
external part of the business methodology as they are, the owners or managers,
administrative staff and regular customers, obtaining desired results. This yielded
information on their activities secretaries in different departments within the
institutions which they belong. With the advancement of research was possible to
propose strategies which will benefit companies avoiding the underperformance of
the secretaries with a more effective work in the development of the secretarial
activities; in this paper its showed the importance of the in a company secretary
small, medium or large, with emphasis on the optimization of material and human
resources available for companies to improve the efficiency and effectiveness of the
secretaries, and compliance goals and objectives.
Keywords: Multifunctionality, strategies, underperformance, optimization.

viii

ix

NDICE GENERAL
Contenido
Pg.
PORTADA ..................................................................................................................... i
AUTORA ..................................................................................................................... ii
AVAL DEL DIRECTOR DE TESIS ........................................................................... iii
APROBACIN DEL TRIBUNAL DE GRADO ........................................................ iv
DEDICATORIA ........................................................................................................... v
AGRADECIMIENTO ................................................................................................. vi
RESUMEN.................................................................................................................. vii
SUMMARY ............................................................................................................... viii
AVAL DE TRADUCCIN ..................................................................................... viiix
NDICE GENERAL ..................................................................................................... x
NDICE DE TABLAS ............................................................................................... xiv
NDICE DE GRFICOS ........................................................................................... xiv
NDICE DE FOTOGRAFAS ................................................................................... xiv
INTRODUCCIN ...................................................................................................... 16
CAPTULO I
1. FUNDAMENTACIN TERICA......................................................................... 18
1.1. ANTECEDENTES ............................................................................................... 18
1.2 CATEGORAS FUNDAMENTALES ................................................................. 20
1.3 EMPRESA ............................................................................................................ 20
1.3.1 Caractersticas de la empresa ............................................................................. 21
1.3.2 Importancia de la empresa ................................................................................. 22
1.3.3 Objetivos de la empresa ..................................................................................... 22
1.3.4 Clasificacin de las empresas............................................................................. 23
1.4 GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ............................................. 24
1.4.1 Gestin Administrativa ...................................................................................... 24
1.4.2 Procesos importantes de la Gestin Administrativa........................................... 25
1.4.3 Gestin Financiera ............................................................................................. 27
1.4.4 Importancia del administrador financiero en la empresa ................................... 27

Contenido

Pg.

1.5 GESTIN Y LIDERAZGO .................................................................................. 28

1.5.1 Gestin ............................................................................................................... 28
1.5.2 Importancia ........................................................................................................ 29
1.5.3 Tipos de Gestin ................................................................................................ 29
1.5.4 Liderazgo............................................................................................................ 31
1.5.5 Caractersticas de un lder .................................................................................. 31
1.5.6 Tipos de lder...................................................................................................... 32
1.5.7 Estilos del liderazgo empresarial ....................................................................... 34
1.6 MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA ........................................... 35
1.6.1 Multifuncionalidad ............................................................................................. 35
1.6.2 La Secretaria....................................................................................................... 36
1.6.3 La Secretaria y la multifuncionalidad ................................................................ 37
1.6.4 Las actitudes y aptitudes de la secretaria multifuncional ................................... 38
1.6.5 Caractersticas que debe poseer una secretaria de gerencia multifuncional ...... 40
1.6.6 Relaciones humanas de una secretaria multifuncional....................................... 41
1.6.7 Liderazgo de una secretaria multifuncional ....................................................... 42
1.6.8 La secretaria multifuncional como lder ............................................................ 42
1.6.9 Caractersticas de una secretaria lder ................................................................ 43
CAPTULO II
2. DIAGNSTICO INSTITUCIONAL ...................................................................... 46
2.1 BREVE CARACTERIZACIN DE LAS INSTITUCINES ............................. 46
DATOS INFORMATIVOS ........................................................................................ 47
2.2 DISEO METODOLGICO ............................................................................... 51
2.2.1 Tipo de investigacin ......................................................................................... 52
2.2.2 Metodologa ....................................................................................................... 52
2.2.3 Unidad de estudio ............................................................................................... 52
2.2.4 Mtodos y tcnicas de investigacin .................................................................. 54
2.2.5 Tcnicas de investigacin .................................................................................. 55

xi

Contenido

Pg.

2.2.6 Instrumentos ....................................................................................................... 56

2.2.6 Anlisis e interpretacin de la ficha de observacin .......................................... 57
2.2.7 Anlisis e interpretacin de las entrevistas aplicadas a los gerentes de las
principales instituciones del cantn Salcedo ............................................................... 58
2.2.8 Anlisis e interpretacin de las entrevistas aplicadas a las secretarias de las
principales instituciones del cantn Salcedo ............................................................... 63
2.2.9 Anlisis e interpretacin de las encuestas aplicadas al personal administrativo 69
2.2.10 Anlisis e interpretacin de las encuestas aplicadas a los principales clientes de
los diferentes almacenes del cantn Salcedo .............................................................. 81
2.3 Conclusiones ......................................................................................................... 86
2.4 Recomendaciones .................................................................................................. 86
CAPTULO III
3. DISEO DE LA PROPUESTA ............................................................................. 88
3.1 INTRODUCCIN ................................................................................................ 88
3.2 JUSTIFICACIN ................................................................................................. 90
3.3 OBJETIVOS ......................................................................................................... 91
3.3.1 Objetivo General ................................................................................................ 91
3.3.2 Objetivos Especficos ......................................................................................... 91
3.4 DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA ................................................................ 91
3.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................................ 93
3.5.1 Estrategia N 1 Organizar al personal mediante un Organigrama estructural ... 94
3.5.2 Estrategia N 2 Organigrama funcional, para ubicar las multifuncionalidades
que debe cumplir la secretaria y el resto del personal de las empresas....................... 95
3.5.3 Estrategia N 3 Contratar al personal secretarial con perfil profesional para las
diferentes empresas de lnea blanca del cantn Salcedo para el cargo de secretaria
multifuncional. ............................................................................................................ 97
3.5.4 Estrategia N 4 Aplicacin de las 5S para el desempeo afectivo de las
secretarias multifuncionales de los almacenes de electrodomsticos. ...................... 100
3.5.5 Estrategias N 5 Formas de motivar a las diferentes secretarias multifuncionales
de los principales almacenes de lnea blanca. ........................................................... 105

xii

Contenido

Pg.

3.5.6 Estrategias N 6 Capacitacin y actualizacin ................................................. 107

3.6 Conclusiones ....................................................................................................... 117
3.7 Recomendaciones ................................................................................................ 117
3.8 Bibliografa ......................................................................................................... 119
Anexos ...................................................................................................................... 120

xiii

NDICE DE TABLAS
Contenido

Pg.

Tabla 1. Informacin de "ALMACENES LA GANGA" ............................................ 48

Tabla 2. Informacin de "Almacenes Multihogar" ..................................................... 49
Tabla 3. Informacin de "Almacenes la Gran Va" .................................................... 50
Tabla 4. Informacin de " Crditos Balarezo" ............................................................ 51
Tabla 5. Poblacin ....................................................................................................... 53
Tabla 6. Ficha de Observacin .................................................................................... 57
Tabla 7. LA SECRETARIA PROPORCIONA INFORMACIN TIL ................... 69
Tabla 8. CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA ........... 70
Tabla 9. LA SECRETARIA REALIZA ACTIVIDADES DE MENSAJERA ......... 71
Tabla 10. LA SECRETARIA TIENE CONOCIMIENTOS DE CONTABILIDAD . 72
Tabla 11. CONOCIMIENTO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN POR
PARTE DE LA SECRETARIA .................................................................................. 73
Tabla 12. UTILIZACIN DE DOCUMENTOS MERCANTILES ........................... 74
Tabla 13. HABILIDADES DE LA SECRETARIA EN SU TRABAJO .................... 75
Tabla 14. ACTIVIDADES IMPORTANTES QUE REALIZA LA SECRETARIA . 76
Tabla 15. NIVEL DE RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA EN LA
EMPRESA .................................................................................................................. 78
Tabla 16. A QUE DEPARTAMENTOS ACUDE LA SECRETARIA A REALIZAR
SUS FUNCIONES ...................................................................................................... 79
Tabla 17. NIVEL DE ATENCIN QUE BRINDA LA SECRETARIA ................... 81
Tabla 18. FUNCIONES QUE CUMPLE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA... 82
Tabla 19. TRATO DE LA SECRETARIA AL CLIENTE ........................................ 83
Tabla 20. ACTIVIDADES QUE REALIZA LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
..................................................................................................................................... 84
Tabla 21. CONOCIMIENTO DE LA ATENCIN QUE RECIBE EL CLIENTE
VA TELEFNICA .................................................................................................... 85
Tabla 22. PROGRAMA DE LIMPIEZA .................................................................. 104

NDICE DE GRFICOS
Grfico 1. Categoras Fundamentales ......................................................................... 20
Grfico 2. LA SECRETARIA PROPORCIONA INFORMACIN TIL ................ 69
Grfico 3. CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA ........ 70
Grfico 4. LA SECRETARIA REALIZA ACTIVIDADES DE MENSAJERA ..... 71

xiv

Contenido

Pg.

Grfico 5. LA SECRETARIA TIENE CONOCIMIENTOS DE CONTABILIDAD 72

Grfico 6. CONOCIMIENTO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN POR
PARTE DE LA SECRETARIA .................................................................................. 73
Grfico 7. UTILIZACIN DE DOCUMENTOS MERCANTILES .......................... 74
Grfico 8. HABILIDADES DE LA SECRETARIA EN SU TRABAJO ................... 75
Grfico 9. ACTIVIDADES IMPORTANTES QUE REALIZA LA SECRETARIA 76
Grfico 10. NIVEL DE RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA EN LA
EMPRESA .................................................................................................................. 78
Grfico 11. A QUE DEPARTAMENTOS ACUDE LA SECRETARIA A
REALIZAR SUS FUNCIONES ................................................................................. 79
Grfico 12. NIVEL DE ATENCIN QUE BRINDA LA SECRETARIA ................ 81
Grfico 13. FUNCIONES QUE CUMPLE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA 82
Grfico 14. TRATO DE LA SECRETARIA AL CLIENTE ..................................... 83
Grfico 15. ACTIVIDADES QUE REALIZA LA SECRETARIA EN LA
EMPRESA .................................................................................................................. 84
Grfico 16. CONOCIMIENTO DE LA ATENCIN QUE RECIBE EL CLIENTE
VA TELEFNICA .................................................................................................... 85
Grfico 17. Modelo de Organigrama Estructural ........................................................ 95
Grfico 18. Modelo de Organigrama Funcional ......................................................... 96
Grfico 19. Manera eficaz para la secretaria de seleccionar las cosas del rea de
trabajo. ....................................................................................................................... 102

NDICE DE FOTOGRAFAS
Fotografa 1. La imagen y su importancia ................................................................ 112
Fotografa 2. Servicio al cliente ................................................................................ 114
Fotografa 3. Cortesa telefnica ............................................................................... 115

xv

INTRODUCCIN
El presente trabajo de investigacin da a conocer que el perfil profesional de la
secretaria radica en cumplir con eficiencia el desarrollo ptimo de sus funciones; esto
quiere decir el llevar adecuadamente la correspondencia, estar a disposicin del
gerente de la empresa, llevar, traer adecuadamente la informacin, entre otras
actividades que siempre deben estar acompaadas de una buena atencin.
El propsito de la investigacin es la realizacin de un anlisis minucioso de la
multifuncionalidad de la secretaria, y plantear estrategias para lograr un trabajo ms
efectivo de las secretarias que contribuyen con sus conocimientos en las diferentes
instituciones de lnea blanca.
Uno de los procesos principales para analizar cuidadosamente las funciones que
realizan las secretarias en los principales almacenes del cantn Salcedo, es llegar al
grado de confianza con los gerentes y personal que trabajan en las empresas, con el
propsito de profundizar este tema como se va desarrollando, el objetivo es analizar
la situacin actual de las secretarias con respecto a las funciones que realizan y
plantear estrategias para lograr un trabajo ms efectivo en las secretarias.
El mtodo aplicado es el estadstico, mediante el cual nos permiti tabular los
resultados obtenidos con la aplicacin de encuestas, la tcnica de investigacin es la
entrevista y la encuesta, para obtener informacin de la perspectiva que tienen los
gerentes, las secretarias, personal administrativo y clientes fijos de los principales
almacenes del cantn Salcedo, a fin de que posteriormente cuenten con la
informacin y sugerencias para evitar el bajo rendimiento que ocasiona la secretaria
por la acumulacin de tareas en un tiempo no adecuado.
En el captulo I.- Se describe el fundamento terico de la investigacin, el desglose
de la categorizacin, como lo es empresa, gestin administrativa y financiera, gestin
y liderazgo, la multifuncionalidad de la secretaria, criterios de varios autores as como
tambin los de la autora.

16

En el captulo II.- Se desarrolla una breve categorizacin de las empresas que fueron
analizadas, los nombres sociales de las empresas, el diseo metodolgico, tipo de
investigacin, la metodologa, la unidad de estudio con su respectiva frmula para
sacar la totalidad de personas para aplicar las encuestas, mtodos, tcnicas e
instrumentos y el anlisis e interpretacin de datos obtenidos en las empresas
encuestadas aplicadas a las empresas con sus conclusiones y recomendaciones.
En el captulo III,- Encontramos las estrategias para enfrentar la multifuncionalidad
de la secretaria en los principales almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo. Y sus
respectivos anlisis de las funciones que realizan las secretarias y si estas estn de
acorde a su cargo y conocimientos que poseen.
Posteriormente podemos observar las conclusiones, recomendaciones y anexos que
evidencian que el trabajo de investigacin fue elaborado con responsabilidad y
honorabilidad con los resultados esperados.

17

CAPTULO I

1. FUNDAMENTACIN TERICA

1.1. ANTECEDENTES
Se han encontrado algunas investigaciones que demuestran claramente sobre la
multifuncionalidad de la secretaria y su influencia en el desempeo efectivo de las
actividades, en las siguientes instituciones:
Segn, la ponente, Carmen Alina Garca Daz, coautora del libro: Aprende a Ser
Secretaria y Manual para el desempeo profesional de la Secretaria II. Edicin.
ISBN 978-959-16-0654-9. Editorial Universitaria. Registro CENDA N. 717-2018.
Cuba; el autor concluye que la secretaria perfecta, es el sueo ideal de una empresa,
una buena secretaria no es slo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el
telfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo ms, con una buena
secretaria puede triunfar cualquier tipo de jefe.

Segn, la tesis de la Universidad de Machala, Facultad de Ciencias Empresariales,

tema Anlisis de la multifuncionalidad de la secretaria moderna en las entidades
educativas particulares del cantn Machala y su impacto en la direccin gerencial, de
las autoras, Judy del Pilar Reyes y Doris Jahayra Villegas, su directora de tesis
Sociloga Cecibel Espinoza Carrin, en el periodo 2011 2012, dice que la secretaria

18

multifuncional dentro de las instituciones Educativas Particulares manejan soportes

de procesos contables y financieros, en muchos de los casos no tienen conocimiento
de estos temas lo que provoca falencia en el manejo y emisin de los mismos, a la ves
la secretaria multifuncional, presenta frecuentemente conflictos en la realizacin de
sus funciones por los que se genera el bajo rendimiento provocando la no satisfaccin
de los logros que requiere la empresa para salir adelante, por lo mismo manifiestan
que mediante el anlisis de la multifuncionalidad de la secretaria podemos medir el
nivel de desempeo de las actividades y como evitar el bajo rendimiento que ocasiona
una secretaria multifuncional.
Segn la Coordinadora Nacional de Cursos, la Licenciada Amalia Taquechel Barreto,
en su publicacin, Libro Aprende a ser Secretaria. I Edicin. ISBN 959-16-0339-8.
Editorial Universitaria. Nos manifiesta que la secretaria multifuncional con sus
habilidades y destrezas que posee una Secretaria o Asistente Ejecutiva, le permiten
mejorar el procedimiento ya establecido con respecto a ese cargo y darle mayor valor
al servicio que presta dentro de la entidad, ya que toda empresa necesita una
secretaria dinmica, activa y productiva, que sienta el avance y desarrollo de cada
una de las ejecuciones de sus funciones. El prestigio que tenga el cargo de secretaria
dentro de una empresa, depender del nivel de desenvolvimiento que tenga la persona
que ejecuta dicho cargo.
Para la investigadora, la multifuncionalidad de la secretaria y su influencia en el
desempeo efectivo de las actividades en los principales almacenes de lnea blanca en
el cantn salcedo, provincia de Cotopaxi. Es de relevante importancia, puesto que el
mismo es una investigacin original y propia de la autora, la misma que es un mtodo
que ayudara a enfrentar la multifuncionalidad de la secretaria y as evitar el bajo
rendimiento por parte de la secretaria para que con ello no afecte a la parte gerencial
de las diferentes instituciones con las que se est trabajando.

19

1.2 CATEGORAS FUNDAMENTALES

Grfico 1.
Categoras Fundamentales

EMPRESA

GESTIN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA

GESTIN Y LIDERAZGO

MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA

Elaborado por: La tesista

1.3 EMPRESA
La empresa es una unidad econmica destinada a producir bienes y servicios; una
comunidad de aportaciones de la tcnica, la mano de obra y el capital, en sus diversas
formas. Por consiguiente, la empresa es un ENTE SOCIAL, que est integrado por
personas con objetivos similares, en donde: algunos aportan dinero; otros bienes
materiales; otro trabajo fsico o intelectual. En general, la empresa presta un servicio
econmico, mediante el cual trata de conseguir un beneficio que remunere a lo

20

consumido para prestar el servicio, a los esfuerzos personales realizados y al riesgo

que tiene la empresa.
Definiciones:
ROMERO, Ricardo, (2007), define a la empresa como "El organismo formado por
personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar
satisfacciones a su clientela."(Pg. 9).
Para la tesista la Empresa es aquella que se dedica a una actividad econmica, con el
fin de obtener ganancias de la inversin que en un principio establecen un nmero de
personas, toda empresa, institucin u organizacin ofrece un producto o servicio con
el objetivo de satisfaces un bien.
A la vez la empresa establece una meta de tal manera que su logro es satisfacer los
gustos y necesidades ms exigentes de sus consumidores permitindose as ser
reconocidas en lo ms largo de su territorio y porque no fuera de l, con el fin de
obtener ms rentabilidad para cada uno de los socios. Siendo as que todas aquellas
personas que se dedican a una actividad comercial y posean un nmero de empleados
con una infraestructura adecuada, es considerada una empresa y la misma no deber
eludir responsabilidades con quienes forman parte de la misma, cumpliendo con las
leyes que son establecidas por el gobierno.
1.3.1 Caractersticas de la empresa
Generar bienes y servicios
Los bienes y servicios econmicos o escasos son aquellos generados en las distintas
actividades econmicas.
Bienes y servicios destinados a la comercializacin
Los bienes y servicios representan un trmino importante en los principios de la
economa. Los bienes son cosas tangibles que pueden consumirse, como por ejemplo

21

la ropa y los alimentos. Los servicios son acciones que las personas realizan, como un
corte de cabello o un servicio de limpieza.
Obtencin de ganancias
Es un estado financiero que muestra los ingresos de una organizacin as como sus
gastos, durante un determinado perodo. Tambin se llama estado de ingresos y
egresos, estado de resultados, estado de ingresos y gastos, estado de rendimientos.
De los aportes de los socios solo se recupera si las empresas marchan bien.
La recuperacin de los aportes de los socios de una empresa, tiene una visin
compleja acerca del tema, esto no quiere decir no que se recuperen los aportes. Lo
que sucede que esta recuperacin depende de cmo se ha manejado la empresa;
muchas veces, se han dado casos que no se ha podido recurar un aporte, no porque las
leyes no los amparen, sino porque, la empresa no tuvo resultados de crecimiento.
1.3.2 Importancia de la empresa
La importancia de una empresa radica en inculcar los valores a los propios empleados
de forma que dichos valores afecten a las relaciones que se mantienen con los
clientes. Estos valores o formas de comportarse pueden parecer prioridades como
obligaciones o imposiciones de la empresa hacia sus empleados.
En ocasiones no se entiende la poltica empresarial ni se sabe porque se toman las
medidas que se toman. Muchas veces los empleados deben de vestir con ropas
determinadas, realizar llamadas siempre de la misma forma, evitando decir ciertas
palabras o despidindose siempre de la misma manera. Estas formas son las que a
largo plazo van a influir y dar importancia a la empresa.
1.3.3 Objetivos de la empresa
Se entiende por los objetivos de una empresa como aquellos efectos que la empresa
desea obtener o el rumbo que desea tomar, los objetivos adquieren una gran

22

importancia ya que determina el camino que se debe seguir y es a su vez resulta una
manera de motivar y estimular a las personas que trabajan en el negocio.
Definida la misin, es necesario establecer unos objetivos concretos a alcanzar, que
deben tener las siguientes caractersticas:
Cuantificables.
Medibles.
Redactados de forma breve, concisa y clara.
Alcanzables.
Tener un responsable nico.
Controlados peridicamente.
Los objetivos de la empresa deben ser coherentes con la misin y entre s. Cabe
establecer objetivos segn el nivel de la empresa: generales, por unidad de negocio,
por departamento.
1.3.4 Clasificacin de las empresas
Las empresas pueden clasificarse por diferentes aspectos los cuales conoceremos a
continuacin, detallndolos cada una para una mejor comprensin y de esta manera
saber a qu se dedica cada empresa, y como son consideradas en el mundo de los
negocios.
Por su actividad o giro:
Industriales.- Realizan la transformacin total o parcial de materia prima en
productos terminados que satisfacen necesidades humanas.
Comerciales.- Persona jurdica que se dedica a la compra y venta de mercaderas
a un precio superior al adquirido con la finalidad de obtener utilidad.
Servicios.- Son todas aquellas que prestan y venden productos intangibles
destinados a satisfacer necesidades complementarias del ser humano.

