Alcance de Proyectos

Diplomatura de Especializacin Avanzada en
Gerencia de Proyectos y Calidad
Gestin del Alcance
Material elaborado por Mario Barrientos Alcntara, PMP

INSTITUTO PARA LA CALIDAD 2014. Prohibida su reproduccin total o parcial sin permiso del autor y del Instituto para la Calidad de la Pontificia
Universidad Catlica del Per.
Logros del curso

Al finalizar el curso el participante estar en condiciones de:
Analiza los procesos para planificar y controlar el alcance en
los proyectos en una organizacin.
Aplica tcnicas y herramientas para definir el alcance de un
proyecto considerando las exclusiones, restricciones y
supuestos que pudiera tener el proyecto.
Identifica los puntos relevantes para la verificacin y el
control de los entregables de un proyecto.
Temas a revisar
Introduccin a la Gestin del Alcance

Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar Requerimientos
Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el alcance
Controlar el alcance
Temas de la sesin 1
Introduccin a la Gestin de Alcance
Plan de Gestin de Alcance
Producto de aprendizaje esperado

Sesin 1
Introduccin
o Cmo se definen los requerimientos en un
proyecto?
o Los stakeholders saben perfectamente lo
que quieren en el proyecto?, lo tienen
completamente definido?
o Por qu se producen los cambios durante
el proyecto?, de dnde vienen?, quin los
pide?, en qu momento llegan?
o Podemos evitar los cambios en el alcance?,
los podemos controlar?
o Qu puede implicar un cambio?

o Procesos para asegurar
que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido,
y
slo
el
trabajo
requerido, para completar
el proyecto con xito.
Hacer solo lo que

tenemos que hacer!
Quin
pone estos
lmites?
Definir y controlar lo que est

y lo que no est incluido en el
proyecto.
Cmo aseguro la definicin?, Que
tcnicas puedo usar para controlar?

Alcance de Proyecto
Alcance de Producto
Rasgos y funciones que

caracterizan a un producto,
servicio o resultado
Trabajo que debe realizarse

para entregar un producto,
servicio o resultado con
funciones y caractersticas
especficas
Alcance
Suma de productos y servicios que se
proporcionan como un proyecto
Procesos de la Gestin del Alcance

Inicio
Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
Verificar
alcance
Controlar
alcance
Proceso mediante el cual se documenta

cmo el alcance ser definido, validado
y controlado.
Provee lineamientos de cmo el alcance

ser gestionado a travs del proyecto.
Es un componente del plan de gestin

del proyecto.
Planificar la Gestin
Del Alcance

Entradas
Plan de Gestin del
Proyecto
Carta de Proyecto
Factores ambientales
de la empresa
Activos de los
Procesos de la
organizacin
Herramientas y
Tcnicas
Juicio de Expertos
Reuniones
Salidas
Plan de Gestin del
Alcance
Plan de Gestin de
Requerimientos

Plan de Gestin del Proyecto
(Project Management Plan)
Entradas
El plan de gestin del proyecto describe como el

proyecto ser ejecutado, monitoreado y controlado.
Consolida todos los planes subsidiarios y lneas base

(baseline) de los procesos de planificacin
Carta de Proyecto
(Project Charter)
Provee a alto nivel la descripcin del proyecto y las

caractersticas del producto desde el Enunciado del
Trabajo del Proyecto (SOW)

Factores Ambientales de la Empresa
(Enterprise Environmental Factors)
Entradas
Cultura de la organizacin
Infraestructura
Administracin del personal
Condiciones del mercado
Activos de los Procesos de la Organizacin

(Organizational Process Assets)
Polticas y procedimientos
Informacin histrica y lecciones aprendidas

Juicio de Expertos
(Expert Judgment)
Herramientas y
Tcnicas
Se refiere al conocimiento y experiencia de un grupo o

persona .
Reuniones
(Meetings)
Pueden participar el Gerente de Proyecto, Sponsor,

Stakeholders, miembros del equipo de proyecto, etc.

Plan de Gestin del Alcance
(Scope Management Plan)
Salidas
Incluye:
Proceso para preparar el enunciado del alcance
Proceso para creacin de WBS
Describe como el WBS ser mantenido y aprobado
Especifica cmo se obtendrn la aceptacin formal
de los entregables
Describe cmo se procesarn los requerimientos de
cambios (alineado con el proceso de Ejecucin de
Control Integrado de Cambios)

Plan de Gestin de Requerimientos
(Requirements Management Plan)
Salidas
Es un componente del plan de gestin del proyecto que

describe como los requerimientos sern analizados,
documentados y gestionados.
Puede incluir:
Como las actividades de requerimientos sern
planeadas, monitoreadas y reportadas
Como se priorizarn los requerimientos
Mtricas de producto y su descripcin
Actividades de gestin de configuracin, tales
como cambios en el producto, servicio o resultado
nico y los niveles de autorizacin requeridos para
aprobar estos cambios.
Estructura de trazabilidad, qu atributos de
requerimientos sern capturados en la matriz de
trazabilidad .
Evaluacin Rpida
1.
La relacin entre la gestin el plan de gestin de

alcance y el plan de gestin del proyecto est descrito
en cual de las siguientes afirmaciones?
a) El plan de gestin de alcance es un subconjunto del
plan de gestin del proyecto.
b) El plan de gestin del proyecto es un subconjunto
del plan gestin del alcance.
c) Los planes no estn relacionados.
d) Los planes son exactamente iguales.
Evaluacin Rpida
2.
Los componentes del plan de gestin del alcance del

proyecto incluyen todos los siguientes procesos,
excepto:
a) Cmo se obtendrn la verificacin y la aceptacin
formal de los entregables.
b) Cmo se crear el WBS.
c) Cmo se definirn las actividades del proyecto.
d) Cmo se elaborar el enunciado del alcance.
Plan de Gestin de Proyecto

