PROCEDIMIENTOS ORIENTADOS AL FRAUDE

Una consideracin importante en la auditora del saldo general de efectivo

es la posibilidad de fraude. El auditor debe ampliar los procedimientos en la
auditora de efectivo al final del ao para determinar la posibilidad de un
fraude material, cuando se tienen controles internos inadecuados, en
especial si existe una separacin inadecuada de responsabilidades entre el
manejo del efectivo y el registro de las operaciones de efectivo en los
registros contables.
Al disear los procedimientos de auditora para descubrir el fraude, se debe
considerar especial- mente la naturaleza de las debilidades del control
interno, el tipo de fraude que es probable se origine de las debilidades, la
materialidad potencial del fraude y los procedimientos de auditora que son
ms efectivos para descubrir el fraude. Cuando los auditores estn
realizando las pruebas especficamente para detectar el fraude, deben tener
en mente que tambin pueden ser tiles los procedimientos de auditora
diferentes a las pruebas de detalles de saldos de efectivo. Los ejemplos de
procedimientos que pueden descubrir el fraude en el rea de entradas de
efectivo incluyen la confirmacin de las cuentas disponibles, pruebas de
traslape, revisin de las entradas de libro mayor general en la cuenta de
efectivo en busca de partidas inusuales, rastreo de las rdenes del cliente
hasta las ventas y recibos de efectivo posteriores, y revisin de
aprobaciones y documentacin de respaldo para las deudas incobrables y
devoluciones y bonificaciones sobre ventas. Se pueden utilizar pruebas
similares para verificar la posibilidad de desembolsos de efectivo
fraudulentos.
Incluso con procedimientos orientados al fraude, elaborados de forma
razonable, es muy difcil detectarlo, en especial operaciones y saldos de
cuentas omitidos. Por ejemplo, si una compaa tiene cuentas ilegales de
efectivo en el exterior y realiza depsitos a esas cuentas de ventas no
registradas, es poco probable que el auditor descubra el fraude. No
obstante, los auditores son responsables de hacer un esfuerzo para detectar
el fraude, cuando tienen una razn para creer que ste existe. Los
procedimientos para descubrir el fraude que se relacionan directamente con
los saldos de efectivo de fin de ao se analizan a continuacin: pruebas
ampliadas de conciliacin bancaria, arqueo de caja y pruebas de
transferencias interbancarias.
Cuando el auditor cree que la conciliacin bancaria de fin de ao est
distorsionada de manera intencional, conviene que realice pruebas
ampliadas de conciliacin bancaria de fin de ao. El propsito de los
procedimientos ampliados es verificar si todas las operaciones incluidas en
los diarios para el ltimo mes del ao se incluyeron o excluyeron de la
conciliacin bancaria, y verificar si todas las partidas se incluyeron de forma
correcta en la conciliacin. Supongamos que existen debilidades materiales
del control interno y que el trmino del ejercicio del cliente es el 31 de
diciembre. Un mtodo comn es comenzar con la conciliacin bancaria de
noviembre y comparar todas las partidas de conciliacin con los cheques
cancelados y otros documentos en el estado de cuenta bancario de
diciembre. Adems, todos los cheques cancelados y comprobantes de

depsito cancelados restantes en el estado de cuenta bancario de diciembre

se comparan con los diarios de entradas y desembolsos de efectivo de
diciembre. Todas las partidas no compensadas en la conciliacin bancaria de
noviembre y los diarios de ingresos y desembolsos de efectivo de diciembre,
quedan incluidas en la conciliacin bancaria del cliente al 31 de diciembre.
De manera similar, todas las partidas de conciliacin en la conciliacin al 31
de diciembre deben ser partidas de la conciliacin de noviembre y diarios de
diciembre que todava no ha compensado el banco.
Adems de las pruebas que se acaban de mencionar, el auditor aplica
tambin procedimientos posteriores al fin de ao, mediante el uso del
estado bancario de corte. Estas pruebas se desarrollaran de la misma
manera que ya se explic con anterioridad.
Algunas veces, los auditores preparan un arqueo de caja cuando el cliente
tiene debilidades materiales en su control interno. El auditor utiliza el
arqueo de caja para determinar si se realiz lo siguiente:

Se depositaron todos los recibos de efectivo registrados.

Se registraron todos los depsitos en el banco en los registros
contables.
El banco pag todos los desembolsos de efectivo.
Se registraron todas las cantidades que pag el banco.

Un arqueo de caja incluye lo siguiente:

Una conciliacin del saldo en el estado de cuenta bancario con el

saldo del libro mayor general al inicio del periodo de arqueo de caja.
Una conciliacin de recibos de efectivo depositados por banco, con el
diario de recibos de efectivo para un periodo dado.
Una conciliacin de cheques cancelados que el banco ingres en
cmara de compensacin con el diario de desembolsos de efectivo
para un periodo dado.
Una conciliacin del saldo en el estado de cuenta del banco con el
saldo del libro mayor general al final del periodo de arqueo de caja.

