PEE: Programa de Especializacin para Ejecutivos 2015

rea: Operaciones y Logstica

Curso:
Administracin logstica y control de inventarios

Caso Indalsa S.A. Parte B

Profesor:

Grupo:
CAMPOS SANCHEZ, Juan
CUELLAR ESCALANTE, Guillermo
PADILLA DEL VALLE, Stefana
SALAZAR TRUJILLO, Luis
TAM LAU, Fiorella

2015

INDICE

RESUMEN EJECUTIVO..................................................................................... 3
INTRODUCCIN.............................................................................................. 4
OBJETIVOS..................................................................................................... 4
ANLISIS DEL CASO........................................................................................ 4
Est ud. de acuerdo con las polticas de compras de Indalsa................................4
Indicar las deficiencias y debilidades encontradas en los procesos de compras.......5
Anlisis de las fuerzas de Porter...................................................................6
Qu sugerencias y cambios propondra para un mejor manejo de las adquisiciones,
y en general para una mejor organizacin..........................................................7
Mejora en el proceso de compras..................................................................7
Sistema de Informacin................................................................................ 8
Desarrollo de proveedores............................................................................9
Anlisis ABC............................................................................................... 9
CONCLUSIONES:........................................................................................... 11

RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo se presenta el anlisis de las polticas y procedimientos del rea de
compras de la empresa Indalsa, as como mejoras que se podran realizar para mejorar sus
procesos.
Primero se presenta la introduccin al caso, dando nfasis en la importancia del rea de
compras para esta empresa. Logstica no debera de ser un rea de apoyo, sino tomada como
una gerencia estratgica que brindar las herramientas necesarias para que se logren tanto los
objetivos de produccin como los de ventas, y especialmente los organizacionales. Asimismo,
encontramos los objetivos planteamos para el anlisis.
Segundo, se presenta el anlisis del caso, el cual indica las razones de nuestro desacuerdo
con las polticas de compras de la empresa Indalsa, como el hecho de que no negocia ni hace
investigacin, se presenta como un rea operativa y no estratgica. Por otro lado, tambin se
presentan las debilidades de sta rea y mejoras para cada una de las deficiencias
encontradas. Por ltimo, se presentan proyectos de mejora para toda el rea, como es el definir
los tipos de compras, en recurrentes y no recurrentes, y plantear procedimientos y tiempos para
ellos; el implantar sistemas de informacin para dejar fluir la informacin y tener mejor control;
desarrollar a los proveedores para que se vuelvan socios estratgicos y tener backs ups para
los avos; realizar anlisis ABC para enfocar esfuerzos y mejoras en las categoras que ms
representan y las ms crticas.
Por ltimo, al final del trabajo, se presentan conclusiones, las cuales hacen nfasis en que no
estamos de acuerdo en la forma en que se gestiona el rea de compras actualmente y que
tiene mucho por mejorar, sin embargo, que todo ser as si es que separa al rea Logstica y se
le trata como una gerencia.

INTRODUCCIN
Hoy en da el tema de la logstica es un asunto tan importante que todas las empresa tienen
que dar mucha prioridad y un buen manejo porque es un rea de la cual van a depender
muchas otras, dentro de la produccin y manejo administrativo con abastecimiento en diferente
productos (Ejemplo; tiles de oficina, telas, tintes, avos, etc.).
Si bien es muy cierto que la logstica era solamente tener un producto justo, en el sitio justo, en
el tiempo oportuno, al menor costo posible; actualmente, stas actividades aparentemente
sencillas ha sido redefinido y ahora son todo un proceso y engranan todo un proceso desde la
cotizacin, compras, entrega de producto, almacenamiento y distribucin.
Por lo tanto la logstica en la empresa INDALSA, con esto trabajo buscamos manejar
estratgicamente

la

adquisicin,

el movimiento,

el almacenamiento de

productos

el control de inventarios, as como todo el flujo de informacin asociado, a travs de los cuales
la organizacin y su canal de distribucin se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente
y futura de la empresa es maximizada en trminos de costos, efectividad y calidad al servicio
del cliente.
OBJETIVOS
1. Mejorar nuestro desempeo como jefe del rea de compra, en las empresas que laboramos.
2. Aprender de los errores cometidos por la empresa Indasa.
3. Minimizar los costos de produccin y maximizar la productividad, en la empresa que
laboramos.
4. Sabes analizar cules los principales competidos de la empresa en que nos desempeamos
5.
6.
7.
8.
9.