23

Segn el capital:
Empresa privada.-

Son entidades creadas con fines de lucro mediante la

aportacin de capital propio de las personas naturales o jurdicas.

Empresa pblica.- Son aquellas instituciones que pertenecen al Estado.
Generalmente son creadas sin finalidad de lucro.
Empresa mixta.- Son entes contables que se conforman con el aporte de capital
pblico y privado. El marco legal es reglamentado por los dos sectores.
Por la integracin de capital:
Unipersonales.- Es aquella que est formada y es de propiedad de un solo dueo
o persona natural.
Sociedades.- El capital de la empresa est formado por la aportacin de varias
personas conocidas como accionistas.
1.4 GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1.4.1 Gestin Administrativa
Se puede definir que la Gestin Administrativa es proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito
de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz.
El Diccionario Espaol, (2008). Gestin Administrativa. Es la capacidad de
coordinar las acciones de una empresa logrando que sean econmicamente
estables en base a la determinacin y la satisfaccin de muchos de los objetivos en
los aspectos polticos, sociales y econmicos que reposan en la competencia que
posea el administrador. (Pg. 28).
Para la tesista Gestin Administrativa, es aquella que determina la seguridad que
poseen las personas quieres son las encargadas de dirigir, evaluar y controlar las
empresas en la buena conduccin de los recursos dentro de las mismas, permitiendo

24

que estas se desarrollen eficientemente y eficazmente, a la vez las empresas alcanzan

sus objetivos sealados, con un personal calificado que trabaje para el bien de la
organizacin y cuide la imagen de la empresa con la optimizacin de recursos
respetando los aspectos poltico que la empresa lo establece.
1.4.2 Procesos importantes de la Gestin Administrativa
Existen cuatro elementos importantes que estn relacionados con la gestin
administrativa, es importante que estn relacionados con la gestin administrativa, sin
ellos es imposible hablar de gestin administrativa, estos son:
Planeacin
Organizacin
Ejecucin
Control
Por lo escrito anteriormente, dentro proceso administrativo, vamos a conocer de qu
se trata cada uno de ellos, tomando en cuenta cuales son las funciones que hacen cada
una de ellas.
Funcin de planeacin
La primera funcin del proceso administrativo es la planeacin, esta funcin consiste
en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar
con el fin de poder alcanzar los fines propuestos.
La planificacin administrativa, es un proceso de seleccin de objetivos, alternativas,
recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un pas, institucin
o empresa de que se trate.
Por lo dicho podemos aseverar que constituye una toma de decisiones, ya que incluye
la eleccin de una entre varias alternativas.

25

Funcin de organizacin
La segunda funcin del proceso administrativo es la organizacin, sta es la relacin
que se establece entre los recursos humanos y los recursos econmicos que dispone la
empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.
Organizar, es conjugar los medios a disposicin (hombre-tcnica capital y otros
recursos) para alcanzar la produccin. Lgicamente hay empresas en que el
propietario hace todo, es decir ejecuta todas las funciones.
Funcin de Direccin Ejecucin
Comprende la mstica de la subordinacin y no de sometimiento. Los subordinados
son debidamente orientados y el superior tiene una continua responsabilidad para
hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento.
En otras palabras la funcin de ejecucin, es hacer que los miembros de la
organizacin contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea
que se logre, porque ellos quieren lograrlo; la ejecucin significa realizar las
actividades establecidas en el plan, bajo la direccin de una autoridad suprema.
Funcin de Control
El control es la cuarta funcin del proceso administrativo, ste consiste en la
evaluacin y correccin de las actividades del que hacer de los subordinados, para
asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes, para una mejor compresin
esto nos quiere decir que mediante la funcin de control, siempre debe existir una
persona la cual controle las actividades que se estn desarrollando.
Por lo tanto sirve para medir el desempeo en relacin con las metas, detecta las
desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de
cumplir con los planes.

26

1.4.3 Gestin Financiera

La Gestin Financiera por su lado consiste en administrar todos los recursos o
materiales que disponga la empresa para cubrir los gastos y de esta manera puedan
funcionar correctamente la empresa, esta gran responsabilidad por su lado tiene una
sola persona quien es el gestor financiero quien lleva un control adecuado y ordenado
de los ingresos y gastos de una empresa.
PEROSSA, Mario Luis. Introduccin a las Finanzas Corporativas. 1 Edicin
(2010), define a la Administracin Financiera como el rea que cuida los recursos
financieros de la empresa. Esto significa que la Administracin Financiera busca
hacer que los recursos financieros sean lucrativos y lquidos al mismo tiempo. (Pg.
10).
En este mbito empresarial, la administracin financiera estudia y analiza los
problemas acerca de:
La Inversin
El Financiamiento
La Administracin de los Activos
Para la tesista la administracin financiera es, administrar de un forma correcta y
responsable todos los recursos que se manejar dentro de una institucin con el fin de
cubrir todos los ingresos y gastos de la empresa, teniendo en cuenta que este cargo lo
realiza un gestor financiero que es la persona capacitada para mantener la gestin
administrativa de una forma ordenada y adecuada.
1.4.4 Importancia del administrador financiero en la empresa
NUES, Jess Arturo. (2014), GESTION FINANCIERA, consultado el 20 de
noviembre del 2014. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria2/importancia-del-administrador-financiero-en-la-empresa.htm.

27

Manifiesta que un administrador financiero de una empresa es un miembro cuya

responsabilidad radica en la maximizacin del patrimonio invertido de sus
accionistas, la funcin propia del administrador financiero conducente siempre a
ayudar en el propsito de maximizar el patrimonio de los accionistas.
Para la tesista la importancia del administrador financiero es que a la persona
destinada a ejecutar este cargo debe tener amplios conocimientos acerca de la gestin
financiera y todos los recursos que tenga la empresa para de esta manera proporcionar
un trabajo eficiente maximizando las posibilidades de que la empresa siga creciendo.
1.5 GESTIN Y LIDERAZGO

1.5.1 Gestin
Es la materia en la que nos ensea a poder gestionar y ser lderes de nuestros propios
negocios con un solo objetivo en general como es el xito empresarial, cumpliendo a
cabalidad todas las metas para llegar a la meta y de esta manera generar rentabilidad
para la misma, con poder de decisin para enfrentar los diferentes obstculos que se
presenten.
CHIAVENATO, Idalberto, Gestin, 3 edicin, (2009) seala que la Gestin es: Un
rea muy sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones es
contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura de cada
organizacin, la estructura organizacional adopta las caractersticas del contexto
ambiental, el negocio de la organizacin, la tecnologa utilizada, los procesos internos
y otra infinidad de variables importantes. (Pg. 6).
Para la tesista la Gestin es un proceso para llevar a cabo diligencias que hace posible
la realizacin de una operacin cabe resaltar que una gestin necesita de tiempo ya
que primero es analizada, y posteriormente es aceptada segn su necesidad, que la
empresa o la persona lo necesite, de la misma manera es la obligacin de quien este
gestionando el estar pendiente para tener conocimiento si la gestin que realizo se
est ejecutando o por lo contrario fue rechazada desde un inicio.
28

1.5.2 Importancia
Todas y cada una de nuestras actividades de nuestra vida cotidiana tienen que tener
un Punto de Partida, que consiste en el establecimiento de un Objetivo en particular o
una Meta que consta de la finalidad que se le da a la accin que llevamos a cabo,
necesitndose para ello contar adems con una Tcnica y Metodologa en particular,
aplicndose esto a muchos rdenes.
1.5.3 Tipos de Gestin
Gestin Tecnolgica
La Gestin Tecnolgica promueve la organizacin y la ejecucin de tareas en
relacin estrecha con los agentes (investigadores, ingenieros, cientficos, tecnlogos).
La razn misma de su definicin est centrado a los avances de la ciencia en todos los
aspectos de vida cotidiana, cuando ms, si se mira desde la ptica empresarial motor
mismo del desarrollo de una nacin.
Gestin Social
La Gestin Social, es aquella que se ocupa de construir diversos espacios destinados a
la interaccin social y a la superacin de aquellos problemas u obstculos, hoy en da
las empresas se encuentran interesadas en atender los requerimientos de las personas
a travs de un departamento exclusivo llamado atencin al cliente.
Gestin de Proyecto
La Gestin de Proyectos es un conjunto de tcnicas, conocimientos, habilidades y
herramientas encaminadas a planificar tareas que conduzcan a alcanzar los requisitos
del proyecto, esta tarea debe cumplir con los requisitos ya establecidos a fin de que
sea satisfactorio.

29

Gestin Ambiente
En sentido general, se entiende por Gestin Ambiente, al conjunto de acciones
encaminadas a lograr la mxima racionalidad entre quienes son parte integrante de
una empresa, cuyo objetivo es la conservacin de un estado de nimo positivo y
emprendedor.
Gestin Estratgica
La razn de ser de la organizacin, que algunas formalizan en la misin, su visin
empresarial y los valores que quieren que guen su actuacin teniendo en cuenta que
la Gestin estratgica, se divide en tres grandes partes: anlisis estratgico,
formulacin y la implantacin de la estrategia.
Gestin Administrativo
George Terry en su texto: El Gerente y la Administracin Mxico. 2011. Tercera
Edicin; explica que la administracin es un proceso distintivo que consiste en
planear, organizar, ejecutar y controlar los objetivos manifestados mediante la
participacin de seres humanos y de otros recursos, permitiendo que se desarrollen
proyectos que beneficien a quienes lo requieren, siempre y cuando no se cometa actos
que perjudiquen la tica profesional de las personas. (Pg. 10).
Gestin Financiera
La gestin financiera consiste en administrar los recursos que se tienen en una
empresa para asegurar que sern suficientes para cubrir los gastos para que esta pueda
funcionar.
Gestin Pblica
Es conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus
fines, objetivos y metas, los que estn enmarcados por las polticas gubernamentales
establecidas por el poder ejecutivo.

30

1.5.4 Liderazgo
El lder es una persona que posee diversas cualidades y aptitudes, con las que influye
en otras personas, para su direccin y la realizacin de uno o varios fines y objetivos,
es la persona que gua a un grupo en forma ordenada y con un objetivo determinado,
usualmente encabezando un sistema jerrquico, es decir, suele ser el jefe de una
organizacin, aunque se dan los casos en que existe un lder que no es el jefe
jerrquico esto se debe a que el jefe encargado no posee cualidades para ser un lder.
COLOMBO, Daniel, (2004), Sea su propio jefe de prensa, 1 Edicin, Manifiesta
que ser un lder es tener la fuerza, el carcter, y las ganas de serlo ya que esto engloba
muchas responsabilidades, a la vez ser uno su propio jefe merita tener el poder de
decisin para alcanzar las metas que este se proponga en su vida continua. (Pg. 5).
Para la tesista, el liderazgo es un poder que se da a una persona quien es capaz de
dirigir, trabajar y satisfacer una empresa, organizacin, institucin o grupo de
personas, es la confianza depositada para que mediante la misma se obtengan
resultados de excelencia, la misma debe saber ser un buen lder en cuanto a la toma
correcta de decisiones ya que estas pueden llevar al xito o fracaso de la empresa.
A ms es muy importante conocer que un lder es aquella persona o individuo que
gua a otros a hacia una meta que tienen en comn, con un grupo de personas quienes
estn involucrados en el proceso del mismo.
1.5.5 Caractersticas de un lder
La capacidad de visualizar el futuro y plantear unas acciones claras para combatir ese
futuro y lograr las metas que beneficien a su equipo de trabajo.
Un buen lder emplea muy bien su tiempo, tiene habilidades, sabe delegar, sabe que
es importante o no lo es, que es urgente y que no es, y tiene un excelente manejo de
las prioridades.

31

Un lder siempre est rodeado de un grupo de personas que lo siguen, trabajan por un
beneficio comn y tienen un manejo de prioridades, las cuales se identifican gracias
al conocimiento de lo que es importante y lo que es urgente.
1.5.6 Tipos de lder
El lder puede ser de varios tipos, y su clasificacin puede ser confusa, ya que poseen
caractersticas que son comunes a todos los tipos, pero existen tipos bsicos de lderes
que se pueden clasificar por la forma en que ejercen el liderazgo.
Tipos de lder segn la forma de ejercer el liderazgo
Lder espontneo
Es el lder que surge espontneamente, al presentarse una determinada situacin o
problema asumiendo el mando de las acciones a realizar, dando instrucciones y
coordinando las acciones necesarias para llevarlas a buen fin.
Lder tradicional
Es el lder que obtiene el poder por poseer un cargo o por ser perteneciente a un grupo
de poder establecido, es el caso que suele darse en monarquas y empresas familiares,
en donde el liderazgo es heredado a un miembro (generalmente al primognito).
Lder autoritario
Es aquel que toma las decisiones de forma autoritaria, sin pedir consejo a otras
personas ni dar explicaciones sobre sus actos y decisiones, aunque en ocasiones sus
decisiones son acertadas, suelen herrar en el camino adecuado para la consecucin de
las acciones tendientes a un fin preciso, ya que al ser autoritarios, ignoran y
desaprovechan las opiniones y sugerencias de sus subordinados.

32

Lder democrtico
Es el lder que toma las decisiones previa consulta a los dems, y plantea los
problemas aceptando las opiniones y consejos de otros para tomar las decisiones.
Lder liberal
Es el lder que delega algunas decisiones a los dems, permitindoles de esa manera
aumentar las capacidades de cada miembro del grupo, este tipo de lder no necesita
que no designen ya que posee cualidades que los dems no tienen.
Lder carismtico
Son lderes que por su personalidad y carisma influyen en ciertas personas llegando
incluso a inspirarlas, son personas que por lo comn tienen una autoconfianza muy
elevada, misma que contagian, de cierta forma a los dems, logrando que las
personas realizaran diversos fines y son fuentes de inspiracin para otros.
Algunos tipos de lderes segn el mbito en el cual actan como:
Lderes polticos
Se refiere a las personas que poseen cualidades de protector, integrador y gua, para
un pueblo o sector de mismo, entendindose por una persona en quien recae la
confianza del pueblo para gobernarlo, tambin son lderes polticos aquellos que han
buscado liberar a un pueblo o nacin, como fue el caso de lderes polticos que en
algunos casos tambin eran lderes sociales y militares.
Lderes religiosos
Son todos aquellos que presiden algn cargo eclesistico de relativa importancia, o
promueva algn movimiento religioso, de manera que inspiren a otros a seguir dicha
religin o los preceptos que est imparta.

33

Lderes sociales
Son aquellos que guan de alguna manera un movimiento social, influyendo en los
dems para apoyar ciertas tendencias o ideales.
Lder empresarial
Se entiende como lder empresarial a la persona que ha logrado realizar distintos
proyectos de negocios, llevndolos acabo de manera eficaz y certera, sobresaliendo
entre otros empresarios, llegando a ser tomado en cuenta por otros para diversos
negocios, entendindose de esto que es una persona que inspira a los dems e influye
en ellos.
1.5.7 Estilos del liderazgo empresarial
Liderazgo natural
Se caracteriza por tener grandes habilidades comunicativas y motivadoras entre las
personas, as como satisfacer eficientemente las necesidades de su equipo de trabajo.
Se le distingue del resto, y sobre todo del autocrtico, en que no impone nada y todas
las decisiones son llevadas a cabo con el consentimiento y participacin de todas las
personas, siendo en este caso muy parecido al liderazgo participativo.
Liderazgo participativo
Muy parecido al anterior, este tipo de liderazgo, pese a tener l mismo la ltima
decisin, no duda en consultar y evaluar las opiniones del resto de equipo de personas
en el proceso de toma de decisiones.
Liderazgo burocrtico
Se caracteriza por llevar a cabo las tareas segn su libro de estilo y hoja de ruta
marcada. No contemplan ningn cambio y en caso de surgir imprevistos cuenta con

34

soluciones ya preparadas. No muestra demasiado inters en la personalidad de las

personas ni en su motivacin, siendo su empata casi inexistente.
Liderazgo carismtico
El lder carismtico sobresale del resto por sus cualidades innatas de inspiracin y su
poder de atraccin hacia las personas se muestran siempre muy enrgicos al
transmitir sus ideas generando satisfaccin y entusiasmo dentro del grupo de trabajo;
llegando incluso a pensar que sin la figura del lder carismtico dentro de la
organizacin no hay xito.
1.6 MULTIFUNCIONALIDAD DE LA SECRETARIA
1.6.1 Multifuncionalidad
Se refiere a la capacidad de una estructura o sistema para realizar varias funciones. En
general, todas las estructuras del sistema poltico tienen la caracterstica de
desempear ms de una funcin.
Es toda aquella persona que tiene conocimientos tericos y prcticos de las
innovaciones empresariales pblicas y privadas en diferentes reas temticas, y que
est preparada para competir con nuevos retos en un mundo globalizado.

GAMBOA, Jos; (2005), Como ser una Secretaria de Gerencia Multifuncional;

Manifiesta que una secretaria multifuncional es aquella persona encargada de realizar
varias funciones encomendadas en un tiempo destinado a la vez la misma es
responsable y se desempea eficientemente para tener xito empresarial. La secretaria
nos dice el autor que nace, mas no se hace. (Pg. 18).
Para la tesista la secretaria multifuncional es aquella persona capacitada y preparada,
para realizar varias funciones encomendadas a ella haciendo que el trabajo de su jefe
resulte ms fcil y por medio de este la empresa pueda surgir, la secretaria
multifuncional debe adaptarse a las exigencias de su trabajo con firmeza y seguridad,

35

como punto clave toda secretaria multifuncional incluye los imprevistos en su agenda
personal para evitar todos aquellos retrasos innecesarios y cumpla con amor y sobre
todo con responsabilidad tosas las tareas a ella encomendadas.
1.6.2 La Secretaria
La posicin de la secretaria se ha modificado radicalmente en los ltimos aos, hoy se
espera que sea una verdadera asistente de gerencia, que no solo maneje en forma
eficiente su labor en la organizacin, sino que tenga conocimientos bsicos sobre
tecnologa, relaciones pblicas, imagen corporativa, servicio al cliente, etiqueta y
protocolo; entre otros, esto le permitir solventar algunas situaciones, solucionar
problemas, tomar decisiones, es decir, convertirse en una profesional efectiva y
competitiva.
La imagen de la mujer profesional en secretariado
Elementos bsicos para una apariencia personal positiva:
Vestir ropa clsica de calidad, buen entalle, corte y gnero.
Llevar el cabello limpio y arreglado.
Limpieza corporal y absoluta.
Usar maquillaje discreto.
Buen sentido de la combinacin de colores y con esa base comprar la ropa.
Las aberturas de las faldas deben ser discretas.
Usar una fragancia suave, floral y ctrica.
Caractersticas y cualidades de la secretaria
Las caractersticas y cualidades de una asistente hacen la diferencia el momento en el
que un jefe, directivo o gerente deba contratar una secretaria o asistente, en lo posible
optara por contratar una persona que cumpla un perfil profesional y personal que est
acorde con los objetivos empresariales o institucionales.

