Procedimiento de Despacho y Distribucion

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO Y DISTRIBUCION
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Alcance: Aplica a las actividades de despacho y

distribucin de productos
Revisin:03
Nota importante:
El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO
INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a
terceras personas sin la expresa autorizacin del Representante de la Gerencia.
Fecha de Vigencia:
14-06-2010
Revisin N: 03
Elaborado por:
Pamela Ampuero Saavedra
Encargada de Calidad
Aprobado por:
Javier Troncoso Anderson
Representante de la Gerencia

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Revisin:03
INDICE
0.
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
1.
OBJETIVO
2.
ALCANCE
3.
RESPONSABILIDADES
4.
DEFINICIONES
5.
DOCUMENTACIN APLICABLE
6.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
7.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
8.
REGISTROS
9.
ANEXOS

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0.
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Rev. N
00
Fecha
11/04/08
01
06/02/09
02
14/01/10
Alcance de la Modificacin
Versin Inicial
Se establece responsabilidad.
Actualizacin en
procedimientos.
Cambio de Logo y nombre
Corporativo.
Actualizacin de la
documentacin aplicada.
03
14/06/10
N Pgina Aprobado por

Representante
Gerencia
Actualizacin de los
procedimientos
Representante
de Gerencia
Todo el
documento
Representante
de Gerencia
Representante
de Gerencia

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1.
OBJETIVO
Definir toda la secuencia de actividades que se requieren desde la emisin de
la nota de venta hasta la recepcin del producto por el cliente.
2.
ALCANCE
Actividades de despacho realizadas por personal de la organizacin y
actividades de distribucin realizadas por la empresa de servicios Transportes
Lutromo.
3.
RESPONSABILIDADES
Jefe de Bodega: es responsable de la verificacin de la documentacin con la

que se requieren las mercaderas, mantiene informado al jefe de Logstica de
la llegada de los vehculos y las novedades detectadas en el proceso de
distribucin, de acuerdo a lo que le informan los conductores a su regreso de
las rutas. El jefe de bodega prepara los pedidos.
Jefe de Logstica: Coordina y
despacho.
determina las rutas ptimas de reparto o
Operarios de Bodega: deben timbrar con su timbre personal o firma con su

nombre, todo documento que hayan liberado (facturas, guas de despacho,
boletas). De este modo se responsabilizan por la revisin y verificacin
realizada.
4.
DEFINICIONES
No Aplica
5.
DOCUMENTACIN APLICABLE
ISO 9001:2008
Sistema Enterprise.
Procedimiento Accin Correctiva y Preventiva
Hoja de Seguridad de producto
Procedimiento Control de Producto No Conforme
6.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

No Aplica
7.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

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Antes del inicio de este proceso, existen dos pasos administrativos previos
importantes, que son la cotizacin del producto por parte del vendedor y la
aprobacin financiera de este, el que concluido genera la nota de venta que
da inicio a la facturacin y posterior envo.
Para el eficiente cumplimiento de un despacho, influyen diversos factores
como: personal de bodega y conductores idneos y bien seleccionados de
acuerdo a perfiles de cargo determinados, cumplimiento de los horarios
establecidos y transporte acorde a las exigencias del cliente.
Cuando se hace referencia al cumplimiento de los horarios significa que, para
la emisin de la cotizacin la aprobacin financiera, la emisin de la nota de
venta y del pre-despacho y finalmente la facturacin, se deben cumplir los
horarios como est definido (48 horas desde la facturacin), permitiendo as, la
preparacin de los productos para ser enviados en los horarios establecidos.
El transporte permanente y diario debe consistir en a lo menos dos camiones,
de entre cinco y diez tonelada, mas una o dos camionetas de entre 500 a
1.200 kilos, cuyas carroceras deben tener caractersticas apropiadas para
acoger los productos de acuerdo a sus dimensiones. En las estructuras de las
carroceras llevaran la imagen corporativa de la empresa, como asimismo, si
corresponden los smbolos de carga peligrosa. Estos vehculos deben tener la
disponibilidad diaria permanente y si por alguna falla imprevista alguno no
est en condiciones, el jefe de logstica debe tener otro (s) de alternativa
inmediata. Al final de cada da los conductores deben dejar los vehculos
aseados, cargados de combustible y en condiciones optimas para opera al
da siguiente.
Los conductores sern instruidos de acuerdo a las exigencias que requiere una
buena atencin, esto es el ceimiento a las a las rutas establecidas, el
cumplimiento de los horarios de recepcin impuestos por los clientes, la
interrelacin amable, educada y de solucin de problema que se puedan
presentar y la descarga de los productos cuando el receptor no tenga los
medios o las exigencias que as lo precisen. Esta instruccin estar a cargo del
jefe de bodega y del jefe de logstica coordinadamente.
DESPACHOS A CLIENTES
1.-Despacho de Mercadera.
El jefe de logstica y distribucin recibe las facturas, boletas o guas de
despacho emitidas desde el punto de venta para su despacho, las cuales

