Manual de usuario del programa

Movilges
Para Preventa

Movilges 1

0.ndice

11de Abril 2003

1. Introduccin
1.1 La informtica mvil
1.2 InterSoft
1.3 Movilges
2. El equipo
2.1 PC y Pocket PC
2.2 Windows y Windows CE
2.3 ActiveSync
2.4 Accesorios
3. Aspectos bsicos del programa Movilges
3.1 Elementos de pantalla
3.2 Introduccin de datos
3.3 Distribucin de las opciones
4. Ejemplo de proceso simple
4.1 Buscar un cliente para hacer pedido
4.2 Aadir artculos al pedido
4.3 Cerrar pedido
4.4 Consultar el trabajo diario
4.5 Dejar los datos en el PC
5. Men Ventas
5.1 Pedido/Factura
5.2 Gestin de cobros
5.3 Otros Cobros
5.4 Gestin de Gastos
5.5 Mens "Liquidacin" y "Totales"
6. Men Comunicacin
6.1 Borrado Ventas
6.2 Configuracin en el PC
6.3 Configuracin en el Pocket PC
7. Men Mantenimientos
7.1 Contadores
7.2 IVA
7.3 Agente
7.4 Empresa
7.5 Fecha-Hora
7.6 Proveedores
7.7 Clientes
7.8 Familias
7.9 Artculos
8. Solucin de problemas
8.1 Cargar programa en un terminal vaco
8.2 Problemas de comunicaciones
8.3 "cuelgue" del sistema
8.4 Errores en pantalla

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1. Introduccin
1.1 La informtica mvil
Desde la aparicin de los primeros ordenadores personales (PC), una
preocupacin de los fabricantes fue disear equipos porttiles que
permitieran el trabajo totalmente autnomo. Estos ordenadores porttiles,
si bien satisfacen las necesidades de muchos usuarios, no son los
suficientemente robustos ni gozan de la autonoma necesaria para una
jornada de trabajo en la mayora de los casos, amn que su tamao y
peso los hace poco tiles.
Para estos casos de trabajos "de campo" (lectura de
contadores, autoventa, control de stocks, . . .) se disearon pequeos
terminales que no son un PC "en pequeo", sino ordenadores con un
diseo especfico y sin partes mviles, lo que redunda
en mayor robustez y duracin de bateras.
La integracin masiva de telfonos mviles en nuestra
sociedad ha permitido un auge inesperado de las
soluciones mviles de informtica, que gracias a las
comunicaciones GSM y GPRS (ya sea con un telfono
mvil o integradas en el propio terminal), permiten una
sincronizacin entre la oficina y el usuario que, a la vez
que facilita muchas tareas, plantea nuevos retos y
nuevas expectativas.

1.2 InterSoft
InterSoft informtica es una empresa puntera en soluciones de informtica mvil, con ms de
10 aos de experiencia en el sector, y miles de terminales en funcionamiento diario. Desde
los primeros Psion Organiser, con
pantalla de 2 lneas de texto hasta los
ms modernos Pocket PC en color,
InterSoft ha desarrollado soluciones para
un enorme abanico de profesionales, si
bien el sector que ms ha demandado
estos equipos ha sido el de los
autoventas y preventas.
Como empresa de soluciones integrales,
InterSoft no solo suministra equipos, sino
que se encarga de todo el proyecto, desde el anlisis y desarrollo del
software hasta el servicio tcnico postventa, bien directamente o a travs de una extensa red
de distribuidores seleccionados y altamente cualificados.

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1.3 Movilges
El ltimo producto de software para el sector de autoventa y preventa realizado por InterSoft
es MovilGes. Este software aprovecha toda la experiencia de la empresa a lo largo de los
ltimos aos, en que ha sido lder del sector, y ana las nuevas caractersticas de las
modernas mquinas Pocket PC, para dar al cliente la mejor herramienta del mercado para
informatizar a sus vendedores.
Los avances ms importantes del nuevo programa son : aprovechamiento de la amplia
pantalla y gama de colores del Pocket PC para una mayor claridad en los datos expuestos,
capacidad de almacenamiento extraordinaria, programa totalmente configurable para
adaptarse a cada cliente, incluyendo las modificaciones ms comunes solicitadas, ampliacin
de los tipos de ofertas y su complejidad, trabajo en multiempresa, firma en pantalla,
liquidacin por pantalla, teclado desplegable/ocultable, controles por pantalla tipo Windows
(botones, listas,...), etc.
Y, por supuesto, se mantienen todas las caractersticas del anterior programa Standard de
Autoventa/Preventa, an disponible para maquinas Psion Workabaut; gestin de notas,
cobros pendientes, gastos, no-ventas, ordenacin de clientes por da y orden de visita,
ofertas cliente-articulo, descuentos, precios especiales, descarga de datos por cable o
telfono, posibilidad de dar de alta clientes en el propio terminal, etc.

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2. El equipo
La nueva aplicacin MovilGes solo trabaja en equipos Pocket PC,
tanto la versin 2000 como 2002. Hay una amplia variedad de
fabricantes que comercializan equipos Pocket PC,
como Hewlett-Packard, Casio, Fujitsu-Siemens,
Intermec, Packard Bell, etc. La variedad de
configuraciones disponibles es muy grande; algunos
incorporan tecnologa GSM, lo que los convierte en
una mezcla de ordenador y telfono mvil. Otros
disponen de numerosas ranuras de ampliacin,
cmaras digitales, tarjetas de red inalmbricas, etc.
MovilGes ha sido diseado para trabajar con todos
ellos, ya que al estar bajo la denominacin PocketPC
han de ser compatibles a nivel de software.
Lgicamente, para hacer uso de los distintos dispositivos que se
incorporen puede ser necesario implementar nuevos mdulos en el software (por ejemplo,
para imprimir en una impresora determinada o leer cdigos de barras a travs de un scanner
lser)
Todos los equipos Pocket PC ofrecen una o varias soluciones de conectividad, las ms

comunes son los infrarrojos y

el puerto serie, que permiten
intercambiar datos con un PC
y/o con un telfono mvil, lo
que asegura en cualquier
caso el intercambio de datos
desde MovilGes hacia el
ordenador
central
y
viceversa.

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2.1 PC y Pocket PC
Cuando los ordenadores empezaron a entrar masivamente en las empresas y hogares, la
especificacin comn que imper fue (y sigue siendo) lo que conocemos como PC. Esto
significa que un programa "hecho para PC" debera funcionar en todos los PC, aunque
normalmente se exigen unos requisitos mnimos (memoria, disco duro, resolucin de
pantalla).
En el mundo de los terminales mviles (no
porttiles, que tambin son PC), ha habido hasta
ahora varios intentos por crear tambin una
especificacin comn, con sistemas muy vlidos
(Palm, Psion, . . .), pero no ha sido hasta el
"desembarco" de Microsoft que no se ha creado
una especificacin definitiva, cosa que ha pasado
con la aparicin de los primeros terminales con
Windows CE como sistema operativo, cuya ltima
evolucin es el Pocket PC.
Bsicamente un ordenador porttil Pocket PC es

un ordenador de bolsillo, con pantalla de

320x200 puntos de resolucin, a color o
con tonalidades de gris, totalmente
autnoma y con capacidad de conexin a
un
PC.
Estos
requisitos
obligan
tambin
a
unas
especificaciones
mnimas de memoria y velocidad de CPU (en torno a 32 Mb y 133 Mhz
respectivamente). Y por supuesto, han de ser ampliables mediante
conectividad (USB, serie, infrarrojos, compact flash...). El resultado es
una mquina moderna, potente y compleja, ideal para trabajar con
soluciones de software de ltima generacin como es el MovilGes.

2.2 Windows y Windows CE

La popularidad del sistema operativo Windows en los ordenadores personales llev a
Microsoft a disear un sistema operativo similar a Windows que corriera adecuadamente en
ordenadores de mano. Windows CE es un sistema operativo modular diseado para
construir dispositivos informticos. Su modularidad permite que los ingenieros seleccionen
que partes del propio sistema quieren implementar (determinados dispositivos pueden no

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necesitar teclado o pantalla). Seleccionando solo los mdulos requeridos, el tamao y el

coste del aparato se pueden reducir. Los fabricantes usan el Microsoft Platform Builder para
disear sus propios perifricos customizados, o usan algunas de las configuraciones
estndar, como son el HandHeld PC o el Pocket PC. Estas configuraciones estndar vienen
con utilidades como Pocket Word (proceso de textos) o Pocket Internet Explorer (explorador
de Internet), que pueden aadirse a los sistemas.

Puesto que el programa MovilGes

est diseado para usar en modo exclusivo, no permite el acceso al resto de componentes
de Windows CE, aunque MovilGes en si mismo usa recursos de Windows CE para funcionar.

