REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
SIMN RODRGUEZ
NUCLEO, MATURN. ESTADO MONAGAS.

Sistemas de Informacin en las

Organizaciones
Unidad I

Facilitador:

Integrante:

Lic. Jos Mundarain

Seccin A

Euclides Perez C.I. 11.778.769

Maturn, Agosto 2011

Introduccin

El crecimiento acelerado de las organizaciones, la conducta de los grupos en la

organizacin ante las nuevas exigencias y las tasas aceleradas de cambios, obligan a
la gerencia a prepararse para entender la conducta individual y grupal del recurso
humano alinendola hacia las metas de la organizacin, estableciendo bases
psicolgicas en la bsqueda de la efectividad organizacional. No es un secreto para
nadie que el medio ambiente afecta el comportamiento y predispone de manera positiva
o negativa, limitando o no la productividad, creatividad e identificacin en el trabajo, por
tanto el ambiente no debe considerarse como una variable exgena, sino como un
activo intangible para las organizaciones y un instrumento para lograr la armona. En
las organizaciones formadas por personas de distinto carcter, a veces se producen
problemas de relaciones que alteran la convivencia entre sus miembros. A menudo son
pequeas incomprensiones o malos entendidos, que son fciles de superar, en la
medida que por sobre ellos primen los objetivos del grupo. Pero cuando los problemas
no se asumen ni se solucionan a tiempo, pueden provocar que la participacin en las
decisiones, la puesta en prctica de los acuerdos y las tareas que se fijen para el
cumplimiento de los objetivos del grupo, fracasen. Las empresas prestadoras de
servicios deben apoyar a sus clientes en el desarrollo de su estrategia y metodologa
completa de investigacin de clima organizacional a travs de encuestas, desde el
diseo del cuestionario hasta la implementacin de cambios, pasando por la
recoleccin de datos, su procesamiento y reporte para la planificacin de acciones.
Como se puede ver, se vive la poca del cambio, la generacin de ejecutivos que esta
liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances
de la tecnologa y aplicarlos a su organizacin, gracias a los bajos costos de los
sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es ms fcil exigir e
implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas. Cada da se ven
nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la
organizacin que no esta preparada para estos cambios, que no tenga capacidad de
informacin o que la misma sea muy dbil simplemente no puede competir contra el
resto de organizaciones. Los Sistemas de Informacin tienen una enorme importancia
en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno.

1. Rol de los sistemas de informacin en las organizaciones

Desde una perspectiva comercial un sistema de informacin es un instrumento

importante para crear valor para la empresa.
Incrementar el rendimiento de las inversiones.
Mejorar su posicin estratgica.
Acrecentar el valor de mercado de las acciones.

Un Sistema de Informacin SI o IS, information system, es una combinacin organizada

de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que
rene, transforma y disemina informacin en una organizacin. Las personas han
dependido de los Sistemas de Informacin para comunicarse entre s utilizando una
variedad de mecanismos fsicos (hardware), procedimientos e instrucciones de
procesamiento de informacin (software), canales de comunicaciones (redes) y datos
almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilizacin.
Es de vital importancia que la Direccin tenga una visin clara sobre la Economa de la
Informacin, la forma en la que la informacin aade valor a la empresa y la relacin
entre el valor y el coste de la informacin.
La informacin es un recurso tan importante para una empresa como la tierra, el trabajo
o el capital. Proporciona a la empresa los conocimientos indispensables para la

realizacin de su actividad y se ha convertido, de hecho, en un verdadero recurso

estratgico que podemos denominar como el principal activo intangible de la empresa.
Hoy en da, al estar en una economa basada en el conocimiento y la informacin, los
S.I. toman gran relevancia, ya que dota a la empresa la capacidad de comunicacin y la
fuerza analtica necesarias para llevar el negocio a una escala mundial. Controlar la
empresa a distancia -comunicarse con los proveedores, distribuidores, trabajar las 24
horas del da en diferentes entornos nacionales, dar servicio a las necesidades locales
e internacionales- es un reto para las organizaciones que requiere el apoyo de sistemas
de informacin potentes y de rpida respuesta. Los sistemas de informacin son
requeridos para optimizar el flujo de informacin dentro de la empresa y para maximizar
las fuentes de informacin para la direccin de la empresa. Por tanto, las decisiones
que tome la direccin de la empresa en cuanto a los sistemas de informacin y las
tecnologas a implantar en la misma sern crticas, puesto que de ellas depender entre
otros aspectos, la posterior productividad de los empleados. En una empresa los
sistemas de informacin desempean un papel crtico. Por ejemplo, los directores de
productos, que se enfrentan a los cambios del mercado, han de ser capaces de
anticiparse y responder a estos cambios lo antes posible. Los sistemas de informacin
deben suministrar la informacin a tiempo, no slo la informacin referente a los
mercados y productos, sino tambin la que se refiere a los recursos (know-how,
procesos,...) disponibles en la organizacin para responder a la demanda de productos.
De aqu, se deduce que debe existir una