En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Tomando como base su
proyecto para el trabajo
integrador, elaborar el
plan de gestin de
alcance de su proyecto.
Aplicacin 1
Conclusiones
Temas a revisar

Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Producto de aprendizaje esperado

Sesin 2
Documentacin de requerimientos y matriz de

trazabilidad de requerimientos.
Cmo se definen los requerimientos en un

proyecto?
Los stakeholders saben perfectamente lo que
quieren en el proyecto?, lo tienen
completamente definido?
Cules son los problemas ms frecuentes en los
proyectos de su industria? Cmo los relaciona
con la identificacin de requerimientos?
Qu factores aseguraran el xito en la
recoleccin de requerimientos?
Cules son los elementos mnimos a incluir en
el plan de gestin de requerimientos?
Proceso mediante el cual se

determina, documenta y gestiona las
necesidades de los stakeholders y los
objetivos del proyecto.
Provee la base para definir el alcance

del proyecto y del producto.
Recopilar
requerimientos
Recopilar requerimientos
Definicin
Condicin (capacidad,
caracterstica, factor de calidad o
Restriccin) que debe ( tener o
cumplir) ser alcanzada por el
producto y/o el proyecto para
satisfacer las necesidades del
cliente (un contrato, norma,
especificacin u otro documento
formalmente impuesto o an en la
mente del cliente).
La captura y gestin de los
requerimientos del proyecto y del
producto, influye directamente en
el xito del proyecto .
Cmo se obtienen?, de
dnde se obtienen?,
quin los define?, cmo
se organizan, priorizan y
registran? Hasta que
nivel de detalle es posible
llegar? Estn disponibles?
Los requerimientos deben ser obtenidos, analizados y registrados en

suficiente detalle para ser incluidos en la lnea base de alcance y ser
medidos una vez que empieza la ejecucin del proyecto.
WBS
Plan
Tiempo
Plan
Costo
Requerimientos
Plan
Calidad
Manejo de expectativas
Plan
Compras
Entradas
Plan de Gestin de
Alcance
Plan de Gestin de
Requerimientos
Plan de Gestin de
Stakeholders
Carta de Proyecto
Registro de
Stakeholders
Herramientas y
Tcnicas
Entrevistas
Focus Groups
Talleres dirigidos
Tcnicas de creatividad de grupo
Tcnicas de tomas de decisiones
de grupo
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipos
Benchmarking
Diagramas de Contexto
Anlisis de documentos
Salidas
Documentacin de
requerimientos
Matriz de
trazabilidad de
requerimientos
Entradas
Provee claridad de cmo determinar qu tipo de

requerimientos necesitan ser recopilados.

(Requirements Management Plan)
Provee el proceso que ser usado para definir y

documentar las necesidades de los stakeholders
Plan de Gestin de Stakeholders
(Stakeholders Management Plan)
Entradas
Usado para entender los requerimientos de

comunicacin de cada stakeholders y el nivel de
compromiso de cada uno de ellos y as adaptar su
participacin en las actividades de recopilacin de
requerimientos
Carta de Proyecto
(Project Charter)
Provee a alto nivel la descripcin del proyecto y las

caractersticas del producto
Registro de Stakeholders
(Stakeholders Register)
Entradas
Es utilizado para identificar a los interesados que

puedan proveer informacin detallada sobre los
requerimientos del producto y del proyecto.
Entrevistas
Para qu se
requiere el
proyecto?
Herramientas y Tcnicas
Mtodo formal o informal de descubrir informacin de los

interesados.
La forma ms frecuente se lleva a cabo mediante preguntas
preparadas o dirigidas en forma espontnea, y registrando las
respuestas.
Las entrevistas a menudo son conducidas uno a uno, pero
pueden involucrar uno o ms entrevistadores y/o varios
entrevistados
Quines son los

usuarios del
proyecto?
Qu debera
incluir como
mnimo?
Cules son las

restricciones
que pueden
afectar al
proyecto ?
Focus Group
Rene interesados pre-calificados y expertos en el tema para

aprender sobre sus expectativas y actitudes en relacin a un
producto, servicio o resultado nico propuesto.
Un moderador entrenado, conduce la reunin y gua al grupo a

travs de discusiones interactivas diseada para ser
conversacin de grupo, ms que una entrevista uno a uno.
Talleres Dirigidos (Workshop)
Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales

claves para definir los requerimientos del producto.
Los talleres son considerados una tcnica primaria para definir

rpidamente los requisitos funcionales (cross), y para reconciliar
las diferencias de los interesados debido a la naturaleza de la
interaccin del grupo.
Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, as como

fortalecer las relaciones y mejorar la comunicacin entre los
participantes, lo cual puede incrementar el consenso de los
interesados.
Tcnicas de Creatividad de Grupo
Son organizadas para identificar requerimientos del producto y del

