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Cmo llevar la contabilidad electrnica?

Modificaciones a los plazos de la

contabilidad electrnica

Catlogo de cuentas

Balanza de comprobacin

11

Plizas

15

Cmo se enviar la informacin?

18

Qu pasa si no uso la contabilidad

electrnica?

20

Referencias

21

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Cmo llevar la

contabilidad electrnica?
La contabilidad electrnica no slo es sinnimo de
modernizacin, es un cambio inevitable que lleg
para quedarse.
Las empresas y contribuyentes estn obligadas a llevar registros de
sus operaciones en medios electrnicos y de ingresarlos a travs del
portal del SAT.
Seguramente en este momento querrs saber cmo funciona la
contabilidad electrnica, qu registros son y en qu fecha hay que
enviarlos, para ayudarte a que te prepares te daremos un panorama
general donde conocers que es lo que se necesita para llevar tu contabilidad electrnica correctamente.
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Primero que nada, cul es la diferencia? la contabilidad electrnica

es la misma contabilidad que siempre has llevado, slo que ahora se
complementan los asientos contables, los registros y libros en papel
con archivos generados de manera digital.
Se ingresar de forma mensual los registros o asientos contables a
la pgina de internet del SAT, segn las reglas de la disposicin fiscal
de cada contribuyente.
Es decir, si eres persona moral (con o sin fines lucrativos) o eres persona fsica con actividad empresarial ests obligado a llevar contabilidad electrnica y enviar esta informacin al SAT.
Pero si eres persona fsica con actividad empresarial y servicios profesionales o perteneces al rgimen de incorporacin
fiscal (RIF) y tienes ingresos menores a 2 millones
de pesos en el periodo anterior, debes acceder
a Mis Cuentas del SAT donde registrars
tus ingresos, gastos e inversiones, adems
puedes generar y emitir facturas electrnicas (para ingresar necesitas tu
RFC y contrasea).

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La informacin que enviaremos sin importar el

rgimen fiscal en que nos encontremos es:

Catlogo de cuentas
Las balanzas de comprobacin
Informacin de las plizas generadas

La entrega de esta informacin

ser a travs del buzn tributario,
en el apartado Contabilidad
Electrnica; el envo debe hacerse
con firma electrnica y el formato
de los archivos debe ser en XML
compactado en formato ZIP.

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Modificaciones a los plazos de

la contabilidad electrnica
El SAT ha actualizado recientemente en su pgina de
Internet ciertas disposiciones y nuevos plazos para
dar cumplimiento a los requisitos de la contabilidad
electrnica.
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aqullos
que registren sus operaciones en la herramienta electrnica Mis
cuentas, debern enviar a travs del Buzn Tributario conforme a la
siguiente periodicidad:
En dichas modificaciones nos encontramos con que se espera que
para las personas morales la balanza de comprobacin se enve en
los siguientes plazos:

Balance de comprobacin del mes de:

Mes de entrega:

Julio

Enero 2015

Agosto

Enero 2015

Septiembre y Octubre

2015

Noviembre y Diciembre

2015

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Si el SAT solicita informacin contable sobre plizas correspondientes a alguno de los meses de julio a diciembre de 2014, la fecha de
entrega ser de acuerdo a las establecidas en el cuadro anterior
para las balanzas de comprobacin.
La balanza de comprobacin correspondiente al 2015 deber ser enviada por las personas morales, y por las personas fsicas (excepto
aquellas que registren sus operaciones en la herramienta electrnica
Mis cuentas, en los siguientes plazos):
Tipo de contribuyente

