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    Presentación AGROSAN - Fundamentos Procesos Industriales

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    El documento presenta información sobre gestión por procesos. Explica conceptos clave como proceso, mapa de procesos, indicadores, seguimiento y medición. También describe la importancia de gestionar los riesgos e identificar, analizar y mitigar eventos que puedan afectar los objetivos de la organización. En general, el documento ofrece una guía sobre cómo implementar una gestión efectiva basada en procesos en una empresa.

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    Presentación AGROSAN - Fundamentos Procesos Industriales

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    El documento presenta información sobre gestión por procesos. Explica conceptos clave como proceso, mapa de procesos, indicadores, seguimiento y medición. También describe la importancia de gestionar los riesgos e identificar, analizar y mitigar eventos que puedan afectar los objetivos de la organización. En general, el documento ofrece una guía sobre cómo implementar una gestión efectiva basada en procesos en una empresa.

    Descripción original:

    Capacitación Empresarial

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    El documento presenta información sobre gestión por procesos. Explica conceptos clave como proceso, mapa de procesos, indicadores, seguimiento y medición. También describe la importancia de gestionar los riesgos e identificar, analizar y mitigar eventos que puedan afectar los objetivos de la organización. En general, el documento ofrece una guía sobre cómo implementar una gestión efectiva basada en procesos en una empresa.

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    Presentación AGROSAN - Fundamentos Procesos Industriales

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    El documento presenta información sobre gestión por procesos. Explica conceptos clave como proceso, mapa de procesos, indicadores, seguimiento y medición. También describe la importancia de gestionar los riesgos e identificar, analizar y mitigar eventos que puedan afectar los objetivos de la organización. En general, el documento ofrece una guía sobre cómo implementar una gestión efectiva basada en procesos en una empresa.

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    de 77

    FUNDAMENTOS DE

    PROCESOS
    INDUSTRIALES

    PARA REFLEXIONAR

    EN CONCLUSIN

    PARA REFLEXIONAR

    2
    Vicio de ser
    Talento Humano
    Capacitado

    = Servicio al cliente

    A CUAL ?

    Para analizar

    Algunas frases
    Tus clientes no esperan que seas perfecto. Lo que si esperan es que les
    resuelvas un problema cuando algo sale mal

    La gente espera un buen servicio, pero pocos estn dispuestos a darlo

    Bien hecho es mejor que bien dicho

    Servicio al cliente no es un departamento, es una actitud

    Buenos lderes primero deben ser buenos servidores

    Premisas
    1. En AGROSAN tenemos clientes internos y externos. Es decir, siempre
    estamos funcin de satisfacer las necesidades de un miembro de la
    empresa o agente externo.

    REFLEXIN

    PREGUNTA

    Algunos conceptos claves


    QU ES EFICIENCIA?
    Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

    QU ES EFICACIA?
    Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
    resultados planificados

    Algunos conceptos claves


    QU ES CALIDAD?
    La calidad es el grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes
    cumple con los requisitos, entendindose por requisito necesidad o
    expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Iso 9000
    En otras palabras, conjunto de propiedades y caractersticas de un producto,
    proceso o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer las
    necesidades establecidas o implcitas.

    Principios bsicos de la Gestin de la


    Calidad
    1. Enfoque al cliente
    2. Liderazgo
    3. Compromiso de personal
    4. Enfoque a procesos
    5. Enfoque a la gestin
    6. Mejora continua
    7. Toma de decisiones basadas en
    hechos
    8. Relaciones mutuamente beneficiosas
    con los proveedores

    Algunos conceptos claves


    Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
    interactan, las cuales transforman elementos de entrada en
    resultados
    Normas ISO 9000

    QU ES PROCESO ?

    Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene


    valor intrnseco para su usuario o cliente
    Asociacin espaola para la calidad

    Elementos de un Proceso

    1. Inputs

    2. Actividades
    Medios y recursos

    Entrada Principal

    3. Outputs
    De producto
    (Tangible)

    Hardware
    Software
    Suministro interno
    o externo

    Mtodos de trabajo
    (Procedimientos)

    De Eficacia
    (Resultado o
    Satisfaccin)
    Valor intrnseco, medible o
    evaluable

    Factores de un Proceso
    Responsable
    con
    conocimientos,
    habilidades y actitudes adecuadas.

    - Entorno en el cual se
    lleva el proceso

    Personas

    Medio
    Ambiente

    - Mtodo de trabajo
    - Procedimiento
    - Instruccin tcnica
    Quin, qu, cmo y
    cuando

    Mtodos

    -Materias primas
    o semielaboradas
    Materiales

    Recursos
    Fsicos

    - Informacin
    adecuada

    - Instalaciones
    - Maquinara
    - Hardware y Software
    Todo en adecuadas
    condiciones de uso

    Funcionamiento de un Proceso

    Gestin Basada en Procesos


    Gestin por Procesos
    La gestin de procesos se ha revelado como una de las herramientas de
    mejora de la gestin ms efectivas para todos los tipos de organizaciones.

