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Trmites Erasmus 2014/2015. Uso de la aplicacin AIRE para la

gestin de la documentacin
La gestin de la documentacin Erasmus 2014/2015 se realizar usando la aplicacin AIRE. A travs de esta aplicacin
podris ver el estado de vuestra estancia en cada momento, los documentos que debis entregar, y los sucesivos pagos
de la beca que os vamos haciendo. Tambin se har uso de esta aplicacin para gestionar los reconocimientos
acadmicos de vuestra estancia.
El acceso a la aplicacin se hace a travs de la intranet del alumno, en el apartado de Relaciones Internacionales y
Cooperacin que hay al final del men de la Intranet.

1. Antes de incorporarte al destino

Unos das antes de salir de Espaa debes entrar en la aplicacin y completar los datos siguiendo estas instrucciones. Lo
primero que debes hacer es editar tu estancia Erasmus, bien a travs de la entrada de men, o directamente en la
home de la aplicacin, en tu estancia.

En la primera pantalla de Datos Bsicos debes completar tu fecha de inicio prevista, y contestar un par de preguntas
sobre proteccin de datos personales. Una vez hayas completado estos datos pulsa el botn Guardar.
Edifici: 3C. Cam de Vera, s/n 46022 VALNCIA. Tel.: +34 963 87 77 85 Fax.: +34 963 87 77 19 Ext.: 77719
A/e: [email protected]

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Si tu estancia est financiada por la beca Erasmus.es del Ministerio NO NECESITAS introducir tu nmero de cuenta, y
puedes ignorar las instrucciones de este prrafo. En caso contrario la siguiente pantalla que debes visitar es la de
Ficha Econmica. En esta pantalla debers introducir el nmero de cuenta bancaria en la que quieres cobrar
la beca Erasmus. Slo debers introducir el CCC (20 dgitos), aunque la fotocopia que aportes s que deber incluir el
IBAN (ESXX+20 dgitos). No olvides pulsar el botn Guardar cada vez que introduzcas un dato relevante. En la ficha
econmica podrs comprobar el estado de tu beca Erasmus durante toda la estancia. Puedes ver:

El tiempo estimado de estancia a efectos econmicos. Esto se calcula en funcin de la fecha y duracin
estimadas que has proporcionado, mientras no haya datos reales. En cuanto haya datos reales de la estancia,
se usarn los datos reales. La duracin est calculada en meses de 30 das o fracciones. Recuerda que para
el curso 2014-2015 se financia un mximo de 5 meses de estancia.
Cul es el importe total de cada lnea de financiacin en funcin de la duracin estimada
Qu pagos ya se han tramitado. En este ejemplo todava no hay pagos reflejados.

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Una vez has completado estas dos pantallas de AIRE debes preparar la siguiente documentacin y entregarla, unos das
antes de salir de Espaa, en la Oficina de Relaciones Internacionales de tu centro:
1.
2.

Fotocopia de tu DNI o permiso de residencia o tarjeta de estudiante en vigor. Si tu permiso de residencia o

tarjeta de estudiante caduca durante tu estancia, debers acreditarnos su renovacin.
Fotocopia de la Tarjeta Sanitaria Europea (TSE) o seguro equivalente. Para obtener la TSE sigue las
instrucciones que encontrars en este enlace:
https://sede.seg-social.gob.es/Sede_1/ServiciosenLinea/Ciudadanos/232000.
Si tienes alguna duda sobre las prestaciones, puedes acceder a los reglamentos comunitarios
(http://www.seg-social.es/Internet_1/Masinformacion/Internacional/reglamentoscomunitarios2/index.htm) o
consultar en tu centro de la Seguridad Social (http://www.seg-social.es/Internet_1/Oficinas/index.htm). En
muchos casos se concede la TSE para ms de un ao, pero en otros, slo la conceden para unos meses.
Debes estar atento a la fecha de caducidad de la TSE que nos proporcionas, ya que una vez se caduque, y
hasta que no nos enves la fotocopia de una nueva TSE, interrumpiremos los pagos.
Si no puedes obtener la TSE debes suscribir un seguro mdico privado que incluya una cobertura sanitaria
mnima de 12.000 euros, y presentar una copia de la pliza que hayas suscrito y el recibo del pago.
Importante !! No confundas la TSE con el SIP de la Conselleria de Sanidad de la Generalitat Valenciana

