La Comunicacin Efectiva

Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que

enfrentamos
en
el
mundo
actual
tanto
en
las organizaciones como en la vida personal, estn relacionados a
incompetencias que presentamos en la forma de conversar y
relacionarnos con los dems. Muchas personas sufren por su
incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o
su dificultad para reconocer el trabajo de los dems.
La comunicacin es la actividad consciente de intercambiar
informacin entre dos o ms participantes con el fin de transmitir
o recibir significados a travs de un sistema compartido de signos
y normas semnticas.
Segn sea la calidad de comunicacin que mantengamos con una
persona, dentro de un grupo o en una empresa as ser la calidad
de la relacin que obtendremos.
La comunicacin efectiva es el acto de darse a entender
correctamente, ya sea formal, como por el medio escrito, o esto
combinado con gestos corporales adecuados. La idea es que el
receptor del mensaje comprenda el significado y la intencin de lo
que se est comunicando.
En toda forma de comunicacin se pierde algo del significado al
transmitir el mensaje de un emisor a un receptor, y la
comunicacin efectiva busca eliminar o minimizar esta "fuga".
Todas las personas que consiguen un xito solid y
un respeto duradero (ya sea en el campo laboral, empresarial o
familiar) saben comunicar de manera efectiva, aun
intuitivamente, sus ideas, propsitos y emociones.
Solo conociendo y practicando los principios de una comunicacin
efectiva podemos coordinar, ensear, aceptar, dirigir, pero sobre
todo lograr un clima propicio que nuestras acciones nos
conduzcan a los que realmente buscamos.

Puntos claves para ser un comunicador efectivo

Para el arte de la comunicacin efectiva se recomiendan los
siguientes aspectos:
Todo comienza con el respeto que merece el oyente, ya sea
un individuo o un auditorio. ste es una persona importante
y espera que se respete su punto de vista.
Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su
informacin ya que siempre debe comenzar con algo
sorpresivo, fuera de lo comn.
Despus de tener la atencin del oyente, trata de transmitir
t idea con claridad para que los dems te comprendan.
Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma no
uses palabras que indiquen inseguridad.
Despus de exponer tu idea, el oyente querr detalles,
debes escuchar con atencin para identificar necesidades y
satisfacer las mismas.
Cultiva las relaciones personales, usa la asertividad y la
empata.

Las 7 C de la Comunicacin Efectiva

Transmitir un mensaje de forma efectiva es un poco difcil algunas
veces. Esto se debe a que hay muchos factores que pueden
interferir y evitar que la comunicacin sea fluida. Sin embargo, si
el mensaje no llega al receptor o llega de forma parcial, lo que
queremos decir puede tomar otro sentido, diferente del que
queremos darle en primer lugar.
Con el objetivo de vencer estos obstculos
denominadas 7Cs de la comunicacin efectiva:
C1 Controlada.

existen

las

Tener el control de uno mismo, emplear un lenguaje corporal

correcto, tener ritmo, as como un tono firme, nos facilitar la
tarea de controlar a la audiencia o a nuestro oyente. Adems,
debemos controlar las instalaciones o la sede, esto con el fin de
estar en una zona cmoda que facilite la comunicacin entre las
personas.
C2 Conversacin.
Debemos tener una conversacin. Es decir, saber hablar y
escuchar. Es comn que las personas que dirigen una junta o
reunin no permiten la participacin de las dems personas. En
otras palabras es una ida y vuelta, escuchar de manera activa y
participar de igual manera. Si te enfrascas en una discusin no
permitas que se vuelva personal. Mantn siempre la calma.
C3 Confianza.
Cuando brindas confianza a las personas, estas tienen menos
probabilidades de ir a la confrontacin. Regula el tono de tu voz
para ser lo suficientemente fuerte y represente confianza, pero
sin llegar a ser muy rgida. Cuanto te presentes ante un pblico
cuida mucho tu lenguaje corporal trata de tener la espala recta y
mirar a las personas con las que ests hablando.
C4 Competente.
Cualquier cosa que se diga, debe respaldarse. Si bien debemos
conocer sobre lo que estamos hablando, tambin debemos de
respaldarlo con informacin o con hechos. No basta con brindar
confianza, debemos tener habilidades y las personas deben
saberlo.
C5 Calma.
Si te encuentras en un estado de calma es ms probable que los
dems entren a ese mismo estado. Siempre trata de mantenerte
calmado. Controla la respiracin, ritmo, volumen, etctera. Piensa
que entre ms calmado ests las personas aceptarn con mayor
facilidad lo que propones.

C6 Clara.
No te vayas por las ramas. Di lo que tengas que decir sin rodeos
y, luego djalos ir. Establece claramente tus objetivos y deseos,
as la gente respetar tus ideas. Eso s, no por decir las cosas sin
rodeos debes dejar la amabilidad a un lado. Recuerda todos
somos seres humanos.
C7 Concisa.
Recuerda que el tiempo es uno de los bienes ms valiosos. No les
hagas perder su tiempo. Respeta los tiempos marcados para las
reuniones o juntas. Realiza juntas efectivas de trabajo. Si alguien
necesita ms informacin o no entendi, trata de resolver sus
dudas de manera personal para que no afecte el tiempo de los
dems.

