2015

Manual PACFE 6.0.9.1

MANUAL DE USO
CARLOS

INFINITYSOFT, GLOBAL IT SERVICES |

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Manual de Uso PACFE 6.0.9.1

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Manual de Uso
PACFE 6.0.9.1
Elaboro

Reviso

Autorizo

Soporte
Jos Carlos Hernandez Cuellar

Ismael Hernandez

Pedro Snchez Salinas

Control de Versiones y Cambios

Versin

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Cambio

Creacin de
Manual

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Contenido
Objetivo .................................................................................................................................................................................. 5
Acceso a Portal PACFE ............................................................................................................................................................ 6
1.

Pantalla de Sesin ...................................................................................................................................................... 6

2.

Inicio de Sesin ........................................................................................................................................................... 6

3.

Recuperacin de Contrasea ..................................................................................................................................... 7

Portal PACFE ........................................................................................................................................................................... 8

1.

Men PACFE ............................................................................................................................................................... 8

2.

Pantalla Principal ........................................................................................................................................................ 9

3.

Encabezado PACFE...................................................................................................................................................... 9
a.

Informacin de Sesin ............................................................................................................................................ 9

b.

Notificaciones ....................................................................................................................................................... 10

c.

Acceso - Validacin de Facturas ........................................................................................................................... 10

d.

Acceso - Pgina de Inicio ...................................................................................................................................... 10

e.

Acceso - Documentacin del Sitio........................................................................................................................ 11

f.

Acceso - Configuracin de la Cuenta.................................................................................................................... 11

g.

Cerrar Sesin......................................................................................................................................................... 12

Uso de PACFE para Usuarios ................................................................................................................................................ 12

1.

Registro de Proveedores .......................................................................................................................................... 12

Validacin de Facturas ......................................................................................................................................................... 15

1.

Carga de Facturas ..................................................................................................................................................... 15

Validacin PACFE .................................................................................................................................................. 16

Validacin SAT ...................................................................................................................................................... 16

2.

Carga de una Factura CFDi ....................................................................................................................................... 17

Datos de Factura................................................................................................................................................... 18

Requisitos ............................................................................................................................................................. 18

3.

Carga de una Factura Impresa ................................................................................................................................. 19

4.

Carga de Facturas Masiva ........................................................................................................................................ 20

5.

Consulta de Facturas ................................................................................................................................................ 22

Bsqueda Bsica ................................................................................................................................................... 23

Bsqueda Avanzada ............................................................................................................................................. 23

Bsqueda dentro de Resultados .......................................................................................................................... 25

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Descarga de Facturas............................................................................................................................................ 25

Informacin Adicional en Facturas ...................................................................................................................... 27

6.

Autorizacin de Facturas.......................................................................................................................................... 32
6.1.

Flujo de Autorizacin. ...................................................................................................................................... 32

6.2.

Autorizacin...................................................................................................................................................... 33

6.3.

Rechazo ............................................................................................................................................................. 34

7.

Pago de Facturas ...................................................................................................................................................... 34

7.1.

Pago .................................................................................................................................................................. 35

8.

Respaldo de Facturas ............................................................................................................................................... 35

9.

Depuracin de Facturas............................................................................................................................................ 36
9.1.

Bsqueda de Facturas ...................................................................................................................................... 36

9.2.

Eliminacin de Facturas ................................................................................................................................... 36

10.

Reportes................................................................................................................................................................ 37

11.

Orden de Compra ................................................................................................................................................. 39

11.1.

Adjuntar a Orden de Compra ....................................................................................................................... 39

11.2.

Editar Orden de Compra .............................................................................................................................. 41

11.3.

Detalle de Orden de Compra ....................................................................................................................... 42

12.

Autorizacin de Orden de Compra ...................................................................................................................... 42

Administracin PACFE .......................................................................................................................................................... 44

1.

2.

3.

Unidades de Negocio................................................................................................................................................ 44
1.1.

Nueva Unidad de Negocios .............................................................................................................................. 44

1.2.

Editar Unidad de Negocios ............................................................................................................................... 45

1.3.

Eliminar Unidad de Negocios ........................................................................................................................... 45

Empresas................................................................................................................................................................... 45
2.1.

Crear Empresa .................................................................................................................................................. 46

2.2.

Editar Empresa.................................................................................................................................................. 47

2.3.

Eliminar Empresa .............................................................................................................................................. 47

2.4.

Exportar Reporte Empresas ............................................................................................................................. 48

Sucursales ................................................................................................................................................................. 48
3.1.

Nueva Sucursal ................................................................................................................................................. 49

3.2.

Editar Sucursal .................................................................................................................................................. 49

3.3.

Eliminar Sucursal .............................................................................................................................................. 50

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3.4.
4.

5.

6.

7.

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Exportar Reporte Sucursales ............................................................................................................................ 50

Tipos de Insumo ....................................................................................................................................................... 50

4.1.

Nuevo Insumo................................................................................................................................................... 51

4.2.

Editar Insumo.................................................................................................................................................... 51

4.3.

Eliminar Insumo ................................................................................................................................................ 51

4.4.

Exportar Reporte Insumos ............................................................................................................................... 52

Requisitos ................................................................................................................................................................. 52
5.1.

Nuevo Requisito ............................................................................................................................................... 53

5.2.

Editar Requisito ................................................................................................................................................ 53

5.3.

Eliminar Requisito ............................................................................................................................................ 54

Usuarios .................................................................................................................................................................... 54
6.1.

Nuevo Usuario .................................................................................................................................................. 54

6.2.

Editar Usuario ................................................................................................................................................... 55

6.3.

Bloquear o Activar Usuario .............................................................................................................................. 55

6.4.

Datos de Acceso Va Correo ............................................................................................................................. 56

6.5.

Eliminar Usuario ............................................................................................................................................... 56

Proveedores.............................................................................................................................................................. 56
7.1.

Catalogo Proveedores ...................................................................................................................................... 57

7.2.

Nuevo Proveedor.............................................................................................................................................. 60

7.3.

Datos de Acceso Va Correo Electrnico .......................................................................................................... 61

7.4.

Expediente de Proveedor ................................................................................................................................. 61

7.5.

Sincronizador de Proveedores: ........................................................................................................................ 62

7.6.

