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martes, 9 de marzo de 2010

CLASE 11 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMA DE

INFORMACIN
La administracin comienza comprendiendo las alternativas disponibles para el
procesamiento de los pedidos.
DEFINICIN DEL PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
Est representado por el nmero de actividades incluidas en el ciclo del pedido del
cliente, especficamente incluyen la preparacin, la transmisin, la entrada, el surtido y
el informe sobre el estado del pedido.
Preparacin del pedido: se refiere a las act5ividades de recopilar informacin necesaria
sobre los productos y servicios deseados, as como la requisicin formal de los
productos que se vayan a comprar.
Puede incluir:
Un vendedor apropiado
Llenar un formato de pedido
Determinar la disponibilidad de existencia
Comunicar por telfono la informacin de un pedido al empleado
Esta actividad se ha beneficiado mucho de la tecnologa electrnica ya que la
tecnologa est eliminando la necesidad de llenar manualmente los formularios de
pedidos.
Transmisin del pedido: Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de
origen hasta donde puede manejarse su entrada. Cabe destacar que la transmisin del
pedido puede hacerse de dos formas: manual y electrnica.
Las transferencias electrnicas de informacin en sus diversas formas, como telefnica
de intercambio electrnico de datos, y comunicacin por satlites son las ms rpidas.
Entrada del pedido: se refiere a las muchas tareas que tiene lugar antes de efectuar el
levantamiento real del pedido, estas incluyen:
1. Comprobacin de la precisin de la informacin del pedido
2. Comprobacin de la disponibilidad de los artculos solicitados
3. Preparacin de la documentacin de rdenes atrasadas, o de cancelaciones.
4. Comprobacin del estado de crdito del cliente
5. Transcripcin de la informacin
6. Facturacin
Esta etapa se ha beneficiado mucho de la tecnologa, ya que ahora existen los cdigos
de barra, lectores pticos y computadoras han incrementado sustancialmente la
productividad de esta actividad.
Surtido del pedido: se representa por las actividades fsicas requeridas para:

 Adquirir los artculos

Empacar los artculos para el envo
Programar el envo para su entrega
Preparar la documentacin para el envo
El proceso de surtido, bien sea de las existencias disponibles o desde su produccin
aade tiempo al ciclo del pedido en proporcin directa con el tiempo requerido para el
surtido del pedido, el empaque o la produccin.
Informe sobre el estado del pedido: esta etapa se asegura de que se le suministre un
buen servicio al cliente, mantenindolo informado de cualquier retraso en el
procesamiento del pedido de entrega.
EL PROCESAMIENTO DE PEDIDO BASADO EN LA RED
La web puede utilizarse efectivamente para planear flujos de pedidos a travs del canal
de suministros. Esto es en contraste con la planeacin tradicional de suministros,
donde se hace una previsin de demanda del producto, se determina un tamao
eficiente del pedido, ste se transmite a un proveedor para su reaprovisionamiento, y
despus da un plazo de entrega, se reaprovisionan los inventarios, a partir de lo cual
puede atenderse la demanda.
El centro de informacin mantiene a los servidores de internet y ayuda con la
planeacin central de cantidades de pedidos y la habilidad de despacharlos a tiempo.
OTROS FACTORES QUE AFECTA EL TIEMPO DE PROCESAMIENTO DEL PEDIDO
La seleccin del hardware y de los sistemas de procesamiento de los pedidos,
representa solo una parte de las consideraciones del diseo.
Prioridades del procesamiento: a lo pedido de alta prioridad pueden darle
procesamiento preferente, en tanto que los pedidos de baja prioridad pueden
guardarse para procesamiento posterior.
Procesamiento paralelo versus secuencial: es cuando un gerente de venta revisa una
copia, mientras en otro lado se realiza las actividades de transcripcin y comprobacin
del crdito, para reducir el tiempo del procesamiento.
Acumulacin de pedidos: es reunir los pedidos de mltiples clientes en grupos para
realizar un procesamiento del pedido.
Tamao del lote: Surge cuando el pedido del cliente es demasiado grande por lo tanto
pueden prepararse y enviarse pequeos lotes de pedido total.
Consolidacin del embarque: estos pueden retenerse para crear un tamao de envo
econmico, ya que esto reduce los costos de transporte.

