INTRODUCCIN

CAPTULO I: MARCO CONCEPTUAL

1.1 Definicin etimolgica
.2 Definicin conceptual
CAPTULO II: CLASIFICACIN
.1 Clasificacin segn su empleo
2.2 Casos de empleo, segn clasificacin
2.2 Casos de empleo en el campo contable
CAPTULO III: ESTRUCTURA
3.1 Estructura del documento
3.2 Formato esquemtico
3.3 Modelos de uso comn
3.4 Modelos de empleo con trminos del campo contable
3.5 Terminologa contable
CONCLUSIONES
REFERENCIAS

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INTRODUCCIN

La carta comercial es la base de por lo menos el noventa por ciento de todas las
transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena
carta es requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intencin de entrar al
mundo de los negocios.
El objetivo de este trabajo es proporcionar los conocimientos y prcticas necesarias para
desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de cartas sobre todo cuando se trata de
las cartas comerciales ms comunes.
La carta comercial es tambin el medio de comunicacin ms caracterstico y normalizado
que utiliza la empresa para relacionarse con el mundo exterior ya que acta como un
testimonio escrito y garantizado.

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CAPTULO I: MARCO CONCEPTUAL

1.1.

DEFINICIN ETIMOLGICA
El trmino carta

se deriva del latn charta que significa escrito de carcter

privado que una persona enva a otra; por lo general; es sobre cerrado en las
empresas comerciales una carta es un mensaje escrito con un fin comercial.
La palabra comercio proviene del latn commercium. sta se descompone en
cum, que significa con, y merx o mercis, que significa mercanca, mercanca es
una "cosa mueble que se fabrica o se adquiere para ser vendida". Commercium
era uno de los derechos que correspondan a los ciudadanos romanos no
incapacitados, para adquirir y transmitir la propiedad.
A pesar de que es relativamente sencillo desentraar la etimologa de la palabra
comercio, no lo es tanto alcanzar su significado actual, pues depende, para
empezar, del punto de vista desde el que se le considere: econmico o jurdico
1.2.

DEFINICIN CONCEPTUAL
Una carta comercial es un documento que se ocupa principalmente de asuntos
de ndole comercial como medio de comunicacin entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa.
Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial, la actividad comercial es
muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales.
Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redaccin.

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CAPTULO II: CLASIFICACIN

2.1.

CLASIFICACIN SEGN SU EMPLEO

Existen criterios que clasifican o distinguen unas cartas de otras segn el tema
que se comunique, la finalidad que se persigue, la relacin existente entre
remitente y destinatario, y la forma de canalizar la propia comunicacin escrita.
2.1.1. CARTAS SOLICITANDO ALGN SERVICIO O INFORMACIN
Son cartas que intervienen en el proceso negociador

de

compra/venta de un producto/servicio junto con sus respuestas. En

ellas se debe especificar con claridad qu se quiere exactamente
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destacando las cualidades ms sobresalientes del producto o

servicio. Las caractersticas principales de esta carta son la
brevedad y concisin en la solicitud.
2.1.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUS DE INFORMACIN
Son las cartas que proporcionan la informacin solicitada en una carta
anterior y plantean la posibilidad de promocionar el producto o servicio
sobre el que se pregunta.
2.1.3. CARTAS DE PEDIDOS
Estas acompaan a menudo un formulario de pedido. Son breves y
precisas, e incluyen informacin sobre precios, descuentos, referencias a
catlogos o folletos, cantidades, modelos, embalaje, instrucciones de
transporte, almacenaje, entrega, documentos necesarios y confirmacin
de trminos de pago. Es esencial proporcionar una descripcin completa
y detallada del producto que se pide.
2.1.4. CARTAS DE CONFIRMACIN
Este tipo de carta comercial puede ser la respuesta a una misiva anterior
en la que se ha hecho un pedido o puede tratarse de un documento que
sirve de confirmacin a un asunto tratado en una conservacin telefnica
previa. En cualquier caso hay que escribir muy claramente todos los
contenidos tratados en la carta o conversacin anterior para evitar
cualquier tipo de malentendido y asegurar una perfecta comprensin por
ambas partes del asunto tratado.
2.1.5. CARTAS DE VENTAS Y MARKETING
Las cartas dirigidas a la bsqueda de clientes pueden ser la primera
y nica conexin antes de que stos respondan por telfono o por
escrito para solicitar el producto o servicio ofrecido. Una
caracterstica recurrente en estas cartas de promocin es la
persuasin. Se trata de captar la atencin del lector y darle razones
para seguir leyendo por medio de ofertas, anuncios de productos
nuevos o que presentan mejoras, etc.