Por lo comn, un arqueo de caja de esta naturaleza se conoce como arqueo

a cuatro columnas; se utiliza una columna para cada uno de los tipos de
informacin listados arriba. Un arqueo de caja tiene lugar durante uno o
varios meses en el ao, el ao completo, o el ltimo mes del ao.
El posible problema en un arqueo de caja de un mes provisional no es el
ajuste de saldos de cuentas, sino la conciliacin de cantidades de los libros
y el banco.
Cuando el auditor efecta un arqueo de caja, combina las pruebas
sustantivas de operaciones y las pruebas de detalles de saldos. Por ejemplo,
un arqueo de caja de recibos de efectivo es una prueba de operaciones
registradas, mientras que una conciliacin bancaria es una prueba del saldo
en efectivo en un momento dado en el tiempo. Un arqueo de caja es un
mtodo excelente para comparar las entradas de efectivo y desembolsos
registrados con la cuenta bancaria y la conciliacin bancaria. Sin embargo,

el auditor debe reconocer que un arqueo de los desembolsos de efectivo no

es un mtodo eficaz para detectar cheques girados con un monto indebido,
cheques fraudulentos u otros errores en los cuales es incorrecto el monto de
dinero que aparece en los registros de desembolsos de efectivo. De manera
similar, el arqueo de ingresos no sirve para descubrir el robo de recibos de
efectivo, ni el registro y depsito de una cantidad errnea de efectivo.
Los malversadores en ocasiones cubren un desfalco de efectivo mediante
una prctica conocida como girar cheques sin fondos (kiting): transferencia
de dinero de un banco a otro y un registro inadecuado de la operacin.
Cerca de la fecha del balance se gira un cheque contra una cuenta bancaria
y se deposita de inmediato en una segunda cuenta para su abono antes del
final del periodo contable. Al efectuar esta transferencia, el malversador
tiene cuidado de hacer que el cheque se deposite en una fecha lo
suficientemente tarda como para que el banco no alcance a contabilizarlo
de forma adecuada sino hasta despus del periodo. Si la transferencia
interbancaria no se registra sino has- ta despus de la fecha del balance, la
cantidad de la transferencia se registra como un activo en ambos bancos.
Aunque existen otras formas de perpetrar este fraude, cada uno implica
incrementar el saldo en bancos para cubrir una insuficiencia mediante las
transferencias interbancarias.
Un mtodo til para hacer las pruebas de cheques sin fondo, as como para
detectar errores in- voluntarios al registrar las transferencias bancarias, es
listar todas las transferencias interbancarias realizadas unos cuantos das
antes y despus de la fecha del balance y rastrear cada una en los registros
de contabilidad para verificar que se ha efectuado su registro adecuado. Un
ejemplo de un pro- grama de transferencia interbancaria se incluye en la
figura 23-8 (pgina 700). El programa muestra que se realizaron cuatro
transferencias interbancarias poco antes y despus de la fecha del balance.
Existen varias cuestiones que se deben auditar en el programa de
transferencia interbancaria.
Se debe verificar la precisin de la informacin en el programa de
transferencia interbancaria. El auditor debe comparar la informacin
de recepcin y desembolsos del programa con los regis- tros de
desembolsos y recibos de efectivo para asegurarse de que sta es
precisa. De manera simi- lar, las fechas en el programa de
transferencias que se recibieron y desembolsaron se comparan con el
estado de cuenta bancario. Por ltimo, los registros de recibos y
desembolsos de efectivo se deben revisar para tener la seguridad de
que todas las transferencias que tuvieron lugar unos cuantos das
antes y despus de la fecha del balance quedaron incluidas en el
programa.
Las transferencias interbancarias se deben registrar tanto en el banco
de recepcin como en el de desembolso. Si por ejemplo, hay una
transferencia de $10,000 del Banco A al Banco B, pero slo se registr
el desembolso, esto es evidencia de un intento por cubrir un robo de
efectivo.
La fecha de registro de los desembolsos y recibos para cada
transferencia debe hacerse en el mismo ao fiscal. En la figura 23-8,

las fechas en las dos columnas de fecha registrada en libros

[columna (4) y (7)] corresponden al mismo periodo para cada
transferencia, por lo que son co- rrectas. Si un recibo de efectivo se
registr en el ao fiscal actual y el desembolso en un ao fiscal
siguiente, puede tratarse de un intento de cubrir una insuficiencia de
efectivo.
Los desembolsos en el programa de transferencias interbancarias se
deben incluir o excluir de forma correcta de las conciliaciones
bancarias de final de ao como cheques pendientes de cobro.
Los recibos en el programa de transferencias interbancarias se deben
incluir o excluir de forma correcta de las conciliaciones bancarias de
fin de ao como depsitos en trnsito. En la figura 23-8, las
conciliaciones bancarias 12-31-05 para las cuentas de ahorro y
nmina deben indicar un depsito en trnsito para la tercera
transferencia pero no para las otras tres. (Comparar las fechas para
cada transferencia en las ltimas dos columnas.) La sobrevaluacin
de depsitos en trnsito en la conciliacin bancaria indica la
posibilidad de una circulacin de cheques sin fondos.
Si bien las pruebas de auditora de las transferencias bancarias, por lo
general, estn orientadas a la deteccin de fraudes, es frecuente que se
desarrollen en auditoras en que hay numerosas transferencias bancarias,
sin importar los controles internos. Cuando hay numerosas transferencias
interbancarias, es difcil tener la seguridad de que todas se han manejado
de forma correcta, a menos que se prepare un programa de transferencias
cerca del fin de ao, y que cada transferencia se rastree hasta los registros
de contabilidad y estados de cuenta bancarios. Adems de la probabilidad
de que exista la posibilidad de una circulacin de cheques sin fondos, el
manejo inadecuado de las transferencias puede ocasionar una clasificacin
errnea entre el efectivo y las cuentas por pagar. La materialidad de las
transferencias y la relativa facilidad para realizar las pruebas, es lo que hace
que muchos auditores piensen que es necesario que se lleven a cabo.

