Cdigo

Edicin

PRO-ASC-35

Fecha
15-OCT-08

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PROCEDIMIENTO
PARA
EL
RASTREO Y
RETIRO
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para realizar el rastreo y retiro de productos realizados en
Comercializadora Pisis S.A. de C.V

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para el rastreo y retiro de productos realizados en
Comercializadora Pisis S.A. de C.V

3. DEFINICIONES
Rastreabilidad.- (Trazabilidad): Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la
localizacin de un producto.
Retiro: Es la accin de retirar del mercado cualquier producto que no cumpla con lo
establecido en la legislacin sanitaria vigente, e implique deficiencias en el etiquetado o
peligros que pueden derivar en un riesgo para la salud pblica. Los retiros pueden ser
voluntarios (iniciativa de la empresa) o por solicitud de la autoridad competente
(COFEPRIS).
COFEPRIS: Comisin Federal para la Proteccin contra Riesgos Sanitarios

4. DESARROLLO
4.1 Equipo Gerencial de Crisis
La Gerencia General ha designado como lder del Equipo Gerencial de Crisis al Agente
de Ventas, quien tiene la responsabilidad y autoridad para coordinar al Equipo
Gerencial de crisis en los ejercicios de rastreo y retiro, reales o simulados.
El Equipo Gerencial de Crisis est conformado por:
Director General
Jefe de Mantenimiento
Aseguramiento de Calidad
Lder de Inocuidad
Medico Veterinario Zootecnista
Jefe de Almacn
Aseguramiento de Calidad

Lder del equipo de inocuidad

Director General

Elabor

Revis

Aprob

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
Nota: El listado anterior no es limitativo. Si se considera necesario se pueden incluir a
otras personas.
Los integrantes del Equipo Gerencial de Crisis y sus datos se registran en el formato
Equipo Gerencial de Crisis FOR-SGI-22.
El lder del Equipo Gerencial de Crisis debe recopilar la informacin de los clientes y
proveedores inmediatos de insumos crticos para la elaboracin del producto;
colocando el (los) nombre (s) y puesto (s) de las personas que deben recibir la
notificacin de la contingencia; los telfonos y el correo electrnico para su localizacin.
La lista de contactos debe ser registrada en el formato Equipo Gerencial de Crisis FORSGI-22.

4.2 Rastreo y retiro

a) Fuentes
Las fuentes que pueden originar un retiro de producto pueden ser:
FUENTE

QUIEN
RECIBE
LA
INFORMACIN
Queja de cliente
Agente de Ventas
Devolucin de producto del cliente
Coordinador de logstica
Prdida de control de un prerrequisito Aseguramiento de Calidad
operacional
Prdida de control de un punto crtico de Aseguramiento de Calidad
control
Problema de inocuidad detectado en Cualquier persona que labora en
cualquier etapa de proceso, desde PISIS
recepcin de materia prima hasta la
distribucin del producto
Solicitud
de
alguna
autoridad Lder de inocuidad
(COFEPRIS)
En cualquiera de los casos anteriores, quien recibe la informacin debe levantar una
accin correctiva, conforme al procedimiento de Acciones Correctivas, para que se
evale por el Lder de inocuidad, en conjunto con los integrantes del equipo, si es
necesario realizar un retiro de producto.
Si el Equipo de inocuidad determina que el retiro procede se evala la clase de retiro a
realizar con base en la siguiente clasificacin:

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
1. Retiro Clase I: Situacin en la cual existe una probabilidad razonable de que los
productos de PISIS pueden causar serias consecuencias adversas a la salud o la
muerte.
2. Retiro Clase II: Situacin en la cual los productos de PISIS pueden causar
consecuencias adversas a la salud, temporales o mdicamente reversibles o donde la
probabilidad de serias consecuencias adversas a la salud es remota.
3. Retiro Clase III: Situacin en la cual no es probable que los productos de PISIS al ser
consumido presente un dao a la salud.
b) Alcance del retiro
La cantidad de lotes de Productos de PISIS que deben ser objeto del retiro deben
determinarse por medio de la rastreabilidad del producto; de acuerdo al lote o lotes de
producto involucrados en la contingencia.
El Lder del Equipo Gerencial de Crisis debe coordinar el rastreo y retiro del producto.
Se debe recopilar la informacin asociada al lote o lotes, mencionada en la tabla de
abajo, que permita rehacer la historia del producto, para conocer las condiciones de
elaboracin y distribucin de los productos de PISIS. El rastreo del producto debe ser
en un periodo mximo de una hora.
Actividad
Determinar
produccin
retirar

Registros a consultar
los
lotes
de Hojas de Produccin
del producto a

Revisar los resultados de las

actividades
de
monitoreo,
verificacin,
correccin
y/o
acciones correctivas tomadas
durante la produccin del lote
afectado
Determinar
al
personal
involucrado en la produccin de
acuerdo al lote

Responsable
recabar
informacin

de
la

Aseguramiento
Control de Calidad

de

Registros del monitoreo y Aseguramiento

verificacin de PCCs y calidad
PPROs

de

Verificacin de Buenas Responsable de rea

Prcticas de manufactura
respectivo

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
Actividad

Registros a consultar

Responsable
de
recabar
la
informacin
Determinar si se efectuaron Registros de Limpieza y Responsable de rea
actividades de limpieza y/o Desinfeccin de reas y respectivo
saneamiento en los equipos equipos
que tienen contacto directo con
el producto
Determinar
si
se
realiz Reportes y Bitcoras de Jefe de Mantenimiento
mantenimiento a los equipos en Mantenimiento
contacto directo con el producto
Determinar el nmero de lote Certificado
de
calidad, Aseguramiento
de
y/o fecha de recepcin de los orden de compra., vale de Control de Calidad y
insumos empleados
entrada de materia prima Jefe de Almacn
y/o material de empaque
Determinar
la
fecha
de Hoja de Produccin
Aseguramiento
de
recepcin
de
la
Carne
Control de Calidad y
empleada
Medico de la Planta
Determinar el destino de los Remisin
o
Factura, Contador, Coordinador
alimentos
Certificado de Calidad, vale de logstica.
de salida del almacn de
producto
terminado,
Reporte de inspeccin al
transporte
Revisar los resultados de los Registros de los PPRs Responsable de rea
PPRs correspondientes a los (depende de la desviacin respectivo
das
de
produccin
y/o presentada)
almacenamiento (depende de la
desviacin presentada)
La informacin obtenida debe ser revisada por el Equipo Gerencial de Crisis para
determinar las causas que originaron el retiro. Las cules se deben registrar en la
accin correctiva que se levant.
El resultado del rastreo del producto se registra en el Reporte de Rastreo de Producto
FOR-ASC-33 por el Lder del Equipo Gerencial de Crisis.
c) Plan de Retiro de Producto
Una vez determinada la cantidad de producto a retirar y el alcance del retiro, el Lder del
Equipo Gerencial de Crisis debe coordinar la aplicacin del siguiente Plan de Retiro:

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
Actividad
1
2
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6
7