Eliminar Proveedor ........................................................................................................................................... 62

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Objetivo
Proporcionar a los administradores y usuarios conocimientos y dominio de funcionalidades estndar del portal as como
el uso eficiente de la plataforma de recepcin y validacin de comprobantes fiscales digitales para una o mltiples
empresas.

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Acceso a Portal PACFE

1. Pantalla de Sesin
Para hacer uso del portal de recepcin y validacin de comprobantes fiscales digitales, es necesario ingresar al
sistema mediante su pantalla principal denominada LOGIN o inicio de sesin.

2. Inicio de Sesin
Para poder ingresar al portal es necesario disponer de los siguientes datos: Usuario y Contrasea, mismos que son
proporcionados por el Administrador del Portal para el caso de los usuarios y para el caso de los administradores,
se les proporcionara la informacin al momento de implementar el portal dentro de su empresa. Deber ingresar
sus datos como se muestra en la siguiente imagen:

Posteriormente usted deber presionar el botn Inicio

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Si los datos de acceso que ingreso en los campos son incorrectos usted visualizara el siguiente mensaje:

Nota: Cuando un usuario intente ingresar con una contrasea invlida por ms de 2 ocasiones, por motivos de
seguridad, la cuenta de usuario ser bloqueada, y solo el administrador del portal podr realizar el cambio de su
estatus a Activo, adicionalmente Cuando un usuario bloquea su cuenta, la pantalla de inicio de sesin tambin
se bloquea para no permitir ms intentos fallidos de inicio de sesin; para restablecerla solo es necesario cerrar
su navegador y entrar nuevamente a la liga de PACFE.
Si los datos de acceso a la plataforma son correctos usted visualizara el siguiente mensaje en la parte inferior
derecha de la pantalla y de inmediato ser redirigido a la pantalla principal del portal:

3. Recuperacin de Contrasea
Cuando usted no recuerde su contrasea, existe la opcin para recuperarla, en la cual PACFE enva un correo
electrnico al usuario con su contrasea actual. La contrasea tiene un control de seguridad donde se solicita que
tenga ms de 4 caracteres y al menos una mayscula. Estos pasos se realizan en la misma pantalla de acceso una
vez inhabilitada la contrasea. A continuacin se muestran los pasos para recuperar su contrasea.

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a. Deber ubicar la opcin Olvide mi contrasea dentro de la pgina de Inicio de sesin.

b. Se abrir una ventana emergente donde deber ingresar su correo electrnico y de clic en el botn de aceptar.

Una vez que haya dado clic en el botn aceptar, aparecer una alerta de color verde indicando que se ha enviado
un correo con su nueva contrasea.

Portal PACFE
Una vez que ingresamos a nuestro portal PACFE y visualizamos la pantalla principal, tendremos en el costado izquierdo
de la misma el men que en todo tiempo nos guiara por el portal.
1. Men PACFE
Dentro del portal de PACFE tendremos los mens de validacin de facturas, administracin y configuracin

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Nota: Este men nos ayudara a navegar en todo momento por al portal PACFE.

2. Pantalla Principal

3. Encabezado PACFE

En esta seccin del portal visualizaras solo los iconos de las funcionalidades que te describimos a continuacin.
a. Informacin de Sesin

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Aqu visualizas el nombre del usuario con el que ingresas al portal PACFE

b. Notificaciones
Te muestra un listado de las ltimas notificaciones basado en la actividad de carga, validacin y
autorizacin de las facturas, la descripcin de la notificacin contiene:
Movimiento
Detalles del Movimiento
Fecha del Movimiento

c. Acceso - Validacin de Facturas

Al dar clic en este icono inmediatamente te dirige a la pantalla de validacin de facturas.

d. Acceso - Pgina de Inicio

Al encontrarte en cualquier pantalla del portal, dar clic a este icono te llevara en todo momento a la
pgina principal del portal PACFE

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e. Acceso - Documentacin del Sitio

Aqu encontraras el manual del portal que corresponde a la versin en uso

f.

Acceso - Configuracin de la Cuenta

Al dar clic en este icono visualizaras una pantalla en la que podrs definir o cambiar informacin
relacionada con la cuenta que ingresas al portal PACFE

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g. Cerrar Sesin
Finaliza la sesin iniciada en portal PACFE y te lleva a la pantalla de inicio de sesin.

Uso de PACFE para Usuarios

1. Registro de Proveedores
Objetivo: Lograr el registro exitoso de un proveedor para que el mismo pueda realizar la carga de sus facturas y
sus requisitos lo cuales pueden ser obligatorios u opcionales
A continuacin se muestran los pasos para el registro de un proveedor.
1.

En la pantalla de Inicio de Sesin, encontrar una opcin preguntando si es usted proveedor seguido de
un Regstrese para obtener una cuenta, de clic para continuar.

2.
3.

Una vez que ingres a la opcin, abrir una pantalla nueva.

En esta pantalla deber llenar un pequeo formulario con los datos que se solicitan para comenzar el
registro.

Nota: Una de las opciones del registro, es ingresar el Cdigo del Cliente. Para esta opcin la empresa
deber mandarle previamente al proveedor un correo electrnico indicndole su Cdigo de Cliente para
poder ingresarlo al registro.

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Una vez ingresado los datos solicitados, deber dar clic sobre el botn buscar y en automtico lo pasar
a la siguiente ventana del registro.

Importante: Al dar clic en el botn Buscar no desplegar alguna ventana o mensaje al proveedor,
nicamente es para asociar al proveedor con los datos en el sistema e identificar si ya est registrado o
no. Si no da clic en el botn Buscar, no lo dejar continuar con su registro y aparecer un mensaje de
alerta como el siguiente.

5.

Una vez que di clic en el botn Buscar, deber presionar el botn Siguiente para continuar con su
registro.

6.

Una vez concluida la primer parte del registro, mostrar la siguiente seccin de Requisitos.

7.

Nota: En esta seccin de Requisitos, los proveedores tendrn que adjuntar los archivos solicitados por la
empresa o llenar alguna informacin. Estos 2 puntos dependern de cada empresa y se configuran en el
catlogo de proveedores.
Una vez que se hayan adjuntado los documentos solicitados, as como la informacin, deber oprimir el
botn Siguiente.

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8.

En caso de que la empresa no le solicite al proveedor ningn documento obligatorio, deber dar clic en el
botn Omitir.

9.

