Caso Practico - Exposicion

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SOCIEDAD DE AUDITORIA JC &

AUDITORIA
ADMINISTRATIVA AL
AREA DE VENTAS
GLOB@L NET

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y


controlar las actividades. Debido a que durante la instrumentacin de
los planes de ventas ocurren muchas sorpresas, el departamento de
ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de
venta, es de vital importancia satisfacer la necesidad, muchas
compaas ya que tienen falencia en los procedimientos de control
hacindose inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos
principales los cuales son los siguientes:
Las pequeas empresas tienen menos controles
las grandes. Realizan un trabajo ms eficiente
para fijar claramente objetivos y establecer
sistemas para medir la eficiencia de
ventas.

que

Menos de la mitad de las compaas


conocen las utilidades de sus productos
individuales. Una tercera parte de las
compaas no tiene procedimientos
regulares de revisin para localizar y
eliminar productos dbiles.
Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con
los de la competencia, analizar sus costos de bodega y de
distribucin, analizar las causas de la mercanca devuelta, realizar
evaluaciones formales de efectividad publicitaria, y revisar los
reportes de su fuerza de ventas.
La auditora de ventas se centra en el control de los objetivos de la
organizacin en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas.
La auditora identifica zonas problemticas y recomienda acciones a
mediano y corto plazo

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SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

RESEA HISTRICA /ANTECEDENTES DE LA EMPRESA


GLOB@L.NET es una empresa familiar dedicada a la prestacin de
servicios. Llamadas locales, nacionales, celulares, internacional,
internet banda ancha, scanner, fax, quemado de Dvd, Cd,
transcripciones, fotocopias, se formatean equipos, se instalan
programas, venta de comestibles y papelera. Fue fundada agosto del
2006, por el seor Jos Villegas y Daianna Reyes, despus de
analizar que en el sector no haba negocios que prestaran dichos
servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgi la
idea para suplir dicha necesidad. Gracias a la calidad del servicio y a
las grandes oportunidades que ofreca el mercado, tuvo mucha
aceptacin, y hoy goza de muy buena clientela.
La empresa lleva en el mercado tres aos y medio. A sus inicios el
proceso de ventas era lenta ya que la empresa tena un portafolio de
servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la
necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de
servicios al cliente hacindola ms popular dentro del sector. La
creciente demanda ha permitido un incremento sostenible en las
ventas, esto ha llevado a la empresa a una evolucin en cuanto a
tecnologa y desarrollo de estrategias para ser ms competitiva.
MISIN
Glob@l.net, empresa que presta servicios de comunicacin, su
filosofa es la actualizacin tecnolgica de sus clientes, ofreciendo
una atencin de calidad en el mercado de la Provincia de Caete,
comprometidos con el desarrollo de la comunidad brindando
asesoras a todos los clientes que lo necesiten haciendo de esta una
mejora para los usuarios, en bsqueda del desarrollo de nuestro
equipo de trabajo.
VISIN
Estar posicionados en el 2017 en la mente de nuestros usuarios
como su mejor opcin para su comunicacin, por disponer de los
equipos ms actualizados con la tecnologa ms moderna, contamos
con personal amable y capacitado, donde nuestra preocupacin
permanente es superar las expectativas de los clientes y ampliar
nuestro portafolio de productos
OBJETIVO GENERAL
Posicionar Glob@l.net nuestra empresa en la mente de la poblacin
Caetano, como la mejor para
satisfacer las necesidades de

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comunicacin, a travs de una excelente calidad de atencin y la
implementacin de estrategias innovadoras.
OBJETIVOS ESTRATGICOS

Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente


de la poblacin Caetana, como la mejor para satisfacer las
necesidades de comunicacin, a travs de una excelente
calidad de atencin y la implementacin de estrategias
innovadoras.

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JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

Disponer de las instalaciones ms confortables y equipadas con


tecnologa de punta para finales de 2015 y 2016
respectivamente, priorizando aquellos equipos de mayor
demanda.
Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del
2015, brindando las mejores condiciones e incentivos laborales
de acuerdo a los resultados del desempeo y la calidad.
Mantener para finales del 2015, los niveles de satisfaccin del
cliente 95%, en todas los servicios ofrecidos y suplir las
necesidades del cliente.