    Entonces que es un PROCESO?


    Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre s, que utiliza
    recursos y controles para transformar elementos de entrada en resultados con
    VALOR.

    A ESTO NOS AYUDA LA GESTIN


    POR PROCESOS

    Modelo Cliente Proveedor


    interno
    Se le pregunt a un grupo de operarios que estaban
    haciendo exactamente la misma tarea, Qu estn
    haciendo?, a lo que respondieron:
    Estoy picando piedra.

    Se limitaba a hacer la tarea que le


    haban asignado y de acuerdo a las
    instrucciones recibidas

    Estoy haciendo una cruz.


    Estamos haciendo una catedral.

    Relaciona
    su
    trabajo
    con
    la
    responsabilidad de obtener un producto
    Conciencia de
    proceso global

    grupo

    Caracterizacin del negocio y


    factores crticos de xito

    QUINES SOMOS Y QU PRETENDEMOS?


    QU NECESIDADES INTERNAS Y EXTERNAS NOS INFLUYEN Y CONDICIONAN?
    QUINES SON NUESTROS CLIENTES Y QU DESEAN?
    QU REQUISITOS NOS IMPONE NUESTRA EMPRESA?

    Gestin Basada en Procesos


    Gestin por Procesos
    Se utiliza en el desarrollo, la implementacin y la mejora de la eficacia de un
    Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) y concentra su atencin en los siguientes
    puntos:

    2
    3
    4

    La comprensin y el cumplimiento de los requisitos


    de los clientes de cada proceso.
    La necesidad de considerar y de planificar los
    procesos en trminos que aporten valor (el cliente
    no debe pagar por algo que no le aporte valor).
    El control, la medicin y la obtencin de resultados
    del desempeo y de la eficacia delos procesos.

    La mejora continua de los procesos con base en


    mediciones objetivas.

    Premisas
    1. En AGROSAN tenemos clientes internos y externos. Es decir, siempre
    estamos funcin de satisfacer las necesidades de un miembro de la
    empresa o agente externo.
    2. En AGROSAN queremos trabajar con calidad, razn por la cual deseamos
    adoptar los principios bsicos de esta teora administrativa

    Gestin Basado en Procesos


    VENTAJAS

    Orienta la empresa hacia el cliente


    y sus objetivos y no hacia el
    control burocrtico interno

    Gestin Basado en Procesos


    VENTAJAS

    En la medida que se conoce de forma OBJETIVA por


    qu y para qu se hacen las cosas, es posible
    optimizar y racionalizar el uso de los recursos

    Permite entender la empresa como un proceso


    global que genera clientes satisfechos en toda la
    cadena de valor. Visin ms amplia y global

    Gestin Basado en Procesos


    VENTAJAS

    Facilita la identificacin de costos innecesarios de


    actividades sin valor aadido y por ende ayuda a
    reducir costos operativos.

    Facilita la identificacin de limitaciones


    obstculos para la toma de decisiones

    Gestin Basado en Procesos

    Mapa de Procesos

    Aquellos procesos que estn vinculados al


    mbito de las responsabilidades de la
    direccin y principalmente a largo plazo

    O misionales, estn ligados directamente


    con la realizacin del producto y/o la
    prestacin de un servicio.

    Aquellos que dan soporte a los procesos


    operativos

    Satisfaccin

    Necesidades y expectativas

    Mapa de Procesos

    Mapa de Procesos
    MAPA DE PROCESOS

    ORGANIGRAMA

    - Descripcin grfica de
    ORGANIZACIN VERTICAL

    la

    - Descripcin grfica de la
    ORGANIZACIN HORIZONTAL

    - Representa
    jerarqua
    departamentos

    - Conjunto de flujos que de


    forma
    interrelacionada
    consigue el producto y/o
    servicio final

    Mapa de Procesos

    Mapa de Procesos

    Mapa de Procesos

    MACROPROCESO

    PROCESO

    SUB-PROCESO

    Descripcin de Procesos

    Proceso vs Procedimiento

    Proceso vs Procedimiento

    Descripcin de Procedimiento

    Descripcin de Procedimiento

    Descripcin de Procedimiento

    Diagrama de Procesos

    Diagrama de Procesos

    Seguimiento y medicin de
    Procesos

    Seguimiento y medicin de
    Procesos
    Indicadores de proceso

    Seguimiento y medicin de
    Procesos

    Seguimiento y medicin de
    Procesos

    Seguimiento y medicin de
    Procesos

    Mapa de procesos

    Codificacin de documentos
    Macroproceso Cdigo
    Estratgico
    E
    Misional
    M
    Apoyo
    A