SEGURO DE ACCIDENTES CON COBERTURA DE GASTOS MDICOS CON ACE EUROPE

La UPV ha firmado una pliza con la compaa de seguros ACE Europe a la que puedes
adherirte. Al ser una pliza contratada por volumen sus precios son muy competitivos. Este
seguro se puede utilizar en sus diferentes opciones dependiendo de la situacin en que te
encuentres:

Tienes una TSE y quieres complementar sus coberturas. Si ests pensando en

completar la cobertura de la TSE con un seguro de accidentes y asistencia en viaje
adicional te interesar contratar la opcin ms barata, que incluye 6.000 euros de
cobertura sanitaria, con un precio de 42,23, porque ya tienes la asistencia sanitaria
cubierta con la TSE, pero podrs aprovechar el resto de coberturas del seguro (Prdida
de equipajes, demora de viajes, repatriacin sanitaria,...).
No tienes acceso a la TSE y quieres contratar un seguro que la sustituya. Si no
dispones de la cobertura sanitaria de la TSE puedes contratar este seguro para sustituir a
la TSE. En este caso la opcin mnima que deberas contratar es de 12.000 euros, con un
precio de 54,73.

Si deseas ms informacin sobre las coberturas y la forma de contratacin entra en este

enlace: http://www.opii.upv.es/seguroACE/

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Importante !! Debes contar con cobertura sanitaria durante TODA la estancia. Si la TSE (o la cobertura que
tengas) caduca durante tu estancia, asegrate que haces las gestiones para su renovacin. Desde la OPII no
te tramitaremos ningn pago si no nos acreditas que cuentas con cobertura sanitaria.
3.

4.

5.

Fotocopia de la hoja de datos bancarios (cartilla, impresin de portal de banca on-line,) de la cuenta donde
quieres cobrar la beca. Debes ser un titular de la cuenta, tu nombre debe aparecer en el documento
que nos entregues, y tambin el IBAN, aunque en la aplicacin slo necesitas introducir el CCC. La
cuenta debe ser la misma que has introducido en los datos de tu beca. Slo se permiten cambios de cuenta
bancaria tras el inicio por motivos excepcionales, y en general estos cambios son una fuente de retrasos. NO
NECESARIO PARA BENEFICIARIOS DE ERASMUS.ES QUE COBRAN DIRECTAMENTE DEL
MINISTERIO.
Imprimir y firmar 1 ejemplar del convenio de subvencin. El convenio de subvencin se obtiene pulsando
este botn de AIRE:

Imprimir y firmar la aceptacin de la beca. Este documento slo lo puedes obtener si previamente has
contestado a las preguntas de la pantalla Datos bsicos, y has completado el n de cuenta de la Ficha
Econmica (si para ti es obligatorio porque no te financia el ministerio).

Esta documentacin debes entregarla completa en la oficina de Relaciones Internacionales de tu centro. En

la siguiente captura te presentamos la pantalla de Trmites (estado de tu beca), tal y como est antes de entregar la
documentacin en el centro. En esta pantalla siempre te aparecern los documentos que hay que aportar para pasar al
siguiente estado. Es preciso que entregues EN PAPEL todos los documentos, y tambin es recomendable que subas
una copia escaneada usando el botn adjuntar. Si no puedes entregarlo en persona, otra persona puede hacerlo por
ti o puedes enviarlo por correo postal a la oficina internacional de tu centro UPV.

Una vez la documentacin haya sido revisada por tu centro, tu beca cambiar de estado, pasar de Estancia no
comenzada (en la pantalla anterior) a Documentacin Inicial Entregada Centro (en la siguiente pantalla).

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La oficina de RRII de tu centro la remitir a la OPII, que es la oficina donde se archivan estos documentos. Cuando la
OPII reciba estos documentos, y compruebe que son correctos, tu solicitud volver a cambiar de estado, pasando a
Documentacin Inicial en OPII (siguiente captura). En ese momento tambin firmaremos el Convenio Financiero y
subiremos una copia escaneada a AIRE con las dos firmas, para que puedas disponer de ella. Si necesitas o quieres un
original, podrs pedir en la OPII una copia cotejada al terminar tu estancia.
Cada vez que la estancia cambia de estado se anota el cambio, y quin ha realizado este cambio, para que podis
comprobar en cada momento el estado de vuestra estancia.

