Manual Calidad Icetex

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MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRDITO EDUCATIVO Y

ESTUDIOS TCNICOS EN EL EXTERIOR
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................4
2. ALCANCE .............................................................................................................................................4
3. DEFINICIONES ....................................................................................................................................4
4. NORMATIVIDAD ..................................................................................................................................5
5. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................................................6
5.1 DESCRIPCIN DE LA ENTIDAD .............................................................................................................6
5.1.1. LOCALIZACIN..................................................................................................................................6
GRFICO 1: REPRESENTACIN INSTITUCIONAL A NIVEL NACIONAL. FUENTE: ICETEX ..........................6
5.1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................................................7
GRFICO 2: ORGANIGRAMA ICETEX. FUENTE: ICETEX .........................................................................7
5.2 MISIN ................................................................................................................................................7
5.3 VISIN .................................................................................................................................................7
5.4 CLIENTES Y GRUPOS DE INTERS ...................................................................................................8
5.5 PROPUESTA DE VALOR.................................................................................................................9
6. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD .....................................................................................9
6.1 PRESENTACIN ...............................................................................................................................9
6.1.1. RESPONSABILIDAD DEL MANUAL DE CALIDAD ............................................................................10
6.2 PRINCIPIOS DE CALIDAD ............................................................................................................10
6.3 POLTICA DE CALIDAD ..................................................................................................................13
6.4 OBJETIVOS DE CALIDAD ....................................................................................................................13
6.5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ......................................................................14
GRFICO 3: MAPA DE PROCESOS DEL ICETEX. FUENTE: ICETEX ......................................................15
6.5.1 EXCLUSIONES ..................................................................................................................................15
6.6 GESTIN DOCUMENTAL .............................................................................................................16
GRFICO 4: PIRMIDE DOCUMENTAL DEL ICETEX. FUENTE: ICETEX ................................................16
6.7 REQUISITOS GENERALES ..........................................................................................................17
6.8 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ..................................................................................18
6.9 PLANIFICACIN DE LA CALIDAD ........................................................................................................18
6.10 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ................................................................18
6.10.1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN ...........................................................................................18
6.10.2. COMUNICACIN INTERNA ............................................................................................................19
6.11 REVISIN POR LA DIRECCIN ...................................................................................................19
6.12 GESTIN DE LOS RECURSOS .....................................................................................................20
6.13 REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO ............................................20
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6.13.1. PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO ............20

6.13.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ............................................................................20
6.13.3. DISEO Y DESARROLLO ...............................................................................................................21
6.13.4. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS ........................................................................................21
6.13.5. PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO ..............................................................................21
6.14 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA .....................................................................................................21
6.14.1. SATISFACCIN DEL CLIENTE .......................................................................................................22
6.14.2. AUDITORAS INTERNAS ................................................................................................................22
6.14.3. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS. .........................................................................22
6.14.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIN A LOS PRODUCTOS. .........................................................................22
6.14.5. CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME ...........................................................22
6.14.6. ANLISIS DE DATOS Y MEJORA ...................................................................................................23
6.14.7. ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA .........................................................................................23
7. ANEXOS ..............................................................................................................................................24
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1.
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OBJETIVO
Establecer las directrices generales, alcance y exclusiones del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC)
del Instituto Colombiano de Crdito Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior - ICETEX.
2.
ALCANCE
Este manual cubre los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad del ICETEX, de conformidad con
lo establecido en la Norma Tcnica ISO 9001:2008 y en la Ley 872 de 2003, reglamentada mediante el
Decreto 4110 de 2004, en la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTC-GP 1000:2009).
3.
DEFINICIONES
Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situacin indeseable.
Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situacin potencialmente indeseable.
Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias

que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los
criterios definidos para la auditora interna.
Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los

requisitos de la calidad.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Enfoque basado en los procesos: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos

empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen
como "enfoque basado en los procesos".
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.
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Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos proporciona evidencia de la

realizacin de las actividades de los procesos de la entidad.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos y expectativas.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin de lograr
un propsito.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello

que est bajo consideracin.
4.
NORMATIVIDAD
Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicio.
Decreto No. 4485 de 2009, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004.
NTC GP 1000:2009.
NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 19011:2011 Directrices para la auditoria del Sistema de Gestin de Calidad y/o Sistema de
Gestin Ambiental.
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5.
5.1
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MARCO DE REFERENCIA
DESCRIPCIN DE LA ENTIDAD
El Instituto Colombiano de Crdito Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior ICETEX, es una entidad
financiera de naturaleza especial, con personera jurdica, autonoma administrativa, y patrimonio propio,
vinculada al Ministerio de Educacin Nacional, creado por el Decreto 2586 de 1950 y transformado por la
Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005.
Tiene por objeto el fomento social de la educacin superior, priorizando en la poblacin de bajos recursos
econmicos y aquella con mrito acadmico en todos los estratos, a travs de mecanismos financieros
que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educacin superior, la canalizacin y
administracin de recursos, becas y otros apoyos de carcter nacional e internacional, con recursos
propios o de terceros. Para cumplir con su objeto, el ICETEX ha establecido criterios de cobertura,
calidad y pertinencia educativa, en condiciones de equidad territorial; igualmente otorga subsidios para el
acceso y permanencia en la educacin superior de los estudiantes de estratos 1, 2 y 3.
5.1.1. Localizacin
El ICETEX cuenta con una sede principal ubicada en la ciudad de Bogot, en donde se encuentra
centralizada la direccin, operacin y administracin de la Entidad. Adicionalmente, dispone de 23
puntos de atencin al usuario a nivel nacional y presencia institucional en las territoriales, distribuidas
como se presenta en el siguiente grfico.
Grfico 1: Representacin institucional a nivel nacional. Fuente: ICETEX
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5.1.2. Estructura Organizacional

Mediante el Decreto 380 de 12 de febrero de 2007 se establece la estructura del ICETEX y se determinan
las funciones de sus dependencias en procura de cumplir con la misin de la Entidad. El siguiente
grfico presenta la organizacin a nivel directivo, que conlleva el despliegue en cada una de estas
instancias.
Grfico 2: Organigrama ICETEX. Fuente: ICETEX
5.2
MISIN
El ICETEX es la entidad financiera del Estado, de naturaleza especial, que promueve y financia el
acceso, permanencia y graduacin en la educacin superior en Colombia y en el exterior; a travs del
crdito educativo, la gestin de recursos de cooperacin internacional y de terceros, con criterios de
equidad, cobertura, calidad y pertinencia, priorizando la poblacin de bajos recursos econmicos y
aquella con mrito acadmico; para contribuir al desarrollo social y econmico del pas.
5.3
VISIN
Seremos reconocidos como el gran motor financiador de la educacin superior en Colombia,

maximizando el nmero de crditos activos e incrementando las oportunidades de cooperacin nacional
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e internacional, para la inclusin social; soportados en una operacin financiera sostenible, un modelo de
gestin efectivo, tecnologa de punta y personal altamente calificado; orientados a alcanzar altos niveles
de satisfaccin en nuestros clientes.
5.4
CLIENTES Y GRUPOS DE INTERS
El ICETEX reconoce como clientes a toda la poblacin que requiera financiar sus estudios universitarios y
todas las entidades que deseen suscribir convenios con el ICETEX con la finalidad de ampliar, financiar,
y cubrir los costos educativos de la poblacin que deseen atender.
Clasifica a sus clientes en dos grandes grupos:
Poblacin Objetivo
Clientes actuales
5.4.1 Poblacin objetivo

Todas las personas que requieran financiacin para ingresar o permanecer en la educacin superior y las
entidades u organismos que deseen suscribir contratos y convenios con el ICETEX con la finalidad de
financiar la Educacin.
5.4.2 Clientes actuales

5.4.2.1 Personas Naturales: Personas que son beneficiarios de alguno de los productos o servicios que
ofrece el ICETEX: crdito educativo, subsidios, becas o Ttulos de Ahorro Educativo TAE.
Es de aclarar que para el caso del crdito educativo el beneficiario directo de este es el estudiante, no
sus acudientes (padres o tutores). La seleccin no est condicionada a su capacidad de pago, sino a su
excelencia acadmica, a la calidad del programa y de la institucin en la que cursar sus estudios, a la
pertinencia laboral con su comunidad ms cercana y con el pas en general.
5.4.2.2 Clientes Corporativos: Instituciones de Educacin Superior (IES), Empresas cooperativas y

constituyentes de Fondos en Administracin (Entidades pblicas y privadas), Colegios, Alcaldas,
Gobernaciones y Diplomticos.
Instituciones de Educacin Superior

Las Instituciones de Educacin Superior se consideran clientes Corporativos ya que por medio de los
crditos de educacin superior, les ayuda a: Sufragar costo de la enseanza y Financiar la investigacin
en el mbito universitario.
Constituyentes de Fondos
Fondos en Administracin corresponde al portafolio de recursos de terceras entidades, tanto pblicas

como privadas, que administra el ICETEX con el fin de ejecutar por cuenta de ellas sus diferentes
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programas y proyectos de educacin para la poblacin objetivo que stas han determinado atender;
fortaleciendo por tanto los mecanismos de la cobertura en educacin que busca el pas.
Los tipos de constituyentes que existen son:
Entidades Pblicas
Empresas Privadas
Instituciones de Educacin Superior
Municipios y Gobernaciones
Adicionalmente, en virtud de la cooperacin internacional, el Instituto administra las ofertas de becas que
hacen al pas los gobiernos, organismos internacionales e instituciones de educacin superior del
exterior, para realizar diversos tipos de estudio en las ms prestigiosas universidades del mundo.
5.5
PROPUESTA DE VALOR
Las propuestas de valor a los clientes representan los atributos que el ICETEX entrega a travs de sus
productos y servicios para crear fidelidad y satisfaccin en los segmentos de clientes seleccionados.
La propuesta de valor es un concepto clave para poder identificar los procesos internos del instituto,
establecer los indicadores y la infraestructura necesaria que le dar vida a la estrategia. En consecuencia
la propuesta de valor se define as
PROPUESTA DE VALOR
PERSONAS NATURALES
Estudiantes / IES
6.
6.1
Bajas tasas de inters

Fcil acceso
Variedad de Plazos
Oportunidad
Asesora y acompaamiento
Comunicacin
CLIENTES CORPORATIVOS
Personas Jurdicas, Constituyentes
de Fondos o Convenios
Asesora.
Tecnologa virtual
Transparencia
Respaldo y seguridad
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
PRESENTACIN
El Sistema Integrado de Gestin del ICETEX est conformado por el Sistema de Gestin de la Calidad SGC, el Modelo Estndar de Control Interno - MECI y el sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA,
mediante este sistema la entidad articula su direccionamiento estratgico, polticas y procesos para lograr
el cumplimiento de la normatividad aplicable, los objetivos institucionales y las necesidades de sus
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usuarios. De igual forma se convierte en un mecanismo eficiente que contribuye al mejoramiento

institucional y la bsqueda de mejores resultados reflejados en la satisfaccin de sus clientes.
El Manual de Calidad describe el Sistema de Gestin de la Calidad del ICETEX, permite conocer la
poltica y objetivos establecidos en materia de calidad que orientan la gestin de la Entidad, as como
tambin el alcance del sistema y las exclusiones de los numerales de la norma NTC-GP1000: 2009 e ISO
9001:2008. En l se presentan los Macroprocesos y procesos de la Entidad y las interacciones entre los
mismos. As mismo, refiere los procedimientos documentados requeridos por la NTC-GP1000: 2009 e
ISO 9001:2008.
La administracin de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad se evidencia en los
procedimientos Control de Documentos (E1-2-11) y el control de registros a travs de los siguientes
procedimientos de archivo: Administracin archivo de gestin (A8-3-01), Consulta de archivo (A8-302), Transferencia documental al archivo central (A8-3-03), Administracin de archivo central (A8-3-04),
Transferencia al archivo histrico (A8-3-05). La consulta de la documentacin del Sistema de Gestin de
la Calidad la podr efectuar todo funcionario de la Entidad a travs del aplicativo DocManager.
6.1.1.
Responsabilidad del Manual de Calidad
El Grupo de Administracin y Seguimiento Estratgico del ICETEX es el responsable de la modificacin y

aprobacin de los cambios que requieren los documentos del Sistema de Gestin de Calidad; incluyendo
el Manual de Calidad, de acuerdo con los lineamientos dados en el procedimiento Control de
Documentos (E1-2-11).
6.2
PRINCIPIOS DE CALIDAD
La alta direccin del ICETEX, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeo,
busca la aplicacin transversal de los siguientes principios de gestin de la calidad:
1) Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a
satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cules son
las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se
esfuercen por exceder sus expectativas.
El ICETEX busca prestar un servicio dirigido a satisfacer las necesidades de sus
usuarios; por lo tanto, es fundamental comprender cules son sus necesidades actuales
y futuras, en el marco de la normatividad aplicable, para encaminar su operacin y dar
cumplimiento a sus requisitos definidos.
2) Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta direccin de cada
entidad es capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un
ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o particulares que ejercen
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funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la

entidad.
La Presidencia del ICETEX, junto con la Secretara General, Vicepresidencias, Jefes de
oficinas, Jefes de oficinas asesoras y Asesores ha promovido con liderazgo el
mejoramiento de la gestin institucional, facilitando los medios y los espacios para
trabajar en el direccionamiento de la Entidad.
3) Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones
pblicas: Es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen
funciones pblicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.
La Entidad ha promovido espacios para la participacin de los funcionarios en la
implementacin y sostenibilidad del Sistema de Gestin de la Calidad, entre los cuales se
destacan charlas desarrolladas en esta materia, programa de induccin y reinduccin,
conformacin del equipo MECI Calidad, las reuniones de anlisis estratgico, comits
de mejoramiento, entre otros.
4) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al
trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un
proceso.
Se han definido los procesos de la Entidad as como la interaccin entre ellos, que le
permite al ICETEX, identificar claramente con cuales procesos interacta es decir, de
quienes recibe insumo (proveedores) para realizar sus actividades siguiendo el ciclo
PHVA (Planear Hacer - Verificar Actuar) y a quienes suministra el insumo
transformado (clientes).
5) Enfoque del sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en
general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia,
eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
La implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad ha contribuido a trabajar de
forma sistmica, articulando la gestin entre los procesos y permitiendo identificar la
manera cmo interactan entre ellos. De otro lado, mediante un trabajo en equipo al
interior de cada proceso, que permita identificar reas de oportunidad y agregar valor al
mismo.
6) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para
entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora
continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su
eficacia, eficiencia y efectividad.
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La aplicacin de la metodologa del ciclo PHVA (Planear Hacer - Verificar Actuar) en

todos los procesos del ICETEX ha permitido reflejar la mejora continua en los resultados
y por ende en la gestin que pretenden alcanzar en la institucin.
Las acciones que resultan de las auditoras realizadas, se convierten en el punto de inicio
para hacer un anlisis de las causas e identificar actividades que puede ser mejoradas y
de esta manera optimizar las operaciones de algn proceso.
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad
las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin, y no simplemente
en la intuicin.
En todos los niveles de la Entidad, partiendo de la alta direccin, se realiza seguimiento
permanente a la gestin mediante las reuniones de anlisis estratgico, as como el
desarrollo de los diferentes comits constituidos, con el fin de analizar informacin y
tomar decisiones acertadas para el cumplimiento de la misin institucional.
8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las
entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el
equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
El ICETEX busca fortalecer sus relaciones con los proveedores de bienes y servicios a
travs de la implementacin de los procesos precontractual, contractual y postcontractual
que permiten determinar mecanismos de evaluacin que conduzcan al aseguramiento de
la calidad de los bienes y servicios que se contraten.
9) Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre entidades es
importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear
de una manera racional los recursos disponibles.
La Entidad se esfuerza permanentemente por la aplicacin de este principio a travs de
la participacin activa en la implementacin y seguimiento de lineamientos e iniciativas
que surjan en el mbito de la educacin superior, dados desde el Gobierno Nacional, el
Ministerio de Educacin Nacional y dems entes que estn involucrados en dicha esfera.
El SISTEDA es una muestra de la aplicacin de este principio dado que se define de
manera coordinada con el Ministerio de Educacin Nacional y las entidades adscritas y
vinculadas a este.
10) Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones
claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin
pertinente de sus procesos facilitando el control social.
El ICETEX contribuye en la construccin de un pas ms transparente a partir de la
aplicacin de mecanismos de participacin ciudadana, a travs de la publicacin de su
informe de gestin en la pgina Web, rendicin de cuentas, publicacin de los procesos
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de contratacin que se adelantan, los mecanismos de recepcin y atencin de las

solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios, entre otros.
6.3
POLTICA DE CALIDAD
El ICETEX ha definido su Poltica de Calidad, como:
En el ICETEX fomentamos la educacin a travs de nuestros productos y servicios, en las reas

prioritarias que el pas requiere, en concordancia con las polticas del Plan de Desarrollo. Para
lograrlo, contamos con la participacin de nuestros aliados estratgicos, con un sistema de
gestin de la calidad que promueve el mejoramiento continuo, y con un equipo humano altamente
calificado y orientado a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios en cuanto al acceso y
permanencia en el sistema educativo, tanto en el pas como en el exterior; as mismo, brindamos
apoyo en las iniciativas de mejoramiento de la calidad de las instituciones educativas con criterios
de equidad, transparencia y responsabilidad social.
6.4
OBJETIVOS DE CALIDAD
Los siguientes corresponden a los objetivos de calidad del ICETEX, los cuales se encuentran alineados
a los objetivos estratgicos dispuestos en el Mapa Corporativo de la Entidad.
PERSPECTIVA
Impacto social
Beneficiarios
Gestin financiera
Procesos internos
OBJETIVO
Satisfacer las necesidades de financiacin en la
educacin superior en Colombia y en el
exterior, dando prioridad a la poblacin de
bajos recursos econmicos y con mrito
acadmico
Llegar a la poblacin vulnerable mediante la
innovacin de mecanismos de asignacin que
contemplen la poltica de focalizacin del
Gobierno Nacional y la sostenibilidad financiera
Contribuir en la articulacin de la poltica
pblica que propenda por la calidad, pertinencia
y ampliacin de cobertura en la Educacin
Superior
Fortalecer la imagen corporativa de la entidad
Optimizar los recursos de la entidad
Optimizar la estructura y asegurar la
sostenibilidad financiera
Garantizar, con calidad, un eficiente y efectivo
servicio al cliente
Garantizar un proceso de cobranza ptimo,
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PERSPECTIVA
Aprendizaje y crecimiento
OBJETIVO
oportuno y confiable
Armonizar los procesos de la entidad , acordes
con la nueva estructura, enfocados
en
eficacia, eficiencia , efectividad y confiabilidad
Fortalecer el sistema de riesgo de manera
integral
Consolidar la gestin de alianzas nacionales e
internacionales y de fondos en administracin
bajo una estructura slida para el otorgamiento
de crditos y becas
Asegurar el talento humano con las
dimensiones: del saber con el conocimiento, del
saber hacer con las habilidades y del ser con
las actitudes y valores orientados al
cumplimiento de los objetivos institucionales
Fomentar Sentido
de Pertenencia y
Compromiso Institucional
Disear e implementar un modelo de gobierno
de tecnologa que apoye la operacin y
estrategia que permita contar con la
informacin necesaria con criterios de
seguridad y calidad
As mismo el ICETEX dentro de su base operativa de la estrategia, ha desarrollado desdoblamientos al

Mapa estratgico corporativo, los cuales tienen objetivos, metas e indicadores alineados de tal forma que
dan cumplimiento a la estrategia corporativa. Por eso los procesos del ICETEX tienen relacionados, bien
sea los objetivos e indicadores del mapa corporativo como de los desdoblamientos.
6.5
ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
El alcance del Sistema de gestin de Calidad del ICETEX es la Prestacin de servicios de financiacin de
la educacin superior en Colombia y en el exterior a travs de las lneas de crdito, fondos en
administracin, becas y ttulos de ahorro educativo.
El anterior alcance aplica a todos los procesos de la Entidad que interactan para la realizacin de los
productos y servicios que se entregan a los clientes. Estos son:
Procesos Estratgicos: Aquellos a travs de los cuales se orienta la gestin,
directrices a seguir para el cumplimiento de la misin institucional.
proporcionan las
Procesos de Evaluacin: Corresponde a aquellos que permitan monitorear y controlar el cumplimiento

de la misin y objetivos de la Entidad.
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Procesos Misionales: Son todos aquellos que contemplan la realizacin del producto y prestacin del
servicio dirigidos a los clientes de la Entidad.
Procesos de Apoyo: Corresponden a los procesos que brindan soporte a la realizacin del producto o
prestacin del servicio.
El Mapa de procesos del ICETEX que se presenta a continuacin, muestra los 15 macroprocesos
definidos:
Grfico 3: Mapa de procesos del ICETEX. Fuente: ICETEX
Los procesos que se incluyen en estos macroprocesos se definieron de acuerdo con la metodologa del
PHVA (Planear - Hacer - Verificar - Actuar), considerando las entradas con sus respectivas fuentes, las
salidas con sus respectivos clientes internos o externos y las actividades generales que se siguen para
alcanzar los resultados de cada proceso.
6.5.1 Exclusiones
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Se excluye del alcance del Sistema de gestin de la calidad, el numeral 7.6. Control de los equipos de
seguimiento y de medicin, contenido en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto el
ICETEX no requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medicin para calibrar, ajustar o proteger los
equipos utilizados (hardware, servidores y dems bienes fsicos de la entidad) ya que los mismos no se
utilizan con criterios metrolgicos u otros que deban arrojar mediciones exactas.
No obstante, el ICETEX garantiza la capacidad de los programas informticos requeridos para soportar
sus procesos misionales, mediante la definicin de polticas y el mantenimiento de la infraestructura
utilizada.
6.6
GESTIN DOCUMENTAL
A continuacin se presentan la tipificacin de la documentacin que conforma el Sistema Gestin de la

Calidad del ICETEX, dando cumplimiento a lo exigido por la norma NTCGP 1000:2009 y en la ISO
9001:2008. La documentacin est estructurada en los siguientes niveles:
Direccionamiento
Estratgico
Manual de
Calidad
Caracterizaciones de procesos
Procedimientos
Otros documentos ( Guas, instructivos, acuerdos de servicio)
Registros
Grfico 4: Pirmide documental del ICETEX. Fuente: ICETEX
Documentos de Direccionamiento Estratgico: Establecidos por la alta direccin del ICETEX,

definen las polticas, Plan estratgico, acuerdos, cdigos, reglamentos, directrices, normas, entre
otros.
Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de la Entidad.
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Caracterizacin de proceso: Documento que define las entradas, proveedores, salidas y

clientes, controles, recursos y normatividad que le aplica a un proceso. Adicionalmente permite
establecer la interaccin con los dems procesos de la Entidad.
Procedimiento: Documento que describe la forma en que se lleva a cabo un proceso o una
actividad.
Otros documentos: Otros documentos que forman parte del Sistema de Gestin de la Calidad
del ICETEX, como son Guas (Documento que establece una serie de lineamientos o la
secuencia de tareas, tanto operativas como de control), Instructivos (Documento que describe el
diligenciamiento de un formato) y Acuerdo de servicios (Documento firmado entre procesos o
reas que participan en un mismo proceso, en el cual se establecen parmetros para la
prestacin del servicio y la obtencin del resultado deseado).
Registros: Documento que proporciona resultados o proveen evidencia de las actividades

efectuadas.
Los lineamientos para la elaboracin y control de los documentos se encuentra en la Gua de

elaboracin de documentos (G03) y en el procedimiento Control de Documentos (E1-2-11); y los
correspondientes al control de los registros del sistema se disponen en los procedimientos
documentados: Administracin archivo de gestin (A8-3-01), Consulta de archivo (A8-3-02),
Transferencia documental al archivo central (A8-3-03), Administracin de archivo central (A8-3-04),
Transferencia al archivo histrico (A8-3-05)
6.7
REQUISITOS GENERALES
Con el fin de implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad eficiente en el ICETEX se han
identificado los procesos que soportan el cumplimiento de la misin y de la normatividad aplicable (Ver
Anexo 6), los cuales se encuentran relacionados en el Mapa de procesos (ver Anexo 1). As mismo se ha
establecido la interaccin entre estos procesos (ver Anexo 2) y se ha identificado el cumplimiento de los
requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y de los elementos del Modelo Estndar
de Control Interno MECI (Ver Anexo 4).
Para cumplir con lo anterior el ICETEX ha dispuesto los recursos humanos, tcnicos y tecnolgicos
necesarios para la eficiente gestin y control de su operacin.
La entidad ha generado una estrategia de tercerizacin que le ha permitido aprovechar la experiencia y
tecnologa de firmas expertas en el desarrollo de actividades especficas, como:
Atencin al usuario: Proceso de Atencin al Cliente (M5-1).

Gestin de archivo: Proceso Gestin de archivo (A8-3).
Cobranza: Proceso Gestin de recuperacin de cartera (M4-2)
Cartera: Proceso Administracin de la cartera (M3-2).
Soporte y mantenimiento a aplicativos y a hardware: Proceso Gestin del servicio (A7-1).
Centro de cmputo: Proceso Gestin del servicio (A7-1).
La entidad define los requisitos de la prestacin del servicio de estas actividades tercerizadas en los
estudios previos y minutas tcnicas y los contratos que se suscriben. Durante la ejecucin de stos se
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MANUAL DE CALIDAD
establece el control y seguimiento a travs de cronogramas, reuniones de seguimiento, informes, planes

de gestin, procedimientos, guas, entre otros. Estos mecanismos son definidos por el lder de proceso o
supervisor del contrato dependiendo del impacto en la prestacin del servicio o generacin del producto,
los controles establecidos en el proceso y la aplicacin de las actividades del procedimiento Supervisin
de contratos (A4-2-02).
6.8
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
La Presidencia, Secretaria General, Vicepresidencias y dems niveles directivos del ICETEX mantienen
su compromiso con la implementacin y la mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad, a
travs de la continua comunicacin, a los servidores pblicos, de la importancia de dar cumplimiento a la
poltica y objetivos de la calidad as como a los aspectos legales que rigen la Entidad. Adicionalmente
gestionan los recursos necesarios para generar un sentido de pertenencia frente al mismo.
Se ha establecido el procedimiento Revisin por la direccin (E1-2-07) para asegurar que una vez al
ao se efectu una evaluacin del grado conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del
Sistema de Gestin de la Calidad en la Entidad y se determinen posibles acciones de mejora al mismo.
6.9
PLANIFICACIN DE LA CALIDAD
El Sistema de Gestin de la Calidad del ICETEX se planifica a travs de la definicin e implementacin

de actividades que den cumplimiento en forma permanente a la normatividad vigente y a los requisitos de
calidad de los beneficiarios o usuarios, alineado con el Plan estratgico y Balanced Scorecard.
Cuando se presentan factores externos o internos que afecten el SGC, se consideran como entradas
para la Revisin de la Direccin y se planifican las acciones necesarias para que no afecten el
desempeo del Sistema.
6.10 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

Cada proceso cuenta con personal competente para el desarrollo de las actividades establecidas. Las
funciones de cada cargo se encuentran sealadas en el Decreto 381 de 12 de febrero de 2007 por el cual
se establece la planta de personal del ICETEX.
Adicionalmente se cuenta con una matriz de Responsabilidad que resume las responsabilidades que
tiene la alta direccin con el cumplimiento de cada numeral de la NTCGP 1000:2009 y en la ISO
9001:2008, ver anexo 3.
6.10.1. Representante de la Direccin
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MANUAL DE CALIDAD
Se ha designado como Representante de la Alta Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad, al

Coordinador del Grupo de Administracin y Seguimiento Estratgico de la Entidad, y quien adems de las
funciones a su cargo, tiene las siguientes:
Velar porque los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad se implementen y se mantengan
conforme a la norma tcnica NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008.
Informar sobre el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad a Presidencia.
Representar a la Presidencia frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema de

Gestin de la Calidad.
Efectuar seguimiento a los programas de formacin de los funcionarios relacionados con el

Sistema de Gestin de la Calidad.
6.10.2. Comunicacin Interna

El ICETEX dispone de los mecanismos e infraestructura necesarios para la comunicacin entre los
funcionarios, dependencias y otras Entidades, con el propsito de cumplir eficazmente con los procesos.
La comunicacin interna se realiza a travs de correo electrnico, memorandos y oficios, fondo de
pantalla de los computadores, semanarios, el cartero, por la pgina
Web de la entidad
www.icetex.gov.co, entre otras.
6.11 REVISIN POR LA DIRECCIN

El ICETEX establece la realizacin de revisiones del Sistema de Gestin de la Calidad durante cada ao.
Para tal fin se convoca a la Alta Direccin de la Entidad para evaluar el Sistema de Gestin de la Calidad
del ICETEX y determinar las mejoras que se deben realizar al mismo, de acuerdo con el procedimiento
documentado Revisin por la Direccin (E1-2-07).
En la revisin por parte de la direccin se verifican los siguientes aspectos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Resultados de auditoras de calidad,

Retroalimentacin de los beneficiarios o usuarios (clientes),
Gestin de riesgos de la Entidad,
Desempeo de los procesos y conformidad del producto y servicio,
Estado de las acciones correctivas y preventivas
Acciones de seguimiento de las revisiones anteriores,
Cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad
Poltica y objetivos de calidad
Como resultado de esta revisin se consideran acciones para:

a) La mejora del Sistema de Gestin de la Calidad y los procesos.
b) La mejora del producto o servicio
c) La necesidad de nuevos recursos
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6.12 GESTIN DE LOS RECURSOS

El ICETEX dispone de los recursos para implementar y mantener el SGC, mejorar su eficacia, eficiencia y
efectividad y aumentar as la satisfaccin de los clientes.
Talento humano competente, frente a lo cual se tiene establecido el Manual de perfiles y

funciones para los cargos sealados en el Decreto 381 de 2007. A travs de los procesos de
Ingreso (A3-1), Permanencia (A3-2) y Administracin de personal (A3-3) se garantiza realizar la
vinculacin de personal adecuado y las actividades que permitan su desarrollo en la entidad.
Infraestructura fsica y tecnolgica (software y hardware) y equipos de comunicacin, que

soportan el desarrollo de las actividades de cada uno de los procesos de la Entidad. La entidad
ofrece a sus servidores la infraestructura fsica adecuada para su labor a travs del Proceso
Administracin de Activos Fijos (A1-1), y la infraestructura tecnolgica a travs del proceso
Gestin del servicio (A7-1)
La Entidad ha diseado estrategias que ayudan en el fortalecimiento de un ambiente de trabajo,

para ello cuenta con programas de bienestar, salud ocupacional, trabajando de la mano con la
Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), quien identifica las condiciones en ergonoma
de los puestos de trabajo, ofreciendo alternativas de intervencin para adecuar y mejorar el
ambiente de trabajo, con el propsito de prevenir alteraciones en las condiciones de salud de sus
funcionarios.
6.13 REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO
6.13.1. Planificacin de la Realizacin del Producto o Prestacin del Servicio

El ICETEX cuenta con un Mapa Estratgico Corporativo que establece los objetivos, metas y planes o
proyectos que permiten alcanzar los resultados planificados, que se deben cumplir y que involucra a toda
la organizacin a travs de los desdoblamientos de cada dependencia.
Los elementos para la planificacin de realizacin del producto y la prestacin del servicio son:
Los procesos establecidos y su alcance, el cual se encuentra en el Mapa de Procesos.