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2.1.6. CARTAS DE QUEJA O RECLAMACIN

Los motivos para escribir una carta de queja pueden ser muchos y muy
diversos, envo de productos incorrectos, un mal servicio, o productos en
malas condiciones. Es importante basar la queja en una descripcin o
explicacin clara completa y objetiva del problema y pedir algn tipo de
accin para subsanar el error.
2.1.7. CARTAS DE DISCULPA
Son las cartas que responden a una carta de queja previa para intentar
solucionar el problema o, al menos, dar una explicacin del mismo. Un
cliente descontento puede significar publicidad negativa para una
compaa. Es muy importante contestar rpida y cortsmente a las
posibles quejas que se reciban.
2.1.8.
2.1.9. CARTA DE CONSULTA
Tipo de comunicacin escrita cuyo objetivo es preguntar sobre algn
aspecto relacionado con alguna actividad de tipo comercial, en la cual se
desea inquirir sobre la mercadera o sus productos. Tiene por funcin el
comparar

productos

en

distintas

empresas,

para

tomar

una

determinacin acerca de lo cotizado. Se debe elegir las empresas en

forma adecuada aplicando la misma capacidad de criterio para cada una.
En su parte estructural consta de membrete, encabezamiento, cuerpo y
suplementos.
2.1.10.

CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIN

Es aquella que enva la empresa que ha sido consultada, en el texto

explica todo lo relativo a la mercadera y deja en claro las condiciones de
pago, tanto al crdito como al contado, as mismo, se encarga de
interesar al potencial cliente, ofreciendo algn tipo de garanta adicional
al servicio, para conseguir que ste finalmente se decida por realizar la

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compra en su entidad.

Es una carta breve, por lo cual puede estar

constituida slo de dos prrafos y una amable despedida.

2.1.11.

CARTA DE PEDIDO
Es un tipo de correspondencia Comercial que tiene como objetivo
solicitar el envo de mercadera, por lo tanto debe hacerse con mximo
de seriedad pues representa un compromiso formal de compra. Se debe
indicar claramente detalles de la mercadera que se solicita, precios,
cantidad, forma de envo, plazo para su cancelacin; para as evitar
futuros problemas en el mundo de los negocios. Si el comprador paga
por adelantado debe indicar claramente la forma de pago ya sea por
cheque, tarjeta, etc.

2.1.12.

CARTA DE ENVO

Es la nota en que se seala que la mercadera se ha despachado,

indicando la cantidad de artculos y detallando las condiciones en que el
pedido ha sido enviado.
2.1.13.

CARTA DE RECEPCIN

Tipo de comunicacin escrita que tiene como objetivo el confirmar que ha

recibido una mercadera conforme a lo estipulado en la carta de remisin
o de respuesta a pedido. Generalmente este tipo de comunicacin se
utiliza para confirmar el recibimiento de la mercanca. En caso de que la
mercadera haya llegado desconforme a lo anteriormente sealado en la
carta de pedido, se enviar una carta de reclamo.
La carta de recepcin es de carcter breve y no se explaya en
explicaciones
2.1.14.

CARTA DE REMESA

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Es aquella en la que se enva un cheque, un giro o una letra de cambio,

para continuar con el curso normal del negocio.

Luego de solicitar

informacin, enviar y recibir el pedido, es lgico que se enve dinero

cancelando su valor.

Despus de que la carta de remesa ha sido

enviada es necesaria que sea contestada inmediatamente para que el

remitente sepa que la remesa no se extravi.
2.1.15.

CARTA DE RECLAMO

Son las que merecen mayor cuidado y argumentacin en su redaccin,

pues representan una queja formal. Esta misiva la escribe el cliente
cuando considera perjudicados sus intereses y plantea en ella su
reclamacin esperando obtener la solucin adecuada, que l mismo
sugiere o que deja criterio de la Casa Comercial. Al formular nuestro
reclamo debemos tener presente que su motivo corresponda a un
estricto sentido de justicia y de tica comercial.
2.1.16.

CARTA DE EXPLICACIN

El criterio aceptado es que pocas cartas como las de explicacin, exigen

tanto del el espritu de equidad y ecuanimidad del redactor. Sea positiva
o negativa su contestacin, no debe traslucir molestia ni tampoco
exagerar la actitud de servicio, sino dar explicaciones con moderacin.
2.1.17.

