CASO PRCTICO NUMERO 1

EFICIENCIA OPERACIONAL GENERAL

(Nota: Se est partiendo de la base de que el jefe de Auditora Interna acaba de ser
cambiado, por esta razn se incluye la crtica de dicho departamento).
I - CARACTERISTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
Ubicacin de la empresa - La empresa Industria X, S .A. est ubicada en la ciudad de
Bogot lugar que fue seleccionado por estar cerca del mercado ms grande del pas. La
empresa cuenta con una planta y oficinas administrativas.
En la decisin para determinar el lugar en que debera estar la empresa, nunca se llevo a cabo
ningn estudio; el nico argumento que se tom en cuenta fue el anotado de estar cerca del
mercado ms grande existente.
Organizacin - La organizacin de la empresa est estructurada como sigue:
Presidente de la compaa.
Al mismo nivel gerente de ventas, gerente de produccin, gerente de compras, gerente de
finanzas y gerente de personal.
Dependiendo de estos gerentes existe un Subgerente, en ocasiones llamado ayudante o
asistente, y abajo de ellos el resto del personal
No existe ninguna grfica de organizacin que la defina, y es muy comn que exista invasin
de funciones y que los empleados y obreros, en ocasiones se encuentren confundidos en
cuanto a quin es su jefe; en pocas de reajuste en que ha llegado a faltar el gerente de
produccin, el gerente de ventas a intervenido en las funciones de produccin por acuerdo de
la presidencia, sin que ello se haya notificado al personal de manufactura.
Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras,
ventas, contratacin de personal, e t c.) siempre han quedado al juicio del gerente respectivo.
Esto ha originado que en ocasiones en que se ha cambiado algn gerente, este imponga un
nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir, creando confusin en el personal
subordinado.
En algunas entrevistas con supervisores de produccin, contabilidad y ventas, encontramos
quejas de que en ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se le haban notificado,
sin habrseles concedido tampoco la autoridad correspondiente, por ejemplo:
A un supervisor de produccin se le llam la atencin porque tres hombres bajo sus rdenes no
estaban trabajando pues su mquina se haba descompuesto. El supervisor, desde dos das
antes, haba pedido mantenimiento sin habrsele proporcionado.

A un supervisor de ventas se le llam la atencin porque sus vendedores no haban cumplido la

cuota asignada, sin embargo esta cuota no se les haba notificado y en su determinacin,
nunca se les consulto.

Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad e le llam la atencin

por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante el cual dej de surtir por este
hecho. Estas facturas si haban sido aprobadas por ese departamento un mes antes pero en la
programacin de pagos no haba sido incluida porque, por rdenes del gerente de finanzas,
todos los pagos mayores a $ 50.000 deberan ser detenidos.
Produccin - La empresa se dedica a la elaboracin de productos farmacuticos utilizada
tecnologa inglesa y alemana por la que paga regalas y espordicamente, asistencia tcnica.
Financiera - Anualmente se elabora un presupuesto, que se encomienda al gerente de
finanzas.
Dicho presupuesto tiene las siguientes caractersticas :
En su elaboracin slo interviene el departamento de finanzas y espordicamente se consulta a
los gerentes de los departamentos.
El presupuesto solo es por un ao.
No est dividido por reas de responsabilidad.
La principal fuente de financiamiento es la cobranza de la empresa.
Instalaciones productivas - La compaa cuenta con una planta la cual se ha ampliado por
ordenes de expansin debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los
ya existentes. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado.
La compaa cuenta con el siguiente personal:
Obreros 8,800
Empleados 400.
La mano de obra no requiere ser muy calificada, y generalmente se le entrena dentro de la
empresa y no existen problemas para hacer contrataciones.
Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales, que
se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato al que se encuentran
afiliados los obreros. En lo que a los empleados administrativos se refiere, las relaciones se
rigen por contratos individuales firmados con ellos y las disposiciones de la ley del trabajo.
Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las industrias del
ramo.
La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de relaciones
industriales.
Abastecimiento de materia prima: El 60% de la materia prima se compra en el pas y el resto es
importada de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.
La coordinacin de compras est asignada al departamento respectivo.
Ventas: Las ventas son realizadas a travs de agentes. Existen centros de distribucin
(bodegas atendidas por un almacenista) en las ocho ciudades ms importantes del pas.

Se efecta la publicidad a travs de las revistas mdicas.