    Macroproceso
    Apoyo
    Apoyo
    Apoyo
    Apoyo
    Apoyo
    Apoyo

    Proceso

    Proceso
    Cdigo
    Planeacin
    PL
    Gerencia general
    GG
    Abastecimiento
    ABS
    Produccin
    PDN
    Comercializacin CM
    Medio ambiente
    MA
    Mantenimiento MTO
    Talento Humano
    TH

    Subproceso

    Talento humano Seleccin de personal


    Talento humano Capacitacin
    Talento humano Evaluacin de desempeno
    Talento humano Seleccin de personal
    Talento humano Capacitacin
    Talento humano Evaluacin de desempeno

    Tipo documento Cdigo


    Procedimiento
    P
    Flujograma
    FL
    Manual
    M
    Instructivo
    I
    Ficha tcnica
    FT
    Formato
    F

    Tipo documento Codificacin


    Procedimiento
    Procedimiento
    Procedimiento
    Flujograma
    Flujograma
    Flujograma

    A - TH - P - 01
    A - TH - P - 02
    A - TH - P - 03
    A - TH - FL - 01
    A - TH - FL - 02
    A - TH - FL - 03

    Fecha
    Fecha
    Versin
    Responsable
    elaboracin aprobacin
    #
    20/11/2104 25/11/2014
    1
    Asistente GH
    20/11/2104 25/11/2014
    1
    Asistente GH
    20/11/2104 25/11/2014
    1
    Asistente GH
    20/11/2104 25/11/2014
    1
    Asistente GH
    20/11/2104 25/11/2014
    1
    Asistente GH
    20/11/2104 25/11/2014
    1
    Asistente GH

    Gestin por procesos


    QU ES GESTIN?
    Conjunto de trmites que se llevan a cabo para resolver un asunto.
    Accin o trmite que hay que llevar a cabo para conseguir o resolver una cosa
    Accin que se realiza para resolver una cosa, en especial si es administrativa
    o requiere documentacin

    Gestin por procesos


    QUE ES LO QUE SE GESTIONA EN UN PROCESO?

    Gestin por procesos

    Significa desafiar, retar, enfrentar. Tambin se define como poner en peligro a una
    persona, en algunos escritos se refiere a la proximidad de un dao.
    El riesgo es incertidumbre relacionado con la duda ante la posible ocurrencia de
    algo que puede generar prdidas o no.
    El riesgo tambin es conocido como la probabilidad de prdida la cual permite
    cuantificar el riesgo a diferencia de la posibilidad de riesgo donde este no se
    puede cuantificar.

    Gestin del riesgo


    La gestin del riesgo se define como el proceso de identificar, analizar y
    cuantificar las probabilidades de prdidas y efectos secundarios que se
    desprenden de los resultados no esperados, as como de las acciones
    preventivas, correctivas y reductivas correspondientes que deben
    emprenderse.

    Gestin del riesgo


    Segn Charles Darwin, "las especies que sobreviven no son las ms
    grandes ni las ms fuertes, ni siquiera las ms inteligentes o las que
    cambian o mejoran rpido; no, las especies que sobreviven son las que se
    adaptan mejor"

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    1. IDENTIFICACIN
    Posibilita conocer los eventos potenciales estn o no bajo el control de la
    organizacin que ponen en riesgo el logro de su misin, estableciendo los
    agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.

    Qu puede suceder?
    Cul es el evento o eventos que podran ocurrir y que afectaran el logro
    de los objetivos de la organizacin.
    Cmo y por qu puede suceder?
    Cules son las causas posibles de estos eventos y los agentes
    generadores de las mismas.

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    1. IDENTIFICACIN

    Situaciones
    asociadas a
    fuerzas
    de
    naturaleza
    ocasionadas
    terceros

    las
    la
    u
    por

    Recurso
    Humano

    Acontecimiento
    s externos

    Conjunto de elementos de
    apoyo
    para
    el
    funcionamiento de
    la
    organizacin,
    incluye
    edificios,
    espacios
    de
    trabajo, almacenamiento.

    Conjunto de personas vinculadas directa o


    indirectamente con la ejecucin de
    procesos de la entidad.

    Procesos
    FACTORES
    DE
    RIESGO

    Infraestructura

    Tecnologa

    Conjunto
    interrelacionado de
    actividades para la
    transformacin de
    elementos
    de
    entrada y salida

    Conjunto de herramientas
    empleadas para soportar los
    procesos de la entidad.
    Incluye hardware, software y
    aplicaciones

    Son fuentes generadoras de riesgo que pueden ocasionar prdidas econmicas, mala
    reputacin e imagen, ingresos dejados de percibir, multas, etc.