proyecto. Tenemos:
Tormenta de ideas: Usado para generar y recolectar mltiples
ideas y los requerimientos del producto.
Tcnicas de grupos nominales: Esta tcnica mejora la tormenta de
ideas con un proceso de votacin usada para priorizar las ideas ms
tiles.
Tcnicas de Creatividad de Grupo
(continuacin )
Mapas mentales: Las ideas creadas a travs de una tormenta de
ideas individual se consolidan y se grafican para reflejar lo
comn y sus diferencias, as como generar nuevas ideas.
Diagrama de afinidad: Esta tcnica permite gran nmero de
ideas que sern clasificadas en grupo para clasificarlas y
analizarlas.
Anlisis de Decisin Multicriterio: Tcnica que utiliza una matriz
de decisin para proveer un mtodo sistemtico para establecer
criterios como niveles de riesgos, incertidumbre y valoracin,
para evaluar y clasificar muchas ideas.
Tcnicas de Tomas de Decisiones de
Grupo
Proceso de evaluacin de mltiples alternativas para futuras

acciones. Esas tcnicas pueden ser usadas para generar y priorizar
los requerimientos del producto.
Hay mltiples mtodos para lograr una decisin de grupo, por
ejemplo:
Unanimidad.
Mayora.
Pluralidad: El grupo ms grande decide an si no se ha alcanzado
la mayora
Dictatorial: Un individuo toma la decisin para el grupo.
Cuestionarios y Encuestas
Grupos de preguntas escritas para acumular rpidamente

informacin desde un gran nmero de entrevistados.
Los cuestionarios y/o encuestas son ms apropiados para

grandes
audiencias,
cuando
los
encuestados
estn
geogrficamente dispersos, y cuando es apropiado un anlisis

estadstico.
Observaciones
Proveen una manera directa de ver a los individuos en torno y

cmo ejecutan sus trabajos o tareas y de realizar procesos.
Es de particular ayuda para procesos detallados cuando las

personas que usan el producto tienen dificultad o son reacios
para articular sus requerimientos.
Prototipos
Mtodo que permite obtener una retroalimentacin fcil

sobre los requerimientos, al proveer un modelo del producto
esperado antes de construirlo.
Los prototipos permiten a los interesados , experimentar con el

modelo final, en lugar de discutir sobre representaciones
abstractas de sus requerimientos.
Benchmarking
Involucra comparar practicas actuales o planeadas, tales como

procesos y operaciones, de organizaciones semejantes a fin de
identificar mejores prcticas, generar ideas de mejoras, y
proveer una base para medir rendimientos.
Diagramas de Contexto
Permiten visualizar el alcance del producto mostrando el

sistema de negocio (proceso, equipo, sistema) y como otras
entidades como: personas y otros sistemas interactan con
ste.
Muestran entradas al sistema de negocio, el actor que provee

la entrada y la salida desde el sistema de negocio y el actor
recibiendo la salida.
Anlisis de Documentos
Es usado para identificar requerimientos mediante el anlisis

de documentacin existente de la organizacin.
Ejemplos de documentos que pueden ser revisados son:
Planes de negocio
Acuerdos
Documentos de marketing
RFP
Diagramas de flujo de los procesos
Modelo de datos lgicos
Documentacin de sistemas
Documentacin de Requerimientos
(Requirements Documentation)
Salidas
Describe como requerimientos individuales satisfacen la

necesidad de negocio para el proyecto.
Los requerimientos pueden estar en un inicio a alto nivel

y progresivamente ir a ms detalle.
Los requerimientos deben cumplir con lo siguiente:

No ser ambiguos
Deben ser medibles.
Susceptibles a pruebas
Completos, consistentes y aceptables para los
stakeholders
Salidas
Los componentes de la documentacin de requerimientos ,

pueden incluir , pero no estn limitados, a:
Necesidad del negocio u oportunidad a ser

dimensionada, describiendo las limitaciones de la
situacin actual y porque el proyecto ha sido propuesto.
Objetivos del proyecto y del negocio
Requerimientos funcionales, descripcin de lo que el

producto debe hacer, son llamados requerimientos de
comportamiento o de operacin, procesos de negocio,
informacin e interaccin con el producto.
Salidas
(continuacion)
Requerimientos no funcionales, Referencia las
especificaciones que aseguren el cumplimiento de
requerimientos funcionales, como el nivel de servicio,
desempeo, seguridad, cumplimiento, retencin,
estabilidad, confiabilidad, seguridad.
Criterios de aceptacin
Requerimientos de supuestos, dependencias y

restricciones
Matriz de Trazabilidad de Requerimientos - MTR
(Requirements Traceability Matrix)
Salidas
Es una tabla que pone en relacin los requerimientos

desde su origen hasta el entregable que lo satisface.
Ayuda a asegurar que cada requerimiento aada valor al

negocio alinendolo con los objetivos de la organizacin
y del proyecto
Provee una manera de seguir los requerimientos a lo

largo del ciclo de vida del proyecto, ayudando a asegurar
que los requerimientos aprobados en la documentacin
de requerimientos se entreguen al final del proyecto.
Salidas
Matriz de Trazabilidad de Requerimientos - MTR