Los riesgos de cada proceso y sus medidas de control identificados en el Mapa de Riesgos.
Requisitos legales para la prestacin del servicio o elaboracin del producto.
Procedimientos, formatos y otros documentos requeridos para la operacin.
El personal competente para cada proceso.
Asignacin de recursos para la operacin y seguimiento de los procesos.
Las fuentes de informacin.
6.13.2. Procesos relacionados con el Cliente
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Con el propsito de asegurar el cumplimiento de los requisitos relacionados con el producto y servicio se
ha definido un procedimiento Presentacin y aprobacin de polticas y de estudios institucionales (E11-01) mediante el cual se disean las polticas de operacin de la entidad tomando como base la
normatividad aplicable a la entidad y los planes de desarrollo y planes sectoriales. Se identifican las
necesidades del cliente, a travs de la aplicacin de la encuesta de satisfaccin dirigida a sus usuarios
actuales, potenciales y partes interesadas.
As mismo se dispone de varios canales para la atencin de solicitudes, quejas y reclamos de los
clientes, ejerciendo permanentemente el monitoreo y control sobre la oportunidad y calidad en la
prestacin del servicio.
Adicionalmente la entidad tiene mecanismos de participacin ciudadana como la realizacin de
audiencias de rendicin de cuentas y la publicacin en la pgina Web de los planes de accin de cada
vigencia.
6.13.3. Diseo y desarrollo

El ICETEX planifica y controla el diseo y desarrollo de las polticas, planes y proyectos y dems
aspectos que se encuentran relacionados con la realizacin del producto y/o prestacin del servicio a
travs del proceso Planeacin estratgica (E1-2) y el procedimiento transversal a todos los procesos
Presentacin y aprobacin de polticas y de estudios institucionales (E1-1-01).
6.13.4. Adquisicin de bienes y servicios

La Entidad tiene establecido el Manual de contratacin y el Plan Anual de Contratacin. Los criterios de
seleccin de proveedores en la etapa Precontractual, se definen en el estudio previo y minuta tcnica que
suscribe el rea solicitante del producto y/o servicio. Por otra parte la evaluacin de los proveedores en
las etapas contractual y postcontractual est dada por los informes de los supervisores de los contratos y
el acta de liquidacin de los mismos, de manera tal que le permitan a la entidad disponer de productos y
servicios que cumplan con los requisitos establecidos.
6.13.5. Produccin y Prestacin del servicio

El ICETEX lleva a cabo la prestacin del servicio bajo condiciones controladas, a travs de sus procesos
misionales. Dispone de informacin clara sobre las caractersticas de los productos, suministrada a travs
de reglamentos, acuerdos, resoluciones, los procedimientos documentados para cada caso; de igual
forma se identifican los riesgos de cada uno de ellos y los puntos de control necesarios. La entidad
cuenta con el personal idneo para el desarrollo de las actividades y las herramientas tecnolgicas
necesarias para una adecuada identificacin y trazabilidad del producto dentro de los procesos de
otorgamiento, gestin de la operacin y terminacin del mismo.
6.14 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
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El ICETEX ha definido los mecanismos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora, con el objeto de
lograr un adecuado servicio a los clientes y un continuo mejoramiento de los procesos a su interior, entre
los que se encuentran el anlisis de informacin de los diferentes procesos, indicadores de gestin,
mediciones de satisfaccin de los clientes respecto a los productos y servicios brindados, resultados de
las auditoras internas.
6.14.1. Satisfaccin del Cliente

Para determinar la satisfaccin del cliente, el ICETEX realiza una encuesta de satisfaccin del cliente y
dispone a travs de los diferentes canales de atencin al usuario (contact center, atencin personalizada,
atencin escrita y atencin virtual) mecanismos que le permiten obtener la calificacin frente a los
servicios ofrecidos. Adicionalmente tiene habilitado un espacio en su sitio web para participacin
ciudadana.
6.14.2. Auditoras Internas

Se tiene documentado el procedimiento Auditoras Internas de Calidad (EV1-2-02) para que el ICETEX
efecte de manera eficaz la programacin, planificacin, preparacin, ejecucin de los ejercicios de
auditora al interior, de forma tal que sea un instrumento que les permita evidenciar reas de mejora que
conlleven al mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad.
6.14.3. Seguimiento y medicin de los procesos.

A travs de la implementacin del Balanced Scorecard con los objetivos, indicadores y metas, as como
con mecanismos de seguimiento de cronogramas, avance de proyectos o planes y encuestas, que se
realizan en la Entidad, se logra hacer seguimiento y medicin de los procesos y coadyuva a que la
estrategia este alineada con el Sistema de Gestin de la Calidad, de manera que el personal apropie con
facilidad los conceptos de medicin asociados al mejoramiento de las actividades del ICETEX.
6.14.4. Seguimiento y medicin a los productos.

Durante el desarrollo de las actividades de los procesos relacionados con la realizacin del producto y/o
prestacin del servicio se establecen puntos de control sujetos a niveles de revisin y aprobacin, que
permiten asegurar que tanto los productos intermedios como finales de los procesos de la Entidad
cumplen los requisitos establecidos.
6.14.5. Control del Producto o Servicio No Conforme
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MANUAL DE CALIDAD
Para el ICETEX un producto o servicio NO conforme es aquel que incumple los requisitos establecidos
por el Cliente. Por tal motivo el producto o servicio NO conforme es identificado y manejado
adecuadamente utilizando el procedimiento documentado Tratamiento del Producto o Servicio No
Conforme (E1-2-09).
6.14.6. Anlisis de datos y mejora

Los diferentes mecanismos de seguimiento de los productos, seguimiento a los procesos, evaluacin de
satisfaccin de los clientes, indicadores de gestin, mapas de riesgos, auditoras internas, conformidad
de los productos y seguimiento y control a los proveedores, generan la informacin para tomar acciones
de mejora al ICETEX.
6.14.7. Accin Correctiva y Preventiva

El ICETEX cuenta con un procedimiento y metodologa que le permite llevar a cabo las acciones para
determinar, prevenir y eliminar las causas de No conformidades reales o potenciales que se presenten en
los procesos y dems componentes del Sistema de Gestin de la Calidad. Dicho procedimiento
corresponde a Acciones correctivas, preventivas y de mejora (E1-2-10).
Las No conformidades pueden tener origen en:
Quejas y/o reclamos de los clientes.

Informes de auditoras internas o externas de calidad.
Producto y/o servicio no conforme.
Gestin del riesgo.
Revisiones efectuadas en los comits de mejoramiento.
Revisin por la direccin.
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7.
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ANEXOS
Anexo No. 1: MAPA DE PROCESOS.

Anexo No. 2: INTERRELACIONES DE PROCESOS
Anexo No. 3: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Anexo No. 4: RELACIN PROCESOS NUMERALES NORMA NTCGP 1000:2009 Y MECI
Anexo No. 5: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Anexo No. 6: NORMOGRAMA
ANEXO 1 MAPA DE PROCESOS
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
LIDER DE
PROCESO
COD
E1-2-01
PROCEDIMIENTO
Formulacin del plan estratgico
PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES PARA TODOS LOS

PROCESOS
E1-2
Planeacin estratgica
Jefe Oficina Asesora de

Planeacin
E1-2-06
Autoevaluacin del control
E1-2-07
Revisin por la direccin
E1-2-08
E1-2-09
E1-3
E2-1
E2-2
E2
Gestin de Riesgo operativo
Gestin de Riesgo de crdito

Planeacin
Jefe Oficina de Riesgos
Control y evaluacin
Gestin de Riesgo de Mercado
E2-4
Gestin Riesgo de liquidez
E2-5
Gestin de Riesgo de lavado de activos

y financiacin del terrorismo
EV1-2
M2-1
Evaluacin independiente
Otorgamiento de crdito
E1-2-10
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
E1-2-11
Control de documentos
E1-2-05
Diseo de productos y servicios
E1-1-01
Presentacin y aprobacin de polticas y

estudios institucionales
E1-3-01
Anlisis de costos
E1-3-03
Elaboracin y seguimiento del plan financiero
E2-1-08
Gestin de riesgo operativo
E2-1-09
Gestin del reporte de riesgo operativo
E2-1-10
Monitoreo SARO
E2-2-01
Evaluacin de la Base de datos de cartera,

cobranzas y crdito
E2-2-02
Clculo y anlisis de indicadores de

seguimiento
E2-2-04
Seguimiento a la calificacin y provisiones de

crdito
E2-2-07
Calificadora de riesgo
E2-3-01
Pruebas de escritorio valoracin de

inversiones
E2-3-02
Medicin y transmisin del Var
E2-3-03
Anlisis del comportamiento del mercado
E2-3-04
Reporte de portafolios eficientes
E2-3-05
Asignacin de cupos por emisor y contraparte
E2-3-06
Monitoreo de cupos emisor y contraparte

seguimiento diario de cupos
E2-3-07
Constitucin de provisiones
E2-4-01
Medicin Riesgo de liquidez
E2-5-04
Reporte de operaciones inusuales y

sospechosas
E2-5-05
Reportes Objetivos y ausencia de ROS a la

UIAF
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-3
EV1
Planeacin financiera
Generacin y seguimiento de acuerdos de

servicio
Tratamiento del producto o servicio no
conforme
Oficial de Cumplimiento
Jefe Oficina de Control

Interno
Coordinadora de Crdito
de la Vicepresidencia de
Crdito y Cobranza
EV1-2-01
Auditorias de gestin
EV1-2-02
Auditorias internas de calidad
EV1-2-03
Requerimientos entes de control
M2-1-01
Solicitud de crdito
V20

COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
LIDER DE
PROCESO
COD
M2-1
Coordinadora de Crdito
de la Vicepresidencia de
Crdito y Cobranza
M2-1-02
Evaluacin de solicitudes de crdito
M2-1-03
Otorgamiento de Crdito Beca
M2-2-01
Otorgamiento
M2-3-01
Otorgamiento de becas colombianos en el

exterior
M2-3-02
Otorgamiento de becas de posgrados para

extranjeros en colombia
M2-3-03
Programa de apoyo al bilingismo
M2-3-04
Otorgamiento de crdito condonable a artistas

jovenes talentos
M2-3-05
Programa profesores invitados
M2-3-06
Programa social de idiomas sin fronteras
M2-4-01
Legalizacin de crditos educativos
M2-4-02
Legalizacion programas de reciprocidad
M2-4-03
Revisin y custodia de garantas
M2-4-04
Generacin de resoluciones de giro
M2-4-05
Novedades de crdito
M2-4-07
Matricula de cuentas
M2-4-08
Renovacin
M2-4-09
Cierre de perodo acadmico
M2-4-10
Entrega Mi PC
M2-4-11
Conciliacin IES
M3-2-01
Facturacin epoca de estudios, periodo de

gracia y amortizacin.
M3-2-02
Aplicacin de recaudos
M3-2-03
Cierre de cartera
M3-2-05
Conciliaciones de cartera
M3-2-06
Administracin de cartera de aliados

estratgicos
M3-2-07
Reporte a centrales de riesgos
M3-2-08
Reportes de informacin de cartera a la DIAN
M3-2-11
Cambio tasas de inters
M3-3-01
Refinanciaciones y ampliacin de plazo
M3-3-02
Consolidacin y aplicacin de reintegros
M3-3-03
Solicitud de reintegro a las IES
M3-3-04
Devoluciones a IES por reintegros en exceso
M3-3-06
Reliquidacin de obligaciones
M3-3-07
Cambio de fecha de vencimiento o

disminucin del plazo.
M3-3-09
Afectacin a capital
M3-3-12
Aplicacin de condonaciones
M3-3-13
Reversin de aplicaciones por cheques

devueltos
M3-3-14
Paso al cobro individual y masivo.
M2-2
Otorgamiento de crdito a travs de la

administracin de recursos de terceros
Vicepresidente Fondos
en Administracin
E1-2

Planeacin
M2-3
M2
Jefe Oficina Relaciones

Internacionales
Otorgamiento de
productos
M2-4
M3-2
M3
Otorgamiento de servicios programas

internacionales
Gestin de
operaciones
M3-3
Gestin de legalizacin y renovacin

para aprobacin del desembolso
Administracin de la cartera
Novedades de cartera
Coordinadora de
Crdito,
Vicepresidente de
Fondos en
Administracin,
Jefe de Oficina de
Relaciones
Internacionales.
Coordinador Grupo de
Administracin de
Cartera
Administracin de
Cartera
PROCEDIMIENTO
V20
operaciones
Cartera

COD
MACRO
PROCESO
COD
A1
Gestin del servicio
Gestin
administrativa y
apoyo logstico
PROCEDIMIENTO
M3-3-15
Condonaciones de fondos en administracin
M3-5-01
Gestin de apoyo programas AIESEC
M3-5-02
Gestin de apoyo programas IAESTE
Jefe Oficina Relaciones

Internacionales
M3-5-03
Seguimiento al becario en el exterior

Planeacin
M3-5-04
E1-2
Seguimiento a becarios de posgrados

extranjeros en Colombia
M3-5-07
Condonaciones de programa para artistas

jovenes talentos
M3-6-01
Redencin TAE
M3-6-02
Redencion Anticipada o Posterior del TAE
M3-6-03
Conciliacin del pasivo con la Fiduciaria
M3-6-04
Conciliacin documentacin TAE
M4-2-01
Gestin de cobro prejurdico
M4-2-03
Retencin salarial
M4-2-05
Reporte boletn de deudores morosos a la

Contaduria General de la Nacin
M4-2-06
Gestin de cobro administrativo
M4-2-07
Gestin de preventivo
Administracin del TAE
Gestin de Recuperacin de Cartera
Director de Tesorera
Coordinador de
Cobranza
M4-3
Castigo de cartera
Director de Cobranza
M4-3-01
Gestin, aprobacin y ejecucin del castigo de

cartera
M4-4
Liquidacin de fondos en administracin
Vicepresidente Fondos
en Administracin
M4-4-01
Liquidacin de fondos en administracin
M4-5-01
Certificacin deuda en cero
M4-5-02
Devolucin de saldos a favor
M4-5-03
Devolucin de garantas individual
M4-5-04
Ajustes por saldos menores
M4-5-05
Condonaciones por fallecimiento o

incapacidad
M5-1-01
Atencin virtual
M5-1-02
Atencin personalizada
M5-1-03
Atencin chat
M5-1-04
Atencin escrita
M5-1-05
Atencin contact center
M5-1-06
Defensora del consumidor financiero
M5-1-08
Atencin a Grandes Clientes
M5-1-09
Atencin PBX
M5-1-10
Revisin factura contrato atencin al usuario
M5-1-11
Actualizacin de contenidos del sitio web
A1-1-01
Venta de inmuebles por martillo o directa
A1-1-02
Compra de inmuebles
A1-1-06
Administracin de bienes muebles
A1-1-07
Administracin del parque automotor
A1-1-08
Administracin de Seguros
A1-4-03
Apoyo logstico
A2-1-01
Programacin del presupuesto
M4-5
M5
COD
Gestin de apoyo a programas

internacionales
M4-2
M4
LIDER DE
PROCESO
M3-5
M3-6
Gestin de
recuperacin y
cumplimiento de
obligaciones
PROCESO
M5-1
A1-1
A1-4
Terminacin o cumplimiento de
obligaciones de crdito
Atencin al Cliente
Administracin de Activos Fijos
Servicios generales y Apoyo Logistico
Administracin de
Cartera
Jefe Oficina Comercial y

de Mercadeo
Secretaria General
Secretaria General
A2-1-02
A2-1-03
A2-1
Gestin presupuestal

Planeacin
Incorporacin de informacin al sistema

presupuestal
Modificaciones al presupuesto
V20

COD
MACRO
PROCESO
COD
A2-1
E1-2
A2-2
PROCESO
Gestin presupuestal
Gestin de pagos y liquidez
LIDER DE
PROCESO

Planeacin

Planeacin
COD
A2-1-04
Vigencias futuras
A2-1-05
Manejo del PAC (recursos de la nacin)
A2-1-06
Expedicin del certificado de disponibilidad

presupuestal (CDP)
A2-1-07
Registro presupuestal de compromisos
A2-1-08
A2-1-10
Registro presupuestal de obligaciones

Registro presupuestal de obligaciones de
fondos
Seguimiento al presupuesto
A2-1-11
Consolidacin del cierre
A2-2-01
Boletn de tesorera
A2-2-02
Traslado de recursos entre cuentas
A2-2-03
Apertura y cierre de cuentas en bancos
A2-2-04
Giro
A2-2-05
Servicio a la deuda
A2-2-06
Saldos disponiibles
A2-2-09
Compra de divisas
A2-2-10
Matrcula de cuentas Bancaria persona jurdica
A2-2-11
Administracin Flujo de caja

Anlisis contable del disponible con sus
contrapartidas
A2-1-09
A2-3-01
A2
Gestin Financiera
A2-3
Gestin contable y tributaria
Director de Contabilidad
PROCEDIMIENTO
A2-3-02
Conciliacin bancaria y depuraciones
A2-3-03
Anlisis contable del portafolio de inversiones
A2-3-04
Anlisis contable de cartera
A2-3-05
Anlisis contable de propiedad, planta y

equipo
A2-3-06
Anlisis contable de los gastos pagados por

anticipado y cargos diferidos
A2-3-07
Anlisis contable del balance de TAE
A2-3-08
Anlisis contable de Depsitos Especiales
A2-3-10
Anlisis contable de causaciones y cuentas

por pagar
A2-3-11
Anlisis contable de ingresos anticipados
A2-3-12
Anlisis contable de pasivos estimados y

provisiones
A2-3-13
Anlisis contable de causacin de nmina
A2-3-14
Anlisis contable de las cuentas de patrimonio
A2-3-15
Anlisis contable y liquidacin de comisiones

de los fondos, portafolio e intereses de cartera
A2-3-16
Generacin de Informacin Exgena
A2-3-17
Impuesto Industria y Comercio a nivel nacional
A2-3-18
Retenciones a Ttulo de Renta e impuesto al

Valor Agregado
A2-3-19
Retencin a Ttulo de ICA a nivel nacional
A2-3-20
Impuesto de Estampillas
A2-3-21
Impuesto Ingresos y Patrimonio
A2-3-22
Preparacin de estados financieros
A2-3-23
Elaboracin y transmisin de informacin a

Superfinanciera
V20

COD
MACRO
PROCESO
COD
E1-2
A2-4
A3-1
A3-2
A3
PROCESO
Gestin de Inversiones
Ingreso
Permanencia
LIDER DE
PROCESO

Planeacin
Secretaria General
Administracin de personal
Secretaria General
Elaboracin y transmisin de informacin a

Contadura General de la Nacin
A2-3-26
Administracin de caja menor
A2-3-27
Cierre contable mensual
A2-3-28
Impresin Libros Oficiales
A2-3-29
Anlisis y control de cajas menores
A2-3-30
Creacin de cuentas contables
A2-3-31
Posicin Propia
A2-3-32
Operaciones y registros de otros pasivos
A2-4-01
Negociacin de inversiones
A2-4-02
Cumplimiento de operaciones de inversiones
A2-4-03
Conciliacin del portafolio de inversiones
A2-4-04
Valoracion del portafolio de inversiones
A2-4-05
Gestin de Simultneas
A2-4-06
Gestin de Forward
A2-4-07
Redencin de capital intereses ttulos valores
A3-1-01
Seleccin de personal
A3-1-02
Pasantas
A3-1-03
Nombramiento y posesin
A3-2-02
Capacitacin (interna y Externa)
A3-2-03
Evaluacin del desempeo funcionarios

carrera administrativa
A3-2-05
Salud Ocupacional
A3-2-10
Plan de Bienestar Social e Incentivos
A3-3-03
Actualizacin SUIP y reporte de novedades
A3-3-06
Liquidacin de Nmina
A3-3-10
Expedicin de Certificaciones para pensin
A3-3-11
Permisos
A3-3-12
Expedicin de certificaciones
A3-3-14
Dotacin
A3-3-15
Control de ingreso y salida de funcionarios
A3-3-16
Comisin de servicios
A3-3-22
Comisiones para atender invitaciones en el

exterior
Retiro de personal
A3-3-23
Retiro por fallecimiento
A3-3-24
Retiro de personal por modificacin de planta
A4-1-01
Plan anual de Adquisiciones
A4-1-04
Menor Cuanta
A4-1-05
Invitacin por lista corta
A4-1-06
Seleccin pblica del contratista
A4-1-08
Contratacin Directa
A3-3-18
A4-1
A4
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
Precontractual
Secretaria General
PROCEDIMIENTO
A2-3-24
Secretaria General
Gestin de Talento
Humano
A3-3
COD
V20

COD
MACRO
PROCESO
A4
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
A4-1
Precontractual
COD
PROCESO
A4-2
A5
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos
PROCESO
COD
A4-1-09
Subasta Inversa
A4-1-10
Compra a travs de acuerdo marco de precio
A4-2-01
Suscripcin y legalizacin de convenios,

contrato u orden de compra o de servicio
A4-2-02
Supervisin de contratos
Secretaria General
Planeacin
estratgica
Postcontractual

Secretaria
General
Planeacin
A4-3-01
Liquidacin de contrato, convenio u orden de

compra o servicio
A5-1
Procesos disciplinarios
Secretaria General
A5-1-01
A5-2-01
Atencin acciones de tutelas
A5-2-06
Emisin de conceptos
A5-2-07
Representacin judicial ICETEX Demandado

o Demandante
A5-2-08
Jurisdiccin coactiva
A5-2-09
Sustentacin y resolucin de recursos en

segunda instancia
A5-2-10
Representacin Judicial del ICETEX en

Asuntos Penales
A6-1-01
Boletin de prensa
A6-1-02
Ruedas de prensa
A6-1-03
ICETEXTV
A6-2-02
Generacin semanario
A6-2-04
Cartelera
A6-2-05
Diseo y diagramacin de piezas

comunicacionales y publicitarias
A7-1-02
Emergencias de Software
A7-1-03
Soporte en infraestructura
A7-1-04
A7-1-07
Desarrollo de Software
Asignacin de accesos a sistemas de
informacin
Catalogacin y control de versiones
A7-1-08
Revisin logs bases de datos
A5-2
Representacin Judicial y asesora

jurdica
Relacin con medios de comunicacin
Jefe Oficina Asesora

Jurdica

Comunicaciones
Gestin de
Comunicaciones
A6-2
Comunicacin Organizacional

Comunicaciones
A7-1-05
A7
Gestin tecnolgica
A7-1
Gestin del servicio
Director de Tecnologa
A7-1-10
Inventario de Software y hardware y control de

software legal
Gestion de backups
A7-1-11
Pruebas de vulnerabilidad
A7-1-12
Control de cambios
A8-1-01
Generacin de correspondencia interna
A8-1-04
Generacin de correspondencia externa
A8-1-07
Recepcin de correspondencia
A8-3-01
Administracin archivo de gestin
A8-3-02
Consulta de Archivo
A8-3-03
Transferencia documental al archivo Central
A8-3-04
Administracin de Archivo Central
A8-3-05
Transferencia al archivo histrico
A7-1-09
A8-1
A8
PROCEDIMIENTO
E1-2
A4-3
A6-1
A6
Contractual
Secretaria
LIDERGeneral
DE
Gestin de correspondencia
Secretaria General
Gestin documental
A8-3
Gestin de archivo
Secretaria General
V20
ANEXO 2 MAPA DE INTERRELACIONES

PROCESO QUE GENERA SALIDA HACIA LOS DEMS
PROCESOS
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
E1-2
E1-3
E2-1
E2-2
Gestin de riesgo operativo Gestin de riesgo de crdito
E2-3
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado
Gestin riesgo de liquidez
Gestin de riesgo de lavado

de activos y financiacin del
terrorismo
Otorgamiento de crdito.
M2-2
Otorgamiento de crdito a
travs de la administracin
de recursos de tercero.
M2-3
M2-4
M3-2
Gestin de legalizacin y
Otorgamiento de servicios
renovacin para aprobacin Administracin de la cartera
programas internacionales
del desembolso
E1
Direccionamient
E1-2
o Estratgico
Planeacin
estratgica
Informe de seguimiento al
Plan Estratgico.
Actas de reunin de la Plan estratgico.
Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al
Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al
RAES
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
Actas de reunion RAE
plan estrategico
Acciones correctivas y
preventivas
E1
Direccionamient
E1-3
o Estratgico
Planeacin
financiera
Plan Financiero.
E2
Gestin
y
Administracin E2-1
del Riesgo
Clculo de indicadores
Gestin de riesgo Avance planes de accin Mapa de Riesgo Operativo
r
operativo
Mapa de Riesgo Operativo del Proceso
del Proceso
E2
Gestin
y
Administracin E2-2
del Riesgo
Gestin de riesgo de
Avance planes de accin
crdito
E2
Gestin
y
Administracin E2-3
del Riesgo
Gestin de riesgo de Clculo de indicadores

mercado
E2
Gestin
y
Administracin E2-4
del Riesgo
Gestin riesgo de
liquidez
Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo
Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo
preventivas
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
Mapa de Riesgo Operativo
del Proceso
Informe Diagnostico de
Acciones correctivas y bases de Datos,Cartera
preventivas
Cobranza y Crdito
Informe de indicadores de
seguimiento de la cartera
preventivas
preventivas
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
E1-2
E1-3
E2
Gestin
y
Administracin E2-5
del Riesgo
Gestin de riesgo de
lavado de activos y
financiacin
del
terrorismo
EV1
Control
evaluacin
Evaluacin
independiente
EV1-2
Otorgamiento de
M2-1
productos
Otorgamiento
crdito.
M2
Otorgamiento de
M2-2
productos
Otorgamiento
de
Calculo de indicadores y
crdito a travs de la
avances en los planes de
administracin
de
accion.
recursos de terceros.
Otorgamiento de
M2-3
productos
Otorgamiento
de
Calculo de indicadores
servicios programas
Nmero y valor de becas.
avances en planes de accin
internacionales
M2
Otorgamiento de
M2-4
productos
Gestin
legalizacin
renovacin
aprobacin
desembolso
Gestin
operaciones
Informacin saldos de la
deuda.
No. de creditos, valor de
los saldos por lnea y por
calificacin.
Administracin de la Clculo de indicadores y
Ingresos por fondos en
cartera
avance planes de accin
administracin.
Ingresos por intereses.
Total del valor de las
provisiones.
Total valor de la cartera.
M3-2
E2-3
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado

terrorismo
Envan listado de posibles

beneficiarios y deudores
solidarios para el cruce en
listas previo al comit de
crdito.
preventivas
M2-2
M2-3
Acuerdo de servicio
envan el listado para Cruce
en listas de la totalidad de
los beneficiarios aprobados
por el constituyente antes
de realizar el giro.
M2-4
M3-2
del desembolso
Acuerdo de servicio
envan de manera semestral
el cruce de la totalidad de
becarios y beneficiarios del
exterior para realizar el
cruce en listas.
Acuerdo de servicio
envan listado cuando se Consulta sobre inquietudes
presente una renovacin de recaudos de analisis
del constituyente.
SARLAFT
de Calculo de indicadores y
avances planes de accion.
M2
de
E2-2
* Calculo de indicadores
* Avances en planes de
accion
M2
M3
E2-1
Operaciones inusuales o Acciones correctivas

sospechosas.
preventivas
* Acciones correctivas y
preventivas
Actualizacin de estados
en el sistema.
Informacin de la cartera
por vencimiento
Informacin relacionada
con las obligaciones que
cumplan el tiempo de mora
y el cubrimiento total de las
provisiones
Informe de obligaciones
que pasan a estado de
amortizacin.
preventivas
* Solicitudes de crdito con

estado pre-aprobado
preventivas
de
y
para
del
Solicitudes de crdito con

estado aprobado.
Resultados despues de
verificado la informacion
para
solicitudfes
de
credito exterior.
Listado de aspirantes
seleccionados de Artistas
Jvenes Talentos.
Acta de Comit de
Profesores Invitados.
Documentos soporte
requeridos para el giro
Estados de crdito en el
sistema.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
M3
Gestin
operaciones
de
M3
Gestin
operaciones
de
M3
Gestin
operaciones
de
M4
PROCESO
E1-2
E1-3
M3-3
Novedades
cartera
M3-5
Gestin de apoyo a
Clculo
de
programas
indicadores y avance de
planes de accin
internacionales
M3-6
Administracin
TAE
Gestin
de
recuperacin y
M4-2
cumplimiento de
obligaciones
E2-2
de
Clculo de indicadores y
de
avance de planes de accin
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-3
cumplimiento de
obligaciones
Castigo de cartera
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-4
cumplimiento de
obligaciones
Liquidacin
fondos
administracin
de
en
Avances planes de accion
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-5
cumplimiento de
obligaciones
Terminacin
cumplimiento
obligaciones
crdito
o
de Clculo de indicadores y
de avance planes de accin
y avance planes de
accin.
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado

terrorismo
preventivas
Acciones
peventivas
correctivas
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
del desembolso
Crditos con ajuste por

novedades cartera
Carta informando que no

se
han
presentando
Flujo de Caja proyectado. operaciones inusuales o
sospechosas.
Formato F132.
Informes de vencimientos,
proyecciones
de
redenciones.
del
E2-3
Comunicado de evento de
riesgo
Informe de novedades
Resoluciones de
condonacin
de Clculo de indicadores y
avance planes de accin
Gestin
recuperacin
cartera
E2-1
Reporte mensual
detallado de
recaudos del ICETEX.
Informes de gestin de las
Firmas de Cobranza Externa
y las bases de datos
relacionadas.
Listado de obligaciones
susceptibles a castigar.
Acuerdo firmado por Junta
Directiva.
preventivas.
preventivas
Acta de Junta Directiva y
comunicacin confirmando
operacin del castigo.
preventivas
Solicitud de cancelacion de
las obligaciones del fondo
en cartera
Acciones
correctivas y
preventivas.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
del
PROCESO
E1-2
E1-3
Gestin
servicio
A1
Gestin
administrativa y A1-1
apoyo logstico
Administracin
activos fijos
A1
Gestin
apoyo logstico
Servicios generales y Calculo de indicadores

apoyo logstico
Avance planes de accin.
Atencin al cliente
A2
Gestin
Financiera
A2-1
Gestin
presupuestal
A2
Gestin
Financiera
A2-2
Gestin de pagos
E2-2
E2-3
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado

terrorismo
Informe de quejas y
Clculo de indicadores y
reclamos.
avance planes de accin.
* Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal Acciones correctivas y
* Actualizacin del portal web
web
web
web
web
web
preventivas
web
* Actualizacin del portal
web
M5
M5-1
E2-1
de
Avance en el plan de Ventas de activos.
accin
Acciones
correctivas
preventivas
Escalonamiento de quejas
y reclamos, cuando ste
previsto de acuerdo a la
matriz
de
escalonamiento.
web
M2-2
matriz
de
escalonamiento.
web
M2-3
M2-4
M3-2
del desembolso
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
Giros efectuados
Cartera constituida.
Boletn de tesorera.
preventivas
Acuerdo presupuestal
(Presupuesto aprobado).
Informe de ejecucin
presupuestal.
Estatuto de presupuesto.
Informe de seguimiento
de ejecucin del PAC y flujo
de caja.
Presupuesto
aprobado.
Certificado de
disponibilidad
presupuestal.
Presupuesto aprobado por

