INDIC

PROCEDIMIENTOS DE ALMACEN
CAPITULO I

Pg.
Del

Al
A)

PROCESO DE ALMACENAMIENTO:
1.- Recepcin.
2.- Verificacin y Control de Calidad.................
3.- Internamiento..

001
002
003

CAPITULO II
B)

REGISTRO Y CONTROL:
1.- Ubicacin de los Bienes..
2.- Copia del Documento de Ingreso .
3.- Los Bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional..
4.- Custodia..
4.1. Proteccin a los Materiales.....
4.2. Proteccin del Local de Almacn....
4.3. Proteccin Al Personal De Almacn

003
003
003
003
004
004
004

CAPITULO III
C)

PROCESO DE DISTRIBUCION:
1.- Formulacin del Pedido..
2.- Autorizacin del Despacho
3.- Acondicionamiento de Materiales..
4.- Control de Materiales..
5.- Entrega de Materiales

005
005
006
006

005

CAPITULO IV
D)

INVENTARIO FISICO DE ALMACEN:

1.- Tipos de Inventario.
007

2.- Preparacin de Inventario.

007

010

3.- Baja de Bienes de Almacn

4.- Reposicin de Stock

010
010

012

5.- Registro y Control de Existencias.

012

016

6.- Resumen Interno del Movimiento de Almacn

016

017

7.- Nota de Entrada de Almacn.

017

019

8.- Pedido de Comprobante de Salida.

019

021
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

ANEXOS.
BIBLIOGRAFIA

22
23

Introducci
El presente trabajo de investigacin, est elaborada con la finalidad de
ilustrar el conjunto de normas tcnicas, mtodos, procedimientos, dispositivos
legales e instrucciones que regulan el procesos de abastecimiento o logstica
comprendiendo la adquisicin, administracin y distribucin de bienes y/o
servicios, as como el control patrimonial y estn orientados a la solucin global
de la administracin de bienes y servicios.
Por lo que es el proceso de tcnico a travs del cual se realiza la
ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado llamado
Almacn con fines de custodia hasta la entrega definitiva o atencin de los
bienes de acuerdo a los requerimientos.
-

Recepcin
Internamiento
Registro y Control

Verificacin y Control
Ubicacin
Custodia

Es un proceso tcnico, que consiste en la ejecucin o desarrollo de un

conjunto de actividades de naturaleza tcnico administrativo que se refieren a
la entrega directa de los bienes, a los usuarios para el cumplimiento de sus
funciones, metas y objetivos trazados.

PROCESO DE ALMACENAMIENTO

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las

actividades concernientes a este proceso estn referidas a la ubicacin
temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de
custodia como va para para trasladados fsicamente (temporal o
definitivo) a quienes lo necesitan. Costa de las fases siguientes:
recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento, registro,
control y custodia.
1.

RECEPCION:
a) Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a
partir del momento que los bienes han llegado al local del
almacn y termina con la ubicacin de los mismos en el lugar
designado para efectuar la verificacin y el control de calidad.
b) La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de
recibo (Orden de Compra o Gua de Remisin u otro documento
anlogo).
c) Las operaciones concernientes a la recepcin se ejecutaran de
acuerdo a lo siguiente:
1) Examinar en presencia de la persona responsable de la
entrega: los registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. A
fin de informar sobre cualquier anormalidad.
2) Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado y
asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los
documentos de recibo.
3) Pesar los bultos recibidos anotando el peso en las guas y en
el exterior del mismo bulto. Esta accin no ser necesaria
cuando el nmero y caractersticas de los bienes
recepcionados
permitan
efectuar
una
verificacin
cuantitativa sin problema alguno.
4) Anotar en la documentacin de recibo:
- Nombre de la persona que hace la entrega.
- Nombre de la persona que recibe la mercadera.
- Nmero de placa del vehculo, utilizado en el transporte
(cuando sea pertinente)
- Fecha y hora de recepcin.

2.

VERIFICACION Y CONTROL DE CALIDAD:

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

Las actividades que realizan dentro de esa fase, deben ser

ejecutadas en un lugar determinado independiente de la zona de
almacenaje, comprende las siguientes acciones:
a) Retirar los bienes de los embalajes.
b) Una vez abiertos los bultos se proceder a revisar y verificar su
contenido en forma cuantitativa y cualitativa.
a. La verificacin cuantitativa se efectuara para comprobar que
las cantidades recibidas sean iguales a las que se consignan
en la documentacin de recibo. Incluye las comprobaciones
dimensionales de identificacin, como longitud, capacidad,
volumen, peso gravedad, presin, temperatura, etc.
b. La verificacin cualitativa denominada, control de calidad,
se realizara para verificar que las caractersticas y
propiedades de los bienes recepcionados, est de acuerdo
con las especificaciones tcnicas solicitadas.
c. La verificacin y control de calidad se efecta en presencia
de la persona que hace la entrega, cuando la cantidad y las
caractersticas de los bienes permitan realizar la verificacin
cuantitativa y cualitativa en el momento de la recepcin.
d. Si por el nmero y caractersticas de los bienes
recepcionados, fuera necesario mayor tiempo para efectuar
la verificacin y control de calidad, el Jefe de Almacn
suscribir la gua respectiva dando conformidad solo por el
nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.
e. Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan
ser sometidos a pruebas de conformidad, las pruebas o
exmenes sern encargadas por el Jefe del rgano
encargado de Abastecimiento a especialistas especializados
del mismo organismo u otros del sector pblico y
excepcionalmente, a las del sector privado.
f. La conformidad de la recepcin ser suscrita por el
responsable del almacn en el rubro respectivo de la Orden
de Compra o Gua respectiva. Se sustenta en la verificacin
que este realice o con el informe favorable de las pruebas de
conformidad a que se refiere el literal anterior.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

3.

INTERNAMIENTO:
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares
previamente asignados, se ejecutaran las labores siguientes:
a. agrupar los bienes segn su tipo, periodo de vencimiento,
dimensin, etc.
b. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha
designado en la zona de almacenaje. se har de tal manera
que su identificacin sea gil y oportuna.
c. Se evitara dividir un grupo de bienes de mismo tipo en zonas de
almacenaje distinto.
d. En casos que los espacios disponibles, resulten reducidos, se
proceder a internar el ntegro del grupo en zonas previstas
para las ampliaciones.
e. Si el Almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o
ambientes especiales para la conservacin de determinados
bienes, estos se internaran a travs de otros rganos u
organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la
custodia corresponde a estos ltimos. El Jefe de Almacn
efecta la constatacin del ingreso y da la conformidad al
mismo.

4.

REGISTRO Y CONTROL:
a. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, se proceder a
registrar el ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma
que ser colocada junto al grupo de bienes registrado. Para
aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u
otros conceptos distintos a la compra, se proceder
previamente a formular la correspondiente Nota de Entrada a
Almacn.
b. Copia del documento de ingreso (Orden de Compra-Gua de
Internamiento o Nota de Entrada a Almacn) ser remitida al
rea respetiva para efecto del registro de ingreso en la Tarjeta
de Existencias Valoradas de Almacn.
c. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario
Institucional se codifican conforme al procedimiento establecido
en el Manual de Codificacin del Patrimonio Mobiliario
del Sector Pblico.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

5.

CUSTODIA:
Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad que
los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas
fsicas y numricas en que fueron recibidas. Las acciones
concernientes a la custodia son las siguientes:
a. Proteccin a los materiales, est referida a los tratamientos
especficos que son necesarios a cada artculo almacenado, a
fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad,
luz, lluvia, temperatura, etc. Las tcnicas por aplicar sern las
estipuladas en normas tcnicas, manual de fabricante u otros
textos especializados.
b. Proteccin del local de almacn, a las reas fsicas destinadas a
servir de almacn, se les debe rodear de medios necesarios
para proteger a las personas, el material almacenado,
mobiliario, equipos y las instalaciones mismas, de riesgos
internos y externos. Para el efecto se tomaran medidas a fin de
evitar:

Robos o sustracciones.
Acciones de sabotaje.
Incendios.
Inundaciones, etc.

c. Proteccin al personal de almacn, se debe contemplar todos

los aspectos de proteccin al personal por los danos que
puedan causar a su integridad fsica, con tal fin se les denotara
de los equipos e implementos necesarios para la adecuada
manipulacin de materiales. Asimismo se disearan planes de
seguridad que contemplaran programas de evacuacin para
casos de siniestros (incendios, terremotos, inundaciones) y de
entrenamiento en el manejo de equipos de manipulacin de
materiales de seguridad.

PROCESO DE ISTRIBUCION
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

Es un proceso tcnico de abastecimiento, que consiste en un conjunto

de actividades de naturaleza tcnico-administrativa, referida a la directa
satisfaccin de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno.
Consta de las fases siguientes: Formulacin de pedido, autorizacin de
acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al
usuario.

1.