POLTICAS

Soluciones a la medida de las necesidades de Nuestros


Clientes.
Desarrollos con Garanta de cumplimiento y funcionalidad.
Confidencialidad de la informacin.
Utilizacin de tcnicas y herramientas de ltima generacin.
Acompaamiento y Soporte personalizado.
Capacitacin y actualizacin constante a nuestros clientes.
Actualizacin constante de nuestro recurso humano.
Seleccin de proveedores.
Servicio amable y oportuno.

VALORES

Integridad al hacer trabajos de los clientes.


Responsabilidad.
Honradez.
Lealtad.
Respeto al cliente.
Colaboracin al cliente.

ORGANIGRAMA

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GERENTE
DAIANNA REYES

ANALISTA DE SISTEMAS

SECRETARIA

JOS REYES

STEFANY CRDENAS
LU

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JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

FUNCIONES
GERENTE GENERAL
Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente
desarrollo de las actividades de la Entidad en cumplimiento de
todo.
Nombrar, dar posesin y remover a los empleados de la
Empresa.
Representante Legal
Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo
de la Empresa.
Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la
realizacin de sus funciones.
Ofrecer incentivos para el buen desempeo de las labores de
cada uno de los empleados.
Entablar excelentes relaciones con los proveedores.
Nivel Educativo: Estudiante Administracin de empresas.
ANALISTA DE SISTEMAS
Atencin de reportes as como diagnostico
Reparacin de equipo de cmputo, scanner, impresoras
Actualizacin de programas.
Instalacin de antivirus, formateada de equipos
Instalacin de nuevos software.
SECRETARIA VENDEDORA
Atencin al pblico
Encargada de ventas.
Mantener contacto con los clientes
Ver cules son las necesidades de los mismos
Mantener informado a los clientes de nuevos productos
Acompaar y estimular a los vendedores

SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA

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Actualmente en el negocio est en un lugar pequeo, donde es


difcil ampliar para la venta de otros productos de esta manera
en un futuro con un posible expansin se pueden aumentar las
ventas y maximizar las utilidades.
Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y
transentes, se piensa en un futuro aumentar los clientes
ofrecindole servicio de copia masivo a colegio y universidades.
Actualmente solo se comercializan los productos ms
requeridos, en el futuro se espera llegar tambin a ofrecer
productos ms tecnolgicos
una telecomunicacin ms
futurista.
En este momentos somos una micro empresa con metas de ser
una empresa.
Pretendemos ser una empresa lder en el mercado de las
telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde
nuestras ventas aumenten por la referencia y preferencia de
nuestros clientes actuales y preferenciales.
La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las
ventas.

PRODUCTOS QUE OFRECE:


El Negocio en el que estamos es perteneciente al sector de las
telecomunicaciones, para satisfacer las necesidades de comunicacin
de los estudiantes de colegios cercanos y de las universidades
pertenecientes a la localidad, ms los transentes.

Internet
Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas (Tarjetas y Virtuales)
Reparacin y mantenimiento de computadores.
Papelera
Snack y bebidas.

SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS

Anillado y laminado.
Servicio tcnico de celulares.
Recarga de cartuchos.
Servicio tcnico de celulares.
Venta de celulares.
Venta de planes, sim card prepago y post pago.
Servicio tcnico especializado para pc`s de mesa y porttiles.

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Instalacin y venta de programas


Venta de accesorios tecnolgicos. (partes para PC, memorias,
cmaras digitales etc.).

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JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

PLAN DE TRABAJO
La empresa comercial GLOB@L NET, desea hacer una auditoria
administrativa al rea de ventas para lo cual nos ha convocado. En
consiguiente le presentamos en qu consistir nuestro plan de
trabajo:
PLAN DE TRABAJO
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2. OBJETIVOS
a) OBJETIVO GENERAL
b) OBJETIVO ESPECIFICO
3. AREA A EXAMINAR
4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
5. RECURSOS A UTILIZAR
a) RECURSOS HUMANOS
b) RECURSOS MATERIALES
6. TECNICAS DE TRABAJO
7. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO
a) APLICACIN DEL PLAN DE TRABAJO
b) PLASMAR LOS PAPELES DE TRABAJO
INFORME
1. CONCLUSIONES
2. RECOMENDACIONES

