MANUAL DEL REPOSITORIO INSTITUCIONAL UFPSO

http://repositorio.ufpso.edu.co:8080/jspui/

Versin 1.0

Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
COMUNIDADES Y COLECCIONES ......................................................................................................... 4
Creacin de comunidades en DSpace ............................................................................................. 4
Creacin de colecciones en DSpace .................................................................................................... 8
USUARIOS .......................................................................................................................................... 12
Creacin de contrasea para una persona ................................................................................... 13
GRUPOS ......................................................................................................................................... 14
ARTICULOS (ITEMS) ........................................................................................................................... 16
FLUJO DE TRABAJO (WORKSFLOW) .................................................................................................. 17
Mecnica del flujo de trabajo en una coleccin ........................................................................... 17
LICENCIA ............................................................................................................................................ 19
GESTION DE DATOS ........................................................................................................................... 20
Ingreso de tem ............................................................................................................................. 20

INTRODUCCION
La administracin de DSpace implica un conjunto de tareas que el administrador
desarrolla para lograr el xito en la creacin y mantenimiento del repositorio digital.
Para acceder a la administracin de DSpace, se debe ser administrador del
sistema y entrar a la siguiente direccin:
http://repositorio.ufpso.edu.co:8080/jspui/password-login
La administracin de DSpace est formada por las siguientes secciones,
visibles en el men del lado izquierdo:
1. Comunidades y colecciones: en esta seccin el administrador crea,
modifica y elimina comunidades, subcomunidades y colecciones.
2. Usuarios: en esta seccin el administrador crea, modifica y elimina usuario
(persona) del repositorio digital.
3. Grupos: Los grupos son originados al crear una coleccin con
caractersticas como aprobar, rechazar y/o
editar metadatos. En esta
seccin el administrador podr editar los grupos dando permisos a
personas sobre estos.
4. Artculos: en esta seccin el administrador podr modificar y eliminar un
tem creado.
5. Registro de Metadatos: en esta seccin el administrador podr crear
nuevos campos de metadatos para los tems.
6. Registro de Formato Bitstream: en esta seccin el administrador puede
crear o eliminar nuevos campos para definir el formato de los archivos de
los tems (bitstream).
7. Flujo de trabajo (Workflow): Esta seccin de la administracin de DSpace
muestra los flujos de trabajo existentes para los tems ingresados, los que
actualmente se encuentran activos.
8. Autorizacin: en esta seccin el administrador puede gestionar las
polticas de una comunidad, subcomunidad, coleccin y de un tem.
9. Editar noticias: Esta seccin el administrador permite editar las noticias
central y lateral de la pgina principal del DSpace.
10. Editar licencia por defecto: El administrador en esta seccin edita la
licencia por defecto para el repositorio digital.

COMUNIDADES Y COLECCIONES
Cada sitio DSpace est dividido en comunidades. Las comunidades
tpicamente corresponden a Facultades, centros de investigacin o
Departamentos. Tambin las comunidades pueden contener sub-comunidades.
Una sub-comunidad tericamente es una comunidad, pero se utiliza
generalmente cuando se requiere definir una extensin o especializacin de esta
ltima. Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones
de contenidos relacionados. Una coleccin puede aparecer en ms de una
comunidad.

Creacin de comunidades en DSpace

A continuacin se explicaran los pasos para crear y configurar comunidades
en DSpace, usando las interfaces de administracin que esta herramienta nos
proporciona.
1. Acceder a la administracin de DSpace. Para crear comunidades, se debe
ser administrador.
2. Acceder al enlace Comunidades y colecciones de la administracin de
DSpace
parecer una pantalla como la siguiente:

3. Hacer clic en el botn Crear comunidades de nivel superior, ubicado en la

parte superior derecha de la ventana en Herramientas del administrador.
Automticamente DSpace le asignara un identificador nico a esta
comunidad (de la forma prefijo/sufijo segn el sistema internacional Handle
System) Se accede a un formulario para ingresar los datos representativos
de una comunidad. Estos datos son:

Nombre: Nombre de la comunidad.

Descripcin corta: Pequea descripcin de la comunidad.

Texto introductorio (HTML): Informacin general sobre la

comunidad. Esta puede ir formateada con HTML para mejor
visibilidad de este texto en la pgina de la comunidad.

Texto de Copyright (texto plano): es la informacin sobre la

comunidad, como la licencia, direccin, telfono, correo.
Puede ir tambin formateada con HTML que es aceptado.