como jefes.
Realizar un anlisis detallado, en las actividades que realizamos da a da,
Mejorar en el poder de negociacin de nuestros clientes.
Aplicar las 5 fuerzas de Poter, en la empresa para quien laboramos.
Aprender la negociacin, de los precios con nuestros proveedores.
Realizar una buena planificacin de compra y uso adecuado de nuestra Materia Prima,
evitando las compras del momento, que esto a su vez genera prdida de tiempo por no
tener una adecuada planificacin, atrasando la produccin, que es la actividad principal de

la empresa que laboramos.

10. Buscar alternativas de nuevos proveedores que nos puedan ofrecer mejores Materia Prima,
para nuestra produccin final.
11. Ser un jefe moderno, es decir aplicar las nuevas tendencias administrativas.

ANLISIS DEL CASO

Est ud. de acuerdo con las polticas de compras de Indalsa.

No, creemos que la poltica de compras sea deficiente por los siguientes motivos:

El rea de compras realiza tareas operativas. No negocia ni hace bsqueda de

proveedores, no trata de establecer contratos y relaciones duraderas. Las reas

usuarias piden cotizaciones y negocian sus necesidades.

Mucha gestin para aprobar las compras, mucho papeleo.
Las compras se deben de realizar al 100% con O/C, sea urgente o planificada para no
entrar a informalidades y generar controversias con los proveedores. Eliminar ese 1%

al 3% que existe sin O/C.

Para los repuestos, no se tiene un estimado de consumo mensual (por ejemplo uno

basado en el plan de mantenimiento).

Por la urgencia, no piden cotizacin y no se evalan a los proveedores.
Los compradores no pueden modificar la cantidad de cada O/C.
No tienen base de datos de proveedores, ni proveedores fijos para las categoras
recurrentes.

Indicar las deficiencias y debilidades encontradas en los procesos de compras.

El proceso de compras que consta de 11 pasos est bien estructurado. Sin embargo, la gestin
del proceso de compras no est del todo bien, por los siguientes puntos:
Deficiencia/debilidad

Mejora
El rea usuaria debera participar en el

En compra de materiales y maquinarias, el

proceso, para ayudar a que lo elegido cumpla

rea usuaria solicita la cotizacin y negocia,

las especificaciones. Sin embargo, el que

inclusive.

debe negociar es el especialista en compras,

porque cuenta con tcnicas y conocimiento.
De acuerdo al valor de la O/C, esta debera
escalar jerarqua para su liberacin. Lo que

En compra de materiales y maquinarias, la

est planificado en base a los planes anuales,

liberacin de la O/C es por parte de la

debera pasar con Visto Bueno del gerente de

gerencia general; en compras de insumos, la

logstica (lo que proponemos), y si es

O/C es liberada por la gerencia comercial.

excepcin, el VB lo debera de dar logstica,

la gerencia perteneciente del centro de costo
al que caer.
Debera generarse una BD, teniendo el

No existe un registro o base de datos de los

proveedores.

feedback tanto del rea de compras como de

las reas usuarias, para ir construyendo
relaciones con los proveedores, al menos los
ms usados.
Se puede mandar diario las O/C emitidas va
mail, para optimizar papeleo a Contabilidad.

La poltica de 3 copias de la O/C.

La O/C firmada por el proveedor se debera

guardar en una carpeta en el sistema de la
empresa, o en tal caso un mail del proveedor
afirmando recepcin de la O/C. Todo en PDF.