Despus de haber seleccionado alguna de las 2 opciones anteriores, viene el mdulo de Registro y el
ltimo proceso para registrarse.

10.

En la ltima parte del registro de proveedores deber proceder a llenar los campos solicitados y a su vez
seleccionar la casilla de Aceptacin de trminos y condiciones.
Una vez hecho lo anterior, podr oprimir el botn de Aceptar y arrojara un mensaje de xito como el
siguiente.

Importante: Esta ltima etapa puede tener 3 casos finales, a continuacin se describen:

Primero: El proveedor es nuevo en PACFE y tiene que llenar el formulario completo

Segundo: El proveedor ha cargado una o ms facturas al portal y en automtico se crea un usuario
y ya quedan registrados su Razn Social y RFC.
Tercero: El proveedor ya est registrado y aparecen los datos completos, si este es el caso ya no
lo dejara finalizar el registro debido a que ya existe un usuario registrado con sus datos.

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Validacin de Facturas
Dentro del Men validacin de facturas usted podr visualizar los siguientes elementos del submen, el objetivo de este
manual es proporcionarle informacin detallada de cada elemento para su uso correspondiente.

Nota: Usted podr o no visualizar todos los elementos del submen, esto se deriva de las configuraciones del perfil al
cual pertenece su usuario con el que ingreso (inicio sesin) a PACFE
1. Carga de Facturas

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El objetivo principal de esta pantalla de PACFE es brindarles a los usuarios la posibilidad de cargar las facturas de
una forma manual, para su proceso correspondiente de validacin, posterior a ello su flujo de autorizacin.

Validacin PACFE
PACFE realizara una exhaustiva validacin de las facturas que usted o su proveedor carguen al portal,
listamos las validaciones PACFE
a. Validacin de RFC en XML
Si es un usuario proveedor el que est cargando la factura, se revisar que el RFC del proveedor que
accedi a PACFE es el mismo RFC de la factura XML que est cargando.
b. Validacin de RFC Autenticado
Se revisar que el RFC receptor corresponde a una empresa registrada previamente en PACFE.
c. Validacin de Carga Anterior
Se revisar que la factura no haya sido cargada anteriormente. Esta validacin se realiza mediante el
folio fiscal UUID.
d. Asignacin de Sucursal
Si la empresa receptora de PACFE tiene sucursales asignadas, se le preguntar al proveedor si desea
asignar la factura a alguna sucursal.
a. Validacin de la orden de compra:
PACFE valida que se haya especificado la orden de compra en alguno de los conceptos dentro del
contenido de la factura. Si no se especific correctamente este dato, PACFE rechaza
automticamente la factura.

Validacin SAT
b. Validacin de la versin del comprobante y vigencia:
PACFE valida que la versin del Comprobante Fiscal y la vigencia del mismo, sea la establecida en el
acuerdo del ANEXO 20 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2014, publicada el 30 de diciembre
del 2013. (Leer ms del Anexo 20).
c. Validacin de estructura XML:
PACFE realiza una validacin de la estructura del archivo XML apegada a los lineamientos
establecidos por el World Wide Web Consortium (W3C) adems de apegarse al XML Schema

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Definition Language (XSDL) definido por el SAT, el cual contiene la informacin que debe tener cada
uno de los nodos del comprobante fiscal electrnico XML. (CFD y CFDi).
Validacin de informacin requerida por el SAT:
PACFE valida que la informacin que los emisores colocan en el XML cumpla con los requerimientos
establecidos en el ANEXO 20 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2014, publicada el 30 de
diciembre del 2013. (Leer ms del Anexo 20).
Validacin de certificado:
PACFE valida la existencia, la autenticidad y la vigencia del Certificado de Sello Digital que ampara el
comprobante, de acuerdo al acuse correspondiente a 20 posiciones otorgadas por el sistema del
SAT. Esto con el fundamento publicado en el ANEXO 20 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para
2014, publicada el 30 de diciembre del 2013. (Leer ms del Anexo 20).
Validacin de sello (encriptacin):
PACFE valida la encriptacin del Sello Digital del Comprobante Fiscal de acuerdo a las reglas
establecidas en la resolucin miscelnea aplicable en conjunto con la informacin de la factura.
Validacin de frmulas y aritmtica:
PACFE valida la aritmtica para precisar que el importe total de los bienes o servicios del concepto,
coincida con la aplicacin de la frmula establecida en el Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea
Fiscal para 2014, publicada el 30 de diciembre del 2013, permitiendo as que todos los saldos
coincidan. (Leer ms del Anexo 20).
Validacin de fechas de emisin:
PACFE valida que la fecha de emisin de la factura no haya rebasado 30 o 31 das segn el mes. De
igual manera se coloc una validacin especial configurable, para que no se puedan cargar facturas
de meses anteriores, solo del mes en curso. Esta validacin aplica para todos los usuarios.
Validacin de servicios parciales de construccin:
PACFE valida que el IVA de los comprobantes este correctamente desglosado. Si no est desglosado,
significa que es una factura por servicios parciales de construccin y para este efecto se validar que
se coloquen los datos de Direccin del proyecto y de Licencia de Construccin correctamente de
acuerdo a la empresa que est recibiendo la factura. Esta validacin aplica solo para proveedores.

2. Carga de una Factura CFDi

Para realizar una carga de factura electrnica usted deber seleccionar un Archivo XML y PDF este ltimo puede
ser opcional, ya que de no cargarse el sistema creara un PDF con la informacin contenida en el archivo XML.
Para iniciar el proceso es necesario identificar y dar clic en el botn Cargar Factura Electrnica.

Una vez que se dio clic al botn, se desplegara la siguiente ventana:

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Datos de Factura
2..1. Factura XML
Indicar la ruta de donde se tomara el XML para su procesamiento
2..2. Factura PDF
Indicar la ruta donde se tomara el PDF correspondiente al XML
2..3. No gua
Dato opcional
2..4. No cotizacin
Dato Opcional para definir un nmero de cotizacin.
2..5. Tipo servicios
Definir el tipo de servicio a que corresponde la factura a cargar
Requisitos
En esta seccin deber definir datos o adjuntar archivos adicionales definidos por la empresa.

Al terminar de proporcionar y seleccionar los archivos correspondientes a la factura a procesar deber dar clic al botn
Cargar. Para desplegar la siguiente ventana en donde deber seleccionar la sucursal a que pertenece la factura.

