LA PLANIFICACIN

Julio Cesar Quintero Pedraza

1.1 La planificacin. Definiciones conceptuales.

Durante la mayor parte de nuestras vidas somos miembros de alguna

organizacin,

ya

sean

escolares,

deportivas,

religiosas,

armadas

empresariales todas tendrn estructuras ms o menos formales, pero sin

importar sus diferencias todas tienen en comn varios elementos: metas,
planes, lderes, etc.

Antes de iniciar una accin organizacional, es imprescindible determinar los

resultados que pretende alcanzar la misma, as como las condiciones futuras y
los elementos necesarios para que esta funcione eficientemente, para esto es
necesario la planificacin.

La planificacin es necesaria para casi todos los aspectos de la vida y la

conducta humana y para la mayora de las actividades comerciales, es ella la
que establece las bases para definir las metas correctas y despus elegir los
medios necesarios para alcanzarlas, es adems un instrumento para afrontar la
inseguridad, por cuanto, en ocasiones suceden imprevistos que por la va de la
planificacin se pueden cubrir, en alguna proporcin.

Se puede ver la planificacin como la principal funcin de la administracin. Sin

planes los directivos no pueden saber como organizar el personal y los
recursos, sin planes no se tiene idea de qu es lo que hay que hacer, ni se
puede dirigir pensando que otros lo seguirn, sin un plan existen muy pocas
posibilidades de lograr metas y de saber cundo y dnde se estn desviando
del camino. Sin planificar, el control se convierte en una tarea sin importancia.

Hablar de planificacin es un hecho sumamente complejo por su amplitud ya

que tiene como objeto tanto la produccin material (industria, agricultura,
construccin, transporte, telecomunicaciones, comercio, acopio, suministros,

materiales y tcnicos) como la esfera improductiva (instruccin, sanidad,

cultura, deporte, ciencia, servicios municipales, etc., lo mismo que los procesos
econmicos y relaciones sociales).

En el contexto general, segn Naciones Unidas, a comienzos de los aos

setenta, definieron a la planificacin como el proceso de eleccin y seleccin
entre recursos escasos, con el fin de obtener objetivos especficos sobre la
base de un diagnstico preliminar que cubre todos los factores relevantes que
pueden ser identificados1.
La planificacin comporta el establecimiento de objetivos y la decisin sobre
las estrategias y las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos. Es previa
a las otras funciones de direccin; es imposible organizar, gestionar y controlar
con eficacia sin unos planes adecuados. (Gorostegui, 1994)
Algunos autores coinciden en que la planificacin es un proceso para
establecer metas y determinar los medios que la organizacin emplear para
alcanzar las metas y los objetivos. (Stoner, 1996 y Ortis s/f; citados en Barriga.,
2009)
Otros plantean que la planificacin es un proceso donde se establecen
objetivos y escogen los medios antes de emprender una accin y tomar
decisiones. (Goodstein, 1998 y Ackoff, 1981; citados en Barriga., 2009)
La planificacin, en cambio, es el instrumento que a partir del conocimiento de
las leyes de la economa y de otras ciencias auxiliares, sirve para proyectar y
transformar los recursos materiales y de fuerza de trabajo, en funcin de los
objetivos de quienes puedan realizar tal transformacin. (Lavergne, 1964).
En este concepto cuando se refiere al uso de otras tcnicas auxiliares en la
planificacin, se trata de las tecnologas de los procesos productivos, a fin de
poder cuantificar econmicamente el desarrollo de las transformaciones
materiales. Otras ciencias que se relacionan con ella tambin son las
matemticas aplicada a la economa y la ciberntica.

www.geocities.com/wall street/district/7921/planificacion.htlm.