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JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compaa
GLOB@L.NET por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30
junio, con el fin de determinar:
Que en
la actualidad, se est presenciando un conjunto de
transformaciones econmico-sociales, generadas en gran medida por
la globalizacin y el gran progreso en la tecnologa de la informacin,
lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la
informacin respecto al desempeo de las empresas, adems, de
existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar
numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos,
entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms
complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el
control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y
responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado
con el avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el
pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora
ventas, la cual es un examen detallado del proceso administrativo, es
decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin para
examinar integralmente una empresa con el propsito de descubrir
reas de oportunidades para mejorar su administracin. As mismo
verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo
efectivo de un plan de ventas para la implementacin del logro de la

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visin y la misin para saber para donde se va y actuar buscando el
cumplimiento de las metas propuestas. A travs de las ventas crear
valor en el mercado que se desenvuelve para crear ventajas
competitivas sobre la competencia.
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:
1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para
ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su
cumplimiento. Especficamente los objetivos pueden estar
relacionados con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas,
su estabilidad, las ganancias, la determinacin de precios, el tipo
de productos, la distribucin, los canales de venta, etc. las polticas
pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas las zonas,
las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y
humanos que integran la operacin de ventas y proponer los
cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos
adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las
cantidades convenientes y a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la accin
de la empresa y coordinar con los dems departamentos
involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para
ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de
mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las
condiciones del mercado.
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones
de venta que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa,
surtirlos y establecer las condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y
respetar su cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que
se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en
cuestin, con oportunidad y a satisfaccin del interesado. Esta
secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos y la
seleccin de los canales ms adecuados.
10.
Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad
para incrementar la efectividad de ambos.
11.
Realizar promociones de ventas.
12.
Llevar registros de clientes que incluyan su historia,
necesidades presentes y potenciales y otras caractersticas
convenientes.
13.
Preparar el pronstico de ventas.
14.
Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas
y una vez aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se

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tengan.
Estas explicaciones permitirn tomar las medidas
correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeacin.
15.
Establecer las estadsticas necesarias, por razones, lneas,
artculos, agentes u otros criterios de clasificacin, para tener
informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar
adecuadamente ante las exigencias del mercado.
16.
Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores
mrgenes.
17.
Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de su objetivo,
cumpliendo las polticas de comercializacin y crdito y su
aplicacin.
18.
En resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de
actividades que previa investigacin y anlisis del mercado,
permiten se adopten las medidas necesarias para asegurar el flujo
continuo a los clientes de los artculos y servicio que produce la
empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad
satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento
deseado.

SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

RECURSOS A UTILIZAR
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS
UTILIZAR
SUPERVISOR

HUMANOS

REMUNERACION MENSUAL
S/. 3500.00

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JEFE DE EQUIPO
AUDITOR
ASISTENTE DE AUDITORIA
MONTO TOTAL MENSUAL

S/. 3500.00
S/. 6000.00
S/. 2000.00
S/.15000.00

Designado de la siguiente manera:


RECURSOS
HUMANOS
UTILIZAR
SUPERVISOR
JEFE DE EQUIPO
AUDITOR
ASISTENTE DE AUDITORIA

RESPONSABLE
CPC. Juan Eca Periche
CPC. Jorge Estrada Jimnez
CPC. Carlos Crdenas Snchez
Evelyn Geraldine Vicente Vicente

RECURSOS MATERIALES
MATERIALES

CANTIDAD

Ambiente laboral
Laptops
Escritorio
Sillas
Hojas Bond
Lapiceros
Lpiz
Folder
Corrector
Resaltador
Borrador
Regla
Archivadores
Tonner
TOTAL

1
2
4
4
2 Millares
1 Docena
1 Docena
25 Unidades
4 Unidades
4 Unidades
4 Unidades
4 Unidades
4 Unidades
1 Pomo

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PRECIO
UNITARIO
S/. 12.00
S/. 0.50
S/. 0.50
S/. 0.50
S/. 2.00
S/. 2.50
S/. 0.50
S/. 1.00
S/. 4.00
S/. 30.00

MONTO
TOTAL
S/.24.00
S/. 6.00
S/. 6.00
S/. 12.50
S/. 8.00
S/. 10.00
S/. 2.00
S/. 4.00
S/. 12.00
S/. 30.00
S/. 114.50

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

TECNICAS DE TRABAJO
En el presente trabajo de auditoria venimos aplicando tcnicas, las
cuales nos permiten desarrollar el trabajo de la mejor manera, tanto
satisfactoria para nosotros como entidad auditoria y para la empresa
auditada, dentro de las tcnicas aplicadas tenemos:

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ANALISIS Y REVISION:
Esta tcnica la hemos venido aplicando , en varias actividades, una
de ellas en la visita al rea de ventas , analizando con que productos
cuentan para su comercializacin, como se encontraban ( ya sea en
un buen o mal estado), revisando cada detalle, el cual nos permita
conocer la situacin en que se halla el rea de ventas.
OBSERVACION:
En la aplicacin de esta tcnica hemos percibido la manera de cmo
se encuentran realizando sus actividades los empleados, en especial
la funcin que cumple el encargado del rea de ventas, pudiendo
percibir si el empleado cuenta con el conocimiento, las habilidades y
su desarrollo en el rea.
CONFIRMACION:
En esta tcnica, hemos podido confirmar que la informacin que nos
ha brindado el encargo de del rea de ventas no es tan veraz.
INSPECCION:
Esta tcnica ha sido aplicada al momento de revisar todos los
productos que ofrece la empresa, hasta el ltimo detalle, a la vez
comparando con la informacin brindada.
INDAGACION:
Tcnica aplicada al momento de realizar el cuestionario de control
interno, el cual permite ponerme en conocimiento de lo que
realmente est sucediendo.

SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

PROGRAMA DE AUDITORIA

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TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIN DEL

PROCESO DE VENTAS
PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE JUNIO DE 2015
I.

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

OBJETIVO GENERAL

La auditora tiene como propsito evaluar y verificar el cumplimiento


al correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas
conforme al conocimiento previo adquirido.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

II.

Realizar una verificacin, evaluacin y promover el


cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases
del proceso de ventas. Adems de proporcionar un anlisis,
recomendaciones, e informacin concerniente a las actividades
revisadas.
El auditor requiere una preparacin adicional y prctica en las
operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso
deber contar con experiencia y conocimientos especficos de
ventas.
Las ventas deben constituir una operacin de primordial
importancia dentro de las empresas.
El costo y
abastecimientos de los artculos que se adquieren para su
reventa es factor determinante en los resultados de la
empresa.
La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de
examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el
conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance
de la operacin de ventas, con el propsito de detectar
problemas o deficiencias en los controles operativos existentes
o en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin
puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la
eficiencia operativa
ALCANCE DEL PROGRAMA:

La auditora se practicar a todas las ventas realizadas por


Glob@l.net por el periodo bajo revisin donde para determinar la
muestra se seguir el siguiente procedimiento.
a. Se determinar el nmero de ventas realizadas bajo el periodo en
revisin.
b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.
c. Determinado el nmero de ventas y el monto de las ventas.

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III.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

1.1. Evale que todas y cada una de las ventas realizadas tengan
facturacin.

RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO


En la evaluacin preliminar, se observ que en la empresa:

No existe un diseo de pronstico de ventas.


La empresa no conoce a profundidad sus competidores ni las
condiciones de ventas de estos.
No registran todas ventas en su totalidad solo las de algunos
productos o servicios.
No existe un control interno, que sirva para vigilar el total
cumplimiento de los objetivos generales de la empresa.
No existe un diseo de planeacin de las actividades para que
se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se
necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y a
los precios correctos.

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SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

DIAGNOSTICO
El diagnostico se fundamenta en la percepcin que nosotros como
auditores tenemos en este momento de la organizacin como
producto de nuestra experiencia y visin.
Si bien an no existen los elementos de juicio documentados, existe
un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es
un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos
subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y
desempeo en el trabajo.
Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de
referencia que se fundamenta a razn por la que surge la necesidad
de auditar. Para ello, hemos considerado los siguientes elementos:
A. GNESIS DE LA ORGANIZACIN
CREACIN DE LA ORGANIZACIN.
La empresa est registrada en la cmara de comercio bajo la
estructura de una persona natural como rgimen simplificado, tiene
dos sedes en la provincia de Caete.

CAMBIOS EN SU FORMA JURDICA.


Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAC

CONVERSIN DEL OBJETO EN ESTRATEGIAS


Falta de definicin, de objetivos para la operacin o de ventas y
carencia de polticas; falta de vigilancia.
B. INFRAESTRUCTURA
ESQUEMA DE OPERACIN.
Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas.
La organizacin cuenta con una infraestructura amplia para ser una
pequea empresa.

MODIFICACIONES
ORGANIZACIONAL.

LA

ESTRUCTURA

Cuenta con un organigrama establecido pero no tiene unas tareas


definidas para el cumplimiento del logro y objetivos.