Al seleccionar correctamente la sucursal a la que pertenece se confirma la informacin al dar clic en el botn Si, Si la
factura cumple con todas las validaciones, el sistema le mostrara una alerta de xito.

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Al concluir el proceso, el sistema mostrara la factura debidamente

Nota: El tiempo de validacin y resguardo de la factura depender del tamao de los documentos adjuntos (Requisitos y
Facturas) as como la velocidad de su conexin a internet

3. Carga de una Factura Impresa

En esta opcin podrn cargar los documentos fiscales digitalizados y solos tendrn que llenar un pequeo
formulario con los siguientes datos:
a. Proveedor
b. Empresa
c. Folio de la factura
d. Fecha de emisin
e. Subtotal, IVA, Retenciones, Descuento y Total

Datos Factura:
Para realizar una carga de factura impresa usted deber seleccionar un archivo PDF y proceder a llenar todos
los datos requeridos como obligatorios en la primera seccin de Datos factura.

Una vez llenados estos datos en la primera seccin, seleccionar la segunda seccin de Requisitos.
Requisitos
Adjuntar los archivos requeridos por la empresa

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Una vez finalizado este paso dar clic en cargar para que la factura impresa se cargue con xito.

4. Carga de Facturas Masiva

Esta funcionalidad permite la carga de facturas masivas usted podr cargar varias facturas a la vez mediante el
botn de elegir archivos con el cual podr seleccionar varios archivos XML o bien podr mediante un archivo *.zip
de hasta mximo 20 Mb compilar todas las facturas y PDF si as lo desea para cargarlas dentro del sistema PACFE.

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Una vez que elija las facturas a cargar masivamente, el sistema mostrar una ventana donde se le preguntar
si todas las facturas pertenecen a una sucursal.

El sistema mostrar alertas de xito en tiempo real por cada factura cargada correctamente.

Posteriormente el sistema mostrar un listado de las facturas cargadas y deber oprimir el botn de validar o
remover en caso de que sea necesario.

Al final el sistema mostrar un resumen sobre las facturas que se validaron, las facturas que presentan alertas
y las facturas que son invlidas.

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Las facturas se mostrarn cargadas y validadas dentro del sistema.

5. Consulta de Facturas
En esta pantalla podr validar toda la informacin detallada de las facturas que se cargaron, validaron y
autorizaron dentro del sistema, as como eliminar una o varias facturas.

En esta pantalla podr encontrar informacin especfica de cada una de las facturas existentes en el portal podr
realizar bsquedas bsicas o avanzadas.

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Bsqueda Bsica
Podr realizar una bsqueda bsica por estatus de la factura en portal y el rango de fecha del mismo.

a. Estatus
Especifica el estatus que presenta la factura

b. Fecha Inicial
Define la fecha inicial en la que se realizara la bsqueda basado en el estatus definido.

c. Fecha Final
Define la fecha inicial en la que se realizara la bsqueda basado en el estatus definido.

Bsqueda Avanzada
Podr realizar bsquedas ms detalladas especificando datos ms precisos de la factura o facturas que est
buscando, para hacer uso de la bsqueda avanzada ser necesario dar clic en el botn Bsqueda Avanzada.

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Al dar clic al botn Bsqueda Avanzada, se despliega la siguiente pantalla en la que visualizaremos varios
campos de los que detallaremos su funcin.

a. Serie Interno
Nos permite especificar la serie de la factura que estamos localizando.
b. Folio Interno
Nos permite especificar el folio de la factura que estamos localizando.
c. UUID
Podemos definir el Identificador nico de la factura a localizar
d. Proveedor
Podemos definir el Nombre o Razn Social del proveedor que emiti la factura.
e. Unidad Negocio
Especificando la unidad de negocio nos permite encontrar facturas emitidas para una unidad de
negocios especfica
f. Empresa
Podemos especificar la empresa receptora de la factura a localizar
g. Sucursal
Busca facturas cargadas a una sucursal en especfico
h. Estatus
Identifica el estatus en que se encuentra la factura
i. Emisor

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Permite realizar bsqueda por RFC Emisor de la Factura

j. Receptor
Permite realizar bsqueda por RFC Receptor de la Factura
k. No. De Orden compra
Permite localizar factura mediante la orden de compra establecida.
l. Cargada por
Permite realizar la bsqueda de facturas identificando el usuario que realizo la carga
m. Revisada por
Permite realizar la bsqueda de facturas identificando el usuario que realizo la revisin de la factura.

Bsqueda dentro de Resultados

Este campo nos permite realizar un filtrado de registros rpido, incluso dentro de una bsqueda previa.

Descarga de Facturas
Dentro del Portal existen dos opciones para la descarga de facturas, la primera opcin te descarga solo XML y
PDF y la segunda nos descarga XML, PDF y Reporte de Validacin.
a. Descarga de XML y PDF
Para realizar la descarga de la factura solo en la composicin de sus archivos XML y PDF es importante
identificar el icono de lo contrario descargaremos la factura XML y PDF con su Reporte de Validacin.

El resultado de esta descarga es un archivo en .zip que contiene el archivo XML y PDF que componen la
factura.

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b. Descarga de Mltiples Facturas con XML PDF Reporte de Validacin

Para realizar la descarga de la factura y de todos los documentos soporte que la acompaan es necesario
dar clic en el siguiente botn Descargar, posterior a seleccionar las casillas de las facturas a descargar.

Al presionar el botn Descargar, se despliega una ventana emergente que solicita que confirmes deseas
descargar el paquete de facturas seleccionadas.

El resultado de esta descarga es un archivo .ZIP que contiene los archivos .XML y .PDF as como un .PDF
adicional que es el reporte de validacin de PACFE.

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Informacin Adicional en Facturas

Existen ms iconos dentro del listado de Consulta de Facturas que nos permiten visualizar informacin
detallada de las facturas, para lo cual le proporcionamos detalles de la funcin de cada icono.

a. Detalle de Pagos

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Al posicionar el puntero sobre el icono nos da un resumen de los pagos registrados en el portal sobre la
factura consultada.

Al dar clic en el icono se visualizara la pantalla que tiene la informacin completa y detallada sobre los
pagos registrados en el portal relacionados con la factura a consultar

b. Reporte de Validacin
Al dar clic sobre el icono
se nos muestra una pantalla en donde podemos visualizar
detalladamente la informacin sobre la validacin de la factura en PACFE.