36

1.6.3 La Secretaria y la multifuncionalidad

En un mundo globalizado, donde impera ser competitivos para tener xito
empresarial y una de las estrategias empresariales es tener una secretaria de Gerencia
Multifuncional, la que debe desempearse eficientemente.
La misin de una Secretaria de Gerencia Multifuncional, exige una preparacin
tcnica en diversas reas temticas y una experiencia profesional amplia y concreta
de ideas; por cuanto la empresa es una agrupacin de personas, bienes y capitales con
un objetivo a cumplir que requiere una dedicacin especfica por parte de cuantos
quedan encuadrados en las actividades de la misma.
Adems, ser secretaria es una vocacin y profesin no una salida laboral fcil,
secretaria viene de la palabra Secreto, por las manos de la secretaria circulan asuntos
que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto
profesional.
La secretaria multifuncional es la que va a desempear un puesto importante de la
empresa por sus conocimientos diversos y su criterio lgico, las empresas de xito
buscan este tipo de secretarias no tomando en cuenta la institucin donde se repararon
o la antigedad laboral en grandes empresas, lo que las empresas tomen en cuenta es
que la secretaria tenga grandes ideas y un rpido criterio lgico, por lo que se
recomienda a toda secretaria este en constante capacitacin y ejercite la mente.
Una de las recomendaciones que la secretaria nunca debe olvidar es la atencin al
cliente ya que es norma fundamentad en todas las entidades, que en cliente es la
persona ms importante para la empresa por lo tanto, es deber de toda secretaria
multifuncional que al cliente se le trate con la debida cordialidad ya que en muchos
de os casos esta responsabilidad es delegada a la secretaria.

37

1.6.4 Las actitudes y aptitudes de la secretaria multifuncional

La aptitud se basa en la habilidad que poseen los individuos a travs del paso de los
aos con la experiencia y preparacin profesional, es decir que la aptitud es disponer
de alguna habilidad, mientras que la actitud es la voluntad de mejorar una debilidad
en un conjunto de habilidades.
Actitudes Positivas de la secretaria multifuncional
La actitud positiva significa elegir pensar de forma constructiva, objetiva y sana.
Asimismo, visualizar, anticipar lo mejor y aprender a pensar en lo bueno y lo
agradable, la importancia que ejerce ser optimistas en la vida refleja siempre el estado
de nuestra vida interior, nuestra filosofa y de nuestra perspectiva, entre las actitudes
positivas ms relevantes tenemos:
Vocacin; en este sentido, resulta evidente que la secretaria debe poseer, al igual que
otro profesional cualquiera, una fuerte vocacin por su trabajo y por todo lo que lleva
aparejado; adems, la personalidad adecuada al puesto de secretaria es la que refleje
el mximo inters por la tarea que se realiza y una constante capacidad de renovacin
y reciclaje profesional.
Autodominio; el dominio de uno mismo es una seal de madurez, pero no todos los
individuos maduros tienen dominio de s mismos!
La autodisciplina; el poner a funcionar el propio cerebro antes de abrir la boca, el
pensar en las consecuencias de las propias palabras o actos antes de decirlas o actuar,
el contener temperamento todo el tiempo y el nunca usar como ltimo recurso las
lgrimas en la oficina, son actitudes de dominio de uno mismo.
Control; el trabajo de una secretaria es complicado por naturaleza; suele
desarrollarse con frecuencia en un ambiente propicio a la aparicin de nervios y
estrs; por lo tanto, saber controlar nuestros impulsos ayudar a dar solucin al
problema planteado.

38

Discrecin; toda secretaria que ocupe un cargo de confianza para afianzar su

permanencia en el empleo y merecer el ascenso a cargos de mayor responsabilidad, es
una actitud que esta profesional debe demostrar en su lugar de trabajo.
Adaptabilidad; es fundamental que una secretaria tenga un carcter abierto,
adaptable, gil, atento a todo lo que pasa por sus manos; en definitiva, debe ser activa
y dinmica y adaptarse a los diferentes estado de nimo que presenten las personas
que se encuentran a su alrededor.
Iniciativa; poseer capacidad de decisin en el mbito de sus competencias, sobre
todo porque es fundamental que descargue al jefe de cuestiones accesorias o poco
relevantes y la iniciativa de esta profesional debe sentirse cuando un mando superior
le delega alguna tarea.
Decisin; para que una secretaria ejecutiva pueda desempear el rol o papel
profesional debe estar preparada para saber tomar decisiones oportunas; es decir, con
una disposicin favorable hacia el trabajo.
Responsabilidad; que los trabajos se realicen a su debido tiempo y correctamente, de
la esmerada correccin, de comprobar fechas, cifras y nombres correctamente para el
prestigio de la empresa.
Aptitudes Positivas de la secretaria multifuncional
Entre las aptitudes que una secretaria debe poseer para optimizar su labor sealemos
tambin la capacidad de anlisis y de sntesis, la responsabilidad y, sobre todo, la
apelacin constante al sentido comn, a continuacin observemos cules son las
aptitudes exigibles en una secretaria (o) multifuncional:
Slida formacin, es imprescindible que la secretaria posea una slida formacin
que la capacite para interpretar y resolver cualquier situacin que se produzca en el
mbito de su trabajo.

39

Cultura, en todo caso, una secretaria ha de tener un buen nivel cultural, lo que
implica unos amplios conocimientos de las reglas bsicas de ortografa, gramtica y
sintaxis; y, al mismo tiempo, es conveniente que la expresin oral sea fluida y
correcta, tanto en persona como telefnicamente.
Educacin, una secretaria multifuncional tiene que estudiar como parte de su
preparacin las tcnicas secretariales bsicas y complementarias como transcripcin,
el manejo de utilitarios, que varan en funcin de las necesidades de la empresa.
Memoria, esta capacidad es asimismo, una aptitud muy valorada en una secretaria,
aunque lo aconsejable es ayudarse de instrumentos que complementen esta facultad:
agenda, archivadores, entre otros.
Capacidad analtica, entre las aptitudes que una secretaria debe poseer para
optimizar su labor sealemos tambin la capacidad de anlisis y de sntesis, la
responsabilidad y, sobre todo, la apelacin constante al sentido comn; asimismo,
debe ser una persona con gran sentido de la organizacin y planificacin de su
trabajo.
1.6.5 Caractersticas que debe poseer una secretaria de gerencia multifuncional
La capacitacin, prctica, el adiestramiento y ser constantes, permiten que las
caractersticas que debe poseer una secretaria sea afianzar su permanencia en el lugar
de trabajo; entre los que podemos destacar:
Administrar archivo
Nociones de contabilidad y otras ramas afines
Conocimientos de idiomas
Personalidad definida
Capacidad para trabajar bajo presin
Buena memoria
Habilidad para tomar decisiones

40

Presencia adecuada
Trato gentil con clientes internos y externos
Conocimiento y manejo de paquetes informticos
Cortesa al contestar el telfono
Manejo de equipos de oficina
Administrar el tiempo
Juicio claro, intuicin y buen sentido
Dominio en los recursos de oficina
Tcnicas de relaciones pblicas
Quien no sepa asumir riesgos no sabe decidir Una actitud y permanente energa
positiva, son claves para resolver y sacar adelante las situaciones de conflicto que
comnmente encontramos en nuestros lugares de trabajo. Traiga soluciones a su jefe,
no problemas, facilite la vida a su jefe mejore su rendimiento, aprenda que al
modificar algunos comportamientos puede cambiar la opinin que l tiene de usted y
la forma de trabajar juntos.
La comunicacin y el protocolo en los eventos sociales es otro de los aspectos que
debe dominar la secretaria multifuncional. El saber hacer y el saber estar es la
combinacin excelente para el xito de cualquier evento.
Por todo lo antes expuesto la secretaria multifuncional del nuevo milenio debe
apoderarse de las herramientas y saberes necesarios que coadyuven a su desarrollo
profesional y personal.
1.6.6 Relaciones humanas de una secretaria multifuncional
Las visitas.- El xito de muchas empresas o la feliz conclusin de gestiones
importantes dependen, en muchos casos, de reuniones celebradas en las propias
organizaciones, y la forma de saber tratar con el apropiado tacto y cortesa al
visitante.

41

La actitud de la secretaria ante la presencia de los visitantes debe ser con respeto y
consideracin, al tratarse de visitas externas como tambin del personal de las mismas
instituciones que deseen entrevistarse con los directivos, esto evitara que los dems
piensen en una imagen inexacta de la capacidad de la secretaria por lo tanto la
secretaria debe mostrar permanentemente un afn de superacin social e intelectual.
1.6.7 Liderazgo de una secretaria multifuncional
URQUIAGA, Mara Josefa. La secretaria lder por excelencia, disponible en la
pgina: http://rnasec.uniss.edu.cu/MRSecMultifuncional, manifiesta que para llegar a
ser verdaderas secretarias lideres hay que seguir un camino que exige mucha
disciplina y saber ganarse el respeto de sus colaboradores gracias al carisma personal.
Para la tesista la secretaria multifuncional como lder es una persona que cada da se
mantienen en constante actualizacin a travs de talleres, cursos, seminarios y
eventos y de esta manera ella contribuye con sus conocimientos, siendo ms proactiva
y siempre estando dispuestas a los nuevos desafos, dentro y fuera del trabajo ya que
alrededor de ellas giran actividades y orientaciones que da el directivo de la entidad
por los tanto se puede asegurar que la secretaria es una lder en potencia.
1.6.8 La secretaria multifuncional como lder
La secretaria, como lder, debe ser una persona que se gane la confianza y el respeto
de su jefe como consecuencia de su actitud y comportamiento. La confianza y el
respeto abren canales de comunicacin de doble va, haciendo posible la realizacin
de los objetivos comunes.
La secretaria de hoy en da, debe contar con una serie de requisitos, que argumentan
su buen desempeo, que sean una garanta de eficacia y colaboracin exitosa para que
la gerencia pueda ocuparse de sus gestiones, ser acreedora de la mxima confianza, la
secretaria contara con una buena formacin, conocimientos actualizados, solidez,
discrecin, carcter, personalidad, comportamiento, son clave para que exista una
relacin de confianza absoluta.

42

Es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente, intuicin

e inteligencia para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin
estrs y con buena educacin.
Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, pensar y anticiparse a drselo
con la seguridad de no equivocarse.
1.6.9 Caractersticas de una secretaria lder
La secretaria lder avizora el futuro de las tareas o responsabilidades que se le
asignan y las de su jefe, en tal sentido mantiene un seguimiento de ambas para
contribuir al cumplimiento de estas y facilitar el trabajo de su jefe y equipo en
general.
Dentro de las competencias de la secretaria lder est la gestin eficaz del tiempo
y saber determinar prioridades, para esto se dotar de tcnicas e instrumentos de
control y seguimiento que le permitirn planificar su tiempo y el del jefe, por eso
se plantea que la secretaria trabaja con doble agenda.
La Secretaria es parte indisoluble del equipo Jefe Secretaria, para esto debe
mantenerse al tanto de la actividad de la empresa, as como dominar las tcnicas
para la toma de decisin y resolucin de problemas.
Capacidades a las que est sujeta una secretaria multifuncional en su trabajo
Est sujeta a la misma avalancha de interrupciones que cualquier jefe, pero no
dispone de Filtro. El surtido de interrupciones es mucho mayor: los que desean
interrumpir al jefe, y las que se generan con respecto a ella, tiene que trabajar con
doble agenda.
Est inmersa en un ambiente de presiones y urgencias, donde por lo general el
terminado final depende de ella. Su planificacin tiene que ser muy flexible, pues con
frecuencia cambian las prioridades.

43

La conducta de la secretaria en el lugar de trabajo

Toda profesional consolidada dispone de unos principios ticos por los que se rige la
conducta de todos los profesionales que forman parte de ella, una buena secretaria
debe poseer una buena conducta, respeto a todos quienes le rodean, un
comportamiento nico y saber trabajar en equipo.
Normas ticas de conducta para la secretaria de gerencia.
Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe
en sus actos y ser una persona honrada, debe respetar el principio de confidencialidad
y no divulgar la informacin y hechos de los que pudiese conocer en funcin a su
cargo en el ejercicio de su profesin.
El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin de
Secretaria, adems que existen pases en las que sus leyes protegen este principio, por
lo tanto una Secretaria no divulgar, ni podr poner en conocimiento de otras
empresas, temas que no le hayan sido autorizados especficamente hablar de ellos.
La discrecin es un principio fundamental, la informacin empresarial y a ttulo
personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada, por un principio de tica la
secretaria no debe copiar documentacin y archivos que la empresa los considere
como confidenciales, ms an descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de
otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser
utilizados de forma extorsiva.
Habilidades que poseen las secretarias lderes:
Asertividad. Ser positiva.
Escucha activa. Prestar atencin es lo ms importante en la comunicacin. Toda
idea es vlida. Las ideas no se aplastan, se expresan.
Buenas relaciones interpersonales. Evite ser sarcstica e irnica. Es una
agresin y no es una forma positiva.

44

La empata. Ser cordial y amables y ponerse en su lugar nos ayuda a entender

mejor.
Dominio de la inteligencia emocional. Un capital intangible que exigen todas las
organizaciones de xito.
La secretaria ejecutiva multifuncional moderna
Definitivamente, la secretaria ejecutiva multifuncional moderna, desempea un rol
muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe
contar con una serie de atributos que le permitan desempear su rol proactivamente,
cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las
organizaciones que se han propuesto ser exitosas.
Es vlido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un
centro de gestin, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector
en el que trabaja, adems est capacitada para la delegacin de ciertas reas o trabajos
que desarrollan sus jefes.
El rol de una secretaria multifuncional se puede decir que una un trabajo difcil, pero
no imposible y a mas es muy gratificante ya que el mismo requiere de un gran
esfuerzo diario. Los hombres y las mujeres que tienen la dicha de contar con el apoyo
incondicional y la eficiencia de una secretaria deben demostrar cun importante ellas
son para la empresa, sin duda alguna sin su apoyo la empresa no tendr xitos porque
la secretaria es el pilar e imagen fundamental de toda organizacin, institucin sea
esta pblica o privada.

45

CAPTULO II

2. DIAGNSTICO INSTITUCIONAL

2.1 BREVE CARACTERIZACIN DE LAS INSTITUCINES

Los principales Almacenes de lneas blanca ubicados en el cantn Salcedo provincia

de Cotopaxi inician sus actividades en distintos periodos, dedicndose as a
comercializar productos de uso domstico en las lneas blanca, caf, mueblera,
tanques de gas domstico e industrial, siendo los gerentes propietarios la seora
Gloria Margoth Balarezo Cruz del Almacn Crditos Balarezo que comienza sus
actividades comerciales el 01 de febrero de 1996,

y actualmente cuenta con 2

sucursales en el mismo cantn en las calles 24 de Mayo y Ana Paredes. El seor

Mario Ral Orejuela Santo del Almacn Multihogar que realiza su apertura el 20 de
noviembre del 2001, con sus dos sucursales en el cantn Salcedo en la calle 24 de
Mayo frente al mercado central llamado Barrio Amrica y en el cantn Latacunga
ubicado en las calles 5 de Junio y Antoa Vela. La seora Quety Molina gerente
actual del Almacn La Ganga iniciando su actividad comercial en el ao 2008 y
actualmente se encuentra ubicada en las calles Sucre y Ana Paredes. El seor Freddy
Polit que actualmente ocupa el cargo de gerente del Almacn La Gran Va

46

comenzando sus actividades en el ao 2010 y se encuentra ubicada en las calles Ana

Paredes y Sucre.
Las actividades de los diferentes Almacenes inician como empresas pequeas
destinadas a comercializar productos de uso domstico para el hogar, cada una con un
personal que se esfuerza da tras da para brindar al cliente un servicio moderno y de
alta calidad, convirtindose con el tiempo en empresas que se han desarrollado,
logrando posesionarse en el mercado como las ms grandes y reconocidas en el
cantn Salcedo y Latacunga.
Almacn Crditos Balarezo, Multihogar, La Ganga y La Gran Va son empresas las
cuales brindan facilidades de pago en sus compras que realizan sus clientes,
brindando excelente atencin durante las ventas y pos-venta, adems cuentan con
servicio de transporte para la entrega de productos exclusivo para sus clientes.
DATOS INFORMATIVOS
Instituciones a ejecutar:
Almacn La Ganga
Almacn Multihogar
Almacn La Gran Va
Almacn Crditos Balarezo
Beneficiarios:
Directos: Gerentes, Propietarios y Secretarias de los diferentes Almacenes de lnea
blanca del Cantn Salcedo
Indirectos: La Comunidad Salcedense y los principales clientes que adquieren sus
productos en los Almacenes.
Ubicacin:
Provincia de Cotopaxi, cantn Salcedo, barri Amrica.
47

Tiempo estimado para la ejecucin:

Inicio: octubre 2014
Fin: febrero 2015
Equipo tcnico autora:
Tesista: Jessica Estefana Cisneros Balarezo
Financiamiento:
Presupuesto Personal
Tabla 1.
Informacin de "ALMACENES LA GANGA"

DATOS INFORMATIVOS
Nombre de la empresa:

Almacenes La Ganga

Direccin:

Calle Sucre y Ana Paredes

Cantn:

Salcedo

Provincia:

Cotopaxi

R.U.C. No:

0990633436001

Telfono:

2730-260

Fax:

2730260

E-mail:

[email protected]

Logotipo:

Fuente: Facilitada por la empresa

Elaborado: La tesista

48

Tabla 2.
Informacin de "Almacenes Multihogar"
DATOS INFORMATIVOS

Nombre de la empresa:

Almacenes Multihogar

Cantn:

Salcedo

Direccin:

24 de Mayo y Ana Paredes

Provincia:

Cotopaxi

R.U.C. No:

0501759948001

Telfono:

2726647

Fax:

2726647

E-mail:

[email protected]

Logotipo:

Fuente: Facilitada por la empresa

Elaborado: La tesista

49

Tabla 3.
Informacin de "Almacenes la Gran Va"

DATOS INFORMATIVOS
Nombre de la empresa:

Almacenes la Gran Va

Cantn:

Salcedo

Direccin:

Ana Paredes y Sucre

Provincia:

Cotopaxi

R.U.C. No:

0991260906001

Telfono:

032726514

Logotipo:

Fuente: Facilitada por la empresa

Elaborado: La tesista

50

Tabla 4.
Informacin de " Crditos Balarezo"

DATOS INFORMATIVO
Nombre de la empresa:

Crditos Balarezo

Cantn:

Salcedo

Direccin:

Ana Paredes y Sucre

Provincia:

Cotopaxi

R.U.C. No:

0501686687001

Telfono:

2726 276

Fax:

2726276

E-mail:

[email protected]

Logotipo:

Fuente: Facilitada por la empresa

Elaborado: La tesista

2.2 DISEO METODOLGICO

Es un proyecto de investigacin factible porque permite la elaboracin de una
propuesta que solucionar problemas de capacitacin y gestin, estudio sistemtico
de los hechos, en el lugar en que se producen los acontecimientos con el fin de
obtenerse la informacin en forma directa de la realidad de la secretaria
multifuncional y su desempeo efectivo de las actividades que realiza. Adems se
realiz el estudio cuantitativo del comportamiento de las variables basadas en
opiniones obtenidas a travs de entrevistas directas con los gerentes y secretarias de

51

los Almacenes, encuestas al personal administrativo y ventas, y a los principales

clientes, dando lugar a una interpretacin valorativa.
2.2.1 Tipo de investigacin
En el presente trabajo se utiliz la investigacin Descriptiva, a travs de este mtodo
se describi la realidad de la situacin que se presenta en la secretaria que presta sus
servicios en los principales Almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo.
La investigacin ayudo a la recopilacin, anlisis de datos sobre el ambiente interno
externo de la secretaria que trabaja en los diferentes Almacenes, es decir se detallar
fenmenos, situaciones, contextos y eventos que presenta en los principales
Almacenes de lnea blanca.
2.2.2 Metodologa
La metodologa aplicada en la investigacin fue de tipo Experimental, puesto que
permiti a la investigadora visualizar e identificar acontecimientos existentes y
relevantes del desarrollo de las actividades diarias que se efecta en los Principales
Almacenes de Lnea Blanca del cantn Salcedo dedicados a la comercializacin de
productos de uso domstico en las lneas blanca, caf, mueblera y motocicletas,
facilitando a que se tenga un enfoque objetivo que debe tener la implementacin de
las estrategias para enfrentar la multifuncionalidad de la secretaria y que su trabajo
sea ms efectivo en beneficio a cada una de las instituciones logrando ser pioneras en
el mercado comercial.
2.2.3 Unidad de estudio
Poblacin
La investigacin propuesta se realiz en los PRINCIPALES ALMACENES DE
LNEA BLANCA UBICADOS EN LA PARROQUIA SAN MIGUEL, CANTN

52

SALCEDO, PROVINCIA DE COTOPAXI, en la que se detalla en el siguiente

cuadro:
Tabla 5.
Poblacin

Fuente: Facilitado por las Empresas

Elaborado: Por la investigadora.