Los proveedores se buscan cuando se

Se debera cerrar precios por un ao, a travs

necesitan, no hay investigacin.

de licitaciones/concursos, de tal manera que

No se realizan concursos de precios ni

licitaciones.
El tiempo de entrega se estima de acuerdo al
historial de los proveedores y la experiencia
de los compradores.

se reduzca las cotizaciones entre aos, y as

se junta el volumen anual y el cronograma y
se obtengan beneficios.
Se debera basar en las necesidades del
usuario y fijar la fecha al proveedor, tomando
este criterio para la evaluacin y eleccin del
mismo.
Este tiempo se podra reducir a 8 das, si es
que el primer da el usuario brinda toda la

Para cotizar se demoran entre 15 y 30 das,

adems de lo que demora en despachar el
proveedor.

informacin necesaria y completa, y el

proceso de cotizacin se mida bajo un KPI
para que los compradores hagan seguimiento
a las cotizaciones. Se puede establecer
parmetros como n de proveedores para
evaluar, beneficios extras, etc.
Implementar sistema de conteo, como cdigo

Errores en pedidos, debido a los errores en la

de barras en los productos, de tal manera que

informacin acerca de los stocks.

se pueda minimizar el nmero de errores y

saber si se debe comprar o no.
Este 70% debera de unirse al 20% que llega
a tiempo para no incurrir en costos extras de

El 70% de las O/C llegan adelantadas.

almacenamiento, gestin de inventarios, etc.

Esto se podra lograr implantando un sistema
EDI.

Anlisis de las fuerzas de Porter

Poder de negociacin de los proveedores

Los proveedores de los siguientes productos cuentan con un fuerte poder de negociacin.
Avos: Indalsa compra poca cantidad, pero bastante variedad. Se acepta el precio del
proveedor.
Maquinaria, equipos y repuestos: Se acepta precio lista si el proveedor es conocido,
sino se solicita una cotizacin.
Maquinaria de cmputo y de oficina: Se acepta precio lista del proveedor.
Poder de negociacin de los clientes
Indalsa cuenta con poder de negociacin en los siguientes productos:
Qumicos, colorantes e hilados: Se compra cantidades considerables, se negocia el
precio. Solo si el proveedor es nuevo, se solicita cotizacin.
Vveres: Se solicita cotizaciones de manera peridica.
Qu sugerencias y cambios propondra para un mejor manejo de las adquisiciones, y en
general para una mejor organizacin.
Mejora en el proceso de compras
Se debe reformular el proceso de compra de la empresa Indalsa y convertirlo en un
procedimiento formal, para ello se debe definir dos tipos de compra:
1. Compras recurrentes
2. Compras de poca frecuencia

Las compras recurrentes, se realizan muchas veces durante el ao. Por ello y si la cantidad
amerita, se debe de gestionar contratos con los proveedores donde el precio sea vlido por
todo el ao y no se pierda tiempo en cotizaciones y aprobaciones.
El flujo a seguir debe ser el siguiente:

Se deben identificar los productos los cuales entran en esta categora, en este caso, seran los
qumicos, colorantes, hilados y vveres. Calcular la cantidad requerida de los productos segn
el MRP y el forecast de venta.
Generar bases del concurso a realizar donde se indique el cronograma de entrega y todas las
limitaciones y flexibilidades que el proveedor debe tener por si la cantidad inicialmente
solicitada fuese mayor. Posteriormente, se debe identificar a los proveedores potenciales y
estratgicos en el mercado. Estos deben ser previamente analizados, si son confiables, buenos
pagadores, cumplidos, etc.
Luego de enviadas las bases, los proveedores debern enviar propuestas que deben ser
mnimo tres. El rea de compras se encargar de realizar un cuadro comparativo tcnico y
econmico con puntajes ponderados. Este ser presentado al rea solicitante del requerimiento
y conjuntamente elegirn al proveedor.
Para cerrar el proceso, se generar una OC abierta y se firmar un contrato anual con el
proveedor adjudicado, el cual debe contar con penalidades por si no se cumple con el
abastecimiento. En el caso, de que se necesite de varios proveedores, se podr realizar varios
contratos y dar prioridades de uso de proveedores segn la necesidad. Finalmente, el
despacho de mercadera se realizar segn el cronograma pactado y las cantidades
solicitadas. El pago se realizar segn la lnea de crdito negociada.
Por otro lado, las compras de poca frecuencia o poca cantidad requerida. Se debe definir qu
productos se compraran con poca frecuencia y cuales se podr realizar contratos a largo plazo.
En este caso, aplica para los avos, maquinaria, equipos y repuestos.
Para toda solicitud debe realizar el siguiente flujo:

Identificar el requerimiento, buscar proveedores y evaluarlos. Estos deben ser cumplidos,

confiables, tener disponibilidad, entre otros. La poltica debe considerar como mnimo tres
cotizaciones para que todo el proceso sea auditable y lo ms transparente posible.
Se debe homologar propuestas en un pequeo cuadro comparativo y se elegir al mejor postor.
Posteriormente se generar la orden de compra correspondiente, la cual debe ser aprobada
por el Jefe de Compras. Se realizar el despacho de OC, para esto debe haber un tracking de
ingreso de mercadera para velar los lead times establecido por el proveedor. Finalmente, se
realiza el pago.
Sistema de Informacin
Es necesario invertir en un sistema ERP, el cual pueda contar con informacin correcta y se
pueda analizar qu productos corresponden a qu tipo de compra. Asimismo, nos ayudar de
manera, que las rdenes de compra se generarn por sistema y se enviarn automticamente
al correo del proveedor. Se podr realizar el seguimiento y realizar reportes que ayuden a
identificar mejoras del proceso.
De esta manera, los errores se reducirn, se tendr un mayor orden y no tener retrasos en
produccin.

Desarrollo de proveedores
Para el proceso de hilados y los proveedores crticos debemos de desarrollar los proveedores,
esta es una actividad que enriquece la gestin de la cadena de suministro, dotndola de mayor
valor a travs del aporte mutuo entre empresas clientes y proveedores.

Esto se aplicara principalmente a los proveedores de avos, de la siguiente manera:

1. Hacer un recuento de los modelos de avos que piden los clientes para armar una base
de dato de diseos.
2. Hacer bsqueda de proveedores nacionales de avos y negociar con ellos el desarrollo
de los diseos y caractersticas de los mismos.
3. Brindar opciones nacionales, con la base de dato de avos, a los clientes. Esto se
realizar especialmente cuando una O/C de avos se comenz a retrasar en su fecha
de entrega.
Anlisis ABC
Indalsa debera se realizar este tipo de anlisis para que el rea logstica enfoque sus objetivos
de compra en las categoras que representan el mayor costo para la empresa, a travs de
todas las mejoras ya indicadas, como el desarrollo de proveedores, realizacin de concursos y
licitaciones, negociaciones y establecimiento de relaciones con proveedores, etc.

Tipo de material
Hilados
Avos
Qumicos y
colorantes
Repuestos y
suministros
Vveres
tiles de oficina

% de O/C

Monto Mensual

emitidas
15
50

(US$)
840000
84000

10

Porcentaje Acumulado

ABC

79%
8%

79%
87%

A
B

49000

5%

92%

45000

4%

96%

4
5

26000
13600
1057600

2%
1%

99%
100%

C
C

CONCLUSIONES:

En nuestra conclusin de la poltica de compras que maneja actualmente INDALSA, es

un tema que se puede resolver a travs de cambios que mejorara su produccin y
gran calidad de los productos, adems de esto es que se entregaran los productos a
tiempo a nuestro clientes, brindndole la calidad de nuestro productos y as generar
mejor expectativa de crecimiento .

En todo esto tambin generaramos mejores utilidades si en cada compra negociamos

con nuestro proveedores de lo que se fuera a compra para nuestra empresa y as esta
rentabilidad se vera reflejada en las utilidades de nuestra empresa.

No es dems realizar una sugerencia que el rea logstica se debera de trabajar como
un rea independiente a otras reas y as cumplir metas, como se concluy en la parte
A del caso.