8
9
10
11

12
13
14
15
16
17
18

Responsable

Confirmar al Equipo Gerencial de Crisis la Situacin de

Emergencia
Lder de inocuidad
Notificar al Director General
Lder de inocuidad
Paro de produccin (aplica slo en situaciones reales)
Jefe de rea
Determinar la clasificacin y alcance del retiro
Lder de inocuidad
Equipo Gerencial
Realizar el rastreo de producto
de Crisis
Determinar produccin involucrada: da, turno, tipo de carne y Aseguramiento de
presentacin
Control de Calidad
Agente de Ventas /
Notificar al Cliente la situacin de retiro (aplica nicamente en Lder
de
situaciones reales o simuladas con participacin del cliente)
inocuidad
/
Gerente.
Notificar al Cliente de la acciones para identificar y aislar el
producto (aplica nicamente en situaciones reales o simuladas Agente de Ventas /
con participacin del cliente)
Lder de Inocuidad
Confirmacin por parte del cliente de que recibi la instruccin de Asistente
retiro
Administrativo
Notificacin a la Secretaria de Salud/COFEPRIS (aplica
nicamente en situaciones reales cuando se considere necesario Direccin General
en retiros clase I)
Lder del Equipo
Comunicacin con COFEPRIS para atender cualquier
Gerencial de Crisis
requerimiento de informacin (aplica nicamente en situaciones
y
abogado
reales cuando se considere necesario en retiros clase I)
designado
Coordinacin de logstica para aseguramiento y traslado
Agente de Ventas
Designacin de un representante de la planta para supervisar el
retiro (aplica en situaciones reales o simuladas con participacin Lder del Equipo
del cliente)
Gerencial de Crisis
Toma de fotografas en la instalacin del cliente de los lotes Personal
asegurados.
designado
Toma de fotografas en la recepcin en planta del producto Aseguramiento de
retirado
Control Calidad
Contabilizar el producto retirado e identificarlo con la leyenda Personal
producto de retiro
designado
Toma de muestra del producto que se retiro (aplica slo en Aseguramiento de
situaciones reales)
Control de Calidad
Acordar con el cliente el reemplazo del producto u otra medida Agente de Ventas
(aplica nicamente en situaciones reales)

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
Actividad
19 Notificacin al cliente de la finalizacin del retiro y
agradecimiento por la ayuda prestada (aplica nicamente en
situaciones reales o simuladas con participacin del cliente)
20 Evaluacin del peligro por parte del Equipo de inocuidad (aplica
nicamente en situaciones reales)
21
Evaluacin de efectividad del proceso de retiro
22

Elaboracin de Reporte de retiro de producto

Responsable
Agente de Ventas
Equipo
de
inocuidad
Lder del Equipo
Gerencial de Crisis
Lder del Equipo
Gerencial de Crisis

En caso de la participacin de COFEPRIS, derivado de una notificacin de

Comercializadora Pisis S.A. de C.V; o por otros medios, el Lder del Equipo Gerencial
de Crisis, en conjunto con un abogado designado, es el responsable de la
comunicacin con COFEPRIS y ser quien se encargue de proporcionar la informacin
requerida.
Durante la realizacin del Retiro el Lder del Equipo Gerencial de Crisis debe asegurar
que ninguna pas es omitido. Registra las actividades en el formato Lista de
Verificacin de Retiro de Producto FOR-ASC-34.
El resultado del ejercicio de retiro de producto se registra por el Lder del Equipo
Gerencial de Crisis en el Reporte de Retiro de Producto FOR-ASC-35.
d) Eficacia del rastreo y retiro
Para determinar que el rastreo fue eficaz se debe cumplir con el tiempo mximo de dos
horas y se debi recopilar el 100% de la informacin necesaria. El resultado se registra
por el Lder del Equipo Gerencial de Crisis en el Reporte de Rastreo de Producto.
Para determinar que retiro de producto fue eficaz se debe considerar la cantidad de
producto recuperado y el tiempo ocupado. El resultado se registra por el Lder del
Equipo Gerencial de Crisis en el formato Reporte de Retiro de Producto.
e) Simulacros
El Lder del Equipo Gerencial de Crisis debe coordinar dos veces al ao la realizacin
de un ejercicio de rastreo y retiro de producto.
Debe elaborar un expediente con copia de los registros recabados en los rastreos y
retiros de producto (real y simulado). As mismo, debe llenar la Lista de Verificacin de
Retiro de Producto en cada ejercicio realizado (real y simulado).