53

Debido al nmero del personal que forma parte de los Principales Almacenes de
Lnea Blanca del cantn Salcedo se realiz la siguiente muestra.
Segn la frmula que permite calcular el tamao de la poblacin, citada por
DINAMED (1996), y aplicada a la totalidad de personas con quienes vamos a trabajar
en la investigacin es:
N
n= __________________
(E)2 (N-1) +1
Entonces donde:
n = Tamao de la muestra
N = Tamao de la poblacin
E = Error mximo admisible al cuadrado
Aplicando a nuestra totalidad de la poblacin queda de la siguiente manera:
279
n= _________________
(0,05)2 (279-1)+1
279
n= _______________
0,0025 (278)+1
279
n= _______
1.695
n= 165 poblacin
2.2.4 Mtodos y tcnicas de investigacin
Mtodos
En el presente trabajo investigativo se aplic mtodos y tcnicas de investigacin, con
la finalidad de obtener informacin que posibilite la Aplicacin de estrategias para

54

enfrentar la multifuncionalidad de la secretaria en el desempeo efectivo de sus

actividades secretariales en los Principales Almacenes de lnea blanca del cantn
Salcedo.
La investigadora aplico los siguientes mtodos investigativos para facilitar el
desenvolvimiento de la Tesis, as, el MTODO INDUCTIVO DEDUCTIVO ya
que estuvo encaminado a obtener los resultados de las encuestas realizadas al
personal administrativo, ventas y principales clientes de los distintos Almacenes de
electrodomsticos para el hogar.
El mtodo ANALTICO SINTTICO que permiti realizar el anlisis e
interpretacin de las entrevistas que fueron aplicadas a los gerentes y secretarias que
laboran en los Almacenes del cantn Salcedo.

El MTODO ESTADSTICO mediante el cual se tabul y represent grficamente

los resultados obtenidos con la aplicacin de la encuesta, para sucesivamente ejecutar
las respectivas conclusiones y recomendaciones.
2.2.5 Tcnicas de investigacin
ENTREVISTA
A travs de la entrevista se verific el grado de conocimiento del Gerente acerca de
las actividades secretariales que la secretaria cumple en la empresa, y si su perfil est
acorde a las actividades que ella realiza.
De igual manera la entrevista se aplic a las secretarias con el fin de conocer si su
trabajo es multifuncional y si esto influye positivamente o negativamente en el
desempeo de sus actividades secretariales.
ENCUESTA
La aplicacin de las tcnicas de investigacin como la encuesta consinti en obtener
informacin en el Departamento Administrativo, ventas y principales clientes con el
55

propsito de conocer a fondo sobre la multifuncionalidad de la secretaria y su

rendimiento en su trabajo, as como el desenvolvimiento mismo del personal dentro
de la empresa.
OBSERVACIN
Mediante la tcnica de la ficha de observacin pude observar en las diferentes
instituciones si la secretaria realiza trabajos multifuncionales y si la misma se
encuentra capacitada para desarrollar de manera eficaz sus actividades, tambin
mediante esta tcnica importante se pudo observar cual es el desempeo actual de las
secretarias y si el mismo influye positivamente o negativamente en su trabajo.
2.2.6 Instrumentos
GUA DE PREGUNTAS
Es un escrito que se prepara con anticipacin para poder entrevistar a las personas
quienes tienen relacin estrecha con la investigacin realizada, estas preguntas deben
ser claras precisas y concretas de tal forma su respuesta no sea confusa o no
respondida por el interrogante, se aplicar para la entrevista.
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
Es un formato redactado en forma de interrogatorio, en donde se obtiene informacin
acerca de las variables que se van a investigar, puede ser aplicado personalmente o
por correo y en forma individual y colectiva, instrumento que ser aplicado en el
cuestionario.
FICHAS DE OBSERVACIN
Para la obtencin de informacin se utilizar grabadoras, filmadoras, fotografas, la
misma que servir para analizar cmo est la situacin actual de la empresa y
personal que esta inmiscuida en la investigacin, todo esto se plasma en el
instrumento que se menciona.

56

2.2.6 Anlisis e interpretacin de la ficha de observacin

Tabla 6.
Ficha de Observacin
Objetivo: Conocer cul es el desempeo actual de las secretarias de los principales
Almacenes de lnea blanca del Cantn Salcedo.
CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES

SI

NO

1.- Se clasifica de manera ordenada los documentos que

maneja la secretaria en la empresa.

2.- La labor que cumple la secretaria es multifuncional.

3.-

La

multifuncionalidad

de

la

secretaria

influye

positivamente en el desempeo de sus actividades.

4.- El perfil profesional de la secretaria est acorde con las

diferentes funciones que realiza en la empresa.

5.- Se ha asignado el personal adecuando en cada una de las

reas de trabajo en la empresa.
6.- En la oficina la secretaria maneja programas contables

X
X

7.- La secretaria realiza funciones como es mensajera,

contadora, vendedora, tesorera, entre otros.

Fuente: Ficha de observacin aplicada a los principales Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANALISIS DE LA FICHA DE OBSERVACION

A medida que se realiz las entrevistas a la diferentes instituciones privadas se pudo
observar que las secretarias realizan actividades multifuncionales con el propsito de
satisfacer su cargo, amas de ser ordenadas en su rea de trabajo, aunque algunas de
ellas no cuentan con un ttulo universitario de acorde al cargo destinado.

57

2.2.7 Anlisis e interpretacin de las entrevistas aplicadas a los gerentes de las

principales instituciones del cantn Salcedo
DIRIGIDO A: El gerente propietario del Almacn La Ganga ubicado en el cantn
Salcedo, provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
En los diferentes departamentos de nuestra empresa y a la vez por ser reconocida
tenemos la responsabilidad de contratar personal capacitado y que est acorde a las
exigencias de cada uno de los puestos encomendados por lo tanto se asigna en
personal de acuerdo a su perfil profesional.
2.- Cree usted que su personal se encuentra satisfecho en el rea donde
desarrolla su trabajo?
Por el alto rendimiento que cada uno de empleados presentan diariamente se puede
manifestar que s, ya que los trabajadores no han presentado ninguna queja en los
ltimos meses que como gerente estoy al frente de la institucin.
3.- Cules son las funciones ms importantes que realiza su secretaria en la
empresa?
Entre las funciones ms importantes tenemos; realizar todo tipo de documentos,
recepcin de llamadas, tramites en el SRI, organiza de manera correcta en archivo,
facturacin, entre otros que por ausencia repentina de la contadora tambin lo realiza
la secretaria.
4.- Cree que la labor que realiza la secretaria de su empresa es multifuncional?
Si ya que la secretaria realiza diferentes funciones al da por lo tanto nuestra
secretaria es multifuncional.

58

5.- La multifuncionalidad de la secretaria ha influenciado positivamente o

negativamente en el desempeo de las actividades?
Obviamente, que si ha influenciado positivamente ya que de alguna manera la
secretaria es un pilar esencial en cualquier empresa, por los conocimientos que posee
y por el apoyo en los diferentes departamentos.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Las respuestas obtenidas de la entrevista determinan que la empresa cuenta con un
personal calificado para trabajar en cada uno de sus cargos, y que el personal est
satisfecho de cumplir con responsabilidad todas las actividades a ellos encomendadas,
cabe resaltar que el gerente de la institucin vela por los derechos de los trabajadores
segn los artculos establecidos en el cdigo del trabajador.
El gerente es responsable de la correcta planificacin de las actividades que van a
realizar sus trabajadores, para que realicen un trabajo eficiente y aporten a la empresa
a la cual prestan sus servicios.
DIRIGIDO A: El gerente propietario del Almacn Multihogar ubicado en el cantn
Salcedo, provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
Almacenes Multihogar dispone de personas que con dedicacin se capacitan y
actualizan para proyectar un servicio excelente, por lo mismo por falta de personas
que con ttulo profesional no trabajan en esta empresa se contrata personas que tengan
conocimientos o experiencia en las diferentes reas del Almacn.

59

2.- Cree usted que su personal se encuentra satisfecho en el rea donde

desarrolla su trabajo?
Si porque se cumple con transparencia los derechos y obligaciones que los
trabajadores tienen con la empresa y viceversa.
3.- Cules son las funciones ms importantes que realiza su secretaria en la
empresa?
La secretaria de este almacn realiza varias funciones ya que la misma posee
conocimientos bsicos de contabilidad y venta, siempre y cuando la secretaria cumpla
sus actividades en un determinado tiempo.
4.- Cree que la labor que realiza la secretaria de su empresa es multifuncional?
En cierta forma se puede decir que si, por los conocimientos que posee se le asigna
tares que ayudan a la solucin de conflictos en la parte contable de la empresa.
5.- La multifuncionalidad de la secretaria ha influenciado positivamente o
negativamente en el desempeo de las actividades?
Existen muchas actividades diarias que el personal debe cumplir, pero por parte de la
secretaria existe algunas fallas y es debido a sus varias funciones, pero siempre entre
los compaeros sabemos resolver.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Segn las repuestas obtenidas en la entrevista por parte del gerente propietario de
almacenes Multihogar se puede afirmar que los trabajadores que prestan sus servicios
en la institucin estn capacitndose para realizar sus actividades de mejor manera,
pero no cuentan el 100% de ellos con el perfil profesional para realizar las mltiples
funciones que se les encomienda adems, el gerente afirma que existen algunas fallas
por parte de la secretaria debido a la cantidad de cosas que ella tiene que realizar.

60

DIRIGIDO A: El gerente propietario del Almacn La Gran Va ubicado en el cantn

Salcedo, provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
Somos una empresa unida y eficaz, en cuanto al personal que labora en la institucin
se puede decir que un 70% de los trabajadores rinden eficazmente la labor que se les
designa, y se les ubica de acuerdo a su experiencia y perfil profesional que poseen.
2.- Cree usted que su personal se encuentra satisfecho en el rea donde
desarrolla su trabajo?
Cada uno de los trabajadores cumple a diario con las funciones que la empresa se le
designa, por tanto los que trabajan aqu si estn satisfechos.
3.- Cules son las funciones ms importantes que realiza su secretaria en la
empresa?
Las funciones que principalmente ella realiza en la empresa son; organiza los
documentos, archiva documentos, trmites bancarios, realiza oficios y memorandos,
ingreso de mercadera, entre otros.
4.- Cree que la labor que realiza la secretaria de su empresa es multifuncional?
Por las funciones que realiza la secretaria puedo asegurar que si ya que ayuda en la
resolucin de problemas que surgen en algunas reas relacionadas en la parte
administrativa con su creatividad y entusiasmo que la caracteriza.
5.- La multifuncionalidad de la secretaria ha influenciado positivamente o
negativamente en el desempeo de las actividades?
Asta en momento puedo decir que positivamente ya que no ha existido ningn
conflicto presentado por la secretaria en relacin con sus actividades.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Por las respuestas obtenidas en la entrevista se puede decir que, en el almacn un
70% del personal est contratado y ubicado en sus cargos segn su perfil profesional,
tambin es tomado en cuenta al momento del contrato si el postulante al puesto
61

cuenta con experiencia laboral. Al mismo tiempo decir que la secretaria en el almacn
es un pilar fundamental, puesto que ella aporta positivamente en su trabajo.
DIRIGIDO A: La gerente propietaria del Almacn Crditos Balarezo ubicado en el
cantn Salcedo, provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
En esta institucin laboran personas que continuamente se actualizan, depende cul es
su fuerte se le designa su actividad y el rea donde va a trabajar.
2.- Cree usted que su personal se encuentra satisfecho en el rea donde
desarrolla su trabajo?
Como gerente propietaria le puedo decir que mis trabajadores responden de manera
correcta la confianza que se les ha brindado, por lo mismo si no se sintieran
satisfechos la empresa no tuviera la acogida que tenemos en este cantn.
3.- Cules son las funciones ms importantes que realiza su secretaria en la
empresa?
A la persona que se le ha asignado el puesto como secretaria es porque tiene
conocimientos bsicos en secretariado y contabilidad, de tal manera que ella lleva la
contabilidad y la parte secretarial de la empresa ella es un pilar fundamental puesto
que realiza arqueo de caja, organiza archivos, ingreso de mercadera facturacin,
pago a empleados entre otras actividades.
4.- Cree que la labor que realiza la secretaria de su empresa es multifuncional?
Efectivamente la persona encarga de llevar la secretaria tambin trabaja en otras
reas, siempre y cuando se respete los derechos del trabajador.
5.- La multifuncionalidad de la secretaria ha influenciado positivamente o
negativamente en el desempeo de las actividades?
En una parte es positiva su influencia y en otra parte no ya que por la acumulacin de
tareas destinadas a la secretaria no son efectivos sus resultados.

62

ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Las respuestas en la entrevista determinan que la institucin cuenta con personal no
titulado y no acorde a los cargos destinados, y que la secretaria es aquella que realiza
varias funciones al da, tambin el exceso de trabajo el cual resulta una problemtica
y se puede evidenciar que como resultado tenemos el bajo rendimiento de la
secretaria en su puesto de trabajo, significando as un gran problema en el almacn.
2.2.8 Anlisis e interpretacin de las entrevistas aplicadas a las secretarias de las
principales instituciones del cantn Salcedo
DIRIGIDO A: La Secretaria del Almacn La Ganga ubicado en el cantn Salcedo de
la provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
Si ya que todos los que prestamos nuestros servicios en esta empresa estamos en
constante capacitacin y una de las ms importantes es la atencin al cliente, tambin
puedo decir que cuando yo entre a trabajar me pidieron mi currculo y segn mi ttulo
y conocimientos me ubicaron en el puesto.
2.- Su perfil profesional est acorde a las actividades que realiza?
En muchas de las funciones que realizo si estn de acorde.
3.- Cree usted que la labor que realiza en la empresa es multifuncional?
Si efectivamente el cargo al cual represento en este almacn es multifuncional, ya que
me permite realizar varias actividades da tras da.
4.- Si sus labores son multifuncionales, indique si esta condicin influye
positivamente o negativamente en la empresa?
Creo que en la mayor parte influye positivamente ya que se resuelto muchas cosas
gracias a la intervencin de mi parte.

63

5.- Cules son las funciones ms importantes que realiza usted en la empresa?
Sin duda alguna todas son importantes, ya que cada una de las cosas que hago es para
beneficiar a la empresa y tambin a cada uno de los que formamos parte de este
almacn que por cierto es muy reconocido en muchas partes.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Las respuestas obtenidas de la entrevista aplicada se determina que en la empresa
presta sus servicios una secretaria, que califica su trabajo como excelente ya que est
capacitada en todas las ramas, las cuales con su valioso aporte ayuda en la resolucin
de conflictos y mejora la toma de decisiones, amas de que manifiesta que su trabajo
en lo posible lo realiza correcto su trabajo es multifuncional ya que para ella todas las
actividades son importantes y son de gran beneficio para la satisfaccin de los
clientes.
DIRIGIDO A: La Secretaria del Almacn Multihogar ubicado en el cantn Salcedo
de la provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
Si porque todos quienes trabajamos aqu tenemos mltiples funciones y
responsabilidades que debemos cumplir y gracias a los conocimientos que tenemos
podemos presentar buenos resultados.
2.- Su perfil profesional est acorde a las actividades que realiza?
No, ya que en parte yo realizo actividades que ayudan a solucionar alguna dificultad
dentro de este almacn y no estn de acuerdo a mi perfil pero eso es bueno ya que as
nosotros sabemos en qu debemos capacitarnos ms.

64

3.- Cree usted que la labor que realiza en la empresa es multifuncional?

Si pues en este almacn se realiza muchas funciones que con el apoyo de los
compaeros resolvemos cualquier inquietud y en lo porsible tratamos de ser eficinetes
en nuestros puestos de trabajo.
4.- Si sus labores son multifuncionales, indique si esta condicin influye
positivamente o negativamente en la empresa?
En varias ocasiones positivamente y en algunas negativamente ya que por la cantidad
de actividades no siempre se ha cumplido con satisfaccin nuestras metas.
5.- Cules son las funciones ms importantes que realiza usted en la empresa?
Entre las ms importantes estn la ordenacin de los archivos, atencin al cliente,
facturacin, trmites fuera y dentro del almacn entre otros.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Segn respuestas obtenidas en la entrevista se puede decir que la secretaria y personal
que trabaja en el almacn es contratado segn sus conocimientos y ubicados en las
diferentes reas por tanto, la secretaria aporta con un porcentaje medio en sus
funciones, ya que desconoce de cmo es la manera correcta de planificar su tiempo
en el trabajo y logra a de manera correcta cada una de sus actividades delegadas por
el gerente del almacn.
Amas de que ella manifiesta que entre el exceso trabajo que existe tambin ella
realiza funciones fuera de la empresa, como es acudir al SRI, trmites bancarios,
pagos de servicios bsicos, entre ellos agua, luz. Telfono, tambin da a conocer que
cuando se presenta trabajos que no estn de acorde a su perfil ella trata de resolver
con la intencin de mejor el trabajo y ser ms eficiente en el cargo asignado por el
gerente.

65

DIRIGIDO A: La Secretaria del Almacn La Gran Va ubicado en el cantn Salcedo

de la provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
Si, cada uno de los trabajadores de esta empresa tenemos conocimientos amplios de
cada uno de los cargos que nos denominan da tras da.
2.- Su perfil profesional est acorde a las actividades que realiza?
No, se puede decir que el cargo que desempeo en la empresa es de secretaria pero
mi perfil profesional es otro pero cumplo en lo posible con responsabilidad el cargo
que me destinaron en el almacn.
3.- Cree usted que la labor que realiza en la empresa es multifuncional?
Si pues con cada uno de las funciones que realizo contribuyo a la mejor atencion y
satisfaccion de cada uno de nuetros clientes.
4.- Si sus labores son multifuncionales, indique si esta condicin influye
positivamente o negativamente en la empresa?
En mi opinin si influye positivamente puesto que es una gran ventaja que todos en
una empresa seamos unidos eso beneficia a todos porque trabajaramos en un bien
comn.
5.- Cules son las funciones ms importantes que realiza usted en la empresa?
Varias son las funciones a mi responsabilidad por tanto creo que todas son
importantes y destaco que la funcin con ms relevancia es la llevar ordenadamente
cada uno de los documentos que tenemos en esta empresa.
ANLISIS DE LA ENTREVISTA
De las respuestas obtenidas en la entrevista aplicada se entiende que la secretaria
posee un perfil acorde a su cargo en la institucin y est autorizada a tomar decisiones
que permitan el desarrollo de la empresa. Esto quiere decir que para la secretaria el
mximo placer es ver y saber que los clientes que adquieren los productos en el

66

almacn se encuentran 100% satisfechos con la atencin que recibieron, tambin ella
vela contantemente por la seguridad de los documentos que se encentran a su cargo.
DIRIGIDO A: La Secretaria del Almacn Crditos Balarezo ubicado en el cantn
Salcedo de la provincia de Cotopaxi.
ENTREVISTA
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las
reas de trabajo de su empresa?
De acuerdo a un ttulo universitario no, pero de acuerdo a los conocimientos que
tenemos cada uno de los trabajadores puedo decir que s.
2.- Su perfil profesional est acorde a las actividades que realiza?
He estado capacitndome para conocer ms acerca de las diversas funciones que
realiza una secretaria y creo que estoy capacitada para realizar mltiples funciones
que beneficien a este almacn.
3.- Cree usted que la labor que realiza en la empresa es multifuncional?
En mi opinin si ya que en ocasiones no viene la contadora o algn vendedor y es
cuando yo colaboro en esos cargos tambin con el fin que nuestros clientes se sientan
satisfechos y lograr que ellos vuelvan a adquirir nuestros productos.
4.- Si sus labores son multifuncionales, indique si esta condicin influye
positivamente o negativamente en la empresa?
Podra manifestar que a veces no influye positivamente, por la cantidad de trabajo
existe dificultad de entregar a tiempo y esto si afecta al progreso de este almacn pero
en lo posible trato de ser responsable en mis obligaciones.
5.- Cules son las funciones ms importantes que realiza usted en la empresa?
Empezara por decir que la ms importante es ver a todos los clientes que entran al
almacn complacidos por la atencin brindada y estar seguros que muy pronto lo
tendremos de vuelta, tambin esta llevar la contabilidad, la parte administrativa y la
secretarial de una forma correcta.