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c. Comentarios de Factura
Al dar clic sobre el icono

usted podr visualizar las acciones realizadas sobre la factura:

d. Descarga de XML
Descargar

En esta opcin usted podr descargar una o varias facturas (archivos XML y PDF).

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e. Envi de Factura a Correo Electrnico

Enviar
En esta opcin usted podr enviar el archivo XML y PDF de la factura a algn correo
electrnico.

f.

Nota: Al seleccionar la casilla Adjuntar el Expediente completo de la Factura, se realiza el envi de la

factura con todos los datos adjuntos relacionados a la misma.
Detalle de Factura
Ver En esta opcin, usted podr visualizar el detalle de la factura:
Datos de la factura
Datos importantes de la factura
Reporte de validacin
Archivo PDF
Expediente de la factura

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Requisitos
Notas de Crdito

As mismo, usted podr hacer varias acciones con la factura as como:

Rechazar la factura
Autorizar la factura
Solicitar aclaracin (esta opcin es para dejar la factura en un estado de revisin)
Descargar factura
Descargar expediente
Ver expediente

Se podr tambin agregar algn documento al expediente.

Estado de Factura
Dentro de la pantalla de Consulta de Facturas podremos identificar el estatus de la factura que presenta sin
tener que visualizar el detalle completo de la factura o reporte de validacin, el proceso es localizar la siguiente
columna:

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6. Autorizacin de Facturas
En esta pantalla usted podr realizar la autorizacin, el rechazo o la cancelacin de las facturas cargadas en el
sistema.

6.1. Flujo de Autorizacin.

Todas las facturas pueden o no pasar por un flujo de autorizacin de los usuarios internos o del
administrador, donde se pueden seleccionar los siguientes estatus:
Autorizada. Si la Factura cumple con todos los requerimientos, podrn establecer que est
autorizada.
Rechazada. Si la Factura no cumple con alguno de los requerimientos esenciales, se deber
rechazar para que el proveedor pueda volver a cargarla.
Cancelada. Si la factura fue cancelada por el proveedor, tambin puede cancelarse en PACFE.
En el siguiente diagrama se describen los puntos anteriormente mencionados.

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INICIO

Usuario selecciona Factura(s) a

Autorizar

Usuario validacin visual de la

Factura(s)

La Factura es correcta?
[No]
[Si]

Se Autoriza Factura

Se enva
notificacin al
Proveedor

[Si]

Usuario Interno
corrige los detalles

El Usuario Interno
puede corregir la
Factura?
[No]

Se Rechaza la
Factura

Se enva
notificacin al
Proveedor

FIN

Nota: Consulte Bsqueda Avanzada, para localizar rpidamente sus facturas a someter al proceso de
autorizacin.
6.2. Autorizacin
Para realizar una autorizacin de facturas deber seleccionar el icono
en la factura deseada. El
sistema mostrar una ventana previa a la autorizacin de facturas preguntando si est seguro en autorizar
la factura y deber oprimir el botn de Si o No sea el caso.

Si usted eligi la opcin Si, aparecer la siguiente ventana pidiendo llenar opcionalmente los
siguientes datos:
Razn para la autorizacin
Nmero de voucher

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A continuacin presione Si o No segn sea el caso. Al Finalizar el sistema le mostrar una alerta de xito
indicando que la factura se autoriz correctamente.

6.3. Rechazo
De lo contrario si desea rechazar la factura, deber escribir el motivo por el cual se rechaz.

7. Pago de Facturas
Dentro de la pantalla de pago de facturas usted podr registrar el pago de las facturas autorizadas la cual puede ser
un pago total o varios pagos parciales.

En esta pantalla se podr hacer una bsqueda de la(s) factura(s) ya pagadas o bien que se harn pagos totales o
parciales.
Nota: Consulte Bsqueda Avanzada, para localizar rpidamente sus facturas a someter al proceso de autorizacin.

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7.1. Pago
Para que usted pueda realizar un pago deber oprimir el botn de pagos. El sistema mostrar la pantalla
de administracin de pagos y deber proceder a llenar los campos requeridos. Por ltimo deber oprimir
el botn de agregar para que efectu los cambios.

Mostrar una alerta de xito al finalizar.

Se mostrar el pago realizado dentro de la pantalla de administracin de pagos.
8. Respaldo de Facturas
En la pantalla de respaldo de facturas usted podr realizar la descarga de todas las facturas cargadas (XML y PDF)

En esta pantalla podr ver a detalle la informacin de la(s) factura(s) as como:

Pagos
Reporte de validacin
Descargar el expediente

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Visualizar los comentarios

Descargar el XML
Enviar la factura a un correo electrnico
Una vez oprimido el botn de descargar se mostrar una pantalla de confirmacin y el sistema generar una carpeta
con todas las facturas seleccionadas para descargar.

9. Depuracin de Facturas
En la pantalla de depuracin de facturas podremos eliminar una o varias facturas que se encuentren cargadas.

9.1. Bsqueda de Facturas

Podr realizar bsquedas de las facturas que desea depurar, as tambin como descargarlas y ver a detalle
las mismas.
9.2. Eliminacin de Facturas
Para eliminar una o varias facturas usted deber seleccionar la casilla de seleccin
clic en el botn rojo Eliminar.

y proceder a dar

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El sistema solicitar una confirmacin para proceder a eliminar las facturas.

Al finalizar el proceso el sistema mostrar una alerta de xito.

10. Reportes
PACFE cuenta con un reporte general que contiene toda la informacin de las facturas cargadas. Para la generacin
de este reporte, se cuenta con diferentes filtros que se pueden combinar entre s para obtener la informacin que
desea. El reporte se puede exportar (archivo Excel) para su manejo fuera de la aplicacin.

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Dentro de la pantalla de reportes usted podr realizar la descarga de un reporte de Excel que muestre toda la
informacin de las facturas cargadas o las que defina en la bsqueda. Para realizar la descarga del reporte deber
oprimir el botn de Excel (Exportar Reporte Completo o Exportar reporte Compacto) que se encuentra situado en la
esquina superior derecha, el sistema pedir la ubicacin donde se guardar el archivo.