Plazo de envo

Personas morales

A ms tardar el da 25 del mes

inmediato posterior

Personas fsicas

A ms tardar el da 27 del mes

inmediato posterior

Las personas fsicas comenzarn a enviar su informacin a partir de

enero 2015.
Balanza de comprobacin (mensual): Como mximo el da 27
del mes inmediato posterior.
Cierre del ejercicio (anual): A ms tardar el da 30 de abril del
ejercicio inmediato posterior.
Ahora hablaremos un poco ms sobre cada uno de los requisitos
indispensables para el proceso de contabilidad electrnica.
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Catlogo de cuentas
El catlogo de cuentas es una lista de todas las cuentas que pueden
necesitarse en una empresa para registrar sus operaciones, se crea
segn las actividades desarrolladas por cada empresa, pero habr
cuentas bsicas que se usen en todas. Las cuentas se clasifican en
cuentas de activo, pasivo, capital, cuentas de orden y cuentas de resultados (ventas, costos y gastos).
Su principal funcin es clasificar las operaciones realizadas por las
empresas y facilitar el registro contable diario de una empresa.
Estructura del archivo del catlogo de cuentas
Versin del formato
RFC del contribuyente que enva los datos
Total de cuentas (nmero de cuentas que se envan en el archivo)
Mes en que inicia la vigencia del catlogo
Ao en que inicia la vigencia del catlogo
Por cada cuenta:
Cdigo agrupador
Cuenta contable
Descripcin de la cuenta
Cuenta del nivel inmediato superior
Nivel de la cuenta en el catlogo
Naturaleza, deudor o acreedor
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Para cumplir con los requerimientos del SAT, el Catlogo de Cuentas

deber ser enviado a ms tardar el 25 de enero para las personas
morales y el 27 de febrero para las personas fsicas.
Asegrate que la informacin de los archivos XML est en espaol y
la denominacin de este expresada en pesos mexicanos.

El catlogo de cuentas deber cumplir las siguientes

caractersticas:
Se enviar por nica vez el nivel mayor y subcuentas (niveles
1 y 2) en las fechas sealadas anteriormente, pero cada vez
que sea modificado (nivel 3 y 4) deber notificrsele al SAT 3
das despus como mximo.
Deber tener el cdigo que defini el SAT o tener un campo
adicional que relacione la cuenta contable local de cada
empresa con el cdigo definido por el SAT.
Ejemplo de catlogo de 3 niveles de cuentas:
1120-000-000 BANCOS
1120-001-000 Bancos Moneda Nacional
1120-001-001 Banamex 741107-1 suc 201

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El SATNOha establecido un catlogo universal de cuentas contables, sino un catlogo de cdigos de agrupacin para las cuentas
contables, al cual se llamaCdigo agrupador.
Para entregar el catlogo de cuentas al SAT se requiere tanto
elCdigo agrupadorcomo elNmero de cuenta contable.
De modo que no es estrictamente necesario rehacer o
cambiar el catlogo de cuentas contables de tu empresa,
sino slo asignarle su agrupador SAT a cada cuenta o
bloque de cuentas.

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Balanza de
comprobacin
La balanza de comprobacin es una
lista que refleja los saldos de todas las
cuentas del catlogo contable, balance y de resultados;
ah se conocern saldos iniciales, cargos, abonos y
saldo final una vez concluido el mes o periodo.
En ella tambin se podrn identificar inconsistencias, detectar
irregularidades o movimientos anormales de las cuentas del catlogo
contable que deban ser validada.

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La balanza de comprobacin que se enviar al SAT en archivo

XML deber contener:
Saldos iniciales
Movimientos del periodo
Saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos)
Cuentas de orden
Formato balanza de comprobacin
Versin del formato
RFC del contribuyente que enva los datos
Total de cuentas (nmero de cuentas que se envan en el archivo)
Mes al que corresponde la balanza
Ao al que corresponde la balanza
Por cada cuenta:
Cuenta contable
Saldo inicial de la cuenta en el mes
Debe ( monto total movimientos deudores)
Haber ( monto total movimientos acreedores)
Saldo final de la cuenta en el mes

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En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deber incluir la

informacin de los ajustes que para
efectos fiscales se registren. Se debern identificar todos los impuestos y las
distintas tasas, cuotas y actividades por las que no
deba pagar el impuesto; as como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C.
ElServicio de Administracin Tributaria (SAT)anunci quelas personas morales debern entregar en enero de 2015 sus balanzas de
comprobacin de julio a diciembre de 2014.

