Documentos de Compra y Venta
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Documentos de Compra y Venta
Los ngeles
Mayo de 2008
Hctor Boggioni
ndice
Pagina 04Introduccin
Pagina 05Tipos de documento
Pagina 06Tipos de documento
Pagina 07Tipos de documento
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Introduccin
Los documentos que se utilizan en la compra venta de productos son variados ya
que pueden depender del medio de pago o si se recibe, devuelve o entrega un
producto y entre otros. Adems para que stos documentos sean vlidos deben
cumplir ciertos requisitos para que puedan ser fidedignos, por otra parte stos
deben cumplir con el timbraje del documento; trmites ante el servicio de
impuestos internos (SII), formularios a presentar, declaraciones a presentar para
autorizar el timbre.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compaa o empresas.
Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre
las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a
demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por
la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
Tipos
de documentos
Es un instrumento contable
que se emite a todos aquellos que vendan vienes o presten servicios
a consumidores finales Ej.: restauran, farmacia, ferretera,
supermercado, etc.
En estos casos el vendedor deber llevar un control diario en su libro de
compra y venta esta afectan al impuesto del IVA (19%).
a)
b)
c)
d)
Es un elemento contable
que se emite a todas aquellas personas que sean contribuyentes y
proveedores, para descontar el impuesto del IVA (19%). Estas
facturas de ventas deben reunir los siguientes requisitos:
Estar marcadas expresamente como factura de venta.
Contener apellidos y nombres o razn social de vendedor.
Apellido y nombres o razn social del comprador de los vienes y servicios.
Llevar un nmero que corresponda con la numeracin consecutiva de la
factura de venta.
Fecha de emisin.
Descripcin de los artculos vendidos o servicios prestados.
valor total de la venta detallado valor neto y el IVA.
e)
f)
g)
Guas de despacho:
Es un documento de emisin
obligatoria, cuando se posterga el otorgamiento de la factura y
cuando se trasladan bienes que constituyen a una venta.
Debe cumplir los mismos requisitos de la emisin de la factura.
Otros documentos
Fecha de emisin.
Monto de la operacin.
No deben anotarse los centavos.
El monto de la operacin incluye el IVA
No es obligatorio identificar las especies vendidas.
Opcionalmente, pueden hacerse boletas en que se identifique al comprador
y las especies vendidas.
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cigarrillos al pblico?
No se deben emitir boletas por dichas ventas.
Qu se hace si se han emitido boletas sin respetar el correlativo ?
Se deben declarar en el mes que se emitieron. Deben hacerse los registros
correspondientes en el libro de ventas. Es recomendable destacarlo en el libro de
ventas.
Si se tienen varios vendedores en terreno, como se controla la entrega de
talonarios de boletas?
No hay un procedimiento establecido, pero puede hacerse lo mismo que en caso
de las sucursales, es decir, en el libro de control de documentos se anota la fecha
y la numeracin de los talonarios que se le entregan a los vendedores.
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Las boletas deben ser timbradas previamente por el SII, con numeracin
nica nacional.
Previa autorizacin
registradoras.
del
SII,
pueden
emitirse
mediante
mquinas
REQUISITOS FACTURAS
El original del documento debe tener un fondo impreso de color celeste, tipo
pantone 290c o 290u, u otro que se asemeje, con las siguientes frases
intercaladas, de cinco lneas cada una:
El fondo en referencia debe ser impreso en letras tipo "Univers Medium", con
cuerpo 8, interlneas 9 y en alta u otro que se asemeje.
Adems, dichas leyendas debern ser impresas en igual direccin y sentido que
los textos del documento.
Las frases irn intercaladas de cinco lneas cada una, impresas con letras
maysculas de color celeste y con sesgo o corrimiento hacia la derecha, respecto
de la lnea superior, con un espacio aproximado de una letra.
En el caso de que un mismo establecimiento grfico sea el que imprima el fondo y
tambin los textos, imprimir su nombre y dems datos y requisitos en las frases
que correspondan, tanto al fondo como a los textos, manteniendo siempre la
distribucin de cinco lneas separadas para cada concepto.
Las frases que constituyen el fondo deben cubrir toda la superficie del original del
documento. Si por razones tcnicas ello no fuera posible, podrn no cubrir hasta
un centmetro, contado desde el respectivo borde del documento.
Asimismo, tratndose de contribuyentes cuyas facturas u otros documentos lleven
logotipos y/o dibujos que sirven para identificar a la empresa y sus productos, se
permitir que la impresin del fondo no cubra el espacio que ocupan dichas
figuras, pero esos espacios no podrn exceder la quinta parte del documento de
que se trate, de modo que no se desvirte la impresin del fondo.