(Requirements Traceability Matrix)
Los atributos asociados a cada requerimiento, pueden ser
registrados en la MTR y pueden incluir:
Un identificador nico
Una descripcin textual del requerimiento
Los motivos para su inclusin
Propietario
Origen
Situacin actual ( Activo, cancelado, diferido,
agregado, aprobado).
Fecha completada
Evaluacin Rpida
1.
Cul de las siguientes no es una herramienta y/o

tcnica para Recopilar Requerimientos
a) Focus Groups
b) Juicio de Expertos
c) Prototipos
d) Talleres dirigidos
Evaluacin Rpida
2.
El equipo de proyecto est trabajando con los

stakeholders para identificar los requerimientos del
producto y del proyecto. Ud. est por realizar un
proceso de votacin para priorizar las ideas ms tiles.
Esta tcnica es llamada:
a) Brainstorming
b) Tcnicas de grupos nominales
c) Anlisis de Decisin Multicriterio
d) Mapas Mentales
Evaluacin Rpida
3.
El equipo de proyecto est trabajando con los

stakeholders para generar, clasificar y priorizar los
requerimientos de producto. Las decisiones se estn
tomando basadas en las opiniones que tienen ms
respaldo que otras. Este mtodo es llamado:
a) Unanimidad
b) Mayora
c) Pluralidad
d) Dictatorial
siguiente:
o Tomando como base tu
integrador, elabora
Aplicacin 2
o Documentacin de
requerimientos.
o Matriz de trazabilidad de
requerimientos
Conclusiones
Temas a revisar

Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Producto de aprendizajes esperado de la

sesin 3
Enunciado de alcance del proyecto
Definir el Alcance
o Cmo se define el alcance

de un proyecto?

Inicio
Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
Verificar
alcance
Controlar
alcance
Definir el Alcance
Es el proceso de desarrollar una descripcin detallada del
proyecto y del producto. Selecciona que requerimiento es
parte del alcance y cual es excluido
La preparacin de un enunciado del

alcance del proyecto es crtica para el
xito del proyecto y se elabora sobre
la base de los principales entregables,
supuestos y restricciones que son
documentados durante el proceso de
inicio del proyecto.
Definir el Alcance
Durante la planificacin, el alcance
del proyecto es definido y descrito
con mayor especificidad , debido a
que se cuenta con ms informacin
del proyecto.
Riesgos existentes, supuestos y
restricciones son analizados y
aadidos al enunciado del alcance
del proyecto en caso sea necesario
Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan
y convierten en requisitos.
Definir el Alcance
Entradas
Plan de Gestin de
Alcance
Carta de Proyecto
Documentacin de
requerimientos.
Activos de los
proceso de la
organizacin
Juicio de expertos.
Anlisis del producto.
Generacin de
alternativas.
Talleres dirigidos
Salidas
Enunciado del
alcance del
proyecto.
Actualizacin de
documentos de
proyecto
Definir el Alcance
Alcance de Proyecto
Alcance de Producto
Rasgos y funciones que

caracterizan a un producto,
servicio o resultado
Trabajo que debe realizarse

para entregar un producto,
servicio o resultado con
funciones y caractersticas
especficas
Alcance
Suma de productos y servicios que se
proporcionan como un proyecto
Definir el Alcance
Activos de los Procesos de la Organizacin
Entradas
Polticas, procedimientos y templates para el enunciado

del alcance
Archivos de proyectos previos
Lecciones aprendidas de proyectos previos
Definir el Alcance
Juicios de Expertos
Es mayormente usado para analizar la informacin necesaria

para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto .
Tal nivel de experiencia es entregada por cualquier grupo o

individuo con conocimiento especializado o entrenamiento, y
est disponible desde varias fuentes, como:
Otras unidades dentro de la organizacin

Consultores.
Participantes, incluyendo clientes o sponsor.
Asociaciones profesionales o tcnicas.
Grupos sectoriales o de industria
Expertos en la materia
Definir el Alcance
Anlisis de Producto
Cada rea de aplicacin tiene uno o mas mtodos aceptados,

para trasladar las definiciones de producto de alto nivel en
entregables tangibles.
El anlisis de producto, incluye tcnicas tales como:
Desglose del producto (Ej. realizar lista de funciones y
servicios del producto final )
Anlisis de requerimientos
Ingeniera de sistemas
Ingeniera del valor
Anlisis del valor (Por ejemplo, evaluar el beneficio vs. el costo
por cada servicio del producto y determinar cules generan
valor)
Definir el Alcance
Generar Alternativas
Es una tcnica usada para desarrollar tantas opciones potenciales

como sea posible a fin de identificar diferentes mtodos para
ejecutar el trabajo del proyecto.
Una variedad de tcnicas pueden ser usadas, tales como:
Brainstorming
Pensamiento lateral
Anlisis de Alternativas
Definir el Alcance
Generar Alternativas
El Pensamiento Lateral (Lateral Thinking o pensamiento

divergente): Tcnica desarrollada por Edward de Bono, que se
enfoca en producir ideas que estn fuera del patrn de
pensamiento habitual de la o las personas que la ejecutan.
A diferencia de la tcnica de lluvia de ideas o brainstorming, trata

de encontrar soluciones imaginativas, distintas, que se apartan
del clsico enfoque "de frente" de cualquier problema cotidiano.
La tcnica se basa en generar provocaciones al pensamiento
habitual, para salirnos del patrn aprendido o pensamiento
natural.
Definir el Alcance
Talleres Dirigidos (Workshop)
Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales

claves para definir los requerimientos del producto.
Los talleres son considerados una tcnica primaria para definir

rpidamente los requisitos funcionales (cross), y para reconciliar
las diferencias de los interesados debido a la naturaleza de la
interaccin del grupo.
Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, as como

fortalecer las relaciones y mejorar la comunicacin entre los
participantes, lo cual puede incrementar el consenso de los
interesados.
Definir el Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto
(Project Scope Statement)
Salidas
Describe en detalle los entregables del proyecto y el

trabajo requerido para crear esos entregables.
Incluye la siguiente informacin:

Descripcin del alcance del producto
Criterios de aceptacin
Entregables
Exclusiones del Proyecto
Restricciones
Supuestos
Definir el Alcance
Actualizacin de documentos de proyecto
(Project Documents Updates)
Salidas
Algunos documentos que pueden ser actualizados son:

Registro de stakeholders
Documentacin de requerimientos
Matriz de Trazabilidad de requerimientos
Definir el Alcance
Por qu se producen los cambios
durante el proyecto?, de dnde
vienen?, quin los pide?, en qu
momento llegan?
Podemos evitar los cambios en el
alcance?, los podemos controlar?
Qu puede implicar un cambio?
Evaluacin Rpida
1.
Definir el alcance es el proceso de:

a) Crear el plan de gestin del alcance
b) Crear el enunciado del alcance
c) Crear el EDT
d) Crear el plan gestin del proyecto
Evaluacin Rpida
2.
El enunciado del alcance define:

a) El proceso para controlar las solicitudes de cambio
al alcance
b) El proceso para permitir la creacin del EDT
c) Los entregables y el trabajo requerido para crear
esos entregables
d) El proceso para especificar cmo se realizar la
verificacin y aceptacin de los entregables
Evaluacin Rpida
3.
Para la recopilacin de requerimientos que tcnica o

herramienta podra usar
a) Anlisis de Producto
b) Generar alternativas
c) Descomposicin
d) Talleres dirigidos
Definir el Alcance
siguiente:
integrador, elaborar el
enunciado de alcance
del proyecto
Aplicacin 3
Conclusiones
Temas a revisar

Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Logros de la sesin 4
El EDT

Inicio
Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
Verificar
alcance
Controlar
alcance
Crear EDT (WBS)

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure) organiza y define el alcance total del
proyecto, y representa el trabajo especificado en el enunciado
aprobado del alcance del proyecto
La EDT subdivide el trabajo del proyecto en
porciones de trabajo ms pequeas y fciles
de manejar, donde cada nivel descendente
representa una definicin cada vez ms
detallada del trabajo del proyecto.
La EDT es la sumatoria de todos los

entregables del proyecto, donde los
entregables del nivel ms bajo de la EDT son
llamados paquetes de trabajo (work
package)
Crear EDT (WBS)

La EDT es una descomposicin
jerrquica del trabajo orientada al
entregable
El WBS es lo que tenemos que

entregar.
No es una lista de actividades
No es como lo tenemos que hacer
En el contexto del EDT, el trabajo se

refiere a los productos del trabajo o
entregables que son el resultado del
esfuerzo y no el esfuerzo en si mismo.
Crear EDT (WBS)

La EDT se desarrolla desglosando entregables hasta llegar a un nivel de
control en el que cada elemento (paquete de trabajo) pueda ser:
Asignado a un responsable
Programado
Costeado
Monitoreado
Un entregable puede ser un informe, una

obra finalizada, un motor en un proyecto
de autos, un equipo, un manual de
entrenamiento, un test, etc.
Crear EDT (WBS)

Entradas
Salidas
Plan de Gestin del

Alcance
Enunciado del alcance
del proyecto.
Documentacin de
requerimientos
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin.
Descomposicin
Juicio de Expertos
Lnea Base de Alcance

(Scope Baseline)
Actualizacin a los
documentos del
proyecto.
Crear EDT (WBS)

Entradas
Especifica cmo se crear el EDT desde el enunciado del

trabajo y cmo ser mantenido y aprobado
Enunciado del Alcance del Proyecto

(Project Scope Statement)
Describe el trabajo que ser ejecutado y el trabajo que

ser excluido. Tambin incluye las restricciones que
pueden afectar al proyecto .
Crear EDT (WBS)

Entradas
Resulta esencial para entender que requerimientos

necesitan ser producidos como parte del proyecto y
cuales son los entregables
Factores ambientales de la organizacin
(Enterprise Enviromental Factors)
Relacionado con estndares especficos de industria
Crear EDT (WBS)

Activos de los procesos de la Organizacin
Entradas
Activos que pueden influenciar al WBS son:

Polticas, procedimientos y templates de WBS
Archivos de proyectos previos
Lecciones aprendidas de proyectos previos
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
Es una tcnica usada para subdividir el alcance del proyecto y

sus entregables, en partes ms pequeas y manejables.
El paquete de trabajo es el nivel ms bajo del EDT para el cual

el costo y la duracin pueden ser estimadas y gestionadas
El nivel de descomposicin est guiado por el grado de control

que se requiere para el proyecto
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
La descomposicin generalmente involucra las siguientes

actividades:
Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado.
Estructurar y analizar el EDT.
Descomponer el nivel ms alto de EDT en componentes
detallados de nivel ms bajo.
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes EDT.
Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es
necesario y suficiente.
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
Hay consenso entre los

miembros del equipo de
proyecto, respecto a la
descomposicin?
El EDT facilita el
entendimiento de los
entregables y como
contribuyen al proyecto en
su conjunto.
Los miembros de equipo,

conocen el trabajo que se
les ha asignado?
Los paquetes de trabajo son comparables en