Una vez descargado el o los reportes, podr visualizar el archivo Excel de la siguiente manera.

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11. Orden de Compra

Dentro de la pantalla de Orden de Compra usted podr relacionar un requisito con una factura.

11.1.
Adjuntar a Orden de Compra
En esta pantalla, usted podr adjuntar uno o varios archivos de compra para asociarse con la factura. A
continuacin se muestran las opciones para adjuntar y visualizar las rdenes de compra.
11.1.1. Requisitos
Para adjuntar es necesario dar clic al botn
, posteriormente se nos mostrara la
siguiente pantalla en donde debemos agregar los documentos y datos necesarios,
opcionales u obligatorios relacionados con la factura.

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Una vez que se ingres y adjunto toda la informacin necesaria para el soporte documental de la orden
de compra, es necesario presionar el botn siguiente.

En la siguiente pantalla deber especificar o adjuntar la factura correspondiente

11.1.2. Tipos de Facturas

a. Factura Electrnica

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Factura electrnica: Deber adjuntar los archivos XML y PDF de la factura, as como
llenar los campos solicitados (Estos campos no son obligatorios).

b. Factura impresa
Adjunte el archivo PDF y llene los campos solicitados (No todos los campos son
obligatorios)

c. Factura guardada
Usted podr hacer una bsqueda de las facturas existentes y hacer su seleccin para
asociarla.

Al finalizar solo es necesario presionar el botn Cargar

11.2.

Editar Orden de Compra

Para editar la Orden de Compra, es necesario presionar el botn

pantalla.

, se visualizara la siguiente

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Usted podr agregar o cambiar informacin a la Orden de Compra.

Presione el botn Aceptar para guardar los cambios.
11.3.

Detalle de Orden de Compra

Para visualizar los detalles de la orden de compra deber dar clic al botn

En esta pantalla visualizar datos especficos de la orden de compra, as como un PDF de la misma. Existe
tambin una leyenda en la parte superior indicando si hay o no facturas relacionadas.

12. Autorizacin de Orden de Compra

Dentro de la pantalla de Autorizacin Orden de Compra usted podr autorizar, cancelar o editar una Orden de Compra.

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En esta pantalla se muestran las rdenes de compra disponibles para autorizar o rechazar.
12.1.
Autorizar Orden de Compra
Para autorizar una Orden de compra, usted deber seleccionar el icono de Autorizar
De inmediato visualizara una ventana indicando que coloque una descripcin para autorizar la orden de compra
(Este campo es obligatorio llenarlo, de lo contrario no podr continuar).

Presione el botn Si o No segn sea el caso.

Si usted presiono el botn Si, mostrar una alerta de xito al autorizar la Orden de compra

12.2.

Rechazar Orden de Compra

Para rechazar una orden de compra, deber presionar el icono

A continuacin mostrar una ventana indicando que coloque una descripcin para rechazar la orden de
compra (Este campo es obligatorio llenarlo, de lo contrario no podr continuar).

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Presione el botn Si o No segn sea el caso.

Si usted presiono el botn Si, mostrar una alerta de xito al rechazar la Orden de compra

Tambin podr hacer la autorizacin o el rechazo de una o ms rdenes de compra con el acceso directo
a estos 2 botones.

Administracin PACFE
1. Unidades de Negocio
Dentro de la pantalla de unidades de negocio se podrn ingresar las unidades de negocio necesarias. Administra
las unidades de negocio que es el nivel ms alto de las entidades de PACFE

En esta Pantalla usted podr Editar, Eliminar y Crear Unidades de Negocio.

1.1. Nueva Unidad de Negocios
Para agregar una nueva unidad de negocio, usted deber presionar el botn Nuevo. Desplegar la siguiente
pantalla.

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Agregue el nombre que desea ponerle al Insumo. A continuacin de clic en Aceptar para crear una nueva
Unidad de negocio. Se ver reflejado en la pantalla principal de Unidades de negocio de la siguiente manera.

1.2. Editar Unidad de Negocios

Para editar una unidad de negocio, de clic encima del nombre de su unidad de negocio para editar.

Una vez que haya finalizado de editar el nombre, presione la tecla Enter para guardar los cambios. Aparecer
una alerta de xito al guardar los cambios.

1.3. Eliminar Unidad de Negocios

Para eliminar una unidad de negocio, seleccione la Unidad de negocio que quiera eliminar activando la
casilla de seleccin

y a continuacin de clic en el botn Eliminar.

El sistema mostrar una ventana preguntando si desea eliminar el registro, presione Si o No segn sea el
caso. Si usted eligi la opcin Si, mostrar lo siguiente:

Nota: si usted desea eliminar una unidad de negocio relacionada a alguna empresa, aparecer el siguiente
mensaje de error y no podr eliminarla.

2. Empresas
Dentro de la Pantalla de Empresa se podr ingresar la informacin de las razones sociales o empresas receptoras
las cuales pertenecen a la Unidad de Negocio.

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En esta Pantalla podremos Editar, Eliminar y Crear empresas.

2.1. Crear Empresa
Para crear una nueva empresa, deber dar clic en el botn Nuevo. Desplegar la siguiente pantalla.

Usted deber llenar los datos solicitados en la seccin Datos de la empresa.

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Clave: introduzca el nmero consecutivo para identificar la empresa.

Nombre: introduzca el nombre de la empresa (Razn Social).
RFC: introduzca la RFC de la empresa.
Unidad de negocio: seleccione la unidad de negocio que le corresponda.
Correos electrnicos (CC): usted puede agregar uno o varios correos para que tambin se asocie la
informacin a esos correos.

Despus, si es el caso hay una segunda seccin llamada Datos adicionales llene el campo.

De clic en Aceptar para guarda la empresa y a continuacin mostrar un mensaje de xito

2.2. Editar Empresa

Para editar un registro deber dar doble clic sobre la columna del catlogo de empresas que desea editar, a
continuacin edite el registro y de clic en la tecla Enter para guardar los cambios.

El sistema mostrara una alerta de xito al editar el registro.

2.3. Eliminar Empresa

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Para eliminar una empresa, deber seleccionar la casilla de seleccin y de clic en el botn Eliminar.

El sistema mostrara una alerta de xito al eliminar el registro.