CARTA DE JUSTIFICACIN

Se escriben cuando la empresa no es responsable del error planteado.

Deben persuadir al cliente de su enfoque errneo de la situacin.
2.2.

CASOS DE EMPLEO, SEGN SU CLASIFICACIN

2.2.1. CARTA DE CONSULTA

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Dentro del mundo laboral, los modelos de carta de consulta se utilizan

para solicitar por ejemplo informacin sobre los productos de venta,
consultar los precios, consultar las medidas o dimensiones del producto,
hacer una consulta sobre el tiempo estimado o los plazos de entrega.
2.2.2. CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIN
Este tipo de carta se emplea para confirmar el pedido por encontrarse en
buen estado o rechazarlo debido a algunas fallas en la entrega.

2.2.3. CARTA DE PEDIDO

Un modelo carta de pedido se utiliza para comunicarle a una empresa o
entidad nuestra intencin de comprar varios artculos. Se presupone que
la entidad nos ha enviado un catlogo previamente.

2.2.4. CARTA DE REMESA

Una carta de remisin se emplea en las transacciones comerciales y que
sirve para informar sobre el envo de mercancas.

2.2.5. CARTA DE RECLAMO

El modelo de carta de reclamo se emplea para reclamar por errores de
hecho como mercaderas averiadas o cambio de pedido, tambin se
emplea para por discrepancias de acerca de los trminos de operacin a
causas ajenas al proveedor y cliente, como accidentes e interrupciones
del transporte, etc.
2.2.6. CARTA DE EXPLICACIN
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La carta de explicacin se utiliza cuando el reclamante est en lo cierto,

puesto que el error lo cometi la empresa, la cual asume la
responsabilidad consiguiente.

Estas misivas sealan el arreglo

adecuado y mantienen la buena disposicin del cliente mediante excusas

fundamentadas.

2.2.7. CARTA DE JUSTIFICACIN

La carta justificacin es un modelo de carta que se emplea para
disculparse y ofrecer una disculpa por no realizar una obligacin
contrada con anterioridad, por ejemplo por no haber entregado a tiempo
una mercadera o por no haber pagado a tiempo a los trabajadores.

2.3.

CASOS DE EMPLEO EN EL CAMPO CONTABLE

2.3.1. CIERRE POR INVENTARIO
En estos casos el contador es participe ya que tiene que ejecutarlos en
base de las cuentas del Plan Contable General Empresarial.
Cierre por inventario, una de las clsicas que en ocasiones se les suele
mandar a los clientes para que estn avisados de que la empresa
necesita cerrar para hacer inventario
2.3.2. ELIMINACIN DE BONIFICACIN A LA FACTURA MENSUAL
Modelo de carta para comunicarle a un cliente que a partir del prximo
mes las facturas que reciba ya no estarn bonificadas
2.3.3. OFERTA A ANTIGUOS CLIENTES

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10

Modelo de carta comercial en la que se le ofrece a los antiguos clientes

una oferta especial con descuentos y condiciones favorables de
financiacin
2.3.4. SOLICITUD DE DUPLICADO DE FACTURA
Modelo de carta en la que se solicita que se nos enve la copia de una
factura que se ha extraviado y que es necesaria para poder cerrar la
contabilidad
2.3.5. PETICIN DE ADELANTO DE VACACIONES ANUALES
Si necesitas una carta para pedir un adelanto de las vacaciones anuales
de tu empresa, aqu tienes un ejemplo de carta para solicitar este
adelanto de las vacaciones
2.3.6. ANULACIN DE PEDIDO HECHO A UNA EMPRESA
Modelo de carta para anular un pedido que se ha hecho debido a que se
han modificado las condiciones de venta una vez realizado.
2.3.7. COMUNICAR QUE SE HA EMITIDO UNA FACTURA
Carta de acompaamiento a una factura que se le ha emitido a un
cliente.
2.3.8. COMUNICAR QUE SE HA HECHO UN INGRESO A UNA CUENTA
BANCARIA
Modelo de carta en el que se informa de que se ha realizado un ingreso
en cuenta corriente por el importe solicitado y se adjunta copia del
documento de ingreso.
2.3.9. SOLICITUD PARA QUE FIRMEN DOCUMENTOS OFICIALES
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11

Modelo de carta para solicitar la firma de documentos oficiales en las

oficinas de la asesora.
2.3.10.