Junta Directiva.
Informe ejecucin del
presupuesto.
V8
COD
A2
MACRO
PROCESO
Gestin
Financiera
COD
A2-3
PROCESO
E1-2
E1-3
Gestin contable y
tributaria
Estados financieros.
Provisiones.
E2-1
E2-2
Estados financieros de la
Entidad y
notas
E2-3
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado

terrorismo
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
del desembolso
Valor de mercado de los

diferentes portafolios de
inversin del ICETEX
Presentacin de la
propuesta de
inversin.
A2
Gestin
Financiera
A3
Gestin
de
A3-1
Talento Humano
Ingreso
A3
Gestin
de
A3-2
Talento Humano
Permanencia
A3
Gestin
de
A3-3
Talento Humano
Administracin
personal
A4
Gestin
de
adquisiciones y A4-1
contratacin
Precontractual
A2-4
Gestin
inversiones
Valoracin portafolio
de
Avances planes de accin
de
Acciones correctivas
preventivas
Reporte de nomina por

reas y conceptos.
Base de datos de contratos.
* Base de datos del

Directorio de contraitstas
Convenio suscrito y
Convenios para fondos
legalizado de Oficina de
suscritos y legalizados
Relaciones Internacionales.
Convenios suscritos y
legalizados
con
las
entidades bancarias.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
E1-2
E1-3
E2-1
E2-2
E2-3
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado

terrorismo
M2-3
Gestin
de
contratacin
Contractual
A4
Gestin
de
contratacin
Postcontractual
A5
Gestin Asuntos
Legales
y A5-1
Jurdicos
Procesos
disciplinarios
A5
Gestin Asuntos
Legales
y A5-2
Jurdicos
Representacin
judicial y asesora
plan estrategico
jurdica
A6
Gestin
de
A6-1
Comunicaciones
* Calculo de indicadores
Relacin con medios
de comunicacin
accion
preventivas
A6
Gestin
de
A6-2
Comunicaciones
Comunicacin
organizacional
* Clculo de indicadores
accin
preventivas
A7
Gestin
tecnolgica
seguridad
Gestin del Servicio
Solicitud de concepto
jurdico
jurdico
jurdico
jurdico
jurdico
jurdico
jurdico
jurdico
jurdico
M2-4
M3-2
del desembolso
Contrato con Outsourcing

de seguimiento al crdito
suscrito y legalizado.
A4
M2-2
Contrato con Outsoucing

de Revisin de garantas y
seguimiento al crdito
suscrito y legalizado
* Solicitud de concepto
juridico./
Documentos soportes (si
aplica)
juridico.
. Documentos soportes.
Informes de gestin.
Certificaciones.
Contrato suscritos y
legalizados
con
el
Outsourcing de Seguimiento
al crdito.
juridico.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
E1-2
E1-3
A8
Gestin
documental
A8-1
Gestin
de Calculo de indicadores
correspondencia
A8
Gestin
documental
A8-3
Gestin de archivo
ENTES EXTERNOS
E2-1
E2-2
E2-3
E2-4
E2-5
EV1-2
M2-1
Gestin de riesgo de
mercado

terrorismo
M2-3
M2-4
M3-2
del desembolso
preventivas
Inventarios documentales
en cada una de sus etapas. Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales
en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas.
1. Gobierno nacional.
Plan
Nacional
de
Desarrollo.
2. Ministerio de Educacin
Nacional.
Plan
Sectorial
de
Educacin.
M2-2
1. Departamento Nacional
de Planeacin.
Plan
Nacional
de
desarrollo.
2. Ministrio de Hcienda.
Decreto de Liquidacin
del Presupuesto.
Leyes y Decretos (Ley 1002 Normatividad vigente

(Ley 1002 de 2005,
del 30 Dic. 2005,
y Decreto Ley 663 de 1993. Decreto 1599 de 2005) /
Congreso Nacional.
Capitulo II Reglas relativas a
la Administracin del Riesgo Circular Externa 100 de
crediticio. Superintendencia 1995.
Informacin financiera
Financiera
de las entidades que sta
vigila / Superintendencia
Financiera de colombia.
Informacin econmica,
financiera y de mercado /
Entidades que reportan
informacin financiera a
travs de la web.
Calificacin pblica de
riesgo de las entidades
como de las emisiones /
Entidades calificadoras de
Riesgo avaladas por la
Superintendencia
financiera de Colombia
prevantiavas
Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales
Documentos registros del en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas.
proceso
Normatividad vigente
(Ley 1002
de 2005. Decreto 1050
del 6 de Abril de 2006.
Circular 100 de 1995
Capitulo VI.
1.
Departamento
Administrtivo de la Funcin
pblica.
Norma Tcnica de Calidad
para la Gestin Pblica.
NTCGP: 1000:2004
Manual
de
Implementacin del MECI.
1. Constituyente:
* Solicitud de apertura de
convocatoria.
* Listado de beneficiarios
aprobados
(Fondos
cerrados).
Normatividad
vigente
(Ley 30 de 1992)
Decreto 380 de 2007,
Decreto 4000 de 2004
Decreto 2622 de 2009/
Gobierno Nacional
(Congreso Nacional,
Superintendencia
Financiera
Acta de Comit
Nacional de Becas
Convocatoria /
Comit Nacional de
Becas
V8

PROCESOS
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
M3-3
M3-5
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
Gestin de recuperacin de
cartera
Castigo de cartera
Liquidacin de fondos en
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
Administracin de activos
fijos
Servicios generales y apoyo

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
Acuerdo de adopcin del

Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Plan Estratgico.
Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Acuerdo de adopcin del Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
Informe de seguimiento al plan estrategico
plan estrategico
Plan Estratgico.
plan estrategico
plan estrategico
Plan Estrategico
E1
Direccionamient
E1-2
o Estratgico
Planeacin
estratgica
E1
Direccionamient
E1-3
o Estratgico
Planeacin
financiera
E2
Gestin
y
Administracin E2-1
del Riesgo

Gestin de riesgo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo
Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo
del Proceso
operativo
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
Informe del valor de la

UMAC.
Plan Financiero.
Informe calificacin y
provisin
cartera comercial
E2
Gestin
y
Administracin E2-2
del Riesgo
Gestin de riesgo de
crdito
E2
Gestin
y
Administracin E2-3
del Riesgo
Gestin de riesgo de
mercado
E2
Gestin
y
Administracin E2-4
del Riesgo
Gestin riesgo de
liquidez
Informe de indicadores de Informe de indicadores de

Informe Semanal de Riesgo

Liquidez
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
E2
EV1
Control
evaluacin
EV1-2
Evaluacin
independiente
M2
Otorgamiento de
M2-1
productos
Otorgamiento
crdito.
M2
Otorgamiento de
M2-2
productos
Otorgamiento
de
administracin
de
Otorgamiento de
M2-3
productos
Otorgamiento
de
servicios programas
internacionales
M2
Otorgamiento de
M2-4
productos
Gestin
legalizacin
renovacin
aprobacin
desembolso
Gestin
operaciones
de
M3-2
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
cartera
Castigo de cartera
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
fijos

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
Envan
archivo
mensualmente
de
los
En caso de que necesiten
Consulta sobre inquietudes posibles beneficiarios que
apoyo al momento de la
de recaudos de analisis pasan por todos los canales
consulta en listas SARLAFT.
SARLAFT
de atencin al cliente para
realizar el cruce en listas.
Envan archivo para el

cruce de listas de los
beneficiarios y ahorradores
del TAE que suministra
tesoreria mensualmente.
Memorando solicitud de
CDP (por
semestre y
modadalidad)
Solicitud de modificacin
al presupuesto.
de
M2
M3
M3-5
Acuerdo de servicio
envan de manera semestral
Gestin de riesgo de
Consulta sobre inquietudes el cruce de la totalidad de
lavado de activos y
de recaudos de analisis becarios y beneficiarios del
financiacin
del
SARLAFT
exterior para realizar el
terrorismo
cruce en listas.
Gestin
y
Administracin E2-5
del Riesgo
M3-3
Acta de Seleccin de
Beneficiarios de becas.
Base de datos de
seleccionados.
Base de datos de los
diferentes programas.
Propuesta de
presupuesto
de
y
para
del
Actualizacin de estados
de la obligacin.
Solicitud de aplicacin de
Administracin de la
novedad a partir de
cartera
conciliacin de cartera
Comportamiento de la
calificacin de la cartera
Resoluciones de giro.
por vencimiento
provisiones
amortizacin.
por vencimiento
provisiones
amortizacin.
Informacin generada en Informacin generada en

el sistema a partir de los el sistema a partir de los
pagos registrados.
pagos registrados.
Valor
peridico
desembolsar
Informacin
de
calificaciones provisiones e
intereses diferidos.
V8
COD
M3
M3
MACRO
PROCESO
COD
Gestin
operaciones
de
Gestin
operaciones
de
M3-3
M3-5
PROCESO
Novedades
cartera
de
M3-3
M3-5
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
cartera
Castigo de cartera
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
fijos

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
Notificacin para reversar

cobro jurdico
Gestin de apoyo a
programas
internacionales
*Cartas de Paso al cobro

* Actas de ajuste
actas de ajuste
*
Notificacin
de
aceptacin o rechazo de
solicitud.
* Comunicacin de nuevas
directrices
de
escalonamiento
Solicitud de sala y medios

audiovisuales.
Resoluciones de giro.
M3
Gestin
operaciones
de
M3-6
Administracin
TAE
del
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-2
cumplimiento de
obligaciones
Gestin
recuperacin
cartera
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-3
cumplimiento de
obligaciones
Castigo de cartera
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-4
cumplimiento de
obligaciones
Liquidacin
fondos
administracin
de
en
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-5
cumplimiento de
obligaciones
Terminacin
cumplimiento
obligaciones
crdito
o
de
de
de
de
Archivo pasivo /TAE

Giro a Tesorera
Base de Datos
actualizados
Informes de redencin de
TAE
Demanda
Solicitud de refinanciacin
debidametne soportada.
Presupuesto de recaudo.
Listado de obligaciones
susceptibles a castigar
Archivo
definitivo
obligaciones castigadas
de
Acta
de
Junta
y
comunicacin confirmando
operacin del castigo a la
Direccin de Contabilidad.
*
Solcitud
cuentas
contables del fondo.
* Solictud de ajsutes de
cartera y contabilidad
* Orden de pago
* Resolucion de reintegro
de saldos a favor
*Resolucin devolucin de
saldos a favor.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
M5
Gestin
servicio
A1
Gestin
apoyo logstico
A1
A2
A2
del
M5-1
Gestin
apoyo logstico
Gestin
Financiera
Gestin
Financiera
A2-1
A2-2
PROCESO
Atencin al cliente
Administracin
activos fijos
M3-3
M3-5
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
cartera
Castigo de cartera
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
fijos

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
matriz
de
escalonamiento.
web
de
Gestin de pagos
* Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal
web
web
web
web
web
Entrada a Inventario de
bienes inmuebles.
Solicitud de CDP.
Salida de Inventario de
bienes inmuebles.
Solicitud de pago
Bases
de
bienes
inmuebles.
Informes contables de
activos fijos.
Cronograma presupuestal
Registro presupuestal de
obligaciones
Registro presupuestal de
compromisos
Autorizacin de pago.
Orden de pago
Certificados
de
disponibilidad presupuestal.
Resoluciones de giro
* Copia de movimiento de
bancos
* Informe tesoral
* Transacciones efectuadas,
para realizar el registro
contable
Paz y salvo de pago de

impuestos.
Paz y salvo de pago de
administraciones.
r
Facturas de servicios
pblicos del ltimo mes,
canceladas.
Servicios generales y
apoyo logstico
Gestin
presupuestal
matriz
de r
escalonamiento.
web
Acuerdo Presupuestal
(Presupuesto Aprobado).
Resolucin
de
desagregacin
de
presupuesto anual.
Certificados
de
Acuerdo Constitucin de
vigencias futuras.
Acuerdo Modificaciones al
presupuesto.
(presupuesto aprobado).
Resolucin
de
desagregacin
de
presupuesto anual.
Certificados
de r
vigencias futuras.
presupuesto.
V8
COD
A2
MACRO
PROCESO
Gestin
Financiera
COD
A2-3
PROCESO
M3-3
M3-5
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
cartera
Castigo de cartera
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
fijos

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
Gestin contable y
tributaria
Libros Oficiales: Libro diario

y Libro mayor
*Memorando de solicitud
de ajustes.
Valoracin portafolio
A2
Gestin
Financiera
A3
Gestin
de
A3-1
Talento Humano
Ingreso
A3
Gestin
de
A3-2
Talento Humano
Permanencia
A3
Gestin
de
A3-3
Talento Humano
Administracin
personal
A4
Gestin
de
contratacin
Precontractual
A2-4
Gestin
inversiones
de
Solictud de traslado de
cobro definitivo
de
Orden de pago
Resolucin de comisiones
de servicio e invitaciones
Orden de pago
* Archivos planos bancario e

Liquidacin de la nmina
interbancario, pagos net
Solicitud de modificacin
del presupuesto
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
A4
Gestin
de
contratacin
Contractual
A4
Gestin
de
contratacin
Postcontractual
A5
Gestin Asuntos
Legales
y A5-1
Jurdicos
Procesos
disciplinarios
A5
Gestin Asuntos
Legales
y A5-2
Jurdicos
Representacin
judicial y asesora
jurdica
A6
Gestin
de
A6-1
Comunicaciones
Relacin con medios

de comunicacin
A6
Gestin
de
A6-2
Comunicaciones
Comunicacin
organizacional
A7
Gestin
tecnolgica
seguridad
Gestin del Servicio
M3-3
M3-5
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
cartera
Castigo de cartera
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
fijos

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
juridico.
juridico.

Orden de Pago a
Aseo y cafetera.
Contrato con Outsourcing contratista o proveedores
Contrato para avalo
de Atencin a Usuarios.
legalizado.
(pagos de seguridad social,
comercial del inmueble a
cuenta de cobro o factura).
vender.
Resolucin
de
Terminacin y Cancelacin
de Convenio para fondos.
juridico.
juridico.
juridico.
juridico.
juridico.
juridico.
Orden de pago pendiente
juridico.
juridico.
juridico.
juridico.
juridico.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
A8
Gestin
documental
A8-1
Gestin
de
correspondencia
A8
Gestin
documental
A8-3
Gestin de archivo
M3-3
M3-5
M3-6
M4-2
M4-3
M4-4
M4-5
M5-1
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
A2-3
Gestin de apoyo a
cartera
Castigo de cartera
administracin
Terminacin o
cumplimiento de
Atencin al cliente
fijos

logstico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Gestin contable y
tributaria
Facturas para pago de

impuestos:
Predial,
de
Vehculos y de Valorizacin.
Facturas para pago de
servicios
pblicos
y
administracin
de
inmuebles
Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta
Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales Inventarios documentales
del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito
en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas. en cada una de sus etapas.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
Ley 1002 de 2005

/Gobierno
Nacional
(Congreso Nacional)
Ley 18 de 1988.
Decreto 726 de 1989
IPC / DANE.
ENTES EXTERNOS
1. Secretara General de los

Programas IAESTE y AIESEC.
Consolidado peridico de
las plazas de intercambio.
Cupn
debidamente
endosado.
Ordenes de
matrcula.
Documentos
requeridos para
solicitar el endoso.
Poderes y endosos.
Sentencias.
Formato
Redencin Ttulo
ahorro educativo. /
Beneficiarios.
Decreto 380 de
2007.
Decreto 3155 de
1968
Solicitud de acuerdo
de pago
refinanciacin. /
Beneficiario (Deudor
principal( Deudor
solidario.
(Ley 1002 de 2005
Decreto 1050 del 6 de
Abril de 2006
Circular 100 de 1995
1.
Gobierno
Nacional
(Congreso de Colombia):
1.
Constituyente,
Ente (Ley 1002 de 2005).
externo:
Solicitud
de
terminacin del convenio
2.
Solicitante
1. Usuario:
2. Junta Administradora: (Beneficiario,
deudor
Peticin, queja o reclamo.
Aprobacin de rendicin de solidario o tercero con
cuentas.
autorizacin):
* Solicitud de expedicin
certificado deuda en cero
devolucin de saldos a favor
(Formulario Unificado).
1. Oficina de registrop de
instrumentos
pblicos:
Escritura
pblica
del
inmueble a comprar
Certificados de tradicin y
libertad del inmueble a
comprar
V8

PROCESOS
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
A2-4
A3-1
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
Representacin judicial y
asesora jurdica
Relacin con medios de

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
Estudio Tcnico (Plan Plan de Accion anual

Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Estudio Tcnico (Plan Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al
Estratgico).
Plan
Sectorial
plan estrategico
plan estrategico
Estratgico).
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
plan estrategico
Informe de Gestin Anual. educacin
E1
Direccionamient
E1-2
o Estratgico
Planeacin
estratgica
E1
Direccionamient
E1-3
o Estratgico
Planeacin
financiera
E2
Gestin
y
Administracin E2-1
del Riesgo
* Informacin para la
Gestin de riesgo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo capacitacin.
Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo Mapa de Riesgo Operativo
operativo
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
del Proceso
E2
Gestin
y
Administracin E2-2
del Riesgo
Gestin de riesgo de
crdito
E2
Gestin
y
Administracin E2-3
del Riesgo
Reporte de cupos de emisor

y
contraparte.
Reporte de portafolio
eficiente.
Gestin de riesgo de
Boletn de Riesgo de
mercado
Mercado:
Anlisis
del
comportamiento
del
mercado.
Boletn
Mercado
cambiario.
E2
Gestin
y
Administracin E2-4
del Riesgo
Gestin riesgo de
liquidez
de
Informe de seguimiento al Informe de seguimiento al

plan estrategico
plan estrategico
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
E2
Gestin
y
Administracin E2-5
del Riesgo
Gestin de riesgo de
lavado de activos y
financiacin
del
terrorismo
EV1
Control
evaluacin
EV1-2
Evaluacin
independiente
M2
Otorgamiento de
M2-1
productos
Otorgamiento
crdito.
M2
Otorgamiento de
M2-2
productos
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
asesora jurdica

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
* Solicitud de capacitacin
Acuerdo de servicio
Envan listado de la
totalidad de los funcionarios
y terceros, tales como
empleados de planta y
provisionales de igual forma
como los temporales y
pasantes.
Acuerdo de servicio
Envan
listado
trimestralmente de los
contratistas vigentes para
realizar el cruce en listas.
CIFIN
Otorgamiento de
M2-3
productos
M2
Otorgamiento de
M2-4
productos
Gestin
legalizacin
renovacin
aprobacin
desembolso
M3
Gestin
operaciones
Administracin de la
cartera
de
y
para
del
Solicitud de divulgacin de
informacin.
Documentos
informes
de
certificaciones.
soportes,
gestin,
Publicacin Programacin
de adjudicacin de crditos.
*
Calendario
de
adjudicacin de crditos
educativos.
*
Lista
de
crditos
aprobados por la Junta
Administradora.
*
Lista
de
crditos
aprobados despus de
verificada la informacin.
* Actas de reunin con

outsourcing de Seguimiento
al Crdito.
* Informes de gestin del
outsourcing de Seguimiento
al Crdito.
Otorgamiento
de
administracin
de
M2
M3-2
A3-1
de
Otorgamiento
de
servicios programas
internacionales
de
A2-4
* Estudio previo y minuta

tcnica
juridico.
Docuemtnos soportes (si
aplica)
Convocatorias
Convocatoria
Acta de comit
jovenes talentos.
Cronogramas.
artistas
Documentos soportes.
Informes de gestin.
Certificaciones.
Solicitud de emisin de
conceptos jurdicos.
Requerimientos
funcionales para realizar las
modificaciones del sistema
en caso de ser necesario.
Copias de seguridad de los
cierres de cartera.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
M3
Gestin
operaciones
de
M3
Gestin
operaciones
de
M3
Gestin
operaciones
de
M4
PROCESO
M3-3
Novedades
cartera
M3-5
Gestin de apoyo a
programas
internacionales
M3-6
Administracin
TAE
Gestin
de
recuperacin y
M4-2
cumplimiento de
obligaciones
de
A2-4
A3-1
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
asesora jurdica

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
Acta de seguimiento de
reuniones
con
el
Outsourcing de atencin a
usuarios
Comunicado de evento
* Solicitud de emisin de
conceptos jurdicos
*
Requerimiento
desarrollo/ajuste
funcionalidad.
*
Requerimientos
actualizacin o creacin
usuarios C&CTEX.
* Notificacin de
de aceptacin o rechazo de
de solicitud.
de * Comunicacin de
nuevas directrices de
de
escalonamiento
del
Gestin
recuperacin
cartera
de
de
Actas de seguimiento al
contrato de
la Firma de Cobranza
Externa
Solicitud de
emisin
de conceptos
jurdicos.
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-3
cumplimiento de
obligaciones
Castigo de cartera
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-4
cumplimiento de
obligaciones
Liquidacin
fondos
administracin
de
en
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-5
cumplimiento de
obligaciones
Terminacin
cumplimiento
obligaciones
crdito
o
de
de
memorando de solicitud de
terminacin de convenios
de fondos.
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
del
PROCESO
M5
Gestin
servicio
A1
Gestin
apoyo logstico
Administracin
activos fijos
A1
Gestin
apoyo logstico
apoyo logstico
M5-1
Gestin
Financiera
A2-1
Gestin
presupuestal
A2
Gestin
Financiera
A2-2
Gestin de pagos
A3-1
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
asesora jurdica

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
* Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal * Actualizacin del portal
web
web
web
web
web
web
web
web
web
web
web
web
web
Atencin al cliente
A2
A2-4
de
Estudio
previo
de
* Paz y salvo por tenencia
conveniencia y oportunidad * Informe de cumplimiento
de equipos
* Comunicacin informado * Solicitud de asistencia

la no devolucin del bien jurdica para reclamacin
por parte del funcionario
ante compaa de seguros
Estudio previo y minuta

tcnica .
Resolucin
de
desagregacin
de
presupuesto anual.
Certificados
de
vigencias futuras.
presupuesto.
Resolucin
de
desagregacin
de
presupuesto anual.
Certificados
de
vigencias futuras.
presupuesto.
Acuerdo Presupuestal
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
A2
Gestin
Financiera
A2-3
Gestin contable y
tributaria
A2
Gestin
Financiera
A2-4
Gestin
inversiones
A3
Gestin
de
A3-1
Talento Humano
Ingreso
A3
Gestin
de
A3-2
Talento Humano
Permanencia
A3
Gestin
de
A3-3
Talento Humano
Administracin
personal
A4
Gestin
de
contratacin
Precontractual
de
A2-4
A3-1
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
asesora jurdica

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
Estados
generados.
financieros
*
Resolucin
nombramiento
Convenios
de
pasntias
suscritos y legalizados
Memorando Solicitud de
Convenios de Pasantas.
Estudio Tecnico y minuta

tecnica
de
de
Nombramiento de cargos
directivos.
* Estudio previo y minuta

tcnica
* Pliego de Condiciones
para:
proveedor
de
dotacin
*Contrato o Carta de
aceptacin de orden de
compra o de servicio a
legalizar
Publicacin de Pliego de
Condiciones.
Publicacin de Adendas e
Informe de Evaluacin.
V8
COD
A4
MACRO
PROCESO
COD
Gestin
de
contratacin
PROCESO
A2-4
A3-1
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
asesora jurdica

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
juridico.
* Memoriales / oficios
Contractual
Resolucin Imposicin de
multa o Declaratoria de
Contrato suscrito y
Incumplimiento cuando a
Contrato
legalizado con medios de
ello hubiere lugar.
legalizado.
comunicaciones.
jurdico.
Certificacin de recibo a
satisfaccin del Objeto
Contractual por parte del
Supervisor/Interventor
suscrito
Resolucin de
liquidacin unilateral
A4
A5
Gestin
de
contratacin
Gestin Asuntos
Legales
y A5-1
Jurdicos
Postcontractual
copia del fallo y resolucin

del recurso de apelacin y
ejecucin de la sansin que
aplique.
Constante de ejecutoria de
la sancin.
Procesos
disciplinarios
A5
Gestin Asuntos
Legales
y A5-2
Jurdicos
Representacin
judicial y asesora
jurdica
A6
Gestin
de
A6-1
Comunicaciones
Relacin con medios

de comunicacin

tcnica.
Pliego de condiciones.
A6
Gestin
de
A6-2
Comunicaciones
Comunicacin
organizacional

tcnica.
A7
Gestin
tecnolgica
seguridad
Gestin del Servicio
juridico.
juridico.
juridico.
* Guas para prestacin de

servicios.
* Plan de comunicacin y
formacin.
juridico.
juridico.
jurdico.
Resolucin Imposicin de
multa o Declaratoria de
Incumplimiento cuando a
ello hubiere lugar.
jurdico.
Resolucin de
liquidacin unilateral
Expediente con recurso de

apelacin,
para
ser
resueltos
por
segunda
instancia.
Expediente
del
fallo
sancionatorio
con
su
ejecutoria para el cobro
coactivo.
Expediente con recurso de

apelacin, para ser
resueltos por segunda
instancia.
r
Expediente del fallo
sancionatorio con su
ejecutoria para el cobro
coactivo.
juridico.
* Actulizacin del portal

web/ sitio link asesora
jurdica
V8
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
A8
Gestin
documental
A8-1
Gestin
de
correspondencia
A8
Gestin
documental
A8-3
Gestin de archivo
A2-4
A3-1
A3-2
A3-3
A4-1
A4-2
A4-3
A5-1
A5-2
A6-1
A6-2
A7-1
A8-1
Ingreso
Permanencia
Precontractual
Contractual
Postcontractual
asesora jurdica

comunicacin
Comunicacin
organizacional
Gestin del servicio
* Estudios previos de
conveniencia y oportunidad
Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta Documentos de la carpeta
del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito del usuario del crdito
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
educativo.
Decreto 2792.
Circular No. 100 Captulo

I.
Superintendencia
Financiera.
Extractos de los depsitos
centralizados de valores. /
Depositos
Centralizados de Valores.
DECEVAL y DCV
ENTES EXTERNOS
Portafolio de inversin
(extractos). / Fiduciaria.
Invitacin a eventos de
gobiernos
extranjeros,
organismos internacionales
e instituciones privadas.
Solicitud de comisin para
estudios.
Solicitud de certificacin
para pensin.
Entidades
pblicas
y
privadas:
reglamento operativo
docuementos para suscribir
y legalizar convenios
Oferentes:
ingreso de informacin en
la pgina web del ICETEX
Contrtatista:
doumento para legalizar
contrato yu orden de
compra o servicio
solicitud de adicin o
modificacin
personas
naturales/jurdicas:
contratos o cratas de
aceptacin de orden de
cmprta o de sevicios
firmados.
quejoso/annimo/
informante o de oficio:
queja-annimo
Procuradura General de la
Repblica:
oficio
solicitud
de
invetsigacin,
allegando
oficio del quejoso.
(Ley 1285 de 2009,
ley 1002 de 2005,
ley 640 de 2001,
Decreto 380 de 2005). /
Congreso Nacional
Providencias judiciales
(Autos
y
sentencias)./Juzgados.
1. Ministerio de Educacin.
Solicitud de integracin y
verificacin
del
cumplimiento de la poltica
educativa en el desarrollo
de las actividades de
comunicacin.
V8

PROCESOS
A8-3
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
Gestin de archivo
ENTES EXTERNOS
E1
Direccionamient
E1-2
o Estratgico
Planeacin
estratgica
1. Contralora General de la
Repblica.
Plan de Accin Anual.
2. Ministerio de Educacin
Documentos
que Nacional.
requieren ser archivados.
Plan
Sectorial
de
Educacin.
3. Entes externos de
control.
Informe de Gestin Anual.
E1
Direccionamient
E1-3
o Estratgico
Planeacin
financiera
1.
Ente
de
Control
Documentos requieren ser (Contralora General de la
archivados.
Repblica).
Plan Financiero.
E2
Gestin
y
Administracin E2-1
del Riesgo
Documentos requieren ser

Gestin de riesgo
archivados.
operativo
del Proceso
FUNCIONARIO
ICETEX
Junta Directiva/ Directiva /

Comit de SARO SARLATF
Mapa integral de riesgos
operativos actulizados
Informe Diagnostico de
Bases de datos, Cartera
Cobranzas y crdito. /
Comit de Reisgos de
credito y Junta Directiva.
E2
E2
E2
Gestin
y
Administracin E2-2
del Riesgo
Gestin de riesgo de Documentos requieren ser

crdito
archivados.
Informe de indicadores de
seguimiento de cartera. /
Comit de Reisgos de
credito y Junta Directiva.
Gestin
y
Administracin E2-3
del Riesgo
Informe del Valor en

Riesgo VaR /
superintendencia
financiera.
Informe de Seguimiento
de Cupo de Entidades
Emisoras y Contraparte.
Gestin de riesgo de *
Documentos
que Informe de Calificacin de
mercado
requieren ser archivados
Riesgo para la constitucin
de provisiones de
inversiones de los
portafolios del ICETEX
Reporte de resultado de
las pruebas de escritorio/
Contralora y dems Entes
de Vigilancia y Control
Boletn de Riesgo de
Mercado: Informe de
Anlisis y
comportamiento del
Mercado /Comit
Financiero y de
Inversiones./ Junta
Directiva.
Gestin
y
Administracin E2-4
del Riesgo
Informacin solicitada por

los entes
de control / Entidades de
Gestin riesgo de
Documentos
que control y vigilancia.
liquidez
V8

A8-3
COD
E2
MACRO
PROCESO
COD
Gestin
y
Administracin E2-5
del Riesgo
Control
EV1
evaluacin
Gestin de archivo
FUNCIONARIO
ICETEX
ENTES EXTERNOS
Junta Directiva / Comit de

SARO SARLATF
Mapa de Riesgo SARLAFT
por proceso
1. UIAF:
Gestin de riesgo de
Listado Peps y propias
* Reportes (operaciones
lavado de activos y *
Documentos
que
Listas de control Monitoreo
sospechosas a la UIAF, de
financiacin
del requieren ser archivados
SARLAFT, Noticias, Comites
producto y transacciones en
terrorismo
de Crdito, Recaudos
efectivo).
Consulta al Sistema de lista
va web en linea o consultas
masivas
Expedientes ROI y ROS
1. Entes Externos
Control.
Documentos
que
Informe Auditora
gestin.
de
Informe Ejecutivo Anual
de de Evaluacin del Sistema
de Control Interno.
EV1-2
Evaluacin
independiente
Otorgamiento de
M2-1
productos
Otorgamiento
crdito.
M2
Otorgamiento de
M2-2
productos
Otorgamiento
de
Documentos
que
administracin
de requieren ser archivados.
M2
Otorgamiento de
M2-3
productos
Otorgamiento
de
*
Documentos
que Acta de preseleccionados
servicios programas
o
internacionales
seleccionados/Beneficiarios
M2
Otorgamiento de
M2-4
productos
Gestin
legalizacin
renovacin
aprobacin
desembolso
Gestin
operaciones
1. Entes de Control
* Reportes a Entes de
Control
2. Beneficiario:
* Informacion relaionada
Administracin de la *
Documentos
que
con el recaudo
cartera
3. Aliados Estartegicos
* Informacin de recaudo
de aliados estratgicos
*Extractos de la obligacin
va WEB
M2
M3
PROCESO
de
M3-2
Beneficiario
de
Documentos
que
Listado de resultados del
comit.
* Acta de comit Junta

Administradora
* Listado de resultados del
comit.
Solicitante de Credito:
* Aprobacion del deudor
solidario
* Estado de solicitud
de
Carpeta de beneficiario.
y
Garantas constituidas.
para
Documentos requeridos
del
para archivar.
V8

A8-3
COD
M3
M3
MACRO
PROCESO
Gestin
operaciones
Gestin
operaciones
COD
de
de
de
PROCESO
Gestin de archivo
Novedades
cartera
M3-5
* Consulados de Colombia
en el Exterior.
*Ministerio de Relaciones
Exteriores
Gestin de apoyo a
Base de datos ex-becarios
Documentos
que
programas
Embajada
internacionales
Oficio de solicitud de visa
de
cortesa
para
el
extranjero en intercambio
Oficio de presentacin del
becario.
Gestin
operaciones
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-2
cumplimiento de
obligaciones
M3-6
Administracin
TAE
FUNCIONARIO
ICETEX
Documentos
que
(resoluciones,actas)
M3-3
M3
de
ENTES EXTERNOS
del
Documentos
que
Listado de redencin /
Fiduciaria
Archivo pasivo TAE /
Fiduciaria
Informe de interventora /
entes de control.
Gestin
recuperacin
cartera
de
Documentos
que
Comunicado
del
(los)
valor(es) a rete
Boletin de cartera
ner / empresa objetivo
Demanda / Juzgado
M4
M4
M4
Gestin
de
recuperacin y
M4-3
cumplimiento de
obligaciones
Gestin
de
recuperacin y
M4-4
cumplimiento de
obligaciones
Gestin
de
recuperacin y
M4-5
cumplimiento de
obligaciones
Castigo de cartera
Liquidacin
fondos
administracin
Terminacin
cumplimiento
obligaciones
crdito
Documentos
que Informacin solicitada por
entes de control.
* Oficio de terminacion del

convenio (notificacin)
* Informe estado de
convenio
Documentos
que
* Acta de liquidacin oficio
remisorio de cesion de
en Memorando solicitud
carta de instrucciones,
pagare
y
carta
de
documentos de endoso de
instrucciones
pagar y original de
garantias.
Resolucin de reintegro de
saldos a favor
*
Documentos
que
o requieren ser archivados
de * Ficha y Resolucin saldos
de menores
* Actas de Ajuste
1. Entidades de control y
vigilancia:
Comunicacin de solicitud
tramitada satisfactorimante
2. Solicitante (Beneficiario
o Deudor solidario):
Comunicacin de no
tramite de la solicitud,
indicando razones.
Certificado deuda en cero.
V8