SISTEMA LOGSTICO DE INFORMACIN

ste puede describirse en trminos de su funcionalidad y de su operacin interna. Su
propsito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una empresa es la
toma de decisiones, desde las estratgicas hasta las operativas y facilitar las
transacciones del negocio.
Sistema de manejo de pedidos: el subsistema de manejo de pedidos (OMS) dirige el
contacto inicial con el cliente en el momento de preguntar por el producto y hacer el
pedido. El (OMS) no permanece aislado de los otros sistemas de informacin de la
empresa, para que el cliente sea atendido eficientemente, la informacin debe
compartirse.
Sistema de manejo del almacn: El sistema de manejo de almacn (WMS) puede
contener el OMS. Este subsistema de informacin ayuda en el manejo del flujo del
producto y en las instalaciones de la red logstica. Los elementos clave pueden
identificarse como:
Recepcin
Salvaguarda
Manejo de inventarios
Procesamiento y recuperacin del pedido
Preparacin del pedido
Sistema de manejo del transporte: El sistema de manejo del transporte (TMS) se
enfoca en el transporte de llegada y de salida de una empresa su propsito es ayudar
en la planeacin y control de actividad de transporte de la empresa. Esto implica
Seleccin de la modalidad: Las opciones de servicio de transporte tpicamente van
desde la carga area y transportista terrestres de paquetes, hasta movimientos de
contenedores ocenicos y carga ferroviaria.
Consolidacin del flete: La consolidacin del envo puede suponer ahorros
sustanciales en los costos unitarios de transporte especialmente cuando los tamaos
de los envos son pequeos.
Ruta y programacin de envos: Cuando una empresa posee o arrienda una flota de
vehculos, se requiere cuidados manejo para asegurar que la flota sea operada
eficientemente.
Procesamiento de quejas: Es inevitable que algunos envos se daen durante el
transporte, muchas quejas pueden procesarse automticamente o con un mnimo de
intervencin humana.
Rastreo de envos: Consiste en rastrear el progreso de los envos una vez que ya
hayan sido transferidos a los transportistas. Los cdigos de barras, la radio transmisin
en ruta, los sistemas de posicionamiento global y las computadoras a bordo son
elementos claves del sistema de informacin que permite conocer la localizacin de los
envos en tiempo real.
Informacin y pago de la facturacin del flete.

Manejo de la base de datos: convierte los datos en informacin, los representa

grficamente en forma til para la toma de decisiones y entrecruzarla informacin con
mtodos de ayuda en la toma de decisiones, son considerados a menudo como el
corazn de un sistema de informacin.
El mantenimiento de datos puede ser costoso y su conservacin en cualquier forma
debera basarse en: que tan importante o critica es la informacin para la toma de
decisiones, la rapidez de recuperacin de la informacin, la frecuencia de acceso a los
datos y el esfuerzo requerido para manejar los datos en la forma debida.
En conclusin podemos decir que el ciclo del pedido puede definirse como el tiempo
transcurrido entre el punto en el que el cliente prepara un pedido y el punto en el que
lo recibe.