La planificacin y la organizacin son los elementos bsicos de la

implementacin, proporcionando la planificacin el instrumento para desarrollar
y ejecutar las estrategias, o sea, quienes, cundo y de qu forma se debe
ejecutar una parte de la estrategia. (Menguzzato, 1999)
Hay autores que clasifican a la planificacin como una tcnica. En realidad la
planificacin tiene una serie de aspectos tcnicos, pero esencialmente tiene un
contenido poltico que la define bsicamente, es decir, no es una mera tcnica,
no es comparable con otras tcnicas que se pueden usar indistintamente en
uno u otro sistema poltico con caractersticas ms o menos parecidas, como la
contabilidad.
En el caso de la planificacin su contenido poltico se basa en la comunidad de
intereses que existen a partir de la propiedad social sobre los medios de
produccin que es lo nico que permite que se dirija la sociedad desde un
centro socioeconmico nico; porque si no existiera coincidencia de intereses
para dirigir la sociedad de forma consensuada hacia un objetivo, no pudiera
darse la planificacin. Por eso es tan importante repasar, revisar, retomar, el
concepto de planificacin en las condiciones actuales, porque nuestro
desarrollo est ntimamente asociado al desarrollo de la planificacin, no hay
otro camino.
A modo de resumen podemos decir que en casi todas las anteriores
definiciones se pudo constatar el establecimiento de objetivos y metas y la
eleccin de los medios ms convenientes para alcanzarlos como elementos
comunes e importantes a la hora de definir la planificacin.
Podemos agregar adems que la planificacin es elaborar presupuestos,
establecer prioridades, formular polticas relacionadas con la toma de
decisiones permanentes sobre asuntos importantes y recurrentes. La
planificacin es la base en el proceso de administracin, consiste en
anticiparse, prever el curso de las acciones que debern ejecutarse para dar
cumplimiento al objetivo, ya que este ltimo es la base de la eficacia.

Implica adems un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsin

(anticipacin), visualizacin (representacin del futuro deseado) y de
predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de predecir el futuro).
Todo plan tiene tres caractersticas: primero, debe referirse al futuro; segundo,
debe indicar acciones; tercero, existe un elemento de causalidad personal u
organizacional: futurismo, accin y causalidad personal u organizacional son
elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no
de adivinarlo.

1.1.1 Caractersticas de la planificacin.

La planificacin es un proceso, es decir una actividad continua y unitaria que no

termina con la formulacin de un plan determinado, sino que implica un
reajuste permanente entre medios, actividades y fines, y sobre todo, de
caminos y procedimientos a travs de los cuales se pretende incidir sobre
algunos aspectos de la realidad. Estos reajustes se hacen de acuerdo a una
estrategia que tiene en cuenta los diferentes actores sociales y factores
contingentes que actan e inciden en el mismo escenario en que se desarrolla
el plan o programa. Como en este escenario confluyen diferentes factores y
actores se necesita de un anlisis de situacin interactivo y de propuestas
renovadas que surgen de esta cambiante situacin.
Es un proceso que debe ser preparado con antelacin por los responsables de
elaborar el plan o programa. La elaboracin y la ejecucin del plan son
elementos distintos y deben considerarse analtica y metodolgicamente
separados, pero estn interrelacionados entre s.
Su carcter especfico es el de tratar con un conjunto de decisiones, es decir,
con una matriz de series sucesivas e interdependientes de decisiones
sistemticas relacionadas entre s, dentro de una situacin dinmica e
interactiva.
La planificacin es una actividad con una intencionalidad eminentemente
prctica, o sea, se planifica para luego accionar lo que se ha planificado.