A8-3
COD
MACRO
PROCESO
COD
Gestin de archivo
Gestin
servicio
A1
Gestin
apoyo logstico
Administracin
activos fijos
A1
Gestin
apoyo logstico
Documentos
que
apoyo logstico
A2
Gestin
Financiera
Gestin
Financiera
M5-1
A2-1
A2-2
Atencin al cliente
Gestin
presupuestal
Gestin de pagos
FUNCIONARIO
ICETEX
ENTES EXTERNOS
1. Outsourcing de atencin
al usuario
* Plan de capacitacin
Documentos
que 2. Usuario:
* Respuesta a solicitudes,
* Actualizacin del portal quejas, reclamos o derechos
web
de peticin
3. Superfinanciera:
* Reporte de quejas y
reclamos
M5
A2
del
PROCESO
1. Adjudicatario:
de *
Documentos
que
* Acta de entrega
inmueble.
de
Ficha EBI diligenciada e

inscripcin de BPIN.
Solicitud
de
programacin de recursos
Documentos
que de la Nacin (PAC).
Informe de seguimiento a
la ejecucin presupuestal.
Informe de seguimiento
de ejecucin del PAC y flujo
de caja.
1.Contratistas, proveedores,
demandantes, Empresas de
servicios pblicos,
beneficiarios:
* Giros efectuados
2. Ministerio de Hacienda y
crdito pblico:
* Oficio notificando cierre
de cuentas de inversin
3. Entidades de cooperacin
Documentos
que Internacional:
* Giros efectuados
* Pago al prstamo de
Entidades de Cooperacin
Internacional
4. Entidades Financieras:
*Solicitud de soportes de
partidas NPI
V8

A8-3
COD
A2
MACRO
PROCESO
Gestin
Financiera
COD
A2-3
A2
Gestin
Financiera
A3
Gestin
de
A3-1
Talento Humano
A3
Gestin
de
A3-2
Talento Humano
A2-4
A3
Gestin
de
A3-3
Talento Humano
A4
Gestin
de
contratacin
PROCESO
Gestin de archivo
ENTES EXTERNOS
1. DIAN.
Declaraciones
de
impuestos exigidas por el
estatuto tributario
2. Autoridades Municipales
Gestin contable y *
Documentos
que
*Acuerdos municipales
tributaria
establecidos.
3. Contadura General de la
Nacin,
Entidades
de
control del Estado:
Estados financieros de la
Entidad y notas
Gestin
inversiones
FUNCIONARIO
ICETEX
1.
Vicepresidencia
Financiera,
Comit
de
Auditora,
Comit
Financiero y de Inversiones:
*
Declaraciones
de
impuestos exigidas por el
estatuto tributario y los
acuerdos
municipales
establecidos.
Estados
financieros
generados y notas.
Presentacin de la
Formato No. 351 de
propuesta de
Valoracin. Y
inversin. / comit
Formato No. 353 de
financiero y de Inversiones.
derivados
/
De
la
de
Documentos
que Superintendencia
Financiera.
Acta de arqueos del
portafolio de inversiones/
Revisoria Fiscal y Entes de
Control.
Ingreso
Documentos
que
Permanencia
1 . DAFP:
* Encuesta de capacitacin
Documentos
que
y bienestar social.
*
Evaluacin
de
desempeo.
Administracin
personal
1. DAFP:
* Encuesta SUIP.
* Creacin de Hoja de Vida del
funcionario en SUIP.
* Actualizacin de Novedad del
funcionario en SUIP (retiro,
licencia o vacaciones).
2. Caja de compensacin,
ICBF,Sena,
Fondos
de
pensiones, EPS, ARP
* Reporte de pago de
parafiscales.
de
Documentos
que
* Reporte de pagos de
seguridad social
3. Fondo Nacional del ahorro:
* Certificacin de pago de
cesantas y relacin de
funcionarios
4. Ministerio de Educacin,
Cancillera
Ministerio
de
Hacienda y Crdito Pblico:
* Oficio informativo de la
invitacin.
5. Exfuncionario:
* Certificacin de pensin.
Precontractual
1. Contratistas: Personas
Naturales/Jurdicas
Documentos
que *Contrato a legalizar
* Carta de aceptacin de
orden de compra o de
servicio a legalizar
Desprendibles de pago
* Acta de posesin del
cargo
de
libre
nombramiento y remocin
a travs de comisin
Resolucin
de
reconocimiento de prima
tcnica
Comunicacin
de
negacin de solicitudes
Resolucin de vacaciones.
Resolucin
de
autorizacin de la licencia.
Resolucin de licencia por
incapacidad.
Certificaciones solicitadas
* Bonos de dotacin
V8

A8-3
COD
MACRO
PROCESO
COD
PROCESO
Gestin de archivo
ENTES EXTERNOS
A4
Gestin
de
contratacin
Contractual
Documentos
que
A4
Gestin
de
contratacin
Postcontractual
contratistas:
Documentos
que
acta de liquidacin bilateral
de contratos
Procesos
disciplinarios
Sujetos
procesales,
Procuradura General de la
Repblica:
Fallo(sancionatorio,
absolutorio,
archivo
o
Documentos
que inhibitorio)
Auto interlocutorio
auto de trmite
oficio para registro de
sancin disciplinaria
formulario
registro
de
sancin.
A5
A5
Gestin Asuntos
Legales
y A5-1
Jurdicos
Gestin Asuntos
Legales
y A5-2
Jurdicos
Juzgados.
Procuradura General de
la Nacin.
Ministerio de Educacin
Nacional
Representacin
Documentos de la carpeta
Personas Naturales
judicial y asesora
del usuario del crdito
Personas Jurdicas /
jurdica
educativo.
Memorial u oficios.
Centro de conciliacin o
juzgado donde se cita la
conciliacin / Acta de
Comit de Conciliacin y
defensa Judicial /
A6
Gestin
de
A6-1
Comunicaciones
1. Proveedores
* Pliego de condiciones
2. Medios de comunicacin
Relacin con medios
Documentos
que
/ 3. Audiencia
de comunicacin
*Boletin de Prensa
* Rueda de prensa
* Programa de Television
A6
Gestin
de
A6-2
Comunicaciones
Comunicacin
organizacional
Documentos
que
A7
Gestin
tecnolgica
seguridad
Gestin del Servicio
Documentos
que
FUNCIONARIO
ICETEX
Semanario publicado
Cartelera publicada
V8

A8-3
COD
MACRO
PROCESO
COD
A8
Gestin
documental
A8-1
A8
Gestin
documental
A8-3
PROCESO
Gestin de archivo
Copias para archivo

Gestin
de Titulos valores
correspondencia
Carpetas de beneficiarios
Gestin de archivo
FUNCIONARIO
ICETEX
ENTES EXTERNOS
Documentos para la entrega
Actas
archivo.
de
comit
de
ENTES EXTERNOS
V8
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
JEFE OFICINA COMERCIAL Y DE

MERCADEO
JEFE OFICINA ASESORA JURDICA
VICEPRESIDENTE DE FONDOS EN
ADMINISTRACIN
DIRECTOR DE TECNOLOGA
VICEPRESIDENTE DE
OPERACIONES Y TECNOLOGA
DIRECTOR DE TESORERA
DIRECTOR DE CONTABILIDAD
VICEPRESIDENTE FINANCIERO
DIRECTOR DE COBRANZAS
VICEPRESIDENTE DE CRDITO Y
COBRANZAS
JEFE OFICINA DE RELACIONES

INTERNACIONALES
5.5
JEFE OFICINA CONTROL INTERNO
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1
5.4.2
JEFE OFICINA DE RIESGOS
JEFE OFICINA ASESORA DE

PLANEACIN
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
Requisitos generales
Gestin documental
Generalidades
Manual de Calidad
Control de documentos
Control de registros
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIN
Compromiso de la direccin
Enfoque al cliente
Poltica de calidad
Planificacin
Objetivos de calidad
Planificacin
Responsabilidad, autoridad y
comunicacin
Responsabilidad y autoridad
Representante de la direccin
Comunicacin interna
Revisin por la direccin
Generalidades
Informacin para la revisin
Resultados de la revisin

COMUNICACIONES
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN
Norma tcnica de calidad para la gestin pblica
SECRETARIA GENERAL
NTC GP 1000:2009
PRESIDENCIA
ANEXO 3 MATRIZ DE RESPONSABILIDAD
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
6
6.1
6.2
6.2.1
6.2.2
6.3
6.4
7
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6
7.3.7
GESTIN DE LOS RECURSOS

Provisin de recursos
Talento humano
Generalidades
Competencia, toma de conciencia y
formacin
Infraestructura
Ambiente de trabajo
R
R
R

INTERNACIONALES

MERCADEO

PLANEACIN

COMUNICACIONES
ADMINISTRACIN
VICEPRESIDENTE DE
COBRANZAS
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN
SECRETARIA GENERAL
PRESIDENCIA
NTC GP 1000:2009
R
R
R
REALIZACIN DEL PRODUCTO

Planificacin de la realizacin del
producto y prestacin del servicio
Procesos relacionados con el cliente
Determinacin de los requisitos
relacionados con el producto y/o servicio
Revisin de los requisitos relacionados
con el producto y/o servicio
Comunicacin con el cliente
Diseo y desarrollo
Planificacin del diseo y desarrollo
Elementos de entrada para el diseo y
desarrollo
Resultados del diseo y desarrollo
Revisin del diseo y desarrollo
Verificacin del diseo y desarrollo
Validacin del diseo y desarrollo
Control de los cambios del diseo y
desarrollo
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R

COMUNICACIONES

PLANEACIN

MERCADEO

INTERNACIONALES
8.2.4
ADMINISTRACIN
8
8.1
8.2
8.2.1
8.2.2
8.2.3
7.5.3
7.5.4
7.5.5
VICEPRESIDENTE DE
7.5.2
7.5.1
7.5
7.4.3
7.4.2
COBRANZAS
7.4.1
Adquisicin de bienes y servicios

Procesos de adquisicin de bienes y
servicios
Informacin para la adquisicin de
bienes y servicio
Verificacin de los productos y/o
servicios adquiridos
Produccin y prestacin del servicio
Control de la produccin y de la
prestacin del servicio
Validacin de los procesos de la
produccin y de la prestacin del
servicio
Identificacin y trazabilidad
Propiedad del cliente
Preservacin del producto y/o servicio
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN
7.4
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
SECRETARIA GENERAL
PRESIDENCIA
NTC GP 1000:2009
R
R
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

Generalidades
Seguimiento y medicin
Satisfaccin del cliente
Auditora interna
Seguimiento y medicin de los procesos
Seguimiento y medicin del producto y/o
servicio
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.3
Mejora
Mejora continua
Accin correctiva
Accin preventiva
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
8.3
Control del producto y/o servicio no
conforme
R
R
8.4
Anlisis de datos
R
R
R
R
R
R

INTERNACIONALES

MERCADEO

PLANEACIN

COMUNICACIONES
ADMINISTRACIN
VICEPRESIDENTE DE
COBRANZAS
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN
SECRETARIA GENERAL
PRESIDENCIA
NTC GP 1000:2009
R
R
R
Gestin de riesgo de crdito
E2-3
Gestin de riesgo de mercado
E2-4

Gestin de riesgo de lavado de
activos y financiacin del
terrorismo
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-5
EV1
Control y evaluacin
EV1-2
M2-1
M2
Otorgamiento de
productos
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
M3-3
M3
Gestin de operaciones
M3-5
M3-6
M4-2
M4
Gestin de recuperacin
y cumplimiento de
obligaciones
M5
Gestin del servicio
A1
Gestin administrativa y
apoyo logstico
M4-3
M4-4
M4-5
A2
A3
Gestin Financiera
Gestin de Talento
Humano
M5-1
A1-1
Otorgamiento de crdito a travs
de la administracin de recursos
de terceros.
Otorgamiento
de
servicios
aprobacin del desembolso
internacionales
cartera
Castigo de cartera
administracin
Atencin al cliente
A2-1
Administracin de activos fijos

logstico
Gestin presupuestal
A2-2
Gestin de pagos
A2-3
A2-4
Gestin de inversiones
A3-1
Ingreso
A1-4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5.1 Compromiso de la
direccin
1.1 Ambiente de
control
E2-2
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
E2-1
4.2.4 Control de
Registros
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
4.2.3 Control de
documentos
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
E1-3
4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
E1
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
PROCESO
E1-2
2.2.3 Sistemas de
informacin
COD
Direccionamiento
Estratgico
2.2.2 Informacin
Secundaria
MACRO PROCESO
2.2.1 Informacin
Primaria
COD
1.3 Administracin del

riesgo
MECI 2005
E2
4.2 Gestin
documental
4.1 Requisitos Generales
1.1 Direccionamiento
estratgico
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
X
X
A4-1
Precontractual
A4-2
Contractual
A4-3
Postcontractual
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
A5-1
A6
A7
A8
Gestin de
Comunicaciones
Gestin tecnolgica
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Gestin documental
A6-2
Representacin judicial y asesora

jurdica
Relacin
con
medios
de
comunicacin
Comunicacin organizacional
A7-1
Gestin del servicio
A8-1
A8-3
Gestin de archivo
A5-2
A6-1
direccin
1.1 Ambiente de
control
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
X
X
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
X
X
2.2.3 Sistemas de
informacin
PROCESO
2.2.2 Informacin
Secundaria
A3-3
COD
2.2.1 Informacin
Primaria
Permanencia
MACRO PROCESO
Gestin de Talento
Humano
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos

riesgo
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
A5
4.2.4 Control de
Registros
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
A4
4.2.3 Control de
documentos
2.1 Actividades de
control
2.2 Informacin
A3
4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de Calidad
A3-2
MECI 2005
COD
4.2 Gestin
documental
4.1 Requisitos Generales
estratgico
NTCGP-1000:2009
E2-3
E2-4

terrorismo
E2
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-5
EV1
Control y evaluacin
EV1-2
M2-1
M2
Otorgamiento de
productos
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
M3-3
M3
M3-5
M3-6
M4-2
M4
y cumplimiento de
obligaciones
M5
Gestin del servicio
A1
apoyo logstico
M4-3
M4-4
M4-5
A2
A3
Gestin Financiera
Gestin de Talento
Humano
M5-1
A1-1
de terceros.
Otorgamiento
de
servicios
internacionales
cartera
Castigo de cartera
administracin
Atencin al cliente
A2-1

logstico
Gestin presupuestal
A2-2
Gestin de pagos
A2-3
A2-4
A3-1
Ingreso
A1-4
estratgico
E2-2
estratgico
E2-1
X
X
estratgico
estratgico
E1-3
estratgico
E1
5.4.1 Objetivos
de Calidad
2.1 Actividades de
control
PROCESO
E1-2
5.4
Planificacin
estratgico
COD
Direccionamiento
Estratgico
5.4.2 Planificacin
5.5 Responsabilidad,
5.5.1
del Sistema de
5.5.2 Representante
autoridad y
Responsabilidad
Gestin de la
de la direccin
comunicacin
y autoridad
Calidad
5.3 Poltica de Calidad
1.1 Ambiente de
control
MACRO PROCESO
5.2 Enfoque al
cliente
estratgico
COD
2.3 Comunicacin
Pblica
MECI 2005
estratgico
direccin
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos
Gestin de
Comunicaciones
Gestin tecnolgica
Gestin documental
Permanencia
A3-3
A4-1
Precontractual
A4-2
Contractual
A4-3
Postcontractual
A5-1
A6-2

jurdica
Relacin
con
medios
de
comunicacin
A7-1
Gestin del servicio
A8-1
A8-3
Gestin de archivo
A5-2
A6-1
estratgico
estratgico
estratgico
estratgico
5.4.2 Planificacin
5.5 Responsabilidad,
5.5.1
del Sistema de
5.5.2 Representante
autoridad y
Responsabilidad
Gestin de la
de la direccin
comunicacin
y autoridad
Calidad
estratgico
5.4.1 Objetivos
de Calidad
2.1 Actividades de
control
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
PROCESO
A3-2
5.4
Planificacin
estratgico
COD
5.3 Poltica de Calidad
1.1 Ambiente de
control
MACRO PROCESO
Gestin de Talento
Humano
5.2 Enfoque al
cliente
estratgico
COD
2.3 Comunicacin
Pblica
MECI 2005
estratgico
direccin
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
PROCESO
E1
E1-2
E1-3
X
X
E2-1
E2-2
E2-3
E2-4

terrorismo
X
X
X
X
X
X
E2
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-5
EV1
Control y evaluacin
EV1-2
M2-1
M2
Otorgamiento de
productos
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
M3-3
M3
M3-5
M3-6
M4-2
M4
y cumplimiento de
obligaciones
M5
Gestin del servicio
A1
apoyo logstico
M4-3
M4-4
M4-5
A2
A3
Gestin Financiera
Gestin de Talento
Humano
M5-1
A1-1
de terceros.
Otorgamiento
de
servicios
internacionales
cartera
Castigo de cartera
administracin
Atencin al cliente
A2-1

logstico
Gestin presupuestal
A2-2
Gestin de pagos
A2-3
A2-4
A3-1
Ingreso
A1-4
X
X
1.1.1 Planes y
programas
3.3 Planes de
Mejoramiento
6.2.1
Generalidades
6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y
formacin
1.2 Ambiente de
control
COD
Direccionamiento
Estratgico
6.2 Talento
Humano
1.2 Ambiente de
control
MACRO PROCESO
5.6.3 Resultados 6.1 Provisin de

de la Revisin
recursos
1.2 Ambiente de
control
COD
3.2 Evaluacin
independiente
5.6.2 Informacin para la revisin
3.1 Autoevaluacin
3.1.1 Autoevaluacin
del control
3.1.2 Autoevaluacin
de Gestin
5.6.1
Generalidades

Riesgo
5.6 Revisin
por la
direccin
1. Subsistema de
control estratgico
MECI 2005
5.5.3
Comunicacin
interna
2.3.1 Comunicacin
Organizacional
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
A4
A5
A6
A7
A8
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos
Gestin de
Comunicaciones
Gestin tecnolgica
Gestin documental
Permanencia
A3-3
X
X
X
X
A4-1
Precontractual
A4-2
Contractual
A4-3
Postcontractual
X
X
X
X
A5-1
X
X
X
X
X
X
X
X
A6-2

jurdica
Relacin
con
medios
de
comunicacin
A7-1
Gestin del servicio
A8-1
A8-3
Gestin de archivo
A5-2
A6-1
1.1.1 Planes y
programas
3.3 Planes de
Mejoramiento
3.2 Evaluacin
independiente
6.2 Talento
Humano
6.2.1
Generalidades
6.2.2 Competencia, toma

de conciencia y
formacin
1.2 Ambiente de
control
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
PROCESO
A3-2
5.6.3 Resultados 6.1 Provisin de

de la Revisin
recursos
1.2 Ambiente de
control
COD
3.1 Autoevaluacin
3.1.1 Autoevaluacin
del control
3.1.2 Autoevaluacin
de Gestin
MACRO PROCESO
Gestin de Talento
Humano
5.6.2 Informacin para la revisin
1.2 Ambiente de
control
A3
5.6.1
Generalidades

Riesgo
COD
5.6 Revisin
por la
direccin
1. Subsistema de
control estratgico
MECI 2005
5.5.3
Comunicacin
interna
2.3.1 Comunicacin
Organizacional
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
X
X
E2-1
E2-2
E2-3
E2-4

terrorismo
E2
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-5
EV1
Control y evaluacin
EV1-2
M2-1
M2
Otorgamiento de
productos
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
M3-3
M3
M3-5
M3-6
M4-2
M4
y cumplimiento de
obligaciones
M5
Gestin del servicio
A1
apoyo logstico
M4-3
M4-4
M4-5
A2
A3
Gestin Financiera
Gestin de Talento
Humano
M5-1
A1-1
de terceros.
Otorgamiento
de
servicios
A2-1
A2-2
Gestin de pagos
A2-3
A2-4
A3-1
Ingreso
A1-4
X
X
internacionales
cartera
Castigo de cartera
administracin
Atencin al cliente
logstico
Gestin presupuestal
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2.1.3 controles
1.2.1 Planes y
programas
7.4 Adquisicin de
bienes y servicios
2.3.2 Comunicacin
informativa
2.1 Actividades de
control
E1-3
7.3 Diseo y
Desarrollo
estratgico
E1
2.2.3 Medios de
Comunicacin
PROCESO
E1-2
2.2.2 Comunicacin
informativa
COD
Direccionamiento
Estratgico
2.1.1 Informacin
primaria
MACRO PROCESO
2.1.1 Polticas de
operacin
COD
2.1.1 informacin
primaria
7.2.1 Determinacin
7.2.2 Revisin de los
7.1 Planificacin de la
de los requisitos
7.2.3 Comunicacin con el
requisitos
realizacin del producto relacionados con el
cliente
relacionados con el
y/o prestacin del servicio
produccto y/o
producto y/o servicio
servicio
Estratgico
1.2.1 Planes y
programas
MECI 2005
6.4 Ambiente
de Trabajo
2.2.3 Sistemas de
informacin
NTCGP-1000:2009
6.3
Infraestructura
A3
A4
A5
A6
A7
A8
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos
Gestin de
Comunicaciones
Gestin tecnolgica
Gestin documental
Permanencia
A3-3
A4-1
Precontractual
A4-2
Contractual
A4-3
Postcontractual
A5-1
A6-2

jurdica
Relacin
con
medios
de
comunicacin
A7-1
Gestin del servicio
A8-1
A8-3
Gestin de archivo
A5-2
A6-1
2.1.3 controles
2.3.2 Comunicacin
informativa
7.4 Adquisicin de
bienes y servicios
1.2.1 Planes y
programas
2.1 Actividades de
control
7.3 Diseo y
Desarrollo
estratgico
2.2.3 Medios de
Comunicacin
2.2.2 Comunicacin
informativa
2.1.1 Informacin
primaria
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
PROCESO
A3-2
2.1.1 Polticas de
operacin
COD
2.1.1 informacin
primaria
MACRO PROCESO
Gestin de Talento
Humano
7.2.1 Determinacin
7.2.2 Revisin de los
7.1 Planificacin de la
de los requisitos
7.2.3 Comunicacin con el
requisitos
realizacin del producto relacionados con el
cliente
relacionados con el
y/o prestacin del servicio
produccto y/o
producto y/o servicio
servicio
Estratgico
COD
1.2.1 Planes y
programas
MECI 2005
6.4 Ambiente
de Trabajo
2.2.3 Sistemas de
informacin
NTCGP-1000:2009
6.3
Infraestructura
X
X
X
X
X
X
X
MACRO PROCESO
COD
PROCESO
E1
Direccionamiento
Estratgico
E1-2
E1-3
E2-1
E2-2
E2-3
E2-4

terrorismo
E2
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-5
EV1
Control y evaluacin
EV1-2
M2-1
M2
Otorgamiento de
productos
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
M3-3
M3
M3-5
M3-6
M4-2
M4
y cumplimiento de
obligaciones
M5
Gestin del servicio
A1
apoyo logstico
M4-3
M4-4
M4-5
A2
A3
Gestin Financiera
Gestin de Talento
Humano
M5-1
A1-1
de terceros.
Otorgamiento
de
servicios
internacionales
cartera
Castigo de cartera
administracin
Atencin al cliente
A2-1

logstico
Gestin presupuestal
A2-2
Gestin de pagos
A2-3
A2-4
A3-1
Ingreso
A1-4
7.5.1 Control de la 7.5.2 Validacin de los

7.5.3
7.5.5
produccin o
procesos de
7.5.4 Propiedad
Identificacin
Preservacin
prestacin del
produccin y de la
del cliente
y trazabilidad
del producto
servicio
8.2.1
Satisfaccin
del cliente
2.2.1 Informacin
Primaria
COD
7.5 Produccin y
prestacin del
servicio
3.1 Autoevaluacin
MECI 2005
7.4.2 Informacin 7.4.3 Verificacin

de la adquisicin de los producros
de bienes y
y/o servicios
servicio
contratados
2.2 Actividades de
control
7.4.1 Proceso de
Adquisicin de
bienes y servicio
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
A3
A4
A5
A6
A7
A8
MACRO PROCESO
Gestin de Talento
Humano
COD
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos
Gestin de
Comunicaciones
Gestin tecnolgica
Gestin documental
PROCESO
A3-2
Permanencia
A3-3
A4-1
Precontractual
A4-2
Contractual
A4-3
Postcontractual
A5-1
A6-2

jurdica
Relacin
con
medios
de
comunicacin
A7-1
Gestin del servicio
A8-1
A8-3
Gestin de archivo
A5-2
A6-1
X
X
7.5.1 Control de la 7.5.2 Validacin de los

7.5.3
7.5.5
produccin o
procesos de
7.5.4 Propiedad
Identificacin
Preservacin
prestacin del
produccin y de la
del cliente
y trazabilidad
del producto
servicio
8.2.1
Satisfaccin
del cliente
2.2.1 Informacin
Primaria
MECI 2005
COD
7.5 Produccin y
prestacin del
servicio
3.1 Autoevaluacin
7.4.2 Informacin 7.4.3 Verificacin

de la adquisicin de los producros
de bienes y
y/o servicios
servicio
contratados
2.2 Actividades de
control
7.4.1 Proceso de
Adquisicin de
bienes y servicio
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
8.5.3
Acciones
Preventivas
COD
PROCESO
E1
Direccionamiento
Estratgico
E1-2
E1-3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
E2-1
E2-2
E2-3
E2-4

terrorismo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
E2
Gestin y
Administracin del
Riesgo
E2-5
EV1
Control y evaluacin
EV1-2
M2-1
M2
Otorgamiento de
productos
M2-2
M2-3
M2-4
M3-2
M3-3
M3
M3-5
M3-6
M4-2
M4
y cumplimiento de
obligaciones
M5
Gestin del servicio
A1
apoyo logstico
M4-3
M4-4
M4-5
A2
A3
Gestin Financiera
Gestin de Talento
Humano
M5-1
A1-1
internacionales
cartera
Castigo de cartera
administracin
Atencin al cliente
A2-1
A2-2
Gestin de pagos
A2-3
A2-4
A3-1
Ingreso
de terceros.
Otorgamiento
de
servicios

logstico
Gestin presupuestal
A1-4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3.3.3 Plan de
mejoramiento
Individual
MACRO PROCESO
MECI 2005
3.3.1 Plan de
mejoramiento
Institucional
COD
3.2.2 Auditoria
Interna
2.1.3 Controles
2.2.2 Informacin
secundaria
8.5.2
Acciones
Correctivas
3.3 Planes de
mejoramiento
2.1.3 Controles
8.5.1 Mejora continua
2.1.3 Controles
8.4 Anlisis
de datos
3.3 Planes de
mejoramiento
8.3 Control del

producto o
servicio No
Conforme
3.3.2 Plan de
mejoramiento por
procesos
8.2.4 Seguimiento y
medicin del
producto y/o
servicio
3.1.1 Autoevaluacin
del control
2.3.3 Medios de
comunicacin
2.1.3 Indicadores
2.3.2 Comunicacin
informativa
3.1.2 Autoevaluacin
de gestin
8.2.3 Seguimiento y medicin de los

procesos
3.1.1 Autoevaluacin
del control
8.2.2 Auditoria
Interna
NTCGP-1000:2009
A8
Gestin de
Comunicaciones
Gestin tecnolgica
Gestin documental
2.1.3 Controles
2.2.2 Informacin
secundaria
3.3.2 Plan de
mejoramiento por
procesos
3.1.1 Autoevaluacin
del control
2.3.3 Medios de
comunicacin
2.1.3 Indicadores
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3.3.1 Plan de
mejoramiento
Institucional
A3-2
Permanencia
A3-3
X
X
X
X
A4-1
Precontractual
A4-2
Contractual
A4-3
Postcontractual
A5-1
A6-2

jurdica
Relacin
con
medios
de
comunicacin
A7-1
Gestin del servicio
A8-1
A8-3
Gestin de archivo
A5-2
A6-1
8.5.3
Acciones
Preventivas
2.1.3 Controles
A7
Gestin Asuntos
Legales y Jurdicos
8.5.2
Acciones
Correctivas
8.5.1 Mejora continua
3.3 Planes de
mejoramiento
A6
Gestin de
adquisiciones y
contratacin
PROCESO
8.4 Anlisis
de datos
2.1.3 Controles
A5
COD
8.3 Control del

producto o
servicio No
Conforme
3.3 Planes de
mejoramiento
A4
MACRO PROCESO
Gestin de Talento
Humano
8.2.4 Seguimiento y
medicin del
producto y/o
servicio
3.3.3 Plan de
mejoramiento
Individual
A3
2.3.2 Comunicacin
informativa
COD
3.1.2 Autoevaluacin
de gestin
3.2.2 Auditoria
Interna
MECI 2005
8.2.3 Seguimiento y medicin de los

procesos
3.1.1 Autoevaluacin
del control
8.2.2 Auditoria
Interna
NTCGP-1000:2009
X
X
X
X
X
Cdigo: F105
Versin: 12
ANEXO 5 - LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Acta de satisfaccin
NA
Estudio Previo de Conveniencia
NA
Acta de entrega de inmueble.
F141
Planilla diaria de requerimientos al

Outsourcing.
Entrega de Materiales para
Mantenimiento de Bienes Muebles e
inmuebles
Tipo de Acceso
Si
No
NA
20
NA
20
NA
GP
20
FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS FISICOS
NA
NA
FISICO: ARCHIVO DE GESTIN

DOCUMENTAL/EXPEDIENTES NICOS DE
CONTRATACIN
NA
NA
NA
20
NA
20
NA
CP
20
16/03/2009
N/A
N/A
04/06/2009
11/05/2009
22/04/2010
11/05/2009
F184
Acta terminacin de contratos obras

civiles
N/A
Informe de avalo de inmueble.
N/A
N/A
N/A
Ficha Tcnica del Banco popular.
N/A
N/A
N/A
Minuta de Compraventa.
N/A
N/A
N/A
Escritura Pblica.
N/A
N/A
N/A
Certificado de Libertad y Tradicin del

Inmueble.
N/A
N/A

CONTRATACIN
ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA DEL
INMUEBLE
FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS

FISICOS/ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL
CONTRATACIN
CONTRATACIN
FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA DEL
INMUEBLE
INMUEBLE
20
10
NA
CP
20
NA
20
Acta de satisfaccin
16/03/2009
F14
Solicitud de bienes muebles.