2.4. Exportar Reporte Empresas

Podr exportar a Excel todos sus registros, de clic en el botn Reporte de Excel

3. Sucursales
Dentro de la pantalla de sucursales se podrn editar eliminar y agregar las sucursales que se deseen registrar. La
informacin de las Sucursales las cuales pertenecen a las Empresas, se administran en este catlogo. No hay
lmite de empresas.

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3.1. Nueva Sucursal

Para agregar una sucursal, debe dar clic en el botn Nuevo. Aparecer una pantalla como la siguiente:

Llene los datos Solicitados y a continuacin de clic en el botn Aceptar, El sistema mostrar una alerta de
xito.

3.2. Editar Sucursal

Para editar datos de la sucursal es necesario posicionarte con el puntero sobre la empresa y dar clic para que
se active la edicin.

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Al finalizar la edicin de la informacin solo es necesario presionar la tecla Enter. Nos mostrara el siguiente
mensaje de xito:

3.3. Eliminar Sucursal

Para eliminar una sucursal deber marcar la casilla de seleccin y de clic en el botn Eliminar

El sistema mostrar una alerta de xito al eliminar el registro.

3.4. Exportar Reporte Sucursales

Podr exportar a Excel todos sus registros, de clic en el botn Reporte de Excel

Desplegar una pantalla donde deber indicar dnde quiere guardar el archivo

4. Tipos de Insumo

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En este catlogo se administran los tipos de insumo o tipos de proveedor del portal. Esto sirve para asignar la
actividad econmica que desempea cierto proveedor en la empresa receptora. Tambin es el prembulo para
solicitar requisitos adicionales a los proveedores, dependiendo de su tipo de Insumo.

Dentro de la pantalla tipos de insumo se podrn agregar, editar y eliminar los registros de insumo que se desean
utilizar.
4.1. Nuevo Insumo
Para agregar un Insumo, deber seleccionar el botn Nuevo. Mostrar la siguiente pantalla.

Deber ingresar los datos solicitados, en caso de las opciones Validar retencin IVA y Validar retencin ISR
deber seleccionar validar o no validar segn sea el caso. A continuacin presione el botn ACEPTAR
para guardar los cambios. El sistema mostrar una alerta de xito.
4.2. Editar Insumo
Para editar un Insumo, de doble clic sobre el nombre para que pueda editarlo.
Una vez que logr hacer los cambios, deber presionar la tecla Enter para guardar los cambios. El sistema
mostrar una alerta de xito.

4.3. Eliminar Insumo

Para eliminar un Insumo, deber seleccionar la casilla de seleccin

y dar clic en el botn Eliminar.

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A continuacin el sistema mostrar una ventana indicando si est seguro que desea eliminar el registro.
Presione la opcin Si o No segn sea el caso.

Si usted eligi la opcin Si, el sistema mostrar una alerta de xito al eliminar el registro.

4.4. Exportar Reporte Insumos

Tambin podr exportar los registros a un archivo de Excel, para ello, deber seleccionar el botn Reporte
de Excel.

A continuacin se desplegar una ventana donde deber indicar la ruta donde desea guardar el archivo.

5. Requisitos
La informacin de los requisitos se administra en ste catlogo. Estos documentos son opcionales u obligatorios
en la carga de facturas dependiendo de la configuracin asignada y su tipo de Insumo.

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En la pantalla de requisitos se pueden agregar, editar y eliminar los requisitos.

5.1. Nuevo Requisito
Para agregar un nuevo requisito, presione el botn Nuevo. Se mostrar la siguiente pantalla:

Deber llenar los datos solicitados y escoger que tipo de requerimientos va a solicitar al proveedor, ya sea
Tipo Archivo o Texto. Se mostrar el catlogo de tipos de insumo, donde deber seleccionar. Si el requisito
ser de asignacin u obligatorio para el proveedor. De clic en aceptar para guardar los cambios. El sistema
mostrar una alerta de xito

5.2. Editar Requisito

Para editar un requisito ya existente, haga doble clic sobre el nombre que desea cambiar, a continuacin
presione la tecla Enter para guardar los cambios.
Para editar o asignar un Tipo de insumo al requisito, seleccione el icono (Asignar los tipos de insumo) y
mostrar la pantalla siguiente.

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Mostrar el nombre del requisito y as mismo los insumos existentes, a continuacin se debern seleccionar
los insumos que desea agregar.
5.3. Eliminar Requisito
Para eliminar un requisito, seleccione la casilla correspondiente
y de clic en el botn Eliminar. El
sistema mostrar una ventana indicando si est seguro de eliminar el registro.

Si usted indico Si, se mostrar una alerta de xito.

6. Usuarios
En la pantalla de usuarios se podr agregar, eliminar, editar, activar o bloquear un usuario. La informacin de
todos los usuarios del sistema es administrada en este catlogo. Todos los usuarios pertenecen a un perfil y se
les asigna un tipo de acceso por nivel. Los niveles son por Unidad de Negocio, Empresa y Sucursal. No hay lmite
de usuarios.

6.1. Nuevo Usuario

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Para dar de alta un nuevo usuario, deber dar clic en el botn Nuevo. A continuacin se muestra la
pantalla siguiente:

Deber llenar los datos solicitados:

Nombre Completo: Nombre del usuario
Usuario: Indique el usuario
Correo electrnico: indique el correo del usuario
Perfil: Seleccione el perfil del usuario
Nivel de acceso: indique si quiere que el usuario tenga acceso a una unidad de negocio, empresa o
sucursal, de clic en el botn Agregar para guardar este cambio
Aparecer agregada con xito en la parte inferior de la pantalla.

Si usted desea que el usuario que est creando reciba notificaciones de la carga de facturas, seleccione la
casilla Enviar notificacin y en automtico se le enviara un correo cada que se realice una carga de factura(s).
Despus de editar la informacin del usuario, de clic en el botn Aceptar para crear el usuario. Al final el
sistema mostrar una alerta de xito indicando que el usuario se agreg.