La planificacin es siempre una actividad que concierne al futuro, ya sea que la

consideremos como funcin administrativa o bien, se le considere como un
conjunto de procedimientos para elaborar planes, programas o proyectos.
La planificacin esta dirigida al logro de objetivos. Como ya reiteradamente se
ha dicho es prever, hacer algo, pero lo que se quiere hacer no puede quedar en
algo nebuloso, vago, inasible o difcilmente realizable. Aquello que se ha de
hacer, tiene que expresarse con objetivos concretos y bien definidos,
traducidos operacionalmente en metas de cara a obtener los resultados
previstos. La planificacin supone las posibilidades de una relacin de
causalidad entre lo decidido (programado), o lo realizado (ejecutado) y los
resultados obtenidos.
La planificacin se basa en un conjunto de principios, entre los cuales estn:
1. Carcter cientfico: La planificacin se basa en el conocimiento y
utilizacin de las leyes econmicas objetivas del socialismo y sobre todo
de la del desarrollo armnico y proporcional de la economa y de la ley
econmica fundamental. Adems deber recoger los avances ms
significativos en materia de tcnicas de planificacin, experiencias de
vanguardia de otras empresas en la direccin y organizacin de su
actividad.
2. Unidad de la planificacin: Se refiere a la unidad del sistema de planes
de la economa nacional en cuanto a los niveles que lo componen y los
horizontes temporales de planificacin.
3. Carcter directivo: Significa que el plan tiene fuerza de ley y su
cumplimiento es obligatorio, debiendo sancionarse (de acuerdo con las
causales) su incumplimiento.
4. Continuidad de la planificacin: El proceso de planificacin transcurre
ininterrumpidamente de un perodo a otro. La base de este principio es
la continuidad del proceso de produccin, que condiciona la necesidad
de que su regulacin tambin se comporte de este modo. Esto se refleja
tambin en la existencia de perodos de planificacin que abarcan
diferentes horizontes temporales, que son adyacentes entre s y a la vez
un sub-conjunto de planes de mayor alcance.

5. Estabilidad de la planificacin: Significa que las modificaciones al plan e

inclusiones de tareas no planificadas en el cumplimiento del programa
productivo, deben ser reducidas a la mnima expresin. En esto influyen
en muchas ocasiones

factores ajenos a la empresa, tanto objetivos

como subjetivos, y se contradice con la obligatoriedad (carcter

directivo) del plan. Pero por otra parte, la propia calidad del plan que
elabore la empresa, su fundamentacin cientfica, tambin condicionan
su estabilidad.

1.1.2 Objetivos de la planificacin.

Variadas son las rezones por las cuales las empresas planifican. Una es la
necesidad de anticiparse. Cierto es que las necesidades comerciales, en
general, no pueden satisfacerse instantneamente. Es necesario pronosticar su
ocurrencia y decidir lo que es necesario hacer con antelacin para
satisfacerlas. Es necesario entonces hacer pronsticos para prever las
necesidades y decidir lo que hay que hacer con antelacin para satisfacer las
necesidades futuras.
Otro objetivo de la planificacin es precisamente la posibilidad de conseguir los
objetivos perseguidos, lo cual se logra solamente luego de una cuidadosa
reflexin, concentracin de esfuerzos y accin coordinada. La planificacin
puede ser una herramienta efectiva de control e instrumento de comunicacin
que permite comunicar los objetivos de la organizacin y mecanismo para
cerciorarse el compromiso en la ejecucin de los planes acordados. Es adems
un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, como ocurre con
alguna frecuencia, las previsiones sobre las cuales se basan los planes son
incorrectas o suceden imprevistos que por la va de la planificacin se pueden
cubrir, en alguna proporcin y de manera prctica, estos riesgos.

1.1.3 Elementos de los planes.

El trmino planificacin lleva implcito en su concepto elementos tales como

objetivos, polticas, procedimientos, reglas y presupuestos.

Los objetivos o metas son el resultado final que se espera conseguir con el
plan. Aunque el que ms frecuente se menciona es el beneficio, las empresas
tambin obtienen objetivos de crecimiento, eficiencia, valor de sus acciones,
responsabilidad social, desarrollo de su personal, servicio al cliente, etc.
Para que los objetivos sean eficaces deben cumplir las siguientes
caractersticas:
Han de constituir un reto, venir establecidos en trminos especficos y
cuantificables, tener el apoyo total de los superiores, ser capaces de generar
entusiasmo en los subordinados, ser comunicados a todos los subordinados
involucrados en su consecucin, expresarse por escrito, ser comentados
regularmente en las reuniones.
Las polticas son lneas que orientan el pensamiento y la accin. Crean lmites
para que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los
diversos mbitos de actuacin de la empresa. Una poltica a largo plazo que
limita las decisiones de marketing y produccin puede ser, por ejemplo, la de
productos de gran calidad y elevado precio. Las polticas abarcan todos los
campos.