Acta de entrega de bienes muebles
inservibles
Planilla diaria de requerimientos al
Outsourcing.
Acta de destruccin de Bienes Muebles
Inservibles
Solicitud de mantenimiento preventivo y/o
correctivo del parque automotor.
16/03/2009
NA
22/04/2010
FISICO: ARCHIVO DE GESTION
NA
10
11/05/2009
NA
01/12/2009
NA
20/04/2009
NA
F68
F139
F04
F65

CONTRATACIN
F33
microfilmacin
Backup
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Conservacin total
Clave

CONTRATACIN
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Versin
Nombre
F04
F65
TRACION DE ACTIVOS FIJOS
Disposicin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
x
x
x
x
APOYO
X
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
20/04/2009
Clave
FISICO: ARCHIVO OFICINA RECURSOS

FISICOS/ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL
DIGITAL: //SVR_APLIC/SERVICIOS
GENERALES/RECURSOS FISICOS
Backup
Si
No
NA
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Restringido
Fsicos
Eliminar
Obsoleto
Vigente
X
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Ubicacin
Digital
Hoja de vida del vehculo.
Fecha de
Aprobacin
Fsico
F140
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
NA
NA
CP
NA
Si
No
microfilmacin
Activo
(Archivo de
gestin)
Seleccin
Backup
Cargo
Autorizado
para su acceso
Eliminar
Clave
Inactivo
Archivo
central
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso FIJOS
ADMINISTRACION DE ACTIVOS
Pgina 1 de 1
F141
Entrega de Materiales para

Mantenimiento de Bienes Muebles e
inmuebles
22/04/2010
N/A
Reporte Activos fijos por funcionario.
N/A
N/A

DOCUMENTAL/OFICINA DE RECURSOS FSICOS.
DIGITAL: APLICATIVO DE ACTIVOS FIJOS
APOTEOSYS
N/A
Reporte Paz y salvo por tenencia de

Activos.
N/A
N/A

APOTEOSYS
NA
Reporte salida de Almacn
N/A
N/A

APOTEOSYS
NA
CP
NA
Reporte Cambio de Responsable
N/A
N/A

APOTEOSYS
NA
CP
NA
Estudio Previo y minuta tcnica.
NA
N/A
NA
20
F50
Orden de pago/Orden de pago otros

conceptos
03/01/2011
NA
10
N/A
Reporte de entrada o salida de

inventario.
N/A
N/A
NA
10
N/A
Reporte de inclusiones y/o exclusiones.
N/A
N/A
NA
20
N/A
Comunicacin escrita de inclusin de

bienes en las plizas.
N/A
N/A
NA
20
N/A
Liquidacin de siniestro.
N/A
N/A
NA

DOCUMENTAL/EXPEDIENTE NICO.
FISICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL;
DIGITAL : ICTX-TES211/ESCRITORIO/BOLETINES2009
Y EN
SVR_APLIC/SCONTABLE/TESORERIA/EXTRACTOS/BO
LETINES
DOCUMENTAL/ARCHIVO EXPEDIENTES NICOS DE
CONTRATACIN
FISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA
GENERAL/ARCHIVOS DE EXPEDIENTES NICOS DE
CONTRATACIN
DOCUMENTAL/ARCHIVO EXPEDIENTES NICOS DE
CONTRATACIN
FSICO:ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL
CONTRATACIN.
APOYO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
SERVICIOS GENERALES Y APOYO

LOGSTICO
F28
Disposicin
Tipo de Acceso
Solicitud de Tneres y Cintas para

Impresoras.
04/05/2009
F50

conceptos
03/01/2011
F158
Formato Solicitud servicio integral de

fotocopiado
13/03/2013
F165
Planilla de control de conductores
05/05/2009
microfilmacin
Seleccin
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Inactivo
Archivo
central
NA
10
10
Si
No
DIGITAL: ICTX-RFIS12.ICETEX.LOCAL/OUTLOOKHVELASQUEZ

Y EN
LETINES
NA
NA
APOYO
NA
APOYO
04/05/2009
N/A
N/A
N/A
N/A
Informe de comisin.
N/A
N/A
N/A
Factura de servicios pblicos.
N/A
N/A
N/A
Resolucin de viticos.
N/A
N/A
F187
Ficha EBI.
05/09/2012
N/A
Cronograma presupuestal.
N/A
N/A
N/A
Proyecto de presupuesto.
N/A
N/A
N/A
Acuerdo de aprobacin del Presupuesto.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL(ORIGINAL)

ARCHIVO GRUPO DE PRESUPUESTO(COPIA)
DIGITAL :\\192.1.10.125\grp. presupuesto\Presupuesto
Documentos\Acuerdos Entidad Financiera(COPIA).
N/A
Resolucin de desagregacin del

presupuesto.
N/A
N/A

N/A
Cargo
Autorizado
para su acceso
N/A
N/A
Backup
Conservacin total
Clave
Solicitud de Papelera y tiles de

Escritorio.
Facturas de tiquetes ereos.
Memorando con autorizacin de
comisiones.
F183
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
X
X
DIGITAL: ICTX-RFIS12.ICETEX.LOCAL/OUTLOOKHVELASQUEZ
FISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA / ARCHIVOS
DE GESTION
FISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA / ARCHIVOS
DE GESTION
FISICO: ARCHIVO DE LA SECRETARIA / CARPETA DE
RESOLUCIONES
ICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ OPL\PRESUPUESTO ENTIDAD FINANCIERA
outlook de edgar diaz
DIGITAL: \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Presupuesto
2013
NA
NA
NA
NA
NA
NA
10
NA
NA
NA
10
NA
10
NA
10
X
X
X
X
APOYO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Tipo de Acceso
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Versin
Nombre
N/A
Certificados de disponibilidad
presupuestal.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ CARPETA

DEL CONTRATO(ORIGINAL)
DIGITAL : \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Archivos
Presupuesto
NA
N/A
Programacin del PAC.
N/A
N/A

DIGITAL :ictx-presu15.icetex.local/presupuesto/(COPIA).
NA
10
N/A
Compromiso presupuestal.
N/A
N/A
NA
20
F53
Solicitud de vigencia futura.
29/04/2009
NA
N/A
N/A
NA
NA
N/A
N/A
Informe de ejecucin mensual del

presupuesto.
Informe de seguimiento.
X
X
Clave

DEL CONTRATO(ORIGINAL)
DIGITAL : APLICATIVO APOTEOSYS
FISICO:
ARCHIVO GRUPO DE PRESUPUESTO
N/A
Acuerdos de modificacin del

presupuesto.
N/A
N/A
N/A
Acuerdos de vigencias futuras.
N/A
N/A

N/A
N/A
F205
F206
F209
F210
F211
Correo electrnico informando el inicio

del presupuesto
Anteproyecto de Presupuesto
Colocaciones Cartera (F205).
Anteproyecto de Presupuesto Recaudo
Cartera (F206).
Anteproyecto de Presupuesto Ingresos
Fondos en Administracin (F209).
Anteproyecto de Presupuesto Ingresos
de Portafolio (F210).
Anteproyecto de Presupuesto Egresos
Operacionales (F211).
05/09/2012
05/09/2012
05/09/2012
05/09/2012
05/09/2012

Documentos(COPIA).
N/A
DE ACTIVOS FIJOS
TRACION
ESTIN PRESUPUESTAL
Disposicin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
outlook /jefe oficina asesora de planeacin

Backup
Si
No
NA
10
NA
10
NA
NA
NA
NA
NA
NA
APOYO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
F213
F214
F215
F217
F227
N/A
N/A
Tipo de Acceso
Colocaciones de Fondos (F213).
Colocaciones Relaciones Internacionales
(F214).
Anteproyecto de Presupuesto Plan de
Compras (F215).
Anteproyecto de Presupuesto Gastos de
Personal (F217).
Anteproyecto de presupuesto
Consolidado (F227).
aplicativo VPIN
Memorando de solicitud del anteproyecto
de presupuesto
05/09/2012
No
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Versin
Nombre
NA
NA
NA
NA
NA
NA
CP
NA
05/09/2012
05/09/2012
05/09/2012
05/09/2012
N/A
N/A
N/A
N/A

web de planeacin nacional
ICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ OPL\Varios\Varios
N/A
Memorando de solicitud de modificacin

y/o aclarciones al anteproyecto.
N/A
N/A
ICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ OPL\Varios\Varios
NA
N/A
Bitcora de recibo.
N/A
N/A
NA
N/A
Respuesta a solicitudes de modificacin

al anteproyecto de presupuesto.
N/A
N/A
NA
N/A
nformes de conformacin y codificacin

del presupuesto.
N/A
N/A
NA
N/A
Disposicin
Digitales
Cdigo
Proceso
GESTIN PRESUPUESTAL
Tiempo de Retencin
(en aos)
Certificado de constancia de existencia

de los recursos.
N/A
N/A
N/A
Comunicacin al Ejecutor del Gasto de la

aprobacin de la vigencia futura
N/A
N/A
N/A
solicitud de programacin de PAC
N/A
N/A
archivo de planeacin
DIGITAL : N:\My Documents\Cargue

DEL CONTRATO(ORIGINAL) O ARCHIVO DEL AREA
SOLICITANTE
DIGITAL: \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Presupuesto
Documentos (Copia)
NA

DEL CONTRATO(ORIGINAL) O ARCHIVO DEL AREA
SOLICITANTE
DIGITAL : ictxpresu15.icetex.local/presupuestoAO/ACUERDO
NA
DIGITAL : ictXpresu15.iceteX.local/OUTLOOK/NGAITAN/PACNACION
NA
10
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
solicitud correccin y reprogramacin de

PAC.
N/A
N/A
microfilmacin
Seleccin
Eliminar
Restringido
Fsicos
Conservacin total
Ubicacin
Cargo
Autorizado
para su acceso
Activo
(Archivo de
gestin)
Inactivo
Archivo
central
NA
10
NA
10
NA
NA
NA
NA
NA
10
FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL

DIGITAL: TESORERIA EQUIPO FUNCIONARIO IP
10.1.1.15 y en
\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\MOVIMIENTOS
BOLETIN
NA
10

DIGITAL: PAGINA WEB ICETEX.GOV.CO \ CONSULTA
GIROS y en
EQUIPO FUNCIONARIO IP 10.1.1.5 y en
\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\B
OLETINES
NA
10
Digital
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
Clave
Backup
Si
No
X
N/A
N/A
N/A
N/A
Memorando de solicitud del Certificado

de Disponibilidad Presupuestal.
N/A
N/A
N/A
Archivo de control dual
N/A
N/A
N/A
Informe de seguimiento de la ejecucin

presupuestal mensual y acumulada por
rubros.
N/A
N/A
N/A
justificacin de las variaciones

significativas del presupuesto.
N/A
N/A
Saldos Bancarios
N/A
N/A
N/A
Comunicacin de aprobacin del PAC.
F50
Boletn de Tesorera
Orden de Pago Registrado Tesorera
N/A
N/A
N/A
03/01/2011
X
X

DEL CONTRATO(Copia)
ARCHIVO GRUPO DE PRESUPUESTO(Original)
DIGITAL: \\192.1.10.125\grp. presupuesto\Archivos
Presupuesto
FISICO: ARCHIVO DE PRESUPUESTO DIGITAL: ictxplan30.icetex.local/D:\Disco D\EDGAR DIAZ OPL\PRESUPUESTO ENTIDAD
FINANCIERA\Presupuesto 2013
DIGITAL : ictXpresu15.iceteX.local/OUTLOOK/NGAITAN/VICEPRESIDE
NCIA FINANCIERA/PRESUPUESTO
FISICO: DIRECCION DE TESORERIA / CARPETA
SALDOS BANCARIOS
DIGITAL: TESORERIA EQUIPO FUNCIONARIO IP
10.1.1.15 y en
\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIAEXTRACTOS\E
XTRACTOS\SALDOS
X
X
APOYO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
GESTIN DE PAGOS
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
No
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
N/A

GIROS y en
EQUIPO FUNCIONARIO IP 10.1.1.5 y en
OLETINES
23/02/2012

DIGITAL:
OLETINES
NA
10
N/A
N/A

DIGITAL:
OLETINES
NA
10
06/05/2010

DIGITAL:
OLETINES
NA
10
Oficio a entidades financieras solicitando

traslados, cheques o dbito a cuentas
bancarias
N/A
N/A

DIGITAL:
OLETINES
NA
10
N/A
Archivo Formulacion
N/A
N/A
NA
N/A
Oficio dirigido a la Direccin de

Contabilidad informndole la
APERTURA/CANCELACION de
cuentas.
N/A
N/A
NA
10
N/A
Oficio a entidades financieras solicitando

apertura o cancelacin de cuentas
bancarias
N/A
N/A
NA
10
N/A
Archivo de pago previo
N/A
N/A
N/A
Archivo de tarjetas recargable
N/A
N/A
N/A
Resolucion de Giro
F234
Formato Solicitud de compra de divisas
N/A
Declaracines de Cambio
F116
Traslado de recursos entre cuentas

bancarias ICETEX.
N/A
N/A
Archivo de Recibo Unico
N/A
N/A
F241
Formato Registro de embargos
09/05/2012
F242
Formato Novedades Portales Bancarios
09/05/2012
DIGITAL: EQUIPO FUNCIONARIO IP 10.1.1.5 y en

\\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\
GIROS
Fisico: Direccion de Tesorera Carpeta Correspondencia
enviada
Fisico: Direccion de Tesorera Carpeta del Banco

Correspondiente
DIGITAL : IP 10.1.1.11 Equipo funcionario Direccin de

Tesorera c:\tesorera\giros\pago previo y tarjetas
recargables
DIGITAL : IP 10.1.1.11 Equipo funcionario Direccin de
Tesorera c:\tesorera\giros\pago previo y tarjetas
recargables
\\192.1.10.125\scontable\TESORERIA\EXTRACTOS\REC
AUDO\RECIBO_UNICO
Fisico: Direccion de Tesorera Carpeta de Embargos
Fisico: Vicepresidencia Financiera Carpeta Portales
Bancarios
NA
10
NA
NA
NA
NA
10
NA
10
GESTIN DE PAGOS
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
F267
Formato de operaciones cerradas
15/11/2013
F253
Solicitud de Rechazo de Giro
07/09/2012
F249
Formato de compra o venta de divisas
N/A
Conciliacin de rechazos
N/A
N/A
N/A
Conciliacin traslados
N/A
N/A
F243
Formato Liquidacin tarifa de embargos
09/05/2012
FISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIN DE TESORERA INVERSIONES

FISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIN DE TESORERA FORMATO SOLICITUD RECHAZO DE GIRO
DIGITAL:
Y:\TESORERIA\MOVIMIENTOS BOLETIN
DIGITAL:
DIGITAL:
Fisico: Direccion de Tesorera Carpeta de Embargos
microfilmacin
No
Seleccin
Si
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Conservacin total
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
10
N.A
10
NA
10
NA
10
NA
10
NA
10
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD DEL

MES LUEGO SE TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION
PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO
ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL DIGITAL : APLICATIVO APOTEOSYS
NA
N/A
Comprobantes contables.
N/A
N/A
N/A
Borradores de declaraciones de
impuestos.
N/A
N/A
FISICO: SE ENTREGAN LAS CARPETAS AL ARCHIVO

DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE
RETENCION DOCUMENTAL
NA
N/A
Estados financieros:
Balance General.
Estado de resultados.
Estado de cambio en el patrimonio
Estado de flujo de efectivo.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD

CARPETA DE FIN DE EJERCICIO HASTA SER
APROBADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SE
TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION PARA QUE
ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN
LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
NA
N/A
Reporte de validacin y transmisin de

informacin correcta con el C.I.D.T,
enviado por la DIAN, a travs de la
herramienta informtica MUISCA.
N/A
N/A
DIGITAL: SE ARCHIVA EN LA CARPETA PUBLICA DE

CONTABILIDAD Y EN UNA USB
NA
N/A

informacin correcta con el C.I.D.T
enviado por la Superintendencia
Financiera va RDSI o RAS.
N/A
N/A
NA
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD SE

Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A

informacin exitosa con el C.I.D.T
enviado por la Contadura General de la
Nacin a travs del sistema de
informacin CHIP.
N/A
N/A
N/A
Acta de autorizacin de numeracin de

libros oficiales.
N/A
N/A
N/A
Libro Diario y Mayor.
N/A
N/A
N/A
Tabla dinmica de los portafolios de

inversin.
N/A
N/A
N/A
Informe contable.
N/A
Lista de chequeo Reporte de

informacin estados financieros de fin de
ejercicio.
N/A
Informe de Variaciones de Balance.
N/A
Memorando interno solicitando a las

dependencias la informacin Exgena
requerida por la DIAN.
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
ARCHIVO SE ENCUENTRA EN LA PAGINA WEB DE LA

CONTADURIA GENERAL DE LA REPUBLICAwww.schip.gov.co/consultas /informacion enviada
No
NA
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD Y

TRASLADO AL ARCHIVO DE GESTION PARA QUE
NA
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD POR

UN AO LUEGO SE TRASLADA AL ARCHIVO DE
GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTAL
NA
MAGNETICO: ARCHIVO DIRECCION DE

CONTABILIDAD SE ENCUENTRA EN EL EQIPO DE
COMPUTO DEL FUNCIONARIO DE QUE REALIZA LA
LABOR SE REALIZA BACKUP DE LA INFORMACION
NA
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD EN

LA CARPETA DEL MES RESPECTIVO SE ENVIA AL
ARCHIVO DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL
NA

APROBADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS ARCHIVO
DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL
NA

LA CARPETA DEL MES RESPECTIVO SE TRASLADA
AL ARCHIVO DE GESTION PARA QUE ESTE SIGA EL
NA

LAS CARPETAS RESPECTIVAS DE LAS
DEPENDENCIAS SE TRASLADA AL ARCHIVO DE
GESTION AL AO PARA QUE ESTE SIGA EL
NA
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
GESTIN CONTABLE Y TRIBUTARIA
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE CONTABILIDAD SE

TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL AO PARA
QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
EN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
NA

LA CARPETA RESPECTIVA DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA, SE TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL
AO PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTAL
NA

PREVIA EMPASTADA SE TRASLADA AL ARCHIVO DE
GESTION MENSUALMENTE PARA QUE ESTE SIGA EL
NA

LA CARPETA DE CORRESPONDENCIA ENVIADA A LA
DIRECION DE TESORERIA SE TRASLADA AL ARCHIVO
DE GESTION AL AO PARA QUE ESTE SIGA EL
NA
NA
NA
N/A
Libros Oficiales.
N/A
N/A
F54
Conciliaciones Bancarias
05/01/2009
N/A
Informe Consolidado de Partidas

Conciliatorias.
N/A
Archivo Consolidacin de la Valoracin

de los Portafolios de Inversin
N/A
N/A

LA CARPETA MENSUAL DE BALANCE SE TRASLADA
AL ARCHIVO DE GESTION AL MES PARA QUE ESTE
SIGA EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO EN LAS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
N/A
Informe de anlisis contable de los

portafolios de inversin mensual y anual.
N/A
N/A

LA CARPETA MENSUAL Y ANUAL DE BALANCE SE
TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL MES PARA
N/A
N/A
microfilmacin
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Conservacin total
No
NA
N/A
N/A
Si
N/A
N/A
Backup
Memorando interno para solicitar firma al

Contador y al Representante Legal en el
acta de numeracin de libros oficiales.
Cronograma de Cierre Contable
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso

LA CARPETA RESPECTIVA DE LA DEPENDENCIA SE
TRASLADA AL ARCHIVO DE GESTION AL AO PARA
N/A
N/A
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
GESTIN CONTABLE Y TRIBUTARI
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
Archivo de Excel donde se discriminan el

tiempo de duracin del contrato y los
valores a cancelar para provisiones.
N/A
N/A
N/A
Documento en Excel de identificacion de

fondo valor de comision y 4X1000.
N/A
N/A
N/A
Archivo de Excel de saldos promedio de

los fondos al cierre mensual.
N/A
Cronograma y plan de trabajo para la

generacin y entrega de informacin
exgena.
N/A
N/A
N/A
N/A

DIGITAL: ICTX-CONT32.ICETEX.LOCAL/C:/BANCOS
CONTABILIDAD/MOVIMINETOS MANUALES
FISICO: SE ADJUNTA AL COMPROBANTE CONTABLE
EL CUAL SE REMITE AL ARCHIVO DE GESTION
No
NA
NA
NA

LA CARPETA RESPECTIVA A LA INFORMACION
EXOGENA A REPORTAR, SE TRASLADA AL ARCHIVO
DE GESTION UNA VEZ REMITIDA ESTA INFORMACION
PARA QUE ESTE SIGA EL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTAL
NA

APROBADOS LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SE
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
N/A
Notas a los EstadosFinancieros
N/A
N/A
N/A
Solicitud de informacin complementaria.
N/A
N/A
N/A
CGN_2005-001 Saldos y Movimientos
N/A
N/A
N/A
CGN-2005-002 Operaciones Reciprocas.
N/A
N/A
N/A
CGN_2005-003NE Notas de Carcter

Especifico.
N/A
N/A
N/A
CGN_2005-003NG Notas de Carcter

General.
N/A
N/A
N/A
Resolucin de constitucin de caja

menor.
N/A
N/A

FISICO: SE ADJUNTA AL COMPROBANTE CONTABLE
DE CONSTITUCION DE CAJA MENOR
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Pgina 1 de 1
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
ACTIVOS
INVERSIONES
DEFIJOS
TRACION DE
GESTIN
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
No
F218
Solicitud y legalizacion de caja menor
30/01/2009
FISICO: ARCHIVO FORMATO DILIGENCIADO POR EL

RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR SE ENCUENTRA
EN LA DIRECCION DE TESORERIA COMO SOPORTE
DEL REEMBOLSO
NA
F204
Certificacin legalizacin del gasto de

caja menor.
30/01/2009
FISICO: ARCHIVO REPOSA CON LA RESOLUCION

COMO SOPORTE DE LA MISMA COMO SOPORTE DEL
REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR
NA
N/A
Resolucin de reembolso de caja menor
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO REPOSA COMO SOPORTE DEL

REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR
NA
N/A
Informe consolidado de conciliacin.
N/A
N/A

NA

NA
N/A
Informe consolidado de variaciones.
F250
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
N/A
Cotizaciones para Propuesta de

Inversin
15/12/2013
FISICO: ARCHIVO FISICO ANALISTA DE INVERSIONES

DIGITAL :Equipo funcionario Analista Vicefinanciera
10
F251
Formato de operaciones aprobadas y

realizadas
15/11/2013
FISICO: ARCHIVO FISICO ANALISTA DE INVERSIONES

10
F252
Formato Propuesta de Inversin
15/11/2013
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL /COMIT

FINANCIERO
10
N/A
Actas de Conciliacin de Titulos Valores
N/A
N/A
10
F279
Formato de Reporte de Redenciones

(Capital y/o Intereses) Portafolios
Administrados
19/03/2014
10
F116
Formato de traslado de recursos entre

cuentas Bancarias de Icetex
10/03/2014
10
F267
Formato de operaciones cerradas
15/11/2013
10
FISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIN DE TESORERA

(CONCILIACIN TTULOS VALORES)
FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL \\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\B
OLETINES
FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL \\192.1.10.125\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\B
OLETINES
NA
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1

INGRESO
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
Ticket de Compra
N/A
N/A
N/A
Presentacin y Actas de Comit

Financiero
N/A
N/A
N/A
Reporte Portafolio de inversin 351 y

Derivados 468.
N/A
N/A
N/A
Extracto de portafolios de inversin
N/A
N/A
NA
Informe evaluacion de candidatos
N/A
N/A
NA
Informe visita domiciliaria y referenciacin
N/A
N/A
No
microfilmacin
Si
Seleccin
Backup
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
GESTIN DE INVERSIONES
Identificacin
Activo
(Archivo de
gestin)
Inactivo
Archivo
central
10
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL /COMIT

FINANCIERO
DIGITAL:EQUIPO FUNCIONARIO ANALISTA VICE
FINANCIERA
NA
10
DIGITAL: \\192.1.10.125\dir. tesoreria\Respuestas

Transmisin Superfinanciera
N/A
Analista 03.
Vicepresidencia
Financiera
10
NA
10
NA
100
FISICO: ARCHIVO FISICO DIRECCIN DE TESORERA

(CONCILIACIN TTULOS VALORES)
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE
VIDA
VIDA
NA
100
NA
100
F237
Check list proceso de seleccin
03/05/2012

VIDA
N/A
Resultado de la consulta en listado de

lavado de activos y financiacin del
terrorismo
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE

VIDA
N/A
99
N/A
Consulta en base de datos cartera Icetex
N/A
N/A

VIDA
N/A
99
N/A
Oficio remisorio de documentos para

publicacin en el Departamento de la
Funcin Publica
N/A
N/A

VIDA
N/A
99
N/A
Resolucin de nombramiento
N/A
N/A
N/A
99
N/A
Resolucin de revocatoria de
nombramiento
N/A
N/A
N/A
99
F74
Check list documentos de posesin
16/06/2010
NA
100
F75
Acta de posesin.
05/01/2009
NA
100
F36
Necesidades de pasantes.
05/01/2009
NA
F37
Plan Anual de Pasantas.
05/01/2009
NA
F38
Acuerdo de compromiso de pasantas.
05/01/2009
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PASANTAS/
NA
N/A
Acta de Recibido a satisfaccin.
N/A
N/A
NA

VIDA
VIDA
VIDA
VIDA
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO
HUMANO/PASANTAS/REQUERIMIENTOS
HUMANO/PASANTAS/PLAN
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
TRACION
NENCIA DE ACTIVOS FIJOS
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Si
No
microfilmacin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Seleccin
Conservacin total
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Eliminar
Inactivo
Archivo
central
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
INGRESO
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
Acta de Terminacin.
N/A
N/A
NA
N/A
Registro de la visita domiciliara.
N/A
N/A

VIDA
NA
100
N/A
circular de convocatoria anual de

pasantes.

HUMANO/PASANTAS/CONVOCATORIA
NA
N/A
N/A
N/A
Estudio previo y minuta tcnica.
N/A
N/A
N/A
Base de datos de pasantes.
N/A
N/A
N/A
Informe de actividades.
N/A
N/A
N/A
cuadro electrnico de control

presupuestal
N/A
N/A
X
X
X
X
FISICO : ARCHIVO DECONTRATACIN/EXPEDIENTE

DEL CONTRATO
DIGITAL: ICTX-TAU13.ICETEX.LOCAL
DEL CONTRATO
X
X
X
NA
20
NA
NA
20
NA
APOYO
N/A
informe de actividades final
N/A
N/A

DEL CONTRATO
N/A
Oficio de solicitud de crdito.
N/A
N/A
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PRESTAMO

NECESIDAD MDICA FAMILIAR/SOLICITUDES
NA
F05
Acta de reunin de comit bienestar.
03/06/2012
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/ACTAS DE

COMIT DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS
NA
NA
NA
20
X
X
X
X
N/A
Memorando al funcionario.
N/A
N/A

NECESIDAD MDICA FAMILIAR/COMUNICACIONES
N/A
Autorizacin de descuentos.
N/A
N/A

NECESIDAD MDICA FAMILIAR
NA
NA
F11
Pagar.
N/A
Memorando a nomina solicitando el

descuento.
14/03/2014

NECESIDAD MDICA
FAMILIAR/ORIGINAL/CUSTODIA/BOVEDA/
COPIA/PAGARE
N/A
N/A

NECESIDAD MDICA FAMILIAR(ORIGINAL)
ARCHIVO DE TALENTO
HUMANO/NOMINA/NOVEDADES(COPIA)
NA
NA
NA
N/A
Resolucin de autorizacin de Giro.
N/A
N/A
FISICO : ARCHIVO SECRETARIA

GENERAL/RESOLUCIONES(ORIGINAL)
ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/NOMINA/PRESTAMO
NECESIDAD MEDICA FAMILIAR/
RESOLUCIONES(COPIA)
N/A
Documentos soporte de la solicitud.
N/A
N/A

NECESIDAD MDICA FAMILIAR
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
PERMANENCIA
F25
Disposicin
Tipo de Acceso
Libranza.
08/08/2013
N/A
Resolucin de condonacin del crdito.
N/A
N/A
N/A
Formularios de evaluacin del

desempeo.
N/A
N/A
F05
Actas de copaso.
N/A
Encuesta
N/A
N/A
F171
Formularios de Acuerdos de gestin de

resultados.
N/A
Plan de Bienestar Social.
F69
20/02/2014
N/A
N/A
Control de Asistencia a capacitacion
05/01/2009
F52
Formato de evaluacion de capacitacion
09/04/2010
F39
Formato de aporte educativo.
05/01/2009
N/A
Registro en el SIGEP de las alertas

generadas y las correcciones efectuadas.
N/A
N/A
N/A
Certificados de asistencia capacitaciones
F199
Solicitud de capacitacin
N/A
Plan Institucional de Capacitacin
F172
Formato plan de mejoramiento individual
N/A
Plan de Salud Ocupacional
F258
N/A
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJA DE

VIDA
VIDA
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/COMIT
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
HUMANO/PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL
VIDA
HUMANO/PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL
HUMANO/CAPACUITACION
HUMANO/CAPACUITACION
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/APORTE
EDUCATIVO
X
X
microfilmacin
X
NA
NA
10
NA
100
NA
NA
CP
NA
100
NA
CP
NA
NA
NA
NA
10
NA
100
NA
NA
Seleccin
No
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Si
Activo
(Archivo de
gestin)
DIGITAL: ICTX-TAU30.ICETEX.LOCAL/PROCESOS SUIP

VIDA
HUMANO/CAPACITACION
HUMANO/CAPACITACION
Backup
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Clave

NECESIDAD MDICA FAMILIAR/LIBRANZA
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
N/A
01/06/2009
N/A
N/A
N/A

VIDA
NA
100
N/A
N/A
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/PROGRAMA

DE SALUD OCUPACIONAL
NA
Formato formulacin de proyectos de

aprendizaje en equipo
01/03/2013

HUMANO/CAPACITACION
NA
Certificado de Programa de Induccin
N/A
N/A

VIDA
NA
100
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
PERSONAL
ACTIVOS FIJOS
ACIN DEDE
TRACION
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Registro Consultas Hojas de Vida.
N/A
NA
100
Si
No
14/12/2010
Registros electrnicos (Desprendibles de

pago por funcionario).
N/A
N/A
DIGITAL: //192.1.1.4/NOMINA
NA
N/A
Planilla de liquidacin de cesantas,

aportes y parafiscales.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/SEGURIDAD

SOCIAL
NA
100
F08
Acta de Programacin de Vacaciones.
12/03/2009

HUMANO/VACACIONES
NA
100
F09
Acta de Modificacin de Programacin de

Vacaciones.
12/03/2009

HUMANO/VACACIONES
NA
100
N/A
Base de datos actualizada para

eXpedicin de las certificaciones.
N/A
N/A
NA
N/A
Informes comisiones.
N/A
N/A

VIDA
NA
100
N/A
Resoluciones de comisin.
N/A
N/A

ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/HOJAS DE
VIDA(COPIA)
NA
10
F17
Evaluacin de Desempeo para la

Asignacin de Prima Tcnica.
05/01/2009

VIDA
NA
100
F10
Solicitud de Permiso.y/o actividad laboral

fuera de la entidad
05/01/2009
FISICO : ARCHIVO DE TALENTO HUMANO/SOLICTUD

DE PERMISOS
NA
100
N/A
Resolucin de prima tcnica.
N/A
N/A

VIDA(COPIA)
NA
10
Backup
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave

VIDA
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Fsico
Vigente
Ubicacin
Conservacin total
F115
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
APOYO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Clave
Backup
Si
No
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
Conservacin total
ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
Resolucin de vacaciones.
N/A
N/A

VIDA(COPIA)
NA
10
N/A
Resolucin de incapacidad.
N/A
N/A

VIDA(COPIA)
NA
10
N/A
Certificaciones para funcionarios y

exfuncionarios.
N/A
N/A
FISICO : HOJA DE CONTROL CERTIFICACIONES

TECNICO ADMINISTRATIVO
NA
100
N/A
Carn.
N/A
N/A
FISICO: FUNCIONARIO
NA
100
N/A
Carta de Renuncia.
N/A
N/A

VIDA
NA
100
N/A
Resolucin de Aceptacin de Renuncia.
N/A
N/A
NA
10
NA
100
N/A
N/A
F16
Formato Entrega del Cargo.
N/A
Formatos de Evaluacin de Desempeo

de Personas a Cargo.

