TEORA DE SISTEMAS EN LA ADMINISTRACIN

I.

CONCEPTO DE SISTEMAS:
La teora de sistemas (tambin conocida con el nombre de teora general
de sistemas, abreviado con la sigla TGS) consiste en un enfoque
multidisciplinario que hace foco en las particularidades comunes a diversas
entidades.
Un conjunto de elementos

II.

Dinmicamente relacionados

Formando una actividad

Para alcanzar un objetivo

Operando sobre datos/energa/materia

Para proveer informacin/energa/materia

ORGENES DE LA TEORA DE SISTEMAS:

La teora de sistemas (TS) es un ramo especfico de la teora general
de sistemas (TGS).
La TGS surgi con los trabajos del alemn Ludwig von Bertalanffy,
publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o
intentar soluciones prcticas,

pero

producir teoras y

formulaciones

conceptuales que pueden crear condiciones de aplicacin en la realidad

emprica. Los supuestos bsicos de la TGS son:
1. Existe

una

ntida tendencia hacia

la integracin de

diversas ciencias naturales y sociales.

2. Esa integracin parece orientarse rumbo a un teora de sistemas.
3. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de
estudiar

los campos no-fsicos

del conocimiento cientfico,

especialmente en ciencias sociales.

4. Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores
que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas

ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de

la ciencia.
5. Esto

puede

generar

una

integracin

muy

necesaria

en

la educacin cientfica.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser
descritos en trminos de sus elementos separados; su comprensin se
presenta cuando se estudian globalmente. La TGS se fundamenta en tres
premisas bsicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro
de otro ms grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada
sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y
descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos.
Los

sistemas

abiertos

se

caracterizan

por

un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros

sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto
es, pierde sus fuentes de energa.
El inters de la TGS, son las caractersticas y parmetros que
establece para todos los sistemas. Aplicada a la administracin la TS, la
empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a
travs de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como
colectivamente.
Desde un punto de vista histrico, se verifica que:

La teora de la administracin cientfica us el concepto de

sistema hombre-mquina,

pero

se

limit

al

nivel

de trabajo fabril.

La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque hombremquina a las relaciones entre las personas dentro de
la organizacin. Provoc una profunda revisin de criterios
y tcnicas gerenciales.

La teora estructuralista concibe la empresa como un sistema

social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno
informal dentro de un sistema total integrado.

La teora del comportamiento trajo la teora de la decisin,

donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, ya que
todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro
de una maraa de relaciones de intercambio, que caracterizan
al comportamiento organizacional.

Despus de la segunda guerra mundial, a travs de la

teora matemtica se aplic la investigacin operacional, para la
resolucin

de

problemas

grandes

complejos

con

muchas variables.

La

teora

de

colas

fue

profundizada

se

formularon modelos para situaciones tpicas de prestacin

de servicios, en los que es necesario programar la cantidad
ptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.
Las teoras tradicionales han visto la organizacin humana como un
sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente,
provocando

poco desarrollo y

comprensin

de

la retroalimentacin (feedback), bsica para sobrevivir.

El enfoque antiguo fue dbil, ya que 1) trat con pocas de las
variables significantes de la situacin total y 2) muchas veces se ha
sustentado con variables impropias.
El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la
resultante de ella. El anlisis de las organizaciones vivas revela "lo general
en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que
son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente tpico. Los sistemas
vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas
abiertos",

que

mantienen

de materia/energa/informacin con

un
el

continuo

ambiente.

La

intercambio
TS

permite

reconceptuar los fenmenos dentro de un enfoque global, para integrar

asuntos que son, en la mayora de las veces de naturaleza completamente
diferente.

III.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o
combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es
un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o
interdependencia. Los lmites o fronteras entre el sistema y su ambiente
admiten cierta arbitrariedad.
Segn

Bertalanffy,

sistema

es

un

conjunto

de

unidades

recprocamente relacionadas. De ah se deducen dos conceptos: propsito

(u objetivo) y globalismo (o totalidad).
Propsito

u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propsitos. Los

elementos (u objetos), como tambin las relaciones, definen

una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo

o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema,

con probabilidad producir cambios en las otras. El efecto total se

presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relacin de
causa/efecto.

De

estos

cambio

ajustes,

se

derivan

dos

fenmenos: entropa y homeostasia.

Entropa:

es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a

desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un aumento

de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si
aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin
es la base de la configuracin y del orden. De aqu nace la
negentropa, o sea, la informacin como medio o instrumento de
ordenacin del sistema.

 Homeostasia:

es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los

sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un

equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organizacin podr ser entendida como un sistema o
subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total
es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios
para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones.
Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
IV.

TIPOS DE SISTEMAS:
En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e

ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas.

Es el software. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente

que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No
reciben ningn recursos externo y nada producen que sea enviado
hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de
sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio
de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los
sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo
una salida invariable, como las mquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs de

entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente.
Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el
conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una

operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso

de aprendizaje y de auto-organizacin.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas
cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinmica que dice
que "una cierta cantidad llamada entropa, tiende a aumentar al mximo".
Existe

una

tendencia

naturaleza fsica en direccin a

general

un estado de

de

los eventos en

mximo

desorden.

la
Los

sistemas abiertos evitan el aumento de la entropa y pueden desarrollarse

en direccin a un estado de creciente orden y organizacin (entropa
negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energa y reparan
prdidas en su propia organizacin. El concepto de sistema abierto se
puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo,
del grupo, de la organizacin y de la sociedad.

Entradas
Ambiente

Informacin

Salidas
Transformacin

Energa

Recursos

procesamiento

Materiales

Ambiente

Informacin
Energa
Recursos
Materiales

Modelo genrico de sistema abierto

V.