Texto de la barra lateral (HTML): El texto que coloques aqu

se ver en la barra lateral derecha de la comunidad.
Regularmente es el nombre de la Comunidad.

Logo: imagen que represente la comunidad.

Autorizaciones de la comunidad: estas autorizaciones son las

que puedo otorgar a un grupo de persona sobre la comunidad.

4. Hacer clic en el botn

actualizar luego de ingresado estos datos Se
crear la comunidad.
5. Se presenta en la parte superior derecha de la pgina de la comunidad
varios botones: para modificar la comunidad (Editar), para crear una
coleccin de la comunidad (Crear una coleccin) y para crear una
subcomunidad de la comunidad (Crear una sub-comunidad).
6. Hacer clic en el botn Editar para realizar modificaciones parecer los
datos ingresados anteriormente en la creacin de la comunidad. Modificar
los datos necesarios y hacer clic en actualizar.
7. Hacer clic en Crear una subcomunidad para crear subcomunidades en una
comunidad parecer un formulario igual al de creacin de comunidad.

Realizar el mismo procedimiento de creacin de comunidad:

Creacin de colecciones en DSpace

Seguir los siguientes pasos:
1) Hacer clic en el botn Crear una coleccin, que se encuentra en la
parte superior derecha de la pgina de la comunidad. Aparecer una
ventana como la de la siguiente imagen, que permitir definir
algunas caractersticas que tendr la coleccin, en cuanto a
permisos y flujo de trabajo asociados a los documentos:

La anterior es una lista de propiedades (casos) que se desea asignar a la

coleccin que se est creando. Seleccionar segn las polticas de manejo de la
coleccin que se hayan definido previamente entre los encargados del manejo de
los documentos.

2) Seleccionar los casos aplicables para la coleccin. Estas son:

Los nuevos artculos deben ser pblicamente lebles: Esta opcin esta
seleccionada por defecto, de manera que el artculo que se enva sea visto
por todos los usuarios de DSpace o aquellos que visiten el repositorio.

Algunos usuarios podrn enviar a esta coleccin: esta opcin est marcada
por defecto, de manera que se pueda asignar personas al grupo de la
coleccin.

El flujo de trabajo de envo incluir una fase de aceptar/rechazar: esta

opcin, el envo pasa por un proceso de flujo de trabajo (Workflow) en la
cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envo.

El flujo de trabajo de envo incluir una fase de aceptar/rechazar/editar

metadatos: el envo pasa por un proceso de flujo de trabajo (workflow) en la
cual otra persona autorizada aprueba o rechaza el envo, adems puede
editar los metadatos del artculo enviado si se considera necesario.

El flujo de trabajo de envo incluir una fase de editar metadatos: el artculo

enviado pasa por un proceso del flujo de trabajo (workflow) donde puedo
editar los metadatos del artculo enviado.

Esta coleccin tendr administradores delegados de la coleccin: se asigna

una persona como administrador de esta coleccin.

Nuevos envos tendrn algunos metadatos ya rellenos por defecto: esta

opcin puede ser seleccionada si quiere tener metadatos por defecto para
los artculos ingresados a la coleccin.

Luego, hacer clic en el botn Siguiente.

3) Especificar los siguientes datos para la descripcin de la coleccin.

Estos son:
Nombre: Nombre de la coleccin.

Descripcin corta: pequea descripcin de la coleccin.

Texto introductorio: Informacin general sobre la coleccin. Esta puede ir

formateada con HTML para mejor visibilidad en la pgina de la coleccin.

Texto copyright: es la informacin sobre la coleccin como la licencia,

direccin, telfono, correo. Puede ir tambin formateada con HTML que es
aceptado.

Texto en el recuadro lateral: El texto que se coloque aqu se ver en la

barra lateral derecha de la coleccin. Regularmente es el nombre de la
coleccin.

Licencia: licencia que se debe garantizar para el artculo. Esta se define

aqu para la coleccin, y de esta manera los artculos que se ingresen en
esta coleccin tendrn esta licencia por defecto. si en este momento no se
define la licencia, DSpace toma la que tiene por defecto definida en la
administracin de DSpace.

Origen: cualquier informacin sobre el origen de la coleccin.

Logo: imagen que represente la coleccin.

Luego, hacer clic en el botn Siguiente.