VIDA(COPIA)
VIDA
VIDA
NA
100
NA
10
N/A
Resolucin de la presidencia dando por

terminando el nombramiento provisional.
N/A
N/A

VIDA(COPIA)
N/A
Resolucion de insubsistencia -
N/A
N/A

VIDA(COPIA)
NA
10
N/A
Resolucin de retiro del servicio por

pension
N/A
N/A

VIDA(COPIA)
NA
10
F123
Reporte de novedad de personal

plataforma tecnologica
15/02/2012
ADMI
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
DE ACTIVOS FIJOS
TRACION
PRECONTRACTUAL
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
F176
Responsabilidad por liquidacin y pago

de nmina
15/05/2009
F188
Hoja de Ruta
15/05/2009
F175
Recepcion de novedades de nmina
15/05/2009
F174
Planilla de reporte de horas extras
15/05/2009
F46
Acta de entrega y condiciones de uso del

carn institucional.
05/01/2009
NA
N/A
N/A
F94
Verificacin de documentos de convenios
18/03/2014
F95
Lista de Verificacin de Documentos

persona Jurdica
27/04/2010
F96
Formato de Verificacin de Documentos

para realizar Trmite Contractual
Persona Natural
18/03/2014
F119
Solicitud Actualizacin de contenidos

WEB.
13/11/2013
F132
Formato nico Interno de Reporte de

Operaciones Inusuales LA/FT.
27/04/2011
F276
Lista de verificacin Comit de

Contratacin
08/05/2014
F277
Lista de Verificacin de documentos

convenio IES
08/05/2014
N/A
Plan Anual de Contratacin.
N/A
N/A
N/A
Pliego de condiciones.
N/A
N/A
FISICO: DIRECCION DE TESORERIA

VIDA (PARA CONTRATISTAS EXISTE UNA CARPETA
CON EL NOMBRE DE ACTAS DE USO)
FISICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL

CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
FSICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL/ SERIE
"COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIAS"CARPETA FORMATOS DE ACTUALIZACIN WEB.
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
DIGITAL: EQUIPO TECNICO ADMINISTRATIVO DE
SECRETARA GENERAL
CONTRATACIN
Si
No
microfilmacin
Backup
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Conservacin total
Clave
FISICO: ARCHIVO TALENTO HUMANO NOMINANOMINA NOVEDADES ORIGINAL

FISICO: ARCHIVO TALENTO HUMANO NOMINAHOJAS DE RUTA ORIGINAL
FISICO: ARCHIVO TALENTO HUMANO NOMINANOMINA NOVEDADES ORIGINAL
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
NA
99
NA
99
NA
99
NA
99
NA
100
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20
NA
NA
20
NA
20
NA
20
NA
NA
APOYO
20
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Lista de Prevencin y Lavado de Activos
N/A
N/A
N/A
Certificado de disponibilidad
presupuestal.
N/A
N/A
N/A
Orden de servicio
N/A
N/A
N/A
Orden de compra
N/A
N/A
N/A
Acta de comit evaluador
N/A
N/A
Informe de adjudicacin de contrato.
N/A
Procesos contractuales declarados

desiertos
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20

CONTRATACIN.
DIGITAL: PGINA WEB DEL ICETEX/LINK
CONTRATACIONES.
NA
20

CONTRATACIN.
CONTRATACIONES.
NA

CONTRATACIN.
CONTRATACIONES.
N/A
Devoluciones de solicitud de contratacin
NA
F50

conceptos

Y EN
LETINES
03/01/2011
NA
20
F55
Aprobacin de Garanta.
17/02/2014

CONTRATACIN
NA
20
Digital

CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
Backup
Si
No
microfilmacin
Clave
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Restringido
Fsicos

CONTRATACIN
N/A
N/A
Cargo
Autorizado
para su acceso
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
Conservacin total
PRECONTRACTUAL
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
CONTRACTUAL
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Conservacin total
Clave
Backup
Si
No
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
Contrato legalizado
N/A
N/A

CONTRATACIN
NA
20
N/A
Polizas de cumplimiento
N/A
N/A

CONTRATACIN
NA
20
N/A
Base de datos donde se registran los

contratos.
N/A
N/A
NA
APOYO
N/A
Base de datos de Resoluciones ao

vigente.
N/A
N/A
N/A
Libro radicador de contratos.
N/A
N/A
N/A
Memorando de designacin de
supervisin.
N/A
N/A
N/A
Acta de reunin de seguimiento.
N/A
N/A
N/A
Certificado de Recibido a Satisfaccin.
N/A
N/A
N/A
Informe Final de Ejecucin del contrato.
N/A
N/A
N/A
Memorando de citacin de notificacin

personal.
N/A
N/A
N/A
Constancia de notificacin personal.
N/A
N/A
N/A
Edicto.
N/A
N/A
DIGITAL: EQUIPO TECNICO AMINISTRATIVO DEL

GRUPO DE CONTRATACIN.
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA

RESOLUCIONES
DIGITAL:EQIPO ICTXSEGEN14.ICETEX.LOCAL/MISDOCUMENTOS/RESOLU
CIONES/AO CORRESPONDIENTE
NA
APOYO
FISICO: SECRETARA GENERAL-SECRETARIO

EJECUTIVO
NA
APOYO
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20
NA
20

CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRACTUAL
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
ASESORA
ACTIVOS FIJOS
DEJURDICA
TRACION
PROCESOS
DISCIPLINARIOS
POSTCONTRACTUAL
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
Resolucin de Multa o Declaratoria de

Incumplimiento.
N/A
N/A
N/A
Acta de Liquidacin de Contratos u

Orden de Compra o de Servicio.
N/A
N/A
N/A
Resolucin de Terminacin y
Cancelacin de Convenios.
N/A
N/A
N/A
Certificado de Recibido a Satisfaccin.
N/A
N/A
F128
Reevaluacin de contratista-proveedores
09/12/2010
N/A
Informe de seguimiento a la ejecucin del

contrato.
N/A
N/A
N/A
Auto de Apertura de la
investigacin.(LEY 734 DEL 2002)
N/A
N/A
N/A
Indagacin Preliminar.(LEY 734 DEL

2002)
N/A
N/A
N/A
Fallo.(LEY 734 DEL 2002)
N/A
N/A
N/A
Oficio de notificacin.
N/A
N/A
N/A
Formulario y registro de sancin.
N/A
N/A
N/A
Oficios y memoriales.
N/A
N/A
N/A
Oficios y memoriales- Acciones de tutela
N/A
N/A
microfilmacin
No
Seleccin
Si
Eliminar
Backup
NA
10
NA
20
NA
10
NA
20
NA
20

CONTRATACIN
NA
20
FISICO: ARCHIVO OFICINA DE CONTROL INTERNO Y

DISCIPLINARIO(INVESTIGACION EN TRAMTIE
(ARCHIVO CENTRAL ICETEX(FALLADO)
NA
NA
NA

NA

NA
NA
NA

Inactivo
Archivo
central

CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
CONTRATACIN
Activo
(Archivo de
gestin)
Conservacin total
Clave

CONTRATACIN
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETA

ASOCIADA AL PROCESO.
DIGITAL: ICETEX_NODO_A/of. asesora juridica
N/A
Poder de representacin.
N/A
N/A

ASOCIADA AL PROCESO
N/A
Ficha Tcnica.
N/A
N/A

ACTA
NA
10
10
NA
10
10
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
FIJOS
DE COMUNICACIN
DE ACTIVOS
TRACION
IN CON MEDIOS
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
N/A
Escrito solicitud de pruebas

documentales.
Acta de Comit de Conciliacin y
Defensa Judicial.
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Memorandos informativos.
N/A
N/A
N/A
Notificaciones.
N/A
N/A
N/A
Notificaciones- Acciones de tutela
N/A
N/A
N/A
Certificacin de las acciones adelantas

para cumplir la instruccin impartidaAcciones de tutela
N/A
N/A
N/A
Certificacin de las acciones adelantas

para cumplir la instruccin impartida.
N/A
N/A
F35
Planilla seguimiento Tutelas.
05/04/2013
N/A
Proyecto de resoluciones
F51
Solicitud de Concepto juridico
N/A
microfilmacin
No
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Si
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Backup
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Clave

ASOCIADA AL PROCESO
FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA CARPETA DEL
ACTA
FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/CARPETAS POR
AREA
ASOCIADA AL PROCESO.
X
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
REPRESENTACIN JUDICIAL Y ASESORA JURDICA Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
NA
10
10
NA
NA
apoyo
NA
10
10
NA
10
10
NA
10
10
NA
10
10
NA
10
10
apoyo

N/A

ASOCIADA AL PROCESO
28/09/2010
Tutelas
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Plan de comunicaciones.
N/A
N/A
N/A
Parrilla de programas anual.
N/A
N/A

FISICO: ARCHIVO OFICINA JURIDICA/AZ CONTROLES
NA
10
10
FISICO: ARCHIVO OFICINA

ASOCIADA AL PROCESO
NA
10
10
NA
20
JURIDICA/CARPETA

CONTRATACIN
NA

DIGITAL: ictx-comunic12.icetex.local/presupuesto
comunicaciones/
NA
FISICO: ARCHIVO OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES
DIGITAL: ictx-comunic12.icetex.local/presupuesto
comunicaciones/
NA
APOYO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
DE ACTIVOS FIJOS
TRACION
N DE ARCHIVO
GESTIN DE
CORRESPONDENCIA
COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
NA
NA
FSICO: ARCHIVO OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES/BOLETINES DE PRENSA
NA

COMUNICACIONES/CARPETA EVENTOS
NA
FISICO: ARCHIVO GESTIN DOCUMENTAL/SERIE

COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIASREQUISICIN DE SERVICIOS
NA
04/06/2009
NA
20
N/A
Libretos aprobados.
N/A
N/A
N/A
Ediciones aprobadas.
N/A
N/A
N/A
Boletn de prensa aprobado.
N/A
N/A
N/A
Reporte evaluacin ejecucin del evento.
N/A
N/A
F19
Requisicin de servicios.
15/12/2008
N/A
N/A
El Cartero
N/A
Planilla para envo de correspondencia

por tula o sobre

COMUNICACIONES
DIGITAL: MAC/tv/icetex/icetextv
DIGITAL DVD, MINIDV, BETACAM, EN EL ARCHIVO
DOCUMENTAL
X

CONTRATACIN
FSICO: OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES.
DIGITAL: EQUIPO DEL FUNCIONARIO ASIGNADO.
NA
N/A
FISICO: GENERADO POR EL SISTEMA MERCURIO
NA
N/A
N/A
FISICO: CARPETAS ADMINISTRADAS POR MTI

DIGITAL: SISTEMA MERCURIO
NA
09/06/2011
FISICO: CARPETAS ADMINISTRADAS POR MTI
NA
NA
NA
18
F93
Acta de eliminacin documental.
05/01/2009
X
X
03/08/2012
NA
Entrega de expedientes y-o documentos

para archivar
N/A
F06
N/A
FISICO:ARCHIVO DE CADA DEPENDENCIA/ ARHIVO

DE GESTION/DIGITAL/APLICATIVO
MERCURIO/BANDEJA CORRESPONDENCIA
FISICO: ARCHIVO DE LA OFICINA DE
ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTION
FSICO: OFICINA ASESORA DE

COMUNICACIONES.DIGITAL: EQUIPO DEL
FUNCIONARIO ASIGNADO.
microfilmacin
Seleccin
N/A
F224
Eliminar
Planilla de correspondencia en el sistema

de gestin documental.
Conservacin total
X
N/A
No
N/A
Sticker de radicacin (listado)
Si
Inactivo
Archivo
central
NA
N/A
N/A

COMUNICACIONES
DIGITAL: MAC/tv/icetex/icetextv/programas/temporadas
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Guiones aprobados.
Semanario
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
N/A
N/A
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
RELACIN CON MEDIOS DE COMUNICACIN
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
FIJOS
ESTRATGICA
TRACION DE ACTIVOS
PLANEACIN
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
F107
Requerimiento de nuevas series.
05/01/2009
F143
Transferencia documental
10/10/2011
23/07/2010
01/04/2009
F146
F147
Control de prstamo de unidades

documentales o expedientes.
Inventario documental del archivo de
gestin.
F192
Acta de Transferencia Documental
F67
N/A
X
X
X
X
03/06/2011
Tabla de Retencin Documental.
21/05/2013
Tablas de Valoracin documental.
N/A
N/A
N/A
Programa de Gestin Documental
N/A
N/A
F05
Actas de reunin RAES.
03/06/2011
DIGITAL: EXCEL/MERCURIO
ARCHIVO/ARCHIVO DE GESTION/PAG WEB
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
DIGITAL: ICTXPLAN11.ICETEX.LOCAL/MISDOCUMENTOSDEGRANAD
OS/20XX/MAPAS E INICIATIVAS
DIGITAL: ICTX-D:/degranados/DOCUMENTOS OFICINA
ASESORADEPLANEACION/0ARCHIVOSCONSOLIDADO
SPLANESDEACCIONPRESIDENCIA/RESULTADOVIGEN
CIA20XX
DIGDIGITAL: ICTX-D:/degranados/DOCUMENTOS
OFICINA
ASESORADEPLANEACION/0ARCHIVOSCONSOLIDADO
S/INDICADORES/RESULTADOVIGENCIA20XX
F29
Mapa estratgico.
01/06/2012
F30
Informe seguimiento planes de accin
15/06/2013
F31
Seguimiento al Plan Estratgico.
01/06/2012
N/A
Presentaciones de seguimiento a la
gestin
N/A
N/A
OFICINA
ASESORADEPLANEACION/AO2014/1,ACTAS2014/SE
GUIMIENTOALAGESTION
N/A
Plan Sectorial
N/A
N/A
OFICINA ASESORADEPLANEACION/AO2013/12PASE/MODELOINTEGRADODEPLANEACIONYGESTIO
N
N/A
Cronograma para la formulacin del Plan

Estratgico.
N/A
N/A
DIGITAL: ICTX-D:\degranados\DOCUMENTOS OFICINA

ASESORA DE PLANEACION\AO 2011\2011 Planeacion
Estrategica\Tantum - planeacion estrategica 2011/2014V6Cronogramaderealineamiento
X
X
X
X
Backup
NA
18
NA
18
NA
NA
NA
18
Si
No
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave

DIGITAL:
ARCHIVO_1.ICETEX.LOCAL/TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES/EXCEL
FISICO:ARCHIVO DE CADA DEPENDENCIA/ ARCHIVO
DE GESTION
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
Conservacin total
GESTIN DE ARCHIVO
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
X
X
NA
18
NA
18
18
10
10
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Identificacin
PLANEACIN
FINANCIERA
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Encuesta diligenciada por los

funcionarios de la Entidad.
N/A
Informe de Autoevaluacin del Control.
F181
Plan de Mejoramiento
F18
Plan Financiero.
N/A
N/A
N/A
No

PLANEACIN
NA
CP
NA
CP
N/A
N/A

PLANEACIN
23/04/2013

OFICINA ASESORADEPLANEACIN
NA
18
FISICO : ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL/SERIE

INFORMES-CARPETA PLAN FINANCIERO
DIGITAL: ICTXOPEFDP424.icetex.local/D:\Disco
D\EDGAR DIAZ - OPL\PRESUPUESTO ENTIDAD
FINANCIERA
NA
ICTX-PLANEA01.ICETEX.LOCAL/ESCRITORIO/MILTON
BUSTOS SANCHEZ/ICETEX/ANALISIS DE COSTOS
NA
21/07/2009
Presentacin de anlisis de costos.
N/A
N/A
N/A
Acta de sesiones de trabajo.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO OFICINA DE RIESGOS
NA
10
F69
Planillas de asistencia a capacitacin.
05/01/2009
FISICO: ARCHIVO GRUPO DE TALENTOI HUMANO
NA
F181
Planes de Mejoramiento
23/04/2013
NA
F138
Registro de Eventos Materializados.
31/07/2012
N/A
Informe semestral Junta Directiva
N/A
N/A
N/A
Mapa Integral de Riesgos.
N/A
N/A
N/A
N/A
Informe Diagnostico de Bases de datos,

Cartera Cobranzas y crdito
Correo electrnico VoBo razonabilidad de
las provisiones
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
N/A
GESTIN DE
ACTIVOS
TRACION DE
DE FIJOS
RIESGO
GESTIN DE RIESGO OPERATIVO
CRDITO
Estado de Revisin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo
Proceso
ESTRATGICA
PLANEACIN
Pgina 1 de 1
N/A
N/A
N/A
N/A

DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Planes de Accin Riesgos
Graves y Criticos

DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Registros de eventos
NA

DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Informes semestrales JD
NA
NA
CP
NA
NA
DIGITAL: Z:\Riesgo Operativo\Monitoreos

Electrnico: D:\Mis documentos\Diagnostico de base de
datos\<<ao>>
DIGITAL: ICTX-RIESGOS15.ICETEX.LOCAL/OUTLOOKMCARRENO
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
FIJOS
RIESGO DE LIQUIDEZ
TRACION DE ACTIVOS
GESTIN
GESTIN DE RIESGO DE
MERCADO
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Inactivo
Archivo
central
NA
10
Si
No
N/A
Informe de indicadores de recuperacin

de cartera
N/A
N/A
Electrnico:D:\Mis documentos\ADER\BASES DE
DATOS\Indicadores de Recuperacin
N/A
Informe de indicadores de seguimiento

de cartera
N/A
N/A
Electrnico: D:\Mis documentos\ADER\SARC\COMITES

DE RIESGO\<<ao>>
N/A
Informe Pruebas de escritorio

valoracin de inversiones
N/A
N/A
D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\VALORACIO
N1
NA
N/A
Informe Pruebas de escritorio VaR
N/A
N/A
D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\DIARIO
NA
D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\PORTAFOLIO
EFICIENTE
NA
N/A
N/A
Reporte de portafolios eficientes

Informe de comportamiento de Riesgo
del Mercado.
Informe Trimestral Actualizacin de
Cupos de Emisor y Contraparte
N/A
N/A
N/A
N/A
NA
NA
NA
N/A
N/A
D:\Amanda_Triana\Escritorio\ESCRITORIO\MENSUAL,
TRIM_OTROS
Boletn de Mercado Cambiario
N/A
N/A
N/A
Flujo de Caja proyectado.
N/A
N/A
DIGITAL: ARCHIVO OFICINA DE

RIESGOS/EQUIPO/DISCO LOCAL (D:)/INFORMACION
GGUTIERREZ/MIS DOCUMENTOS/RIESGO DE
LIQUIDEZ 201X/FLUJOS DE TESORERIA.
NA
10
N/A
Flujo de Caja TAE.
N/A
N/A

RIESGOS/EQUIPO/OUTLOOK.
NA
10
N/A
N/A
N/A
Hoja calculo riesgo de liquidez
N/A
N/A

LIQUIDEZ 201X/INFORMES SEMANALES
PROYECCIONES LIQUIDEZ.
N/A
Presentacin comit CAP.
N/A
N/A

LIQUIDEZ 201X/PRESENTACIONES COMIT CAP
microfilmacin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Seleccin
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Eliminar
Restringido
Fsicos
Conservacin total
Ubicacin
Digital
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
Fsico
GESTIN DE
RIESGO DE
CRDITO
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
DE ACTIVOS FIJOS
EPENDIENTE
TRACION
GESTIN DE RIESGO DE LAVADO

DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL
TERRORISMO
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Conservacin total
Clave
Backup
Si
NA
No

LIQUIDEZ 201X/INFORMES SEMANALES MERCADO Y
LIQUIDEZ.
FISICO: ARCHIVO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

CARPETA OPERACIONES INUSUALES
DIGITAL: Y:\SARLAFT\ROI
FISICO: ARCHIVO DE CUMPLIMIENTO - CARPETA

CRUCE SARLAFT COMIT BENEFICIARIOS Y
DEUDORES
DIGITAL: Y:\SARLAFT\Memorandos
escaneados\ENVIADOS
N/A
N/A

ACTAS COMIT ROS
DIGITAL: Y:\SARLAFT\Comite ROS y acuerdo 016
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
27/04/2011
NA
25/11/2011
FISICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL/SERIE

INFORMES DE ACTIVIDADES
N/A
04/11/2008

N/A
Plan Anual de Auditoras de Gestin

N/A
NA
Informes a Entes de Control

N/A
NA
Informe Ejecutivo Anual de Evaluacin

del Sistema de Control Interno.

N/A
N/A
Informe Semanal SAR-SARL
F87
Lista de Chequeo Reporte de

Inusualidades de LA/FT
N/A
N/A
N/A
27/04/2011
Cruce SARLAFT Beneficiarios y

Deudoores
N/A
N/A
N/A
Actas Comit ROS
N/A
N/A
Memorando interno de ausencia de

operaciones inusuales.
N/A
Reporte de Operaciones UIAF
F132
Formato nico interno de reporte de

operaciones inusuales.
F86
Seguimiento acciones correctivas,

preventivas Sistema de Gestin de
Calidad
F99
Evaluacion de Auditores
NA

CERTIFICACIONES SARLAFT
DIGITAL:Y:\SARLAFT\Memorandos
escaneados\RECIBIDOS
FISICO: ARCHIVO DE CUMPLIMIENTO
DIGITAL: Y:\SARLAFT\Reportes a la UIAF
FISICO: ARCHIVO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
CARPETA OPERACIONES INUSUALES
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
DE LIQUIDEZ
GESTIN RIESGO
Pgina 1 de 1
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
F89
Programa anual de auditora interna de

calidad.
04/11/2008

DIGITAL : EQUIPO DE LA JEFATURA DE LA OFICINA Y
DEL FUNCIONARIO ACARGO
NA
F263
Plan de Mejoramietno Auditoras de

Gestin
11/04/2013

NA
F264
Seguimiento Plan de Mejoramietno

Auditoras de Gestin
11/04/2013

NA
F90
Plan de Auditora.
04/11/2008

NA
F91
Lista de verificacin de auditoras.
04/11/2008

NA
F92
Informe de Auditora
04/11/2008

NA
F180
Informe Auditora de Gestin.
04/11/2008

NA
F181
Plan de mejormamiento Sistema de

Gestin de Calidad
15/04/2009

NA
F205
Presupuesto de colocaciones
N/A
N/A
NA
N/A
Calendario de crdito
N/A
N/A
NA
F05
Acta de Comit de Crdito.
N/A
N/A
NA
Clave
DIGITAL: ARCHIVO OFICINA DE PLANEACION

DIGITAL: PUBLICACION PAGINA WEB, DISCO
PORTATIL VCC
FISICO: ARCHIVO VCC ADMINISTRADO POR MTI
DIGITAL: EQP ANALISTA 4
Backup
Si
No
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Restringido
Fsicos
Eliminar
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Ubicacin
Digital
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
Fsico
OTORGAMIENTO DE
CRDITO
EVALUACIN INDEPENDIENTE
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
F53
Solicitud de modificacin al presupuesto

o constitucin de vigencias futuras.
29/04/2009
N/A
Formulario de Solicitud de Crdito.
N/A
N/A
N/A
Acta de solicitud de Apertura de

Convocatoria por el Constituyente.
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Reglamento Operativo.
Listado de beneficiarios aprobados
(Fondos cerrados).
Acta de crditos aprobados por la Junta
Administradora.
Lista de crditos aprobados despus de
verificada la informacin. (Fondos
abiertos)
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
03/06/2011
N/A
Documento Consolidado de
precalificacin de las solicitudes de
crdito del Fondo.
F05
Acta generales de reuniones
F137
Ficha de especificacin de Fondos para

Atencin al Usuario
17/12/2010
F119
Solicitud de Actualizacin de Contenidos

Web.
24/03/2009
N/A
Cronograma.
N/A
N/A
NA
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/CDPIA

ARCHIVO VCC(COPA)
NA
NA
CP
10
NA
CP
20
NA
CP
20
NA
CP
20
NA
CP
20
NA
CP
20
NA
CP
20
NA
FSICO: ARCHIVO DE GESTIN

DOCUMENTAL/EXPEDIENTE DEL CONVENIO.
X
No
FISICO: ARCHIVO VCC/CARPETA ACTAS DE COMIT

DE CREDITO
DIGITAL: EQP ANALISTA O PROFESIONAL
ENCARGADO DE REALIZAR EL COMITE DE CREDITO
FSICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL

DOCUMENTAL/ CARPETA DEL USUARIO.
Si
Inactivo
Archivo
central
microfilmacin
N/A
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Seleccin
Informe de gestin de Adjudicaciones y

Renovaciones
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Eliminar
N/A
Restringido
Fsicos
Conservacin total
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
OTORGAMIENTO DE CRDITO A TRAVS DE LA

OTORGAMIENTO DE
ADMINISTRACIN DE RECURSOS DE
CRDITO
TERCEROS
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
DIGITAL: PAGINA WEB DE LA ENTIDAD.

DOCUMENTO ADJUNTO DEL ACTA DE CRDITOS
APROBADOS POR LA JUNTA ADMINISTRADORA.

DOCUMENTAL /EXPEDIENTE DEL CONVENIO.
FSICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL/ SERIE

"COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIAS"CARPETA FORMATOS DE ACTUALIZACIN WEB.
NA
FSICO: ARCHIVO OFICINA DE RELACIONES

INTERNACIONALES/CARPETA CORRESPONDIENTE
AL SUBPROGRAMA ASOCIADO
DIGITAL: PAGINA WEB
NA
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Tipo de Acceso
N/A
N/A
Activo
(Archivo de
gestin)
Inactivo
Archivo
central
microfilmacin
Cargo
Autorizado
para su acceso
Seleccin
Restringido
Fsicos
Eliminar
Ubicacin
Conservacin total
Vigente
Obsoleto
Fecha de
Aprobacin
Digital
Convocatoria.
Versin
Nombre
Fsico
N/A
FIJOS
SERVICIOS PROGRAMAS INTERNACIONALES
DE ACTIVOSDE
TRACION
OTORGAMIENTO
Disposicin
Digitales
Cdigo
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)

INTERNACIONALES/CARPETA CORRESPONDIENTE A
LA CONVOCATORIA RESPECTIVA
DIGITAL: PAGINA WEB Y EN EL APLICATIVO BECAS
NA
NA
Clave
Backup
Si
No
N/A
Cuadros evaluacin de Comit.
N/A
N/A

LA CONVOCATORIA RESPECTIVA
DIGITAL: HOJA DE EXCEL EN EL EQUIPO DEL
PROFESIONAL ENCARGADO
N/A
Acta Comit del respectivo

programa.(Profesores Invitados y
Posgrados)
N/A
N/A

INTERNACIONALES/CARPETA ACTAS
DIGITAL: DOCUMENTO WORD EN EL EQUIPO DE LOS
PROFESIONALES ENCARGADOS. (COLOMBIANOS EN
EL EXTERIOR) Y (PROGRAMAS DE RECIPROCIDAD)
NA
N/A
Carta de solicitud de Visa de cortesa.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO OFICINA RELACIONES

CADA PROGRAMA
NA
N/A
Estudio de conveniencia.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO EN SECRETARIA

GENERAL/CONVENIOS, EXPEDIENTE UNICO
NA
20
F154
Cuadro resumen plan de becas
29/05/2014

INTERNACIONALES/CARPETA IES
DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
NA
10
22/04/2009

DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL ENCARGADOI Y/O
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
NA
10
22/04/2009

DIGITAL: APLICATIVO ORI
NA
10
F159
Cuadro candidatos
F161
Cuadro calificacin aspirantes a becas
Proceso PROGRAMAS INTERNACIONALES

OTORGAMIENTO DE SERVICIOS
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
22/04/2009
N/A
Cuadro partictipacin extranjeros

programas de apoyo al bilinguismo
N/A
Cuadro de datos del programa posgrados

extranjeros en Colombia.
F70
Programa profesores invitados
17/03/2010
22/04/2009
microfilmacin
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)

DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO

INTERNACIONALES. DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
NA
10

NA
10

DIGITAL: EQUIPO TECNICO ADMINISTRATIVO
ENCARGADO
NA
NA
10

INTERNACIONALES. DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
NA

DIGITAL: EQUIPO PROFESIONAL UNIVERSITARIO Y/O
PROFESIONAL ESPECIALIZADO/CARPETA ESTUDIOS
TECNICOS
NA
20
NA
CP
10
NA
condicionado
NA
condicionado
NA
20
NA
20
Cuadro calificacin de extranjeros
Cargo
Autorizado
para su acceso
Acta Comit Nacional de Becas
F166
Restringido
Fsicos
Conservacin total
Vigente
Obsoleto
Ubicacin
Digital
Cuadro Resumen becas posgrados

extranjeros en Colombia
Fecha de
Aprobacin
Fsico
F162
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
F163
E LEGALIZACIN Y RENOVACION PARA

PROBACIN DEL DESEMBOLSO
Proteccin
Clave
Backup
Si
No
N/A
Minuta tcnica.
N/A
N/A
N/A
Resolucin de Giro.
N/A
N/A
F11
Pagar.
14/03/2014
F198
Carta de instrucciones.
14/03/2014
N/A
Actas de reunin con el Outsourcing de

revisin de garantas.
N/A
N/A
N/A
Actas de reunin con el Outsourcing de

seguimiento a la legalizacin al giro.
N/A
N/A
F135
Autorizacin de Giros - Vicepresidencia

de Fondos
19/04/2012

DOCUMENTAL /EXPEDIENTE AUTORIZACIONES DE
GIRO
NA
N/A
Informes de Ejecucin del Presupuesto.
N/A
N/A
FISICO : ARCHIVO OFICINA DE PRESUPUESTO
NA
FISICO: ARCHIVO OFICNA DE RELACIONES

INTERNACIONALES/CARPETA CORRESPONDIENTE
FISICO: OUTSOURCING DE CUSTODIA DE VALORES
MTI
FISICO: OUTSOURCING DE CUSTODIA DE VALORES
MTI
FSICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ACTAS D
EREUNIONES DEL COMIT DE INTERVENTORIA
FSICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ACTAS D
EREUNIONES DEL COMIT DE INTERVENTORIA
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
DE ACTIVOS
CARTERA
DEFIJOS
TRACION
NOVEDADES
ADMINISTRACIN DE LA
CARTERA
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
N/A
Actas de reunin con la Junta

Administradora.
N/A
N/A
N/A
Formulario Actualizacin de datos.
N/A
N/A
N/A
Informe outsourcing de seguimiento a

crdito.
N/A
N/A

DOCUMENTAL/ CARPETA DEL USUARIO.
DOCUMENTAL /EXPEDIENTE NICO DEL CONTRATO.
Si
No
NA
10
NA
CP
10
X
X
20
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
10
N/A
N/A
F137
Ficha de especificacin de Fondos para

Atencin al Usuario
17/12/2010

N/A
Listado de beneficiarios a renovar

(Fondos Cerrados).
N/A
N/A

N/A
Reportes del cierre de cartera (Archivo

en Excel)
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO CARPETA DE CIERRE DE CARTERA

DIGITAL: CARPETA EN COMPUTADOR DEL
COORDINADOR DEL GRUPO DE ADMINISTRACIN DE
CARTERA
N/A
Informe de Transmisin exitosa a las

Centrales de Riesgo
N/A
N/A
FISICO: EXPEDIENTE UNICO DEL CONTRATO CON EL

OUTSOURCING
F270
Matriz de Desplazamiento
14/05/2014
FISICO: ARCHIVO CARPETA DE CIERRE DE CARTERA

DIGITAL: CARPETA EN COMPUTADOR DEL
COORDINADOR DEL GRUPO DE ADMINISTRACIN DE
CARTERA
N/A
Acta de ajuste en cuenta
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO CARPETA DE NOVEDADES DE