67

ANLISIS DE LA ENTREVISTA
Los resultados de la entrevista aplicada a la secretaria de esta institucin muestran
que efectivamente la persona encargada es la que se desempea varias actividades
con el propsito de cumplir con sus trabajo con satisfaccin, pues la secretaria
menciona que por su exceso trabajo en muchas actividades ella se retrasa, ya que
tambin tiene otras funciones que cumplir y esto dificulta a que la empresa progrese,
esto muestra una debilidad que podra ser controlada si el gerente contrata otra
persona quien le ayude con su trabajo, a mas que no cuenta con un ttulo que sea
acorde a al perfil que se necesita para realizar sus funciones.

68

2.2.9 Anlisis e interpretacin de las encuestas aplicadas al personal

administrativo
1.- La secretaria proporciona informacin til para la resolucin de conflictos
en la toma de decisiones en la empresa donde labora?
Tabla 7.
LA SECRETARIA PROPORCIONA INFORMACIN TIL
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
30
61%
No
0
0%
A veces
19
39%
Nunca
0
0%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 2.
LA SECRETARIA PROPORCIONA INFORMACIN TIL
0%

SI

39%

NO
61%

0%

A VECES
NUNCA

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista.

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del total de las encuestas aplicadas, el grfico demuestra que el 61% del personal
administrativo de los 4 almacenes encuestados piensa que la secretaria si proporciona
informacin til para la solucin de conflictos la cual ayuda a la toma de decisiones
de cada una de las empresas, mientras que el 39% del personal cree que la secretaria
aporta en pocas ocasiones.
Por tanto el resultado de la encuesta asegura que el aporte de la secretaria en su efecto
es importante para las empresas, siendo estas pequeas, mediana o grandes, el efecto
las secretarias de los diferentes almacenes ayudaran a la resolucin de conflictos
siempre y cuando estas se encuentren capacitadas para tomar buenas decisiones que
aporten al xito de la empresa.
69

2.- La secretaria que labora en la empresa realiza diferentes funciones seale

cules
Tabla 8.
CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA
ALTERNATIVA
Venta
Mensajera
Limpieza
Tesorera
Secretaria
TOTAL

FRECUENCIA
15
9
8
7
10
49

PORCENTAJE
31%
18%
16%
14%
20%
100%

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 3.
CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA
21%

31%

16%

18%

14%

VENTA
MENSAJERIA
LIMPIEZA
TESORERIA
SECRETARIA

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista.

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del 100% de las encuestas aplicadas al personal que labora en los diferentes
Almacenes, el grfico muestra que las secretarias que labora en la empresas realiza
varias funciones entre ellas tenemos, el 21% la secretaria realiza actividades
secretariales, el 31% amas de actividades secretariales realiza labores de venta, el
14% colabora la secretaria en el rea de tesorera, el 18% piensa que la secretaria
tambin realiza funciones de mensajera y por su parte el 16% de personal en su
totalidad comenta que la secretaria entre sus funciones cotidianas realiza labores de
limpieza.
En los principales Almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo, cuentan con los
servicios de una secretaria cada institucin,

la cual realiza muchas funciones,

brindando beneficios a cada una de las empresas.

70

3.- La secretaria por lo general realiza actividades de mensajera?

Tabla 9.
LA SECRETARIA REALIZA ACTIVIDADES DE MENSAJERA
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI
31
63%
NO
18
37%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 4.
LA SECRETARIA REALIZA ACTIVIDADES DE MENSAJERA
2%

CANTIDAD
98%

PORCENTAJE

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista.

ANLISIS E INTERPRETACIN
La grafica de la encuesta aplicada al personal administrativo de las instituciones de
lnea blanca demuestra que, el 98% de las secretarias que prestan sus servicios por lo
general realiza actividades de mensajera, y el 2% de las secretarias no realizan esta
actividad en sus instituciones.
Esto se debe a que no todas las instituciones manejan trmites de mensajera, los
cuales se enven a las secretarias a dejar fuera o dentro de la empresa, o a la vez las
secretarias no son las encargadas del rea de mensajera de la empresa, sin embargo
por ser una secretaria multifuncional debera tener conocimiento de todas las reas
para que su desempeo sea eficiente en la empresa.

71

4.- Considera usted que la secretaria tiene conocimientos en contabilidad?

Tabla 10.
LA SECRETARIA TIENE CONOCIMIENTOS DE CONTABILIDAD
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si
49
100%
No
0
0%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 5.
LA SECRETARIA TIENE CONOCIMIENTOS DE CONTABILIDAD
2%

CANTIDAD
98%

PORCENTAJE

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del 100% de las encuestas aplicadas a todo el personal administrativo de los 4
Almacenes, la grfica demuestra, que el 98% de las secretarias poseen conocimientos
amplios en el rea de la contabilidad, conocimiento que contribuye a las empresas a
en el departamento de contabilidad, y el 2% de las secretarias desconocen la materia
por lo que no aportan con su participacin en el rea contable de las empresas.
En consecuencia la tesista encuentra que en algunas empresas no ayudan a que las
secretarias puedan capacitarse en otras ramas, con el fin de que a futuro estas
contribuyan al progreso de la empresa, cuando exista alguna dificultad y con la
intervencin de la secretaria se pueda dar algn tipo de solucin.

72

5.- La secretaria conoce las tecnologas de la informacin para utilizar el

tiempo de manera efectiva de tal forma que logre sus objetivos planeados en un
tiempo determinado?
Tabla 11.
CONOCIMIENTO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN POR PARTE DE LA
SECRETARIA
ALTERNATIVA PORCENTAJE PORCENTAJE
Si
23
47%
No
8
16%
A veces
18
37%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 6.
CONOCIMIENTO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN POR PARTE DE LA
SECRETARIA
37%
47%

SI
NO
A VECES

16%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Segn grafica las encuestas aplicadas interpretan que, el 47% de las secretarias
conocen de las tecnologas de la informacin, el cual ayuda a utilizar el tiempo en su
trabajo de forma efectiva logrando sus objetivos. El 37% del personal administrativo
piensa que las secretarias a veces utilizan el tiempo de forma til, por su parte el 16%
de los encuestados dicen que las secretarias realizan su trabajo de manera correcta.
En los principales almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo necesitan conocer las
tecnologas de la informacin para que las secretarias encargadas utilicen el tiempo
de manera eficaz, y de esta manera logran sus metas propuestas en un cierto tiempo
determinado, significando un beneficio para la empresa.

73

6.- La secretaria que trabaja en la empresa utiliza documentos mercantiles

indique cules?
Tabla 12.
UTILIZACIN DE DOCUMENTOS MERCANTILES
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
Facturas
12
24%
Roles de pago
5
10%
Recibos
6
12%
Contratos
5
10%
Papeletas
9
18%
Notas de venta
10
20%
Otros
2
4%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 7.
UTILIZACIN DE DOCUMENTOS MERCANTILES
4%

21%

FACTURAS

25%

ROLES DE PAGO

18%

10%
RECIBOS
10%

12%

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
El 100% del personal que trabaja en los principales almacenes de lnea blanca del
cantn Salcedo afirman que las secretarias utilizan diferentes documentos mercantiles
entre ellas el 12% de ellas utilizan los recibos, el 25% utilizan las facturas, el 18% las
papeletas, 10% manejan los contratos, el 10% realiza roles de pago, el 21% notas de
venta, y el 4% otros documentos que tambin la secretaria utiliza para cumplir sus
funciones.
De tal manera esto indica que las secretarias de las distintas instituciones tienen
conocimientos de saber utilizar de manera correcta los documentos mercantiles, y
aportan en la parte contable de la empresa.
74

7.- Cules son las habilidades que la secretaria pone en prctica dentro de su
lugar de trabajo?
Tabla 13.
HABILIDADES DE LA SECRETARIA EN SU TRABAJO
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
CREATIVA
22
45%
COMUNICATIVA
11
22%
INFORMATIVA
16
33%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 8.
HABILIDADES DE LA SECRETARIA EN SU TRABAJO
33%

45%

CREATIVA
COMUNICATIVA

22%

INFORMATIVA

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Entonces observamos que el 45% de las secretarias son creativas al momento de
trabajar, el 33% del personal administrativo seala que las secretarias son hbiles en
la parte informativa y el 22% son comunicativas entre los compaeros as ellas logran
desempearse de mejor manera.
En el grfico anterior demuestra que, las secretarias de las instituciones encuestadas
poseen diferentes habilidades que ponen en prctica dentro de su lugar de trabajo,
dando una imagen excelente a los compaeros y a los clientes que acuden al almacn.

75

8.- Cules cree usted que son las actividades ms importantes que realiza la
secretaria en la empresa?
Tabla 14.
ACTIVIDADES IMPORTANTES QUE REALIZA LA SECRETARIA
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
Arqueo de caja
3
6%
Trmites bancarios
5
10%
Ingreso de mercadera
2
4%
Facturacin
6
12%
Cobro a clientes
3
6%
Venta de productos
5
10%
Organizacin del archivo
11
22%
Codificacin de productos en exhibicin
2
4%
Realizacin de documentos
10
20%
Tramites fuera de la empresa
2
4%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 9.
ACTIVIDADES IMPORTANTES QUE REALIZA LA SECRETARIA
11

12

10

10
8
4
2

6
3

2
6%

10%

4%

12%

2
6%

10%

22%

2
4%

20%

4%

CANTIDAD

PORCENTAJE

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

76

ANLISIS E INTERPRETACIN
Segn las respuestas obtenidas en las encuestas aplicadas a los trabajadores de las
diferentes instituciones que pertenecen al rea de ventas y rea financiera,
administrativa, el grfico muestra que entre las actividades ms importantes que
realizan las diferentes secretarias de las empresas comerciales son:
El 20% de las secretarias realizan todo tipo de documentos, el 4% a ms de realizar
documentos tambin realizan actividades fuera de la empresa, el 5% de las secretarias
realizan entre sus muchas funciones trmites bancarios, el 22% lleva organizado
correctamente la documentacin en la empresa, el 12% de las secretarias realizan y
entregan las facturas, el 10% tambin esta inmiscuida en las ventas de los productos
de su empresa, el 6% contribuye con su participacin a cobrar a clientes, el 3%
realiza arqueo de caja, el 4% tambin est encargada de la codificacin de productos
que se encuentran en exhibicin, el 4% de las secretaria realizan el inventario de
mercadera para lo cual verifican el ingreso de mercadera que llega de los diferentes
proveedores.
Esto se debe a que los principales Almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo
contratan personal que tengan conocimientos sean bsicos o avanzados, en diferentes
reas y como la secretaria participa de una manera eficiente en la empresa los
compaeros manifiestan que las secretarias realizan actividades multifuncionales en
la empresa.

77

9.- Cul es el nivel de responsabilidad que cree usted maneja la secretaria en el

cuidado de los documentos de la empresa a la cual presta sus servicios?
Tabla 15.
NIVEL DE RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
EFICIENTE
49
100%
DEFICIENTE
0
0%
REGULAR
0
0%
49
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 10.
NIVEL DE RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARIA EN LA
EMPRESA
0%
EFICIENTE
DEFICIENTE
100%

REGULAR

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del 100% de las encuestas aplicadas al personal de las 4 instituciones donde venden
artculos para el hogar manifiestan que el nivel de responsabilidad que maneja la
secretaria con respecto al cuidado de los documentos de la empresa el 100% coincide
que es eficiente.
Esto quiere decir que los principales Almacenes del cantn Salcedo poseen un
personal secretarial debidamente responsable en el cuidado de documentos, logrando
as contar con secretarias capaces e integras para cumplir a cabalidad con las tareas
encargadas para aportar as una buena imagen a la vista de todos sus clientes.

78

10.- la secretaria acude con frecuencia a los diferentes departamentos a realizar

varias funciones, seale a que departamentos?
Tabla 16.
A QUE DEPARTAMENTOS ACUDE LA SECRETARIA A REALIZAR SUS
FUNCIONES
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
Departamento de Contabilidad

14%

Departamento de Talento Humano

8%

Departamento de Secretaria

20

41%

Departamento de Gerencia

10

20%

Departamento de Mensajera

8%

Bodega

8%

TOTAL

49

100%

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 11.
A QUE DEPARTAMENTOS ACUDE LA SECRETARIA A REALIZAR SUS
FUNCIONES
20
20
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0

10
7

4
14%

4
8%

CANTIDAD

41%

20%

4
8%

8%

PORCENTAJE

Fuente: Encuesta aplicada al personal administrativo de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

79

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del 100% del personal encuestado, el 20% manifiesta que la secretaria acude con
frecuencia al departamento de gerencia, pues indican que la secretaria es la mano
derecha del gerente de la empresa, el 41% indica que la secretaria a ms de contribuir
en el departamento de gerencia tambin realiza sus actividades en el departamento de
secretaria, ya que ah es la oficina donde realiza varias actividades, el 14% opinan
que la secretaria contribuye sus conocimientos en la parte contable, por ello tambin
concurre a la oficina de contabilidad, el 8% seala que la secretaria entre sus muchas
cosas est capacitada para estar en la oficina de talento humano, ya que en muchas
ocasiones ha sido quien contrata el personal y les ubica segn su perfil, el 8% muestra
segn sus respuestas que la secretaria acude de vez en cuando al departamento de
mensajera pues son rdenes del gerente, y por ltimo en las respuestas obtenidas nos
manifiesta que el 8% de las secretarias tambin acuden a bodega, ya que algunas de
ellas verifican los productos para actualizar los inventarios de mercadera con los que
cuenta la empresa.
Esto quiere decir que la secretaria debe cada da capacitarse para poder desenvolverse
de mejor manera en su trabajo, contribuyendo eficazmente con la empresa, siempre y
cuando cumpla con sus responsabilidades y logre sus objetivos, que de seguro son en
beneficio para su empresa.

80

2.2.10 Anlisis e interpretacin de las encuestas aplicadas a los principales

clientes de los diferentes almacenes del cantn Salcedo
1.- Cree usted que la atencin al cliente brindada por la secretaria es?
Tabla 17.
NIVEL DE ATENCIN QUE BRINDA LA SECRETARIA
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy buena
59
55%
Buena
49
45%
Mala
0
0%
Regular
0
0%
108
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 12.
NIVEL DE ATENCIN QUE BRINDA LA SECRETARIA
0%

0%

MUY BUENA

45%
55%

BUENA
MALA
REGULAR

Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del 100% de la encuesta aplicada a los principales clientes de los 4 Almacenes se
demuestra que el 55% califica la atencin brindada por la secretaria como muy buena,
y el 45% seala que la atencin que brinda la secretaria a los clientes que acuden a
comprar en los almacenes es buena.
Esto quiere decir que las secretarias de los diferentes almacenes requiere de charlas
educativas en cuanto a Atencin al Cliente con el propsito de aplicar en su trabajo,
con el fin de que los clientes se sientas cmodos en un ambiente de armona cuando
ingresan a comprar, y as los almacenes confen que aquellos clientes van a regresar.
81

2.- En su opinin la persona que le atendi cumple otras funciones en la

empresa indique cules?
Tabla 18.
FUNCIONES QUE CUMPLE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Cajera
28
26%
Vendedora
22
20%
Contadora
14
13%
Secretaria
42
39%
Otros
2
2%
108
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 13.
FUNCIONES QUE CUMPLE LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
2%

CAJERA
26%

39%
13%

20%

VENDEDORA
CONTADORA
SECRETARIA

OTROS

Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del total de las encuestas aplicadas a los clientes, la grfica demuestra que, el 26%
seala que la persona quien cumple la labor de cajera es la secretaria, as como
tambin el 39% dicen que cumple la funcin de secretaria, el 20% indica que a veces
contribuye a la empresa como vendedora, el 13% manifiesta que cuando requiere de
facturas por la compra la secretaria le atiende cumpliendo la funcin de contadora, y
el 2% marco otros para dar por entendido que cuando se acercado a comprar le ha
visto a la secretaria haciendo otras funciones.
De tal forma que esto indica que la secretaria efectivamente realiza muchas funciones
en los diferentes Almacenes procurando que el cliente sea atendido y no espere
mucho tiempo para que el personal de venta lo atienda.

82

3.- Cmo califica usted el trato que la secretaria da al cliente?

Tabla 19.
TRATO DE LA SECRETARIA AL CLIENTE
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
MUY SATISFACTORIO
60
56%
SATISFACTORIO
48
44%
POCO SATISFACTORIO
0
0%
INSATISFACTORIO
0
0%
108
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 14.
TRATO DE LA SECRETARIA AL CLIENTE
0%

0%
MUY SATISFACTORIO

44%
56%

SATISFACTORIO
POCO SATISFACTORIO
INSATISFACTORIO

Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Segn respuestas obtenidas en las encuestas aplicadas tenemos en la grfica que, del
100% de los clientes califican que el trato que la secretaria da al cliente es, el 56%
muy satisfactorio, y el 44% opina que es satisfactorio.
Lo cual muestra que la mayora de las secretarias son personas calificadas para
brindar un buen trato al cliente, mejorando la imagen y satisfaccin que se llevan los
clientes que realizan sus compras en dicha empresa.

83

4.- Seale cules cree usted son las actividades ms importantes que debe
realizar una secretaria en esta empresa?
Tabla 20.
ACTIVIDADES QUE REALIZA LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
Vender los productos
24
22%
Realizar facturas
22
20%
Organizar el archivo
34
31%
Trmites en el SRI
23
21%
Hacer la limpieza
5
5%
108
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 15.
ACTIVIDADES QUE REALIZA LA SECRETARIA EN LA EMPRESA
5%
21%

VENDER LOS
PRODUCTOS

22%
20%

REALIZAR FACTURAS

32%
ORGANIZAR EL ARCHIVO

Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Segn las respuestas la grfica muestra que los clientes sealan que las actividades
ms importantes que deben realizar las secretarias son un 32% organizar de manera
correcta el archivo, el 21% piensan que la secretaria debe ir al SRI, el 20% segn los
clientes manifiestan que la secretaria entre sus funciones esta la realizacin de las
facturas, y el 22% creen que una de las actividades que debe realizar la secretaria es
vender los productos de la empresa, y el 5% piensa que la secretaria debe hacer la
limpieza.
Al existir una amplia variedad de actividades secretariales los clientes observan que
funciones realizan las secretarias cuando los clientes acuden a comprar artculos para
el hogar y segn dieron contestacin a la encuesta.

84

5.- La atencin recibida telefnicamente por la secretaria considera usted que

fue?
Tabla 21.
CONOCIMIENTO DE LA ATENCIN QUE RECIBE EL CLIENTE VA
TELEFNICA
ALTERNATIVA
FRECUENCIA PORCENTAJE
Informativa
47
44%
Eficiente
61
56%
Deficiente
0
0%
Regular
0
0%
108
TOTAL
100%
Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

Grfico 16.
CONOCIMIENTO DE LA ATENCIN QUE RECIBE EL CLIENTE VA
TELEFNICA
0% 0%
44%
56%

INFORMATIVA
EFICIENTE
DEFICIENTE

REGULAR

Fuente: Encuesta aplicada a los clientes de los Almacenes del cantn Salcedo
Elaborado: La tesista

ANLISIS E INTERPRETACIN
Del 100% de los encuestas en los 4 diferentes Almacenes ms grandes de Salcedo
encontramos que los clientes indican que la atencin que reciben telefnicamente por
la secretaria el 56% fue eficiente y el 44% piensa que la llamada fue informativa.
Lo cual indica que la secretaria a ms de cumplir muchas actividades en las
instituciones tiene un trato adecuado al momento de recibir las llamadas a los clientes
de forma que el trato no afecte a la empresa y siga creciendo como las mejores
instituciones que venden productos de primera calidad.