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NIVEL DE DESARROLLO TECNOLGICO
La empresa ha evolucionado pero an no cuenta con la licencia para
todos los softwares.
C. FORMA DE OPERACIN
Desempeo registrado.
Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de
nuevos productos.
Prdida de penetracin en el mercado.
No llevan un estricto control en el proceso de ventas en
cuanto a los productos, no lleva control adecuado al manejo de
inventarios. Ya que en la venta de los servicios minutos e
internet quedan registrados en el PC.
No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.
No tienen un esquema donde se registren los alcances ni
cumplimento de los objetivos.
Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de
explicacin de las desviaciones.
Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de
los clientes y falta de informacin sobre los costos relativos.
Sistema de distribucin inadecuado.
Productos y/o lneas con mrgenes de utilidad poco
satisfactorios.
D. POSICIN COMPETITIVA
Poco conocimiento de la competencia.
Tiene buena posicin competitiva frente a su competencia en
el sector de las telecomunicaciones.
Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales
de la organizacin incentivando al cumplimiento de la visin y
misin donde se genere compromiso de los empleados.

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SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

RECOMENDACIONES
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor
Riesgos
La inexistencia de un anlisis
que indique los pro y los contra
pueden conllevan a decisiones
poco acertadas por parte de la
gerencia.
Los planes no documentados
son
fcilmente
descuidados,
conllevando a la prdida de
oportunidades.
Los planes no documentados
conllevan
a
una
mayor
Inexistencia
susceptibilidad
a
ser
mal
de
un
Plan
interpretados u olvidados por
Estratgico
parte del personal.
Se reduce la posibilidad de
evaluar resultados al no contar
con
una
especificacin
de
responsabilidades
documentadas.
Se pierde la posibilidad de
obtener financiamientos debido
a que el plan indica la seriedad
de la empresa por cumplir sus
objetivos.
Estudio
Puede percibirse como una
eficiente
y
resistencia
en
acatar
las
formal
del
preferencias de los clientesmercado
conllevando a la prdida de
clientes.

Recomendaciones

Elaborar un plan
estratgico
detallado
que
indique: Plan de
accin
secuencial
que defina objetivos,
etapas,
tiempos,
responsables y un
presupuesto
determinado.

Establecer
una
estrategia/visin
de mercadeo ms
agresivo tomando
en cuenta:

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Inexistencia
de
la
documentaci
n
de
Asignacin de
Responsabilid
ades

Perdida
de
la
ventaja
competitiva sobre el mercado
conllevando a la prdida de
clientes potenciales.

Preferencias
de
clientes actuales y
clientes potenciales,
aumentar publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.

Ineficiencia productiva por parte


de los empleados.

Documentacin
formal y detallada de
la
asignacin
de
responsabilidades y
la autorizacin por
parte del gerente.

SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES


1. GERENCIA
a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se
presenta en la cmara de comercio, ya que observamos que tiene
otras dos sedes funcionando en la provincia que carecen de registro
mercantil, utilizando el del establecimiento de comercio inicial.
b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales
puede tener implicaciones legales y generar malas situaciones.
RECOMENDACIN:
La compaa debe proceder a cambiar su registro y establecerse
como una SOCIEDAD ANONIMA CERRADA ya que se tienen las
siguientes ventajas: Su estructura ser establecida libremente por lo
que decidan los accionistas en los estatutos, sin necesitar todos los
rganos de administracin: basta con que tenga al menos dos
representantes legal, con la posibilidad que esta representacin
pueda estar a cargo de una persona natural o de una persona
jurdica.
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser
creada a travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de
administracin y representacin legal correspondern en su totalidad
al representante legal. Ahora, con respecto a la eleccin de los

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miembros de la Junta, la ley menciona que se podrn elegir mediante
cualquier sistema de votacin, con lo que los accionistas podrn
escoger el sistema que mejor les permita sentirse representados sin
necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.

SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

2. GERENCIA VENTAS
A. DISEO DE UN PLAN DE VENTAS
La compaa carece de un plan de ventas, en nuestra auditoria
observamos que no hay un plan establecido con detalle de objetivos
y logros por cumplir.
No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones
de ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes
de datos, ya sean las transacciones de inventarios o la facturacin de
ventas realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose
en informacin histrica generada por el movimiento de los servicios
y productos del mdulo.
RECOMENDACIN:
La compaa debe proceder a la elaboracin de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de
las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos
con informacin congruente y exacta, la cual se calcula
utilizando modelos matemticos de pronstico, datos histricos
del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la
empresa.