Los procedimientos son ms limitados que las polticas, constituyen guas

especficas de actuacin. Sealan los pasos que hay que dar en actividades
tales como la contratacin de personal, adquisicin de la maquinaria,
devolucin de mercancas, realizacin de inventarios y arqueos de caja, etc. El
objetivo de los procedimientos es ayudar a la direccin y a los empleados a que
el trabajo se efectu con eficacia.

Las reglas son ms estrictas, incluso que los procedimientos. Sealan lo que
se puede y no se puede hacer en situaciones o momentos muy definidos.
Los presupuestos expresan las expectativas en cifras. Los presupuestos de
caja prevn las necesidades de tesorera; los presupuestos de ingresos y
gastos prevn los futuros beneficios y los presupuestos de ventas prevn las
ventas futuras.

1.1.4 Etapas de la planificacin.

Principales pasos a desarrollar en el proceso de planificacin

Ver la necesidad de un plan

Formular opciones

Seleccionar la mejor opcin

Realizar o implementar la mejor opcin

Seguimiento y control de resultados

Seguimiento del plan

Figura No 1
Fuente: Elaboracin propia.

Ver la necesidad de un plan: Aunque obvio, el primer paso obligado es el darse

cuenta o convencerse de la necesidad de un plan, es decir, hacer algo con
antelacin y que hay que actuar para lograr algn objetivo. Considera los
problemas que se podran plantear si no se hace nada, calcular los riesgos,
estudiar las limitaciones (humanas, financieras, de capacidad, materiales, etc.)
y los posibles beneficios, as como evaluar los diversos planes posibles y el
modo de realizarlos antes de tomar alguna decisin.
Formular opciones: Una vez que se esta consciente de la necesidad de un plan
se debe estudiar los aspectos sobresalientes del trabajo a realizar y concretar
varios planes alternativos. Para ello se requiere:
1. Conocimiento de la situacin objeto del plan.
2. Imaginacin para idear opciones nuevas y su potencial xito.

3. Realismo, es decir, las opciones deben ser pragmticas y

factibles, habida cuenta de la realidad de la organizacin de que
se trate, y los problemas humanos y financieros envueltos.
Seleccionar la mejor opcin: Esto es un proceso subjetivo en el que se deben
ponderar los beneficios y los costos en ambientes inciertos y riesgosos. Esta
seleccin depende en buena medida de las preferencias subjetivas de la alta
gerencia, de su visin de futuro y de su voluntad de correr riesgos.
Realizar o implementar la mejor opcin: Planificar exige acciones concretas
que incluyen comprometer recursos, vencer las resistencias al cambio por parte
de las personas y hacer tareas concretas en un tiempo limitado. Se requiere
gran coordinacin y habilidad en las relaciones humanas.
Seguimiento y control de resultados: En general los resultados reales no son
parecidos a los planeados. Puede haber previsiones incorrectas, inexactas,
movimientos de la competencia, hechos imprevistos o no considerados, falta de
recursos, cambios en las condiciones del ambiente, nuevas limitaciones,
resistencias no previstas y otros muchos factores que pueden alterar la marcha
de lo planeado. Estas desviaciones deben ser descubiertas lo antes posible y
emprender

acciones

correctivas

determinar

las

causas

de

dichas

desviaciones.
Seguir adelante, frente al abandono de los planes y de la planificacin: Es
necesario tener presente que cambios fundamentales en el ambiente o de
mercado, errores en la concepcin del plan o de la relacin entre ste y el
futuro pueden conllevar a la idea de abandonar el proceso, cosa que es,
quizs, ms difcil que llegar a convencerse de la necesidad de trabajar o vivir
planificadamente. Siempre existe una oportunidad

para formular nuevas

opciones y hacer de la planificacin un proceso contnuo.

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