El Presupuesto Como Instrumento de Gestión Anticipa El Conocimiento de Los Posibles Problemas

El presupuesto como instrumento de gestin anticipa el conocimiento de los
posibles problemas, facilitando el estudio de las distintas alternativas de accin,

cuando aquellos tengan lugar.
La elaboracin del presupuesto es un proceso complejo en cuanto que implica la
participacin e integracin de los diferentes niveles y centros de responsabilidad. A
partir de l y de forma peridica, generalmente cada mes, la evaluacin de la
actuacin de los distintos centros viene explicitada por el clculo de las
desviaciones entre el presupuesto y los resultados conseguidos.
QU ES UN PRESUPUESTO? Un presupuesto es un documento que traduce

los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades
planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de
finalizacin del trabajo (ingresos). Consiste en una estimacin o en conjeturas
hechas con fundamento sobre las necesidades en trminos monetarios para
realizar tu trabajo.
stas son dos de las preguntas clave que deberas ser capaz de contestar sobre
la elaboracin de un presupuesto: ? Por qu es necesario un presupuesto? ?
Quin debera participar en la elaboracin del presupuesto?
Por qu es importante para una organizacin, proyecto o departamento tener un
presupuesto? El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un

presupuesto, eres como un barco sin timn. ? El presupuesto te indica cunto
dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades. ? El presupuesto te obliga a
pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificacin de actividades.
Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a
replantearte tus planes de accin. ? Si se utiliza de manera correcta, el
presupuesto te indica cundo necesitars ciertas cantidades de dinero para llevar
a cabo tus actividades. ? El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos
e identificar cualquier tipo de problemas. ? El presupuesto constituye una buena
base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver
cunto debera haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien
fundadas sobre discrepancias. ? No puedes recaudar dinero de donantes a menos
que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para
decidir si lo que solicitas es razonable y est bien planificado.
Quin debera participar en la elaboracin del presupuesto? La elaboracin de un

presupuesto es una tarea difcil y responsable. La capacidad de tu organizacin
para conseguir lo que haba planificado y para sobrevivir econmicamente,
depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto
debe: ? Comprender los valores, estrategia y planes de la organizacin o proyecto;
? Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente (ver Glosario de
trminos); ? Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos. Para
asegurarte de que comprendes todo esto, es a menudo una buena idea tener un
equipo presupuestario. Esto slo supone que una persona hiciera un borrador del
presupuesto que, a continuacin, es comentado y discutido por todo el equipo.
Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la
actividad financiera de la organizacin o proyecto, los siguientes participantes
deberan participar en el proceso presupuestario: ? E Director financiero y/o
contable; ? El Director del proyecto y/o Director de la organizacin o
departamento. En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza
como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser
implicados. Algunas Juntas tienen a su disposicin un Comit de Finanzas o un
Subcomit Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en tu Junta
con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la
elaboracin del presupuesto. El presupuesto es asunto de cada uno de los
miembros de la organizacin. Al final, el personal de categora superior debe
comprender el presupuesto: cmo se ha preparado, por qu es importante y cmo
hay que controlarlo. En caso de que la organizacin tenga sucursales y/o regiones
o distintos departamentos, cada sucursal, regin o departamento debera preparar
el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser
consolidados (puestos en comn) dentro de un presupuesto general para la
organizacin. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser
capaces de ver cmo sus presupuestos encajan en el presupuesto general.
Adems tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El
seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos ms prximos a
los gastos se responsabilizan del presupuesto
Se trata de una herramienta que ayuda a organizar el dinero para hacerlo rendir al
mximo.
Conozca cules son sus principales beneficios:

1. Saber
cunto
dinero
se
recibe
Tener en mente la cantidad que se gana mensualmente

ayuda a definir cules gastos realmente se pueden
asumir y a organizar de la mejor forma la plata para
hacerla rendir al mximo.
Conocer
a
dnde
va
el
dinero
Esto permitir definir cules gastos son necesarios y
2.
cules no, de tal forma que se puedan tomar decisiones
de consumo responsables y cuidadosas.
Organizar
las
finanzas
Tener el control de la economa familiar servir para
3. priorizar gastos, fijar objetivos, desarrollar habilidades
para analizar distintas situaciones y reaccionar de
manera adecuada frente a los problemas.
Establecer
cmo
alcanzar
las
metas
Una vez haya organizado sus gastos y ajustado sus
4. patrones de consumo, podr priorizar sus metas de
corto y largo plazo y comenzar a ahorrar regularmente
para alcanzarlas.
los presupuestos son una herramienta de gestin que tienen un papel

fundamental a la hora de planificar a futuro la actividad de la empresa y toman su
mayor protagonismo cuando hay que decidir una inversin u optar por una
determinada financiacin. Podra decirse que los presupuestos tratan de avanzar
o predecir unos estados financieros futuros a una fecha, en base a unas
estimaciones. Pero como tales estimaciones, las mismas suponen un
elevadogrado de incertidumbre. Los presupuestos no tienen una vocacin de
acertar en su cuanta respecto a la realidad, sino de ayudar a tomar decisiones
fundadas y adems, y lo que es ms importante, de hacerlo a tiempo. Con los
presupuestos se nos permite controlar la evolucin de la empresa, comparando lo
previsto con la realidad, para poder analizar las desviaciones, as como
desvelar sus causas, para as poder aplicar las acciones correctoras pertinentes.
El periodo conveniente para un presupuesto es un ao. La mayora de

las compaas preparan presupuestos anuales mientras que otras lo
hacen en forma semestral o trimestral. Al trmino de cada periodo se
revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real con
respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes
necesarios. Cada empresa elige el periodo que mejor convenga a sus
necesidades.
El presupuesto se puede dividir por meses. El mes constituye el

periodo bsico para comparar lo real y lo presupuestado. Sin embargo,
el presupuesto puede tambin dividirse por trimestre o por semestre,
segn se considere oportuno. Es necesario recordar que la funcin
fundamental de los presupuestos es su utilizacin como instrumento de
control administrativo. Cuando dentro del periodo presupuestal ocurran
cambios significativos en algunos elementos bsicos como la inflacin, el
costo del dinero, sueldos y salarios, tipo de cambio, crecimiento del PIB
en Mxico, etctera, deben ser considerados en el anlisis de control.
Tambin deben considerarse variantes en el mercado propio de la
empresa o bien de la competencia, capital de trabajo, capacidad
instalada, etctera. Ante un cambio en las variantes antes mencionadas,
el mismo se debe evaluar y adoptarse o no una medida en
consecuencia. Una vez que se decide esa modificacin, se debe
actualizar el presupuesto maestro.

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