FORMULACION DE PEDIDO:
a. Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de
Salida.
b. Se formulan en base a los respectivos Cuadros de
Necesidades, debidamente conciliados con las posibilidades
financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en Almacn.
c. El rgano de Abastecimiento, establecer un calendario para la
presentacin de pedidos de aquellas dependencias cuyo
consumo de bienes sea constante.
d. Los pedidos de bienes que son de consumo regular, sern
presentados de acuerdo al periodo consignado en el
correspondiente Cuadro de Necesidades
e. La formulacin del Pedido Comprobante de Salida, corresponde
a la unidad usuaria y la autorizacin para la atencin al Jefe del
rgano de Abastecimiento.
f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la
atencin de los pedidos de un grupo de bienes, el rgano de
Abastecimiento, puede asumir la formulacin del Pedido
Comprobante Salida.
g. Una vez suscritos por el jefe de la dependencia solicitante, los
Pedidos-Comprobante de Salida, sern remitidos al Director o
Jefe de Abastecimiento para recabar a respectiva autorizacin
de despacho.

2.

AUTORIZACION DE DESPACHO:
a.

La autorizacin se otorga para aquellos que figuran en el

respectico Cuadro de Necesidades.
b. Se autoriza pedidos no programados, solo en el caso que se
deriven de situaciones de emergencia calificados por el Director

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

General de Administracin o quien hace sus veces en la entidad

y se entender con cargo a los Stock de seguridad.
c. Esta fase comprende lo siguiente:
Numeracin y registro del Pedido Comprobante de Salida.
Aprobacin del Director o Jede de Abastecimiento.
Valorizacin del Pedido Comprobante de Salida.
Registro de las salidas autorizadas de bienes en las Tarjetas
de Existencias Valoradas de Almacn.

3.

ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES:

a. El responsable del Almacn, dirigir los Pedidos Comprobantes

de Salida, aprobados y dispondr el acontecimiento de bienes
para su entrega.
b. Retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado
para el despacho.
c. En el caso de distribucin a destino a localidades fuera del
permetro de la ciudad, ser necesario determinar el tipo de
embalaje a utilizar, para lo cual se tomara en cuenta los factores
siguientes:

Destino de la carga.
Transbordos a que se someter la carga durante la travesa.
Caractersticas fsicas del material a embalarse.
Peso y volumen de la carga.
Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.

d. El acondicionamiento o embalaje de los artculos por distribuir

debe realizarse en forma tal que se evite:
Despostillados, roturas o aplastamiento.
Daos por manchas con grasa u otro agente nocivo.
Deterioro en el acabado.
Daos por causas climatolgicas.
Prdida total, parcial o extravi.
e. En caso de bienes embalados se proceder al marcado, sellado
y numerado, adems de otras seales indicadoras en los bultos.
4. CONTROL DE MATERIALES:
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

a. En cada Almacn se establecer un control de salida de

materiales, el que ser encargado al personal de Seguridad o
Vigilancia o a una persona que para tal funcin se designe.
b. El encargado del acarreo o transporte de los bienes, presentara
al salir del Almacn, el Pedido-Comprobante de Salida a la
persona encargada del control de salida de materiales, quien
verificara si el contenido de los bultos concuerda con el
documento y retendr una copia del mismo, la que ser
entregada al rea responsable del control de stock.
c. Cuando el material es remitido a lugares fuera de la entidad
utilizando medios de transporte, el transportista presentara en
los puestos de vigilancia de la entidad, copia del PedidoComprobante de Salida respectivo. El personal de vigilancia
efectuara las constataciones que en ejercicio de sus funciones
deba realizar.
5.

ENTREGA DE MATERIALES:
a. En el momento de hacer la entrega de materiales, se cuidara
que la persona que realiza la recepcin lo haga en forma serena
y consciente.
b. Ser precaucin del responsable del Almacn que la
dependencia de destino devuelva el Pedido Comprobante de
Salida con la conformidad respectiva y en forma oportuna.
c. Es funcin inherente al Almacn que los bienes a despachar
fuera del permetro de la ciudad, estn amparados por una
cobertura de seguro.

INVENTARIO FISICO DE ALMACEN

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la
existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciar su
estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad.
a. Inventario Masivo:
Incluye a todos los bienes almacenados, forma parte del Inventario
Fsico General que comprende la verificacin fsica de bienes en uso
y de almacn. Se efecta cerrando las operaciones del almacn por
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

