MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
DEL CENTRO DE
RESPONSABILIDAD
ABASTECIMIENTO
DEL
HOSPITAL DR. JUAN NOE C.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CENTRO DE RESPONSABILIDAD

ABASTECIMIENTO
DEL HOSPITAL DR. JUAN NOE C.
1. INTRODUCCION
El Hospital Dr. Juan Noe C., requiere para su funcionamiento de una
variada gama de productos o servicios, que deben ser adquiridos, en gran
parte a proveedores particulares, nacionales o extranjeros a travs del
Portal Chile compra.
Dada la alta especializacin y diversificacin de actividades del
Hospital Dr. Juan Noe C., se requiere adquirir gran volumen y diversidad de
medicamentos, insumos medico-quirrgico, reactivos, prtesis, los que son
agrupados en Bodegas de Farmacia. Paralelo a lo anterior, existe otro
mbito de adquisiciones que si bien no va en directo uso a los pacientes,
son indispensables para el desarrollo de la actividad hospitalaria, como son
insumos de aseo, escritorio, computacionales, repuestos, alimentos,
formulario y equipamiento, los que son agrupados en las Bodega
denominadas Escritorio, aseo y economato.
Lo anteriormente sealado se debe agregar todas las solicitudes de
compra de servicios, en todas las reas que la Institucin pueda requerir.
La complejidad del sistema de abastecimiento, en el marco ya
enunciado, no es un tema menor, por tanto requiere de normas y
procedimientos que regulen y cautelen las diferentes transacciones u
operaciones que deban ejecutarse, de tal manera que, a aparte de
propender a la eficiencia en el uso de los recursos financieros, se evite o
minimice hechos reidos con la legislacin vigente.
En el presente documento se indican, en forma sistematizada, los
principales procedimientos relacionados con el Centro de Responsabilidad
de Abastecimiento, as como las normas que rigen las materias.
2. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
Estandarizar y plasmar los procedimientos de Abastecimiento de acuerdo a
la legislacin vigente, de tal manera que se facilite el eficiente uso de los
recursos humano, financieros, optimizando los procedimientos de compras,
almacenamiento y distribucin de los artculos o servicios, permitiendo un
adecuado control y la debida observacin de las normas legales y de
probidad vigentes.

3. OBJETIVOS ESPECFICOS

Proporcionar normas, reglamentos e instrucciones referentes a los

diferentes procesos de compras que se realizan en el Hospital Dr.
Juan Noe C.

Sealar
procedimientos
generales
para
la
recepcin,
almacenamiento y distribucin de los artculos adquiridos.
Servir como un documento de apoyo para la ejecucin de las
actividades propias del Centro de Responsabilidad de
Abastecimiento.

4. NIVEL DE APLICACIN DEL MANUAL

Se aplicar a todos las Unidades del Centro de Responsabilidad de
Abastecimiento del Hospital Dr. Juan Noe C.
5. EVALUACIN Y CONTROL
El cumplimiento del presente manual se verificar a travs del Depto. De
Auditoria del Servicio de Salud o el que estime la autoridad, supervisiones
que se realicen por Finanzas del Hospital Dr. Juan Noe C. Los resultados
de estas visitas servirn para evaluar la aplicacin prctica de los
procedimientos indicados en cada caso.
6. PRINCIPALES LEYES, REGLAMENTOS Y NORMAS SOBRE COMPRAS
O ADQUISICIONES
El Hospital Dr. Juan Noe C, se rige por las siguientes leyes, reglamentos o
normas en materias de compras o adquisiciones.

Ley 19.653, de Probidad Administrativa principio que consiste en

observar una conducta funcionaria intachable y un desempeo
honesto y leal de la funcin o cargo, con preeminencia del inters
general sobre el particular.
Ley 19.886 de Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin
de Servicios (Ley de compras Pblicas)
Ley 18.803, Compra de Servicios (su aplicacin es optativa, segn el
caso particular)

7. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE LOS DIFERENTES PROCESOS

DEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD DE ABASTECIMIENTO.
7.1 ADQUISICIONES O LICITACIONES
Segn Ley 19.886 de fecha 29 de agosto del 2003 y su Reglamento, de
Compras Pblicas, las adjudicaciones que se realicen se regirn por este
en cuanto a sus plazos y montos, cuyas caractersticas de cada una son:
7.1.1 Licitaciones Pblicas
Este tipo de licitacin ser obligatorio cuando las compras o contrataciones
superen las 1.000 Unidades Tributarias Mensuales. Se define como el
procedimiento administrativo de carcter concursal mediante el cual la
Administracin realiza un llamado pblico, convocando a los interesados para
que, sujetndose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales
seleccionar y aceptar la ms conveniente.
Cualquier persona, natural o jurdica, puede presentar ofertas y no es posible
fragmentar el monto total de la contratacin con el objeto variar el tipo de
licitacin.
PROCEDIMIENTOS
1 Elaborar Bases Administrativas
2 Elaborar especificaciones tcnicas (pueden estar incluidas dentro de un
punto de las bases administrativas o ser un documento separado)
3 Aprobar las bases y especificaciones tcnicas por medio de una Resolucin
Exenta suscrita o el Director del Servicio o por la autoridad a quien se le haya
delegado esta facultad.
4 Ingresar Licitacin al sistema www.chilecompra.cl, sin perjuicio de publicar
uno o ms avisos en diarios de circulacin nacional o regional. Plazo para
cerrar la recepcin de ofertas:
Si es mayor a 1000 UTM; El plazo ser de veinte 10 corridos, contados
desde la fecha de publicacin.
Si es entre 100 y 1000 UTM; El plazo ser de 5 das corrido, contados
desde la fecha de publicacin.
Si es menor a 100 UTM; El plazo ser de 2 das corridos, contados
desde la fecha de publicacin.
5 Las Bases se deben adjuntar a la Licitacin en el Portal y es sin costo.

6 Preguntas y respuestas a consultas o aclaraciones se harn solo a travs

del portal www.chilecompra.cl en la licitacin correspondiente, en los tiempos
que las bases administrativas as lo indiquen.
7 Las Ofertas econmicas debern ser solo ingresadas por el sistema de
www.chilecompra.cl.
8 Realizar el Acto formal de apertura. Levantar acta en la que se consignar la
presencia de los posibles oferentes que estn presentes en la apertura, as
como de las posibles observaciones. Enviar a custodia las boletas de garanta,
si procede.
9 La evaluacin se efectuara por el Comit de Abastecimiento del Hospital Dr.
Juan Noe C.
10 Reunin o reuniones, del Comit de Abastecimiento del Hospital Dr. Juan
Noe C., para la evaluacin, en las que se efectuara el anlisis de las ofertas
presentadas segn bases administrativas de la licitacin.
11 Preparar Informe de adjudicacin dirigido a la autoridad correspondiente y
suscrito por los integrantes del Comit, documento en el cual se fundamentar
a sugerencia de compra, la declaracin de inadmisible, cuando las ofertas no
cumplan con los requisitos exigidos en las Bases o bien de declararla desierta
si no se han presentado ofertas o si stas no son convenientes para el Hospital
Dr. Juan Noe C. En cada uno de estos casos de deber dictar Resolucin
fundada por la autoridad que tenga la facultad para ello.
12 Despachar Resolucin (y contrato, si procede) de adjudicacin a Proveedor
(es) y finalizar el proceso de www.chilecompra.cl, adjudicando y publicando el
acta de adjudicacin.
13 Solicitar la devolucin de las boletas de garanta por seriedad de la Oferta,
enviando a custodia las boletas de garanta por el Buen Cumplimiento de
Contrato y solicitar su posterior devolucin, cuando se recepcionen los
artculos, servicios o termino del contrato.
7.1.2 LICITACIN PRIVADA
Se define como el procedimiento administrativo de carcter concursal por el
cual, previa, Resolucin fundada que la disponga, la Administracin invita a
determinadas personas, naturales o jurdicas, para que, sujetndose a las
bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales se seleccionar y
aceptar, si se considera conveniente, la oferta respectiva. Proceder
Licitacin Privada en los casos fundados indicados en el Art. N 8 de la Ley
19.886 de Compras Publicas