CARTERA
N/A
N/A
NA
NA
N/A
N/A
FISICO: EN LA CARPETA DE CADA CONVENIO
NA
FISICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/(ORIGINAL)
NA
10
NA
NA
NA
N/A
N/A
N/A
Resolucin de condonaciones.
N/A
N/A
N/A
Reporte de obligaciones que

pasan al cobro
N/A
N/A
APLICATIVO C&CTEX Y COBOL
DIGITAL. EQUIPO DE COMPUTO DEL FUNCIONARIO

ENCARGADO Y COORDINADOR GRUPO DE
ADMINISTRACION DE CARTERA
NA
Memorandos solicitud de disponibilidad

presupuestal y traslados presupuestales
Registros electrnicos en C&CTEX y

Cobol asociados a la aplicacin de
novedades
Notificaciones fisicas dirigidas a los
benefiairos de crditos
N/A
FSICO: ARCHIVO OFICINA VICEPRESIDENCIA DE

CRDITO Y COBRANZA/ CARPETA MEMORANDO
CDP.
microfilmacin
Backup
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Conservacin total
Clave
FSICO: ARCHIVO SECRETARIA GENERAL/ACTAS DE

REUNIONES DEL COMIT DE JUNTAS
ADMINISTRADORAS
Cargo
Autorizado
para su acceso
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
GESTIN DE LEGALIZACIN Y RENOVACION PARA

Proceso
APROBACIN DEL DESEMBOLSO
Pgina 1 de 1
NA
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
GESTIN DE APOYO A PROGRAMAS

INTERNACIONALES
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Cargo
Autorizado
para su acceso
Activo
(Archivo de
gestin)
Inactivo
Archivo
central
Conservacin total
Eliminar
Seleccin
microfilmacin
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Clave
Backup
Si
No
N/A
Carta de amortizacin del crdito
N/A
N/A
FISICO: CARPETA DEL BENEFICIARIO
NA
N/A
Informes de novedades de cartera
N/A
N/A
FISICO: EXPEDIENTE UNICO DEL CONTRATO CON EL

OUTSOURCING
NA
F42
Actuallizacin de datos beneficiarios

extranjeros.
05/03/2010
DIGITAL ICTX-MD187.ICETEX.EDU.CO/SEGUIMIENTO
A BECARIOS
NA
APOYO
F47
Evaluacin programa asistentes de

idiomas extranjeros.
05/03/2010
A BECARIOS
NA
APOYO
F166
Cuadro partictipacin extranjeros

programas de apoyo al bilinguismo
17/03/2010

DIGITAL: EQUIPO TECNICO ADMINISTRATIVO
NA
F200
Registro de actividades de seguimiento y

apoyo al becario.
10/06/2009

INTERNACIONALES/DE ACUERDO AL TIPO
NA
N/A
Oficio de solicitud de visa de cortesia.
N/A
N/A

NA
N/A
Oficio de presentacin del becario.
N/A
N/A

NA
N/A
Cronograma de seguimiento a becarios.
N/A
N/A
NA
N/A
Informe de seguimiento por programa.
N/A
N/A

NA
F32
09/12/2011
FISICO: ARCHIVO TAE/carpeta cada beneficiario
NA
20
25/01/2013
FISICO: ARCHIVO TAE
NA
20
N/A
Solicitud Ttulo Ahorro Educativo

Entrega documentacion redencion titulos
de ahorro educativo - TAE
Cupon debidamente endosado
N/A
N/A
NA
20
N/A
Ordenes de Matricula
N/A
N/A
NA
20
N/A
Fotocopia del documento de identidad
N/A
N/A
NA
20
N/A
Poderes y Endosos
N/A
N/A
NA
20
F233
Radicacin Redencin TAE
09/12/2011
NA
20
N/A
Sentencia del juzgado para la cancelacin delN/A

ttulo cupnN/A
NA
20
N/A
Carta del beneficario otorgando poder
N/A
N/A
NA
20
N/A
Listado de resolucin de giro del periodo
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO TAE
NA
20
F232
FIJOS
DE ACTIVOS
DEL TAE
TRACION
DMINISTRACIN
Estado de Revisin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo
Proceso
NOVEDADES DE CARTERA
Identificacin
A BECARIOS
APOYO
APOYO
X
X
X
X
X
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
ACTIVOS FIJOS
DE CARTERA
TRACION
ASTIGO DE
GESTIN DE
RECUPERACIN DE
CARTERA
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
NA
NA
No
microfilmacin
20
Backup
Seleccin
Inactivo
Archivo
central
Eliminar
Activo
(Archivo de
gestin)
Clave
N/A
Cartas a las Instituciones Educativas
N/A
N/A
N/A
Base del Pasivo del TAE
N/A
N/A
N/A
Oficios a la Fiduciaria
N/A
N/A
NA
N/A
Saldos de encargo fiduciario
N/A
N/A
Digital :Equipo funcionario Direccin de Tesorera c
NA
N/A
Tabla Umac
N/A
N/A
Carpeta d/mis documentos/operacin tae/tabla umac
NA
N/A
Resoluciones giro.
N/A
N/A
FISICO: MTI / BOLETIN TESORAL - COPIA EN EL

EXPEDIENTE DEL BENEFICIARIO
GIROS
\SCONTABLE\TESORERIA\EXTRACTOS\BOLETINES
NA
20
N/A
Informe de resultados de los operadores

de Cobranza
N/A
N/A
FISICO: ARHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA DE

LAS FIRMAS DE COBRANZA PREJURIDICA Y/O
JURIDICA
NA
10
10
N/A
Informe de gestin.
N/A
N/A
FISICO: ARHIVO SECRETARIA GENERAL/CARPETA DE

LAS FIRMAS DE COBRANZA PREJURIDICA Y/O
JURIDICA
NA
10
10
F05
Acta seguimiento operadores de

cobranza.
FISICO: ARHIVO DE LA DIRECCIN DE

COBRANZA/CARPETA FIRMAS DE COBRANZA
PREJURIDICA Y JURIDICA
NA
10
10
F05
Acta seguimiento operadores de cobranza.
FISICO: ARHIVO DE LA DIRECCIN DE

COBRANZA/CARPETA FIRMAS DE COBRANZA
PREJURIDICA Y JURIDICA
NA
10
10

JUNTA DIRECTIVA(ORIGINAL)
DIGITAL : CD EN SECRETARIA GENERAL
ICTX-CRED06.ICETEX.LOCAL/CASTIGO DE
CARTERA(COPIA)
FISICO: ARCHIVO DIRECCION DE
COBRANZA/CASTIGIO DE CARTERA
NA
10

NA
10
X
X
N/A
Base de Datos y Listado de Obligaciones

susceptibles a castigar.
N/A
N/A
N/A
Certificacin emitida por la Direccin de

Contabilidad.
N/A
N/A

Si
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
ADMINISTRACIN DEL TAEProceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
FIJOS EN ADMINISTRACIN
DE ACTIVOS
DE FONDOS
TRACION
LIQUIDACIN
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
Clave
Backup
Si
No
microfilmacin
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Activo
(Archivo de
gestin)
Restringido
Fsicos
Eliminar
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
Digital
CASTIGO DE CARTERA
Proceso
Tiempo de Retencin
(en aos)
N/A
Certificacin emitida por Grupo de

Administracin de Cartera.
N/A
N/A

NA
10
N/A
Certificacin emitida por Revisora Fiscal.
N/A
N/A

NA
10
N/A
Estudio Tcnico.
N/A
N/A

NA
10
N/A
Acuerdo de Junta Directiva.
N/A
N/A

NA
10
N/A
Certificacin de Junta, informando el

resultado de las decisiones de Junta.
N/A
N/A

NA
10
N/A
Certificacin emitida por el Director de

Cobranza
N/A
N/A

NA
10
N/A
Memorando de solicitud de terminacin

del fondo.
N/A
N/A
FSICO: ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA

ENTIDAD/EXPEDIENTE DEL CONVENIO.
NA
CP
20
N/A
Resolucin de Terminacin y
Cancelacin del Convenio.
N/A
N/A
FSICO: ARCHIVO DE SECRETARIA

GENERAL/RESOLUCIONES.
ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA
ENTIDAD/COPIA EN EL EXPEDIENTE DEL CONVENIO.
NA
10
N/A
Acta de Liquidacin del Convenio.
N/A
N/A

NA
CP
20
N/A
Estado de Cuentas del fondo.
N/A
N/A

DIGITAL: EN EL APLICATIVO APOTEOSYS.
NA
CP
20
N/A
Resolucin de Devolucin de Saldos a

Favor.
N/A
N/A
NA
10
FSICO: ARCHIVO DE SECRETARIA GENERAL/

RESOLUCIONES.
ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA
ENTIDAD/ COPIA EN EL EXPEDIENTE DEL CONVENIO.
Cdigo: F105
Versin: 12
Proceso
EN ADMINISTRACIN
LIQUIDACIN DE FONDOS
Fecha: 01/07/2014
FIJOSAL CLIENTE
TRACION DE ACTIVOS
ATENCIN
TERMINACIN O
CUMPLIMIENTO
DE
OBLIGACIONES
DE CRDITO
Pgina 1 de 1
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
No
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Cdigo
Digitales
N/A
Memorando de Solicitud de Cancelacin

del Centro de Costos del fondo liquidado.
N/A
N/A

NA
CP
20
N/A
Oficio informando al constituyente la

liquidacin del fondo.
N/A
N/A

NA
CP
20
N/A
Oficio remisorio de entrega de garantas.
N/A
N/A

NA
CP
20
N/A
Resolucin Saldos a Favor.
N/A
N/A
FSICO: ARCHIVO DE SECRETARA GENERAL/

RESOLUCIONES.
NA
N/A
Simulacin de Crdito.
N/A
N/A
FISICO: CARPETA DEL BENEFICIARIO
NA
F153
Seguimiento a respuestas de la
defensora del consumidor financiero.
22/03/2013
NA
N/A
Carta de interrupcin de trminos a la

solicitud del beneficiario del crdito
educativo, cuando aplicar.
N/A
N/A
FSICO: ARCHIVO OUTSOURCING DE ATENCIN A

USUARIOS.
NA
N/A
Notificacin de escalonamiento a proceso

misional.
N/A
N/A
DIGITAL CRM DEL CONTRATISTA PARA EL PROCESO

DE ATENCION AL USUARIO
NA
N/A
Informes peridicos de la gestin por

canales, servicios y puntos de atencin.
N/A
N/A

DOCUMENTAL/EXPEDIENTE DEL CONTRATO.
OFICINA COMERCIAL Y DE MERCADEO.
NA
N/A
Respuestas a peticiones, quejas

reclamos de usuarios.
N/A
N/A
FISICO: ARCHIVO DE LA ENTIDAD ADMINITRADO POR

MTI EN LAS CARPETAS DE LOS USUARIOS
DIGITAL CRM DEL CONTRATISTA PARA EL PROCESO
DE ATENCION AL USUARIO
NA
F268
Formato Exencin de impuestos
20/12/2013
ARCHIVO CARPETA COMPARTIDA DE LA OFICINA

COMERCIAL Y DE MERCADEO
NA
DIGITAL: BACK UP EN UNIDAD COMPARTIDA

\\ICTXOAMYGSP451\Users\ygarzon\Desktop\OficinaCom
ercial2 /OFICINA COMERCIAL Y MERCADEO
//
BACK UP SERVIDOR MERCURIO - DIRECCIN DE
TECNOLOGIA.
Cdigo: F105
Versin: 12
Fecha: 01/07/2014

GESTIN DEL SERVICIO
Identificacin
Estado de Revisin
Estado
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de Retencin
(en aos)
Medio
Disposicin
Tipo de Acceso
No
microfilmacin
Si
Inactivo
Archivo
central
Seleccin
Backup
Activo
(Archivo de
gestin)
Eliminar
Clave
Cargo
Autorizado
para su acceso
Conservacin total
Restringido
Fsicos
Digital
Ubicacin
Fsico
Vigente
Fecha de
Aprobacin
Obsoleto
Nombre
Versin
Digitales
Cdigo
Proceso
AL CLIENTE
ATENCIN
Pgina 1 de 1
F283
Formato de Visitas visitas de calidad
01/07/2014

NA
NA
F153
Seguimiento a las respuestas de la

defensoria del consumidor Financiero
22/03/2013

NA
NA
F271
Formato Infoservicio Oficina Comercial y

Mercadeo
19/02/2014

NA
NA
F60
Solicitud de Software
06/05/2010
FISICO:ARCHIVO DOCUMENTAL EN LA CARPETA DEL

PROYECTO GRUPO DE SISTEMAS DE INFORMACIN
/ DIGITAL: EN EL MANTIS GENERADO PARA EL
PROYECTO
NA
F80
Plan de pruebas de aceptacin
06/05/2010
FISICO:ARCHIVO DOCUMENTAL EN LA CARPETA DEL

PROYECTO/ CONTROL DE CAMBIOS / DIGITAL: EN
EL MANTIS GENERADO PARA EL PROYECTO
NA
F82
ACTA DE APROBACION ENTREGABLE
06/05/2010
FISICO: ARCHIVO DOCUMENTAL/EXPEDIENTE

GRUPO DE INFRAESTRUCTURA o ARCHIVO
DOCUMENTAL - EXPEDIENTE GRUPO DE SISTEMAS
DE INFORMACIN o DIGITAL: EN EL MANTIS
GENERADO PARA EL PROYECTO
NA
F83
ORDEN DE CATALOGACION
01/07/2014
FISICO:ARCHIVO DE GESTIN DOCUMENTAL EN LA

CARPETA DE CONTROL DE CAMBIOS
NA
N/A
RELACION DE COMPUTADORES EN
PRODUCCION
NA
NA
NA
F121
Formato asignacin de accesos a

sistemas de informacin
Direccin de
Tecnologa
X
6
12/12/2013
X
X
DIGITAL: EN LA HERRAMIENTA DE MANEJO DE

INVENTARIOS
FISICO:ARCHIVO DE GESTION DOCUMENTAL
OFICINA DE RIESGOS
NA
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A1-1
A1-4
A2-1
A2-2
Nombre del
proceso
Administracin de
Activos Fijos
Norma
Constitucin poltica de Colombia (Art. 23, 209).

Cdigo de Comercio, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Cdigo Civil. Derecho privado, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Manual de Contratacin del ICETEX, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Ley 962, artculo 7 de 2005 Publicidad del bien inmueble a vender, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Estatuto Notaras y Registro, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
* Decreto 047 del 14 de enero de 2014, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Decreto Nacional 2693 del 21 de diciembre de 2012, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lnea de la Repblica de Colombia, y dems disposiciones que le modifiquen, adicionen o sustituyan.
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Artculo
E
E
E
I
E
E
E
E
* Decreto 177 del 7 de febrero de 2014. Escala de Viticos.
Apoyo Logistico
Gestin presupuestal
Gestin de pagos
Plan Nacional de Desarrollo.

Plan de Desarrollo Sectorial.
Ley 38 de 1989 (normativo del presupuesto general de la nacin).
Resolucin 036 del 7 de mayo de 1998 por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de informacin y su sistematizacin del presupuesto general de la nacin
Decreto 115 de 1996, por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economa Mixta sujetas al rgimen de
aquellas, dedicadas a actividades no financieras.
Decreto 111 de 1996, por el cual se expide el Estatuto Orgnico del Presupuesto y se compilan la ley 38 de 1989, la Ley 179de 1994 y la ley 225 de 1995 Orgnicas del presupuesto general de la nacin.
Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, por la cual se transforma el Instituto Colombiano de Crdito Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior, Mariano Ospina Prez, Icetex, en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005.
Acuerdo 001 del 16 de junio de 2006, Estatuto de Presupuesto.
Ley 1473 de 2011 por medio de la cual se establece una regla fiscal y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012 de Proteccin de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve informacin personal. Este derecho les
permite conocer, actualizar, rectificar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos tanto en entidades pblicas como privadas.
Reforma tributaria Ley 1607 de 2012

Decreto 1050 de 2006, Reorganizacin del ICETEX
Ley 190 de 1995 Estatuto anticorrupcin, Reorganizacin y denominacin del ICETEX.
Circular Reglamentario Externa DCIN-83 de noviembre 6 de 2007 del Banco de la Repblica.
Resolucin 09147 del 14 de agosto de 2006 de la DIAN.
Resolucin 15250 del 19 de diciembre de 2006 de la DIAN.
*DECRETO NUMERO 380 DE 2007 (febrero 12) por el cual se establece la estructura del Instituto Colombiano de Crdito
Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior Mariano Ospina Prez, Icetex,
*DECRETO NUMERO 381 DE 2007 (febrero 12) por el cual se establece la planta de personal del Instituto Colombiano de Crdito
Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior Mariano Ospina Prez, Icetex.
Circular 052 Superintendencia Financiera de Colombia.
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A2-3
A2-4
A3-1
Nombre del
proceso
Norma
Gestin contable y
tributaria
Decreto 1182 del 27 junio de 2000 aplica a los actos o contratos que de cualquier manera impliquen el depsito, la disposicin, adquisicin, manejo, custodia, administracin de dinero, de ttulos y en general de valores.
Decreto 2769 del 30 de julio de 2008.
Estatuto Tributario.
Resolucin 3600 de 1988. Plan nico de Cuentas.
Resolucin emitida anualmente por la Dian para el reporte de Informacin exgena.
Circular Bsica Contable y Financiera (Circular Externa 100 de 1995).
Resolucin 354 del 5 de Septiembre de 2007, por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica, se establece su conformacin y se define el mbito de conformacin.
Resolucin 355 y 356 de 2007, por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica y el Manual de Procedimientos, se establece su conformacin y se define el mbito de conformacin
Resolucin 375 del 17 de Septiembre de 2007, plazos de reporte de la informacin contable a la Contadura General de la Nacin.
Cdigo del Buen Gobierno de febrero de 2007 Numerales: 2.1.2.1. Funciones del presidente, 2.1.1.1.4 funciones Junta Directiva 3.5.2. Informacin y comunicacin con la comunidad, 3.3.5 compromiso con el gobierno en lnea y 4.1.3. Comit de
Auditora.
Cdigo de tica y Conducta del ICETEX - Gobierno Corporativo de junio de 2007. IX. deberes para con los clientes y la ciudadana.
Decreto No. 2769 Artculo 1. Inversiones.
Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Decreto 2555 de 2010, Por el cual se recogen y se reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones.
Ley 1002 de 2005 Por el cual se transforma el Instituto Colombiano de Crdito Educativos y estudios tcnicos en el exterior ICETEX estudios, es una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2792 de 2009 Por el cual se reglamenta el artculo 6 de la Ley 1002 de 2005 y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012 de Proteccin de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve informacin personal. Este derecho les permite
conocer, actualizar, rectificar y suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos tanto en entidades pblicas como privadas.
Artculo
Acuerdo No. 072 del 13 de diciembre de 2013 Manual de Inversiones.

Circular No. 100 Captulo I. Evaluacin de inversiones.
Circular Externa 064 de 2007 - Diciembre de 2007. Integracin del rgimen normativo de la Superintendencia Financiera de Colombia sobre valoracin y contabilizacin de inversiones
Decreto 2792 de 27 de julio de 2009, el cual se reglamenta en el artculo No.6 de la ley 1002 de 2005 del ICETEX.
Normas de Auditora General de Aceptacin en Colombia.
Gestin de Inversiones Normas Internacionales S.A.S relacionadas.
Resolucin No. 0797 de octubre 02 de 2008. Reorganizan comits de apoyo a la Junta Directiva.
Cdigo del Buen gobierno del ICETEX
Cdigo de tica y conducta del ICETEX
Ingreso
Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo pblico, la carrera administrativa, la gerencia pblica y se dictan otras disposiciones.
. Circular CNSC 003 de 2014, en la cual se estipulan las acciones a seguir por las entidades y el papel de la Comisin Nacional del Servicio Civil frente a las situaciones administrativas
Decreto 382 del 12 de febrero de 2007, por el cual se establece la nomenclatura, clasificacin y remuneracin de los empleos del ICETEX.
Resolucin 0573 del 1 de Julio de 2013; por medio del cual se modific el manual de funciones.
Resolucin 0395 del 28 de Abril de 2014; por medio del cual se distribuyen cargos de la planta de personal globalizada en la Estructura del Instituto Colombiano y Credito Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior "Mariano Ospina Perez"ICETEX
Decreto 1567 del 5 de agosto de 1998, por el cual se crean el sistema nacional de capacitacin y el sistema de estmulos para los empleados del Estado
Decreto 1227 de 2005, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998.
Decreto 4567 de 2011, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005.
Decreto 2539 del 22 de julio de 2005, por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a la cuales aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005.
Resolucin 480 del 1 de Noviembre de 2002, por la cual se reglamente el porte y uso del carn de identificacin
Circular 52 de la superintendencia Financiera.
Directiva Presidencial 002 del 23 de febrero de 2007.
Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973, por la cual se reglamentan los decretos leyes 2400 y 3074 de 1968.
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Articulos 23 al 33
Se aplica la norma en su integridad
Articulo 7 al 42
Se aplica la norma en su integridad Se
aplica la norma en su integridad
Articulos 22 al 58
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Interna
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Comentarios y
observaciones
N/A
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A3-2
Nombre del
proceso
Permanencia
Norma
Decreto 4665 de noviembre 29 de 2007, por el cual se adopta la actualizacin del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin para los servidores pblicos.
Acuerdo 137 del 14 de enero de 2010 "por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba
Acuerdo 138 del 14 de enero de 2010 por el cual se establecen los criterios tcnicos y legales que fundamentan el Sistema de Evaluacin del Desempeo Laboral de los empleados de carrera y en perodo de prueba y se determinan los
elementos mnimos para el desarrollo de Sistemas de Evaluacin del Desempeo Laboral Propios.
Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998.
Decreto 4661 del 19 de diciembre de 2005, por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005.
.Resolucin 169 de marzo 3 de 2008 por la cual se adopta el sistema tipo de evaluacin laboral expedido por la Comisin Nacional del Servicio Civil.
Resolucin por la cual se reglamentan los Programas de Bienestar Social e Incentivos
Decreto 1295 del 22 de junio de 1994, por el cual se determina la organizacin y administracin del Sistema General de Riesgos Profesionales.
Ley 776 del 17 de diciembre de 2002, por el cual se dictan normas sobre la organizacin, administracin y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales
Ley 1562 del 11 de julio de 2012, por el cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
Ley 100 de diciembre 23 de 1993, por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2090 del 26 de Julio de 2003 por el cual se definen las actividades de alto riesgo para la salud del trabajador
Decreto 853 de 2012 por el cual se dictan nuevas disposiciones sobre prestaciones sociales.
Resolucion DIAN 0049 del 05 de Febrero de 2014 por la cual se modifican y expiden nuevas versiones para el formulario de certificados de ingresos y retenciones.
Decreto 176 del 07 de Febrero de 2014 por el cual se dictan nuevas disposiciones respecto a la remuneracion de entidades de carcter especial.
Decreto 187 del 07 de Febrero de 2014 por el cual se dictan nuevas disposiciones respecto a la remuneracin para la planta transitoria.
Decreto 722 del 10 de Abril de 2014 por el cual se corrige un yerro en el articulo 198 de la Ley 1607 de 2012.
Decreto 1064 del 26 de julio de 2006, por el cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educacin para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educacin no formal en la Ley General de Educacin.
Artculo
Articulos 35 al 40
Articulos 44 al 85
Se aplicia la norma en su integridad
Se aplica la norma en su integridad Se
aplica la norma en su integridad
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Interna
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A3-3
Nombre del
proceso
Administracin de
personal
Norma
Decreto 1950 del 24 de septiembre de 1973, por la cual se reglamentan los decretos leyes 2400 y 3074 de 1968.
Decreto 1045 de 1978 por el cual se establecen reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales
Decreto 1227 del 21 de abril de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567 de 1998.
Decreto 1624 de Junio 26 de 1991, por el cual se adiciona el Decreto 1016 de 1991 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1661 de Junio 27 de 1991, por el cual se modifica el rgimen de prima tcnica, se establece un sistema para otorgar estmulos especiales a los mejores empleados oficiales y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2164 de 1991, por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto-Ley 1661 de 1991.
Decreto 1336 de Mayo 27 de 2003, por el cual se modifica el rgimen de prima tcnica para los empleados pblicos del Estado.
Decreto 1335 de Julio 22 de 1999, por el cual se modifican los artculo 3 y 4 del Decreto 2164 de 1991
Decreto 382 del 12 de febrero de 2007, por el cual se establece la nomenclatura, clasificacin y remuneracin de los empleos del ICETEX.
Decreto 2177 de Junio 29 de 2006, por el cual se establecen modificaciones a los criterios de asignacin de prima tcnica y se dictan otras disposiciones sobre prima tcnica
Resolucin por la cual se reglamenta la asignacin de prima tcnica
Resolucin por la cual se adopta el instrumento de evaluacin del desempeo para la asignacin de prima tcnica.
Decreto 1050 del 10 de abril de 1997, por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior
Decreto 2842 de agosto 5 de 2010, Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operacin del Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004.
Decreto 2411 de junio 26 de 2007, por el cual se modifica el artculo 17 del Decreto 26 de 1998
Circular No. 004 de 2003 del DAFP y Archivo General de la Nacin sobre Organizacin de las Historias Laborales.
Circular conjunta 13 de Abril 18 de 2007 entre el Ministerio de Hacienda y Crdito Publico y el Ministerio de la Proteccin Social.
Resolucin 169 de marzo 3 de 2008 por la cual se adopta el sistema tipo de evaluacin laboral expedido por la Comisin Nacional del Servicio Civil.
Ley 797 del 29 de enero de 2003, por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre los Regmenes Pensionales exceptuados y especiales
Ley 995 del 10 de Noviembre 2005, por la cual se reconoce la compensacion en dinero de las vacaciones de los servidores publico.
Ley 1071 de 2006 por la cual se modifica y adicionan nuevas disposiciones de la Ley 244 de 1995 sobre el pago de cesantias en el sector publico.
Decreto 404 del 08 de Febrero de 2006 por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional referente a las vacaciones en retiro cuando no se ha cumplido ao de servicio.
Decreto 4039 del 23 de Octubre de 2007 por el cual se regulan reconocimiento y limites de horas extras.
Ley 1468 del 30 de Junio de 2011 por le cual se modifican algunas disposiciones sobre incapacidades
.
Ley 1607 de 2012, por la cual se modifica la depuracin del calculo de retencin en la fuente para funcionarios
Decreto 2943 del 17 de Diciembre de 2013, por el cual se modifican los dias de reconocimiento de incapacidades originadas por enfermedad general.
Proyecto de Acto Legislativo 01 de 2005, por el cual se adiciona el artculo 48 de la Constitucin Poltica.- Modifico el Regimen de Transicin.
Artculo
Se aplica la norma en su integrida
Articulos 59 al 284
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Interna
Norma Externa
Norma Interna
Norma interna
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Norma Externa
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A4-1
A4-2
Nombre del
proceso
Norma
Precontractual
Principios de la Contratacin Pblica del artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia en virtud de la Ley 1002 de 2005, artculo 8.
Artculos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007.
Rgimen general de Inhabilidades e Incompatibilidades
Manual de Contratacin del ICETEX.
Resolucin de Delegacin No. 1071 de 2013
Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 de 2011
Decreto - Ley Anti trmite 019 de 2012
Circular 001 de 2010 Planeacin Contractual
Circular 007 de 2013 Documentos para acreditar la exclusividad y derechos de autor.
Circular 008 de 2013 Informacin, forma y condiciones para las invitaciones a los posibles proponentes en los procesos de contratacin directa.
Circular 010 de 2013 Inclusin de certificado de disponibilidad presupuestal CDP en los estudios previos como ordenadores del gasto en virtud de la Delegacin.
Circular 004 de 2014, Requisitos que deben cumplir las presentaciones en Power Point para el comit de contratacin del ICETEX y el formato para presentar la evaluacin de propuestas en los procesos de contratacin del ICETEX ante el comit
evaluador.
Circular No. 001 del 19 de Enero de 2010 Importancia de los estudios previos que preceden la celebracin de un contrato.
Normas Civiles y Comerciales que le sean aplicables.
Contractual

Normas Civiles y Comerciales que le sean aplicables.
Circular 009 de 2013 Cumplimiento de los requisitos de legalizacin perfeccionamiento y ejecucin de los contratos y los convenios
Circular 002 de 2014 Remisin de documentos a expedientes nicos
Circular 010 de 2014 Entrega de documentos para archivo.
Circular 001 de 2009, Interventora o supervisin
Circular 009 de 2011, Obligaciones de supervisores e interventores frente al estatuto de Anticorrupcin.
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A4-3
Nombre del
proceso
Postcontractual
Norma

Normas civiles y comerciales que le apliquen.
Circular No. 006 del 15 de septiembre de 2008 Procedimiento y obligacin de remitir los documentos de ejecucin
Circular No. 001 del 28 de agosto de 2009 Proveer instrucciones precisas respecto al cumplimiento de las funciones establecidas en el Artculo 23 del Manual de Contratacin.
Circular No. 006 del 31 de diciembre de 2009 Reiterar las instrucciones dadas en ejercicio de las atribuciones que le competen a la Presidenta como Representante Legal.
Circular No. 009 del 14 de septiembre de 2011 Relacionada con la implementacin y cumplimiento del Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
Circular 008 de 2010 Liquidacion de Contratos a expedientes
Circular 002 de 2014 Remisin de documentos a expedientes nicos.
Ley 734 de 2002.
A5-1
Procesos disciplinarios Ley 1581 de 2012 de Proteccin de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve informacin personal. Este derecho les
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A5-2
A6-1
Nombre del
proceso
Norma
Decreto 3155 de 1968 por el cual se reorganiz el ICETEX.

Constitucin Poltica de Colombia 1991.
Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la accin de tutela consagrada en el artculo 86 de la Constitucin Poltica"
Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior
Decreto 663 de 1993 Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero y se modifica su titulacin y numeracin
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica
Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa
Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales
15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, por la que se transforma al ICETEX en una entidad financiera de naturaleza especial.
Circular Bsica Jurdica 100 de 2005 de la Superintendencia Financiera
Decreto 380 de febrero 12 de 2007 por el cual se establece la estructura del ICETEX, y se determinan las funciones de sus Dependencias.
Ley 1285 del 22 de Enero de 2009, Por la cual se reforma la ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administracin de Justicia.
Decreto 1716 del 14 de Mayo de 2009, por el cual se reglamenta el Art. 13 de la ley 1285 de 2009, el art. 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capitulo V de la ley 640 de 2001.
Resolucin 0651 del 4 de agosto de 2009, por la cual se modifica el Comit de Conciliacin del ICETEX.
Representacin Judicial
Resolucin 666 del 13 de Agosto de 2009, por la cual se crea el procedimiento de Jurisdiccin coactiva del ICETEX
y asesora jurdica
Ley 640 de de enero 5 de 2001 por la cual se modifican normas relativas a la conciliacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 678 de agosto 3 de 2001 por la cual se reglamenta la determinacin de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a travs del ejercicio de la accin de repeticin o de llamamiento en garanta con fines de repeticin.
Ler 734 de 2002 por la cual se expide el Cdigo Disciplinario Unico.
Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos
Ley 1266 de 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hbeas data y se regula el manejo de la informacin contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de
terceros pases y se dictan otras disposiciones
Ley 1437 de 2911 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Cdigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones .
Ley 1581 de octubre 17 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica
Resolucin 1071 del 26 de noviembre de 2013 por la cual se delegan unas funciones en el ICETEX
Ley 1450 Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014
Ley 527 de 1999 Comercio electrnico.

Ley 962 de 2005 Anti-trmites.
Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 de 12 de julio de 2011.
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el estado Colombiano
comunicacin
Ley 23 de 1982 Sobre derechos de Autor.
Ley 44 de 1993 Reforma y adicin a la Ley 23 de 1982.
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
A6-2
Nombre del
proceso
Comunicacin
organizacional
A7-1
Gestin de Servicio
A8-1
Gestin de
correspondencia
A8-3
E1-2
Gestin de archivo
Norma
Ley 527 de 1999 Comercio electrnico. Ley 962 de 2005 Anti-trmites.
Decreto 1151 de 2008 Gobierno en Lnea/poltica y estndares para la gestin de la informacin, trmites y servicios del estado a travs de medios electrnicos.
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el estado Colombiano
Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 de 12 de julio de 2011
Circular 052 de 2007 de la Superintendenciafinanciera de Colombia, Seguridad y Calidad de la informacin
Ley 23 de 1982 Sobre derechos de Autor.
Ley 44 de 1993 Reforma y adicin a la Ley 23 de 1982.
Circular 052 de 2007 de la superintendencia financiera.