2.3 ActiveSync
Microsoft ActiveSync es el programa gratuito facilitado por Microsoft para
sincronizar datos entre un terminal Pocket PC y un PC con Windows. Los
terminales Pocket PC llevan como parte del sistema operativo el programa
ActiveSync, pero en el PC ha de cargarse dicho programa. La ltima versin se
encuentra
en
http://www.microsoft.com/mobile/pocketpc/downlo
ads/default.asp. En el momento de escribir este
manual la versin ms actualizada es la 3.6. No
se recomienda usar versiones inferiores a la 3.5.
Para instalar ActiveSync, ejecutar el fichero
descargado y seguir los pasos por pantalla. Es
necesario tener un Pocket PC conectado para
hacer la primera sincronizacin, bien por serie o
infrarrojos. El ActiveSync permite 2 modos de
trabajo; con sincronizacin o en modo invitado.
En modo sincronizado se puede especificar que
archivos se intercambian de modo automtico
entre el PC y el PocketPC. Este modo no es

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conveniente para el uso con MovilGes, de modo que al conectar un equipo al PC habr que
seleccionar siempre el modo "invitado".
En la pantalla de ActiveSync tenemos un botn "explorar" que permite acceder a la
estructura de carpetas y ficheros del Pocket PC.
Para que el PocketPc se autoconecte automticamente con el ActiveSync del PC al
conectarse por cable serie, hemos de activar la opcin "conectar automticamente" en
Settings\Connections\PC si estamos en Pocket PC 2000, o en ActiveSync\Options si
estamos en Pocket PC 2002.
El uso de la autoconexin puede ser incompatible con el uso de otros dispositivos que se
conecten al mismo puerto serie, como es el caso de impresoras o telfonos mviles. En este
caso habr que volver a desactivarla una vez lo desconectemos del PC.
Para ms informacin, consulte la ayuda de Microsoft ActiveSync (est disponible en
castellano).

2.4 Accesorios
Un terminal Pocket PC es de por s un sistema completo y autnomo, pero hay disponibles
(segn modelos) una enorme gama de accesorios que permiten ampliar sus caractersticas
casi sin limite. Se resean aqu algunas de las ms comunes para que el usuario se
familiarice con algunos trminos:
- tarjetas de memoria: permiten ampliar la capacidad de
almacenamiento del Pocket PC
- Dispositivos de comunicaciones GSM/GPRS:
dan al terminal conexin telefnica, bien para
hacer/recibir llamadas (usando el micrfono y
altavoz internos o auriculares) y para transmitir
datos o conectarse a redes remotas (Internet)
- Dispositivos de comunicaciones Wi-Fi y
Bluetooth: conectan el terminal a redes
inalmbricas o a otros dispositivos inalmbricos
para intercambio de
informacin. Algunos
de estos dispositivos pueden ser
impresoras, telfonos mviles, puntos de
red, auriculares inalmbricos u otros
terminales.
- Cables serie, USB, Ethernet. . . :
permiten la conexin va cable con los
mismos o similares dispositivos que un PC de sobremesa (red,
modem, impresoras, cmaras digitales . . .)
- Accesorios especficos: cada fabricante suele comercializar una
serie de accesorios especficos
a su Pocket PC, que permiten
mejorar las condiciones de su
uso;
teclados
externos,
cmaras digitales, carcasas de

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mayor resistencia, bases de carga de sobremesa, etc.

El programa Movilges no necesita ninguno de estos dispositivos para funcionar, aunque
algunos pueden ampliar sus caractersticas y capacidades. Consulte con InterSoft que
dispositivos pueden ayudarle en su trabajo diario con Movilges.

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3. Aspectos bsicos del programa Movilges

3.1 Elementos de pantalla
El usuario que est familiarizado con el uso de ordenadores con Windows no necesitar leer
este punto, salvo a modo de recordatorio.
La presentacin de los datos y opciones por pantalla se sirve de determinados elementos
que llamamos "controles". Algunos de estos elementos son estticos, como puede ser por
ejemplo el ttulo de una ventana, o en encabezado de un campo que pone "Nombre:". Otros
permiten al usuario interactuar con ellos, como las listas de artculos por las que se puede
avanzar arriba y abajo, y en algunos casos lateralmente. Y otros llevan a otra accin cuando
se les selecciona, como es el caso de los botones. Vamos a hacer una breve descripcin de
cada uno de ellos.
Ttulos: En la parte superior de la pantalla tenemos una banda azul con un texto a la
izquierda y el reloj a la
derecha. Esta es la barra de
ttulo. El texto indica la pantalla
en que nos encontramos.
Etiquetas: Llamamos etiqueta a un texto esttico que identifica algn elemento de la
pantalla. Su nica misin es identificar lo que tiene al lado, o simplemente
figurar a modo de mensaje. Por ejemplo cuando nos pide un precio, y a la
izquierda pone "Precio:", eso es una etiqueta.
Botones: Bsicamente un botn es una etiqueta que se puede pulsar, y que nos llevar a
otra pantalla, o realizar algn tipo de accin con otros elementos de la
pantalla. Algunos botones tienen realmente forma de pulsador en relieve, y
tambin pueden estar representados por un dibujo.
Listas: Cuando hay que mostrar una cierta cantidad de datos, y es posible que todos ellos
no quepan en el espacio de pantalla de que disponen, se usa una lista. Normalmente se trata
de una caja rectangular formada por varias lneas
de texto, cada una de las cuales puede
seleccionarse con el puntero. Si a la derecha de la
lista hay una barra de desplazamiento, podemos
pulsarla para movernos arriba y abajo. Si en la parte
inferior de la lista hay una barra de desplazamiento,
podremos pulsarla para movernos a derecha e
izquierda. El elemento de la lista que est
seleccionado aparece marcado en fondo azul
oscuro y texto blanco. Lo que ocurra por el hecho
de seleccionar un elemento de la lista depende de la pantalla en que estemos y de los
botones u opciones que seleccionemos a continuacin.

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Barra de mens: Esta barra ocupa la parte inferior de la pantalla. Cuando es visible,
muestra a la derecha el icono del teclado (ver punto siguiente "introduccin de datos"), y si
hay alguna opcin disponible,
estas aparecen de izquierda
a derecha. Las opciones
representadas por dibujos son en realidad botones, y su pulsacin llevar a otra pantalla o a
una accin concreta. Las opciones representadas por texto pueden funcionar como simples
botones, o pueden desplegar otros textos. A estas opciones que despliegan otras se las
conoce como "men desplegable".
Cuadros de texto: Es el elemento tpico de entrada de datos. Es una caja normalmente al
lado de una etiqueta que lo identifica, en la que tecleamos el texto o
cantidad requerido en cada caso. Cuando estamos en un cuadro de
texto, aparece un cursor parpadeante "|" que indica la posicin a partir
de la cual escribiremos.
Listas desplegables: A simple vista es un cuadro de texto, con una flecha hacia abajo a la
derecha. Si pulsamos esa flecha, aparecer una
lista, y al seleccionar un elemento, volver a su
situacin inicial, pero con el elemento
seleccionado en la caja. Se usan cuando el espacio en pantalla no
permite trabajar con listas normales. Algunas listas desplegables,
permiten, en lugar de elegir un elemento de dicha lista el teclear el valor
directamente. Se diferencian en que la caja de texto est separada de
la flecha por una barra vertical.
Listas multicampo: Algunas listas incluyen varios datos de un mismo elemento. Se
reconocen porque tienen varios ttulos, separados por una barra vertical. No tienen ninguna
particularidad ajena a las listas normales, salvo que se puede, moviendo dichas barras
verticales, hacer los campos ms anchos o menos, para adaptar la visualizacin a nuestro
gusto.

Campos marcables: Algunas opciones tienen a un lado un cuadrado que puede ser
marcado con la pulsacin sobre el mismo. Cuando esto ocurre aparece una especie de
marca o tachn sobre dicho cuadrado, que puede desmarcarse por el mismo procedimiento.

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Estos marcados se usan por ejemplo en la pantalla de cobros, para

seleccionar que notas pendientes vamos a cobrar. Si en vez de un
cuadrado, es una circunferencia, se trata de una eleccin en la que
solo un campo podr marcarse. Por ejemplo, cuando al borrar
ventas hemos de elegir entre mantener el stock o vaciar el camin
(slo se puede seleccionar una opcin, ni las dos ni ninguna)

3.2 Introduccin de datos

Puesto que la inmensa mayora de terminales Pocket PC carecen de teclado fsico (si bien
se les puede acoplar a casi todos), el programa se ha diseado teniendo en
cuenta esta limitacin. Por ello, se han optimizado las pantallas para facilitar las
bsquedas con el mnimo de datos posible. Donde sea necesario introducir
textos o cantidades, el usuario podr
usar el teclado situado en la parte
inferior de la pantalla. Si este no
apareciera automticamente, podr
invocarlo pulsando en la barra de
mens sobre el icono del teclado. Se
aconseja usar siempre el teclado, en
lugar del reconocedor de caracteres,

tambin disponible en este icono si

seleccionamos la flecha que se
encuentra a la derecha del todo. El
reconocedor
permite
escribir
directamente como si lo hiciramos a
bolgrafo, pero no es tan exacto ni
rpido como el teclado normal. En las
"opciones" podemos seleccionar las teclas pequeas o grandes, en este ltimo caso el
teclado numrico ha de invocarse pulsando sobre la tecla [123].