uno o varios das, como mnimo una vez por ao; requiere de un
apropiado programa y sirve de sustento de los estados financieros de
la entidad.
b. Inventario Selectivo:
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados, se
realiza peridicamente o cada vez que sea necesario comprobar que
los registros de stock se mantienen al da, completos y exactos; y
verificar que las existencias fsicas concuerden con los registros de
las Tarjetas de Control Visible de Almacn y las Tarjetas de
Existencias Valoradas correspondientes. Se realiza sin paralizar las
actividades de almacn, solo se efecte el bloqueo temporal de la
documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de
inventario por el plazo que se estime dure el mismo.
c. Preparacin de Inventario:
Corresponde al rgano de Abastecimiento, precisar instrucciones,
plazos mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efecto de
realizar la verificacin de bienes de almacn. Son condiciones
previas al Inventario las siguientes:
c.1 Ordenamiento del Almacn, el principio del buen ordenamiento
debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin
embargo se hace ms necesario cuando se trata de realizar
inventarios.
c.2 Documentacin, es imprescindible preparar la documentacin
para la toma de inventario. Son 04 os aspectos a considerar:
Las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn y las
Tarjetas de Control Visible de Almacn deben estar al da.
Bloqueo de internamiento de bienes recepcionados dura te el
periodo de inventario, estos quedaran temporalmente en la
Zona de Recepcin y sern internados una vez concluido el
Inventario.
Despacho de materiales y equipos correspondiente a Pedidos
Comprobante de Salida pendiente de atencin. Los bienes de
pedidos no reclamados permanecen en la Zona de Despacho.
Suspender la recepcin de pedidos por un periodo prudencial
antes del inicio del inventario.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

10

d. Equipos de Verificadores (Comisin de Inventario):

Cuando se trate del Inventario Fsico General, la verificacin fsica
ser realizada por la Comisin a que se refiere el numeral 4,
Rubro III de la Norma General de Abastecimiento SA. 07verificacion del estado y utilizacin de bienes y servicios.
Si se trata dl Inventario de Existencias Fsicas de Almacn, el Jefe
de Abastecimiento designa la Comisin de Verificacin, la que en
ningn caso ser integrada con personal de almacn, estos
ltimos solo intervendrn para indicar el lugar en que se
encuentra ubicado los bienes.
e. Medios o Instrumentos:
El equipo de Verificadores ser dotad de medios adecuados como
catlogos, vinchas, calibradores, metros, balanzas, etc., que les
permitir certificar las medidas, denominaciones, pesos, cdigos,
etc., de cada uno de los bienes que estn verificando.
f.

Formas de efectuar el Inventario:

Al Barrer.- El equipo de verificadores procede a efectuar el

inventario empezando por un punto determinado del almacn,
continuando el control de todos los bienes almacenados, sin
excepcin alguna. Esta modalidad se utilizara para efectuar el
Inventario Masivo de Almacn.
Por Seleccin.- Consiste en constatar la veracidad de las
existencias del grupo de bienes sobre los cales se tiene inters, sin
importar su ubicacin. Esta forma se utiliza para realizar
inventarios de tipo selectivo.

g. Sobrantes de Inventario:
Si en el proceso de verificacin se establece bienes sobrantes, se
proceder en forma siguiente:
1. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:
- Documentos-fuertes no registrados en las Tarjetas de Existencia
Valoradas de Almacn.
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

11

- Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el

respectivo Pedido Comprobante de Salida.
- Entrega de un bien similar en lugar del que figura como
sobrante.
2. En el caso que el origen de los sobrantes de almacn se deba a
los dos primeras causas indicadas en el literal anterior, estos se
incorporan en los registros de existencias formulando la
respectiva Nota de Entrada a Almacn (Como Ata de Bienes,
por concepto de Sobrante de Inventario).
3. Cuando los sobrantes tiene su origen en la entrega de un bien
similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del
bien sobrante debe figura como faltante en el bien similar
entregado. En este caso se proceder a realizar ajustes a la
respectiva Tarjeta de Existencia Valorada de Almacn, anulando la
salida del bien sobrante, la misma que ser sustentada con el
informe de la Comisin de Verificacin, previo inicio de la
determinacin de responsabilidad. Asimismo se registrara la
salida del bien faltante.
4. Faltantes de Almacn:
En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los
registros de existencia y el inventario fsico realizado, se
determinen bienes faltantes, la Comisin de Verificacin, actuara
en forma siguiente:
a. Faltante por Robo o Sustraccin.- Organizara un
expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de
la denuncia policial correspondiente.
b. Faltante por Merma.- tratndose de bienes solidos o lquidos
que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y
cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma
tcnica respectiva. Cuando la merma ocurra por accin de
animales depredadores, la Comisin de Verificacin evaluara e
informara sobre si la merma se debe estrictamente a esa
causa.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