PEDIR

QUE

SE

ENTREGUEN

FACTURAS

PARA

SER

CONTABILIZADAS
Modelo de carta para solicitar a un proveedor un listado con las facturas
que nos ha emitido a lo largo del ao fiscal para poder contabilizarlas.
2.3.11.

QUEJA POR EL COBRO DE UNA FACTURA

Modelo de carta mediante el cual solicitamos que se nos devuelva el
dinero que nos han cobrado indebidamente por una factura incorrecta.

CAPTULO III: ESTRUCTURA

3.1.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

3.1.1. ENCABEZAMIENTO
3.1.1.1.

MEMBRETE
Este comprende el nombre (o logotipo), la direccin y el
telfono de la empresa, como tambin especificacin del

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negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los

dueos.
3.1.1.2.

DIRECCIN
Su colocacin es variable, puede ir en el ngulo superior
derecho o en el izquierdo debajo del membrete.

3.1.1.3.

FECHA
Su colocacin es variable, puede ir en el ngulo superior
derecho o en el izquierdo debajo del membrete.

3.1.1.4.

ASUNTO O REFERENCIA
Es una descripcin breve y concreta que da a entender el
motivo principal de la carta. No debe ser ms extensa de una
lnea.

3.1.1.5.

SALUDO
Segn la relacin que exista entre quien dirige y quien recibe la
carta, se elige la expresin adecuada

3.1.2. CUERPO
3.1.2.1.

INTRODUCCIN
Se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al
destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

3.1.2.2.

TEXTO
a) Tras el saludo y la introduccin, se pasa a la exposicin
del asunto que motiva la carta.
b) Si es una carta con la que se inicia la correspondencia,
se va directamente al asunto a tratar.
c) Si el motivo de sta es otra correspondencia anterior, se
comienza por medio de una frmula del tipo de las que
se enuncian a continuacin:
Correspondemos a su alta. Carta del 20 del
pasado mes
Obra en nuestro poder su amable carta del
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13

Nos referimos a su escrito del

Acusamos recibo de su atento escrito del
Contestamos a su carta de fecha
En nuestro poder su atento escrito del 18 de
enero, al que gustosamente correspondemos
Hemos recibido su amable carta del

3.1.3. FRASE DE DESPEDIDA

Esta parte es siempre breve, usndose expresiones cortses y atentas.
3.1.4. ANTEFIRMA
Suele ser sustituida por el sello de la empresa o, mejor, por el sello de la
empresa propio del firmante.
3.1.5. FIRMA
Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algn puesto
importante en la empresa, el ttulo correspondiente va colocado debajo
del nombre. Es de importancia que la firma sea legible.
3.1.6. POSDATA
Se denomina posdata a una carta ya concluida y firmada. Si se ha
olvidado algn detalle importante, o es preciso hacer alguna aclaracin
final.
3.1.7. INICIALES MECANOGRFICAS
Estas sirven para identificar a la persona que dict la carta y a la que la
escribi. Se colocan al margen izquierdo, a dos espacios de la ltima
lnea de la firma. Se prefiere la letra minscula para escribirlas. No llevan
punto.

3.2. FORMATO ESQUEMTICO

3.3. MODELOS DE USO COMN
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Pgina
15

Formato carta renuncia

Ejemplo n 1

BANCO ROMANICO XXV.

Plaza
Dpto. RR.H.H.
28082
Madrid

de

los

roedores

53

7 de Abril de 2008

Muy seor mo:

Quiero expresar por medio de esta carta mis propsitos futuros respecto al trabajo que usted tan amablemente me ofreci.
Quiero manifestar mi deseo de renunciar a dicho cargo de vendedor de hipotecas y de fondos de inversin, trabajo del que
me siento muy orgulloso, pero que no consigo asociar con mi forma de ser. No consigo sentirme feliz cuando exagero las
condiciones de venta, cuando miento y cuando engao a los clientes para venderles los crditos.
Creo que es suficiente el motivo por el que deseo renunciar, y as lo hago saber, para que conste, que mi ltimo da de
trabajo ser el prximo 25 de abril, dejando 15 das por medio para que usted formalice correctamente mi baja, as como
estudie mi finiquito.
Le deseo a usted y a la persona que venga a sustituirme mucho exito y mucha suerte en los aos venideros, y espero que
su Banco sepa comprender mi partida.
Sin otro parecer, me despido atentamente

Julio Ramn Juradas Garca

(Firmar)

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3.4. MODELOS

DE

EMPLEO

CON

CONTABLE
3.5.

TERMINOLOGA CONTABLE
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TRMINOS

DEL

CAMPO

Pgina
18