3.3 Distribucin de las opciones

Para desplazarse por el programa sin necesitar un conocimiento exhaustivo del mismo, todas
las pantallas siguen criterios similares en cuanto a organizacin de los datos y diversos
controles. En todas las pantallas disponemos de la barra de mens, donde se engloban las
acciones de salir, cancelar o grabar, adems del teclado. El resto de la pantalla lo ocupan las
diversas listas, cajas de texto, etc. que muestran y permiten introducir los datos. Cuando al
lado de una caja de texto encontramos un botn con el dibujo de una lupa, este nos permite

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hacer una bsqueda del elemento referido en la caja de texto (un cliente, un artculo, etc. . .).
Los botones que llevan dibujado un disquete se usan para grabar los datos, y los que llevan
una X en rojo para cancelar.
Puesto que el programa es muy configurable, es posible que algunas de las opciones aqu
explicadas no aparezcan en la versin del usuario, que las etiquetas tengan distinto nombre
o que su orden de aparicin vare.

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4. Ejemplo de proceso simple

Para una aproximacin general al funcionamiento
del programa, haremos un pedido a un cliente,
consultaremos las notas hechas y descargaremos
al PC los datos. El procedimiento normal en un da
de trabajo.
En el men principal de la aplicacin tenemos 3
botones representados por 3 grficos, en la parte
superior derecha de la pantalla. Estos botones
representan cada uno un submen; empezando
por la izquierda tenemos Ventas, Comunicaciones
y Mantenimientos. A su vez cada uno tiene varios
submens, que despliegan una lista de botones a
la derecha con todas las opciones de programa
accesibles desde cada punto.
Para entrar a hacer un pedido, seleccionaremos el
icono de las ventas (el primero por la izquierda), y
en los mens que aparecen debajo (ventas,
liquidacin y stock) seleccionaremos VENTAS. De
los botones que aparecen a la izquierda
seleccionaremos el primero (Pedido/Factura)

4.1 Buscar un cliente para hacer pedido

La pantalla que vemos a continuacin es la de
introduccin del cliente. Si tenemos los clientes
enrutados por das, y dentro de cada da por orden
de visita, tendramos que ver el siguiente al ltimo
visitado en pantalla. Si queremos movernos por la
ruta tenemos 2 opciones;
seleccionar ruta y da en
las listas desplegables de
la parte superior de la
pantalla,
o
movernos
adelante y atrs por la ruta
con las flechas a derecha e
izquierda que aparecen
debajo de los datos del
cliente. En el primer caso,
una
vez
tengamos
seleccionadas la ruta y da
correctos aparecer el primer cliente de esa ruta de
ese da. Tenemos un botn a la derecha de la lista
de das, que sirve para ir directamente al cliente que
toca, es decir al siguiente del ltimo visitado.
Si no tenemos enrutados los clientes, o si queremos buscar un cliente concreto del cual

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desconocemos en que da se
haya, podemos lanzar una
bsqueda por uno de los
siguientes campos: Cdigo,
Nombre,
Razn
social,
Direccin, Poblacin, Cif/Nif o
Persona
de
contacto.
Seleccionamos de cual de los
campos conocemos un dato,
por ejemplo si sabemos que
vamos a visitar el "BAR
PEPE",
seleccionaremos
NOMBRE, y luego escribiremos en la caja de texto de la derecha "PEPE". No escribiremos
BAR porque puede haber muchos clientes cuyo nombre comience por "BAR". Una vez hecho
esto, pulsamos sobre el botn de bsqueda (dibujo de lupa) a la derecha de la caja de texto,
y el Pocket PC buscar el primer cliente del fichero de clientes cuyo nombre tenga incluida la
cadena que hemos buscado (en nuestro ejemplo "PEPE")
Si no aparece ningn cliente, es porque no hay
ninguno que responda al criterio de bsqueda. Hay
que asegurarse que hemos elegido correctamente
el campo de bsqueda (no tiene sentido buscar un
Cif que sea "PEPE") y tecleado correctamente el
campo.
Si aparece algn cliente, es posible que no sea el
que hemos buscado. En ese caso nos moveremos
con las flechas adelante y atrs, y solo se
mostrarn los registros cuyo criterio de bsqueda
coincida con lo tecleado. Si queremos anular esta
bsqueda y volver a la bsqueda por ruta,
pulsaremos sobre el botn de la bsqueda por ruta
(a la izquierda de la caja de texto del Da)
Una vez encontremos el cliente, por cualquiera de
los medios descritos, seleccionaremos "Aceptar" en
la barra de mens, lo cual nos llevar a una
pantalla donde elegiremos el tipo de nota, de una
lista que nos mostrar los posibles. Elegiremos el
adecuado y pulsaremos sobre "Aceptar" en la barra
de mens inferior.

4.2 Aadir artculos al pedido

La pantalla donde se introducen los artculos al pedido tiene una serie de particularidades.
En la parte derecha aparece una barra de desplazamiento, en principio deshabilitada. Una
vez introduzcamos la primera lnea del pedido, ya podremos desplazarnos con la barra, para
ir viendo las lneas ya introducidas.
En la barra de mens, tenemos varios botones representados por dibujos. El primero es una

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lupa, que nos permite hacer una bsqueda de artculos. El segundo es un disquete, que
usaremos para grabar la lnea en curso, y el tercero es una X, que sirve para borrar el
contenido de la caja de texto en que nos encontremos. Una vez tengamos alguna lnea
introducida, aparecer un cuarto botn, representado por una marca verde a modo de OK.
Este botn nos llevar a la pantalla de confirmacin de nota.
Por encima de la barra de mens tenemos 3 lneas informativas, en las que vemos el cdigo
del cliente, el tipo de nota que estamos haciendo, y el nombre comercial y razn social del
cliente.
Por encima de estas tenemos una lista desplegable y editable, donde podemos meter una
observacin por lnea de hasta 60 caracteres, o bien seleccionar alguna de las propuestas al
desplegar dicha lista.
El resto de la pantalla lo componen los campos que
hemos de rellenar. Solo son obligatorios el cdigo
de artculo, la cantidad (de las 3 posibles la ltima
como mnimo) y el precio.
Si conocemos el cdigo de
artculo, solo tenemos que
teclearlo en su caja de texto
correspondiente, y pulsar al
botn de bsqueda que le
acompaa. En la caja
inferior
aparecer
su

descripcin. Si queremos podemos hacer una

bsqueda ms avanzada. Pulsaremos el botn de
bsqueda en la barra de mens, y seleccionaremos
un criterio. Esto nos llevar a una nueva pantalla,
donde
podremos
realizar
bsquedas
por
descripcin, familia o cualquiera de los 2 cdigos.
Tras seleccionar el campo de bsqueda escribimos
cualquier "trozo" de dicho campo que recordemos,
por ejemplo "CAFE", y pulsamos sobre el botn
anexo. Irn apareciendo en la lista todos los
artculos cuyo campo se componga en parte por
dicho "trozo" (en nuestro ejemplo apareceran todos
los artculos cuya descripcin tuviera la palabra "CAFE" por cualquier parte). Aunque la
bsqueda continua hasta recorrer todos los artculos, si el buscado ya aparece en la lista
podemos seleccionarlo sin esperar a que esta acabe de completarse.