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
Los resultados del simulacro deben ser registrados en el formato de retiro de producto y
el Equipo Gerencial de Crisis debe establecer las acciones correctivas necesarias para
corregir o mejorar el mecanismo de rastreo y retiro de producto.
f) Evaluacin del peligro
Derivado del rastreo del producto, en una situacin real, se debe evaluar el tipo de
peligro detectado para realizar las modificaciones necesarias al plan HACCP e
implementar las acciones correctivas necesarias.
La realizacin y resultado de cualquier rastreo y retiro del producto deben ser
considerados como informacin de entrada para la revisin por la Direccin conforme al
procedimiento de Revisin por la Direccin.

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
5. ANEXOS
FOR-SGI-22 Equipo Gerencial de Crisis
FOR-SGI-22

EQUIPO GERENCIAL DE CRISIS

LIDER DEL EQUIPO
PUESTO
TELEFONO OFICINA
TELEFONO CASA
TELEFONO CELULAR
CORREO ELECTRONICO

Nombre

EQUIPO GERENCIAL DE CRISIS

Telfono Oficina Telfono casa/celular

Puesto

Cliente

Correo electrnico

Firma

LISTADO DE CLIENTES
Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

LISTADO DE PROVEEDORES
Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

Nombre del contacto

Telfono

Correo electrnico

1
2
Cliente
1
2
Cliente
1
2
Cliente
1
2
Cliente
1
2

Proveedor
insumo:
Proveedor
insumo:
Proveedor
insumo:
Proveedor
insumo:
Proveedor
insumo:

1
2
1
2
1
2
1
2
1
2

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
FOR-ASC-34Lista de Verificacin de Retiro de Producto
FOR-ASC-34
COMERCIALIZADORA PISIS S.A. DE C.V.

LISTA DE VERIFICACIN DE RETIRO DE PRODUCTO

Firma del Lder del
EGC

Fecha
Acciones
1
2
3
4
5
6
7

9
10

11

12
13
14
15
16
18
19

20

21
22
23

Confirmar al Equipo Gerencial de Crisis la

Situacin de Emergencia

Responsabilidad
Lder del Equipo HACCP

Notificar al Director General

Paro de produccin (aplica slo en situaciones
reales)

Lder del Equipo HACCP

Determinar la clasificacin y alcance del retiro

Lder del Equipo HACCP

Jefe de Linea

Realizar el rastreo de producto

Equipo Gerencial de Crisis
Determinar produccin involucrada: da, turno, tipo Aseguramiento de Control de
de carne y presentacin
Calidad / Medico de la Planta
Notificar al Cliente la situacin de retiro (aplica
Agente de Ventas /
nicamente en situaciones reales o simuladas con Coordinador del Sistema de
participacin del cliente)
Integral
Notificar al Cliente de la acciones para identificar y
aislar el producto (aplica nicamente en
situaciones reales o simuladas con participacin
del cliente)
Confirmacin por parte del cliente de que recibi la
instruccin de retiro
Notificacin a la Secretaria de Salud/COFEPRIS
(aplica nicamente en situaciones reales cuando
se considere necesario en retiros clase I)
Comunicacin con COFEPRIS para atender
cualquier requerimiento de informacin (aplica
nicamente en situaciones reales cuando se
considere necesario en retiros clase I)
Coordinacin de logstica para aseguramiento y
traslado
Designacin de un representante de la planta para
supervisar el retiro (aplica en situaciones reales o
simuladas con participacin del cliente)
Toma de fotografas en la instalacin del cliente de
los lotes asegurados.
Toma de fotografas en la recepcin en planta del
producto retirado
Contabilizar el producto retirado e identificarlo con
la leyenda producto de retiro
Toma de muestra del producto que se retiro (aplica
slo en situaciones reales)
Acordar con el cliente el reemplazo del producto u
otra medida (aplica nicamente en situaciones
reales)
Notificacin al cliente de la finalizacin del retiro y
agradecimiento por la ayuda prestada (aplica
nicamente en situaciones reales o simuladas con
participacin del cliente)
Evaluacin del peligro por parte del Equipo de
inocuidad (aplica nicamente en situaciones
reales)
Evaluacin de efectividad del proceso de retiro
Elaboracin de Reporte de retiro de producto