Procedimientos
1. Preparar documento, dirigido a la autoridad que tenga las facultades
delegadas, solicitando se autorice Licitacin privada, explicando,
detalladamente las razones que fundamentan tal peticin.
2. Dictar resolucin autorizando la Licitacin Privada.
3. Elaborar Bases Administrativas.
4. Elaborar especificaciones Tcnicas (pueden estar incluidas dentro de un
punto de las bases administrativas o ser un documento separado)
5. Aprobar las Bases y Especificaciones tcnicas por medio de una
Resolucin Exenta suscrita o el Director del Servicio o por la autoridad a
quien se le haya delegado esta facultad.
6. Ingresar Licitacin al sistema www.chilecompra.cl e invitar a los oferentes
que se haya determinado previamente, envindoles las Bases. Plazo
mnimo para cerrar la recepcin de las Ofertas: Doce das corridos,
contados desde la publicacin.
7. Preguntas y respuestas a consultas o aclaraciones se harn solo a travs
del portal www.chilecompra.cl en la licitacin correspondiente, en los
tiempos que las bases administrativas as lo indiquen.
8. Realizar el Acto formal de apertura. Levantar acta en la que se consignar
la presencia de los posibles oferentes que estn presentes en la apertura,
as como de las posibles observaciones. Enviar a custodia las boletas de
garanta, si procede.
9. La evaluacin se efectuara por el Comit de Adquisiciones del Hospital.
10. Reunin o reuniones, del Comit de Adquisiciones del Hospital, para la
evaluacin, en las que se efectuara el anlisis de las ofertas presentadas
segn bases administrativas de la licitacin.
11. Preparar Informe de adjudicacin dirigido a la autoridad correspondiente y
suscrito por los integrantes del Comit, documento en el cual se
fundamentar a sugerencia de compra, la declaracin de inadmisible,
cuando las ofertas no cumplan con los requisitos exigidos en las Bases o
bien de declararla desierta si no se han presentado ofertas o si stas no
son convenientes para el Hospital Dr. Juan Noe C. En cada uno de estos
casos de deber dictar Resolucin fundada por la autoridad que tenga la
facultad para ello.
12. Despachar Resolucin (y contrato, si procede) de adjudicacin a Proveedor
(es) y finalizar el proceso de www.chilecompra.cl, adjudicando y publicando
el acta de adjudicacin.
13. Solicitar la devolucin de las boletas de garanta por seriedad de la Oferta,
enviando a custodia las boletas de garanta por el Buen Cumplimiento de
Contrato y solicitar su posterior devolucin, cuando se recepcionen los
artculos, servicios o termino del contrato.

7.1.3 TRATO O CONTRATACIN DIRECTA

Es el procedimiento de contratacin que, por la naturaleza de la negociacin que
conlleva, deba efectuarse sin la concurrencia de los requisitos sealados para la
Licitacin o Propuesta Pblica como para la Licitacin o Propuesta Privada. Tal
circunstancia deber, en todo caso, ser acreditada segn lo determine el
Reglamento.
Procedimientos
1. Preparar y completar el formulario de adquisicin, con antecedentes
bsicos (TDR) que sirvan como referencia al Proveedor. Es una versin
simplificada de las Bases.
2. Ingresar adquisicin al sistema www.chilecompra.cl y publicarla. Plazo
mnimo para cerrar la recepcin de ofertas: 48 horas, que no debe tener
cierre sbado, domingo ni festivos, ni Lunes antes de las 12:00 hrs., si esta
fue publicada el Viernes anterior a este.
3. Las Ofertas deben ser solo por sistema www.chilecompra.cl.
4. Adjudicar considerando si hay reclamos por parte de los servicios usuarios,
suscribiendo el cuadro comparativo de precios. Adems de la relacin
costo/beneficio.
5. Editar y enviar la orden de compra que se genera en el portal
www.chilecompra.cl
7.1.4.- RAZONES FUNDADAS PARA PROCEDER A LICITACIN PRIVADA O A
TRATO DIRECTO.
a.
Si en la Licitacin Pblica no se hubiere presentado ofertas. En tal
caso, proceder primero la Licitacin Privada y si nuevamente no hubiera
oferentes, se convocar a cotizacin o trato directo. Las bases que se fijaron
para la Licitacin Pblica debern ser las mismas que se utilicen para la
Licitacin Privada o Contratacin directa. Si las bases son modificadas, se
tendr que proceder nuevamente, como lo dispone la norma general.
b.
Si se tratara de contratos que quedaron pendientes por trmino
anticipado de ellos por falta de cumplimiento u otras causales, y cuyo
remanente no supere las 1.000 UTM mensuales.
c.
En casos de emergencia, urgencia o imprevisto, calificados mediante
Resolucin fundada del Jefe superior del Servicio, o de la autoridad con
facultades delegadas, sin perjuicio de las disposiciones especiales para casos
de sismos y catstrofes contenidas en la legislacin pertinente. La calificacin
inadecuada de emergencia, urgencia o imprevisto, ser sancionada, de
acuerdo a la Ley 19.886, artculo 8.
d.
Si slo existe un Proveedor del bien o Servicio.
e.
Si se tratara de convenios de prestacin de servicios a celebrar con
personas jurdicas extranjeras que deban ejecutarse en territorio nacional.
f.
Cuando el monto de la adquisicin sea inferior al lmite que fije el
Reglamento del a Ley 19.886.