PARMETROS DE LOS SISTEMAS:

El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Parmetros son
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y
la descripcin dimensional de un sistema especfico o de un componente
del sistema.
Los parmetros de los sistemas son:

Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del

sistema, que provee el material o la energa para la operacin del
sistema.

Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual

se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados
de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes
con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son
finales, mientras que los resultados de los subsistemas con
intermedios.

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el

fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin
de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es
representado como la caja negra, en la que entran los insumos y
salen cosas diferentes, que son los productos.

Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es

la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida
con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro
de aquel estndar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema.

Est en constante interaccin con el sistema, ya que ste recibe
entradas, las procesa y efecta salidas. La supervivencia de un
sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y
responder a las exigencias y demandas del ambiente externo.
Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema,
tambin puede ser una amenaza.

VI.

EL SISTEMA ABIERTO:
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio
ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinmico en ese
sentido.

Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones
primarias, estrechamente relacionadas entre s:

INGESTIN: las empresas hacen o compras materiales para ser

procesados. Adquieren dinero, mquinas y personas del ambiente
para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos
ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.

PROCESAMIENTO: los animales ingieren y procesan alimentos para

ser transformados en energa y en clulas orgnicas. En la empresa,
la produccin es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se
desecha lo que no sirve, habiendo una relacin entre las entradas y
salidas.

REACCIN AL AMBIENTE: el animal reacciona a su entorno,

adaptndose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa
reacciona

tambin,

cambiando

sus

materiales,

consumidores,

empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el

proceso o la estructura.

PROVISIN DE LAS PARTES: partes de un organismo vivo pueden

ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los
participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus
funciones

sino

tambin

por

datos

de

compras,

produccin, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma

de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la
sangre de la empresa.

REGENERACIN DE PARTES: las partes de un organismo

pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o
relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una
empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren.
Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como mquinas
deben ser mantenidos o relocalizados, de ah la funcin de personal y
de mantenimiento.

ORGANIZACIN: de las funciones, es la requiere un sistema

de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de

los animales, que exigen cuidados en la adaptacin. En la empresa,
se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de
produccin, compras, comercializacin, recompensas y mantenimiento
deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la
previsin,

el planeamiento,

la investigacin y

el

desarrollo

son

aspectos necesarios para que la administracin pueda hacer ajustes.

El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin
constituyendo un todo sinrgico, orientado hacia determinados propsitos y
en permanente relacin de interdependencia con el ambiente externo.
VII.

LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA ABIERTO:

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo
social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos
esenciales:

En el crecimiento.

En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece.

En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una

creciente interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus

unidades componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por

creciente heterogeneidad".
Segn

la

teora

estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron

el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado.

Los sistemas son cerrados cuando estn aislados de variables externas y
cuando son determinsticos en lugar de probabilsticos. Un sistema
determinstico es aquel en que un cambio especfico en una de sus
variables producir un resultado particular con certeza. As, el sistema

requiere que todas sus variables sean conocido y controlable o previsible.

Segn Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecer si las
variables organizacionales son controladas dentro de ciertos lmites
conocidos.
Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos. Las
organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos.
Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son:
1. Comportamiento

probabilstico

no-determinstico

de

las

organizaciones: la organizacin se afectada por el ambiente y dicho

ambiente

es

potencialmente

sin

fronteras

incluye

variables

desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas

sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El comportamiento
humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son
complejas,

respondiendo

diferentes

variables.

Por

esto,

la administracin no puede esperar que consumidores, proveedores,

agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas
de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro
de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados
en interaccin, produciendo un todo que no puede ser comprendido
tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indic sobre la
visin global, la integracin, destacando que desde el punto de vista de
organizacin, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como
punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema
social, siguiente el siguiente enfoque:

La organizacin se debe enfocar como un sistema que se

caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier
sistema social.

La

organizacin

debe

ser

abordada

como

un

funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

sistema

La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de

sistema social, organizada en torno de la primaca de interes por
la consecucin de determinado tipo de meta sistemtica.

Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas por la

especie de situacin en que necesita operar, consistente en la
relacin entre ella y los otros subsistemas, componentes del
sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.
1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las
partes del sistema, afectar a las dems. Las interacciones
internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones
de control y de autonoma.
2. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el
estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la
unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa
que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos
resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El
progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que
est dentro de los lmites definidos como tolerables. El
progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin
propuesta con menor esfuerzo, mayor precisin para un
esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran
variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden
ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
3. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro
y fuera del sistema. Podra no ser fsica. Una frontera consiste
en una lnea cerrada alrededor de variables seleccionadas
entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa,
informacin) con el sistema. Las fronteras varan en cuanto al
grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado
de apertura del sistema en relacin al ambiente.

4. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros

sistemas mecnicos y aun de los sistemas biolgicos, tiene la
capacidad de modificar sus maneras estructurales bsicas, es
identificada por Buckley como su principal caracterstica
identificadora.
VIII.

MODELOS DE ORGANIZACIONES:
Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas
debera considerar en la definicin de organizacin:

La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.

La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o

funciones mltiples.

La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos

subsistemas que estn en interaccin dinmica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno

de ellos, afectar a los dems.

La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros

sistemas.

Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente

hacen difcil definir las fronteras de cualquier organizacin.

a) Modelo de Katz y Kahn

b) Modelo de Katz y Rosenz Welg

Variables; Son todas las acciones que pueden modificar el sistema y

que existe en cualquier parte del sistema.

Parmetros; Son cantidades que determinan el estado real del

sistema (constantes).

Componentes; Son las partes identificables de dicho sistema.

Atributos; Influyen en la operacin del sistema en su velocidad,

precisin y confiabilidad, es decir, identifican los componentes de
dicho sistema.

Estructura; Conjunto de relaciones entre los componentes del sistema

y el grado en el que los elementos funcionan para alcanzar su
finalidad.