Magnitudes de costo y duracin?
A este nivel, me siento

cmodo con la estimacin
de recursos, tiempos, y
costos?
En este nivel, ya
podemos asignar y
controlar el Paquete de
trabajo sin
ambigedades en la
responsabilidad?
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
La estructura del WBS puede adoptar varias formas, tales como:

Usar las etapas temporales o etapas del ciclo de vida del
proyecto como el segundo nivel de descomposicin,
insertando el producto y entregables del proyecto en el 3er
nivel.
Usar los principales entregables como el segundo nivel de
descomposicin
Usar los subproyectos, donde los subproyectos pueden ser
desarrollados por organizaciones fuera del equipo de
proyecto.
Planificacin gradual. Esta tcnica consiste en desarrollar los detalles de la
EDT, en la medida que se van teniendo claro los paquetes de trabajo que
forman parte de los entregables o subproyectos.
Esta tcnica por lo general es aplicada a proyectos de muy largo plazo.
Crear EDT (WBS)

EDT por etapas de proyecto
Crear EDT (WBS)

EDT por entregables
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
Cul es el modelo correcto?

Cualquiera de las opciones de WBS, siempre y cuando la
orientacin seleccionada refleje la cultura y las necesidades de
la organizacin.
La lista de verificacin adjunta es solo referencial y plantea
criterios convenientes a considerar. Hay muchos ms factores
a considerar, pero un FCE es considerar la cultura de la
organizacin.
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
Cul es el modelo correcto?
El WBS correcto es aquel,

que facilita el entendimiento
entre los interesados del
proyecto y favorece el
control, de acuerdo a la
cultura y necesidades de la
organizacin
Criterios
Orientado a
entregables del
producto
El avance del proyecto se controla

por hitos en el tiempo
Orientado a
etapas o ciclo de
vida del
proyecto
X
El avance del proyecto se mide por

entregables
Enfoque del seguimiento es por

costos
Coincidencia de productos
entregables con reas funcionales
Polticas de la organizacin para

monitoreo por tiempos
Participacin de mltiples reas en el

desarrollo de un entregable
Entregables importantes son

elaborados por expertos
La organizacin propone el uso de

plantillas WBScon enfoque en el
producto entregable
El proyecto incluye entregables que

ya se han incluido en proyectos
anteriores
Proyecto en alto riesgo de cambio o

alta tecnologa o proyecto nuevo
X
Crear EDT (WBS)

Descomposicin
En el proceso de descomposicin, debemos considerar algunos

criterios:
Siempre deber incluirse la Gestin del Proyecto.
Las otras partes describen la descomposicin por entregables
o etapas temporales.
Identificar si hay partes del proyecto que se tercerizarn. Se
tratan como Subproyectos .
Los entregables o etapas tercerizadas, agrupan algunas
actividades convenientes a identificar en el proyecto, pero no
a nivel de detalle, pues este corresponde al contratista.
Es posible descomponer en forma mixta, es decir una parte
del proyecto se podra descomponer por etapas Temporales
y otra parte por entregables del Producto.
Crear EDT (WBS)

Salidas
EDT
(WBS)
Crear EDT (WBS)

Diccionario de la EDT
(WBS dictionary)
Salidas
Respalda y acompaa a la EDT

Por cada componente puede incluir:
Identificador
Descripcin del trabajo
Supuestos y restricciones
Organizacin responsable
Lista de Hitos del Cronograma
Actividades del cronograma asociadas
Recursos requeridos.
Costos asociados.
Requerimientos de calidad.
Criterios de aceptacin.
Referencias tcnicas.
Informacin de contrato.
Crear EDT (WBS)

Ejemplo
Diccionario de EDT
Crear EDT (WBS)

Lnea Base del Alcance
(Scope Baseline)
Salidas
Enunciado
del alcance
detallado y
aprobado
EDT
Diccionario
EDT
El alcance de la lnea base es monitoreado, verificado y

controlado a travs del ciclo de vida del proyecto.
Evaluacin Rpida
1.
El EDT est:
a) Orientada a la tarea
b) Orientada al entregable
c) Orientada a la tarea y al entregable
d) No est orientada ni a la tarea ni el entregable
Evaluacin Rpida
2.
Despus de varios meses de planeamiento, se han

aprobado las lneas base del proyecto. Cual de los
siguientes documentos no es parte de la lnea base del
alcance:
a) Plan de Gestin del Alcance
b) Enunciado del alcance
c) EDT
d) Diccionario del EDT
Evaluacin Rpida
3.
El documento que explcitamente indica que es lo que

est excluido del proyecto es:
a) EDT
b) Enunciado del alcance
c) Plan de gestin del alcance
d) Plan de gestin del proyecto
Crear EDT
siguiente:
integrador, elaborar la
EDT.
Aplicacin 4
Conclusiones
Temas a revisar

Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Producto de aprendizaje esperado de la

sesin 5
Documentacin de los entregables de la gestin de

alcance
Verificar y Controlar el Proyecto
o Cmo puedo verificar y

controlar el alcance del
proyecto?