Circular 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera
Circular 042 de 2012 de la Superintendencia Financiera
Circular 058 de 2009 de la Procuradura
Ley 23 de 1982 - Ley de Derechos de Autor
Ley 1273 del 2009
Ley 1581 de 2012 - Ley de Proteccin de Datos Personales o Habeas Data
Ley 603 de 2.000
Decreto 1151 de 2008
Acuerdo 60 de oct. 30 de 2001

Res.0971 de 2011
Ley 594 de 2000
Ley 734 de 2002
Ley 594 de 2000.

"Ley General de Archivo"
Acuerdo 042 de 2002 .Por el cual se definen los criterios para loa organizacin de lso archivos de Gestin
* Acuerdo 002 de 2004 "Por el cual se definen los criterios para la organziacin de fondos acumulados"
* Acuerdo 007 de 1994 "Reglamento General de Archivos"
* Acuerdo 037 de 2002 "Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
Acuerdo 038 de 2002 "Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos"
* Acuerdo 004 de 2013 "Por el cual se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental.
*Acuero 005 de 2013 " Establece criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin, descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas".
Circular 004 de 2003 "Organizacin de las historias laborales"
* NTC-ISO 15489-1. Informacin y documentacin. Gestin de documentos
* Resolucin No. 0646 (31/07/2012)Por la cual se actualizan las disposiciones del Comit de Gestin Documental".
* Acta No. 02(17/06/2013) del Comit de Gestin Documental Mediante la cual se aprueba la actualizacin de las Tablas de Retencin Documental".
* Circular 6 de 2008 "Expediente Unico"
Ley 152 de 1994. Por medio de la cual se establece la Ley Orgnica del Plan Nacional de Desarrollo
Ley 489 de 1998. Por medio de la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Decreto 3622 de 2005. Por el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Captulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.
Ley 1450 del 2011. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014
Ley 1474 del 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencion, investigacin y sancin de actos de corrupcion y la efectividad de la gestin pblica.
Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacin pblica nacional y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 038 del 29 de Diciembre del 2011
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
E1-3
E2-1
E2-2
Nombre del
proceso
Gestin de Riesgo
operativo
Gestin de Riesgo de
crdito
Norma
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Plan estratgico.
Plan Nacional de Desarrollo.
Acuerdo 001 del 16 de junio de 2006 - Estatuto de Presupuesto.
Ley General de Presupuesto.
Marco de Gasto de Mediano Plazo
Decreto Ley 2555 de 2010, Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del mercado de valores y se dictan otras disposiciones.
Ley 1002 de 30 diciembre de 2005, Transformacin del ICETEX en entidad financiera de naturaleza especial.
Capitulo XXIII Reglas Relativas a la Administracin del Riesgo Operativo de la Circular Bsica Contable y Financiera de Colombia, con sus modificaciones mediante las circulares externas 048 de 2006 y 041 de 2007.
Resolucin 1865 del 17 de Octubre de 2007.
Acuerdo 016 del 21 de febrero de 2007, por el cual se adopta la poltica de provisin de contingencias judiciales.
Acuerdo 027 del 25 octubre de 2011, por el cual se adopta una poltica de provisin frente a riesgos operativos en Fondos en Administracin
Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado MECI.
Acuerdo 013 de 01 de abril de 2014, por el se actualiza el Manual del Sistema de Administracin de Riesgo Operativo
Ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupcin) Resolucin No 0870 de noviembre de 2005: Por el cual se conform el grupo interno antitrmites y atencin efectiva al ciudadano
Resolucin 0094 del 27 de Enero de 2014
Decreto Ley 663 de 1993, Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.

Capitulo II Reglas relativas a la Administracin del Riesgo crediticio de la Circular Bsica Contable y Financiera de Colombia.
Acuerdo 002 de 2007, por el cual se adopta la conformacin del Comit de Crdito del ICETEX.
Resolucin 797 de 2008 de presidencia que establece las funciones de lso comites de apoyo a la Junta Directiva
Acuerdo 029 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de Crdito del ICETEX.
Reglamente de crdito del ICETEX vigente, el cual fue adoptado inicialmente mediante acuerdo 029 de 2007.
Acuerdo 030 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de Cobranzas del ICETEX.
Acuerdo 010 de 2008, Por el cual se modifican el Manual de Cobranza del ICETEX, en cuanto a la poltica para el castigo de cartera el Cdigo para el Buen Gobierno y el Cdigo de tica y Conducta del ICETEX.
Acuerdo 038 de 2008, por el cual se adoptan estrategias de cobranza para crditos morosos en etapa de ejecucin.
Acuerdo 039 de 2008, por el cual se adopta la poltica de Normalizacin de Activos de Crdito del ICETEX, con condonacin de intereses.
Acuerdo 014 de 2013, por el cual se adopta el modelo interno para el clculo de provisiones de cartera de crditos de recursos propios.
Acuerdo 003 de 2014, por el cual se modifica el manual del sistema de Administracin del riesgo crediticio SARC del ICETEX
Decreto 2555 de julio de 2010 del Ministerio de hacienda y Crdito Pblico
Acuerdo 041 de diciembre de 2010 por el cual se modifican las tasas de inters para las lneas y modalidades de Crdito Educativo del ICETEX.
Acuerdo 010 de 2013, por el cual se reglamenta la poltica de venta de cartera castigada del ICETEX
Acuerdo 064 de2013, por el cual se modifica la poltica para la normalizacin de cartera del ICETEX.
Acuerdo 040 de 2009 mediante el cual se modifica el acuerdo 010 de 2009 y 045 mediante el cual se reglamenta el Fondo de Sostenibilidad.
Acuerdo 005 de 2013, por el cual se modifica el Reglamento Operativo del Fondo de Sostenibilidad del Crdito Educativo, adoptado mediante el Acuerdo No. 045 de 2009
Acuerdo 067, por el cual se dictan disposiciones sobre el Aporte de las Instituciones de Educacin Superior al Fondo de Sostenibilidad del Crdito Educativo.
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
E2-3
E2-4
E2-5
Nombre del
proceso
Gestin de Riesgo de
Mercado
Gestin Riesgo de
liquidez
Gestin de Riesgo de
lavado de activos y
financiacin del
terrorismo
Norma
Captulo XXI Reglas Relativas al Sistema de Administracin de Riesgo de Mercado de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Captulo I Reglas Relativas a la Clasificacin, Valoracin y Contabilizacin de Inversiones de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
o Decreto 2555 de julio de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Acuerdo 039 del 13 de diciembre de 2012: Por el cual se aprueba y adopta el Manual del Sistema de Administracin de Riesgo de Mercado - SARM.
Acuerdo 026 de septiembre de 2013: Por el cual se establece la poltica y metodologa para definir los cupos por Emisor y Contraparte del ICETEX.
Acuerdo 032 de 2011 Por el cual se modifica la metodologa y polticas para definir los cupos por emisor y contraparte del ICETEX.
Acuerdo 033 de octubre 15 de 2013, por el cual se establece la metodologa y polticas para definir los lmites de VaR.
Acuerdo 038 del 13 de diciembre de 2013, por el cual se aprueba el Manual de inversiones del ICETEX.
Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado MECI
Ley 1002 del 30 de Diciembre de 2005. Transformacin del ICETEX en entidad financiera de naturaleza especial.
Circular Bsica Contable y Financiera No. 100 de 1995. Capitulo VI. Reglas relativas a la administracin del riesgo de liquidez.
Acuerdo 008 de abril de 2010. Por el cual se adopta el Manual SARL
Oficio Superintendencia Financiera No. 2010065528 No objecin.
Acuerdo 069 de Diciembre 10 de 2013. Por el cual se actualiza el Manual SARL
Acuerdo No. 008 del 24 de enero de 2007. Por el cual se conforma el Comit de Activos y Pasivos del ICETEX y se determinan sus funciones.
Acuerdo 034 de octubre de 2013. Por el cual se modifica el Manual SARL.
Decreto 2555 del 15 de julio de 2010, Libro 7 Ttulo 1. Ejercicio de la inspeccin, vigilancia y control de las operaciones autorizadas del Icetex.
* Manual SARLAFT ICETEX.

* Cdigo de tica y Conducta.
* Cdigo del Buen Gobierno del ICETEX.
* Circular Externa 003 de 2008 (Reporte en lnea a la UIAF).
* Cdigo Penal artculos: 323 (Lavado de activos) y 345 (Financiacin del terrorismo).
* Acuerdo 016 de 2008 Junta Directiva.
* Acuerdo 040 de 13 de diciembre del 2012 - Junta Directiva
* Acuerdo 002 de 14 de febrero del 2014 - Junta Directiva
* Estatuto orgnico del sistema financiero artculos 102 al 107.
* Ley 1121 de 2006 relacionada con la financiacin del terrorismo.
* Circular Bsica Jurdica 007 de 1996. Ttulo I Captulo XI. Instrucciones relativas a la administracin del riesgo de lavado de activos y financiacin del terrorismo.
* Circular Externa 026 de 2008 (SARLAFT).
* Circular Externa 019 de 2010 - Excluir los crditos educativos otorgados a personas naturales, de la obligacin de diligenciar el formulario de solicitud de vinculacin de clientes y de realizar entrevistas.
* Resolucin 0613 del 31 de julio de 2013 por la cual se conforma el comit de anlisis y reporte de operaciones sospechosas relacionadas con lavado de activos y financiacin del terrorismo.
- Ley 1581 de 2012 de Proteccin de Datos, mediante la cual se busca el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a quienes la entidad haya recogido, administre o conserve informacin personal. Este derecho les
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
EV1-2
Nombre del
proceso
Evaluacin
independiente
Norma
Ley 87 de 1993. Por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades del Estado y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1599 de 2005. Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.
Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestin de Calidad en la Rama Ejecutiva del poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica en la Gestin Pblica.
Circular Externa 042 de 2012. Imparte instrucciones relacionadas con los requerimientos mnimos de seguridad y calidad en el manejo de informacin a travs de medios y canales de distribucin de productos y servicios para clientes y usuarios.
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcion .
Circular Externa 038 de 2009 Sistema de Control Interno SCI.
Circular basica Juridica 007 de 1996 y Circular Basica Contable Financiera 100 de 1995 Superintendencia Financiera de Colombia .
Resolucin Organica 7350 de 2013 por la cual se modifica la Resolucion Orgnica 6289 de 2011que "Establece el Sistema de Rendicin Electrnica de la Cuenta e Informes SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la
presentacin de la Rendicin de Cuenta e Informes a la Contralora General de la Repblica."
Decreto 1795 de 2007 por medio del cual se adopta el Sistema Unico de Informacin para la Gestin Jurdica del Estado
Circular Externa 015 de 2010 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, Sistema de Atencin al Consumidor Financiero SAC.
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
Nombre del
proceso
Norma
M2-1
Modifica la estructura financiera del crdito educativo destinado a matrcula en la lnea crdito para pregrado a largo plazo, en la modalidad ACCES, y se dictan disposiciones sobre la destinacin del subsidio.
Acuerdo No.032 Acuerdo por el cual se crea la lnea de crdito Mi Primer Computador - "Mi PC".
Ley 1002/2005 por el cual se transforma el instituto colombiano de crdito educativo y estudios tcnicos en el exterior. Mariano Ospina Prez, ICETEX, en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 041 de 19 de Septiembre de 2007 por el cual se conforma el comit de crdito.
Acuerdo 2 de Enero 11 de 2007 por el cual se conforma establece las funciones de Comit de Crdito.
Acuerdo ICETEX 041 del 15 de diciembre de 2010
Acuerdo ICETEX 003 del 4 de enero de 2011
Acuerdo ICETEX 008 del 16 de febrero de 2011
Acuerdo ICETEX 009 del 28 de febrero de 2011
Acuerdo ICETEX 013 del 10 de mayo de 2011
Acuerdo_017_20111 Puntos de corte SISBEN III
Acuerdo_006_2012 (SISTEMAS DE AMORTIZACION)
Acuerdo 009 2012 (Subsidios a poblacin Red Unidos)
Acuerdo 013 2012 Por el cual se crea la lnea de crdito educativo de pregrado en la modalidad licenciaturas condonables
Acuerdo 017 2012 Por el cual se modifica parcialmente el acuerdo No. 013 de 2012
Acuerdo 041 2012 Por el cual se regula el subsidio de educacin superior para la poblacin indgena.
Acuerdo 003 2013 Por el cual se aprueba la actualizacin puntos de cortes del SISBEN III para efecto de adjudicacin de subsidio de crdito educativo
Acuerdo 009 2013 Por el cual se modifica la actualizacin puntos de corte del Sisbn III para efecto de adjudicacin de subsidio para crdito educativo
Ley 1547 de 2012 Por la cual se otorgan beneficios a estudiantes de pregrado, con la calidad de estudiantes a partir de la vigencia de esta ley, de estratos socioeconmicos 1, 2 3 y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo No.005 (2013) Por el cual se modifica el Reglamento Operativo del Fondo de Sostenibilidad del Crdito Educativo, adoptado mediante el Acuerdo No. 045 de 2009
Acuerdo No. 011 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la lnea de crdito educativo de pregrado en la modalidad de licenciaturas condonables.
Acuerdo No. 013 (2013) Por el cual se establece la forma de pago del subsidio de sostenimiento
Acuerdo No. 020 (2013) Por el cual se dictan disposiciones en materia de crdito educativo en la modalidad de lnea de crdito posgrado pas
Acuerdo No.024 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la lnea de crdito educativo de pregrado en la modalidad de licenciauras condonable
Acuerdo No.067 (2013) Por el cual se dictan disposiciones sobre el Aporte de las Instituciones de Educacin Superior al Fondo de Sostenibilidad del Crdito Educativo.
Acuerdo No.070 (2013) Por el cual se dictan disposiciones en cuanto a los crditos educativos en la modalidad de perfeccionamiento de idiomas.
Acuerdo No.071 (2013) Por el cual se reglamenta la condonacin por graduacin
Acuerdo No.004 (2014) Por el cual se reglamenta la condonacin por graduacin
Acuerdo 009_ 2014 Condiciones crdito educativo condonable para Bachilleres_ Andrs Bello.
Acuerdo 012_2014 se crea la lnea de crdito para la poblacin vulnerable de Buenaventura
M2-2
a travs de la
administracin de
recursos de terceros
Ley 30 de 1992 artculo 112
Decreto 2880 de 2004 artculo 1
Acuerdo 029 de 2007. Por el cual se adopta el reglamento de crdito del ICETEX.
Convenio suscrito con el constituyente
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
M2-3
M2-4
Nombre del
proceso
Otorgamiento de
servicios programas
internacionales
Norma
Ley 30 del 1992 Artculo 115 permite al ICETEX que canalice todas las ofertas de becas internacionales.
Decreto 380 de 2007 rganos Asesores Comisin Nacional de Becas.
Decreto 834 de 2013. Por el cual se dictan disposiciones sobre la expedicin de visas, control de extranjeros y se dictan otras disposiciones en materia de migracin.
Resolucin No. 1071 del 26 de noviembre de 2013, mediante la cual son delegadas funciones especficas al Jefe de La Oficina de Relaciones Internacionales por la Presidencia del ICETEX.
Acuerdo 075 de diciembre 13 de 2013 Poltica de cooperacin educativa internacional del ICETEX.
Ley 1599 del 21 de diciembre de 2013, artculo 9, mediante la cual se crea el Programa de becas Alfonso Lpez Michelsen.
Resolucin 0298 del 28 de marzo de 2014, por la cual se adoptan polticas para el Programa Asistencia a travs de Crditos Condenables para estudiantes colombianos Alfonso Lpez Michelsen.
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, por la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacin pblica y nacional.
Acuerdo No. 029 de junio 20 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de Crdito del ICETEX.
Acuerdo No.057 Modifica el Reglamento en lo referente a las tasas de inters para las diferentes lneas de crdito
Acuerdo No.013 Modifica la Prima de Seguro, al cambiar el inciso del artculo 13 del Reglamento de Crdito del ICETEX.
Acuerdo No. 43 Modifica los factores de clculo de la Cuota de Cultura de Pago para los crditos otorgados en la lnea de pregrado a largo plazo, en la modalidad ACCES, y el ciclo complementario de las escuelas normales superiores.
Acuerdo por el cual se aprueba el Fondo de Sostenibilidad de Crdito Educativo.
Resolucin 0584 del 2004.
Ley 1002 de 2.005. (Transformacin de la entidad).
Acuerdo 38 de octubre 22 de 2.007 (Por el cual se adoptan estrategias de cobranza para crditos morosos en etapa de ejecucin).
Convenio definido entre el ICETEX y las IES.
Circular 52 Superintendencia Financiera.
Gestin de legalizacin Acuerdo 041(15 dic 2010) ajuste tasas i%
y renovacion para
Acuerdo 003 (4enero 2011) crdito para OFICIALES Fuerzas Armadas
Acuerdo 008 (16 febrero 2011) ajuste tasas LP y define 25% CONDONACION creditos
aprobacin del
Acuerdo 009 (28 febrero de 2011) Crditos_Subsidio matrcula y Sostenimiento
desembolso
Acuerdo 013 (10 mayo 2011) Modificacin al TIPO tasas i%
Convenio constituyente de fondos en administracin
Acuerdo No.005 (2013) Por el cual se modifica el Reglamento Operativo del Fondo de Sostenibilidad del Crdito Educativo, adoptado mediante el Acuerdo No. 045 de 2009
Acuerdo No. 011 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la lnea de crdito educativo de pregrado en la modalidad de licenciaturas condonables.
Acuerdo No. 013 (2013) Por el cual se establece la forma de pago del subsidio de sostenimiento
Acuerdo No. 020 (2013) Por el cual se dictan disposiciones en materia de crdito educativo en la modalidad de lnea de crdito posgrado pas
Acuerdo No.024 (2013) Por el cual se dictan disposiciones para la lnea de crdito educativo de pregrado en la modalidad de licenciauras condonable
Acuerdo No.067 (2013) Por el cual se dictan disposiciones sobre el Aporte de las Instituciones de Educacin Superior al Fondo de Sostenibilidad del Crdito Educativo.
Acuerdo 009_ 2014 Condiciones crdito educativo condonable para Bachilleres_ Andrs Bello.
Acuerdo 012_2014 se crea la lnea de crdito para la poblacin vulnerable de Buenaventura
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
M3-2
M3-3
M3-5
Nombre del
proceso
Norma
Administracin de la
cartera
Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.

Acuerdo No.004 de 2006 Por el cual se establecen las tasas de inters para las lneas de crdito educativo del ICETEX.
Acuerdo No.009 de 2006 Por el cual se establecen tasas de inters para las lneas especiales de crdito educativo ICETEX.
Acuerdo 029 del 20 de Junio de 2007
Acuerdo 043 del 2008 , Por el cual se modifica el Acuerdo 033 del 29 de agosto de 2008, que modific los factores de clculo de la cuota de cultura de pago para los crditos otorgados en la lnea de pregrado largo plazo, en la modalidad ACCES y
el ciclo complementario de las es
Resolucin 7929 del 28 de Julio de 2009, Contenido y las caractersticas tcnicas de la informacin tributaria establecida en los artculos 623, 623-1, 623-2 del Estatuto tributario.
Resolucin 7935 del 28 de Julio de 2009, Establece el grupo de personas naturales, personas jurdicas, sociedades y asimiladas y dems entidades, que suministren la informacin
Resolucin 531 del 24 de Noviembre de 2009, Parmetros para el envo de informacin a la Contadura General de la Nacin.
Decreto 1727 del 15 de Mayo de 2009, Forma en la cual los operadores de los bancos de datos de informacin financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros pases, deben presentar la informacin de los titulares de la
informacin a las Centrales de Informacin Crediticia.
Decreto 2792 del 27 de Julio de 2009 Por el cual se reglamenta el artculo 6 de la Ley 1002 de 2005 y se dictan otras disposiciones Acuerdo 013 del 10 de Mayo 2011 Por el cual se modifican las tasas de inters para algunas lneas y modalidades
de Crdito
Acuerdo 006 del 18/Abril 2012 Por el cual se modifica el reglamento de crdito Ley de Hbeas Data y las Centrales de Informacin Crediticia,
Acuerdo 043 Por el cual se modifica el Acuerdo 033 del 29 de agosto de 2008, que modific los factores de clculo de la cuota de cultura de pago para los crditos otorgados en la lnea de pregrado largo plazo, en la modalidad ACCES y el ciclo
complementario de las ENS.
Acuerdo 006 de abril 12 de 2012, por el cual se modifica el Reglamento de Crdito Educativo del ICETEX y se dictan otras disposiciones.
- Ley 1547 del 5 de julio de 2012 por el cual se modifican las tasas y se establece la condonacin para Mejores Saber Pro
Acuerdo 046 del 22 de diciembre de 2009 por el cual se modifica el SARC del ICETEX
Acuerdo 027 del 7 de noviembre de 2012 por el cual se modifica el SARC del ICETEX
Acuerdo 029 de junio 20 de 2007, por el cual se adopta el reglamento de crdito ICETEX.
Acuerdo 020 de 2012 Por el cual se condonan crditos en el programa Andrs Bello.
Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se reglamentan las condiciones de condonacin de los crditos educativos por muerte o invalidez del beneficiario.
Novedades de cartera Acuerdo 022 Por el cual se adopta la politica para normalizacion d ela cartera del ICETEX
- Ley 1547 del 5 de julio de 2012 por el cual se modifican las tasas y se establece la condonacin para Mejores Saber Pro
Decreto 2636 de 17 de diciembre de 2012 por el cual se regalmenta la condonacin para Mejores Saber Pro
Gestin de apoyo a
programas
internacionales
Decreto 834 de 2013. Por el cual se dictan disposiciones sobre la expedicin de visas, control de extranjeros y se dictan otras disposiciones en materia de migracin.
Resolucin No. 1071 del 26 de noviembre de 2013, mediante la cual son delegadas funciones especficas al Jefe de La Oficina de Relaciones Internacionales por la Presidencia del ICETEX.
Acuerdo 075 de diciembre 13 de 2013 Poltica de cooperacin educativa internacional del ICETEX.
Ley 1599 del 21 de diciembre de 2013, artculo 9, mediante la cual se crea el Programa de becas Alfonso Lpez Michelsen.
Resolucin 0298 del 28 de marzo de 2014, por la cual se adoptan polticas para el Programa Asistencia a travs de Crditos Condenables para estudiantes colombianos Alfonso Lpez Michelsen.
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, por la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacin pblica y nacional.
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
E
I
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
M3-6
M4-2
M4-3
Nombre del
proceso
Norma
Ley 18/88, por la cual se autoriza al ICETEX, para captar ahorro interno y se crea un ttulo valor de rgimen especial.
Decreto 726/89. Por el cual se reglamenta la Ley 18 de 1988 y se determinan las caractersticas generales de los Ttulos de Ahorro Educativo TAE.
Acuerdo No. 012 del 11 de Marzo de 1994 y Acuerdo No. 080 del 30 de Octubre de 1991, las cuales autorizan la segunda emisin de Ttulos de Ahorro Educativo.
Cdigo de Comercio Captulo III, seccin III, artculos 802 y siguientes
Gestin de
Recuperacin de
Cartera
Castigo de cartera
Artculo 16 del Decreto Ley 3155 de 1968, que incorpora la retencin salarial.
Decreto 3155 de 1968, por el cual se reorganiza el ICETEX.
Decreto 380 de 2007. Por el cual se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias.
Circular externa 100 de 1995, en lo referente a Riesgo Crediticio.
Ley 1266 de 2008, por la cual se generan disposiciones generales del Hbeas Data.
Resolucin 1057 del 23 de diciembre de 2008, por la cual se conforma y reglamenta el Comit de Cartera del Instituto Colombiano de Crdito Educativo y Estudios en el Exterior "Mariano Ospina Prez" ICETEX.
Decreto 3322 del 11 de septiempre de 2011, por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en lo relacionado con las caractersticas de los Crditos Educativos del ICETEX
Acuerdo 007 de 2006 - Polticas de administracin de la cartera ICETEX para beneficiarios vctimas del secuestro, de desaparicin forzada, de desastres y de desplazamiento.
Acuerdo 30 de 2007, por el cual se adopta el Reglamento de cobranza.
Acuerdo 22 de 2012 Nuevas de normalizacin de cartera
Acuerdo 006 de abril 12 de 2012, por el cual se modifica el Reglamento de Crdito Educativo del ICETEX y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 531 del 24 de Noviembre de 2009, Parmetros para el envo de informacin a la Contadura General de la Nacin.
Decreto 3361 del 14 de Octubre de 2004, Acerca del Boletn de Deudores Morosos del Estado.
Decreto 380 de 2007. Por el cual se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias.
Circular externa 052 de 2007, en lo referente a requerimientos mnimos de seguridad y calidad en el manejo de informacin a travs de medios y canales de distribucin.
Acuerdo 30 de 2007. Reglamento de cobranza.
Acuerdo 38 de 2008. Estrategias de cobranza para crditos morosos en etapa de ejecucin.
Acuerdo 007 de 2006. Polticas de administracin de la cartera ICETEX para beneficiarios vctimas del secuestro, de desaparicin forzada, de desastres y de desplazamiento.
Ley 1266 de 2008. Por la cual se generan disposiciones generales del Hbeas Data.
Acuerdo No. 13 del 21 de Febrero de 2007. Por el cual se adoptan los estatutos del ICETEX.
Acuerdo No. 30 del 20 de Junio de 2007. Manual de Cobranza.
Acuerdo No. 10 de Marzo 12 de 2008, por el cual se modifica el manual de cobranza del ICETEX, en cuanto a la poltica de castigos de cartera.
Acuerdo No. 8 del 7 de Abril de 2009, por el cual se modifica la poltica general sobre castigo de cartera
Artculo
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
E
E
I
Comentarios y
observaciones
ANEXO 6 NORMOGRAMA
Cdigo
proceso
Nombre del
proceso
Norma
Artculo
Convenio.
Reglamento Operativo.
Manual de Contratacin.
M4-4
Liquidacin de fondos
en administracin
M4-5
Terminacin o
Acuerdo 020 de 2012 Por el cual se condonan crditos en el programa Andrs Bello.
Acuerdo 004 de 2013 Por el cual se reglamentan las condiciones de condonacin de los crditos educativos por muerte o invalidez del beneficiario.
cumplimiento de
obligaciones de crdito Acuerdo 022 Por el cual se adopta la politica para normalizacion d ela cartera del ICETEX
Acuerdo 029 de junio 20 de 2007, por el cual se adopta el reglamento de crdito ICETEX.
M5-1
Atencin al Cliente
Constitucin poltica de Colombia Art. 23. Derecho a presentar peticiones respetuosas.

Constitucin poltica de Colombia Art. 86. Accin de tutela.
Constitucin poltica de Colombia Art. 209. De la Funcin Administrativa.
Ley 527 de 1999 Comercio electrnico.
Decreto 0019 DE 2012 Ley Antitramites.
Decreto 1151 de 2008 Gobierno en Lnea/poltica y estndares para la gestin de la informacin, trmites y servicios del estado a travs de medios electrnicos.
Articulo 309 de la ley 1437 de 2011 Cdigo Contencioso Administrativo ( Titulos I y II. Captulos I y II. artculos 1 al 31) .
Resolucin No. 0870 de Noviembre de 2005. Por el cual se conform el Grupo Interno Antitrmites y Atencin Efectiva al Ciudadano GIAA.
Resolucin 827 de 1997 Creacin del Grupo de Quejas y Reclamos.
Resolucin Interna 0877 de agosto 1997 Se adopta el reglamento interno de derecho de peticin.
Circular 052 de 2007. Imparte instrucciones relacionadas con los requerimientos mnimos de seguridad y calidad en el manejo de informacin a travs de medios y canales de distribucin de productos y servicios para clientes y usuarios.
* Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin) * Resolucin No 0870 de noviembre de 2005: Por el cual se conform el grupo interno anti trmites y atencin efectiva al ciudadano.
* Ley 1328 DE 2009 Ttulo I del rgimen de proteccin al consumidor financiero (julio 15) Por la cual se dictan normas en materia financiera, de seguros, del mercado de valores y otras disposiciones.
* Circular externa 015 de 2010 ( junio 30 ) de la superintendencia financiera.
* Circular externa 02 . Lineamientos de defensa jurdica sobre aplicacin del Cdigo del Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
* Circular Externa 03 del 20 de Junio de 2014 por la agencia nacional de la defensa juridica del estado.
* Ley 1480 de 2011 frente al Rgimen de proteccin al consumidor financiero y rol de los DCF.
Articulo 309 de la ley 1437 de 2011 Cdigo

Contencioso Administrativo. Artculos 1 al
31 .
Tipo de norma
Externo (E),
Interno (I)
Comentarios y
observaciones

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Cdigo: MC

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRDITO EDUCATIVO Y

6.13.1. PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO ............20

Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias

Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Control de la calidad: Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Enfoque basado en los procesos: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar

Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos proporciona evidencia de la

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello

NTC ISO 9001:2008

Grfico 1: Representacin institucional a nivel nacional. Fuente: ICETEX

5.1.2. Estructura Organizacional

Grfico 2: Organigrama ICETEX. Fuente: ICETEX

Seremos reconocidos como el gran motor financiador de la educacin superior en Colombia,

CLIENTES Y GRUPOS DE INTERS

Clasifica a sus clientes en dos grandes grupos:

5.4.1 Poblacin objetivo

5.4.2 Clientes actuales

5.4.2.2 Clientes Corporativos: Instituciones de Educacin Superior (IES), Empresas cooperativas y

Instituciones de Educacin Superior

Fondos en Administracin corresponde al portafolio de recursos de terceras entidades, tanto pblicas

Bajas tasas de inters

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

usuarios. De igual forma se convierte en un mecanismo eficiente que contribuye al mejoramiento

Responsabilidad del Manual de Calidad

El Grupo de Administracin y Seguimiento Estratgico del ICETEX es el responsable de la modificacin y

funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la

La aplicacin de la metodologa del ciclo PHVA (Planear Hacer - Verificar Actuar) en

de contratacin que se adelantan, los mecanismos de recepcin y atencin de las

El ICETEX ha definido su Poltica de Calidad, como:

En el ICETEX fomentamos la educacin a travs de nuestros productos y servicios, en las reas

As mismo el ICETEX dentro de su base operativa de la estrategia, ha desarrollado desdoblamientos al

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Procesos de Evaluacin: Corresponde a aquellos que permitan monitorear y controlar el cumplimiento

Grfico 3: Mapa de procesos del ICETEX. Fuente: ICETEX

A continuacin se presentan la tipificacin de la documentacin que conforma el Sistema Gestin de la

Otros documentos ( Guas, instructivos, acuerdos de servicio)

Grfico 4: Pirmide documental del ICETEX. Fuente: ICETEX

Documentos de Direccionamiento Estratgico: Establecidos por la alta direccin del ICETEX,

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de la Entidad.

Caracterizacin de proceso: Documento que define las entradas, proveedores, salidas y

Registros: Documento que proporciona resultados o proveen evidencia de las actividades

Los lineamientos para la elaboracin y control de los documentos se encuentra en la Gua de

Atencin al usuario: Proceso de Atencin al Cliente (M5-1).

establece el control y seguimiento a travs de cronogramas, reuniones de seguimiento, informes, planes

El Sistema de Gestin de la Calidad del ICETEX se planifica a travs de la definicin e implementacin

6.10 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

6.10.1. Representante de la Direccin

Se ha designado como Representante de la Alta Direccin del Sistema de Gestin de la Calidad, al

Informar sobre el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad a Presidencia.

Representar a la Presidencia frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema de

Efectuar seguimiento a los programas de formacin de los funcionarios relacionados con el

6.10.2. Comunicacin Interna