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    1. IDENTIFICACIN (Herramientas)
    LISTAS DE CHEQUEO

    Existen listas de chequeo de riesgos que podran


    ocurrir en la organizacin

    JUICIO DE EXPERTOS

    Personas que tengan conocimiento suficiente de los


    procesos y un entrenamiento bsico en la
    metodologa que se vaya a utilizar.

    DIAGRAMAS DE FLUJO

    Esto ayuda a que el equipo de trabajo ubique puntos de


    control ineficaces, actividades que faltan o se repiten, y que
    pueden ser fuentes potenciales de riesgos.

    LLUVIA DE IDEAS

    Un trabajo de equipo multidisciplinario y transfuncional, mientras


    mayor participacin haya en esta fase del proceso, menos cosas se
    quedarn por fuera y evitarn la posterior pregunta Y esto por
    qu no se nos ocurri?

    ANALISIS DE
    ESCENARIOS

    La metodologa prospectiva es una posible herramienta a


    utilizar, plantendose posibles escenarios del futuro de la
    entidad, desde los ms pesimistas (donde todos los eventos
    de riesgo ocurren) hasta los ms optimistas o deseables.

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    1. IDENTIFICACIN
    a) Identificar y documentar la totalidad de los procesos.
    b) Establecer metodologas de identificacin, que sean aplicables a los
    procesos, con el fin de determinar los riesgos operativos.
    c) Con base en las metodologas establecidas identificar los riesgos operativos,
    potenciales y ocurridos, en cada uno de los procesos.
    d) La etapa de identificacin debe realizarse previamente a la implementacin
    o modificacin de cualquier proceso, as como en los casos de fusin,
    adquisicin, cesin de activos, pasivos y contratos, entre otros.

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    2. MEDICIN
    Una vez concluida la etapa de identificacin, las organizaciones deben medir la
    probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto en caso de materializarse.
    Esta medicin ser cualitativa y, cuando se cuente con datos histricos,
    cuantitativa. Para la determinacin de la probabilidad se debe considerar un
    horizonte de tiempo de un ao.
    a) Establecer la metodologa de medicin individual y consolidada susceptible de
    aplicarse a los riesgos operativos identificados. La metodologa debe ser
    aplicable tanto a la probabilidad de ocurrencia como al impacto.
    b) Determinar el perfil de riesgo inherente de la entidad

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    2. MEDICIN

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    2. MEDICIN

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    2. MEDICIN

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    2. MEDICIN

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL
    Las organizaciones deben tomar medidas para controlar los riesgos inherentes a
    que se ven expuestas con el fin de disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el
    impacto en caso de que se materialicen.

    Durante esta etapa las organizaciones deben como mnimo:


    a) Establecer la metodologa con base en la cual definan las medidas de control
    de los riesgos.
    b) Estar en capacidad de determinar el perfil de riesgo residual de la entidad. Sin
    perjuicio de lo anterior, las entidades podrn decidir si transfieren, aceptan o
    evitan el riesgo, en los casos en que esto sea posible.
    La utilizacin de ciertas medidas, como la contratacin de un seguro o
    tercerizacin (outsourcing), puede ser fuente generadora de otros riesgos
    operativos, los cuales deben ser a su vez administrados.

    Control Procesos

    TOMA DE DECISIONES

    K
    Informacin
    Datos

    Control Procesos

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL (Clasificacin de los controles)

    FORMA DE
    EJECUCIN

    Automtico

    Semi
    automtico

    Manual

    TIPO DE
    CONTROL

    Preventivo

    Preventivo /
    Detectivo

    Detectivo

    FRECUENCIA DE
    EJECUCIN

    Permanente

    Peridico

    Ocasional

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL
    Automatizacin

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL
    Oportunidad

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL
    Periodicidad

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL (Diseo del control)

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    3. CONTROL (Riesgo residual)

    Gestin del riesgo


    ETAPAS DEL RIESGO
    4. MONITOREO
    El monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los procesos; Su
    finalidad principal, ser la de aplicar y sugerir las acciones preventivas y ajustes
    necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo.
    Debido a que el contexto estratgico cambia o puede cambiar, es necesario
    que la organizacin establezca una frecuencia y metodologas de monitoreo y
    revisin de los resultados del proceso de gestin de riesgos.
    Esta revisin incluye:
    Eficacia de las medidas de control
    Cambios en el contexto
    Pertinencia de los controles
    Conveniencia del tratamiento
    Costo del tratamiento

    Mejora continua de Procesos

    Mejora continua de Procesos

    Mejora continua de Procesos

    Mejora continua de Procesos


    segn Norma ISO 9001:2000

    Mejora continua de Procesos

    Mejora continua de Procesos

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