g.
Siempre que se contrate por trato directo, se requerir un mnimo de
tres cotizaciones, salvo que concurran las causales de las letras c), d), y f),
precedentes.
7.1.5.- ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
ADQUISICIONES

CONSIDERAR

EN

LAS

7.1.5.1 PROGRAMAS DE COMPRAS

Con el fin de establecer criterios comunes de Abastecimiento, tanto de
elementos tcnicos como administrativos y financieros, se deber propender a
establecer Programas de Compras, sean centralizadas o descentralizadas.
Para este efecto, se conformarn comisiones o Comits que sern las
entidades responsables de definir las necesidades, estimar las cantidades,
autorizar la incorporacin o eliminacin de artculos, hacer valorizacin
preliminar y presentar la propuesta a la Direccin para su aprobacin y
financiamiento.
Para un estudio ms minucioso, podrn apoyarse en diferentes estadsticas
o consultas a bodega que le permitan hacer proyecciones de necesidades lo
ms ajustada a la realidad.
Existen disposiciones especiales sobre la constitucin y funcionamiento del
Comit de Abastecimiento y Comit de Farmacia que deben continuar
aplicndose.
7.1.5.2. BASES ADMINISTRATIVAS
Son el documento oficial por el cual se regir todo el proceso de compra, por
tanto, debe considerar todas aquellas materias, condiciones o exigencias que
debe cumplir tanto el proveedor como el demandante. Dependiendo de la
compra, es posible incluir en las bases administrativas, las especificaciones
tcnicas o bien, se puede preparar un documento especial, para este efecto, lo
que quedar consignado en las sealadas bases administrativas.
Independiente del modelo que se utilice para confeccionar las bases, es
imprescindible que se consideren los siguientes puntos, a menos, teniendo
presente que las exigencias y condiciones que se especifiquen sern las que
regirn el proceso:
Nmero e identificacin de la Licitacin o Propuesta ej. Licitacin N 02/03
Vehculos de transporte de personas.
Antecedentes generales: explicar, brevemente de qu trata la licitacin.

De las bases: explicar que la Propuesta se regir por las presentes bases.
Materia de la propuesta: en este acpite se especificar lo que se desea
comprar y es posible incluir, con detalle, las especificaciones tcnicas. Indicar
que las cantidades se entienden como referenciales, por tanto, pueden variar
por necesidades de la institucin.
De los participantes: indicar quienes pueden participar en la licitacin.
De los plazos de la Licitacin: referirse a los diferentes plazos que tendr la
licitacin.
De los precios: indicar en qu moneda se desean las ofertas (pesos chilenos,
dlar, UF, otro)
De la presentacin de las ofertas: indicar las formalidades que debe reunir.
Puede ser importante exigir nmina de clientes, lugares donde hay equipos o
artculos como el cotizado, catlogos, etc.
De las garantas: Especificar que tipo de garanta se exigir. Las cauciones y
exigencias en general no deben ser tan estrictas como para desincentivar la
participacin de los Proveedores. Las garantas ms comunes son por
seriedad de la oferta y por buen cumplimiento de contrato. Slo se aceptarn
Boleras de Garanta y que sean emitidas por un Banco con sucursal en la XV
Regin. Las fechas de vencimiento tendrn que asegurar el adecuado
cumplimiento de lo convenido.
De la evaluacin y adjudicacin: explicar cmo se evaluarn las ofertas
(sealar criterios o factores, por ejemplo, precio, calidad, garanta tcnica, otros
equipos similares en funciones, etc.) Es importante dejar establecido que se
pueden rechazar todas las ofertas por razones fundadas y que ser factible
adjudicar los artculos a un Proveedor o a varios proveedores.
De la recepcin: muy importante aclarar este concepto, en especial, si se
recibir el artculo o equipo como bulto para que luego el proveedor lo instale.
Del pago: indicar las condiciones de este. Aqu hay que tener cuidado, si se
cursarn pago anticipados o parciales, porque habr que considerar las
cauciones o requisitos correspondientes.
Liberacin de responsabilidad: es conveniente incluir este prrafo para evitar
eventuales conflictos con terceros por uso de marcas o similares.
Tambin se pueden incluir normas sobre Rechazo de los artculos, Trmino de
contrato por incumplimiento, Multas por atrasos, etc.