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deben contener los siguientes datos claros y precisos: - Direccin exacta y

horarios de recepcin en el lugar de entrega del o los productos.
2. Entrega de mercadera:
Atencin de Pblico:
Personal u operario de bodega recibe la boleta de parte de cliente. Prepara el
pedido con la boleta, gua de despacho o factura, la cual debe timbrar y
procede a su entrega previa inspeccin visual del jefe de bodega.
Preparacin de Despachos:
El jefe de logstica y distribucin entrega de facturas al jefe de bodega para el
despacho de mercadera. El jefe de bodega prepara los pedidos disponiendo
de los productos en bodega, con los ayudantes de bodega.
Manipulacin para carga local:
En la preparacin de los pedidos, se debe tener especial cuidado en que los
productos cumplan con lo solicitado por el cliente respecto a: Etiquetado,
pesos, embalaje, certificados requeridos y cualquier otra solicitud.
Los productos reenvasados debern ir con sus correspondientes etiquetas y
correctamente embalados.
Cuando exista una entrega directa al cliente (este retira), se debe considerar
que los productos se encuentren perfectamente etiquetados, los pesos sean
los adecuados, los embalajes correspondan a los productos y los envases y
artculos bien presentados sin polvo.
Embalaje para despacho:
Los productos lquidos envasados en bidones para ser despachados, debern
ser revisados minuciosamente, objeto no se filtren, y embalados en cajas
etiquetadas frgil no voltear.
Las manualidades (moldes, esencias, y otros), por su fragilidad, debern ser
protegidos con papel de diario y cartones, objeto evitar abolladuras y
deformaciones. Y posteriormente introducidas en una caja para su proteccin
y sellados con cinta adhesiva Lutromo.
Productos qumicos, ceras y otros, debern ser estibados de tal manera, que
no exista contaminacin entre productos.
Especial atencin se debe tener con productos como los pigmentos que son
fciles de manchar otros envases.
3.- Armado de Rutas y Carga
Al finalizar el proceso de facturacin, el jefe de logstica en coordinacin con
el jefe de bodega, determinan las rutas ptimas de reparto o despacho (de

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acuerdo a la factura o gua de despacho) que harn cada uno de los

vehculos.
Considerando los puntos de entrega y horas de recepcin de productos
establecidas por los clientes de modo tal que el recorrido sea aquel que
permita dar satisfaccin total en este cometido. Se tendr presente al
momento de confeccionar la ruta, que como prioridad de entrega, la tendrn
los pedidos con ms tiempo de facturacin, posteriormente los urgentes del
da y finalmente los del da si los hubiese.
El jefe de bodega, prepara la ruta a los vehculos en coordinacin con la
empresa de transporte.
El despacho se prepara a partir de la ruta asignada al chofer. Es as como se
sacan los productos y se carga al vehculo ya sea camioneta o camin. Junto
con la mercadera a despachar van documentos como facturas y/o guas de
despacho, segn corresponda. Adems al chofer se le asigna una hoja de
ruta, donde registrar las entregas, con fecha y hora de entrega al cliente.
Los conductores efectan el recorrido en el orden previamente establecido y
su objetivo final es la entrega de todos los pedidos a plena satisfaccin de los
clientes.
Los conductores se preocuparn de que el receptor certifique la recepcin
conforme, colocando todos sus datos claramente legibles, vale decir: nombre,
Rut, recinto de recepcin y firma, en la cuarta copia de la factura o de la gua
de despacho.
El cliente al estampar su firma da conformidad declarando que la mercadera
fue recibida en buen estado, y con empaques limpios y sin daos. Posterior a
esto no se aceptarn reclamos de mercadera entregada en malas
condiciones.
El proceso de despacho finaliza cuando los conductores entregan al jefe de
bodega, la cuarta copia de la factura o de la gua de despacho,
correctamente firmada, junto con la hoja de ruta y las novedades si las
hubiese.
El jefe de bodega, informa la llegada de los vehculos al jefe de logstica y las
novedades.
DESPACHOS ENTRE SUCURSALES
Existen las bodegas principales ubicadas en Puerto Vespucio, y dos sucursales:
una ubicada en Santa Ester y la otra en Via del Mar en 14 Norte.

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La bodega Vespucio es la bodega principal, y a ella se le hacen llegar todo lo

requerido por las sucursales en cuanto a productos, los das viernes de cada
semana, ya que los despachos a sucursales se realizaran preferentemente los
das martes. Cada bodega, especficamente el jefe de local, solicita productos
por medio de correo electrnico a nombre del Jefe de Logstica y Distribucin,
con copia a jefe de bodega, jefe bodega envasado y encargado de bodega
Adhesivos, segn corresponda.
Los responsables en preparar los pedidos informan va e-mail al jefe de
logstica cuando estos se encuentren en condiciones de ser despachados,
quien confecciona una gua para su posterior despacho, previa revisin del
jefe de bodega de la mercadera para despacho.
Bodega Vespucio
Jefe de bodega recibe va e-mail lo solicitado, prepara pedido, una vez
terminado enva e-mail con lo preparado y observaciones si las hubiese al Jefe
de logstica, quien emite la gua correspondiente para su posterior despacho,
previa revisin de la mercadera por el jefe de bodega.
Despacho provincias
El jefe de logstica, recibe la factura o gua a despachar. Este la deriva al jefe
de bodega para que disponga la preparacin del despacho, segn lo indica
la factura o gua de despacho. Una vez listo el producto, quien prepar el
pedido, solicita al jefe de bodega que revise el despacho, estando conforme
proceden ambos a firmas la gua o factura del pedido como una forma de
testificar que todos los productos estn de acuerdo a los pesos y
caractersticas solicitadas.
Se comunica al jefe de logstica que el pedido est preparado y en
condiciones de ser despachado.
La entrega de la mercadera siempre se despacha para transporte con la
factura o gua o de despacho.
Cualquier falla o desviacin detectada en el proceso de despacho o
distribucin ser informada como no conformidad en intranet por el Jefe de
Bodega o por el Jefe de Logstica.
8.
REGISTROS
Identificacin
Almacenamiento
No conformidad
Intranet Lutromo
Accin
Correctiva y
Preventiva
9. ANEXOS
Tiempo de
retencin
Indexacin
Llenado
Disposicin
Indefinido
Por fecha
Segn
corresponda
No aplica

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No aplica

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