Balance de comprobacin del mes de:

Fecha de entrega:

Julio 2014

Enero 2015

Agosto 2014

Enero 2015

Septiembre y Octubre 2014

Enero 2015

Noviembre y Diciembre 2014

Enero 2015

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Posteriormente, las balanzas de comprobacin se envan de forma

mensual, de acuerdo con lo siguiente:
Tipo de contribuyente

Plazo de envo

Personas morales

A ms tardar el da 25 del ms
siguiente. En caso de cierre del
ejercicio, a ms tardar el 20 de abril
del ejercicio siguiente.

Personas fsicas

A ms tardar el da 27 del mes

siguiente. En caso de cierre del
ejercicio, a ms tardar el 22 de mayo
del ejercicio siguiente.

Las personas fsicas no tendrn la obligacin de presentar las balanzas de comprobacin y de cierre por el ao 2014.

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Plizas
La pliza es un documento en el que se asientan
las operaciones desarrolladas por entidad y toda
la informacin necesaria para su identificacin. Se
clasifican en: Diario, Ingresos y Egresos.
La pliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza la
empresa y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.
En la pliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones
que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo
para la empresa.
La pliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para la empresa.

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Las plizas contables se entregarn conforme a

lasfechas establecidas para la balanza de comprobacin, en caso de revisin fiscal, solicitud de compensacin o devolucin de impuestos.
Las plizas deben registrarse, a ms tardar dentro de los cinco das
siguientes a la realizacin de la operacin, acto o actividad.
En cada pliza debe ser posible di stinguir los CFDI que soporten
la operacin, asimismo debe ser posible identificar los impuestos
con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba
pagar el impuesto.
Para la correcta integracin de estos archivos debes considerar lo establecido en el Anexo 24 de la RMISC 2014, el cual seala qu campos
sern obligatorios y cules sern opcionales conforme a lo siguiente:
Plizas del periodo que se entrega como parte de la Contabilidad
Electrnica.

Los cuatro atributos que integran este nodo son

obligatorios:
1

Versindel formato, actualmente 1.0

RFC del contribuyente que enva los datos

Mes al que corresponde la balanza

Aoal que corresponde la balanza

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Detalle de cada pliza

Tipode la pliza: 1 - Ingresos, 2 - Egresos o 3 - Diario
Nmerode la pliza
Fechade registro de la pliza
Conceptode la operacin

Detalle de cada transaccin dentro de la pliza:

Nmero dela cuenta, subcuenta o partida que se afecta por la
transaccin
Conceptode la transaccin
Debemonto del cargo a la cuenta por la transaccin
Habermonto del abono a la cuenta por la transaccin
Tipo de monedautilizado en la
pliza, de acuerdo al catlogo
publicado en la pgina de
internet del SAT
Adicionalmente podr incluirse,
de manera opcional, el tipo de
cambio utilizado.

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Cmo se enviar
la informacin

La entrega de la informacin es a travs del Buzn

Tributario, en el apartado Contabilidad Electrnica; el
envo debe hacerse con firma electrnica y el formato
de los archivos debe ser en XML compactado en
formato ZIP.
Si es necesario podrs actualizar los archivos en el Buzn Tributario
cuando identifiques hayas omitido alguna informacin siempre y
cuando no pase la fecha lmite establecida. Si el SAT detecta alguna
inconsistencia te enviar un correo notificndotelo y te pedir que lo
corrijas dentro de un plazo de 3 das. En caso de no haber movimientos en alguna cuenta del catlogo recuerdo que debers reportar la
Balanza de comprobacin con todas sus cuentas.
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Recuerda que conforme al artculo 30 del cdigo fiscal, tienes que