12

c. Faltantes por Negligencia.- El Jefe de Almacn y el servidor

o servidores a cargo de la custodia, son responsables tanto
pecuniaria como administrativamente de la perdida.
h. Baja de Bienes de Almacn:
Se proceder a dar de baja a los bienes que como resultado del
Inventario Fsico General estn considerados para tal proceso. Son
objeto de baja:
1. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentran en completo
estado de inutilidad.
2.
La merma producida en las existencias por efecto de la
volatilizacin o por accin de animales depredadores.
3. Los bienes perdidos por robo o sustraccin y
4. Bienes que por vencimiento o su estado de descomposicin no
son recomendables para consumo.
5. De acuerdo a lo establecido en el Art. 4, Inciso b, del Decreto Ley
N 22867, la baja ser aprobada mediante Resolucin por el
Director General de Administracin o funcionario equivalente en
la entidad y se sustenta en la forma siguiente:
Para los casos h1 y h2, con el Informe Tcnico en el que se
califica su estado de inutilidad.
- En el caso h3, con el informe de la Comisin de Inventario, el
expediente de las
investigaciones realizadas y la denuncia
policial correspondiente.
- Para el caso h4, con el Informe Sanitario respectivo y el
informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidad.
i.

Reposicin de Stock:
Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnicoadministrativas, inherentes a la funcin de almacn, que tiene por
finalidad por mantener la continuidad del abastecimiento,
reemplazando las existencias distribuidas, a fin que se encuentren
disponibles en cualquier momento y asegurar as que lleguen a los
usuarios en la oportunidad conveniente.
1. VARIABLES UTILIZADAS:
1.a) Nivel Mximo de Stock.- Cantidad de cada tipo de bien
que se estima es suficiente para atender en condiciones

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

13

normales y por un periodo determinado, las necesidades de

la entidad.
1.b) Stock Mnimo o de Seguridad.- Cantidad de cada tipo de
bien que se requiere para continuar el abastecimiento,
durante el tiempo que demore el trmite de reposicin de
stock.
1.c) Punto de Pedido.- Es el momento ideal para iniciar las
acciones conducentes a la reposicin de existencias, a fin de
evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad.

2. CUANTIFICACION DE LAS VARIABLES:

El Jefe de Almacn coordinara con el rea encargada de la
Programacin del Abastecimiento para cuantificar las variables
que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de
bien. La determinacin para cada una de ellas se efecta en la
forma siguiente:
2.a)

La magnitud del nivel mximo de stock, est dada por la

cantidad de un tipo de bien que necesita para atender las
necesidades de todas las dependencias de una entidad, en
un periodo trimestral, semestral o anual. Si las necesidades
son mayores a la capacidad del almacenamiento, puede
considerase excepcionalmente cantidades para periodos
bimensuales, segn convenga. Se utiliza como documentos
fuentes los Cuadros de Necesidades.

2.b) El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la

siguiente formula:

STOCK = Q x T2

MINIMO T1

Donde:
Q = Nivel mximo de stock.
T1 = Tiempo que se estima se consumir totalmente Q.
T2 = Tiempo que se considera en demorar el trmite de
reposicin de stock.
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

14

3. FORMULACION DEL REQUERIMIENTO DE RENOVACION DE

STOCK:
El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de Pedido)
cuando las existencias desciendan al nivel en que se empiezan a
consumir el stock mnimo o de seguridad. Para tal efecto, el jefe de
almacn proceder a:
a. Formular el proyecto del Cuadro de Adquisicin por los bienes
que a la fecha debe iniciarse el trmite de reposicin de stock.
b. Remitir el proyecto del Cuadro de Adquisicin al rea
responsable de la Programacin del Abastecimiento, a fin de
que se proceda a la adquisicin inmediata.
c. Coordinar con el rea a cargo de la Programacin del
Abastecimiento, a fin de racionar la distribucin hasta que se
efectu la respectiva reposicin de existencias.
I. Registro y Control de Existencias:
Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se
consignan datos sobre ingresos y salidas de bienes del local de
almacn y cantidades disponibles para distribuir.
Segn las posibilidades de cada entidad, los registros y reportes se
elaboran en forma manual o mediante procesos automticos de datos;
en el primer caso se empleara tarjetas y formularios y en el segundo se
utilizara el diseo de los mismos:
El registro y control de existencias se realiza en los documentos
siguientes:
Tarjeta de Control Visible de Almacn.
Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn.
Resumen del Movimiento de Almacn.
Los documentos-fuente para efectuar los registros son:
Orden de Compra-Gua de Internamiento.
Nota de Entrada de Almacn.
Pedido-Comprobante de Salida.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

15

i.a)

Tarjeta de Control Visible de Almacn:

a)

Finalidad: controlar en unidades fsicas, el movimiento y

saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del
Almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella
registrado.

b)

Descripcin: El formulario a emplear es el SA. RIC. 06, que

consta de las especificaciones siguientes:

I.b)