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En esta lista tenemos varias opciones en la barra de mens; "Aceptar" volver a la pantalla
de introduccin de lneas de pedido, con el artculo seleccionado. "Cancelar" tambin
volver, pero sin ningn artculo seleccionado, y
"Ver Foto" mostrar un grfico digitalizado del
producto seleccionado, si se ha cargado en la
mquina (consulte con sus proveedores de
informtica). Podemos cambiar el criterio de
bsqueda y el texto a buscar hasta que
encontremos el artculo buscado, sin necesidad de
salirnos de esta pantalla.
Volviendo a la pantalla de introduccin de lneas de
pedido, una vez seleccionado el artculo podremos
introducir precio, descuentos y cantidades. Si
existen precios y ofertas predefinidas es posible
que estos campos ya estn cubiertos. En el caso
del precio, se puede seleccionar desplegando la
lista correspondiente cualquiera de las 10 tarifas
que puede tener un artculo. El artculo tiene
prefijado un precio de coste, o precio mnimo de
venta, con lo cual el usuario no podr bajar el
precio (incluyendo descuentos) de dicha cantidad.
Asimismo, si hay disponibles varias ofertas es
posible que el terminal pregunte cual de ellas se va
a aplicar. En la mayora de los casos, esto no ocurrir y se aplicar
la oferta vigente. Hay que saber diferenciar entre los descuentos.
El indicado como D. es un descuento en euros, es decir se
descuenta una cantidad fija del precio, y el indicado como D% es
un porcentaje en tanto por ciento que se descuenta del precio.
A la derecha del precio tenemos 3 botones grficos. El primero nos
permite hacer un regalo. Es decir, cambia el precio por cero. Si lo
pulsamos varias veces va cambiando alternativamente el precio
entre 0 y el de tarifa. El
segundo
muestra
un
histrico de las ltimas ventas al cliente, y el tercero
los consumos de este artculo.
Cada lnea hemos de grabarla pulsando en el botn
del disquete. En el ttulo de la ventana veremos que
aparece "lnea nueva de 1". Si subimos desplazando
la barra lateral a modificar la anterior veremos "lnea 1
de 1". En cualquier momento podemos acceder al
botn "varios" de la barra de mens, y realizar
cualquiera de las siguientes acciones; "Cambiar Oferta"(solo si hay varias disponibles para
este cliente y artculo), "Ver datos de cliente" (muestra los datos y observaciones del cliente
en curso), "Ver Nota" (ver siguiente punto "cerrar pedido"), "Ver Totales" (muestra el importe
total pedido hasta el momento) , y "Ver Foto" (si est disponible).

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4.3 Cerrar pedido

Una vez hemos terminado de aadir lneas al pedido, llega la hora de confirmarlo. Hasta que
el pedido no se confirma o se imprime, queda abierto, y no consta como realmente realizado,
por lo que no se descarga al PC, ni incrementa el contador de su tipo de nota, ni decrementa
el stock del almacn.
Para cerrar el pedido, seleccionamos el botn
derecho de la barra de mens (la marca verde). Hay
que tener en cuenta que si estamos en una lnea
nueva, esta no se graba en el pedido. Es decir, si
queremos grabar esta lnea primero tenemos que
dar al botn de grabar, y luego con la lnea nueva
en blanco seleccionaremos "finalizar nota".
Accederemos entonces a una pantalla en la que nos
muestra el Importe de la nota, y una lista con sus
lneas. A esta pantalla tambin se llega desde "Ver
Totales", pero en ese caso no se puede cerrar la
nota. Una vez en esta pantalla, las opciones que
tenemos son:
-"Confirmar: la nota se
graba, y el programa pasa
al cliente siguiente
-"Imprimir: la nota se
imprime, pero no se graba
hasta
que
pulsemos
"confirmar".
Esto
nos
permite hacer las copias
que queramos.
- "Firma: Se pide una firma por pantalla, que se
grabar como parte de la nota que descargamos al
PC. En la pantalla de la firma tenemos la opcin de
borrarla, aceptarla o salir sin grabarla.
Dentro del men "Varios" tambin tenemos otras
opciones:
- "Dejar Abierta: Sale de la nota, pero sin
confirmarla ni borrarla, de modo que podemos
volver en cualquier momento a confirmarla o
modificar su contenido. Hay que tener en cuenta
que las notas abiertas no se descargan al PC.
- "Anular: sale de la nota sin confirmarla y la
elimina, como si no la hubiramos creado nunca.
- "Modificar: Volvemos a la pantalla de
introduccin de lneas, para modificar las existentes
o aadir nuevas
- "Ver detalles nota: A esta pantalla se llega
tambin desde "Ver nota" en la pantalla de
introduccin de lneas. Muestra en una lista todas

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las lneas de la nota. Desde aqu podemos

seleccionar una lnea determinada, que nos
mostrar la cantidad y el precio, y modificarla
(volvemos a la pantalla de introduccin de lneas),
borrarla o -con "cancelar" volver atrs a la pantalla
de confirmacin de nota.
- "Ver datos cliente: Muestra los datos del cliente
- "Ver totales: Muestra el total de la nota y los
impuestos
En el resto de la pantalla tenemos opciones
interesantes, como aadir una lnea de comentario
a la nota (de igual modo que las que se aaden a
las lneas del pedido). Tambin podemos
especificar un cdigo de proveedor y un cdigo de
pedido, si fuera necesario. Hay una fecha de reparto
(por defecto la fecha en curso), que tambin
podemos cambiar para especificar -por ejemplo- la
fecha en que hay que servir el pedido, o la de la
siguiente visita.
Un punto importante en esta pantalla es el que se
refiera a la forma de pago. En principio aparece el
importe total, y una lista desplegable a su derecha
con las formas de pago. Si cobramos la nota
completa solo necesitamos buscar en esta lista la
forma de pago usada (estas formas de pago vienen
predefinidas del PC). Pero si no cobramos la nota
entera, o lo hacemos con 2 formas de pago
distintas (ejemplo, la mitad en metlico y la mitad
en taln), modificaremos el precio para adecuarlo a
lo cobrado en cada parte y esto generar otra lnea
por debajo con el importe restante. Por ejemplo, si
la nota son 1000 euros y arriba lo cambiamos por
900, aparecer una nueva caja de texto con 100
euros, y habremos de seleccionar la forma de pago
para cada una de las fracciones.
Puesto
que
la
confirmacin supone que
ya no podremos modificar
esta nota, el terminal nos
pregunta
si
estamos
seguros
antes
de
proceder
a
dicha
confirmacin.

Movilges 19

4.4 Consultar el trabajo diario

Una vez hemos hecho los pedidos/notas correspondientes, podemos consultar en cualquier
momento lo que vamos a descargar al PC antes de hacerlo. Para ello, desde el men
principal,
selecciona
remos el
icono de
Ventas (el
primero
por
la
derecha),
y en el
men de
la
izquierda
"Liquidaci
n".
Este
men nos
despliega
a
la
derecha 2
submens.
El primero,
"Ver
ventas" nos muestra todas las notas realizadas en
una lista. Podemos cambiar entre ver las cabeceras
de las notas o las lneas que las componen, usando
para ello la opcin "Ver lneas" de la barra de
mens ("Ver cabeceras" cuando estemos viendo
lneas). Desde aqu, lgicamente, no podemos
modificar en ningn modo las notas. De hecho, solo
las notas confirmadas aparecern en este listado.
Lo que podemos es ver los datos ms importantes
de las mismas, para ello la lista cuenta con una
barra de desplazamiento lateral, pues son muchos
los campos que la componen: N de cliente, N de
nota, Tipo, Fecha, Importe Total, Importe cobrado e
Importe Pendiente. Con el botn salir volveremos al
men principal.
La otra opcin de "Liquidacin" es el botn
"Totales". La pantalla que nos muestra tiene 2
listas. La primera nos muestra el importe total y el
de cada forma de pago correspondientes a las
notas, que se muestran en la 2 lista. En esta nos
informa del n de nota, tipo, importe total, cobrado y
pendiente de cada una de las notas. Las notas que se muestran son las que se incluyen en

Movilges 20

el intervalo de tiempo que muestran las fechas de

la parte superior. Para cambiar las fechas desde hasta y recalcular la liquidacin tenemos que
sealar en cada fecha y acceder al calendario, en
el cual podremos escoger otro da de cualquier mes
y ao para establecer el criterio de clculo.
Despus
de
seleccionar las fechas
es necesario pulsar en
"Calcular" para que
vuelva a recargar las
listas. Saldremos de
esta pantalla con el
botn "aceptar" de la
barra de mens.

4.5 Dejar los datos en el PC

Una vez hemos terminado con el proceso de venta,
es preciso descargar los datos que hemos ido
acumulando, para que en el ordenador central los
puedan incorporar a la gestin. Este proceso puede
hacerse a travs de diversos medios, como una
conexin telefnica, un cable serie o USB directo a
un PC, o una base Ethernet con conexin a red. No
explicaremos aqu la forma de conectarse e
interactuar con tales dispositivos, ya que esto vara
en funcin del fabricante y la disponibilidad de
accesorios. Consulte con InterSoft para tener ms
informacin acerca de las distintas posibilidades de
conexin y comunicacin.
Para descargar datos, una vez conectados,
accederemos al men de comunicaciones,
representado por un icono de globo terrqueo sobre
unos papeles. Normalmente usaremos la opcin

Movilges 21

Exportacin, aunque si queremos tambin traer los datos nuevos, usaremos

Sincronizacin, que ana Exportacin + Importacin + Borrado de Ventas en un solo
proceso. Sea cual sea el proceso elegido, el terminal nos preguntar que servicio FTP vamos
a utilizar, para a continuacin proceder al copiado de ficheros. Si solo hay dado de alta un
servidor FTP no har tal pregunta, sino que utilizar el existente. A continuacin se conectar
al servidor FTP e iniciar la comunicacin. Podremos ver el estado de envo de cada fichero,
y al terminar nos dir Finalizado. Tras la descarga nos preguntar si queremos borrar las
ventas; en caso que todo se haya realizado correctamente, confirmaremos el borrado para
salir a vender el da siguiente con la mquina en vaco. Para ms detalles sobre las
comunicaciones consultar el punto 6 de este manual.