85

2.3 Conclusiones
Luego de haber interpretado los resultados obtenidos en las tcnicas de investigacin
aplicadas como son la encuesta, la entrevista y la observacin se lleg a las siguientes
conclusiones:
El mayor inconveniente es la falta de estrategias para enfrentar la
multifuncionalidad de la secretaria en los principales Almacenes de lnea blanca
del cantn Salcedo, debido a que las secretarias que se encuentran trabajando en
las diferentes empresas no ponen el 100% de parte para mejorar el trabajo con
responsabilidad y seriedad.
La comunicacin existente por parte de cada uno de los empleados en los
diferentes Almacenes acerca de las obligaciones y responsabilidades a cumplir,
facilita el trabajo en equipo, por lo tanto, los gerentes delegar las funciones a los
empleados pero no de acuerdo a su cargo que ocupa en la empresa ocasionando
bajo rendimiento solo en las secretarias por sus multifunciones en un tiempo no
determinado ya que a ella le delegan varias funciones a la vez.
Por la acumulacin de responsabilidades y funciones que las secretarias realizan
en sus puestos de trabajo, existe el bajo rendimiento, el cual afecta al crecimiento
de la empresa.
La mayora del personal que labora dentro de las empresas conocen que la labor
que realiza la secretaria es multifuncional, pues son testigos que ella realiza
actividades en otros departamentos.
2.4 Recomendaciones
Con las conclusiones emitidas anteriormente se hace necesario dar las respectivas
recomendaciones:
Disear una serie de estrategias para enfrentar la multifuncionalidad de la
secretaria, el mismo que servir de gua para los gerentes y secretarias de los

86

principales Almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo, al momento de realizar

las actividades secretariales dispuestas por los gerentes a las secretarias.
Planificar capacitaciones, las misma que estarn dirigidas a todo el personal
gerencial, secretarial, contable y ventas de las funciones que cada uno de los
trabajadores debe realizan, as como tambin temas relacionados a la atencin al
cliente, temas de relevancia con la finalidad de contar con personal incentivado y
que ste conozca sobre la importancia que tiene su contribucin para las
empresas.
Controlar de manera correcta las funciones que las secretarias realizan en las
empresas, con el fin de evitar un bajo rendimiento y que su trabajo sea ms
efectivo, dndole un tiempo justo para terminar cada una de sus actividades.
Las empresas opten por la elaboracin de un organigrama estructural y funcional
en el que se detallen las funciones que deben realizar secretarias, para mejorar su
eficiencia en las instituciones.

87

CAPTULO III

3. DISEO DE LA PROPUESTA

ESTRATEGIAS PARA ENFRENTAR EL BAJO RENDIMIENTO DE LA

SECRETARIA Y PERSONAL ENCARGADO DE LA PARTE SECRETARIAL
MULTIFUNCIONAL EN LOS PRINCIPALES ALMACENES DE LNEA
BLANCA.

3.1 INTRODUCCIN
En la actualidad la secretaria es considerada como el pilar fundamental de un ente
social, el cual me permiti profundizar este tema, de tal manera que con las
estrategias para enfrentar el bajo rendimiento de la secretaria, ayudara en gran escala
a superar la eficiencia en las diferentes instituciones.
El trabajo de investigacin da a conocer las estrategias para enfrentar la
multifuncionalidad que conforman un grupo de alternativas, con las cuales buscamos
que la secretaria moderna, no solo sea aquella que est pendiente de lo que necesita
su jefe, si no tambin que abarque ms conocimientos en base a su perfil profesional,
siempre y cuando no exista un rendimiento bajo, si no que con estas estrategias

88

ayudemos a optimizar tiempo y dinero preocupndonos tambin de la salud y

bienestar de las secretarias.
El propsito de la investigacin es buscar estrategias con el fin de evitar el bajo
rendimiento en la secretaria multifuncional, lo cual servir como herramienta
propicia, y este proyecto sea efectuado con satisfaccin.

89

3.2 JUSTIFICACIN
El desarrollo de un anlisis minucioso de la multifuncionalidad de la secretaria y
estrategias para enfrentar el bajo rendimiento que provoca la acumulacin de tareas
encargadas a una secretaria, en los principales Almacenes de lnea blanca del cantn
Salcedo dedicados a la comercializacin de productos de uso domstico en lneas
blanca, caf, mueblera y motocicletas, se justifica en razn de que constituye un
valioso aporte para la investigacin.
Esta investigacin busca necesariamente la eficacia y eficiencia de profesionales con
excelencia y un alto nivel de conocimientos en relacin al cuidado y manejo de
documentos, atencin personalizada al cliente tanto personal como va telefnica, con
un lenguaje enriquecido y conocimientos bsicos en otras ramas de la administracin.
El aporte metodolgico de la investigacin se ve reflejado en el desarrollo de las
posibles Estrategias para enfrentar la multifuncionalidad, las mismas que renen
requisitos necesarios para establecer cambios en las actividades secretariales que las
empresas disponen a los trabajadores, de tal modo que permitir obtener la excelencia
que exige el gerente a sus colaboradores.
Es importante recalcar que en el pas, an no cuenta con estudios profundos sobre las
alternativas que los gerentes de las empresas deben tomar en cuenta para evitar el
bajo rendimiento que ocasiona la secretaria por la acumulacin de actividades en
tiempos no determinados. De tal manera que la presente investigacin pretende
analizar en los principales Almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo cuales son
las actividades que realizan las secretarias y los motivos que provocan un bajo
rendimiento.
Los beneficios que brindar esta informacin permitirn a los gerentes, propietarios
de empresas a cumplir con los derechos y obligaciones que las secretarias poseen, ya

90

que la informacin puede ser presentada a las distintas entidades que requieran de los
resultados de un trabajo eficiente y eficaz de su secretaria.
3.3 OBJETIVOS
3.3.1 Objetivo General
Determinar estrategias para enfrentar el bajo rendimiento de la secretaria y personal
encargado de la secretara multifuncional para lograr un trabajo ms efectivo en los
principales almacenes de lnea blanca.
3.3.2 Objetivos Especficos
Investigar la situacin actual de la secretaria y el personal encargado de la
secretara, relacionado a las actividades que realizan en su jornada de trabajo.
Estudiar los conceptos bsicos en los que se establece el perfil profesional de una
secretaria, para buscar mtodos de ayuda para las secretarias que trabajan en los
principales almacenes del cantn.
Sugerir a los almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo estrategias que ayuden
a mejorar el trabajo de la secretaria y el personal que se encarga del de la parte
secretarial de las diferentes instituciones.
3.4 DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA
Para el desarrollo de la investigacin, en primer lugar se consider cules sern las
estrategias para enfrentar el bajo rendimiento de la secretaria y personal encargado de
la parte secretarial multifuncional en los principales Almacenes de lnea blanca del
cantn Salcedo.
El presente listado de Estrategias para enfrentar la multifuncionalidad en los
principales Almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo se desarrollaron en base a
la multifuncionalidad de la secretaria y personal encargado de la secretara, los
conflictos constantes que se presentan en una secretaria multifuncional, la falta de
organizacin y cuidado que debe tener una secretaria en su lugar de trabajo, as

91

mismo con el respectivo anlisis de estas estrategias evitaremos por completo el bajo
rendimiento de la secretaria y de las personal que cumplen la funcin de secretarias,
logrando un desempeo efectivo en sus actividades secretariales.
La importancia con la que se redactan estas estrategias es clara, precisa y concreta ya
que cada una describe los momentos ms estresantes que la secretaria y personas que
cumplen con esta responsabilidad pasan en la oficina por la acumulacin de tareas, de
tal manera que si ponemos en prctica estas estrategias y las acoplan a su vida
profesional, lograran un trabajo efectivo y sin dificultad aportando un 100% de
calidad a la empresa a la cual pertenecen.
Durante la revisin de las estrategias se reflejara aspectos muy interesantes basados
en la vida real que pasa una secretaria y colaboradoras en el mbito secretarial en su
trabajo y que necesidad tienen al momento de cumplir sus tareas, y como estas
estrategias beneficiaran a la empresa si el personal secretarial las aplican en su
trabajo.
La multifuncionalidad de la secretaria y personal que est a cargo de la secretara ha
generado varios conceptos por distintas personas que desconocen el perfil profesional
de una secretaria, lo cual deja mucho de decir, pues la mayora de los gerentes de las
empresas acuden a la secretaria o encargada de la secretara para encargar varias
funciones en un tiempo mnimo el cual no es suficiente para terminarlo, pues tambin
ellas son encargadas de realizar otras actividades que requieren de tiempo y
responsabilidad como son:
Contadora
Cajera
Vendedora
Hacer la limpieza
Entre otras funciones

92

Las estrategias para enfrentar la multifuncionalidad de la secretaria y personal de las

diferentes instituciones que estn a cargo de la secretara y actualmente trabajan en
los Almacenes de lnea blanca de Salcedo, permitirn optimizar tiempo y dinero, lo
cual contribuir al mejor desempeo efectivo de las tareas secretariales que realizan
las diferentes secretarias, y por su parte mejorara las gestin que realizan en su vida
profesional, lo que se ver reflejado en la atencin que se brindara a la comunidad
externa y compaeros de trabajo internos en un ambiente lleno de armona.
3.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Para el desarrollo de la propuesta se tom muy en cuenta las siguientes estrategias las
cuales se plantean para enfrentar la multifuncionalidad de las secretarias, cuando las
mismas sean aplicadas a su vida diaria de trabajo, se obtendr resultados
satisfactorios los cuales van a elevar el prestigio no solo de la empresa si no tambin
la responsabilidad eficiente de la secretaria, ya que ejecutara todas las actividades con
buena predisposicin y rectitud profesional.
S = IMPATICA
E = FICAZ
C = REATIVA
R = ESPONSABLE
E = FICIENTE
T = ENAZ
A = LTIVA
R = EALISTA
I = NDISPENSABLE
A = MABLE

93

3.5.1 Estrategia N 1 Organizar al personal mediante un Organigrama

estructural
Un

organigrama

estructural

est

diseado

directamente

para

representar

jerrquicamente el cargo que ocupan los trabajadores en la empresa y es de gran

ayuda porque, mediante este grafico podemos ubicar la importancia que tiene la
secretaria, o la persona que se encargue de las actividades secretariales de la empresa,
el organigrama debe estar representado en una estructura formal, mediante este,
podemos conocer los departamentos que integran los principales almacenes de lnea
blanca del cantn Salcedo como puede ser la parte administrativa y como se
relacionan entre s.
Esta estrategia permitir que los gerentes, propietarios, secretarias o personas que
desempean la funcin de secretarias y resto del personal administrativo como el de
limpieza, conozcan la importancia que tienen los puestos que han sido merecedores, a
la vez es una estrategia que utilizan la mayora de la empresas, de esta manera se
conocer quienes integran la empresa y si tienen un perfil de acode al puesto.
Los beneficiarios al implementar esta estrategia en sus empresas directamente sern
los gerentes y secretarias o personal secretarial encargado de los almacenes de
electrodomsticos, ya que contarn con el apoyo de un organigrama que muestra la
estructura bsica de la empresa.
En el siguiente grafico se representa el organigrama estructural, que mediante la
investigacin realizada se ubica los diferentes departamentos que actualmente
cuentan las empresas de lnea blanca del cantn Salcedo, organigrama el cual se
propone que sea aplicado para conocer la importancia de los departamentos y la
jerarquizacin de los cargos.
Mediante este diseo los gerentes y propietarios de los almacenes de lnea blanca van
a tener mejor visin en cuanto a la delegacin de funciones a las secretarias
multifuncionales que presta sus servicios con el objetivo de eliminar el bajo

94

rendimiento y aprovechar las habilidades de las secretarias o personas para este cargo
para el progreso de la empresa.
MODELO

DEL

PRINCIPALES

ORGANIGRAMA

ALMACENES

DE

ESTRUCTURAL

LNEA

BLANCA

PARA
DEL

LOS

CANTN

SALCEDO.
Grfico 17.
Modelo de Organigrama Estructural

Elaborado: La tesista

La grfica anterior muestra claramente el orden jerrquico segn los departamentos

que existen actualmente en los diferentes almacenes de lnea blanca del cantn
Salcedo, en consecuencia esta estrategia beneficiara a las empresas ya que el personal
conocer cual importante es su aporte en la institucin a la que pertenece.
3.5.2

Estrategia

Organigrama

funcional,

para

ubicar

las

multifuncionalidades que debe cumplir la secretaria y el resto del personal de las

empresas.
Con esta estrategia evitaremos el bajo rendimiento de las secretaria, y personas que
ocupan el cargo de secretarias en las diferentes instituciones, ya que por la falta de un
organigrama funcional se desconoce cules con la funciones que la secretaria debe
cumplir, de la misma manera el resto del personal, ya que todos hacen funciones que

95

no que estn relacionados a su perfil y esto genera un caos que puede prevenir el
gerente pero si se aplica de manera correcta.
MODELO DEL ORGANIGRAMA FUNCIONAL PARA DETERMINAR LAS
MULTIFUNCIONES DE LAS SECRETARIAS EN LOS PRINCIPALES
ALMACENES DE LNEA BLANCA DEL CANTN SALCEDO.
Grfico 18.
Modelo de Organigrama Funcional

fiiiii

GERENTE
Velar por la imagen corporativa.
Coordinar el trabajo en equipo.
Motivar y elegir el cumplimiento.
Tomar decisiones en bien de la empresa.
Supervisar y evaluar el desempeo de los trabajadores.

SECRETARIA
Estar a disposicin del gerente de la empresa.
Atender a los clientes internos y externos de la
empresa.
Llevar, traer informacin.
Llevar adecuadamente la correspondencia.
Mantener en orden el lugar de trabajo.

JEFE DE FINANZAS
Verifica los estados de la empresa.
Verifica productos en piso.
Determina polticas y estrategias en
la operacin del sistema financiero.
Genera indicadores que evalan en
desarrollo de la empresa.
Dirige las decisiones financieras de
la empresa.

CONTADORA
Registra
la
informacin
contable
de
la
empresa.
Prepara y presenta
informes sobre la
situacin financiera.
Realiza
las
declaraciones
tributarias.
Asesora
a
la
gerencia y a la junta
directiva.
Lleva el archivo
contable en forma
organizada.

JEFEADMINISTRATIVO
Ejecuta y dirige las actividades
administrativas de la empresa.
Desarrolla estrategias para el
cumplimiento de las metas.
Supervisa las actividades realizadas
por las dems dependencias.
Controla la disciplina a todo el
personal.

AUXILIAR CONTABLE
Emiten facturas a los
clientes.
Realizan comprobantes de
retenciones.
Preparan
los
trmites
bancarios.
Realizan arqueos de caja.
Realizan roles de pago.
Llevan un registro de los
crditos pagados.
Actualizan registros para
reflejar las operaciones.
Generan
planillas
del
IESS.

JEFE DE VENTAS
Gestiona
la
logstica
y
la
administracin de ventas.
Capacita al personal de ventas.
Estructura a su equipo de ventas.
Estudia la competencia para crear
nuevas estrategias de venta.
Realiza un seguimiento a los
clientes.
Fija objetivos de su equipo de
ventas.

VENDEDORES
Asesorar a los clientes.
Cuidan los productos
que no sean sustrados.
Mantienen una imagen
adecuada en la empresa.
Cumplen
las
ventas
propuestas
por
la
empresa.
Mantienen a los clientes
informados sobre las
novedades
de
los
productos.
Verifican
la
cartera
vencida de sus clientes.
Cuidan
su
aspecto
personal.

BODEGUERO
Lleva
un control
adecuado
de
los
productos
que
existen en bodega.
Almacena de forma
correcta
los
productos que llegan
de los proveedores.
Cuida la seguridad
de las bodegas.

Elaborado: La tesista.

96

En el modelo del organigrama funcional que se sugiere anteriormente, la tesista

encuentra organizado de manera correcta, y con las responsabilidades que le
corresponde a cada persona, con el objetivo de que la secretaria y personas
encargadas de esta importante funcin realice sus actividades de acuerdo a lo
establecido, de esta manera la empresa ahorrara tiempo, dinero y espacio, lo cual se
benefician y se organiza todo el personal y an ms la parte secretarial que presta sus
servicios en los principales almacenes de electrodomsticos del cantn Salcedo.
Como se puede observar en el organigrama estn detalladas todas las actividades
segn su cargo y responsabilidad, en lo que se respecta a la secretaria, o en el caso de
las personas que cumplen esta responsabilidad de las otras empresas como son;
almacn Multihogar, Crditos Balarezo y la Gran Va, todas deben realizar
actividades secretariales segn su perfil o adaptarse a sus responsabilidades con
eficiencia y sobre todo responsabilidad, y no debe realizar actividades contrarias, ms
cuando an no termina sus funciones prioritarias, con esto estaramos enfrentando la
ineficiencia que existe de las secretarias por desconocimiento de las funciones a ella
destinadas.
3.5.3 Estrategia N 3 Contratar al personal secretarial con perfil profesional
para las diferentes empresas de lnea blanca del cantn Salcedo para el cargo de
secretaria multifuncional.
Esta estrategia est basada en la investigacin realizada a las diferentes Almacenes de
electrodomsticos del cantn Salcedo con la expectativa de mejorar el trabajo que
realiza la secretaria, y las personas encargadas de este cargo, por lo que se ha visto
que existe bajo rendimiento al realizar las determinadas funciones en las empresas.
Debido a las multifunciones que la secretaria y personas afines a este cargo enfrentan
en las empresas una estrategia que servir en gran escala es la de buscar por medio de
la empresa un personal altamente preparado en el mbito secretarial, por lo que no
basta contratar personas que se ambienten a un determinado trabajo sino ms bien que
esa persona sepa lo que se debe hacer de forma correcta en ese puesto, para ello al

97

momento de contratar al personal, se deben fijar muy bien el perfil profesional, a ms

de si la persona a quien contratan ya ha tenido experiencia en trabajos similares al que
la empresa lo requiere.
Es importante recalcar que en Almacenes La Ganga es la nica empresa que a pesar
de que su nmero de trabajadores en menor al que las otras empresas analizadas si
posee una secretaria titulada quien por tener amplios conocimientos en varias
materias, su desempeo en ms alto que en las otras empresas.
En consecuencia lo que se demuestra es que si los gerentes contratan personal
capacitado y titulado para cada cargo lo que conseguiremos es mayor productividad y
mejores resultados, ya que la condicin de trabajo ser muy diferente a que solo tener
personas que por el conocimiento o la experiencia trabajen en dichos puestos.
Para ello se detalla a continuacin una serie de conocimientos que deben tomar en
cuenta los gerentes y propietarios, al momento de contratar a la persona que se
encargue de las actividades secretarias de sus empresas.
La secretaria con un perfil adecuado para trabajar en almacenes comerciales
debe saber:
Tener conocimiento de organizar correctamente los diferentes documentos que
reposan en los almacenes entre ellos tenemos; papeletas, pagos de servicios,
tramites, informes, entre otros.
Conocer programas los cuales ayuden a optimizar recursos materiales y evitar la
aglomeracin de papeles.
Estar a disposicin del gerente de la empresa, esto quiere decir que debe saber
llevar la agenda de las actividades que realiza el gerente da con da para evitar que
se olvide de cosas las cuales sean importantes para el almacn.
Actuar con amabilidad al momento de atender al cliente y ser responsable cuando
ella brinda informacin a otras personas.