Sistema de informacin: Existe una organizacin contable bien definida que permite la
captacin de informacin requerida para procesar los estados financieros necesarios a la
empresa.
En una entrevista llevada a cabo con el contralor se obtuvo la siguiente
Informacin :
Mensualmente se procesan estados financieros, que se terminan 20 das despus al que
pertenecen.
Los estados financieros de referencia se presentan en un legajo que incluye Balance General,
Estado de Resultados, Estado de costo de produccin, y relaciones de todas las cuentas; este
legajo asciende aproximadamente 100 hojas tamao carta.
La informacin que se muestra slo tiene la informacin del mes y no se compara con nada; ni
se incluye ninguna explicacin; slo anualmente se comparan los estados financieros con el
presupuesto.
Este legajo es enviado nicamente al presidente de la Compaa.
Auditora interna: Dependiendo del gerente de finanzas, existe un departamento de Auditora
interna que cuenta con 5 personas y que invierte anualmente el tiempo como sigue :
Revisin de Conciliaciones 5 %
Visitas a oficinas forneas (se visitan todas varias veces al ao) 30 %
Revisin de correccin aritmtica de estados financieros mensuales 5 %
d. Revisin de todas las cuentas por pagar que aprueba la contabilidad 10%
Elaboracin de la declaracin anual del impuesto sobre la renta 5 %

Revisin de: 45 %
Circulacin de cuentas por cobrar.
Revisin de evaluacin de inventarios a final de ao.
Revisin de cuentas de gastos.
Revisin de importaciones.
Pruebas de ingresos.
Otras revisiones encomendadas por la gerencia de finanzas.

CASO PRACTICO NUMERO 2

COMPRAS (ABASTECIMIENTOS)
PLANEAMIENTO:
Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisin de la funcin de compras de la
empresa Industria X S.A. cuyas caractersticas ya sealadas indican que se dedican a la
manufactura de productos farmacuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el
pas y el resto es importado de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.
La funcin de compras Implica en esta empresa:
Atencin de las requisiciones provenientes de produccin.
Programacin de compras.
Seleccin de los mejores proveedores y negociacin de los mejores precios.
Expedicin de ordenes de compra.
Supervisin de la recepcin del material pedido conforme a las disposiciones contratadas.
Actualizacin continua del directorio de proveedores.
En el desarrollo de su revisin usted observo; fundamentalmente los siguientes aspectos de
inters:
El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes.
Existe una continua queja del Gerente de produccin por falta de abastecimientos que
continuamente interrumpe la produccin. El Gerente de Compras seala que la culpa es de
produccin porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener
programada la produccin.
En el examen del procedimiento de compras que se realiz haciendo pruebas selectivas de las
compras hechas en todo el ao, se observaron las siguientes fallas generales :
COMPRAS LOCALES
Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia. 80
Compras en que se seleccion a un proveedor que no era el 20 ms barato por razones de
urgencia.
Compras en que no se cotiz a ms de dos proveedores por 30
desconocerse su existencia.
Comprando adecuadamente. 70
Total examinado 200
En las importaciones no se observaron deficiencias.
Se pide:
Definir los problemas.
Sealar el defecto que tiene la operacin.
Indique que investigaciones adicionales hara.
Seale las posibles recomendaciones.

CASO PRACTICO NUMERO 3

PRODUCCION
(Primera Parte)

Usted como auditor Operacional, va a levar a cabo la revisin de la funcin de produccin de la

empresa Industrial X, S.A. Cuyas caractersticas ya sealadas indican que se dedican a la
manufactura de productos farmacuticos.
La funcin de produccin implica en esta empresa:
Coordinacin con las funciones de Ventas, Compras y Finanzas.
Desarrollo de la produccin a travs de la administracin de personal, control de lo planeado y
del desperdicio.
Manejo de planta y equipo, planeacin de las necesidades de nuevo equipo y mantenimiento
del equipo con que se cuenta en el afn de obtener su ptimo aprovechamiento.
Almacenamiento, control y manejo de inventarios.
Control de la calidad de

la produccin.
II. Se pide:
Con base en los aspectos que implica la funcin de produccin, seale los puntos bsicos que
debe cubrir su programa de relacin desde el punto de vista operacional; tomando en cuenta la
previa divisin de funciones operacionales hechas para su revisin.
(nota para el instructor: Una vez resuelta esta primera parte pasar a la segunda. No leer
simultneamente.)