Movilges 22

5. Men Ventas
Este punto se ha explicado en "4.Ejemplo de proceso simple", pero hay algunos detalles que
ampliar, especialmente en lo que respecta a los cobros.

5.1 Pedido/Factura
Aunque hemos explicado detalladamente esta
opcin, hay que tener en cuenta algunos aspectos.
Por ejemplo, si estamos trabajando con varias
empresas, el terminal preguntar cual de ellas
estamos utilizando, cada vez que entremos en
algn proceso. Aparecer una lista en pantalla,
donde seleccionaremos la empresa en curso, y
pulsaremos "aceptar". Cada empresa tiene sus
clientes y sus rutas, y tanto las ventas como los
pedidos y cobros se acumulan en lugares distintos y
con contadores distintos.
Cuando
estamos
selecciona
ndo
el
cliente,
tenemos
una opcin
llamada
"Incid." en
la barra de
mens.
Esta
opcin se
refiere
a
las
"incidencia
s", o "no
ventas", es
decir
cuando no
le
vendemos a un cliente y especificamos la causa.
Entrando en esta opcin llegaremos a una pantalla
en la que nos pedir, en una caja de texto, un texto
libre para la incidencia, y habremos de seleccionar
de la lista una de las incidencias predefinidas que
vienen del PC. Si ocultamos el teclado veremos
unas etiquetas con los datos del cliente. Una vez
aceptamos (podemos volver atrs con Cancelar)

Movilges 23

volvemos a la pantalla de seleccin de cliente, que se situar en el siguiente de la ruta.

Si al seleccionar un cliente y pulsar "Aceptar" el cliente ya tiene notas abiertas, aparecer
una pantalla donde se mostrarn dichas notas, y nos dar la posibilidad de seleccionar
cualquiera de ellas para modificarla (botn "Aceptar"), o bien hacer una "nueva nota".
Tambin podemos volver atrs con "Cancelar"
Otra opcin de la que disponemos en la pantalla de seleccin de cliente es la que nos da el
botn "Notas". Es similar a la anterior, solo que nos muestra todas las notas abiertas, no las
de un cliente concreto. Seleccionando cualquiera de ellas y pulsando en "Aceptar" (no
tenemos opcin de "Nota nueva" en este caso) entraremos a modificarla.

5.2 Gestin de cobros

Hay 2 formas de entrar en la ventana de gestin de cobros. La forma ms habitual es
mientras seleccionamos un cliente para hacerle una nota o pedido. En caso que dicho cliente
tenga cobros pendientes, aparecer la ventana de cobros pendientes una vez demos a
"aceptar" en la ventana de bsqueda de cliente,
antes de presentarnos sus notas abiertas y antes
de pedir el tipo de nota. La otra forma es acceder
desde el botn "gestin de cobros", desde el men
"Ventas". En este ltimo caso tendremos que
buscar el cliente, de igual modo que cuando vamos
a hacerle un pedido.
En cualquier caso, la pantalla de cobros se
presenta idntica. La nica diferencia es que si
entramos desde "gestin de cobros" no vemos el
botn "seguir", que nos llevara hacia adelante en el
proceso de hacer la nota.
En la parte central de la pantalla tenemos todas las
notas pendientes de cobro, indicando su nmero,
tipo, fecha y cantidad pendiente. Hay un recuadro a
su izquierda que nos permitir marcarlas. Si no
queremos cobrarla totalmente, solo en parte, tras
marcarla deberemos modificar el importe que figura
en el cuadro de texto llamado "A cobrar". Si
seleccionamos varias notas, el importe de todas
ellas se acumula en "A cobrar". Si seleccionamos
un importe menor, el terminal ir descontando de las notas hasta que no
quede importe en "a cobrar". En la parte superior de la pantalla tenemos
una informacin de las notas que debe ese cliente y el total de las que
hemos seleccionado. Tambin hemos de elegir una forma de pago en la
lista desplegable que hay a la derecha del "A cobrar". Si queremos
cobrar una o varias notas con varias formas de pago, deberemos hacerlo
en veces. Es decir, seleccionaremos que notas cobrar y pulsaremos en
"cobrar". La pantalla se "regenerar" de acuerdo a los nuevos valores.
Por ejemplo, si haba 2 notas pendientes por un total de 50 y decimos que cobramos 45
en metlico, suponiendo que ambas fueran de 25 , al pulsar "cobrar", ya solo quedara la

Movilges 24

segunda nota, y con 5 pendientes. Para salir pulsamos "cancelar" (o "seguir si hemos
entrado desde notas y queremos hacer una nota a este cliente).

5.3 Otros Cobros

Es posible que sea necesario apuntar un cobro de
una nota que no consta como pendiente en el
terminal, bien porque no se trata de un cliente de
nuestra ruta, o porque su gestin de cobro se
llevaba por otra va (letras, recibos, etc.). En este
caso el programa MovilGes nos permite introducir
un cobro campo a campo, especificando el cdigo
de cliente, el nmero de nota, tipo, importe y forma
de pago.
Para acceder a esta opcin disponemos del botn
"otros cobros", justo debajo de "gestin de cobros".
En la pantalla nos
presentar una serie
de cajas de texto y
listas desplegables
para que podamos
introducir todos los
datos del cobro. Es
importante
no
equivocarnos, pues
estos datos se descargarn al PC tal cual los tecleemos. Es
decir, si el cliente no es uno de nuestra base de datos el
terminal no podr comprobar si es un cdigo correcto o un
nmero de nota autntico. De cualquier forma, al teclear el n
de cliente y pasar al n de nota, el terminal buscar ese
cdigo en la base de datos de clientes por si existiera. Si no es as mostrar de nombre
"desconocido"
Una vez rellenados los campos, grabamos el cobro con "grabar", lo cual deja la pantalla en
blanco para que podamos seguir tecleando cobros a este cliente. Si queremos salir o
cambiar de cliente pulsaremos "cancelar" tras grabar el ltimo cobro.

5.4 Gestin de Gastos

Si consideramos que una de las funciones principales del terminal es ahorrarnos el conteo de
dinero a la hora de liquidar, es lgico pensar que al mismo tiempo que registramos las notas
y los cobros, hemos de poder anotar de alguna manera las salidas de dinero, es decir los
Gastos. Para ello disponemos de la opcin "Gestin de Gastos", bajo el men de "Cobros
Varios".
Tras entrar en esta opcin, accederemos a una pantalla donde en una lista aparecern todos
los tipos de gasto codificados en el PC. Simplemente elegimos uno y tecleamos la cantidad
en Euros en la caja de texto de la parte superior de la pantalla. Si queremos apuntar alguna

Movilges 25

observacin, disponemos de una caja de texto a

tal efecto debajo de la lista de gastos.
Pulsando "Aceptar" se grabar el gasto y
saldremos al men principal. "Cancelar" sale sin
grabar el gasto.

5.5 Mens "Liquidacin" y "Totales"

Estos puntos se explican ampliamente en el
apartado 4.4 Consultar el trabajo diario. Solamente
sealar que , en caso de haber cobros y gastos
adems de notas, estos tambin figurarn en el
apartado
"Totales",
restando
y
sumando
respectivamente para calcular el total a entregar
que se muestra en esta pantalla.

Movilges 26

6. Men Comunicacin
El men de comunicaciones contiene 3 opciones que pueden
agruparse en una sola. Estas opciones son Exportacin
(enva las ventas al PC), Importacin (carga los ficheros
maestros del PC) y Borrado ventas, y se agrupan todas ellas
en el botn Sincronizacin. La utilizacin de los procesos por
independiente o todos juntos depende de las necesidades
operativas del usuario. Puesto que la descarga ya la hemos
visto en el apartado 4.5, y la carga es virtualmente idntica,
vamos a repasar la configuracin y el borrado de ventas como
ampliacin de lo visto hasta ahora.

6.1 Borrado Ventas

A esta opcin entraremos normalmente de forma
automtica una vez se ha hecho la comunicacin,
pues ya no necesitamos seguir con las ventas
grabadas en el terminal. De todas formas, puede
ser necesario acumularlas durante una temporada,
ya sea por motivos de seguridad o por propias
necesidades del sistema de ventas. En ese caso,
cuando queramos borrar las ventas deberemos
entrar manualmente a esta opcin.
Aparecer un aviso en pantalla; "Esta opcin
borrar todas las ventas del terminal...." y los
botones [Borrar] y [Salir]. Es importante estar
seguros de querer borrar las ventas, pues este paso
es irreversible. Podemos usar [Salir] para
abandonar la pantalla, o [Borrar] para confirmar
definitivamente el borrado, tras una segunda
confirmacin. Las ventas desaparecern junto con
los apuntes de cobro, gastos, incidencias, etc. (en
una liquidacin saldr 0) aunque no perderemos el
stock ni se pondrn a cero los contadores. Los
ficheros de datos (clientes, artculos...) evidentemente se conservan.
En el caso del Stock, tenemos 2 posibilidades de tratamiento al hacer el borrado de ventas.
La primera es mantener el stock del camin, que ser la normalmente utilizada. El stock se
regulariza por la frmula actual = inicial + cargas ventas, para comenzar el da siguiente
con el stock correcto y las cargas y ventas a 0. La otra posibilidad es vaciar el camin. Esto
deja el stock a 0 y normalmente se hace con mercancas perecederas que hay que sacar
todos los das del camin.