adecuada administracin del recurso

informacin, y por tanto del sistema que lo obtiene, procesa y distribuye. Los sistemas
de informacin tambin tienen un papel crtico para los procesos directivos. En una
empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar hacia el desarrollo de los
procesos capacitativos que responden a los cambios en el entorno. Los responsables
de los procesos no slo necesitan saber el campo de variabilidad de la demanda de
producto de hoy, sino tambin el de maana para poder desarrollar procesos
capacitativos que respondan a estas nuevas necesidades.
La informacin se ha convertido en un recurso clave para las empresas a todos los
niveles jerrquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones deben

con seguir, procesar, usar y comunicar informacin, tanto interna como externa, en sus
procesos de planificacin, direccin y toma de decisiones.
Cual es la relacin entre una organizacin y sus sistemas de informacin?
La relacin es directamente proporcional y de creciente interdependencia esto nos
indica que cuando los sistemas de informacin cambian, la organizacin y las personas
que en ella trabajan, deben cambiar y actualizarse al ritmo de la nueva tecnologa.
2. Taxonomia
Los SI se clasifican de acuerdo al nivel en el que se encuentren trabajando en
una organizacin.
Para la clasificacin de SI, Mentzas ha definido tres caractersticas bsicas:

Soporte para el proceso de informacin

Soporte para la toma de decisiones

Soporte para el proceso de comunicacin

3. Alternativas de sistemas de informacin

Aplanamiento de las organizaciones.

Organizaciones virtuales.
Separa el trabajo de la ubicacin geogrfica.
Reorganizacin de flujos de trabajo.
Creciente flexibilidad de las organizaciones.
Redefinicin de las fronteras de la organizacin.
Comercio electrnico y negocios electrnicos
El reto estratgico de los negocios cmo pueden los negocios usar tecnologa de
informacin para disear organizaciones que sean competitivas y eficaces?.
El reto de la globalizacin : cmo pueden las compaas entender las necesidades
de negocios y de sistemas de un entorno econmico global?.
El reto de la arquitectura de informacin: cmo pueden las organizaciones
desarrollar una arquitectura de informacin y una infraestructura de tecnologa de
informacin que apoye sus metas y negocios ?.
El reto de la inversin en sistemas de informacin: cmo pueden las
organizaciones determinar el valor de negocio de los sistemas de informacin?
El reto de la responsabilidad y control : cmo pueden las organizaciones disear
sistemas que la gente sea capaz de controlar y entender?.

4. Correspondencia entre el sistema de informacin y el plan estratgico

organizacional
El clima organizacional, es un elemento bsico para obtener buenos resultados en la
empresa, el desarrollar estudios que permitan ubicar cuales son los puntos crticos que
afectan al personal se convierte en un elemento clave para que sus empleados tengan
mejores logros en sus objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan
afectar su motivacin o desempeo. Su anlisis permite identificar, organizar y valorar
las apreciaciones y pensamientos que el equipo humano de una empresa tiene de sus
peculiaridades como organizacin.
Actualmente, los retos exigen calidad del servicio en todas las reas empresariales, por
eso se hace preciso renovar la gestin integral impulsando mayor eficiencia en
consonancia con los valores de la empresa, necesarios por otro lado para el
desempeo correcto de los trabajadores motivados y alineados con la Misin y los
Objetivos Estratgicos.
Hoy en da, investigaciones de clima organizacional bien diseadas, as como
encuestas orientadas a saber ms acerca de la gente, se han convertido en una
herramienta gerencial estratgica apoyados en sistemas de informacin que permitirn
a los ejecutivos intervenir en los puntos que se consideren crticos para as establecer
propuestas de mejora oportunas que permitan obtener mejores logros en los objetivos y
se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivacin o desempeo.
Este tipo de investigaciones permite tomar decisiones para atraer talentos, as como
motivarlos y retenerlos; y permiten tambin manejar el cambio ms efectivamente e
incrementar la satisfaccin del cliente, la productividad y la calidad. En la actualidad,
las organizaciones son cada vez ms complejas, cada da incorporan nuevas
tecnologas a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado
globalizado, es por esto que numerosas empresas, ofrecen a sus clientes inigualables
capacidades de encuestas de clima organizacional, basadas en sistemas de
informacin con avanzadas herramientas de diagnstico, de procesamiento y reportes,
en donde los lderes de la organizacin pueden monitorear frecuentemente las variables
que inciden en el clima organizacional dndole esto la posibilidad de detectar las