Encabezamiento:
Nombre del formulario: Control Visible de Almacn.
Nmero de Tarjeta: Se enumera correlativamente as
tarjetas empleadas en el registro de un mismo tipo de
bien.
Artculo: Denominacin y caractersticas del ben
almacenado (una tarjeta por cada tipo de bien).
Cdigo: Segn Catalogo Nacional de Bienes.
Unidad de Medida: Termino usado para contar, medir
o pesar los bienes almacenados.
Cuerpo:
Columna 1- Fecha: La correspondiente al da, mes y ao
del movimiento.
Columna 2-Comprobante: Denominacin y nmero del
documento-fuente que da origen al
movimiento.
3A- Entrada: Cantidad de bienes ingresados.
3B-Salida: Cantidad de bienes egresados.
3C-Saldo: Diferencia de las Sub-Columnas (3A) y (3B).
Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn:
a) Finalidad: Suministrar informacin sobre el movimiento de
entradas y salidas de bienes
en almacn as como
determinar existencias en cantidades totales y unitarias
debidamente valorizadas. El registro en este documento debe
ser permanente y estar a cargo del rgano de
Abastecimiento en un rea distinta a la de Almacn.
b) Descripcin: El formulario a utilizar es el SA. RIC-07, cuyas
especificaciones son las
siguientes:

Encabezamiento:
Nombre del Formulario: Existencias Valoradas de Almacn.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

16

Tarjeta N: Se enumera correlativamente las tarjetas empleadas

en el registro de un mismo tipo de bien.

Cuerpo:

Columna 1: Fecha: La que corresponde al da, mes y ao del

movimiento de cada uno de los bienes.

Columna 2: Comprobante:
Dividida en 2 Sub-columnas:
2A- Clase de documentos que ampare el movimiento de
bienes en Almacn. 2B-N: El correspondiente al
documento de entrada o salida.

Columna 3: Cantidades.
Dividida en 3 sub- columnas:
3A- Entrada: Cantidad de bienes ingresados. 3BSalida: Cantidad de bienes egresados.
3C-Saldo: Diferencias de las sub-columnas (3A)
Entrada y (3B) Salida.
Columna 4: Precio Unitario: Valor de cada artculo
ingresado o egresado.
Columna 5: Costo Promedio: Esta columna se utilizara al aplicarse el
Mtodo de Valuacin (Costo Promedio) resultante de aplicar la formula
siguiente:
Costo
Promedio =

Saldo Monetario
(Columna 6C)
Saldo Fisico
(Columna 3C)

Columna 6: Importes:
Dividida en tres sub-columnas
6A-Entrada: Valor en moneda nacional de los bienes
ingresados
6B-Salida: valor en moneda nacional de los bienes
egresados.
6C-Saldo: Diferencia de las sub-columnas (6A) Entrada
y (6B) Salida.
Base (de izquierda a derecha):
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

17

Artculo: nombre de cada tipo de bien.

Unidad: Nombre de cada tipo de bien.
- Cdigo: El que corresponde al bien de acuerdo
con el Catalogo Nacional de Bienes

c) Utilizacin.Las tarjetas se mantendrn en ficheros,

denominados Kardex, sern agrupadas y clasificadas de
acuerdo con las clases de los Grupos Genricos del Catlogo
Nacional, aprobado con Resolucin Directoral N 001-89INAPIDNA (dejada sin efecto por Resolucin Directoral N 00293-INAPIDNA, del 22 de Diciembre del 1993, que amplia,
modifica y elimina algunos ITEMS, del vigente Catalogo
Nacional de Bienes).
Cada grupo de tarjetas ser diferenciado colocando el cdigo de
la clase respectiva en una pestaa adhesiva en la parte
superior de la tarjeta que seala la separacin de una y otra
clase de bienes. Dentro de cada clase, las tarjetas se ordenaran
alfabticamente conforme al orden asignado en el Catlogo
Nacional de Bienes.
I.c)

Resumen Interno del Movimiento de Almacn:

a. Finalidad: resumir el resultado de las operaciones de entradas
y salidas de bienes del Almacn. Este documento ser
elaborado mensualmente y servir para conciliar los saldos con
los que contenga las notas de contabilidad tanto de entradas de
bienes como de las salidas de bienes elaborado por la Oficina
de Contabilidad.
b. Descripcin: El formulario a utilizar es el SA. RIC. 08 Parte
del Movimiento de Almacn, que consta de las especificaciones
siguientes:
Encabezamiento:
- Nombre del Organismo: El que corresponde
a la
entidad a la que pertenece la dependencia que est
llenando el formato.
- Nombre del Formulario: Resumen del Movimiento de
Almacn.
- Numero: El asignado al formulario en forma correlativa.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

18

Da, Mes y Ao: Fecha que corresponde al periodo a que

se refieren las operaciones.