Movilges 27

En caso de un borrado accidental, se guarda una copia

de los datos en la carpeta VENTA000, que pueden
"rescatarse" del terminal a travs del ActiveSync. Cada
borrado sustituye dicha copia por los ltimos datos de
venta.

6.2 Configuracin en el PC
El terminal puede comunicarse con el PC por varios sistemas, pero siempre deja y recoge los
datos de un directorio suministrado por un Servidor FTP instalado en el PC. Un servidor FTP
no es ms que un software que permite el uso de ciertas carpetas y archivos por equipos
remotos que se conectan al PC donde residen estos archivos. Hay varios servidores FTP
disponibles, algunos incluso gratuitos, que permiten el trabajo con el software Movilges. Uno
de los ms sencillos de manejar es el Cesar FTP, disponible en la pgina de Softonic
www.softonic.com .
Para configurar el servidor FTP solo tendremos que elegir con que carpeta vamos a trabajar,
dar de alta tantos usuarios como terminales vayan a conectarse, y asignarles esta carpeta
como e directorio real al que se conectarn cuando inicien su sesin FTP. Hay que tener en
cuenta que tanto los datos que se cargan como los que se descargan irn en esta nica
carpeta. Si usamos la misma carpeta para todos los terminales, debemos asegurarnos que
tengan distinto nmero de terminal, para que no se pisen los documentos unos a otros.
Tambin podemos usar una carpeta para cada terminal.
A modo de ejemplo, vamos a documentar la configuracin usada en los ejemplos, con el
mencionado Cesar FTP; primero hemos de configurar la direccin IP de nuestro servidor, en
el botn Server Options
accederemos a una configuracin donde podremos hacerlo.
Normalmente no es necesario ms que esto. A continuacin deberemos dar de alta los
usuarios; tenemos que dar un nombre y una contrasea para cada uno de ellos, que luego
repetiremos en los propios terminales, con lo cual es til dar nombres lgicos que sean
fcilmente identificables con las mquinas a que pertenecen (por ejemplo, la matrcula del
vehculo, el n de agente, etc.) Esto lo haremos pulsando sobre el botn Users Groups
Settings, representado por el icono . En primer lugar damos el nombre y contrasea, y
luego pinchamos sobre el botn File access rights, para establecer la carpeta en la que va
a trabajar este usuario. En el ejemplo hemos seleccionado la carpeta
F:\VBDOS\psioNET\BAS260. Es importante habilitar todas las opciones en el file access
rights, para que el terminal pueda leer y dejar datos en el PC. El ejemplo que ilustran las
pantallas es plenamente operativo.

Movilges 28

Movilges 29

Cuando queramos dejar el servidor en espera de que se conecten los terminales, lo

iniciaremos con el icono del semforo . Mientras dicho semforo est en verde, los
terminales podrn ir conectndose y comunicando sus datos. Pulsando nuevamente sobre el
semforo cerraremos la sesin FTP y los terminales ya no podrn conectarse.

6.3 Configuracin en el Pocket PC

Conexiones FTP
Aparte de esta configuracin en el PC, que vara
segn el servidor FTP que usemos y la
arquitectura de directorios propia de nuestra red,
hay que configurar tambin el terminal Pocket PC
para decirle en que servidor o servidores FTP ha
de descargar los datos. Para ello iremos al botn
servidores del men de configuracin de
comunicaciones.
Esta
configuracin
es
bsicamente un mantenimiento de servidores FTP.
Podemos buscar, modificar y crear cuentas a las
que conectarnos. Esto nos permite, por ejemplo,
dar de alta un servidor para cuando nos
conectamos en la oficina, otro para cuando nos
conectamos en el almacn y otro cuando nos
conectamos remotamente, por ejemplo va
telfono
GSM o GPRS.
Los campos que tenemos disponibles en este
mantenimiento son los siguientes:
Cdigo: Es el identificador de la conexin creada;
es aconsejable numerarlos correlativamente; 1, 2,
3
Nombre: Es el que aparecer a la hora de hacer la
comunicacin, para elegir el usado, con lo cual ha
de tener un nombre lgico que nos permita una
rpida identificacin. Por ejemplo oficina,
GSM,
IP: Es la direccin IP del servidor al cual nos
conectamos. Ha de coincidir con la que hemos
puesto en el programa servidor, tal y como se
describi ms arriba.
Puerto: Por defecto es 21. No cambie este valor si
no es un usuario avanzado.

Movilges 30

Usuario: Uno de los usuarios que hayamos dado de alta en el servidor FTP
Usuario: Es el nombre de usuario con que nos conectamos al Servidor. Este nombre, al
igual que su contrasea, han de estar dados de alta en el servidor FTP para poder
conectarnos. Podemos usar el mismo nombre de usuario en todas las mquinas, si todas
cogen sus datos del mismo directorio en el PC. El software diferencia los ficheros de cada
uno en funcin del nmero de agente.
Contrasea: El Password especificado para este usuario en el servidor FTP
Tipo: El tipo de conexin. A no ser que se trate de un usuario avanzado, use siempre el tipo
T. El tipo T descarga todos los ficheros que pertenecen al agente y empresa dados de alta
en el terminal e incorpora todos los ficheros que pertenezcan al agente y empresa que se
encuentren en el directorio FTP por defecto. El tipo S solo copia los ficheros que se
encuentran definidos en un fichero. El tipo T funciona como el tipo S, salvo que permite elegir
que ficheros se comunican, y el fichero O funciona como una mezcla del T y el S; coge todos
los ficheros del directorio, pero pregunta cuales se descargan y cuales no. Para un uso
normal, elija siempre el tipo T.
Tiempo (milisegundos): Por defecto figuran 500 milisegundos; es el timeout, o tiempo
mximo de espera que se concede al servidor para responder a una peticin. No vare este
parmetro si no es un usuario avanzado
Dir Remoto: Por defecto, cada usuario se conecta al directorio que tiene asignado en el
servidor FTP. Si queremos que acceda a una carpeta de dicho directorio, podemos
especificarlo aqu, o bien en el servidor FTP del PC
Conexin: Cuando la comunicacin con el PC no se inicia a travs del ActiveSync, sino que
se hace por medio de un servicio RAS, como puede ser una conexin a internet, hemos de
decir aqu como se llama dicha conexin. Si no tenemos ninguna creada, podemos acceder
pulsando sobre el icono de telfono que vemos a la derecha de este campo. Ver el punto
siguiente para una mayor explicacin.
Una vez creadas las distintas conexiones
FTP(normalmente basta con una), cuando
accedamos a alguna de las opciones de
comunicacin encontraremos una pantalla que nos
mostrar las conexiones posibles (ver punto 4.5).
Habremos de elegir una para continuar con el
proceso. (si solo hay una, la coge por defecto y no
pregunta)
Conexiones RAS
Una conexin RAS (Remote Access Service) es
una forma de conectar con un ordenador remoto,
entrando a formar parte de su red. Esto ocurre, por
ejemplo, cuando nos conectamos a internet. El
ordenador remoto que nos da servicio a travs del
telfono tiene implementado un RAS que permite
que nos conectemos.
Si vamos a descargar los datos sin usar el

Movilges 31

ActiveSync, por ejemplo por va telefnica, el ordenador en que descarguemos ha de tener

un servicio RAS, y debemos especificar algunos datos en el mantenimiento de conexiones. A
este mantenimiento podemos llegar desde el men de Configuracin / Comunicaciones, o
pulsando sobre el icono del telfono que se encuentra en el mantenimiento de conexiones
FTP.
Accederemos a una pantalla donde daremos de alta las conexiones que sean necesarias
(normalmente una, o ninguna si comunicamos por cable a travs del ActiveSync). Podemos
elegir alguna de las creadas, a aadir conexiones nuevas con el botn aadir. Los datos
que tenemos que cubrir son los siguientes:
Nombre: Es el primer campo de todos; el nombre que vamos a dar a la conexin. Debera
ser un nombre lgico como Por mvil, Por MODEM, etc.
Usuario, Contrasea y Dominio: Estos datos ha de facilitarlos el proveedor del servicio
RAS. Consultar con el administrador del sistema o nuestro proveedor de Internet.
Telfono: es el n de telfono donde llamamos para conectarnos, Tambin nos lo facilitar el
proveedor del servicio.
Country Code: En el caso de Espaa es el 34
Area Code: No poner nada para llamadas nacionales.
Dispositivo: Tendremos que elegir cual de los dispositivos capacitados para realizar una
conexin remota es el que vamos a usar. Si el dispositivo que queremos usar no aparece en
esta lista desplegable, deberemos incorporarlo a la configuracin del terminal. Consulte con
InterSoft acerca de los dispositivos de comunicaciones compatibles con el programa
Movilges.

