EL PROTOCOLO

Antecedentes:
El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito la
voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la
grabacin grfica sobre un elemento fsico que hiciera visible y perpetua su
consideracin, de esa manera los hombres idearon que al emitirse la voluntad se
hiciera entre solemnidades y quedara grabada grficamente sobre un objeto
material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisin del
espritu, conservador de una creacin del hombre; a esa primera fuente de la
gnesis del acto jurdico llamaron Protocolo.
Etimologa:
Existen varias acepciones de la palabra Protocolo. Su etimologa poco ayuda para
esclarecer cual es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de su
origen. Puede resultar de la palabra compuesta del prefijo PROTO, procedente de la
vos griega PROTOS, y el sufijo COLO o COLON, sobre cuya significacin no se ha
puesto de acuerdo los autores. Segn Scriche proviene de la vos latina COLLIUM o
COLLATIO, que significa comparacin o cotejo; pero existen otras series de
significaciones asignadas por otros autores.
Definicin:
En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo empastado de los instrumentos
autorizados durante un periodo de tiempo; tambin al papel sellado especial que se
vende exclusivamente a los notarios para faccionar escrituras; y al conjunto de
escritura que se llevan faccionadas en el ao que transcurre. La definicin legal de
Protocolo se encuentra comprendida en el artculo 8 del Cdigo de Notariado, que
reza: el Protocolo es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las Actas
de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y documentos que el Notario
registra de conformidad con esta Ley .
Requisitos y Formalidades del Protocolo:
a

a.

Los instrumentos deben de redactarse en espaol, escribirse a

maquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;

b.

Los instrumentos deben llevar numeracin cardinal, escribindose

uno a continuacin del otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada

instrumento slo debe quedar espacio para las firmas;
c

c.

El Protocolo debe llevar foliacin cardinal escrita en cifras;

d.

En el cuerpo del Instrumento las fechas, nmeros o cantidades se

expresaran con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y

cifras, prevalece lo escrito en letras;
e

e.

Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que

se transcriban se copian de manera textual;

f

f.

La numeracin fiscal del Papel Sellado no podr interrumpirse,

salvo los casos de protocolaciones, o que se hubiere terminado la serie y

se inicie una nueva;
g

g.

Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran

con una lnea antes de que sea firmado el instrumento;

h

h.

Debe de tomarse en cuenta que son nulas las adiciones,

entrerrenglonaduras y testados, sino se salvan al final, antes que el

documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas.
Apertura y Contenido:
6

Apertura:

El Protocolo se abre cada ao con la primera escritura que se facciona, la

cual llevar siempre el nmero Uno y principiar en la primera lnea del
folio inicial. No se necesita ninguna razn de apertura, pero es obligatorio
el pago de Q.50.00 en la Tesorera del Organismo Judicial por derecho de
apertura;

8
9

Contenido:

10 El Protocolo del Notario contendr: Las Escrituras Publicas o Matrices,

Las Actas de Protocolacin, Las Razones de Legalizacin o cualquier
documento que la Ley seale, la Razn de Cierre, el Indice y los
Atestados.
Cierre, Indice y Atestados:
CIERRE:

El protocolo debe cerrarse cada ao, el ltimo da del ao natural, pero tambin
puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de cartular. El cierre
es mediante una razn notarial, la cual debe contener: la fecha, el nmero total
de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos son escrituras pblicas,
el nmero de actas de protocolizacin, de razones de legalizacin, el nmero de
escrituras cancelas, si lo hubieren; as como el total de folios utilizados;
observaciones si fueren necesarias y la firme del notario;
Modelo
En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil, el Infrascrito
Notario MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, procedo a cerrar el protocolo a mi
cargo correspondiente al ao en curso, el cual consta de treinta instrumentos
pblicos,

divididos

as:

veintisiete

Escrituras

Matrices,

dos

Acta

de

Protocolizacin y una Acta de Toma de Razn de Legalizacin de Firmas. Dicho

protocolo consta de cuarenta y nueve folios.

INDICE:
Posteriormente a la razn de cierre, debe redactarse el ndice, segn la Ley
guatemalteca, este que antes de la reforma a la Ley del Timbre y Papel Sellado
deba hacerse necesariamente en papel sellado; pero que ahora se hace en una
hoja de papel bond a la que se deben adherir los timbres de ley (Q.1.00); y
contendr en columnas separadas :
1

1.