Cuerpo:
- Columna 1: Grupos Genricos del Catlogo Nacional de
Bienes, dividida en dos (02) sub-columnas:
- 1A-Codigo: El que corresponde segn Catalogo Nacional
de Bienes.
- 1B-Denominacion: La que corresponde al cdigo
asignado.
-

Columna 2: Saldo anterior.- Considerar los datos de la

columna 4 Saldos del da indicados en el parte anterior.

Columna 3: Movimiento.- Registra las entradas y salidas

por cada Grupo Genrico de Bienes, dividida en dos (02)
sub-columnas:

3A-Entradas: Indica el importe en moneda nacional de

los ingresos de bienes en el grupo respectivo.

3B-Salidas: Indica el importe en moneda nacional de las

salidas de bienes en el grupo respectivo.

Columna 4: Saldo de Da.- Resulta de agregar a la

columna 2, las entradas (3A) y deducir las salidas (3B).
Recuadro
Inferior
Izquierdo.Documentos
sustentatorios: Se consigna la numeracin de los
documentos en la informacin, dividida en dos (02)
secciones:
Seccin 1- De Entrada.- Se anotan los nmeros de las
rdenes de Compra y/o Nota de Entrada expedidas; as
como los documentos anulados.
Seccin 2 De Salida.- Se anotan los nmeros de los
Pedidos-Comprobantes de Salida expedidos as como los
anulados.
Base:
Para consignar las firmas de las personas autorizadas de
la elaboracin y revisin del documento (Jefe de Almacn
y Director o Jefe de Abastecimiento).

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

19

Para consignar la firma de las personas autorizadas de la

elaboracin y revisin del documento (Jefe de Almacn y
Director o Jefe de Abastecimiento)
c. Nmero de Copias y su Distribucin:
- Original: Archivo de Almacn.
- Copia: Para remitir a Contabilidad
documentos sustentatorios.
I.d)

junto

con

los

Nota de Entrada de Almacn:

a. Finalidad.- Sirve de documento-fuente y se utiliza para
informar sobre ingresos de bienes al Almacn, por conceptos
distintos al de adquisicin con Orden de Compra.
b. Descripcion.- El formulario a emplear es el SA. ALM.01, que
consta de las especificaciones siguientes:
Encabezamiento:
- Nombre del Organismo: El que corresponda
a la
entidad a la que pertenece el documento que se est
elaborando.
- Nombre del Formulario: Nota de Entrada a Almacn.
- Con Destino a: Para el caso que el bien tenga un bien
especifico.
- Referencia: Describir la clase de documento y su
numeracin que ha dado origen al ingreso de los bienes.
Recuadro Derecho:
- Numero: El asignado al documento en forma correlativa.
- Da, Mes y Ao: Indicar la fecha de formulacin del
documento.
Cuerpo dividido en dos (02) partes; superior e inferior:
Parte Superior:
Columna 1-Articulos.- Dividido en cuatro (04) sub-columnas:
1A Cdigo: El que corresponde segn Catalogo Nacional.
1B Cantidad: Numero de bienes recibidos.
1C Descripcin: Nombre y caractersticas de cada tipo de
bien recibido.
1D Unidad de Medida: Termino usado para contar, medir o
pesar los bienes recibidos.
Columna 2- Valores.- Dividida en dos (02) sub columnas:

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

20

2A

Unitario: Valor estimado o consignado en la

documentacin de la referencia.
2B Total: Producto de multiplicar la sub-columna (1B) cantidad
por la sub-columna (2A) Valor Unitario.
Parte Inferior:
Cuneta del Mayor.- Anotar en cada recuadro el cdigo dela
cuenta principal divisionaria o sub divisionaria, as como los
respectivos importes en moneda nacional.
Base.- Para consignar las firmas del Director de
Abastecimiento y del Jefe de Almacn.
c. Utilizacin.- Este formulario es de utilizacin compartida por
las Oficinas de Abastecimiento y Contabilidad. A la oficina de
Abastecimiento, le compete consignar los datos siguientes:
Encabezamiento, Columna1, Artculos y Columna 2 Valores. A
la Oficina de Contabilidad le corresponde llenar los recuadros
correspondientes a Cuentas del Mayor.
d. Nmero de Copias y su Distribucin:
-

I.e)

1era Copia: Archivo de Almacen.

2da Copia: Registro y control de existencias.
3era Copia: Registro y control del Patrimonio Mobiliario
(solo en el caso de ingreso de bienes patrimoniales).