Nota final: se debe agregar al final de las Bases, lo siguiente: entindase

incorporadas en las presentes Bases, todas las normas sobre Probidad
Administrativa establecidas en las Leyes 18.575, 18.834, 19653 y la siguiente
disposicin expresa dispuesta por el Ministerio de Salud: Est prohibido
aceptar, en beneficio del Servicio, cualquier donacin que, por sus
caractersticas de monto, tiempo, lugar o cualquier otro indicio pueden estar
asociadas a alguna negociacin con el donante.
7.1.5.3 COMPRAS DE SERVICIOS
Lo atingente a compras de servicio (aseo, reparaciones de equipos, asesoras,
casinos, guardias de seguridad, etc.) se encuentra regulado por la Ley 18.803.
Entre los aspectos ms importantes a tener presente, estn:
Se requerir la participacin de tres entidades, a lo menos, de derecho
privado, como proponentes. De no existir este mnimo se deber
declarar desierta la licitacin.
Cuando los convenios involucren la prestacin de servicios personales
de socios o de sus trabajadores, el proveedor no podr tener entre sus
socios a una o ms personas que presten servicios al Estado como
trabajadores dependientes, cuya participacin sea igual o superior al
50% del capital social, ni tener entre sus trabajadores a personas que
sean, adems, funcionarios dependientes del Estado. De ser as, el
contrato anual no podr superar las 200 UTM, mensuales y por una
vez.
Deber pactarse al otorgamiento, por la entidad proveedora, de una
garanta real o pecuniaria, que asegure el fiel y oportuno cumplimiento
del contrato. Con cargo a esta garanta se harn efectivas las multas y
otras sanciones que se les pueda aplicar por atrasos o incumplimiento.
Podr pactarse el aporte, debidamente justificado e inventariado, de uso
de bienes muebles o inmuebles de propiedad estatal. Los gastos de
mantencin y de contratar plizas de seguro por riesgos, sern por
cuenta del Proveedor.
Si el convenio involucra atencin directa de usuarios del servicio pblico
que deba efectuarse en dependencias de este ltimo, se deber
constituir fianza de garanta suficiente y dejar constancia de la persona o
personas responsables de las acciones.
La adjudicacin de la propuesta se efectuar por resolucin del Director
del Servicio o Director del Establecimiento, si tiene facultades delegadas
para comprar servicios.
No obstante lo anterior, es posible efectuar este tipo de transacciones
rigindose por las disposiciones de la Ley 19.886.

7.1.5.4 LA SOLICITUD DE ADQUISICION

Para todos los casos en que se autorice trato directo y se requiere adquirir,
se deber efectuar un Ordinario fundado, por el jefe de Servicio usuario, la
que se respaldar con una resolucin fundada.
7.1.5.6. COMPRAS CON FONDO FIJO
Si existe un Fondo Fijo asignado a Abastecimiento, es posible hacer
compras con ese dinero, siempre y cuando se trate de emergencia. El
monto total de dicha compra no podr superar el valor de dos UTM
(mensual). Esto, porque la razn de existir de este fondo fijo, es para cubrir
los gastos de urgencia y no para compras habituales.
La rendicin del Fondo Fijo es conveniente efectuarla cuando el saldo sea
el 50% 40% del total asignado. Esto, para dar tiempo a su reposicin.
7.1.5.6 SISTEMA DE COMPRA DEL ESTADO www.chilecompra.cl
Este sistema de compras, que permite publicar licitaciones o adquisiciones,
en internet, es el sitio oficial del Estado de Chile y todos los servicios
pblicos tienen la obligacin de ingresar a esta modalidad, para adquirir
artculos cuyo monto sea igual o mayor que 10 UF. El ingreso al sistema no
tiene costo y slo se requiere disponer de correo electrnico y conexin a
Internet. La direccin es www.chilecompra.cl.
El trabajo, en esta aplicacin, consta de las siguientes etapas:
Crear licitacin o adquisicin (incluye anexar documentos y modificar
datos o rubros).
Publicar licitacin o adquisicin para que el oferente ingrese las
ofertas.
Adjudicar.
Editar o crear y enviar la Orden de compra que se origina a travs
del portal.
Referente a la documentacin que pasar a integrar la carpeta de la
licitacin o adquisicin, es recomendable imprimir la pgina correspondiente
a la creacin, toda vez que en ella aparecen los principales datos
administrativos de la mencionada licitacin o adquisicin y el e-mail, lo que
certifica que se public.
Es importante tener presente que, independiente de la obligatoriedad de
utilizar este sistema, se debe entender como una herramienta, un medio
para optimizar el sistema integral de Abastecimiento, lo que parte desde la
transparencia de los diferentes procesos y debiera terminar en COMPRAR