Inicio
Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS
Ejecucin
Seguimiento
y Control
Cierre
Verificar
alcance
Controlar
alcance
Verificar el Alcance
Proceso de obtener la aceptacin formal

de los entregables del proyecto
Verificar el alcance del proyecto incluye
revisar los entregables para asegurarse de
que cada uno se complete
satisfactoriamente.
Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de

verificacin del alcance del proyecto debera establecer y
documentar el nivel y alcance de lo completado.
Diferencia entre verificacin del

alcance y control de calidad
Aceptacin de los
productos entregables
Verificacin del Alcance

se relaciona
principalmente
con
Control de Calidad
Cumplir los requisitos

de calidad especificados
para los productos
entregables
Por lo general, el control de calidad se realiza antes de la verificacin del

alcance, pero estos dos procesos podran realizarse en forma paralela.
Entradas
Plan de gestin del
proyecto.
Documentacin de
requerimientos.
Matriz de Trazabilidad
de requerimientos
Entregables validados
Datos sobre el
rendimiento del
trabajo
Inspeccin
Tcnicas de tomas de
decisiones de grupo
Salidas
Entregables aceptados.
Cambios requeridos
Informacin sobre el
rendimiento del trabajo
Actualizacin a los
documentos del
proyecto.
Entradas

Especifica la forma como se realizar la aceptacin
formal de los entregables
Lnea Base de Alcance
Incluye la versin aprobada del enunciado del alcance,
EDT y su diccionario de EDT asociado, los cuales pueden
ser cambiados solo a travs del proceso de control de
cambios y ser usado como base de comparacin.
Entregables Validados
(Verified deliverables)
Entradas
Son entregables que han sido completados y revisados

su exactitud a travs del proceso de control de calidad.
Datos de Rendimiento del Trabajo

(Work Performance Data)
Puede incluir niveles de conformidad de los

requerimientos, nmero de no conformidad, severidad
de no conformidad, nmero de ciclos de validacin
ejecutados
Inspeccin
La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y

verificar, a fin de determinar si el trabajo y los entregables
cumplen con los requerimientos y los criterios de aceptacin
del producto.
Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones

de productos, auditoras y revisiones generales.
En algunas reas de aplicacin, estos trminos tienen

significados bien definidos y especficos.
Entregables Aceptados
(Accepted Deliverables)
Salidas
El proceso Verificacin del Alcance documenta aquellos

entregables completados que se han aceptado.
Documentacin recibida del cliente o patrocinador, que

formalice la aceptacin del entregable ser usada como
parte del proceso de cierre de fase o proyecto
Cambios solicitados
(Change Requests)
Salidas
Los entregables completados que no se han aceptado se

documentan, junto con los motivos por los que no se
aceptaron. Esos entregables pueden requerir un
control de cambio por reparacin de defecto.
Los cambios solicitados pueden generarse a partir del

proceso Verificacin del Alcance, y sern revisados a
travs del proceso de Control Integrado de Cambios.
Informacin de Rendimiento del Trabajo
(Work Performance Information)
Salidas
Incluye informacin sobre el progreso del proyecto

como:
Cules entregables han iniciado
Cules entregables han finalizado
Cules entregables han sido aceptados
Controlar el Alcance
Es el proceso de monitorear el alcance del
producto y del proyecto y gestionar
cambios a la lnea base del alcance
Asegura que todos los cambios solicitados
y las acciones correctivas o preventivas
sean realizadas a travs del Proceso de
Control Integrado de Cambios.
Los cambios no controlados se denominan
corrupcin del alcance del proyecto
Los cambios son inevitables por lo que hay que evaluarlos objetivamente
antes de aceptarlos o rechazarlos
Entradas
Herramientas y
Tcnicas
Plan de gestin del

Anlisis de
proyecto.
variacin
Documentacin de
requerimientos.
Matriz de Trazabilidad de
requerimientos
Datos sobre el
rendimiento del trabajo
Activos de los procesos de
la organizacin
Salidas
Informacin de
Rendimiento del Trabajo
Cambios solicitados
actualizado
Documentos del proyecto
actualizados
Activos de los procesos de la
organizacin actualizados
Entradas
La siguiente informacin es usada para controlar el alcance
Lnea Base del Alcance

Plan de Gestin del Cambio
Plan de Gestin de la configuracin
Plan de Gestin de los Requerimientos
Datos de Rendimiento del Trabajo
(Work Performance Data)
Entradas
Puede incluir informacin referida a:
Nmero de controles de cambios recibidos