El nmero de orden del instrumento (escritura, acta de

protocolacin, o razn de legalizacin);

2

2.

El lugar y fecha de su otorgamiento ;

3.

Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe

anotar su nombre;
4

4.

El objeto del instrumento ;

5.

El folio en que se inicia.

En el ndice es permitido utilizar cifras y abreviaturas, al final la fecha y la

firma del notario, antes de suscribirlo podr hacer las observaciones si las
hubiere.

Modelo
INDICE DEL PROTOCOLO DEL NOTARIA. LIBNI SUDISADAI JUAREZ LOPEZ
CORRESPONDIENTE AL AO 2,000
No. LUGAR Y FECHA
ORORGAMIENTO
1
2
3

4
5

Ciudad
de
Guatemala
03/07/2,000
Ciudad
de
Guatemala
05/07/2,000
Ciudad
de
Guatemala
07/07/2,000

Ciudad
de
Guatemala
10/07/2,000
Ciudad
de
Guatemala
12/07/2,000

Ciudad
de
Guatemala
14/07/2,000

Ciudad
de
Guatemala
17/07/2,000

Ciudad
de
Guatemala
19/07/2,000

Ciudad
de
Guatemala
24/07/2,000

NOMBRE DE LOS
OTORGANTES

OBJETO DEL
INSTRUMENTO

FOLIOS
EN QUE
PRINCIPIA
-Jorge Luis Lpez Medina
Promesa de Compra
1
-Sandra Mercedez Sandoval Venta
Alarcon
-Jos Rubn Martnez Lpez Identificacin
de
2v
persona de un menor
de edad
Compraventa de Bien
3v
-Hctor Alfredo Rodrguez
Inmueble al Contado
Gmez
-Amilcar Ernesto Villatoro
Romos quin acta como
Representante Legal Gas
Metropolitano
Sociedad
Annima
-Mirna
Beatrz
Espino Compra
Venta
de
4v
Muz
Inmueble a plazos con
-Julian Arturo Rosales Vega Garanta Hipotecaria
-Jos
Francisco
Ramos Compra
Venta
de
6v
Alvarado
Fraccin de Inmueble
-Wilson Estuardo Lpez Urbano.
Morales
-Manuel de Jess Matta Compra
Venta
de
7v
Orellana
Fraccin de Inmueble
-Jos
Roberto
Pinto Rstico
Sandoval
-Amilcar Ernesto Villatoro Arrendamiento de Bien
9
Ramos quin acta como Inmueble Urbano
Representante Legal de la
entidad Gas Metropolitano
Sociedad Annima quin
acta a travs de su
-Cesar Antonio Lpez Paz
-Vctor Manuel Montenegro Constitucin
de
11
Piloa
Sociedad Annima
-Carlos
Manuel
Letona
Galindo
-Alejandro Jos Sagastume Mutuo Bancario con
21
Cordn quin acta como Garanta Fiduciaria
Representante Legal Banco
Granai & Towson

-Alberto Daniel Fernndez

Prez
10 Ciudad
de -Alejandro Jos Sagastume Mutuo Bancario con
Guatemala
Cordn quin acta como Garanta Hipotecario
26/07/2,000
Representante Legal Banco
Granai & Towson
-Henry
Alberto
Paredes
Portillo

23

En virtud de no haber autorizado ms instrumentos que los contenidos en el presente

ndice, lo extiendo, sello y firmo, para agregarlo al registro notarial a mi cargo
correspondiente al presente ao, contenidos en dos hojas de papel bond, a las que les
adhiero los timbres fiscales correspondientes, en la Ciudad de Guatemala el treinta y uno
de diciembre de dos mil.

ATESTADOS:
Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo
y

tienen

relacin

con

los

instrumentos

autorizados

y deben

constar

principalmente el recibo del pago de apertura, comprobantes de entrega de

testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias, etc.
Empastado:
Dentro de los treinta das posteriores al cierre del protocolo el Notario debe
mandar a empastar su protocolo (Art. 18). El empastado puede hacerse en
uno o ms tomos, dependiendo de su volumen, lo que no es permitido es
empastar en un solo tomo dos o ms aos.
Depsito y Guarda:
El Notario no es propietario del protocolo, ya que nicamente es depositario
del mismo y responsable de su conservacin.
Casos en que se deposita el Protocolo:
La ley menciona los casos de depsito del protocolo, algunos en forma
temporal y otros en forma definitiva, siendo los siguientes:
1 1) Por ausencia del pas por tiempo menor de un ao;
2 2) Por ausencia del pas por ms de un ao;
3 3) Por inhabilitacin;