conservar los archivos XML durante un plazo de 5 aos desde que se
subieron al sistema del SAT para poder presentarlos en caso de cualquier aclaracin.
En caso de que los archivos contengan errores informticos se enviar por parte de la autoridad un aviso por medio del Buzn Tributario
para que corrija dentro del plazo de das hbiles contados a partir de
que surta efectos la notificacin del referido aviso.
Cuando los contribuyentes modifiquen los archivos ya enviados, se
efectuar la sustitucin de stos, proporcionando la informacin
dentro de los 3 das hbiles posteriores.
Cuando los contribuyentes no
puedan enviar su informacin por no contar con acceso a internet, acudirn a
las administraciones locales de servicios al contribuyente (ALSC), y ser
atendidos por un asesor fiscal para que los
apoye en su envo en
la salas de internet.

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Como ya se mencion el Servicio de Administracin Tributaria estableci informa-

cin y fechas para reportar la contabilidad electrnica siendo enero 2015 el plazo l-

mite, si al llegar esta fecha los contribuyentes no estn preparados sern notificados
por la autoridad (SAT) para aclarar su situacin al respecto pudiendo inclusive ser
multados segn lo indicado en el artculo 22 del Cdigo Fiscal de la Federacin.

Con la contabilidad electrnica ya no ocupas papeles, toda la informacin estar guardada en dispositivos de almacenamiento de datos por
lo que es necesario contar con medios de respaldo. Hay empresas que ofrecen el servicio de almacenamiento de datos
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Referencias
IDC online. (09 de agosto de 2014). Plizas contables en xml qu incluyen?
Recuperado el 25 de noviembre de 2014, de Sitio web de IDC online:
http://www.idconline.com.mx/fiscal/2014/07/09/polizas-contables-enxml-que-incluyen
PAF. (06 de agosto de 2014). Nuevas reglas y plazos para la contabilidad
electrnica. Recuperado el 25 de noviembre de 2014, de Sitio web de Prontuario de Actualizacin Fiscal:
http://www.e-paf.com/index.php/noticias-y-articulos/noticias-yarticulos-web/resolucion-miscelanea/899-nuevas-reglas-y-plazos-para-lacontabilidad-electronica
PAF. (2014). PROYECTO DE LA TERCERA RESOLUCION DE MODIFICACIONES
A LA RESOLUCION. Recuperado el 25 de noviembre de 2014, de Sitio web de
Prontuario de Actualizacin Fiscal:
http://www.e-paf.com/ifile/articulos/Proyecto%203ra%20modificacion%20
RMF14.pdf
SAT. (16 de octubre de 2014). Contabilidad Electrncia. Recuperado el 25 de
noviembre de 2014, de Sitio web de Secretara de Adminstracin Tributaria:
http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/
contabilidad_electronica.aspx

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22

SAT. (14 de Octubre de 2014). Contabilidad Electrnica. Recuperado el 25 de

Noviembre de 2014, de Sitio web de Secretara de Administracin Tributaria:
http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/
contabilidad_electronica.aspx
SAT. (16 de octubre de 2014). Contabilidad Electrnica. Recuperado el 25 de
noviembre de 2014, de sitio web de Secretara de Administracin Tributaria:
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contabilidad_electronica.aspx
SAT. (25 de agosto de 2014). Llevar contabilidad. Recuperado el 25 de noviembre de 2014, de Sitio web de Secretara deAdministracin Tributaria:
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/obligaciones_fiscales/
personas_fisicas/empresarios/Paginas/contabilidad_empresarios.aspx
Soto, T. (20 de octubre de 2014). Lo que deberas saber de la contabilidad
electrnica. Recuperado el 25 de noviembre de 2014, de Blog Si Emprende:
Lo que deberas saber de la contabilidad electrnica.

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fecha de publicacin. El contenido de este material es responsabilidad de los autores
y del equipo de edicin. Esta es una recopilacin que ClickBalance prepara para la actualizacin de sus clientes, por lo que se indican las fuentes originales de informacin
para ver ms detalles en caso de requerirlo.

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