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Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada


con las ventas de la empresa.
Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la
creacin y comparacin de mltiples escenarios para efectos de
anlisis de ventas proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una
manera eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los
productos y las demandas establecidos dentro del Plan Maestro
de Produccin.

B. CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES


Durante la auditoria observamos que la compaa carece de
conocimiento acerca de las caractersticas de venta de sus
competidores.
No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un
anlisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y
desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa.
RECOMENDACIN:
La compaa debe proceder a la elaboracin de un anlisis de
Benchmarking este proceso de obtener informacin til que
ayude a la organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking
no significa espiar o slo copiar. Est encaminado a conseguir la
mxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, y
ayudar a moverse desde donde uno est, hacia donde quiere
estar.
Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los
productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones
que son reconocidas como representantes de las mejores
prcticas, con el propsito de realizar mejoras organizacionales

SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.


JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.
AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente
V.

C. PROMOCIN Y VENTAS
Durante el proceso de auditora encontramos que la compaa cuenta
con promocin y ventas.
La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales
se encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o
bonos para los clientes fijando un monto en el consumo, tambin
hace campaa de promocin para el lanzamiento de un nuevo
servicio o producto, En nuestra auditoria observamos que la empresa
programa las promociones de acuerdo al comportamiento del
mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos o
recuperar la clientela.
RECOMENDACIN:
La empresa Glob@l.net debe implementar promocin y ventas
utilizando las siguientes caractersticas.

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Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.
Publicidad: Cualquier forma pagada de presentacin y
promocin no personal de ideas, bienes o servicios por un
patrocinador bien definido.
Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar
las compras o ventas de un producto o servicio.
Relaciones pblicas: La creacin de buenas relaciones con
los diversos pblicos de una compaa, la creacin de una
buena "imagen de corporacin", y el manejo o desmentido de
rumores, historias o acontecimientos negativos.
Ventas personales: Presentacin oral en una conversacin
con uno o ms compradores posibles con la finalidad de realizar
una venta
Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia
meta hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:
1)
Objetivos de promocin de ventas para consumidores
Estimular las ventas de productos establecidos.
Atraer nuevos mercados.
Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
Aumentar las ventas en las pocas crticas.
Atacar a la competencia.
Aumentar ventas ms rpidas de productos en etapa de
declinacin y de los que se tiene todava mucha existencia.
2)
Objetivos de promocin de ventas para comerciantes y
distribuidores
Obtener la distribucin inicial.
Incrementar el nmero y tamao de los pedidos.
Fomentar la participacin del canal en las promociones al
consumidor.
Incrementar el trfico en el establecimiento.

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JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

D. AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN


Durante la auditoria logramos observar que no la empresa no cuenta
con un programa de capacitacin para los empleados.
La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito
en ventas a la compaa y esto depende en gran medida del talento
del equipo.

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Es por esto que para cada nueva contratacin, resulta indispensable
asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos
necesarios para desempear correctamente su labor, esto puede
generar un mal servicio al cliente.
RECOMENDACIN:
La empresa puede emplear convenios con entidades como el Sena,
Cajas de compensacin familiar y enviarlos a una capacitacin, donde
el nfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a
tener un personal dispuesto y que se puede desempear de una
manera ptima.

SUPERVISOR: CPC. Juan Eca P.

JEFE DE EQUIPO: CPC. Jorge Estrada J.

AUDITOR: CPC. Carlos Crdenas S. ASISTENTE AUDITORIA: Evelyn Vicente V.

CONCLUSIN
La auditora realizada en las instalaciones GLOB@L.NET, determin
que la empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en

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su generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que se
tiene ste definido en orden y por escrito, aunque no todo, as como
cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos,
misin, visin, reglas, procedimientos, principios y valores, por
mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de
revisin y actualizacin para que contribuyan a la calidad de la
empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en
cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se
encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija
hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la
obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas
continuas para fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de
sta y el equipo investigador. Por medio de la comunicacin con ellos,
se verific la informacin proporcionada en los cuestionarios, y por lo
tanto tener ms elementos de comparacin entre uno y otro
empleado y as presentar datos lo ms acercados a la realidad
posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa
recomendaciones de alternativas de solucin, las cuales se espera
que sean de gran utilidad para la empresa.

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