Nmero de controles de cambios aceptados
Nmero de entregables aceptados
Anlisis de variacin
Es una tcnica para determinar la causa y el nivel de diferencia

entre la lnea base y el actual rendimiento.
Las mediciones del rendimiento del proyecto se usan para evaluar
la magnitud de la variacin con respecto a la lnea base del
alcance
Entre los aspectos importantes del control del alcance del
proyecto se incluyen determinar la causa de variacin relativa a la
lnea base del alcance y decidir si acciones correctivas o
preventivas son necesarias
Informacin de Rendimiento del Trabajo
(Work Performance Information)
Salidas
Incluye informacin de cmo el alcance del proyecto es

ejecutado comparado con la lnea base del alcance.
Cambios solicitados
(Change Requests)
Los resultados del control del alcance del proyecto

pueden generar cambios a la lnea base del alcance.
Los cambios solicitados pueden ser por acciones
correctivas o preventivas. Los cambios se procesarn a
travs del Proceso de Control Integrado de Cambios del
proyecto
Plan de Gestin del Proyecto actualizado
(Project Management Plan Updates)
Salidas
Actualizacin de la lnea base del alcance.
Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto

sobre el alcance del proyecto, entonces el enunciado del
trabajo, el EDT y el diccionario del EDT son revisados a
travs del Proceso de Control Integrado de Cambios.
Actualizacin de otras lneas base
Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto

fuera del alcance del proyecto, entonces la lnea base de
coste y la lnea base de tiempo son revisadas para
reflejar los cambios aprobados.
Documentos de Proyectos Actualizados
(Project Documents Updates)
Salidas
Puede incluir informacin sobre:

Documentacin de requerimientos
Matriz de trazabilidad de requerimientos
Activos de procesos de la Organizacin
(Organizational Process Assets Updates)
Puede incluir informacin sobre:

Causas de variacin
Acciones correctivas escogidas y sus razones
Lecciones aprendidas sobre el control del proyecto
Evaluacin Rpida
1.
El cliente ha requerido un cambio que afectara los

objetivos del proyecto. Si el cambio es aprobado, que
documento se necesaria cambiar primero?
a) Plan de Gestin del Proyecto
b) Enunciado del Alcance
c) EDT
d) Project Charter
Evaluacin Rpida
2.
Cuando un proyecto finaliza anticipadamente, que

proceso debe ser seguido para documentar el nivel y
grado de ejecucin?
a) Ejecutar el control de calidad
b) Verificar alcance
c) Cerrar compras
d) Controlar el alcance
Evaluacin Rpida
3.
Ud. ha sido asignado a un proyecto con excesos en

sobrecostos y tiempos, as como con una larga lista de
cambios no controlados. Los cambios no controlados
reciben tambin el nombre de:
a) Crecimiento del costo
b) Crecimiento del tiempo
c) Corrupcin del alcance
d) Cambios de alcance
Conclusiones
Temas a revisar
Presentacin Grupal de los principales

entregables de Gestin del Alcance:
Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos
Enunciado de Alcance
EDT
Diccionario EDT
Logros de aprendizaje esperado - la sesin

2
Variacin del EDT
Gestin del Alcance
Aplicacin 5
Con tu grupo prepara una

exposicin:
integrador, realiza una
presentacin de los
entregables de Gestin
de Alcance.
Conclusiones del curso
Referencias Bibliogrficas
Project Management Institute
2013
Gua de los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Quinta Edicin, Project
Management Institute, Inc.,

Alcance de Proyectos

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Diplomatura de Especializacin Avanzada en

Gerencia de Proyectos y Calidad

Gestin del Alcance

Material elaborado por Mario Barrientos Alcntara, PMP

Logros del curso

Introduccin a la Gestin del Alcance

Producto de aprendizaje esperado

Introduccin a la Gestin del Alcance

Hacer solo lo que

Definir y controlar lo que est

Introduccin a la Gestin del Alcance

Rasgos y funciones que

Trabajo que debe realizarse

Procesos de la Gestin del Alcance

Planificar la Gestin del Alcance

Proceso mediante el cual se documenta

Provee lineamientos de cmo el alcance

Es un componente del plan de gestin

Planificar la Gestin del Alcance

Planificar la Gestin del Alcance

El plan de gestin del proyecto describe como el

Consolida todos los planes subsidiarios y lneas base

Provee a alto nivel la descripcin del proyecto y las

Planificar la Gestin del Alcance

Activos de los Procesos de la Organizacin

Planificar la Gestin del Alcance

Se refiere al conocimiento y experiencia de un grupo o

Pueden participar el Gerente de Proyecto, Sponsor,

Planificar la Gestin del Alcance

Planificar la Gestin del Alcance

Es un componente del plan de gestin del proyecto que

La relacin entre la gestin el plan de gestin de

Los componentes del plan de gestin del alcance del

Plan de Gestin de Proyecto

Introduccin a la Gestin del Alcance

Producto de aprendizaje esperado

Documentacin de requerimientos y matriz de

Cmo se definen los requerimientos en un

Proceso mediante el cual se

Provee la base para definir el alcance

Los requerimientos deben ser obtenidos, analizados y registrados en

Provee claridad de cmo determinar qu tipo de

Plan de Gestin de Requerimientos

Provee el proceso que ser usado para definir y

Usado para entender los requerimientos de

Provee a alto nivel la descripcin del proyecto y las

Es utilizado para identificar a los interesados que

Mtodo formal o informal de descubrir informacin de los

Quines son los

Cules son las

Rene interesados pre-calificados y expertos en el tema para

Un moderador entrenado, conduce la reunin y gua al grupo a

Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales

Los talleres son considerados una tcnica primaria para definir

Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, as como

Son organizadas para identificar requerimientos del producto y del

Proceso de evaluacin de mltiples alternativas para futuras

Grupos de preguntas escritas para acumular rpidamente