Movilges 32

7. Men Mantenimientos
Entendemos "Mantenimiento", como un proceso que permite tratar los ficheros de acuerdo a
las necesidades del programa. As, en el caso de Clientes por ejemplo, podemos modificar
los datos de un cliente o incluso crear uno nuevo. En otros casos, como Contadores o IVA,
solo tenemos opcin a modificar lo que hay, que es un nico registro con todos los datos
necesarios. La existencia de estos mantenimientos permite que el terminal pueda funcionar
de un modo totalmente autnomo, incluso sin necesitar la existencia de un PC, aunque
lgicamente de este modo sus prestaciones merman. Al mismo tiempo, las opciones de
Agente, Contadores o IVA permiten parametrizar el terminal para diferenciarlo del resto de
terminales de la empresa, evitando as la duplicidad de notas o la incorreccin en los
clculos de impuestos.

Movilges 33

7.1 Contadores
En esta pantalla se indican los contadores de notas.
Cada tipo de nota tiene su contador, de hasta 6
cifras (de 0 a 999999), y un nmero de serie, de 3
cifras pero que puede combinar nmeros y letras. El
nmero que indica el contador es el de la ltima
nota generada, es decir si el contador marca 7
significa que la siguiente nota de ese tipo ser la 8.
El nmero de serie no vara de nota a nota.
Para cambiar un n de nota o serie, seleccionamos
el tipo de documento de la lista en la parte superior
de la pantalla, y cambiaremos los valores de las
cajas de texto inferiores. El botn "grabar" guarda
los cambios. Si cambiamos de tipo de nota sin
pulsar grabar los cambios no quedarn
registrados. Hasta que no pulsemos en "salir" (todos
ellos en la barra de mens), podremos seguir
consultando y/o modificando contadores.

7.2 IVA
En este mantenimiento podremos variar los % de
IVA (o IGIC) y Recargo de equivalencia. Movilges
permite hasta 5 tipos distintos de IVA, aunque
normalmente solo se usen 3. Tambin podemos
seleccionar un tipo de IVA como de 0%, sin que el
programa cause error. En la pantalla tenemos las
10 cajas de texto que corresponden a dichos tipos
de IVA y Recargo. Una vez modificados deberemos
pulsar en "Aceptar" para grabar las modificaciones,
o "Cancelar" para salir anulando lo modificado.

Movilges 34

7.3 Agente
El n de Agente se usa para identificar la mquina y
separar as los ficheros en el PC. Es por tanto
importantsimo que esta opcin slo sea
configurada por un administrador o usuario experto,
para evitar confusiones, duplicidad de notas e
incluso prdida de datos. Aparte del n de agente
(de 3 cifras), tambin se puede poner el Nombre de
dicho agente, y 3 claves para 3 niveles distintos de
seguridad dentro del programa. Como en el resto de
mantenimientos, disponemos de los botones
"Aceptar" y "Cancelar" en la barra de mens para
grabar los cambios o desestimarlos.

7.4 Empresa
Como se ha comentado, el programa MovilGes
puede trabajar en modo "multiempresa". Esto
significa que se tienen creadas varias empresas,
cada una con sus datos de clientes, artculos,
contadores e incluso tipos de IVA. El usuario
selecciona que empresa usa cada vez que entra a
algn submen, para que MovilGes use unos u
otros ficheros.
En este mantenimiento podemos crear, borrar,
consultar o modificar las empresas con las que
trabajamos. En la primera caja de texto hemos de
introducir el n de empresa, y a continuacin pulsar
sobre el Botn B situado a su derecha. Este botn
lanza la bsqueda en el fichero de empresas. Si la
empresa existe, nos muestra sus datos. En caso
contrario los datos aparecen con las opciones por
defecto, asumiendo que estamos creando una
nueva empresa.
Estos datos que podemos modificar son; el nombre,
los decimales que se calculan en el total de cada lnea y de cada nota, si lleva IGIC en lugar
de IVA y si trabaja con rutero o no.
Cada empresa podremos grabarla con "Grabar" o cancelar los cambios con "Cancelar". Del

Movilges 35

mismo modo podemos usar "Borrar" para borrar una empresa (usar con precaucin, se
pueden perder datos). Cuando queramos abandonar el mantenimiento usaremos el botn
"Salir"

7.5 Fecha-Hora
Desde el sistema Operativo es posible cambiar la
fecha y hora, pero para evitar tener que salir del
programa, MovilGes permite el cambio desde esta
opcin. En la pantalla aparece una caja de texto con
la fecha actual, y una lista desplegable con la fecha
a poner. Para cambiar la hora, tenemos que
situarnos encima de la misma y cambiar lo que
queramos, usando el teclado. Para cambiar la fecha
podemos obrar de la misma manera o -ms fcil-,
pinchar en la flecha hacia abajo. Esto nos despliega
un calendario del mes en curso, en el cual podemos
seleccionar el da directamente. Si queremos
cambiar de mes podemos usar las flechas a
derecha e izquierda, o pinchar sobre el nombre del
mes, lo que despliega una lista con los meses. Si
pinchamos sobre el ao podremos subir y bajar
aos con las flechas arriba/abajo que aparecen a su
derecha.
Pulsaremos "aceptar" para guardar los cambios o
"cancelar" para salir dejando la fecha y hora como
estaban.

7.6 Proveedores
El fichero de Proveedores es necesario para hacer
notas del tipo "indirecto" (notas que facturamos a
nombre de otra empresa). En caso que el ordenador
central no pueda suministrarnos el fichero de
proveedores, podemos mantenerlo en la propia
mquina desde esta opcin. Este mantenimiento, al
igual que el resto de los descritos en este manual,
funciona de modo similar al de empresas, pudiendo
buscar un cdigo de proveedor para modificarlo, o
crear uno nuevo. Los botones de la barra de mens
tambin coinciden. Los campos que aparecen son
necesarios para imprimirlos luego en la nota, por
requisitos legales.

Movilges 36

7.7 Clientes
La mayora de campos de los que consta un registro
de clientes estn bastante claros (nombre, telfono,
. . .) pero hay algunos que necesitan cierta
ampliacin.
IVA: en un desplegable a la derecha del CIF
podemos seleccionar si el cliente lleva IVA/IGIC, si
lleva IVA+RE (es decir, IVA y recargo de
equivalencia) o si est EXENTO de IVA/IGIC.
Desc. Disponemos de dos descuentos, ambos son
en % y se aplican en cascada al final de la nota
Tarifa: Podemos seleccionar cualquiera de las 10
posibles. Si elegimos tarifa 0, se preguntar en cada
artculo cual de las 10 se aplica.
Los clientes que demos de alta o modifiquemos en
el terminal, se descargarn al PC para informar al
ordenador central de los cambios efectuados.

7.8 Familias
La funcin de las familias es agrupar los artculos,
de forma que luego se puedan acelerar las
bsquedas. Tambin se usan para hacer ofertas a
familias de artculos, o precios especiales. En este
mantenimiento solo se crean con un nombre, pero
luego pueden asignarse a los artculos desde su
propio mantenimiento (punto siguiente)

Movilges 37

7.9 Artculos
Aunque no es muy frecuente el dar de alta artculos en el terminal, esta opcin nos permite
trabajar de modo totalmente autnomo, sin depender de un PC. Los datos que podemos
modificar son los siguientes:
-Nombre: nombre del artculo, que aparecer en pantalla e impresora
-Familia: no es necesario especificarla, sirve para bsquedas y ofertas
-Tarifas: hay 10 posibles tarifas de artculo.
-P. Mnimo: es el precio mnimo de venta; el terminal impide facturar por debajo de dicho
valor
-Lote 1 y 2: son las unidades por caja y por paquete respectivamente (pueden ser unidades
o bolsas, kilos, litros, etc. dependiendo del producto)
- Tipo IVA; el tipo de IVA del artculo, de acuerdo a la configuracin de los ivas (ver punto 7.2
IVA)

Movilges 38

8. Solucin de problemas
El programa Movilges se ha probado concienzudamente, y est creado teniendo en cuenta la
mayor parte de usos inadecuados posibles. No obstante, al tratarse de un software tan
extenso y complejo, ms la dificultad aadida de interoperar con diversos tipos de
dispositivos y perifricos, no podemos descartar que el usuario pueda experimentar fallos en
su funcionamiento. En InterSoft estamos permanentemente en contacto con nuestros
clientes para solucionar todos aquellos problemas que puedan deberse a un error en el
software, pero la mayora de problemas ocasionados por un mal uso o mala configuracin
pueden solucionarse por el propio usuario.

