Manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene
informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin
precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado
nicamente por las exigencias de la administracin.
Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones
peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se convierte
en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una barrera que
dificulte el desarrollo de la organizacin.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las

diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales

Administrativos
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales Administrativos
destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la

organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones

de cada rea integrante de la organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando

funciones de control y supervisin innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los

lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as

como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y

cambios que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de
sus elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con

los dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita

los conflictos inter-estructurales

Limitantes en la elaboracin de manuales

administrativos
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin
tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y

dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en

algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por

ser muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede

causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en
la mayora de los casos voluminosos en contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta

para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el Manual.

Clasificacin de los manuales administrativos

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos,
siendo los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal
para todos los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido
est dirigido directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la
misma.
Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen
dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos

de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin
del tema central objeto de estudio:

De Organizacin

De Normas y Procedimientos

De Puestos y funciones

Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos
de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las
reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro
de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y
visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de
este contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa

Legislacin o base legal

Estructura de la organizacin (organigrama General)

Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en

general (Organigrama por rea)

Normas y polticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de
los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica
de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.
Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las
actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de

los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del

control interno y su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se describan.
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una
de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo,
por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas
que giran al rededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos
representan al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los
diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,
es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas

que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de

cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su
relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro
de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cual es su relacin con otros puestos de trabajo.
Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable
elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de
la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un
documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales
para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

Diarias o frecuentes

Semanales

Quincenales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales

Ocasionales o eventuales

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel acadmico

Habilidades y destrezas

Conocimientos tcnicos y/o especficos

Metodologa para la elaboracin de manuales

administrativos
Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales,
ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su
conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas del
manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a
quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos
aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares del
documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin,
obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe
ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la
elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada
directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de
estudio.
La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el
personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable

utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de

ellas.

Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a
la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos.
Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su
importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la
informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que
no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede
determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los
cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.
La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar
documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.
El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.

Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos
claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de
todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para
una tarea de tipo tcnico.
Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y
recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo

particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el
efecto, etc. No importa quien o quienes lo aprueben lo importante es que se haga
por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales
sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su
elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante
altos.
Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar
a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las
mismas

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