BIEN, es decir, hacer realidad uno de los objetivos de Abastecimiento que

es minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por la institucin para
el cumplimiento de su Misin.
PREPARACIN DE CARPETA CON ANTECEDENTES DE
LICITACIN O ADQUISICION.

7.1.5.7.

Por cada licitacin, sea pblica o privada, es obligatorio preparar una

carpeta archivador que contenga toda la documentacin soportante del
respectivo proceso, partiendo desde la Resolucin que aprueba las bases,
exime de licitacin pblica, si corresponde, hasta el informe de evaluacin
(publicacin, bases administrativas y tcnicas, ofertas, acta de apertura,
cuadro comparativo de precios, etc.)
Esta documentacin se deber guardar durante cinco aos, como mnimo y
servir, entre otras cosas, para ser revisada por Auditoria del Servicio de
Salud Arica, por la Contralora General de la Repblica o por otro
Organismo fiscalizador.
7.1.5.8.

CATASTRO O ARCHIVO DE PROVEEDORES

El catastro de proveedores existe en el sistema computacional interno ABA.

Esto permitir agilizar el envo eventual, de cotizaciones y tambin obtener
informacin sobre artculos o productos que se desea adquirir.
7.1.5.9.
ESPEIFICACIN
COMPRAS

DE

LOS

REQUERIMIENTOS

DE

Sea cual sea el artculo a comprar, el usuario tiene la obligacin de hacer

una completa descripcin de ste e incluir las especificaciones tcnicas
generales.
Se debe evitar citar marca nica, salvo que no haya otra alternativa en cuyo
caso lo tendr que sealar en el respectivo informe.
7.2 RECEPCIN DE ARTCULOS
Luego de materializada la adquisicin, sea a travs de una Resolucin de
adjudicacin o de una Resolucin de compra, el proceso sigue con la
recepcin del artculo o servicio comprado.
Esta etapa no es un trmite menor, toda vez que da como resultado final el
pago de la factura o boleta de Honorarios.

PROCEDIMIENTOS
1.
Recepcionar toda la mercadera que ingresa a Bodega verificando
los siguientes datos:

Gua despacho o Factura del proveedor.

Fecha.

Nombre y detalle de artculos.