Captulo 5: Procesamiento de Pedidos y sistemas de informacin

Definicin del Procesamiento del Pedido

Est representado por las actividades incluidas en el ciclo de pedido del cliente:

Preparacin del pedido: recopilar la informacin y la requisicin formal

de los productos que se vayan a comprar. Incuye elegir un vendedor,
llenar un formulario de pedido, determinar las existencias, comunicar la
informacin a un empleado de ventas, etc. Cada vez ms se utiliza la
informtica para esta etapa y reducir los tiempos de ciclo de pedido:
cdigos de barras, pginas web, electronic data interchange (EDI,
elimina el papeleo), sistemas de radiofrecuencia e identificacin.
Transmisin del pedido: se transfiere la solicitud desde su punto de
origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada. Manualmente
puede incluir el envo por correo de los pedidos o que el personal lo
lleve. La transmisin electrnica presenta ventajas de costos, velocidad,
seguridad, precisin y confiabilidad.
Entrada del pedido: tareas antes de efectuar el levantamiento real del
pedido: 1)comprobacin de la precisin de la informacin del pedido
(artculo, cantidad, precio), 2)comprobacin de la disponibilidad de los
artculos, 3)preparacin de la documentacin de rdenes atrasadas o de
cancelaciones (no siempre), 4)comprobacin del estado de crdito de los
clientes, 5)transcripcin de la informacin del pedido segn sea necesario y
6)facturacin. Estas tareas se han beneficiado de la tecnologa mencionada
arriba. El tiempo de ciclo se afecta con la carga del sistema de
procesamiento de pedidos, las restricciones al tamao de pedido, el mtodo
de recopilacin de pedidos, y el momento adecuado para la entrada del
pedido.
Surtido del pedido: actividades fsicas requeridas para: 1)adquirir los
artculos mediante la recuperacin de existencias, la produccin o la
compra, 2)empacar los artculos para el envo, 3)programar el envo
para su entrega y 4)preparar la documentacin del envo. Puede ser
llevado a cabo (o en parte) junto con entrada del pedido. Las prioridades
al procesar pedidos afecta la velocidad. La seleccin de una regla en
particular para establecer prioridades depende de criterios como
equidad para todos los clientes, importancia diferenciada entre los
pedidos o rapidez general que pueda alcanzarse. Puede ocurrir un
surtido incompleto cuando el prod. no est disponible, lo que requiere
tiempo y procesamiento adicionales. Entregas parciales o aumento en
los tiempos de manejo de informacin pueden evitarse reteniendo el
pedido hasta poder completarlo, con el riesgo de afectar el servicio al
cliente.
Informe sobre el estado del pedido: para un buen servicio al cliente.
Incluye: 1)rastreo y localizacin del pedido en todo el ciclo,
2)comunicacin con los clientes sobre donde puede estar el pedido
dentro del ciclo y cuando puede ser entregado. Esta actividad de
seguimiento no afecta al tiempo general para procesar el pedido.

Ejemplos de procesamiento de pedidos

Procesamiento de un pedido industrial: algunos aspectos pueden estar

automatizados pero la actividad manual (alta componente de actividad
humana) representa la mayor parte del ciclo de procesamiento de
pedido.
Procesamiento de un pedido al menudeo: al menos un grado moderado
de automatizacin. Operan como intermediarios entre vendedores y
compradores. No es necesario un tiempo muy rpido de respuesta del
pedido, ya que hay inventarios que sirven como amortiguador. Sin
embargo, los tiempos de reaprovisionamiento del ciclo de pedido son
importantes ya que permiten programar el reaprovisionamiento. La
tecnologa (ej Internet) ayuda a reducir los inventarios, llegando al lmite
cero en el caso de entrega directa al cliente desde el proveedor.
Procesamiento de un pedido del cliente: se disean para interactuar
directamente con el cliente y tienen el objetivo de dar elevados niveles
de servicio. Cumple los requerimientos del producto del cliente a partir
de las existencias al menudeo, con un suministro casi instantneo del
procesamiento del pedido.
Planeacin del pedido basado en la web: presenta bajos costos. Puede
usarse para comunicarse o para planear flujos de pedidos a travs del
canal de suministros. Al integrar Internet al proceso de planeacin, todos
los miembros del canal comparten info en tiempo real, responden rpido
y de manera eficiente a la demanda de envos, a la insuficiencia de
materiales, a los retrasos en el transporte y a las imprecisiones en el
surtido de pedidos. El estado del pedido es transparente, facilitando
rastreo y expedicin. Hay un modelo de negocio formalizado (CPFR) que
representa
planeacin,
estimacin
y
reaprovisionamiento
en
colaboracin. Aqu, los miembros del canal comparten info y
coadministran los procesos del negocio en sus cadenas de suministro.
Integra procesos del lado de la demanda y el suministro, mejorando
eficiencia, reduciendo activos, capital de trabajo, y reduce el inventario
para la totalidad de la cadena de suministros.