4) Seleccionar los usuarios que se autorizarn para realizar envos a
esta coleccin. La bsqueda de estos se realiza al hacer clic en el
botn Seleccionar E-people. Seleccionada la(s) persona(s), hacer
clic en Siguiente.

5. Verificar los datos ingresados en la creacin de la coleccin mediante el

formulario mostrado, similar al de la siguiente imagen. En la parte inferior
del formulario se presentarn las opciones de casos aplicables para la
coleccin, en el caso que no se hayan definido al inicio de la creacin de la
coleccin (fases de Aceptar/rechazar metadatos, Aceptar/rechazar/editar
metadatos y editar metadatos, definir los administradores de la coleccin
(Collection Administrators), crear una plantilla para el tem (Item Template),
definir las polticas de la coleccin).
6. Finalizar la creacin de la coleccin haciendo clic en el botn Actualizar.

USUARIOS
En esta seccin, el administrador puede editar, agregar y/o eliminar una
persona.
1) Hacer clic en el enlace Usuarios de la administracin de DSpace.
Observar una imagen como la siguiente:

2) Hacer clic en el botn Agregar persona para la creacin de un nuevo

usuario. Observar un pequeo formulario como el de la figura, donde

3) Hacer clic en el botn Seleccionar una persona. Seleccione la persona

que quiere modificar o eliminar y haga clic en Aceptar.
4) Hacer clic en el botn Editar para modificar la persona. Aparecer un
pequeo formulario igual al de agregar persona pero con la
informacin ingresada anteriormente. Modifique los datos y haga clic en
Guardar

5) Hacer clic en el botn Eliminar para borrar la persona.

Creacin de contrasea para una persona

El administrador no puede crear clave (contrasea) para la persona por medio de la administracin
de DSpace. Si el administrador requiere asignarle clave a la persona creada, debe realizarlo por
medio de la actualizacin directamente en la base de datos dspace.
1) Conectarse a la BD dspace:
#su postgres
$/usr/local/pgsql/bin/psql dspace
2) Buscar el persona_id del usuario creado:
select * from persona;
3) Asignar a este usuario la clave: update persona set password=md5('a') where
persona_id=b; Donde: a es el password y b es el persona_id.

GRUPOS

En la administracin de DSpace, los grupos son los creados automticamente los

segn las propiedades asignadas en la creacin de la coleccin o los definidos por
el administrador del sistema.
1. Hacer clic en el enlace grupos de la administracin de DSpace. Acceder a
una ventana como la siguiente, donde se presentar una tabla con el
nombre del grupo y dos botones Editar y Borrar.

En la imagen:

El grupo de ID 1 es el grupo del administrador DSpace. Toda persona

incluida en este grupo tendr propiedades de administrador.
El grupo de ID 0 es el grupo Anonymous. Este grupo incluye a todos los
usuarios DSpace.
El grupo de ID 9 es el grupo COLLECTION_7_SUBMIT formado al crear
la coleccin Trabajos de grado, dada la caracterstica Algunos usuarios
podrn enviar a esta coleccin. Etc

2. Haga clic en Borrar si desea eliminar el grupo. Si intenta borrar un grupo

que est referenciado a una poltica de autorizacin o a un flujo de trabajo
(workflow) tendr un error interno del sistema.
3. Hacer clic en Editar. en esta seccin podr modificar o ingresar quienes
son las persona autorizadas para formar parte del grupo, como puede ver
en la siguiente imagen:

ARTICULOS (ITEMS)
En esta seccin, el administrador tiene la opcin de editar y/o eliminar los
metadatos de un tem ya ingresado en el repositorio.
1. Hacer clic en el enlace Artculos de la administracin de DSpace.
Observar una ventana similar a la siguiente:

2. Ingresar el handle del tem que quiere editar o borrar, en la caja de texto
indicada por la palabra Handle. Hacer clic en Buscar.

FLUJO DE TRABAJO (WORKSFLOW)

Esta seccin de la administracin de DSpace se muestra los flujos de trabajo
(workflow) existentes para los tems ingresados, los que actualmente se
encuentran activos. Para configurar las opciones relacionadas, seguir los
siguientes pasos:
1) Hacer clic en el enlace Flujo de trabajo de la administracin de DSpace.
2) Observar una ventana como la siguiente. Si tiene flujos de trabajos activos,
estos aparecern en la tabla, mostrando los datos:
a) Nombre de la coleccin
b) Quien envi el artculo
c) Y el ttulo del nuevo artculo