4 4) Por entrega voluntaria; y,

5 5) Por fallecimiento del notario. (Artculos : 23, 26, 27 y 28 del Cdigo de
Notariado).
Protocolo del Notario Fallecido:
En este caso los albaceas, herederos, parientes, o cualquier persona que
tuviera protocolos de un Notario fallecido, deben depositarlos dentro de los 30
das siguientes al fallecimiento, al Archivo General de Protocolos, si fuera en
la capital; al Juez de Primera Instancia, si estuviera en una cabecera
departamental; o al Alcalde, se estuviesen en un Municipio ; en esos casos,
stos funcionarios deben remitirlo dentro de los ocho das siguientes del
depsito al Archivo General de Protocolos.
Garanta y Principios que Fundamental al Protocolo:
Las garantas o principios que fundamentan el Protocolo, son las de
durabilidad y seguridad. Dado que nuestro sistema notarial se concentra en el
principio de que los originales o matrices deben de quedar en poder del
notario, es necesario rodear y dotar, a tales documentos de una serie
numerosa de seguridades. Ello permite la expedicin de testimonios, los
mismo que la comprobacin de la autenticidad de los mismos, en todos
aquellos casos en que los documentos notariales sean redarguidos de
falsedad. En sntesis la existencia y fundamentacin del protocolo radica en
los siguientes aspectos:
a

Permanencia Documental en las Relaciones Jurdicas:

El

Protocolo Notarial constituye una garanta que presta el Estado

para la efectiva perdurabilidad de los actos jurdicos que requieren
la intervencin notarial, para su completa validez y eficacia legal;
b

Garanta de ejecutoriedad de los derechos: La existencia del

protocolo y por el ende de los instrumentos o actos jurdicos en l
consignados pueden llegar a ser una prueba fehaciente sobre los
derechos y sus relaciones jurdicas incorporadas, principalmente
en aquellos casos en que la posesin de un ttulo es esencial para
ejercitar o ejecutar un derecho, de tal forma que dicho derecho se
haya incorporado en cierta manera al documento;

Autenticidad de los derechos: El protocolo desempea, una

funcin autenticadora en el sentido de que las reglas legislativas
atinentes a la formacin y conservacin del mismo dificultan
enormemente la posible y eventual suplantacin de documentos
autorizados, lo mismo que la interrelacin de otros entre los que ya
constan debidamente ordenados y fechados;

Publicidad de los Derechos: Por ltimo, los protocolos cumplen

una labor de publicidad, porque los actos o negocios jurdicos que
autoriza un notario suelen afectar intereses de terceras personas
que no han intervenido en su otorgamiento. Constituye, en
consecuencia, el protocolo el mejor procedimiento para que un
documento est al alcance de quien tenga inters en examinarlo y
hasta sacar copia del mismo, lo cual sucede frecuentemente en
materia de derechos reales.

Prdida, destruccin y reposicin del Protocolo:

El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que
es necesario reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al
Juez de Primera Instancia, el cual deber instruir averiguacin y terminada la
misma resolver declarando procedente la reposicin del protocolo y en caso
de que exista delito mandar a que se inicie el respectivo procedimiento penal
incluso en contra del propio notario. Al declarar procedente la reposicin el
juez pedir a la Corte Suprema de Justicia copias de los testimonios
especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si no
existieran testimonios en el archivo se pedirn las copias o duplicados que
hubieren en los registros y se citar a los otorgantes y a interesados
previnindoles la presentacin de los testimonios o copias que tengan en su
poder. Esta citacin se har por avisos en el Diario Oficial y otro de los de
mayor circulacin.
Si no fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendr que citar
de nuevo a los interesados para consignar en actas los puntos que las
escrituras contenan y en caso de desacuerdo o incomparecencia, los
interesados tendrn que recurrir a un juicio en la va ordinaria.

Revisin Ordinaria y Especial del Protocolo:

La inspeccin y revisin del protocolo tiene por objeto comprobar si en
el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley. La
revisin puede ser de tres clases:
a

La Inspeccin y Revisin Ordinaria: se debe de hacer cada ao,

para el efecto, el Notario est obligado a presentar el protocolo y
sus comprobantes, debindose practicar la inspeccin y revisin
en su presencia.