8.1 Cargar programa en un terminal vaco

En caso de un fallo grave de las bateras, o cuando se trata de un terminal nuevo, puede ser
necesario la carga desde cero del programa. El sistema operativo ya viene pre-cargado en
las mquinas, pero es preciso instalar el Compact FrameWork y el programa. Estos 2 pasos
se pueden realizar desde el PC, teniendo el terminal conectado y con el ActiveSync cargado.
(ver punto 2.2 del manual). Para instalar el Compact FrameWork ejecutamos el fichero
netcfsetup.msi (consulte con InterSoft si no dispone de este archivo). En el momento de
realizacin de este manual, dicho programa est en ingls. Aparecer una pantalla indicando
que va a instalar el .NET Compact Framework, adems de un aviso legal.

Movilges 39

Pulse el botn NEXT (siguiente). La siguiente pantalla muestra el acuerdo de licencia.

Seleccione I AGREE (de acuerdo), y vuelva a pulsar NEXT (siguiente). A continuacin nos
sugiere una carpeta de instalacin.

Si no estamos seguros de tener suficiente espacio en disco podemos consultarlo en el botn

Disk Cost. De lo contrario, pulsar sobre NEXT sin modificar ningn parmetro de los
propuestos. Ahora nos indicar que va a iniciar la instalacin, de modo que pulsamos NEXT
para iniciarla (hasta aqu podemos ir atrs con BACK). La instalacin tarda aprox. un par de
minutos. Es preciso en este punto tener el terminal conectado al PC con el ActiveSync en
conexin, puesto que el .NET Compact Framework se instala simultneamente en el PC y la
mquina. Para posteriores instalaciones SOLO en la mquina no es necesario repetir la
instalacin del PC sino que nos limitaremos a ejecutarlo yendo a Inicio\Programas\Microsoft
.NET Compact FrameWork Installer.
En este paso hemos cargado la base para instalar a continuacin el Movilges. Movilges no
funcionar sin haber cargado correctamente el .NET Compact Framework. Ahora tenemos
que cargar el programa MovilGes en la mquina, lo cual podemos hacer de un modo similar,
ejecutando el programa install.exe y siguiendo los pasos que nos pide por pantalla. Otra
opcin es, a travs del ActiveSync, copiar el archivo Movilges.Exe en la carpeta Mis
Documentos del terminal. Una vez completado este proceso hay que tener en cuenta que, si
bien tenemos instalado el programa y ste funciona no tenemos ni los datos ni la
configuracin propia del agente. Es decir, nos falta proceder a configurar la mquina desde el

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programa de configuracin del PC (consultar con InterSoft la disponibilidad de este

programa), y realizar una carga inicial de datos para empezar a trabajar (punto 6 del
manual), a no ser que demos de alta los clientes, artculos etc. Uno a uno en su
mantenimiento correspondiente (ver punto 7 del manual)

8.2 Problemas de comunicaciones

Los problemas de comunicaciones entre el terminal y el PC son probablemente los ms
comunes en el uso normal de estos dispositivos. La causa de esto es que se trata de la
operacin quizs ms compleja que tienen que acometer, ya que requiere una sincronizacin
entre ambos, que puede verse fcilmente comprometida por circunstancias externas, como
una mala conexin, fallos de lnea, cortes en la alimentacin, etc.
El proceso a seguir ante un fallo durante las comunicaciones es el siguiente; cerrar los
programas de comunicaciones tanto en el Pocket Pc como en el PC; esto equivale a salir al
men principal del Movilges y cerrar el servicio FTP en el servidor que estemos usando en el
PC. A continuacin reiniciamos el servicio FTP en el PC y reintentamos la transmisin desde
el terminal. Si persisten los problemas, iremos un poco ms all reseteando el terminal y
reinicializando el PC. Es importante no borrar los datos del terminal hasta asegurarnos que
se han copiado correctamente.
Las causas ms comunes para que se presente un problema en la comunicacin, que no se
pueda resolver por el anterior procedimiento son:
* Directorio en el PC no accesible, o mal configurado. En el servidor FTP instalado en el PC
tenemos que asegurarnos que asignamos el directorio correcto a cada usuario, y que este
directorio est accesible en ese momento. Puede ser una carpeta que se encuentre en otro
equipo de la red y que ese equipo quizs est apagado o desconectado de la red
* Mala configuracin de IPs. La direccin IP es un conjunto de 4 nmeros que identifica a un
terminal conectado a una red. El n de IP que tenga el PC que acta como servidor FTP ha
de coincidir con el n IP que hayamos asignado a la conexin FTP dada de alta en la
mquina
* Bateras bajas. La comunicacin suele consumir gran cantidad de energa. Lo mejor, en
caso de una conexin directa por cable, es hacerlo a travs de una base o cuna que est
alimentada, de forma que no se consuma batera del Pocket PC. Estas cunas, adems,
sirven para recargar la propia batera del terminal mientras comunica. En caso de iniciar una
copia con batera demasiado baja, es posible que el terminal se apague a mitad de
comunicacin, dejando ficheros abiertos, ficheros sin descargar, etc., y haciendo necesario
en la mayora de casos un reinicio del sistema antes de un nuevo reintento, ya con batera
cargada.

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8.3 "cuelgue" del sistema

A pesar de las medidas tomadas para estabilizar al mximo el sistema, numerosas causas
pueden llevar a lo que se conoce como cuelgue. Es decir; una interrupcin del software de
la que aparentemente no se puede salir ni volver atrs. En este caso tenemos que consultar
la informacin del fabricante de la mquina para averiguar si hay posibilidad de hacer un
reset. La mayora de aparatos permiten un reset blando y un reset duro. Conocemos reset
blando como el sistema para reiniciar la mquina sin perder su contenido. Como mucho
perderemos lo que estuviramos haciendo en ese momento (una nota, un cobro), pero no lo
hecho hasta entonces ni los ficheros de datos, de programa, etc. En mquinas Casio de la
serie Cassiopeia, el reset blando se realiza pulsando el botn reset situado en la parte
trasera de la carcasa, identificado como tal por un texto. Este botn est diseado para
poder pulsarse con el propio puntero de la mquina. El reset duro ocasiona un reinicio total
del sistema, llevndonos a la misma situacin que si el terminal hubiera salido de fbrica.
Incluso la fecha y la hora se pierden, inicializndose a una por defecto, normalmente varios
aos por detrs de la real. Si el programa y los datos estn en una tarjeta de memoria Flash
no se pierden, de lo contrario tendremos que proceder a reinstalarlos, como se explica en el
punto 8.2. Consulte con su proveedor la forma de hacer el reset duro.

8.4 Errores en pantalla

En ocasiones el terminal muestra mensajes de aviso que no han de considerarse como un
error del programa, sino simples advertencias de procesos normales del programa, o fallos
del usuario en la introduccin de datos. En la mayora de casos se permite la vuelta atrs.
Varios ejemplos de estos avisos son:
?
debe introducir algo en el importe a cobrar; sucede
cuando damos a cobrar en la pantalla de cobros
pendientes sin haber seleccionado ninguno de las
notas pendientes. Deberemos seleccionar una, o salir
de la pantalla con Cancelar o Seguir
?
Debe seleccionar un elemento de la lista de tipos de
notas; podemos ver este error si al entrar en notas
pulsamos aceptar en la pantalla de Seleccin Tipo de
Nota sin haber seleccionado previamente uno de los
tipos. Error similar nos mostrar en cobros varios si no
seleccionamos tipo de nota
?
Debe seleccionar un pedido;
aparece cuando elegimos Ver
lneas de un pedido sin
seleccionarlo previamente.
?
Debe seleccionar un artculo;
al intentar grabar una lnea sin haber seleccionado un
artculo. Si estamos introduciendo los artculos por
cdigo, no basta con teclearlo en su caja de texto
correspondiente; despus hay que pulsar sobre el botn de bsqueda que hay a su
derecha.

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El tipo de nota requiere introducir una cantidad en

la unidad de venta; por configuracin se puede
especificar que algn tipo de nota no precise este
dato, pero normalmente es imprescindible dar una
cantidad en la unidad de venta para poder grabar
una lnea de un pedido o una nota.
Debe seleccionar un elemento de la lista de
incidencias; ocurre cuando pulsamos aceptar en
la pantalla de incidencias sin haber seleccionado
ninguna. Podemos dejar en blanco la caja de texto
de las observaciones, pero al menos hay que
marcar una de las incidencias para grabarla. Si
queremos salir de la pantalla de incidencias sin
registrar ninguna pulsaremos Cancelar
etctera, etctera

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