Fecha de vencimiento.
2.
Solicitar al encargado de adquisiciones respectivo, la Orden de
Compra por proveedor, para adjuntar stos a original de Gua o Factura y
pasar al encargado de bodega.
3.
La mercadera debe entregarse con los originales de la Gua o
Factura del proveedor al responsable de la seccin relacionada con el
artculo a ingresar.
4.
Entregar, ordenados en forma correlativa los despachos a control de
existencias.
5.
Hacer correo electrnico en forma inmediata de reclamo cuando
exista faltante de mercadera, sobrante o que no corresponda a lo
solicitado, lo que deber informar al encargado de adquisiciones y jefatura,
con copia al bodeguero.
6.
Toda la mercadera que se reciba debe revisarse dentro del da y si
as no fuere por causa mayor, cerciorarse que no hay productos
refrigerados en espera de revisin, ya que estos deben ingresarse en forma
inmediata a los refrigeradores respectivos, previa validacin de que el
proveedor y transportista mantuvieron dicha cadena, en cuanto a tiempo y
refrigerantes para no perder su cadena de fro.
7.
Para Bodega de Farmacia, cuando se trate de productos controlados,
debe cotejar solo bultos e informar a Q. F. Jefe de Farmacia, para que ella o
a quien designe abra y revise los productos con la documentacin
respectiva.
8.
Nunca se deber entregar a los Servicios usuarios el documento
original, ya sea Factura, Guas de Despacho, Notas de Crdito o Debito,
como recepcin de un producto u otro.
9.
Si los artculos adquiridos pasarn a formar parte del stock de
Bodega general, por ejemplo, se proceder a ingresarlos de acuerdo a
procedimiento del manual de funciones.
10.
Cuando las diferencias sean por precio mayor al sealado en la
Resolucin de compra, se deber solicitar Nota de Crdito respectiva, que
se adjuntar a la factura al momento de enviarla Contabilidad.
Nota : las facturas no deben permanecer ms de 07 das hbiles, los que
pudieran aumentarse, por tratarse de cierre de mes, inventarios o causas
justificadas, en la Seccin de Abastecimiento, y de haber problemas, como
la falta de una nota de crdito se enviarn igual a Presupuesto
Contabilidad, explicando el porqu no se puede dar curso al pago todava.

7.2.1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

RECEPCIN DE ARTCULOS

CONSIDERAR

EN

LA

7.2.1.1. Por ningn motivo, el funcionario que est recepcionando un

artculo podr ser el mismo que lo compr. Tiene que existir
oposicin de funciones, especialmente, para que se asegure una
adecuada revisin o verificacin de lo adquirido.
7.2.1.2 Para el caso de las compras de entrega inmediata, la recepcin del
artculo la har quien lo recibe, sea en algn formulario, acta de
entrega o suscribiendo la factura o boleta e indicando recibido
conforme. En este caso, se adjuntar la Recepcin tradicional
copia de esa acta, boleta o factura con la citada recepcin por el
usuario.
7.2.1.3 Es posible hacer recepciones
parciales respecto a todo lo
consignado en la Resolucin de Compra. En este caso, se enviar
a Contabilidad la factura correspondiente destacando en dicha
Resolucin, los artculos recibidos, a parte, de la Recepcin que
proceda.
7.2.1.4 En la recepcin se debe distinguir, al menos, dos situaciones:
Artculos cuyos empaques o presentaciones deben ser objetos
para contabilizarlos. En este caso es relevante dar cuenta a la
Jefatura de Abastecimiento, de inmediato, si se detecta alguna
anomala, sea en la cantidad, calidad, presentacin deteriorada,
etc.
Artculos que se reciben como bultos.
7.2.1.5 Para el caso de los artculos bienes durables, que deben ser
inventariados, se enviarn los antecedentes respectivos a la Oficina
de Inventario (recepcin detallada y copia de factura, si se
requiere). Lo ptimo es que el artculo se entregue al destinatario
con el trmite de inventario ya realizado, lo que incluye la placa de
identificacin y nmero de registro.
7.3 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN DE ARTCULOS
Una vez cumplida la etapa de recepcin, el proceso contina con el
almacenamiento de los artculos en Bodega y su posterior despacho a los
Servicios usuarios.
Especial importancia tiene esta funcin, porque es en Bodega donde
finalmente, se refleja en forma material, tangible, las compras realizadas y,
por tanto, representa los recursos financieros invertidos, o sea el dinero que
se gast.