98

Tener conocimiento del manejo de documentos mercantiles, ayudando as a la

parte contable del almacn, si este lo requiere.
Ser organizada y limpia en el lugar de trabajo, esto hablara muy bien de ella.
En la actualidad la tcnica de seleccionar al personal ha sido ms subjetiva, por lo que
en el proceso de contratacin se puede medir el nivel de potencializacin fsica y
mental de los postulantes as como tambin la aptitud para el trabajo.
Una secretaria adecuada para trabajar en los almacenes de lnea blanca por lo general
es aquella que posee experiencia, actitud, capacitacin profesional, honestidad y
conducta tica, que son caractersticas que definen a una secretaria como perfecta, es
as como la misma rendir al mximo con un trabajo intachable, sin duda que ella
podr ambientarse muy fcilmente a su trabajo sin fuerza ni presin, porque ella ya
sabe cmo debe hacer sus funciones, lo cual ayudar a los almacenes de
electrodomsticos a mejorar su trabajo y generar ms rentabilidad.
Al momento que los gerentes o propietarios de los almacenes de electrodomsticos
deseen contratar a una secretaria deben tomar en cuenta las siguientes sugerencias las
cuales son; el llamado, la seleccin y por ltimo la contratacin. Al hablar del
llamado nos referimos que el gerente del almacn da aviso por medios de
comunicacin, afiches, propagandas entre otros que se requiere los servicios de una
secretaria para trabajar en una institucin que se dedica a vender electrodomsticos
para el hogar, la ubicacin el da de las entrevistas o en muchos casos se sugiere dejar
la hoja de vida a las interesadas en la oficina del almacn.
Una vez que ya se comunic que existe la vacante para secretaria multifuncional,
pasamos a la seleccin, que no es otra cosa que escoger la persona quien ha sido
merecedora de obtener ese puesto, para ello no solo se trata de aceptar o rechazar a
las candidatas sino ms bien conocer sus aptitudes y cualidades con el fin de
colocarla en el puesto segn sus caractersticas.

99

Por ltimo la contratacin que es un punto muy importante ya que despus de pasar
los dos anteriores parmetros y una vez escogida la persona quien se ha ganado en
puesto por su mritos profesionales, el gerente del almacn procede a realizar el
contrato de trabajo este contrato tiene un objetivo muy importante en cual sirve como
respaldo tanto al empleador y al empleado.
El perfil de la secretaria perfecta para un almacn conlleva cualidades las cuales no
permiten que la secretaria desmaye en su trabajo y que cumpla con eficiencia las
actividades encargadas a ella.
La secretaria adecuada para trabajar en los principales almacenes de lnea blanca del
cantn Salcedo es aquella persona que derrama confianza, que trabaje como gestora,
que sea lder y cuide su imagen, que aprenda y se auto eduque en curso para mejorar
su trabajo, que domina las herramientas de productividad siendo positiva en todo
momento, y en especial que siempre se encuentra activa, eso habla muy bien de una
secretaria con un perfil profesional excelente, esta estrategia de contratar los servicios
de una secretaria eficiente y calificada permitir lograr un incremento en el valor del
capital humano.
3.5.4 Estrategia N 4 Aplicacin de las 5S para el desempeo afectivo de las
secretarias multifuncionales de los almacenes de electrodomsticos.
La importancia de la aplicacin de las 5S en las secretarias multifuncionales es con
fin de obtener los mejores resultados con el aporte de su trabajo, para ello
comenzamos describiendo que las 5S es una metodologa Japonesa, enfocada a lograr
el orden y la limpieza en todas las reas de la empresa, creando una disciplina que a
la larga se convierta en prctica comn para la secretaria o personal encargado de la
parte secretarial.
Porque debemos aplicar las 5s en la vida de las secretarias multifuncionales:
Mejorar el rea de trabajo.
Minimizara el riesgo de errores en la oficina.

100

Cambiar la visin de la secretaria multifuncional

Significado de la 5S

El objetivo de la 5S es que la secretaria multifuncional logre encontrar cualquier cosa

en menos de 30 segundos, sean objetos fsicos o informacin en la computadora, de
esta manera incrementar la productividad, mejorando la calidad de las actividades
realizadas, y eliminando por completo el bajo rendimiento en la empresa.
Los beneficios al implementar las 5S en la rutina de la secretaria ser:
Cero retrasos
Insatisfaccin del gerente y clientes
Perdidas ($$$)
Los beneficios para las secretarias multifuncionales en el lugar de trabajo sern:
Les permitir colaborar para que la fuente de trabajo y sostenimiento sea
competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente.
Les permitir trabajar en equipo a fin de aportar ideas para organizar las reas de
trabajo.
Hacer ms gratas las horas de trabajo.
Sentirse orgulloso del lugar donde invierten la mayor parte de su vida (trabajo).
Desempear el trabajo ganando rapidez en las respuestas, porque la secretaria de
los diferentes almacenes sabr donde esta cada una de las cosas.

101

La visin general para las secretarias multifuncionales acerca de las 5S

LA PRIMERA `S SELECCIONAR
La secretaria multifuncional, para poder enfrentar el bajo rendimiento que se ocasiona
por la acumulacin de tareas es necesaria que sepa distinguir entre las cosas que estn
de ms, lo obsoleto y lo daado, de esta manera se organizara toda el rea de trabajo.
Grfico 19.
Manera eficaz para la secretaria de seleccionar las cosas del rea de trabajo.

LA SEGUNDA `S ORGANIZAR
Ordenar las cosas necesarias para el trabajo permitir evitar el bajo rendimiento de la
secretaria multifuncional, ya que establecer un lugar especfico para cada cosa, de

102

manera que facilite su identificacin, localizacin, disposicin y regreso al mismo

lugar despus de ser usado.
El objetivo de ser ordenado es ahorrar espacios, ahorrar tiempos de bsqueda y
facilitar la administracin visual. La secretaria que tiene muchas funciones en la
empresa debe etiquetar las carpetas, sin documentos innecesarios, etiquetar espacios
de almacenamiento, identificar con siluetas las herramientas que estn en el rea de
trabajo.
Forma adecuada en la que la secretaria multifuncional puede ver, tomar y regresar
cualquier artculo del rea destinada.

LA TERCERA `S LIMPIEZA
La secretaria multifuncional de los principales almacenes de lnea blanca del cantn
Salcedo, deben mantener el rea de trabajo impecable y libre de toda suciedad, esto
beneficiara en varios aspectos como lo son:
Aumenta la moral de la secretaria multifuncional y su eficiencia.
La imagen del lugar dar otra proyeccin.
Los riesgos de equivocaciones disminuyen.
Se minimiza la probabilidad de remover los archivos.

103

Asignar responsabilidades a todo el personal de la empresa para la limpieza y con qu

frecuencia se debe realizar.
Tabla 22.
PROGRAMA DE LIMPIEZA
PROGRAMA DE LIMPIEZA
REA

ATENCIN
AL
CLIENTE Y
OFICINAS

ARTCULOS RESPONSABLE FRECUENCIA

Oficinas
archivos
Pisos

Secretaria

Diaria

P. Limpieza

Diaria

Ventanas

P. Limpieza

Semanal

Artculos

P. Venta

Diaria

Elaborado: La tesista

La secretaria multifuncional tendr muy en cuenta que no debe tener cosas sucias, no
tirar cosas a su alrededor, limpiar las cosas de manera adecuada, y de esta manera no
bajara su rendimiento en la empresa pues ella ser limpia y eficiente.
LA CUARTA `S ESTANDARIZACIN
Esta parte es la unin de la tres primeras `S puesto que no existir ningn error y la
secretaria ser calificada como eficiente y su rendimiento aumentara en la empresa, es
altamente recomendable que la secretaria multifuncional participe en la aplicacin de
las tres `S y las haga un hbito en su trabajo.
LA QUINTA `S DISCIPLINA
La secretaria multifuncional es la encargada de mantener correctamente los
procedimientos adecuados buscando la mejora continua, una vez que las tres primeras
`S se han vuelto un hbito la secretaria ha sido entrenada adecuadamente y siente su
responsabilidad confiada en poder satisfacer al resto.

104

En una actitud positiva la secretaria no debe tolerar el desorden, la falta de

organizacin y las perdidas, recordemos que la oficina es una fbrica de papeles y
debemos clasificarlos para identifcalos de manera rpida precisa y correcta.
Es importante que los gerentes y propietarios de la diferentes instituciones de
almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo tomen el liderazgo y apliquen con las
secretarias multifuncionales las 5`S, ya que las actitudes de los gerentes son las clave,
si no toman la seriedad, nadie ms lo ara, de ellos depende el xito o el fracaso de la
empresa.
Recordemos que no debe aplicarse la labor de la 5`S como algo cansado, por ello
debe efectuarse en etapas, lo importante en empezar es tener la predisposicin para
aplicarlas y mejorar el rendimiento de la secretaria multifuncional.
3.5.5 Estrategias N 5 Formas de motivar a las diferentes secretarias
multifuncionales de los principales almacenes de lnea blanca.
En los principales almacenes de electrodomsticos para el hogar en el cantn Salcedo
no existe la motivacin que debe tener en cuenta el gerente o propietario de la
empresa, por tanto da a entender que el principal responsable de que no exista un
rendimiento eficaz por parte de la secretaria es el lder, ya que como muestra de
agradecimiento es recomendable que se aplique ciertas motivaciones al personal, con
el fin de que los trabajadores a ms de cumplir con sus responsabilidades, puedan
desenvolverse y entregarse en 100% al trabajo, cumpliendo de manera correcta sus
actividades.
La motivacin a las secretarias que forman parte de la los almacenes de lnea blanca
no est basado en recibir grandezas sino ms bien en agradecer por parte de los
gerentes la dedicacin que las mismas ponen da con da. Es excelente esta estrategia
ya que est enfocada a las secretarias con actitud positiva, recordemos que las
secretarias optimistas y felices son los ms productivos.

105

La pregunta que una secretaria que no se siente feliz en su lugar de trabajo es A

quin no le gustara tener un jefe como lder que le escuche, que le permita ser
participe y que le motive a incrementar su trabajo con solo decirle cun importante es
su aporte en la empresa?, eso ayuda a que la secretaria se sienta satisfecha y feliz con
el trabajo que ha realizado, por ello es realmente importante aplicar esta estrategia en
los principales almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo, no solo le permitir que
la secretaria se quede en la empresa si no que ponga todo el entusiasmo y dedicacin
a realizar sus actividades.
Entre las muchas formas de motivar a la secretaria que trabaja en los diferentes
almacenes en especial a la persona encargada de la parte secretarial que es parte
indispensable en la institucin expongo las siguientes maneras las cuales sin duda
alguna beneficiaran a los almacenes, antes recalquemos que el dinero no es el nico
factor que hace que la secretarias se mantenga feliz en su trabajo.
Extender felicitaciones por las acciones que realizan las secretarias
Cun importante es para las secretarias de los principales almacenes de lnea blanca
del cantn Salcedo recibir felicitaciones por los gerentes o propietarios cuando
realizan algo bien, o por las buenas acciones, es por ello que existe tres maneras de
motivar a la secretaria de los almacenes comerciales y que ella se sienta feliz por
formar parte del almacn, la primera es cuando el gerente o el propietario se acerca a
la secretaria y personalmente felicita por su trabajo, la segunda es cuando el jefe
felicita a su secretaria frente a las dems personas eso ara que la secretaria se sienta
ms segura, confiada y motivada de las actividades que realiza da con da, y la
tercera y ms importante motivacin es cuando el lder o el gerente hace llegar una
carta de agradecimiento por su dedicacin y esmero a la secretaria con su puo y letra
de seguro la secretaria guardara ese papel como un gran tesoro.

106

Programas que incluyan actividades de esparcimiento para las secretarias.

Cuando las secretarias de los locales de lnea blanca se encuentren pasando por una
mala ocasin su rendimiento es bajo, por lo que es inevitable dejar de pensar en su
totalidad en los problemas personales y eso ocasiona un valor menor del capital para
la empresa, por lo que sera agradable que los gerentes de las empresas organicen
cada cierto tiempo un programa con la finalidad de motivar no solo a la secretaria
sino a todo el personal y porque no decirlo que se premie y este sea realizado en horas
laborables as evitaremos que la secretaria y el personal este sobrecargado de trabajo
y estrs.
No reprima ni critique el trabajo de la secretaria multifuncional.
Para lograr un trabajo ms eficiente de la secretaria en los almacenes de
electrodomsticos es necesario que como gerente valore todo lo que se relacione a
generar ingresos para la empresa, si la secretaria es nueva en la empresa es molestoso
que se la critique y la reclamen por los aportes que realice, nadie nace aprendiendo,
por lo mismo es necesario preparar a la secretaria, incentivndola para que se
relacione en las actividades que debe hacer de forma correcta.
Mediante estas estrategias lograremos evitar por completo el bajo rendimiento que
ocasiona la secretaria, pues comenzaremos a valorar el esfuerzo que realiza da con
da, tambin impulsaremos a que la secretaria se sienta feliz y cmoda en un ambiente
de armona el cual resultara como una competitividad sana que se ver reflejada en la
trasparencia, responsabilidad de su trabajo.
3.5.6 Estrategias N 6 Capacitacin y actualizacin
Recordemos que para los gerentes de los almacenes de lnea blanca del cantn
Salcedo la secretaria es el recurso ms valioso que posee, es por ello que debe estar
en constante capacitacin y actualizacin, de esta manera se puede prevenir muchos
problemas en el almacn, por tanto la mejor estrategia que el gerente o propietario
debe tomar en cuenta es autorizar a su secretaria para que se siga preparando, en

107

cursos, seminarios, congresos y conferencias que ayuden a mejorar su trabajo, ese no

solo ser un beneficio para la secretaria sino ms bien contribuir los conocimientos
aprendidos en el almacn.
Para determinar si la capacitacin es necesaria, el gerente o administrador del
almacn comercial debe estudiar muy bien las acciones que realiza la secretaria,
evaluando su desempeo y por ltimo llegar a la conclusin de ver si el trabajo que
realiza es satisfactorio o no es satisfactorio, llegada la oportunidad el administrador se
ver en la decisin de considerar si la capacitacin que se le d a la secretaria ayuda a
resolver el problema.
Al momento de considerar que una capacitacin es la mejor decisin para evitar que
se produzca un bajo rendimiento en el trabajo por parte de la secretaria, el gerente
debe tomar en cuenta que existen dos tipos de capacitacin, la formal y la informal.
La formal es aquella donde la capacitacin puede durar de uno a varios meses, con la
ayuda de profesionales en el tema, mientras que la informal es aquella donde la
capacitacin o seguimiento la puede dar el administrador de la empresa o alguien que
tenga conocimiento de los temas relacionados para indicar las formas correctas del
trabajo que realiza la secretaria.
Es por ello, que se sugiere a los lderes de las empresas de electrodomsticos del
cantn Salcedo que se tome muy en cuenta esta estrategia y que mantenga a su
secretaria en cursos los cuales sean acorde a las funciones que realiza en la empresa,
para lo cual se dar a continuacin un nmero variante de temas que la secretaria
debe conocer para desempear eficientemente su trabajo, evitando el bajo
rendimiento en la empresa y realizando sus actividades en un tiempo ms justo y
ordenado.
Actitud mental positiva
Para hablar de actitud mental positiva comenzaremos manifestando que la secretaria
de los almacenes es considerada el eje fundamental en la empresa, sin importar las

108

innumerables actividades que tenga que hacer das con da, ella debe estar en
constante actitud mental positiva, esto quiere decir que ella desarrolla y practica
diariamente el optimismo, beneficindose en su salud y bienestar personal,
trasmitiendo ese optimismo a su alrededor.
La capacitacin tendr como objetivo generar en la secretaria de los diferentes
almacenes un comportamiento ms optimista y positivo frente a los retos y metas que
enfrenta todos los das en el almacn, de la misma manera lograremos hacer un
nfasis en las virtudes personales que ayudaran a estar en un nivel apropiado para
enfrentar las circunstancias que a diario se presentan.
A ms la capacitacin le servir para que las secretarias tengan un propsito en
comn de estimular una mentalidad abierta, eliminar el estrs, y visualizar las
fortalezas que poseen como personas.
Manejo y control del estrs
Este tema de capacitacin es uno de los ms importantes en este grupo pues es ciento
que hablamos de una secretaria multifuncional o porque no decirlo una secretaria a
todo terreno, por eso mediante esta capacitacin podremos conocer cules son las
causas que han provocado en la secretaria un estrs y conocer cul es el nivel de
estrs que actualmente est sobrellevando la secretaria.
Los gerentes propietarios de los diferentes almacenes de lnea blanca de Salcedo
deben considerar esta sugerencia, ya que no solo las secretarias se vern afectadas
con un estado de salud no adecuando, tambin la empresa puesto que las secretarias
no pondrn 100% de predisposicin en el trabajo y su rendimiento ser bajo.
Recordemos que el estrs es una enfermedad la cual es ocasionada por estar en
constante presin y amas estar alrededor de un ambiente no saludable, para ello es
importante conocer cul es el tipo de exigencias las cuales generar tensin en el

109

trabajo, por consiguiente debemos brindar atencin exclusiva, donde permita tomar
equilibrio para enfrentar las causas del estrs.
Utilizacin del tiempo
Las secretarias que mayor parte del tiempo estn encargadas de realizar varias
funciones y que presentan la mayor parte del tiempo un bajo rendimiento, es
provocada por las muchas actividades que realizan en los diferentes almacenes del
cantn Salcedo, por lo tanto se recomienda a los gerentes o propietarios que opten por
la sugerencia de capacitar a sus secretarias acerca del tiempo que deben utilizan para
realizar las diferentes funciones y optimizar los recursos materiales para mejorar la
calidad de trabajo y evitar los constantes errores que cometen al no organizar el
tiempo de manera efectiva.
Gracias a la intervencin de especialistas quienes conocen del tema, aportaremos con
grandes ideas, las cuales si la secretaria las pone en prctica no tendr ningn
problema en hacer actividades diversas.
Uno de los puntos ms complejos de la secretaria es cuando no posee una agenda de
trabajo, por lo tanto no tiene organizado el tiempo, generando as un rendimiento bajo
en los almacenes, es aconsejable que toda secretaria posea un agenda en la cual
escriba todas las actividades que va a realizar al da y con sus respectivos tiempos,
eso ayudara a que sea ms organizada y pueda que hasta le sobre el tiempo.
Otro de los aspectos a tomar en cuenta es la organizacin del lugar de trabajo, es de
vital importancia que la secretaria concientice y sea ms ordenada, eso hablara bien
de ella, pues cuando algo se le pida ella inmediatamente lo entregara ahorrando
tiempo y cuidando a la vez su imagen.
Cuidado de los documentos
Las secretarias de los diferentes almacenes de lnea blanca en esta capacitacin
aprendern a tener ms cuidado en el control de los documentos que se encuentran en

110

los almacenes de electrodomsticos, capacitacin la cual ayudara a ser ms ordenada

al momento de guardar los documentos, los cuales se convierten en una parte muy
importante para la empresa.
El fichero es el lugar donde se guarda la documentacin que constituye el conjunto de
documentos, papeles y correspondencia que provienen de las actividades que realizan
los almacenes de electrodomsticos del cantn Salcedo, en el almacn es de vital
importancia que la secretaria conozca la correcta y adecuada administracin de la
documentacin.
Esta capacitacin beneficiara a los almacenes puesto a que las secretarias, tiene a su
cargo los archivos y si las secretarias conocen las tcnicas de archivo no tendrn
ningn problema en ubicar la documentacin en el momento que sea requerido por
los gerentes o propietarios.
En este tema se les prepara a las secretarias para que conozcan la forma correcta del
manejo del fichero, es preciso contar no solamente con un espacio fsico adecuado
sino tambin con el mobiliario y accesorios apropiados.
Las secretarias adems de otros temas aprender que existen documentos de uso
restringido o tambin llamados confidenciales, los cuales debern manejar con mayor
responsabilidad, de la misma manera las secretarias deben tomar en cuenta que para
poder destruir alguna documentacin ser necesario la presencia de las mximas
autoridades de los almacenes a fin de no provocar ningn problema en lo posterior.
La imagen y su importancia
Existen varios cursos en donde podemos obtener informacin del tema, pero es
importante que en todos los almacenes de lnea blanca del cantn Salcedo otorgue
una capacitacin al personal que colabora en los almacenes, pues son quienes van a
estar en constante comunicacin con la parte externa de la empresa, quienes vienen
siendo los clientes.