La Inspeccin y Revisin Extraordinaria: podr hacerse en

cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia.

La Inspeccin y Revisin Especial: Es importante mencionar,

que en casos de averiguacin sumaria por delito, tambin se
puede hacer la revisin de un protocolo notarial, este es el caso
especial.

LA ESCRITURA PUBLICA:
Definicin:
Es la autorizada por Notario en el protocolo a su cargo, a requerimiento de
parte, en la que se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad,
obligndose sus otorgantes en los trminos pactos.
Parte de que Consta
a c)

La Introduccin: Que se subdivide en:

1 3. El encabezamiento: contiene numero de la escritura, lugar y fecha,

hora si se trata de testamento o donacin por causa de muerte, las
palabras ante mi, nombre del notario autorizante y su calidad: Notario.
2 4.

La comparecencia: contiene los nombres completos de los

otorgantes, edad, estado civil, nacionalidad, profesin, ocupacin u

oficio y domicilio. La fe de conocimiento de las personas que
intervienen o su identificacin. Razn de haber tenido a la vista los
documentos fehacientes que acrediten la representacin en nombre de
otro, si fuere el caso. La intervencin de interprete y testigos de ser

necesario; la declaracin de los otorgantes de encontrarse en el libre

ejercicio de sus derechos civiles; y la nominacin del acto o contrato.
b d) El Cuerpo: que se subdivide en:
1 3. En los antecedentes o exposicin se consigna la descripcin
del objeto que va a ser causa del negocio jurdico, elementos
indispensables para la contratacin.
2 4.

Por su parte en la estipulacin o parte dispositiva, se

formula la declaracin de voluntad de los otorgantes que da vida al

acto o negocio jurdico que desean celebrar, reconocer, modificar o
extinguir. Algunos autores a esta parte de la escritura (el cuerpo) le
denominan de Reservas y Advertencias. Finaliza el cuerpo con la
aceptacin del acto o contrato.
a

d.

Cierre: Es cuando se da el cierre del instrumento y no debe de

aparecer en clusulas, el notario debe de dar fe de todo lo expuesto y de

todos los documentos que se han mencionado, tambin se procede a
advertir de los efectos legales y de la obligacin que tienen el sujeto
activo de presentar el testimonio al respectivo registro. En el
otorgamiento, parte de la conclusin, debe de darse lectura de
instrumento, en caso de tratarse de donacin por causa de muerte o
testamento, esta debe de hacerla el testador o quien l designe, dentro
de los testigos y se concluye con la aceptacin, ratificacin y firma del
instrumento. Las palabras ANTE MI, luego la firma del notario.
Modelo

Intruduccin
Encabezado: TRES (3) En la ciudad de Guatemala, el siete de julio de

dos mil, ANTE MI: MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, Notario,

Comparecencia: comparecen por una parte el SEOR HECTOR

ALFREDO RODRIGUEZ GOMEZ, de cuarenta ao de edad, casada,

Mecnico Elctrico, guatemalteco, de este domicilio, se identifica con la
cdula de vecindad nmero de orden A guin uno y nmero de registro

doscientos cincuenta mil quinientos veintiuno extendida por el Alcalde

Municipal de esta ciudad, a quien en el curso de este instrumento podr
denominrsele LA PARTE VENDEDORA; y por la otra parte el seor
ALILCAR ERNESTO VILLATORO RAMOS, de treinta y ocho aos de edad,
casado, Administrador de Empresas, guatemalteco, de este domicilio, se
identifica con la cdula de vecindad nmero de orden T guin veintiuno y
nmero de registro ochenta y cinco mil extendida por el Alcalde Municipal de
Jalapa del departamento de Jalapa, quien acta en su calidad de Gerente
General y Representante Legal de la entidad GAS METROPOLITANO
SOCIEDAD ANONIMA, y acredita su representacin con el Acta Notarial de
su nombramiento, autorizada en esta ciudad el cinco de febrero del presente
ao, por el Notario JUAN CARLOS GUERRA MORAN, debidamente inscrita
en el Registro Mercantil General de la Repblica bajo el nmero doscientos,
folio ciento, del libro treinta de Auxiliares de Comercio. Doy fe: de tener a la
vista la documentacin relacionada y que la representacin que se ejercita de
conformidad con la ley y mi juicio es suficiente para la celebracin del
presente contrato. A quien en lo sucesivo se le llamar LA PARTE
COMPRADORA; me aseguran los comparecientes de hallarse en el pleno
ejercicio de sus derechos civiles y que a travs del presente instrumento
otorgan contrato de COMPRAVENTA DE BIEN INMUEBLE URBANO AL
CONTADO, contenido en las clusulas escriturarias siguientes:

Cuerpo
Antecedentes o exposicin: PRIMERA: ANTECEDENTES: Declara la

PARTE VENDEDORA que es propietaria de la finca urbana inscrita en el

Registro General de la Propiedad de la zona central al nmero diez folio diez,
del libro diez de Guatemala que consiste en lote de terreno ubicado en
dcima avenida dos guin ochenta y ocho de la zona diecinueve Colonia La
Florida de esta Ciudad, con el rea, medidas y colindancias que consta en su
respectiva inscripcin registral. SEGUNDA: ADVERTENCIAS: De manera
expresa la PARTE VENDEDORA hace constar que sobre la finca de su
propiedad no pesan gravmenes, anotaciones, o limitaciones que puedan
afectar los derechos de la PARTE COMPRADORA, por lo que el Notario, le

advierte las responsabilidades en que incurre si lo declarado no fuere cierto o

si no lo hiciere.

Parte dispositiva: TERCERA: DE LA COMPRAVENTA: manifiesta la

PARTE VENDEDORA que por el precio de CIENTO TREINTA MIL

QUETZALES que recibe a su entera satisfaccin vende el inmueble
identificado en la clasula primera del presente instrumento, al seor
ALILCAR ERNESTO VILLATORO RAMOS, con todo cuanto de hecho y
derecho le corresponde al mismo. CUARTA: DE LA ACEPTACION: en los
trminos relacionado la PARTE COMPRADORA en la calidad con que acta,
acepta la venta que se le hace.

Cierre:

Doy fe: a) Que todo lo escrito me fue manifestado y de su contenido, b)

que tuve a la vista las cdulas de vecindad relacionadas, el Ttulo de

propiedad del inmueble gravado consistente en testimonio de la escritura
nmero doce

autorizada en esta Ciudad el catorce de febrero mil

novecientos noventa, por el Notario MIGUEL ESTUARDO MALDONADO

HERNANDEZ, c) advierto a los otorgantes los alcances legales del presente
contrato, as como lo relativo a la obligacin registral y pago del impuesto al
valor agregado; d) leo lo escrito a los interesados quienes enterados de su
contenido, objeto, valor y dems efectos legales, lo ratifican, aceptan y
firman.
3.- Reproduccin
1 1.

Testimonios: Es la copia fiel de la escritura matriz, acta de

protocolizacin o razn de legalizacin, que se expide al interesado el

notario que lo autoriz o quien este facultado por la ley para hacerlo, en el
Testimonio se cubre el impuesto a que esta afecto el acto o negocio que
contiene.
Modelo
ES TESTIMONIO: De la Escritura Pblica nmero veinticinco que autorice
en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para entregar al
Seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero sello y firmo en

cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de fotocopia impresas en

ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja de papel bond,
hago constar que el impuesto afecto del presente contrato se cubri
mediante formulario de la Superintendencia de Administracin Tributaria.
Guatemala veintinueve de octubre de dos mil uno.
2 2. Testimonio Especial: Es el que expide el notario al archivo general
del protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre notarial,
conforme al acto o contrato que contiene.

Modelo
ES TESTIMONIO ESPECIAL: De la Escritura Pblica nmero veinticinco que
autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para
entregar al Seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero sello y
firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de fotocopia impresas
en ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja de papel bond.
Guatemala veintinueve de octubre de dos mil uno.
3 3. Copia simple legalizada: Es la copia fiel del de la escritura matriz,
acta de protocolizacin o razn de legalizacin, que expide el notario a
cualquier interesado, sin cubrir ms impuestos que los que corresponden
por la misma (timbres fiscales y notariales, por hoja reproducida).
Modelo
ES COPIA SIMPLE LEGALIZADA: De la Escritura Pblica nmero veinticinco
que autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para
entregar al Seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero sello y firmo
en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de fotocopia impresas en
ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja de papel bond.
Guatemala veintinueve de octubre de dos mil uno.