Adems de la documentacin a entregar debes:

Preparar un plan de reconocimiento (si no lo has hecho ya) y gestionar la validacin del mismo por tu
Escuela o Facultad, usando el apartado de Acuerdo acadmico. Pulsando el botn Ver instrucciones tienes
una pequea gua sobre cmo usar la parte de reconocimientos.

Y por ltimo y muy importante asegrate de que tienes todos los pasos y trmites claros y que has ledo y
comprendido estas instrucciones y las preguntas frecuentes Erasmus en la UPV, que tambin puedes
descargar de Ver instrucciones.

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2. Cuando te incorpores al destino debes

o

Subir en la primera semana de tu estancia el justificante de incorporacin digitalizado

(escner, foto bien hecha,) a la aplicacin AIRE. Los beneficiarios de la beca Erasmus.es,
adems de subirlo a AIRE, debis seguir las instrucciones que encontraris en este enlace para
subir la incorporacin a la web del ministerio, que es el que os pagar la ayuda:
http://www.mecd.gob.es/servicios-al-ciudadano-mecd/dms/sede/catalogo-tramites/becas-ayudassubvenciones/movilidad/de-estudiantes/erasmus-es/procedimiento-para-adjuntar-certificado-deincorporacion.pdf

En la siguiente captura de pantalla tienes marcado:

o el botn que te proporciona el justificante de incorporacin pre-rellenado (indicado como
Descarga).
o el botn que te permite subir a la aplicacin el justificante de incorporacin escaneado, una vez ha
sido firmado y sellado por la oficina Erasmus o tu coordinador acadmico de destino (indicado
como Subida).

Cuando hayamos recibido el justificante de incorporacin y comprobado que es correcto, procederemos a

cambiar de estado tu estancia, pasndola a Incorporado destino. Una vez entres en este estado,
empezars a cobrar las dotaciones de la beca, por lo que es muy importante que mandes este
justificante cuanto antes. La pantalla de Trmites de tu estancia quedar as una vez te hayas incorporado:

Tras la incorporacin es posible que tengas que realizar modificaciones a tu plan de reconocimiento.
Debes realizarlas y confirmar el programa de estudios con tu escuela/facultad a la mayor brevedad
posible. Una vez la oficina internacional de tu escuela/facultad te haya dado el visto bueno, debes imprimir
un ejemplar del Learning Agreement (botn Acuerdo Acad.) que te han de firmar en destino. Gurdalo
hasta el final de la estancia.
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2.

En cuanto te instales en tu residencia habitual en destino, y cada vez que cambies esta residencia, debes
reflejar tu domicilio en la pantalla de Datos personales de AIRE. En esta pantalla bsicamente te pedimos
que nos proporciones:
o tu e-mail de contacto preferido durante tu estancia Erasmus, que por defecto ser el de la UPV,
pero que puedes cambiar por otro de cualquier proveedor. (Email(X))
o Tu telfono mvil. (Tlf. mvil)
o Un telfono de contacto aqu en Espaa para casos de emergencia, por si tenemos que contactar
con tu familia durante tu estancia Erasmus. (Tlf emergencia(X))
o Tu direccin detallada en destino, incluyendo tu telfono en destino, para que te podamos localizar
en destino, en caso de que sea necesario. (Domicilio de contacto en destino).

En esta pantalla tambin puedes comprobar los datos que tenemos relativos a tu seguro mdico. Principalmente debes
asegurarte de que las fechas de inicio y de fin que tenemos coinciden con tu seguro ms actualizado. Recuerda que si
renuevas tu seguro y no nos envas una copia, consideraremos que ests sin seguro y suspenderemos los pagos.