Otros factores que afectan el tiempo de procesamiento de pedido

Prioridades del procesamiento: distribuir los recursos limitados a favor

de las rdenes ms beneficiosas. Tambin se pueden procesar los
pedidos segn llegan, y aunque parece ms justo, puede provocar
tiempos de procesamiento ms largos, en promedio, para todos los
clientes de una misma clase.
Procesamiento paralelo versus secuencial: si se llevan a cabo tareas en
forma simultnea, el tiempo se puede reducir.
Precisin en el surtido del pedido: sin tener errores en el requerimiento
del pedido de un cliente, es probable que se minimice el tiempo.

Acumulacin de pedidos: reunir pedidos de varios clientes para realizar

una consolidacin puede reducir costos, aunque puede aadir tiempo al
procesamiento, en especial para los primeros pedidos de l lote.
Tamao del lote: si el pedido de un cliente es demasiado grande para
surtirlo de las existencias disponibles, pueden prepararse y enviarse
pequeos lotes del pedido total. Aunque se mejora el tiempo de
procesamiento para parte del pedido, los costos del transporte pueden
aumentar debido a los envos de menor tamao.
Consolidacin del embarque: retener pedidos para crear un tamao de
envo econmico. Se incrementa el tiempo para disminuir costos.

Sistema logstico de informacin (LIS)

(descrito en trminos de funcionalidad y operacin interna)

Funcin:
Compartir informacin entre reas funcionales de la empresa y tambin entre
los miembros de la cadena de suministro (vendedores y clientes). Se reducen
incertidumbres y se hacen ms eficientes las operaciones logsticas. La
informacin a compartir con los de afuera es ms limitada. Dentro del LIS hay
tres subsistemas que crean un sistema integrado con informacin que fluye
entre ellos:

1) Sistema de manejo de pedidos (OMS): dirige el contacto inicial con el cliente

para hacer el pedido. Comprueba la disponibilidad del producto, da informacin
sobre el producto en la cadena de suministros, la cantidad disponible y el
tiempo estimado de entrega. Comprueba el estado de crdito comunicndose
con el sistema de informacin financiera. Al ser aceptado, el OMS asigna el
producto al cliente y cuando el envo es confirmado, prepara la factura. Similar
a esto, tambin hay un OMS destinado a la compra, que se relaciona con los
proveedores, y ayuda a la seleccin ptima de stos.

2) Sistema de manejo del almacn (WMS): vinculado al OMS para informar

disponibilidad. Tiene 5 elementos clave:
a)Recepcin: punto de registro para informacin del WMS. Los datos
sobre el producto recibido se introducen en el WMS.
b)Salvaguarda (almacenamiento): el WMS registra la disposicin del
espacio y el inventario almacenado en cada ubicacin. El WMS asigna el

producto entrante a un lugar. Si hay mltiples productos a almacenar, el WMS

especifica la secuencia de almacenamiento y la ruta a seguir para minimizar el
tiempo.
c) Manejo de inventario: se vigilan los niveles de producto y si es
necesario se sugieren cantidades de reaprovisionamiento y su tiempo de
entrega. La peticin se transmite a compras o a los proveedores mediante EDI
o Internet.
d)Procesamiento y recuperacin de pedidos: una vez recibido un pedido
el WMS descompone el pedido en grupos que requieren distintos tipos de
procedimientos y seleccin. El WMS divide el pedido para tomar el pedido
eficientemente y programa el flujo a travs de las diferentes reas del
almacn, para que los artculos lleguen a la plataforma de envo como un
pedido completo y en la secuencia adecuada para ser cargados y repartidos.
Adems, el WMS equilibra la carga de los operadores y calcula el mejor
recorrido para cada uno.
e)Preparacin del embarque: el surtido de pedidos se realiza por oleadas
o grupos, cuya divisin tiene en cuenta consideraciones de envo (clientes de
una misma zona, peso para ser transportados, etc.)