Claves para una comunicacin efectiva en un equipo

de trabajo
La comunicacin es, con frecuencia, el factor ms crtico para
enfrentar exitosamente una crisis. A continuacin se presentan
algunos principios de comunicacin que ayudan a los lderes a
aliviar el stress, desarrollar confianza e impulsar resultados en
ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre.
Mantngase en contacto siempre: Una buena regla es que
durante una crisis nunca es suficiente lo que comunique. Emita
sus mensajes una y otra vez. Refurcelos en tantos medios y
formatos como sea apropiado.
Cada persona tiene diferentes estilos de aprendizaje y escucha;
por lo que debe probar una variedad de canales de comunicacin
para asegurar que su mensaje llegue a todos.
Sea claro y preciso: Para tener xito en una comunicacin de
crisis, los mensajes deben ser transmitidos con claridad,
especificidad y coherencia. La comunicacin confusa y ambigua

es su peor enemigo en una crisis. Por lo tanto, tmese el tiempo

necesario para asegurarse que sus mensajes sean planteados de
forma clara y precisa y en consecuencia, sean fcilmente
entendidos.
Renase cara a cara: Cuando le sea posible, renase
directamente con su equipo de trabajo. Y, mejor an, si lo hace
ms de una vez. Las sesiones de seguimiento le dan la
oportunidad de repetir la informacin hasta que todos la
incorporen. Multiplicar los encuentros tambin brinda a los
oyentes ms oportunidades de evaluar y expresarle qu tan bien
usted est encaminando el mensaje.
Fomente un feedback de 360: La comunicacin no puede ser
solamente "de arriba hacia abajo" o en una sola direccin. Usted
necesita recibir preguntas, inquietudes, ideas, preocupaciones de
todos los miembros de la organizacin. Las reuniones frecuentes
con grupos e individuos son una buena manera de fomentar el
dilogo en dos direcciones. Tambin puede obtenerse un
feedback til escuchando los comentarios informales que existen
en toda compaa.
Espere lo imprevisible: En tiempos de crisis o cambios, lo
imprevisible est destinado a ocurrir. La comunicacin ser ms
fluida si usted cuenta con un Plan de Respuesta adecuado y un
Gerente designado manejarlo. Las acciones rpidas y seguras
tranquilizan a las personas y les brindan confianza en sus lderes.

Tcnicas de comunicacin eficaz

Algunas de las estrategias que podemos emplear para lograr una
comunicacin efectiva son tan sencillas como las siguientes:

1) La escucha activa:

Uno de los principios ms importantes y difciles de todo el

proceso comunicativo es el saber escuchar. La falta de
comunicacin que se sufre hoy da se debe en gran parte a que
no se sabe escuchar a los dems. Escuchar requiere un esfuerzo
superior al que se hace al hablar y tambin del que se ejerce al
escuchar sin interpretar lo que se oye. Pero, qu es realmente la
escucha activa?
La escucha activa significa escuchar y entender la comunicacin
desde el punto de vista del que habla.
Cul es la diferencia entre el or y el escuchar? El or es
simplemente percibir vibraciones de sonido; mientras que
escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye.
Elementos que facilitan la escucha activa:

Disposicin psicolgica: prepararse interiormente para

escuchar. Observar al otro: identificar el contenido de lo que
dice, los objetivos y los sentimientos
Elementos a evitar en la escucha activa:
o No distraernos, porque distraerse es fcil en determinados
momentos.
o No interrumpir al que habla.
o No juzgar.
o No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.
o No rechazar lo que el otro est sintiendo, por ejemplo: "no te
preocupes, eso no es nada".
o No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.
o No contra argumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento
mal" y t respondes "y yo tambin".

2) Mostrar empata:

Escuchar activamente las emociones de los dems es tratar de

"meternos en su pellejo" y entender sus motivos. Es escuchar
sus sentimientos y hacerle saber que "nos hacemos cargo",
intentar entender lo que siente esa persona.
3) Parafrasear.
Este concepto significa verificar o decir con las propias palabras lo
que parece que el emisor acaba de decir.
4) Emitir palabras de refuerzo o cumplidos.
Pueden definirse como verbalizaciones que suponen un halago
para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno
aprueba, est de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir.
5) Resumir:
Mediante esta habilidad informamos a la otra persona de nuestro
grado de comprensin o de la necesidad de mayor aclaracin.

Pasos para incrementar la habilidad de escuchar

Actualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrs.
Tomarse tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le
podemos hacer. Escuchar, muestra que te preocupas por la otra
persona y es una forma de establecer una buena relacin.
Adems puede ser til a la hora de solucionar problemas.
Podemos emplear cuatro pasos para escuchar eficazmente:
1. Busca una postura que sea cmoda para escuchar.
Una postura que permita hacer contacto acular y usa respuestas
no verbales y verbales para indicar al otro que le estas
escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el
contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza.
Las respuestas verbales comunes incluyen onomatopeyas
(Palabra que tiene sonidos que se asemejan a lo que significa)
tales como "aja", "mmm", wow, etc.

2. Emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo

al otro.
Sera el proceso de decir pequeas ideas sobre lo que tiene que
estar sintiendo la otra persona. Se logra expresndole a la otra
persona como te sentiras si estuvieras en esa misma situacin ya
que el objetivo es que se sienta comprendido y apoyado.
Tambin es vlido hacer preguntas suaves para ahondar ms en
los sentimientos del oyente y para que ste siga hablando.
3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener ms informacin.
Cuando hay cosas que no se han entendido o no han quedado
suficientemente claras es aceptable realizar preguntas directas
tales como Qu?, Dnde? Quin?, etc. Sin embargo hay que
ser cuidadoso pues a algunas personas en algunas situaciones
pueden sentir que se agrede o amenaza la comunicacin y
probablemente dejen de hablar.
4. Resumir puntos clave de la conversacin de la otra persona.
Al final de la comunicacin con la otra persona, se puede finalizar
haciendo una parfrasis, que es resumir puntos clave de la
conversacin de la otra persona y repetirlos con tus propias
palabras. El objetivo de esta frmula es verificar si lo que se ha
escuchado es exacto y comunicar ese entendimiento a la otra
persona.