Pedido-Comprobante de Salida:
a. Finalidad.- Servir de documento-fuente, en se efecta el
pedido, se autoriza y registra la salida de bienes de almacn.
b. Descripcin.- El formulario a utilizar es el SA. DST-OI, que
consta de las especificaciones siguientes:
Encabezamiento:
- Nombre del Organismo-Nombre del Formulario:
Pedido-Comprobante de Salida.
Cuerpo:
- Parte Superior (izquierda):
Dependencia Solicitante: Indicar el nombre de la
entidad orgnica que efecta el pedido. Solicito entregar
a: Nombre del funcionario o servidor que recibir los
bienes solicitados. En ningn caso suscribir el Recib
Conforme otra persona distinta a la sealada en el
presente rubro.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

21

Con Destino a: Consignar el lugar u oficina donde van a

ser utilizados los bienes.
-

Parte Superior (derecha):

Lugar y Fecha: Localidad de la dependencia y fecha de
formulacin del documento. Numero: es el nmero
correlativo correspondiente a cada Pedido Comprobante
de Salida. Cdigo de la Dependencia: Asignado a cada
unidad orgnica por la oficina de Racionalizacin de cada
entidad.

Parte izquierda del Cuerpo:

Columna 1- Renglones.- Aparecen impresos los
nmeros de cada uno de los renglones en forma
sucesiva.
Columna 2 Artculos Solicitados.- Indicar la cantidad
y caractersticas de los bienes solicitados. Se divide tres
(03) sub-columnas:
2A Cantidad: Numero de bienes solicitados.
2B Unidad de Medida: Termino usado para contar,
medir o pesar los bienes.
2C Descripcin: Nombre o denominacin de los bienes
solicitados.

Parte derecha del cuerpo:

Columna 3 Orden de Despacho.- Para indicar la
cantidad que el Director o Jefe de Abastecimiento
autoriza entregar. Se divide en tres (03) sub-columnas:
3A Cdigo: El que corresponde segn Catalogo Nacional
3B Cantidad: Numero de bienes que se autoriza
despachar.
3C Valores: Unitario y Total por cada tipo de bien. Los
Valores Unitarios, se extraen de las respectivas Tarjetas
de Existencias Valoradas de Almacn.
Columna 4- Cdigo Patrimonial.- Utilizar solo en el
caso de entregas de bienes que constituyen el patrimonio
de la entidad. Anotar el numero o cdigo patrimonial
asignado al bien conforme a la Resolucin Jefatural N 1689-INAP/DNA.
Base:
Cuentas del Mayor.- Anotar en cada recuadro el cdigo
de la Cuenta Principal, divisionaria o sub-divisionaria, as

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

22

como los importes en moneda nacional. Recuadro.Formulario utilizado hasta el rengln N . Incluso para
indicar en letras, el nmero del ultimo rengln utilizado
en el formulario.
Fecha de Recepcin.- Fecha en la que se efecta la
entrega. A rengln seguido deben firmar las siguientes
personas:
1. Solicitante: Jefe de la Dependencia que solicita.
2. Director o Jefe de Abastecimiento.
3. Jefe de Almacn.
4. Recib conforme: Persona que recepcin los bienes
solicitados (debidamente autorizado por el jefe de la
dependencia solicitante)
c.

Utilizacin.- Este formulario es de utilizacin compartida por

las dependencias solicitantes, Abastecimiento y Contabilidad.
A la dependencia solicitante le corresponde consignar los datos
de:
- Parte Superior (izquierda)
- Columna 1 Renglones.
- Columna 2 Artculos solicitados.
- Recuadro Formulario solicitado hasta el rengln N
incluso:
- Fecha de recepcin.
Al rgano de Abastecimiento, le compete anotar:
- Cdigo de la dependencia.
- Nmero del Pedido Comprobante de Salida.
- Columna 3 Orden de despacho.
- Columna 4 Cdigo Patrimonial.
Para la Contabilidad estn reservados los recuadros de cuentas
del Mayor.

d.

Nmero de Copias y su Distribucin:

Original: Para remitir a Contabilidad.
1era. Copia: Archivo de Almacn
2da. Copia: Registro y Control de Existencias.
3era. Copia: Registro y Control de Patrimonio Mobiliario (solo
en el caso de salida de bienes patrimoniales).
4ta. Copia: Dependencia solicitante.

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

23

ANEXOS

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

24

BIBLIOGRAFI
Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

25

http://www.mytcigroup.com/es/services/almacenaje
http://www.ehowenespanol.com/control-almacen-info_257226/
http://www.commercelogistics.com.co/Almacenamiento_de_Mercancia.ht
ml
http://www.Google.imaneges.com

Administracin Logstica - Universidad Catlica los ngeles de Chimbote

26