debilidades y establecer de inmediato las acciones destinadas a mejorar esta

desviacin.
Por esta razn es importante que los sistemas de informacin computarizados o
sistematizados sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera
mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse ms competitivos.
Las empresas que poseen sistemas de informacin apoyados en tecnologas de la
informacin tienen la posibilidad de disminuir el tiempo de respuesta ante un problema
de clima organizacional o cualquier otro problema que afecte la organizacin, en el caso
contrario seria ms difcil y ms costoso obtener resultados rpidos y peridicos ante
este tipo de evaluaciones de variables intangibles.
Los Sistemas de Informacin y el plan estratgico Organizacional:
Partiendo de este enfoque del plan estratgico organizacional y definiendo los sistemas
de informacin como aquellos que permiten automatizar la labor de obtener los datos
ms importantes de una organizacin, resumirlos y presentarlos de la forma ms
comprensible posible, para tener acceso fcil a informacin interna y externa al negocio
con el fin de dar seguimiento a los factores crticos del xito, entonces se visualiza la
aplicacin e importancia que estos tienen para la organizacin.
En un entorno caracterstico de sistemas de informacin, el sistema consolida y
administra muchas de las funciones de informacin diarias en relacin con las reas de
oficina, administrativas, financieras y cualquier otra ndole que el ejecutivo requiera, por
ejemplo

la

percepcin

que

tienen

los

empleados

de

su

organizacin.

La importancia de esta informacin se basa en la comprobacin de que el Clima

Organizacional influye en el comportamiento de los miembros, a travs de ideas
consolidadas que traspasan la realidad y condicionan los niveles de motivacin laboral
y rendimiento profesional entre otros.

Un diagnstico de esta naturaleza debe aplicarse por medio de encuestas las cuales
hoy en da apoyados con la tecnologa de la informacin se pueden obtener resultados
rpidos, frecuentes y con mayor profundidad definidos por la propia organizacin.
El sistema de informacin para apoyar la evaluacin del clima organizacional debe
ofrecer informes y anlisis de la informacin en tiempo real a toda la organizacin, debe
incluir cuadros, grficas e informes fciles de leer, sobre todo informacin intuitiva que
permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores crtico.
Los sistemas de informacin y el plan estratgico organizacional cumplen una
triple dimensin:
- Deben facilitar, simplificar o realizar automticamente los procesos para el diagnstico
del clima organizacional. Por ejemplo, aplicacin de encuestas, tabulacin de los datos,
presentacin de resultados e informes finales, etc.
- En segundo lugar, deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten la toma de
decisiones en el momento de analizar los resultados e intervenir en el clima dejando
libertad plena a los lderes para la presentacin de propuestas de mejora.
Se incrementa de esta manera la calidad de la funcin directiva al apoyar cada decisin
en una base slida de informacin debidamente presentada y procesada.
- Por ltimo, deben interaccionar con el usuario en un plano ms profundo que el mero
apoyo al proceso de la toma de decisiones, garantizndole seguridad y confidencialidad
de la informacin manejada, as como el anonimato al momento de responder las
encuestas de clima organizacional, de esta manera se obtendrn resultados validos y
confiables y cercanos a la realidad que se pretende estudiar.
Sus resultados permiten construir planes de accin para minimizar debilidades y
amenazas

potencializar

oportunidades

fortalezas

de

la

empresa.