PRODUCCIN
(Segunda parte)
En el desarrollo de su revisin usted observ, fundamentalmente, los siguientes aspectos de
inters:
La produccin fue planeada conforme al presupuesto anual, Dicho presupuesto sealo la
necesidad de producir, durante el ao:

a. 50,000 Unidades del producto A

b. 30,000 Unidades del producto B
c..12,000 Unidades del producto C
En el producto de su revisin han transcurrido 6 meses del ejercicio y se ha llevado a cada
produccin como sigue:
Producto A - 35,000 Unidades
Producto B - 12,000 Unidades
Producto C - 6,000 Unidades
al investigar si existe alguna variacin entre el plan y lo hasta ahora producido se encuentra
con que no existe plan mensual de produccin.
La capacidad normal instalada de produccin de la planta es de 100,000 horas hombre anual,
considerando dos turnos diarios de produccin. La produccin planeada implica el uso de
70,000 horas. Durante su visita a la planta usted a podido constatar que durante que durante
ciertas horas de la maana existen nueve grupos de obreros platicando.
3. Asimismo en su recorrido de la planta usted observ que 4 obreros estaban esperando que
se diese mantenimiento a sus maquinas para empezar a trabajar. Platic con los obreros de
mantenimiento y explicaron que este servicio lo prestan a solicitud de los supervisores de
planta cuando ellos lo juzgan conveniente.
Al platicar usted con el gerente de la planta sobre los problemas de produccin le indico:
que tiene un dficit de 10 obreros desde hace 8 meses y que por ello a tenido que pagar tiempo
extra.
Que las maquinas se descomponen con cierta frecuencia.
Que durante el ao ha tenido que suspender 3 veces la produccin del producto del producto B
por falta de materia prima.
.Durante su revisin observ que existe reproceso de producto que es rechazado por estar mal
empacado.
Al investigar se encontr que se controla la calidad del producto pero no
del empaque.
El espacio del almacenamiento es pequeo y en ocasiones es necesario
sacar todo el material que se tiene al frente para surtir el que se tiene en
el fondo del almacn.
Durante su visita a la planta observ que continuamente los obreros tienen que atravesar una
explanada para ir por la materia prima que se encuentra en un almacn situado a
aproximadamente 150 metros del edificio de produccin.
Asimismo observ que en el edificio de produccin, este se inicia en el 3 piso, pasa al proceso
en el primer piso y se empaca en el 2 piso.
Se pide:

Defina el problema.
Seale el efecto de estos problemas que tienen en la operacin.
Indique si hara investigaciones adicionales.
Seale las posibles recomendaciones que juzgue procedentes

Caso prctico numero 4

Ventas
PLANTEAMIENTO:
Usted como auditor operacional, va a llevar a cabo la revisin de la funcin de ventas de la
empresa Industrias X, S.A. cuyas caractersticas ya sealadas indican que se dedica a la
manufactura y venta de productos farmacuticos.
La funcin de ventas implica en esta empresa:
Coordinacin con las funciones de produccin, compras, finanzas.
Coordinacin con ingeniera de planta para la planeacin de mejoras y necesidades de nuevo
equipo, as
Como mantenimiento del que ya se tiene.
Coordinacin de los almacenes para existencias mnimas y mximas.
Desarrollo de la funcin de ventas a travs de los departamentos de venta y mercadotecnia.
SITUACIONES ENCONTRADAS:
Comparo el importe de ventas por los primeros cuatro meses de los ejercicios 2010 y 2009
como sigue:
2010 2009 variacin
Enero 5,500,000 4,200,000 1,300,000
Febrero 6,200,000 4,350,000 1,800,000
Marzo 6,800,000 4,100,000 2,700,000
Abril 7,500,000 4,200,000 3,300,000
Los comentarios recibidos a las variaciones fueron los siguientes:
El presupuesto de ventas para 2009, sumaba para todo el ejercicio $50,000,000 cantidad que
en opinin de los gerentes de ventas y agentes vendedores era exageradamente fcil cubrir, no
as para el presupuesto de 2010 que alcanzaba la cifra de $ 100,000,000 y que se han
considerado difcil de alcanzar.
Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2009 se contaba con 15 agentes vendedores
ms que en 2010, no obstante que en este ltimo salieron al mercado nuevos productos con
patentes de la Compaa.

2. Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni incentivos y la
presin que se ejerce sobre ellos en amenazante para cubrir sus cuotas segn presupuesto.
3. Al observar la frecuencia de operacin en varias ventas desde el pedido hasta la entrega de
la mercanca al cliente y su registro se di cuenta de lo siguiente:
Varios pedidos de clientes nuevos fueron detenidos hasta semana y media a falta de la
autorizacin de crdito , ya que solo el gerente de crdito y cobranza tiene asignada esta
funcin.
Continuamente los clientes cancelan sus pedidos por el retraso considerable en que les son
surtidos. La razn de lo anterior es que no tiene stocks de inventarios suficientes para cubrir las
necesidades de ventas.
La poltica de crdito (promedio) ha sido de 90 das , existiendo autorizaciones variables que
van de 40 a 140 das, situacin que ha dependido exclusivamente del gerente de ventas.
4. No cuentan con informacin que permita conocer el monto de las ventas por cada centro de
distribucin.
5- Al visitar los centros de distribucin observ lo siguiente:
Que una de las ciudades donde est ubicado uno de los centros de distribucin de la
Compaa, existe una compaa de la competencia, cuyos planes de expansin han sido
notoriamente ganar en primer lugar el mercado de la localidad, razn por la cual observ una
disminucin paulatina en las ventas.
Al comentar la situacin anterior con el departamento de mercadotecnia le informaron que no
se haban enterado de ello.
Que por razones de urbanizacin, otra de las bodegas de la Compaa qued prcticamente
atrapada entre pasos a desnivel y calles de un solo sentido, que dificultan la localizacin de la
misma y el acceso de camionetas y/o camiones para recibir la mercanca.
6. Observ que para efectos de determinar los precios de venta , el departamento de ventas
slo consider aquellos que rigen en el mercado y que no se encuentran con anlisis de
utilidad por producto o lnea de productos.
7. En relacin con el estudio de los medios de publicidad de la compaa not que solo se
canaliza a travs de revistas mdicas.

CASO PRACTICO NUMERO 5

PERSONAL
PLANTEAMIENTO:
Usted como auditor operacional va a llevar a cabo la revisin de la funcin PERSONAL de la
empresaIndustria X, S.A. cuyas caractersticas ya sealadas indica que se dedica a la
manufactura de productos farmacuticos y que cuenta con 400 empleados contrato individual y
8,880 obreros con contrato colectivo de trabajo, y estn situados en la planta y oficinas en el
mismo edificio en la ciudad de Bogota.
La funcin de personal implica en esta empresa:
Reclutamiento, seleccin y contratacin de personal
Programacin de contrataciones en coordinacin con otros departamentos.
Administracin de salarios
Elaboracin de nmina.
Entrenamiento y desarrollo de personal.
Higiene y seguridad del personal.
Pagadura
Jefatura de personal
Relaciones y eventos sociales.
SITUACIONES PLANTEADAS:
En el desarrollo de su revisin usted observ los siguientes aspectos de inters.
El 90% de las contrataciones son urgentes y se solicita a personal en forma verbal o telefnica.
La mayora del personal contratado es por medio de peridico o bolsas de trabajo, as como
por familiares de empleados y obreros de la Compaa.
Los aumentos de sueldo a los empleados se efectan cuando cada jefe de departamento as
lo determina.
Durante su revisin Determin que existe personal de mejor jerarqua que tiene sueldo superior
al jefe de departamento por ser ms antiguo en la empresa.
Durante la revisin y plticas con la gerencia de relaciones industriales determino que los
cursos de capacitacin son para empleados de ms de un ao de trabajo en la empresa.
A los funcionarios y empleados se les paga en efectivo, con cheque o se les deposita en sus

cuentas bancarias segn les sean ms convenientes.

Los sueldos y prestaciones son similares con la industria de este ramo.
En el departamento de nminas, usted encontr que existe solo lista de prestaciones y una
nomina de funcionarios y empleados.
Encontr dficit de obreros en ciertas operaciones de produccin, sin embargo el nmero de
obreros de la planta es superior al presupuesto. El nmero de personal ha aumentado
considerablemente y la venta por persona es: 2010 $ 410,000 2009 $ 494,000. La produccin
por obrero es de $ 280,000 en 2010 y 315,000 en el 2009.
SE PIDE:
Seale los problemas detectados.
Defina los efectos que producen estos en las operaciones.
Indique que tipo de investigaciones adicionales realizara.
Siga las recomendaciones.
El reloj marcador se descompone continuamente sin embargo cuando esto sucede controlan
entradas y salidas los policas de guardia.
El nmero de accidentes de los obreros se ha reducido mediante campaas de seguridad, sin
embargo la gravedad de los accidentes a sido superior.
Las variaciones contra presupuesto de este departamento se revisan cada ao y se da
explicaciones de ellas a la gerencia general.
SE PIDE:
Detecte el problema y el efecto que este tiene en la operacin.
Indique en donde hara investigaciones adicionales.
Indique las recomendaciones que juzgue procedentes.