Adems, es una de las principales fuentes de donde se originarn nuevas

compras, es decir, da inicio nuevamente al proceso de adquisiciones.
7.3.1. PROCEDIMIENTOS PARA ALMACENAR
1. Hecha la recepcin y comprobada la conformidad de lo adquirido se
debe ingresar el artculo al inventario de Bodega, lo que queda
registrado en el sistema computacional. Cualquier modificacin o
correccin en el registro, tendr que estar respaldada por el documento
del caso.
2. El registro debe hacerse de acuerdo al cdigo del artculo (o nombre) e
indicar unidad de compra, precio unitario, Proveedor, fecha y N de
documento que ocasiona el ingreso (recepcin, factura, oficio, etc.).
Adems, consignar todos los datos que solicite la aplicacin
computacional en uso, por ejemplo, fecha de vencimiento y lote de
produccin.
3. La cantidad recibida y anotada se sumar al saldo anterior, si lo hubiera,
y se determinar el nuevo saldo hecho que lo hace automticamente el
sistema computacional.
4. Almacenar el artculo en el lugar determinado, aplicando la tcnica
FIFO (first in, first out) (primero entra, primero sale). Es decir, los
productos que recin ingresan quedan al final para que as, se
entreguen primero los que ya estaban almacenados y con esto se evita
tener productos vencidos y obsoletos por problemas de despacho
inadecuado.
5. Ordenar los artculos o productos por tipo o familia y por cdigo, lo que
facilitar su ubicacin para el despacho o distribucin.
6. En todo momento, el recinto destinado a Bodega debe encontrarse
limpio, ordenado y libre de cualquier elemento que pueda ocasionar
accidentes a los funcionarios o facilitar la existencia de roedores e
insectos o servir como combustible que puedan provocar un incendio.
7. Los artculos que estn con la fecha de vencimiento cumplida o que
hayan quedado obsoletos, es conveniente tenerlos, claramente,
identificados y en un lugar especial, mientras se tramita la baja o
eliminacin.
8. La eliminacin de artculos o productos deber hacerse previa acta
suscrita por la Comisin que se nombre para el efecto. En el caso de
los productos farmacuticos en general, necesariamente, deber
determinar la eliminacin, el Qumico Farmacutico, Jefe de Farmacia o
Profesional que la Direccin del Establecimiento determine.

9. El acta de eliminacin o de decomiso tendr que sealar, al menos lo

siguiente:
-

Nombre del artculo

Cantidad
Precio de referencia
Motivo de la eliminacin
Fecha

La formalizacin de esta acta podr hacerse por una Resolucin Exenta.

10. Los artculos e insumo farmacuticos que se eliminen, sern destruidos
o inutilizados de acuerdo a instrucciones que imparta el Qumico
Farmacutico o el Profesional que la Direccin del Establecimiento
designe para estas funciones.
11. El registro de las bajas o decomisos se har en el sistema
computacional teniendo como antecedente el acta o la Resolucin
correspondiente, copia de la cual, quedar archivada en Bodega.
7.3.2. PROCEDIMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIN
1. Disponer de un registro de todos los Servicios usuarios, Departamentos
y oficinas que tienen derecho a solicitar artculos a Bodega, lo cual
deber ser a travs de la solicitud de compra correspondiente. En este
registro constar el nombre y firma de l (o los) responsable (s) de
autorizar los pedidos.
2. Cada pedido se solicitar en el formulario Pedido-Entrega de Bodega
el que podr formar parte de un libro de pedido o estar diseado en
forma electrnica.
3. Existir una nmina de artculos, productos o insumos que los Servicios,
Departamentos y oficinas podrn solicitar, nmina que se confeccionar
de acuerdo al quehacer especfico de cada entidad y ser aprobada por
la Jefatura correspondiente.
4. Definir un programa calendario de recepcin y entrega de pedidos, de
tal manera que se garantice la oportuna ejecucin de las actividades;
tanto de los usuarios como de la Oficina de Almacenamiento y
Distribucin.

5. Cada pedido se preparar de acuerdo a lo solicitado por el servicio

usuario en solicitud de compra computacional y se distribuir segn el
calendario fijado. Los artculos se entregarn a quien designe el Servicio
usuario para su retiro
6. Al momento de la entrega, se verificar artculo por artculo que todo
corresponda a lo consignado en el formulario de Pedido-Entrega. Esto,
para quien firme Recibido Conforme no tenga dudas y pueda asumir,
su responsabilidad en el acto administrativo.
7. Luego de despachados los pedidos, o en el mismo instante en que se
estn preparando, se deben rebajar las cantidades entregadas,
haciendo la anotacin en la respectiva aplicacin computacional.
8. Si algn artculo resultare con fallas o defectuoso al momento de ser
utilizado por el Servicio usuario, el Jefe lo devolver a Bodega con una
nota fundada para que le sea reemplazado, por lo cual si no hubiere se
proceder ha hacer el rechazo computacional al Servicio usuario
respectivo, quedando en Bodega para su tramitacin que corresponda.
9. El registro de las existencias o stock, deber mantenerse actualizado
mensualmente, entre lo computacional y fsico, de tal manera que, antes
de empezar a preparar los pedidos del mes siguiente, se conozca con
exactitud, los diferentes saldos reales.