6.2. Editar Usuario

Para editar la informacin de un usuario, de clic en el icono (editar informacin del usuario). El sistema abrir
la siguiente pantalla, y usted proceder a cambiar los datos del usuario. Despus de editar la informacin del
usuario, de clic en el botn Aceptar para crear el usuario. Al final el sistema mostrara una alerta de xito
indicando que el usuario se edit correctamente.
6.3. Bloquear o Activar Usuario
Usted podr visualizar si el usuario se encuentra Activo o Bloqueado en el icono (Estado)

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Nota: Solo el administrador del sistema puede cambiar el estado de un usuario de bloqueado a activo o
viceversa segn sea el caso. Para ello deber seleccionar la casilla perteneciente al usuario
a dar clic en el botn
el estado del usuario.

y proceder

El sistema mostrar una ventana preguntando si quiere cambiar

Si usted indica que si se mostrar una alerta de xito

Y se cambiar el color del icono de usuario de verde a rojo

6.4. Datos de Acceso Va Correo

Si usted quiere enviarle por correo los datos de acceso al usuario, deber seleccionar la casilla correspondiente
al usuario

, presione el botn

El sistema mostrar una alerta para continuar con el envo.

Si usted selecciona la opcin Si, en automtico el sistema le enviar un correo electrnico al usuario con
sus datos y mandara la siguiente alerta.

6.5. Eliminar Usuario

Para eliminar un usuario deber marcar mediante la casilla de seleccin el o los usuarios que desea eliminar,
de clic en el botn Eliminar. El sistema mostrar una alerta de xito al eliminar el registro.
7. Proveedores
En la pantalla de proveedores se podrn agregar, editar, eliminar, activar o bloquear los proveedores
requeridos. La informacin de los proveedores que ingresan facturas a PACFE se visualizar en ste catlog
Nota: Los proveedores se pueden dar de alta de forma automtica al cargar facturas a PACFE o bien de forma
manual ingresando todos los datos mediante esta seccin del portal.
Un usuario proveedor puede tener las siguientes propiedades:
Expediente: Puede tener un expediente que el mismo proveedor puede cargar desde que se registra en
PACFE o tambin puede ser agregado por los usuarios internos.
Tipo de Insumo: Puede tener o no un tipo de insumo asignado para poder establecer documentos
adicionales dependiendo de los servicios que suministra.

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RFCs: Puede tener uno o varios RFC para que pueda cargar facturas de cualquier RFC con su mismo
usuario.

Para hacer una bsqueda de proveedor, debe posicionarse en la seccin Bsqueda en la parte superior de su
pantalla. A continuacin, llene los datos solicitados:
Proveedor: introduzca la razn social del proveedor
Estado de expediente: seleccione alguna opcin (Todos, Autorizado, rechazado, expediente incompleto,
espera de autorizacin, sin expediente) estas opciones se clasifican dependiendo de los documentos que
la empresa le solicita al proveedor.
Tipo de insumo: Seleccione que tipo de Insumo le corresponde al proveedor.
Estado Proveedor: Seleccione cualquiera de las siguientes opciones (Todos, Activo, Inactivo).
A continuacin presione el botn Buscar para hacer la bsqueda del proveedor.
Presione el botn Limpiar para realizar una nueva bsqueda.
7.1. Catalogo Proveedores
En el catlogo de proveedores, podemos encontrar las siguientes opciones:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nombre: Muestra el nombre o razn social del proveedor

Correo electrnico: Muestra el correo electrnico del proveedor
RFC: Muestra el RFC del proveedor
Extranjero: Indica si el proveedor es extranjero o no con las opciones si o no
Tipo de proveedor: Indica si el proveedor es Nacional o Extranjero
Modulo carga de factura: Indica con un Si o No para saber si el proveedor puede hacer una
carga de factura.
7. Insumos: Muestra si el proveedor tiene Asignados o No asignados
8. Tipos de Insumo: Seleccione los Tipos de Insumo correspondientes al proveedor. Presione el icono
El sistema mostrar la siguiente pantalla:

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Seleccione los insumos que le corresponden y de clic en Aceptar, el sistema mostrar una alerta
de xito.
9. Expediente: Muestra el estado del expediente, si el expediente est completo, el icono deber estar
en color azul
y al dar clic en este mismo, mostrar todos los documentos adjuntados por el
proveedor de la siguiente manera:

En esta pantalla podr visualizar la documentacin que el proveedor ha adjuntado, donde usted
podr:

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Visualizar los documentos

Descargar los documentos

Editar los documentos

Eliminar los documentos

Agregar un nuevo documento

Autorizar el expediente

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Rechazar el expediente
7.1.1. Podr visualizar Informacin adicional

Mostrar Informacin requerida previamente al registro del proveedor, puede agregar algn dato
en especfico como Texto, Numrico o Fecha
Ejemplo:

Usted podr definir una fecha en especfica

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Si el icono del expediente se encuentra en color Gris

indica que el proveedor an no cuenta con

expediente. Si el icono del expediente se encuentra en color Amarillo

indica que el expediente
est incompleto. De clic en el botn aceptar, y el sistema mandar una alerta de xito

10. Editar: podr modificar la informacin del proveedor

11. Estado: Indica si el proveedor esta Activo

o Bloqueado

12. casilla de seleccin: podr hacer mltiples selecciones.

7.2. Nuevo Proveedor
Para agregar un nuevo Proveedor de clic en el botn

desplegar la siguiente pantalla:

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Deber llenar los datos solicitados, de clic en el botn Aceptar

Para Autorizar o Bloquear un proveedor, de clic en la casilla de seleccin del proveedor y a continuacin en
el botn y el estado del proveedor cambiara (Activo o Bloqueado).
7.3. Datos de Acceso Va Correo Electrnico
Para enviarle al proveedor sus datos de acceso al Portal, de clic en la casilla de seleccin del proveedor y a
continuacin en el botn

y desplegar la siguiente pantalla:

Seleccione Si o no segn sea el caso. Si presiona Si, el sistema mandar una alerta de xito.
7.4. Expediente de Proveedor
Para ver el expediente de un proveedor, de clic en la casilla de seleccin del proveedor y a continuacin en
el botn

y desplegar la siguiente pantalla:

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7.5. Sincronizador de Proveedores:

Se instalar un sistema adicional que sincronizar la informacin de los proveedores nuevos y existentes
desde el ERP Solomon haca PACFE. La informacin que se homologar ser Clave, RFC y Razn Social
nicamente. El sincronizador trabajar cada 5 minutos mediante una tarea programada de Windows dentro
del servidor.
7.6. Eliminar Proveedor
Para eliminar un proveedor, de clic en la casilla de seleccin del proveedor y a continuacin en el botn
y el sistema mostrar una alerta de xito.