Al implantar esta metodologa uno de los aspectos ms importante es la comunicacin

a los empleados para generar credibilidad a lo largo de todo el proceso. Es fundamental

transmitir con claridad cul es el objetivo y dar una idea general acerca del proyecto.
Una vez recogidos y analizados los datos, hay que presentar los resultados a los
empleados junto a los planes de accin a implementar.
5. Identificacin de necesidades de informacin
Las necesidades de informacin son dinmicas, evoluciona con el desarrollo de la
sociedad, de la organizacin y de los agentes sociales. El reduccionismo contable que
limitaba el grupo de usuarios de informacin contable a los proveedores de capital de
riesgos o propietarios, ha cedido paso a un nuevo universo de usuarios con
necesidades ms dismiles y no necesariamente econmico-financieras.
Las necesidades de los usuarios de la informacin determinan el proceso de
preparacin y presentacin de informes y estados contables. Las necesidades de
informacin determinan cundo informar, qu informar, cmo informar, a partir de los
requerimientos de informacin se determina la periodicidad, la calidad y la cantidad de
informacin.
Rueda (2002, 72) anota que la contabilidad financiera, tributaria, de costos,
administrativa, etc., son modalidades y especializaciones tcnicas que la contabilidad
ha creado para satisfacer las necesidades de medicin, informacin y control de la
propiedad; es decir, los desarrollos contables estn en funcin de la las necesidades
de informacin y la evolucin de las mismas.
Tua Pereda (2001, 123) establece que la nueva dimensin de la empresa en relacin
con la responsabilidad social que le compete, la contabilidad debe contribuir a
responder nuevas preguntas y desafos para la entidad, tales como:
1. La empresa no tiende ya de manera nica a la obtencin de un beneficio, sino que,
adems, ha de tener en cuenta los intereses de los restantes elementos de la coalicin
empresarial, que operan como restricciones a la hiptesis clsica de la maximizacin
del excedente;

2. Se pide a las empresas que optimice su beneficio, en orden a la satisfaccin conjunta

de los intereses que confluyen en la unidad econmica;
3. El beneficio tradicional del propietario entra en colisin con los objetivos sociales y,
aun reconociendo que sin beneficio no cabe la supervivencia de la empresa, el conflicto
lleva a que, en ocasiones, aquel beneficio disminuya, ante la necesidad de satisfacer o
evitar costos sociales;
4. El beneficios contable, como indicador de eficiencia, cede buena parte de su
importancia, a favor de magnitudes con ms marcado carcter social, como son el valor
aadido o el excedente de productividad;
5. Incluso, con un criterio social amplio, el beneficio tradicional podra completarse con
la cuantificacin de costos y beneficios sociales, para llegar a una cuenta de resultados
que refleje, no tanto el excedente del capital propietario, como el beneficio social
derivado de la actividad empresarial.
6. Gerencia del cambio causado por el sistema de informacin computarizado
Desde hace ya algunos aos las organizaciones han reconocido la importancia de
administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.
La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos
que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de
decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto
de la conduccin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser
uno de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra informacin, el negocio la debe
manejar de forma correcta y eficiente, tal y cmo se manejan los dems recursos
existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos
asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin
de toda la informacin que es manejada en la organizacin. Aunque la informacin se
encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que sta no es gratis, y su uso es

estrictamente estratgico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un

negocio.
La fcil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologas de informacin en
general, han creado una revolucin informtica en la sociedad y de forma particular en
los negocios. El manejo de informacin generada por computadora difiere en forma
significativa del manejo de datos producidos manualmente.
Con frecuencia, los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos
operativos dentro de una organizacin son llamados Sistemas Transaccionales, ya que
su funcin principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros,
plizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de informacin que
apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de
decisiones (DSS, por sus siglas en ingls Decisin Supporting System). El tercer tipo de
sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas
Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las
ventajas competitivas, a travs del uso de la Tecnologa de Informacin (TI).
Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de
informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad,
finanzas, gestin de operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o
cualquier otra funcin empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que
muchas empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y
uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un campo esencial de
estudio en administracin y gerencia de empresas. Es por esta razn que todos los
profesionales en el rea de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben,
tomar un curso de sistemas de informacin. Por otro lado es importante tener una
comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea
funcional en la empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica
en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los
sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las
organizaciones no han entrado en la etapa de cambio haca la era de la informacin sin
saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su

incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn

convirtiendo rpidamente en un ingrediente necesario par el xito empresarial en el
entorno global y dinmico de hoy.
Estamos viviendo en una sociedad de informacin global emergente, con una economa
global que depende cada vez ms de la creacin, la administracin y la distribucin de
la informacin a travs de redes globales como Internet. Muchas empresas estn en
proceso de globalizacin; es decir, se estn convirtiendo en empresas globales
interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se estn expandiendo a mercados
globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones
globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de
capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores
globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realizacin de estos cambios
estratgicos seran imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales de
computacin y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de
las empresas globales de hoy. Las personas de muchas naciones ya no viven en
sociedades agrcolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades
industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de
fbrica. En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral est constituida
por personas que se ocupan en labores de prestacin de servicios o trabajadores del
conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la
comunicacin y colaboracin en equipos y grupos de trabajo, y a la creacin, uso y
distribucin de la informacin.
7. Gerencia de las expectativas
Es enorme la cantidad de productos y servicios en Internet que no funcionan. Por
supuesto, su imagen de marca y la de sus empresas es directamente
proporcional a las expectativas que satisfacen.
No son pocos los sitios en Internet que muestran interfaces "En construccin", o los
sitios con links que no funcionan, o los portales que ofrecen contenidos
desactualizados, o las empresas que venden productos y servicios tecnolgicos
medianamente terminados Cul puede ser su imagen de marca?

"Esta pgina web no sirve"; "este contenido es obsoleto"; "la conexin no sirve";
"la compudora se cuelga a cada rato"; "me engaaron", son algunas de las
expresiones de desepcin sobre la tecnologa, producto de experiencias negativas
constantes.
Quienes estn dentro de las empresas de tecnologa suelen preguntarse cmo se
gerencia comunicacionalmente la imagen de sus marcas, entendiendo el cambio
permanente de la tecnologa.
La respuesta no es fcil y no debe haber una slo forma de abordar este reto, que
involucra especialmente a las reas de mercadeo, publicidad y diseo de productos.
Las comunicaciones no pueden resolver problemas originados por la ineficiencia de los
productos, pero el mercadeo, con creatividad e innovacin, puede aportar mucho en el
diseo de productos, si sus mecanismos le permiten retroalimentar oportunamente a la
empresa con las observaciones de sus clientes.
Se requiere que el mercadeo y la publicidad sea ms de doble va, e involucre ms a
las audiencias, si no se desea que la empresa se aisle y termine ofreciendo productos
que no interpretan las verdaderas necesidades del mercado. En muchos casos es
recomendable que el tono de la publicidad de tecnologa debe ser ms modesto y
humilde inclusive.
La imagen que los clientes se forman de una marca suele ser una evaluacin
referencial, principalmente dada por la comparacin con las marcas de productos
similares. As pues, la clave de la competitividad est centrada en las diferencias reales
del producto.
Por eso para planificar o evaluar una pgina web es tan importante revisar ampliamente
lo que hace la competencia. Si no se hace la comparacin, se termina con tpicos
enunciados publicitarios que tienen poca credibilidad: "lderes"; "pioneros";
"nicos".
Cuando las personas tenan menos referencias era relativamente fcil y no haban
tantos compromisos decir que uno era lder en una industria. Pero la globalizacin de la
informacin nos permiten tener mejores criterios para evaluar y creer en una marca que
haga una afirmacin as. Investigue a fondo a su competencia y podr encontrar
mejores caminos para diferenciarse.

La gerencia de las expectativas est comprometida con la satisfaccin cuantificable de

los clientes y la notoriedad pblica de una marca no se resuelve con una sobreoferta de
supuestos atributos, que arriesgan la reputacin.
Se generan expectativas con todo lo que se dice y con lo que se deja de decir, y as se
incide en la imagen de marca que se obtiene. La imagen que se forman los pblicos
sobre una marca es un proceso que nace en sus necesidades y expectativas. Por eso
el error ms frecuente en las estrategias de comunicacin es el de ofrecer ms
beneficios de los que se pueden satisfacer.
Gerenciar las expectativas en un sitio en Internet implica ofrecer contenidos, servicios y
productos que funcionen en forma real para los internautas y no "virtualmente".

Conclusin
Los sistemas de informacin computarizados forman hoy da parte imprescindible de la
mayora de las organizaciones. Contar con fuentes de informacin confiables, veraces y
oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de
la organizacin es algo que todo gerente anhela. Los sistemas de informacin son los
encargados de que el flujo de informacin en la organizacin sea adecuado, ofrecen la
posibilidad de contar con informacin de calidad, que genera un mejor desenvolvimiento
de todos los dems componentes de la organizacin.

Bibliografa
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La Informtica y su Impacto Social- [En Lnea].
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[Visitado 4/Junio/2005].
Cohen Karen, Daniel, Sistemas de Informacin Gerencial
McGraw Hill.