Las frases mencionadas pueden ir separadas dentro de cada lnea, por un punto o
por un guin, o bien pueden no llevar puntuacin que las separe entre s.
Indicacin del nombre del documento, nmero de RUT y Numeracin nica
Nacional
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El nmero de RUT del emisor del documento, nombre del documento (esto es, la
palabra FACTURA, FACTURA DE COMPRA, GUIA DE DESPACHO, NOTA DE
DEBITO, NOTA DE CREDITO, LIQUIDACION Y LIQUIDACION FACTURA, segn
corresponda) y su nmero correlativo, debern ser impresos en un recuadro de
cuatro centmetros de altura por ocho centmetros de largo, enmarcado por un
filete o lnea de un milmetro de grosor.
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En los otros traslados que no importen venta podr omitirse el valor unitario, pero
habr de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo, as por
ejemplo: si se trata de traslado de bienes para su reparticin, de una bodega a
otra del propio emisor, para su distribucin, etc.
Conforme a las disposiciones legales vigentes, las Notas de Dbito, deben cumplir
con los mismos requisitos exigidos para las facturas y solamente pueden ser
emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas
otorgadas con anterioridad.
Las copias voluntarias o extras, que comprenden el quinto o siguientes
ejemplares, deben llevar, en forma atravesada, la frase:" COPIA NO VALIDA PARA
EFECTOS TRIBUTARIOS.
Las notas de crdito deben cumplir los mismos requisitos exigidos para la
facturas, y solamente pueden ser emitidas al mismo comprador o
beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con anterioridad.
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VII. Nmero y fecha del documento aduanero, as como la aduana por la cual se
realiz la importacin, tratndose de ventas de primera mano de mercancas de
importacin.
A) La cdula de identificacin fiscal reproducida en 2.75 cm. por 5 cm. con una
resolucin de 133 lneas/ 1200 dpi. En el caso de personas fsicas puede o no
contener la CURP. Sobre la impresin de la cdula, no podr efectuarse anotacin
alguna que impida su lectura.
B) La leyenda: "La reproduccin no autorizada de este comprobante constituye un
delito en los trminos de las disposiciones fiscales", con letra no menor de 3
puntos.
C) El Registro Federal de Contribuyentes y nombre del impresor, as como la
fecha en que se incluy la autorizacin correspondiente en la pgina de Internet
del Servicio de Administracin Tributaria, con letra no menor de 3 puntos.
D) El Nmero de aprobacin asignado por el Sistema integral de comprobantes
fiscales.
Otras disposiciones:
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Cheque
Llmese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el
cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o
autorizacin para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago
como el caso del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a
la presentacin del documento con las modalidades particulares establecidas para
cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin ella".
c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u otra
equivalente".
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Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre
el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de
la deuda.
Este documento tiene importancia:
Pagar
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito
mediante el cual una persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El
Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden
transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de
empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagar
1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en
una fecha futura fija o determina dable.
2.- El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la
suma de dinero estipulada en el pagare
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Por no haber ejercitado la accin dentro de los tres meses que signa a la fecha en
que alguno de los obligados hubiere liquidado el pagar
Por haber prescrito la accin directa o porque haya de prescribir dentro de los 3
meses siguientes.
Letra de cambio
Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una
persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado
beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar sealados en el
documento
cobrar el documento)
Beneficiario es el acreedor, quien tiene la legitimacin activa para cobrar el
documento
OBLIGACIONES Y DERECHOS DE LOS ELEMENTOS PERSONALES
GIRADO.
Domicilios
Sucursales)
Actividades.
(Casa
Matriz,
- Boletas de honorarios
- Entradas de espectculos
- Boletas de prestacin
servicios de terceros
de
- Letras de cambio
- Facturas
- Pagars
- Notas de dbito
- Liquidacin
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- Notas de crdito
- Liquidacin Facturas
- Guas de despacho
Quines
Formulario 3230 (en duplicado) disponible en cualquier Unidad del SII, lleno
con los datos de los documentos que el contribuyente viene a solicitar
timbraje; o llenado e impreso desde Internet con la misma informacin
anterior (puede descargar desde Internet el Formulario 3230). En ningn
caso los funcionarios podrn llenar los recuadros en los cuales se registran
los documentos a timbrar y cantidad solicitada por el contribuyente.
Observaciones
Formulario 3230.
2) Iniciar Actividades
Es una declaracin jurada ante el SII que todas las personas naturales, jurdicas y
otros entes asociativos, deben efectuar para realizar y/o iniciar sus actividades
empresariales.
3) Sistema de Contabilidad
Contabilidad Completa
Contabilidad Simplificada
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