Mecnica del flujo de trabajo en una coleccin

El workflow de una coleccin puede tener hasta tres pasos (steps): Cada coleccin
puede tener un grupo asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo
asociado a cada paso, el paso es saltado. Si una coleccin no tiene un grupo
asociado con un paso, los envos de esa coleccin son instaladas directamente
dentro del tem, o sea, son montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar
aprobacin.
En otras palabras, la secuencia es esta: La coleccin recibe un envo. Si la
coleccin tiene un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es
invocado, y el grupo es notificado. De otra manera, el paso 1 del workflow es
saltado. As mismo, los pasos 2 y 3 del workflow son desarrollados si y solo si la
coleccin tiene un grupo asignado para estos pasos.
Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se
ubica en el pool de tareas del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la
tarea del pool, y es entonces removido del pool de tareas, para evitar la situacin
donde varias personas en el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser
notificada.
El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarrollar
una de las tres acciones:

LICENCIA
1. Para editar la licencia, hacer clic en la administracin de DSpace en el
enlace Editar licencia por defecto. Preferiblemente, la licencia introducida
debe cumplir con las condiciones legales de cada pas.

2. Editada la licencia, haz clic en Guardar.

GESTION DE DATOS
Ingreso de tem
1. Registrarse como usuario DSpace. Debe tener autorizacin para envo de
tems en la coleccin correspondiente. (esta autorizacin es dada por el
administrador del sistema, en Grupos o al crear la coleccin).

2. Ya realizado el registro, acceder a Mi DSpace. Esta es la pgina principal

de cada persona, donde tiene acceso a realizar envos al repositorio y ver
sus envos realizados. Tambin tendrs informacin de los grupos a los
cuales perteneces.
3. Hacer clic en comenzar un nuevo envo. Aparecer una lista con las
colecciones a las cuales tienes permiso de enviar. Selecciona una de ellas
y haz clic en Siguiente.
4. Seleccionar una de las caractersticas (o todas) que tiene tu artculo y haz
clic en Siguiente.

Estas son:
- El tem tiene ms de un ttulo

- El tem ha sido publicado o distribuido con anterioridad

- El tem contiene ms de un archivo
5. Llenar el formulario de ingreso del tem, con datos como: nombre del autor
(o de los autores), ttulo (o ttulos en el caso que haya seleccionado que el
tem tiene ms de un ttulo), fecha de publicacin, donde fue publicado
anteriormente, cita, nmero de serie del reporte, identificadores (other, is
bn...), tipo de documento (articulo, libro, preprint, software...), lenguaje en el
que est el artculo. Haga clic en el botn siguiente.

6. Aparecer una continuacin del formulario de ingreso del tem, donde se

debe ingresar datos como palabras claves (Subject Keywords), Resumen
(Abstract), Patrocinadores (Sponsors) y Descripcin (Description). Llenado
los datos, haz clic en Siguiente.

7. Se te presenta una caja de texto donde se coloca la ruta donde se

encuentra el archivo y su nombre. Al lado de esta caja de texto, est un
botn Browse para buscar donde se encuentra el artculo. Haz la
bsqueda y luego haz clic en Siguiente.

8. Si el archivo fue cargado correctamente, vers una tabla con el nombre del
archivo, el tamao y el formato del mismo. Se presentan dos opciones para
seleccionar en caso de:
si el formato no es correcto. Haz clic en el botn Haz clic aqu si el formato
no es correcto. Se presentar un listado de formatos de archivos, y en el
caso que no est el que t buscas, puedes ingresarlo
Si el archivo no es correcto. Haz clic en Haga clic aqu si el archivo no es
correcto. Se presentar de nuevo la opcin del paso anterior.

9. Haz clic en Siguiente. Se mostrar una ventana de verificacin mostrando

los datos ingresados y dando la opcin de corregirlos. Haz clic en
Siguiente.

10. El ltimo paso del envo es aceptar la licencia del artculo. Existe una
licencia por defecto de DSpace la cual es editable segn las polticas de la
institucin. Tambin puedes definir polticas para la coleccin. Segn la
licencia que se establezca, se permitir modificar, traducir y distribuir el
artculo. Si est de acuerdo con ella, acepta haciendo clic en Concedo la
licencia. De lo contrario haz clic en No concedo la licencia. El envo no se
borrar, quedar en Mi DSpace de la persona hasta que se tome la
decisin de aceptar la licencia o rechazar el envo.

11. Si la licencia fue aceptada, el envo fue finalizado.