AUDITORIA DE LA CUENTA REVOLVENTE DE CAJA CHICA

La caja chica es una cuenta nica, ya que a menudo es inmaterial en monto,
sin embargo, se verifica en muchas auditoras. La cuenta se verifica
principalmente por el potencial de desfalcos y la expectativa del cliente que
se sujetar a una revisin de la auditora, incluso cuando el monto sea
inmaterial.
El control interno ms importante de la caja chica es el uso de un fondo
revolvente que sea responsabilidad de un individuo. Adems, los fondos de
la caja chica no deben mezclarse con otros recibos, y el fondo se debe
mantener separado de todas las dems actividades. Tambin debe haber
lmites en cuanto al monto de cada gasto que se cubra con cargo a la caja
chica, as como en el monto total del fondo. Las polticas de la compaa
deben definir bien el tipo de gasto que se realiza con los fondos de caja
chica.

Siempre que se efecte un desembolso con cargo a caja chica, los controles
internos adecuados requieren la autorizacin de un funcionario responsable
en un formato prenumerado de caja chica. El total real del efectivo y los
cheques en el fondo, ms el total de los formatos de caja chica no
reembolsados, que representan los gastos reales, debe igualar el monto
total del fondo de la caja chica declarado en el libro mayor general. De
forma peridica, el auditor interno u otro funcionario responsable deben
realizar conteos inesperados y una conciliacin del fondo de la caja chica.
Cuando el saldo de caja chica es bajo, se emite un cheque pagadero al
encargado de la caja chica girado contra la cuenta general de efectivo, para
el reembolso de la caja chica. El cheque debe ser por el importe exacto de
los comprobantes foliados que se entregan como evidencia de los gastos
efectuados. El empleado de cuentas por pagar debe verificar estos
comprobantes y cancelarlos para evitar que se vuelvan a utilizar.
Lo ms importante al verificar la caja chica debe ser la comprobacin
controles sobre las operaciones de caja chica, ms que en el saldo final
la cuenta. Incluso si el monto de la caja chica es pequeo, existe
potencial de que haya numerosas operaciones inadecuadas si el fondo
reembolsa con frecuencia.

de
de
el
se

Una parte importante de la prueba de caja chica es determinar en primer

lugar los procedimien- tos del cliente para el manejo del fondo mediante el
anlisis de los controles internos junto con el encargado del fondo, y revisar
la documentacin de unas cuantas operaciones. Como parte de la obtencin
y conocimiento del control interno, es necesario identificar los controles
internos y debilidades. A pesar de que la mayora de los sistemas de caja
chica no son complejos, a menudo es conveniente el uso de un diagrama de
flujo y un cuestionario de control interno, principalmente para su
documentacin en auditoras posteriores.
Las pruebas de control y pruebas sustantivas de operaciones dependen del
nmero y tamao de los reembolsos y el riesgo de control que evalu
auditor. Cuando se ha determinado que el riesgo de control es bajo y hay
pocos reembolsos durante el ao, es comn que los auditores no realicen
ms pruebas, por razones de inmaterialidad. Cuando el auditor decide
probar la caja chica, los dos procedimientos ms comunes son el conteo del
saldo de la caja chica y realizacin de pruebas detalladas a una o dos
operaciones de reembolso. En tal caso, los procedimientos principales
incluyen la suma de los comprobantes de caja chica que respaldan el monto
del reembolso, la contabilizacin de una secuencia de comprobantes de caja
chica, la revisin de los comprobantes de caja chica para identificar su
autorizacin y cancelacin, y la revisin de la documentacin anexa para
constatar la racionabilidad. La documentacin tpica de apoyo incluye las
cintas de cajas registradoras, facturas y recibos.
Las pruebas de caja chica, por lo general, se desarrollan en cualquier
momento durante el ao, pero por razones de conveniencia, suelen
realizarse en una fecha provisional. Si se considera material el saldo en el
fondo de caja chica, cosa que sucede pocas veces, se debe contabilizar a fin

de ao. Los gas- tos no reembolsados se deben revisar como parte del
conteo para determinar si el monto de los gastos no registrados es material.