Agente de Ventas /
Coordinador del Sistema de
Integral
Agente de Ventas

Direccin General

Lder del Equipo Gerencial de

Crisis y abogado designado
Agente de Ventas
Lder del Equipo Gerencial de
Crisis
Personal designado
Aseguramiento de Control
Calidad
Personal designado
Asistente de Control de Calidad

Agente de Ventas
Agente de Ventas /
Coordinador del Sistema de
Integral

Equipo HACCP
Lder del Equipo Gerencial de
Crisis
Lder del Equipo Gerencial de
Crisis

Cumplimiento
SI
/
NO

Observaciones

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
FOR-ASC-33 Reporte de Rastreo de Producto
FOR-ASC-33

REPORTE DE RASTREO DE PRODUCTO

Fecha
Simulacro

Retiro

Fecha de produccin:
Tipo de producto:
Lote de produccin involucrado

Cantidad de prodccin:
Presentacin del producto:

Materias primas y material de envase utilizados (indicar lotes y/o fecha de recepcin y anexar registros ):

Hora
inicio:

de

Hora
de
Trmino:

Los registros muestran consistencia?

El resultado de los PCCs y PPROs muestran control a los peligros?
Es necesario llevar a cabo el retiro del producto?
Es necesario llevar a cabo el retiro de otros lotes?

Observaciones generales:

Nombre y Firma del Lder

del Equipo Gerencial de
Crisis

Tiempo
trancurrido:

Cdigo

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO
FOR-ASC-35 Reporte de Retiro de Producto
FOR-ASC-35

REPORTE DE RETIRO DE PRODUCTO

Fecha
Retiro

Simulacro
Motivo del Retiro
Clasificacin del Retiro
Tipo de Producto
involucrado

Presentacin del
producto

Lote (s) de produccin

involucrado

Fecha de produccin

Detalle del retiro de producto (indicar la bodega o cliente de donde se retir el producto, la cantidad retirada y anexar
registros)
Cantidad total de producto con problema sanitario
Cantidad total de producto recuperado

Porcentaje de producto recuperado

Destinos donde fue distribuido el producto

Destino y # Factura o
Remisin
Destino y # Factura o
Remisin
Destino y # Factura o
Remisin

Cantidad entregada

Cantidad recuperada

Cantidad entregada

Cantidad recuperada

Cantidad entregada

Cantidad recuperada

Describa el destino y disposicin del producto recuperado

Hora de inicio:
Tiempo trancurrido:

Observaciones generales:

Nombre y Firma del Lder del Equipo

Gerencial de Crisis

Hora de Trmino:

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PROCEDIMIENTO PARA EL
RASTREO Y RETIRO

6. REGISTROS
Cdigo del
Formato
FOR-SGI22
FOR-ASC33
FOR-ASC35
FOR-ASC34

Nombre
del
registro
Equipo
Gerencial
de Crisis
Reporte
de rastreo
de
producto
Reporte
de retiro
de
producto
Lista
de
verificaci
n

Medio de
Conservacin

Localizacin del
registro

Tiempo de
conservacin

Disposicin

Papel y/o electrnico

Oficina del Lder del Equipo

Gerencial de Crisis

2 aos

Destruccin

Papel y/o electrnico

Oficina del Lder del Equipo

Gerencial de Crisis

2 aos

Destruccin

Papel y/o electrnico

Oficina del Lder del Equipo

Gerencial de Crisis

2 aos

Destruccin

Papel y/o electrnico

Oficina del Lder del Equipo

Gerencial de Crisis

2 aos

Destruccin

7. CONTROL DE CAMBIOS
EDICIN
1
2
3

FECHA
15/10/08

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Original

8. LISTA DE DISTRIBUCIN
PUESTO

NOMBRE

No. DE COPIA
CONTROLADA

FECHA

FIRMA