3) Sistema de manejo de transporte (TMS): se enfoca en el transporte de

llegada y salida. Tiene 6 componentes clave:
a) Seleccin de la modalidad: para diferentes tamaos, diferentes
servicios de flete. El TMS puede hacer coincidir el tamao del envo con el
costo de servicio de transporte y los requerimientos de desempeo. Almacena
datos como tarifas, tiempos, disponibilidad y frecuencia.
b) Consolidacin del flete: consolidar envos pequeos dentro de otros
ms grandes para disminuir el costo unitario de envo. Se forman cargas
econmicas a la vez que se consideran objetivos de entrega.
c) Ruta y programacin de embarques: el TMS asigna cargas a los
vehculos y sugiere secuencia de paradas de lo vehculos para operar
eficientemente la flota.
d) Procesamiento de quejas: si se mantiene informacin del envo
muchas quejas pueden procesarse automticamente.
e) Rastreo de envos: la tecnologa permite rastrear el progreso de los
envos, conocer su localizacin en tiempo real y estimar tiempos de llegada.
f)Auditora y pago de la factura de flete: Para evitar errores de tarifas, el
TMS busca el mnimo costo de ruta y lo compara con la factura. Tambin
registra que el envo se ha efectuado y solicita al sistema de informacin
financiera que ejecute el pago al transportista.

 Operacin interna:
1) La entrada: datos que ayudan a tomar decisiones como volumen de ventas,
tamao de pedidos, etc. (provienen de clientes, registros de la empresa, datos
publicados, administracin).
2) Manejo de la base de datos: seleccin de datos tiles, el modo de anlisis y
representacin, mtodos de ayuda a la toma de decisiones y procesamiento de
datos. El almacenamiento de los datos se basa en su importancia, la rapidez de
recuperacin, la frecuencia de acceso a stos, el esfuerzo para manejarlos. Hay
sistemas de anlisis de datos que convierten informacin en solucin de
problemas, ayudando a la toma de decisiones. Tambin estn los ERP
(planeacin empresarial de recursos) como SAP que convierten los datos a una
forma ms til.
3) La salida: interfaz con el usuario del sistema. Puede ser: informes de costos
o desempeo, informes de estado de inventarios o progreso de pedidos,
informes que comparan el desempeo deseado con el real, rdenes recompra o
produccin. Tambin puede ser documentos preparados como conocimientos
de embarque para transportacin, facturas de flete o anlisis de datos con
modelos matemticos o estadsticos.

Ejemplos de sistemas de informacin

Sistema de menudeo: Para alta transaccin de volumen, alto coeficiente

de rotacin de inventarios. Se usa alta tecnologa de manejo de pedidos.
Logra un mayor servicio al cliente, incrementa la eficiencia de
existencias y el reaprovisionamiento de muchos artculos (baja costos).
Inventario manejado por el vendedor/proveedor (VMI): implica
reaprovisionamiento continuo. Los proveedores conocen lo que hay de
existencias en el minorista, y deciden qu y cuando despachar. Los
bienes pasan a ser del minorista cuando recibe el producto, aunque se
quiere alcanzar el punto en el que no posean los bienes en sus estantes.
Comercio electrnico: uso de Internet para facilitar las transacciones. Se
puede poseer o no infraestructura logstica, y si las hay se pueden
integrar las operaciones de la web a sta o hacerlas por separado.
Sistema de apoyo para la toma de decisiones: mtodos en el sistema de
informacin que analicen, presenten y organicen datos para apoyar al
usuario.