111

Fotografa 1.
La imagen y su importancia

Elaborado: La tesista

Esta capacitacin dirigida a las secretarias de los almacenes puede ser adems de
importante recreativa ya que no solo ser terica si no tambin prctica, recordemos
que la imagen de una secretaria habla bien de ella y es su carta de presentacin, por lo
mismo es importante que una buena secretaria cuide su imagen, no solo dentro de su
trabajo sino fuera del almacn.
De la misma manera se enseara a cmo deben vestir las secretarias, si es el caso de
que el almacn use un uniforme, la forma correcta de usarlo, la combinacin de su
ropa en caso de no tener uniforme, el arreglo de las uas de la secretaria que debe ser
intachable, el uso de maquillaje y peinado es muy importante que la secretaria se vea
bien y se sienta bien en el almacn y para ello las secretarias deben salir de casa ya
con una imagen excelente as ahorraremos tiempo en los almacenes evitando que la
secretaria utilicen los baos como que fueran salones de belleza, ya que esto suele
suceder en muchas empresas.

112

Elaborado: La tesista

El trabajo en equipo
El optimizar tiempo en un beneficio que todos los almacenes quisieran tener y para
ello esta capacitacin es excelente, ya que cuando el personal de su empresa trabaja
en quipo no solo ahorramos tiempo si no tambin dinero.
Por lo tanto es una buena estrategia el trabajar en un ambiente lleno de armona,
donde todos se respeten y sobretodo se colaboren entre s. Para lo cual esta
capacitacin tiene la finalidad de mejorar la comunicacin existente entre los
trabajadores en la empresa, comenzando desde el gerente hasta los clientes.
Antes de que el gerente tome la decisin de proveer de esta capacitacin a la
secretaria debe tomar en cuenta las fallas que se presentan en los almacenes y por
medio de esta capacitacin que se puede mejorar y como contribuir en la empresa.
Las relaciones humanas y pblicas
La comunicacin es un elemento integrador muy importante dentro de una empresa,
ya que es la habilidad de comunicarse y expresar las ideas que tenga, dado esto como

113

punto relevante, podemos decir que una capacitacin en cuanto a relaciones humanas
y pblicas ayudar a mejorar la relacin de negocios con otras empresas, para lo cual
se necesita que la persona que est en constante comunicacin con los dems se
capacite para mejorar su dialecto y pueda tener mejores relaciones con la parte
externa e interna de la empresa.
El buen aprovechamiento de las tcnicas comunicativas le ayudara a la secretaria a
entender el proceso de la comunicacin siendo estos, escrito, oral y gestual. Las
relaciones humanas y pblicas tienen un gran valor porque dependiendo de cmo nos
expresemos, podemos realizar grandes negocios.
Cuando nos relacionamos transmitimos mucha informacin, la cual debe ser
controlada, ya que no todo debemos decrselo a la contraparte, son casos frecuentes
que nos pasa cuando nos relacionamos, pero es muy importante relacionarnos y quien
es la que siempre est en comunicacin es la secretaria por tanto es excelente que la
secretaria se capacite en este tema.
Cortesa telefnica y servicio al cliente
Fotografa 2.
Servicio al cliente

Elaborado: La tesista

114

Uno de los interesantes temas de capacitacin es el de atender bien a los clientes, ya

que ellos son una de las fortalezas ms importantes en el negocio, por lo tanto la
buena atencin genera ms valor a la empresa, porque todos merecemos ser tratados
muy bien, sin embargo existen ciertas empresas donde no lo hacen y eso genera una
perdida y aunque no parezca es una perdida grande pues lo ms valioso para una
empresa son los clientes.
Fotografa 3.
Cortesa telefnica

Elaborado: La tesista

La cortesa telefnica por su lado tambin debe ser atendida muy bien pues uno no
sabe quin est al otro lado de la lnea telefnica, y es bien desesperante que cuando
una persona solicite atencin, el cliente tenga que escuchar; "Permtame", "Me
equivoqu", "No me entiende", "Lo siento", "No est disponible", "No le podemos
ayudar", "Que quiere que yo haga", que estresante debe ser esa atencin brindada, es
por ello que se sugiere que los gerentes de las empresas de electrodomsticos del
cantn Salcedo aprovechen un espacio en el cual se permita a la secretaria se
actualice en cuanto a atencin al cliente.

115

Un buen servicio hace la diferencia, pues cuando el servicio se distingue se

incrementan las ventas, esta capacitacin tiene como objetivo evitar perder clientes
por causa de una ineficaz atencin telefnica y servicio al cliente.
Es conveniente que se prepare de manera correcta a la secretaria para que la misma
no provoque insatisfaccin al momento de atender al cliente, este curso ser una
apropiada tcnica para retener al ser ms valioso en la empresa quien es el cliente, la
secretaria se beneficiara en este curso porque aprender a proporcionar un servicio de
alta calidad al cliente, aplicar tcnicas telefnicas con una eficaz atencin, tener una
comunicacin clara y comprensible con el cliente, solucionar conflictos con los
clientes va telefnica, trasmitir una imagen positiva va telefnica entre otros.
Es prudente que la secretaria maneje un lenguaje adecuando al momento de brindar
un atencin, especialmente cuando el cliente es nuevo ya que lograremos que el
cliente se sienta a gusto y satisfecho con la atencin brindada, por lo general
reconocemos que las secretarias se basan en la experiencia para mejorar los errores
que antes lo hacan, entonces gracias a la participacin de las secretarias en cursos
relacionados evitares el bajo rendimiento y lograremos mayor eficacia.

116

3.6 Conclusiones
Es prioritario destacar la importancia que las autoridades deben toman en cuenta
mediante alternativas que ayuden a evitar el bajo rendimiento de sus secretarias, y al
finalizar la investigacin a continuacin llegamos a lo siguiente:
En el anlisis minucioso que se investig de las empresas, se identific varios
factores que afectan directa e indirectamente al xito de las empresas, ya que no
existe un 100% de personal calificado para ocupar los cargo delegados por los
gerentes, en especial la falta de secretarias capacitadas para el cargo, siendo este
el factor con ms relevancia, ya que la secretaria es considerada como el eje
principal de una organizacin , la cual debe conocer varias alternativas para poder
aportar con conocimientos los cuales contribuyan al xito de la empresa.
Mediante la investigacin realizada se puede manifestar que por falta de
estrategias de mejoramiento que se puedan aplicar al personal y a las secretarias
no rinden de manera eficiente en su trabajo, y de esta manera las empresas vayan
decreciendo sus posibilidades de posicionarse como pioneras en el mercado.
La falta de un organigrama estructural y funcional hace que se desconozca el
orden jerrquico, y las funciones que le corresponde a cada uno de los
trabajadores en las empresas, aumentando funciones a la secretaria en actividades
que no son de su responsabilidad.
3.7 Recomendaciones
Para las siguientes recomendaciones, la tesista analiz las mejores alternativas para
que no existan problemas en las empresas estudiadas ocasionadas por las secretarias.
Contratar personal altamente calificado con un perfil adecuando para cada uno de
los cargo, especialmente tomar en cuenta los tres pasos para contratar una
secretaria eficiente como es el llamado, la seleccin y la contratacin, de esta
manera evitaremos que la secretaria desconozca temas que son de importancia

117

para las empresas, ya que una secretaria titulada posee conocimientos en otras
reas.
Considerar de inmediato las estrategias planteadas, con el fin de mejorar el
rendimiento de las secretarias con la presentacin de su trabajo con
responsabilidad, eficiencia y eficacia.
Implantar el organigrama estructural y funcional en las empresas con el propsito
de establecer niveles jerrquicos y responsabilidades a cada personal que forma
parte de las instituciones a fin de que la secretaria cumpla con sus funciones y
evitar que se llene de actividades las cuales ocasionan un bajo rendimiento.

118

3.8 Bibliografa
Citada
BAQUERO, Jos Daniel, BAQUERO, Mario, (2008), El libro de oro de la
Relaciones Publicas y el Marketing, Espaa, 5ta Edicin. ISBN 8423426742,
(Pg. 63).
CHIAVENATO, Idalberto, Gestin, 3 edicin, (2009). (Pg. 6).
COLOMBO, Daniel, Sea su propio jefe de prensa, Primera Edicin, (Pg. 5).
DUBRIN, J, Andrew, (2011) Comportamiento Humano en el trabajo, 9
Edicin, (Pg. 12).
EL DICCIONARIO ESPAOL, Gestin Administrativa, (2008), (Pg. 28).
GAMBOA, Jos A. El nuevo rol de la secretaria en las empresas, Editorial.
Grijley Lima Per (Pgs. 5 - 6).
GAMBOA, Jos, (2005), Como ser una secretaria de gerencia multifuncional,
Edicin, Grijley, Lima, (Pg. 18).
HALL, H, Richard, (1996), El Liderazgo, 3 Edicin, (Pg. 7).
MENDEZ Jos. Economa y la Empresa. 2 edicin, (2010) (Pg. 18).
MONTALVO, Oscar, Administracin Financiera Bsica, Primera Edicin,
(2006), (Pg. 32).

119

PASCALE, Adalberto, Decisiones Financieras. 3 Edicin (2009), define a la

Gestin Financiera (Pg. 20).
PEY POMBO, Jos, Administracin y Gestin. 1er. edicin (2010). (Pg. 3).
PEROSA, Mario Luis, Introduccin a las finanzas corporativas, (2010), 1
Edicin, Buenos Aires, (Pg. 10-22).
ROMERO, Ricardo, (2007), Empresa, 1ra Edicin, (Pg. 9).

RODRIGUEZ, Valencia Joaqun, Administracin de pequeas y medianas

empresas, Quinta edicin, Ed, Thomson, Mxico, D.F, 2000.
ROJAS, Yolanda. Administracin y Finanzas. 3ra. Edicin. (2011).

SANTOS, Mnica Diccionario - Dominios temticos, (2008). (Pg. 20).

Segn el Diccionario Espaol, (2008). Gestin Administrativa. (Pg. 28).

TERRY George en su texto: El Gerente y la Administracin 3 Edicin
Mxico. (2011), (Pg. 10).
ZAPATA, Pedro, Economa y la Empresa, 2 Edicin, (2910), (Pg. 18).
ZAPATA, Pedro, Contabilidad general, Sexta Edicin, (2008), (Pg. 5).

Consultada
DRUCKER Peter, (2001), La esencia de la administracin Moderna. (Pg.
448).

120

DUBRIN, Andrew. J, Relaciones Humanas: Comportamiento humano en el

trabajo, 9na Edit. 2014, (Pg. 210).
PASCALLE, Adalberto, Decisiones Financieras, 3era Edit. 2019. (20-31).
REYES PONCE, Agustn, Administracin Moderna, Edit. Limusa, Mxico,
1994. (Pg. 276).
ROBBINS Stephen P, COULTER Mary, Mxico, 2000, Administracin, Sexta
Edicin, Edit. Prentice-Hall. (Pgs. 301-309).

Virtual
ABRIL, Vctor Hugo, Tcnicas e instrumentos de la investigacin. Disponible en:
vhabril.wikispaces.com/.../Tcnicas+e+Instrumentos+de+Investigacin. Fecha de
publicacin: 10 de octubre 2010.
AGUILA RODRIGUEZ, Judith, Gestin Administrativa. Disponible en:
http://www.slideshare.net/judith.aguila1/gestion-administrativa-escolar. Fecha de
publicacin: 23 de enero 2013.
ANDIA CONISLLA, ELIZABETH, Objetivos e Importancia de una Empresa.
Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos75/onjetivos-importanciaempresa/onjetivos-importancia-empresa.shtml. Fecha de publicacin: 04 de
marzo 2009.
NUES, Jess Arturo. (2014), GESTION FINANCIERA, Disponible en:
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria-2/importancia-del-administradorfinanciero-en-la-empresa.htm. Fecha de publicacin: 20 de noviembre del 2009.

121

SANCHEZ, Luis Fernando, Clasificacin de las Empresas. Disponible en:

http://admluisfernando.blogspot.com/2008/03/clasificacin-de-las-empresas.html.
Fecha de publicacin 15 de febrero 2014.
TAMAYO TAMAYO, Mario, El proceso de la Investigacin Cientfica.
Disponible en: http://es.scribd.com/doc/12235974/Tamayo-y-Tamayo-Mario-ElProceso-de-la-Investigacion-Cientifica. Fecha de publicacin 13 de julio 2010.
THOMPSON, Ivn, Concepto de Empresa. Disponible en la pgina:
http://www.promonegocios.net/empresa/concepto-empresa.html.

Fecha

de

publicacin 03 de agosto de 2013.

URQUIAGA, Mara Josefa, La secretaria lder por excelencia, disponible en la
pgina: http://rnasec.uniss.edu.cu/MRSecMultifuncional. Fecha de publicacin 14
de noviembre 2013.

122

123

ANEXO N 1

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS
SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL

ENTREVISTA DIRIGIDA A LOS GERENTES PROPIETARIOS DE LOS

PRINCIPALES ALMACENES DE LNEA BLANCA.

Objetivo: Realizar un diagnstico para identificar el conocimiento que tiene el

Gerente de las funciones que cumple la secretaria en la empresa.
1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las reas
de trabajo de su empresa?
2.- Cree usted que su personal se encuentra satisfecho en el rea donde desarrolla su
trabajo?
3.- Cules son las funciones ms importantes que realiza su secretaria en la
empresa?
4.- Cree que la labor que realiza la secretaria de su empresa es multifuncional?
5.- La multifuncionalidad de la secretaria ha influenciado positivamente o
negativamente en el desempeo de las actividades?

GRACIAS POR SU COLABORACIN

124

ANEXO N 2

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS
SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL

ENTREVISTA DIRIGIDA A LAS SECRETARIAS DE DIFERENTES

ALMACENES DE LNEA BLANCA.

Objetivo: Realizar un diagnstico para identificar el conocimiento que tiene la

secretaria de las funciones que cumple en la empresa.

1.- Se ha asignado el personal adecuado para desempearse en cada una de las reas
de trabajo de su empresa?
2.- Su perfil profesional est acorde a las actividades que realiza?
3.- Cree usted que la labor que realiza en la empresa es multifuncional?
4.- Si sus labores son multifuncionales, indique si esta condicin influye
positivamente o negativamente en la empresa?
5.- Cules son las funciones ms importantes que realiza usted en la empresa?

GRACIAS POR SU COLABORACIN

125

ANEXO N 3

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS
SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO QUE PRESTA SUS
SERVICIOS PROFESIONALES EN LOS DIFERENTES ALMACENES DE LNEA
BLANCA DEL CANTN SALCEDO.
Objetivo: Conocer cul es el desempeo de la secretaria que labora en los principales
Almacenes de lnea blanca para determinar la multifuncionalidad en sus Actividades
Secretariales.
Instructivo:

Marque con un visto la opcin que usted ha elegido.

Procure ser honesto en sus respuestas.
Seleccione un tem de acuerdo a la pregunta.

1.- LA SECRETARIA PROPORCIONA INFORMACIN TIL PARA LA

RESOLUCIN DE CONFLICTOS EN LA TOMA DE DECISIONES EN LA
EMPRESA DONDE LABORA?
Si
A veces

( )
( )

No
Nunca

( )
( )

2.- LA SECRETARIA QUE LABORA EN LA EMPRESA REALIZA DIFERENTES

FUNCIONES SEALE CULES?
Venta

( )

Mensajera

( )

Limpieza

( )

Tesorera

( )

Secretaria

( )

126

3.- LA SECRETARIA POR LO GENERAL REALIZA ACTIVIDADES DE

MENSAJERIA?
Si

( )

No

4.- CONSIDERA USTED QUE LA SECRETARIA TIENE CONOCIMIENTOS EN

CONTABILIDAD?
Si

( )

No

( )

5.- LA SECRETARIA CONOCE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

PARA UTILIZAR EL TIEMPO DE MANERA EFECTIVA DE TAL FORMA QUE
LOGRE SUS OBJETIVOS PLANEADOS EN UN TIEMPO DETERMINADO?
Si

( )

No

( )

A veces

6.- LA SECRETARIA QUE TRABAJA EN LA

DOCUMENTOS MERCANTILES INDIQUE CUALES?
Facturas

( )

Roles de pago

( )

Recibos

( )

Contratos

( )

Papeletas

( )

Notas de venta

( )

Otros

( )

( )
EMPRESA

UTILIZA

7.- CUALES SON LAS HABILIDADES QUE LA SECRETARIA PONE EN

PRACTICA DENTRO DE SU LUGAR DE TRABAJO?
Creativa

( )

Comunicativa

( )

Informativa

( )

8.- CUALES CREE USTED QUE SON LAS ACTIVIDADES MAS IMPORTANTES
QUE REALIZA LA SECRETARIA EN LA EMPRESA?
Arqueo de caja

Trmites bancarios

127

Ingreso de mercadera

Facturacin

Cobro a clientes

Venta de productos

Organizacin del archivo

Codificacin de productos en exhibicin

Realizacin de documentos

Tramites fuera de la empresa

9.- CUAL ES EL NIVEL DE RESPONSABILIDAD QUE CREE USTED MANEJA

LA SECRETARIA EN EL CUIDADO DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA A
LA CUAL PRESTA SUS SERVICIOS?
Eficiente
Deficiente
Regular

( )
( )
( )

10.- LA SECRETARIA ACUDE CON FRECUENCIA A LOS DIFERENTES

DEPERTAMENTOS A REALIZAR VARIAS FUNCIONES, SEALE A QUE
DEPARTAMENTOS?
Departamento de contabilidad
Departamento de talento humano
Departamento de secretaria
Departamento gerencia
Departamento de mensajera
Bodega

(
(
(
(
(
(

)
)
)
)
)
)

GRACIAS POR SU COLABORACIN

128

ANEXO N 4

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS
SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS PRINCIPALES CLIENTES QUE ADQUIEREN SUS
PRODUCTOS EN LOS ALMACENES DE LNEA BLANCA DEL CANTN
SALCEDO.
Objetivo: Conocer cul es el desempeo de la secretaria que labora en los principales
Almacenes de lnea blanca para determinar la multifuncionalidad en sus Actividades
Secretariales.
Instructivo:

Marque con un visto la opcin que usted ha elegido.

Procure ser honesto en sus respuestas.
Seleccione un tem de acuerdo a la pregunta.

1.- CREE USTED QUE LA ATENCIN AL CLIENTE BRINDADA POR LA

SECRETARIA ES?
Muy buena
( )
Buena
( )
Regular
( )
Mala
( )
2.- EN SU OPININ LA PERSONA QUE LE ATENDIO CUMPLE OTRAS
FUNCIONES EN LA EMPRESA INDIQUE CUALES?
Cajera
( )
Vendedora
( )
Contadora
( )
Secretaria
( )
Otros
( )
3.- CMO CALIFICA USTED EL TRATO QUE LA SECRETARIA DA AL
CLIENTE?
Muy satisfactorio
Satisfactorio

( )
( )

129

Poco satisfactorio
( )
Insatisfactorio
( )
4.- SEALE CUALES CREE USTED SON LAS ACTIVIDADES MAS
IMPORTANTES QUE DEBE REALIZAR UNA SECRETARIA EN ESTA
EMPRESA?
Vender los productos
( )
Realizar facturas
( )
Organizar el archivo
( )
Tramites en el SRI
( )
Hacer la limpieza
( )
5.- LA ATENCIN RECIBIDA TELEFONICAMENTE POR LA SECRETARIA
CONSIDERA USTED QUE FUE?
Informativa
Eficiente
Deficiente
Regular

(
(
(
(

)
)
)
)

GRACIAS POR SU COLABORACIN

130

ANEXO N 5

UNIVERSIDAD TCNICA DE COTOPAXI

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANSTICAS
SECRETARIADO EJECUTIVO GERENCIAL

FICHA DE OBSERVACIN
Objetivo: Conocer cul es el desempeo actual de las secretarias de los principales
Almacenes de lnea blanca del Cantn Salcedo.
ACTIVIDADES

CUMPLIMIENTO
SI

NO

1.- Se clasifica de manera ordenada los documentos que maneja la secretaria

en la empresa.
2.- La labor que cumple la secretaria es multifuncional.
3.- La multifuncionalidad de la secretaria influye positivamente en el
desempeo de sus actividades.
4.- El perfil profesional de la secretaria est acorde con las diferentes
funciones que realiza en la empresa.
5.- Se ha asignado el personal adecuando en cada una de las reas de trabajo
en la empresa.
6.- En la oficina la secretaria maneja programas contables
7.- La secretaria realiza funciones como es mensajera, contadora, vendedora,
tesorera, entre otros.

GRACIAS POR SU COLABORACIN

131

ANEXO N 6

FOTOGRAFAS

132