Administración Documental en El Entorno Laboral Actividad - 3

ACTIVIDAD N3
PRESENTADO POR
LILIBETH CHICA MAFFIOLD
PRESENTADO A
AVA OFELIA CRUZ ROCHA
ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA
2015
Actividad 3
Reflexin:
My completa la informacin del video del acuerdo 060 por que nos da un claro
ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes estaciones
como son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin,
eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De
esta manera me he familiarizado un poco ms la gestin documental en su
ejecucin.
Archivo general de la nacin- acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo
los principios que rigen la administracin pblica.
Que la ley 80 de 1989, seala las funciones del archivo general de la nacin,
entre ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su
acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos,
como norma reguladora del quehacer archivstico.
Que la ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del estado, por intermedio del archivo
general de la nacin.
Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades
de certificacin.
Que el gobierno nacional ha diseado la agenda de conectividad, como una
poltica de estado, que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin
en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo,
modernizar las instituciones pblicas y socializar el acceso a la informacin,
dndole carcter legal mediante la directiva presidencial no. 02 del 2000. Que el
decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites
innecesarios existentes en la administracin pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos
de correspondencia como parte integral de la gestin documental.
Reflexin:
El acuerdo 060 / 2001 seala las funciones del archivo general de la nacin, entre
ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios como norma
reguladora del quehacer archivstico.
Tambin este acuerdo

actividad archivstica
nos
ensea
los
diferentes
conceptos
de
la
Procedimiento para la gestin de la correspondencia:

El documento del procedimiento para la gestin de la correspondencia en muy
completo y muy importante ya que nos muestra claramente pas a paso todos los
procedimientos como lo son:
El orden documental.
Foliacin documental
Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
Serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.
Almacenamiento y ubicacin de la documentacin
Ubicacin de cajas en estantera fija
La sealizacin de la estantera.
Pasos para la organizacin de archivos
Archivador de estantera fija.
Archivadores verticales de gavetas
Entrega de documentos a los archivos de gestin
Entrega y recibo de documentos por novedades de personal
Actualizacin de las tablas de retencin documental
Transferencias documentales
Disposicin final de documentos
Conservacin total
Servicios en archivos de gestin
Servicio de prstamo de documentos
Servicio de consulta de documentos
Servicio de consulta en base de datos
Servicio de reprografa
Organizacin de fondos documentales acumulados
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el

material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
Recepcin: La informacin antes de convertirse en documento se recepciona va
telefnica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: numero de
autorizacin, nombre del asegurado, direccin del inmueble, situacin en el
inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a
un tcnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado
asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la
informacin del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya
quedo solucionado el caso, el informe tambin se enva va correo electrnico.
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
En mi empresa la informacin es de forma externa por que la informacin la
genera un tercero.
- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
El tipo de comunicacin en mi empresa es comunicaciones internas.
Son todas aquellas comunicaciones de carcter oficial de las entidades pblicas
o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:
Una vez conformado el documento se asigna al tcnico para que realice el
procedimiento, luego de que el tcnico all realizado el procedimiento nos
devuelve el documento. Al finalizar todo el procedimiento se enva la copia de
informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposicin en la
empresa.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida
en esta actividad.
MAPA CONCEPTUAL
EL DOCUMENTO
Tiene una
Recepcin de la informacin
La informacin puede ser interna o externa

Clasificacin del documento y
verificacin de la informaion
Registro de la informacin con

los datos mar relevantes
Reparto de la informacin, dar

a conocer la comunicacin
Apertura del contenido o

informacin.
Revisin de documentos para

su respectiva radicacin

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Procedimiento para la gestin de la correspondencia:

Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.

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Disposicin final de documentos

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Servicio de prstamo de documentos

Servicio de consulta de documentos

Servicio de consulta en base de datos

Organizacin de fondos documentales acumulados

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