3. Cuando ests a punto de finalizar (menos de una semana) tu periodo

Erasmus debes
1.

pedir que te completen en el destino el Justificante de duracin. Es muy importante que en este
documento:
o NO HAYA TACHADURAS o borrones
o las fechas estn claras y legibles
o la fecha de firma NO SEA ANTERIOR a la fecha de finalizacin. Si la fecha de firma es anterior,
debe saber que a efectos de fijar la fecha de fin de la estancia se tendr en cuenta la ms
temprana de ambas fechas.
Si el justificante NO es correcto o presenta alguno de los fallos mencionados, no podremos admitirlo y ser
necesario que obtengas otro. Si no consigues obtenerlo, la beca ser anulada, y tendrs que devolver
cualquier importe que hayas recibido.
El justificante de duracin pre-rellenado, lo podrs descargar de la aplicacin pulsando en el botn indicado
en la siguiente captura de pantalla:

2.

comprobar que tienes el original del Learning agreement que te firmaron al anteriormente. Si hubieras
hecho cambios de ltima hora, y siempre que estos cambios estn autorizados por tu coordinador en la UPV,
vuelve a imprimirlo y que te lo firmen.

Edifici: 3C. Cam de Vera, s/n 46022 VALNCIA. Tel.: +34 963 87 77 85 Fax.: +34 963 87 77 19 Ext.: 77719
A/e: [email protected]

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3.

asegurarte de que la institucin de destino te proporciona un certificado de notas ("transcript of records" o

documento equivalente) con lo que has cursado all. Si no te lo pueden entregar en ese momento, asegrate
de que tomas todas las medidas para que te lo remitan por correo postal (p. ej. comprueba que la direccin
que tienen es la correcta, pregunta cundo lo recibirs, pide que te avisen por email cuando lo enven,...)

4. Una vez hayas regresado debes

entregar en la oficina de relaciones internacionales de tu centro:
1.
2.

El original del Learning agreement firmados por ti y por la universidad de destino.

El original del justificante de duracin.

3.

A ser posible, el original de las calificaciones obtenidas durante tu periodo en la institucin de destino. Si
an no lo has recibido, debes informar a tu centro de la fecha probable en la que lo entregars. No dejes de
entregar los dos primeros documentos por no tener las notas.

Estos documentos debes entregarlos en las dos semanas posteriores a la vuelta, si vas a volver con posterioridad
al 15 de Septiembre de 2015 o por cualquier motivo te es imposible entregarlo en las dos semanas tras el regreso
debes ponerte en contacto con la OPII e informarnos de que vas a entregar la documentacin final con retraso. Ten en
cuenta que el mes de Agosto no es hbil para este plazo porque las oficinas estn cerradas. Si vuelves a finales de julio
o durante agosto podrs entregar la documentacin en septiembre.
Tu centro revisar la documentacin, iniciar el reconocimiento de tus estudios y remitir la documentacin a la OPII.
Una vez la OPII reciba la documentacin generar el pago final de tu beca.
INFORME FINAL DEL PARTICIPANTE ERASMUS
Como parte de tu documentacin final, debers completar el informe final del participante Erasmus. La no
realizacin de la encuesta supondr la anulacin de la ayuda Erasmus, y la devolucin de todos los importes que te
hayamos transferido hasta el momento. No tienes que entregar ningn papel, pero nosotros tenemos constancia
de si has completado o no el informe. Una semana despus de que tu documentacin final haya llegado a la OPII
(estado: Documentacin final en OPII), recibirs un e-mail como el siguiente, en el que se te solicitar que completes
el informe:

Edifici: 3C. Cam de Vera, s/n 46022 VALNCIA. Tel.: +34 963 87 77 85 Fax.: +34 963 87 77 19 Ext.: 77719
A/e: [email protected]

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El enlace al informe est dentro del texto. Segn el texto tienes una semana para contestar el informe una vez has
recibido el e-mail, pero el informe seguir esperando que lo contestes durante tiempo indefinido. Una vez dentro de la
pgina de EUSurvey tienes que responder a todas las preguntas marcadas con un * y darle al botn de enviar. Tambin
puedes guardar la encuesta para terminarla despus. El enlace del e-mail va por defecto a la versin en ingls de la
encuesta, pero si te encuentras ms cmodo contestndola en espaol, a la derecha tienes un enlace para cambiar el
idioma:

Al final de la encuesta tienes un botn de guardar (Save as Draft), por si quieres volver despus a travs del enlace del
e-mail, o el botn de Enviar (Submit), que da por terminado el informe:

Edifici: 3C. Cam de Vera, s/n 46022 VALNCIA. Tel.: +34 963 87 77 85 Fax.: +34 963 87 77 19 Ext.: 77719
A/e: [email protected]